Manual Faturamento ed 1 - 26 08 2022

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SUPRIMED COMERCIO DE PRODUTOS 
AGROPECUÁRIOS LTDA 
 
 
 
 
 
MANUAL DE FATURAMENTO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
São Paulo – 08/2022 
 
 
 
1 
 
SUMÁRIO 
 
O DEPARTAMENTO DE FATURAMENTO E SUAS RESPONSABILIDADES .................................................. 2 
CAFIWIN: CLASSIFICAÇÕES DE CORES E SIGLAS E ATALHOS ................................................................... 4 
EDIÇÃO DE PEDIDOS ................................................................................................................................ 6 
VENDA ................................................................................................................................................. 6 
BONIFICAÇÕES..................................................................................................................................... 9 
FATURAMENTO DE PEDIDOS / BONIFICAÇÕES LIBERADAS .................................................................. 11 
EMISSÃO DE PEDIDO COM NÚMERO DE NOTA FISCAL E LOTES ....................................................... 11 
IMPRESSÃO DE PEDIDOS FATURADOS E ENVIO A EXPEDIÇÃO ............................................................. 15 
EMISSÃO DE DANFE, BOLETOS E XML ................................................................................................... 17 
RETIRADA DE PEDIDOS .......................................................................................................................... 21 
INCLUSÃO DE PEDIDOS ......................................................................................................................... 22 
ESTORNO DE PEDIDOS .......................................................................................................................... 23 
CANCELAMENTO DE DANFES – ANTES DE 24 HORAS ........................................................................... 24 
DEVOLUÇAO DE PRODUTOS – APÓS 24 HORAS .................................................................................... 25 
FATURAMENTO DE NOTA FISCAL DE DEVOLUÇÃO ........................................................................... 25 
VENDA FUTURA ..................................................................................................................................... 28 
REMESSA DE VENDA FUTURA ............................................................................................................... 29 
PEDIDOS COBASI ................................................................................................................................... 30 
AGENDAMENTO DE PEDIDOS PETZ – CDEM-SP .................................................................................... 31 
ROMANEIO ............................................................................................................................................ 34 
FECHAMENTO MENSAL ......................................................................................................................... 37 
PARA O ERRO DE CHAVE DE ACESSO EM DUPLICIDADE. ...................................................................... 39 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 
 
O DEPARTAMENTO DE FATURAMENTO E SUAS RESPONSABILIDADES 
 
O departamento de faturamento é responsável por dar andamento nos pedidos de venda 
que a empresa recebe, após eles terem sidos liberados pelo setor/departamento de crédito. Os 
pedidos são analisados quanto a questão de valores, quantidade em estoque e campanhas de 
venda, sendo liberados para faturar/gerar o número de nota fiscal e entregues a 
expedição/logística para separação dos produtos. Após a verificação, pela expedição de 
quantidades, lotes e embalagem, retorna ao sistema e o faturamento inicia o processo final, 
gerando a Danfe, os boletos e entregando a expedição para liberarem a entrega dos produtos 
aos clientes. 
Para a execução desses serviços a Suprimed utiliza 2 softwares, que precisam de login 
e senha para serem acessados. O CAFIWIN é o sistema responsável pelos cadastros de clientes, 
cadastro de produtos, edição e faturamento de pedidos, romaneios, relatórios, dentre outros 
serviços. 
 
O segundo software é o E-cafi, responsável pelo recebimento de números de notas 
geradas pelo Cafiwin, que na sequencia efetua a impressão das DANFES, distribuição dos XML 
e boletos aos clientes. Este software faz a integração das informações com o sistema Sefaz, do 
governo, desde a emissão das notas até suas correções fiscais ou cancelamento. 
 
3 
 
Após conhecer as ferramentas e uma breve introdução das principais tarefas realizadas 
pelo departamento de faturamento, abaixo consta o fluxograma do processo de recebimento e 
conclusão de um pedido de venda. 
 
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CAFIWIN: CLASSIFICAÇÕES DE CORES E SIGLAS E ATALHOS 
 
Os pedidos ao entrarem no sistema passam por classificações que destinam um local no 
sistema para ele ser trabalhado ou arquivado, mas todos sempre vão iniciar no campo “Situação 
Complementar(SC)”, na classificação “Origem(OR)”. 
As classificações do campo Situação Complementar(SC) são as seguintes: 
❖ AD – AGUARDANDO DANFE 
❖ AF – AGUARDANDO FATURAMENTO 
❖ AL – AGUARDANDO LINK (não utilizado) 
❖ AM – AGUARDANDO MERCADORIA 
❖ AP – AGUARDANDO PAGAMENTO (não utilizado) 
❖ AS – AGUARDANDO SEPARAÇÃO 
❖ AT – AGUARDANDO TERMO (ASSINATURA) 
❖ AV – AGUARDANDO VERIFICAÇÃO 
❖ DC – DANFE CONCLUIDA 
❖ DP – AGUARDANDO DEPÓSITO 
❖ OR – ORIGEM 
❖ PE – PEDIDO EMPRESTADO 
❖ PP – PEDIDO PROGRAMADO 
❖ PR – PEDIDO RETIRA 
❖ PV – PEDIDO VACINA (não utilizado) 
❖ RF – RESTRIÇÃO FINANCEIRA 
❖ RS – RESTRIÇÃO SERASA 
 
Estas classificações indicam aonde o pedido está após sair da origem e podem ainda ter 
uma subclassificação, que indicara o status desse pedido, no campo “Situação”: 
❖ P - PENDENTE 
❖ L - LIBERADO 
❖ F – FATURADO 
 
 
Os pedidos além de suas classificações de local (situação complementar) e status 
(situação), também possuem classificação de cor, o que indica se foi alterado, lançado em 
sistema internamente (quando não são os vendedores que lançam) ou bloqueados para edição, 
conforme tela abaixo. 
Situação Complementar 
Situação: Status Pendente, 
Liberado ou Faturado 
5 
 
 
 
 
Essas classificações de cores são realizadas na coluna “NÚMERO”, ao se clicar com o 
botão direito do mouse sobre o número do pedido e selecionar a opção desejada. 
 
