arquivologia-completo

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<p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>2/77</p><p>Sumário</p><p>Conceitos Fundamentais de Arquivologia .................................................................................................................... 3</p><p>Documentos Arquivísticos ............................................................................................................................................ 8</p><p>Instituições Arquivística Brasileiras ............................................................................................................................ 12</p><p>Ciclo Vital dos Documentos ........................................................................................................................................ 21</p><p>Sistemas e Métodos de Arquivamento ...................................................................................................................... 24</p><p>Gestão de Documentos e Arquivo Corrente .............................................................................................................. 39</p><p>Atividades de Protocolo.............................................................................................................................................. 46</p><p>Arquivo Intermediário, Classificação e Avaliação de Documentos ............................................................................ 53</p><p>Arquivos Permanentes ............................................................................................................................................... 61</p><p>Preservação, Conservação e Restauração de Arquivos .............................................................................................. 66</p><p>Gestão Arquivística Digital .......................................................................................................................................... 71</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>3/77</p><p>Conceitos Fundamentais de Arquivologia</p><p>Conceitos de Arquivos</p><p>Existem múltiplos significados para o termo "arquivo" em nossa língua. mas dirija suas atenções à primeira.</p><p>Arquivos públicos e privados</p><p>Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos</p><p>públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em</p><p>decorrência do exercício de atividades específicas, bem como</p><p>por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou</p><p>a natureza dos documentos.</p><p>Arquivos públicos</p><p>Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos</p><p>públicos, instituições de caráter público e entidades privadas</p><p>encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas</p><p>funções administrativas, legislativas e judiciárias.</p><p>Arquivos privados</p><p>Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas</p><p>físicas e jurídicas, em decorrência de suas atividades.</p><p>Agora que esclarecemos os conceitos de arquivos, talvez você esteja curioso sobre as definições de</p><p>Arquivologia e Arquivística.</p><p>Conceito de Arquivologia</p><p>A Arquivologia é uma área de estudo que se dedica a compreender as diferentes funções dos arquivos,</p><p>bem como os princípios e técnicas necessários para produzi-los, organizá-los, guardá-los, preservá-los e utilizá-los</p><p>de forma adequada. Também chamada Arquivística.</p><p>Vamos examinar neste estudo as transformações que ocorreram no caráter dos arquivos durante o declínio</p><p>das civilizações antigas e o advento da Idade Média, com foco especial na França, Inglaterra e Estados Unidos. Nosso</p><p>objetivo é compreender as razões por trás da criação de organismos nacionais para a guarda e preservação de</p><p>arquivos.</p><p>França</p><p>Ocorreu a criação do primeiro Arquivo Nacional do mundo, o Arquivo</p><p>Nacional de Paris foi a resposta encontrada para preservar os documentos</p><p>que registravam as conquistas e glórias da Nova França, que seriam</p><p>depositados nesse arquivo, em 1790 (Revolução Francesa).</p><p>Inglaterra</p><p>Ao contrário do que ocorreu na França, a criação de um Arquivo Nacional</p><p>na Inglaterra não teve como objetivo a preservação de provas históricas</p><p>ou o registro de um momento de instabilidade social. Na verdade, a</p><p>principal motivação foi de ordem prática como cultural, pois a gestão</p><p>arquivística no país era caótica. Então, em 1838 foi criado o Arquivo</p><p>Central Inglês com a sanção da Lei dos Documentos Públicos.</p><p>Estados Unidos</p><p>O caso dos Estados Unidos apresenta semelhanças com o da Inglaterra,</p><p>embora tenha ocorrido em um período posterior. Após intenso debate e</p><p>negociação no Congresso, Arquivo Nacional americano foi criado em 1934.</p><p>Analisando esses exemplos ao redor do mundo, torna-se possível identificar e ilustrar claramente as</p><p>principais razões pelas quais foram criadas estruturas públicas para a guarda e preservação de documentos, como</p><p>os Arquivos Nacionais. Em síntese, tais razões são:</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>4/77</p><p>Razões Práticas Torna-se imprescindível aumentar a eficiência do governo.</p><p>Razões Culturais</p><p>Os arquivos públicos são uma fonte cultural comparável a livros, coleções</p><p>de museus e outras fontes similares.</p><p>Razões Pessoais Interesse pessoal ou da sociedade.</p><p>Razões Oficiais</p><p>Os documentos, inclusive os mais antigos, são imprescindíveis às</p><p>atividades governamentais e constituem a principal fonte de informação</p><p>na grande maioria das suas ações.</p><p>Princípios de Arquivologia</p><p>Princípio da Proveniência</p><p>É um princípio básico da arquivologia, onde um arquivo produzido por uma</p><p>entidade coletiva, indivíduo ou família não deve ser combinado com os</p><p>arquivos de outras entidades produtoras. Esse princípio também é</p><p>conhecido como princípio do Respeito aos Fundos ou Método Histórico.</p><p>Conforme a DBTA, é correto afirmar que fundo e arquivo possuem o</p><p>mesmo significado: Conjuntos de documentos de uma mesma entidade.</p><p>Os fundos podem ser divididos em:</p><p>➢ Fundos abertos: Acrescenta-se novos documentos na entidade.</p><p>➢ Fundos fechados: Não é acrescentado novos documentos.</p><p>O princípio da Proveniência pode ser dividido em duas esferas:</p><p>➢ Princípio do Respeito aos Fundos: Foca na parte Externa, ou seja, não</p><p>permite a mistura de documentos produzidos por outra entidade</p><p>produtora.</p><p>➢ Princípio do Respeito a Ordem Original: Foca na parte Interna, ou</p><p>seja, preserva a organização inicial dos documentos.</p><p>Princípio da Organicidade</p><p>Trata-se da conexão entre os documentos de um arquivo, a qual se dá em</p><p>virtude das atividades realizadas pela própria entidade produtora.</p><p>Princípio da Unicidade</p><p>De acordo com o princípio da Unicidade, os documentos de arquivo</p><p>mantêm sua singularidade (Função Preservada), independentemente de</p><p>sua forma, gênero, tipo ou suporte, em função ao contexto em que foram</p><p>criados.</p><p>Princípio da Indivisibilidade</p><p>Esse princípio afirma que os fundos de arquivo devem ser preservados</p><p>íntegros, sem sofrer dispersão, mutilação, alienação, destruição não</p><p>autorizada ou acréscimo indevido.</p><p>Princípio da Cumulatividade</p><p>Os arquivos consistem em registros orgânicos que estão ligados às</p><p>atividades da entidade produtora e que se acumulam gradualmente ao</p><p>longo do tempo. Também conhecido como princípio da Naturalidade.</p><p>Esses primeiros cinco princípios são considerados fundamentais para a prova. A seguir, serão apresentados</p><p>outros princípios relevantes para compreendermos mais profundamente essa área do conhecimento.</p><p>Princípio da Reversibilidade</p><p>O princípio da Reversibilidade estabelece que qualquer procedimento ou</p><p>tratamento realizado em documentos arquivísticos deve ser passível de</p><p>ser desfeito, caso seja necessário.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>é utilizado em arquivos especiais, como arquivos de imagens em</p><p>discos, CDs ou fotografias, bem como em arquivos especializados, como os de medicina, economia, entre outros.</p><p>Correspondente Nª Pasta</p><p>São Paulo 1</p><p>Tribunal Eleitoral 2</p><p>Banco Itaú 3</p><p>Quebrando Questões 4</p><p>Após enumerar de acordo com a entrada, é comum criar um índice alfabético. É aplicado a ordenação alfabética.</p><p>Correspondente Nª Pasta</p><p>Banco Itaú 3</p><p>Quebrando Questões 4</p><p>São Paulo 1</p><p>Tribunal Eleitoral 2</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>31/77</p><p>Método Numérico Cronológico</p><p>Diferentemente dos métodos anteriores, a numeração é atribuída ao próprio documento e não à pasta.</p><p>Esse método é bastante utilizado no setor público, especialmente por meio de sistemas de protocolo único, como</p><p>fichas ou registros eletrônicos, que atribuem uma numeração sequencial única aos documentos produzidos e</p><p>recebidos. Uma das vantagens desse método é que ele proporciona maior sigilo.</p><p>Método Numérico Dígito-Terminal</p><p>Esse método consiste em dividir o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da</p><p>direita para a esquerda, formando pares.</p><p>➢ Vantagens: Redução de erros.</p><p>➢ Desvantagens: Dificuldade de leitura.</p><p>M. Numérico Simples M. Dígito-Terminal</p><p>55.312 21-97-04</p><p>85.112 08-51-12</p><p>219.704 05-53-12</p><p>772.788 77-27-88</p><p>Método Ideográfico ou por Assunto</p><p>O método ideográfico enfatiza o assunto como o elemento principal a ser considerado, o que o torna menos</p><p>prático de aplicar, uma vez que está sujeito à interpretação do usuário e requer um conhecimento completo das</p><p>atividades da instituição. Nesse método, cada instituição deve criar um plano de classificação que inclua todos os</p><p>assuntos relevantes à sua organização.</p><p>Classificação do Método</p><p>O método alfabético é empregado quando a quantidade e a variedade de assuntos da documentação a ser</p><p>arquivada são reduzidas.</p><p>Alfabético (DIRETO)</p><p>➢ Dicionário: Dispostos alfabeticamente. Ex.:</p><p>• Cursos de doutorado.</p><p>• Cursos de especialização.</p><p>• Cursos de formação.</p><p>• Cursos de metrado.</p><p>• Cursos de pós-graduação.</p><p>➢ Enciclopédico: Agrupados sob títulos. Ex.:</p><p>• Cursos</p><p>o Especialização.</p><p>o Formação.</p><p>o Pós-graduação.</p><p>▪ Doutorado.</p><p>▪ Mestrado.</p><p>Observações:</p><p>• Os números são ordenados do menor para o maior, utilizando os útimos dois dígitos.</p><p>• Se tiver um empate, é analisado o grupo do meio.</p><p>• Se é composto por 5 dígitos, o 0 é acrescentando a sua esquerda.</p><p>• Cada dupla de dígitos, tem um nome. Ex: 28 - 88 - 04 = 04: Grupo um. | 88: Grupo dois | 21: Grupo três.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>32/77</p><p>Alfabético</p><p>(INDIRETO)</p><p>➢ Duplex: A documentação é organizada em classes, agrupadas por temas,</p><p>seguindo uma estrutura que vai do mais abrangente ao mais específico e não tem</p><p>limite de criação. Ex.:</p><p>0 - Atividades Administrativa</p><p>1 - Pesquisas.</p><p>• 1-1 Administração.</p><p>o 1-1-1 Aplicada a empresa.</p><p>o 1-1-2 Aplicada a casa.</p><p>• 1-2 Medicina.</p><p>• 1-3 Fisioterapia.</p><p>• 1-4 Odontologia.</p><p>o 1-4-1 Saúde bucal.</p><p>o 1-4-2 Escovação de dentes.</p><p>2 - Cursos.</p><p>3 - Publicações</p><p>➢ Decimal: Aqui está uma estrutura que vai do geral ao específico, com um limite</p><p>máximo de 10 classes composto por 3 algarismos. Ex.:</p><p>000 – Administração.</p><p>100 – Assistência Técnica.</p><p>200 – Pesquisas.</p><p>300 -Publicações.</p><p>310 Impressão.</p><p>320 Exposição.</p><p>330 Vendas.</p><p>331 Vendas na internet.</p><p>331.1 Vendas no Instagram.</p><p>400 Vago.</p><p>500 Vago.</p><p>600 Vago.</p><p>700 Vago.</p><p>800 Vago.</p><p>900 Assuntos Diversos.</p><p>➢ Unitermo ou Indexação Coordenada: Neste método, é atribuído um número</p><p>crescente a cada documento de acordo com sua ordem de entrada no arquivo,</p><p>com a finalidade de identificar e localizá-lo facilmente quando necessário.</p><p>Após a numeração, o documento é analisado para identificar suas principais</p><p>características e palavras-chave.</p><p>Todas essas informações serão transferidas para uma ficha índice.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>33/77</p><p>Método Padronizados</p><p>Além da utilização de números e letras como já estudado, as cores também foram utilizadas como recurso</p><p>para a organização dos arquivos. São divididos: Variadex, o Automático, o Soundex, o Rôneo e Mnemônico.</p><p>Método Variadex</p><p>A introdução das cores como elementos auxiliares tem</p><p>como objetivo facilitar tanto o processo de</p><p>arquivamento quanto a posterior localização dos</p><p>documentos. É utilizado 5 cores como mostra ao lado!</p><p>A,B,C,D e abreviações -> Ouro</p><p>E,F,G,H e abreviações -> Rosa</p><p>I,J,K,L,M,N e abreviações -> Verde</p><p>O,P,Q e abreviações -> Azul</p><p>R,S,T,U,V,X,Y,Z e abreviações -> Palha</p><p>É recomendado que as cores sejam designadas com base na segunda letra do nome de entrada, em vez da</p><p>letra inicial.</p><p>Nomes Entrada Cores</p><p>C. Forc, S.A C. (abreviação) Ouro</p><p>Deror, Marcio Romero Deror Rosa</p><p>Finamo, Robs Finamo Verde</p><p>Florenzo, Audy José Florenzo Verde</p><p>Pomero, Antoni Pomero Azul</p><p>Tremora, Luiz Tremora Palha</p><p>Método Automático</p><p>Os documentos são organizados com pastas e divisórias que já indicam a ordem alfabética das letras. Não cai em</p><p>concursos.</p><p>Método Soundex</p><p>As unidades de armazenamento são classificadas de acordo com seu código, sem levar em consideração a ordem</p><p>alfabética. Não é praticado no Brasil.</p><p>Método Rôneo e Mnemônico</p><p>O uso de combinações de letras, números e cores é considerado ultrapassado no sistema de rôneo. Por outro</p><p>lado, no sistema mnemônico, são criados mnemônicos, como esquemas, gráficos, símbolos e palavras, para</p><p>ajudar o arquivista a memorizar.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>34/77</p><p>Método Alfanumérico</p><p>O método alfanumérico é uma técnica de classificação que envolve a combinação de letras e números. Esse</p><p>método é considerado semi-indireto, pois não é completamente direto nem completamente indireto. No método</p><p>alfanumérico, é usada uma tabela que cobre seções do alfabeto, previamente planejadas pelo profissional</p><p>responsável por sua criação.</p><p>Divisões do Alfabeto Número da Pasta</p><p>AA-AH 1</p><p>AI-AL 2</p><p>AM-AS 3</p><p>AT-AZ 4</p><p>BA-BL 5</p><p>BM-BT 6</p><p>BU-BZ 7</p><p>..... 8 a 88</p><p>YA-YZ 89</p><p>ZA-ZZ 90</p><p>Assim, a organização dos nomes deve ocorrer da seguinte maneira:</p><p>Nome Pasta</p><p>Airton, Thiago Romero 2</p><p>Ahraia, Renata Silva 1</p><p>Bartolomeu, Lucas Coelho 5</p><p>Yara, Sampaio Dias 89</p><p>Tipos de pastas</p><p>Pasta Suspensas</p><p>• O sistema de arquivamento suspenso é amplamente utilizado em arquivos</p><p>correntes, pois é fácil de encontrar e acessar.</p><p>• Esse nome é derivado do fato de que os arquivos ficam suspensos durante o</p><p>período de armazenamento.</p><p>• Para facilitar a organização, geralmente possuem guias (projeções) nas quais</p><p>são registrados os assuntos, nomes ou interessados.</p><p>Pasta Az</p><p>• Esse sistema é amplamente utilizado em arquivos correntes, pois é fácil de</p><p>encontrar e acessar.</p><p>• A encadernação é composta por um gancho central onde os documentos são</p><p>inseridos após serem perfurados, e é comum que seja armazenada em pé.</p><p>• O método é amplamente utilizado em escritórios e escolas.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>35/77</p><p>Pasta Catálogo Ofício</p><p>• As pastas catálogo são altamente recomendadas para guardar documentos que</p><p>não podem ser rasurados.</p><p>• Funcionam</p><p>como um caderno, onde as folhas são inseridas frente e verso em</p><p>cada página plástica.</p><p>• Sua durabilidade é uma das principais características desse tipo de pasta.</p><p>Pasta L</p><p>• Uma das principais características das pastas L é a sua durabilidade.</p><p>• Podem ser encontradas em diferentes cores, permitindo a adoção de uma</p><p>variedade de sistemas de organização e subdivisões dentro de outras pastas.</p><p>• Frequentemente utilizadas em arquivos pessoais e em contextos não</p><p>profissionais.</p><p>Pasta Sanfona</p><p>• As pastas com várias divisórias possibilitam a organização e separação de</p><p>documentos de acordo com diferentes critérios adotados pela instituição, como</p><p>assunto, ordem alfabética, entre outros.</p><p>• O método é amplamente utilizado em escritórios e escolas.</p><p>Pasta Grampo</p><p>• As pastas com grampos (ou trilhos) possibilitam a fixação dos documentos na</p><p>pasta após perfurá-los.</p><p>Pasta com Aba Elástico</p><p>• As pastas com abas retráteis e elásticos em suas extremidades permitem a</p><p>organização de diversos tipos de documentos, protegendo-os de possíveis</p><p>amassados e danos.</p><p>• Utilizadas tanto em ambiente residencial quanto institucional.</p><p>Licenciado para - 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R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>38/77</p><p>Recomendações de ambiente</p><p>• Armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de</p><p>guarda estabelecido;</p><p>• Monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar;</p><p>• Proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar;</p><p>• Promover regularmente a limpeza e o controle de insetos;</p><p>• Manter um programa integrado de higienização.</p><p>Acondicionamento</p><p>Para garantir a preservação dos documentos, é essencial que sejam acondicionados em mobiliários e</p><p>invólucros apropriados. Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, tais como mapas,</p><p>plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente em mapotecas adequadas ou enrolados em tubos de</p><p>cartão alcalino e acomodados em armários ou gavetas.</p><p>As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e computador, devem ser mantidas distantes de campos</p><p>magnéticos que possam comprometer os dados.</p><p>As caixas de arquivo devem ser resistentes para suportar o manuseio, peso dos documentos e pressão,</p><p>caso precisem ser empilhadas.</p><p>Mapotecas</p><p>• Armazena Documento de valor permanete com</p><p>grandes formatos, como plantas e cartazes.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>39/77</p><p>Gestão de Documentos e Arquivo Corrente</p><p>Gestão de Documentos</p><p>Conjunto de procedimentos e operações técnicas que busca racionalizar, tornar eficiente, eficaz e ágil a</p><p>parte da produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária,</p><p>visando sua eliminação ou recolhimento.</p><p>Objetivos</p><p>• Assegurar a total disponibilidade e a conservação.</p><p>• Fornecer as informações de forma adequada, no momento apropriado e para as pessoas corretas.</p><p>• Executar de maneira eficiente todos os procedimentos relacionados à administração de documentos</p><p>arquivísticos, levando em consideração a economia.</p><p>• Empregar de maneira apropriada os equipamentos disponíveis.</p><p>• Realizar a avaliação e seleção de documentos sem valor e eliminá-los de maneira segura.</p><p>Fases da gestão de documentos</p><p>Atividades da gestão de documentos</p><p>Produção</p><p>• Relacionado com os princípios da organicidade e naturalidade.</p><p>• Racionalização do processo (produzir o que é indispensável).</p><p>• Melhoria na utilização dos recursos.</p><p>Utilização</p><p>• Aqui ocorre o trajeto percorrido pelo documento durante sua função administrativa.</p><p>• Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento.</p><p>• Controle, uso e armazenamento dos documentos.</p><p>Avaliação e Destinação</p><p>• Definir os prazos de retenção e destino final do documento.</p><p>• Descarte regular de documentos sem valor para a guarda permanente.</p><p>• Realizar a análise nas transferências e recolhimentos nos arquivos intermédiarios e</p><p>permanentes.</p><p>Classificação Avaliação Seleção Destinação</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>40/77</p><p>Classificação</p><p>Agrupar os documentos que tratam</p><p>do mesmo tema e atribuir termos-chave que representam o conteúdo de</p><p>cada um deles. Dessa forma, é possível encontrar rapidamente documentos relevantes e simplificar as tarefas</p><p>que envolvem a gestão de informações. Essa fase ocorre no protocolo quando é registrado o documento.