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4 ORÇAMENTO EMPRESARIAL E O CONTROLE DOS ATIVOS FINANCEIROS Aluno: Renato Junior de Almeida Santiago Faculdade Católica Salesiana do Espirito Santo Professor: Marcelo Fardin Chaves 1. INTRODUÇÃO O campo de estudo de finanças, em geral, é de certa forma, dinâmico e de muita influência, podendo-se assim dizer que a vida de muitas pessoas e logicamente o caminho de muitas empresas é influenciada por essa área. Oportunidades, carreiras, estudos, etc., seria complicado fazer uma análise do termo Orçamentosem citar o campo das Finanças, pois de certa forma os temas estão interligados (GITMAN, 2011). A todo o momento o mercado empresarial tem se ajustado para entender o principal comportamento e a evolução do consumidor em relação ao mundo moderno, e isso é só um dos fatores que faz com que as empresas estejam em constante mudança dos seus perfis. Para sobreviver aos “combates” nesse mundo empresarial, percebe-se que as empresas buscam profissionais qualificados que tenham como prática uma gestão proativa e uma visão difusa no que se refere aos processos gerenciais. Além disso, é importante citar que essa competição independe do porte da empresa, ou seja, não importa se ela tem 15 ou 150 funcionários ou se o seu faturamento anual é de R$ 15.000,00 ou R$200.000.000,00 anuais, ela sempre estará inserida nesse cenário. Felizmente há solução para essas empresas e com as ferramentas corretas elas poderão se destacar no mercado atual. Para tanto a instituição está “obrigada” a realizar o seu planejamento diário, além de definir seu orçamento e suas atividades com antecedência. O Orçamento Empresarial é uma ferramenta que vem para trazer grande funcionalidade para as empresas se tem grande importância, tornando-se assim, uma ferramenta de reforço e controle gerencial de muito valor (CABRAL, 2006).Gitman (2011) descreve que o Planejamento Financeiro é um fator importante no operacional da empresa, pois ele fornece um mapa que vai orientar, controlar e coordenar todos os passos que a levará ao cumprimento do objetivo principal. Em um mercado disputado onde o sobrenome de competição é sobrevivência, os gestores necessitam ser preenchidos de informações a todo o momento, isso de uma forma que mostre clara e objetivamente qual a posição da empresa no momento 5 de sua maior dificuldade e complexidade, pois a organização é obrigada a apresentar sublimidade em todas as áreas, sejam elas administrativas, operacionais ou comerciais (PARISI, 2011). Pensando nesse ambiente, surge a necessidade da compreensão do desenvolvimento de estratégias para que a organização cresça com saúde financeira, tornando-se flexível e adaptável a essas possíveis mudanças (SANTINI, 2004). Welsch (1989) destaca que para que um projeto tenha sucesso é preciso que a aplicabilidade dos processos administrativos tenha eficácia. Ainda sob essa eficácia, Welsch destaca: [...] um dos enfoques mais importantes utilizados para facilitar a execução eficaz do processo da administração compreende o planejamento e o controle de lucros em termos amplos (preparação de orçamentos para fins administrativos). A presente pesquisa tem como objetivo principal apresentar um estudo sobre o Orçamento Empresarial, fazendo um paralelo entre o Planejamento, o Controle Interno e Gestão dos Ativos Financeiros de uma empresa. Ainda de acordo com Welschesse tema tem sido muito utilizado dentro das organizações nos últimos anos, sendo definido como um enfoque sistemático e formal à execução das responsabilidades que envolvem o planejamento e o controle de resultados. 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 ORÇAMENTO Quando se analisa o significado do orçamento no sentido etimológico da palavra, o Aurélio diz que existem mais de um significado: efeito ou ato de orçar; avaliação ou Cálculo da Receita e dos gastos. Em um senso comum, as pessoas consideram o orçamento como uma cotação de preços. Por exemplo, uma mãe que esteja fazendo o orçamento para comprar uma mochila nova para o filho.Padoveze (2007) traz a memória que o orçamento nada mais é do que colocar à frente o que está acontecendo no tempo atual. Para entender melhor como funciona o Orçamento, de forma geral, é preciso fazer um breve relato sobre os conceitos de sistema aberto e os princípios gerais que regem a abordagem sistêmica, doutrina que foi estudada primeiramente pela Biologia. 