 
 
Além das classificações, outro pondo importante é o acesso por meio de atalhos, que 
facilitam e agilizam os processos de aberturas de janelas de trabalho no dia a dia. Sendo eles: 
❖ C - Cadastro de Clientes 
❖ I - Inclusão de pedido de venda 
❖ K - Kardex – Controle de estoque (utilizado para ver preço e quantidades de 
produtos). 
❖ M - Pedido de venda 
❖ N - Manutenção de notas fiscais 
❖ P – Cadastro de produtos 
❖ T – Cadastro de transportadoras. 
❖ X - Cadastro de contas a receber (utilizado para impressão de boletos). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FINALIZADO PELO VENDEDOR - Quando o pedido chega no sistema.
PEDIDO INTERNO - Lançado internamente, não precisa aceitar para editar.
EM DIGITAÇÃO - Pedido em edição, bloqueado por usuario por algum problema.
ACEITO PELA MATRIZ - pedido aceito e editado, podendo estar liberado/faturado.
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EDIÇÃO DE PEDIDOS 
 
Venda 
Os vendedores inserem os pedidos através do aplicativo de celular e eles chegam no 
sistema “CAFIWIN”. Os pedidos chegam na “SC” (situação complementar) ORIGEM, onde é 
feita a análise de crédito pelo nosso departamento de cobrança, que consulta o CNPJ/CPF, 
Serasa e etc. (para cada caso). 
Após esta análise, é liberado e enviado para a Situação Complementar AGUARDANDO 
FATURAMENTO, onde o departamento de Faturamento dará prosseguimento no pedido. 
• Acessar o “CAFIWIN” e Clicar em Venda → pedido venda → Manutenção do Cadastro 
ou use o atalho “M”. 
• Mudar a “SC” para “AF” (Aguardando faturamento) e o campo “SITUAÇÃO” para “P” 
(Pendente). 
• Clicar sobre oícone a direita, de uma lupa com uma página ou apertar “F1” no 
teclado para pesquisar os pedidos e exibi-los. 
• Na coluna “NÚMERO”, clicar com o botão direito do mouse sobre o número do pedido 
e selecionar a opção “3 – Aceito pela Matriz”. Ele ficará na classificação de cor verde e 
destravado para edição. 
• Com a linha do pedido ainda selecionada, (ela fica toda azul, conforme acima) apertar 
“F3” para abrir a janela de alteração/Manutenção de Pedido de Venda. 
 
7 
 
• Os pedidos devem ser arrumados de acordo com as tabelas específicas de cada 
laboratório. As tabelas são constituídas pelos preços que podem ser praticados e 
campanhas mensais (promoções, bonificações, brindes e etc.). 
• Ao apertar o “F3”, poderá ou não aparecer a janela de observações diversas, conforme 
abaixo. Deve se atentar a solicitações de alteração de preço, bonificação, diluição, entre 
outras. 
 
• Verificar as anotações apertando “F2”, como alterações e outros a serem efetuados no 
pedido, antes dos parâmetros, pois quando há alteração nos parâmetros e na sequencia 
se aperta do “F2”, ele reseta e não salva as alterações realizadas nos parâmetros. 
• Aba “PARÂMETROS”: 
Banco - Suprimed (999) para depósito ou bonificação **os valores de depósitos devem 
bater com o valor faturado**/ Itaú (341) / Banco do Brasil (001). Só altera nas 
bonificações ou se não vier errado. 
Condição de Pagamento – A vista ou parcelado em diversos prazos. Só alterar se 
solicitado pelo vendedor e após aprovado pela credito. 
Transportadora: só altera a pedido da logística ou se for retira (002). 
Carteira: indica se é boleto, antecipado, antecipado com desconto, dinheiro ou carteira 
(pedidos de funcionários ou bonificações). Só alterar se solicitado ou necessário 
retificar. 
Natureza de operação fiscal: indica o tipo de CFOP, Venda Mercadoria Adquirida de 3º 
para dentro do estado (5102) ou Bonificação dentro do Estado (5910), são as mais 
utilizadas, mas no caso de venda, manter a 5102. 
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• Aba “DIVERSOS”: Pode conter observações do pedido. Essas observações são 
inseridas na janela de finalização do pedido, como por exemplo, a sigla de quem editou 
o pedido e podem ser consultadas posteriormente nessa janela. 
• Aba “TEXTO NOTA” Utilizada para pedidos da empresa Petz/Pet Center ou caso 
queira destacar algo na nota fiscal. Coloca-se o número de pedido da Petz, que é 
recebido na janela “OBSERVAÇÕES DIVERSAS” / “F2”, observações do pedido. 
• Aba “LINKS”: Repete o número de pedido da Petz/Pet Center ou o que foi inserido em 
“TEXTO NOTA”. 
• Aba “GERAL”: Deve se conferir os valores dos produtos de acordo com as tabelas e 
campanhas. 
Para alterar o valor de um produto deve se clicar primeiro no campo “PRODUTO”, vai 
solicitar senha, não preencher, só clicar em “OK” e prosseguir. Serve também como 
meio de “Salvar” campos digitados em outras abas (Texto/links). Dar duplo clique no 
produto que quer alterar, habilitará pra alterar quantidade e valor. Na parte de valor, se 
apertar “F9”, é possível efetuar diluições e dar descontos de percentagem. 
Produtos Zoetis possuem seus preços classificados em tabelas de 1 a 12 e caso queira, 
pode se alterar todos os preços do pedido para uma tabela especifica. Basta clicar em 
“PRODUTOS” e apertar “F4” e escolher a tabela e clicar. Para pedidos da Petz/Pet 
center, produtos Zoetis, é a tabela 9. Produtos da Vansil, para Petz/Pet Center, é tabela 
especifica. 
Para alterar para valores que estão abaixo da tabela, será necessário utilizar uma senha 
numérica de aprovação/confirmação (1632). Essa mesma senha é utilizada para 
desbloquear pedidos travados. 
• FINALIZANDO as alterações, apertar “Esc” para sair. Aparecerá a janela de descontos 
e confirmação, conforme abaixo. 
 
