Apostila - Semana do Excel Aula 2

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APOSTILA COMPLETA AULA 2
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I N T R O D U Ç Ã O
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TEMA 01 - Introdução 5
Nessa aula o nosso objetivo é ensinar vocês a construírem um
Dashboard Impressionador do absoluto ZERO!
Objetivo Isso mesmo! Vamos mostrar como transformar uma simples
base de dados (imagem à esquerda) num Dashboard
totalmente dinâmico e profissional (imagem à direita).
Você vai notar que nem parece mais Excel!
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Formatação da Base de Dados
Primeiramente, vamos formatar a base de
dados para tornar a futura análise possível e
fazer alguns ajustes na base.
Resumos Gerenciais
O segundo passo é construir alguns resumos
gerenciais a partir de uma ferramenta
chamada Tabela Dinâmica.
Construção do Dashboard
E, finalmente, vamos inserir todos os elementos
visuais na planilha para construir o Dashboard.
ETAPAS
TEMA 01 - Introdução 6
Resumidamente, para a construção desse Dashboard, vamos seguir as seguintes etapas durante a aula 2 da Semana do Excel:
TEMA 01 - Introdução
Como a nossa base de dados já está praticamente pronta o que
nós vamos ter que fazer é utilizar a ferramenta Formatar como
Tabela para facilitar a seleção e visualização dessas informações.
Para isso basta selecionar todas as informações (pode utilizar o
atalho CTRL + T) ir até a guia Página Inicial e por fim Formatar
como Tabela.
Clique aqui para baixar o 
arquivo da aula
Você vai notar que o próprio Excel já possui diversos
modelos prontos para você escolher, então pode escolher
um desses já pronto ou pode clicar em Novo Estilo de
Tabela para criar o seu próprio estilo personalizado.
Feito isso seus dados ficarão formatados como tabela e os
cabeçalhos vão ficar com a ferramenta de filtros caso
precise fazer uma análise mais detalhada.
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https://drive.google.com/drive/folders/1meYGfNc55u_WcbHroWBDqZAL8K5Zliav
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T A B E L A D I N Â M I C A
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TEMA 02 – Tabela Dinâmica 10
Com a base de dados formatada, vamos utilizar a ferramenta Tabela Dinâmica. Para isso basta
selecionar qualquer célula da tabela, em seguir ir até a guia Inserir e por fim selecionar a opção
Tabela Dinâmica.
Ao clicar nessa opção será aberta uma janela para a criação da tabela dinâmica, e na parte de
tabela/intervalo você vai notar que aparece o nome da tabela dinâmica (que pode ser alterado na
guia Design da Tabela quando a tabela estiver selecionada).
Por padrão nós geralmente criamos a tabela dinâmica em uma Nova
Planilha para deixar tudo mais organizado e evitar ter muitas informações
em uma única planilha.
Assim você não mistura os seus resumos gerenciais com a sua base de
dados e consegue trabalhar de forma mais eficiente.
TEMA 02 – Tabela Dinâmica 11
Ao criar a tabela dinâmica, você vai notar que será redirecionado para outra
planilha, que foi a opção selecionada. Nessa planilha você vai se deparar com as
duas imagens ao lado.
Uma delas é a tabela de fato, mas ainda sem informações e logo à direita do Excel
você vai ter os Campos da Tabela Dinâmica, que vão dar forma a nossa tabela
dinâmica.
Na parte superior dos campos nós temos todas as informações que temos na
nossa base de dados, ou seja, temos todas as colunas da nossa base.
É com esses campos que nós vamos criar tabelas resumos (os nossos resumos
gerenciais) para criar nossas análises e construir o nosso dashboard.
Na parte inferior é onde vamos poder inserir essas informações para dar forma a
nossa tabela.
Os nomes já são bem intuitivos, então a medida em que você vai arrastando as
informações para esses campos as tabelas vão tomando forma.
TEMA 02 – Tabela Dinâmica
Aqui vou detalhar um pouco mais essa
parte da tabela dinâmica para que fiquem
bem claro essa nova ferramenta!
