Contas a receber - TAD - Senac

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<p>TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO</p><p>Contas a receber</p><p>Cada empresa tem uma política de crédito própria. Ou seja, além da</p><p>possibilidade de vender à vista, que é sempre a melhor opção para a empresa, é</p><p>costume a permissão para a comercialização de outras formas, com prazos</p><p>posteriores de pagamento.</p><p>Isso pode aumentar substancialmente o volume das vendas, visto que,</p><p>muitas vezes, o cliente não está disposto a pagar à vista, mas se sente tentado a</p><p>realizar a compra diante da possibilidade de levar o produto naquele momento e</p><p>efetuar o pagamento depois e de forma parcelada, em duas, três ou mais vezes.</p><p>Em muitos casos, essa possibilidade funciona como um atrativo para a finalização</p><p>do negócio.</p><p>A concessão do crédito é uma atividade muito importante da administração</p><p>financeira. Se mal estruturada, pode trazer enormes prejuízos à empresa. Por</p><p>outro lado, não conceder crédito (possibilidade de se comprar a prazo) pode</p><p>reduzir a entrada de recursos, em função de uma provável diminuição de vendas.</p><p>Portanto, neste capitulo, vamos abordar o funcionamento do setor de contas</p><p>a receber, que é o responsável pelo controle de crédito, recebimento, emissão e</p><p>envio de notas fiscais, verificação de recebimento e cobrança de inadimplentes.</p><p>Fluxo e processos</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 1/18</p><p>O setor de contas a receber é o responsável pela administração da conta</p><p>“clientes a receber”, do ativo da empresa. A sua importância possibilita benefícios</p><p>para os gestores financeiros, entre eles:</p><p>Conhecer clientes que pagam em dia.</p><p>Conhecer o montante a receber em um determinado período,</p><p>possibilitando comprometer estes valores em algum compromisso</p><p>financeiro da empresa.</p><p>Ajuda a programar cobranças.</p><p>Conhecer o perfil de cada um dos seus clientes e saber quais são os</p><p>responsáveis pela maior parte do faturamento.</p><p>Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa da empresa.</p><p>Mas, para a efetivação desses benefícios, é necessário que se conheça os</p><p>processos padrões desse setor, adotados pela maioria das empresas.</p><p>Para a melhor compreensão do fluxo do setor de contas a receber, vamos</p><p>utilizar um exemplo prático.</p><p>Digamos que sua empresa, a GYS Maquinários, venda máquinas para produção de uma peça</p><p>exclusiva. O Sr. Fulano, dono da empresa XY, quer comprar uma de suas máquinas, no valor</p><p>de R$ 200.000,00, porém de forma parcelada, em seis vezes no boleto. Nesse caso, o</p><p>vendedor da sua empresa manda um pedido, com os detalhes da negociação, para o setor de</p><p>contas a receber realizar a:</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 2/18</p><p>Análise de crédito</p><p>Nessa etapa serão analisadas as informações financeiras da</p><p>empresa XY, para poder liberar a negociação, conforme</p><p>normas pré-estabelecidas pela GYS Maquinários. Caso seja</p><p>negado, o setor irá sugerir outra forma de negociação do pagamento; ao</p><p>invés, por exemplo, de seis parcelas, que sejam efetuadas quatro. Se o</p><p>cliente não aceitar, encerra-se a negociação, podendo arquivar ou cancelar o</p><p>pedido. Caso seja aprovado, a próxima etapa contemplará o: Processo de</p><p>recebimento.</p><p>Processo de recebimento</p><p>Nessa fase, deve-se realizar o pagamento, à vista ou a prazo,</p><p>negociado no pedido aprovado anteriormente. No nosso</p><p>exemplo, deve-se emitir os boletos bancários acordados,</p><p>sendo estes encaminhados antes ou juntamente com a: Nota fiscal emitida.