Assuntos Agente Administrativo

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2. (CESPE-CEBRASPE – 2018) Após a classificação do 
documento, é necessário ordená-lo, ou seja, determi-
nar a posição em que esse documento vai ser dispos-
to em uma unidade de classificação.
( ) CERTO  ( ) ERRADO 
Depois de se identificar do que se trata o documento, 
é necessário dispor os documentos de forma que agi-
lize a recuperação da informação. Resposta: Certo. 
Arquivamento
Arquivamento é: 
“1 Sequência de operações intelectuais e físicas que 
visam à guarda ordenada de documentos”. Ou seja, 
agora que identifiquei o assunto ao qual se refere o 
documento (classificação), defini a disposição físi-
ca em que eles ficarão (ordenação), posso guardar 
o documento no local devido (pasta suspensa, pra-
teleira, caixa), de acordo com a classificação dada.
“2 Ação pela qual uma autoridade determina a 
guarda de um documento, cessada a sua tramita-
ção”. Esse refere-se à atitude de mandar que um 
documento seja guardado depois de realizar as ati-
vidades para que foi criado.
O arquivamento deve ser feito com muita atenção, 
pois um documento arquivado erroneamente pode-
rá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação 
quando solicitado posteriormente.
O arquivamento refere-se às operações de emba-
lagem ou guarda de documentos visando à sua 
preservação e acesso (acondicionamento) e o arma-
zenamento de documentos.
É importante dizer que, antes de arquivar um 
documento, deve-se realizar a inspeção.
Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) 
para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmen-
te ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a clas-
sificação atribuída será mantida ou alterada. 
A inspeção é o momento de checar que está tudo 
certinho antes de efetivamente guardar o documento 
(arquivar).
A ordem é: 1) Classificação 2) Ordenação 3) 
Arquivamento.
A classificação e a ordenação são atividades inte-
lectuais dentro do processo de organização de docu-
mentos de arquivo, enquanto o arquivamento é uma 
atividade física.
Métodos de Arquivamento
Os métodos de arquivamento são “sequências 
de operações que determina a disposição dos docu-
mentos de um arquivo ou coleção, uns em relação 
aos outros, e a identificação de cada unidade” (DBTA, 
2005). A definição da disposição dos documentos pode 
ser feita por métodos geográficos, numéricos, por 
assunto (ideográficos) e alfabéticos. 
 z Geográficos: Método de ordenação que tem por 
eixo a procedência ou local.
 z Numéricos: Método segundo o qual o principal 
elemento a ser considerado é o número. Ex: sim-
ples, cronológico, dígito-terminal.
 z Ideográficos: Método de ordenação que tem por eixo 
os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos docu-
mentos. Também chamado método ideográfico ou 
método por assunto. Ex: enciclopédico, dicionarizado.
 z Alfabéticos: Método de ordenação que tem por 
eixo o alfabeto. Ex: específico, geográfico, mnemô-
nico e variadex.
Os sistemas de busca podem ser diretos, indire-
tos ou semi-indiretos:
 z Direto: é aquele no qual a busca do documento é 
feita diretamente no local onde se acha guardado. 
Ex: Alfabético, geográfico.
 z Indireto: É aquele no qual pra se localizar um 
documento, é necessário consultar antes um índi-
ce ou código. Ex: Ideográfico, numérico.
 z Semi-Indireto: O método alfanumérico, que é a 
combinação de letras e números – não se inclui 
nas classes de métodos básicos e padronizados e é 
considerado do sistema semi-indireto.
O esquema de (REIS & SANTOS, 2015) nos ajuda a 
visualizar:
 z Sistema de Arquivamento
 � Direto: É aquele em que a busca do documento 
é feita diretamente no local onde ele se encon-
tra arquivado. Ex.: Alfabético e Geográfico.
 � Indireto: É aquele em que, para se localizar um 
documento, necessita-se antes consultar um 
índice ou um código. É o caso, por exemplo, da 
utilização de fichários. 
 � Ex.: Numérico e Ideográfico
Os sistemas ainda podem ser divididos entre duas 
classes: padronizados e básicos.