Área inicial
Perceba que, ao criar a tabela dinâmica, aparece
uma área com alguns desenhos. Ao clicar nela
podemos realizar as operações desejadas com a
tabela dinâmica.
Veja que já temos até um texto explicativo de
como criar a tabela dinâmica.
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Áreas
Os campos devem ser arrastados com o mouse
até as áreas que estão abaixo. Perceba que
podemos decidir quais serão os filtros, as
colunas, as linhas e os valores calculados.
4 Lista de campos
No lado direito da tela, aparece o título de cada
coluna da tabela, ou seja, o cabeçalho inteiro. É
com esses campos que vamos realizar as
análises desejadas.
3 Novas guias
Clicando na área inicial, aparecem 2 novas guias:
a “Análise de Tabela Dinâmica” e a “Design”.
Aqui você pode habilitar os campos da tabela
caso não apareçam para você!
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TEMA 02 – Tabela Dinâmica (Mês x Valor) 13
Agora vamos entender o significado de
cada campo e área na tabela dinâmica.
Para isso, precisamos clicar no campo
desejado e, com o mouse, arrastar até a
área de interesse.
Na primeira tabela dinâmica iremos analisar as
vendas totais de cada mês. Para isso, devemos
colocar o campo Mês na área Linhas e Valor em
Valores.
Perceba que a tabela dinâmica faz todos os cálculos
automaticamente, de forma muito ágil e prática.
Isso quer dizer que você não precisa de nenhuma
fórmula para ter esses cálculos automáticos.
Criando a Tabela Dinâmica
TEMA 02 – Tabela Dinâmica (Mês x Valor) 14
Para melhorar a visualização desses dados, podemos
selecionar das células B4 até B16 e formatar os valores
como moeda. Além disso, podemos reajustar a largura de
cada coluna da melhor forma.
Depois disso, podemos adicionar
um filtro dinâmico e inteligente à
tabela, chamado de Segmentação
de Dados. Para isso vamos até a
guia Análise de Tabela Dinâmica e
vamos selecionar a opção Inserir
Segmentação de Dados.
Na caixa que aparecer, selecione Ano e depois,
confirme em “OK”.
Segmentação de Dados
TEMA 02 – Tabela Dinâmica (Mês x Valor) 15
A segmentação de dados nada mais é do que um filtro em forma de
botão. Isso te permite fazer uma análise de forma muito mais fácil e
rápida dos seus dados.
Nesse exemplo estamos analisando apenas as vendas do Produto B no
ano de 2019.
Para selecionar mais de uma opção da segmentação de
dados, clique no ícone de Seleção múltipla ( ).
E caso queira apagar todos os filtros, basta selecionar
o outro ícone, de Limpar filtro ( ).
TEMA 02 – Tabela Dinâmica (Mês x Valor) 16
Para uma melhor organização, podemos alterar
os nomes das tabelas. Para isso, clique com o
botão direito do mouse sobre a tabela e
selecione “Opções da Tabela Dinâmica”. Na
parte de cima da caixa podemos alterar o nome
da tabela.
Outra forma de alterar o nome é ir até a guia
Análise de Tabela Dinâmica e alterar o nome em
Nome da Tabela Dinâmica.
Renomeando a Tabela
É importante renomear para que depois
você saiba qual tabela está utilizando e
qual o conteúdo dela. Isso facilita na
criação do seu Dashboard.
OBS: O nome da tabela você
pode alterar de acordo com as
informações que tem nela
para facilitar o entendimento.
TEMA 02 – Tabela Dinâmica (UF Cliente x Valor) 17
Agora, vamos criar uma segunda
tabela dinâmica. Essa tabela
terá as informações de UF
Cliente por Valor, assim vamos
ter o valor em cada uma das UFs
para ter uma visualização geral
das vendas.
Para isso vamos adicionar UF Cliente no
campo de Linhas e Valor no campo de
Valores.
Ainda por motivos de organização dentro da
pasta de trabalho, podemos renomear essa
nova tabela dinâmica.
Não existe um nome correto para renomear,
mas você pode colocar algo relacionado a
sua análise como UF x Valor.