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• Colocamos na “OBSERVAÇÃO” o que foi feito, com “CONCEDIDO” OU 
“DILUIDO” e a letra inicial do nome de quem realizou as alterações. Acrescenta-se 2% 
de desconto, caso seja pagamento antecipado com desconto e verifica-se as condições 
de pagamento. Finalizar clicando ou apertando “ESC”. 
• Ao sair do pedido, retorna para janela inicial “PEDIDO DE VENDA”. Selecionar na 
lista o pedido que acabou de arrumar e apertar ou utilizar o atalho “F7”, para 
alterar a “SITUAÇÃO” do pedido de “P” (Pendente) para “L” (Liberado)”. 
Todos os pedidos Arrumados e Liberados estão prontos para serem FATURADOS. 
 
Bonificações 
Bonificação é um pedido gerado com o intuito de conceder uma gratificação/premiação 
a um cliente. Não tem custos para o cliente, somente para empresa. 
Assim como os pedidos de venda, a bonificação chega no sistema “CAFIWIN” na 
“ORIGEM” ou, caso tenha sido lançada/efetuada por alguém do faturamento, sua “SC” 
(Situação Complementar) será a mesma do pedido. 
As bonificações podem ser de 2 tipos, em “NOTA DE BONIFICAÇÃO” ou “DILUIDA 
NO PEDIDO”. 
Quando realizada em “NOTA’, significa que haverá uma nota fiscal para o pedido de 
venda e uma nota fiscal para a bonificação. 
Quando “DILUIDA”, significa que a bonificação será dada no próprio pedido de venda. 
Para isso, o valor total do pedido permanecerá o mesmo, será acrescentado o produto a bonificar 
e haverá uma redução de valores dos outros produtos a fim de compensar o valor da bonificação 
incluída. *Importante: os valores dos outros produtos, que compensam a bonificação, não 
podem ficar abaixo dos valores de tabela/campanha. Diluições ocorrem em produtos da mesma 
marca/empresa. 
Seguir os passos de edição de pedido anterior, mesma forma de acesso ao sistema, 
selecionar e abrir o pedido para edição. Porém haverá as seguintes diferenças na hora de editar 
os preços e parâmetros: 
• Aba “PARÂMETROS”: 
Banco - Suprimed (999). 
Condição de Pagamento – Remessa / Bonif. (1180). 
Transportadora: só altera a pedido da logística ou se for retira (002). 
Carteira: Carteira (007). 
Natureza de operação fiscal: Bonificação D. Estado (5910) 
• Os preços de Bonificações são reduzidos ou possuem tabela especifica. 
Para Zoetis será a tabela 7. 
E para outras, será o custo do produto mais uma porcentagem especifica. Esse custo é 
encontrado no “CAFIWIN” → Estoque → Kardex – Ficha de Estoque. Ou utilizar a 
tecla de atalho “K”. Aparecerá a lista de produtos e abaixo haverá um campo, 
“DESCRIÇÃO”, para digitar o nome do produto que está procurando. Após preencher, 
basta clicar sobre “F4 Consultar” ou apertar a tecla “F4”. Surgira, conforme abaixo, uma 
tela com especificações de preços do produto e é só observar o preço de custo. 
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ALGUNS EXEMPLOS: 
ARENALES - Custo + 10% 
MSD – Custo + 15% 
NUTRIPHARME – Custo + 10% 
VANSIL - Custo + 10% 
UNIQUE - Custo + 10% 
ZOOHEALTH - Custo + 10% 
 *PREÇO PATRÃO - Custo + 10% 
*PREÇO FUNCIONÁRIO – Tab 1 (-15%). Apenas para Zoetis Tab 7. Alguns produtos 
não incidem ICMS, então não terão descontos. Costumam não vir com um traço após o 
nome no pedido, como o Calminex por exemplo. 
 
• FINALIZANDO as alterações, apertar “Esc” para sair. Aparecerá a janela de descontos 
e confirmação. 
• Colocar na “OBSERVAÇÃO a letra inicial do nome de quem realizou as alterações. 
Finalizar clicando ou apertando “ESC”. 
• Ao sair do pedido, retorna para janela inicial “PEDIDO DE VENDA”. Selecionar na 
lista o pedido que acabou de arrumar e apertar ou utilizar o atalho “F7”, para 
alterar a “SITUAÇÃO” do pedido de “P” (Pendente) para “L” (Liberado)”. 
Todos os pedidos Arrumados e Liberados estão prontos para serem FATURADOS. 
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FATURAMENTO DE PEDIDOS / BONIFICAÇÕES LIBERADAS 
 
Emissão de pedido com número de nota fiscal e lotes 
Após o pedido ser arrumado e liberado, será faturado. Nesse processo, são incluídos os 
lotes, gerado o número de nota fiscal e os boletos. 
• Acessar o “CAFIWIN” e Clicar em Venda → pedido venda → Manutenção do Cadastro 
ou use o atalho “M”. 
• Mudar a “SC” para “AF” (Aguardando faturamento) e o campo “SITUAÇÃO” para “L” 
(Liberado). 
• Clicar sobre o ícone adireita, de uma lupa com uma página ou apertar “F1” no 
teclado para pesquisar os pedidos e exibi-los. 
• Na coluna “NÚMERO”, selecionar o pedido e clicar em “F8 – Faturar” ou apertar “F8”. 
Abrirá a tela abaixo. Clicar sobre “ATRIBUIR LOTES (F3)” ou apertar a tecla “F3” 
• A descrição dos produtos ficará verde, indicando que tem 100% dos lotes disponíveis. 
Se ficar vermelho, significa que não tem a quantidade total, só parcial. Caso fique preto, 
não tem o produto disponível em estoque. Em ambos os casos, vermelho ou preto, 
deverá comunicar o vendedor para diminuir a quantidade ou retirar o produto do pedido. 
• Na coluna “NÚMERO”, selecionar o pedido e clicar em “F8 – Faturar” ou apertar “F8”. 
Abrirá a tela abaixo. 
 
