5 mitos sobre gestão contábil para desconstruir no seu escritorio

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5 mitos sobre gestão contábil para
desconstruir no seu escritório
Ao longo da vida você provavelmente já deve ter ouvido como: “o ser 
humano utiliza apenas 10% do cérebro”, “Walt Disney foi o criador do 
Mickey Mouse”, “A muralha da china é a única obra da terra que pode 
ser vista da lua”, etc. 
O problema é que todas essas informações não passam de mitos 
que foram repetidos incansavelmente até que se tornassem su-
postas verdades (e sim, eu também fiquei decepcionado quando 
soube do Walt Disney).
No mundo contábil não é diferente. Há inúmeras informações que 
são propagadas aos quatro ventos ao ponto de ninguém duvidar 
de sua veracidade, mas no fim, essas informações não passam 
de mitos. E o pior é que talvez esses mitos estejam prejudicando 
a sua empresa.
Mas, não se preocupe, embora eu espere que ao fim de cada capí-
tulo você possa dizer “como eu pude acreditar nisso por tanto tem-
po”? O meu objetivo real é que quando terminar esse eBook você 
seja capaz de detectar um mito sobre gestão contábil de longe e 
nunca mais seja enganado por essas falsas verdades. 
Pronto para se transformar no Sherlock Holmes da contabilidade? 
Então ajeita essa postura, certifique-se de que o café está quente 
e vem comigo!
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5 mitos sobre gestão contábil para
desconstruir no seu escritório
Você seria capaz de me escrever uma carta utilizando apenas fo-
lhas e uma máquina de escrever? Provavelmente consiga. Tudo o 
que precisa é de tempo. Mas e se eu te pedisse para escrever vários 
documentos sem nenhuma rasura, com formatação específica e em 
poucas horas?
A tarefa se torna mais difícil e você, provavelmente, me diria que há 
outras formas de se fazer isso, certo? Em outras palavras: dá pra 
usar a máquina? Dá, mas existem outras formas mais eficientes, 
como o computador ou até um smartphone. 
Por outro lado, o fato de essas tecnologias existirem, não apaga 
da história a importância que as máquinas de escrever tiveram 
nessa evolução, certo? Agora adaptando o cenário para o nosso 
universo contábil:
1 A ferramenta 
‘errada’ para 
se fazer o 
trabalho certo
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5 mitos sobre gestão contábil para
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Há alguns anos as planilhas eram uma ferramenta essencial no uni-
verso da contabilidade e com razão. A tecnologia ainda engatinhava 
e não existiam computadores potentes, quem dirá ferramentas efi-
cientes e capazes de substituir as complexas planilhas contábeis. 
E elas realmente eram a melhor opção para a época. As planilhas de 
folha de pagamento por exemplo, eram uma mão na roda, pois:
• Permitiam o processamento de um “grande” volume de dados;
• Facilitavam a inserção ou alteração de informações;
• Davam “praticidade” na hora de consultar histórico das empresas.
Além disso, existiam também as planilhas de controle de estoque, 
contas a pagar, cálculo de honorários, enfim, a lista é grande. Elas 
auxiliavam os contadores na gestão e ainda eram fontes confiáveis 
para buscas futuras.
O problema de centralizar
sua gestão apenas em planilhas 
Hoje em dia há muitos escritórios contábeis que ainda utilizam as 
planilhas em suas gestões contábeis e até extraem bons resultados 
delas. Porém, embora elas sejam de fato úteis, é interessante não 
depender APENAS delas, veja:
É difícil trabalhar de forma integrada
Se o seu escritório possui uma planilha de folha de pagamento e 
outra de relatórios, você provavelmente precisa copiar os dados 
da primeira e colar na segunda de forma manual. Se o volume de 
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dados for alto, provavelmente alguém perderá bastante tempo nes-
se processo, tempo esse que poderia ser aproveitado em atividades 
mais importantes.