Criando a Tabela Dinâmica
TEMA 02 – Tabela Dinâmica 18
Agora que você já sabe como criar
as tabelas dinâmicas, nós vamos
criar mais 3 tabelas para completar
nossa análise.
Vamos ter as seguintes análises:
• Produto x Valor
• Consultor x Valor
• Região Cliente x Valor
Lembrando que você pode renomear todas as
tabelas para facilitar na hora de fazer suas
análises para que saiba qual valor está de fato
trazendo para dentro do dashboard.
Isso é importante para que não troque
informações na hora de montar o seu dashboard.
Criando a Tabela Dinâmica Uma das coisas que fizemos nessa parte éretirar as linhas degrade, assim a
visualização das tabelas fica melhor sem as
divisões das células.
Para removê-las basta ir até a guia Exibir e
desmarcar a caixa Linhas de Grade.
TEMA 02 – Tabela Dinâmica FORMATAÇÃO DA BASE DE DADOS
Formatamos a base de dados de uma forma mais
organizada, visual e detalhada.1
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RESUMOS GERENCIAIS
Através da tabela dinâmica, criamos diferentes tabelas
com as informações e os filtros que precisamos para a
construção do dashboard.
CONSTRUÇÃO DO DASHBOARD
Com toda a base feita, agora podemos focar na construção
do dashboard e como podemos sair do básico ao
Impressionador.
Até agora fizemos várias etapas e tivemos diversos
aprendizados. Porém, ainda não começamos a
construir o dashboard em si, apenas remanejamos os
dados.
A partir de agora vamos começar a construção do
nosso Dashboard. Para isso é importante que você
crie uma planilha para que possamos dar início.
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TEMA 03 – Efeito de Tela Cheia 22
Na nova planilha criada vamos mostrar como podemos criar o dashboard sempre do
tamanho correto para a visualização final.
Isso é importante para que o seu dashboard ocupe toda a tela (de acordo com o
tamanho do seu monitor) para que tudo fique bem distribuído.
Para isso, clique na guia “Inserir” e, no grupo “Ilustrações”, clique em “Formas” e
selecione o retângulo ( ). Com isso, coloque um retângulo com tamanho qualquer
nessa nova planilha.
Esse retângulo que
delimitará o espaço limite
para a construção do
dashboard.
TEMA 03 – Efeito de Tela Cheia 23
Depois de adicionarmos o retângulo na planilha, podemos ocultar
todos os outros elementos da interface do Excel para deixá-lo no
modo de tela inteira.
Primeiramente, no canto inferior direito da tela, deixe o zoom em
100%. Depois, na guia “Exibir” e no grupo “Mostrar”, podemos
ocultar as linhas de grade, os títulos e a barra de fórmula.
Além disso, na parte superior direita do programa, você vai notar
uma pequena seta, vamos clicar nela e selecionar a opção Modo
de tela inteira. Com isso o seu Excel vai tomar toda a tela e não
vai ter mais a “cara” de Excel.
Se a sua versão do Excel for mais
antiga você vai se deparar com
esse ícone na parte superior
direita do programa ( )
TEMA 03 – Efeito de Tela Cheia 24
Com o retângulo criado e no tamanho ideal, podemos
reexibir os elementos do Excel que ocultamos para que
possamos trabalhar no nosso dashboard.
Ou seja, clique em “Opções de Exibição da Faixa de
Opções” e selecione “Mostrar Guias e Comandos”.
Depois, na guia “Exibir”, selecione as opções “Barra de
Fórmulas” e “Títulos” outra vez.
Agora você vai poder alterar o zoom para 70% ou um
valor que consiga visualizar todo o retângulo, assim vai
fica mais fácil construir o nosso dashboard.
Depois, aumente o tamanho do retângulo até ocupar o
tamanho máximo na tela (mas tome cuidado para não passar
do tamanho, pois assim que a barra de rolagem começar a se
movimentar você sabe que ultrapassou o tamanho da tela e
precisa voltar).
