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Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 1 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br 1.0 A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcionais. Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados. São eles: 1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções; 2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc); 3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos; 4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc). O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois elementos: Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se deseja transmitir. Suporte: é o material físico onde está registrada a informação. Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples: INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc. MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar. Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato. Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES”. Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será documento de arquivo, pois é consequência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico. Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois grupos: 1.1 Quanto ao gênero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 2 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. 1.2 Quanto à natureza do assunto Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser: Ostensivo - A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Graus de sigilo Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso à Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que entrou em vigor há pouco; e o Decreto Federal nº 4.553/02, que trata dos documentos e material de caráter sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo: ultra-secreto; secreto; confidencial; reservado. A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior.A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não- autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofreqüência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional. Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 3 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Seguem as tabelas de classificação: Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso à Informação já estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi modificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago alterações. Portanto, é fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à classificação e período de tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se refira à classificação e período de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela. Além disso, a Lei não prevê explicitamente a possibilidade de prorrogação dos prazos, como o Decreto; Prevê apenas sua redução. Então caso a questão dê margem à dupla interpretação, ou seja elaborado em desacordo com a legislação, será objeto de recurso de muitos candidatos. Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, a mesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas. 2. ARQUIVO 2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas. Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente; b. estar instalado em local apropriado; c. dispor de instalações e materiais adequados; d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; e. contar com normas de funcionamento; f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. 2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza. Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical. Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 4 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação. Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. Órgãos de Documentação Arquivo O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar. Biblioteca A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são impressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar. Centro de Documentação / Informação O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionemde forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar. Museu O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como tridimensionais. Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões. 3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (públicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente); à extensão de sua atuação (setorial e central). Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade mantenedora os arquivos podem ser públicos ou privados. Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público. São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos. Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas atividades particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do Estado. Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 5 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Públicos: mantidos por instituições de caráter público. Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos. Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos. Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias. Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. Classificação segundo a natureza dos Documentos Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais). Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc). Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc. É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral. Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental (considerando o aspecto formal). Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel. Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia pode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos: Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo) Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo) Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo) É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma. O formato é a configuração física que o suporte assume. Ex: suporte papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc. A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia. Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estágios ou fases por que passam os documentos dentro da instituição. Este é com certeza o assunto mais presente em provas de concursos públicos, destacadamente os Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 6 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o entendimento de como esta teoria é aplicada na prática. Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas: 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados . 2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.São por isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase. 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva” Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente. Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessário compreender alguns termos técnicos da Arquivologia, como a valoração, prazo de guarda e destinação final dos documentos. Valoração dos Documentos Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico. Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características. Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de documento permanente ou documento de 3a idade, jamais será eliminado ou destruído. Prazo de Guarda dos Documentos Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: freqüência de uso das informações contidas nos documentos; existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais); existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais). Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 7 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases em questão. Destinação final dos Documentos Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente. Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico. É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte: - Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente? - Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária? - Como saber se o documento tem ou não valor histórico? Tabela de temporalidade É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição. Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão ser submetidas à Comissão que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu próprio prazo para as fases correntes e intermediária, bem como a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há prazo de guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e intermediária; cada documento terá seu próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de Análise quando da elaboração da tabela. Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotéticos: Os prazos acima variarão de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como documentos destinados à eliminação e à guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente. Informações importantes 1) Todo documento será criado na fase corrente; 2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores; 3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente); 4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); 5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados; 6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente); 4. ADMINISTRAÇÃOE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos documentos, visando alcançar a recuperação da informação e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento (material permanente e de consumo). Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 8 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares. Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes: a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.; Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc. b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações. d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como referência, há outros aos quais se faz referencia com menos freqüência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas. 5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em: LEVANTAMENTO DE DADOS Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas além de buscar entender as finalidades, funções a atividades, o volume da documentação, o gênero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, relatórios etc), os modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento adotados e conceito de conservação dos documentos. Legislação pertinente: - âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos - âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos - âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos Organização - organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos. - Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus órgãos. Documentação - gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc; - tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador; - volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês; - estado físico: necessidade de restauração. Processos - rotinas e formulários em uso na empresa; - registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data); - arranjo e classificação documental. Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 9 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Recursos - Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas, escolaridade); - físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento; - ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção. ANÁLISE DE DADOS COLETADOS Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo está sendo organizado. PLANEJAMENTO Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição, devendo estar divido em três partes: 1ª parte – Síntese da situação real encontrada; 2ª parte – Análise e diagnóstico da situação; 3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantação. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu acompanhamento. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições. O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose, também há outros agentes de deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem. Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmenteseu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, mas intervenções e a higiene, entre outros. Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deteriorização. Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento específicos (higienização, reparos e acondicionamento). Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservação. Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 6. MATERIAL DE ARQUIVO Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico. O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído. Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc. Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 10 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, etc.). 7. MICROFILMAGEM A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias. Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa. O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução, mantém as características fiéis do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura. São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação. Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. 8. Princípios Arquivísticos A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles: Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual não deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo arquivístico”. Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e externas de seu produtor. Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade. Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas. Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro. Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em que a cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 11 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br documentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas atividades. Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma regiãoespecífica ou uma nação. Como exceção deste princípio, não se aplica a documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares. Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente. Princípio da Reversibilidade: É a qualidade pela qual os procedimentos, métodos, decisões e processos adotados no arquivo são reversíveis, ou seja, podem ser “desfeitos”. São exemplos: a passagem de documentos entre as fases, a atribuição de código de assunto a um documento, a tramitação e arquivamento, etc. Como exceção prática a aplicação desse princípio, ou seja, operações que não podem ser desfeitas, podemos citar a expedição de documentos (uma vez que o documento sai, não há como recuperá-lo, devendo ser emitido outro solicitando a desconsideração) e a eliminação de documentos (o documento eliminado jamais pode ser recuperado). Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua proveniência e organização originais. Este conceito não é mais adotado na Arquivística por ir de encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições. Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas, mas que podem confundir. São eles: Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a continuidade administrativa. Também está em desuso. Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os documentos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos. Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em serviços de arquivos do território no qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos por operações militares ou representações diplomáticas. 9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização. Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os métodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos. Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e geográfico. Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos. Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o método alfanumérico. Este método se caracteriza pela “necessidade parcial” da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada de forma direta. Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 12 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento são divididos em duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas: BÁSICOS MÉTODO ALFABÉTICO É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação. REGRAS DE ALFABETAÇÃO O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Paulo Santos Maria Luísa Vasconcelos Sistemas Direto Indireto Arquivam-se: Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Luísa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano São Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira José Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira José 5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 13 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Exemplo: Antônio Almeida Filha Paulo Ribeiro Júnior Joaquim VasconcelosSobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio Ribeiro Júnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge Abreu Neto, Jorge 7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Müller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Müller, Paul Schmidt, Jorge 9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiúsculas. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’Brien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Chales Du Pont, Chales Mac Adam, John O’Brien, Gordon 10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Exemplo: José de Oviedo y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ríos Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Exemplo: Al Bem-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 14 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getulio Vargas Library of Congress (The) 13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna Quino Congresso de Geografia 3º Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3º) MÉTODO NUMÉRICO Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico. Numérico Simples Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica. Numérico Cronológico Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo. Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da documentação. Método Dígito-terminal Considera o número do próprio documento como elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem um número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura. O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples). O número de arquivamento será: 25-67-41 41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta 67 – grupo secundário, indicando a guia 25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição). Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento. Ex: GT GS GP 25 85 95 86 92 95 06 07 98 MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO) Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos a serem analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico. O alfabético pode ser dividido em ordem dicionário e ordem enciclopédica. Alfabético Dicionário Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem alfabética. Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 15 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Alfabético Enciclopédico Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente. Método ideográfico numérico – duplex Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. São portanto métodos indiretos. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho 1-1-3 Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. Método ideográfico numérico – decimal Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do número é composta de três algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode ter um, dois, três ou mais algarismos. As dez primeiras divisões são denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divisões, grupos, subgrupos, subseções etc. Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificaçãoo que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. Método numérico unitermo: também conhecido como indexação coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temos uma “ficha-índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que se refere. Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar muito no estudo desse método, pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relação com outros assuntos. Dica de prova: Vocês também devem ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o método duplex consiste em... Assim, cuidado para não confundir com outros métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o método unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico. MÉTODO ALFANUMÉRICO O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método alfabético com a rapidez do método numérico. Como o método alfabético pertence ao sistema direto e o método numérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico pertence ao sistema semidireto. Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com o que se preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada que vá além das informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que combina letras e números, e pertence ao sistema semidireto. MÉTODO GEOGRÁFICO O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são: a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 16 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br Exemplo: ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo São Paulo Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos São Paulo (capital) Lorena Sobreira, Luísa Santos, Antônio J. Rodrigues, Isa Almeida, José de Corrêa, Gilson Silva, Alberto b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais. CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro São Paulo Rio de Janeiro Amazonas São Paulo Amazonas Rio de Janeiro São Paulo Almeida, José de Santos, Antônio J. Silva, Alberto Sobreira, Luísa Rodrigues, Isa Corrêa, Gilson Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Exemplo: Brasília (Distrito Federal) Brasília (Minas Gerais) Itabaiana (Paraíba) Itabaiana (Sergipe) Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem. Exemplo: PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE França França Portugal Portugal Portugal Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto Unesco Vadim, Roger Pereira, José Albuquerque, Maria Ferreira, Antônio MÉTODOS PADRONIZADOS Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do concursando, pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles; Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. Ex: MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq: A – D e abreviações = ouro ou laranja E – H e abreviações = rosa ou amarelo I – N e abreviações = verde O – Q e abreviações = azul R – Z e abreviações = palha ou violeta Não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não serem definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências da instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desse assunto. Retomando, esse método é um complemento do método alfabético, apenas acrescentando cores. Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinação de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas com sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários fornecedores e clientes. Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhança sonora entre eles. Ex: FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos. Como se pode observar, os nomes possuem semelhança sonora (rima). Por isso ficam arquivados próximos. Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o objetivo de auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação da informação. Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do método automático. Funciona da mesma forma, Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 17 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br fazendo uma combinação de letras, números e cores. Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos padronizados é que não são comuns em provas de concursos. O método automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração Pública, somente em empresas privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodos mnemônico e rôneo eram usados com freqüência, mas ficaram obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO APARECEM! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com isso é chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO É O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para não confundi-los com osmétodos básicos. Avaliação de documentos Na fase de destinação da Gestão de Documentos é realizada a mais complexa das atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade também é realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser formada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito, administração, por representantes da direção e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituição. Ela deve ser convocada quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação, assim como quando for necessário programar mudanças nessas ferramentas. A avaliação tem a finalidade de atribuir ou identificar o valor dos documentos para a instituição. Sendo esse valor subjetivo (pode existir para uns e não para outros), este é o motivo pelo qual a Comissão deve ser interdisciplinar. Com a identificação desse valor, é possível preservar aqueles documentos de valor permanente e eliminar os que não têm importância. Além disso, evita-se o recolhimento de documentos sem valor secundário ou o descarte de documentos com esse valor. A Comissão deve fazer uma triagem de documentos com os principais assuntos de que trata a instituição, estudar esse documento e tentar identificar o que é relevante e o que não é em seu conteúdo informacional. Então mesmo que traga um assunto importante, se a informação se repetir com frequência em outros documentos, o mesmo pode ser descartado. Uma vez definidos os assuntos que têm relação direta com a origem, evolução e objetivos da instituição, devem ser determinados os prazos de guarda em cada fase documental de acordo com a importância do documento, assim como a sua destinação. E isso será feito através da Tabela de Temporalidade. Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são o resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação. Esses dois instrumentos são as ferramentas básicas da Gestão de Documentos e sempre andam juntos, pois a classificação é fundamental para a aplicação da temporalidade e destinação. Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão de Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais uma vez o esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no início da apostila. Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio já está definida, cabendo aos órgãos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. O prazo de guarda dos documentos (sempre determinado em anos) começa a contar da data da sua produção. No arquivo corrente, que é onde o documento é criado, o prazo de guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de guarda começa a contar do momento da sua transferência. Dica de prova: Não se esqueçam que a Tabela não define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de Documentos pára no arquivo intermediário. Preservação de Documentos Já sabemos que o documento é a informação registrada em um suporte material. A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é fazer com que a informação se perpetue Arquivologia Prof. Giovanna Carranza ESPAÇO HEBER VIEIRA Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 18 F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br no tempo e no espaço sem perder ou alterar suas características. A conservação de documentos engloba um conjunto de ferramentas, atividades, métodos e cuidados a serem observados para colaborar com a durabilidade do documento, isto é, fazer com que ele exista pelo maior prazo de tempo possível. Está dividida em conservação corretiva (ações no documento quando o mesmo já sofreu algum dano) e conservação preventiva (ações a serem empregadas para evitar os danos). Antes de prosseguirmos com a conservação, é preciso conhecer os conceitos de armazenamento e acondicionamento, e as determinações do CONARQ para sua aplicação. Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa). Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito. Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de Terminologia Arquivística, que não é nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às recomendações do CONARQ, que são as adotadas pelas bancas para elaborar suas questões. Armazenamento Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação. A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: - áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações; - áreas de risco de incêndios; - áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica; - áreas próximas a instalações estratégicas. As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. Nas áreas de depósito (de documentos), os cuidados devem ser dirigidos a: - evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações; - prever condições estruturais de resistência a cargas; - ter limite de 200 m2 de área. Os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização; - evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito; - evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; - aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação; - promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial, inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar; - evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; - manter suprimento elétrico de emergência. Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber: - documentos textuais, como manuscritos e impressos; - documentos encadernados; - documentos textuais de grande formato; - documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
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