As chances de retrabalho podem 
aumentar
Justamente por não fornecerem 
uma forma de preenchimento auto-
matizado ou integração, as planilhas po-
dem contribuir para que contadores 
esqueçam ou preencham erronea-
mente os dados, prejudicando 
por exemplo os resultados de 
um relatório. Pense em al-
guém que faz as mesmas 
atividades o dia todo, 5 ve-
zes por semana.
Notificações
Quando você insere em planilhas os prazos de seus clientes, precisa 
estar atento e revisá-las com certa frequência, pois as informações 
funcionam como um lembrete, mas a planilha não envia notificações 
para o seu e-mail quando as datas se aproximam, não é mesmo? E 
caso você se esqueça de olhá-las, pode perder o prazo.
Enfim, planilhas são uma mão na roda e podem até ajudar caso 
seu escritório não possua muitas demandas, mas se você deseja 
gerar mais valor, aumentar a eficiência e qualidade e dar um passo 
a mais, pode ser interessante substituir as planilhas por um siste-
ma de gestão contábil.
As chances de retrabalho podem 
Justamente por não fornecerem 
uma forma de preenchimento auto-
matizado ou integração, as planilhas po-
dem contribuir para que contadores 
esqueçam ou preencham erronea-
mente os dados, prejudicando 
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Mesmo sabendo que os atrasos em obrigações contábeis ge-
ram multas e que esse é um dinheiro que jamais volta, é comum 
que os escritórios contábeis tenham se “acostumado” com eles, 
talvez por não saber como evitá-los, mas o fato é que esse pro-
blema é um enorme sugador de rendimentos. E como isso ge-
ralmente acontece?
O escritório cria todo um planejamento estratégico para dar conta 
de suas obrigações contábeis, mas quando menos se espera, algum 
cliente atrasa o envio dos documentos ou envia de forma incomple-
ta. Até o contador identificar o problema, cobrar e o cliente reenviar 
tudo certo, o prazo já foi perdido. 
Você se identificou com essa história? Bom, eu tenho boas e 
más notícias:
2está
“ok“
atrasar
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A má notícia...
Embora o atraso nos envios dos documentos e a falta de atenção 
por parte dos clientes contribua para que os prazos sejam perdidos, 
eles não são o único motivo do problema, aliás, arrisco a dizer que a 
dificuldade no planejamento contribui bastante.
Por isso, é importante que o escritório defina prazos, estabeleça as 
regras em contrato e cobre (com antecedência) os clientes esque-
cidos para se precaver contra imprevistos. Em outras palavras, a 
organização de uma gestão contábil eficiente pode evitar atrasos e, 
consequentemente, as multas.
A boa notícia…
É possível realizar uma gestão contábil tão eficiente a ponto de eli-
minar as multas e atrasos? Sim, é! E isso é mais fácil do que parece. 
É claro que atingir esse nível requer muito esforço e trabalho duro, 
mas nem de longe é uma tarefa hercúlea como muita gente imagina.
O segredo é fazer o mapeamento de todos os processos e descobrir 
onde estão os gargalos nos processos e na gestão. Ao eliminá-los, 
você verá que tudo poderá funcionar como uma boa engrenagem, 
facilitando inclusive a detecção e prevenção de problemas futuros 
com mais agilidade.
E como isso é possível?
Uma boa gestão contábil ajuda o escritório a manter os processos 
organizados. Essa organização é a chave para acabar com os atra-
sos, e isso é possível graças a:
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• Integração de informações em um único ambiente - E-mails, 
documentos, protocolos, tudo fica organizado em um mesmo 
ambiente;
• Utilização da nuvem - Todos os arquivos digitalizados ficam ar-
mazenados online, isso traz mais segurança e agilidade nas bus-
cas;
• Ambiente exclusivo para cada cliente - Um bom sistema de ges-
tão contábil conta com “áreas do cliente” individuais. Por lá os 
clientes enviam e recebem documentos, lembretes, etc.
