WORD AVANÇADO

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Microsoft Office Word 2007 Avançado 
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AVAPE – Associação para Valorização de Pessoas com Deficiência 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Copyright© by Avape – Associação para Valorização de Pessoas com Deficiência 
 
Caderno de Estudos. Conteúdos Básicos – Microsoft Office Word 2007 Avançado: 
Santo André: Avape, 2010. 37p. 28cm 
 
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Caderno do Instrutor 
 
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CRÉDITOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Sylvia Helena Moraes Cury 
Presidência 
 
Eliana Oliveira Pinto Victor 
Vice-Presidência de Reabilitação 
 
Marcelo Vitoriano 
Gerência de Inclusão e Capacitação 
 
Celso Furniel Salício 
Gerência de Processos de Capacitação 
 
Ana Paula Isidório 
Aparecida de Fátima Pianta F. Lino 
Carlos Eduardo da Cruz 
Cláudia Izabel A.Martinho 
Márcia Alves 
Sônia Sadako Alakaki 
Equipe Técnica 
 
 
Cláudia Izabel A.Martinho 
Editoração Eletrônica 
 
 
 
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APRESENTAÇÃO DO CURSO 
 
Caro instrutor, ao elaborarmos este curso nosso objetivo é, ensinar os passos 
básicos para iniciar o uso de microcomputadores e contribuir com sua inclusão 
digital, desenvolvimento profissional, autonomia, segurança e dignidade para o 
exercício da cidadania. 
Ao final do curso os alunos estarão aptos a criar documentos diversos, tais como 
cartas e correspondências, listagens de etiquetas, malas diretas, inserir índices e 
hiperlinks em documentos e, com isso, facilitar sua absorção em diversos setores do 
mercado de trabalho. 
 
Boa leitura! 
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ÍNDICE 
 
 
APRESENTAÇÃO DO CURSO ...................................................................................... 5 
MALA DIRETA ........................................................................................................... 7 
DEFINIR O DOCUMENTO PRINCIPAL ............................................................................. 8 
CONECTAR O DOCUMENTO A UMA FONTE DE DADOS .................................................. 10 
REFINE A LISTA DE DESTINATÁRIOS OU OS ITENS ....................................................... 15 
TRABALHANDO COM CAMPOS: EXEMPLOS ................................................................ 19 
VISUALIZAR E COMPLETAR A MESCLAGEM ................................................................ 29 
ALTERAR CÓPIAS INDIVIDUAIS DO DOCUMENTO ......................................................... 30 
CRIAR UM ÍNDICE ANALÍTICO .................................................................................... 31 
MARCAR ENTRADAS PARA UM ÍNDICE ANALÍTICO ....................................................... 32 
ATUALIZAR O ÍNDICE ANALÍTICO ............................................................................... 35 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: .............................................................................. 36 
UNIDADES .............................................................................................................. 37 
 
 
 
 
 
 
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MALA DIRETA 
É possível usar a mala direta quando você desejar criar um conjunto de 
documentos, como uma carta modelo que é enviada a muitos clientes ou uma folha 
de etiquetas de endereço. Cada carta ou etiqueta tem o mesmo tipo de informações, 
no entanto o conteúdo é exclusivo. Por exemplo, nas cartas aos seus clientes, cada 
carta pode ser personalizada para abordar cada cliente pelo nome. As informações 
exclusivas em cada carta ou etiqueta provêm de entradas em uma fonte de dados. 
Dica: instrutor, é interessante que quando começar este módulo, passe aos 
alunos documentos profissionais. Exemplo: digitando uma carta comercial, a 
partir dela pode-se trabalhar também com envelopes. 
O processo de mala direta inclui as seguintes etapas gerais: 
1. Definir o documento principal. O documento principal contém o texto e os 
gráficos que são os mesmos para cada versão do documento mesclado. Por 
exemplo, o endereço de retorno ou a saudação em uma carta modelo. 
2. Conectar o documento a uma fonte de dados. Uma fonte de dados é um 
arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. 
Por exemplo, os nomes e os endereços dos destinatários de uma carta. 
3. Refinar a lista de destinatários ou os itens. O Word 2007 gera uma cópia do 
documento principal para cada item, ou registro, no seu arquivo de dados. Se 
o seu arquivo de dados for uma lista de correspondência, esses itens serão 
provavelmente destinatários da sua correspondência. Se você quiser gerar 
cópias apenas para determinados itens no seu arquivo de dados, poderá 
escolher quais itens (registros) incluir. 
4. Adicionar espaços reservados, chamados campos de mala direta, ao 
documento. Ao realizar a mala direta, os campos da mala direta são 
preenchidos com informações de seu arquivo de dados. 
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5. Visualizar e completar a mesclagem. É possível visualizar cada cópia do 
documento antes de i
Você pode usar comandos na guia 
direta. 
Também é possível realizar uma mala direta usando o painel de tarefas 
Direta, que lhe orienta etapa por etapa pelo processo. Para usar o painel de
no grupo Iniciar Mala Direta
Direta e, em seguida, clique em 
DEFINIR O DOCUMENTO 
Inicie o Word 
Um documento em branco abre 
os comandos na próxima etapa não estarão disponíveis.
1. Na guia Correspondências
Mala Direta. 
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Visualizar e completar a mesclagem. É possível visualizar cada cópia do 
documento antes de imprimir todo o conjunto. 
Você pode usar comandos na guia Correspondências para executar uma mala 
Também é possível realizar uma mala direta usando o painel de tarefas 
, que lhe orienta etapa por etapa pelo processo. Para usar o painel de
Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em 
e, em seguida, clique em Assistente Detalhado de Mala Direta
 
Fonte: acervo pessoal. 
 
DEFINIR O DOCUMENTO PRINCIPAL 
Um documento em branco abre por padrão. Deixe-o aberto. Se escolher fechá
os comandos na próxima etapa não estarão disponíveis. 
Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em 
Visualizar e completar a mesclagem. É possível visualizar cada cópia do 
para executar uma mala 
Também é possível realizar uma mala direta usando o painel de tarefas Mala 
, que lhe orienta etapa por etapa pelo processo. Para usar o painel de tarefas, 
, clique em Iniciar Mala 
Assistente Detalhado de Mala Direta. 
o aberto. Se escolher fechá-lo, 
, clique em Iniciar 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
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Fonte: acervo pessoal. 
2. Clique no tipo de documento que deseja criar. 
Por exemplo, é possível criar: 
� Um conjunto de envelopes: O endereço de retorno é o mesmo em todos 
os envelopes, mas o endereço de destino é exclusivo em cada um. Clique 
em Envelopes e, em seguida, especifique suas preferências para o 
tamanho do envelope e a formatação do texto na guia Opções de 
Envelope da caixa de diálogo Opções de Envelope. 
� Um conjunto de etiquetas de endereço: Cada etiqueta mostra o nome e 
o endereço da pessoa, mas o nome e o endereço em cada etiqueta é 
exclusivo. Clique em Etiquetas e, em seguida, especifique suaspreferências para o tipo de etiqueta na caixa de diálogo Opções de 
Etiqueta. 
� Um conjunto de cartas modelo ou emails: O conteúdo básico é o 
mesmo em todas as cartas ou mensagens, mas cada um contém 
informações específicas ao destinatário individual, como nome, endereço 
ou outra informação. Clique em Cartas ou Emails para criar esses tipos 
de documentos. 
� Um catálogo ou diretório: O mesmo tipo de informação, como nome e 
descrição, é mostrado para cada item, mas o nome e a descrição em cada 
item é exclusivo. Clique em Diretório para criar esse tipo de documento. 
Dica: para esta aula é interessante que divida a classe em duplas e peça para 
eles criarem uma empresa, onde trabalharão com cartão de visitas, crachás, 
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cadastro de funcionários, etc. Estimule a criatividade pedindo para eles 
criarem um logotipo da empresa. 
Reiniciar uma mala direta 
Se você precisar para de trabalhar em uma mala direta, poderá salvar o 
documento principal e reiniciar a mesclagem posteriormente. O Word 2007 mantém 
a fonte de dados e as informações dos campos. Se você estava usando o painel de 
tarefas Mala Direta, o Word retornará ao local onde parou no painel de tarefas ao 
reiniciar a mesclagem. 
Quando você estiver pronto para reiniciar a mesclagem, abra o documento. 
O Word exibe uma mensagem que pede para você confirmar se deseja abrir o 
documento, que executará um comando SQL. 
Como esse documento está conectado a uma fonte de dados e você deseja 
recuperar os dados, clique em Sim. Se estivesse abrindo um documento que não 
soubesse estar conectado a uma fonte de dados, você poderia clicar em Não para 
impedir possíveis acessos mal-intencionados aos dados. 
O texto do documento, junto com quaisquer campos inseridos, aparece, então 
clique na guia Correspondências e reinicie seu trabalho. 
 