</p><p>Métodos de Classificação de Schellenberg</p><p>Funcional</p><p>(ação dos documentos)</p><p>o É uma técnica de organização que se baseia na lógica das funções,</p><p>subfunções e atividades exercidas pelo organismo produtor.</p><p>o É considerada a mais adequada para órgãos públicos, devido às</p><p>constantes alterações estruturais em função de mudanças políticas</p><p>que podem ocorrer.</p><p>• Consequências: Funções inalteradas e organização das funções.</p><p>Organizacional</p><p>(estrutura do órgão produtor)</p><p>o É uma técnica de organização baseada na estrutura organizacional da</p><p>empresa através de vários níveis de segmentação interna do</p><p>organismo produtor. Ex.: diretorias, coordenadorias e supervisões.</p><p>o Essa classificação foca no desenho da sua estrutura organizacional e</p><p>não nas funções.</p><p>• Consequências: Pode ocorrer mistura nos documentos com mesma</p><p>função em vários departamentos diferentes.</p><p>Por assuntos</p><p>(Assuntos do documento)</p><p>o A classificação por assunto é aplicada a documentos específicos que</p><p>não estão relacionados à ação governamental ou não estão vinculados</p><p>a ela.</p><p>o Logo, essa por assunto deve ser evitada, pois pode causar dificuldades</p><p>no processo de avaliação de documentos.</p><p>Classificação</p><p>Estudo:</p><p>Para identificar o assunto de um</p><p>documento, é preciso lê-lo</p><p>cuidadosamente. Ao ler, é possível</p><p>entender o conteúdo e identificar os</p><p>tópicos principais abordados.</p><p>Codificação:</p><p>É colocado o código para o assunto</p><p>que se trata no documento.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>41/77</p><p>Avaliação dos Documentos</p><p>A avaliação de documentos é uma etapa crucial do gerenciamento de arquivos, na qual são estabelecidos os</p><p>prazos de retenção e o destino de cada documento. Através desse processo, é definido se e quando os</p><p>documentos devem ser eliminados ou mantidos permanentemente, levando em consideração o valor (Primário</p><p>e Secundário) que é atribuído a cada documento.</p><p>A avaliação de documentos é uma tarefa que exige grande complexidade e profundidade de conhecimento,</p><p>exigindo a formação de equipes mistas, conhecidas como Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.</p><p>Essas equipes são compostas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da instituição, que trabalham</p><p>juntos para realizar avaliações precisas e completas.</p><p>DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS</p><p>• Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da</p><p>administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos</p><p>documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação</p><p>vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências:</p><p>• I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são</p><p>instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo</p><p>Nacional;</p><p>• II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos</p><p>das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;</p><p>• III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos</p><p>produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda</p><p>permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;</p><p>• IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;</p><p>• V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão</p><p>ou da entidade.</p><p>Seleção e Destinação</p><p>➢ Seleção: Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante</p><p>critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade</p><p>➢ Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda</p><p>permanente, descarte ou eliminação.</p><p>Tipos de Destinação</p><p>Eliminação: Quando o prazo de guarda de um documento é cumprido e</p><p>ele não possui valor secundário, é realizado o processo de destruição.</p><p>Transferências: Os documentos são encaminhados para um arquivo</p><p>intermediário a fim de cumprir o prazo de guarda e a espera sua</p><p>destinação. A Transferência pode ser permanente (realizado em intervalos</p><p>ou periódica (cronograma de intervalos regulares).</p><p>Recolhimento: São documentos enviado para o arquivo permanente. Esse</p><p>processo pode ocorrer de três maneiras: sistemática, seguindo um</p><p>cronograma preestabelecido; regular, sempre que o limite de uso primário</p><p>é ultrapassado; ou selvagem, sem critérios definidos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>42/77</p><p>Instrumentos</p><p>O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são os principais instrumentos</p><p>utilizados na gestão de documentos.</p><p>Programas e Sistemas de Gestão de Documentos</p><p>No âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal, as tarefas relacionadas à administração</p><p>de documentos são estruturadas em um sistema denominado SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de</p><p>Arquivos.</p><p>Programas de gestão de documentos</p><p>• Estabelecem objetivos gerais e específicos.</p><p>• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de</p><p>intervenção.</p><p>• São instrumentos de organização.</p><p>• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal.</p><p>Plano de Classificação</p><p>• Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo</p><p>com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do</p><p>estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise</p><p>do arquivo por ela produzido.</p><p>Resumindo: É a classificação de todo documento produzido ou</p><p>recebido.</p><p>Tabela de Temporalidade</p><p>• Instrumento de destinação, aprovado por autoridade</p><p>competente, que determina prazos e condições de guarda tendo</p><p>em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de</p><p>documentos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>43/77</p><p>Competências do SIGA</p><p>Decreto 10.148/2019 inseriu o artigo 2 no Decreto 4.915</p><p>• I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles</p><p>contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de</p><p>2019)</p><p>• II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o</p><p>integram; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p> Grave: IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;</p><p> Grave: V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;</p><p> Grave: VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;</p><p>• VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da</p><p>informação pública federal; e (Redação</p><p>dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e</p><p>eficiência de suas atividades. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>Composição do SIGA</p><p> Grave: I - como órgão central, o Arquivo Nacional;</p><p>• II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos nos órgãos</p><p>e nas entidades da administração pública federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• III - como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos nas</p><p>entidades vinculadas aos órgãos da administração pública federal. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>Compete ao Arquivo Nacional</p><p>• I - planejar, coordenar e supervisionar os assuntos relativos ao Siga, em conjunto com a Comissão de Coordenação do Siga; (Redação</p><p>dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p> Grave: II - definir, elaborar e divulgar as diretrizes e as normas gerais relativas à gestão de documentos e arquivos a serem</p><p>implementadas nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com apoio da Comissão de Coordenação do Siga;</p><p>(Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• III - editar normas para regulamentar a padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de gestão de documentos,</p><p>independentemente do suporte da informação ou da natureza dos documentos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• IV - orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades e das rotinas de trabalho relacionadas à gestão de</p><p>documentos nos órgãos setoriais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• V - divulgar normas técnicas e informações para o aprimoramento do Siga junto aos órgãos setoriais e seccionais; (Redação dada</p><p>pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• VI - promover cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148,</p><p>de 2019)</p><p> Grave: VII - promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam na gestão de documentos e</p><p>arquivos. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>Principais Competências dos Órgãos Setoriais.</p><p>• I - implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais</p><p>do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• II - coordenar as rotinas de trabalho, no seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga, com vistas à padronização dos</p><p>procedimentos técnicos relativos à gestão de documentos arquivísticos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p> Grave: IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo</p><p>relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais</p><p> Grave: V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no</p><p>4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de</p><p>documentos de arquivo relativos às atividades-fim;</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>44/77</p><p>Comissão de coordenação do SIGA</p><p>Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos</p><p>Fundamentos legais de Gestão de Documentos</p><p>CF/88 – Art. 216, parágrafo 2°.</p><p>Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e as providências</p><p>para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.</p><p>Lei federal 8.159/91: (Lei nacional de Arquivos)</p><p>É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento</p><p>de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.</p><p>Diretor-Geral do Arquivo Nacional</p><p>Representantes do Arquivo</p><p>Nacional</p><p>Representates do orgão central do</p><p>Sistema de Serviços Gerais</p><p>Presidentes das Subcomissões de</p><p>Coordenação do Siga dos órgãos da</p><p>administração pública federal</p><p>Representantes do órgão central</p><p>do Sistema de Administração dos</p><p>Recursos de Tecnologia da</p><p>Informação</p><p>Nível Mínimo</p><p>• O governo deve estabelecer programas que permitam a retenção e eliminação adequada</p><p>de documentos, além de definir procedimentos para recolhimento dos documentos de</p><p>valor permanente ao Arquivo Nacional.</p><p>Nível Mínimo</p><p>Ampliado</p><p>• É recomendável que o governo disponha de um ou mais centros de arquivamento</p><p>intermediário para complementar o mínimo necessário de armazenamento de</p><p>documentos.</p><p>Nível</p><p>Intermediário</p><p>• O nível intermediário engloba os dois níveis anteriores (mínimo e mínimo ampliado),</p><p>incluindo a implementação de programas básicos.</p><p>Nível Máximo</p><p>• O nível máximo abrange todos os níveis mencionados anteriormente (mínimo, mínimo</p><p>ampliado e intermediário), além de gestão de diretrizes administrativas, correspondências</p><p>e telecomunicações, máquinas copiadoras e utilização de recursos de automação.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>45/77</p><p>Gestão de documentos nos Arquivos Correntes</p><p>O Protocolo</p><p>O protocolo é responsável por fornecer todos os serviços relacionados à gestão de documentos atuais.</p><p>Embora o Protocolo esteja associado diretamente ao arquivo corrente (Primeira Idade), ele é considerado parte</p><p>da segunda fase da gestão de documentos, que é a utilização.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>46/77</p><p>Atividades de Protocolo</p><p>O protocolo é responsável pelo recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação</p><p>e expedição de documentos. Outra atribuição do protocolo pode ser atuar os documentos, e isso é feito através</p><p>da unidade protocolizadora. Lembrando que o protocolo faz parte do Arquivo Corrente.</p><p>Portaria Interministerial 1.677/2015</p><p>• Art.1° Ficam definidos os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo, de</p><p>observância obrigatória, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, na forma do</p><p>Anexo.</p><p>• §1º Para fins desta Portaria Interministerial, consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a</p><p>classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos</p><p>avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.</p><p>o Procedimentos decorrentes: Atividades que podem ser exercidas pelo protocolo, mas não estão entre</p><p>suas atividades típicas.</p><p>• §2º As atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos,</p><p>independentemente do suporte.</p><p>o Dentro de suas atividades é atribuído um Número Único de Protocolo (NUP) para todos os processos.</p><p>• §3º É facultativo às empresas estatais federais adotarem, no que couber, o disposto no Anexo.</p><p>Recebimento</p><p>Documentos Não Digitais</p><p>Etapa 1</p><p>A verificação se um documento, avulso ou processo, é destinado ao órgão ou entidade é feita</p><p>independentemente do destinatário ocupar ou não o cargo indicado.</p><p>Etapa 2 A verificação da integridade do invólucro do documento, avulso ou processo, é realizada.</p><p>Etapa 3  Grave: Separar os documentos avulsos de assunto oficial daqueles de assunto particular</p><p>Etapa 4</p><p> Grave: A separação dos documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial em ostensivos</p><p>ou sigilosos</p><p>é realizada.</p><p>Etapa 5</p><p>O documento, avulso ou processo, que é identificado como "Urgente" deve ser priorizado na</p><p>classificação, registro e distribuição.</p><p>Etapa 6</p><p>É verificado se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s)</p><p>e/ou do(s) volume(s) indicado(s). Caso algum item não conste, é comunicado ao remetente para</p><p>que providencie o envio dos itens faltantes.</p><p>Etapa 7</p><p>De acordo com a regulamentação interna do órgão ou entidade, é verificado se o documento</p><p>avulso será autuado ou não.</p><p>Portaria 1.667/2015</p><p>Cenário nacional</p><p>Normatizações Locais</p><p>Seguem e adaptam o imposto pela</p><p>legislação federal</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>47/77</p><p>Documentos Digitais</p><p>Os documentos devem ser recebidos através de transmissão entre sistemas integrados, podendo ser realizada</p><p>de duas maneiras a critério do órgão ou entidade:</p><p>➢ Centralizada em uma unidade de protocolo, que procederá o registro e encaminhará o(s) documento(s) para</p><p>o destinatário;</p><p>➢ Diretamente para o destinatário.</p><p>Em casos excepcionais, os documentos avulsos digitais podem ser recebidos através de correio eletrônico ou em</p><p>mídias removíveis.</p><p>Classificação</p><p>Documentos Digitais e Não Digitais</p><p>O documento, avulso ou processo, relacionado às atividades-meio é classificado de acordo com as classes</p><p>aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, enquanto o relacionado às atividades-fim é</p><p>classificado de acordo com as classes elaboradas por cada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional.</p><p>Registro</p><p>Documentos Digitais e Não Digitais</p><p>Registra o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário, no</p><p>qual constarão os seguintes dados identificadores:</p><p>• a espécie/tipo do documento;</p><p>• o número e a data de produção do documento;</p><p>• a data de recebimento do documento;</p><p>• o identificador de que o documento é avulso ou processo;</p><p>• o Número Único de Protocolo - NUP;</p><p>• o número de anexo(s);</p><p>• o número de volume(s);</p><p>• o código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere o documento;</p><p>• o remetente/interessado/representante legal;</p><p>• o destinatário.</p><p>Distribuição</p><p>Durante a etapa de distribuição, os documentos que foram recebidos, classificados e registrados são</p><p>preparados para serem encaminhados ou enviados aos respectivos destinatários internos.</p><p>Assim como nos documentos não digitais, os procedimentos de distribuição para os documentos digitais</p><p>seguem o mesmo padrão.</p><p>Distribuição Destinatário interno</p><p>Expedição Destinatário externo</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>48/77</p><p>Expedição</p><p>A expedição é o processo de envio de correspondências ou documentos para outras instituições, ou seja,</p><p>destinatários externos. Considerando que os papéis foram recebidos, categorizados, registrados e prontos para</p><p>serem distribuídos, os seguintes procedimentos devem ser adotados:</p><p>Documentos Não Digitais</p><p>Etapa 1</p><p>Enviar o documento, seja individualmente ou como parte de um processo, para ser enviado pela</p><p>unidade de protocolo, que irá verificar se ele foi registrado, classificado e se está acompanhado</p><p>de seus respectivos anexos e/ou do(s) volume(s) indicado(s).</p><p>Etapa 2</p><p>Efetuar o registro da expedição do documento, seja individualmente ou como parte de um</p><p>processo, em um sistema informatizado ou, em casos excepcionais, em um formulário adequado.</p><p>Etapa 3</p><p>Realizar a expedição do documento, seja individualmente ou como parte de um processo,</p><p>tomando medidas de segurança para evitar riscos de perda ou extravio. Todo documento</p><p>expedido será devidamente embalado em um invólucro apropriado, com a etiqueta contendo os</p><p>dados identificadores correspondentes.</p><p>Documentos Digitais</p><p>Etapa 1 Verificar se o documento está acompanhado do respectivo anexo;</p><p>Etapa 2 Registrar a expedição do documento</p><p>Etapa 3</p><p>Transmitir o documento adotando medidas quanto à segurança, de modo que o mesmo não</p><p>corra riscos de perda ou corrupção de dados.</p><p>Controle de Tramitação</p><p>Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.</p><p>Também chamado movimentação ou trâmite. Nesse trâmite o procedimento adotado para documentos digitais é</p><p>o mesmo para o não digitais.</p><p>É proibido o trâmite de documentos, sejam individuais ou parte de um processo, sem o devido registro nos</p><p>instrumentos de encaminhamento e controle de tramitação, que devem estar disponíveis em um sistema</p><p>informatizado ou, em casos excepcionais, em um formulário apropriado.</p><p>Autuação</p><p>É a reunião de documentos para a formação de um processo., ou pode ser também, a sequência de</p><p>operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no</p><p>decorrer de uma ação administrativa, visando encaminhamento, manifestação e decisão. O processo pode ser</p><p>iniciado pela unidade protocolizadora.</p><p>Autuação de processos</p><p>não digitais</p><p>Somente pela unidade protocolizadora</p><p>Autuação de processos</p><p>digitais</p><p>Usuário autorizado, desde que monitorado pela unidade</p><p>protocolizadora</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>49/77</p><p>Documentos Não Digitais</p><p>Etapa 1 Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo.</p><p>Etapa 2 Colocar, na capa do processo, etiqueta, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade.</p><p>Etapa 3 Colocar, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqueta ou</p><p>carimbo em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade</p><p>Etapa 4 Numerar as folhas.</p><p>Etapa 5</p><p>Colocar, no canto superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade</p><p>protocolizadora, o carimbo ou etiqueta.</p><p>Etapa 6</p><p>Identificar, na capa do processo, no campo referente ao registro da tramitação, a unidade</p><p>administrativa para a qual o processo será distribuído.</p><p>Etapa 7 Registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.</p><p>Etapa 8</p><p>Enviar o processo para a unidade administrativa destinatária com o envelope que encaminhou o</p><p>documento avulso que foi autuado.</p><p>Documentos Digitais</p><p>Etapa 1 Criar e registrar um processo no sistema informatizado.</p><p>Etapa 2 Associar os documentos digitais de forma que os documentos integrantes do processo sejam</p><p>apresentados sempre na mesma sequência.</p><p>Etapa 3 Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído.</p><p>Etapa 4</p><p>Quando a autuação ocorrer na unidade protocolizadora, o processo deverá ser encaminhado</p><p>para a unidade administrativa na qual será instruído, por meio de sistema informatizado.