DATA SOP-PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRONIZADO

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DATA SOP (Standard Operating Procedure, ou Procedimento Operacional Padrão)
Gerson Custodio Gildo Rubi
Agosto de 2024
Indice
1.	Objetivo geral	4
2.	Problemas	5
3.	Responsabilidades	6
4. Definições	7
5. prefacio	8
5.1 Coleta de Dados	8
5.2 Limpeza de Dados	8
Verificação de Qualidade:	8
5.3 Análise de Dados	8
Exploração Inicial:	8
Modelagem:	9
5.4 Visualização e Apresentação	9
5.5 Armazenamento e Segurança de Dados	9
Armazenamento:	9
Segurança:	9
6. Tecno Purple SOP - Procedimentos Padrão	9
6.1. Verificação de Cadastro Existente	9
6.2. Adição de Novos Clientes	9
6.3. Sincronização de Dados	10
6.4. Procedimentos de Visita	10
6.5. Requisitos de Fotografia	10
6.5. Zoneamento	10
6.6. Suporte Técnico	10
7. DOC and Feed Sop	11
7.1 Preenchimento de Campos	11
7.2	Verificação de Duplicidade	11
7.4 Responsabilidades do Gerente de Loja	11
7.5 Encomendas para Distribuidores	11
8. Complaint file	11
8.1 Registro de Reclamações	12
8.2 Preenchimento de Dados	12
8.3 Tempo de Resposta	12
8.4 Responsabilidades	12
8.5 Suporte Técnico	12
Introdução 
O documento em anexo descreve detalhadamente como todas as tarefas relacionadas, com coleta, processamento e gestão de dados realizar uma tarefa ou processo específico em Irvines Moçambique. Para um departamento de análise de dados, um SOP pode incluir desde a coleta e organização de dados até a análise e a apresentação dos resultados. 
Procedimento Operacional Padrão (SOP) Departamento de Análise de Dados
1. Objetivo geral
Este SOP tem como objetivo padronizar os processos de coleta, organização, análise e apresentação de dados no Departamento de Análise de Dados, garantindo consistência, precisão e eficiência.
2. Problemas
Resistências a mudança: Essa resistência pode surgir por vários motivos e impacta negativamente a implementação eficaz de novas práticas e procedimentos. 
Ambiguidade e Falta de Clareza: Instruções vagas ou mal definidas podem levar a interpretações variadas, resultando em erros ou inconsistências na execução das tarefas.
Obsolescência: SOPs desatualizados que não refletem as práticas ou tecnologias atuais podem comprometer a eficiência e a precisão do trabalho realizado.
Complexidade Excessiva: Procedimentos excessivamente detalhados ou complicados podem dificultar a compreensão e a adesão dos funcionários, levando a falhas na execução.
Falta de Padronização: Ausência de padronização pode resultar em variações nos processos e na qualidade dos dados.
Falta de Documentação de Mudanças: Mudanças nos procedimentos que não são devidamente documentadas podem levar a confusões e a práticas inconsistentes.
Falta de Aderência aos SOPs: Funcionários que não seguem os SOPs devido à falta de supervisão, motivação ou compreensão dos mesmos.
Incompatibilidade com Outras Equipes: SOPs que não estão alinhados com os procedimentos de outras equipes ou departamentos podem causar conflitos e ineficiências.
Falta de Feedback e Melhoria Contínua: A ausência de mecanismos para coletar feedback e atualizar os SOPs pode levar à persistência de problemas e à falta de aprimoramentos necessários.
3. Responsabilidades
Analistas de Dados: 
· Revisar e validar os resultados das análises,
· Limpeza, análise e interpretação de dados. 
· Preparar relatórios e visualizações de dados.
Departamento comercial: 
· Realizar a coleta de dados, 
· Classificar Todos os pagamentos, 
· Líder de Departamento: Garantir que o SOP seja seguido, supervisionar a execução das tarefas, promover treinamentos e melhorar continuamente os processos de análise.