CONECTAR O DOCUMENTO A UMA FONTE DE DADOS 
Para mesclar informações em seu documento principal, é necessário conectar o 
documento a uma fonte de dados, ou a um arquivo de dados. Se você ainda não 
tiver um arquivo de dados, poderá criar um durante o processo de mala direta. 
 
Escolha um arquivo de dados 
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Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar 
Destinatários. 
 
Fonte: acervo pessoal. 
Quando estiver de volta no Word executando sua mala direta e chegar à etapa 
que precisa se conectar a um arquivo de dados, clique na opção Usar uma lista 
existente e procure o arquivo .csv que acabou de exportar. Antes do arquivo ser 
aberto, você pode receber uma solicitação para selecionar qual caractere separador 
irá separar uma coluna de outra na sua lista de endereços. Clique em Vírgula e, em 
seguida, clique em OK. 
Depois clique em voltar às dicas do Outlook. 
Se você tiver uma planilha do Microsoft Office Excel, um banco de dados do 
Microsoft Office Access ou outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar Lista 
Existente e, em seguida, localize o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de 
Dados. 
Para o Excel, é possível selecionar os dados a partir de qualquer planilha ou 
intervalo nomeado dentro de uma pasta de trabalho. Para o Access, é possível 
selecionar os dados de qualquer tabela ou consulta (consulta: um meio de encontrar 
todos os registros armazenados em uma fonte de dados que atende a um conjunto 
de critérios definidos por você. As consultas podem conter operadores, aspas, 
marcas, caracteres curinga e parênteses para facilitar sua pesquisa.) definido no 
banco de dados. Para outro tipo de arquivo de dados, selecione o arquivo na caixa 
de diálogo Selecionar Fonte de Dados. Se o arquivo não estiver listado, selecione o 
tipo de arquivo apropriado ou selecione Todos os Arquivos na caixa Arquivos do 
tipo. Em uma mala direta, você pode usar os seguintes tipos de arquivos de dados: 
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� Programas de banco de dados de camada única baseados em arquivos, 
para os quais você instalou um driver de provedor OLE DB (banco de 
dados OLE: uma arquitetura de banco de dados de componente que 
implementa acesso eficiente a rede e à Internet para vários tipos de fontes 
de dados, incluindo dados relacionais, arquivos de correio, arquivos sem 
formatação e planilhas.) ou ODBC (ODBC (Conectividade Aberta de 
Banco de Dados): um método padrão de compartilhamento de dados 
entre bancos de dados e programas. Os drivers ODBC usam SQL para 
obter acesso a dados externos.) (vários desses drivers são fornecidos 
com o Microsoft Office). 
� Um arquivo HTML que tem uma tabela única. A primeira linha da tabela 
deve conter nomes de colunas e as outras linhas devem conter dados. 
� Catálogos de endereços eletrônicos: 
� Catálogo de endereços do Microsoft Outlook 
� Lista de Contatos do Microsoft Schedule+ 7.0 
� Qualquer lista de endereços semelhante criada com um sistema de 
mensagens compatível com o padrão MAPI (MAPI: a especificação da 
interface Microsoft que permite que diferentes aplicativos de mensagens e 
grupo de trabalho (incluindo email, correio de voz e fax) trabalhem através 
de um único cliente.) como, por exemplo, o Microsoft Outlook. 
� Um documento do Microsoft Word. O documento deve conter uma única 
tabela. A primeira linha da tabela deve conter títulos e as outras linhas 
devem conter os registros que deseja mesclar. Você também pode usar 
uma fonte de cabeçalho (fonte de cabeçalho: um documento que contém 
a linha do cabeçalho (ou registro do cabeçalho) a ser usada com a fonte 
de dados especificada para um documento principal de mala direta.) como 
uma fonte de dados. 
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� Qualquer arquivo de texto que tenha 
uma categoria de informação que corresponde a uma coluna de 
informação em uma fonte de dados. O nome de cada campo de dados é 
listado na primeira linha (linha de título) da fonte de dados. "CEP" e 
"Sobrenome" são exemplos de nomes de campos de dados.)
(ou delimitados) por caracteres de tabulação o
dados (registro de dados: um conjunto completo de informações 
relacionadas que corresponde a uma linha de informações da fonte de 
dados. Todas as informações sobre um cliente em uma lista de 
endereçamento são exemplos de registro de dados). separados por 
marcas de parágrafos. 
Excel que inclui porcentagens, valores de moeda ou códigos postais, você 
poderá preservar a formatação numérica dos dados usando o Intercâmbio 
Dinâmico de Dados para se conectar à planilha do Exc
exemplo, é possível certificar
de 07865 de seu arquivo de dados não seja exibido como o número 7865 
(sem o zero à esquerda).
 
