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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRAÇÃO Luis Agune , 2 SUMÁRIO 1 ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÕES ........................................................ 3 2 ABORDAGEM CLÁSSICA E HUMANÍSTICA .............................................. 17 3 ABORDAGEM ESTRUTURALISTA E NEOCLÁSSICA ................................... 44 4 ABORDAGEM SISTÊMICA E CONTINGENCIAL ......................................... 65 5 ADMINISTRAÇÃO CONTEMPORÂNEA .................................................. 103 6 ADMINISTRAÇÃO AVANÇADA .............................................................. 122 , 3 1 ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÕES Neste bloco vamos definir o que é administração e sua importância para a gestão das empresas; explicar as principais escolas de administração e suas respectivas abordagens; descrever o que é organização e suas principais relações com administração; resumir a evolução histórica da administração no Brasil com contexto atual e seu futuro. O objetivo desse bloco é proporcionar uma visão geral a respeito da Administração, das Organizações e como o administrador deverá recorrer aos principais fundamentos das Escolas de Administração para tornar seu trabalho mais eficiente e eficaz. 1.1 Administração O atual mundo globalizado, complexo, competitivo e que está em constante mudança torna a gestão/administração de uma empresa uma ciência e uma arte. Ciência porque o administrador está em uma busca constante por métodos e ferramentas, procurando entender as relações de causas e efeitos, as possíveis consequências que uma má gestão pode acarretar numa organização e levá-la à extinção. Arte porque o mundo dos negócios está em constante mudança nas áreas tecnológica, social e econômica, onde o tempo não é linear e nem as relações de causa e efeito são iguais para todas as situações e empresas, exigindo do administrador cada vez mais conhecimentos teóricos, técnicos e práticos. Diante dessas dificuldades é importante que o administrador atual, independentemente de sua posição hierárquica e empresa em que atua, adquira habilidade de gerir uma empresa compatibilizando sua prática com as teorias de administração existentes. , 4 A junção da teoria com a prática, irá propiciar ao administrador habilidades para gerir empresas na atualidade, conforme podemos observar no quadro abaixo: Figura 1.1 Existem inúmeros conceitos que definem administração. Em linhas gerais, podemos afirmar que administração está relacionada com a maneira mais eficiente de utilizar os recursos necessários para alcançar os objetivos planejados através dos esforços de colaboradores da empresa. Qualquer que seja o tipo e tamanho da organização, é necessário saber administrar todas as atividades e recursos com muita eficiência e eficácia, utilizando todos os elementos do conceito de administração, conforme quadro abaixo: , 5 Figura 1.2 Administração é essencial para a existência, sobrevivência e o sucesso de qualquer tipo de organização. Nesse sentido o conhecimento das Teorias da Administração, torna-se o caminho necessário e obrigatório de toda pessoa que necessita trabalhar em uma organização, tendo que adquirir três habilidades para alcançar o sucesso: Habilidade Técnica: consiste no conhecimento dos métodos, técnicas e equipamentos para o desempenho das diversas tarefas que são necessárias numa organização. Habilidade Humana: consiste no conhecimento para relacionar, entender, comunicar e motivar as pessoas, através de uma liderança que consiga o alcance dos objetivos. Habilidade Conceitual: consiste na capacidade de ver a empresa de uma maneira global para definir as estratégias e ações da organização. A intensidade do uso de tais habilidades vai depender do cargo e nível hierárquico que o administrador possui na organização. Se for diretor, vai necessitar mais das habilidades conceituais. Se for gerente, vai utilizar mais a habilidade humana. Se for técnico, analista ou outro cargo operacional, vai utilizar mais a habilidade técnica. No quadro abaixo, podemos identificar o uso dessas habilidades: , 6 Figura 1.3 1.2 Principais Escolas de Administração Os primeiros estudos das Teorias de Administração apareceram no início do século XIX, justamente quando as empresas começaram a crescer de tamanho e complexidade. Segundo Chiavenato (2014), historicamente as empresas passaram pelas seguintes fases: 1ª Fase: com base na mecanização da indústria e da agricultura e a introdução das primeiras máquinas mecânicas. 2ª Fase: com a aplicação da força motriz na indústria e descoberta da máquina a vapor. 3ª Fase: desenvolvimento do sistema fabril, surgindo as grandes fábricas e desaparecendo as pequenas oficinas artesanais. 4ª Fase: aceleramento dos transportes e das comunicações, criação do telégrafo, telefone, estrada de ferro. Para tratar com tais fases as diversas teorias de administração foram estudadas e desenvolvidas com foco nas seguintes abordagens: , 7 • Tarefas: desenvolvida na Administração Científica, cujos principais autores foram Taylor e Fayol, buscando a racionalização do trabalho no nível operacional; • Estruturas: desenvolvida na Teoria Anatomista e Fisiologista, cujo principal representante foi Fayol, buscando a eficiência através dos órgãos. Tal foco foi também analisado pela Teoria da Burocracia, cujo principal representante foi Weber, introduzindo os conceitos de formalização, divisão de trabalho e impessoalidade; • Pessoas: desenvolvida nas Teorias de Relações Humanas e Comportamental, buscando o equilíbrio da organização através da motivação, liderança e do processo decisório; • Ambiente: desenvolvida nas Teorias de Sistemas, cujos principais representantes foram Bertalanffy, Wiener e Lawrence, que estudaram a organização na visão de um sistema aberto; • Tecnologia: desenvolvida na Teoria Contingencial, cujos principais representantes foram Woodward, Thompson, e Perrow, procurando analisar as variáveis ambientais e suas influências nas técnicas administrativas. (CHIAVENATO, 2014, p. 14) Tais abordagens são as principais variáveis que interferem diariamente no cotidiano das organizações, cada uma delas tendo uma maior ou menor influência, dependendo do tipo de organização, mercado e produto ou serviço que ela produz. Ou seja, tais variáveis são as preocupações constantes das empresas e administradores e, quando maior a eficiência e eficácia no uso e aplicação delas, mais competitiva a empresa será. Fonte: CHIAVENATO, 2014, p. 17 Figura 1.4 , 8 Os vários conceitos de administração podem ser explicados, conforme a classificação das categorias de Escolas, definidas por Silva (2008): Escola Funcional Administração é um processo que utiliza planejamento, organização, direção e controle para obter os resultados planejados através do uso de pessoas e recursos. Tais fundamentos foram utilizados por Henry Fayol e Frederick Taylor, dois expoentes nomes das Teorias da Administração. Escola das Relações Humanas Administração é um processo social, que busca o alcance dos resultados utilizando-se de pessoas. Elton Mayo foi um estudioso das relações sociais existentes nas organizações. Escola da Tomada de Decisões Administração é considerada um processo decisório, pois através das decisões e do controle das ações dos funcionários, a empresa alcançará seus objetivos. Peter Drucker foi um dos maiores defensores desse modelo. Escola de Sistemas Administração considera as organizações como sistemas orgânicos e abertos, onde interação e a interdependência das partes irá proporcionar o alcance dos objetivos organizacionais. Ludwig Von Bertalanffy, foi um dos criadores da Teoria de Sistemas. Escola Contingencial Administração é considerada situacional, pois depende de como a empresa iráadotar suas estratégias para lidar com o ambiente onde atua, onde não existe um modelo ideal e único para alcançar sucesso. Vários estudos foram desenvolvidos nesse modelo, tais como os dos autores Joan Woodward e Charles Perrow. 1.3 Organizações Vivemos em uma sociedade de organizações. Diariamente entramos e saímos de vários tipos de organizações onde, em cada uma delas, temos uma maneira de usar ou prestar serviços. De manhã, quando saímos para trabalhar, usamos um tipo de transporte (metrô, ônibus, taxi, trem, etc.) onde cada um tem sua maneira de ser utilizado e organizado. Antes de trabalhar vamos a um bar, lanchonete ou padaria para tomar café da manhã. Ao entrar na organização, temos que passar pelo sistema de catraca controlada por uma empresa terceirizada de vigilância. No almoço, vamos a um restaurante e podemos fazer compras em loja comercial (shopping, livraria, supermercado). No término do trabalho podemos ir ao cinema, teatro, academia, igreja, universidade, etc. , 9 Como vimos no parágrafo acima, diariamente, entramos e saímos de diversos tipos de organizações, onde cada uma tem sua administração própria, seus objetivos e forma de vender serviços ou produtos. “Organização é definida como duas ou mais pessoas com desejo e disposição para o alcance de um objetivo comum.” (SILVA, 2008, p.4) Apesar de a definição parecer simples, toda organização, independentemente do tipo e porte, tem seu grau de complexidade, sendo essencial ser bem administrada para poder sobreviver e competir no mercado onde atua. Toda organização é feita de pessoas diferentes umas das outras, iniciando assim a primeira dificuldade em escolher a pessoa certa para cada tarefa. Quando uma organização tem mais de uma pessoa, necessariamente deve realizar outra atividade complexa que