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ARQUIVOLOGIA
Didatismo e Conhecimento 1
ARQUIVOLOGIA
1 ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIOS E CONCEITOS.
A arquivística ou arquivologia é uma ciência que estuda as funções do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem 
observados durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos. É a Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações 
que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, 
que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, 
utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.
O arquivista é um profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. Ele pode 
trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais etc. É o 
responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida 
nos documentos. Também tem por função a preservação do patrimônio documental de um pessoa (física ou jurídica), institução e, 
em última instância, da sociedade como um todo. Ocupa-se, ainda, da recuperação da informação e da elaboração de instrumentos de 
pesquisa, observando as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.
O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e conservação de arquivos, na 
elaboração de projetos e na implantação de instituições e sistemas arquivísticos, no gerenciamento da informação e na programação e 
organização de atividades culturais que envolvam informação documental produzida pelos arquivos públicos e privados. Uma grande 
dificuldade é que muitas organizações não se preocupam com seus arquivos, desconhecendo ou desqualificando o trabalho deste 
profissional, delegando a outros profissionais as atividades específicas do arquivista. Isto provoca problemas quanto à qualidade do 
serviço e de tudo o que, direta ou indiretamente, depende dela.
Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém 
ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem 
ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, 
Municipal), institucionais, comerciais e pessoais. 
Um documento (do latim documentum, derivado de docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretudo gráfico, que 
comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação etc. No meio jurídico, documentos são freqüentemente 
sinônimos de atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. 
Documento arquivístico: Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da 
atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de prova dessa atividade. 
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão 
revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.
Administrar, organizar e gerenciar a informação é, hoje, uma preocupação entre as empresas e entidades públicas e privadas de 
pequeno, médio e grande porte de diversos segmentos, que encontram na Tecnologia da Gestão de Documentos uma poderosa aliada 
para a tomada de decisões e um facilitador para a gestão de suas atividades.
A Gestão de Documentos é também um caminho seguro, rápido e eficiente para as empresas se destacarem dos seus concorrentes 
e conquistarem certificações.
A Gestão de Documentos contribui no processo de Acreditação e Certificação ISO, porque assegura que a informação produzida 
e utilizada será bem gerenciada, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das informações, além de proporcionar benefícios 
como: racionalização dos espaços de guarda de documentos, eficiência e rapidez no desenvolvimento das atividades diárias e o 
controle do documento desde o momento de sua produção até a destinação final.
Com relação à Acreditação, a Gestão de Documentos é fator determinante também para cumprir a Resolução 1.639/2002, do 
Conselho Federal de Medicina, onde é definido que os prontuários médicos são de guarda definitiva e, portanto, não podem ser 
descartados sem o devido planejamento de como garantir a preservação das informações.
Administrar e gerenciar documentos, a partir de conceitos da Gestão Documental, proporciona às empresas privadas e entidades 
públicas maior controle sobre as informações que produzem e recebem. 
A implantação da Gestão de Documentos associada ao uso adequado da microfilmagem e das tecnologias do GED (Gerenciamento 
Eletrônico de Documentos), deve ser efetiva visando à garantia no processo de atualização da documentação, interrupção no processo 
de deterioração dos documentos e na eliminação do risco de perda do acervo, através de backup ou pela utilização de sistemas que 
permitam acesso à informação pela internet e intranet.
A eficiente gestão dos arquivos públicos municipais contribui para uma melhor administração dos recursos das cidades e 
municípios, além de resguardar os mesmos de penalidades civis e administrativas, que estes estão sujeitos se não cumprirem a 
legislação em vigor ou ainda, se destruírem documentos de valor permanente ou de interesse público e social.
Didatismo e Conhecimento 2
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A Gestão de Documentos no âmbito da administração pública atua na elaboração dos planos de classificação dos documentos, 
TTD (Tabela Temporalidade Documental) e comissão permanente de avaliação. Desta forma é assegurado o acesso rápido à 
informação e preservação dos documentos.
PRINCÍPIOS:
Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. 
São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem 
ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, 
acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva 
individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a 
qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações 
internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, 
em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, 
destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
2 GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DE 
DOCUMENTOS. 2.1 PROTOCOLO: 
RECEBIMENTO, REGISTRO, 
DISTRIBUIÇÃO, TRAMITAÇÃO E 
EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. 
A qualidade da administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida. Deter-
minará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. 
O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os métodos de adminis-
tração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizadosna administração dos arquivos correntes, lembrando que é 
um dos princípios básicos da arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original.
Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deverão ser descartados, recolhidos 
ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das 
atividades correntes.
Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para 
as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois 
que tenham servido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando:
a) Uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;
b) Quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes;
c) E quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor 
contínuo para pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos 
desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A admi-
nistração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criação, de tal 
forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao 
“limbo” de um depósito intermediário.
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Assim, os Arquivos também têm ciclo de vida e este é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação 
ou fato que motivou a sua produção e da sua freqüência de uso. Essa fase se diz na Arquivologia que tem relação com a VIGÊNCIA 
do documento (a razão de ser do documento).
Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas, 
para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado. 
Então o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:
Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente 
vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua 
vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.
Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi-Ativo. São Arquivos que aguardam em depósito 
de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração.
Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em 
caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público. 
A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou 
valiosos, mais difícil se torna administrá-los. Geralmente, os documentos mais valiosos são os que se referem às origens, à organi-
zação e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução 
das funções da repartição. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma política nem 
sempre podem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operações de rotina 
são facilmente classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso 
corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que 
os originaram. As orientações neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, além disso, são difíceis de reunir 
para serem preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de 
documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor 
para as operações correntes, quando já se tornou obscura a sua identificação.
A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases:
a) levantamento de dados;
b) análise dos dados coletados;
c) planejamento;
d) implantação e acompanhamento.
1. Organização e Administração de Arquivos Correntes
1.1. Levantamento de Dados
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documen-
tos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. É 
preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de documentos mais frequentes; os modelos e formulários em uso; volume e 
estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamen-
tos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de 
normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências 
sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o equipamento 
(quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, 
estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax).
1.2. Análise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O 
diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, 
das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
1.3. Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, 
torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades 
da instituição a que pretende servir.
1.3.1. Posição do arquivo na estrutura da instituição
Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, 
tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios pro-
blemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas.
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1.3.2. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo
A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem 
ser sempre centralizados.
1.3.2.1. Centralização
Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração de todas as atividades de 
controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da 
estrutura organizacional, frequentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.
Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de ar-
quivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida delimitação de responsabilidades, constituição de 
conjuntos arquivísticos mais completos, redução dos custos operacionais, economia de espaço e equipamentos.1.3.2.2. Descentralização
A descentralização, por si só, é um grande ato de classificação.
Deverá ser aplicada em nível de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os 
documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser mantido 
também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece 
basicamente a dois critérios:
•	 Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, também denominados núcleos de arquivo ou 
arquivos setoriais.
•	 Descentralização das atividades de controle e dos arquivos
1.3.2.3. Coordenação
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência são imprescindíveis à criação 
de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A coordenação terá por 
atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a deter-
minar normas específicas de operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reor-
ganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reuniões 
periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser 
exercida pelo arquivo permanente da entidade.
1.3.3. Escolha de métodos de arquivamento e classificação
O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma 
a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos 
sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.
Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão.
Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da 
organização e da função. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento, leva-se em conta o valor 
comprobatório dos mesmos. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização, pode-se removê-los para uma desti-
nação adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, além disso, são classificados pela função – separando-se a função 
substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitados), a política da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentação importante da 
secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição, seletivamente, dos documentos 
depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de ar-
quivamento.
1.3.3.1. Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, uma constituída de papéis ex-
pedidos e outra de recebidos. A característica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, é o registro. No serviço de registro 
protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem números consecutivos. Esses números são a chave para o 
controle dos documentos em ambas as séries, e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos 
dos documentos; nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada 
série. Num sistema de registro mais aperfeiçoado, os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades 
de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Essas unidades são registradas 
numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja 
chave é o número das unidades de arquivamento. O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de 
material documentário.
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Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos, isto é, livros 
ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle 
vale-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete, que veremos mais adiante.
1.3.3.2. Elementos de Classificação
Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se 
referem (funções, atividades e atos); b) a estrutura do órgão que os produz; c) o assunto dos documentos.
Em vista disso, os métodos de organização podem ser funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins 
(substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execução de qualquer espécie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, 
ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser 
seguida em todos os casos do mesmo gênero.
Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento. Por exemplo, o item Patrimônio pode estar 
organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabética; o item Correspondência, em ordem cronológica etc.
1.3.3.3. Princípios de classificação
Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise 
de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referência e similares. Os 
documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados, desde que as repartições que 
os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. Entretanto, os documentos públicos devem ser classificados 
em relação à função, pois resultam de uma função, são usados em relação à função e devem, portanto, ser classificados de acordo com 
esta (vide Resolução nº 14 do CONARQ que trata da Classificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos 
as atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui).
1.3.4. Escolha das Instalações e equipamentos
Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico.
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e 
outros.
Notação é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. Também poderá ser aberta ou fechada. 
Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim. 