 
• Clicar sobre “ATRIBUIR LOTES (F3)” ou apertar a tecla “F3”. Caso tenha sido 
solicitado um lote específico pelo vendedor, e assim conseguimos selecionar o lote desejado 
• Pode ser colocar todos os lotes de uma vez, ao. clicar sobre “ATRIBUIR LOTE A 
TODOS OS ITENS (F5)” ou apertar a tecla “F5”. Automaticamente puxa o lote com 
vencimento mais curto. 
12 
 
• Apertar “ESC” para sair. Abrirá a tela do pedido abaixo. Clicar em “SIM”, para 
confirmar o faturamento. 
 
• Abrira a tela de “Faturamento de pedido, parâmetros”, onde será possível verificar se a 
CFOP (Natureza da operação) está correta. 
• Clicar sobre “F5 – SALVAR” ou apertar “F5”. 
• Caso seja alguma retirada ou a logística solicite, serão alterados os campos 
“Transportadora, Qtd. Volumes, Espécia, Peso líquido e Peso Bruto”. O Assunto 
“RETIRADA DE PEDIDOS” será abordado mais à frente. No momento, só salvar e 
prosseguir. 
 
 
13 
 
• Aparecerá a janela que indica que a nota fiscal foi gerada com sucesso. Clicar sobre 
“OK” 
 
 
• A tela seguinte, abaixo, abrira a janela “IMPRIMIR”. Não imprimir a Duplicata / 
Boleto, pois será impressa no futuro após ser gerado o DANFE da nota fiscal. Clicar 
sobre “CANCELAR”. 
 
 
• A última tela desse processo, abre a janela “ATENÇÃO”, logo abaixo, que indica que 
as Duplicatas/Boletos foram gerados no sistema. Clicar sobre “OK” para confirmar e 
finalizar o faturamento. 
 
 
 
14 
 
 
 
• Voltará para a tela inicial de lista de pedidos “Liberados”, no “SC” - “Aguardando 
Faturamento”. O pedido que acabou de ser faturado não constará mais nessa lista, pois 
o sistema o envia automaticamente para a “Situação” “FATURADO” – “F”, onde nos 
próximos passos será impresso e transferido via sistema para “SEPARAÇÃO” para a 
logística/expedição. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 
 
IMPRESSÃO DE PEDIDOS FATURADOS E ENVIO A EXPEDIÇÃO 
 
Após o pedido ser arrumado, liberado e faturado. Será agora impresso e enviado a 
expedição. 
• Caso já esteja no sistema “CAFIWIN”, no “SC” / “AF”, só alterar o campo 
“SITUAÇÃO” para “F” (Faturado). 
• Clicar sobre o ícone a direita, de uma lupa com uma página ou apertar “F1” no 
teclado para pesquisar os pedidos e exibi-los. 
• Ordenar os pedidos pela coluna “NR. NOTA”, de forma crescente. Anotar o primeiro e 
o último número das notas **Observando se não há quebra na sequência**. 
 
• Clicar sobre “F6 – RELATÓRIOS” ou apertar “F6”. Abrirá a tela de “GERENCIADOR 
DE IMPRESSÕES” 
• Preencher o número da nota inicial e o da nota final e clicar sobre “IMPRIMIR”. Abrira 
a os pedidos em um pdf e basta dar o comando de imprimir. Apertar “ESC” ate voltar a 
janela dos pedidos. 
 
16 
 
• Carimbar as folhas com o carimbo “SEPARADO/CONFERIDO”. 
• Caso haja mais de um pedido para o mesmo cliente, a quantidade de vezes carimbada 
na folha deve espelhar a quantidade de pedidos juntos e grampeados. Por exemplo 2 
pedidos: Devem ser grampeados juntos e na primeira folha receber 2 carimbos. 
• Mudar a “Situação Complementar – SC” de AG (Aguardando Faturamento) para AS 
(Aguardando Separação). Para isso, seguir os seguintes passos: 
Selecionar o pedido → Clicar sobre “F11-SIT. COMPL.” ou apertar “F11” → Clicar 
sobre “MUDAR SITUAÇÃO” → Escolher “AGUARDANDO SEPARAÇÃO” → 
“SALVAR” → Apertar “ESC” até voltar a janela da lista de pedidos. O Pedido jão estará 
mais na lista pois foi movido para outro local / Situação Complementar. 
 
 
• Após o envio dos pedidos via sistema, pegar os pedidos impressos e entregar na 
expedição para separação. 
17 
 
EMISSÃO DE DANFE, BOLETOS E XML 
 
Após a separação dos pedidos pelo expediente, sua nova Situação Complementar no 
Cafiwin será “AGUARDANDO DANFE” - “AD”. 
• Acessar o “CAFIWIN” e Clicar em Venda → pedido venda → Manutenção do Cadastro 
ou use o atalho “M”. 
• Mudar a “SC” para “AD” (Aguardando Danfe) e o campo “SITUAÇÃO” não precisa 
ser preenchido. 
• Clicar sobre o ícone a direita, de uma lupa com uma página ou apertar “F1” no 
teclado para pesquisar os pedidos e exibi-los. 
• Ordenar os pedidos pela coluna “NR. NOTA”, de forma crescente. Anotar o primeiro e 
o último número antes da quebra de sequência. *Observar que as quebras na sequência 
podem ser de notas já tiradas ou que ainda estão em separação*. 
• Acessar “CAFIWIN” e Clicar em “N.F ELETRONICA” → Preencher o número inicial 
e o final → Clicar em “GERAR”. O sistema enviara os arquivos para o “E-CAFI”, que 
faz a integração com a Sefaz (Secretaria do Estado da Fazenda) e imprimi os DANFES. 
• 
 
 
• Abrir o sistema “E-CAFI” vi ícone que está na área de trabalho. 
• 
• Será necessário digitar usuário e senha para logar. 
• Após aberto, clicar sobre “ENVIAR”. 
• O “E-CAFI” fará o envio dos arquivos ao Sefaz e a impressão dos Danfes sairá 
automaticamente na impressora. Só não haverá a impressão do Danfes caso alguma nota 
fiscal seja rejeitada pelo sistema por falta de dados ou divergência. Como falta de 
Inscrição Estadual ou Contribuinte declarado como não contribuinte no sistema. 
18 
 
 
As Danfes devem ser anexas aos boletos, que devem ser impressos via sistema 
“CAFIWIN”, a seguir. 
• Acessar o “CAFIWIN” → Clicar em “FINANCEIRO’ → “CONTAS A RECEBER” → 
“MANUTENÇÃO DO CADASTRO” OU USE O ATALHO “X”. 
 
