Arquivos Permanentes e Gestão Documental

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Aula 08 - Profº Ricardo
Campanário
CNU (Bloco 7 - Gestão Governamental e
Administração Pública) Conhecimentos -
Eixo Temático 5 - Comunicação, Gestão
Documental, Transparência e Proteção
de Dados - 2024 (Pós-Edital)Autor:
Antonio Daud, Júlia Branco,
Ricardo Campanario
21 de Janeiro de 2024
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Antonio Daud, Júlia Branco, Ricardo Campanario
Aula 08 - Profº Ricardo Campanário
Índice
..............................................................................................................................................................................................1) Arquivos Permanentes - AULA SIMPLIFICADA 3
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ARQUIVO PERMANENTE & PESQUISA 
Arquivos Permanentes 
Os arquivos permanentes são a consequência final de um programa de gestão de documentos pois a 
função arquivística é considerada um todo indivisível ao longo de todo o ciclo vital do documento. 
Dessa forma o arquivo permanente faz parte de todo esse ciclo. Podemos considerar que é sua 
"última etapa", após o documento transitar pelas demais idades do ciclo vital. 
Sabemos que o destino dos arquivos é passar por uma lenta evolução que os afasta cada vez mais de 
seu objetivo primitivo, ou seja, a razão principal para a qual ele foi criado. 
Sendo assim, com o passar dos anos, embora o documento perca o seu valor administrativo, ele 
pode ganhar importância como documento histórico. 
Uma forma fácil de resolver o problema seria separar os documentos em dois arquivos: o velho 
(histórico) e o administrativo, mas não podemos fazer isso pois na realidade são todos simplesmente 
documentos em processo de transformação. 
Durante as três fases dos arquivos (corrente, intermediária e permanente) há uma série de tarefas e 
atividades relativas ao processo de gestão documental que precisam ser desempenhadas e hoje vamos tratar 
das atividades do arquivo permanente. 
Segundo Marilena Leite Paes: 
A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a 
consulta dos documentos oficiais, de uso não corrente, ou seja, concentrar sob sua 
custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não correntes, que possam tornar-se 
úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins. 
Ainda de acordo com a pesquisadora, o principal objetivo da reunião dos arquivos em um órgão 
central é torná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência do passado, tanto quanto ela 
se reflita em um documento. 
Cada conjunto de documento é reservatório da experiência humana, que só poderá ser 
adequadamente utilizada se estiver racionalmente arranjada e conservada, ambas atividades típicas dos 
arquivos permanentes. 
Buscando algumas outras definições do termo, para o DBTA o arquivo permanente é o: 
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 
Já para o DTA, a definição apresenta pequena variação. Vejamos: 
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Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo em função de seu valor. 
Já a Lei Nacional dos Arquivos (Lei 8.159/1991), em seus artigos 8o e 10o, define que: 
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e 
permanentes. 
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, 
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
Dentro desse contexto, no arquivo permanente são mantidos os conjuntos documentais 
que foram considerados de guarda definitiva em função de seus valores secundários, 
que podem ser legais, probatórios, científicos, históricos, culturais ou informativos, 
como já estudamos. 
As principais atividades do arquivo permanente são: arranjo, descrição, conservação e referência 
(políticas de acesso e uso). 
Hoje trataremos de todas, exceto de conservação, que estudaremos na próxima aula. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Arranjo 
 
Introdução e conceitos 
Entrando nas principais atividades do Arquivo Permanente, vamos iniciar pelo arranjo, que pode ser 
considerada uma operação tanto intelectual como material. 
O arranjo nada mais é do que a ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das 
eliminações (lembra-se de como elas ocorrem, correto? Se não se lembra volte na aulas em que estudamos 
as Tabelas de Temporalidade e o processo de eliminação!), obedecendo a critérios que respeitem sempre o 
caráter orgânico dos conjuntos, tanto interna como externamente. 
Note que agora estamos falando também dos princípios da Organicidade e da Proveniência, que 
estudamos lá no início do curso. Ao se deparar com isso, a essa altura, você já precisa ter esses conceitos 
solidificados. Voltaremos ao tema já já. 
Para T. R. Schellemberg, arranjo é o: 
Processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o 
agrupamento, em relação significativa de tais unidades entre si. 
Esta definição é um pouco confusa mas note que, de novo, fala-se aqui da organicidade, ou seja, a 
relação natural dos documentos de um arquivo, entre si e entre as atividades da entidade produtora. 
Relembre algumas definições do princípio da Organicidade: 
Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e 
as atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
Para o DBTA a organicidade é relação natural entre documentos de um arquivo em 
decorrência das atividades da entidade produtora. 
Dessa forma, o princípio da Organicidade nada mais é do que a relação que é naturalmente 
estabelecida entre os documentos que são produzidos por uma mesma entidade produtora e isso é crítico 
para estudar e entender a atividade de arranjo, que ocorre dentro dos arquivos permanentes. 
Para aprofundarmos ainda mais o entendimento do termo arranjo, vamos ver como o DBTA o define: 
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de 
um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. 
Perceba então que o próprio Dicionário define como uma atividade intelectual (análise do 
documento quanto a sua forma, origem funcional e conteúdo) ou física (organização dos papéis nas galerias 
ou estantes, empacotamento, colocação de etiquetas, etc.), de acordo com plano previamente estabelecido, 
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que é justamente o plano que deve seguir os princípios da Organicidade e da Proveniência, como vimos 
acima. 
No arquivo permanente o arquivista não se interessa apenas pelo arranjo dos papéis de determinado 
setor, mas se ocupa da ordenação de todos os documentos sob sua guarda e que provém de múltiplos 
órgãos, onde foram manipulados por inúmeros funcionários ou interessados. 
Ao tratar essa documentação,agora de uso não corrente, o arquivista deverá obedecer a 
Proveniência dos documentos, princípio básico da Arquivologia, segundo o qual devem ser mantidos 
reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 
Vejamos o que já estudamos sobre o princípio da Proveniência no início do curso: 
Para o DBTA é um princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por 
uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades 
produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos. 
Já para Heloisa Bellotto “o princípio da Proveniência fixa a identidade do documento 
relativamente ao seu produtor. Por esse princípio, os arquivos devem ser organizados 
obedecendo à competência e as atividades da instituição ou pessoa legitimamente 
responsável por sua produção, acumulação ou guarda de documentos. Arquivos originários 
de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a individualidade, dentro de seu 
contexto orgânico de produção não devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de 
origem distinta”. 
Note que o mais importante em tudo isso é que os arquivos devem respeitar a sua origem ao longo 
da atividade de arranjo, ou seja, devem respeitar o lugar de onde vêm, a sua proveniência, assim como a 
relação que têm com as atividades da instituição, a sua organicidade. 
Para finalizar, a atividade de arranjo está também diretamente ligada a mais um princípio, o do 
Respeito a Ordem Original ou da Ordem Primitiva. 
Para o DBTA, o princípio do Respeito a Ordem Original é o princípio segundo o qual o arquivo deveria 
conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu, ou seja, ele deve ser 
alocado em seu lugar original, respeitando o fundo de onde provém, além de respeitar o fluxo natural 
orgânico em que o documento foi produzido. 
Veja então, antes de avançarmos, que a atividade de arranjo é regida basicamente por 
três grandes princípios da Arquivologia: o da Proveniência, o da Organicidade e o do 
Respeito à Ordem Original. Importante lembrar disso para a prova. 