</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 3/18</p><p>Nota fiscal emitida</p><p>Com o processo de recebimento, a nota fiscal da venda do</p><p>produto ou de serviço prestado é emitida, com todas as</p><p>informações do pedido e dos comprovantes de recebimento de</p><p>pagamento, sendo, então, encaminhada para o cliente. Depois disso, é</p><p>importante que o setor de contas a receber faça um acompanhamento das</p><p>contas de recebimento a prazo para saber se foram pagas ou não. No nosso</p><p>exemplo, a XY não pagou a terceira parcela do boleto bancário dentro do</p><p>prazo. Dessa forma, deve-se acionar os procedimentos de: Cobrança e</p><p>negociação..</p><p>Cobrança e negociação</p><p>Essa etapa é feita caso não haja pagamento do cliente dentro</p><p>do prazo estipulado, aplicando os procedimentos padrões. Se</p><p>não houver pagamento ou acordo, a cobrança precisará ser</p><p>feita de forma judicial. Caso haja o recebimento, encerra-se o procedimento</p><p>do fluxo..</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 4/18</p><p>Figura 1 - Fluxograma dos processos do setor de contas a receber</p><p>Com essas informações compartilhadas, vamos, agora, detalhar alguns</p><p>procedimentos. Vamos começar com a análise de crédito.</p><p>Análise de crédito</p><p>Nessa etapa, primeiramente, é necessário conhecer a política de crédito</p><p>adotada pela empresa, para que se possa fazer a análise adequada da concessão</p><p>de crédito ao cliente.</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 5/18</p><p>A política de crédito de uma empresa define formas de concessão de crédito</p><p>com base nas condições presentes e expectativas futuras da situação econômico-</p><p>financeira da empresa, das condições da economia e do mercado em que a</p><p>empresa atua. Na maioria dos estabelecimentos, elas são aplicadas quando a</p><p>venda não for feita à vista ou em cartão de crédito ou débito, mas sim quando for a</p><p>prazo, conforme veremos no tópico “processo de recebimento”.</p><p>Segundo critérios, geralmente utilizados no mercado, o estabelecimento de uma política de</p><p>crédito envolve o estudo de três elementos básicos, a saber: seleção de cliente, prazos de</p><p>crédito e limites de créditos.</p><p>Seleção de clientes</p><p>Trata-se de uma avaliação do risco que o potencial cliente gera, em face do aumento das</p><p>vendas e lucros que ele pode proporcionar. Normalmente, as empresas atribuem pontuações</p><p>para cada critério apresentado. Essa pontuação depende de cada empresa, de acordo com</p><p>critérios que ela julga mais adequados para análise. No dia a dia, podemos ilustrar esses</p><p>critérios, por exemplo: consultas a entidades como o Serasa e SPC, comprovação de renda,</p><p>tempo mínimo de conta bancária, referências, entre outras. Todos esses itens, certamente,</p><p>fazem parte da seleção dos clientes, de acordo com a política de crédito da empresa.</p><p>Prazo de crédito</p><p>Depois de selecionados os clientes, para os quais a empresa concederá crédito, ela deverá</p><p>informar o prazo para o pagamento das vendas. Trata-se de delimitar quanto tempo o cliente</p><p>terá para efetuar o pagamento. Quanto maior o prazo para o efetivo recebimento das vendas,</p><p>maior tenderá a ser o montante investido em contas a receber. Lembre-se de que os períodos</p><p>de recebimento das vendas devem estar sincronizados com os períodos de pagamentos, para</p><p>evitar o desequilíbrio do fluxo de caixa empresarial.