RESUMO DE ARQUIVOLOGIA

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Resumo de Arquivologia
Conceitos Iniciais
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.
Informação: Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos em um documento.
Arquivo (segundo lei 8.159/91): Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Arquivo (Segundo Marilena Leite Paes): é a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como por exemplo: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático.
Arquivo (Segundo Heloísa de Almeida Prado): Arquivo é toda coleção* de documentos conservados, visando a utilidade que poderão oferecer futuramente. * Só para a Heloísa que arquivo é coleção.
Arquivo: acumulação ordenada de documentos criada por uma instituição ou pessoa, preservados a consecução de seus objetivos.
Biblioteca: conjunto de material na maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
Museu: Instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objeto de valor cultural.
Centro de Documentação: instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e disseminação de informações. Ele inclui documentos de arquivo, biblioteca e museu.
Cessação de atividades da Instituição de caráter público: implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Fundo: conjunto de documentos de uma mesma proveniência.
Fundo Fechado: conjunto de conjunto de documentos que não recebe mais acréscimos porque a instituição encerrou suas atividades, SALVO os documentos produzidos enquanto a instituição estava funcionando, aí pode receber.
Princípios Arquivísticos
Princípio da Proveniência, Procedência ou Respeito aos Fundos: Duchein (1977) diz: o respeito aos fundos consiste em manter os arquivos agrupados, sem misturá-los aos outros provenientes de uma administração, instituição ou de uma pessoa física ou jurídica. É fundamental o respeito à origem dos documentos. Ou seja, os arquivos devem ser organizados por fundos ou núcleos de uma mesma fonte produtora/geradora, não devendo ser misturados aos de outras fontes. O princípio da proveniência diz que os devem ser mantidos, num mesmo fundo, os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora. Já o princípio do respeito aos fundos diz que os documentos de uma fonte geradora não devem ser misturados aos documentos de outra fonte geradora.
Organicidade: Segundo Heloísa Bellotto os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas. Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
Ordem Original/Ordem Primitiva: o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Ordem material: ordem material é a ordem física; ordem intelectual: a ordem em que os documentos foram produzidos. A ordem intelectual é Essencial para a manutenção da ordem original. Então podemos dizer que a ordem original não faz referência à ordem material e sim à ordem intelectual, porque é a principal.
Indivisibilidade ou integridade arquivística: devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Esse princípio deriva do
Princípio da Proveniência.
Unicidade: caráter único em função do contexto em que foram produzidos. O que importa mesmo é o contexto de produção do arquivo. Não interessa o suporte (papel, CD...), gênero, forma ou tipo. Há os originais múltiplos, como as circulares, por exemplo, que são produzidas em várias vias, mas cada via vai para um setor, portanto, continuam sendo únicos dentro do contexto no qual foram produzidos.
Cumulatividade ou Naturalidade: arquivo deve ser tratado como uma “formação progressiva, natural e orgânica”. Essas características levam à sedimentação.
Territorialidade diz que os arquivos públicos devem fazer parte do território no qual foram criados, devendo pertencer a eles. Esse princípio existe em conjunto com o princípio da proveniência e é através deles que os documentos são protegidos de dispersão e de perda de contexto.
Reversibilidade: Se necessário, o procedimento ou tratamento aplicado nos arquivos poderá ser revertido, permite que a classificação seja alterada por pessoas e métodos específicos.
Pertinência Temática: Esse aqui é perigoso. Ele confronta o princípio da Proveniência (o mais importante) e diz que os arquivos devem ser organizados por temas ou assuntos.
Pertinência Territorial: oposto ao de princípio da proveniência, aqui os arquivos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos. A
aplicação desse princípio faria com que os documentos fossem espalhados pelos territórios porque contêm assuntos sobre A ou B.
Acessibilidade: condição ou possibilidade de acesso a serviços de referência, informação.
Autenticidade: documentos devem ser criados, guardados e conservados respeitando as normas, técnicas e processos que garantam sua veracidade e confiabilidade. Um documento autêntico é aquele que foi criado por quem deveria e com a estrutura que deveria (nas suas mais diversas nuances). Repare que em nenhum momento falamos que o que está escrito deve ser verdadeiro e sim que o que está escrito deve ter sido feito pela pessoa correta e no formato correto.