Tudo isso contribui para a máxima organização, desta forma, os atra-
sos são incansavelmente lembrados pela própria ferramenta. As mul-
tas, nesse caso, só ocorrem se de fato o contador não se atentar a 
todos os avisos.
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Uma das maiores vantagens dos sistemas degestão contábil é que, 
além de auxiliarem na organização dos processos, eles são capazes 
de automatizar diversas tarefas, como as baixas de guias, o envio 
de avisos para os clientes em relação aos prazos, a cobrança para 
envio de documentos, entre outras.
E é aí que surge um dos maiores mitos relacionados à gestão con-
tábil: softwares de gestão são caros e não se enquadram na rea-
lidade de escritórios pequenos. Isso é um erro e você vai entender 
abaixo o porquê.
Alguns sistemas de gestão são ferramentas SaaS, ou seja, softwa-
res vendidos como se fossem serviços. Em outras palavras, dife-
rente dos programas de computador vendidos antigamente, que 
vinham em caixas, custavam caro e você só podia utilizar em um 
3“Isso
não é pro
meu bico”
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único computador, os softwa-
res Saas são vendidos online.
Ao invés de instalar, você 
acessa um endereço na 
internet, utiliza um login e 
senha e pronto, já tem 
acesso aos benefícios.
Um software SaaS pos-
sui inúmeras vantagens, 
mas a principal, e que vem ao 
caso neste tópico, é que (de 
uma maneira geral) você paga 
um valor equivalente ao número de logins que 
deseja utilizar. 
Ou seja, se o seu escritório é pequeno, provavelmente o custo 
com um software de gestão contábil SaaS seja menor do que 
para escritórios maiores, já que a sua empresa exigirá muito 
menos do sistema.
Outras vantagens oferecidas por 
softwares SaaS são:
É uma ferramenta fácil de usar!
Quando sua empresa adquire um software SaaS, ela não tem que 
se preocupar com instalação ou como o sistema irá funcionar. Man-
tê-lo no ar, seguro e funcionando é obrigação da empresa que dis-
ponibiliza a ferramenta.
único computador, os softwa-
res Saas são vendidos online.
Ao invés de instalar, você 
sui inúmeras vantagens, 
mas a principal, e que vem ao 
caso neste tópico, é que (de 
uma maneira geral) você paga 
um valor equivalente ao número de logins que 
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desconstruir no seu escritório
Prática e intuitiva!
Diferente dos programas instalados, que só podem ser acessados 
por um único computador, os softwares SaaS podem ser acessados 
de qualquer dispositivo e em qualquer lugar do mundo com conexão 
de internet.
Flexível!
Softwares SaaS oferecem diversos pacotes que se enquadram na 
realidade das mais variadas empresas. No caso de um sistema de 
gestão contábil, é bem provável que ofereça um pacote que se en-
quadra na realidade do seu escritório.
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O dia-a-dia num escritório contábil é agitado, isso é fato. Mas se 
sua equipe vive sobrecarregada, as tarefas sempre atrasam e você 
sempre deseja um dia de 48h, talvez seja preciso rever alguns pon-
tos no planejamento.
Existem práticas, que apesar de muito comuns nos escritórios, 
são altamente prejudiciais à produtividade. É como se esses há-
bitos sugassem o tempo dos profissionais sem dar nenhum ren-
dimento em troca.
Veja abaixo se você se identifica 
com alguma dessas práticas:
4 “Meu dia 
terá 48h”
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5 mitos sobre gestão contábil para
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Agir por impulso!
Imagine a cena: É segunda-feira, você e seu time chegam cheios de 
energia e já vão botando a mão na massa para realizar o máximo de 
atividades que der durante o dia. 
Conforme os processos vão chegando, vocês vão resolvendo, mas 
por mais que sejam ágeis, o dia termina e um monte de tarefas ficou 
pra trás. Essa situação é familiar?
