Administração, organização e ambiente

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Administração, organização e
ambiente
AO FIM DESTA AULA O ESTUDANTE DEVERÁ SER CAPAZ DE COMPREENDER O CONCEITO DE
ORGANIZAÇÃO DENTRO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO E VISUALIZAR A EMPRESA NA PERSPECTIVA
SISTÊMICA, CONSIDERANDO TANTO A INTERAÇÃO ENTRE AS SUAS ÁREAS INTERNAS BEM COMO NO
AMBIENTE EXTERNO.
Administração, organização e ambiente
Conceito de Administração
Vamos considerar que administrar é o processo de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar o uso dos
recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz por meio das
pessoas.
A Administração pode ser aplicada em vários tipos de organizações, como empresas, escolas, hospitais,
universidades, organizações não governamentais, órgãos do governo. Assim, ao longo da disciplina,
usaremos o termo organização para denominar qualquer uma das entidades citadas anteriormente.
Para termos um conceito mais amplo, vamos definir organização como qualquer empreendimento
estruturado e constituído para um determinado fim, não importando o seu ramo de atividade, a sua
constituição legal ou sua finalidade.
Vale reforçar o conceito de empresa, pois muitos de vocês terão como objetivo profissional ingressar neste
tipo específico de organização. Empresa é uma organização social constituída por uma ou mais pessoas,
com a finalidade de prestar serviços à comunidade, seja por meio de produtos ou serviços. Tem como
finalidade a obtenção de lucros.
A etapa de organização dentro do processo
administrativo
Considerando que o processo administrativo é composto pelas etapas de planejamento, organização,
direção e controle, será importante que você tenha em mente que o foco desta disciplina é a etapa
específica de organização.
Organizar significa dispor os seus recursos e atividades em uma determinada estrutura, de modo que planos
possam ser definidos, executados e controlados. Dessa forma, a organização será capaz de atingir seus
objetivos.
A organização (por exemplo, uma empresa) é composta por várias áreas, como marketing, finanças,
produção e gestão de pessoas. Ao organizar os seus recursos, será importante que você visualize a empresa
a partir de todos os seus componentes e inter-relações, tema que será tratado a seguir.
Enfoque sistêmico: abordagem para o desenho de
organizações
Em 1950, o biólogo Ludwig Von Bertalanffy procurou, por meio da proposição da denominada Teoria dos
Sistemas, uma conceituação geral que unisse e fundamentasse os diversos campos da ciência. Aplicado à
gestão de organizações, o enfoque sistêmico procura desenvolver:
Uma técnica para lidar com a amplitude das empresas;
Um enfoque interativo do todo, o qual não permite a análise em separado das suas partes, em virtude das
intrincadas inter-relações das partes entre si e com o todo, as quais não podem ser tratadas fora do
contexto deste; e
O estudo das relações entre os elementos componentes, em preferência ao estudo dos elementos entre si,
destacando-se o processo e as possibilidades de transição, especificados em função dos seus arranjos
estruturais e da sua dinâmica.
Uma organização também pode ser considerada um sistema, assim como propõe a Teoria de Sistemas de
Bertalanffy. Nesse sentido, faz-se importante definir o que é um sistema: “é um conjunto de partes que
interagem e que são interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado
objetivo e efetuam determinada função.” Por exemplo, a empresa (o todo) é formada pelas áreas de
produção, finanças, vendas, recursos humanos (as partes). Todas as áreas devem interagir e depender umas
das outras para que o produto chegue até o cliente e a partir disso a empresa possa obter sua receita de
vendas. A área de vendas de uma empresa precisa manter constante interação com a área de produção; já a
área de produção precisa interagir com a área de compras para que obtenha as matérias-primas necessárias
para a fabricação do produto; toda a empresa precisa manter relações com a área de finanças, de modo que
obtenham os recursos financeiros necessários para que o trabalho possa ser feito; a área de recursos
humanos precisa apoiar as demais áreas para auxiliar na alocação e gestão de pessoas.
Uma forma de visualizar a organização e suas partes é por meio de suas áreas funcionais, que podem ser:
- Áreas funcionais fins
Englobam as funções e as atividades desenvolvidas, diretamente, no ciclo de transformação de recursos em
produtos e serviços, bem como a colocação no mercado. Podem pertencer a esta categoria as seguintes
áreas funcionais:
Administração de marketing: é a função relativa à identificação das necessidades de mercado, bem como à
colocação dos produtos e serviços junto aos consumidores.
Administração da produção: é a função relativa à transformação das matérias-primas e dos conhecimentos
em produtos e serviços a serem colocados no mercado.