</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 6/18</p><p>Para ilustrar esses critérios, digamos que uma empresa adote uma política</p><p>de crédito, a partir de uma pontuação de 0 a 100 pontos, os padrões de crédito da</p><p>empresa recomendam aceitar todos os solicitantes com 80 pontos ou mais;</p><p>conceder créditos limitados, numa base experimental, a solicitantes com</p><p>classificação entre 70 e 80 pontos e rejeitar os solicitantes com menos de 70</p><p>pontos, com base em algumas características de pontuação, com os respectivos</p><p>pesos.</p><p>Em certo período, três solicitações apareceram e geraram os seguintes</p><p>resultados:</p><p>Limite de crédito</p><p>Após a definição de quem poderá obter crédito na empresa e quanto tempo disporá para o</p><p>efetivo pagamento, os gestores devem definir qual é o montante que será cedido, ou seja, “até</p><p>quanto”. Essa decisão deve considerar o risco de perda do valor que a empresa assume ao</p><p>ceder crédito, em face da probabilidade de não pagamento. Trata-se de comparar o que a</p><p>empresa ganha com o montante cedido ao cliente e o risco que ela corre por ceder esse valor.</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 7/18</p><p>Características financeiras e</p><p>creditícias</p><p>Solicitante</p><p>A B C</p><p>(De 0 a 100</p><p>pontos)</p><p>Referência de crédito 15 22,5 20</p><p>Nível de escolaridade 10,5 10,5 12</p><p>Casa própria 10 9 6</p><p>Nível de renda 7,5 8 8</p><p>Histórico de pagamento 18 25,5 21</p><p>Tempo de emprego 5 6 9</p><p>Total 66 81,5 76</p><p>A empresa pode conceder crédito ao solicitante B;</p><p>crédito limitado, ao solicitante C e rejeitar o solicitante</p><p>A.</p><p>Um ponto que deve ser considerado é a necessidade de agilidade na</p><p>operação de concessão de crédito, pois não se pode aplicar muito tempo no</p><p>levantamento e análise das informações, sob pena de o cliente desistir ou do custo</p><p>para esse procedimento tornar-se muito elevado em relação ao valor do crédito.</p><p>Procedimento de recebimento</p><p>Sendo aprovado o pedido, deve ser feito o procedimento de recebimento - ou</p><p>pagamento - do produto, mercadoria ou serviço oferecido. O pagamento é a</p><p>principal forma de extinção das obrigações, pois é um procedimento muito comum</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 8/18</p><p>e ocorre com grande frequência na sociedade, pois toda obrigação deve ser</p><p>cumprida.</p><p>As formas de pagamentos mais comuns encontradas no mercado são: à</p><p>vista e a prazo.</p><p>Pagamento à vista</p><p>É o pagamento feito no ato da compra. É débito quitado de imediato e sem</p><p>parcelas adicionais. Quando se diz que determinado produto foi pago à vista,</p><p>significa que a totalidade do seu valor foi descontada de uma só vez, em um</p><p>prazo inferior a 30 dias.</p><p>Os principais tipos de pagamento à vista são:</p><p>Pagamento em dinheiro</p><p>Depósito bancário</p><p>Boleto bancário</p><p>Cartão de débito</p><p>Cheque a vista</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 9/18</p><p>Pagamento a prazo</p><p>O pagamento pode ser efetuado, futuramente, por meio de prestações (a</p><p>crédito).</p><p>Representa a parcela do valor total de um produto, fazendo com que o</p><p>comprador pague em frações, usualmente mensais.</p><p>Alguns tipos de pagamento a prazo são:</p><p>Cartão de crédito</p><p>Nota promissória</p><p>Letra de cambio</p><p>Duplicatas</p><p>Cheques pré-datados</p><p>Como vimos anteriormente, a principal preocupação de verificação do setor</p><p>de contas a receber está no pagamento a prazo, pois está diretamente relacionado</p><p>com crédito disponibilizado ao cliente. Porém, em operações com cartão de</p><p>crédito, esse tipo de preocupação não existe, pois o pagamento da venda é</p><p>garantido para a empresa (com um desconto de percentual estabelecido em</p><p>contrato) e todo o processo de cobrança fica a cargo da instituição financeira</p><p>responsável pelo cartão.