AULA1 - Gestao_Documental_Mod2

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Gestão Documental 
no TCU
Instituto Serzedello Corrêa
Módulo 2
Conhecendo a Gestão 
Documental no TCU 
Aula 1
História da Gestão Documental 
no TCU
RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO
Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa
Centro de Documentação
Serviço de Gestão Documental
CONTEUDISTA
Ana Claudia de Carvalho Cabral Lopes
TRATAMENTO PEDAGÓGICO
Vivian Andrade Viana
RESPONSABILIDADE EDITORIAL 
Tribunal de Contas da União 
Secretaria Geral da Presidência 
Instituto Serzedello Corrêa 
Centro de Documentação 
Editora do TCU
PROJETO GRÁFICO
Ismael Soares Miguel
Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho
Vivian Campelo Fernandes
DIAGRAMAÇÃO
Vanessa Vieira
© Copyright 2013, Tribunal de Contas de União 
Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, semalteração do conteúdo, desde que citada a 
fonte e sem fins comerciais.
[ 3 ]Módulo 2 - Conhecendo a Gestão Documental no TCU - Aula 1 – História da Gestão documental no TCU
Aula 1 - História da Gestão Documental no TCU
Introdução
No módulo 1 aprendemos o que é gestão documental, documento 
de arquivo, documento digital, processo e processo eletrônico. Também 
estudamos as vantagens da adoção da gestão documental, bem como a 
legislação e as normas que regem a GD.
 Nessa primeira aula do módulo 2, vamos conhecer um pouco da 
história da Gestão Documental no TCU. 
Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma:
Ao final desta aula, espera-se que o participante seja capaz de conhecer 
a história da Gestão Documental no TCU, bem como saber qual a função da 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CAD e do Serviço de 
Gestão Documental. Deverá saber também como identificar documentos e 
processos históricos conforme prevê a norma.
Aula 2 - História da Gestão Documental no TCU ........................................... 3
Introdução .................................................................................................................... 3
1. História da Gestão Documental no TCU ....................................................... 4
2. Serviço de Gestão Documental - Seged ........................................................... 7
3. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CAD .................... 9
4. Historicidade dos documentos e processos no TCU ...............................11
Síntese ...........................................................................................................................14
Referências Bibliográficas ...................................................................................15
[ 4 ] Gestão Documental no TCU
1. História da Gestão Documental no TCU
Como a GD foi implantada no TCU?
Ainda não se sabe ao certo quando começou a gestão documental no 
TCU. O Seged está fazendo pesquisas para levantar essas informações e já 
encontrou algumas peças que ajudam a resgatar essa história. 
Foram encontrados documentos da década de 40 onde existe 
determinação para que sejam construídos instrumentos para a gestão dos 
documentos do TCU. 
Sabe-se que entre 1987 e 1990, após cumprido o prazo de guarda 
determinado pela norma vigente, os documentos classificados para 
descarte eram incinerados e que nessa época as listagens de incineração de 
documentos eram assinadas por arquivologistas do Tribunal. Existem no 
acervo atas de incineração assinadas por esses profissionais.
Também sabemos que na década de 80 os processos tinham somente 
as suas peças principais microfilmadas e o restante era descartado. O Seged 
possui um acervo de aproximadamente 2.000 rolos desse material. 
Na década de 90 uma parte do acervo se encontrava sem tratamento o 
que dificultava por vezes o acesso à informação. Essa foto mostra uma das 
salas na década de 90.
 
[ 5 ]Módulo 2 - Conhecendo a Gestão Documental no TCU - Aula 1 – História da Gestão documental no TCU
A partir da dificuldade de se resgatar informações nesse acervo foram 
tomadas as seguintes providências:
•	 A adoção pelo TCU de Código de Classificação e Tabela de 
Temporalidade para documentos de área meio do Conselho 
Nacional de Arquivos – CONARQ e a criação da Comissão 
de Avaliação de Documentos (Cad) por meio da Portaria nº 
371/1998*, para que se pudesse começar a avaliar os documentos 
e descartar com segurança. *Revogada pela Portaria nº 108/2005.
•	 Em 1999 foi feito um diagnóstico da situação arquivística do 
Tribunal por meio de questionários enviados as unidades.
•	 Esse diagnóstico possibilitou a elaboração de um projeto 
emergencial para o tratamento dos documentos que se 
encontravam acumulados nas Unidades e no Arquivo Central.