é a divisão de trabalho, procurando conciliar habilidades de cada uma com as respectivas tarefas que terão de realizar. Conforme aumenta o número de pessoas numa organização, há necessidade de realizar uma separação de áreas, de acordo com a similaridade destas, é a departamentalização. Ao criar as áreas (departamentos, gerências) há uma nova necessidade de estabelecer coordenação entre elas em busca do objetivo comum da organização e de mensurar o desempenho de cada uma. Surge a necessidade de ter bons líderes e bons controles, além de uma estrutura organizacional adequada às necessidades da empresa e do ambiente onde atua. Outro papel importante numa organização é saber distinguir quais atividades fazem parte do seu negócio principal (core business) e quais atividades não são importantes, para poder decidir se vai ou não terceirizar (outsourcing), uma parte delas. Outro fator, também importante, é a organização definir quais serão seus limites e delimitá-los, para poder então definir qual será seu negócio e mercado onde vai atuar. , 10 Toda organização é considerada como um sistema aberto, onde irá interagir com outras organizações, e necessitar de entradas de outros ambientes (recursos necessários), realizar transformações das entradas (processos) para transformá-los em produtos/ou serviços (saídas), conforme demonstrado na figura abaixo: Fonte: SILVA, 2008, p. 44 Figura 1.5 Na figura acima o feedback significa o controle do retorno da informação que é necessário numa organização, desde a entrada dos recursos até a entrega dos produtos/saídas (saídas). 1.4 A Administração no Brasil A Administração é uma prática existente em todos os países do mundo, tendo iniciado em 1881 com a criação da Wharton Scholl – EUA, a primeira escola de administração. Em cada país a necessidade de administrar uma organização e o trabalho do administrador é quase o mesmo: alcançar os objetivos organizacionais com o menor uso de recursos. Cada país herda algumas características específicas oriundas da cultura nacional, que traz algumas diferenças na maneira de adotar o modelo de gestão ideal para administrar uma organização. , 11 Nos EUA, por exemplo, predomina o estilo de administrar com base no individualismo e pragmatismo, gerando um modelo de gestão com base no empreendedorismo e busca da competitividade. No Japão, o estilo predominante é com base no coletivismo, gerando decisões baseadas no consenso do grupo e ênfase no planejamento. Nesse sentido é importante conhecer a cultura brasileira, quais são nossas principais tradições culturais e valores, principalmente, em que medida eles influenciam o estilo brasileiro de administrar. Antes de falarmos a respeito da cultura brasileira, segue abaixo um quadro resumindo os principais eventos da história da Administração no Brasil: 1931 Fundação do Instituto da Organização Regional do Trabalho e criação do Departamento Administrativo do Serviço Público - DASP 1945 Criação dos Cursos de Ciências Contábeis e Ciências Econômicas 1946 Início da Faculdade de Economia e Administração em SP - USP 1952 Início da Escola de Administração Pública Fundação Getúlio Vargas - FGV 1954 Início da Escola de Administração de Empresas Fundação Getúlio Vargas - FVG 1960 Criação da Associação Brasileira de Técnicos em Administração 1964 Início da expansão dos cursos de Administração em diversas Universidades e Faculdades 1965 Lei 4.769 regulamenta a profissão do Administrador 1985 Lei Federal 735 altera o nome de Técnico de Administração para Administrador. Cria os Conselhos Regionais e o Conselho Federal de Administração A cultura brasileira possui alguns traços que beneficiam a gestão da administração, comparados a outros países, mas também possui alguns traços que criam dificuldades. Segundo Sobral (2008), uma pesquisa realizada com 2.500 administradores brasileiros pela Betânia Barros e Marco Aurélio Prates, a cultura brasileira de administrar pode ser dividida em quatro grandes subsistemas: institucional, pessoal, líderes e liderados, conforme figura abaixo: , 12 Fonte: SOBRAL, 2008, p. 17 Figura 1.6 A intersecção desses quatro subsistemas permite identificar 9 traços culturais predominantes nos administradores brasileiros: • Concentração de poder: boa parte das empresas brasileiras centraliza o poder nos níveis mais elevados da empresa, contribuindo para a grande distância hierárquica em todos os níveis organizacionais; • Personalismo: muito típico nas organizações brasileiras e envolve o grau de amizade que os líderes têm em relação a alguns funcionários de sua confiança, cultivando a proximidade nessas relações interpessoais. Ou seja, às vezes a amizade tem mais poder que a própria autoridade do cargo que o líder ocupa; • Postura de espectador: esse traço cultural vem da nossa história desde a época colonial, tornando os funcionários passivos à espera da ordem dos líderes; • Aversão ao conflito: nesse caso os subordinados evitam o confronto com os líderes, reduzindo conflitos e fortalecendo a concentração do poder; • Formalismo: em virtude da falta de confiança, característica das instituições brasileiras, principalmente as de iniciativa pública, contribui para o aumento de normas e regulamentos, enrijecendo a organização; , 13 • Lealdade às pessoas: tal característica facilita o excesso de formalismo, fazendo da lealdade pessoal um bom mecanismo de integração nas organizações; • Paternalismo: os líderes agem como se fossem pais e protetores dos liderados, possibilitando a articulação da concentração do poder com o personalismo, originando inúmeras promoções que deixam de lado as competências técnicas dos liderados; • Flexibilidade: é o traço mais forte da cultura brasileira, cujo apelido famoso é “o jeitinho brasileiro”. Através dessa flexibilidade os administradores brasileiros conseguem realizar as articulações necessárias para adaptar a rigidez do formalismo, concentração de poder e aumentam a criatividade de decisões para adaptar-serapidamente às mudanças que o ambiente exige; • Impunidade: infelizmente também é um traço marcante, oriundo principalmente das relações interpessoais e da cultura do povo brasileiro, permitindo transgredir leis, regulamentos e normas. Segundo Sobral (2008) as principais características dos administradores brasileiros, definidos pelos pesquisadores Costa, Fonseca e Dourad são: Visão imediatista: prioriza somente projetos e tarefas de curto prazo; Estruturas organizacionais piramidais: proporcionando o distanciamento entre os níveis hierárquicos da empresa; Tomadas de decisão centralizadas e autocráticas: diminuindo a participação dos funcionários no processo decisório; Sistemas de controle punitivos: com base na centralização do poder e aumentando o nível de desconfiança dos funcionários; Prática de relações interpessoais com base no respeito ao poder das autoridades: devido à passividade e ao medo de conflitos; Estilo gerencial com grande distância entre o discurso e a prática: cultivando a desconfiança e políticas não éticas; Uso disfarçado da força da autoridade, para parecer que há participação e envolvimento dos funcionários; , 14 Conduta gerencial propícia a modo e modismos de ferramentas consagradas, mas sem o devido cuidado de analisar se são úteis ou não para a empresa. A atividade empresarial no Brasil é muito complexa devido a diversos problemas, que dificultam a obtenção de bons resultados. Os principais problemas são os seguintes: Elevada carga tributária: infelizmente é um dos países como a maior carga tributária do mundo, com cerca de 34%. A França, que lidera o ranking mundial, possui uma carga de 34,4%; Elevados custos de financiamento: a taxa de juros real da economia brasileira é a 7ª mais elevada do mundo, em 2019, com 2,38% ao ano; Excesso de burocracia: o Brasil é um país muito burocrático, dificultando a flexibilidade das empresas brasileiras; Produtividade baixa: devido aos fatores acima, a produtividade brasileira é baixa em relação aos países desenvolvidos. 1.5 A Administração atual e futura Vivemos em um mundo globalizado, complexo e em constantes mudanças. Tais características trazem inúmeras dificuldades às organizações e aos administradores. Atualmente, a quantidade de informações, ideias, pessoas e capital atingem um volume gigantesco e numa velocidade cada vez maior, por conta da evolução tecnológica dos meios de comunicação. Tudo isso leva uma constante incerteza na Administração, mudanças rápidas e bruscas, um maior crescimento organizacional e uma concorrência cada vez mais acirrada. Segundo Sobral (2008) as principais mudanças que devem ocorrer na administração das organizações são: Visão global do negócio: mesmo que a empresa seja pequena, deve ter um site na internet. É preciso enxergar o negócio em contexto global; , 15 Diversidade cultural: com a facilidade de uma empresa atuar em diversos países e com trabalhadores de diversas nacionalidades, a diversidade cultural poderá ser uma grande barreira se não for bem gerenciada, obrigando os administradores a lidarem com diversas culturas, línguas, tradições e valores, simultaneamente; Mudanças nas estruturas organizacionais: o modelo tradicional de estruturas hierárquicas, com centralização de poder, está sendo substituído por estruturas matriciais, mais flexíveis, onde você poderá ter inúmeros líderes, com base no projeto ou processo em que estiver atuando; O vínculo burocrático do administrador deverá mudar para o vínculo empreendedor, onde vai necessitar encontrar novas alternativas de negócios para sobreviver à concorrência cada vez mais acirrada; A informação que normalmente era centralizada, na mão de poucos gestores será cada vez mais pulverizada, trazendo maiores riscos com o uso de informações secretas e estratégicas que poderão ser acessadas indevidamente; O desempenho da organização, que era cobrado por tipo de área, passará a ser cobrado pelo desempenho global da organização. Ou seja, não existe uma área mais importante que a outra, todas são e devem contribuir igualmente para o desempenho da organização numa visão global e ampliada; As vendas que eram realizadas mais em locais físicos, estão sendo substituídas pelo comércio eletrônico. Tal impacto mudará totalmente a forma de administrar e se relacionar com as pessoas. Conclusão Nesse bloco estudamos o conceito de administração e organização; as principais Escolas de Administração que foram criadas; como a administração evoluiu no Brasil; quais são nossas principais características herdadas e a visão clara e objetiva para o administrador brasileiro entender a importância do seu trabalho perante uma organização que lida com a complexidade do mundo atual. Estudamos também como será a administração no futuro, o que permite ao administrador brasileiro se preparar para enfrentar os desafios com competência e eficiência. , 16 Referências CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral de Administração. 