</p><p>No entanto, nos demais tipos, deve-se ter atenção à verificação e emissão dos devidos</p><p>documentos não fiscais, conforme visto nos conteúdos abordados anteriormente. Alguns</p><p>exemplos de cuidados que precisam ser observados:</p><p>Os vencimentos, para pagamento das parcelas, devem estar de</p><p>acordo com a negociação aprovada pela análise de crédito.</p><p>Os valores de cada parcela precisam estar de acordo com o total</p><p>estabelecido na venda.</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 10/18</p><p>Após a confirmação do pagamento, é fundamental que:</p><p>Seja encaminhado para o setor responsável o pedido e, dependendo</p><p>da negociação, o comprovante de quitação, como o recibo da</p><p>máquina de cartão de débito/crédito, comprovante de depósito, entre</p><p>outros, para que possa ser feita a emissão da nota fiscal para o</p><p>cliente.</p><p>Se o modo de pagamento acontecer por meio de documento não</p><p>fiscal, como duplicatas, é preciso o encaminhamento das devidas</p><p>parcelas antes ou juntamente com as notas fiscais.</p><p>Para entender mais sobre as formas que uma empresa pode receber seus</p><p>pagamentos, assista ao vídeo a seguir que traz mais detalhes sobre esse assunto.</p><p>Nota fiscal: conferência, emissão e encaminhamento</p><p>O próximo passo, após a confirmação de recebimento ou aprovação do</p><p>crédito, é a realização da conferência ou emissão da nota fiscal (NF), para que ela</p><p>seja encaminhada ao cliente.</p><p>Geralmente, nas empresas a emissão é feita pelo setor de faturamento,</p><p>ficando, para o setor de contas a receber, a responsabilidade de conferir e enviar a</p><p>NF. Entretanto, a emissão também pode ser feita por este setor, pois ele é o</p><p>responsável por encaminhar ao cliente os documentos não fiscais, como as</p><p>duplicatas, por exemplo.</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 11/18</p><p>Vimos anteriormente os tipos de notas fiscais, bem como as noções fiscais,</p><p>sendo essas informações fundamentais para os cuidados na emissão e/ou</p><p>conferência das NF de venda do produto, mercadoria ou serviço.</p><p>Pelo motivo da maioria dos estabelecimentos utilizarem Nota Fiscal</p><p>Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), vamos conferir</p><p>quais são as informações que devem aparecer na emissão e conferência delas.</p><p>Figura 2 - Nota Fiscal Eletrônica</p><p>Fonte: Adaptado de: <http://www.concrecity.empresascity.com.br /upload_pic/</p><p>images/CONCRECITY -Imagem-DANFE-19-10.jpg></p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 12/18</p><p>1. Data de emissão: corresponde à data de concretização da venda do</p><p>pedido, ou seja, pelo reconhecimento do recebimento do pagamento à vista ou da</p><p>confirmação de crédito, feita para pagamentos a prazo. Nas NF-e, os campos</p><p>“data de entrada” e “hora de saída” devem ser preenchidos de forma eletrônica ou</p><p>escrita à mão pela expedição, quando o cliente receber o produto.</p><p>2. Dados do destinatário: serão preenchidos os dados do cliente, como CPF</p><p>ou CNPJ, nome completo, endereço, telefone, e-mail, entre outros dados. Duas</p><p>preocupações devem ser verificadas nesse campo:</p><p>- Os dados descritos na Nota Fiscal devem estar de acordo com o do pedido</p><p>aprovado.</p><p>- Deve ser informado o máximo de dados possíveis, para que haja integridade na</p><p>informação do cliente.