 
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Fundos de arquivo 
Voltando ao princípio da proveniência, uma das dificuldades encontradas na sua aplicação refere-se 
à determinação das unidades administrativas que irão se constituir em fundos de arquivo pois é 
indispensável que a ordenação de arquivos permanentes se faça por fundos. 
 
Fundo é o: 
Conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública 
ou privada, pessoa ou família, no exercício de suas funções e atividades, guardando entre 
si relações orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, 
não devendo ser mesclados à documentação de outro conjunto, gerado por outra 
instituição, mesmo que este, por qualquer razão, lhe seja afim. 
Além de ser necessário saber o que são os fundos, já que toda a atividade de arranjo se baseia neles, 
é importante saber também que a escolha desses fundos deverá ser estabelecida de acordo com as 
circunstâncias e conveniências, obedecendo a dois critérios: 
Estrutural - documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos 
Funcional - documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivos, 
reunidos pela semelhança de suas atividades, mantido, porém, o princípio da proveniência. 
ARRANJO
Proveniência: não deve ser 
misturado aos de outras 
entidades produtoras
Respeito a Ordem Original: deve 
conservar o arranjo dado pela 
entidade coletiva, pessoa ou 
família que o produziu
Organicidade: deve observar a 
relação natural entre os 
documentos e entre as atividades 
da entidade produtora
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Temos ainda os chamados: 
Fundo Aberto - sua acumulação é contínua, uma vez que os documentos de valor 
permanente passam a integrá-lo pouco a pouco, à medida que vencem os estágios 
anteriores de vigência e validade administrativa e jurídica. 
Fundo Fechado - a entidade produtora/acumuladora já encerrou suas atividades ou as teve 
tão substancialmente modificadas que justificam um encerramento do fundo e abertura 
de outro. 
Por fim, importante falarmos sobre a dispersão e a reintegração de fundos no arquivo permanente: 
DISPERSÃO DE FUNDOS 
A dispersão de um fundo deve sempre ser encarada como uma exceção. A regra é que o fundo nunca 
deve ser disperso. 
Ela ocorre quando se retiram documentos de uma série, ou retiram-se séries de um fundo ou mesmo 
fundos inteiros de um arquivo, com o objetivo de compor séries e fundos de outro arquivo. 
Essas situações verificam-se basicamente em quatro ocasiões: 
Sequestro e confisco de documentos - no caso de guerras e/ou conflitos. 
Separação territorial - quando municípios, estados ou países se apossam de documentos 
mais antigos do que os limites acordados entre as partes, que envolvem os documentos 
mais recentes, possivelmente pós separação e que, de fato, são críticos para a 
administração do novo território. 
Obediência a determinações superiores - são ocorrências pontuais e circunstanciais, de 
caráter público. 
Acatamento de determinações legais - correspondem a situações específicas, do 
momento e caso em questão. 
 
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REINTEGRAÇÃO DE FUNDOS 
 É exatamente o movimento inverso do que vimos acima. A reintegração de fundos, segundo o DBTA 
é a: 
Recondução de arquivos e/ou documentos ao fundo ou arquivo a que pertencem. 
Lembre-se que cada documento, em sua fase permanente de vida, deve ficar junto com os que 
tiveram o mesmo meio de produção/tramitação/acumulação. 
Em nenhuma hipótese é justificável a sua dispersão para proteção, melhor tratamento técnico ou por 
outras razões que atendam às necessidades do historiador ou qualquer interessado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DISPERSÃO DE FUNDOS
Sequestro ou 
Confisco
Separação 
Territorial
Determinações 
Superiores 
Determinações 
Legais
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Descrição 
Outra atividade importante do arquivo permanente e que vamos abordar nessa aula é a descrição. 
Para iniciarmos a discussão, vamos ver como o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística 
define o termo: 
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos 
documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
Para o DTA temos definição bastante semelhante. Vejamos: 
Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem 
a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa. 
 
Veja que nos dois casos são citados os "conjuntos de procedimentos", a utilização dos "elementos 
formais e de conteúdo" dos documentos e a "elaboração de instrumentos de pesquisa". 
Tudo isso para propiciar e, sobretudo, facilitaro acesso ao documento ou a informação buscada pelo 
interessado. É isso que você precisa saber e memorizar para a prova. 
Para que o arquivo permanente cumpra de forma plena a função de atender ao público, ou seja, 
possa disponibilizar aos usuários o conteúdo do seu acervo de forma rápida e prática, é preciso proceder à 
descrição dos documentos, resultando daí os chamados instrumentos de pesquisa, que iremos estudar em 
detalhe um pouco mais adiante. 
A elaboração criteriosa, rigorosa e precisa da descrição é tarefa primordial do arquivista dos arquivos 
de terceira idade. 
Dessa forma, podemos considerar que a descrição é uma atividade típica dos arquivos permanentes. 
Reforçando essa tese, segundo uma de nossas principais fontes, a professora Heloísa Bellotto "ela não cabe 
nos arquivos correntes, onde seu correspondente é o estabelecimento dos códigos dos planos de 
classificação". 
Prossegue a professora: "tampouco a descrição faz sentido no âmbito dos arquivos intermediários, 
onde a frequência de utilização secundária é quase nula". 
Note que, para Bellotto, a descrição não só é uma atividade típica dos arquivos permanentes como 
acontece só na terceira idade do ciclo de vida dos documentos. 
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Como já vimos em aulas anteriores, essa não é uma interpretação unânime de toda a comunidade 
arquivística. Não há um consenso em relação a quais estágios do ciclo vital são permeados pela função 
Descrição. A maioria dos estudiosos cita a terceira idade/arquivo permanente, como a própria Heloisa 
Bellotto, mas não todos. 
 Dentro da perspectiva da arquivística integrada, por exemplo, aquele ponto de vista que aborda a 
atividade de gestão documental desde a produção do documento até seu recolhimento permanente ou 
eliminação, a descrição começa no processo de Classificação, continua na Avaliação e se aprofunda em 
instrumentos de busca mais específicos, se espalhando pelos três ciclos vitais documentais. 
Veja que mesmo os que defendem que a descrição ocorre apenas no arquivo permanente, não negam 
que essas atividades estejam presentes ao longo de toda a cadeia, apenas não as consideram como, 
tipicamente, atividades de descrição. 
A própria ISAD(G) que estudaremos a seguir, admite que "processos relacionados à 
descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam 
durante sua vida.", ou seja, estendem-se ao longo de todas as idades documentais. 
 
Ainda nesta direção, a NOBRADE - Norma Brasileira de Descrição Arquivística, diz logo na 
definição de seu âmbito e objetivos que "Embora voltada preferencialmente para a 
descrição de documentos em fase permanente, pode também ser aplicada à descrição 
em fases corrente e intermediária." 
Assim, fique atento a esta particularidade caso venha a ser cobrada em prova e entenda o contexto 
da questão ou a fonte que está sendo utilizada. 
Em linhas gerais a descrição é uma atividade típica do arquivo permanente porém, de acordo com 
fontes importantes da arquivística nacional e internacional, seus procedimentos podem ser encontrados 
também nos arquivos corrente e intermediário. Fique atento à fonte que serve de referência a questão! 
Avançando um pouco na discussão, vimos que o principal resultado da descrição é a elaboração de 
instrumentos de pesquisa que facilitem o acesso aos documentos, ou seja, o desenvolvimento de guias, 
inventários, catálogos, catálogos seletivos, índices e edições de fontes, o que também veremos já já. 