9. ed. Barueri: Manole, 2014. SILVA, Reinaldo O. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. , 17 2 ABORDAGEM CLÁSSICA E HUMANÍSTICA Neste bloco, vamos apresentar as primeiras Teorias da Administração que tiveram foco em tarefas, estrutura organizacional e relacionamento das pessoas. Com a explicação da Teoria Clássica, que foi a pioneira, vamos analisar os princípios da administração. Na administração científica, estudaremos as principais ferramentas utilizadas para melhorar a eficiência nas tarefas. Através da Teoria das Relações Humanas e da Teoria Comportamental, explicaremos o que é estudado referente ao relacionamento nas organizações para identificar o comportamento e impacto no desempenho organizacional. Por último, veremos os principais tipos de liderança para estimular a motivação nas organizações. O objetivo desse bloco é permitir um entendimento dos princípios da administração, suas principais ferramentas e como desenvolver a liderança e motivação para melhorar o desempenho da organização. 2.1 Teoria Clássica O representante de maior vulto da Teoria Clássica da Administração foi Henri Fayol (1841-1925), nascido em Constantinopla, estudou no Liceu de Lion, na França e graduou-se engenheiro pela Escola Nacional de Minas em Saint Étienne. Foi um dos mais influentes nomes das Teorias de Administração, considerado pai da administração moderna e seus conceitos são referência até hoje nas empresas. Principais tópicos abordados: • Ênfase na estrutura das organizações: entendia que uma empresa para ser eficiente, deveria ter uma boa estrutura organizacional; , 18 • Ligação entre a estratégia e as premissas estabelecidas na teoria empresarial: uma empresa precisa saber planejar, definir estratégias e realizar suas atividades, seguindo tais premissas; • Necessidade de aprofundar os aspectos da gestão organizacional e de implantar e incentivar o uso da liderança: para Fayol uma boa gestão organizacional começa pela indicação e uso de bons líderes. Henry Fayol foi o pioneiro em definir quais eram as funções básicas de toda organização, classificou da seguinte maneira (CHIAVENATO, 2014, p. 82): 1. Funções técnicas: destinadas à produção de bens e serviços da empresa; 2. Funções comerciais: relacionadas à compra e venda da empresa; 3. Funções financeiras: captação e gerenciamento de capitais 4. Funções de segurança: responsáveis pelo cuidado e preservação dos bens patrimoniais e dos colaboradores; 5. Funções contábeis: registros, balanços, inventários, custos e estatísticas diversas. 6. Funções de administração: busca dar suportepara a integração das demais funções da organização. Fayol definiu que administração era a realização de atividades administrativas utilizando as seguintes funções (CHIAVENATO, 2014, p. 83): Previsão: com base nas informações do presente, tentar visualizar o futuro que deseja alcançar e elaborar um programa de ação, hoje conhecido como Plano Estratégico ou Objetivo Estratégico; Organização: identificar todos os recursos necessários para realizar o programa de ação definido na Previsão; Comando: orientar os funcionários a realizarem o programa de ação com base nos recursos identificados na Organização; Coordenação: unir todas as atividades e ações necessárias para alcançar os resultados esperados; , 19 Controle: verificar se todas as atividades e ações realizadas estão de acordo com o programa de ação definido na Previsão. Contudo, Fayol definiu quais eram os 14 Princípios Gerais da Administração que toda empresa deveria adotar, que são os seguintes (CHIAVENATO, 2014, p. 85): 1. Divisão de Trabalho: utilizando a especialização do trabalho, fracionando as atividades em partes para torná-la mais fácil. 2. Autoridade e Responsabilidade: para Fayol, autoridade era o direito de dar ordens e responsabilidade estava relacionada à confiabilidade para executar as ordens. 3. Disciplina: criar a necessidade de todos realizarem um esforço comum, para evitar as punições. 4. Unidade de comando: cada trabalhador deveria obedecer a um único chefe, para evitar confusão. 5. Unidade de direção: todas as áreas da empresa deveriam movimentar-se na mesma direção para alcançar um objetivo comum. 6. Subordinação do interesse individual ao geral: o interesse de um funcionário ou grupo, não deveria prevalecer aos interesses da organização. 7. Remuneração do pessoal: o pagamento deveria ser justo para recompensar o desempenho através de vários critérios como tempo e quantidade de produção. 8. Centralização: para Fayol, quanto maior a centralização, menor é o papel do funcionário, que varia dependendo do tipo de empresa. 9. Cadeia escalar: para Fayol era a linha de autoridade correspondente à posição hierárquica dentro da empresa. 10. Ordem: cada coisa em seu lugar para tornar o trabalho mais fácil. 11. Equidade: todos os funcionários deveriam ser tratados igualmente. 12. Estabilidade do pessoal no cargo: para reter os trabalhadores mais produtivos. 13. Iniciativa: todos os funcionários deveriam propor uma nova atividade. 14. Espírito de equipe: os gerentes deveriam enfatizar a harmonia entre os trabalhadores, para melhorar o desempenho da organização. , 20 Principais Funções da Administração, segundo Fayol: PLANEJAMENTO • Planejar é definir, buscar os objetivos ou resultados que a empresa pretende alcançar; • É estabelecer, através de técnicas consagradas, mecanismos que possibilite a realização de objetivos planejados; • É interferir na realidade, para passar de uma situação conhecida a uma situação desejada, dentro de um intervalo definido de tempo, que poderá ser de curto, médio ou longo prazo; • Objetivos: São resultados que a empresa precisa alcançar em determinado prazo estabelecido, para fortalecer sua visão e buscar sua competitividade no ambiente atual e futuro. Passos necessários para realizar um planejamento: • O que? – saber exatamente o que se deseja – definir objetivos; • Por quê? – significa validar o que se deseja fazer; • Como? – onde a empresa se encontra atualmente e onde pretendemos chegar; • Quando? – se não estabelecer um prazo, não será possível checar o desempenho da organização; • Quanto? – o volume de recursos necessários para alcançar os objetivos planejados; • Com que recursos? – de “onde” se vai retirar o montante, capital próprio, financiar. , 21 ORGANIZAÇÃO • É o processo de estabelecer um conjunto de recursos em uma estrutura para possibilitar o alcance dos objetivos; • Ordenar as partes de um todo, segundo algum tipo de critério (processo, custo, prazo); • Definir a estrutura organizacional da empresa que melhor irá atender aos seus objetivos. EXECUÇÃO/DIREÇÃO • Consiste em realizar atividades planejadas com liderança e motivação; • A natureza de cada atividade varia muito de empresa para empresa. CONTROLE • O controle é importante ferramenta para assegurar à consecução e realização dos objetivos; • O processo de controle auxilia a empresa na tomada de decisões; • Informa quais objetivos necessitam ser atingidos; • Informa como a empresa está em relação ao seu desempenho para alcançar os objetivos. Até hoje as Funções da Administração, definidas por Fayol, são muito utilizadas nas empresas, conhecidas como Ciclo PDCO (Planejamento-Organização-Direção- Controle), cada uma com características próprias, conforme quadro abaixo: , 22 Fonte: SILVA, 2008, p. 10 Figura 2.1 Críticas da Teoria Clássica Apesar de muito elogiada na época, a Teoria Clássica também foi objeto de várias críticas, dentre as quais, segundo Chiavenato (2014), destacamos as seguintes: Abordagem simplificada da organização formal: a maioria dos autores da Teoria Clássica consideraram a organização somente sob o lado lógico e racional, não considerando o lado psicológico de grande importância, que é a relação entre os funcionários; Ausência de Trabalhos Experimentais: a maioria dos conceitos e fundamentações estabelecidas foram com base em observações e no senso comum, o que contraria os pressupostos de tratar a Administração como uma Ciência; Abordagem incompleta da organização: foram analisados somente os aspectos da organização formal, preocupando-se demais com a estrutura organizacional e esquecendo a organização informal (não reconhecida nas estruturas organizacionais). , 23 2.2 Administração Científica Frederick Taylor (1856-1915) nascido na Pensilvânia – EUA, principal criador, do movimento que ficou conhecido como Administração Científica. Taylor inovou processos tradicionais de trabalho, utilizando métodos científicos que aprendeu quando estudou Engenharia. A Administração Científica tem como principal objetivo economizar trabalho, produzindo mais com a menor utilização do tempo. Conforme Silva (2008) os princípios básicos da Administração Científica, definidos por Taylor, foram: Desenvolvimento de um método científico para o trabalho dos operários: em substituição ao método tradicional que existia baseado no empirismo (regra do polegar); Estabelecimento de processo científico de seleção e treinamento do operário: na época não existia um processo de seleção e nem de treinamento. Cada um adotava o seu; Cooperação entre as gerências e os operários: para tentar garantir o uso de métodos científicos apropriados; Divisão do trabalho dos operários em função da sua especialização: para aumentar a eficiência na produção. A busca de substituir os métodos de trabalho com base no empirismo por outro com base em métodos científicos, ficou conhecido como Organizacional Racional do Trabalho – ORT. Segundo Chiavenato (2014) a Organização Racional do Trabalho se baseia nos seguintes princípios: Análise do Trabalho e Estudo dos Tempos e Movimentos: para analisar um trabalho era necessário identificar todas as fases (movimentos), colocando-as em ordem lógica e estabelecendo um tempo padrão para cada uma. Tal estudo permitia a racionalização dos métodos de trabalho; , 24 Estudo da fadiga humana: a fadiga tende a diminuir a produtividade do trabalhador. Estudando a fadiga, procurando eliminar os movimentos inúteis e arrumando adequadamente as ferramentas e equipamentos necessários ao trabalho, era possível reduzi-la. Um grande estudioso da fadiga na época foi Frank Gilbreth (1868-1924); Divisão do Trabalho e especialização do operário: com base no estudo dostempos, movimentos e análise do trabalho, criou-se a Divisão de Trabalho, separando as tarefas em partes menores e especializando o operário em cada parte, tornando-o mais produtivo. A ideia que surgiu era que a eficiência aumenta a especialização; Desenho de cargos e tarefas: Taylor foi um pioneiro em desenhar um cargo, relacionando-o como um conjunto de tarefas a ser realizada por um operário; Incentivos salariais e prêmios de produção: com o desenho de cargos estabelecido e o tempo padrão de cada tarefa determinado, Taylor criou um sistema de remuneração baseado na quantidade de peças produzidas e não mais no total de horas trabalhadas, o que revolucionou os conceitos na época; Padronização: além de criar os estudos de tempo padrão, a descrição de cargos e tarefas, também houve uma preocupação com a padronização dos métodos e processos de trabalho, ferramentas e matéria-prima. Tudo isso procurando eliminar desperdícios e aumentar a eficiência; Supervisão funcional: Taylor propôs que cada supervisor tinha que ter a especialização necessária da área, tornando-o um supervisor funcional, pois entendia todas as atividades e tarefas que os funcionários executavam. A Administração Científica teve outros representantes, além de Taylor: • Frank Bunker Gilbreth (1868-1924) e Lilian Moler Gilbreth (1878-1972). Frank publicou o livro Fatigue study (estudo da fadiga em 1916). Ele e sua esposa fizeram inúmeros estudos a respeito da fadiga humana e iniciou os estudos de tempo e movimento, dando inúmeras contribuições na busca da racionalização do trabalho e aumento da produtividade; , 25 • Henry Gantt (1861-1919): trabalhou junto com Taylor e foi o criador do Gráfico de Gantt, até hoje muito utilizado, para controlar atividades de um projeto em relação ao plano original; • Harrington Emerson (1853-1931): sua grande preocupação foi com a questão da produtividade correta das empresas. Segundo Silva (2008), definiu os 12 princípios da eficiência (muito utilizado pelas empresas na época), conforme abaixo: 1. Definir objetivos 2. Utilizar o bom senso 3. Ter orientação competente 4. Manter a disciplina 5. Praticar o tratamento justo 6. Ter registros confiáveis 7. Rapidez e prontidão nas rotinas 8. Estabelecer padrões e programações 9. Condições de trabalho devem ser padronizadas 10. As operações precisam ser padronizadas 11. Todas as instruções das práticas-padrão devem ser escritas 12. Dar recompensas pela eficiência alcançada • Henry Ford (1863-1947): Trouxe inúmeras contribuições para as indústrias da época. Implantou o sistema de produção em série na indústria automobilística, reduzindo tempo e custos de fabricação. Ford adotou três princípios básicos segundo Silva (2008): I. Princípio de intensificação: reduzir ao máximo o tempo de fabricação, hoje denominado de redução do ciclo de tempo. II. Princípio da economicidade: reduzir os estoques da matéria-prima ao mínimo. III. Princípio da produtividade: aumentar ao máximo a produtividade utilizando a especialização do trabalhador. , 26 Críticas a Administração Científica segundo Chiavenato (2014): Assim como aconteceu na Teoria Clássica, apesar das grandes contribuições que a Administração Científica trouxe para as organizações, também houve várias críticas. Mecanicismo: a Administração Científica se preocupou demais com a melhoria da tarefa, racionalização do trabalho e especialização do funcionário, tornando sua tarefa enfadonha. Ou seja, para tais estudiosos o homem deveria se comportar como uma máquina, com o máximo de produtividade, sem se preocupar com o lado psicológico e social do trabalhador, conforme demonstra a figura abaixo: Fonte: CHIAVENATO, 2014, p.70 Figura 2.2 Superespecialização do Operário: na busca de aumentar cada vez mais a produtividade, as atividades eram divididas em várias tarefas, para torná-la mais simples e, com isso, o funcionário ficava superespecializado em fazer só aquilo, trazendo inúmeros problemas como esgotamento físico, monotonia e outros. , 27 2.3 Teoria das Relações Humanas Origem A Experiência em Hawthorne, desenvolvida por Elton Mayo (1880-1949) e seus colaboradores, foi o principal movimento que deu início à Teoria das Relações Humanas. O foco da Teoria das Relações Humanas foi fazer oposição à Teoria Clássica da Administração que não se preocupava com o ser humano. O desenvolvimento das ciências humanas começou a influenciar várias aplicações práticas na organização, principalmente a psicologia e a sociologia. Elton Mayo e a Teoria das Relações Humanas A Teoria das Relações Humanas teve foco em estudar o ser humano e suas relações dentro da organização. Para os estudiosos dessa teoria o desempenho das organizações depende da eficiência dos sistemas técnicos existentes e do desempenho das pessoas. As organizações são sistemas cooperativos, pois dependem da integração das diversas áreas e dos colaboradores para realização dos seus objetivos. Para que haja cooperação entre as áreas e colaboradores, a organização precisa alcançar um equilíbrio entre os benefícios que oferece para seus colaboradores (inducements) em troca do esforço que o colaborador dá para a organização (contributions). Experimento de Hawthorne • Experimento desenvolvido e coordenado pelo professor Elton Mayo na fábrica da Western Eletric Co., no bairro de Hawthorne, em Chicago – EUA; • Inicialmente o objetivo da pesquisa era saber se a luminosidade do ambiente afetava ou não a produtividade da equipe de trabalho; , 28 • Como Mayo era observador, percebeu durante a pesquisa que a produtividade não era causada só por fatores físicos ou materiais, mas também, ou principalmente, por fatores sociais e psicológicos; • Tal experimento conseguiu demonstrar a importância do grupo sobre o desempenho dos indivíduos. Principais conclusões da Experiência de Hawthorne (CHIAVENATO, 2014, p.108): • Nível de Produção: quanto maior a integração da equipe de trabalho, maior a produtividade; • Comportamento Social dos Empregados: apoiam-se totalmente no grupo e não na empresa ou no chefe imediato; • Relações Humanas: os indivíduos dentro da organização participam de grupos sociais que nem sempre pertencem à mesma área de trabalho; • Grupos Informais: mantêm uma constante interação social, tornando-os fortes e unidos; • A relevância do Conteúdo do Cargo: quanto mais se sentir valorizado, maior é a motivação do funcionário. A conclusão da Experiência de Hawthorne trouxe novos conceitos para a Administração e vários outros estudiosos começaram a estudar a organização, com foco nos funcionários e seus relacionamentos. Segundo Fayol (2014), Roethlisberger e Dickson que participaram da pesquisa com Mayo, a organização industrial tem duas funções importantes: a função econômica (que é produzir bens ou serviços) e a função social (que tem a responsabilidade de distribuir satisfações aos funcionários), conforme figura abaixo: , 29 Fonte: CHIAVENATO, 2014, p. 113 Figura 2.3 Críticas da Teoria das Relações Humanas segundo Chiavenato (2014) Desde que a Teoria das Relações Humanas foi criada, surgiram inúmeras críticas: • A negação do conflito empresa-funcionário. Para os estudiosos dessa teoria não havia conflitos; • Restrição de poucas variáveis e limitando-se apenas à análise de fábricas, pois a maioria dos estudos foi em indústrias; • Concepção utópica: visão idealizada de um funcionário feliz e integrado ao ambiente de trabalho; • Ênfase excessiva nos grupos informais: existiu uma supervalorização no fator “Integração Grupal” com relação à produtividade; , 30 • Espionagem: a participação dos funcionários nas decisões acabou sendo desvirtuada, pois alguns se tornaram “espiões” da