Antes de se conectar à planilha, faça o seguinte no Word:
� Clique no Botão do Microsoft Office 
do Word. 
� Clique em Avançado. 
� Vá até a seção Geral e marque a caixa de seleção Confirmar conversão 
de formato de arquivo ao abrir. 
� Clique em OK. 
� Com o principal documento da mala direta aberto, 
Direta da guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e, 
em seguida, clique em Usar Lista Existente. 
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r arquivo de texto que tenha campos de dados (campo de dados: 
uma categoria de informação que corresponde a uma coluna de 
informação em uma fonte de dados. O nome de cada campo de dados é 
o na primeira linha (linha de título) da fonte de dados. "CEP" e 
"Sobrenome" são exemplos de nomes de campos de dados.)
(ou delimitados) por caracteres de tabulação ou vírgulas e registros de 
(registro de dados: um conjunto completo de informações 
relacionadas que corresponde a uma linha de informações da fonte de 
dados. Todas asinformações sobre um cliente em uma lista de 
endereçamento são exemplos de registro de dados). separados por 
parágrafos. Se o seu arquivo de dados for uma planilha do 
Excel que inclui porcentagens, valores de moeda ou códigos postais, você 
poderá preservar a formatação numérica dos dados usando o Intercâmbio 
Dinâmico de Dados para se conectar à planilha do Excel pelo Word. Por 
exemplo, é possível certificar-se de que um código postal de cinco dígitos 
de 07865 de seu arquivo de dados não seja exibido como o número 7865 
(sem o zero à esquerda). 
Antes de se conectar à planilha, faça o seguinte no Word: 
Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções 
Clique em Avançado. 
Vá até a seção Geral e marque a caixa de seleção Confirmar conversão 
de formato de arquivo ao abrir. 
Com o principal documento da mala direta aberto, no grupo Iniciar Mala 
Direta da guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e, 
em seguida, clique em Usar Lista Existente. 
(campo de dados: 
uma categoria de informação que corresponde a uma coluna de 
informação em uma fonte de dados. O nome de cada campo de dados é 
o na primeira linha (linha de título) da fonte de dados. "CEP" e 
"Sobrenome" são exemplos de nomes de campos de dados.) separados 
u vírgulas e registros de 
(registro de dados: um conjunto completo de informações 
relacionadas que corresponde a uma linha de informações da fonte de 
dados. Todas as informações sobre um cliente em uma lista de 
endereçamento são exemplos de registro de dados). separados por 
Se o seu arquivo de dados for uma planilha do 
Excel que inclui porcentagens, valores de moeda ou códigos postais, você 
poderá preservar a formatação numérica dos dados usando o Intercâmbio 
el pelo Word. Por 
se de que um código postal de cinco dígitos 
de 07865 de seu arquivo de dados não seja exibido como o número 7865 
e, em seguida, clique em Opções 
Vá até a seção Geral e marque a caixa de seleção Confirmar conversão 
no grupo Iniciar Mala 
Direta da guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e, 
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� Localize a planilha do Excel na caixa de diálogo Selecionar Fonte de 
Dados e clique duas vezes nela. 
� Na caixa de diálogo Confirmar a Fonte de Dados, clique em Planilhas do 
MS Excel por meio do DDE (*.xls) e, em seguida, clique em OK. 
 
Se você não vir Planilhas do MS Excel por meio do DDE (*.xls), marque a caixa 
de seleção Mostrar Tudo. 
Na caixa de diálogo Microsoft Office Excel, para Nome ou intervalo de células, 
selecione o intervalo de células ou a planilha que contenha as informações que 
deseja mesclar e, em seguida, clique em OK. 
Para impedir o questionamento sempre que abrir um arquivo de dados, você pode 
desativar a opção Confirmar conversão ao abrir após ter se conectado à planilha. 
Se você ainda não tiver um arquivo de dados, clique em Digitar uma nova lista e, 
em seguida, use o formulário aberto para criar sua lista. A lista é salva como um 
arquivo de banco de dados (.mdb) que pode ser usado novamente. 
Se você instalou o Microsoft Office System 2007 (em vez de instalar apenas o 
Microsoft Word), também poderá usar o Microsoft Query para construir uma consulta 
(consulta: um meio de encontrar todos os registros armazenados em uma fonte de 
dados que atende a um conjunto de critérios definidos por você. As consultas podem 
conter operadores, aspas, marcas, caracteres curinga e parênteses para facilitar sua 
pesquisa.) e recuperar os dados que deseja de uma fonte de dados externa (fonte 
de dados externa: uma fonte de dados que contém os dados aos quais um usuário 
deseja obter acesso: por exemplo, uma lista do Microsoft Excel ou um banco de 
dados do Microsoft Access.). 
 
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REFINE A LISTA DE DESTINATÁRIOS OU OS ITENS 
Ao conectar-se com um determinado arquivo de dados, talvez você não queira 
mesclar as informações de todos os registros desse arquivo de dados em seu 
documento principal. 
Dica: se utilizar um banco de dados da empresa, peça para os alunos criarem 
uma folha de ponto dos funcionários, onde existam campos de nome, idade, 
horário, cargo e departamento. Este recurso é ótimo para a evolução total 
deste capítulo. 
Para estreitar a lista de destinatários ou usar um subconjunto dos itens no seu 
arquivo de dados, faça o seguinte: 
� Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Editar 
Lista de Destinatários. 
 
Fonte: acervo pessoal. 
� Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, siga um destes 
procedimentos: 
Selecione registros individuais: Esse método é mais útil se sua lista for 
pequena. Marque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja incluir e 
desmarque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja excluir. 
Se souber que deseja incluir apenas alguns registros na sua mala direta, poderá 
desmarcar a caixa de seleção na linha de cabeçalho e, em seguida, selecione 
apenas os registros que deseja. Da mesma forma, se quiser incluir a maior parte da 
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lista, marque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as 
caixas de seleção para os registros que você não deseja incluir. 
Classificar registros: Clique no título da coluna do item pelo qual deseja 
classificar. A lista classifica em ordem alfabética ascendente (de A a Z). 
Se você deseja uma classificação mais complexa, clique em Classificar em 
Refinar lista de destinatários e escolha suas preferências de classificação na guia 
Classificar Registros da caixa de diálogo Filtrar e Classificar. Por exemplo, é 
possível usar esse tipo de classificação se quiser que os endereços dos 
destinatários sejam organizados em ordem alfabética com base no sobrenome 
dentro de cada CEP e que os CEPs sejam listados em ordem numérica. 
Filtrar os registros: Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não 
deseja ver ou incluir na mala direta. Após filtrar a lista, poderá usar as caixas de 
seleção para incluir e excluir registros. 
Para filtrar os registros, faça o seguinte: 
Em Refinar lista de destinatários, clique em Filtrar. 
Na guia Filtrar Registros da caixa de diálogo Filtrar e Classificar escolha o critério 
que deseja usar para o filtro. 
Por exemplo, para gerar cópias de seu documento principal somente para os 
endereços que listam Austrália como o país/região, clique em País ou Região na 
lista Campos, Igual a na lista Comparação e Austrália na lista Comparar a. 
Para refinar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e, em seguida, especifique 
mais critérios. 
Por exemplo, para gerar cópias do seu documento principal somente para 
negócios em Munique, filtre os registros dos quais o campo Cidade contiver Munique 
e dos quais o campo Nome da Empresa não estiver em branco. Se você usar Ou em 
vez de E nesse filtro, sua mala direta incluirá todos os endereços de Munique assim 
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como todos os endereços que incluem um nome de empresa, independentemente 
da cidade. 
Se você instalou o software de validação de
endereços na caixa de diálogo 
endereços do seu destinatário.
Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, ao 
documento 
Após conectar o seu documento princi
pronto para digitar o texto do documento e adicionar espaços reservados que 
indicam onde as informações exclusivas aparecerão em cada cópia do documento. 
Os espaços reservados, como endereço e saudação, são chamados 
de mala direta. Os campos no Word correspondem aos títulos da coluna no arquivo 
de dados selecionado. 
As colunasem um arquivo de dados representam as categorias de informações. 
Os campos que você adiciona ao documento 
essas categorias. 
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como todos os endereços que incluem um nome de empresa, independentemente 
Se você instalou o software de validação de endereço, poderá clicar em 
na caixa de diálogo Destinatários de Mala Direta 
endereços do seu destinatário. 
Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, ao 
Após conectar o seu documento principal a um arquivo de dados, você estará 
pronto para digitar o texto do documento e adicionar espaços reservados que 
indicam onde as informações exclusivas aparecerão em cada cópia do documento. 
Os espaços reservados, como endereço e saudação, são chamados 
de mala direta. Os campos no Word correspondem aos títulos da coluna no arquivo 
Fonte: acervo pessoal. 
As colunas em um arquivo de dados representam as categorias de informações. 
Os campos que você adiciona ao documento principal são espaços reservados para 
como todos os endereços que incluem um nome de empresa, independentemente 
endereço, poderá clicar em Validar 
 para validar os 
Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, ao 
pal a um arquivo de dados, você estará 
pronto para digitar o texto do documento e adicionar espaços reservados que 
indicam onde as informações exclusivas aparecerão em cada cópia do documento. 
Os espaços reservados, como endereço e saudação, são chamados de campos 
de mala direta. Os campos no Word correspondem aos títulos da coluna no arquivo 
 