19 
 
• Clicar sobre “F6 RELATORIOS” ou apertar a tecla “F6”. 
• Na janela “Gerenciador de impressões”, digitar a senha TUDO e preencher os números 
iniciais e final de acordo com a mesma sequência que usou para imprimir as Danfes. 
• OBSERVAÇÃO: após o traço, no campo “NÚMERO INICIAL”, preencher com o 
número 1. E após o traço no campo “NÚMERO FINAL” preencher com a letra Z. 
Respeitar todos os zeros que cada nota fiscal possui no início de sua numeração. 
• Clicar sobre “BOLETO (LASER)” e aguardar a impressão. 
 
• Os boletos devem ser cortados, pois ocupam somente meia folha e anexados na parte de 
trás dos DANFES com grampos em ambos as laterais. 
• Caso não haja boletos e seja depósito, colar um post it na parte da frente da Danfe 
indicando “Deposito ok”. 
• Cuidado para o boleto não ficar rente à parte superior da DANFE, que possui linha 
tracejada e indica que o canhoto da DANFE será destacado, pois pode danificar o boleto 
na hora de destacar o boleto. Pedido + bonificação, juntar normalmente, deixando a 
folha de baixo levemente acima da primeira, para que apareça seu canhoto. Pedido + 
Pedido ou Pedidos com mais de 1 folha, a folha de cima não pode cobrir a numeração 
de DANFE da folha de baixo, por isso grampear a folha de baixo deslocada mais para 
cima. Vide exemplos abaixo. 
• Entregar ao expediente. Será anexado aos produtos embalados e entregue ao cliente 
 
 
 
20 
 
BONIFICAÇÃO + PEDIDO 
 
 
 
 
 
 
• PEDIDO + PEDIDO OU PEDIDOS COM 2 FOLHAS 
 
 
 
 
 
 
 
• Mudar a “Situação Complementar” dos pedidos, após as Danfes e os boletos para 
“DANFE CONCLUIDA”. 
21 
 
RETIRADA DE PEDIDOS 
 
Alguns clientes podem optar por retirar seu pedido na empresa, devido a fatores de 
urgência. O processo de recebimento e edição do pedido será o mesmo relatado anteriormente, 
porém o pedido não é liberado de imediato após ser arrumado,pois ele sai do “AF” e deve ser 
enviado para o “PR – PEDIDO RETIRA”, onde ficará até o cliente comparecer na empresa e 
solicitar a retira. 
Quando o cliente chegar à empresa, será feito a liberação e faturamento do pedido, 
seguido da separação e entrega ao cliente pelo pessoal do estoque. 
• Acessar o “CAFIWIN” e Clicar em Venda → pedido venda → Manutenção do Cadastro 
ou use o atalho “M”. 
• Mudar a “SC” para “PR” (PEDIDO RETIRA) e o campo “SITUAÇÃO” para “P” 
(Pendente). Em alguns casos, pode estar ainda no “AF-Aguardando faturamento”. 
• Clicar sobre o ícone a direita, de uma lupa para pesquisar os pedidos. 
• Caso o pedido já esteja arrumado, apertar “F7” para liberar. 
• Mudar a “Situação” para “Liberado” e iniciar o faturamento. 
• Agregar os lotes e alterar a tela de parâmetros para: 
Verificar CFOP (Natureza da operação) está correta. 
Transportadora: alterar para 002 – Retira. 
Qtd. Volumes: 1 ou 2. Se o produto for de geladeira 1 isopor, se for secos 1 papelão. Se 
for necessário tanto o papelão quanto o isopor, preencher como 2 volumes. Só os 
números! 
Espécie: Marcar como papelão, isopor, ou os dois. Não por números nesse campo! 
Peso líquido e Peso Bruto: Geralmente para poucos volumes é 10,000 / 10,000. Para 
quantidades maiores verificar com o expediente/logística. 
Salvar e finalizar normalmente, dar ok, não imprimir duplicata e dar ok novamente. 
• Imprimir o pedido com número de nota fiscal, que está agora no “AF” / “F” Faturado, 
e carimbar. 
• Efetuar os passos de “EMISSÃO DE DANFE, BOLETOS E XML” Caso não haja 
boletos e seja depósito, colar um post it na parte da frente da Danfe indicando “Deposito 
ok”. 
• Juntar o pedido impresso e carimbado, com a Danfe e boletos e entregar a expedição, 
informando a eles que se trata de um retira. 
• Enviar via sistema o pedido para a “Situação Complementar” “DC – DANFE 
CONCLUIDO”. 
 
 
 
 
 
 
22 
 
INCLUSÃO DE PEDIDOS 
 
O Faturamento utiliza a inclusão de pedidos pra colocar no sistema bonificações que 
não tenham sido lançadas pelos vendedores. 
• Acessar o “CAFIWIN” e Clicar em Venda → pedido venda → pedidos ou use o atalho 
“I”. 
• Preencher com o número do cliente e dar “Enter”. Informará que o cliente possui um 
pedido pendente, continuar clicando em “SIM”. 
• Preencher os parâmetros igual é feito nas bonificações e clicar no campo “PRODUTO” 
para salvar as informações incluídas. 
• Clicar sobre produto novamente e dar Enter para abrir a listagem de produtos e escolher 
qual produto quer incluir e apertar “Enter” novamente. Colocar as quantidades e preço 
de bonificação, se for o caso. 
• Clicar em “ESC” ou apertar “ESC” para sair do pedido. 
• Abrir o “M” novamente e pesquisar pelo número do cliente. Aparecerá o pedido recém 
lançado, que deve ter sua “SC” alterada para o mesmo local que esteja o pedido de 
venda, para que sejam faturados juntos. (Pedido de venda + Pedido de bonificação). 
 
