Organização de Documentos - Resumo

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Resumo sobre Procedimentos de Arquivo e Protocolo A proposta apresentada para a atividade 3 aborda a importância de implementar procedimentos eficazes de arquivo e protocolo, tanto em formatos físicos quanto digitais, com o objetivo de assegurar a segurança e a organização da documentação de uma empresa. A organização adequada dos documentos é fundamental para evitar a deterioração dos mesmos, especialmente no meio físico, onde é necessário acondicioná-los de maneira apropriada. No contexto digital, a utilização de serviços de armazenamento em nuvem (cloud computing) é sugerida como uma solução para garantir a segurança e a acessibilidade dos documentos. O processo de arquivamento é dividido em três categorias principais, cada uma com características específicas que facilitam a gestão documental: Arquivo Corrente : Este é o arquivo de movimento, que contém a documentação mais consultada e que deve ser mantida em um local de fácil acesso. A sua organização é crucial para a eficiência nas operações diárias da empresa. Arquivo Intermediário : Refere-se à documentação que, embora proveniente do arquivo corrente, não é mais utilizada com frequência. Essa categoria serve como uma transição entre os documentos que ainda são relevantes e aqueles que podem ser considerados obsoletos. Arquivo Morto : Esta categoria abriga documentos que estão desatualizados ou que são utilizados esporadicamente. A conservação desses documentos é feita em função de sua temporalidade, ou seja, eles são mantidos por um período determinado, mesmo que não sejam frequentemente acessados. Para garantir a eficiência no arquivamento, tanto físico quanto digital, é sugerido que os documentos sejam organizados de maneira sistemática. No meio físico, a organização deve ser feita por data, facilitando a localização. Já no meio digital, a utilização de códigos para o armazenamento é recomendada, o que também contribui para uma busca mais ágil e precisa. Além disso, a proposta enfatiza a necessidade de uma equipe especializada para gerenciar esses processos, assegurando que a entrada e saída de documentos sejam realizadas de forma correta e eficiente. Essa equipe seria responsável por realizar consultas e manter a integridade dos arquivos, favorecendo o bom funcionamento da organização. Destaques Implementação de procedimentos de arquivo e protocolo em formatos físicos e digitais. Classificação dos documentos em três categorias: corrente, intermediário e morto. Organização física por data e digital por código para facilitar a localização. Necessidade de uma equipe especializada para gerenciar o arquivamento e garantir eficiência. Importância da segurança e acessibilidade dos documentos para o funcionamento da empresa.