As colunas em um arquivo de dados representam as categorias de informações. 
principal são espaços reservados para 
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As linhas em um arquivo de dados representam os registros de informações. O 
Word gera uma cópia do documento principal para cada registro ao realizar uma 
mala direta. 
Ao colocar um campo no seu docume
determinada categoria de informação, como nome ou endereço, para aparecer 
nesse local. 
Ao inserir um campo de mala direta no documento principal, o nome do campo é 
sempre cercado por sinais 
nos documentos mesclados. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no 
documento principal do texto normal.
O que ocorre ao mesclar 
Ao mesclar, as informações da primeira linha no arquivo de dados subs
campos no seu documento principal para criar o primeiro documento mesclado. As 
informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos para criar 
o segundo documento mesclado e assim por diante.
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As linhas em um arquivo de dados representam os registros de informações. O 
Word gera uma cópia do documento principal para cada registro ao realizar uma 
Ao colocar um campo no seu documento principal, você indica que deseja uma 
determinada categoria de informação, como nome ou endereço, para aparecer 
 
www.microsoft.com.br 
Ao inserir um campo de mala direta no documento principal, o nome do campo é 
sempre cercado por sinais de divisas (« »). Esses sinais de divisas não aparecem 
nos documentos mesclados. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no 
documento principal do texto normal. 
 
Ao mesclar, as informações da primeira linha no arquivo de dados subs
campos no seu documento principal para criar o primeiro documento mesclado. As 
informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos para criar 
o segundo documento mesclado e assim por diante. 
As linhas em um arquivo de dados representam os registros de informações. O 
Word gera uma cópia do documento principal para cada registro ao realizar uma 
nto principal, você indica que deseja uma 
determinada categoria de informação, como nome ou endereço, para aparecer 
Ao inserir um campo de mala direta no documento principal, o nome do campo é 
de divisas (« »). Esses sinais de divisas não aparecem 
nos documentos mesclados. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no 
Ao mesclar, as informações da primeira linha no arquivo de dados substitui os 
campos no seu documento principal para criar o primeiro documento mesclado. As 
informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos para criar 
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TRABALHANDO COM CAMPOS: EXEMPLOS
É possível adicionar qualquer título de coluna de seu arquivo de dados ao 
documento principal como um campo. Isso possibilita a flexibilidade ao criar cartas 
modelo, etiquetas, emails e outros documentos mesclados. Por exemplo:
� Suponha que você esteja criando uma carta para notificar o comércio local 
que eles foram selecionados para inclusão no seu guia anual da cidade. 
Se o seu arquivo de dados contiver uma coluna Empresa com o nome de 
cada comércio com o qual deseja entrar em contato,
campo «Empresa» em vez de digitar o nome de cada empresa individual. 
� Imagine que você envia emails trimestralmente ao seus clientes alertando 
sobre novos produtos e ofertas especiais. Para personalizar essas 
mensagens para os seus melhores clientes, é possível adicionar uma 
coluna Anotação Pessoal ao seu arquivo de dados no
digitar anotações como "Senhorita Miller, o novo objeto é exatamente o 
que você estava procurando". Ao colocar um campo «AnotaçãoPessoal» 
no documento principal, é possível incluir essas anotações na parte 
inferior de determinadas mensagen
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Fonte: acervo pessoal. 
 
COM CAMPOS: EXEMPLOS 
É possível adicionar qualquer título de coluna de seu arquivo de dados ao 
documento principal como um campo. Isso possibilita a flexibilidade ao criar cartas 
modelo, etiquetas, emails e outros documentos mesclados. Por exemplo:
que você esteja criando uma carta para notificar o comércio local 
que eles foram selecionados para inclusão no seu guia anual da cidade. 
Se o seu arquivo de dados contiver uma coluna Empresa com o nome de 
cada comércio com o qual deseja entrar em contato, você poderá inserir o 
campo «Empresa» em vez de digitar o nome de cada empresa individual. 
Imagine que você envia emails trimestralmente ao seus clientes alertando 
sobre novos produtos e ofertas especiais. Para personalizar essas 
mensagens para os seus melhores clientes, é possível adicionar uma 
coluna Anotação Pessoal ao seu arquivo de dados no
digitar anotações como "Senhorita Miller, o novo objeto é exatamente o 
que você estava procurando". Ao colocar um campo «AnotaçãoPessoal» 
no documento principal, é possível incluir essas anotações na parte 
inferior de determinadas mensagens. 
É possível adicionar qualquer título de coluna de seu arquivo de dados ao 
documento principal como um campo. Isso possibilita a flexibilidade ao criar cartas 
modelo, etiquetas, emails e outros documentos mesclados. Por exemplo: 
que você esteja criando uma carta para notificar o comércio local 
que eles foram selecionados para inclusão no seu guia anual da cidade. 
Se o seu arquivo de dados contiver uma coluna Empresa com o nome de 
você poderá inserir o 
campo «Empresa» em vez de digitar o nome de cada empresa individual. 
Imagine que você envia emails trimestralmente ao seus clientes alertando 
sobre novos produtos e ofertas especiais. Para personalizar essas 
mensagens para os seus melhores clientes, é possível adicionar uma 
coluna Anotação Pessoal ao seu arquivo de dados no qual é possível 
digitar anotações como "Senhorita Miller, o novo objeto é exatamente o 
que você estava procurando". Ao colocar um campo «AnotaçãoPessoal» 
no documento principal, é possível incluir essas anotações na parte 
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� Suponha que sua lista de correspondência seja para assinantes do seunewsletter e seu arquivo de dados inclui uma coluna, chamada Data De 
Expiração, para armazenar a data que cada assinatura expira. Se você 
colocar um campo «DataDeExpiração» na etiquet
principal antes de executar a mesclagem, cada assinante receberá sua 
própria data de expiração na etiqueta de sua correspondência.
É possível combinar os campos e separá
exemplo, para criar um endereço, é pos
documento principal desta forma:
«Nome» «Sobrenome»
«Endereço» 
«Cidade», «Estado» «Código postal»
Para as coisas que você usa freqüentemente, como blocos de endereço e linhas 
de saudações, o Word fornece campos de composiç
campos. Por exemplo: 
O campo Bloco de Endereço é uma combinação de diversos campos, incluindo o 
nome, o sobrenome, o endereço, a cidade e o código postal. 
O campo Linha de Saudação pode incluir ou 
do sua escolha de saudação.
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
20 - 37 
Suponha que sua lista de correspondência seja para assinantes do seu 
newsletter e seu arquivo de dados inclui uma coluna, chamada Data De 
Expiração, para armazenar a data que cada assinatura expira. Se você 
colocar um campo «DataDeExpiração» na etiqueta do documento 
principal antes de executar a mesclagem, cada assinante receberá sua 
própria data de expiração na etiqueta de sua correspondência.
É possível combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por 
exemplo, para criar um endereço, é possível configurar os campos no seu 
documento principal desta forma: 
«Nome» «Sobrenome» 
«Cidade», «Estado» «Código postal» 
Para as coisas que você usa freqüentemente, como blocos de endereço e linhas 
de saudações, o Word fornece campos de composição que agrupam um número de 
O campo Bloco de Endereço é uma combinação de diversos campos, incluindo o 
nome, o sobrenome, o endereço, a cidade e o código postal. 
 
