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GESTÃO DE CUSTOS E FORMAÇÃO DE PREÇOS AULA 2 Prof. Carlos Ubiratan Da Costa Schier 2 CONVERSA INICIAL Em nossa aula, vamos tratar com mais detalhes sobre os tipos de custos e despesas existentes nas organizações, bem como seu comportamento e classificação no contexto da gestão de custos. Bons estudos a todos nós! CONTEXTUALIZAÇÃO Um dos fatores mais importantes na gestão de negócios das organizações é o processo informacional, ou seja, o fluxo de informações, sua consistência, objetividade e organização. Eles são relevantes à contribuição na busca de eficácia em termos de resultados positivos na medida em que contribuem para controle, racionalização de custos e formação de preços também. Saber sobre o comportamento e tipos de custos e despesas na organização significa vantagem competitiva e domínio na gestão dos negócios, no que tange a política de negociações e tomada de decisão. Saiba mais Pela importância do conteúdo tratado nesta aula, a pesquisa a ser elaborada por você, aluno(a), deve considerar como são tratadas essas classificações (custo direto, indireto, fixo, variável, híbrido, despesas fixas, variáveis, híbridas) em empresas de prestação de serviços de telefonia e empresas industriais de médio porte do segmento metalúrgico. TEMA 1 – CLASSIFICAÇÃO DE CUSTOS FIXOS E CUSTOS VARIÁVEIS Partindo do pressuposto de que custo corresponde a tudo o que se gasta para produzir um bem, comprar uma mercadoria para revenda ou prestar um serviço, há de se considerar as variáveis em que se subdividem os custos, para que possamos entender o sistema de custos nas organizações e assim atribuir adequadamente os custos aos nossos negócios, produtos e serviços. Ao longo dessa aula, vamos tratar desses temas, iniciando por classificar os custos fixos e custos variáveis. Se analisarmos os custos de acordo com seu volume de produção, podemos indicar que estes subdividem-se em custos fixos e variáveis. Em termos de resultado, os custos fixos e variáveis podem de fato 3 contribuir para melhoria contínua na gestão de negócios, pois, caso os custos variáveis sejam atrelados e ajustados de forma enxuta aos produtos e serviços e os custos fixos sejam devidamente controlados, teremos melhores resultados e possibilidades de negociação, devido as informações disponíveis. Podemos conceituar Custo Fixo como o custo que não varia mesmo que haja variação no volume de produção, ou seja, que permanece igual mesmo que a quantidade produzida sofra variação para mais ou para menos. Por exemplo: Temos um custo de R$100,00 para fabricar 10 unidades, caso a produção seja maior (20 unidades) ou menor (5 unidades), o custo permanece R$100,00. Significa dizer que o custo é fixo, não sofre alteração. O custo de aluguel de um barracão, onde se fabrica um determinado produto, permanece fixo e não sofre alteração por um determinado tempo mesmo que haja aumento ou diminuição na produção. O valor do aluguel do barracão a pagar será o mesmo. Então, em suma, podemos dizer que Custo Fixo é o que a empresa gasta com a fábrica independente de que haja produção ou não. Concomitante a essa definição de custo fixo, temos a considerar também quanto ao volume de produção, os custos variáveis. Custos Variáveis, como podemos perceber, se referem aos custos que sofrem influência da variação no volume de produção, ou seja, são os custos que variam conforme há aumento ou diminuição no volume de produção. Um exemplo clássico de custo variável é o custo com matéria-prima, pois se aumenta a produção, aumenta o consumo de matéria-prima. Definido o que é custo fixo e custo variável, podemos considerar que o conhecimento sobre o que é cada um, suas diferenças, sua essência denota sua importância para o planejamento, tomada de decisão e condução dos negócios. A gestão e busca efetiva por bons resultados, perpassa por esse conhecimento do que seja cada um (custo fixo e variável) e sua contribuição no que diz respeito a gestão dos custos e controle dos mesmos. Como exemplos podemos citar o seguinte. a) Custos fixos: aluguel, vigilância, segurança, monitoramento, manutenção de equipamentos, limpeza e conservação. b) Custos variáveis: água e energia elétrica ligadas diretamente a