A elaboração desses instrumentos é função permanente nos arquivos de custódia e desempenhada 
por seus arquivistas especializados, cuja qualidade do trabalho transparece na precisão dos instrumentos de 
pesquisa que são elaborados e na medida em que seu trabalho satisfaz ao pesquisador. 
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Instrumentos de Pesquisa 
O processo de descrição consiste no desenvolvimento de instrumentos de pesquisa que possibilitem 
a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização dos dados, informações ou documentos 
buscados. 
Como os arquivos não podem conceder livre acesso a cada um dos interessados em pesquisar seus 
acervos é necessário que, por meio dos instrumentos de pesquisa, os interessados tenham acesso ao seu 
potencial de informação. 
Segundo Baudot: 
 "A massa de informações contidas em um arquivo só tem utilidade quando instrumentos 
de pesquisa que permitam o acesso a ela são difundidos entre os usuários." 
Dessa forma, providenciado a arranjo da documentação a descrição passa a ser atividade operacional 
obrigatória. Apenas dessa forma os arquivos podem atingir o seu objetivo mais nobre que é a disseminação 
da informação aos potenciais interessados. 
Instrumentos de pesquisa são essencialmente obras de referência que identificam, 
resumem e localizam em diferentes graus e amplitudes, os fundos, as séries documentais 
e as unidades documentais existentes em um arquivo permanente. 
Há instrumentos de pesquisa genéricos e globalizantes, como os guias. Há os parciais, que são 
detalhados e específicos, tratando de parcelas do acervo, como os inventários, catálogos, catálogos seletivos 
e índices. E, por fim, temos também a publicação de documentos na íntegra, a chamada "edição de fontes". 
 
Temos ainda os instrumentos de uso exclusivamente interno. Embora não sejam tão cobrados como 
os que já vimos, precisamos conhecê-los, até para saber diferenciá-los quando a banca tenta estabelecer 
confusão entre eles. 
Genéricos e globalizantes Ex: Guias
Parciais (detalhados e 
especícos, tratando de 
parcelas do acervo)
Ex: Inventários, Catálogos, catálogos seletivos, 
e índices
Publicação de documentos 
na íntegra EX: Edição de fontes
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Os instrumentos de uso interno orientam e subsidiam o trabalho do arquivista quanto ao arranjo e à 
descrição dos documentos. Temos entre esses instrumentos as listagens que acompanham os recolhimentos 
de documentos, organograma dos órgãos, quadros gerais de fundos, grupos e séries, tabelas de 
temporalidade, fichários de controle, entre outros. 
Não é raro o examinador misturar instrumentos externos e internos em questões sobre o tema. Fique 
atento pois, na imensa maioria das vezes, a questão refere-se a instrumentos de uso externo, ou seja, o 
usuário interessado na informação. 
Antes de entrar em cada um dos instrumentos de pesquisa, vale lembrar que eles também devem 
constituir uma espécie de família hierárquica, na qual o guia ocupa o vértice da hierarquia. Veremos a razão 
mais a frente. 
Guia 
O guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. 
Ele é a porta de entrada da instituição e permite um mapeamento panorâmico do acervo. 
No guia deverão constar todos os dados básicos necessários para orientar os interessados, desde as 
informações práticas — tais como o endereço da instituição, os telefones, o horário de atendimento etc. — 
até as informações específicas sobre o acervo, como por exemplo os fundos e as coleções que ele possui, 
seu nível de organização, as condições físicas e jurídicas doacesso, as possibilidades de reprodução de 
documentos etc. 
O guia também deve conter uma pequena introdução que apresente o histórico da instituição e 
explique o processo pelo qual seu acervo foi formado. 
Através do guia, o pesquisador poderá programar sua visita, sabendo exatamente quais são as 
condições de consulta, quais conjuntos documentais são pertinentes para seus interesses de pesquisa e quais 
são as condições de acesso. Ele será o primeiro instrumento solicitado por qualquer consulente familiarizado 
com os procedimentos técnicos do arquivo. 
Para o DBTA, o guia é: 
Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções 
existentes em um ou mais arquivos. 
Inventário 
Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, os instrumentos de pesquisa 
que se seguem ao guia. Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções. 
O objetivo é descrever as atividades de cada titular, as séries integrantes, o volume de documentos, 
as datas-limite e os critérios de classificação e de ordenação. 
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Ao contrário do guia, os inventários devem, necessariamente, abordar conjuntos documentais com 
algum nível de organização do ponto de vista da classificação arquivística. A descrição das séries documentais 
de cada fundo é uma atividade fundamental para permitir o pleno acesso aos documentos de um arquivo. 
Uma boa descrição de cada fundo arquivístico permite que o pesquisador consiga detectar, 
preliminarmente, a possível existência e a localização de documentos de seu interesse. O acesso a um 
documento individual e específico ocorrerá mediante o conhecimento dos critérios de classificação e de 
ordenação interna das séries. 
Os inventários, por se referirem a conjuntos documentais classificados, têm, ao contrário do guia, 
uma vida útil mais longa. 
No entanto, suas informações deverão ser reavaliadas sempre que novas inclusões documentais 
forem feitas (no caso de fundos abertos), ou novos sistemas de ordenação e de acesso (com o incremento 
da informática, por exemplo) forem executados. Pelo fato de o inventário ser basicamente um instrumento 
para a pesquisa especializada, a elaboração de edições sofisticadas não compensa o investimento. 
Para o DBTA, o inventário é: 
Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de 
arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação 
lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. 
Catálogo 
 O catálogo é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais 
séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem de classificação. 
 No catálogo, por ser a representação descritiva de documento por documento, as sequências dos 
dados necessários à identificação e ao resumo são as mesmas que as do inventário. 
O fundamental do catálogo é que ele se atenha à compreensão dos documentos dentro de suas 
relações orgânicas com as atividades que os produziram. 
Só é possível elaborar catálogos de séries que já estejam organizadas e, preferencialmente, 
inventariadas. 
Na introdução do catálogo, deverão constar, além dos dados gerais da série (ou séries), levantados 
por ocasião da confecção do inventário, as seguintes informações: explicação sobre a importância do 
catálogo, contextualização da série dentro do fundo e indicação dos critérios para a ordenação de 
documentos. 
Para o DBTA, o catálogo é: 
Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, 
onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos 
pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. 
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Catálogo Seletivo 
 O catálogo seletivo, por sua vez, é o instrumento de pesquisa que traz uma relação seletiva de 
documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de 
arquivamento é descrita minuciosamente. 
 O que difere o catálogo seletivo do catálogo ou mesmo do inventário é que, nestes dois últimos, após 
escolhido o fundo, não há seleção de documentos, enquanto no catálogo seletivo, há. 
Dessa forma, os catálogos seletivos transcendem a dimensão arquivística dos catálogos 
convencionais e dos inventários ao escolher documentos que atendam a critérios temáticos, 
independentemente de sua posição no plano de classificação, podendo, inclusive, reunir documentos de 
fundos e arquivos distintos. 
O DBTA não traz definição para o catálogo seletivo porém, para o DTA, sua definição é: 
Catálogo que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a 
um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critério temático. 
Índice 
O índice aponta nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética e remete o usuário às respectivas 
notações de localização. 
Índices têm como objetivo permitir uma rápida localização das unidades documentais que atendam 
a critérios específicos, tanto de uma única série como de diferentes fundos. 
Na confecção de índices, deve-se tomar muito cuidado com a escolha dos termos a serem utilizados. 