Fonte: www.microsoft.com.br 
O campo Linha de Saudação pode incluir ou mais campos de nome, dependendo 
do sua escolha de saudação. 
Suponha que sua lista de correspondência seja para assinantes do seu 
newsletter e seu arquivo de dados inclui uma coluna, chamada Data De 
Expiração, para armazenar a data que cada assinatura expira. Se você 
a do documento 
principal antes de executar a mesclagem, cada assinante receberá sua 
própria data de expiração na etiqueta de sua correspondência. 
los com marcas de pontuação. Por 
sível configurar os campos no seu 
Para as coisas que você usa freqüentemente, como blocos de endereço e linhas 
ão que agrupam um número de 
O campo Bloco de Endereço é uma combinação de diversos campos, incluindo o 
mais campos de nome, dependendo 
Microsoft Office Word 2007 Avançado
É possível personalizar o conteúdo de cada um desses campos de composição. 
Por exemplo, no endereço, é possível selecionar um formato de nome formal (Sr. 
Joshua Randall Jr.); na saudação, é possív
 
Mapeie os campos de mala direta para o seu arquivo de dados
Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no seu arquivo de dados que 
corresponda a cada endereço ou elemento de saudação, talvez seja necessário 
mapear os campos de mala direta no Word para as colunas no seu arquivo de 
dados. 
Para mapear os campos, clique em 
Campos da guia Correspondências
A caixa diálogo Coincidir Campos
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
21 - 37 
É possível personalizar o conteúdo de cada um desses campos de composição. 
Por exemplo, no endereço, é possível selecionar um formato de nome formal (Sr. 
Joshua Randall Jr.); na saudação, é possível usar "Para" em vez de "Caro".
Mapeie os campos de mala direta para o seu arquivo de dados 
Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no seu arquivo de dados que 
corresponda a cada endereço ou elemento de saudação, talvez seja necessário 
os campos de mala direta no Word para as colunas no seu arquivo de 
Para mapear os campos, clique em Coincidir Campos no grupo 
Correspondências. 
Fonte: acervo pessoal. 
Coincidir Campos é aberta. 
 
Fonte: acervo pessoal. 
É possível personalizar o conteúdo de cada um desses campos de composição. 
Por exemplo, no endereço, é possível selecionar um formato de nome formal (Sr. 
el usar "Para" em vez de "Caro". 
 
Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no seu arquivo de dados que 
corresponda a cada endereço ou elemento de saudação, talvez seja necessário 
os campos de mala direta no Word para as colunas no seu arquivo de 
no grupo Gravar & Inserir 
 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
22 - 37 
Os elementos de um endereço e de uma saudação estão listados na esquerda. 
Os títulos da coluna de seu arquivo de dados estão listados à direita. 
O Word pesquisa pela coluna que coincide com cada elemento. Na ilustração, o 
Word compara automaticamente os dados da coluna Apelido com Sobrenome. Mas 
o Word não foi capaz de comparar outros elementos. A partir desse arquivo de 
dados, por exemplo, o Word não pode comparar Nome. 
Na lista à direita, é possível selecionar a coluna de seu arquivo de dados que 
corresponda ao elemento na esquerda. Na ilustração, a coluna Nome agora 
corresponde a Nome. Não tem problema que Título de Cortesia, Identificador 
Exclusivo e Nome do Meio não correspondam. Seu documento de mala direta não 
precisa usar todos os campos. Se você adicionar um campo que não contém dados 
de seu arquivo de dados, ele aparecerá no documento mesclado como um espaço 
reservado vazio — normalmente uma linha em branco ou um campo oculto. 
 
Fonte: acervo pessoal. 
 
Digite o conteúdo e adicione os campos 
� No documento principal, clique no local onde deseja inserir o campo. 
� Use o grupo Gravar & Inserir Campos na guia Correspondências. 
Microsoft Office Word 2007 Avançado
Adicione uma das seguintes ações:
� Clique em Bloco de endereço. 
� Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, selecione os elementos do 
endereço que deseja incluir e os formatos que deseja e, em seguida, 
clique em OK. 
� Se a caixa de diál
tenha sido capaz de localizar algumas informações que precisa para o 
bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em 
seguida, selecione o campos de sua fonte de dados que corresponda ao 
campo necessário para a mala direta.
� Clique em Linha de saudação. 
� Selecione o formato da linha de saudação, que inclui a saudação, o 
formato do nome e a pontuação que se segue. 
� Selecione o texto que deseja exibir em casos onde o Microsoft Word não 
pode interpretar o nome do destinatário, por exemplo, quando a fonte de 
dados não contiver nome ou sobrenome para um destinatário, mas 
apenas um nome de empresa. 
� Clique em OK. 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
23 - 37 
Fonte: acervo pessoal. 
 
icione uma das seguintes ações: 
Clique em Bloco de endereço. 
Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, selecione os elementos do 
endereço que deseja incluir e os formatos que deseja e, em seguida, 
Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não 
tenha sido capaz de localizar algumas informações que precisa para o 
bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em 
seguida, selecione o campos de sua fonte de dados que corresponda ao 
campo necessário para a mala direta. 
Clique em Linha de saudação. 
Selecione o formato da linha de saudação, que inclui a saudação, o 
formato do nome e a pontuação que se segue. 
Selecione o texto que deseja exibir em casos onde o Microsoft Word não 
pode interpretar o nome do destinatário, por exemplo, quando a fonte de 
dados não contiver nome ou sobrenome para um destinatário, mas 
apenas um nome de empresa. 
 
Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, selecioneos elementos do 
endereço que deseja incluir e os formatos que deseja e, em seguida, 
ogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não 
tenha sido capaz de localizar algumas informações que precisa para o 
bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em 
seguida, selecione o campos de sua fonte de dados que corresponda ao 
Selecione o formato da linha de saudação, que inclui a saudação, o 
Selecione o texto que deseja exibir em casos onde o Microsoft Word não 
pode interpretar o nome do destinatário, por exemplo, quando a fonte de 
dados não contiver nome ou sobrenome para um destinatário, mas 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
24 - 37 
� Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não 
tenha sido capaz de localizar algumas das informações necessárias para 
a linha de saudação. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em 
seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao 
campo necessário para a mala direta. 
É possível inserir informações de campos individuais, como o nome, número de 
telefone ou a quantidade de contribuição de uma lista de doadores. Para adicionar 
rapidamente um campo de seu arquivo de dados ao documento principal, clique na 
seta ao lado de Inserir Campo de Mesclagem e, em seguida, clique no nome do 
campo. 
Para obter mais opções de inserção de campos individuais no documento, faça o 
seguinte: 
� Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em 
Inserir Campo de Mesclagem. 
� Na caixa de diálogo Inserir Campo de mesclagem, execute uma das 
seguintes ações: 
Para selecionar campos de endereço que corresponderão 
automaticamente aos campos da fonte de dados, mesmo que os campos 
desta não tenham o mesmo nome de seus campos, clique em Campos de 
Endereço. 
Para selecionar os campos que sempre pegam os dados diretamente de 
uma coluna no seu arquivo de dados, clique em Campos de Banco de 
Dados. 
� Na caixa Campos, clique no campo desejado. 
� Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar. 
� Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Microsoft Word 
não tenha sido capaz de localizar algumas informações necessárias para 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
25 - 37 
inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em 
seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao 
campo necessário para a mala direta. 
Observação: Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de 
Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma 
coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as 
informações de campo no documento mesclado. 
A única maneira de incluir campos de contato personalizados em seu documento 
principal é iniciar a mala direta a partir do Outlook. Primeiro, configure um modo de 
exibição de seus contatos com os campos que deseja usar na mesclagem. Em 
seguida, inicie a mala direta. Após escolher as configurações que deseja, o Word irá 
abrir automaticamente e você poderá completar a mesclagem. 
 
� Nos Contatos do Outlook, no menu Exibir, aponte para Modo de Exibição 
Atual e, em seguida, clique em Lista de Telefones. 
� Clique com o botão direito do mouse no título da coluna e, em seguida, 
clique em Seletor de Campos. 
� Na lista suspensa na parte superior da caixa de diálogo Seletor de 
Campos, selecione Campos do usuário na pasta. 
� Arraste o campos que deseja para adicionar a partir da caixa de diálogo 
até os títulos da coluna. Uma pequena seta vermelha ajudará você a 
colocar o campo no local que deseja. 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
26 - 37 
 
Fonte: acervo pessoal. 
 
É possível adicionar um novo campo na caixa de diálogo Seletor de Campos 
clicando em Novo na parte inferior. 
� Após você adicionar todos os seus campos personalizados ao modo de 
exibição, feche a caixa de diálogo Seletor de Campos. 
� Para remover um campo que não deseja incluir na mala direta, clique no 
nome do campo no título da coluna no modo de exibição Lista de 
Telefones e arraste-o do título da coluna. 
Nos Contatos do Outlook, selecione os contatos individuais pressionando SHIFT e 
clicando para selecionar um intervalo ou pressionando CTRL e clicando para 
selecionar individualmente. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento 
no modo de exibição, não clique em nenhum contato. 
No menu Ferramentas, clique em Mala Direta. 
Se você selecionou contatos individuais para incluir na mala direta, clique em 
Somente contatos selecionados. se quiser incluir todos os contatos visíveis no 
momento no modo de exibição, clique em Todos os contatos no modo de exibição 
atual. 
Se você configurou o modo de exibição Lista de Telefones de modo que ele exiba 
exatamente os campos que deseja usar na mala direta,clique em Campos do 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
27 - 37 
contato no modo de exibição atual. Caso contrário, clique em Todos os campos do 
contato para tornar todos os campos de contato disponíveis na mala direta. 
Se você quiser gerar um novo documento principal para a mala direta, clique em 
Novo documento. Caso contrário, clique em Documento existente e clique em 
Pesquisar para localizar o documento para usar como o documento principal. 
Se você quiser salvar os contatos e os campos que selecionou, para que possam 
ser usados novamente, marque a caixa de seleção Arquivo permanente e, em 
seguida, clique em Pesquisar para salvar o arquivo. Os dados são salvos em um 
documento do Word como dados delimitados por vírgula. 
Selecione quaisquer opções de mesclagem que deseje: 
� Cartas Modelo: Prepare um lote de cartas para um envio de mala direta 
em massa. 
� Etiquetas de Correspondência: Configure as etiquetas de endereços para 
um envio de mala direta em massa. 
� Envelopes: Configure os envelopes para o envio de mala direta em 
massa. 
� Catálogo: Crie um único documento que contenha um catálogo ou uma 
lista de endereços. 
� Novo Documento: Gere documentos mesclados, que podem ser editados 
individualmente no Word. 
� Impressora: Envie documentos mesclados diretamente para a impressora 
padrão. 
� Email: Gere documentos mesclados criados para serem emails. Quando 
estiver pronto para completar a mesclagem no Word, na guia 
Correspondências no grupo Concluir, clique em Concluir & Mesclar e, em 
seguida, clique em Enviar Emails. A linha Assunto é preenchida com o 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
28 - 37 
texto que você digitou na caixa de diálogo Contatos de Mala Direta no 
Outlook. 
Clique em OK. Quando o documento abre no Word, na guia Correspondências, 
no grupo Gravar & Inserir Campos, clique na seta ao lado de Inserir Campo de 
Mesclagem e, em seguida, clique nos campos que deseja adicionar ao documento. 
Não é possível digitar caracteres de campo («« »») manualmente ou usar o 
comando Símbolo no menu Inserir. É necessário usar a mala direta. 
Se os campos mesclados aparecerem entre chaves, como { MERGEFIELD 
Cidade }, então o Microsoft Word exibirá os códigos de campo (código de campo: 
espaço reservado que mostra onde irão aparecer as informações especificadas de 
sua fonte de dados; os elementos de um campo que geram um resultado de campo. 
O código de campo inclui os caracteres de campo, o tipo de campo e instruções.) 
em vez dos resultados de campo (resultados de campo: texto ou elementos gráficos 
inseridos em um documento quando o Microsoft Word executa instruções de um 
campo. Quando você imprime o documento ou oculta códigos de campo, os 
resultados de campo substituem os códigos de campo.). Isso não afeta a 
mesclagem, mas para exibir os resultados em vez doscampos, clique com o botão 
direito do mouse no código de campo e, em seguida, clique em Alternar Códigos de 
Campo no menu de atalho. 
 
Formatar dados mesclados 
Programas de banco de dados e de planilhas, como o Microsoft Office Access e o 
Microsoft Office Excel, armazenam as informações que você digita em células como 
dados sem formatação. A formatação que você aplica no Access ou no Excel, como 
fontes e cores, não é armazenada com os dados sem formatação. Quando você 
mescla informações a partir de um arquivo de dados para o documento do Word, 
você está mesclando os dados sem a formatação aplicada. 
Microsoft Office Word 2007 Avançado
Para formatar os dados no documento, selecione o campo de mala d
formate-o, da mesma forma que faria com qualquer texto. Verifique se a seleção 
inclui os sinais de divisas (« »
 