 
 
 
23 
 
ESTORNO DE PEDIDOS 
 
Quando os pedidos são faturados, ou seja, recebem número de nota fiscal, mas ainda 
não tiveram a DANFE gerada, podem ser estornados. Estornar um pedido significa tirar o 
número de nota fiscal do pedido e deixar esse número disponível para outro pedido, além de 
possibilitar que o pedido estornado possa ser alterado. 
• Acessar o “CAFIWIN” e Clicar em Venda → Nota fiscal ou Apertar “N”. 
• Preencher o número da nota fiscal clicar sobre a lupa de pesquisa. 
• Clicar sobre “F4 Consultar” ou apertar “F4” para anotar as informações de 
Transportadora, Volume, Espécie e Peso. Em alguns casos o pedido a ser estornado 
pode estar no “AD” Aguardando Danfe e é estornado apenas para corrigir algo e será 
faturado na sequência, por isso essas informações deverão ser relançadas quando ele for 
refaturado. 
• Após anotar as informações, clicar sobre “F7 Estornar” 
• Apertar “Esc” para sair. 
 
 
 
 
 
24 
 
CANCELAMENTO DE DANFES – ANTES DE 24 HORAS 
 
Quando por algum motivo o cliente optar por cancelar a compra e essa solicitação é em 
menos de 24 horas a partir da data de emissão do Danfe, é possível cancelar essa nota no sistema 
“E-CAFI” e no “CAFIWIN”. 
• Verificar se o pedido está na empresa e avisar a logística para não entregar. 
• Caso já tenha sido entregue pela transportadora própria aguardar retornar os produtos 
para cancelar. 
• Caso já tenha sido entregue pela transportadora externa, como pela MF, avisar a 
logística e só cancelar só no E-Cafi (Sefaz), para não perder o prazo e deixa o pedido 
no “Aguardando Verificação”, para quando retornar os produtos, verificar a integridade 
e lote antes de cancelar no “Cafiwin”. Será necessário comunicar a transportadora, 
devido ao cancelamento da nota, retira do produto enviado errado ou outros fatores. 
 
• CANCELAMENTO NO E-CAFI: 
Acessar o “ECAFI” → Clicar em “NFe (SAÍDA) → Digitar no campo “Nota fiscal” o 
número da Nota fiscal a ser cancelada → Clicar sobre “Buscar” → Ao aparecer a nota, 
clicar sobre CANCELAR NOTA”. O sistema indicará como motivo erro de emissão, 
não precisa alterar. Pedira confirmação para envio de xml de cancelamento, será 
necessário confirmar. A Situação da Nota fiscal no sistema passara para cancelada. 
 
• CANCELAMENTO NO CAFIWIN: 
Acessar o “CAFIWIN” e Clicar em Venda → Nota fiscal ou Apertar “N”. 
Preencher o número da nota fiscal clicar sobre a lupa de pesquisa. 
Clicar sobre “CANCELAR”. Abrira uma janela que solicitará para escrever o motivo 
do cancelamento e tem a opção de assinalar “Excluir pedido”. OBS. Só excluir pedido 
se for solicitado, pois geralmente o que ocorre é que ao cancelar a nota fiscal o pedido 
fica disponível para edição e correção. Agora se excluir, ele sumira do sistema. 
Dependendo do caso, o pedido voltara para “Aguardando Faturamento” ou 
“Aguardando Verificação”, podendo ser alterado e faturado ou excluído após os 
produtos retornarem a empresa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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DEVOLUÇAO DE PRODUTOS – APÓS 24 HORAS 
 
Quando ocorrer a solicitação de cancelamento e já houver passado de 24 horas, haverá 
2 possibilidades para cancelar essa nota fiscal: 
1 – Solicitar ao cliente que faça uma nota fiscal de devolução, informando quais 
produtos serão devolvidos. 
2 – Fazer a recusa de recebimento na própria nota fiscal recebida da Suprimed, 
informando o motivo e devolvendo os produtos. 
Em ambos os casos, os produtos devolvidos devem dar entrada no estoque da empresa, 
para serem vendidos novamente. Só após essa etapa, se for o caso, é gerado um novo pedido ao 
cliente com o produto correto. Para este tipo de devolução é necessária a participação de outros 
departamentos. Segue abaixo as etapas do processo de devolução: 
1. O cliente faz a nota fiscal de devolução ou recusa. 
2. A Logística (Matheus) solicita a retira do produto e da nota fiscal de devolução. 
3. A Logística (Matheus) confere o produto quando chega 
4. A Logística passa a nota fiscal de devolução para o Fiscal (Natalia), que dará entrada 
do produto no sistema, através de um pedido que vem com a classificação de cor “rosa’. 
5. Faturamos o pedido de entrada, da devolução. 
6. O Financeiro (Fernanda) dá baixa em valores e retifica o sistema. 
7. A Cobrança (Mercia) retifica no Banco e envia os boletos, caso haja, ao vendedor. 
8. O vendedor(a) envia ao cliente os boletos e a nota fiscal corrigida, caso haja um novo 
faturamento de pedido. 
 
Faturamento de nota fiscal de Devolução 
Conforme etapa 5, vamos faturar o pedido de devolução. 
• Acessar o “CAFIWIN” e Clicar em Venda → pedido venda → Manutenção do Cadastro 
ou use o atalho “M”. 
• Mudar a “SC” para “AF” (Aguardando Faturamento) e o campo “SITUAÇÃO” 
Pendente. 
• A classificação de cor das devoluções é rosa/salmão. 
• 
 
26 
 
• O fiscal entregará a nota recebida da logística para verificação dos lotes e produtos, que 
devem ser o mesmo do pedido do Cafiwin. 
• Não precisa mexer em valores, “Liberar” o pedido.• “Faturar” apertando o F8, abrira a uma janela para primeiro referenciar os produtos. Dar 
um clique sobre o ícone de uma bola vermelha, que consta no final de cada nome do 
produto. 
 
 
• Abrirá a tela de referência. Dar um duplo clique sobre o nome do produto que se quer 
referenciar e colocar a quantidade de saldo igual a quantidade usada e na sequência, 
clicar sobre “Adicionar”. Depois fechar e ir referenciar o próximo produto, um a um. 
 
27 
 
• A referência estará correta quando o ícone vermelho passar para a cor verde. Dar Esc 
par fechar a janela de referência ao terminar e ficar tudo verde. 
 