empresa; • A Teoria das Relações Humanas nãotrouxe novos critérios de gestão diferentes da Teoria Clássica e da Administração Científica. A seguir veremos as principais diferenças entre a Teoria Clássica e a Teoria de Relações Humanas, segundo Silva (2008). Características Clássicas Relações Humanas Estrutura Mecânica, impessoal A organização é um sistema social Comportamento na organização Com base nas regras e regulamentos Depende dos sentimentos e atitudes dos funcionários Foco No trabalho, tarefas e nas necessidades econômicas dos trabalhadores Nos grupos e nas qualidades humanas e emocionais dos empregados Ênfase Na ordem e na racionalidade Na segurança pessoal e nas necessidades sociais dos trabalhadores Resultados Insatisfação, alienação no trabalho Empregados felizes tentam produzir mais Características Clássicas Relações Humanas Estrutura Mecânica, impessoal A organização é um sistema social Comportamento na organização Com base nas regras e regulamentos Depende dos sentimentos e atitudes dos funcionários Foco No trabalho, tarefas e nas necessidades econômicas dos trabalhadores Nos grupos e nas qualidades humanas e emocionais dos empregados Ênfase Na ordem e na racionalidade Na segurança pessoal e nas necessidades sociais dos trabalhadores Resultados Insatisfação, alienação no trabalho Empregados felizes tentam produzir mais , 31 2.4 Teoria Comportamental A Teoria Comportamental surgiu como um desdobramento das Teorias de Relações Humanas, mas preocupando-se com o comportamento organizacional, ou seja, com o comportamento dos funcionários, dos diversos grupos formais e informais e das organizações. Para tentar entender o comportamento organizacional, foi necessário estudar a motivação humana, já que ela é um dos principais elementos para entender o comportamento dos funcionários. Vários estudiosos da Teoria Comportamental despontaram e vamos falar dos mais importantes. Abraham Harold Maslow (1908-1970) Maslow foi um dos mais ilustres estudiosos da motivação, conhecido pela “Pirâmide de Maslow” onde apresentou uma teoria da motivação com base na hierarquia de necessidades. Segundo ele as pessoas são motivadas especialmente pelas necessidades humanas. Quanto mais forte é a necessidade, maior é a motivação. As necessidades humanas se dividem em cinco grupos, denominadas de Pirâmide das Necessidades de Maslow, conforme figura abaixo: , 32 Fonte: CHIAVENATO, 2014, p. 326 Figura 2.4 Se um funcionário estiver com necessidades fisiológicas é porque ele necessita de descanso, conforto físico ou uma redução na jornada de trabalho. Conforme uma necessidade é atendida, passa para outro nível hierárquico, conforme demonstrado na figura acima. Frederick Herzberg (1923-2000) – Teoria da Motivação dois fatores Segundo Herzberg (CHIAVENATO, 2014, p. 326), na sua Teoria da Motivação dos Dois Fatores, existem dois fatores que podem explicar o comportamento dos funcionários no ambiente de trabalho: 1. Fatores higiênicos ou fatores extrínsecos: são localizados no ambiente de trabalho e afetam as condições do funcionário exercer seu papel. Tais fatores são administrados pela empresa, portanto o funcionário não tem qualquer poder sobre eles. Segundo a pesquisa realizada por Herzberg, quando tais fatores são bons servem apenas para evitar a insatisfação dos funcionários ou, , 33 quando muito, deixá-los satisfeitos por pouco tempo. Se tais fatores são ruins, provocam a insatisfação do funcionário. 2. Fatores motivacionais ou fatores intrínsecos: são os fatores que estão relacionados com tipo e conteúdo do cargo, bem como com as atividades que o funcionário executa. Tais fatores estão sob controle do funcionário, pois, dependendo do cargo que ocupa, poderá sentir-se satisfeito, quer pelo tipo de trabalho, possibilidade de crescimento, reconhecimento, etc. Esses fatores influenciam de maneira mais vigorosa na satisfação dos funcionários. Veja o quadro abaixo para melhor compreensão: Quadro 2.1 FATORES MOTIVACIONAIS (Satisfacientes) FATORES HIGIÊNICOS (Insatisfacientes) Conteúdo do cargo (como a pessoa se sente em relação a seu cargo) Contexto do cargo (como a pessoa se sente em relação a sua empresa) • O trabalho em si • Realização • Reconhecimento • Progresso profissional • Responsabilidade • Condições de trabalho • Administração da empresa • Salário • Relações com o supervisor • Benefícios e serviços sociais (CHIAVENATO, 2014, p. 328) Douglas McGregor (1906-1964) McGregor estudou os modelos de administrar uma empresa. Escolheu dois modelos que são opostos e que denominou de Teoria X e Y. Para ele o modelo mais tradicional de administrar é aquele onde o homem é considerado preguiçoso, sem ambição, resistente às mudanças e que precisa constantemente ser monitorado. Para esse estilo de administrar, deu o nome de Teoria X. , 34 O outro modelo, completamente oposto e com base nos pressupostos da Teoria Comportamental, o homem gosta de trabalhar, tem motivação e ambição, aceita mudanças e é responsável, não precisando de monitoramento constante. Para esse estilo de administrar, deu o nome de Teoria Y. Portanto, dependendo do modelo da organização, poderá desenvolver o estilo X ou Y de administrar, sendo que o Y é o modelo mais democrático, participativo e que valoriza as pessoas. E o modelo X é um modelo mais autoritário com vários controles impostos aos funcionários no sentido de supervisioná-los e fazê-los executar suas atividades, conforme quadro abaixo: Quadro 2.2 Pressuposições da Teoria X Pressuposições da Teoria Y • As pessoas são preguiçosas e indolentes; • As pessoas evitam o trabalho; • As pessoas evitam a responsabilidade, a fim de se sentirem mais seguras; • As pessoas precisam ser controladas e dirigidas; • As pessoas são ingênuas e sem iniciativa. • As pessoas são esforçadas e gostam de ter o que fazer; • O trabalho é uma atividade tão natural como brincar ou descansar; • As pessoas procuram e aceitam responsabilidades e desafios; • As pessoas podem motivar e dirigir a si mesmas; • As pessoas são criativas e competentes. (CHIAVENATO, 2014, p. 333) Rensis Likert (1903-981) Foi professor e pesquisador. Trabalhou como diretor do Instituto de Pesquisas Sociais de Michigan-EUA e desenvolveu vários estudos sobre estilos de liderança e administração de empresas. Segundo ele a administração não pode ser igual para várias empresas e deve assumir diferentes modos de administrar, de acordo com várias condições internas e externas. , 35 No seu estudo criou quatro modelos de organização com base em quatro variáveis: processo de decisão, sistema de comunicação, tipo de relacionamento interpessoal e modelo de recompensas e punições. Tais modelos de administração foram denominados de: Autoritário-coercitivo, Autoritário-benevolente, Consultivo e Participativo. Dependendo da empresa e suas condições internas e externas, deverá adotar o modelo mais apropriado, conforme demonstra tabela abaixo: Quadro 2.3 Variáveis Autoritário- Coercitivo Autoritário - Benevolente Consultivo Participativo Processo de decisão Totalmente centralizado na cúpula da organização Centralizado na cúpula, mas permite alguma delegação, de caráter rotineiro Consulta aos níveis inferiores, permitindo participação e delegação Totalmente descentralizad o. A cúpula define políticas e controla os resultados Sistema de Comunicação Muito precário. Somente comunicações verticais e descendentes com ordens Relativamente precário, prevalecendo comunicações descendentes. A cúpula procura facilitar o fluxo no sentido vertical e horizontal Sistemas de comunicação eficientes são fundamentais para o sucesso da empresa Relacionamento interpessoal Provocam desconfiança. Organização informal éproibida. Cargos confinam as pessoas. São tolerados, com anuência. Organização informal é incipiente e considera uma ameaça à empresa Certa confiança nas pessoas e nas relações. A cúpula facilita a organização informal sadia. Trabalho em equipe. Formação de grupos é importante. Confiança mútua, participação e envolvimento grupal intenso. Modelo de recompensas e punições Utilização de punições e medidas disciplinares. Obediência restrita aos regulamentos. Raras recompensas sociais Utilizações de punições e medidas disciplinares, mas com menor arbitrariedade. Recompensas salariais e raras recompensas sociais Utilização de recompensas materiais. Recompensas sociais ocasionais. Raras punições ou castigos Utilização de recompensas sociais e recompensas materiais e salariais. Punições são raras e, quando ocorrem, são definidas pelas equipes (CHIAVENATO, 2014, p. 337) , 36 O modelo de administração Autoritário-Coercitivo é mais utilizado onde há muito volume de funcionários com pouca qualificação profissional, tais como empresas de construção civil, algumas indústrias de montagem e empresas de prestação de serviços operacionais (limpeza, jardinagem etc.). O modelo de administração Autoritário-Benevolente é mais utilizado em empresas com muitos funcionários especializados. É comum em grandes empresas de montagens industriais ou em algumas áreas de produção de grandes indústrias. O modelo de administração Consultivo é mais utilizado por empresas que prestam serviços como bancos ou em escritórios de empresas mais organizadas e modernas. O modelo de administração Participativo é para empresas que trabalham com tecnologia de ponta e/ou com pessoal altamente especializado tais como empresas de consultoria, tecnologia da informação, robótica etc. 2.5 Motivação e Liderança Motivação Motivação indica a origem ou motivo que faz com que o ser humano tenha determinado comportamento. A motivação é única e individual, ou