Em tais tarefas a utilização de vocabulários controlados e tesauros é imperativa. 
Dessa forma os índices podem ser utilizados como parte complementar de inventários e catálogos 
analíticos ou mesmo ter personalidade própria, indexando diretamente os documentos. 
Quando tem "personalidade própria" e são utilizados como instrumentos de pesquisa autônomos, 
procuram decompor os documentos em descritores, que podem ser temáticos, cronológicos, onomásticos, 
geográficos etc. 
Entretanto, a forma mais comum de ocorrência dos índices é sua integração dentro de outros 
instrumentos de pesquisa, visando garantir possibilidades variadas de acesso aos documentos em questão. 
Os instrumentos de pesquisa muito extensos, como os catálogos de conjuntos documentais 
volumosos, geralmente são complementados por algum tipo de índice. 
Para o DBTA o índice é: 
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Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em 
documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua 
localização. 
Edição de fontes 
A edição de fontes documentais ou textos históricos segundo Heloisa Bellotto "compreende a 
publicação de um instrumento de pesquisa no qual os documentos não recebem resumos indicativos e/ou 
informativos, como nos anteriormente citados, figurando o texto integral." 
Portanto, nada mais é do que a publicação de textos de documentos na íntegra. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Antonio Daud, Júlia Branco, Ricardo Campanario
Aula 08 - Profº Ricardo Campanário
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Políticas Públicas dos Arquivos Permanentes - Referência 
Sabemos que os arquivos públicos existem com o principalobjetivo de recolher, custodiar, preservar 
e organizar fundos documentais originados na área governamental, disponibilizando essa informação para 
administradores, historiadores, cidadãos e demais interessados. 
Existe porém uma outra atividade, talvez secundária, que é porém a que melhor pode desenhar o seu 
papel social, conferindo-lhe um papel na sociedade e concretizando a real dimensão popular e cultural que 
reforça o seu primeiro objetivo. 
Estamos falando das políticas públicas de difusão (ou atividade de Referência) implementadas pelas 
instituições arquivísticas. Dentro delas temos compreendidos os serviços editoriais, de difusão cultural e 
de assistência educativa que os arquivos prestam à sociedade de maneira geral. 
Vimos lá no início da aula que as principais atividades do arquivo permanente são: arranjo, descrição, 
conservação e referência (políticas de acesso e uso). Pronto. Agora estamos falando desta última. 
O arquivo é algo como a "consciência histórica" da administração e também pode e deve exercer o 
mesmo papel em relação a sociedade. E há algumas formas de fazer isso, que é o que nos importa sob o 
ponto de vista de matérias cobradas em concurso. Vamos a elas. 
Os arquivos têm duas formas de promover essas atividades: de fora para dentro, atraindo o público 
para as suas instalações ou de dentro para fora, levando para o público parte de seu conteúdo, valores e 
pensamentos. 
Dessa forma são dois grandes caminhos que os arquivos podem percorrer nesse sentido: as 
atividades culturais / educacionais e os serviços editoriais. 
Atividades culturais / educacionais 
No Brasil as atividades culturais que as instituições arquivísticas promovem são principalmente: 
• visitas guiadas 
• palestras/aulas 
• debates 
• lançamentos de obras 
• concursos 
• patrocínios de: 
o simpósios 
o congressos 
o jornadas 
o reuniões 
Importante frisar que tais atividades não se referem apenas a profissão e à prática arquivística e/ou 
histórica, mas podem também se relacionar a outros campos da cultura. 
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Por meio desses eventos os arquivos trazem para dentro de suas instalações físicas os mais variados 
interessados, sejam eles os próprios frequentadores (historiadores, administradores e cidadão interessados) 
ou, o mais importante, novos públicos como estudantes e demais cidadãos que não conhecem o arquivo e 
não criariam nenhuma relação com o órgão sem esse tipo de iniciativa. 
Em relação as atividades educacionais, hoje considera-se que o arquivo pode atuar em dois 
formatos: 
• Contato direto do aluno com a fonte primária documental, ou seja, trazê-lo para dentro da 
instituição arquivística. 
• Seleção de documentos para pesquisa de acordo com o conteúdo programático escolar. Dessa 
vez a relação pode se estabelecer tanto dentro da instituição arquivística como no próprio 
ambiente de ensino. 
Serviços editoriais 
Já as publicações são o canal de comunicação com o exterior pois levam não só à comunidade, mas 
também à própria administração e à academia informações sobre o acervo documental, as atividades e os 
programas dos arquivos. 
Por meio das publicações os arquivos podem atrair novos usuários e fazê-los compreender o que eles 
representam para a sociedade. 
Nesse contexto, perceba que, além dos instrumentos de pesquisa que acabamos de estudar, os 
arquivos têm em sua produção editorial outra grande possibilidade de permitir ao usuário o acesso as suas 
informações, ao seu acervo a as suas atividades do dia a dia. 
As principais publicações que podem ser aqui listadas são: 
• manuais 
• edições de textos 
• monografias 
• edições comemorativas 
• folders promocionais ou explicativos 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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QUESTÕES COMENTADAS 
 
ARQUIVOS PERMANENTES 
1. (CEBRASPE/CGM João Pessoa-PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Acerca do 
gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item a seguir. Os documentos 
existentes no arquivo permanente podem retornar aos arquivos correntes. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
Os documentos só são enviados ao arquivo permanente quando possuem valor secundário, que podem ser 
legais, probatórios, científicos, históricos, culturais ou informativos, como já estudamos. Dessa forma, 
passam a ser custodiados de maneira definitiva e não podem mais ser eliminados. Assim, não se esqueça, 
documentos após serem recolhidos ao arquivo permanente não poderão mais ser eliminados. 
2. (CEBRASPE/Área 10/Oficial Técnico de Inteligência/2018) A respeito da análise tipológica de 
documentos e do arranjo em arquivos permanentes, julgue o item que se segue. 
Os documentos dos arquivos permanentes devem ser organizados por fundos, ficando a cargo da 
função descrição o levantamento dos assuntos e de outras informações contidas nos documentos. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Perfeito. Lembre-se que o arranjo respeita sempre os princípios da organicidade, da proveniência e do 
respeito a ordem original. Tudo isso, especialmente os dois primeiros, baseiam-se nos fundos documentais 
aos quais o documento pertence. 
Ao ser arquivado de maneira permanente o documento deve ficar junto dos demais documentos que provém 
do mesmo local (princípio da proveniência) e deve respeitar todas as relações criadas com os demais 
documentos em decorrência das atividades da entidade produtora (princípio da organicidade). 
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Por fim, é a atividade de descrição que possibilita o levantamento das informações do documento que 
possibilitam a sua inserção no fundo correto. 
Dessa forma, os documentos permanentes devem sim ser organizados em fundos após passarem pela 
atividade de descrição. Tais características possibilitam um acesso mais fácil aos documentos além de 
contribuir com a organização/preservação dos mesmos. 
3. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) Acerca da gestão arquivística, julgue o item a 
seguir. 
O arquivo permanente é destinado à guarda de documentos que perderam seu valor 
administrativo, mas que ainda possuem valor legal ou histórico. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Exatamente o que vimos na aula. 
Sabemos que o destino dos arquivos é passar por uma lenta evolução que os afasta cada vez mais de seu 
objetivo primitivo, ou seja, a razão principal para a qual ele foi criado. Com o passar dos anos, embora o 
documento perca o seu valor administrativo, ele pode ganhar importância como documento histórico. 