 
• Na tela de parâmetros, constara a CFOP 1202 “Devolução de Mercadoria”. A 
transportadora será 002 Retira. Em “PLANO DE CONTAS” Escolher a opção 
“DEVOL. VENDA DEB.” e “Salvar” para concluir. 
 
• Mudar a “SC” para “AD” (Aguardando Danfe). 
• Quando gerar o DANFE, entregar junto com a nota fiscal de devolução ao departamento 
fiscal para concluir o serviço. 
28 
 
VENDA FUTURA 
 
A Venda futura é um modo de compra em que o cliente realiza uma compra, mas não 
retira os produtos de imediato, deixando para fazer isso através de uma remessa de venda futura. 
É utilizado por clientes que desejam comprar grandes quantidades, obtendo maiores descontos 
e não tem como armazenar isso em seus estoques, ou se for vacinas, em suas câmaras frias, 
retirando proporcionalmente conforme sua demanda. 
Geralmente vem discriminado no pedido de venda, em observações, que foi autorizado 
por Alessandra ou Anderson. 
• Proceder com a conferência de valores e quantidades, conforme “Edição de pedidos”. 
• Em “Parâmetros” conferir se a Transportadora está 002- “Retira” e a CFOP (Natureza 
da operação fiscal) está como 5922 – VENDA P/ ENTREGA FUTURA. 
• Não alterar “Condição de pagamento, Carteira e Banco”. 
• Liberar o pedido para ser faturado. 
• Ao faturar, apertando “F8”, NÃO AGREGAR OS LOTES, pois não haverá saída de 
produtos por ser venda futura, para ser entregue no futuro. Conferir se a CFOP e a 
transportadora estão corretas e salvar. 
• Após faturar, enviar o pedido para a “SC” “DANFE CONCLUIDA” e iniciar o 
procedimento de emissão de DANFE e BOLETOS. 
• Juntar Boletos e Danfe, colocar em um envelope pardo e aguardar a primeira “Remessa 
de Venda Futura” para enviar ao cliente. As vias digitais, boleto e xml, vão por e-mail 
no momento que é gerado o Danfe. 
• Ao gerar a primeira Remessa de Venda Futura, serão entregues, fisicamente, Danfe da 
Venda, Boletos e Danfe da Remessa junto com os produtos. 
• Para concluir, lançar na planilha “Futuras Originais”, que fica na pasta “Venda Futura”, 
na repartição “Dados”, no computador, a venda realizada. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
29 
 
REMESSA DE VENDA FUTURA 
 
Para realizar a “Remessa de venda futura” é necessário acessar a planilha “Futuras 
Originais”, pois os valores negociados devem ser mantidos conforme a “Venda futura” e deve 
ser ter atenção para não enviar quantidades superiores a adquirida na venda. 
• Ao receber o pedido de remessa de venda, primeiro verificar os parâmetros: 
Banco Suprimed, Cond. Pgto 1180, Carteira 007. 
Conferir a CFOP 5117 (Remessa Venda Futura) e dar um clique sobre a numeração da 
CFOP. 
• Vai habilitar a edição do campo “TEXTO NOTA”, onde será necessário referenciar a 
que nota fiscal de venda aquela remessa pertence. 
 
 
• Editar os valores conforme constam, para aquela nota fiscal, na planilha “Futuras 
Originais” e se tem saldo a retirar disponivel. Na sequência, “Liberar” para “Faturar”. 
• Para “FATURAR” / “F8”, será necessário referenciar as quantidades com a nota fiscal 
da venda realizada. Este referenciamento é o mesmo relatado no capítulo sobre 
“Faturamento de Nota fiscal de devolução”. 
• Após referenciar, “Agregar os lotes”, conferir os parâmetros e salvar, igual é feito 
normalmente nos pedidos de venda. 
• Seguir os passos anteriores de “Impressão de pedido e Emissão de Danfe”. Por se tratar 
de uma “Remessa”, não haverá boletos, pois já foram emitidos anteriormente no 
momento da venda. 
• Caso seja a primeira Remessa desse cliente, dessa nota fiscal de venda futura, colocar a 
Danfe da Remessa grampeada na parte da frente do envelope que consta a Danfe de 
venda e os boletos, para serem enviados ao cliente junto com os produtos. 
• Atualizar na planilha “Futuras Originais” as quantidades de saída da “Remessa de 
Venda Futura”. 
 
 
 
 
30 
 
PEDIDOS COBASI 
 
A Cobasi é um cliente da Suprimed, que possui preços diferenciados e que realiza seus 
pedidos de 2 formas: 
• A – Pedidos com tabela fixa, tabela 1 e tabela 2, cada uma com 3 colunas: 30, 30/60, 
30/60/90. Vem especificado nas observações qual tabela e os preços de qual prazo 
devem ser feitos para aquele pedido. Alterar os preços conforme as tabelas. 
Verificar os parâmetros: Banco Suprimed, Condição de pagamento 60 dias, Carteira 
007, CFOP 5102. 
Liberar, Faturar e fazer os outros procedimentos normalmente. 
 
• B – Pedidos realizados através de uma ordem de compra (OC), que é enviada a 
Suprimed pela Cobasi. 
Calcular na folha da ordem de compra o valor unitário dos produtos, pois vem 
especificado por caixas. (Exceto Probsil, que é caixa fechada independentemente da 
quantidade dentro dela). 
Ao abrir o pedido, copiar das anotações a ordem de compra para a aba “Texto Nota” e 
na aba “Links” colocar somente os números da ordem de compra em “Pedido e Numero 
do processo”. 
Alterar os valores dos produtos no sistema para os mesmos da ordem de compra, para 
que ambos tenham o mesmo valor total no final. 
Referenciar a OC em cada linha dos produtos do pedido. Clicar sobre a linha do produto 
e apertar Alt+F7 e preencher com os números da OC (sem o digito final, depois do 
traço). Este procedimento é conhecido como referenciar a OC na nota fiscal. 
Aguardar a logística liberar para faturar e tirar Danfe, não tem boleto. 
Enviar e-mail para (agendamento@cobasi.com.br), com os Danfes anexados, 
solicitando o agendamento da entrega do pedido. Colocar a logística e o faturamento 
em cópia. Assim que receber o retorno por e-mail, colocar um post-it com data e horário 
na Danfe e entregar a logística. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
mailto:agendamento@cobasi.com.br
31 
 
AGENDAMENTO DE PEDIDOS PETZ – CDEM-SP 
 
Para alguns pedidos da Petz será necessário agendamento. O que os diferencia de outros 
pedidos dessa mesma empresa é que eles vêm em ordem de compra e são produtos da Abbott e 
da Vansil, além de vir em suas observações a palavra CDEM-SP. 
Ao receber o pedido, primeiramente deve-se acessar o site da Petz e confirmar a entrega. 
“http://fornecedores.petz.com.br:8081/portal/” o usuário 0000026101 e a senha 20049. 
• Clicar em agendamento. 
 
