O Martins Associados é um grande escritório de advogados, com mais de 20 anos de atuação no estado de São Paulo e em todo o Brasil. Atualmente o escritório conta com mais de 800 clientes entre empresa

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ATIVIDADE 1 - JURIS - CONCEITOS DA ADMINISTRAÇÃO E ÉTICA EMPRESARIAL - 51/2024
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QUESTÃO 1
O Martins Associados é um grande escritório de advogados, com mais de 20 anos de atuação no estado de São Paulo e em todo o Brasil. Atualmente o escritório conta com mais de 800 clientes entre empresas médias e grandes, corporações de grande porte e pessoas físicas, entre eles artistas e empresários.
Com todo este tamanho e muitos clientes a Martins Associados acabou crescendo demais e contratando muitos funcionários “desnecessários”, ou seja, muitas sobras para cortar. E uma das áreas mais inchadas era o setor de contabilidade e seus sub setores de contas a pagar e receber, com 30 funcionários ao todo. Esses colaboradores muitas vezes estão perdidos no meio da papelada com diversas questões para resolver, como duplicatas a receber e a pagar, documentação contábil, boletos a pagar atrasados gerando juros, boletos a receber que simplesmente são esquecidos. São ao todo 21 processos de registros, ordens de compras, emissão de faturas, emissão de boletos, acompanhamento de contas a receber e a pagar, elaboração de folha de pagamentos, impostos a recolher e acompanhamentos dos clientes e de suas contas. Tudo precisando ser conferido, conferido de novo e casado. Um simples atraso de qualquer documento significava horas de horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e fornecedores raivosos.
Todo esse processo contábil era antigo com um passo a passo feito do seguinte modo: (1) o comprador (CC) envia um pedido de compra (PP) ao fornecedor, com cópia para o DPC. Quando o material enviado pelo fornecedor chega na recepção do escritório, um funcionário preenche o formulário descrevendo o material recebido e enviava ao DPC. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí o DCP tinha de conciliar três documentos: o PP, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão que tomava o tempo de todo o mundo.
Após anos dessa confusão o dr. Martins resolveu implantar o Sistema de Informática XXT para oferecer mais rapidez a todo o processo e dessa forma consegui reduzir toda a burocracia e enxugar os funcionários, ficando agora com 8 colaboradores. Tudo estava funcionando muito bem até que o dr. Martins foi visitar o escritório do seu amigo dr. Oliveira, um escritório ainda maior e com quase mil clientes. Para seu espanto a Oliveira e Associados tem apenas 3 funcionários para lidar com o mesmo departamento: o contador, o comprador e o financeiro, e tudo acontece de modo ágil e tranquilo.
Dr. Martins voltou para seu escritório com a seguinte decisão: “vamos fazer uma reengenharia de todo o processo da área contábil! Agora tudo está ainda mais organizado: a fatura e os três documentos foram eliminados. A papelada foi trocada por um processo ágil, simples e rápido em que a verificação e o controle são feitos diretamente por computador. O comprador do CC emite um pedido ao fornecedor e informa em um banco de dados on-line. Ao receber o material, a recepção verifica a compra pendente no banco de dados. Se corresponde, aperta uma tecla para informar a chegada do material e o computador emitirá automaticamente o cheque ao fornecedor no prazo previsto. Se não, a recepção devolve o material ao fornecedor. Na verdade, o redesenho do processo quase eliminou a necessidade do DCP. Este ficou com apenas 2 funcionários.
 
Pede-se
1) A Martins e Associados era burocrática em relação a sua área contábil. Procure descrever como era esse processo do ponto de vista da burocracia e de suas disfunções e como o departamento ficou agora com a reengenharia de acordo com a Teoria da Burocracia. Aproveite para explicar a sua opinião sobre a necessidade de papéis e documentos e quais seriam outras alternativas para agilizar uma empresa burocratizada?
 
ORIENTAÇÕES:
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