</p><p>Procedimentos gerais ou decorrentes do protocolo</p><p>Além das atividades rotineiras do protocolo, há outros procedimentos que também são realizados no</p><p>âmbito dos protocolos e que podem ser úteis para você ter uma compreensão básica de cada um deles.</p><p>Numeração (Foliação ou paginação)</p><p>Documentos Não Digitais Documentos Digitais</p><p>• As páginas seguintes deverão ser numeradas em</p><p>ordem crescente pelas unidades administrativas</p><p>que as adicionarem, usando um carimbo</p><p>específico que deve ser colocado no canto superior</p><p>direito da frente da página, sem prejudicar as</p><p>informações registradas.</p><p>• Capas e versos das folhas de processos não serão</p><p>numerados.</p><p>• A unidade protocolizadora inicia a numeração das</p><p>folhas.</p><p>• A numeração em documentos digitais não é</p><p>obrigatória, mas caso seja feita, é importante</p><p>garantir uma numeração sequencial e sem falhas,</p><p>assim como ocorre nos documentos físicos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>50/77</p><p>Encerramento e abertura de volumes</p><p>Documentos Digitais</p><p>Em processos digitais, não é obrigatória a existência de volumes, sendo essa decisão deixada a critério da</p><p>entidade ou órgão responsável.</p><p>Documentos Não Digitais</p><p>• Termo de encerramento: Conjunto de informações lançadas ao final de um livro de registro, e que o validam,</p><p>delas podendo constar o número de folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora.</p><p>• Grave: A Cada volume de um processo tem um limite de 200 páginas. Se esse limite for ultrapassado, é</p><p>necessário solicitar à unidade protocolizadora a abertura de um novo volume. Exceção: Documento avulso</p><p>pode ultrapassar as 200 folhas, somente se for para conclusão e que não tenha mais de 20 folhas.</p><p>Procedimentos de encerramento e abertura:</p><p>Etapa 1</p><p>Lavrar o "Termo de Encerramento de Volume", em folha a ser anexada após a última folha do</p><p>processo.</p><p>Etapa 2 Lavrar o "Termo de Abertura de Volume" o qual será a primeira folha do novo volume.</p><p>Etapa 3 Na capa do(s) volume(s) do processo, etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade.</p><p>Etapa 4 Registrar as operações de encerramento e de abertura do novo volume em sistema informatizado.</p><p>Etapa 5 Registrar a operação em sistema informatizado.</p><p>Despacho</p><p>O despacho é uma maneira pela qual a autoridade competente dá seguimento a uma ação administrativa ou</p><p>registra decisões em documentos, avulsos ou processos. Existem dois tipos de despachos: informativos, que</p><p>fornecem informações sobre a participação, encaminhamento ou providências administrativas a serem tomadas,</p><p>e decisórios, que são fundamentados e podem aprovar ou não aprovar algo.</p><p>Documentos Não Digitais Documentos Digitais</p><p>• É necessário carimbar, numerar e rubricar as folhas</p><p>de despacho.</p><p>• Se for preciso cancelar um despacho, a autoridade</p><p>responsável deve desenhar dois traços diagonais e</p><p>escrever a expressão "SEM EFEITO".</p><p>• Em processos digitais, o despacho pode ser</p><p>realizado inserindo um documento digital no</p><p>processo ou registrando-o em um campo</p><p>apropriado do sistema informatizado.</p><p>Juntada</p><p>Juntada é a ação de unir um ou mais processos a um processo já existente ou de anexar um ou mais documentos</p><p>avulsos a um processo, podendo ser realizada por meio de anexação permanente ou apensação temporária.</p><p>Documentos Não Digitais Documentos Digitais</p><p>• Em um processo não digital, é necessário seguir a</p><p>numeração das folhas em sequência. Já em um</p><p>processo digital, é importante garantir que os</p><p>documentos que o compõem estejam em ordem</p><p>sequencial sem falhas.</p><p>• Em processos digitais, a juntada pode ser</p><p>registrada por um usuário autorizado diretamente</p><p>no sistema informatizado, desde que a unidade</p><p>responsável pelo protocolo esteja monitorando o</p><p>processo.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>51/77</p><p>Desapensação</p><p>A desapensação acontece quando é necessário separar um processo que foi previamente unido por meio de</p><p>apensação. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo.</p><p>Documentos Não Digitais Documentos Digitais</p><p>• Somente a unidade responsável pelo protocolo</p><p>pode realizar a desapensação de processo(s) não</p><p>digitais.</p><p>• Em processos digitais, um usuário autorizado pode</p><p>realizar a desapensação diretamente no sistema</p><p>informatizado, mas a unidade responsável pelo</p><p>protocolo deve monitorar essa operação para</p><p>garantir sua precisão.</p><p>Desentranhamento</p><p>O desentranhamento ocorre quando é retirada uma ou mais folhas ou documentos do processo de maneira</p><p>permanente, com justificativa, seja por interesse do órgão ou entidade, ou a pedido do interessado. Outra</p><p>maneira seria quando se constata uma anexação indevida ou duplicada de documentos.</p><p>Documentos Digitais</p><p>• Nos processos digitais, o desentranhamento poderá ser realizado diretamente no sistema informatizado por</p><p>usuário autorizado. O sistema informatizado tem que permitir o monitoramento da operação pela unidade</p><p>protocolizadora.</p><p>Desmembramento</p><p>O desmembramento consiste na retirada permanente de uma ou mais folhas ou documentos do processo, com</p><p>justificativa, seja por interesse do órgão ou entidade, ou a pedido do interessado, para a criação de um novo</p><p>processo.</p><p>• Grave: O que diferencia do desentranhamento é somente a “criação de um novo processo”.</p><p>Documentos Digitais</p><p>• Em processos digitais, um usuário autorizado pode realizar o desmembramento diretamente no sistema</p><p>informatizado.</p><p>Reconstituição</p><p>Se ocorrer a perda ou extravio de um processo, a autoridade competente do órgão ou entidade deve ser</p><p>informada imediatamente. Cabe a ela investigar os fatos por meio de uma sindicância ou processo administrativo</p><p>e designar formalmente um servidor ou comissão para proceder à reconstituição do processo.</p><p>Procedimentos de encerramento e abertura:</p><p>Etapa 1</p><p>Resgatar as informações e os documentos que integravam o processo perdido ou extraviado,</p><p>solicitando, quando necessário, às unidades administrativas por onde o processo tramitou.</p><p>Etapa 2</p><p>Reunir os documentos obtidos durante a operação de reconstituição, encaminhando à unidade</p><p>protocolizadora, para autuação, sendo atribuído ao processo formado um novo número (NUP),</p><p>mantendo-se o número (NUP) anterior como referência.</p><p>Etapa 3</p><p>Lavrar o "Termo de Reconstituição de Processo", o qual será a primeira folha do processo</p><p>reconstituído.</p><p>Etapa 4</p><p>Registrar a operação de reconstituição de processo em sistema informatizado ou</p><p>excepcionalmente em formulário.</p><p>Etapa 5 Encaminhar o processo à autoridade competente que determinou a reconstituição.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>52/77</p><p>Arquivamento</p><p>Arquivamento se refere à guarda de um documento, avulso ou processo, cuja tramitação foi encerrada, e é</p><p>caracterizado pelo fim da ação administrativa que originou o documento.</p><p>Documentos Não Digitais Documentos Digitais</p><p>• O arquivamento do documento, seja ele um avulso</p><p>ou um processo, será realizado por meio de uma</p><p>decisão emitida pela autoridade competente.</p><p>• Por meio de uma decisão emitida pela autoridade</p><p>competente, o documento, seja ele um avulso ou</p><p>um processo, será arquivado.</p><p>Desarquivamento</p><p>Quando houver a necessidade de dar continuidade à ação administrativa, o documento, seja ele avulso ou</p><p>processo, poderá ser desarquivado mediante solicitação expressa da autoridade competente.</p><p>Empréstimo</p><p>O empréstimo de documentos, sejam eles avulsos ou processos, não é considerado um ato de desarquivamento,</p><p>uma vez que é realizado para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, e não implica na</p><p>retomada e continuidade da ação do documento.</p><p>Caso seja verificada a necessidade de dar continuidade à análise da matéria e, por consequência, retomar a</p><p>tramitação, a unidade administrativa responsável por solicitar o empréstimo deverá requisitar o</p><p>desarquivamento do documento, seja ele avulso ou processo.</p><p>• As atividades de arquivamento, desarquivamento e empréstimo de documentos, sejam</p><p>eles avulsos ou processos, não são de responsabilidade das unidades de</p><p>protocolo/protocolizadoras. Essas atividades são executadas pelas áreas de arquivo dos</p><p>órgãos e entidades da Administração Pública Federal.</p><p>Fique Ligado!</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>53/77</p><p>Arquivo Intermediário, Classificação e Avaliação de Documentos</p><p>Arquivo Intermediário</p><p>Os arquivos Intermediários são documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso</p><p>e que aguardam cumprimento</p><p>de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária.</p><p>A principal finalidade do arquivo intermediário é proporcionar uma armazenagem temporária para garantir</p><p>a preservação de documentos que não são mais utilizados pela administração e, portanto, precisam ser guardados</p><p>temporariamente enquanto aguardam o cumprimento dos prazos estabelecidos para eliminação ou recolhimento</p><p>definitivo para o arquivo permanente.</p><p>Uma das razões para a criação de arquivos intermediários é a questão econômica, onde os custos de</p><p>construção e equipamentos utilizados devem ser proporcionais ao que é demandado por arquivos tradicionais, sem</p><p>ultrapassar o investimento necessário.</p><p>Classificação de Documentos</p><p>Classificação</p><p>Agrupar os documentos que tratam do mesmo tema e atribuir termos-chave que representam o conteúdo de</p><p>cada um deles. Dessa forma, é possível encontrar rapidamente documentos relevantes e simplificar as tarefas</p><p>que envolvem a gestão de informações. Essa fase ocorre no protocolo quando é registrado o documento.</p><p>• Determinados documentos podem ser descartados diretamente do arquivo corrente,</p><p>sem a necessidade de passar pelo arquivo intermediário ou permanente, desde que</p><p>tenham esgotado seu valor primário e não possuam valor secundário.</p><p>• Em certas ocasiões, documentos que foram transferidos para o arquivo intermediário,</p><p>mesmo que seu valor primário tenha diminuído e sejam acessados com menor</p><p>frequência, podem voltar a ser requisitados com frequência pela área produtora e, nesse</p><p>caso, serem devolvidos ao arquivo corrente.</p><p>Fique Ligado!</p><p>Classificação</p><p>Estudo:</p><p>Para identificar o assunto de um</p><p>documento, é preciso lê-lo</p><p>cuidadosamente. Ao ler, é possível</p><p>entender o conteúdo e identificar os</p><p>tópicos principais abordados.</p><p>Codificação:</p><p>É colocado o código para o assunto</p><p>que se trata no documento.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>54/77</p><p>Métodos de Classificação de Schellenberg</p><p>Funcional</p><p>(ação dos documentos)</p><p>o É uma técnica de organização que se baseia na lógica das funções,</p><p>subfunções e atividades exercidas pelo organismo produtor.</p><p>o É considerada a mais adequada para órgãos públicos, devido às</p><p>constantes alterações estruturais em função de mudanças políticas</p><p>que podem ocorrer.</p><p>• Consequências: Funções inalteradas e organização das funções.</p><p>Organizacional</p><p>(estrutura do órgão produtor)</p><p>o É uma técnica de organização baseada na estrutura organizacional da</p><p>empresa através de vários níveis de segmentação interna do</p><p>organismo produtor. Ex.: diretorias, coordenadorias e supervisões.</p><p>o Essa classificação foca no desenho da sua estrutura organizacional e</p><p>não nas funções.</p><p>• Consequências: Pode ocorrer mistura nos documentos com mesma</p><p>função em vários departamentos diferentes.</p><p>Por assuntos</p><p>(Assuntos do documento)</p><p>o A classificação por assunto é aplicada a documentos específicos que</p><p>não estão relacionados à ação governamental ou não estão vinculados</p><p>a ela.</p><p>o Logo, essa por assunto deve ser evitada, pois pode causar dificuldades</p><p>no processo de avaliação de documentos.</p><p>Avaliação dos Documentos</p><p>A avaliação de documentos é uma etapa crucial do gerenciamento de arquivos, na qual são estabelecidos os</p><p>prazos de retenção e o destino de cada documento. Através desse processo, é definido se e quando os</p><p>documentos devem ser eliminados ou mantidos permanentemente, levando em consideração o valor (Primário</p><p>e Secundário) que é atribuído a cada documento.</p><p>A avaliação de documentos é uma tarefa que exige grande complexidade e profundidade de conhecimento,</p><p>exigindo a formação de equipes mistas, conhecidas como Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.</p><p>Essas equipes são compostas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da instituição, que trabalham</p><p>juntos para realizar avaliações precisas e completas.</p><p>DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS</p><p>• Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da</p><p>administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos</p><p>documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação</p><p>vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências:</p><p>• I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são</p><p>instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo</p><p>Nacional;</p><p>• II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos</p><p>das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;</p><p>• III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos</p><p>produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda</p><p>permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;</p><p>• IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;</p><p>• V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão</p><p>ou da entidade.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>55/77</p><p>Seleção e Destinação</p><p>➢ Seleção: Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante</p><p>critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade</p><p>➢ Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda</p><p>permanente, descarte ou eliminação.</p><p>Instrumentos de Gestão de Documentos</p><p>O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são os principais instrumentos</p><p>utilizados na gestão de documentos. Eles permitem simplificar e racionalizar os procedimentos de gestão,</p><p>possibilitando a eliminação criteriosa de documentos sem valor que justifique sua guarda e a preservação dos</p><p>documentos de guarda permanente.</p><p>Plano de Classificação Tabela de Temporalidade</p><p>O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é</p><p>elaborado por meio da atividade de classificação, que</p><p>permite recuperar o contexto de produção dos</p><p>documentos de arquivo.</p><p>A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo</p><p>é elaborada por meio da atividade de avaliação, que</p><p>define os prazos de guarda para os documentos de</p><p>acordo com seus valores.</p><p>Ambos os instrumentos possibilitam padronizar a organização física do acervo e aplicar a Teoria das Três Idades</p><p>aos documentos de arquivo.</p><p>Tipos de Destinação</p><p>Eliminação: Quando o prazo de guarda de um documento é cumprido e</p><p>ele não possui valor secundário, é realizado o processo de destruição.</p><p>Transferências: Os documentos são encaminhados para um arquivo</p><p>intermediário a fim de cumprir o prazo de guarda e a espera sua</p><p>destinação. A Transferência pode ser permanente (realizado em intervalos</p><p>ou periódica (cronograma de intervalos regulares).</p><p>Recolhimento: São documentos enviado para o arquivo permanente. Esse</p><p>processo pode ocorrer de três maneiras: sistemática, seguindo um</p><p>cronograma preestabelecido; regular, sempre que o limite de uso primário</p><p>é ultrapassado; ou selvagem, sem critérios definidos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>56/77</p><p>Plano de Classificação</p><p>A elaboração do Plano de Classificação</p><p>é de extrema importância como uma ferramenta de gestão</p><p>documental, e requer um profundo conhecimento da estrutura e das funções da instituição produtora.</p><p>Métodos para um plano de classificação</p><p>Método Estrutural</p><p>De acordo com a estrutura do organograma, a classificação estrutural indica os diferentes níveis de divisão</p><p>interna da entidade produtora: Departamentos e setores. Caso alguma atribuição for transferida deverá ocorrer a</p><p>reclassificação.</p><p>Desvantagens</p><p>• A estrutura organizacional não espelha de forma completa as atividades exercidas.</p><p>• Modificações frequentes na estrutura podem levar a retrabalho.</p><p>• Um único documento pode receber diferentes códigos. Aqui pode haver uma mistura de documentos.</p><p>Vantagem</p><p>• Facilitar a recuperação da informação ou do documento economizando tempo e dinheiro.</p><p>Exemplo de um plano Estrutural de uma Biblioteca:</p><p>➢ 1. Ciência</p><p>• 1.1 Física</p><p>• 1.2 Química</p><p>• 1.3 Biologia</p><p>➢ 2. Literatura</p><p>• 2.1 Ficção</p><p>o 2.1.1 Romance</p><p>o 2.1.2 Mistério (...)</p><p>Objetivos e Benefícios</p><p>• Organização lógica e correto arquivamento de documentos.</p><p>• Recuperação da informação ou do documento.</p><p>• Recuperação do contexto original de produção dos documentos.</p><p>• Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor.</p><p>• Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais.</p><p>• Controle do trâmite.</p><p>• Atribuição de códigos numéricos.</p><p>• Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade.</p><p>Atividade meio</p><p>Ação que auxilia e viabiliza o desempenho das atribuições.</p><p>Ex.: Finanças, portaria, RH.</p><p>Atividade fim</p><p>São atividades que justificam a sua criação. Ex.: Em um</p><p>escola, sua atividade é a educação.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>57/77</p><p>Este plano de classificação estrutural organiza os livros em categorias amplas, como ciência, literatura,</p><p>história, artes e referência. Em seguida, cada categoria é subdividida em subcategorias mais específicas. Por</p><p>exemplo, a categoria literatura é subdividida em ficção e não-ficção, e a subcategoria ficção é subdividida em</p><p>romance, mistério e ficção científica. Essa estrutura ajuda os usuários da biblioteca a encontrar facilmente os livros</p><p>que procuram.</p><p>Método Funcional</p><p>A classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades desempenhadas</p><p>pela entidade produtora. Embora seja mais complexa, é a mais adequada para órgãos públicos do Poder Executivo</p><p>e também é mais duradoura em comparação com outras formas de classificação.</p><p>Vantagens</p><p>• As funções e atividades permanecem imutáveis.</p><p>• A classificação identifica todas as funções e atividades de forma integral.</p><p>• As atividades e documentos que são comuns a várias unidades dentro da estrutura da organização</p><p>aparecerão apenas uma vez no Plano de Classificação.</p><p>Exemplo de um plano Funcional:</p><p>➢ 1. Função: Gestão Administrativa</p><p>• 1.1. Subfunção: Gestão de Pessoas</p><p>o Atividade: Seleção e Recrutamento</p><p>o Atividade: Treinamento e Desenvolvimento</p><p>• 1.2. Subfunção: Gestão de Compras</p><p>o 1.2.1. Atividade: Solicitação de Compras</p><p>o 1.2.2. Atividade: Aprovação de Compras</p><p>o 1.2.3. Atividade: Recebimento de Materiais</p><p>➢ 2. Função: Gestão Financeira</p><p>• 2.1. Subfunção: Contabilidade</p><p>o 2.1.1. Atividade: Contas a Pagar</p><p>o 2.1.2. Atividade: Contas a Receber</p><p>• 2.2. Subfunção: Tesouraria</p><p>o 2.2.1. Atividade: Pagamentos</p><p>o 2.2.2. Atividade: Recebimentos</p><p>Nesse exemplo, a função "Gestão Administrativa" é dividida em duas subfunções: "Gestão de Pessoas" e "Gestão</p><p>de Compras", cada uma com suas atividades específicas. Da mesma forma, a função "Gestão Financeira" é</p><p>dividida em "Contabilidade" e "Tesouraria", com suas atividades correspondentes.</p><p>Método Por Assunto</p><p>Identificar a função e a atividade como "assunto" pode criar obstáculos para a avaliação do processo, que</p><p>deve se concentrar em conjuntos de documentos em vez de tópicos ou unidades individuais.