 
• Clicar em “Confirmar” 
 
32 
 
• Selecionar o campo em branco (Flegar), e clicar sobre “Confirmar”. 
 
O pedido ao chegar no “Cafiwin”, na Origem, será enviado para a “SC” “Pedido 
Programado - PP” caso sua data de entrega seja muito longa. Em caso de ser curta, já será 
arrumado e faturado. 
• Para produtos Vansil, utilizar a tabela “Petz Vansil”, custo 2022, para alterar os valores 
dos produtos. 
• Para produtos Abbott será o preço cheio, sem descontos. 
• Liberar e Faturar normalmente. Salvar a Danfe em pdf para subir no site da Petz. Não 
tem boletos. 
• Acessar novamente o site da Petz e clicar sobre “INFORMAR NE”. 
 
33 
 
• No campo “NF ENTREGA” preencher o número completo da nota fiscal, com todos os 
zeros. E no campo “SERIE” preencher com 001. 
• Clicar em “Confirmar” e aguardar aprovação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
34 
 
ROMANEIO 
 
O Romaneio é um relatório que fornece a lista de entrega de notas fiscais (pedidos) de 
cada transportadora. É liberado sempre ao final do dia, geralmente após as 17h00 de segunda a 
quinta e as 16h30 as sextas-feiras. 
Atualmente, somente 2 empresas tem seus Romaneiosenviados diariamente, a M. F. 
Logística e Transportes Ltda - ME e a Road Express Santa Barbara Transportes e Logística 
Eireli. As transportadoras recebem por e-mail o pdf do romaneio junto com os arquivos xmls 
das notas fiscais, compactados em um arquivo WinRar. 
• Acessar o “CAFIWIN” e Clicar em Venda → Romaneio → Preencher data inicial igual 
a data final → Situação: TODOS → Clicar em: BUSCAR → Abaixo do Símbolo da 
impressora “ETQ”, mudar De Completo I Para Resumido II → Clicar sobre o símbolo 
da impressora “ENTREGAS”. 
 
 
• Abrira um pdf com os dados das entregas. Salvar o pdf como “XML MF 
25.08” **Mudar o dia e o mês de acordo com o relatório que está trabalhando. ** 
35 
 
 
• Para cada Nota fiscal mencionada neste relatório, deverá ser pego seu respectivo xml, 
que consta salvo em: K:\Matriz\eCAFI\arqs_producao\nfe_saida\xml\2022\08\25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
• O Número da nota fiscal são os 6 dígitos após o número 1000. Segurar CTRL e 
selecionar as notas e após, clicar com o botão direito do mouse sobre alguma 
selecionada para abrir a janela de opções do Windows. Selecionar “Adicionar para 
arquivo”. Salvar renomeando igual ao pdf. 
36 
 
 
 
 
 
• Pegar os 2 arquivos (pdf e WinRar) e enviar por e-mail, com cópia para o faturamento: 
M.F.: admxml@mflogisticatransportes.com.br 
RAD: xml@roadexpresstransportes.com.br 
 
 
37 
 
FECHAMENTO MENSAL 
 
O Fechamento mensal do faturamento é realizado todo primeiro dia útil do mês e é 
dividido em 3 etapas. 
1. PUXAR RELATÓRIOS 
Entrar no sistema “E-CAFI” →Documentos→Relatórios. 
Serão baixados 3 tipos de relatórios: Notas emitidas canceladas / Notas emitidas 
denegadas / Faixas de notas inutilizadas. 
Relatório por....(Preencher uma das opções acima) → Filtrar por 
Data...(preencher o primeiro e último dia do mês) → Clicar sobre “Processa” e 
aguardar abrir o pdf . 
 
 
Salvar nomeando com o tipo de nota, mês e ano. 
 
2. COMPACTAR PASTA DE XML MENSAL 
38 
 
Ir até a pasta de xml do mês que está fechando, clicar com botão direito em 
“Adicionar para arquivo” e compactar a pasta, salvando como o tipo e o mês, 
xml 07.2022. 
Ver qual foi a primeira nota fiscal emitida no mês e a última, para subtrair e ter 
o resultado de notas emitidas no mês: Exemplo março/222 
319257 Primeira nota 
322282 Ultima nota 
3025 n° total de notas emitidas 
 
 
3. ENVIAR POR E-MAIL 
Juntar os relatórios, a pasta de xml compactada e as anotações de total de notas 
emitidas e enviar conforme abaixo. 
 
 
 
 
 
39 
 
PARA O ERRO DE CHAVE DE ACESSO EM DUPLICIDADE. 
 
1. Selecionar a aba do erro; Copiar (CTRL C), abri um Bloco de Notas ou Word e colar 
(CTRL V). 
2. Pegar o Nº da Chave com a descrição [chNFe]. Conforme exemplo abaixo. 
 
3. Entrar no site ( http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx ) e seguir os passos 
abaixo na sequência dos números. 
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx
40 
 
 
4. Após clicar em download do documento, irá solicitar a senha do certificado digital. 
Coloque a senha e confirme, liberando o download do arquivo XML. 
 
5. Importar XML no E-Cafi: Selecione o E-Cafi -> Importar XML. 
 
 
 
6. Volta 
no E-Cafi -> 
NFe (Saída). 
Pesquise o 
número da 
NFe e depois 
clique em 
Gerar Retorno.