Dentro desse contexto, no arquivo permanente são mantidos os conjuntos documentais que foram 
considerados de guarda definitiva em função de seus valores secundários, que podem ser legais, probatórios, 
científicos, históricos, culturais ou informativos, como já estudamos. E, a partir daí, não podem mais ser 
eliminados, como vimos em questão anterior. 
4. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) De acordo com a Lei n.º 8.159/1991, que dispõe 
sobre a política nacional de arquivos públicos eprivados e dá outras providências, julgue o item 
que se segue. 
Os arquivos permanentes devem ser preservados apenas se ficar constatado o seu uso específico, 
imediato ou remoto. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
Não é isso que diz a lei. O parágrafo 3o. do artigo 8o. da Lei Nacional dos Arquivos diz que "consideram-se 
permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser 
definitivamente preservados". Note que a lei não impõe qualquer condição para a sua preservação, 
determinando que basta a sua condição de permanente (presença de valor secundário) para que seja 
definitivamente preservado. 
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5. (IBFC/CM Araraquara-SP/Analista Informação/2018) A idade em relação ao ciclo de vida 
documental onde o documento tem valor secundário, ou seja, não podem ser 
eliminados/descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou 
informativo para o Estado ou sociedade. Assinale a alternativa correta. 
a) primeira idade, arquivo secundário 
b) terceira idade, arquivo histórico 
c) segunda idade, arquivo de custódia 
d) terceira idade, arquivo permanente 
e) primeira idade, arquivo probatório 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Temos dois problemas aqui: a presença de valor secundário leva o documento 
à terceira idade documental, onde está o arquivo permanente e não a primeira idade, onde temos o arquivo 
corrente. Além disso, embora o valor seja secundário, a denominação correta do arquivo é permanente e 
não secundário. 
A alternativa B está incorreta. Aqui o examinador traz a idade documental correta: terceira idade, porém 
erra novamente no nome do arquivo. Atenção, pois, formalmente, não existem arquivos "histórico", 
"secundário", "probatório", etc. As bancas fazem muito esse tipo de jogo. O nome correto é arquivo 
"permanente" quando se fala de valor secundário, especialmente quando a banca compara essas 
denominações com a denominação correta "permanente". 
Você vai ver abaixo em outra questão que, as vezes e dependendo do contexto, é necessário aceitar outra 
definição, mas não no caso dessa questão, cujo erro principal é exatamente esse. 
A alternativa C está incorreta. Novamente os mesmos problemas. Erro na idade documental: o correto é 
terceira idade e não segunda e erro no nome do arquivo: o correto é permanente no lugar de "de custódia". 
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Nesta questão o examinador traz o conceito de 
arquivo permanente e testa os conhecimentos do candidato em relação à Teoria das Três Idades. O arquivo 
permanente é o arquivo relativo a Terceira Idade documental. Isso já estudamos bastante e, a essa altura, 
não dá mais para errar. 
A alternativa E está incorreta. Mesmo padrão de erro das anteriores. Erro na idade documental: o correto é 
terceira idade e não primeira e erro no nome do arquivo: o correto é permanente no lugar de "probatório". 
6. (CESPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Julgue o próximo item, relativo ao 
gerenciamento da informação e à gestão de documentos. Um documento que passou pela 
atividade de recolhimento não pode mais ser eliminado. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
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A afirmativa está CORRETA. 
Aqui a chave da questão é conhecer o termo "recolhimento". 
Esse é um termo importantíssimo para os arquivos permanentes. É o termo que representa a entrada do 
documento no arquivo permanente, esteja ele vindo do arquivo intermediário ou de qualquer outro lugar. 
Quando o documento ingressa no arquivo permanente ele é RECOLHIDO. Atenção, pois, a pegadinha clássica 
das bancas é usar o termo TRANSFERIDO, que se aplica apenas quando o documento sai do arquivo corrente 
e vai para o intermediário. 
Quando o destino é o arquivo permanente, não se esqueça, o documento é recolhido. 
Neste caso, como o documento foi recolhido, ele ingressou no arquivo permanente e já vimos que, após 
ingressar no arquivo permanente, o documento não pode mais ser eliminado. Assim, afirmativa correta! 
7. (CVEST/IF PE/Arquivista/2017) Os arquivos permanentes são aqueles que custodiam os 
documentos no seu último ciclo de vida, aqueles que perderam sua serventia administrativa, mas 
que pelo seu valor secundário não podem ser destruídos. No contexto arquivístico, esse tipo de 
arquivo também é conhecido como: 
a) Arquivo público. 
b) Arquivo morto. 
c) Arquivo Intermediário. 
d) Arquivo patrimonial. 
e) Arquivo histórico. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Arquivo público não define o ciclo de vida documental, podendo ser corrente, 
intermediário ou permanente. 
A alternativa B está incorreta. Arquivo morto não é mais uma terminologia comumente usada na 
Arquivologia. 
A alternativa C está incorreta. Arquivo intermediário representa a segunda idade documental e não a 
terceira, na qual se encontra o arquivo permanente. 
A alternativa D está incorreta. Arquivo patrimonial não é uma definição correta para arquivo de terceira 
idade ou sinônimo de arquivo permanente. 
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Essa é a questão que eu me referia acima. É sempre 
muito importante perceber o contexto da questão. Quando a comparação é feita entre diversas 
denominações e o termo "permanente", é evidente que o correto é o último. Nesse caso o examinador lista 
diversas denominações e busca aquela que mantém relação com o arquivo permanente, no caso, o arquivo 
"histórico". 
8. (CVEST/IF PE/Arquivista/2017) Assinale as atividades inerentes ao arquivo permanente. 
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a) Avaliação e Arranjo 
b) Descrição e Arranjo 
c) Difusão e transferência 
d) Reprodução e Classificação 
e) Arquivamento e análise 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Avaliação não é uma atividade do arquivo permanente. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Vimos ao longo da aula que as atividades do arquivo 
permanente são: arranjo, descrição, conservação e referência (políticas de acesso e uso). Dessa forma, duas 
delas estão nesta alternativa, o gabarito da questão. 
A alternativa C está incorreta. Embora difusão possa ser entendida como uma atividade de referência 
(fazendo parte, portanto, do arquivo permanente), transferência não pode ser. Transferência nada mais é 
do que o termo que significa a movimentação de documentos do arquivo corrente para o arquivo 
intermediário, estando definitivamente distante do arquivo permanente. 
A alternativa D está incorreta. Nem reprodução e nem classificação são atividades do arquivo permanente. 
A alternativa E está incorreta. Embora a arquivamento seja uma ação que, classicamente, ocorra no arquivo 
permanente, nem ele e nem a análise são consideradas atividades "típicas" de arquivo permanente que, 
como já vimos são: arranjo, descrição, conservação e referência (políticas de acesso e uso). 
9. (IESES/BahiaGás/Técnico de Processo Organizacional/2016) Assinale a alternativa correspondente 
ao tipo de arquivo, em que são armazenados os documentos que perderamtodo valor de natureza 
administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem 
os meios de conhecer o passado e sua evolução. 
a) Arquivos permanentes ou de terceira idade. 
b) Arquivos intermediários ou de segunda idade. 
c) Arquivos técnicos e familiares. 
d) Arquivos especiais. 
e) Arquivos correntes ou de primeira idade. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Já vimos que em questões desse tipo devemos buscar 
duas coisas: a idade correta do ciclo de vida documental (terceira idade) e a denominação correta do arquivo 
que faz parte dessa idade (arquivo permanente). 