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>58/77</p><p>Código de Classificação</p><p>O código de classificação é a referência numérica que associa o documento ao seu contexto de produção,</p><p>e é composto das seguintes unidades de informação: órgão produtor; função; subfunção; atividade e série</p><p>documental</p><p>Tabela de Temporalidade e Avaliação</p><p>A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é um instrumento criado a partir da avaliação</p><p>documental que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte</p><p>ou eliminação de documentos.</p><p>Antes de decidir sobre a preservação ou eliminação de documentos, é necessário realizar uma análise</p><p>prévia que possa orientar sobre quais documentos devem ser eliminados e quando isso deve acontecer.</p><p>A avaliação de documentos de arquivo tem como objetivo identificar seus valores e determinar os prazos</p><p>de guarda adequados, independentemente do suporte material utilizado, seja ele papel, filme, fita magnética,</p><p>disquete, disco ótico ou outro.</p><p>Informações na tabela de temporalidade (Prazo de Guarda, Destinação e Observação)</p><p>• Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter</p><p>público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua</p><p>específica esfera de competência.</p><p>Lei Federal n.º 8.159/1991</p><p>• Da mesma forma que a classificação, a avaliação de documentos deve ser realizada</p><p>durante o processo de produção, a fim de evitar a produção e acumulação</p><p>desorganizadas.</p><p>Fique Ligado!</p><p>Objetivos e Benefícios</p><p>• Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos.</p><p>• Fazer a Tabela de Temporalidade de Documentos.</p><p>• Diminuir a massa documental acumulada.</p><p>• Autorizar a eliminação criteriosa de documentos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>59/77</p><p>Elaboração da Tabela</p><p>Etapa 1: Identificação dos valores dos documentos</p><p>•Valor primário ou imediato: São registros com importância administrativa, fiscal e jurídica, originados por</p><p>uma instituição</p><p>•Valor secundário ou mediato: São registros que se esgotaram o seu valor primário continuam tendo</p><p>importância histórica, cultural, informativa e probatórias.</p><p>Etapa 2: Análise do ciclo de vida dos documentos</p><p>• Envolve a análise dos registros desde sua concepção até seu destino final, possibilitando a determinação</p><p>de sua relevância e estabelecendo o período em que o documento deve ser mantido na respectiva</p><p>unidade.</p><p>Etapa 3: Pesquisa da temporalidade dos documentos</p><p>• Considerando a legislação específica: A meta dessa fase do processo é reconhecer o período de retenção</p><p>do registro estabelecido na lei (prescrição).</p><p>• Considerando as necessidades administrativas: Para registros cujos períodos de retenção não são</p><p>determinados por leis específicas, as exigências administrativas da instituição/entidade devem ser levadas</p><p>em consideração para estabelecer os prazos de guarda (cuidado) e o destino dos documentos.</p><p>Etapa 4: Definir Prazos de guarda dos documentos: vigência, prescrição e precaução</p><p>• Após a investigação da legislação e a análise das demandas administrativas, o campo prazos de guarda</p><p>podem ser preenchido tanto na unidade produtora quanto na unidade responsável pelo arquivo.</p><p>• Unidade Produtora: É necessário especificar a quantidade de anos em que o registro deve ser mantido no</p><p>arquivo corrente, atendendo ao propósito para o qual foi criado.</p><p>• Unidade responsável pelo arquivo: É necessário apontar a quantidade de anos durante os quais o registro</p><p>deve ser mantido na unidade responsável pelo arquivo,</p><p>obedecendo aos prazos prescritivos ou de</p><p>precaução (documentos intermediários).</p><p>• Prazo de Prescrição: Período em que se pode recorrer à proteção do sistema judiciário para defender</p><p>direitos que possam ter sido infringidos.</p><p>• Prazo de Precaução: Período em que o registro é mantido por precaução, antes de ser descartado ou</p><p>direcionado para preservação permanente.</p><p>Etapa 5: Destinação final: eliminação ou guarda permanente</p><p>• A etapa final da avaliação consiste em determinar, com base em seus valores, se o destino de cada série</p><p>documental será a eliminação ou a guarda permanente.</p><p>• Eliminação: Registros destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram os prazos de retenção na</p><p>unidade produtora e na unidade responsável pelo arquivo e não possuem valor secundário que justifique</p><p>sua conservação.</p><p>•Guarda Permanente: São registros cujas informações são vistas como essenciais para a instituição</p><p>produtora e para a sociedade. Esses documentos, além de possuírem valor administrativo, legal e fiscal,</p><p>também contêm valor probatório e funcionam como base para pesquisas.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>60/77</p><p>Comissões de avaliação</p><p>As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos são equipes contínuas e multidisciplinares</p><p>encarregadas de criar e implementar Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos em suas</p><p>áreas específicas de atuação.</p><p>Massas Documentais</p><p>O principal desafio ao avaliar grandes volumes de documentos acumulados (MDA - esteja atento, pois às</p><p>vezes a banca utiliza essa sigla!) em arquivos centrais ou intermediários, especialmente no setor público, é que o</p><p>critério dominante para o arquivamento de processos administrativos ainda é baseado na ordem</p><p>numérica/cronológica, conforme o número atribuído no protocolo no momento da abertura.</p><p>Etapa 6: Preenchimento do campo Observações</p><p>• Este campo da Tabela é destinado ao registro de ações legais e justificativas de natureza administrativa</p><p>que embasaram a definição dos prazos sugeridos, bem como informações pertinentes sobre a produção,</p><p>armazenamento ou conteúdo do documento.</p><p>• Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída</p><p>comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de</p><p>orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação</p><p>produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos</p><p>documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.</p><p>Decreto 4.073/2002 - Artigo 18</p><p>• A comissão permanente de avaliação de documentos elabora instrumentos de gestão de</p><p>documentos como a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação e não</p><p>instrumentos de pesquisa.</p><p>Fique Ligado!</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>61/77</p><p>Arquivos Permanentes</p><p>O arquivo permanente preserva coleções de documentos considerados de guarda definitiva devido aos</p><p>seus valores secundários, que podem ser legais, probatórios, científicos, históricos, culturais ou informativos. As</p><p>atividades do arquivo permanente incluem: arranjo, descrição, conservação e referência (políticas de acesso e</p><p>uso).</p><p>Arranjo</p><p>Trata-se de uma série de ações intelectuais (avaliação do documento quanto à sua forma, origem funcional</p><p>e conteúdo) e físicas (disposição dos papéis em prateleiras ou estantes, embalagem, etiquetagem, etc.), com o</p><p>objetivo de organizar documentos em um arquivo ou coleção, seguindo um plano ou esquema predefinido.</p><p>Tipos de Arranjo</p><p>Arranjo Funcional Arranjo Estrutural</p><p>Arranjo que tem por eixo as funções desempenhadas</p><p>pela entidade produtora do arquivo.</p><p>Arranjo que tem por eixo a estrutura administrativa</p><p>da entidade produtora do arquivo.</p><p>Fundos de Arquivo</p><p>É um conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a um arquivo.</p><p>Fundo Aberto Fundo Fechado</p><p>Sua acumulação é contínua, uma vez que os</p><p>documentos de valor permanente passam a integrá-lo</p><p>pouco a pouco, à medida que vencem os estágios</p><p>anteriores de vigência e validade administrativa e</p><p>jurídica.</p><p>A entidade produtora/acumuladora já encerrou suas</p><p>atividades ou as teve tão substancialmente</p><p>modificadas que justificam um encerramento do fundo</p><p>e abertura de outro.</p><p>Dispersão e Reintegração de Fundos</p><p>Dispersão de Fundos</p><p>A transferência ocorre quando documentos são removidos de uma série, ou séries são removidas de um fundo,</p><p>ou até mesmo fundos inteiros são removidos de um arquivo, com o propósito de compor séries e fundos em</p><p>outro arquivo. Acontecem de 4 maneiras:</p><p>• Sequestro ou Confisco</p><p>• Separação Territorial</p><p>• Determinações Superiores</p><p>• Determinações Legais</p><p>• A atividade de arranjo em arquivos é baseada em três principais conceitos da</p><p>arquivologia: Proveniência, Organicidade e Respeito à Ordem Original (Conhecido</p><p>também por ordem primitiva).</p><p>Fique Ligado!</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>62/77</p><p>Reintegração</p><p>Recondução de arquivos e/ou documentos ao fundo ou arquivo a que pertencem.</p><p>Descrição</p><p>É um Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a</p><p>identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa para que seja acessado de forma rápida</p><p>e eficiente ao público.</p><p>Instrumentos de Pesquisa</p><p>Os instrumentos de pesquisa são ferramentas utilizadas para descrever os documentos, tanto é que são</p><p>sempre o resultado do processo de descrição. Eles identificam, resumem e localizam, em diferentes graus e</p><p>amplitudes, os fundos, as séries documentais e as unidades documentais presentes em um arquivo permanente.</p><p>Logo abaixo estão os Instrumentos de Pesquisas Externos:</p><p>Guia</p><p>O primeiro instrumento de pesquisa a ser criado por um arquivo é o guia de fundos. Ele é a</p><p>principal forma de acesso para a instituição e proporciona uma visão geral do acervo.</p><p>Oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.</p><p>Inventário</p><p>Instrumento de pesquisa que descreve, um quadro sumário de um ou mais fundos, as</p><p>unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma</p><p>ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.</p><p>Catálogos</p><p>O catálogo é um instrumento de pesquisa que descreve cada unidade documental de uma</p><p>ou mais séries, ou mesmo de um conjunto de documentos, independentemente de sua</p><p>ordem de classificação.</p><p>Catálogo Seletivo</p><p>É um instrumento de pesquisa que apresenta uma lista selecionada de documentos de um</p><p>ou mais fundos.</p><p> Grave: A principal diferença do catálogo seletivo em relação ao catálogo e inventário é</p><p>que, nestes últimos, uma vez escolhido o fundo, não há seleção de documentos,</p><p>enquanto no catálogo seletivo há uma seleção específica de documentos.</p><p>Índice</p><p>Apontam nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidas em documentos ou em</p><p>instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização.</p><p>• Embora a descrição seja uma atividade típica em arquivos permanentes, de acordo com</p><p>fontes importantes da arquivística nacional e internacional, seus procedimentos também</p><p>podem ser aplicados em arquivos correntes e intermediários.</p><p>Fique Ligado!</p><p>Genéricos e Globalizantes</p><p>•Ex.: Guias.</p><p>Parciais</p><p>•Ex.: Inventários, Catálogos,</p><p>catálogos seletivos, e índices.</p><p>Publicação de documentos na</p><p>íntegra</p><p>•Ex.: Edição de fontes.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>63/77</p><p>• Objetivo: Rápida localização e podem ser utilizados para complementar os inventários</p><p>e catálogos.</p><p>Edição de Fontes</p><p>Compreende a publicação de um instrumento de pesquisa no qual os documentos não</p><p>recebem resumos indicativos e/ou informativos, como nos anteriormente citados,</p><p>figurando o texto integral.</p><p>Normatização</p><p>As normas internacionais e nacionais de descrição, tem como objetivo de padronizar e simplificar o</p><p>processo e o emprego da função arquivística. As principais normas internacionais para a descrição de arquivos</p><p>incluem a ISAD(G), a ISAAR(CPF), a ISDF e a ISDIAH.</p><p>ISAD (G)</p><p>A norma ISAD (G) propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação multinível, isto</p><p>é, do geral ao particular. Além disso, ela apresenta o respeito aos princípios da proveniência e da organicidade.</p><p>ISAAR (CPF)</p><p>A ISAAR (CPF) tem como objetivo orientar a preparação de descrições consistentes, adequadas e</p><p>autoexplicativas de entidades coletivas, pessoas e famílias que produzem documentos.</p><p>ISDIH</p><p>É a norma internacional para descrição de instituições com acervo arquivístico.</p><p>Objetivos do ISAD (G)</p><p>• O principal objetivo das normas arquivísticas é estabelecer diretrizes gerais para a preparação</p><p>de descrições de arquivos.</p><p>• Criação de descrições consistentes.</p><p>• Tornar mais fácil a recuperação e o intercâmbio de informações.</p><p>• Visam possibilitar o compartilhamento de dados.</p><p>• O ISAD (G) em sua composição possui 26 elementos espalhados por 7 áreas e 6 delas são</p><p>obrigatórias. São considerados obrigatórios: Código de referência, Título, Data, Nível de</p><p>descrição, Dimensão e suporte e Nome do produto.</p><p>Fique Ligado!</p><p>Objetivo do ISAAR (CPF)</p><p>• É estabelecer diretrizes gerais para a normalização de descrições arquivísticas de produtores</p><p>de documentos e do contexto da produção desses documentos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>64/77</p><p>ISDF</p><p>É a norma internacional para descrição de funções.</p><p>NOBRADE</p><p>A norma brasileira de descrição arquivística, conhecida como NOBRADE, estabelece diretrizes para a</p><p>descrição de documentos arquivísticos compatíveis com as normas internacionais em vigor, como a ISAD(G) e a</p><p>ISAAR(CPF), com o objetivo de facilitar o acesso e intercâmbio de informações em níveis nacional e internacional.</p><p>Além disso, tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível.</p><p>Referência - Políticas Públicas dos Arquivos Permanentes</p><p>As políticas públicas de difusão (ou atividades de referência) envolvem serviços editoriais, culturais e</p><p>educativos que os arquivos fornecem à sociedade em geral. Essas atividades visam aumentar a visibilidade do</p><p>acervo arquivístico, promover o acesso à informação e contribuir para a compreensão da importância da</p><p>preservação documental.</p><p>Objetivo do ISDIH</p><p>• Facilitar a descrição de instituições arquivísticas cuja função principal seja preservar arquivos e</p><p>torná-los acessíveis ao público em geral.</p><p>Objetivo do ISDF</p><p>• As funções descritas na norma ISDF devem complementar e aprimorar as descrições de</p><p>documentos criadas de acordo com a ISAD(G) e os registros de autoridade elaborados de acordo</p><p>com a ISAAR(CPF).</p><p>Objetivo do NOBRADE</p><p>• Estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, buscando interferir o mínimo</p><p>possível na forma final em que as descrições são apresentadas.</p><p>•Busca padronizar a atividade de descrição em relação à prática mundial.</p><p>• ISAD(G) tem 7 áreas de informação e 26 elementos, sendo 6 obrigatórios.</p><p>• NOBRADE tem 8 áreas de informação e 28 elementos, sendo 7 obrigatórios. São</p><p>considerados orbigatórios: código de referência; título; data(s); nível de descrição;</p><p>dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); e condições de acesso.</p><p>Fique Ligado!</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>65/77</p><p>Formas de promover ao público: Atividades culturais / educacionais e serviços editoriais</p><p>Atividades culturais Atividades educacionais</p><p>As atividades culturais promovidas pelas instituições</p><p>arquivísticas incluem:</p><p>• visitas guiadas</p><p>• palestras/aulas e debates</p><p>• concursos</p><p>• patrocínios de: simpósios, congressos,</p><p>jornadas.</p><p>Através desses eventos, os arquivos convidam uma</p><p>ampla gama de interessados para suas instalações</p><p>físicas. Forma: De fora para dentro.</p><p>As atividades educacionais, atualmente é considerado</p><p>que os arquivos podem atuar em dois formatos:</p><p>• Contato direto do aluno.</p><p>• Seleção de documentos para pesquisa de</p><p>acordo com o conteúdo programático da</p><p>escola.</p><p>Serviços editoriais</p><p>As publicações são um canal de comunicação dos arquivos com o público externo. Através das publicações, os</p><p>arquivos podem atrair novos usuários e promover o acesso à informação contida em seu acervo.</p><p>As principais publicações:</p><p>• manuais</p><p>• edições de textos</p><p>• monografias</p><p>• edições comemorativas e folders promocionais.</p><p>Forma: De dentro para fora.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>66/77</p><p>Preservação, Conservação e Restauração de Arquivos</p><p>Conceitos Gerais</p><p>Termo Cassares / Arq. Público Sp DBTA Resumo</p><p>Preservação</p><p>Conjunto de medidas e estratégias de</p><p>ordem administrativa, política e</p><p>operacional que contribuem direta ou</p><p>indiretamente para a preservação da</p><p>integridade dos materiais.</p><p>Prevenção da deterioração e</p><p>danos em documentos, por</p><p>meio de adequado controle</p><p>ambiental e/ou tratamento</p><p>físico e/ou químico.</p><p>• Ação preventiva</p><p>• Dano ainda não</p><p>ocorreu. Deve ser</p><p>evitado</p><p>Conservação</p><p>Conjunto de ações estabilizadoras que</p><p>visam desacelerar o processo de</p><p>degradação de documentos ou objetos,</p><p>por meio de controle ambiental e de</p><p>tratamentos específicos (higienização,</p><p>reparos e acondicionamento).</p><p>Promoção da preservação e da</p><p>restauração dos documentos.</p><p>• Dano ainda não</p><p>ocorreu. Deve ser</p><p>evitado.</p><p>• Dano em curso.</p><p>Deve ser contido.</p><p>Restaurante</p><p>Conjunto de medidas que objetivam a</p><p>estabilização ou a reversão de danos</p><p>físicos ou químicos adquiridos pelo</p><p>documento ao longo do tempo e do</p><p>uso, intervindo de modo a não</p><p>comprometer sua integridade e seu</p><p>caráter histórico.</p><p>Conjunto de procedimentos</p><p>específicos para recuperação e</p><p>reforço de documentos</p><p>deteriorados e danificados.</p><p>• Ação de reparação.</p><p>• Dano concluído.</p><p>Deve ser revertido.</p><p>Fatores de Deterioração</p><p>• Temos uma divergência de definições sobre a preservação, conservação e restauração</p><p>de documentos. De acordo com Cassares, a preservação é a atividade que abrange tanto</p><p>a conservação quanto a restauração. Entretanto, segundo o DBTA, é a conservação que</p><p>engloba todas as outras atividades relacionadas.</p><p>Fique Ligado!</p><p>Fa</p><p>to</p><p>re</p><p>s</p><p>d</p><p>e</p><p>D</p><p>et</p><p>er</p><p>io</p><p>ra</p><p>çã</p><p>o</p><p>Fatores Ambientais</p><p>Agentes Biológicos</p><p>Intervenções Inadequadas</p><p>Problemas com manuseio e</p><p>vandalismo</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>67/77</p><p>Fatores de Ambientais</p><p>Os elementos ambientais que podem prejudicar a preservação de arquivos e documentos incluem:</p><p>variações de temperatura, níveis de umidade relativa do ar, exposição à luz e a qualidade do ar circundante.</p><p>Caraterísticas de Alguns suportes</p><p>Suporte Temperatura Umidade</p><p>Fotografias em P&B 12oC e +/- 1 oC 35% e +/- 5%</p><p>Fotografias Coloridos 5 oC e +/- 1 oC 35% e +/- 5%</p><p>Registros Magnéticos 18oC e +/- 1 oC 40% e +/- 5%</p><p>Agentes Biológicos (Fungos, Insetos e os Roedores)</p><p>Temperaturas e Umidades</p><p>• As mudanças de temperatura e umidade</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>5/77</p><p>Princípio do Respeito a Ordem</p><p>Original</p><p>Conforme mencionado anteriormente, o princípio do Respeito à Ordem</p><p>Original determina que o arquivo deve preservar a organização inicial dos</p><p>documentos.</p><p>Princípio da Inalienabilidade</p><p>ou Imprescritibilidade</p><p>Esse princípio impede que os arquivos públicos sejam transferidos a</p><p>terceiros.</p><p>Princípio da Universalidade</p><p>É papel do arquivista compreender, em primeiro lugar, o contexto do</p><p>documento e as conexões estabelecidas entre ele e o fundo a que</p><p>pertence.</p><p>Princípio da Proveniência</p><p>Territorial ou da</p><p>Territorialidade</p><p>Segundo o princípio da Territorialidade, o documento deve permanecer o</p><p>mais próximo possível do local em que foi gerado, com exceção dos</p><p>documentos resultantes de operações militares ou atividades de</p><p>representação diplomática.