produção, horas extras e/ou prêmios pagos por produtividade ao pessoal da área de produção, matéria-prima, comissões de vendas. Conhecimento sobre custo fixo e custo variável proporciona condições 4 para que a precificação de produtos e serviços seja mais efetiva para fins de controle e resultados também, o que contribui com a racionalização dos custos e sustentabilidade do negócio. Para análise, controle da evolução ou involução dos gastos e posterior proposta de ajustes, caso necessário, sugere-se que seja aplicada na demonstração de resultados da empresa (que é o relatório que congrega, demonstra e confronta todas as receitas, despesas e custos periodicamente), em períodos pré-definidos, análises verticais e horizontais. Essa verificação proporciona análise do cenário, tendências e necessidades de ajustes, auxiliando o gestor na condução mais efetiva e eficaz dos negócios. Uma questão à ser observado é que custos fixos não se traduzem somente em valores que não variam de um período para outro, que se mantém com mesmo valor, mas sim sua constância e permanência no processo produtivo. Portanto, custo fixo é o que está sempre presente, independente do volume de produção ou vendas. TEMA 2 – CLASSIFICAÇÃO DE CUSTOS DIRETOS E CUSTOS INDIRETOS A classificação dos custos em diretos e indiretos é a análise feita com relação a apropriação desses custos aos produtos e serviços. Para entendermos melhor, convém conceituarmos cada um em sua essência: a) Custos diretos: são os custos diretamente delineados e identificados com o produto produzido ou serviço prestado, ou seja, é o custo que podemos afirmar categoricamente que se refere a determinado produto ou serviço. Por exemplo, matéria-prima específica para um produto. É o custo, na indústria, por exemplo, que se identifica no momento da requisição sua atribuição específica à um produto, que temos plena convicção de que será aplicado naquele produto. b) Custos indiretos: diferentemente dos custos diretos, esses custos são os que não podemos atribuir especificamente à um produto ou serviço. São os custos que podem ser alocados em mais de um tipo de produto ou serviço. Como exemplo, podemos citar o custo com manutenção de máquinas que fabricam mais do que um tipo de produto. Para cada tipo de produto irá uma parcela do custo da manutenção de máquinas quando houver. Outro exemplo clássico é o da mão-de-obra da produção, o custo com funcionários que estão ocupados na produção de mais de um tipo de produto, têm seu custo apropriado de forma 5 proporcional a cada um desses produtos. No caso dos custos indiretos, sua atribuição aos produtos e serviços, se faz de forma proporcional, através de uma ferramenta de gestão denominada rateio de custos. Isso significa que cada produto ou serviço absorve um percentual do custo. O rateio de custos funciona da seguinte forma: a apropriação dos custos se dá de forma indireta a cada produto ou serviço, ou seja, os custos são atribuídos mediante estimativas, critérios e parametrização de rateio decorrente de estudos e análises prévias do comportamento desses custos. Porém, há de se considerar que o rateio de custos é subjetivo e não dá segurança e certeza absoluta de que o custo atribuído é efetivamente 100% correto. Isto implica em considerar que a formação do preço pode sofrer distorções em seu cálculo, pois como os critérios de rateio não condizem especificamente ao percentual correto que deve ser alocado ao produto ou serviço, pode haver variação na atribuição desse custo indireto, fazendo com que o preçode determinado produto ou serviço seja prejudicado perante a concorrência. Por isso, a parametrização e atribuição dos percentuais de rateio deve ter atenção especial, deve ser objeto de análise crítica periódica e, se necessário, ajustada sempre que possível. Os critérios estabelecidos de rateio devem ser avaliados adequadamente para que sejam adotados os parâmetros que melhor refletem a necessidade e realidade dos produtos ou das unidades produtivas, ou seja, para que haja o rateio dos custos, deve-se levar em consideração qual é a base mais adequada e menos injusta na atribuição desses custos indiretos. Ratifica-se aqui que não há um critério de rateio que possa ser considerado como ideal ou que dê certeza de que o custo atribuído está 100% certo. Temos como exemplo o rateio de aluguel citado por Schier (2004): Suponhamos que o custo total da empresa com aluguel é lançado no departamento administrativo da fábrica, para posterior alocação desse custo aos centros de custos correspondentes. Efetuaremos nesses casos, um rateio com base na área de ocupação de cada unidade. O valor total do aluguel é de R$1.000. 