A imagem abaixo nos ajuda a ver a sistematização 
dos métodos de arquivamento.
{ Alfabético
Geográfico { Simples
Básicos Numérico Cronológico
Ideográficos Digito-Terminal
(assunto)
{ Enciclopédico
DicionárioAlfabéticos
{ Duplex
Decimal
Numéricos Uniterni ou
Indexação 
coordenada
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{ Variadex
Automático
Padronizados Soundex
Minemônico
Rôneo
Fonte: FREIBERGER, 2012, p.48.
Método Alfabético
Segundo (MARIANO, 2010), o método alfabético 
subdivide-se em específico, geográfico, mnemônico, 
variadex:
Específico: é representado por palavras dispostas 
alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de 
arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas 
por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o 
melhor termo ou expressão que defina o assunto a ser 
arquivado. 
Geográfico: método de ordenação que tem por 
eixo aspectos geográficos. Esse método é muito acon-
selhável quando o objetivo é ordenar a documentação 
de acordo com a divisão geográfica, que pode envol-
ver a busca por região, estado, município, bairro, rua 
e local específico. 
Mnemônico: busca combinar as letras do alfabeto 
de forma a auxiliar a memória na busca da informa-
ção no material de arquivo. 
Variadex: tem por eixo as letras do alfabeto repre-
sentadas por cores diferentes, ou seja, consiste em dar 
cores a um grupo de letras para buscar a informação. 
As cores podem variar de país para país, mas a regra 
geral é que as cores devem ser claras e contrastantes”.
É um método direto, pois o profissional faz a pes-
quisa diretamente pelo nome, NÃO sendo preciso 
recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer 
documento. Segundo Paes (2005), as fichas ou pastas 
ficam dispostas na ordem rigorosamente alfabética, 
respeitando as normas gerais para a alfabetação, atra-
vés de guias divisórias, com as respectivas letras.
As regras de alfabetação são as seguintes, segundo 
(MARIANO, 2010):
1ª Regra - Nome + sobrenome 
 Luiz Carlos Oliveira 
 João Barbosa
 Pedro Álvares Cabral
 Paulo Santos
 Arquiva-se: BARBOSA, João
 CABRAL, Pedro Álvares 
 OLIVEIRA, Luiz Carlos 
 SANTOS, Paulo
2ª Regra - Artigos e preposições, tais como: a, o, 
de, d’, da, do, e, um, uma (não são considerados) 
André Luiz de Oliveira 
 Arquiva-se: OLIVEIRA, André Luiz de 
3ª Regra - Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D 
(não se separa) 
 Stefan De La Rua Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan 
 Observação: alguns autores falam que as partí-
culas dos nomes estrangeiros podem ou não ser 
consideradas. O mais comum é considerá-las como 
parte integrante do nome, quando escritas com 
letras maiúsculas. 
 Exemplo: Esteban De Penedo 
 Arquiva-se: De Penedo, Esteban
 Giulio di Capri 
 Arquiva-se: Capri, Giulio di 
4ª Regra - Títulos honoríficos, científicos e profis-
sionais liberais: a titulação não faz parte da regra 
de alfabetação 
 Presidenta Dilma Roussef 
 Arquiva-se: ROUSSEF, Dilma (Presidenta) 
5ª Regra - Sobrenomes compostos: nesse caso, 
segue-se uma ideia de substantivo + adjetivo
 André Castelo Branco 
 Arquiva-se: CASTELO BRANCO
 André Heitor Villa-Lobos 
 Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor
 Paulo Monte Verde
 Arquiva-se: MONTE VERDE, Paulo
6ª Regra - Grau de parentesco como neto, filho, 
sobrinho, júnior segue a ideia acima 
 Paulo Carlos Filho 
 Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo 
7ª Regra - Sobrenomes com a palavra Santo, Santa 
e São não se separam 
 Luciano Santo Cristo 
 Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano 
8ª Regra - Os nomes espanhóis são registrados pelo 
penúltimo sobrenome que corresponde ao sobre-
nome da família do pai 
 Francisco de Pina de Mello 
 Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de 
9ª Regra - Nomes orientais, japoneses, chineses e 
árabes arquivam-se como se apresentam 
 Li Yutang 
 Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo)
10ª Regra - Nomes com sobrenome repetido arqui-
vam-se pela ordem alfabética dos mesmos 
 J. Vasconcelos 
 John Vasconcelos
 Jeil Vasconcelos 
 Arquiva-se: VASCONCELOS, J. VASCONCELOS, Jeil 
VASCONCELOS, John 
11ª Regra - Empresas: nome de firmas, empresas,instituições e órgãos governamentais devem ser 
transcritos como se apresentam 
 EMBRATEL 
 Arquiva-se: EMBRATEL 
12ª Regra - Empresas com artigos 
 O Globo 
 Arquiva-se: Globo (O) Observação: alguns autores 
admitem arquivar O Globo exatamente como se 
escreve, mas na hora da procura o arquivista pro-
cura pela letra G. 