Bom, infelizmente essa não é a melhor forma de otimizar processos. 
Pode parecer perda de tempo, mas se você organizar os trabalhos 
por níveis de urgência, prazos e realizar uma divisão equilibrada, ga-
nhará mais tempo no final. 
Algumas atividades são mais demoradas, mas os prazos são maio-
res, então elas podem esperar. Já outras, podem ser rápidas de 
fazer, porém estarem na data limite, então devem ser priorizadas. 
Ao agir assim, você verá que tudo se encaixará com mais facilidade. 
Para otimizar a gestão de tempo nesse sentido, você pode:
• Utilizar ferramentas de gestão de tempo;
• Fazer reuniões de brainstorm e alinhamento semanal;
• Revisar cada etapa dos processos em busca de gargalos que 
impedem um bom fluxo de trabalho;
• Estipular metas de produção e entrega, para ir acostumando o 
time a trabalhar dentro do tempo.
Com isso você ganha mais controle sobre as tarefas e tem mais au-
tonomia para organizar processos. É como montar um cubo mágico: 
ficar apenas girando os lados, sem um plano, vai gastar tempo e o 
resultado talvez não seja tão satisfatório.
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Os mais habilidosos com o cubo, costumam gastar uma parte do 
tempo apenas observando-o para entender o que precisa ser feito 
e com isso conseguem realizar as movimentações com mais agilida-
de. No caso da gestão contábil, a estratégia é parecida.
Carregar o mundo nas costas!
Esse é um problema que acomete principalmente os líderes e ges-
tores. Centralizam diversas tarefas que poderiam ser delegadas e, 
no fim das contas, não executam nenhuma delas com perfeição.
Se você tem esse hábito, lembre-se de que um dia poderá tirar 
férias ou estar ausente por algum motivo e alguém precisará as-
sumir as funções. Nesse caso, é muito melhor investir na capaci-
tação de profissionais que estejam aptos a assumir sempre que 
preciso, não é mesmo?
Outra forma de descentralizar serviços e mesmo assim manter 
a qualidade na execução, é criar padrões de execuções, instru-
ções que possam ser seguidas com facilidade por quem quer 
que execute as tarefas.
Ao eliminar os maus hábitos citados acima, você 
certamente enxergará uma parte enorme do 
tempo que era absorvida de forma desneces-
sária. Além disso, mesmo que o escritório conti-
nue atarefado, a qualidade de vida no trabalho 
aumentará muito pois raramente alguém ficará 
ocioso ou sobrecarregado.
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5 mitos sobre gestão contábil para
desconstruir no seu escritório
Se você é daqueles que tem sempre um pé atrás com a tecnologia, 
não pode deixar de ler esse tópico. Não é que a sua desconfiança 
seja em vão… Atualmente, quando se trata de informações corpo-
rativas, todo cuidado é pouco, mas quero lhe apresentar um outro 
lado da moeda.
A WWF (Fundo Mundial para a Natureza, em português) mostrou 
em uma pesquisa que o uso de papel vem sendo reduzido em 13% 
e, apesar de pequeno, esse número já é suficiente para frear o 
desmatamento. Grandes empresas já enxergam boas alternati-
vas nos e-mails, intranet, scanners de documentos e armazena-
mento em nuvem.
Além de ser ecológicamente correto, a substituição do papel por 
alternativas tecnológicas, como o armazenamento em nuvem, 
5Em time 
que está 
“ganhando” 
não se mexe!
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traz benefícios muito interessantes para a empresa, como mostram 
as pesquisas abaixo:
• Segurança inabalável - Uma pesquisa feita pela Gartner, mos-
tra que a computação em nuvem vem crescendo cerca de 16% 
ao ano no meio corporativo;
• 53% das empresas que participaram de uma pesquisa feita 
pela IDC, acreditam que vão aumentar a receita graças às van-
tagens da computação em nuvem;
• 99% das empresas reduziram o tempo de trabalho das equipes 
após a implementação da computação em nuvem.