A alternativa B está incorreta. Veja que o examinador o tempo todo joga com idades documentais e nomes 
de arquivo incorretos. Aqui traz a segunda idade e arquivo intermediário. Errado. Estamos falando de terceira 
idade e arquivo permanente. 
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A alternativa C está incorreta. Nesta a banca sequer traz uma idade documental ou um dos três arquivos 
que representam cada uma das três idades. 
A alternativa D está incorreta. Arquivos especiais também nada têm a ver com o tema. Essa é uma 
classificação dos arquivos de acordo com a natureza dos seus documentos, tema que estudamos logo no 
início do curso. 
A alternativa E está incorreta. Aqui a banca concentra-se na primeira idade documental. Errado. Estamos 
falando da terceira idade. 
ARRANJO 
10. (CONSULPLAN/TRF 2a Região/Apoio Especializado Arquivologia/2017) “É a operação ao mesmo 
tempo intelectual e material: deve-se organizar os documentos uns em relação aos outros; as 
séries, umas em relação às outras; os fundos, uns em relação aos outros; dar número de 
identificação aos documentos…” (Bellotto, 2007). No trecho anterior a autora está tratando sobre 
que tipo de operação arquivística? 
a) Arranjo. 
b) Avaliação. 
c) Descrição 
d) Recolhimento. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. A maior dica da questão está na referência a atividade 
ao mesmo tempo "intelectual" e "material". Vimos isso na definição de arranjo que se reflete na análise do 
documento (intelectual) e sua organização física em estantes e galerias (operação material ou física). Essa é 
exatamente a definição de arranjo. 
A alternativa B está incorreta. A avaliação, segundo o DBTA é o processo de análise de documentos de 
arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são 
atribuídos. 
A alternativa C está incorreta. Já a descrição, de acordo com o mesmo DBTA, é o conjunto de procedimentos 
que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos 
de pesquisa. 
A alternativa D está incorreta. Por último, recolhimento, como já vimos, corresponde a entrada de 
documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. 
 
11. (PR4 UFRJ/UFRJ/Técnico Arquivo Geral/2016) A atividade de Arranjo é entendida na literatura 
arquivística, na ordenação dos documentos em fundos, como a ordenação das séries dentro dos 
fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. Esta atividade é desenvolvida 
no: 
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a) Arquivo Permanente. 
b) Arquivo Corrente. 
c) Arquivo Intermediário. 
d) Arquivo Administrativo. 
e) Arquivo Setorial. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. A atividade de arranjo, assim como a descrição, é 
tida como atividade típica de arquivo permanente. 
A alternativa B está incorreta. Não há atividade de arranjo no arquivo corrente. No arquivo corrente o 
documento é classificado e tal classificação deve ser seguida no arquivo permanente. 
A alternativa C está incorreta. Também não há atividade de arranjo no arquivo permanente. 
A alternativa D está incorreta. Arquivo "administrativo" sequer é um arquivo que represente alguma idade 
documental e que pudesse nos levar a alguma confusão na questão. 
A alternativa E está incorreta. O mesmo se aplica a arquivo "setorial", que é na verdade uma classificação 
dos arquivos quanto a sua extensão. 
12. (CEBRASPE/CGM João Pessoa-PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Acerca de 
conceitos relativos à arquivologia, julgue o item que se segue. 
Na organização de arquivos permanentes, o processo que consiste na ordenação estrutural ou 
funcional dos documentos em fundos é denominado arranjo. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Vimos que a definição de arranjo é a ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações, 
obedecendo a critérios que respeitem sempre o caráter orgânico dos conjuntos, tanto interna como 
externamente. 
Para o DBTA é a sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de 
um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. 
Para completar, tudo isso ocorre exatamente no arquivo permanente, como afirma o examinador. 
Ou seja, em outras palavras, é o que a banca traz em seu enunciado. 
13. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) A respeito das teorias e dos princípios de arquivologia, julgue o 
item a seguir. 
A teoria dos fundos é o embasamento teórico do arranjo e da ordenação dos conjuntos 
documentais nos arquivos permanentes. 
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a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Vimos que o arranjo, em essência, respeita três grandes princípios da Arquivologia: Proveniência, 
Organicidade e Respeito à Ordem Original. 
Para o DBTA, o princípio do Respeito a Ordem Original é o princípio segundo o qual o arquivo deveria 
conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu, ou seja, ele deve ser 
alocado em seu lugar original, respeitando o fundo de onde provém, além de respeitar o fluxo natural 
orgânico em que o documento foi produzido. 
Dessa forma é correto considerar que a teoria dos fundos é o embasamento teórico do arranjo e da 
ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes. 
14. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) A respeito da teoria e da prática de arranjo em arquivos 
permanentes, julgue o item que se segue. 
O arranjo do fundo de arquivo é definido externamente pela proveniência e, internamente, pelo 
princípio da ordem original. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Assim como na questão anterior, vimos que o arranjo respeita três grandes princípios da Arquivologia: 
Proveniência, Organicidade e Respeito a Ordem Original. 
Nesse caso a banca fala que o arranjo do fundo de arquivo é definido externamente pela proveniência e, 
internamente, pelo princípio da ordem original e é isso mesmo. 
A proveniência define o fundo no qual o arquivo será definitivamente custodiado e o princípio da ordem 
original, ou seja, o respeito à classificação e ao arranjo já recebidos anteriormente por esse documento 
devem ser preservados. 
15. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) A respeito da teoria e da prática de arranjo em arquivos 
permanentes, julgue o item quese segue. 
O primeiro princípio arquivístico aplicado para definir o arranjo de um arquivo permanente é o da 
territorialidade. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
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A afirmativa está ERRADA. 
Sabemos que o arranjo, em essência, respeita a três grandes princípios da Arquivologia: Proveniência, 
Organicidade e Respeito a Ordem Original. 
Não há menção ao princípio da Territorialidade. 
O princípio da Territorialidade alega que o documento deve sempre ficar o mais próximo possível do local 
onde foi produzido, exceção feita aos documentos derivados de operações militares ou representações 
diplomáticas, justamente pelas suas particularidades geográficas. 
Essa não é uma das características originalmente seguidas pelo arranjo. 
DESCRIÇÃO 
16. (IDECAN/CBM DF/Oficial Bombeiro Militar Arquivologia/2017) “O processo da descrição consiste 
na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificação, o rastreamento, a 
localização e a utilização dos dados.” (Bellotto, 2007, p. 179). Referente à descrição de 
documentos, assinale a alternativa INCORRETA. 
a) Os instrumentos de pesquisa proporcionam a difusão dos arquivos de custódia. 
b) A descrição de acervos de valor primário é uma tarefa típica de arquivo semiativo. 
c) Os instrumentos de pesquisa são imprescindíveis para os processos historiográficos. 
d) O software ICA-AToM, do Conselho Internacional de Arquivos, viabiliza a disseminação de acervos de 
guarda permanente. 
Comentários: 
Note que a banca busca a alternativa INCORRETA. 
A alternativa A está incorreta pois a afirmação é verdadeira. Os instrumentos de pesquisa possibilitam a 
identificação, o rastreamento, a localização e a utilização dos dados, informações ou documentos buscados 
e, de fato, proporcionam a difusão dos arquivos sob custódia. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Uma confusão de termos fora do lugar. A descrição 
aplica-se especialmente a arquivos permanentes, ou seja, a documentos de valor secundário, ao contrário 
do que diz a alternativa, portanto, equivocada. 