6 Departamento Área ocupada Percentual Valor XX 100 m 20% $ 200 YY 250 m 50% $ 500 ZZ 150 m 30% $ 300 Total 500 m 100% $ 1.000 Fonte: Schier, 2004. Como resultado, temos os valores que correspondem a cada unidade de acordo com o critério estipulado, que foi julgado ser o mais justo na oportunidade. O sistema de custeio ABC (Custeio baseado em atividades), que vamos estudar oportunamente, foi concebido para resolver o problema dessas distorções decorrentes do rateio. Centro de custo, hoje mais comumente denominados centros de resultados (em virtude de que tem de ser considerados na DRE - Demonstração de Resultado do Exercício), são, segundo Schier (2004): Departamento na maioria das vezes é um Centro de Custos, ou seja, nele são acumulados os custos indiretos para posterior alocação aos produtos ou a outros departamentos. Centro de Custos (ou Resultados) é a unidade mínima de acumulação de custos indiretos. Mas não é necessariamente uma unidade administrativa, só ocorrendo quando coincide com o próprio departamento. A partir de agora, falaremos em departamentos, partindo da hipótese simplificadora de que a cada departamento corresponde um único centro de custos. Só não podemos esquecer que, às vezes, isso não ocorre na prática em todas as empresas. TEMA 3 – CLASSIFICAÇÃO DOS CUSTOS HÍBRIDOS Além da classificação dos custos fixos e custos variáveis, temos de considerar os custos híbridos denominados também semifixos ou semivariáveis. A importância desses custos para a organização não é menor do que a classificação anterior (custos fixos e custos variáveis), eles influenciam sobremaneira o processo de gestão e obtenção de resultados através da racionalização de custos com vistas a sustentabilidade das organizações. Custos semifixos ou semivariáveis são os custos mistos em que encontramos elementos fixos e variáveis ao mesmo tempo. Isto quer dizer que parte do custo é fixo e parte do custo é variável. Tecnicamente hoje classificamos estes como custos híbridos. Independente da denominação ou terminologia utilizada, são custos relevantes e tem de ser registrados, controlados e considerados no processo de tomada de decisão inclusive. Segundo Cruz, os custos híbridos: “[...] são gastos voltados à produção 7 de um bem ou serviço que são parcialmente fixos e variáveis. Dessa forma, os custos híbridos (semifixos ou semivariáveis) apresentam uma parcela fixa até determinado patamar, passando a ser variáveis a partir de um determinado momento (semifixo); podem ainda ser variáveis até determinado nível, passando a ser fixos a partir de certo momento (semivariáveis)” (Cruz, 2011). Isto posto, podemos afirmar que custos semifixos ou semivariáveis estão ligados também a variação no volume de produção ou venda, pois permanecem fixos até determinado patamar e passam a ser variáveis a partir do momento que a modificação no volume influencia a atribuição desse custo às operações e produtos. Por exemplo, podemos citar o consumo de energia elétrica de uma indústria, o consumo normal dos setores para iluminação é fixo, o consumo das máquinas, equipamentos produtivos atrelados diretamente ao volume de produção, são variáveis. Outro exemplo que podemos considerar importante é da depreciação, conforme (Schier, 2004): “...significa a perda de valor de um bem em função do desgaste pelo uso, pela ação do tempo e pela obsolescência. A perda de valor por desgaste é de natureza variável. Já a ação da natureza e a obsolescência são de natureza fixa. ” TEMA 4 – CLASSIFICAÇÃO DAS DESPESAS FIXAS E DESPESAS VARIÁVEIS Da mesma forma que temos custos fixos e custos variáveis, existem também despesas fixas e despesas variáveis, que são classificadas de acordo com a variação que houver no volume de receitas – lembrando que anteriormente vimos que as despesas estão diretamente ligadas ao processo de obtenção