Estoque de Segurança: O que é e como calcular

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O QUE É O ESTOQUE DE SEGURANÇA OU ESTOQUE MÍNIMO?
 
Estoque é a quantidade de material ou produto armazenado para uso futuro. Em cada setor da economia você vai ter tipos diferentes de estoques, veja:
• Indústria – podem ser estocadas a matéria prima e os produtos acabados. É o caso de indústrias automobilísticas, têxteis e alimentícia.
• Comércio – normalmente as mercadorias e produtos para revenda são estocados antes de serem vendidos – é o caso de supermercados, lojas de roupas e do comércio em geral. Eles recebem os produtos acabados, armazenam e vendem.
• Serviços – estocam materiais necessários à prestação de serviços – um bom exemplo é o de companhias aéreas, que vendem passagens, mas que precisam armazenar os itens de alimentação que são oferecidos durante o voo.
Agora, independentemente do tipo de setor, é necessário fazer um controle desse estoque e, mais do que isso, entender qual é a quantidade mínima necessária de cada um deles para evitar gastos desnecessários, para não ocupar espaços que poderiam ser destinados a outros produtos ou mesmo para não deixar de vender por falta de estoque.
É nesse contexto que entra o conhecimento sobre estoque de segurança, também conhecido como estoque mínimo, que como o próprio nome já diz, é a quantidade mínima de um determinado produto que você precisa ter em estoque para que não fique sem ele em determinado momento.
GRÁFICO DE ESTOQUE MÍNIMO
A lógica para entender o estoque mínimo é simples. No gráfico abaixo você vai ver que o eixo x (horizontal) corresponde ao tempo e que o eixo y (vertical) corresponde à quantidade em estoque de determinado produto. Vamos dizer que estamos falando aqui de uma loja de roupas e que esse seja o gráfico de estoque mínimo de bonés.
Vamos ver alguns dados:
• Estoque máximo: 200 bonés
• Estoque médio (ou mínimo): 150 bonés
• Estoque de reserva: 100
• Prazo de Abastecimento: 5 dias
• Prazo de Renovação: 8 dias
• Vendas diárias: 10 bonés
Veja como esses dados ficariam no gráfico:
Observe que em um mundo ideal e com vendas constantes, teríamos o processo se repetindo continuamente. A partir do momento do primeiro recebimento de 80 bonés, o nosso estoque sobre de 100, para 180 bonés. Depois de 3 dias (e vendendo 30 bonés nesse período), atingimos 150 bonés, que é o nosso estoque mínimo, também conhecido como o ponto de pedido. Nesse momento uma nova remessa é solicitada para os fornecedores.
Como o prazo de entrega é de 5 dias (50 bonés vendidos), veja que o nosso estoque sai de 150 até chegar a 100. Nesse momento acaba ocorrendo mais uma reposição e o estoque volta para os 180 bonés. A partir desse ponto, no gráfico, tudo se repetirá normalmente (já na vida real, sabemos que essas linhas não seriam tão uniformes).
Só para esclarecer alguns itens que abordamos aqui em cima, vale entender que:
• Prazo de Abastecimento: é o tempo de reposição de itens entre o pedido realizado, a entrega, o recebimento e os procedimentos finais para deixar o item disponível para uso ou venda. Também é conhecido como lead time.
• Estoque Máximo: vai variar de acordo com o espaço para armazenamento disponível, o custo de ter o estoque, prazo de validade e cuidados especiais necessários.
FÓRMULA DO ESTOQUE DE SEGURANÇA
Agora que você já entendeu tudo que tinha para entender sobre estoque de segurança, vale a pena se aprofundar um pouco mais em sua fórmula, já que é ela que vai te fornecer o número de estoque mínimo que você vai usar na prática:
Estoque de Segurança = Demanda Média (vendas) Diária x Tempo de Entrega (em dias)
Vamos ver um exemplo para facilitar. Supondo que você tem uma franquia de venda de pizzas e costuma vender em média 100 pizzas por dia. Normalmente, o tempo de entrega de novos pedidos para o seu franqueador é de 3 dias. Só com esses dados já conseguimos fazer o cálculo usando a fórmula.
Estoque de Segurança = 100 x 3 = 300
Ou seja, você precisa ter 300 pizzas em estoque no mínimo. Qualquer valor igual ou abaixo desse já é um indicador que você precisa fazer um novo pedido para seus fornecedores.
Como fazer o cálculo do estoque de segurança na prática
Depois de ver toda a parte teórica, nada melhor do que um pouco de prática para entender exatamente como vai ser a utilização desse conceito no seu dia a dia. Basicamente, toda vez que você vai cadastrar um produto em uma planilha de controle de estoques, é bastante indicado que ela tenha a funcionalidade de controle do estoque de segurança ou estoque mínimo. No exemplo abaixo temos uma loja de materiais de construção e uma coluna para inserir a quantidade mínima (ideal) de cada item.
Como já falei, para chegar nesse cálculo é necessário entender dois (2) fatores fundamentais:
• Tempo de entrega de novas mercadorias por fornecedores
• Demanda diária aproximada pelo produto em questão
Vamos entender porque eu coloquei 1000 como estoque mínimo do meu primeiro item cadastrado, os pregos:
• Quantidade de vendas diárias de pregos = 250
• Tempo de entrega de novos pregos depois do pedido feito ao fornecedor = 4 dias
• Estoque de segurança = 250 x 4 = 1000 pregos
O processo é bem simples, mas quando você tem uma quantidade grande de itens em estoque, o trabalho pode ser grande e vir acompanhado de erros e é justamente por isso que ele deve ser feito de forma automatizada. Você não precisa fazer cálculos o tempo inteiro, basta dar uma olhada na sua planilha de controle de estoques para saber quais itens se encontra abaixo do estoque mínimo:
No nosso exemplo são cinco (5) itens, mas imagine analisar 1.000 ou 50.000 itens diariamente para ver necessidade de realização de novos pedidos. Outro ponto importante da análise de estoque de segurança é saber se o provisionamento de um produto específico está acontecendo corretamente. É por isso que em alguns momentos vai fazer sentido ter uma análise individual:
Nessas análises mais detalhadas que você costuma encontrar erros de pedidos ou de algum processo mal feito em relação ao seu controle de estoques. No nosso exemplo acima, vemos uma análise dos pedidos feitos para martelos. O problema é que o estoque de segurança de martelos é 20 e ao longo do ano não existiram saídas de estoque dele. Por isso, os pedidos de abril e junho não deveriam ter sido realizados.
Uma breve análise já fornece esse tipo de informação e insight para quem utilizar uma planilha de controle de estoques com as principais funcionalidades necessárias para uma gestão completa dos seus suprimentos, desde o estoque até os pedidos realizados por novos produtos.
Para fechar, vale sempre ter uma análise visual do seu controle de estoque de segurança, identificando a porcentagem dos seus produtos que estão abaixo da margem mínima:
Como você faz o controle do seu estoque de segurança?
Alguns dos benefícios do controle do estoque de segurança são:
• Não ficar sem um determinado produto por falta de estoque;
• Cumprimento de prazos de entrega para clientes, sem problemas por ter acabado algum item;
• Fluxo de produção ou de vendas contínuo;
• Área de estoque ocupada de maneira equilibrada;
• Evita compras urgentes (em alguns casos com o custo elevado).