A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da guia, a um terço, um 
quarto ou um quinto.
Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo.
Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações. Tais tiras são inseridas nas 
projeções das pastas ou guias.
Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética 
e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.
Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim.
1.3.5. Constituição de arquivos intermediários
Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em âmbito go-
vernamental,em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física.
1.4. Implantação e acompanhamento
O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual 
deverá incluir organogramas e fluxogramas, terminologia, informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsa-
bilidades, detalhamento das rotinas etc.
PROTOCOLO:
É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito melhor do que já se viu há algum 
tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda não é o desejado. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda 
maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de 
agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural. 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, 
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação 
dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos 
recebidos e/ou expedidos. 
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É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas 
que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar 
que tal aumento teve sua importância para a área da arquivista, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. 
Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um 
problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar 
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo. 
É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, 
distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. 
E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, 
ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema 
inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão 
logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma 
ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer 
tiveram sua tramitação ou destinação registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas 
que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das 
vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro, destaca-se: 
	 Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a 
seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser 
distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se: 
	 Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus 
respectivos destinatários;
	 Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de 
antecedentes, se existirem;
	 Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida;
	 Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
	 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
	 Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; 
	 Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma 
correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, 
setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da 
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se 
podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou reco-
lhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação 
do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com 
relação a expedição de documentos, destacam-se:
	 Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
	 Separar as cópias, expedindo o original;
	 Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias 
documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de 
rotinas em cada instituição. 
DECRETO Nº 52.658, DE 23 DE JANEIRO DE 2008
Introduz medidas desburocratizantes na recepção de documentos no âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo
JOSÉ SERRA, Governador do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,
Decreta:
Artigo 1º - Fica vedada, na recepção de documentos por órgãos e entidades da Administração direta, autárquica e fundacional, a 
exigência de reconhecimento de firmas ou de autenticação de cópias.
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Artigo 2º - O disposto no artigo 1º deste decreto não se aplica quando haja determinação legal expressa em sentido contrário.
§ 1º - Na hipótese de que trata o “caput” deste artigo, o servidor deverá proceder ao cotejo, respectivamente, com a cédula de 
identidade do interessado ou com o respectivo documento original e, somente se houver dúvida fundada, exigirá o reconhecimento 
da firma ou a autenticação da cópia.
§ 2º - Eventual exigência do servidor será feita por escrito, motivadamente, com a indicação do dispositivo legal em que ela 
está prevista e da razão específica da dúvida, presumindo-se, caso não o faça, que não considerou necessário o atendimento da 
formalidade.
§ 3º - Verificada a qualquer tempo a ocorrência de fraude ou falsidade em prova documental, reputar-se-ão inexistentes os atos 
administrativos dela resultantes, cumprindo ao órgão ou entidade a que o documento tenha sido apresentado expedir a comunicação 
cabível ao órgão local do Ministério Público.
Artigo 3º - As Secretarias de Estado, as autarquias e as fundações instituídas ou mantidas pelo Estado:
I - manterão em local visível e acessível ao público relação atualizada das hipóteses, pertinentes aos respectivos âmbitos de 
atuação, em que há determinação legal expressa de reconhecimento de firmas ou de autenticação de cópias;
II - divulgarão o conteúdo deste decreto em seus sítios eletrônicos, na RedeMundial de Computadores - Internet.
Artigo 4º - O disposto neste decreto aplica-se, no que couber, às empresas em cujo capital o Estado tenha participação majoritária 
e às demais entidades direta ou indiretamente controladas pelo Estado.
Parágrafo único - Os representantes da Fazenda do Estado nas entidades mencionadas no “caput” deste artigo e o Conselho de 
Defesa dos Capitais do Estado - CODEC, da Secretaria da Fazenda, adotarão, em seus respectivos âmbito de atuação, as medidas que 
se fizerem necessárias ao cumprimento das normas ora editadas.
Artigo 5º - Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Palácio dos Bandeirantes, 23 de janeiro de 2008
JOSÉ SERRA
2.2 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 2.3 ARQUIVAMENTO
 E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 2.4 TABELA DE 
TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
Entende-se por classificação: o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de 
elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.
Por outras palavras, é um método que permite ordenar os vários elementos de um conjunto de acordo com as suas semelhanças 
e diferenças, agrupando o que é semelhante e separando o que é diferente.
Na classificação de documentos em arquivos pode-se distinguir dois aspectos distintos:
•	 A classificação como ato mental; que pressupõe uma divisão intelectual e sistemática de um conjunto de documentos em 
grupos e subgrupos; 
•	 A disposição material e física desses grupos; colocando-se os documentos numa ordem previamente estabelecida e de 
acordo com o sistema de classificação concebido para o efeito.