13ª Regra - Títulos de congressos, conferências, 
reuniões, assembleias deverão ser arquivados 
de modo que a numeração não faça parte da regra 
de alfabetação, e a procura seja feita em ordem 
alfabética 
 Ex.: Segunda Conferência de Física Terceiro Con-
gresso de Geofísica 
 Como arquiva-se: Conferência de Física (Segunda) 
Congresso de Geofísica (Terceiro)
Método Numérico
Segundo (FREIBERGER, 2012), os métodos numéri-
cos são simples, cronológico e dígito-terminal:
Método numérico simples: “Constitui-se na atri-
buição de um número a cada correspondente ou 
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cliente, pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à 
ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preo-
cupação com a ordenação alfabética, já que o método 
exige um índice alfabético remissivo”.
Além do registro (em livro ou fichas) das pastas 
ocupadas, a fim de se evitar que sejam abertas duas 
ou mais pastas com o mesmo número, é indispensável 
um índice (sistema indireto) alfabético remissivo, 
sem o qual fica difícil a localização dos documentos.
No método numérico simples, pode-se aproveitar 
o número de uma pasta que venha a vagar. Por exem-
plo: em uma organização existe uma pasta de nº X, 
onde se guarda a correspondência de determinada 
firma. Por qualquer motivo a organização termina 
suas relações comerciais com a referida firma. Para 
que não se conserve uma pasta no arquivo corrente, 
sem utilidade, faz-se a transferência dos documentos, 
após análise e seleção, para o arquivo permanente, e 
aproveita-se o mesmo número com um novo cliente. 
Quanto à ficha do índice alfabético, referente à pri-
meira firma, permanecerá no fichário acrescida de 
nova indicação do lugar onde se encontra no arquivo 
permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de nº 
X, terá também uma ficha no índice alfabético em seu 
respectivo lugar.
Feitas algumas adaptações, este método tem ampla 
aplicação nos arquivos especiais (discos, fotografias, 
filmes, fitas sonoras) e documentos especializados 
(projetos de engenharia, projetos de financiamento, 
prontuários médicos, cadastros de funcionários)”.
Método numérico cronológico: tem por eixo o 
número e a data dos documentos. “No método cronológi-
co, além da ordem numérica, deve ser observada a data. 
Esta modalidade é a adotada em quase todas as reparti-
ções públicas. Numera-se o documento e não a pasta. 
O documento depois de autuado, colocado capa 
de cartolina, onde, além do número de protocolo são 
transcritas outras informações, passa, em geral, a ser 
denominado de processo.
Assim, além da ficha numérica, também chamada 
de ficha de protocolo (que é o registro propriamen-
te dito, onde será indicada toda a movimentação 
do documento ou processo), devem ser preparados 
índices auxiliares (em fichas) alfabéticos, de proce-
dência e de assunto para facilitar a recuperação da 
documentação.
 z Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibili-
dade de erros por ser mais fácil lidar com números 
do que com letras.
 z Desvantagens: é um método indireto, obrigando 
duplicidade de pesquisa.” (FREIBERGER, 2012)
Método dígito-terminal: tem por eixo um códi-
go numérico dividido em grupos de dígitos, lidos da 
direita para a esquerda, que indicam a disposição físi-
ca dos documentos.