E não se engane, o objetivo desse eBook e, 
mais precisamente desse tópico, não é te 
convencer de nada, mas desmistificar 
alguns pontos para que você consiga 
tomar decisões de forma mais sábia 
e coerente. 
O primeiro ponto a ser abordado é: 
escritórios contábeis lidam com uma 
quantidade enorme de documentos 
diariamente. São diversas notas fis-
cais, contratos e recibos armazenados 
e acessados por profissionais distintos, 
o tempo todo. Nessa rotina agitada 
é quase que impossível manter uma 
organização eficiente, não é mesmo?
Isso explica os dados apresentados acima. A computação em nu-
vem foi desenvolvida para resolveros problemas dos armazenamen-
tos físico e digitalizado. No armazenamento em nuvem você mata os 
dois coelhos com uma só cajadada.
E não se engane, o objetivo desse eBook e, 
mais precisamente desse tópico, não é te 
convencer de nada, mas desmistificar 
e acessados por profissionais distintos, 
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Agora imagine uma forma de 
se realizar a gestão contábil na 
nuvem das seguintes formas:
#Trancado à 7 chaves!
Uma ferramenta de gestão contábil que utiliza a nuvem como base 
para armazenar documentos e informações pode oferecer muito 
mais segurança do que se imagina. Isso graças à criptografia, uma 
linguagem criada pelo sistema para codificar toda a informação 
armazenada em nuvem.
Para que fique mais claro, imagine que sempre que o sistema de ges-
tão contábil armazena um documento seu na internet, ele transforma 
todos os dados em um código que somente ele mesmo pode decifrar. 
Isso faz com que o risco de invasão seja muito próximo de zero. 
#O Usain Bolt da busca de documentos!
Além de ser altamente seguro, o armazenamento em nuvem pode 
agilizar a busca daquele documento que foi salvo há 2 anos e o clien-
te resolveu pedir “pra ontem”. Em questão de segundos você pode 
encontrar QUALQUER arquivo que tenha sido armazenado na ferra-
menta de gestão, por exemplo.
Isso resolve outro problema também, que é o de extravio de docu-
mentos, já que tudo fica armazenado em nuvem, é praticamente im-
possível perder algo que esteja lá dentro.
Com isso podemos concluir que: não, o armazenamento físico não 
é a forma mais segura e nem a mais ágil. Por outro lado, apenas 
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5 mitos sobre gestão contábil para
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digitalizar tudo e salvar na rede também não resolve todos os pro-
blemas. A melhor saída é investir no armazenamento em nuvem, uma 
forma segura, atualizada e ágil de armazenamento.
É isso!
Existem muitas histórias que são contadas e recontadas tantas 
vezes, que as pessoas nem ousam duvidar da veracidade. Mas a 
verdade é que entre essas histórias há muitos mitos infiltrados. 
No universo contábil não é diferente. 
O problema é que essas mentiras disfarçadas podem prejudicar 
o desempenho do seu escritório quando o tema é gestão contábil. 
Além disso, propor mudanças nunca é tarefa fácil. As pessoas se 
acostumam com facilidade e tirá-las da zona de conforto requer 
muita paciência, dedicação e criatividade. Mas como você pode 
ver em cada um dos tópicos, abandonar esses mitos e se propor 
a enxergar o universo contábil com outros olhos pode trazer resul-
tados imensuráveis.
Por fim, a ideia deste eBook é desmistificar os mitos mais co-
muns, mas também incentivá-lo a duvidar de todas as “verda-
des absolutas” contadas neste ramo. Só assim você conseguirá 
trilhar o caminho para a inovação e participar daquilo que cha-
mamos de revolução contábil. Uma nova forma de se fazer ges-
tão na contabilidade.