A alternativa C está incorreta. Sim os processos historiográficos dependem dos instrumentos de pesquisa 
para o acesso correto e eficiente das informações e documentos buscados na atividade de pesquisa. 
A alternativa D está incorreta. O ICA-AtoM é um software livre criado por iniciativa do Conselho 
Internacional de Arquivos (CIA) para descrição de documentos arquivísticos. 
Ele foi desenvolvido com o objetivo de proporcionar uma ferramenta gratuita e de fácil manejo às entidades 
custodiadoras espalhadas pelo mundo, visando à divulgação e disponibilização de seus acervos na internet. 
Dessa forma a afirmativa também é correta. 
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17. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) Julgue o item a seguir, 
relativo às funções arquivísticas de difusão, descrição e preservação documental. 
A descrição documental tem por finalidade criar critérios para definir os tipos de documentos que 
devem ser mantidos nos arquivos correntes, intermediários e permanentes. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
Segundo o DBTA a descrição é o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de 
conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
Ela não tem como finalidade criar critérios para definir os tipos de documentos que devem ser mantidos nos 
arquivos correntes, intermediários e permanentes. Na verdade a descrição segue os critérios estabelecidos 
pela normatização nacional e internacional de processo descritivo. 
A atividade que cria critérios para a definição dos tipos de documentos que devem ser mantidas em cada um 
dos arquivos é a classificação, que não ocorre nos arquivos permanentes. 
 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
18. (FCC/TRT 11a Região/Analista Judiciário Arquivologia/2017) Atenção: Os instrumentos de 
pesquisa, nos arquivos permanentes, variam conforme a unidade que se toma como referência no 
processo descritivo. Com base nessa afirmação, responda à questão. O instrumento de pesquisa que 
toma por unidade de referência o acervo de uma instituição é o: 
a) guia. 
b) inventário. 
c) catálogo. 
d) catálogo seletivo. 
e) índice. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento 
de pesquisa a ser produzido por um arquivo. Ele é a porta de entrada da instituição e permite um 
mapeamento panorâmico do acervo. 
No guia deverão constar todos os dados básicos necessários para orientar os interessados, desde as 
informações práticas — tais como o endereço da instituição, os telefones, o horário de atendimento etc. — 
até as informações específicas sobre o acervo, como, por exemplo, os fundos e as coleções que ele possui, 
seu nível de organização, as condições físicas e jurídicas do acesso, as possibilidades de reprodução de 
documentos etc. 
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A alternativa B está incorreta. O inventário é, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, o 
instrumento de pesquisa que se segue ao guia. Busca oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou 
coleções. Não tem o acervo completo da instituição como referência. 
A alternativa C está incorreta. O catálogo é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais 
de uma série ou mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem de 
classificação. Portanto também não tem o acervo completo como referência. 
A alternativa D está incorreta. O catálogo seletivo, por sua vez, é o instrumento de pesquisa que traz uma 
relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma 
unidade de arquivamento é descrita minuciosamente. Também não tem o acervo completo como referência. 
A alternativa E está incorreta. Por último, o índice aponta nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética 
e remete o usuário às respectivas notações de localização. Também não é o instrumento buscado pelo 
examinador. 
19. (VUNESP/Perf. Mun. Presidente Prudente-SP/Arquivista/2016) O nome do instrumento de 
pesquisa que tem por finalidade propiciar visão geral dos serviços de arquivo, permitindo ao 
pesquisador conhecer seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos custodiados, entre outras 
informações, é: 
a) catálogo. 
b) guia. 
c) repertório. 
d) inventário. 
e) índice. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O catálogo é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais 
de uma série ou mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem de 
classificação. Portanto também não tem o acervo completo como referência. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Como já vimos, o guia é, preferencialmente, o 
primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. Ele é a porta de entrada da instituição e 
permite um mapeamento panorâmico do acervo, permitindo ao pesquisador conhecer seus recursos, a 
natureza e o interesse dosfundos custodiados, entre outras informações. 
A alternativa C está incorreta. Repertório, segundo o DBTA é o instrumento de pesquisa no qual são descritos 
pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo 
critérios previamente definidos. É o chamado catálogo seletivo. 
A alternativa D está incorreta. O inventário é, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, o 
instrumento de pesquisa que se segue ao guia. Busca oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou 
coleções. Não tem o acervo completo da instituição como referência. 
Antonio Daud, Júlia Branco, Ricardo Campanario
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A alternativa E está incorreta. Por último, o índice aponta nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética 
e remete o usuário às respectivas notações de localização. Também não é o instrumento buscado pelo 
examinador. 
20. (FCC/TRT 11a Região/Analista Judiciário Arquivologia/2017) Atenção: Os instrumentos de 
pesquisa, nos arquivos permanentes, variam conforme a unidade que se toma como referência no 
processo descritivo. Com base nessa afirmação, responda à questão. O instrumento de pesquisa que 
toma por unidade de referência a série documental é o: 
a) índice. 
b) guia. 
c) catálogo. 
d) catálogo seletivo. 
e) inventário. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O índice aponta nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética e remete o 
usuário às respectivas notações de localização. Não tem a série documental como unidade de referência. 
A alternativa B está incorreta. O guia tem o acervo completo da instituição como unidade de referência. 
A alternativa C está incorreta. O catálogo é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais 
de uma série ou mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem de 
classificação. Dessa forma tem as peças descritas (ou os itens) como unidades de referência e não as séries. 
A alternativa D está incorreta. Já o catálogo seletivo, por sua vez, é o instrumento de pesquisa que traz uma 
relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma 
unidade de arquivamento é descrita minuciosamente. Baseia-se em um ou mais documentos selecionados 
de um ou mais fundos, não tendo dessa forma as séries como unidades de referência. 
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O inventário tem como objetivo descrever as 
atividades de cada titular, as séries integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os critérios de 
classificação e de ordenação. 
21. (FCC/TRT 11a Região/Analista Judiciário Arquivologia/2017) Atenção: Os instrumentos de 
pesquisa, nos arquivos permanentes, variam conforme a unidade que se toma como referência no 
processo descritivo. Com base nessa afirmação, responda à questão. O instrumento de pesquisa que 
toma por unidade de referência o item documental é o: 
a) inventário. 
b) guia. 
c) catálogo. 
d) catálogo seletivo. 
e) índice. 
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Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O inventário tem como objetivo descrever as atividades de cada titular, as 
séries integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os critérios de classificação e de ordenação. 
As séries são seus elementos de referência. 
A alternativa B está incorreta. Os guias têm sempre o acervo completo da instituição como referência. São, 
preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. Ele é a porta de 
entrada da instituição e permite um mapeamento panorâmico do acervo, permitindo ao pesquisador 
conhecer seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos custodiados, entre outras informações. 
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O catálogo é o instrumento que descreve 
unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos, 
respeitada ou não a ordem de classificação. Dessa forma tem as peças descritas (ou os itens) como unidades 
de referência. 
A alternativa D está incorreta. O catálogo seletivo, por sua vez, é o instrumento de pesquisa que traz uma 
relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma 
unidade de arquivamento é descrita minuciosamente. Baseia-se em um ou mais documentos selecionados 
de um ou mais fundos e os tem como referência. 
A alternativa E está incorreta. O índice aponta nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética e remete o 
usuário às respectivas notações de localização. Também não é o instrumento buscado pelo examinador. 
22. (CEBRASPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Julgue o próximo item, relativo ao 
gerenciamento da informação e à gestão de documentos. 