•	 Em 2003 foi instituído por meio da Portaria nº 183, o Projeto 
Critérios de Tratamento Documental - Tradoc que elaborou o 
código de classificação e a tabela de temporalidade para a área de 
controle externo. A equipe do projeto percorreu todas as unidades 
da área fim levantando quais eram as atividades desenvolvidas, as 
atribuições de cada unidade segundo as normas, os documentos 
que circulavam em cada unidade e seu fluxo e ainda quais as 
leis e as normas internas que regiam cada atividade. Para esse 
levantamento foram utilizados formulários, que também vem 
sendo utilizados quando há necessidade de criação de novos 
códigos ou adaptação dos já existentes. A partir daí foi possível 
selecionar os assuntos para o código e a temporalidade adequada 
para cada assunto, de modo a se guardar somente o relevante pelo 
tempo estipulado na Lei e fazer os descartes com segurança.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_documental/cad
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_documental/cad
http://www.tcu.gov.br/Consultas/Juris/Docs/judoc%5CPORTN%5C20090206%5CPRT2003-183.doc
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_documental/sobre_seged/temporalidade/CCTTDD Area fim vers%C3%A3o I-2012.pdf
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_documental/sobre_seged/temporalidade/CCTTDD Area fim vers%C3%A3o I-2012.pdf
[ 6 ] Gestão Documental no TCU
•	 Em 2005 foi editada a Portaria TCU nº 108, que institucionalizou 
os instrumentos criados pelo projeto Tradoc e deu nova 
composição a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos 
– CAD responsável pela apreciação dos descartes de processos e 
documentos da Casa e pelos ajustes e atualizações no Código de 
Assunto e na Tabela de Temporalidade. Também foram oferecidos 
treinamentos para que os servidores fossem capacitados a aplicar 
os instrumentos adotados.
•	 Em 2007 foi iniciado um Projeto piloto de aplicação do Código e 
da Tabela na área administrativa.
•	 Em 2010 foi adotado o cronograma de recebimento de processo 
da área de controle externo e divulgado um manual de instruções 
para preparação dos documentos para transferência.
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_documental/cad
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_documental/cad
[ 7 ]Módulo 2 - Conhecendo a Gestão Documental no TCU - Aula 1 – História da Gestão documental no TCU
2. Serviço de Gestão Documental - Seged
O Serviço de Gestão Documental (Seged) é o responsável pelas 
ações de gestão de documentos na Casa e funciona como Arquivo Central 
abrigando os documentos em fase intermediária e Permanente e também é o 
responsável pela prestação de assistência técnica em gestão de documentos 
às unidades. 
As atribuições do Seged estão elencadas na Portaria Isc nº 04/2013:
“Seção III Do Serviço de Gestão Documental 
Art. 23. O Seged tem por finalidade executar os processos de 
trabalho de gestão documental, orientar e realizar estudos 
em conjunto com as unidades cuja informação institucional 
seja o objeto da análise. 
Parágrafo único. Compete ao Seged: 
I - receber,realizar triagem e preparar processos e documentos 
a serem arquivados; 
II - guardar e conservar, de forma sistematizada e ordenada, 
os processos e os outros documentos, em seu suporte original, 
em microfilme ou em outro tipo de suporte arquivístico; 
III - coordenar e acompanhar o desenvolvimento ou 
aquisição de sistemas informatizados de gestão documental; 
IV - realizar desarquivamento e empréstimo de documentos 
e processos, mediante autorização do dirigente competente, 
quando couber, mantendo o controle da retirada e da 
devolução das peças; 
[ 8 ] Gestão Documental no TCU
V - prestar informações, possibilitar consultas e fornecer 
cópias de documentos mantidos em arquivo mediante 
autorização do dirigente competente, quando couber; 
VI - controlar a temporalidade dos documentos sob sua 
guarda, por meio da aplicação do Código de Classificação e 
da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos; 
VII - proceder à descaracterização e eliminação de 
documentos considerados sem valor para preservação em 
arquivo; 
VIII - realizar preparação física dos documentos 
encaminhados para microfilmagem ou para conversão 
em suporte alternativo, bem como executar o respectivo 
procedimento técnico; 
IX - manter cópia de segurança de documentos arquivados 
em suporte alternativo; 
X - orientar e apoiar as unidades do TCU no tratamento e 
na manutenção da documentação mantida sob sua guarda; 
XI - gerenciar utilização dos instrumentos de gestão 
documental, bem como prestar assessoria técnico-
arquivística; 
XII - integrar a CAD, por intermédio do seu titular, nos 
termos da Portaria-TCU nº 108, de 2005, com redações 
posteriores;
XIII - manter interlocução com entidades públicas nas 
áreas de gestão documental e de preservação da memória 
institucional e coletiva; 
XIV - promover e incentivar a divulgação do patrimônio 
arquivístico do TCU como fonte de pesquisa e investigação 
histórica.”