6 2.1.1 - Princípios Gerais da Abordagem Sistêmica e Sistemas Abertos Conforme comentado no tópico anterior, o conceito sobre a abordagem sistêmica foi primeiramente estuda pela Biologia quando a ciência realizava os estudos sobre os seres vivos (CARNEIRO, 2011). De acordo com Moraes (2000), sistema é um aglomerado de elementos que estão inter-relacionados de uma forma dinâmica e que desenvolvem atividades e funções com a finalidade de atingir um ou mais objetivos. É importante citar que todo sistema, independente de qual ciência que o estuda, vai apresentar quatro elementos: entrada, processamento, saída e retroação. Chiavenato (2000) define melhor esses quatro sistemas: 1. ENTRADAS Todo sistema recebe ou importa do ambiente externo insumos de que necessita para poder operar. Esses insumos podem entrar na forma de recursos, energia ou informação; 2. PROCESSAMENTO O sistema processa ou converte suas entradas em saídas. Cada tipo de sistema possui um tipo de processo característico[...]Caso a operação seja muito complexa, pode haver subsistemas específicos para elaborá-la, ou seja, a operação pode ser subdividida em etapas, cada uma delas sendo elaborada por um subsistema; 3. SAÍDAS São o resultado final da operação, ou seja, são as entradas já processadas e convertidas em um “produto final”, que é exportado para o ambiente externo. As saídas representam o objetivo pelo qual o sistema foi criado; 4. FEEDBACK OU RETRAÇÃO É a reentrada ou o retorno no sistema de parte de suas saídas ou resultados, que passam a influenciar o seu funcionamento. A retroação é, geralmente, uma informação ou energia de retorno que volta ao sistema para realimentá-lo ou para alterar o seu funcionamento em função dos seus resultados ou saídas. A retroação é, basicamente, um mecanismo sensor que permite ao sistema orientar-se em relação ao ambiente externo e verificar os desvios que devem ser corrigidos, a fim de que possa alcançar seu 7 objetivo. Fonte: CARNEIRO, Murilo. Orçamento Empresarial, pág. 10 e 12. Explicado como é o funcionamento dos sistemas, convém mostrar como Moraes (2012) os classifica em duas categorias: em Sistemas Abertos e Sistemas Fechados. De acordo com Moraes, os sistemas fechados são definidos como sistemas mecânicos e deterministas, pois representam poucas entradas e saídas de recursos monetários. Já os sistemas abertos, são mais complexos e representam muitas entradas e saídas de recursos. Ao observar essa definição, Carneiro (2012) afirma que na prática, é possível afirmar que a maioria dos sistemas existentes são abertos pois eles dependem extremamente do ambiente externo. Maximiano (2011) considerou em seus estudos que as organizações são sistemas abertos, pois são interpretadas como um aglomerado de elementos e componentes que estão relacionados entre si que procuram manter um estado equilibrado de si mesmo com o seu ambiente externo, controlando os desempenhos afim de que os resultados esperados sejam alcançados. Ele ainda cita que esse enfoque sistêmico pode ser investido não somente apenas na organização, como também nos seus setores e em cada subsetor. 2.2 ORÇAMENTO E CONTROLE As origensde uso do orçamento vêm do setor Público e são consideradas antigas. Carneiro (2011) cita que dentre todas as leis da constituição da Inglaterra, que foram escritas em 1689, é possível encontrar uma que permita ao Poder Executivo cobrar certos impostos ou usar dos recursos financeiros se o Legislativo autorizasse. Lunkes (2009), em seus estudos afirma que o primeiro ministro é quem fazia a tarefa de levar ao parlamentar todos os planos de gastos, evento que começou a ser chamada de “Abertura da bolsa”. No Brasil, o orçamento tomou importância mesmo em 1940, porém o seu auge foi em meados de 1980 quando