4. Definições
· Coleta de Dados: Processo de obtenção de dados brutos de diversas fontes.
· Limpeza de Dados: Processo de correção e formatação dos dados para garantir a qualidade e a consistência.
· Análise de Dados: Processo de inspeção, transformação e modelagem dos dados para descobrir informações úteis.
· Visualização de Dados: Criação de gráficos, tabelas e outros recursos visuais para representar os dados de forma compreensível.
5. Geral
5.1 Coleta de Dados
1. Identificação das Fontes de Dados:
· Microsoft forms 
· Google forms,
· Excel
· Primavera
· Mysql
· Tecno purple
· CRM’S
· e outros. 
2. Coleta e Importação:
· Os dados serão coletados através de formulários da Microsoft, google forms, primavera e aplicativos CRM( tecno purple) e outros. 
· A informação de desempenho da hatchry finanças, vendas, logística devem chegar através de CRM’s,
· Toda informacao coletada deve ser armazenada em nuvens,
3. Registo de Dados:
· Todos os dados devem ser consistentes (organizados e estruturados de forma sequenciada);
· Cada cliente deve ter código único contacto e localização actualizado;
· Cada cliente deve ser alocado a um rep especifico
· Cada rep deve ser alocado a uma zona especifica
5.2 Limpeza de Dados
Verificação de Qualidade:
· Os dados devem ser limpos de forma recorrente, no caso de DOC order, aconselha-se que se faca limpeza diárias
· Buscar ferramentas e scripts de limpeza automatizados quando possível.
5.3 Análise de Dados
Exploração Inicial:
· Será realizada uma análise exploratória frequentes para entender a estrutura dos dados e identificar padrões e tendências.
Modelagem:
· Serão aplicadas técnicas estatísticas e algoritmos de machine learning conforme necessário.
5.4 Visualização e Apresentação
1. Criação de Relatórios em Texto, tabelas, Dashboards:
2. Apresentação de relatórios,
3. Feedback dos usuários
5.5 Armazenamento e Segurança de Dados
Armazenamento:
· Armazene dados e relatórios de forma segura e organizada em nuvens como google drive, SharePoint e one drive.
· será usado sistemas de backup regular para proteger os dados.
Segurança:
· Todos dados devem ser aplicados a política de privacidade para evitar vazamento de informações indisperadas 
6. Tecno Purple SOP
6.1. Verificação de Cadastro Existente
Antes de Novo Cadastro, certifique-se de que o cliente não está cadastrado no sistema. Selecione a opção 'Load All' e pesquise pelo nome do cliente.
Caso o cliente não seja encontrado, prossiga para adicionar um novo cadastro. 
6.2. Adição de Novos Clientes
Antes de cadastrar por favor confirme no grupo se o cliente já existe ou não.
Ao adicionar um novo cliente, insira o nome completo ou nome de registo/cadastro.
Certifique-se de que o nome seja semelhante ao registado no sistema Primavera.
Todos os campos marcados com * são de preenchimento obrigatório, preencha todos os campos obrigatórios utilizando letras maiúsculas.
6.3. Sincronização de Dados
No final do dia, todos os usuários devem realizar uma sincronização geral. Isso garante que todas as alterações e atualizações sejam refletidas no sistema central.
6.4. Procedimentos de Visita
É obrigatório preencher o formulário durante a visita ao cliente. Visitas sem o formulário preenchido não serão contabilizadas.
6.5. Requisitos de Fotografia
É obrigatório tirar uma foto bem visível ao preencher o formulário durante a visita.
O campo de fotografia na criação de novo cadastro deve-se tirar foto do cliente, caso não autorize, pode se tirar da parte externa do aviário.
6.5. Zoneamento
Para cada vendedor será lhe atribuída uma zona é de responsabilidade do sales rep classificar devidamente os seus clientes antes do carregamento de visitas. Isso é essencial para o planejamento próximas visitas de placement
Todos os clientes devem ser visitados, o cliente que não tiver classificação fica na responsabilidade do sales rep mais próximo
Tecnical sales rep, Inhambane sales rep, Gaza sales rep, K account sales rep e Anciliar Sales reps tem o acesso a todas zonas dentro da província de jurisdição.