Conheça um pouco mais sobre o Seged assistindo ao filme produzido 
pela TVLegis.
https://www.youtube.com/watch?v=rG89D6cfvDA
https://www.youtube.com/watch?v=rG89D6cfvDA
[ 9 ]Módulo 2 - Conhecendo a Gestão Documental no TCU - Aula 1 – História da Gestão documental no TCU
3. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CAD
A Comissão de Avaliação e Destinação de Documentos – CAD foi 
instituída inicialmente em 1998 por meio da Portaria TCU nº 371/1998 
que adotou Código de Classificação e Tabela de Temporalidade para área 
administrativa no TCU.
À Comissão cabia inicialmente a aprovação do descarte de documentos 
e a emissão de parecer sobre ajustes no Código de Classificação e na 
Tabela de Temporalidade, bem como sobre o material arquivístico a ser 
utilizado nos Arquivos do Tribunal, visando assegurar a preservação dos 
documentos.
Com a Portaria TCU nº 108/2005, que dispõe sobre procedimentos e 
ações de Gestão Documental no Tribunal de Contas da União, e revogou a 
Portaria TCU nº 371/1998, a CAD teve suas atribuições e sua composição 
ampliadas, passando à:
“I - emitir parecer conclusivo sobre propostas de instituição, 
alteração e adaptação do Código de Classificação de 
Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade e 
Destinação de Documentos do Tribunal; 
II – submeter, por intermédio da Segedam, as propostas de 
instituição, alteração e adaptação do Código de Classificação 
de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade e 
Destinação de Documentos à aprovação da Presidência do 
Tribunal;
III – orientar e supervisionar a aplicação do Código de 
Classificação de Documentos de Arquivo e da Tabela de 
Temporalidade e Destinação de Documentos pelas unidades 
do Tribunal;
IV – deliberar sobre a classificação de documentos históricos;
V – deliberar sobre o descarte de documentos;
VI – deliberar sobre a gestão arquivística de documentos 
digitais;
[ 10 ] Gestão Documental no TCU
VII – emitir parecer sobre a microfilmagem de documentos 
ou a utilização de outros suportes alternativos, bem como 
sobre o material arquivístico a ser utilizado;
VIII – elaborar cronograma para o descarte de documentos.”
Com relação a composição passamos a ter como membros:
“I – o titular da Diretoria Técnica de Comunicação 
Administrativa (Dicom), que a presidirá; 
II – um representante da Secretaria-Geral de Administração 
(Segedam); 
III – um representante da Secretaria-Geral de Controle 
Externo (Segecex); 
IV – um representante da Secretaria-Geral das Sessões 
(SGS); 
V – um representante da Secretaria de Planejamento e 
Gestão (Seplan); 
VI – um representante da Secretaria de Tecnologia da 
Informação (Setec); e 
VII – um representante do Centro de Documentação do 
Instituto Serzedello Corrêa (Cedoc/Isc).
Acesse a página da Comissão para conhecer sua composição atual.
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_documental/cad
[ 11 ]Módulo 2 - Conhecendo a Gestão Documental no TCU - Aula 1 – História da Gestão documental no TCU
4. Historicidade dos documentos e processos no TCU 
Sobre documentos históricos no TCU é importante sabermos que o 
art. 8º da Portaria TCU nº 108/2005 define: 
“É considerado histórico o documento referente: I – à origem, 
à missão e aos objetivos do Tribunal;
II – a estudo sobre fato marcante da vida do Tribunal, de 
natureza administrativa ou cívica; 
III – à organização e ao desenvolvimento do Tribunal; 
IV – a estudo relativo a anteprojeto de lei de iniciativa do 
Tribunal; 
V – a original de ata de sessão de colegiado do Tribunal; 
VI – a original de súmula da jurisprudência, instrução 
normativa, resolução, portaria, ordem de serviço, decisão 
normativa e de estudo que der origem a tais expedientes; 
VII – a cópia de decreto de nomeação ou de aposentadoria 
de membro do Tribunal ou do Ministério Público junto ao 
TCU; 
VIII – a processo que tratar de: 
a) apreciação das contas do Governo da República ou 
de governo de território federal; 
b) pronunciamento conclusivo sobre matéria 
submetida à apreciação do Tribunal pela Comissão 
Mista de Planos, Orçamentos Públicos e Fiscalização, 
diante de indícios de despesas não autorizadas; 
c) acompanhamento de arrecadação e renúncia 
de receita a cargo da União, das entidades da 
administração indireta, incluídas as fundações e 
sociedades instituídas e mantidas pelo poder público 
federal, e das demais instituições sob sua jurisdição; 
d) cálculo dos coeficientes individuais de participação 
dos estados, do Distrito Federal e dos municípios no 
[ 12 ] Gestão Documental no TCU
Fundo de Participação dos Estados e do Distrito 
Federal (FPE) e no Fundo de Participação dos 
Municípios (FPM); 