algumas organizações começaram a utilizá-lo com grande frequência. Padoveze (2010) diz que a base do controle operacional perpassa pelo processo do planejamento e do controle do orçamento. O orçamento se torna essa ferramenta que controla todo o processo, isso pelo simples fato de envolver todos os setores da organização, porém, basta considerar que o plano do orçamento não se 8 encaixa apenas no que vai acontecer na empresa e seu controle posterior, mas deve- se levar em conta esse processo irá estabelecer e coordenar os objetivos para todas as áreas da entidade, de forma que todos trabalhem em busca do bem maior: o lucro. 9 Parisi (2011), afirma que: [...] o orçamento deve ser visto como uma “calculadora inteligente” para suporte ao planejamento, permitindo simular questões operacionais que possam ser traduzidas em relações entre quantidades, preços, prazos, etc. Assim como dentro de casa, é importante destacar que o orçamento empresarial reflete situações de como designar os recursos financeiros para cada área da entidade tomando como base seus objetivos de curto prazo e suas atividades operacionais. Atkinson (2011) define o orçamento como uma exibição quantitativa de entrada de recursos financeiros para determinar se um plano financeiro irá atingir os objetivos da organização. De fato, equiparar planejamento e orçamento isoladamente não é fácil pois um depende do outro. Há vários tipos de orçamento a serem especificados. Fayol, figura importante quando se fala em processos administrativos, afirma em seus estudos que um empreendimento industrial pode ser dividido em seis etapas: 1) Técnico; 2) Comercial (compras, vendas e trocas); 3) Financeiro(recursos); 4) segurança (proteção dos bens e dos indivíduos; 5) contábil; e 6) administrativo (planejamento, organização, comando, coordenação e controle). Ele ainda detectou com muita competência a atividade administrativa com o grau de esforço o bastante para que as outras tarefas do grupo pudessem ser realizadas com eficácia (WELSCH, 1983). Segundo o autor Frezzatti (1999) o planejamento está relacionado com a organização antecipada. Qual a organização que não deseja planejar suas tarefas e atividades com antecedência? Chega-se à conclusão, portanto, que a ação de planejar é imprescindível para as empresas, afinal a instabilidade do ambiente externo, faz com que a empresa fique atenta aos procedimentos que melhorem seus controles internos. Na opinião de REBOUÇAS (2004): “O Planejamento pode ser conceituado como um processo (...) desenvolvido parao alcance deuma situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com amelhor concentração de esforços e recursos pela empresa”. Para que as entidades consigam efetivar sua eficácia, ou seja, alcançar os resultados esperados é preciso que os fatores do ambiente externos sejam bem estudados e analisados. 10 2.2.1 O Controle Interno Para estabelecer os objetivos e as metas da organização, é preciso ter ciência do quanto se pode alcançar o que foi tracejado, e para isso chega-se a compreensão do controle interno na empresa, uma área que alcança a mais alta administração e os níveis gerenciais mais apropriados (BORDIM, 2005). O controle interno discute o isolamento de responsabilidades afim de se obter uma eficácia nos controles internos, abrangendo todos os níveis da empresa (estratégico, tático e operacional). O Controle de Gestão tem se expandido desde a década de 50, e ao longo desta expansão, considera-se o surgimento de focos para outros conceitos advindos de outras áreas como sociologia, economia e administração. Mas é nos anos 80 que o as pesquisas chamam a atenção para a crise que existe na área contábil com foco na gestão, isso devido aos fatores que impediam sua utilização como instrumento que gerencie as atividades da empresa com mais facilidade e potencialidade (GOMES E SALES, 1999). Almeida (1996, p.50) diz que o controle interno representa um aglomerado de rotinas, métodos ou procedimentos que objetivam a proteção dos ativos, produção de informações contábeis, além de ajudar a administração a conduzir ordenadamente