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PORTUGUÊS INSTRUMENTAL II 1 CURSO: DIREITO PROFª.: INÊS TRINDADE ATA um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias. A ata é documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser lavrada de tal maneira que não se lhe possam introduzir modificações posteriores. Geralmente é lançada em livro próprio, devidamente autenticado, cujas páginas são rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhes dá cunho oficial. Há os que substituem os livros por folhas soltas, sistema que, embora ofereça algumas vantagens de caráter prático, tem, por outro lado, sérios inconvenientes, tais como a facilidade de extravio e de acréscimos ou modificações posteriores, com objetivos fraudulentos. Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas, para posterior encadernação em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de abertura e fechamento, rubricando-se as páginas e mantendo-se os mesmos cuidados referentes às atas manuscritas. Dispensam-se as correções do texto, como indicado anteriormente. Na ata não se fazem parágrafos ou alíneas: escrevem-se tudo seguidamente, para evitar que, nos espaços em branco, se façam acréscimos. Existem, no entanto, tipos de atas que, por se referirem a atos rotineiros e de procedimento padronizado, são lançados em formulários com espaços a serem preenchidos. Mesmo nesse tipo de ata é conveniente, com a finalidade de prevenir qualquer fraude, preencher os eventuais espaços em branco com pontos ou outros sinais convencionais. Para que isso deve ser escrita: sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página); sem abreviaturas de palavras ou expressões; números por extenso; sem emendas ou rasuras; sem uso de corretivo (tipo erro-ex); É PORTUGUÊS INSTRUMENTAL II 2 com emprego do verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo (Exemplo: verbo falar: falou, falaram; verbo discutir: discutiu, discutiram; verbo comentar: comentou, comentaram). com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões. Quem redige a Ata não põe os participantes da reunião a falar diretamente, mas faz-se intérprete delas, transmitindo ao leitor o que elas (as pessoas) disseram. (Exemplo: Em vez de "Inicialmente, eu Manuel de Araújo, presidente do Centro, determino a Senhora. vice-presidente, que apresente o calendário que fizemos para que os presentes o conheçam." Deve ser redigida assim: "Inicialmente o Senhor. Manuel de Araújo solicitou à vice-presidente, Senhora. Maria de Souza, que apresentasse o calendário elaborado para que os presentes tivessem seu conhecimento.)" Ressalvas: Se o relator (secretário) cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste exemplo: "Aos dez dias do mês de dezembro, digo, de janeiro, de dois mil e quatro...". Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se em tempo. Exemplo: "Em tempo: Onde se lê senhor janeiro, leia-se fevereiro". Em tempo: Na linha onde se lê “abono”, leia-se “abandono”. Em tempo: Na linha..., onde se lê “os seguintes critérios”, acrescente-se “de julgamento”. É também oportuna esta observação: “Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a ata só poderá ser assinada depois de aprovadas as correções.” Redação e estilo – A ata é redigida por um secretário efetivo do órgão ou, na falta desse, por um secretário ad hoc, isto é, eventual, designado na ocasião ou somente para ela. Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunião, sua linguagem deve ser simples e despretensiosa, clara, precisa e concisa, não se prestando, por isso mesmo, para a demonstração ou extravasamento de prováveis ou supostos dotes literários do redator. PORTUGUÊS INSTRUMENTAL II 3 Assinatura (Signatário) – Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes à reunião. Às vezes, todavia, ela é assinada somente pelo presidente e pelo secretário. Não há, sobre este assunto, disposição de caráter geral. Partes da Ata As partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões cujos eventos se registram. Entretanto, as mais importantes e que mais frequentemente aparecem, além do título e das assinaturas, são as seguintes: a) Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso). b) Local da reunião. c) Pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, professores, delegados, etc.). d) Presidente e secretário dos trabalhos. e) Ordem do dia (discussões, votações, deliberações, etc.). f) Fecho SUGESTÕES! Introdução de ata: Às dez horas do dia sete de junho de dois mil e treze, na sala de reuniões do Departamento de Pesquisa da Universidade Federal de Viçosa, realizou-se a trigésima reunião do Colegiado do Departamento, sob a Presidência do Professor Tal e com a presença dos seguintes Conselheiros: Professores ...... Ao primeiro dia do mês de fevereiro de..., às vinte horas, na sala número cinco da Secretaria XYZ, realizou-se a terceira reunião do Colegiado do Departamento Tal, presidida pelo Senhor Z, com a presença dos seguintes Conselheiros......... PORTUGUÊS INSTRUMENTAL II 4 Fecho de ata: [...] Eu, XX, secretário, lavrei a presente ata no livro competente, a qual, lida e achada conforme pelos presentes, vai por todos assinada. Foram datilografadas mais duas cópias iguais à presente, em folhas soltas, sendo as mesmas devidamente conferidas e assinadas, a primeira por todos os presentes e a segunda só pela Mesa, neste mesmo ato. [...]Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente deu por encerrada a reunião e agradeceu a presença de todos na mesma, da qual eu, Fulana de Tal, Secretária, lavrei a presente ata, que, se achada conforme, será aprovada e assinada por mim e pelo Presidente. [...]Nada mais havendo a tratar, foi suspensa a sessão para ser lavrada a presente ata. Reaberta, foi a ata lida, aprovada e assinada por todos os presentes. PORTUGUÊS INSTRUMENTAL II 5 MODELOS DE ATA Data, horário, local e objetivos: Aos vinte e três dias do mês de janeiro de dois mil e quatro, com início às vinte horas, na sala de reuniões do Centro Espírita Amigos de Jesus, sito à na Rua Euclydes de Oliveira, número trezentos e vinte e cinco, Ribeirão Preto, realizou-se uma reunião administrativa da diretoria do Centro, com o objetivo de preparar o calendário de atividades para o ano de dois mil e treze. O presidente, a secretária da reunião e as pessoas presentes: A reunião foi presidida pelo presidente do Centro, Senhor. Manuel de Araújo, tendo como secretária a Senhora. Joaquina da Silva. Contou com a participação de doze diretores e três conselheiros. Relato da reunião propriamente dita: Inicialmente, o Senhor Manuel de Araújo solicitou à vice-presidente, Senhora. Maria de Souza, que apresentasse o calendário elaborado para que os presentes tivessem seu conhecimento. Foi esclarecido que a meta, do ano em curso, é divulgar por todos os meios a Doutrina Espírita, tanto em atividades internas como externas. Após ouvidas variadas sugestões, o presidente da reunião solicitou fosse votado o calendário apresentado, submetido às sugestões oferecidas, para que se chegasse a um consenso, o qual seria, posteriormente, divulgado no próprio Centro, bem como no Jornal Verdade e Luz, mantido pelo órgão de unificação dos espíritas da cidade e região de Ribeirão Preto. Após debatidas as sugestões apresentadas, obteve-se, democraticamente, a uma conclusão, que consideradaexcelente. Encerramento: Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que assinada por mim, Joaquina da Silva, secretária, pelo presidente da reunião e pelos demais presentes. PORTUGUÊS INSTRUMENTAL II 6 ATA Aos vinte e seis dias do mês de agosto de mil novecentos e noventa e sete, em sua sede social, na Rua Mebael, número treze, nesta Capital, às quinze horas, reuniram-se, em Assembléia Geral Extraordinária, convocada por anúncios publicados no Jornal do Comércio dos dias vinte e três a vinte e cinco do corrente mês, e no Diário Oficial, nas mesmas datas, os acionistas a GONZALEZ AUTO PEÇAS S. A. representando mais de dois terços do capital social com direito a voto, conforme assinaturas constantes no livro de Presença de Acionistas. Por unanimidade assumiu a presidência dos trabalhos o acionista senhor................., que convidou o acionista senhor .............. para servir de secretario. Constituída a mesa, o senhor Presidente declarou abertos os trabalhos e determinou a leitura, pelo Secretário, do Edital de Convocação, assim publicado: ”........................................................................................” Conhecida a matéria constante da ordem do dia, o senhor Presidente determinou fosse lida a proposta da Diretoria, bem como o parecer emitido pelo Conselho Fiscal, documentos estes nos seguintes teores: “.........................................................” Finda a leitura desses documentos, o senhor Presidente colocou-os em discussão e, em seguida, em votação, do que resultou a aprovação unânime, na integra, pela diretoria. Esgotada a ordem e como ninguém mais fez uso da palavra, foram encerrados os trabalhos e lavrada esta Ata, a qual, lida e aprovada, recebe as assinaturas da mesa e da totalidade dos presentes. Desta Ata serão extraídas copias autenticas para os fins legais. Rio do Sul, 7 de março de 2013. Presidente Secretário Referências CALDEIRA, Xavier Ronaldo. Português no Direito. Rio de Janeiro: Forense, 2010. http://www.cmvciriaco.com.br/informacoes/imprensa/1_de_19-08-2008.PDF. Acesso em 10 de setembro de 2013.
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