Veracidade: diz que o conteúdo do documento corresponde verdadeiramente aos fatos. Levamos em consideração a veracidade do que está sendo dito, a correspondência com a realidade.
Autêntico + verídico = documento totalmente confiável para fins de prova documental.
Inter-relacionamento: os documentos de arquivo possuem relações entre si, são conexos. Tem a ver com a organicidade.
Arquivos Correntes ou de Primeira Idade: consultados frequentemente; tem valor primário; são aqueles que em curso, ou sem movimentação, tem consultas freqüentes; próximos do órgão que os recebeu ou produziu. Possui valor primário, administrativo, fiscal, legal. O acesso a documentos da fase corrente é restrito ao produtor. Localizado no arquivo setorial.
- Transferência: do corrente para o intermediário. Do corrente para o intermediário traz mais economia para empresa/órgão. Pode eliminar direto aqui.
- Primeira Idade ou de Fase Ativa
-“ Os arquivos correntes são de consulta frequente e devem estar localizados próximos aos usuários. Há fixidez sim! Fácil acesso e localização conhecida.”CESPE – IPHAN 2018
Atividades do arquivo corrente:
- PROTOCOLO*: envolve o recebimento, registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação.
- EXPEDIÇÃO: fase externa.
- ARQUIVAMENTO: documento vai pra mobiliário pois não usa tanto.
- EMPRÉSTIMO E CONSULTA: Guia-fora: colocado no lugar de item documental para assinalar a sua remoção temporária.
- DESTINAÇÃO: pode ser transferido pro intermediário; pode ser recolhido pro permanente; pode ser eliminado.
TRAMITAÇÃO/movimentação dos documentos é de responsabilidade do protocolo. Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
--ANEXAÇÃO: é a juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. Trata ainda do mesmo assuntoe da mesma pessoa.
--APENSAÇÃO: 
Arquivos Intermediários ou de Segunda Idade: Não precisam “estar próximos”, mas continuam necessários e eventualmente acessados. Possui valor primário decrescente, administrativo, fiscal, legal. “Arquivos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” – 8.159/91.
- Transferência: do corrente para o intermediário. Pode eliminar direto aqui.
- O acesso aos documentos dessa fase é restrito aos produtores, mas outras pessoas interessadas podem conseguir autorização para acesso.
Arquivos Permanentes ou de Terceira Idade: O arquivo permanente (ou de terceira idade) é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Valor Secundário, histórico, cultural, probatório, informativo. “Documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis” – 8.159/91.
-Recolhimento: do corrente pro permanente ou do intermediário pro permanente.
- Acesso é livre.
- Principais atividades dos arquivos permanentes: arranjo, descrição/publicação, referência, conservação.
- classificação nos arquivos permanentes= ARRANJO.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente - 8.159/91, art 3º.
· Gestão de Documentos: Fase Corrente e Intermediária
· Gestão de Documentos: preservação dos documentos.
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.
Produção de Documentos – primeira fase.
Utilização de Documentos – segunda fase, fase corrente e intermediária.
Avaliação e Destinação de Documentos – terceira fase.
Programa Geral: PUD/PUAD, produção, utilização, avaliação e destinação
Programa Completo: PUTAA produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento.
DBTA = Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Ligada à Tabela de Temporalidade.
Destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
CLASSIFICAÇÃO--->ORDENAÇÃO--->ARQUIVAMENTO
 
Classificação :
 → Leitura do documento para averiguar a qual código o mesmo pertence
→ Ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados
→ Operação INTELECTUAL
→ Elabora esquemas para o agrupamento de documento
Ordenação:
→ reunião dos documentos que tratam do mesmo assunto, para agilizar o arquivamento e reduzir as ocorrências de erros.
→Operação INTELECTUAL
→ disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação​
Arquivamento
→ guarda do documento no local que lhe foi previamente definido.
→ Operação FÍSICA
→ Ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.