Dessa forma você vai ter a área total que vai utilizar para a
criação do seu dashboard, então pode utilizar todo o espaço.
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Se a sua versão do Excel for mais antiga, pode
ser que a opção de “Opções de Exibição da
Faixa de Opções” não exista.
Nesses casos, clique no botão no canto
inferior direito da faixa de opções, ou aperte
o atalho CTRL + F1.
Para mostrar a faixa, clique em qualquer guia.
Depois você pode fixar a faixa de opções
clicando no mesmo botão.
TEMA 03 – Efeito de Tela Cheia 25
TEMA 03 – Efeito de Tela Cheia 26
Perceba que, ao selecionarmos o retângulo, uma guia chamada “Forma de Formato” aparece. Nela, podemos
formatar esse retângulo de diversas formas.
E para o retângulo não poluir o espaço do dashboard, podemos deixá-lo sem preenchimento e apenas com a
borda. Para isso, na guia “Forma de Formato”, clique em “Preenchimento da Forma” e selecione “Sem
Preenchimento”.
Assim não vai atrapalhar na construção do dashboard, mas você ainda vai ter o contorno para saber até onde
pode inserir as informações.
Um ponto muito importante é que essas
visualizações podem alterar um pouco de
pessoa para pessoa por conta da resolução
do seu monitor.
Então se o seu estiver um pouco diferente
não se preocupe, é apenas a questão da
resolução do monitor que é diferente.
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E L E M E N T O S V I S U A I S
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TEMA 04 – Elementos Visuais
Inicialmente, vamos mostrar como construir
esses quadros. Essa é uma forma de tornar o
dashboard mais atrativo visualmente.
Para isso, podemos adicionar um retângulo com
cantos arredondados ( ) na planilha. Esse
retângulo pode ter um tamanho qualquer,
depois ajustamos nas dimensões corretas.
Veja que vamos utilizar essa mesma estrutura
tanto para as informações dos Consultores
quanto para os gráficos em si.
Então isso já facilita um pouco o processo, basta
criar essas estruturas e ir posicionando aos
poucos até cobrir todo o fundo que já criamos.
Não tem um tamanho exato, você pode ir
modificando de acordo com usa necessidade.
Quadros Com Informações
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Clique para Assistir a Aula de Apoio
Essa é uma parte que não vamos dar muitos detalhes aqui na apostila, mas
se você quiser aprofundar nos detalhes vamos deixar o link de uma aula de
apoio para que você possa acompanhar o passo a passo.
https://www.youtube.com/watch?v=EH7g7igCV3w
TEMA 04 – Elementos Visuais 30
A ideia aqui é criar 10 retângulos com cantos
arredondados, sendo que 1 deles será em branco
para colocarmos a segmentação de dados.
Vamos ter 5 desses retângulos de tamanhos iguais
para colocar na parte superior do Dashboard.
Dessa forma vamos conseguir colocar o ranking dos
nossos consultores de forma mais visível.
Para finalizar os últimos 4 retângulos terão
tamanhos diferentes, mas vão completar todo o
espaço que está faltando para que possamos inserir
todos os gráficos.
Vale lembrar que dentro do Excel nós temos algumas ferramentas que vão te auxiliar na hora de alinhar esses
elementos para que você não tenha que fazer isso de forma manual.
Basta selecionar 2 ou mais elementos, ir até a guia Forma de Formato e ir até a opção Alinhar. Dentro dela você
terá várias opções para alinhas esses elementos.
TEMA 04 – Elementos Visuais 31
Vou te mostrar um exemplo de como utilizar
as ferramentas de alinhamento para ajustar o
posicionamento desses elementos.
Aqui temos 6 retângulos selecionados. A ideia
é deixa-los igualmente espaçados e alinhados.
Na parte de alinhamento vamos utilizar 2 ferramentas nesse caso. A
primeira pode ser Alinhar Parte Superior, visto que o cartão mais
superior está a uma boa distância da borda.
OBS: Aqui você pode utilizar Alinhar ao Meio ou Alinhar Parte
Inferior, só vai precisar fazer alguns ajustes depois para deixar a
distância da borda um tamanho adequado.