O inventário, instrumento que descreve a documentação a ser descartada e auxilia a realização do 
processo de avaliação para reduzir a massa documental produzida, é utilizado para preservar 
apenas a documentação essencial e indispensável para a entidade produtora. 
 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
Como já estudamos, os inventários são instrumentos de pesquisa que descrevem, sumária ou 
analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma 
ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. 
Dessa forma, os inventários nada têm a ver com a "descrição de documentos a serem descartados" e nem 
com o processo de avaliação documental. 
23. (CONSULPLAN/TRF 2a Região/Analista Judiciário Arquivologia/2017) “De acordo com Bellotto 
(2007), o _______________ é o instrumento mais abrangente numa linguagem que pode atingir o 
grande público. O _______________ remete o leitor às respectivas notações de localização em uma 
ou mais unidades de arquivos. O _______________ é o instrumento que descreve unitariamente as 
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peças documentais de uma ou mais séries. Já o _______________ descreve conjuntos documentais 
ou partes de um fundo.” Acerca dos instrumentos de pesquisa, assinale a alternativa que completa 
correta e sequencialmente a afirmativa anterior. 
a) guia / índice / catálogo / inventário 
b) inventário / catálogo / índice / guia 
c) guia / inventário / índice / catálogo 
d) catálogo / inventário / guia / índice 
Comentários: 
Antes de avaliarmos as alternativas, vamos avaliar a frase trazida pelo examinador. Note que ele começa 
com "o instrumento mais abrangente numa linguagem que pode atingir o grande público". Esse instrumento 
é o guia, o que já nos dá um bom direcionamento na questão. 
Em seguida a banca traz a definição "remete o leitor às respectivas notações de localização em uma ou mais 
unidades de arquivos". Como já vimos ao longo da aula, esse instrumento é o índice, que aponta nomes, 
lugares ou assuntos em ordem alfabética e remete o usuário às respectivas notações de localização. 
Avançando o enunciado fala em "instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma ou 
mais séries". Desta feita está falando do catálogo. 
Por último a questão traz instrumento que "descreveconjuntos documentais ou partes de um fundo". Está 
falando exatamente do inventário que são, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, os 
instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia. Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais 
fundos ou coleções. 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. 
As demais alternativas apresentam sequências que não correspondem as definições apresentadas pela 
banca. 
24. (IADES/Hemocentro DF/Analista Arquivologia/2017) A respeito do instrumento de pesquisa 
mais abrangente e popular, assinale a alternativa correta. 
a) Inventário. 
b) Guia. 
c) Índice. 
d) Catálogo. 
e) Edição de fontes. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O inventário tem como objetivo descrever as atividades de cada titular, as 
séries integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os critérios de classificação e de ordenação. 
As séries são seus elementos de referência. 
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Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, os instrumentos de pesquisa que se 
seguem ao guia. Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Vimos bastante até aqui que o instrumento de 
pesquisa mais abrangente e popular é o guia. Insisto neste tipo de questão para que você note como as 
diferentes bancas cobram este tema. 
Apenas reforçando, o guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um 
arquivo. Ele é a porta de entrada da instituição e permite um mapeamento panorâmico do acervo. 
No guia deverão constar todos os dados básicos necessários para orientar os interessados, desde as 
informações práticas — tais como o endereço da instituição, os telefones, o horário de atendimento etc. — 
até as informações específicas sobre o acervo, como por exemplo os fundos e as coleções que ele possui, 
seu nível de organização, as condições físicas e jurídicas do acesso, as possibilidades de reprodução de 
documentos etc. 
A alternativa C está incorreta. O índice aponta nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética e remete o 
usuário às respectivas notações de localização. Também não é o instrumento buscado pelo examinador. 
Definitivamente não é o instrumento de pesquisa mais abrangente e popular. 
A alternativa D está incorreta. O catálogo é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais 
de uma série ou mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem de 
classificação. Dessa forma tem as peças descritas (ou os itens) como unidades de referência. Também não é 
o instrumento de pesquisa mais popular entre os disponíveis. 
A alternativa E está incorreta. Por último, a edição de fontes compreende a publicação de um instrumento 
de pesquisa no qual os documentos não recebem resumos indicativos e/ou informativos, como nos 
anteriormente citados, figurando o texto integral, conforme relata a professora Heloísa Bellotto. Também 
não é o instrumento buscado pela banca. 
25. (IADES/Hemocentro DF/Analista Arquivologia/2017) Instrumento de pesquisa organizado 
segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição 
individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. 
Essas informações correspondem à definição de: 
a) guia. 
b) catálogo. 
c) inventário. 
d) repertório. 
e) inventário topográfico. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Como a questão está cobrando definição literal do DBTA, vamos ver o que ele 
diz sobre o guia: Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes 
em um ou mais arquivos. 
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A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Essa é exatamente a definição prevista para catálogo 
pelo DBTA. Vejamos: Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, 
onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou 
mais fundos, de forma sumária ou analítica. 
A alternativa C está incorreta. Para o DBTA Inventário é o instrumento de pesquisa que descreve, sumária 
ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a 
uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. 
A alternativa D está incorreta. Para o DBTA repertório é o Instrumento de pesquisa no qual são descritos 
pormenorizadamente documentos, pertencente a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo 
critérios previamente definidos. 
 
A alternativa E está incorreta. Por último, para o DBTA o Inventário Topográfico é o instrumento de 
controle ou gestão de depósito destinado a indicar a localização física das unidades de arquivamento nos 
depósitos. 
26. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) No que se refere a instrumentos de pesquisa, julgue o item 
seguinte. 
Se for necessário elaborar um instrumento mais abrangente e com linguagem adequada para 
atingir o grande público, a opção será feita pelo instrumento denominado guia. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Apenas para enfatizar, vimos que o guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser 
produzido por um arquivo. Ele é a porta de entrada da instituição e permite um mapeamento panorâmico 
do acervo. 
Tem como características ser abrangente e ter linguagem adequada para atingir o grande público. 
27. (IADES/Hemocentro DF/Analista Arquivologia/2017) “As atividades culturais que algumas 
instituições arquivísticas brasileiras já promovem têm sido principalmente palestras, debates, 
lançamento de obras e concursos.” (Bellotto, 2007). São consideradas ações culturais e educativas 
nos arquivos de guarda permanente, EXCETO: 
a) Visitação inclusive a locais não abertos aos consulentes. 
b) Avaliação de documentos em bases de dados de amplo acesso. 
c) Manipulação de documentos dentro dos arquivos pelos visitantes. 
d) Organização de exposições nos arquivos com documentos originais. 
Comentários: 
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A alternativa A está incorreta. A visitação, mesmo que a locais não abertos a consulentes, é uma das 
atividades culturais típicas promovidas pelas instituições arquivísticas. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A avaliação de documentos é uma atividade interna 
da instituição arquivística e nada tem a ver com as atividades culturais e/ou educacionais promovidas em 
seus arquivos permanentes. 
A alternativa C está incorreta. A manipulação de documentos dentro dos arquivos pelos visitantes é outra 
atividade comum em busca da difusão dos conteúdos do acervos arquivísticos. Um ponto importante aqui é 
a dicotomia criada entre a difusão (inclusive e especialmente o manuseio de documentos) e as atividades de 
preservação e conservação de documentos que veremos na próxima aula. A primeira pode prejudicar a 
segunda caso não seja feita com toda a técnica recomendada! 
A alternativa D está incorreta.