Na classificação, as operações de descrição de conteúdo de um documento consistem na determinação do seu assunto principal e 
eventualmente, um ou dois assuntos secundários que se traduzem pelo termo mais apropriado figurando num dos tipos classificatórios.
As linguagens classificatórias (decimal, CDU, e outras) são instrumentos de trabalho muito importantes e que se encontram 
ligados às necessidades do funcionamento dos arquivos, bibliotecas, centros e serviços de documentação. Permitem representar de 
maneira sintética o assunto de um documento e reagrupar as obras nas prateleiras por afinidade de conteúdo.
Sistemas de Classificação
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:
Classificação Alfabética
Classificação Numérica
Didatismo e Conhecimento 8
ARQUIVOLOGIA
Classificação Alfa-numérica
Classificação Cronológica
Classificação Geográfica
Classificação Ideológica
Classificação Decimal
Classificação Decimal Universal (CDU)
Classificação Automática
A indexação é a operação que consiste em descrever e caracterizar um documento com o auxilio de representações dos conceitos 
contidos nesses documentos, isto é, em transcrever para linguagem documental os conceitos depois de terem sido extraídos dos 
documentos por meio de uma análise dos mesmos. A indexação permite uma pesquisa eficaz das informações contidas no acervo 
documental.
A indexação conduz ao registro dos conceitos contidos num documento de uma forma organizada e facilmente acessível, mediante 
a constituição de instrumentos de pesquisa documental como índices e catálogos alfabéticos de matérias. A informação contida num 
documento é representada por um conjunto de conceitos ou combinações de conceitos.
A indexação processa-se em duas fases:
a. Reconhecimento dos conceitos que contêm informação:
•	 Apreensão do conteúdo total do documento;
•	 Identificação dos conceitos que representam esse conteúdo;
•	 Seleção dos conceitos necessários para uma pesquisa posterior.
b. Representação dos conceitos em linguagem documental com o auxílio dos instrumentos de indexação:
•	 Servem ao indexador para indexar o documento;
•	 Servem ao utilizador para recuperar a informação;
•	 Contribuem para a uniformidade e consistência da indexação;
Nos arquivos e centros, ou serviços de documentação, utilizam-se, normalmente, a indexação coordenada e a indexação por 
temas.
Os parâmetros a ter em conta para realizar tarefa de indexação são:
0. Exaustividade
•	 Todos os assuntos (conceitos) de que trata o documento estão representados na indexação;
•	 Não existe seleção de termos. Especificidade.
•	 A descrição do conteúdo traduz, o mais próximo possível, a informação que o documento contém;
•	 Não se utilizam termos de indexação demasiados genéricos ou demasiado específicos, relativamente aos conceitos expressos 
no documento.
c. Uniformidade
•	 É um parâmetro muito importante ligado a qualidade da indexação;
•	 Procura anular a sinonímia (palavras de significação idêntica ou parecida, mas não tem o mesmo valor e emprego), 
representando para um mesmo conceito a escolha de um mesmo termo;
•	 Utiliza, sempre que possível, termos de estrutura idêntica para a representação de conceitos análogos.
d. Coerência
•	 Aplicação dos mesmos princípios e critérios de escolha para a resolução de casos análogos, implicando uma uniformidade 
intrínseca ao próprio sistema.
e. Pertinência
•	 A indexação deve ser feita sempre em função do utilizador.
f. Eficácia
•	 Capacidade de um sistema de informação recuperar a informação relevante, nele armazenada de uma forma eficaz e com o 
mínimo de custo. A qualidade num processo de indexação é influenciada pelos seguintes parâmetros:
a. Características dos instrumentos de indexação utilizados;
Características do indexador:
•	 Pessoais: objetividade, imparcialidade, espírito de análise, capacidade de síntese, desenvolvimento intelectual, sociabilidade, 
cultura geral, cultura específica e outras.
•	 Profissionais: conhecimento técnicos que permitam decisões acertadas, conhecimentos profundos acerca do sistema de 
indexação em que está integrado.
Didatismo e Conhecimento 9
ARQUIVOLOGIA
Plano de Classificação
O objetivo primordial de uma eficaz estruturação dos arquivos consiste na criação de condições para a recuperação da informação 
de forma rápida, segura e eficaz. Por esta razão, se deve estabelecer no início de funcionamento de um arquivo, o plano de classificação 
ou plano do arquivo.
O conceito de classificação e o respectivo sistema classificativo a ser adotado, são de uma importância decisiva na elaboração 
de um plano de classificação que permita um bom funcionamento do arquivo. É uma tarefa muito importante, primordial, difícil 
e morosa e deve ser elaborada com o máximo cuidado de forma a não se cometerem erros que se repercutirão na estrutura e bom 
funcionamento do arquivo.