as atividades da empresa. Em relação aos controles internos, o Instituto de Auditores Internos do Brasil, o AUDIBRA, afirma o seguinte: (...) controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a Alta Administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentara probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A Alta Administração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização. Chiavenato (1993, p.262) destaca em seus estudos que existem três definições que abrangem o conceito do tema “controle interno”. O primeiro deles, diz que o controle interno na entidade serve para reprimir os indesejáveis desvios pelos comportamentos geralmente não aceitos. A essa definição chama-se de Controle como função restritiva, onde é mais comum chamá-lo de Controle Social, pois o individualismo é inibido completamente. O Segundo dos conceitos defendidos por Chiavenato diz sobre o Controle como um sistema automático de regulação, onde seu principal objetivo é condicionar um grau de fluxo no sistema desejado. Nesse controle é possível destacar certos desvios e irregularidades e automaticamente otimiza o fluxo 11 para que o funcionamento seja regulado e volte à normalidade. Já o terceiro conceito mostra o controle como uma função Administrativa e nada mais é do que o processo administrativo inserido como um todo nesse controle assim como o planejamento e a direção. Após definidos os controles internos, convém realizar uma equiparação dos controles contábeis com os controles administrativos, como Attie (1985, p.61) expôs: Controles Contábeis compreendem o plano de organização e todosos métodos e procedimentos relacionados com a salvaguarda dopatrimônio da propriedade dos registros contábeis. Controles Administrativos – compreendem o plano de organização,bem como os métodos e procedimentos relacionados com aeficiência das operações, voltadas para a política de negócios daempresa e, indiretamente, com os registros financeiros. Enquanto o controle contábil importa-se com os princípios que ajudam a administrar o patrimônio, os administrativos se voltam a atividade operacional da empresa. 2.2.2 As Fases do Controle Para que o controle tenha eficiência nos processos, é preciso analisar as fases em que os principais autores expressam suas conclusões sobre as fases do controle. Koontz e O’Donnel (1978, p.226), destacam que o controle deve passar por três fases, sendo elas o estabelecimento de padrões, a avaliação de desempenho e a correção dos desvios. Os padrões estabelecidos representam critérios ao qual o resultado será mensurado. Esses padrões podem ser expressos em dinheiro, tempo, unidades, índices ou até mesmo pelo custo. Quanto a avaliação do desempenho,é necessário conhecer algo relacionado ao que se está avaliando, ajustando os padrões previamente estabelecidos de acordo com a informação recebida. Se essa mensuração não for confiável e adequada, ocasionará erros e confusões. Já nas correções dos desvios, os erros, as variações e até mesmo os desvios serão corrigidos focando na normalização das operações. Já para Chiavenato (1994, p.438-441), além das três fases já citadas, é considerado uma comparação dos desempenhos com os padrões estabelecidos. Nessa fase, o controle delimita as variações provenientes das atividades, separando o 12 que é normal do que é excepcional. A partir daí a correção se concentra naquilo que é exceção. 2.3 PLANEJAMENTO E CONTROLE DE DISPONIBILIDADES Do Ponto de vista do orçamento e do planejamento há dois fluxos importantes e que são muito criticados, porém devem ser observados e controlados com eficiência: o fluxo dos bens e serviços e o fluxo de dinheiro (Welsch, 1983 p. 254). Uma gestão mais eficiente das atividades da empresa deixa o ciclo de vida de todos os ativos físicos com maior controle para que a sua utilização e valorização aumente cada vez mais. O registro dos fluxos de caixas controladas no tempo correto pode ser realizado pela administração em muitos pontos, como por exemplo pelas políticas, atividades de crédito e cobrança, pagamentos por promissórias e