seja, cada um tem sua forma diferente de estar motivado. Segundo Silva (2008), em 1982 T. E. Mitchell apresentou uma revisão da teoria da motivação, identificando quatro características da motivação: É definida como um fenômeno individual: cada pessoa tem sua maneira específica de encontrar motivação; É descrita, geralmente, como intencional: cada funcionário tem a sua própria intenção de realizar ou deixar de realizar algo, que o faz ficar motivado; É multifacetada: a pessoa tem um estímulo, que vai gerar um comportamento e ele vai escolher que tipo de comportamento vai adotar; , 37 O propósito das teorias de motivação é predizer o comportamento, ou seja, a motivação não é o comportamento que um determinado funcionário tem, mas sim é uma consequência de variáveis internas e externas que, através de uma decisão sua, gerou tal comportamento. Mitchell define motivação da seguinte forma: “é o grau para o qual um indivíduo quer e escolhe adotar determinado comportamento” (SILVA, 2008, p. 204). Podemos concluir que cada pessoa tem um determinado comportamento, de acordo com seu nível de motivação. Nesse sentido, se um gerente deseja melhorar o desempenho da sua equipe, através da motivação, precisa estar atento para identificar os comportamentos de cada funcionário e as razões que os levou a tal comportamento. O modelo básico de motivação pode ser representado, conforme a figura abaixo: Fonte: SILVA, 2008, p. 204 Figura 2.5 Na vida profissional, o indivíduo tem diversas necessidades e expectativas, que podem ser caracterizadas de várias maneiras. Pode ser necessidade de recompensas psicológicas, normalmente oriundas das ações individuais realizadas pelo gerente (motivações intrínsecas). Pode ser de necessidades de recompensas materiais, tais como salário, benefícios, condições de trabalho e outras, que a empresa é responsável (motivações extrínsecas). A motivação tem um ciclo, com uma sequência de eventos, que se inicia a partir do momento que a pessoa cria uma necessidade e ou expectativa, passa por vários , 38 estágios, até chegar a um comportamento final. Nesse momento, se a pessoa conseguiu realizar parte ou totalmente a necessidade criada, terá um grau de motivação positivo (geralmente de alegria e felicidade) por ter conseguido e, com bom desempenho. Caso contrário, terá um grau de motivação negativo (geralmente de tristeza, frustração) com baixo desempenho. A figura abaixo é um modelo do ciclo de motivação – desempenho. Fonte: SILVA, 2008, p. 207 Figura 2.6 Várias teorias de motivação foram desenvolvidas, sendo que duas são mais importantes: a Teoria dos Dois Fatores (Herzberg) e Teoria da Hierarquia das Necessidades (Maslow), já foram explicadas no subitem 2.4 desse bloco. Liderança Os estudiosos das Teorias das Relações Humanas e da Teoria Comportamental puderam perceber a grande importância que um líder pode exercer em seus liderados, dependendo da maneira como atuar. , 39 Surgiram então várias pesquisas e estudos para tentar entender o modelo ideal de liderança para uma empresa e atualmente a liderança é considerada como uma habilidade importante na função de direção. Existem inúmeros conceitos de liderança, mas o mais simples é esse: é um processo de conduzir e influenciar as atividades realizadas por um grupo de funcionários no sentido de alcançar os objetivos planejados previamente. Segundo Chiavenato (2014), a liderança pode ser vista e analisada sob diversos pontos de vista: Como fenômeno de influência interpessoal: dependendo da capacidade do líder de utilizar sua comunicação para influenciar as pessoas, poderá alcançar inúmeros adeptos que seguirão sua ordem no alcance dos objetivos, conseguindo um poder maior que sua autoridade funcional (derivada do cargo que ocupa); Como processo de redução da incerteza de um grupo: quanto mais o grupo acreditar na capacidade do líder de que poderá ajudá-los a alcançarem o objetivo, maior será seu poder sobre eles, eliminando ou reduzindo o grau de incerteza; Como uma relação funcional entre líder e subordinados: todo subordinado tem suas necessidades, mas sabe que sozinho, dificilmente irá alcançá-las. Quando encontra um líder em quem acredita que seja capaz de ajudá-lo na realização de suas necessidades, estabelece uma relação funcional com ele, onde um ajuda o outro; Como um processo em função do líder, dos seguidores e de variáveis da situação: a liderança, em cada situação, dependendo das variáveis envolvidas exige um modo de agir e decidir diferente. Portanto o líder deve saber como trabalhar com tais variáveis para conseguir o apoio dos funcionários naquela situação específica, conhecida como abordagem situacional. , 40 Por se tratar de um tema muito importante na organização, a Liderança tem inúmeras teorias e estudos que, segundo Chiavenato (2014) podem ser classificadas em três grupos: I. Teorias sobre traços de personalidade II. Teorias sobre estilos de liderança III. Teorias situacionais da liderança Fonte: CHIAVENATO, 2014, p. 125 Figura 2.7 Teorias sobre Traços de Personalidade Consideram que alguns traços poderão ajudar a ser um bom líder. Ou seja, deverá ter bons traços físicos, intelectuais, sociais e traços relacionados com a tarefa (experiência, competência, iniciativa). Teorias sobre Estilos de Liderança Foram analisados e estudados quais tipos de comportamento um líder deve possuir em relação a seus subordinados. , 41 Segundo Chiavenato (2014), uma das principais Teorias foi desenvolvida por Whitte e Lippitt através de uma pesquisa que realizaram, agrupou em três tipos: liderança democrática, liderança autocrática e liderança liberal (laissez-faire), conforme quadro abaixo: Quadro 2.4 Autocrática Democrática Liberal (laissez-faire)O líder determina as diretrizes, sem qualquer participação do grupo. As diretrizes são debatidas e decididas pelo grupo, estimulado e assistido pelo líder. Há liberdade total para as decisões grupais ou individuais, e mínima participação do líder. O líder determina as providências para a execução das tarefas, cada uma por vez, na medida em que se tornam necessárias e de modo imprevisível para o grupo. O grupo esboça as providências para atingir o alvo e pede aconselhamento ao líder que sugere alternativas para o grupo escolher. As tarefas ganham novas perspectivas com os debates. A participação do líder é limitada, apresentando apenas materiais variados ao grupo, esclarecendo que poderia fornecer informações desde que as pedissem. O líder determina a tarefa que cada um deve executar e o companheiro de trabalho. A divisão das tarefas fica a critério do grupo e cada membro tem liberdade de escolher seus companheiros de trabalho A divisão das tarefas e escolha dos colegas fica totalmente a cargo do grupo. Absoluta falta de participação do líder. O líder é dominador e é “pessoal” nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro. O líder procura ser um membro normal do grupo, em espírito. O líder é “objetivo” e limita-se aos “fatos” nas críticas e elogios. O líder não avalia o grupo e nem controla os acontecimentos. Apenas comenta as atividades quando perguntado. (CHIAVENATO, 2014, p.127) Teorias Situacionais da Liderança Estudiosos dessas teorias afirmam que a liderança não pode ser baseada em traços de personalidade nem em estilo de liderança. A Liderança deve ser baseada em variáveis e na situação que o momento exige, assim é possível trocar o líder de acordo com a situação específica. Segundo Chiavenato (2014), Tannenbaum e Schmidt definiram um estilo de liderança situacional com base no grau de centralização ou descentralização de autoridade que o líder dá para seus subordinados. Para eles dependendo do tipo de tarefa e tipo de subordinado, é possível estabelecer um continuum de padrões de liderança, conforme figura abaixo. , 42 Figura 2.8 – Estilos de Liderança Estudos recentes demonstram preocupação com a motivação e liderança sob um novo ângulo que foi denominado de Qualidade de Vida no Trabalho – QVT. A QVT baseia-se numa visão integral da pessoa, denominada de biopsicossocial. Ou seja, para o homem trabalhar motivado é necessário que esteja bem biologicamente (saúde), psicologicamente (pessoa, família) e socialmente (ambiente de trabalho, relações sociais). Conclusão Foram abordados os princípios da administração, definidos na teoria clássica; as principais ferramentas da Administração Científica; como se forma o relacionamento humano nas organizações; o impacto que o comportamento humano, a liderança e a motivação proporcionam no desempenho da empresa. O administrador poderá utilizar os conhecimentos estudados nesse bloco para buscar crescimento profissional, colaborando ativamente na melhoria contínua da gestão organizacional. , 43 Referências CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral de Administração. 9. ed. Barueri: Manole, 2014. SILVA, Reinaldo O. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. , 44 3 ABORDAGEM ESTRUTURALISTA E NEOCLÁSSICA Neste bloco, vamos definir os principais tipos de poder usados nas organizações de acordo com a Teoria Estruturalista; explicar quais são os principais tipos de autoridade e as funções definidas pela Teoria da Burocracia; identificar as principais abordagens desenvolvidas pela Teoria Neoclássica; distinguir as principais características e vantagens que administração e objetivos proporcionam às empresas; saber reconhecer e interpretar os conceitos de eficiência, eficácia e competitividade. O objetivo desse bloco é proporcionar uma visão geral da Teoria Estruturalista e Neoclássica, que poderá proporcionar importantes ferramentas para o administrador utilizar no alcance dos objetivos organizacionais, tornando a empresa mais competitiva. 