Um bom plano de classificação deve possuir as seguintes características:
•	 Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adotando critérios que potenciem a resolução dos problemas. Quanto mais 
simples forem as regras de classificação adotadas, tanto melhor se efetuará a ordenação da documentação;
•	 A sua construção deve estar de acordo com as atribuições do organismo (divisão de competências) ou em última análise, 
focando a estrutura das entidades de onde provém a correspondência;
•	 Deverá ter em conta a evolução futura das atribuições do serviço deixando espaço livre para novas inclusões;
•	 Ser revista periodicamente, corrigindo os erros ou classificações mal efetuadas, e promover a sua atualização sempre que se 
entender conveniente.
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revo-
lucionado tanto quanto concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos 
após a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como expe-
riência, a poucos países. 
Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a gestão de documentos é uma operação arquivística “o processo de 
reduzir seletivamente a proporções manipuláveisa massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a 
conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental 
para efeitos de pesquisa”. 
Por outro lado, alguns concebem a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiência e 
economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois 
extremos, a legislação norte americana estabelece a seguinte definição: 
O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas 
com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, 
informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos 
e materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação e centros de arquivamento 
intermediários ou outras instalações para armazenagem. 
Sob tal perspectiva, a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou 
recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, do Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos 
diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e 
destinação final dos mesmos. 
Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou também abordar o tema conforme trabalho de James Rhoads. A função da gestão 
de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, segundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para 
alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases: 
•	 produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, 
fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos; 
•	 utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio 
e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de 
documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos; 
•	 destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação 
de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições 
arquivísticas. 
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer do-
cumento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com 
o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas 
relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho 
arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação 
nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico 
para sua recuperação. 
Didatismo e Conhecimento 10
ARQUIVOLOGIA
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encon-
tram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os as-
suntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos 
e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. 
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações. 
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as refe-
rências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere 
a dois ou mais assuntos. 
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. 
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de 
acordo com seu conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários. 
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais do-
cumentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos 
arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para 
a sociedade. 
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação de documentos no serviço público datam do final do século passado, 
em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá. No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públicos não é 
recente, mas o primeiro passo para sua regulamentação ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que 
em seu artigo 9º dispõe que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada 
mediante autorização de instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”. 
O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob o título Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em 
arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de temporalidade. 
Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então Divisão de 
Pré-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à eliminação e, conse-
qüentemente, à redução do volume documental e racionalização do espaço físico. 
A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na legislação que regula a prescrição de documentos administrativos, e en-
trevistas com historiadores e servidores responsáveis pela execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as informa-
ções relativas aos valores primário e secundário dos documentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesqui-
sa, respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que restrito à documentação já depositada no arquivo intermediário do Arquivo 
Nacional, foi constituída, em 1993, uma Comissão Interna de Avaliação que referendou os prazos de guarda e destinação propostos. 
Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e 
Coordenação (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por técnicos do Arquivo Nacional e daquela secre-
taria, cujos resultados, relativos às atividades-meio, serviriam de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para 
os documentos da administração pública federal. A tabela, elaborada com base nas experiências já desenvolvidas pelos dois órgãos, 
foi encaminhada, em 1994, à Direção Geral do Arquivo Nacional para aprovação. 
Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994,foi criada, dentre outras, a Câmara Técni-
ca de Avaliação de Documentos (Ctad) para dar suporte às atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela 
de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável também aos 
documentos produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientação a todos os órgãos partici-
pantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 
O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento básico para elaboração de tabelas referentes às atividades-meio do serviço 
público, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicação da 
tabela deverá estar condicionada à aprovação por instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. 
Didatismo e Conhecimento 11
ARQUIVOLOGIA
TABELA DE TEMPORALIDADE
A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades-meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá 
aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela 
básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato 
legal que lhe confira legitimidade. 
 
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda 
e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve ne-
cessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os 
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para 
observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de 
acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informa-
ção, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segun-
do um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. 
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para 
agilizar a sua localização na tabela. 
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, 
visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcio-
nalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto 
documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até homologação da 
aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é fre-
qüentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período 
em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor freqüência de uso, podendo ser transferido para depósito 
em outro local, embora à disposição desta. 
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administração 
(fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos prazos 
de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis: 
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: 
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, 
considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os se-
guintes setores arquivísticos: 
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); 
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição); 
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordi-
nado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal). 
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta 
variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo 
intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. 
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unidades 
organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo previsto para esta 
fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. 