de receitas e os custos atrelados ao processo de fabricação, processo produtivo. Diante disso, convém conceituarmos essa classificação, na medida de sua importância para a gestão dos negócios e seu reflexo no resultado das organizações. Despesas fixas são as despesas que permanecem iguais mesmo que haja variação no volume de receitas geradas. Por exemplo: salários administrativos, despesas de aluguel etc. Despesas variáveis são as despesas que sofrem variação a medida em que haja movimentação positiva ou negativa no volume de receitas obtidas. Por exemplo: comissão sobre vendas, impostos, tributos, contribuições. Para identificarmos adequadamente a diferença entre despesa fixa e 8 despesa variável, convém considerarmos o reflexo que ambas têm no volume de vendas, portanto, vale observar que caso uma despesa sofra variações quando houver variação no volume vendas e/ou no faturamento, ela se caracteriza como despesa variável. Da mesma forma, caso haja mudança no volume de vendas e/ou no faturamento e a despesa correspondente permanecer igual, vai caracterizar despesa fixa. TEMA 5 – CLASSIFICAÇÃO DE DESPESAS ADMINISTRATIVAS, COMERCIAIS E FINANCEIRAS No processo de gestão de custos, existem outras variáveis que não são diretamente ligadas ao processo produtivo, mas que demandam atenção e controles, bem como influenciam tanto os resultados como o processo de precificação da empresa. São as despesas decorrentes da operação da organização como um todo, denominadas de despesas operacionais e devidamente enquadradas nos planos de contas da contabilidade fiscal e financeira. Estamos falando da classificação de despesas administrativas, comerciais e financeiras. O registro dessas despesas na contabilidade é feito pelo regime de competência, ou seja, a despesa tem de ser lançada e/ou registrada no período de sua referência, sob pena de que haja distorção nos resultados da empresa, pois elas são consideradas na DRE - Demonstração de Resultado do Exercício. Um exemplo de lançamento de despesa por regime de competência é a folha de pagamento, considerando que temos de lançar a folha de pagamento de dezembro/X1, que será paga em Janeiro/X2: lançamos a folha em dezembro, onde ela será considerada no resultado e lançamos seu pagamento em janeiro, quando houver o desembolso para pagamento dessa folha. O controle de despesas administrativas, comerciais e financeiras normalmente é efetuado pelo acompanhamento e ajustes do orçamento. Quer dizer que estipulado o orçamento, este deve ser objeto de comparação com o efetivamente realizado, ou seja, compara-se o orçado com o realizado e as distorções são ajustadas em decorrência dessa análise. Desta forma, o controle dessas despesas será mais efetivo. TROCANDO IDEIAS 9 Estabeleça um fórum para discussão acerca do tratamentoa ser dado para depreciação, considerando que é um custo híbrido. Além disso, propõe-se análise crítica sobre se custos variáveis podem ou não ser considerados custos diretos. Fundamente ambas as discussões adequadamente. NA PRÁTICA Discorra sobre e demonstre a classificação dos custos fixos e variáveis, diretos e indiretos em uma indústria farmacêutica, destacando a importância da classificação da matéria-prima neste contexto. FINALIZANDO Nesta aula, tratamos de alguns assuntos importantes que tem a ver com o volume de produção e volume de receitas, para o processo de gestão dos custos, mais especificamente vimos o que significa: custo direto, custo indireto, custo fixo, custo variável, custos híbridos, despesa direta, despesa indireta, despesa fixa, despesa variável. Aprendemos um pouco sobre rateio dos custos indiretos, um processo importante para alocação dos custos e formação da precificação dos produtos. Sobre despesas administrativas, comerciais e financeiras, vimos que devem ser registradas pelo regime de competência para fins de análise comparativa e atribuição do resultado no período correto e que o plano orçamentário funciona como instrumento de controle e proporciona ajustes das distorções na análise entre o que foi orçado e o efetivamente realizado. 10 REFERÊNCIAS CRUZ, J. Gestão de custos: perspectivas e funcionalidades. Curitiba: InterSaberes, 2012. SCHIER, C. U. C. Gestão de custos. Curitiba: InterSaberes, 2011.