“Este método surgiu em decorrência da necessi-
dade de serem reduzidos erros no arquivamento de 
grande volume de documento, cujo elemento princi-
pal de identificação é o número. Entre as instituições 
de grande porte, que precisam arquivar parte consi-
derável de seus documentos por número, podemos 
mencionar o INSS, as companhias de seguros, os hos-
pitais, os bancos, entre outros. 
Os documentos são numerados sequencialmen-
te, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que 
caracteriza o método: os números, dispostos em três 
grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita 
para a esquerda, formando pares.
Exemplo: decompondo-se o número 829.319, têm-
-se os seguintes grupos: 82-93-19.
Como a leitura é feita sempre da direita para a 
esquerda, chama-se o grupo 19 de primário, o grupo 
93 de secundário, e o grupo 82 de terciário.
Quando o número for composto de menos de cin-
co dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda, para 
complementação. Assim o número 41.054 será repre-
sentado pelos grupos 04-20-54.
Nesse método, o arquivamento dos documentos, 
das pastas ou das fichas é elaborado, considerando-
-se em primeiro lugar o grupo primário, seguindo-se o 
secundário e finalmente o terciário.
 z Vantagens: redução de erros de arquivamento; 
rapidez na localização e arquivamento, uma vez 
que trabalha com grupos de dois dígitos; expansão 
equilibrada do arquivo distribuído em três gran-
des grupos; possibilidade de divisão equitativa do 
trabalho entre os responsáveis pelo arquivo.Des-
vantagens: leitura não convencional dos núme-
ros; disposição física dos documentos de acordo 
com o sistema utilizado na leitura” (FREIBERGER, 
2012).
Método Ideográfico
O método ideográfico tem por eixo os assuntos 
internos ou das atividades-fim, explicitamente ou 
não, nos documentos. Segundo (MARIANO, 2010), eles 
dividem-se em enciclopédico, dicionário, duplex, uni-
termo, decimal.
 z Enciclopédico: faz prevalecer a classificação pelos 
assuntos básicos ou temas que admitem diversas 
decomposições. É muito indicado quando a depar-
tamentalização é por processo e existem campos 
técnicos bem definidos. 
 z Método dicionário: despreza a classificação por 
assuntos correlatos em subcampos, procedendo-se 
apenas à rigorosa ordenação alfabética. É aconse-
lhável para pequenos arquivos. 
 z Método duplex: utilizado com o estabelecimento 
de um código numérico para os diversos títulos e 
subtítulos de assuntos principais e correlatos. 
 z Método de classificação decimal: o conhecimen-
to é dividido em 10 classes, e estas podem ser divi-
didas em outras 10 subclasses. 
 z Unitermo ou indexação coordenada: o método 
consiste em atribuir a cada documento ou grupo 
de documentos um número em ordem crescente, 
de acordo com a sua entrada. Esse número, deno-
minado número de registro, é controlado através 
de livro próprio, deve ser assinalado no documen-
to em local visível e previamente determinado”.
 z Decimal: tem por eixo um plano prévio de distri-
buição dos documentos em dez grandes classes, 
cada uma podendo ser subdividida em dez sub-
classes e assim por diante.
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Método Geográfico
O método geográfico pode ser feito por:
 z Nome do estado, cidade e correspondente “quan-
do se organiza um arquivo por estados, as capitais 
devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por esta-
do, independentemente da ordem alfabética em 
relação às demais cidades, que deverão estar dis-
postas após as capitais. Neste caso, há necessidade 
de se utilizar guias divisórias com notações indica-
tivas dos nomes dos estados” (FREIBERGER, 2012).
 z Nome da cidade, estado e correspondente 
“Quando o principal elemento de identificação é a 
cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa 
ordem alfabética por cidades, não havendo desta-
que para as capitais. Nesse caso, não é necessário 
o emprego de guias divisórias correspondentes aos 
estados, pois as pastas são guardadas em ordem 
alfabética pela cidade. É imprescindível, porém 
que as pastas tragam os nomes dos estados, em 
segundo lugar, porque há cidades com o mesmo 
nome em diferentes estados (FREIBERGER, 2012).
 z Correspondência com outros países “Quando se 
trata de correspondência com outros países, alfabeta-
-se em primeiro lugar o país, seguido da capital e do 
correspondente. As demais cidades serão alfabetadas 
em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos 
países a quese referem” (FREIBERGER, 2012).