3.1 Teoria Estruturalista A Teoria Estruturalista surgiu em virtude da oposição que se criou em torno da Teoria Clássica e Teoria das Relações Humanas e por conta do movimento estruturalista, iniciando em 1950 na Europa. Tal movimento teve como objetivo estudar e analisar a interdisciplinaridade das diversas ciências. Segundo Chiavenato (2014), o conceito de estruturalismo e estrutura é: • Estruturalismo é um método analítico e comparativo que estuda os elementos ou fenômenos com relação à sua totalidade, salientando seu valor; • Estrutura significa a análise interna de uma totalidade em seus elementos constitutivos, sua disposição e inter-relações, permitindo uma comparação, pois pode ser aplicado a coisas diferentes entre si. , 45 De acordo com os estruturalistas a sociedade moderna e industrializada, é uma sociedade que poderia ser denominada de “sociedade de organizações”, onde todos nós ficamos totalmente dependentes para viver e sobreviver nesse ambiente. Tais organizações são complexas, diferentes e o homem tem que exercer vários papéis diferenciados em cada uma, para poder atender os objetivos ou utilizar seus produtos/serviços. As organizações existem há muito tempo e sempre foi uma fonte de preocupação para estudiosos e críticos no sentido de entender e encontrar o melhor meio de administrar suas relações complexas e diferenciadas. Segundo Chiavenato (2014), o histórico e desenvolvimento das organizações podem ser explicados em quatro etapas: I. Etapa da natureza: são aquelas organizações pioneiras que existiam somente com base na utilização e exploração dos elementos da natureza. II. Etapa de trabalho: são aquelas organizações que começaram a utilizar um novo elemento que surgiu e revolucionou o modo de operação das organizações: o trabalho. Com esse novo elemento as organizações passaram não só a utilizar os elementos da natureza, mas também a transformá-los em novos produtos. III. Etapa do capital: conforme as organizações cresceram e se tornaram complexas, surgiu a necessidade de grandes investimentos na construção e operação de uma organização. Nessa terceira etapa, o capital começa a ficar mais importante que os elementos da natureza e do trabalho. IV. Etapa da organização: na quarta etapa, todas as anteriores se tornam dependentes da organização para administrar e alcançar os objetivos, dando relevância à Ciência da Administração e seus fundamentos como um novo elemento propulsor e necessário para a existência, sobrevivência e sucesso das organizações. , 46 Nessa época começaram a surgir inúmeros estudos a respeito das organizações, principalmente no sentido de entender a tipologia de cada uma, pois cada organização é diferente de outra. Diversos autores estudaram a Tipologia das Organizações com base em características que eram semelhantes e através de uma análise comparativa entre elas, poderiam classificá-las em classes ou tipos. Vamos comentar alguns desses autores. Tipologia de Etzioni De acordo com Etzioni, as organizações tinham as seguintes características comuns: • Divisão de Trabalho, atribuição de poder e responsabilidades: cada organização possui uma forma de separar os diversos tipos de áreas e atividades necessárias para alcançar seus objetivos organizacionais; • Centros de poder: cada empresa tem uma forma de distribuir o poder na organização, para controlar e avaliar o desempenho organizacional; • Substituição do pessoal: cada empresa tem uma maneira de selecionar, demitir ou promover seus funcionários para manter o desempenho necessário no sentido de alcançar seus objetivos. (CHIAVENATO, 2014, p. 296) Com base nessas características, Ezioni concluiu que para a empresa se manterno mercado onde atua e gerenciar corretamente tais características precisa estabelecer mecanismos de controle para distribuir recompensas e punições para alcançar os objetivos. Dessa maneira, Etzioni interpretou as organizações existentes em três tipos: I. Controle físico: para fazer com que o funcionário cumpra determinadas atividades ou para punir aqueles que não fazem ou fazem incorretamente, utiliza-se a punição através de ameaças, força, imposição, sanções físicas, etc. Esse modelo de controle corresponde ao poder coercitivo. II. Controle material: nesse modelo, para o funcionário cumprir suas atividades, a organização distribui recompensas materiais tais como prêmios, promoções, dinheiro, etc. Assim o funcionário se sente motivado a melhor seu desempenho profissional. , 47 III. Controle normativo: nesse modelo o funcionário cumpre suas atividades ou recebe premiações por bom desempenho, através de símbolos normativos tais como reconhecimento, consideração, prestígio, aceitação, etc. É o tipo de controle moral e ético, com base em valores, crença, ideologia e fé. Com base nesses três tipos de controle, Etzioni classificou as organizações como: • Organizações coercitivas: prisões, campos de concentração etc.; • Organizações utilitárias: empresas privadas, comércio, indústrias etc.; • Organizações normativas: hospitais, igrejas, ONGs, universidades, etc. Para melhor entendimento dessa classificação, vide tabela abaixo: Quadro 3.1 Tipo de organização Tipo de Poder Controle utilizado Ingresso e permanência do pessoal Envolvimento do pessoal Exemplos Coercitiva Coercitivo Prêmios e punições Coação, imposição, força, ameaça e medo Alienativo com base no temor Prisões e penitenciárias Normativa Normativo Moral e ético Convicção, fé, crença, ideologia Moral e motivacional como autoexpressão Igrejas, hospitais, universidades Utilitárias Remunerativo Incentivos econômicos Interesse e vantagem percebida Calculativa, busca de vantagens Empresas em geral Fonte: CHIAVENATO, 2014, p. 298 Tipologia de Blau e Scott As organizações, de maneira geral, têm relações internas com seus funcionários e proprietários e relações externas com clientes, fornecedores, investidores e outros. Os estudos nas organizações realizados por Blau e Scott, tiveram como foco analisar o beneficiário principal da organização. Nesse sentido as organizações foram classificas da seguinte forma: I. Associações de interesses mútuos: os principais beneficiários da organização são os membros que dela fazem parte. , 48 II. Associações de interesses comerciais: os principais beneficiários da organização são os próprios donos ou acionistas, é o caso da maioria das organizações privadas existentes. III. Organizações de serviços: quando os principais beneficiários da organização fazem parte de um grupo específico de clientes. IV. Organizações de Estado: o principal beneficiário da organização é o público em geral que faça parte daquele Estado. Analise a tabela abaixo para entender melhor: Quadro 3.2 Beneficiário principal Tipo de organização Exemplos Os próprios membros da organização Associação de beneficiários mútuos associações profissionais, cooperativas, fundos mútuos, consórcio etc. Os proprietários ou acionistas da organização Organizações de interesses comerciais Sociedades anônimas ou empresas familiares Os clientes Organizações de serviços Hospitais, universidades, organizações religiosas e agencias sociais, organizações filantrópicas O público em geral Organizações de Estado Organização militar, segurança pública, correios e telégrafos, saneamento básico, organização jurídica e penal Fonte: CHIAVENATO, 2014, p. 299 3.2 Teoria da Burocracia O sociólogo alemão Max Weber (1864-1920) foi o criador da Sociologia da Burocracia. Weber definiu que as organizações formais modernas devem se basear em leis que as pessoas, por serem racionais, acabam aceitando como válidas. As pessoas que interagem nas organizações modernas, também por serem racionais, aceitam que algumas pessoas sejam representadas pela autoridade da lei. A obediência é conseguida através das leis que são definidas formalmente. Toda sociedade, empresa ou grupo que se baseie em leis racionais é considerada uma burocracia. , 49 Na Teoria da Burocracia criada por Max Weber, as organizações burocráticas apresentam as seguintes características principais, segundo Chiavenato (2014): Caráter legal das normas e procedimentos: toda organização é administrada através de normas e regulamentos estabelecidos por escrito, descrevendo a maneira de como a organização deve funcionar. Isso torna a organização uma estrutura social e organizada onde cada um tem seus deveres e com poderes legais previamente estabelecidos; Caráter formal das comunicações: a burocracia estabelece que todo o tipo de comunicação deva ser formal (escrita), para que não haja problemas de interpretação e garante legitimidade em todas as ações e decisões comunicadas formalmente; Caráter racional e divisão de trabalho: significa que todo funcionário deve ser selecionado com base nas suas habilidades e capacitação técnica, para desenvolver determinada atividade e que suas futuras promoções devam ser baseadas no mesmo critério. Além disso, todo cargo existente na organização tem sua esfera de competência e responsabilidade previamente definida para alcançar os objetivos; Impessoalidade nas relações: toda atividade é distribuída com base no cargo e função, para que a pessoa de determinado cargo tenha tais atribuições não por conta dela e sim por conta do cargo que ocupa. Ou seja, o poder pertence ao cargo que é detentor impessoal do poder; Hierarquia da autoridade: todo cargo está subordinado a um nível superior, ao qual deve prestar contas. Isso significa que nenhum cargo fica sem supervisão. Rotinas e procedimentos padronizados: o