implantação de políticas de descontos na área de vendas. Ao gerenciar os ativos de forma eficaz é possível aumentar o retorno que esses ativos trazem, além de aumentar a sua vida útil (no caso dos ativos imobilizados) e a redução dos custos do capital e dos custos operacionais. Welsch ainda destaca que: Um orçamento de disponibilidades é um orçamento de disponível por subperíodos de um saldo maior. Muitas empresas devem preparar projeções da sua posição financeira tanto a longo quanto a curto prazo. O tesoureiro da entidade é quem é encarregado pela administração de fundos da empresa, tanto quanto de preparar o orçamento de disponibilidades. De modo geral, o controle das disponibilidades e o planejamento devem estar separados em três diferentes dimensões a saber o Planejamento Longo Prazo, o Orçamento a Curto prazo e o Planejamento Operacional. De acordo com Salazar (2012, p. 95), os planejamentos financeiros a longo prazo deveriam ser elaborados de forma a considerar os elementos básicos da política financeira da empresa. Aplicar recursos em novos projetos resultantes das novas oportunidades de investir são elementos básicos que se destacam, além da magnitude e a quantidade significativa de capital de giro da empresa para que esses investimentos tenham uma operacionalidade relevante na empresa. Já Welsch (1983, p.256) fundamenta que a importância de entradas (provocadas por vendas) e de 13 saídas (despesas) a longo prazo é importante para as tomadas de decisões para financiamentos e o estabelecimento de linhas adequadas de crédito. Quanto ao orçamento a curto prazo, Welsch (p. 256) ainda destaca que ele é identificado quando o evento dos fluxos de caixa é enquadrado no plano de resultados anual da organização. O autor ainda afirma que: [...] esse prazo exige a estimativa detalhada de entradas e saídas de caixa geradas pelo próprio plano anual dos resultados, portanto apoia-se diretamente nos orçamentos formais discutidos nos capítulos precedentes. Estabelece as bases para a determinação das necessidades de crédito a curto prazo e para o controle do caixa durante o ano. Salazar (2012, p. 96) cita que os demonstrativos contábeis têm como objetivo orientar os gestores e administradores financeiros analisando a interação entre os investimentos e projetos, na forma em que se possa financiar as atividades operacionais. Há vários ingredientes para que as demonstrações financeiras tenham eficácia ao instruir os gestores,porém cabe ressaltar duas delas, ao qual é essencial para o bom funcionamento da entidade A previsão de vendas traz o significado do usuário desse planejamento financeiro, mostrando que ele ofertará um nível projetado das vendas, além de qualquer outro valor referente a esse nível. As vendas programadas que influenciam no ativo imobilizado também deverão ser consideradas. A previsão das vendas não é efetivamente correta, pois a quantidade a ser vendida ainda depende da situação econômica interna da empresa, assim como da situação macroeconômica que se refira a renda nacional da organização. A elaboração de um balanço projetado é outro dos ingredientes para que o planejamento financeiro tenha eficácia na entidade. Esse balanço nada mais é do que um demonstrativo com informações referentes aos valores de fluxo de caixa, investimentos e financiamentos. O balanço projetado é um resumo do que o diretor e administrador projetaram para o futuro (Salazar, 2012). Ainda sobre a dimensão do planejamento financeiro Welsch (1983, p.256) destaca sobre o Planejamento Operacional, onde são planteadas as entradas e saídas do caixa para todo o mês, para a semana ou até mesmo para o outro dia. A principal função deste controle é a obtenção de resultados precisos, afim de evitar encargos financeiros dos empréstimos e minimizar o custo de oportunidade dos fundos ociosos. 