 
Podemos classificar os arquivos em função de:
- Entidades produtoras: público e privado
- Entidades mantenedoras: Públicos (federal, estadual, municipal), o Institucionais (igrejas, escolas...), Comerciais (empresas, firmas), Familiares ou pessoais.
- Estágios de sua evolução (são as 3 idades)
- Extensão de sua atuação (abrangência): centralizados e descentralizados; setoriais, centrais ou gerais.
- Natureza dos documentos: Arquivos Especiais (	Formas físicas diversas: fotos, discos,
fitas, CD-ROM; e Arquivos Especializados: documentos de uma área de conhecimento específico.
Classificação dos documentos:
- Quanto ao Gênero: Escritos ou textuais; Cartográficos; Iconográficos; Filmográficos, Sonoros; Micrográficos; Informáticos.
- Quanto à espécie: Atos normativos, enunciativos, de assentamento, comprobatório, de correspondência e de ajuste.
- Quanto à natureza do assunto: Ostensivos ou Sigilosos.
Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Não há restrição de acesso aos documentos.
Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem informações sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos máximos de restrição de acesso.
Reservado (até 5 anos), Secreto (até 15 anos) e Ultrassecreto (até 25 anos). Muito cuidado com a palavra Confidencial = não existe mais!
*ESPÉCIES DE DOCUMENTO: Relatórios, programas, projetos, acórdãos, resoluções.
LAI 12.527/11
- Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima);
- Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a informação (não exigência de motivação);
- Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução;
- Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser prorrogados uma única vez (25 anos + 25 anos= prazo máximo de 50 anos).
Elementos dos Documentos:
SUPORTE: Material sobre o qual as informações são registradas. Ex: Papel, Fita magnética, filme de nitrato.
FORMA: Estágio de preparação e tramitação de documentos. Ex: Original, cópia, minuta,
rascunho.
FORMATO: Configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e com o modo como foi confeccionado. Ex: Folha, caderno, cartaz, livro, mapa, planta, rolo de filme, códice (livro de registro), diapositivo (imagem translúcida).
GÊNERO: Como é configurado um documento de acordo com o sistema de signos (sinais) utilizado na comunicação de seu conteúdo. Ex: Documentação audiovisual, fonográfica, icnográfica, textual.
ESPÉCIE: Como é configurado um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Ex: Boletim, certidão, declaração, relatório.
TIPO: É a configuração relacionada à espécie documental, de acordo com a atividade que A gerou. Ex: Boletim de ocorrência, boletim de frequência e rendimento escolar, certidão de óbito, declaração de imposto de renda, relatório de atividades, relatório de fiscalização, declaração de bens.
· DOSSIÊ: mesmo assunto.
· PROCESSO: assuntos diferentes, não se separam.
PROTOCOLO
Atividades do protocolo:
- Recebimento;
- Registro e Autuação;
- Classificação;
- Expedição/Distribuição
- Controle/Movimentação.
TRAMITAÇÃO/movimentação dos documentos é de responsabilidade do protocolo. Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
DISTRIBUIÇÃO é interna.
EXPEDIÇÃO é externa.
INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO (TABELA DE TEMPORALIDADE E LISTA DE ELIMINAÇÃO)
-> TABELA DE TEMPORALIDADE: resultado do processo de avaliação, instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
- Quem elabora é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD. Ela autoriza a eliminação, além da autoridade arquivística competente. É uma comissão multidisciplinar. É responsável pela confecção do Plano de Classificação. A avaliação dessa comissão tem caráter final e irrevogável.
- A classificação que usa a TTD e não o contrário.
-> LISTA DE ELIMINAÇÃO: relação específica de documentos a serem eliminados; CPAD, as autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar a lista; quem autoriza a eliminação é a instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência.
- A lista e o Edital de Eliminação são feitos antes da eliminação.
- O Termo de Eliminação é feito depois da eliminação.
- A eliminação, segundo (Paes, 1997, p. 109) deve ser racional. Os processos mais indicados são: a fragmentação (manual ou mecânica), a pulverização, a desmagnetização e a reformatação. Paes informa que incineração não deve ser mais utilizada.