ocupante de um cargo não pode fazer o que considera melhor, deve realizar todas as atividades estabelecidas em rotinas e procedimentos escritos, dando garantia à existência da disciplina organizacional; , 50 Competência técnica e meritocracia: na burocracia a escolha de pessoas para ocupar um cargo ou receber uma promoção, é baseada em critérios técnicos e não pessoais. Tais critérios estão estabelecidos com base no tipo de atividade a ser realizada, levando em conta a competência e a capacidade do funcionário, para realizar tal atividade com eficiência; Especialização na administração: na burocracia há uma nítida separação entre propriedade que pertence à empresa e propriedade pessoal do funcionário. Especifica ao funcionário que ele não é o dono do negócio, portanto não pode confundir sua propriedade pessoal com a propriedade da empresa; Profissionalização dos participantes: a burocracia estabelece cada funcionário como um profissional especialista, assalariado, ocupante de um cargo nomeado pelo superior imediato e por tempo indeterminado até que surja alguma alteração. Portanto, esse profissional deve seguir carreira dentro dos critérios estabelecidos na organização, não é dono da organização e deve ser sempre fiel ao cargo e objetivos que a empresa estabelecer; Completa previsibilidade de funcionamento: o princípio da burocracia é a previsibilidade, fazendo com que todos cumpram as normas e regras estabelecidas, para alcançar máxima eficiência. Tais características podem ser mais bem entendidas conforme figura abaixo: Fonte: CHIAVENATO, 2014, p. 267 Figura 3.1 , 51 Em seus estudos, Weber apresentou três tipos de sociedade, conforme cita Chiavenato (2014) que são: Sociedade tradicional: é o tipo de sociedade que possui características oriundas de uma tradição patrimonialista e patriarcal; Sociedade carismática:é o tipo de sociedade que possui características consideradas místicas e personalistas; Sociedade legal, racional ou burocrática: é o tipo de sociedade onde as normas impessoais e racionais predominam. Diversas vantagens foram definidas por Weber para o uso da Burocracia e vamos comentar algumas delas, de acordo com Chiavenato (2014): 1. Racionalidade para alcançar os objetivos organizacionais. 2. Precisão na definição de cargos e operações: uma vez que todos eles já estavam previamente definidos e documentados. 3. Rapidez nas decisões: devido à precisão de cargos e operações, cada um sabia o que devia ser feito, tornando a decisão mais ágil. 4. Univocidade de interpretação: como as operações e cargos estavam definidos e documentados, não havia dúbia interpretação. 5. Uniformidade de rotinas e procedimentos: a busca pela eficiência nos processos estimulava a padronização de procedimentos e rotinas, tornando-os uniformes. 6. Continuidade da organização: todos os funcionários que são substituídos por demissão ou promoção recebem as mesmas rotinas e treinamentos, dando continuidade à atividade sem muitos problemas. 7. Redução do atrito entre pessoas: como os cargos e atividades são previamente definidos e documentados, cada um sabe das suas responsabilidades e atividades, reduzindo o atrito na questão de definir quem executa cada função. , 52 O uso da burocracia não traz somente vantagens, pois é apropriado para as empresas que não apresentam muita imprevisibilidade nos seus processos e negócios. Das várias disfunções que a Burocracia proporciona e comentadas por Chiavenato (2014), vamos falar de algumas como: Internalização das Regras e Apego aos Regulamentos: como a burocracia valoriza o uso de rotinas e procedimentos em todos os cargos e operações, o funcionário se acomoda e realiza somente aquilo que está previsto em tais documentos, transformando os regulamentos, que são os meios necessários para realizar uma atividade ou operação em objetivos, tornando a organização inflexível; Excesso de Formalismo e Papelório: como tudo tem que ser formalizado por escrito, a empresa exagera no uso de formulários e papeis, tornando-se engessada; Resistência a mudanças: como todas as atividades e operações são previsíveis, de acordo com as regras e regulamentos, os funcionários se apegam tanto que criam resistência quando é necessário alterá-las; Superconformidade a rotinas e procedimentos: como o funcionário trabalha baseado em regras e regulamentos previamente definidos, ele fica acomodado nessa situação confortável, deixando de criticar ou sugerir mudanças; Dificuldade no Atendimento a Clientes e Conflitos com o Público: dificilmente uma regra ou regulamento contém 100% de todas as probabilidades possíveis de acontecer, principalmente quando se trata de atendimento a clientes. Nesse sentido, a rotina de apego a regras e regulamentos dificulta alguns passos no processo de atendimento, gerando conflitos com o cliente ou público. O modelo da burocracia é uma das bases da Teoria da Administração no estudo das organizações, assim como foi a Administração Científica de Taylor e a Teoria Clássica de Fayol. , 53 Para melhor compreensão, observe o mapa mental dessa Teoria: Fonte: CHIAVENATO, 2014, p. 280 Figura 3.2 Críticas da Teoria da Burocracia Conforme já explicado anteriormente, a Teoria da Burocracia também recebeu inúmeras críticas de outros estudiosos das Teorias de Administração. Vamos falar de algumas, de acordo com Chiavenato (2014): Excessivo racionalismo: a burocracia focou muito o racionalismo, mas nas organizações algumas áreas necessitam de liberdade para criar sem se apegar às regras e regulamentos tais como marketing, desenvolvimento de novos produtos e outras. Ou seja, o racionalismo é bom em algumas atividades específicas e não na empresa como um todo; Mecanicismo e teoria da máquina: assim como na Administração Científica e Teoria Clássica, a Burocracia estudou apenas os aspectos internos da organização como um sistema fechado com operações repetitivas; Conservantismo da burocracia: como já explicado anteriormente, o foco da Burocracia em regras e regulamentos, torna a empresa conservadora e fechada para inovações e mudanças; , 54 Abordagem descritiva e explicativa: na Administração Científica, Teoria Clássica e Teoria das Relações Humanas, os estudiosos focaram em abordagens prescritivas e normativas, onde cabia ao administrador prescrever uma situação e adotar uma norma estabelecida. A Burocracia adotou a abordagem descritiva e explicativa, fazendo o administrador descrever corretamente as funções e operações e explicá-las como deveria executá-las. 3.3 Teoria Neoclássica A Teoria Neoclássica foi criada por inúmeros autores, entre os quais destacamos Peter Drucker, Harold Koontz e Cyril O´Donnel. O foco da abordagem neoclássica foi estudar os aspectos formais da organização tais como: hierarquia, autoridade, divisão de trabalho, etc. Ela também ficou conhecida como Escola Operacional ou Escola do Processo Administrativo. Segundo Chiavenato (2014), as principais características da Teoria Neoclássica foram: Ênfase na prática da administração: os autores neoclássicos se preocuparam mais com os aspectos práticos das Teorias de Administração com ênfase no alcance dos objetivos organizacionais, sem aprofundar muito os conceitos teóricos até então conhecidos; Reafirmação relativa dos postulados clássicos: todos os postulados desenvolvidos na Teoria Clássica e Administração Científica são analisados e confirmados com uma visão mais moderna, ampla e flexível. Várias definições clássicas como divisão de trabalho, departamentalização, problemas de autoridade e responsabilidade, e outras mais, tiveram uma nova abordagem mais moderna e atualizada; Ênfase nos princípios gerais da Administração: os princípios clássicos definidos por Fayol (planejamento, organização, direção e controle) são realinhados numa visão mais ampla e moderna por diversos autores, reafirmando a importância desses princípios gerais para qualquer tipo de organização; , 55 Ênfase nos objetivos e resultados: toda organização só existe para alcançar objetivos e resultados. A importância de relacionar todas as atividades da empresa com base nos objetivos é ampliada e reforçada pelos autores neoclássicos. Tal ênfase foi tão importante que originou a conhecida Administração por Objetivos – APO; Ecletismo nos conceitos: a base da Teoria Neoclássica foi a Teoria Clássica e a Administração Científica, mas os autores neoclássicos foram ecléticos e deram uma visão mais moderna (final do século XX) aos conceitos clássicos existentes. Centralização x Descentralização Um tema bastante discutido pelos autores neoclássicos, com relação à autoridade e responsabilidade, foi a Centralização x Descentralização. Segundo eles, tanto a Centralização quanto à Descentralização, tem vantagens e desvantagens, conforme podemos verificar nos quadros abaixo: CENTRALIZAÇÃO VANTAGENS DESVANTAGENS Decisões tomadas por quem tem visão global da empresa Decisões tomadas na cúpula que está longe dos fatos e acontecimentos Tomadores de decisão do topo estão mais bem preparados do que os demais Decisões tomadas no topo estão distantes dos funcionários que conhecem a real situação/problema Decisões mais coerentes com os objetivos organizacionais Comunicação mais lenta e demorada Elimina esforços duplicados e reduz custos Informação fica distorcida quando passa por vários níveis Certas funções permitem mais especialização com vantagens DESCENTRALIZAÇAO VANTAGENS DESVANTAGENS Gerentes mais próximos do local da decisão Falta de uniformidade nas decisões, pois cada um decide de uma maneira Melhora a qualidade da decisão, pois mais pessoas
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