Em seguida nós vamos utilizar a opção Distribuir na Horizontal. Isso
vai fazer com que todos os elementos fiquem igualmente separados
entre o primeiro e o último elemento.
Viu como é fácil? Consegue alinhar vários
elementos de uma forma muito simples e
rápida sem precisar fazer de forma manual.
Dentro da guia
Forma de Formato
você ainda pode
acrescentar alguns
efeitos para dar
mais visual ao seu
Dashboard.
TEMA 04 – Elementos Visuais 32
Ícones e Formas
Você deve ter notado que dentro do
nosso dashboard temos alguns ícones
e algumas formas que deixam as
informações mais visíveis e o
dashboard muito mais visual não é
mesmo?
As formas nós já vimos como você pode inseri-las
dentro do Excel, a única diferença é que ao invés de
um retângulo, vamos utilizar um círculo.
Nesse caso vamos ter de 2 tamanhos diferentes um
para as fotos dos consultores e outro para a posição
de cada um deles.
Para inserir o número dentro de uma forma basta
clicar na forma e começar a escrever.
TEMA 04 – Elementos Visuais 33
Além das formas para realçar as informações, nós
temos alguns ícones também que facilitam o
entendimento do que estamos analisando.
Para inserir esses ícones você tem duas opções:• Copiar da internet e colar no arquivo
• Utilizar a própria ferramenta do Excel de ícones
O próprio Excel já possui uma ferramenta que te
permite inserir ícones. Basta ir até a guia Inserir >
Ilustrações > Ícones.
Você terá uma diversidade de ícones
prontos para utilizar dentro do Excel,
então basta escolher quais vai querer e
depois clicar em Inserir.
Feito isso basta alterar a cor dos ícones e
ajustar o tamanho para que fique
compatível com o dashboard.
TEMA 04 – Elementos Visuais 34
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Sempre que você procurar um ícone no
Google, lembre-se que as imagens sem
fundo sempre estarão, inicialmente, com
um fundo branco. Depois, ao clicarmos
nela, aparece um fundo quadriculado.
Na imagem ao lado de baixo, depois de
clicarmos nela, o fundo continua branco.
Portanto, o fundo não é transparente.
TEMA 04 – Elementos Visuais 35
Com todos esses elementos criados,
podemos adicionar os textos do
dashboard. Para isso, na guia
“Inserir” e em “Texto”, selecione
“Caixa de Texto”.
Utilizamos essas caixas de texto porque são mais versáteis do que apenas escrever nas
próprias células da planilha.
Além disso é uma opção melhor do que simplesmente escrever dentro da forma e
tentar posicionar dentro dela apenas ajustando o alinhamento do texto.
Depois de escrever o texto, podemos remover a cor de preenchimento e de contorno.
Além de redimensionar os tamanhos.
Caixas de Texto
TEMA 04 – Elementos Visuais 36
Assim que a primeira caixa de texto estiver
pronta, podemos copiá-la para os outros gráficos.
OBS: Lembre-se de utilizar as ferramentas na guia
“Página Inicial” e no grupo “Fonte” para editar a
formatação dos textos.
Você deve ter notado que aqui não colocamos as
caixas de textos com os nomes dos consultores e
os valores de cada um deles.
Isso será abordado na aula de apoio, pois precisar
de alguns detalhes.
Mas para os curiosos, o que vamos fazer é criar
uma caixa de texto, só que ao invés de colocar um
texto, vamos igualar o conteúdo dela a uma célula,
assim sempre que alterarmos o nosso filtro essas
informações serão alteradas automaticamente!
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Segue a gente lá!
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	Sumário
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	Slide 13
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	Slide 15
	Slide 16
	Slide 17
	Slide 18
	Slide 19
	Slide 20
	Slide 21
	Slide 22
	Slide 23
	Slide 24
	Slide 25
	Slide 26
	Slide 27
	Slide 28
	Slide 29
	Slide 30
	Slide 31
	Slide 32
	Slide 33
	Slide 34
	Slide 35
	Slide 36
	Slide 37