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário: 
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, 
ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções. 
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não 
apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são 
consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. 
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do 
Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras 
instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio 
de informações sobre os respectivos acervos. 
Didatismo e Conhecimento 12
ARQUIVOLOGIA
4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da 
tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos 
documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, 
teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para os legar às gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, 
guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, 
por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente 
humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de 
documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramosadministrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:
Método alfabético: É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo 
imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do 
documento desejado, pois a consulta é direta.
Método numérico simples: Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma 
consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste 
método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero 
recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o 
cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este ultimo índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a 
ele, sabemos qual é o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
Método alfabético numérico: Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos 
métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que 
apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome 
de numeralfa e alfanumérico.
Método geográfico: Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão 
geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de 
especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem.
Método específico ou por assunto: Indiscutivelmente o método especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, 
é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de 
se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente 
o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do 
arquivista, nesta seleção.
Método decimal: Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação 
para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, 
sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.
Método simplificado: Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que 
a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.
Didatismo e Conhecimento 13
ARQUIVOLOGIA
3 ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS 
DE ARQUIVO.
Nos processos de produção, tramitação, organização e acesso aos documentos, deverão ser observados procedimentos específicos, 
de acordo com os diferentes gêneros documentais, com vistas a assegurar sua preservação durante o prazo de guarda estabelecido na 
tabela de temporalidade e destinação.
Alguns documentos, conforme as normas vigentes, deverão ser produzidos em formatos padronizados. Os documentos 
identificados nas tabelas de temporalidade e destinação como de valor permanente deverão ser produzidos em papéis alcalinos.
Cabe acrescentar que:
- Os papéis das capas de processos devem ser alcalinos;
- As presilhas devem ser em plástico ou metal não oxidável;
- As práticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas;
- Os dossiês, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões.
Todos os documentos devem ser preservados em condições adequadas ao seu uso, pelos prazos de guarda estabelecidos nas 
tabelas de temporalidade e destinação de documentos.
A informação deve estar adequadamente identificada, classificada e controlada, para que a localização e a devolução ao local de 
depósito sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de danos ou extravios. Para que esses procedimentos sejam efetivos e possam 
assegurar a manutenção das condições de acesso, eles devem ser regularmente revistos.
É importante que os registros relativos aos documentos sejam incorporados a um sistema de informações, como um banco de 
dados, e que os sistemas de recuperação sejam amplamente compatíveis.
Áreas de Armazenamento
Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades 
de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
Áreas Externas
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, 
por exemplo:
- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos;
- áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e construções irregulares;
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo;
- áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e aeroportos.
Áreas Internas
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, enquanto as de 
armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. O manual Recomendações para a construção de 
arquivos, publicado pelo CONARQ em 2000, reúne as indicações para a construção, reforma e adequação de edifícios de arquivos.
• Áreas de Depósito
Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:
- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a terrenos mais 
elevados, distanciados do lençol freático. No caso de depósitos em andares térreos, prever pisos mais elevados em relação ao solo e 
com boas condições de drenagem deste, pelas mesmas razões;
- prever condições estruturais de resistência a cargas, de acordo com as Recomendações para a construção de arquivos, do 
CONARQ;
- a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Se necessário, os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos 
devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também 
com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização;
- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito;
- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas 
e revestimentos;
Didatismo e Conhecimento 14
ARQUIVOLOGIA
- aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios 
solares, por meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para 
amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação;
- promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial com soluções de baixo custo, inclusive com a disposição 
adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar;
- evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes;
- manter suprimento elétrico de emergência.Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, 
a saber:
- documentos textuais, como manuscritos e impressos;
- documentos encadernados;
- documentos textuais de grande formato;
- documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
- documentos em meio micrográfico;
- documentos fotográficos;
- documentos sonoros;
- documentos cinematográficos;
- documentos em meios magnéticos e ópticos.
Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados separadamente, de acordo com sua base e condição 
de preservação.
Condições Ambientais
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, 
as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades específicas de preservação para cada 
tipo de suporte.
Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da região, nos casos de se elaborar um projeto de construção ou 
reforma, com vistas a obter os melhores benefícios, com baixo custo, em favor da preservação dos acervos.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que são aceleradas por 
flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas, 
especialmente dos raios ultravioleta.
A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% 
e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento 
em equipamentos, manutenção e energia.
Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a 
ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as proporções dos danos.