Não e permitido que um vendedor transcenda a zona de Jurisdição. 
6.6. Suporte Técnico
Em caso de dúvidas ou problemas com o aplicativo Tecno Purple, os usuários devem partilhar com a equipe de suporte
Como solicitar ajuda?
Via Whatsap: Envie um e-mail detalhando o problema para no grupo de suporte acompanhado de um scream shot
Via Telefone: Ligue para o número: 865843856
O suporte está disponível duranteo horário comercial das 8h às 18h.
7. DOC and Feed Sop
Objetivo do Formulário
· O formulário tem como objetivo sincronizar em tempo real as reservas de pintos em todas as lojas.
7.1 Preenchimento de Campos
· Todos os campos marcados com * são de preenchimento obrigatório.
· Preencha todos os espaços utilizando letras maiúsculas.
· Ao preencher o nome, insira o nome completo do cliente.
7.2 Verificação de Duplicacao 
· Sempre que um cliente fizer uma encomenda, deve se confirmar com o cliente se ele já fez outra encomenda para a mesma data com outro colaborador Isso ajuda a evitar duplicações de encomendas.
7.4 Responsabilidades do Gerente de Loja
· O gerente de loja deve classificar cada encomenda como pago, pago parcial, cancelado, ou transferido para outro dia.
· É obrigatório que todos os clientes que levantarem ou desistirem da compra do pinto estejam registrados no aplicativo e devidamente classificados.
7.5 Encomendas para Distribuidores
· Caso um distribuidor de Maputo queira fazer uma encomenda, encaminhe para Gilson e Jonas.
· Caso seja de Gaza, encaminhe para Agostinho.
· Caso seja de Inhambane, encaminhe para Mussa.
8. Complaint file
O formulário tem em vista garantir que as reclamações sejam resolvidas no menor tempo
Instruções
O file funciona com email corporativo (oultook)
8.1 Registo de Reclamações
· Todas as reclamações de clientes relacionadas a:
· Mortalidades, fraco crescimento, tosse, diarreias, paralisias, cegueira, cancelamentos, demora na entrega, qualidade, prazo de validade, Assistência técnica, atitude de colaborador, formação, visitas, revendedores, ou outras situações relacionadas a pintos, ração e serviços. Devem ser registadas no arquivo de reclamações (Complaint File).
8.2 Preenchimento de Dados
· Todos os campos marcados com * são de preenchimento obrigatório.
· Preencha o nome completo do cliente utilizando letras maiúsculas e sem acentuação.
8.3 Tempo de Resposta
· O tempo máximo de resposta dos técnicos não deve exceder 24 horas.
· Caso o tempo limite seja ultrapassado, entre em contato imediatamente pelo telefone: 876162490 (Nemesio).
8.4 Responsabilidades
· As lojas, equipe de venda, teleservice devem ser responsáveis por inserir informação no aplicativo de reclamações.
· A equipe técnica deve ser responsável por visitar todos os clientes com reclamações e fazer o devido acompanhamento até que melhore,
· Durante as visitas, a equipe técnica deve fazer todos registos de acompanhamento do formulário de tecno purple,
· O teleservice é responsável por realizar chamadas para verificar e medir o estado atual do cliente após a reclamação.
8.5 Suporte Técnico
· Em caso de dúvidas ou problemas com o aplicativo Complaint File, os usuários devem compartilhar as questões com a equipe de suporte.
Como Solicitar Ajuda?
· Via Telefone: Ligue para o número: 865843856.
· O suporte está disponível durante o horário comercial, das 8h às 17h.
· Link: Utilize o formulário online para registar reclamações adicionais: https://forms.office.com/r/uEBtxNAE8D
Data da Última Revisão: 15/08/2024
Criado e Aprovado por: Gersonn Rubi
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