</p><p>Princípio da Pertinência</p><p>Territorial</p><p>O princípio da Pertinência Territorial defende a ideia de que o documento</p><p>deve ser transferido para o local que guarda relação com o seu conteúdo.</p><p>Princípio da Pertinência</p><p>Temática</p><p>O princípio da Temático determina que os documentos devem ser</p><p>organizados por tema, sem considerar a origem ou classificação original.</p><p>Princípio da Autenticidade</p><p>Esse princípio se refere à integridade do documento e não está</p><p>relacionado ao seu conteúdo. Ele estabelece que o documento não sofreu</p><p>modificações de qualquer tipo.</p><p>Princípio da Veracidade</p><p>Esse princípio tem a finalidade de assegurar que o conteúdo presente no</p><p>documento é autêntico, correspondente à verdade dos fatos e pode ser</p><p>utilizado como prova.</p><p>Princípio do Inter-</p><p>relacionamento</p><p>Esse princípio possibilita que tanto o arquivista quanto o público em geral</p><p>compreendam o contexto do documento em relação ao seu fundo, ou</p><p>seja, ao Conjunto de documentos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>6/77</p><p>Natureza dos Arquivos</p><p>Natureza dos</p><p>Arquivos</p><p>Para que um documento seja realmente considerado um arquivo, é preciso examinar suas</p><p>características concretas (Tangíveis) e abstratas (Intangíveis).</p><p>➢ Fatores concretos: Os aspectos concretos incluem a forma dos arquivos, a fonte de</p><p>origem e o local onde estão guardados.</p><p>➢ Fatores Abstratos: Os elementos intangíveis são fundamentais para determinar se um</p><p>documento pode ser considerado um arquivo. Esses elementos incluem a razão1 e os</p><p>valores2.</p><p>1 Os documentos devem ter sido criados com o propósito de cumprir algum objetivo relacionado às atividades habituais da</p><p>entidade produtora.</p><p>2 Além do propósito original para o qual foram criados ou acumulados, os documentos devem apresentar outros motivos, tais</p><p>como razões oficiais ou culturais, para que possam ser considerados como arquivos.</p><p>Dentro do contexto dos arquivos, podemos identificar os seguintes valores:</p><p>➢ Valores Primários (Administrativo, imediato ou eventual): O documento é utilizado</p><p>pela entidade que o produz para fins administrativos, bem como seu valor legal e fiscal.</p><p>Esse valor é enquadrado em 3 categorias: Administrativo, Fiscal e Judiciário.</p><p>➢ Valores Secundários (Histórico ou mediato): O documento é utilizado pela entidade</p><p>que o produz para fins diferentes daqueles os quais foi originalmente criado. Esse valor</p><p>é enquadrado em 2 categorias: Probatório e Informativo.</p><p>Classificação dos Arquivos</p><p>Classificação</p><p>dos Arquivos</p><p>Entidades mantenedoras: Essa é uma categorização que considera a instituição ou</p><p>indivíduo responsável pela gestão do arquivo. Observe que nessa dimensão os arquivos</p><p>podem ser categorizados em quatro grupos principais: Públicos, Institucionais, Comerciais e</p><p>Familiares ou pessoais.</p><p>Estágios de evolução: Para que um arquivo possa cumprir efetivamente suas funções, é</p><p>essencial que, ao procurar um documento, o usuário possa encontrá-lo rapidamente e de</p><p>maneira precisa. Os arquivos são:</p><p>➢ Primeira Idade ou Corrente: São arquivos constituídos por documentos em curso ou</p><p>frequentemente consultados, ou seja, contêm valor primário.</p><p>➢ Segunda Idade ou Intermediário: Os documentos estão sendo consultados com menos</p><p>frequência atualmente e não precisam estar tão próximos.</p><p>➢ Terceira Idade ou Permanente: Os documentos possuem valor secundário e devem ser</p><p>conservados de acordo com seu valor histórico, cultural ou documental.</p><p>Extensão de atuação: Quanto à sua abrangência, os arquivos podem ser divididos em dois</p><p>grupos: setoriais e gerais/centrais.</p><p>➢ Arquivos setoriais: São aqueles que estão localizados junto aos locais que produzem ou</p><p>recebem os documentos e os utilizam com frequência para realizar suas atividades</p><p>administrativas, ou seja, com um valor primário e de forma descentralizada.</p><p>➢ Arquivos Gerais ou Centrais: São aqueles que estão localizados mais distantes do local</p><p>de produção ou recebimento e os utilizam com frequência para realizar suas atividades</p><p>administrativas, ou seja, com valor primário e de forma centralizada.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>7/77</p><p>Classificação</p><p>dos Arquivos</p><p>Natureza dos documentos: Em relação à Natureza dos Documento, é possível fazer uma</p><p>classificação em duas categorias: arquivos especiais e arquivos especializados.</p><p>➢ Arquivos especiais: São responsáveis por armazenar uma variedade de documentos</p><p>físicos, incluindo fotografias, discos, fitas, disquetes, DVDs e outros formatos.</p><p>➢ Arquivos Especializados: São destinados a lidar com tópicos de áreas específicas</p><p>(Medicina ou Engenharia), independentemente do formato dos documentos</p><p>armazenados.</p><p>Arquivos Públicos: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas</p><p>atividades, por órgão público de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal.</p><p>✓ A Lei considera os arquivos de instituições privadas responsáveis pela gestão de serviços</p><p>públicos equivalentes aos arquivos públicos.</p><p>✓ Se uma instituição pública ou de natureza pública encerrar suas atividades, é obrigatório</p><p>que todos os seus documentos sejam transferidos para uma instituição arquivística</p><p>pública ou para a instituição sucessora responsável.</p><p>✓ São fontes únicas e insubstituíveis de apoio e consulta no processo de preservação da</p><p>memória e do patrimônio cultural de uma sociedade.</p><p>✓ Os documentos de valor permanente (Secundários) são inalienáveis e imprescritíveis.</p><p>Arquivos Privados: Os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas</p><p>físicas ou jurídicas, me decorrência de suas atividades.</p><p>✓ Os arquivos privados podem ser reconhecidos pelo Poder Público como de interesse</p><p>público e social se forem considerados conjuntos de fontes relevantes para a história e</p><p>o desenvolvimento científico do país.</p><p>✓ A comercialização ou alienação de um arquivo só é permitida se for mantida a unidade</p><p>documental completa e se o arquivo não for transferido para fora do território nacional.</p><p>✓ Se um proprietário privado decidir vender seu arquivo, o Poder Público terá prioridade</p><p>na compra.</p><p>Os arquivos privados são divididos em categorias específicas, incluindo arquivos</p><p>econômicos, sociais e pessoais.</p><p>➢ Econômicos: Entende-se a documentação produzida pelas empresas.</p><p>➢ Sociais: Englobam uma ampla variedade de documentos importantes, incluindo</p><p>registros religiosos, notariais, de organizações políticas e de movimentos sociais, bem</p><p>como registros de instituições educacionais e de classe.</p><p>➢ Pessoais: Esses registros não são prontamente acessíveis para pesquisadores,</p><p>historiadores e até mesmo arquivistas, a menos que seus proprietários reconheçam a</p><p>importância e o valor social do material que possuem e concordem em disponibilizá-los</p><p>ou vendê-los para instituições adequadas.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>podem ser igualmente ou até mais danosas do que</p><p>manter esses níveis em valores inadequados, mas estáveis, ao longo do tempo.</p><p>• Temperatura Alta + Umidade Alta = Colônias de fungos.</p><p>• Temperatura Baixa + Umidade Baixa = Documentos ressecados e retorcidos.</p><p>• Recomendado: Temperatura proximo de 20°C e umidade relativa de 45% a 50%.</p><p>• Pode ser instalado sistema de climatização para conseguir essas variações.</p><p>Radiação da Luz</p><p>• Qualquer origem de luz, seja natural ou artificial, é nociva aos documentos. Os efeitos negativos</p><p>causados pela exposição à radiação luminosa são acumulativos e permanentes.</p><p>• Medidas Protetivas: As janelas devem ser protegidas por cortinas, Filtros feitos de filmes especiais</p><p>também ajudam no controle da radiação, Prateleiras de estantes sempre perpendiculares as janelas</p><p>e Instalação de sistema de iluminação setorizado e controlado.</p><p>Qualidade do ar</p><p>• Incluem-se os gases e partículas sólidas, que podem se originar tanto do ambiente externo</p><p>quanto do interno, e que causam reações químicas nos materiais de armazenamento dos</p><p>documentos.</p><p>Fungos</p><p>• Os fungos precisam de alimento (papéis, couros, tecidos), umidade, temperatura elevada, falta de</p><p>circulação de ar e de higiene para sobreviver e proliferar.</p><p>• Causam manchas de coloração diversa de difícil remoção.</p><p>• Medidas Protetivas: Praticar a higienização, manter vigilância constante dos documentos contra</p><p>acidentes com água e estabelecer política de controle ambiental.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>68/77</p><p>Intervenções Inadequadas, Problemas com o Manuseio e Vandalismo</p><p>Intervenções Inadequado Manuseio Inadequado Vandalismo</p><p>As intervenções inadequadas são</p><p>aquelas que acabam gerando um</p><p>dano maior. As intervenções têm</p><p>como objetivo diminuir o dano</p><p>através de profissionais</p><p>especializados na área.</p><p>Manuseio inadequado é um dos</p><p>problemas para a degradação. A</p><p>ação de tocar no documento tem</p><p>que haver muito cuidado.</p><p>Aqui acontece o próprio furto que</p><p>precisa ser combatido através de</p><p>políticas de proteção.</p><p>Conservação de Documentos</p><p>O conjunto de medidas estabilizadoras que cessam o processo de degradação do material de</p><p>armazenamento de um documento. Os procedimentos de conservação devem ser mínimos e sempre realizados</p><p>por profissionais qualificados, levando em consideração a relação custo-benefício.</p><p>Higienização</p><p>A limpeza de arquivos e bibliotecas é uma técnica clássica de conservação preventiva, que consiste em um</p><p>processo mecânico que deve ser executado sempre de forma seca. A limpeza de arquivos envolve a limpeza de</p><p>pisos e limpeza de estantes e móveis com aspirador de pó, escovas e pincéis macios e especiais.</p><p>➢ Acondicionamento: Proteção de documentos com caixas, envelopes, pastas e porta-fólios.</p><p>➢ Armazenamento: É a guarda do documento em arquivos, armários e estantes.</p><p>Principais Operações de Conservação</p><p>Desinfestação Limpeza Alisamento</p><p>Fumigação: É o método mais</p><p>eficiente para eliminar insetos em</p><p>documentos é a introdução destes</p><p>em uma câmara a vácuo, na qual é</p><p>aplicado um produto químico capaz</p><p>de destruí-los completamente.</p><p>Realizada por meio de um pano</p><p>macio, escovas e aspirador em pó.</p><p>O documento sofre ação de um ar</p><p>com forte presença de umidade</p><p>em uma câmara de umidificação e</p><p>logo em seguida é passado um</p><p>ferro em todas as folhas.</p><p> Grave: O processo voltado a eliminação de microrganismos é a desinfecção e não a desinfetação.</p><p>Insetos</p><p>• As baratas afetam tanto os papéis quanto os revestimentos, comprometendo a integridade</p><p>das superfícies dos materiais de armazenamento.</p><p>• As brocas comprometem não apenas o papel e seus derivados, mas também a madeira</p><p>presente em móveis, portas, pisos e quaisquer materiais à base de celulose.</p><p>• Os cupins, por outro lado, comprometem tanto o acervo quanto a estrutura do edifício que</p><p>abriga os materiais.</p><p>• São atraídos por temperaturas, umidades elevadas e falta de higienização.</p><p>Roedores</p><p>• Roedores procuram por ambientes com temperaturas elevadas e altos índices de umidade</p><p>relativa, além de locais com higiene inadequada.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>69/77</p><p>Restauração de Documentos</p><p>Trata-se de um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou</p><p>químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua</p><p>integridade e seu caráter histórico</p><p>Principais técnicas de Restauração</p><p>Construções de Arquivos</p><p>Edifício</p><p>Os edifícios destinados a arquivos devem contemplar a criação de 3 áreas distintas: uma para trabalho técnico</p><p>e depósito, totalmente isolada do público; uma área administrativa, parcialmente restrita ao público; e uma</p><p>área pública.</p><p>Banho de Gelatina</p><p>• É uma técnica utilizada para aumentar a resistência de um documento consiste em</p><p>mergulhá-lo em gelatina ou cola.</p><p>• Essa intervenção passam a atrair mais os insetos.</p><p>Tecido</p><p>• Trata-se de uma técnica que utiliza folhas extremamente finas de tecido e pasta de amido,</p><p>o que pode aumentar a vulnerabilidade do documento à ação de insetos.</p><p>• Aumenta a resistência e a durabilidade do papel.</p><p>Silking</p><p>• Essa técnica utiliza apenas tecidos de crepeline ou musseline de seda e adesivo a base de</p><p>amido aumentando a resistência da folha.</p><p>• É um processo de difícil e de alto custo.</p><p>Laminação (laminação mecanizada)</p><p>• É uma técnica de proteção para documentos consiste em envolvê-los em folhas de papel</p><p>de seda e acetato de celulose em ambas as faces.</p><p>• Esse método aumenta a durabilidade e a resistência a fungos e pragas.</p><p>Laminação Manual (laminação com solvente)</p><p>• Este método utiliza os mesmos materiais do processo mecanizado, porém substitui a</p><p>pressão e o calor da prensa pelo uso de acetona.</p><p>Encapsulação</p><p>• É uma técnica moderna de restauração envolve a aplicação de duas lâminas de poliéster,</p><p>na parte da frente e de trás do documento, fixadas nas margens externas por meio de fita</p><p>adesiva. Dessa forma, o documento fica solto dentro do bolsão formado pelas lâminas.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>70/77</p><p>Localização</p><p>Ao escolher um terreno para construir um arquivo, é importante considerar as condições ambientais e</p><p>climáticas, bem como as condições de acesso e comunicação. O terreno deve estar sempre seco e livre de riscos</p><p>de inundações, além de ser protegido contra infestações por cupins e insetos.</p><p>Depósitos</p><p>Os depósitos em um edifício de arquivo devem ocupar cerca de 60% da área total disponível e permanecer</p><p>isolados das outras áreas. É recomendado que a área de cada depósito não ultrapasse os 200m². Quando o</p><p>prédio tiver múltiplos andares, os depósitos devem ser instalados nos andares mais baixos, mas nunca no</p><p>subsolo.</p><p>Áreas de Trabalho</p><p>• As áreas destinadas a</p><p>trabalhos técnicos</p><p>(processamento técnico)</p><p>e administrativos devem</p><p>corresponder a 15% da</p><p>área total disponível,</p><p>sendo preferível que</p><p>estejam localizadas nos</p><p>andares superiores e com</p><p>maior iluminação em</p><p>comparação à área de</p><p>depósito.</p><p>Áreas Públicas</p><p>• Corresponde a 25% da</p><p>área total do edifício,</p><p>deve estar localizada</p><p>preferencialmente nos</p><p>andares mais altos, com</p><p>boa iluminação e</p><p>ambiente silencioso.</p><p>•Esta área é fundamental</p><p>para as atividades de</p><p>pesquisa e consulta.</p><p>Recepção</p><p>• A área de recepção de</p><p>documentos deve estar</p><p>localizada no térreo do</p><p>edifício, com acesso</p><p>independente para o</p><p>público.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>71/77</p><p>Gestão Arquivística Digital</p><p>Documento Eletrônico e Documento Digital</p><p>Documento Eletrônico Documento Digital</p><p>Gênero documental integrado por documentos em</p><p>meio eletrônico ou somente acessíveis por</p><p>equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados,</p><p>disquetes e documentos digitais.</p><p>Documento codificado em dígitos binários, acessível</p><p>por meio de sistema computacional.</p><p>Documento Arquivístico Digital Documento arquivístico D. Arquivístico Convencional</p><p>Documento codificado em dígitos</p><p>binários, acessível por meio de</p><p>sistema computacional.</p><p>É um documento produzido e/ou</p><p>recebido e mantido por pessoa física</p><p>ou jurídica</p><p>É um documento arquivístico</p><p>não digital.</p><p>Componentes do Documento Digital</p><p>Vantagens Desvantagens</p><p>otimização de espaço físico Fragilidade do armazenamento -> degradação física</p><p>do suporte</p><p>Mais produtividade Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware,</p><p>software e formatos</p><p>Economia dos fluxos de trabalho Dificuldade em garantir a integridade dos documentos</p><p>- acesso facilitado</p><p>Facilidade de acesso Complexidade e custos da preservação digital</p><p>• Sistema de arquivamento é composto pelos</p><p>elementos físicos que possibilitam a gravação</p><p>e acesso às informações presentes no material</p><p>de armazenamento.</p><p>Hardware</p><p>• O software é o sistema específico que, com</p><p>base nas capacidades físicas do hardware,</p><p>possibilita o registro, recuperação e uso das</p><p>informações armazenadas no suporte.</p><p>Software</p><p>• É o conjunto de bits registrados digitalmente</p><p>em um suporte, acessada pelo hardware e</p><p>software.Informação</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>72/77</p><p>Digitalização</p><p>Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado,</p><p>como um escâner.</p><p>Partes importantes de Legislação sobre a Digitalização</p><p>Lei 12.682/2012</p><p>Art. 1º - A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de</p><p>documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.</p><p>Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.</p><p>Art. 3º - O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se</p><p>necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito</p><p>da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.</p><p>Lei 13.874/2019 acrescentou na Lei 12.682 o art.2º-A</p><p>Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos</p><p>ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e</p><p>no regulamento.</p><p>§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no</p><p>regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação</p><p>observará o disposto na legislação específica.</p><p>§2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e</p><p>na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito,</p><p>inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.</p><p>§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos</p><p>documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior."</p><p>• Documento nato-digital: O documento nasceu na parte eletrônica e em código binário.</p><p>• Documento digitalizado: Nasce em outro suporte e depois é reproduzido e inserido no</p><p>computador.</p><p>Fique Ligado!</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>73/77</p><p>Decreto 10.278/2020</p><p>Estabelece que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.</p><p>Âmbito de aplicação</p><p>Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:</p><p>I - por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares;</p><p>II - por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:</p><p>a) Pessoas jurídicas de direito público interno;</p><p>b) Outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais. Parágrafo único.</p><p>O disposto neste Decreto não se aplica a:</p><p>I - documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;</p><p>II - documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;</p><p>III - documentos em microfilme;</p><p>IV - documentos audiovisuais;</p><p>V - documentos de identificação;</p><p>VI - documentos de porte obrigatório.</p><p>Definições importantes</p><p>Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:</p><p>I - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus</p><p>metadados;</p><p>II - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;</p><p>III - documento público - documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno</p><p>ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos;</p><p>IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.</p><p>Regras gerais de digitalização</p><p>Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:</p><p>I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;</p><p>II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;</p><p>III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do</p><p>uso do documento digitalizado;</p><p>IV - a confidencialidade, quando aplicável;</p><p>V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.