e) cálculo dos coeficientes individuais de participação 
dos estados e do Distrito Federal nos recursos de que 
trata o inciso II do art. 159 da Constituição Federal; 
f) cálculo dos percentuais individuais de participação 
dos estados e do Distrito Federal nos recursos 
arrecadados a título de Contribuição de Intervenção 
no Domínio Econômico (CIDE); 
g) fiscalização do cumprimento, por parte dos 
órgãos e entidades da União, das normas da Lei 
Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 - Lei de 
Responsabilidade Fiscal; 
h) acompanhamento, fiscalização e avaliação 
de processo de desestatização realizado pela 
administração pública federal, compreendendo as 
privatizações de empresas, as concessões, permissões 
e autorizações de serviço público;
i) consulta formulada por autoridade competente 
a respeito de dúvida suscitada na aplicação de 
dispositivos legais e regulamentares concernentes a 
matéria de sua competência, desde que conhecida 
pelo Tribunal; ou 
j) aposentadoria no serviço público federal de 
presidente da república, ministro de estado, senador 
da república, deputado federal e de membro do 
Tribunal de Contas da União, de tribunal superior 
e do Ministério Público junto ao TCU, ainda que em 
outro cargo; 
IX – a registro visual ou sonoro que reflita fato relevante da 
vida do Tribunal; 
X – a processo julgado que, pela relevância do assunto,notadamente em razão de pareceres, relatórios, votos e 
decisões proferidos, tenha contribuído para formação da 
jurisprudência do Tribunal ou para o desenvolvimento de 
conhecimento especializado; 
[ 13 ]Módulo 2 - Conhecendo a Gestão Documental no TCU - Aula 1 – História da Gestão documental no TCU
XI – a qualquer outro documento cujas características 
extrínsecas sejam de valor artístico e cultural; e 
XII – a procedimentos administrativos vigentes em 
determinada época, selecionado por amostragem da 
documentação destinada ao descarte, com o objetivo de 
preservar o histórico da evolução do Tribunal, de suas 
funções e atividades. 
Parágrafo único. O valor histórico dos documentos referidos 
nos incisos X, XI, e XII será declarado por colegiado do 
Tribunal, pelo Presidente, pelo Relator ou pela CAD.”
É importante que todos os que lidam com documentos e processos 
em suas Unidades estejam atentos para essas situações elencadas acima.
[ 14 ] Gestão Documental no TCU
Síntese
Vimos nessa aula como se deu a implantação da Gestão Documental 
no TCU. Conhecemos o Serviço de Gestão Documental (Seged) e a 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Cad) que autoriza 
e respalda o descarte do que já perdeu o valor para a Instituição. Vimos 
também como identificar um documento ou processo histórico de acordo 
com a norma.
Após a realização das atividades ao final desse módulo II, esperamos 
que você seja capaz de:
yy Saber como aconteceu a implantação da Gestão Documental no 
TCU;
yy Saber o que é e quais são as atribuições do Serviço de Gestão 
Documental (Seged).
yy Saber o que é e quais são as atribuições e a composição da 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Cad).
yy Saber identificar documentos e processos históricos.
[ 15 ]Módulo 2 - Conhecendo a Gestão Documental no TCU - Aula 1 – História da Gestão documental no TCU
Referências Bibliográficas
Legislação
Resolução do Conarq nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão 
revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que 
dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para 
a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo 
para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema 
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de 
documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação 
de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração 
Pública.
Normas do TCU
Portaria nº 183, 04 de agosto de 2003. Autoriza a realização do projeto 
TRADOC – Critérios de Tratamento Documental e designa seu gestor.
Portaria nº 108, de 06 de maio de 2005. Dispõe sobre procedimentos e ações 
de Gestão Documental no Tribunal de Contas da União.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46
http://www.tcu.gov.br/Consultas/Juris/Docs/judoc%5CPORTN%5C20090206%5CPRT2003-183.doc
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_documental/sobre_seged/legislacao/Portaria TCU 108_2005 sem anexo.pdf
	Aula 2 - História da Gestão Documental no TCU
	Introdução
	1. História da Gestão Documental no TCU
	2. Serviço de Gestão Documental - Seged
	3. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CAD
	4. Historicidade dos documentos e processos no TCU 
	Síntese
	Referências Bibliográficas