Sistemas de controle para pagamentos e recebimentos

Prévia do material em texto

Técnico em Contabilidade
Introdução
Com a formação de técnico em contabilidade, você poderá trabalhar em vários
setores nas empresas, como o financeiro, por exemplo.
Para auxiliar na execução de ações referentes aos processos financeiros, será
necessário que você tenha o conhecimento dos sistemas de controle de pagamentos e
recebimentos utilizados pelas empresas. Portanto, neste conteúdo, serão destacados
alguns exemplos de planilhas eletrônicas e softwares de gestão empresarial, focando-
se no sistema ERP, muito utilizado nas organizações e que será abordado em seguida.
Os sistemas de controle para pagamentos e recebimentos constituem a base
da organização financeira de uma empresa.
Imagine-se sem um controle de pagamentos e recebimentos. Com certeza, você
teria o mesmo problema de grande parte das pessoas, que é gastar mais do que
ganha.
Portanto, neste conteúdo, você estudará a definição de sistemas de controle para
pagamentos e recebimentos, assim como planilhas eletrônicas e softwares de gestão
empresarial.
Sistema de controle de pagamentos
Como o próprio nome já evidencia, é um sistema, uma organização ordenada das
informações, com o objetivo específico de controlar os pagamentos. Controlar os
processos de pagamentos consistia em uma atividade manual para algumas
empresas. Arquivar por ordem de vencimento, preparar cheques, entre outras
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 1/11
atividades que envolviam esse controle, tudo era feito manualmente pelos setores
responsáveis. Hoje, essas tarefas já estão em um sistema automatizado de
pagamentos, no qual os responsáveis por esse controle apenas conferem, liberando
os pagamentos digitalmente.
A automatização do controle, por meio de uma tecnologia bem estruturada,
possibilita mais qualidade e agilidade para o processo. Por meio dessa tecnologia, é
possível:
Identificar todas as obrigações a pagar
Verificar as obrigações não pagas
Evitar a perda de prazo, obtendo inclusive descontos
Fornecer informações para a criação do fluxo de caixa
Identificar a perda de prazo, evitando assim os pagamentos de multa e
juros, entre outros
Porém, a fim de garantir a qualidade e a agilidade do processo, a estrutura da
tecnologia utilizada para o sistema de controle de pagamentos deverá atender às
necessidades da empresa, considerando seu perfil, seus processos e sua gestão.
Assim, cada empresa utiliza um sistema de controle de pagamento próprio, que se
adapta conforme as necessidades e as informações que são necessárias para efetuar
corretamente as obrigações da organização.
Sistema de controle de recebimentos
O controle de recebimentos representa as entradas que a empresa tem com
relação ao seu próprio negócio e que geram receitas, destacando, por exemplo, no
caso de empresas comerciais, as vendas de seus produtos. Nesse exemplo, estão
incluídas as vendas à vista e a prazo, considerando cartão de crédito e débito, vendas
com transferência pelo Pix, duplicatas, promissórias, empréstimos etc.
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 2/11
Muitas empresas, preocupadas com o risco de inadimplência de seus clientes,
estão cada vez mais atentas à carteira de duplicatas a receber. Dessa forma, se você
trabalhar no setor responsável pela receita da empresa, estará encarregado de
controlar e lançar os documentos em um sistema de controle de recebimentos. Por
este motivo, a qualificação e a agilidade do processo de controle são essenciais, de
maneira que as rotinas básicas de controle dessas receitas sejam intermediadas por
um sistema automatizado, que possibilite maior assertividade e reduza assim as
possibilidades de erro.
Veja a seguir exemplos de rotinas de controle do sistema de contas a receber:
Identificação dos valores que a empresa tem a receber
Lançamento dos créditos no sistema de controle da empresa,
considerando os valores e as datas de recebimentos e também os dados
do cliente
Controle dos documentos físicos, se for o caso, para evitar erros e
realizar a correspondência com o sistema de controle
Arquivamento dos documentos físico e digital
Conferir os valores recebidos em relação aos registrados no sistema de
controle
Efetuar a baixa dos documentos no sistema de controle para enviar à
contabilidade
Esse processo é alimentado pelo sistema de informações gerenciais, que
disponibilizará os relatórios das contas a receber com informações de vencimento,
valores e origens dessas contas.
Assim como o sistema de controle de contas a pagar, a estrutura da tecnologia
utilizada para o sistema de controle de contas a receber também deverá atender às
necessidades da empresa, considerando o perfil, os processos e a gestão dela. Neste
sentido, cada empresa tem um sistema próprio de controle de recebimentos, adaptado
conforme as suas necessidades.