Sistemas Padronizados
“Variadex: esse método foi padronizado pela 
“Remington Rand”, sendo considerado uma variação 
do sistema alfabético. Para cada grupo de letras é defi-
nido uma cor associada. O método não é fixo, ou seja, 
as cores podem variar de país para país.
Importante!
O método Variadex é Alfabético e Padronizado!
 z Método soundex: método baseado no som das 
palavras, em função da pronúncia e da letra ini-
cial, método criado pela língua inglesa. Busca de 
sons próximos e semelhantes.
 z Método rôneo: conhecido também como método 
híbrido, é um método que está em franco desuso. O 
seu mecanismo consiste na combinação do méto-
do alfanumérico com o numérico ordinário.
 z Método automático: após 1950, as empresas esta-
vam em um novo momento administrativo e os 
materiais de arquivos tiveram que ter novas meto-
dologias, ou seja, ser flexíveis para atender a mas-
sa documental que cresceu exponencialmente” 
(MARIANO, 2010).
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Chegou o momento de aprofundarmos a avaliação!
A avaliação é processo de análise de documentos 
de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes são atri-
buídos” (DBTA, 2005). Ao se produzir um documento, 
é necessário identificar o período que ele será corren-
te, intermediário e se após o fim de sua tramitação, 
ele será eliminado ou recolhido à guarda permanente. 
Esse processo de análise é a avaliação.
Esse conceito de avaliação também pode cair na 
sua prova!
“Trabalho interdisciplinar que consiste em identifi-
car valores para os documentos (imediato e mediato) 
e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer 
prazos para sua guarda ou eliminação, contribuin-
do para a racionalização dos arquivos e eficiência 
administrativa, bem como para a preservação do 
patrimônio documental” (BERNARDES, 1998).
Avaliação de Documentos: objetivos
Segundo (CONARQ, 2019) e (BERNARDES, 1998), os 
objetivos da avaliação são:
 z Redução da massa documental;
 z Agilidade na recuperação dos documentos e das 
informações;
 z Eficiência administrativa;
 z Melhor conservação dos documentos de guarda 
permanente e da constituição de um patrimô-
nio arquivístico institucional como melhor apro-
veitamento dos recursos humanos, materiais e 
financeiros;
 z Racionalização da produção e do fluxo de docu-
mentos (trâmite);
 z Liberação de espaço físico;
 z Incremento à pesquisa;
 z Que nenhum documento seja preservado mais do 
que o necessário;
z Controle do processo de produção documental, 
orientando o emprego de suportes adequados ao 
registro da informação.
 z A avaliação é feita a partir das relações de orga-
nicidade com os outros documentos e os valores 
administrativos, legais, fiscais (primários) ou his-
tóricos (secundários).
 z A avaliação deve ocorrer independente do suporte!
 z A avaliação é feita no Arquivo Corrente, geral-
mente, conjunta a classificação.
 z Para que a avaliação seja eficaz, os documentos 
devem estar classificados e em métodos de arqui-
vamento eficientes.
 z É uma atividade primordial para a racionalização do 
ciclo de vida do documento, visto que ao analisar e 
selecionar os documentos e definir a sua destinação 
(eliminação ou guarda permanente), os documentos 
cumprem sua função administrativa ao mesmo 
tempo que podem ser preservados pelo potencial 
de uso que apresentam para a administração que 
os gerou e para a sociedade.
 z Não pode ser feita de forma Isolada, é feita por 
séries documentais.
 z Possuem caráter Irrevogável!
 z O resultado do processo de avaliação é a Tabela de 
Temporalidade (será nosso próximo tópico)!
 EXERCÍCIOS COMENTADOS
1. (FCC – 2018) No processo de gestão de documentos 
arquivísticos, são definidos quais documentos serão 
preservados e quais serão eliminados, de acordo com 
os seus valores. Trata-se de atribuição