</p><p>3. Dados do produto/serviço: também conhecido nas NFS-e como</p><p>“discriminação dos serviços”, nesse campo deve constar o produto, a mercadoria</p><p>ou o serviço vendido, com suas especificações técnicas (nome do produto,</p><p>quantidade, peso etc.) e fiscais (CFOP, impostos incidentes, entre outros), de</p><p>acordo com a região da empresa.</p><p>4. Cálculo dos impostos: nessa parte os cálculos dos impostos devem</p><p>aparecer e devem ser informados nos dados do produto/serviços, constando as</p><p>bases de cálculos e os valores de impostos gerados, como ICMS, IPI e ISSQN.</p><p>Caso haja algum valor errado, procure verificar o erro e corrigir ou nos dados do</p><p>produto ou com o responsável pela área fiscal de sua empresa.</p><p>5. Outras informações: também conhecido como campo de “dados</p><p>adicionais” na NF-e, pode constar:</p><p>- Informação a ser escrita, correspondente à parte fiscal do produto, mercadoria ou</p><p>serviço (como no caso de isenção de produto previsto em lei específica).</p><p>- Os dados do tipo de recebimento feito ou a ser realizado pelo cliente, como</p><p>cartão de crédito, cheque, entre outros, EXCETO os que forem feitos por</p><p>duplicatas.</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 13/18</p><p>6. Fatura (exclusiva das NF-e): nesse campo, os vencimentos e os valores a</p><p>serem pagos nas duplicatas encaminhadas ao cliente serão descritos.</p><p>7. Transportador (exclusiva de NF-e): deve ser informada a forma de envio</p><p>do produto ou mercadoria para o cliente: pela expedição, transportadora própria ou</p><p>terceirizada. Nessas duas últimas modalidades, é preciso completar com o</p><p>máximo de informações da transportadora, do veículo que irá transportar a</p><p>mercadoria, dentre outros dados.</p><p>Figura 3 - Nota Fiscal de Serviço Eletrônica</p><p>Fonte: Adaptada de</p><p>https://barramansa.nfe.com.br/nfse/App_Themes/PMBM/images/nota_exemplo.jpg</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 14/18</p><p>1. Data de emissão: corresponde à data de concretização da venda do</p><p>pedido, ou seja, pelo reconhecimento do recebimento do pagamento à vista ou da</p><p>confirmação de crédito, feita para pagamentos a prazo. Nas NF-e, os campos</p><p>“data de entrada” e “hora de saída” devem ser preenchidos de forma eletrônica ou</p><p>escrita à mão pela expedição, quando o cliente receber o produto.</p><p>2. Dados do destinatário: serão preenchidos os dados do cliente, como CPF</p><p>ou CNPJ, nome completo, endereço, telefone, e-mail, entre outros dados. Duas</p><p>preocupações devem ser verificadas nesse campo:</p><p>- Os dados descritos na Nota Fiscal devem estar de acordo com o do pedido</p><p>aprovado.</p><p>- Deve ser informado o máximo de dados possíveis, para que haja integridade na</p><p>informação do cliente.</p><p>3. Dados do produto/serviço: também conhecido nas NFS-e como</p><p>“discriminação dos serviços”, nesse campo deve constar o produto, a mercadoria</p><p>ou o serviço vendido, com suas especificações técnicas (nome do produto,</p><p>quantidade, peso etc.) e fiscais (CFOP, impostos incidentes, entre outros), de</p><p>acordo com a região da empresa.</p><p>4. Cálculo dos impostos: nessa parte os cálculos dos impostos devem</p><p>aparecer e devem ser informados nos dados do produto/serviços, constando as</p><p>bases de cálculos e os valores de impostos gerados, como ICMS, IPI e ISSQN.</p><p>Caso haja algum valor errado, procure verificar o erro e corrigir ou nos dados do</p><p>produto ou com o responsável pela área fiscal de sua empresa.</p><p>5. Outras informações: também conhecido como campo de “dados</p><p>adicionais” na NF-e, pode constar:</p><p>- Informação a ser escrita, correspondente à parte fiscal do produto, mercadoria ou</p><p>serviço (como no caso de isenção de produto previsto em lei específica).