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 3/11
Além da estrutura dos sistemas de controle, em acordo com os processos e
serviços da empresa, é preciso considerar também os tipos de tecnologias utilizadas
para a criação desses sistemas, que podem ser mais simples ou mais sofisticados.
Entre esses tipos estão as planilhas eletrônicas e alguns softwares utilizados na
gestão empresarial.
Planilhas eletrônicas
Na execução das ações de controle dos processos financeiros, as organizações
que não têm sistemas de gestão utilizam planilhas eletrônicas. As planilhas são
construídas com base nas especificações de cada empresa.
Em comparação a alguns sistemas antigos, as planilhas têm um custo mais
baixo, adaptando-se às necessidades das organizações e também às mudanças, pois
modificar um sistema, em alguns casos, pode levar vários meses e o custo é bastante
elevado
Nas planilhas a seguir está um exemplo simples de controle de recebimentos e
pagamentos.
Controle de contas a receber Recebimento
Data NF Vencimento Valor Data Valor Desconto Juros
Total do mês: 11.000,00 Total do mês: 3.500,00
Os sistemas de contas a pagar e contas a receber, portanto, se bem
estruturados, de acordo com a realidade da empresa, agilizam, qualificam e diminuem
as margens de erro desses dois tipos de controle.
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 4/11
Controle de contas a pagar Realizado
Data NF Vencimento Valor Data Valor Desconto J
20/12/21 Fornecedor
X 20/01/22 2.400,00
22/12/21 Fornecedor
Y 10/01/22 1.760,00
23/12/21 Fornecedor
Z 840,00 23/12/21 840,00
23/12/21 ICMS a
pagar 12/01/22 630,00
27/12/21 Taxa alvará 27/12/21 31,22 27/12/21 31,22
27/12/21 ICMS a
pagar 12/01/22 1.350,00
31/12/21 CSLL a
pagar 31/01/22
31/12/21 PIS a
pagar 25/01/22
31/12/21 Cofins a
pagar 25/01/22
31/12/21 Telefone e
Internet 31/12/21 100,39 31/12/21 100,39
Total do mês: 7.111,61 Total: 9
Nesses controles, é possível visualizar todos os recebimentos e compromissos
que a empresa terá ou teve durante o mês.
É preciso ter atenção, pois, em alguns casos, as planilhas são modificadas por
mais de uma pessoa, o que pode gerar falhas nos relatórios gerenciais, dificultando
tanto a compreensão das informações quanto o processo de tomada de decisão.
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 5/11
O mais seguro, portanto, é utilizar um software especializado, voltado para a
gestão empresarial.
Softwares de gestão empresarial
Atualmente, existem no mercado de softwares alguns programas computacionais
voltados à gestão empresarial.
Os softwares de gestão empresarial têm um papel importantíssimo, no que tange
o gerenciamento da empresa. Eles são responsáveis por analisar, identificar e
gerenciar todos os processos que ocorrem na organização, controlando assim as
informações geradas para os setores responsáveis da empresa.
Nesse sentido, é possível citar os sistemas de gestão empresarial – sistemas
totalmente integrados –, que atuam como responsáveis por gerenciar todos os dados
da organização.
Alguns exemplos de sistemas utilizados são: ERP (enterprise resource planning,
ou sistema integrado de gestão empresarial);SCM (supply chain management, ou
gestão de cadeia de suprimentos); CRM (customer relationship management, ou
gestão de relacionamento com o cliente); DW (data warehouses, ou depósitos de
dados) e o BI (business intelligence, ou inteligência empresarial). São sistemas com
diferenças e especificidades, porém com objetivos em comum, como, por exemplo,
analisar, armazenar e disponibilizar informações concretas para a tomada de decisão.
Conheça um pouco cada um deles:
SCM
O SCM é formado por conjuntos de ferramentas, atividades, programas e
softwares e tem como objetivo realizar uma maior integração entre os parceiros de
negócios. É considerado como ferramenta de suporte para o sistema ERP e uma
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 6/11
tecnologia voltada para cálculos de planejamento e produção. Por meio dessa
ferramenta, os processos tornam-se mais eficientes e menos custosos, sendo
desenvolvidos em um menor tempo de produção, com mais qualidade.
CRM
O CRM é um sistema especificamente desenvolvido para aproximar o cliente e a
organização durante o processo das negociações empresariais. Ele auxilia na
comunicação da empresa com o cliente – e também com os futuros clientes – e
identifica se o cliente está satisfeito com o produto ou serviço oferecido pela empresa.
Esse sistema oferece alguns benefícios, como, por exemplo, a redução de custos
e despesas para contatar um cliente, o aumento da produtividade e a melhoria do
suporte ao cliente.
DW
O DW é um sistema que tem como objetivo armazenar dados, integrando este
procedimento com todos os sistemas da organização. Ele tem a finalidade de auxiliar
no processo de tomada de decisão em todos os níveis gerenciais da organização,
disponibilizando dados que agilizam esses processos decisórios.