</p><p>Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas</p><p>Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para</p><p>a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:</p><p>I -ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira -</p><p>ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;</p><p>II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I;</p><p>III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.</p><p>Requisito na digitalização entre particulares</p><p>Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da</p><p>autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que</p><p>escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>74/77</p><p>Desnecessidade da digitalização</p><p>Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação</p><p>dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos,</p><p>de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.</p><p>Responsabilidade pela digitalização</p><p>Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros. §</p><p>1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo</p><p>de digitalização ao disposto neste Decreto.</p><p>§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública</p><p>federal, o instrumento contratual</p><p>preverá:</p><p>I - a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilidade</p><p>solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo;</p><p>II - os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.</p><p>Descarte dos documentos físicos</p><p>Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser</p><p>descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.</p><p>Manutenção dos documentos digitalizados</p><p>Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:</p><p>I - a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a</p><p>reprodução não autorizados;</p><p>II - a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e a</p><p>conferência do processo de digitalização adotado.</p><p>Preservação dos documentos digitalizados</p><p>Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos</p><p>prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.</p><p>Suportes Digitais</p><p>Suporte Magnético</p><p>•O registro digital é realizado por meio de ondas eletromagnéticas que são gravadas em</p><p>materiais de armazenamento, como discos rígidos, disquetes e fitas, registrando as</p><p>alterações necessárias.</p><p>Suporte Ótico</p><p>•O registro digital ocorre por meio da alteração das características de um material de</p><p>armazenamento, que reage à luz e registra as informações necessárias.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>75/77</p><p>Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)</p><p>Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou</p><p>entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento,</p><p>apresentação (ou saída) e automação de fluxos de trabalho (workflow).</p><p>Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GDE)</p><p>Tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais incorporando elementos como: metadados,</p><p>controle de versão, autorias declaradas (não repúdio), trilhas de auditoria e assim por diante.</p><p>SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos</p><p>É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de</p><p>documentos, processado por computador. Geralmente são constituídos por um ou mais softwares, incluindo um</p><p>particular, integrado a outros, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou combinados.</p><p>Um SIGAD deve manter a relação orgânica entre os documentos e assegurar a confiabilidade, autenticidade</p><p>e acessibilidade, ao longo do tempo, dos documentos arquivísticos, preservando assim seu valor como fonte de</p><p>prova das atividades realizadas pelo órgão produtor.</p><p>e-ARQ</p><p>A Resolução Conarq 50/2022, ao revogar a Resolução 25/2007, definiu que as entidades arquivísticas</p><p>devem adotar o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-</p><p>ARQ Brasil.</p><p>e-ARQ: É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de</p><p>documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade</p><p>e autenticidade, assim como sua acessibilidade.</p><p>Resoluções 50/2022</p><p>Art. 2º O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de</p><p>Arquivos - SINAR quanto à implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer especificações técnicas</p><p>e funcionais, bem como metadados para orientar a aquisição ou desenvolvimento de sistemas informatizados,</p><p>independentemente da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou implantados, conforme art. 3º</p><p>da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004.</p><p>§ 2º Consideram-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela organização</p><p>produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim</p><p>de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso.</p><p>Art. 3º O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais ou</p><p>para sistemas que compreendem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>76/77</p><p>Governo Digital - Lei 14.129/2021</p><p>Principais artigos da legislação</p><p>Art. 1º Esta Lei dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o aumento da eficiência da administração</p><p>pública, especialmente por meio da desburocratização, da inovação, da transformação digital e da participação</p><p>do cidadão.</p><p>Art. 2º - § 1º Esta Lei não se aplica a empresas públicas e sociedades de economia mista, suas subsidiárias e</p><p>controladas, que não prestem serviço público.</p><p>Art.5º,Art.6º e Art.7º: Deixam claro a preferência pelo uso:</p><p>• Soluções Digitais</p><p>• Atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico</p><p>• Atos processuais validos através de assinatura eletrônica.</p><p>Art. 13. A guarda dos documentos digitais e dos processos administrativos eletrônicos considerados de valor</p><p>permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável</p><p>por sua custódia.</p><p>Art. 14. A prestação digital dos serviços públicos deverá ocorrer por meio de tecnologias de amplo acesso pela</p><p>população, inclusive pela de baixa renda ou residente em áreas rurais e isoladas, sem prejuízo do direito do</p><p>cidadão a atendimento presencial.</p><p>Microfilmagem</p><p>A microfilmagem é uma técnica utilizada para criar uma cópia em miniatura do material original em um</p><p>filme translúcido, flexível e estável, que serve como base para a projeção posterior da imagem. Dessa forma, é</p><p>possível substituir o material original pela cópia.</p><p>Vantagens Desvantagens</p><p>Redução do espaço e custos Necessidade do emprego de máquinas</p><p>Validade legal Baixa velocidade de recuperação</p><p>Segurança Cuidados na guarda</p><p>Lei 5.433/1968</p><p>Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais</p><p>arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.</p><p>§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas</p><p>diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>77/77</p><p>Tipos de microfilmagem</p><p>Microfilmagem de Complemento</p><p>• Para complementação de acervos.</p><p>Microfilmagem de Referência</p><p>• Tem como objeto os instrumentos de pesquisa, para facilitar a consulta de documentos.</p><p>Microfilmagem de Referência</p><p>• Visa a produção de cópias de segurança. Usada como medida de segurança em caso de</p><p>sinistros como incêndios, inundações, etc.</p><p>Microfilmagem de Conservação (ou Preservação)</p><p>• Visa a conservação das informações contidas em documentos de valor permanente que se</p><p>encontrem danificados ou sejam objeto de constante manuseio. Vale ressaltar que</p><p>documentos históricos, mesmo que microfilmados, não podem ser eliminados.</p><p>Microfilmagem de Conservação (ou Preservação)</p><p>• Documentos de valor temporário, eliminados com vista ao aproveitamento de espaço e</p><p>equipamento. Aplicada a documentos não históricos, ao contrário da microfilmagem de</p><p>conservação ou preservação.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>8/77</p><p>Documentos Arquivísticos</p><p>Conceitos de Documentos</p><p>Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da</p><p>atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de</p><p>evidência dessa atividade. Informação + Suporte/Formato = Documento.</p><p>Informação Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida em um documento.</p><p>Suporte Material no qual são registradas as informações. Ex.: CD, DVD, etc.</p><p>Formato</p><p>O formato de um documento se refere ao conjunto de características físicas, técnicas de</p><p>registro e estrutura de informação e conteúdo que compõem sua apresentação. Ex.:</p><p>livro, caderno, etc.</p><p>Classificação dos Documentos</p><p>Gênero</p><p>✓ Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos</p><p>utilizado na comunicação de seu conteúdo.</p><p>Os documentos podem ser classificados:</p><p>➢ Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos.</p><p>➢ Cartográficos: documentos que apresentam representações geográficas,</p><p>arquitetônicas ou de engenharia em diferentes formatos e dimensões.</p><p>➢ Iconográficos: são imagens estáticas que são armazenadas em suportes sintéticos ou</p><p>em papel, que podem estar emulsionados ou não, e contêm imagens.</p><p>➢ Filmográficos: são imagens em movimento que podem ser registrados em diferentes</p><p>formatos, como películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem.</p><p>➢ Sonoros: documentos que contêm registros fonográficos e apresentam dimensões e</p><p>rotações variáveis.</p><p>➢ Micrográficos: Os documentos em suporte fílmico podem ser produzidos por meio</p><p>de técnicas específicas de microrreprodução de imagens.</p><p>➢ Informáticos: Os documentos podem ser criados, processados ou armazenados em</p><p>computadores.</p><p>Espécie</p><p>✓ Segundo DBTA: Espécie Documental é "uma divisão de Gênero Documental que</p><p>reúne tipos documentais por seu formato".</p><p>✓ Segundo o DTA: O termo Espécie é determinado como "Configuração que assume</p><p>um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele</p><p>contidas".</p><p>✓ São exemplos de espécies documentais ata, carta, boletim, decreto, filme, folheto,</p><p>fotografia, memorando, ofício, etc.</p><p>Tipo</p><p>✓ Segundo DBTA: tipo Documental é “uma divisão de Espécie Documental que reúne</p><p>documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula</p><p>diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro”.</p><p>✓ Segundo o DTA: é a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo</p><p>com a atividade que a gerou”.</p><p>✓ São exemplos de tipos documentais boletins de ocorrência, cartas precatórias, cartas</p><p>régias, cartas-patente, decretos-leis, decretos legislativos, etc.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>9/77</p><p>Natureza do</p><p>assunto</p><p>No que diz respeito a natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em</p><p>duas categorias:</p><p>➢ Ostensivos: documentos sem qualquer restrição de acesso, ou seja, sua divulgação</p><p>não causa prejuízo à administração.</p><p>➢ Sigilosos: documentos sofrem restrição de acesso, ou seja, sua divulgação é restrita.</p><p>De acordo com a Lei de Acesso à Informação, existem três categorias de restrições</p><p>de acesso a documentos: ultrassecreto, secreto ou reservado.</p><p>Forma</p><p>A Tradição Documental, também chamada de Forma, é uma das áreas da diplomática</p><p>que se dedica ao estudo dos diferentes métodos de transmissão de documentos ao longo</p><p>do tempo. Os documentos podem ser categorizados com relação à Forma em:</p><p>➢ Minutas: a minuta é uma versão mais resumida e incompleta do documento original.</p><p>É importante ressaltar que a minuta não é um rascunho.</p><p>➢ Documento original: feito por direta vontade dos autores e conservado na matéria</p><p>e na forma genuínas nas quais foi originariamente emitido.</p><p> Grave: O fato de um documento ser original não significa que ele seja exclusivo. Em</p><p>casos em que o conteúdo implica em obrigações recíprocas e deve ser distribuído</p><p>para todas as partes envolvidas, pode haver a existência de originais múltiplos.</p><p>Cópia</p><p>Cópias são registros que apresentam exatamente a mesma forma do documento original.</p><p>Elas têm principalmente duas finalidades:</p><p>✓ Replicar documentos existentes;</p><p>✓ Substituir documentos que não estão mais disponíveis.</p><p>Formato</p><p>Com base em seu formato documental, um registro pode ser categorizado de acordo</p><p>com suas características físicas, técnicas de registro ou estrutura de informação.</p><p>Alguns exemplos de documentos incluem livros, fichários, cadernos, apostilas, entre</p><p>outros.</p><p>Categoria</p><p>Documental</p><p>A categorização documental é uma outra forma de classificar os registros. Conforme a</p><p>definição de Bellotto, essas categorias são determinadas pela relevância jurídica dos</p><p>conteúdos dos documentos que se encaixam nelas. De acordo com essa classificação, as</p><p>categorias documentais principais são:</p><p>➢ Normativos: Deve ser cumprido obrigatoriamente. Ex.: Leis.</p><p>➢ De ajuste: Documentos pactuais. Ex.: Contratos.</p><p>➢ Correspondência: Determinam suas execuções. Ex.: Editais.</p><p>➢ De assentamento: São registros relacionados a fatos ou acontecimentos. Ex.: Atas.</p><p>➢ Comprobatórios: São originados a partir de assentamentos e servem como</p><p>comprovação deles. Ex.: Certidões.</p><p>➢ Enunciativos: São documentos opinativos. Ex.: Pareceres.</p><p>Ainda no contexto das Categorias Documentais, segundo o pesquisador Manuel Vazquez,</p><p>os documentos podem ser classificados em três grupos principais de categorias:</p><p>➢ Documentos Dispositivos: Entram aqui os documentos normativos, os de ajustes e</p><p>os de correspondência.</p><p>➢ Documentos testemunhais: Entram aqui os documentos de assentamento ou de</p><p>comprobatórios.</p><p>➢ Informativos: Entram aqui os documentos enunciativos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>10/77</p><p>Correspondência</p><p>Toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-</p><p>versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Classificam-se em:</p><p>Externa</p><p>Essa correspondência, que pode incluir ofícios, cartas e telegramas, é</p><p>trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas.</p><p>Internas</p><p>A correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição</p><p>inclui os memorandos e os despachos circulares.</p><p>Oficial</p><p>Isso ocorre quando se trata de assuntos relacionados aos serviços ou de</p><p>interesse específico das atividades de uma determinada instituição.</p><p>Particular</p><p>Isso ocorre quando se trata de interesses pessoais de servidores</p><p>pertencentes a uma instituição.</p><p>Diplomática e Tipologia Documental</p><p>Diplomática</p><p>É a disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da</p><p>autenticidade dos documentos. Objeto: Espécie Documental.</p><p>Tipologia Documental</p><p>Ampliação da Diplomática na direção da gênese documental e de sua</p><p>contextualização (Razão e forma) nas competências, funções e atividades</p><p>da entidade geradora/acumuladora. Objeto: Tipo Documental.</p><p>Origens da Diplomática</p><p>Durante os séculos XVI e XVII, a Diplomática surgiu com o propósito de distinguir entre documentos</p><p>autênticos e falsificados, e seu principal campo de aplicação foi o direito eclesiástico. Após diversas modificações</p><p>ao longo do tempo, hoje em dia contamos com o que é conhecido como documento público.</p><p>Essencialmente, o documento público é composto pela Actio (evento ou fato documentado) e pela Conscriptio</p><p>(transferência para um suporte semântico e juridicamente confiável).</p><p>Diplomática Contemporânea</p><p>A tarefa inicial da análise diplomática contemporânea consiste em identificar a categoria adequada do</p><p>documento, classificando-o em um dos três grandes grupos estudados: Dispositivos, Testemunhais e Informativos,</p><p>os quais, por sua vez, estão</p><p>subdivididos em seis classificações anteriores.</p><p>Paleografia</p><p>A disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variações através do tempo. É importante</p><p>observar que a definição indica que a disciplina da Paleografia se concentra na análise dos elementos extrínsecos</p><p>de um documento, isto é, aqueles que compõem sua aparência externa.</p><p>Paleografia</p><p>•Estuda a escrita manuscrita</p><p>antiga, suas formas e variações</p><p>através do tempo.</p><p>•Concentra-se nos elementos</p><p>extrínsecos do documento.</p><p>Diplomática</p><p>•O estudo da estrutura formal e</p><p>da autenticidade dos</p><p>documentos.</p><p>•Concentra-se nos elementos</p><p>intrínsecos do documento.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>11/77</p><p>Diplomática Modernos</p><p>Atualmente, a introdução das mais recentes tecnologias e a digitalização de documentos levam à redução</p><p>de custos e da necessidade de espaço físico para armazenamento, além da automatização dos processos de criação</p><p>de documentos padronizados.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>12/77</p><p>Instituições Arquivística Brasileiras</p><p>Órgãos de Documentação</p><p>Todos esses órgãos têm como objetivos comuns que é recolher documentos, tratá-los, transferi-los e</p><p>difundir informações sobre seus respectivos locais.</p><p>Biblioteca</p><p>É um agrupamento organizado de materiais, predominantemente</p><p>impressos, disposto ordenadamente a estudos, pesquisas e consultas.</p><p>Museu</p><p>Trata-se de uma entidade de caráter público que tem como missão</p><p>preservar, estudar e disponibilizar para o público acervos de peças e</p><p>objetos de valor cultural.</p><p>Centro de Documentação</p><p>Trata-se da entidade responsável pela coleta, armazenamento,</p><p>classificação, seleção e disseminação de todas as informações e</p><p>documentos sob sua guarda, englobando práticas da biblioteconomia,</p><p>arquivística e informática.</p><p>Arquivos</p><p>É a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais,</p><p>criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e</p><p>preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que</p><p>poderão oferecer no futuro.</p><p>A condição de um documento como pertencente a um arquivo, biblioteca, museu ou centro de</p><p>documentação é determinada pela finalidade de sua origem e uso, e não pelo suporte em que está registrado.</p><p>Origens</p><p>Arquivo</p><p>✓ Podem ser criados por instituições públicas ou privadas, ou ainda por</p><p>famílias ou indivíduos no exercício de suas funções naturais.</p><p>✓ Geralmente têm origem em razões funcionais, administrativas e</p><p>legais.</p><p>✓ Provam ou testemunham alguma coisa.</p><p>✓ Esses documentos são exemplares singulares.</p><p>Biblioteca</p><p>✓ São oriundos da criação artística ou de pesquisas.</p><p>✓ Documentos gráficos ou audiovisuais.</p><p>✓ Tem a finalidade de informar, instruir ou ensinar em áreas como</p><p>ciência, humanidades, filosofia, entre outras.</p><p>✓ Esses documentos contêm múltiplos exemplares.</p><p>Museu</p><p>✓ Esses documentos têm origem na criação artística ou na produção</p><p>material de uma comunidade.</p><p>✓ São evidências de épocas ou atividades.</p><p>Centro de Documentação ✓ São reproduções disponibilizadas por bibliotecas, museus ou arquivos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>13/77</p><p>Formas de entradas</p><p>Arquivo ✓ É um órgão receptor. (Recolhe naturalmente o que produz)</p><p>Biblioteca</p><p>✓ É um órgão colecionador. (Recolhe o material que surge e o interessa)</p><p>✓ Contém vários fornecedores diferentes (editoras, gráficas, etc.).</p><p>✓ Podem ser compradas, doadas e feito permutas.</p><p>Museu ✓ É um órgão colecionador.</p><p>Centro de Documentação</p><p>✓ É um órgão colecionador e referenciador.</p><p>✓ Podem ser compradas, doadas e feito permutas.</p><p>Processamento Técnico</p><p>Arquivo</p><p>✓ O tratamento técnico é executado em séries documentais e não em</p><p>unidades individuais.</p><p>✓ Utilizam-se as técnicas de registro, arranjo e descrição, gerando guias,</p><p>inventários, catálogos, etc.</p><p>Biblioteca</p><p>✓ O processo é realizado individualmente, com cada peça sendo tratada</p><p>isoladamente.</p><p>✓ Os métodos utilizados para organização de acervos incluem o</p><p>tombamento, classificação e catalogação por meio de fichários.</p><p>Museu</p><p>✓ O processo é realizado individualmente, com cada peça sendo tratada</p><p>isoladamente.</p><p>✓ Os métodos utilizados para tratamento incluem o tombamento,</p><p>classificação e catalogação por meio de inventários e catálogos.