Com base nessas constatações, recomenda-se:
- armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido, 
isto é, em temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente 
definida;
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa 
estabilizados na média, evitando variações súbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em 
funcionamento sem interrupção;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;
Didatismo e Conhecimento 15
ARQUIVOLOGIA
- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, procurando reduzir ao máximo os contaminantes, 
utilizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura 
e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, sobretudo para a manutenção da estabilidade 
dessas condições, a saber: fotografias em preto e branco T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5% fotografias em cor T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 
5% filmes e registros magnéticos T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%.
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação.
A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do 
mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os 
documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados 
horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e 
acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que 
possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura 
sintética, de efeito antiestático.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e 
umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. 
Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores às dos 
documentos que irão abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo 
do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos.
Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de 
preservação dos documentos.
No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros internos de papel alcalino, para 
evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis.
Manuseio e Transporte
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos técnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usuários, 
merecendo recomendações afixadas nas salas de trabalho e de consulta, a saber:
- manusear os documentos originais com mãos limpas, de preferência fazendo uso de luvas. Além de luvas, os técnicos devem 
também utilizar guardapós, e máscaras para o manuseio de documentos.
Esta recomendação atende à saúde de usuários e técnicos, considerando-se que no passado foi frequente o uso de inseticidas, que 
em muitos casos ainda preservam elevados níveis de toxidez.
Esporos de microorganismos também podem ser fatores de contaminação e toxidez;
- utilizar também luvas e máscaras ao manusear fotografias, filmes, microfilmes, discos e suportes magnéticos e ópticos, 
considerando-se a fragilidade desses materiais e a necessidade de proteção dos usuários;
- manusear documentos de grandes formatos em mesas de grandes dimensões;
- utilizar escadas seguras, especialmente desenhadas para a retirada de documentos das estantes, bem como carrinhos, para o seu 
transporte entre o depósito e a sala de consulta, visando à segurança no trabalho e à integridade dos documentos;
- transportar documentos entre seções, para exposições ou para empréstimos externos ou serviços de terceiros, como 
microfilmagem e conservação, seguindo procedimentos padronizados de embalagem, transporte e manuseio, visando à preservação 
e segurança dos documentos.
Segurança
Toda instituição arquivística deve contar com um Planode Emergência escrito, direcionado para a prevenção contra riscos 
potenciais e para o salvamento de acervos em situações de calamidade com fogo, água, insetos, roubo e vandalismo.
Didatismo e Conhecimento 16
ARQUIVOLOGIA
Este plano deve incluir:
Um programa de manutenção do edifício, partindo de um diagnóstico prévio do prédio e de sua localização, para identificar:
- riscos geográficos e climáticos que possam ameaçar o prédio e o acervo;
- vulnerabilidades do edifício, quanto à sua função de proteger os acervos;
- níveis de vulnerabilidade dos materiais que compõem o acervo;
- vulnerabilidades administrativas (ex.: seguro, segurança).
Um plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a eliminação do maior número possível de riscos:
- inspecionar regularmente o prédio;
- manter em perfeitas condições de funcionamento os sistemas elétrico, hidráulico e de esgoto do prédio;
- implantar um programa integrado contra pragas;
- instalar sistemas confiáveis de detecção e combate de incêndio e de suprimento elétrico de emergência;
- manter todo o acervo documental identificado e inventariado;
- implantar procedimentos de segurança e de limpeza periódica nos depósitos.
Um plano de salvamento e de segurança humanos:
- formar e treinar periodicamente a brigada de incêndio;
- utilizar sinalização de segurança e de escape para casos de emergência;
- efetuar treinamentos e simulações periódicas de emergência.
Um plano de salvamento de acervos (plano de emergência):
As instituições depositárias de acervos deverão ter um plano de emergência escrito para salvamento do acervo em casos de 
calamidade, atendendo às especificidades de seu acervo e às condições de localização do mesmo em suas dependências.
Uma vez elaborados, os planos de emergência irão requerer recursos materiais e humanos, sendo interessante poder organizá-los 
de forma cooperativa, entre instituições de uma mesma cidade ou região.
Um plano de emergência contém as providências necessárias para o salvamento dos documentos. Entre os preparativos estão 
os de minimizar ao máximo os riscos de fogo, por meio de sistemas de alarmes e supressão automática, e todos os outros riscos 
potenciais, como vimos, por meio de vistorias e manutenção periódicas.
Acervos de grande importância para a instituição deverão ser identificados com antecedência. O ideal é que este procedimento 
inclua uma planta baixa que indique claramente a localização dos acervos prioritários para efeito de resgate.
O plano de emergência contará com uma equipe técnica e uma administrativa com atribuições específicas, para as várias atividades 
que irão demandar a pronta resposta e a recuperação dos acervos atingidos, no caso de algum sinistro.