VISUALIZAR E COMPLET
Após adicionar os campos ao documento principal, você está pronto para 
visualizar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, 
poderá concluir a mesclagem.
Dica: este módulo tem mais resultado quando se aplica a criação de cartão de 
visita e crachá da empresa.
Visualizar a mesclagem 
É possível visualizar seus documentos mesclados e fazer alterações antes de 
realmente completar a mesclagem.
Para visualizar, faça um dos seguintes 
guia Correspondências: 
� Clique em Visualizar Resultados. 
� Passe pelas páginas de cada documento mesclado usando os botões 
Próximo Registro e Registro Anterior no grupo Resultados da 
Visualização. 
� Visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
29 - 37 
Para formatar os dados no documento, selecione o campo de mala d
o, da mesma forma que faria com qualquer texto. Verifique se a seleção 
« ») que cercam o campo. 
VISUALIZAR E COMPLETAR A MESCLAGEM 
Após adicionar os campos ao documento principal, você está pronto para 
ar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, 
poderá concluir a mesclagem. 
Dica: este módulo tem mais resultado quando se aplica a criação de cartão de 
visita e crachá da empresa. 
seus documentos mesclados e fazer alterações antes de 
realmente completar a mesclagem. 
Para visualizar, faça um dos seguintes passos no grupo Visualizar Resultados
 
Fonte: acervo pessoal. 
Clique em Visualizar Resultados. 
Passe pelas páginas de cada documento mesclado usando os botões 
Próximo Registro e Registro Anterior no grupo Resultados da 
Visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.
Para formatar os dados no documento, selecione o campo de mala direta e 
o, da mesma forma que faria com qualquer texto. Verifique se a seleção 
Após adicionar os campos ao documento principal, você está pronto para 
ar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, 
Dica: este módulo tem mais resultado quando se aplica a criação de cartão de 
seus documentos mesclados e fazer alterações antes de 
Visualizar Resultados da 
Passe pelas páginas de cada documento mesclado usando os botões 
Próximo Registro e Registro Anterior no grupo Resultados da 
Visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário. 
Microsoft Office Word 2007 Avançado
� Clique em Editar Destinatário no grupo Iniciar 
Correspondências para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala 
Direta, na qual é possível filtrar a lista ou limpar destinatários se você vir 
registros que não deseja incluir.
Concluir a mesclagem 
É possível imprimir os documentos mesclados ou modificá
possível imprimir ou alterar tudo ou um subconjunto dos documentos.
Imprimir os documentos mesclados
� Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e 
Mesclar e, em seg
� Escolha se deseja imprimir todo o conjunto de documentos, somente a 
cópia que está visível no momento, ou um subconjunto do conjunto, 
especificado pelo número do registro.
 
ALTERAR CÓPIAS 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
30 - 37 
Clique em Editar Destinatário no grupo Iniciar Mala Direta na guia 
Correspondências para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala 
Direta, na qual é possível filtrar a lista ou limpar destinatários se você vir 
registros que não deseja incluir. 
 
Fonte: acervo pessoal. 
 
vel imprimir os documentos mesclados ou modificá-los individualmente. É 
possível imprimir ou alterar tudo ou um subconjunto dos documentos.
Imprimir os documentos mesclados 
Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e 
Mesclar e, em seguida, clique em Imprimir Documentos. 
 
Fonte: acervo pessoal. 
Escolha se deseja imprimir todo o conjunto de documentos, somente a 
cópia que está visível no momento, ou um subconjunto do conjunto, 
especificado pelo número do registro. 
ALTERAR CÓPIAS INDIVIDUAIS DO DOCUMENTO
Mala Direta na guia 
Correspondências para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala 
Direta, na qual é possível filtrar a lista ou limpar destinatários se você vir 
los individualmente. É 
possível imprimir ou alterar tudo ou um subconjunto dos documentos. 
Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e 
 
Escolha se deseja imprimir todo o conjunto de documentos, somente a 
cópia que está visível no momento, ou um subconjunto do conjunto, 
ENTO 
Microsoft Office Word 2007 Avançado
� Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e 
Mesclar e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais. 
� Escolha se deseja editar todo o conjunto de documentos, somente a cópia 
visível no momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo 
número do registro. O Word salva as cópias que deseja editar em um 
único arquivo, com uma quebra de página entre cada cópia do 
documento. 
Salvar o documento principal
Lembre-se de que os docu
documento principal. É uma boa idéia salvar o próprio documento principal se você 
planeja usá-lo para outra mala direta.
Ao salvar o documento principal, você também salva sua conexão com o arquivo 
de dados. Na próxima vez que abrir o documento principal, será solicitado a escolher 
se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente no 
documento principal. 
Se você clicar em Sim
registro mesclado. 
Se clicar em Não, a conexão entre o documento principal e o arquivo de dados 
será interrompida. O documento principal se tornará um documento padrão do Word. 
Os campos serão substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro.
 
CRIAR UM ÍNDICE ANALÍTICO
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
31 - 37 
Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e 
Mesclar e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais. 
 
Fonte: acervo pessoal. 
Escolha se deseja editar todo o conjunto de documentos, somente a cópia 
ível no momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo 
número do registro. O Word salva as cópias que deseja editar em um 
único arquivo, com uma quebra de página entre cada cópia do 
Salvar o documento principal 
se de que os documentos mesclados que você salva são separados do 
documento principal. É uma boa idéia salvar o próprio documento principal se você 
lo para outra mala direta. 
Ao salvar o documento principal, você também salva sua conexão com o arquivo 
Na próxima vez que abrir o documento principal, será solicitado a escolher 
se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente no 
Sim, o documento abrirá com as informações do primeiro 
, a conexão entre o documento principal e o arquivo de dados 
será interrompida. O documento principal se tornará um documento padrão doWord. 
Os campos serão substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro.
UM ÍNDICE ANALÍTICO 
Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e 
Mesclar e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais. 
Escolha se deseja editar todo o conjunto de documentos, somente a cópia 
ível no momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo 
número do registro. O Word salva as cópias que deseja editar em um 
único arquivo, com uma quebra de página entre cada cópia do 
mentos mesclados que você salva são separados do 
documento principal. É uma boa idéia salvar o próprio documento principal se você 
Ao salvar o documento principal, você também salva sua conexão com o arquivo 
Na próxima vez que abrir o documento principal, será solicitado a escolher 
se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente no 
, o documento abrirá com as informações do primeiro 
, a conexão entre o documento principal e o arquivo de dados 
será interrompida. O documento principal se tornará um documento padrão do Word. 
Os campos serão substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro. 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
32 - 37 
Você cria um índice analítico escolhendo os estilos de título, por exemplo, Título 
1, Título 2 e Título 3 , que deseja incluir no índice analítico. O Word 2007 procura 
títulos que correspondam ao estilo que escolheu, formata e recua o texto da entrada 
de acordo com o estilo do título e insere o índice analítico no documento. 
O Word 2007 fornece uma galeria com vários estilos de sumário para você 
escolher. Marque as entradas do sumário e clique no estilo de sumário que deseja 
usar a partir das opções da galeria. O Office Word 2007 cria automaticamente o 
sumário a partir dos títulos marcados. 
Dica: instrutor, tenha um documento digitalizado, no qual tenha título, 
subtítulo e corpo de texto. Quanto maior for este documento, maior será a 
quantidade de páginas. 
 