</p><p>Centro de Documentação</p><p>✓ Podem ser usadas todas as técnicas listadas: tombamento,</p><p>classificação e catalogação, com o uso de fichários ou computador.</p><p>Públicos</p><p>Arquivo ✓ Administrador e pesquisador</p><p>Biblioteca ✓ Grande público e pesquisador.</p><p>Museu ✓ Grande público e pesquisador.</p><p>Centro de Documentação ✓ Pesquisador.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>14/77</p><p>Organismos Arquivísticos</p><p>Os organismos arquivísticos são responsáveis por regular, monitorar e estabelecer normas para a atividade</p><p>arquivística nos ambientes que estão sob sua supervisão. Ex.: Arquivo Nacional, o CONARQ, o SINAR e o SIGA.</p><p>CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos</p><p>O Conarq possui a principal responsabilidade pela criação e implementação de políticas públicas que se</p><p>relacionam aos arquivos no Brasil.</p><p>Lei 8.159/1991 Decreto 10.148/2019</p><p>Conarq é órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que</p><p>definirá a política nacional de arquivos.</p><p>Conarq é órgão colegiado instituído no âmbito do</p><p>Arquivo Nacional.</p><p> Grave: Se a banca avaliadora não mencionar ou fazer referência à Lei 8.159/1991, o Conarq continuará a ser</p><p>vinculado ao Arquivo Nacional. Entretanto, se o Decreto 10.148/2019 for citado, o Conarq será estabelecido</p><p>no âmbito do Arquivo Nacional, e não mais vinculado.</p><p>O Comitê Nacional de Arquivos (Conarq) é encarregado de elaborar decretos regulamentadores da Lei n.</p><p>8.159, bem como fornecer orientações técnicas e resoluções que abrangem uma variedade de tópicos relacionados</p><p>à gestão de documentos.</p><p>Compete ao CONARQ:</p><p>• I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso</p><p>aos documentos de arquivos;</p><p>• II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das</p><p>atividades arquivísticas;</p><p> Grave: III - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública atos normativos necessários ao aprimoramento e à</p><p>implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;</p><p>• V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, distrital e municipal,</p><p>produzidos ou recebidos pelo Poder Público; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos</p><p>públicos e privados;</p><p>• VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito</p><p>Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;</p><p>• VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;</p><p>• IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;</p><p> Grave: X - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública a declaração de interesse público e social de arquivos privados;</p><p>(Redação</p><p>dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do</p><p>SINAR;</p><p>• XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados;</p><p>• XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias</p><p>referentes a arquivos;</p><p>• XIV - manter, por meio do Arquivo Nacional, intercâmbio com outros colegiados e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas</p><p>ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; (Redação</p><p>dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência,</p><p>tecnologia, informação e informática; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• XVI - propor a celebração, por meio do Arquivo Nacional, de acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação técnica com</p><p>órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de interesse mútuo; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• XVII - editar orientações técnicas para a implementação da política nacional de arquivos, por meio de resolução. (Incluído pelo</p><p>Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>15/77</p><p>Membros conselheiros do CONARQ</p><p>• § 1º Cada membro do CONARQ terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos. (Redação dada pelo</p><p>Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• § 2º Os membros do CONARQ e respectivos suplentes serão indicados: (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• § 3º Os membros do CONARQ e respectivos suplentes serão designados pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.</p><p>(Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• § 4º Os membros do CONARQ de que tratam os incisos VII e VIII do caput e respectivos suplentes terão mandato de dois anos.</p><p>(Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• § 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.</p><p>Criação de comissões e câmaras técnicas</p><p>Art. 7º O CONARQ poderá instituir câmaras técnicas consultivas com a finalidade de auxiliar o Conselho a elaborar</p><p>estudos e propostas normativas e propor soluções para questões da política nacional de arquivos públicos e</p><p>privados e do funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>Vinculação do Conarq</p><p>Antes do Decreto 11.345/2023 Depois do Decreto 11.345/2023</p><p>Vinculado a estrutura do Ministério da Justiça e da</p><p>Segurança Pública.</p><p>Faz parte da estrutura do Ministério da Gestão e da</p><p>Inovação em Serviços Públicos.</p><p>Diretor-Geral do Arquivo Nacional</p><p>2 representantes do Poder</p><p>Executivo Federal</p><p>1 representante dos arquivos</p><p>públicos estaduais e distrital</p><p>(Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>1 representante do Poder Judiciário federal</p><p>(Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>1 representante dos arquivos públicos municipais</p><p>(Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>4 representantes de instituições de ensino e pesquisa,</p><p>organizações ou instituições com atuação na área de</p><p>tecnologia da informação e comunicação, arquivologia,</p><p>história ou ciência da informação. (Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>2 representantes do Poder</p><p>Legislativo Federal</p><p>1 representante de associações</p><p>de arquivistas</p><p>(Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>16/77</p><p>SINAR - Sistema Nacional de Arquivos</p><p>O SINAR é um conjunto de organizações brasileiras, principalmente órgãos de documentação, que estão</p><p>relacionados com a Arquivística no país. O próprio Conarq atua como órgão central do sistema.</p><p>Finalidade do SINAR (Decreto 4.073/2002)</p><p>Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à</p><p>gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.</p><p>Integram o SINAR</p><p> Grave: O Poder Judiciário Municipal não participa do SINAR, porque ele não existe!</p><p>Compete ao SINAR:</p><p>• I - Promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade</p><p>com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;</p><p>• II - Disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;</p><p>• III - Implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental;</p><p>• IV - Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;</p><p>• V - Apresentar sugestões ao Conarq para o aprimoramento do SINAR;</p><p>• VI - Prestar informações sobre suas atividades ao Conarq;</p><p>• VII - Apresentar subsídios ao Conarq para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da</p><p>política nacional de arquivos públicos e privados;</p><p>• VIII - Promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;</p><p>• IX - Propor ao Conarq os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;</p><p>• X - Comunicar ao Conarq, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional; XI - Colaborar na elaboração</p><p>de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;</p><p>• XII - Possibilitar a participação de especialistas de órgãos e entidades, públicos e privados, nas câmaras técnicas e na Comissão de</p><p>Avaliação de Acervos Privados; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• XIII - Proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização</p><p>Arquivo Nacional</p><p>Arquivos do Poder Executivo Federal</p><p>Arquivos estaduais dos Poderes</p><p>Executivo, Legislativo e Judiciário</p><p>Arquivos do Poder Legislativo Federal</p><p>Os arquivos do Distrito Federal dos</p><p>Poderes Executivo, Legislativo e</p><p>Judiciário</p><p>Arquivos do Poder Judiciário Federal</p><p>Os arquivos municipais dos Poderes</p><p>Executivo e Legislativo</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>17/77</p><p>Arquivo Nacional</p><p>No Brasil, o Arquivo Nacional, fundado em 1838, está localizado no Rio de Janeiro e desempenha o papel</p><p>de órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA), responsável pela gestão de</p><p>documentos da administração pública federal. O Arquivo Nacional é parte da estrutura do Ministério da Justiça e</p><p>Segurança Pública.</p><p>Antes do Decreto 11.345/2023 Depois do Decreto 11.345/2023</p><p>Vinculado a estrutura do Ministério da Justiça e da</p><p>Segurança Pública.</p><p>Faz parte da estrutura do Ministério da Gestão e da</p><p>Inovação em Serviços Públicos.</p><p>Competências do Arquivo Nacional</p><p>Decreto 10.148/2019 inseriu o artigo 2-A no Decreto 4.073/2002</p><p>• Art. 2º-A Compete ao Arquivo Nacional, quanto à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados, no âmbito da</p><p>administração pública federal:</p><p>• I - celebrar acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação com órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de</p><p>interesse mútuo;</p><p>• II - propor atos normativos ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública relativos ao aprimoramento e à implementação da</p><p>política nacional de arquivos públicos e privados;</p><p>• III - fornecer subsídios para o arquivamento de documentos públicos em meio eletrônico, óptico ou equivalente, observado a</p><p>legislação;</p><p>• IV - estabelecer as diretrizes para a preservação e o acesso aos documentos públicos,</p><p>independentemente de sua forma ou natureza.</p><p>Gestão e Recolhimento</p><p> Grave: Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder</p><p>Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política</p><p>nacional de arquivos.</p><p>• Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.</p><p>• Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos</p><p>pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua</p><p>guarda.</p><p>• Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos</p><p>pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como</p><p>preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.</p><p>Novas Competências adicionadas pelo Decreto 11.345/23</p><p>• Art. 52. Ao Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivo da Administração Pública Federal,</p><p>compete:</p><p>• I - orientar os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal na implementação de programas de gestão de documentos, em</p><p>qualquer suporte;</p><p>• II - fiscalizar a aplicação dos procedimentos e das operações técnicas referentes à produção, ao registro, à classificação, ao controle</p><p>da tramitação, ao uso e à avaliação de documentos, com vistas à modernização dos serviços arquivísticos governamentais;</p><p>• III - promover o recolhimento dos documentos de guarda permanente para tratamento técnico, preservação e divulgação, de</p><p>forma a garantir acesso pleno à informação;</p><p>• IV - acompanhar e implementar a Política Nacional de Arquivos, estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>18/77</p><p>SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo</p><p>O SIGA é um sistema que organiza as atividades de gestão de documentos de arquivo nos órgãos e</p><p>entidades da Administração Pública Federal, criando uma forma sistematizada para gerenciar esses documentos.</p><p>O Arquivo Nacional é o órgão central do SIGA e as unidades que coordenam as atividades de gestão de</p><p>documentos e arquivos nos órgãos e entidades da administração pública federal são consideradas órgãos setoriais</p><p>do sistema.</p><p>Competências do SIGA</p><p>Decreto 10.148/2019 inseriu o artigo 2-A no Decreto 4.073/2002</p><p>• I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles</p><p>contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148,</p><p>de 2019)</p><p>• II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o</p><p>integram; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;</p><p>• V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;</p><p>• VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;</p><p>• VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal; e (Redação</p><p>dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>• VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e</p><p>eficiência de suas atividades. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019)</p><p>Diagnóstico arquivístico</p><p>O diagnóstico arquivístico é uma ferramenta utilizada para monitorar a eficiência organizacional, cujo</p><p>propósito é avaliar e planejar as normas e procedimentos, implementar medidas corretivas, garantir a</p><p>padronização da gestão de documentos e identificar fatores que possam impedir o funcionamento adequado das</p><p>áreas de arquivo e protocolo.</p><p>Principais Objetivos (Diagnóstico)</p><p>• Desenvolver políticas públicas eficazes para a gestão documental através de avaliações e planejamento</p><p>cuidadoso;</p><p>• Detectar fraquezas nas práticas de gestão documental;</p><p>• Avaliar o estado de armazenamento e conservação dos arquivos;</p><p>• Identificar a quantidade e características dos funcionários que atuam na área;</p><p>• Determinar a necessidade de treinamento desses funcionários;</p><p>• Desenvolver planos de treinamento técnico adequados.</p><p>Plano de Ação (Realizado após o Diagnóstico)</p><p>• Identificar problemas e objetivos, com base nas necessidades observadas na realidade e nos</p><p>documentos;</p><p>• Criar hipóteses que expliquem a origem dos problemas identificados e possíveis soluções;</p><p>• Coletar dados de acordo com métodos previamente definidos e comprovadamente eficazes;</p><p>• Chegar a conclusões e recomendações, com base na análise dos dados coletados em relação às</p><p>hipóteses e ao conhecimento já existente.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>19/77</p><p>Realidade arquivística brasileira</p><p>Para iniciar, é importante fazer uma breve revisão da situação atual dos arquivos no Brasil. Até a década de</p><p>1960, a arquivística no Brasil era praticamente inexistente. Mesmo o Arquivo Nacional não seguia métodos</p><p>científicos em suas atividades e era, principalmente, um local de armazenamento. Nessa época a Teoria das Três</p><p>Idades dos Arquivos foi adotada em grande parte do mundo, mas no Brasil, essa padronização ainda não foi</p><p>completamente implementada em todas as suas instituições arquivísticas.</p><p>Minimalista</p><p>A prática do diagnóstico arquivístico envolve a</p><p>análise de organizações específicas, geralmente</p><p>com a participação do arquivista responsável, que</p><p>busca identificar problemas e planejar soluções</p><p>para melhorar a situação em questão.</p><p>Maximalista</p><p>O diagnóstico arquivístico também pode ser</p><p>aplicado em estudos abrangentes de questões</p><p>estruturais, metodológicas e políticas relacionadas</p><p>a grandes arquivos ou serviços arquivísticos. Isso</p><p>inclui conjuntos de organismos governamentais ou</p><p>sistemas organizacionais.</p><p>60-70</p><p>• Cursos universitários de Arquivologia.</p><p>• Cursos de Arquivologia e a profissão é regulamentada.</p><p>• Reforma do Arquivo Nacional.</p><p>• Surgem o SINAR e o CONAR (Hoje é chamado de Conarq).</p><p>80-90</p><p>• Transformação do Arquivo Nacional.</p><p>• Lei Nacional dos Arquivos em 1991.</p><p>• Criado o Conarq em 1994.</p><p>00-10</p><p>• A transferência do Arq. Nacional do Ministério da Justiça para a Casa Civil.</p><p>• Criação do SIGA, o lançamento do DBTA e da NOBRADE.</p><p>• O Arquivo Nacional acaba voltando ao Ministério de Justiça em 2011.</p><p>• Criada a Lei de Acesso a Informação em 2011.</p><p>Atualmente</p><p>• O Arquivo Nacional para o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços</p><p>Públicos em 2023.</p><p>• A ausência de padrões de gerenciamento da informação.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>20/77</p><p>Memória</p><p>A memória não se limita apenas aos registros documentais, mas abrange também os eventos e</p><p>pensamentos relacionados a um ato administrativo, incluindo testemunhos e outras expressões relacionadas a ele,</p><p>o que vai além do escopo da gestão arquivística.</p><p>Elementos da Memória</p><p>Elementos jurídico-administrativos</p><p>Esse é o ponto de partida para a construção da memória. São todos os</p><p>documentos de natureza jurídico-administrativa referentes ao evento</p><p>em questão.</p><p>Elementos técnico-científicos</p><p>Neste caso, estamos</p><p>nos referindo aos elementos que formam a base</p><p>inicial ou que surgem a partir deles, os quais compõem o chamado</p><p>material técnico-científico ou informativo. Ex.: Bibliotecas, Artigos, etc.</p><p>Elementos de crítica, reflexão ou</p><p>inspiração</p><p>São os elementos mais complicados de serem registrados são aqueles</p><p>relacionados à crítica, reflexão ou inspiração, conhecidos como</p><p>documentos dispersos. Eles incluem manifestações de apoio, repúdio ou</p><p>ambas.</p><p>Patrimônio cultural</p><p>De acordo com o DBTA, os arquivos de valor permanente, tanto públicos quanto privados, formam o</p><p>conjunto existente dentro de uma nação, estado ou município.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>21/77</p><p>Ciclo Vital dos Documentos</p><p>Teoria das 3 Idades</p><p>Segundo o DBTA, a Teoria das 3 Idades é uma teoria que descreve o ciclo de vida dos arquivos. Os arquivos</p><p>são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas</p><p>entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário</p><p>Classificação</p><p>Arquivo Corrente</p><p>➢ Fase: primeira fase do ciclo de vida.</p><p>➢ Frequência: uso muito frequente.</p><p>➢ Acesso: limitado ao criador.</p><p>➢ Valor: primário.</p><p> Grave: O arquivo Corrente pode ser TRANSFERIDO para o arquivo</p><p>Intermediário.</p><p>Arquivo Intermediário</p><p>➢ Fase: segunda fase do ciclo de vida.</p><p>➢ Frequência: uso menos frequente.</p><p>➢ Acesso: limitado ao criador ou quem for autorizado por ele.</p><p>➢ Valor: primário.</p><p> Grave: O arquivo Intermediário pode ser RECOLHIDO para o arquivo</p><p>Permanente, ou ELIMINADO, se não for mais útil.</p><p>Arquivo Permanente</p><p>➢ Fase: terceira fase do ciclo de vida.</p><p>➢ Frequência: uso raro.</p><p>➢ Acesso: público geral.</p><p>➢ Valor: secundário (histórico ou informativo).</p><p> Grave: Enquanto as bancas VUNESP, AOCP e Objetiva acham aceitável usar a</p><p>expressão "arquivo morto" para se referir ao Arquivo Permanente, outras</p><p>bancas consideram essa terminologia inadequada.</p><p>Funções Arquivísticas</p><p>As Funções Arquivísticas são aplicáveis em todas as fases do ciclo de vida da documentação, incluindo as</p><p>três idades, e estão diretamente associadas a cada uma dessas etapas. Atualmente, a comunidade arquivística</p><p>reconhece sete funções arquivísticas universalmente aceitas.</p><p>Classificação</p><p>Criação / Produção</p><p>➢ Objetivo: Controlar a produção de documentos e informações de forma</p><p>padronizada.</p><p>➢ Ciclo do arquivo: Está intimamente ligada à idade Corrente dos arquivos.</p><p>➢ Resultado: Geração dos documentos.</p><p>• Quando realizada de forma adequada, essa função impede o crescimento</p><p>desordenado e insustentável desses registros, permitindo também o</p><p>planejamento da relação entre o formato do documento e a relevância da</p><p>informação a ser registrada.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>22/77</p><p>Classificação</p><p>➢ Objetivo: Agrupar documentos que tratam do mesmo assunto é uma prática</p><p>que visa facilitar a localização e o gerenciamento de arquivos. Esse processo</p><p>permite uma avaliação mais eficiente dos documentos, possibilitando a</p><p>seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso mais adequado a</p><p>esses registros.</p><p>➢ Ciclo do arquivo: Está intimamente ligada à idade Corrente dos arquivos.</p><p>➢ Resultado: Geração do Plano de Classificação.</p><p>• Baseada no princípio da Proveniência e do Respeito a Ordem Original.</p><p>• De acordo com Schellenberg, a classificação de documentos deve considerar</p><p>três elementos principais: ação funcional, estrutura organizacional e</p><p>assuntos.