-> TABELA DE EQUIVALÊNCIA: instrumento utilizado para verificar a equivalência de novos documentos com suas antigas notações (é encontrado nos arquivos permanentes).
· NOTAÇÃO: é o código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento.
· 1º diagnosticar para saber o que se tem
· 2º criar um plano de classificação:código de classificação
· 3º atribuir valor aos documentos a partir do código de classificação: TTD.
· 4º identificar a destinação (guarda permanente ou eliminação): plano de destinação
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO:
- Serve para atribuir códigos aos documentos e agrupá-los pela espécie/tipo, gênero e natureza.
- Classificação dos documentos define a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico para sua posterior recuperação.
- Plano de Classificação, de acordo com o DBTA é o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamentos específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e análise do arquivo por ela produzido.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
É a sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo.
Básicos:
-Alfabético * direto *	
-Geográfico *direto*
-Numérico: Simples, Cronológico, Dígito-Terminal;	 *indireto*
-Ideográfico: *indireto*
--Alfabético: Enciclopédico e Dicionário
--Numérico: Duplex (possui classes ilimitadas), Decimal (10 grandes classes, que se subdividem, uso o . para separar números, é limitado) e Unitermo/Indexação Coordenada.
Padronizados:
-Variadex: letras do alfabeto representadas por cores diferentes.
-Automático: Combina letras, cores e números.
-Soundex: o que vale é o som.
-Mnemônico: Método obsoleto
-Rôneo
Operações De Arquivamento
INSPEÇÃO -> ESTUDO -> CLASSIFICAÇÃO -> CODIFICAÇÃO -> ORDENAÇÃO -> GUARDA DE DOCUMENTOS (operação física)
Sistemas de Arquivamento
Direto: Busca feita diretamente no local. Alfabético/Geográfico (sistemas básicos)
Indireto: É necessário um instrumento para localizar o documento.
- Numérico: 
Numérico simples:
Numérico Cronológico: ordem numérica e a data.
Numérico Dígito-terminal: 231.209 = 23.12.09
- Ideográfico (sistema padronizado) por assunto.
Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados.
Material de Consumo
GUIA DIVISÓRIA É um retângulo de cartão resistente que é usado para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e seu rearquivamento.
PROJEÇÃO é a parte superior, em destaque, da guia.
NOTAÇÃO é o que está escrito na PROJEÇÃO.
FUNÇÃO DA GUIA
Em relação à sua função, a guia pode ser:
-primária indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo.
-secundária indica uma subdivisão da primária.
-subsidiária - indica uma subdivisão da secundária.
-especial indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência.
GUIA-FORA: Significa que não há uma pasta de arquivo. Pode ser um indicador colocado no lugar.
PRESERVAÇÃO: é a ação de cunho administrativo, político e operacional que visa proteger o patrimônio documental.
CONSERVAÇÃO: o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros.
FUMIGAÇÃO: é o mais eficiente, exposição de uma peça documental a vapores químicos, dentro de câmaras especiais a vácuo, para destruição de insetos e fungos, resultando na polimerização do documento.
ENCAPSULAÇÃO: coloca-se um documento entre duas folhas de material transparente e inerte, selando-as ou prendendo-as pelas bordas.
BANHO DE COLA: técnica que consiste em mergulhar o documento em banho de cola, aumenta a resistência do documento e não prejudica a visibilidade.
LAMINAÇÃO é o que mais se aproxima do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. (CESPE – MPU TÉC 2013)
ALISAMENTO: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de umidificação.
A conservação visa à prevenção das causas de deterioração de documentos.
A restauração consiste em revitalizar a concepção original dos documentos.
A preservação é o conjunto de medidas de ordem administrativa, política e operacional que visa à proteção ao patrimônio.
CONSERVAÇÃO: 
Alisa > Limpa > Desinfesta > Restaura/Repara
Alisamento
Limpeza
Desifestação
Restauração/Reparo
Flanela e trincha para limpar o documento.
Aspirador de pó ao invés de pano úmido. 
Técnicas de Conservação:
Técnicas de Restauração:
O conteúdo de bases de dados dinâmicas não pode ser considerado documento arquivístico. (CERTO – IPHAN 2018)