</p><p>- Os dados do tipo de recebimento feito ou a ser realizado pelo cliente, como</p><p>cartão de crédito, cheque, entre outros, EXCETO os que forem feitos por</p><p>duplicatas.</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 15/18</p><p>Para emitir a Nota Fiscal, as empresas usualmente possuem programas que</p><p>estão integrados com outras áreas, como a tesouraria e contabilidade. Entretanto,</p><p>caso a entidade não possua um programa integrado, é preciso emitir a NF e</p><p>depois fazer os lançamentos da venda e dos recebimentos nos sistemas, planilhas</p><p>ou outros documentos disponibilizados pela empresa.</p><p>Cobranças e negociações</p><p>Após a realização da emissão da Nota Fiscal, o próximo passo é receber</p><p>pela venda efetivada, quando for venda a prazo.</p><p>É importante que os que trabalham no setor de contas a pagar façam um</p><p>controle periódico (por semana, quinzena ou mês) dos recebimentos efetivos das</p><p>parcelas pagas, de acordo com os respectivos vencimentos acordados. Desta</p><p>forma, três tipos de clientes podem ser encontrados:</p><p>Adimplentes: os que pagam antecipadamente ou em dia.</p><p>Inadimplentes: os que pagam com atraso de até 30 dias.</p><p>Insolventes: os que estão em fase de negociação ou que não</p><p>pagaram.</p><p>A preocupação das empresas está diretamente relacionada com os clientes</p><p>insolventes, visto que os outros pagam suas contas. Para isso, o setor de contas a</p><p>receber deve ter uma sólida política de cobrança, de acordo com a estratégia da</p><p>empresa, para o efetivo recebimento das vendas a prazo, já concretizadas.</p><p>Uma política rígida pode inibir as vendas de uma empresa. Por outro lado,</p><p>organizações que possuem sistemas agressivos de cobrança obtêm mais sucesso</p><p>nas negociações.</p><p>Nos casos em que o crédito está vencido, os contatos com o cliente devem</p><p>levar em consideração o histórico de relacionamento e podem seguir o seguinte</p><p>roteiro:</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 16/18</p><p>Telefonema: informando o cliente sobre o esquecimento do pagamento.</p><p>Carta e/ou e-mail: se por telefone a situação não foi resolvida, uma</p><p>correspondência física e/ou virtual, contendo informações sobre o vencimento da</p><p>dívida, pode ser enviada. Posteriormente, uma renegociação pode ser proposta.</p><p>Terceirização: caso a carta e/ou e-mail falharem, a contratação de escritório de</p><p>cobrança pode ser uma alternativa. Negativação: não ocorrendo recebimento, faz-</p><p>se o envio do nome do cliente para os serviços de informação. Cobrança judicial:</p><p>última alterativa, a cobrança pode ser feita por via judicial.</p><p>Lembre-se de que o sistema de cobrança das empresas gera custos, e,</p><p>portanto, devemos garantir que o gasto com a cobrança não seja maior que o</p><p>montante devido pelo cliente.</p><p>Agora que concluímos o estudo desse conteúdo, é a sua vez de pesquisar!</p><p>Na empresa que você trabalha, ou pretende trabalhar, procure saber como</p><p>funciona o setor de contas a receber, como ele está estruturado, quais são as</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 17/18</p><p>atividades e sistemas utilizados, pois você poderá encontrar algumas diferenças</p><p>entre o que foi apresentado no conteúdo e a realidade da empresa. Nesse caso,</p><p>informe-se sobre as normas internas ou faça treinamentos que lhe ajudem a</p><p>entender os procedimentos legitimados pela empresa.</p><p>Assista agora duas simulações de cobranças de pagamentos para que você</p><p>entenda melhor esses procedimentos e veja na prática a importância deles para as</p><p>empresas:</p><p>26/09/2024, 18:57 Versão para impressão</p><p>about:blank 18/18</p>