MARCAR ENTRADAS PARA UM ÍNDICE ANALÍTICO 
A maneira mais fácil de criar um índice analítico é usar os estilos de título. O 
Microsoft Word tem nove estilos internos diferentes: Título 1 a Título 9. Também é 
possível criar um índice analítico com base nos estilos personalizados que você 
aplicou. Ou é possível atribuir os níveis do índice analítico às entradas de texto 
individuais. 
Marcar entradas usando estilos de título internos 
� Selecione o título no qual deseja aplicar um estilo de título. 
� Na guia Início, no grupo Estilos, clique no estilo desejado. 
Por exemplo, se você selecionou o texto no qual deseja aplicar o estilo de título 
principal, clique no estilo chamado Título 1 na Galeria de estilos rápidos. 
� Se você não vir o estilo que deseja, clique na seta para expandir a Galeria 
de estilos rápidos. 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
33 - 37 
� Se o estilo que deseja não aparecer na Galeria de estilos rápidos, 
pressione CTRL+SHIFT+S para abrir o painel de tarefas Aplicar estilos. 
Em Nome do estilo, clique no estilo que deseja. 
 
Marcar entradas de texto individuais 
Se quiser que o índice analítico inclua o texto que não está formatado como título, 
você poderá usar esse procedimento para marcar entradas de texto individuais. 
� Selecione o texto que deseja inclui no seu índice analítico. 
� Na guia Referências, no grupo Sumário, clique em Adicionar Texto. 
� Clique no nível que deseja marcar sua seleção, como Nível 1 para 
exibição do nível principal no sumário. 
� Repita as etapas 1 a 3 até que tenha rotulado todo o texto que deseja que 
apareça no índice analítico. 
 
Criar um índice analítico 
Após marcar as entradas do seu índice analítico, você está pronto para criá-lo. 
 
Criar um índice analítico a partir de estilos de título internos 
Use esse procedimento se criou um documento usando os estilos de títulos. 
� Clique no local que deseja inserir o índice analítico, normalmente no início 
de um documento. 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
34 - 37 
� Na guia Referências, no grupo Sumário, clique em Sumário e, em 
seguida, clique no estilo de sumário desejado. 
Para obter mais opções, clique em Inserir Índice Analítico para abrir a caixa de 
diálogo Índice analítico. 
Criar um índice analítico a partir de estilos personalizados que você aplicou 
Use esse procedimento se você já aplicou estilos personalizados aos seus títulos. 
É possível escolher as configurações de estilo as quais deseja que o Word use ao 
criar o índice analítico. 
� Clique no local em que deseja inserir o índice analítico. 
� Na guia Referências,no grupo Sumário, clique em Sumário e, em seguida, 
clique em Inserir Sumário. 
� Clique em Opções. 
� Em Estilos disponíveis, localize o estilo que aplicou aos títulos no seu 
documento. 
� Em Nível do índice, ao lado do nome do estilo, digite um número de 1 a 9 
para indicar o nível o qual deseja que o estilo do título represente. 
� Se quiser usar apenas estilos personalizados, exclua os números do Nível 
do índice para os estilos internos, como Título 1. 
� Repita as etapas 4 e 5 para cada estilo de título que deseja incluir no 
índice analítico. 
� Clique em OK. 
� Escolha um índice analítico para se adequar ao tipo de documento: 
Documento impresso: Se você estiver criando um documento que os 
leitores irão ler em uma página impressa, crie um índice analítico no qual 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
35 - 37 
cada entrada lista o título e o número da página no qual o título aparece. 
Os leitores podem ir até a página que quiserem. 
Documento online: Para um documento em que os leitores irão ler online 
no Word, é possível formatar as entradas no índice analítico como 
hiperlinks, de modo que os leitores possam ir a um título clicando em sua 
entrada no índice analítico. 
� Para usar um dos designes disponíveis, clique em um deles na caixa 
Formatos. 
� Selecione quaisquer outras opções de índice analítico que desejar. 
 
ATUALIZAR O ÍNDICE ANALÍTICO 
Se você adicionou ou removeu títulos ou outras entradas do índice analítico no 
seu documento, é possível atualizar rapidamente o índice analítico. 
� Na guia Referências, no grupo Sumário, clique em Atualizar Tabela. 
� Clique em Atualizar apenas os números de página ou Atualizar o índice 
inteiro. 
� Excluir um índice analítico 
� Na guia Referências, no grupo Índice Analítico, clique em Índice Analítico. 
� Clique em Remover Índice Analítico. 
 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
36 - 37 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
BADDINI, Francisco. Gerenciamento de Redes com Windows XP 5º Ed. São Paulo-
SP: Editora Érica, 2007. 
OLIVEIRA, Karina de. Windows XP 2º Ed. Santa Cruz do Rio Pardo-SP: Editora 
Viena, 2010. 
PEREIRA, Domenico Turim. Word 2007 Santa Cruz do Rio Pardo-SP: Editora Viena, 
2008. 
 
SITES CONSULTADOS 
http://www.juliobattisti.com.br 
http://www.microsoft.com.br 
 
 
Microsoft Office Word 2007 Avançado 
37 - 37 
UNIDADES 
CONTATOS 
Telefone: (11) 4433-5000 
email: avape@avape.org.br 
email: comunicacao@avape.org.br 
 
UNIDADE PROFISSIONAL E PRESIDENCIA 
ZONA SUL 
Avenida Brasil, 726 
Jardim América – SP 
CEP: 01430-000 
Fone: (11) 3055-5000 
 
CDCA – 
CENTRO DE DESENVOLVIMENTO E 
CAPACITAÇÃO AVAPE 
Avenida Higienópolis, 415 
Vila Gilda – Santo André – SP 
CEP: 09190-360 
Fone: (11) 4993-9200 
 
CENTRO DE CONVIVÊNCIA RIACHO 
GRANDE 
Estrada Martim Afonso de Souza, 800 
Riacho Grande – SBC – SP 
CEP: 09822-250 
Fone: (11) 4354-9112/0285/0297 
 
UNIDADE CLÍNICA TAUBATÉ 
Rua XV de novembro, 964 
Centro – Taubaté – SP 
CEP: 12020-000 
Fone: (12) 3633-3999/3828UNIDADE CLÍNICA ZONA LESTE 
Av. Rua 21 de abril, 1008 
Bresser – SP 
CEP: 03047-000 
Fone: (11) 2693-1533 
 
UNIDADE CLÍNICA SÃO BERNARDODO 
CAMPO 
Av. Dr. José Fornari, 1777 
Vila São José – SBC – SP 
CEP: 09790-400 
Fone: (11) 4127-9333 
 
UNIDADE PROFISSIONAL TATUÍ 
Rua Sete de maio, 799 
Centro – Tatuí – SP 
CEP: 18275-050 
Fone: (15) 3305-2909 
 
UNIDADE PROFISSIONAL RESENDE 
Avenida Marechal Castelo Branco, 361 
Campos Elíseos – RJ 
CEP: 27542-220 
Fone: (24) 3381-8701 
 
INTEGRA 
Rua Machado Sidney, 145 
Centro – São José dos Campos – SP 
CEP: 12245-650 
Fone: (12) 3909-8700 
 
CAASA – CENTRO ADMINISTRATIVO 
AVAPE 
Avenida Lino Jardim, 934 
Vila Bastos – Santo André – SP 
CEP: 09041-031 
Telefax: (11) 4433-5000 
 
CENTRO DE EMPREENDIMENTOSAVAPE 
NET / AVAPE NUTRE 
Unidade Rudge Ramos 
Av. Presidente Arthur Bernardes, 271 
Rudge Ramos – São Bernardo do Campo 
CEP: 09618-000 
Fone: (11) 4362-9300