14 2.3.1 O controle da posição das disponibilidades O Administrador e gestor da organização deve ser o maior responsável por gerenciar a posição, controlando todas as disponibilidades no ativo, de acordo com as decisões do presidente, obviamente. Na prática, o planejamento tende a caminhar por outros rumos, apresentando resultados diferentes dos estimados, afetando o plano anual dos resultados. A administração, sempre que possível, tomará decisões relevantes ao que concerne na posição das disponibilidades alterando as suas políticas na intenção de melhorar o resultado (Welsch, 1983). De acordo com Attie (2000, p. 119) a contabilidade deve passar a confiabilidade das informações prestadas à alta administração para que os dados gerados sejam oportunos e adequados, auxiliando-o na tomada das decisões. Ainda sobre essa confiabilidade e precisão informações, Attie destaca: Uma empresa necessita constituir, para si, sistemas que lhegarantam conhecer os atos e eventos ocorridos em cada um dosseus segmentos. Os efeitos ocorridos através da realização decada ato devem ser escriturados e levados, em tempo hábil, aoconhecimento dos administradores. Welsch (1983, p. 259) diz que há atitudes que deverão serem tomadas pela administração, caso uma alteração séria nas operações crie uma séria insuficiência dos fundos como por exemplo os esforços e cobranças mais extensos, a redução das despesas diversas, o adiantamento do pagamento de certas obrigações, a redução nas compras dos estoques, dentre outros. 3.0 CONCLUSÃO Ao término desse estudo, é possível detectar que as metas e os objetivos da empresa, assim como a eficácia do controle de seu patrimônio só serão atingidas se de fato o controle estiver bem adequado as suas necessidades. Em conclusão, é possível determinar que os modelos de planejamento financeiro fazem parte de um processo interativo, ou seja, eles são criados para que a empresa se baseie por ele, porém são modificados na medida em que surgem situações que divergem daquilo que foi planejado. Salazar (2012, p.106) destaca que o planejamento financeiro da empresa não é uma ferramenta magica em que modifica as situações financeiras que a organização tem. Em geral, um planejamento bem feito 15 também está ligado ao processo de planejamento estratégico das empresas, a famosa frase “onde estou hoje, onde quero estar amanhã”.O objetivo da pesquisa, que foi de apresentar um estudo sobre o Orçamento, traçando um paralelo entre o Controle Interno e a Gestão de Ativos, foi atendido com veemência trazendo a exposição dos conceitos citados e as conclusões de diversos autores sobre o assunto. Para tanto, observou-se que o orçamento é a chave para a grande mudança nos setores das empresas, porém é necessário trabalhar com treinamento, dedicação e profissionais dedicados e capacitados, manuseando das informações providas afim de que o objetivo planejado seja cumprido. De nada vale possuir um bom controle interno se a empresa não dispuser de colaboradores comprometidos e integrados com as finalidades da empresa. Somente assim o planejamento tornará o controle mais eficiente e os processos mais ágeis e de fácil compreensão, seja para gestores, seja para contadores ou outros usuários das informações obtidas dos demonstrativos contábeis. 16 4.0 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS SALAZAR, German Torres. Administração dos Fluxos de Caixa. Teoria e Prática. São Paulo: Editora Atlas, 2012. WELSCH, Glenn Albert. Orçamento Empresarial. Tradução e adaptação à terminologia contábil brasileira de Antônio Zoratto Sanvicente. 4°ed. São Paulo: Editora Atlas, 1983. ARANTES, Nélio. Sistema de gestão empresarial: conceitos permanentesna administração de empresas válidas. 2.ed. São Paulo: Atlas, 1998. CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. 2.ed.São Paulo: Makron Books, 1994. ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 3.ed. São Paulo: Atlas,2000. CARNEIRO, Murilo. Orçamento Empresarial. 1° ed. Rio de Janeiro: Editora SESES, 2015 BORDIN, Patricia; SARAIVA, Cristiane Jardim. O Controle Interno como Ferramenta Fundamental para a fidedignidade das Informações Contábeis. Revista Eletrônica de Contabilidade UFSM, 2005. FREZATTI, Fabio. Orçamento empresarial, planejamento e controle gerencial. SãoPaulo; Atlas, 2007.
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