Cada instituição deverá ter o seu próprio coordenador de emergência, mesmo que esteja organizada em um plano cooperativo.
a) Coordenador – tomará as decisões e irá interagir com os demais membros do grupo, com as equipes de resgate técnica e 
administrativa e com as áreas técnicas e administrativas da instituição;
b) Agentes de comunicação – farão contato com:
- autoridades policiais, Corpo de Bombeiros ou Defesa Civil;
- áreas técnicas da instituição;
- demais instituições, imprensa;
- empresas fornecedoras de materiais.
c) Especialistas de conservação, para os diferentes tipos de acervo, que poderão ser da própria instituição ou externos, dentro de 
um programa de cooperação entre instituições.
d) Equipe técnica substituta – quando os integrantes da equipe titular não conseguirem chegar ao local a tempo. Esta equipe 
deverá participar de todos os treinamentos e simulações.
O plano deve ser testado e revisto em intervalos regulares, e todo o pessoal da instituição precisa estar familiarizado com ele, seja 
tendo participado de sua elaboração, ou pelo treinamento nos procedimentos de emergência.
Didatismo e Conhecimento 17
ARQUIVOLOGIA
4 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 
5 TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS: 
MICROFILMAGEM; AUTOMAÇÃO; PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO
 E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS.
Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à função ou atividade que o documento 
irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nascimento. 
Exemplo: Espécie e Tipologia documental: 
Espécie Tipologia 
Contrato Contrato de locação
Alvará Alvará de funcionamento
Certidão Certidão de nascimento
A fase de identificação pressupõe o reconhecimento de elementos que caracterizam os documentos, seja em fase de produção ou 
de acumulação nos arquivos, em instrumentos de coleta de dados. É uma fase que busca o conhecimento dos procedimentos e rotinas 
de produção de documentos no órgão, cujo resultado final é a definição das séries documentais. 
O estudo do contexto de produção das tipologias identificadas pressupõe o levantamento de elementos, que versem a sua criação, 
estrutura e desenvolvimento do órgão, sendo esta a primeira tarefa da identificação. A segunda é a identificação do tipo documental, 
a qual está baseada no método diplomático, que é utilizado para extrair e registrar os elementos constitutivos do documento, visando 
entender e conhecer o seu processo de criação. O registro desses elementos nessa fase é imprescindível para a análise realizada na 
fase da avaliação, função arquivística, que tem por finalidade atribuir valores para os documentos, definindo prazos para sua guarda, 
objetivando e racionalização dos arquivos como meio de proporcionar a eficiência administrativa. 
Neste sentido, a fase de identificação assume um papel relevante no processo de continuidade do fazer arquivístico, fornecendo 
dados, que serão utilizados no processo da avaliação. 
O histórico da identificação inicia-se nas primeiras Jornadas de Identificação e Avaliação de Fundos Documentais das Adminis-
trações Públicas, realizadas em 1991, em Madrid na Espanha, na qual a identificação foi reconhecida como uma fase da metodologia 
arquivística
Este reconhecimento definiu qual é o momento arquivístico para o desenvolvimento desta fase e como aplicar esta metodologia. 
A identificação passa a ser considerada como a primeira fase do trabalho arquivístico, e o seu corpo metodológico se divide em três 
etapas: “identificação do órgão produtor, identificação do elemento funcional e a identificação do tipo documental” 
No Brasil, o Arquivo Nacional a partir de 1981, implantou o Programa de Modernização Institucional-Administrativa, o qual era 
constituído de vários projetos, sendo que um deles previa a identificação e controle dos conjuntos documentais recolhidos. A ativida-
de da identificação, adquiriu uma importância maior e foi definida como uma das metas no tratamento dos conjuntos
Com o término desses trabalhos, foi publicado o manual de procedimentos para a identificação de documentos em arquivos pú-
blicos e o manual de levantamento da produção documental em 1985 e 1986, respectivamente. 
Naquele momento, a metodologia da identificação apresentava um enfoque para o tratamento de massas documentais acumu-
ladas nos arquivos, e a discussão proposta pelo Arquivo Nacional não chegou ao nível da identificação da tipologia documental, ou 
seja, passou longe da discussão sobre as características do documento, focando apenas o nível do fundo.
Atualmente, a metodologia de identificação tipológica é realizada no tratamento documental, porém, é parcialmente reconhecida 
na área. Mesmo estando presente na literatura, há uma variação na designação do termo, este é encontrado como: tarefa, levantamen-
to de dados, diagnóstico de problemas documentais, análise de produção, análise dos documentos, análise do fluxo documental; do 
órgão produtor ou da instituição produtora; estudo da estrutura organizacional, entre outros. 
A “fase do tratamento arquivístico consiste na investigação e sistematização das categorias administrativas em que