Áreas funcionais meios
Congregam as funções e atividades que proporcionam os meios para que haja a transformação de recursos
em produtos e serviços, e sua colocação no mercado. Podem ser deste tipo, para uma empresa industrial e
comercial qualquer, as seguintes áreas funcionais:
Administração financeira: é a função relativa ao planejamento, captação, orçamento e gestão dos recursos
financeiros, envolvendo também os registros contábeis das operações realizadas nas empresas.
Administração de materiais: é a função relativa ao suprimento de materiais, serviços e equipamentos, bem
como a normatização, armazenamento e movimentação de materiais e equipamentos das empresas.
Gestão de Pessoas: é a função relativa ao atendimento dos recursos humanos da empresa, planejamento
e gestão desses recursos, de seus desenvolvimentos, benefícios, obrigações sociais etc.
Administração de serviços: é a função relativa ao transporte de pessoas, administração de escritórios,
documentação, patrimônio imobiliário da empresa, serviços jurídicos, segurança etc.
Gestão empresarial: é a função relativa ao planejamento empresarial e ao desenvolvimento do sistema de
informações.
Para mais detalhes sobre as atividades desenvolvidas em cada área funcional, acesse o infográfico no
Ambiente Virtual de Aprendizagem.
Além das interações que acontecem entre as partes internas da organização, dentro da teoria sistêmica é
importante destacar as relações da organização com o seu ambiente externo. Ele é composto por tudo que
está fora da empresa, como os concorrentes, os clientes, os fornecedores, o governo. Considerando que
mudanças podem ocorrer no ambiente externo, as organizações devem se antecipar às mudanças e também
se adaptar a elas quando estas já ocorreram, pois assim as organizações poderão se manter atualizadas e
competitivas.
Assim, podem ocorrer situações em que a empresa tem que modificar sua estrutura organizacional para
melhor atuar e reagir às ações ambientais externas. Um exemplo disso é quando toda a concorrência cria
um Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC) para melhorar o relacionamento com ele e, para não ficar atrás
da concorrência, a empresa também cria uma área de SAC dentro da sua estrutura organizacional.
Ambiente e mudança organizacional
A era do conhecimento e a integração produtiva e de mercados em escala global pressionam as
organizações por mudanças. São mudanças que podem exigir a reconfiguração completa não só dos
elementos tecnológicos, mas também de toda a arquitetura da organização. Deve-se buscar a sintonia no
relacionamento com todos os interessados na empresa, incluindo clientes, funcionários, fornecedores,
proprietários e demais agentes que sofram influência do negócio. Uma visão de totalidade que possibilite a
integração entre as partes internas e a coordenação de operações em redes interorganizacionais (a
integração com fornecedores, por exemplo) pode contribuir para a excelência do formato empresarial.
Diante desse quadro, o mundo dos negócios tem sido constantemente confrontado com a apresentação de
novos desenhos organizacionais. São novas possibilidadesde organizar o trabalho que surgem não só por
modismos criados pela “indústria do management”, mas também por força de valores emergentes na
sociedade, que exigem uma resposta por parte dos administradores. O foco no cliente e a inovação de
produtos e processos são princípios de gestão que têm sido crescentemente incorporados. A gestão
estratégica de pessoas, por sua vez, traz em seu bojo um conjunto de princípios que amplia cada vez mais as
possibilidades do ser humano nas organizações. Os profissionais têm buscado cada vez mais um significado,
reconhecimento e qualidade de vida em seu trabalho. É preciso projetar organizações que oportunizem a
aprendizagem e a inovação, tendo em vista inseri-las competitivamente em uma economia globalizada, que
prima pelo uso intensivo do conhecimento e da capacidade humana de criar.
Portanto, fique atento às mudanças que ocorrem fora da empresa e busque estar sempre atualizado
acompanhando notícias em jornais e revistas.
Aqui finalizaremos esta primeira aula. Visite o Ambiente Virtual de Aprendizagem e responda às questões
propostas para esta aula.
ATIVIDADE FINAL
As áreas funcionais compostas por atividades que dão suporte para que
haja a transformação de recursos em produtos e serviços e sua
colocação no mercado são denominadas de:
A. Áreas fim.
B. Áreas externas.
C. Áreas meio.
D. Áreas globais.
São exemplos de áreas funcionais fim:
A. Marketing e produção.
B. Recursos humanos e produção.
C. Administração financeira e recursos humanos.
D. Produção e administração financeira.
Em qual etapa do processo administrativo os recursos e atividades são
dispostos em uma determinada estrutura?
A. Planejamento.
B. Organização
C. Direção.
D. Controle.
Como denominamos o enfoque organizacional que considera a
organização a partir de seu todo e a interação entre as partes para
formar o todo?
A. Enfoque sistêmico
B. Enfoque burocrático.
C. Enfoque técnico.
D. Enfoque social.
REFERÊNCIA
OLIVEIRA, D. de P. R. de. Sistemas, organização & métodos – uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas,
2010.