</p><p>Avaliação</p><p>➢ Objetivo: Definir os períodos de retenção de documentos nas fases corrente</p><p>e intermediária e determinar se eles devem ser eliminados ou mantidos</p><p>permanentemente, com base em sua importância primária ou secundária.</p><p>➢ Ciclo do arquivo: Está intimamente ligada à idade Corrente dos arquivos.</p><p>➢ Resultado: Geração da tabela de temporalidade.</p><p>• Possibilita a diminuição da quantidade de documentos.</p><p>Descrição</p><p>➢ Objetivo: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos</p><p>formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de</p><p>pesquisa.</p><p>➢ Resultado: Geração de Instrumento de Pesquisa.</p><p>➢ Os instrumentos de pesquisa são: Genéricos e globalizantes (Ex.: Guias),</p><p>Parciais (Ex.: Inventários, Catálogos) e Publicação de documentos na íntegra</p><p>(Ex.: Edição de fontes).</p><p> Grave: Embora a maioria dos especialistas aplique a função de descrição</p><p>apenas aos arquivos permanentes, tanto a NOBRADE (Norma Brasileira de</p><p>Descrição Arquivística) quanto a ISAD(G) ampliam essa função para outras</p><p>fases dos arquivos.</p><p>Principais normas internacionais que padronizam o processo de descrição:</p><p>➢ ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística.</p><p>➢ ISAAR(CPF): Norma internacional de registro de autoridade arquivística</p><p>para entidades coletivas, pessoas e famílias.</p><p>➢ ISDIAH: Norma internacional para descrição de instituições com acervo</p><p>arquivístico.</p><p>➢ ISDF: Norma internacional para descrição de funções.</p><p>➢ NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística): O objetivo é adequar</p><p>as diretrizes internacionais de descrição arquivística às características</p><p>específicas do contexto brasileiro.</p><p>Aquisição</p><p>➢ Objetivo: Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra,</p><p>custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta,</p><p>recolhimento, reintegração ou transferência.</p><p>➢ Ciclo do arquivo: Está ligada a todas as Idades dos arquivos.</p><p>➢ Resultado: Criação ou expansão dos fundos arquivísticos.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>23/77</p><p>Difusão</p><p>➢ Objetivo: Compartilhar todas as informações contidas nos documentos com</p><p>cidadãos ou pesquisadores, cumprindo assim sua missão final de divulgação</p><p>e disseminação, gerando transparência no processo arquivístico.</p><p>➢ Ciclo do arquivo: Está ligada a todas as Idades dos arquivos.</p><p>➢ Resultado: Disseminação e transparência.</p><p>Preservação</p><p>➢ Objetivo: Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de</p><p>adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.</p><p>➢ Preservação: É um conjunto de medidas e estratégias de ordem</p><p>administrativa, política e operacional que contribuem direta ou</p><p>indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.</p><p>➢ Conservação: É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar</p><p>o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle</p><p>ambiental e de tratamentos específicos.</p><p>➢ Restauração: É um Conjunto de procedimentos específicos para recuperação</p><p>e reforço de documentos deteriorados e danificados.</p><p>➢ Ciclo do arquivo: Está ligada a todas as Idades dos arquivos.</p><p>➢ Resultado: Conservação de dados por um período prolongado.</p><p> Grave: Para o DBTA, a Conservação engloba a Preservação e a Restauração,</p><p>já para Cassares, em seu manual, a Preservação engloba Conservação e</p><p>Restauração. Os dois estão corretos para fins de provas!</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>24/77</p><p>Sistemas e Métodos de Arquivamento</p><p>Organização e Administração de Arquivos</p><p>MNEMÔNICO: LAPI</p><p>Levantamentos de dados</p><p>Nessa fase, a pessoa encarregada de arquivar precisa ter um conhecimento profundo da organização, o que</p><p>envolve o estudo minucioso dos estatutos, regimentos, normas, organogramas e regulamentos. Essa</p><p>compreensão é essencial para avaliar de maneira adequada e precisa o significado de todos os documentos</p><p>relevantes.</p><p>Análise dos dados coletados</p><p>Durante</p><p>essa fase, o arquivista ou profissional responsável estará capacitado para analisar a situação e iniciar a</p><p>elaboração de um diagnóstico comparando a situação real da instituição com sua estrutura, documentação e</p><p>planos, que foram coletados na primeira etapa do processo. O objetivo dessa comparação é identificar os</p><p>problemas que impedem o funcionamento ideal da atividade e gerar uma análise que aponte esses obstáculos.</p><p>Planejamento</p><p>Após a conclusão das duas primeiras etapas, o responsável pela atividade pode proceder ao planejamento, que</p><p>envolve a elaboração de um plano arquivístico. Temas importantes para elaboração do plano:</p><p>➢ Posição do arquivo: Do ponto de vista hierárquico, é recomendável que o arquivo de uma instituição esteja</p><p>posicionado no nível mais alto possível, preferencialmente vinculado à liderança da organização.</p><p>➢ Centralização ou Descentralização: A centralização tem como foco a padronização, a redução de custos e</p><p>de espaço utilizado. Já na descentralização, ocorre o oposto disso.</p><p>➢ Coordenação dos serviços: É essencial que haja uma coordenação central que exerça funções normativas,</p><p>orientadoras e de controle.</p><p>➢ Escolha de métodos de arquivamento: O aspecto crucial nesta fase é determinar, com base na análise da</p><p>instituição, suas atividades e características, qual será o método principal a ser utilizado, bem como os</p><p>métodos auxiliares, escolhendo uma combinação que seja integrada e produza os melhores resultados.</p><p>➢ Normas de funcionamento: O objetivo é ajustar quaisquer novas regras às rotinas, formulários e normas já</p><p>existentes.</p><p>➢ Recursos humanos: É crucial realizar um planejamento para determinar a quantidade de mão de obra</p><p>necessária e, principalmente, fornecer treinamento adequado para a equipe.</p><p>➢ Instalações e Equipamentos: O profissional encarregado dessa iniciativa também precisa considerar as</p><p>questões logísticas e operacionais do arquivo. Isso inclui a escolha da localização física do arquivo, bem como</p><p>a seleção dos equipamentos a serem utilizados em suas instalações, que podem ser divididos em materiais</p><p>de consumo (fichas e pastas) e materiais permanentes (armários e fichários).</p><p>➢ Constituição dos diferentes arquivos: Planejamento dos diferentes tipos de arquivos.</p><p>➢ Recursos financeiros: É importante garantir que o arquivo tenha disponibilidade financeira para sua</p><p>manutenção contínua nos meses e anos seguintes.</p><p>Levantamentos de</p><p>dados</p><p>Análise dos dados</p><p>coletados</p><p>Planejamento</p><p>Implantação e</p><p>acompanhamento</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>25/77</p><p>Implantação e acompanhamento</p><p>Após concluir todo o processo, o especialista responsável pelo planejamento estará apto a produzir um</p><p>documento final, que consiste em três partes fundamentais:</p><p>• Situação real encontrada.</p><p>• Análise e Diagnóstico.</p><p>• Plano de Ação</p><p>Após implementar o plano e verificar que ele está funcionando adequadamente, é recomendado registrar o</p><p>processo no Manual de Arquivo. Esse Manual deve conter:</p><p>• Apresentação, objetivos e abrangência.</p><p>• Informações sobre os arquivos da instituição.</p><p>• Organogramas e fluxogramas.</p><p>• Conceitos gerais do arquivo.</p><p>• Detalhamento das rotinas utilizadas.</p><p>• Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos.</p><p>Operações de Arquivamento</p><p>Antes de arquivar documentos em pastas, dossiês, móveis ou sistemas eletrônicos, é necessário seguir uma</p><p>sequência de etapas. É importante que o profissional de arquivo siga rigorosamente essas etapas para garantir um</p><p>arquivamento adequado e eficiente dos documentos. O estado de arquivamento dos documentos é diretamente</p><p>afetado pela qualidade da execução dessas etapas.</p><p>Classificação ou Rotina de arquivamento</p><p>Inspeção</p><p>Nessa etapa é verificado se o documento deve ser arquivado, é</p><p>importante verificar o último despacho e identificar se há instruções</p><p>claras para esse fim.</p><p>➢ Objetivo: Garantir que o documento esteja sendo direcionado</p><p>corretamente para seu destino.</p><p>Estudo</p><p>Durante essa fase, é essencial fazer uma leitura minuciosa do documento</p><p>para determinar com precisão em qual assunto ele deve ser classificado.</p><p>➢ Objetivo: Garantirá uma organização adequada e eficiente dos</p><p>documentos, facilitando sua busca e recuperação futuras.</p><p>Inspeção Estudo Classificação</p><p>Codificação Ordenação</p><p>Guarda de</p><p>documentos</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>26/77</p><p>Classificação</p><p>Após estudar cuidadosamente o documento, é necessário identificar</p><p>tanto o assunto principal quanto o secundário, e registrar as referências</p><p>cruzadas correspondentes.</p><p>➢ Objetivo: Garantir a precisão e organização na classificação e</p><p>arquivamento do documento, facilitando seu acesso e uso posterior.</p><p>Codificação</p><p>Com base na análise realizada na etapa anterior, o arquivista atribui ao</p><p>documento um código correspondente à sua classificação.</p><p>➢ Objetivo: Agilizar o processo de ordenação, facilitando tanto o</p><p>arquivamento quanto a busca posterior do documento.</p><p>Ordenação</p><p>A ordenação dos documentos consiste em reunir aqueles que foram</p><p>classificados sob um mesmo assunto. Essa etapa é fundamental para a</p><p>organização do acervo documental, garantindo que os documentos</p><p>estejam agrupados de maneira lógica e acessível para consulta posterior.</p><p>➢ Objetivo: Agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.</p><p>Guarda de documentos</p><p>A etapa de arquivamento consiste em colocar o documento em sua</p><p>respectiva pasta, caixa, arquivo, estante, ou qualquer outro meio</p><p>adequado de armazenamento, seja físico ou eletrônico. Após a guarda</p><p>do documento, a atividade de empréstimo é realizada e é essencial que</p><p>o controle da retirada seja feito com o uso de recibos e sistemas de</p><p>gestão.</p><p>➢ Objetivo: Controlar a saída e entrada de documento.</p><p>Tipos, Sistemas e Métodos de Arquivamento</p><p>Tipos de Arquivamento</p><p>Sistema de Arquivamento</p><p>• É uma prática comum para armazenar documentos, fichas, plantas, cartográficos, mapas</p><p>e desenhos é empilhá-los e arquivá-los em caixas, escaninhos ou estantes.</p><p>• Uso: Arquivo Permanentes.</p><p>Horizontal</p><p>• É uma forma prática de arquivamento consiste em dispor os documentos em fila, o que</p><p>permite fácil acesso e manuseio sem a necessidade de mover os demais documentos ao</p><p>redor.</p><p>• Uso: Aquivo Correntes.</p><p>Vertical</p><p>• Esse método de arquivamento possibilita a localização</p><p>do documento diretamente no local onde foi guardado.Sistema Direito</p><p>• Esse método é necessário pesquisar um índice ou</p><p>código específico para encontrar o documento.Sistema Indireto</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>27/77</p><p>Exemplos de Sistema de Arquivamento</p><p>Método Sistema</p><p>Alfabético Direito</p><p>Geográfico Direito</p><p>Numérico Indireto</p><p>Ideográfico</p><p>Alfabético - Direito</p><p>Numérico - Indireto</p><p>Alfanumérico Semi-Indireto</p><p>Métodos de Arquivamento</p><p>O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela</p><p>estrutura da entidade. Existem duas categorias principais de métodos de arquivamento: Básicos (Alfabético,</p><p>Geográfico, Numéricos e Ideográficos) e Padronizados (Variadex, Automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo).</p><p>Método Alfabético</p><p>Esse método de arquivamento consiste em organizar os documentos em ordem alfabética, baseando-se no</p><p>nome. Ele apresenta vantagens como rapidez, simplicidade e economia. O método é composto por 13 regras de</p><p>alfabetação e 2 regras de ordenação.</p><p>Regras de Alfabetação:</p><p>Regra 1</p><p>➢ Ao considerar os nomes de pessoas físicas no método de arquivamento alfabético, o</p><p>último sobrenome é levado em conta antes do prenome, caso tenha sobrenomes iguais,</p><p>prevalece a ordem alfabética do</p><p>prenome.</p><p>Conjunto de documentos: João Amorim Sampaio, Felipe Ramalho Coelho e Lucas Alves</p><p>Coelho.</p><p>Arquivam-se: 1Coelho, Lucas Alves | 2Coelho, Felipe Ramalho | 3Sampaio, João Amorim.</p><p>Regra 2</p><p>➢ Os sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não</p><p>são separados.</p><p>Conjunto de documentos: João Porta Branca e Felipe Alves-Coelho.</p><p>Arquivam-se: 1Porta-Branca, João | 2Alves-Coelho, Felipe.</p><p>Regra 3</p><p>➢ Os sobrenomes que começam com as palavras "Santa", "Santo" ou "São" são tratados</p><p>de acordo com a mesma regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um</p><p>substantivo</p><p>Conjunto de documentos: Thiago São João e Severino Santo Cristo.</p><p>Arquivam-se: 1Santo Cristo, Severino | 2 São João, Thiago.</p><p>Regra 4</p><p>➢ As iniciais abreviativas de prenomes têm prioridade na classificação quando os</p><p>sobrenomes são iguais.</p><p>Conjunto de documentos: T. Carvalho e Luiz Carvalho.</p><p>Arquivam-se: 1Carvalho, T.| 2 Luiz Carvalho.</p><p>Regra 5</p><p>➢ Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados.</p><p>Conjunto de documentos: Maria de Lurdes, Luiz de franca Coelho e José d’Almeida.</p><p>Arquivam-se: 1Almeida, José d’ | 2Coelho, Luiz de franca | 3Lurdes, Maria de.</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>28/77</p><p>Regra 6</p><p>➢ Os sobrenomes que indicam grau de parentesco, como "Filho", "Junior", "Neto" e</p><p>"Sobrinho", são considerados como parte do último sobrenome no método de</p><p>arquivamento alfabético, mas não são utilizados para fins de ordenação alfabética.</p><p>Conjunto de documentos: Marcos Carvalho Filho e Frota Alves Junior.</p><p>Arquivam-se: 1Alves Junior, Frota | 2Carvalho Filho, Marcos.</p><p>➢ Os graus de parentesco só são levados em conta na ordem alfabética quando são</p><p>utilizados como elementos de distinção.</p><p>Conjunto de documentos: Cristiano Farias Filho e Cristiano Farias Neto.</p><p>Arquivam-se: 1 Farias Filho, Cristiano | 2 Farias Neto, Cristiano.</p><p>Regra 7</p><p>➢ Os títulos não são levados em consideração e devem ser incluídos entre parênteses após</p><p>o nome completo.</p><p>Conjunto de documentos: Professor Marcos Carvalho e Doutor Frota Alves.</p><p>Arquivam-se: 1 Alves, Frota (Doutor) | 2 Carvalho, Marcos (Professor) .</p><p>Regra 8</p><p>➢ Quando se trata de nomes estrangeiros, geralmente o último sobrenome é usado para</p><p>fins de classificação, exceto em casos de nomes espanhóis e orientais.</p><p>Conjunto de documentos: Fernand Zucatti e Paul Gold.</p><p>Arquivam-se: 1 Gold, Paul | 2 Zucatti, Fernand.</p><p>Regra 9</p><p>➢ As partículas presentes em nomes estrangeiros podem ser ou não incluídas para fins</p><p>de classificação. Em geral, essas partículas são consideradas como parte integrante do</p><p>nome quando são escritas com letra maiúscula.</p><p>Conjunto de documentos: Brian De Guti, John di karpet e Paul Mac Alexer.</p><p>Arquivam-se: 1 De Guti, Brian| 2 karpet, John di | 3 Mac Alexer, Paul.</p><p>Regra 10</p><p>➢ Os nomes espanhóis são registrados levando em consideração o penúltimo sobrenome,</p><p>que corresponde ao sobrenome da família paterna.</p><p>Conjunto de documentos: Angil del Arcol y Molinerol e Frans de Pinal de Melloo.</p><p>Arquivam-se: 1 Arcol y Molinerol, Angil del | 2 Pinal de Melloo, Frans de.</p><p>Regra 11</p><p>➢ Os nomes orientais, incluindo japoneses, chineses e árabes, são registrados da forma</p><p>como são apresentados, sem qualquer alteração na ordem dos sobrenomes.</p><p>Conjunto de documentos: Luo Guofu e Fei Mulian.</p><p>Arquivam-se: 1 Fei Mulian | 2 Luo Guofu.</p><p>Regra 12</p><p>➢ Os nomes de empresas, instituições, órgãos governamentais e outras entidades devem</p><p>ser transcritos exatamente como são apresentados. No entanto, quando se trata de</p><p>ordenação, os artigos e preposições contidos nesses nomes não são considerados.</p><p>Conjunto de documentos: Petrobras, Quebrando Questões e JTBS.</p><p>Arquivam-se: 1 JTBS | 2 Petrobras | 3 Quebrando Questões.</p><p>Regra 13</p><p>➢ Os Ao lidar com títulos de eventos como congressos, conferências, reuniões e</p><p>assembleias.</p><p>Conjunto de documentos: I Congresso de Odontologia e Segundo Encontro da Farmácia.</p><p>Arquivam-se: 1 Congresso de Odontologia (I) | 2 Encontro da Farmácia (Segundo).</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>29/77</p><p>Regras de Ordenação:</p><p>Letra por Letra</p><p>➢ A letra é considerada individualmente e colocada em ordem em que aparece,</p><p>independentemente das palavras completas.</p><p>Conjunto de documentos: Montebranco, Monte Triste e Monteiro</p><p>Arquivam-se: 1 Montebranco | 2 Monteiro | 3 Monte Triste.</p><p>Palavra por</p><p>Palavra</p><p>➢ Nessa regra de ordenação, a ênfase é dada à palavra em si, seguida pela primeira letra</p><p>da palavra subsequente. A primeira letra da palavra subsequente não tem relevância</p><p>para a ordenação antes desse ponto.</p><p>Conjunto de documentos: Monte Branco, Monte Triste e Monte Solitário.</p><p>Arquivam-se: 1 Monte branco | 2 Monte Solitário | 3Monte Triste.</p><p>Método Geográfico</p><p>Esse método de ordenação é recomendado principalmente quando o elemento mais relevante a ser</p><p>considerado no documento é a sua procedência ou localização. É uma técnica frequentemente empregada para</p><p>organizar correspondências em arquivos.</p><p>Ordenação por Cidade / Estado / Correspondente</p><p>Quando a cidade é o elemento principal de identificação dos arquivos, em detrimento do estado, deve-se utilizar</p><p>a ordem alfabética das cidades, independentemente do estado a que pertençam. Nesse contexto, não há</p><p>necessidade de dar destaque às capitais.</p><p>Cidade Estado Correspondente</p><p>Belo Jardim Pernambuco Guimarães, Lucio</p><p>Ilheus Bahia Gama, Basilio</p><p>Recife Pernambuco Moura, Paulo</p><p>Salvador Bahia Lobo, Alfredo</p><p>Santos São Paulo Costa, Mariana</p><p>São Paulo São Paulo Bastos, Leonardo</p><p>Ordenação por Estado / Cidade / Correspondente</p><p>Ao priorizar a organização do arquivo pelo estado, as capitais devem ser listadas em primeiro lugar, agrupadas</p><p>por estado, independentemente da ordem alfabética das outras cidades.</p><p>Cidade Estado Correspondente</p><p>Bahia Salvador Lobo, Alfredo</p><p>Bahia Ilheus Gama, Basilio</p><p>Pernambuco Recife Moura, Paulo</p><p>Pernambuco Belo Jardim Guimarães, Lucio</p><p>São Paulo São Paulo Bastos, Leonardo</p><p>São Paulo Santos Costa, Mariana</p><p>Licenciado para - R</p><p>afael - 00948629231 - P</p><p>rotegido por E</p><p>duzz.com</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>https://www.quebrandoquestoes.com/</p><p>Arquivologia</p><p>www.quebrandoquestoes.com</p><p>30/77</p><p>Ordenação por Cidade / Estado / Correspondente</p><p>Se o elemento principal para identificar os arquivos é a cidade, a ordem alfabética das cidades deve ser adotada,</p><p>independentemente do estado em que se encontram. Não é necessário dar destaque às capitais nesse caso.</p><p>Cidade Estado Correspondente</p><p>Belo Jardim Pernambuco Guimarães, Lucio</p><p>Ilheus Bahia Gama, Basilio</p><p>Recife Pernambuco Moura, Paulo</p><p>Salvador Bahia Lobo, Alfredo</p><p>Santos São Paulo Costa, Mariana</p><p>São Paulo São Paulo Bastos, Leonardo</p><p>Ordenação por País</p><p>Quando a ordenação tem como foco principal o país, o próprio país é alfabético primeiro, seguido pela capital e,</p><p>em seguida, pelo restante das cidades em ordem alfabética. As outras cidades são listadas após a capital, que</p><p>novamente ganha destaque nessa ordenação.</p><p>País Cidade Correspondente</p><p>Bolívia La Paz Morales, Hugo</p><p>Bolívia Santa Cruz La Sierra Sanchez, Evo</p><p>Itália Roma Pacello, Paolo</p><p>Itália Florença Bertolucci, Piero</p><p>Portugal Lisboa Bonavides, Frederico</p><p>Portugal Estoril Durão, Vasco</p><p>Método Numérico</p><p>O método numérico é considerado indireto, pois não realiza a busca diretamente nos documentos, ao</p><p>contrário dos métodos alfabético e geográfico. Eles se dividem em três tipos: método simples, método cronológico</p><p>e método dígito-terminal.</p><p>Método Numérico Simples</p><p>Esse método consiste em atribuir um número sequencial a cada correspondente ou cliente, seguindo a</p><p>ordem de entrada ou registro. Normalmente</p>