BI
BI é um sistema dinâmico, flexível e com muita agilidade em responder aos seus
usuários e apresentar informações necessárias e importantes para o planejamento do
negócio e para a tomada de decisão.
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 7/11
O principal objetivo do sistema BI é realizar a definição das técnicas e regras que
serão utilizadas para gerenciar um grande volume de dados, independentemente do
tamanho da empresa.
ERP
Esse sistema tem a finalidade de realizar integração entre todas as operações
existentes na empresa, obtendo como vantagem o acesso a todas as informações,
aumentando a eficiência na produção de produtos e serviços e disponibilizando
qualidade na transmissão das informações.
Você sabe o que são os ERPs?
ERP, como já mencionado, traduzido para o português significa planejamento de
recursos empresariais. Ele é um software, um sistema desenvolvido para unificar, em
uma mesma plataforma, aplicativo ou sistema, os diversos departamentos de uma
instituição, independentemente da atividade ou do ramo de atuação desta.
Sabe-se que as empresas têm diversos departamentos e setores. Na era da
informatização, da criação dos computadores, principalmente após as grandes guerras
mundiais e o início da revolução industrial, muitos processos foram criados visando a
melhorias do processo produtivo e das relações humanas. Além disso, também foram
desenvolvidos muitos sistemas específicos e individualizados para determinado fim,
como, por exemplo, controle de horas, controle de produção, controle de estoque,
entre outros.
Esses sistemas, que antes eram específicos, por módulos, deixavam os
administradores e gestores carentes de informações, as quais estavam distribuídas em
vários e diferentes sistemas. Surgia então a necessidade de reunir e unificar os dados
desses sistemas distintos, transformando-os em informação, para que o processo
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 8/11
decisório nas instituições fosse mais homogêneo e eficaz. Os sistemas precisavam
“conversar” entre si. Daí surgiram os ERPs, sistemas integrados, nos quais, em um
único sistema, os colaboradores e gestores têm acesso a todas as informações
administrativas e operacionais da empresa.
Assim, um ERP engloba e administra os diversos setores de uma empresa.
Esses setores são separados no sistema por módulos. Então, cada módulo atende, de
forma geral, a um setor da empresa. Entre diversos módulos, os mais comuns nas
atividades empresariais são:
Financeiro
Contabilidade/fiscal
Departamento de pessoal
Recursos humanos
Operação/serviços
Produção
Estoque
Compras
Vendas
Comercial
Distribuição/logística
Patrimônio
A figura a seguir mostra uma representação gráfica dos setores envolvidos e de
algumas performances de gestão geradas pelos ERPs:
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 9/11
Figura 1 – ERP
Com as informações alimentadas pelos diversos setores, os administradores
passam a acessar, em tempo real, informações, relatórios, dashboards pertinentes
para a gestão e a tomada de decisão, ajustando a empresa para que as metas e os
objetivos sejam alcançados, tornando os ERPs fundamentais para o sucesso das
organizações.
Além disso, o governo, também cada vez mais informatizado, usa tecnologias
para captar informações das instituições e controlar as operações da empresa em
diversos aspectos, como fiscal/tributário, pessoal, segurança, entre outros, a fim de
garantir que a empresa realize suas atividades dentro da lei. O exemplo anterior
refere-se a uma das facilidades dos ERPs em se vincular com outras instituições,
utilizando tecnologia e Internet.
Para a emissão de notas fiscais, por exemplo, os ERPs conseguem ler todos os
dados pertinentes àquela compra ou venda por meio de importação/exportação pela
chave de acesso (utilizando um certificado) ou pelo XML da nota, ou seja:
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 10/11
Importam as Danfes de compras geradas pelos fornecedores
Exportam as Danfes de vendas emitidas aos clientes
Encerramento
Como você deve ter percebido, o profissional responsável por trabalhar na área
de contabilidade deve se adaptar aos sistemas de gestão empresarial, pois o foco da
maioria das empresas está relacionado às entradas e saídas financeiras, referentes à
sua atividade-fim de produção, comercialização ou prestação de serviço, tendo como
objetivo o controle dos recebimentos e pagamentos efetivos da organização.
Percebe-se também o grau de importância das tecnologias utilizadas, pois elas
agregam as informações e os processos da organização, cabendo ao profissional que
atuará nesta área adquirir conhecimento sobre essas tecnologias. Por fim, é
importante destacar que é o profissional desta área desempenha um papel
importantíssimo com relação ao setor financeiro da organização, pois é ele que
mantém o controle e o equilíbrio das contas.
03/08/2026, 16:25 Versão para impressão
about:blank 11/11