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SISGED - SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS 
DOCUMENTO DE REGRAS DE NEGÓCIO 
VERSÃO 1.0 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HISTÓRICO DE REVISÃO 
 
Data Versão Descrição Autor 
04/2011 1.0 Primeira versão. Priscila Drielle 
 
Versão 1.0 04/2011 
 
Sumário 
1. INTRODUÇÃO.................................................................................................................................... 5 
1.1. Convenções, termos e abreviações ................................................................................................ 5 
1.2. Referências...................................................................................................................................... 5 
2. REGRAS DE NEGÓCIO....................................................................................................................6 
2.1. SEGURANÇA E ÁREA RESTRITA................................................................................................. 6 
RN[2.1.1]. Tipo de Documento Recebido ......................................................................................... 6 
RN[2.1.2]. Tipo de Documento Expedido ......................................................................................... 6 
RN[2.1.3]. Tipo de Assunto............................................................................................................... 6 
RN[2.1.4]. Departamentos ................................................................................................................ 6 
RN[2.1.5]. Rota de armazenamento ................................................................................................. 6 
2.2. MANTER USUÁRIO ........................................................................................................................ 6 
RN[2.2.1]. Cadastrar Usuário............................................................................................................ 6 
RN[2.2.2]. Preenchimento obrigatório .............................................................................................. 6 
RN[2.2.3]. Termo de Confidencialidade............................................................................................ 6 
RN[2.2.4]. Perfil de Acesso ao Módulo............................................................................................. 6 
RN[2.2.5]. Status do Usuário ............................................................................................................ 7 
RN[2.2.6]. Controle de Ponto............................................................................................................ 7 
RN[2.2.7]. Cadastro de Suplentes .................................................................................................... 7 
RN[2.2.8]. Perfil de Acesso............................................................................................................... 7 
RN[2.2.9]. Cadastro de Senha.......................................................................................................... 7 
RN[2.2.10]. Diretivas de Senha ........................................................................................................ 7 
RN[2.2.11]. Regra de Preenchimento............................................................................................... 7 
RN[2.2.12]. Alteração do Cadastro................................................................................................... 7 
RN[2.2.13]. Exclusão de Cadastro ................................................................................................... 7 
2.3. LOGAR NO SISTEMA..................................................................................................................... 8 
RN[2.3.1]. Acesso ao Sistema.......................................................................................................... 8 
RN[2.3.2]. Preenchimento obrigatório .............................................................................................. 8 
RN[2.3.3]. Validação ......................................................................................................................... 8 
2.4. DIGITALIZAR DOCUMENTOS RECEBIDOS................................................................................. 8 
RN[2.4.1]. Inclusão de Documentos Recebidos ............................................................................... 8 
RN[2.4.2]. Identificação do Documento ............................................................................................ 8 
RN[2.4.3]. Qualidade do Arquivo ...................................................................................................... 8 
RN[2.4.4]. Tamanho do Arquivo ....................................................................................................... 8 
RN[2.4.5]. Duplicidade de Arquivo.................................................................................................... 8 
RN[2.4.6]. Software Necessário ....................................................................................................... 8 
RN[2.4.7]. Hardware Necessário ...................................................................................................... 8 
 
Versão 1.0 04/2011 
 
2.5. DIGITALIZAR DOCUMENTOS CONTÁBEIS ................................................................................. 9 
RN[2.5.1]. Inclusão dos Documentos Contábeis .............................................................................. 9 
2.6. DIGITALIZAR PROCESSOS........................................................................................................... 9 
RN[2.6.1]. Inclusão dos Processos................................................................................................... 9 
2.7. DOCUMENTO RECEBIDO ............................................................................................................. 9 
RN[2.7.1]. Origem do Documento Recebido .................................................................................... 9 
RN[2.7.2]. Destino do Documento Recebido.................................................................................... 9 
2.8. DOCUMENTO EXPEDIDO ............................................................................................................. 9 
RN[2.8.1]. Destino do Documento Expedido .................................................................................... 9 
RN[2.8.2]. Data de Expedição .......................................................................................................... 9 
RN[2.8.3]. Preenchimento obrigatório .............................................................................................. 9 
2.9. ENVIO DO DOCUMENTO ............................................................................................................ 10 
RN[2.9.1]. Habilitar Função............................................................................................................. 10 
RN[2.9.2]. Encaminhar Documento ................................................................................................ 10 
2.10. PESQUISA DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 10 
RN[2.10.1]. Consulta de Documentos ............................................................................................ 10 
RN[2.10.2]. Preenchimento obrigatório .......................................................................................... 10 
2.11. INTERAÇÃO COM O SISTEMA.................................................................................................. 10 
RN[2.11.1]. Disponibilidade ............................................................................................................ 102.12. ACESSO TOTAL AO SISTEMA.................................................................................................. 10 
RN[2.12.1]. Acesso aos Módulos.................................................................................................... 10 
2.13. AUDITORIA DO SISTEMA.......................................................................................................... 10 
RN[2.13.1]. Diretivas de Auditoria .................................................................................................. 10 
3. APROVAÇÃO...................................................................................................................................11
 
 
Regras de Negócio 
SisGED – Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
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1. INTRODUÇÃO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Segundo CERI & FRATEMALE 
(1997) apud LEITE & LEONARDI (1998), 
regras do negócio respondem às 
necessidades da aplicação, modelam a 
reação dos eventos que ocorrem no 
mundo real, com efeitos tangíveis no 
conteúdo da base de dados, assim como 
encapsula o comportamento reativo da 
aplicação para tais eventos. 
Este documento especifica as regras negociais do SisGED, fornecendo aos desenvolvedores as 
informações necessárias para o projeto e implementação, assim como para a realização dos testes e 
homologação do Sistema, no que tange às regras de negócio. 
1.1. Convenções, termos e abreviações 
Adobe Reader 
Adobe Reader ou Adobe Acrobat Reader é um software que permite que o usuário do 
computador visualize, navegue e imprima arquivos no formato PDF. Este tipo de arquivo 
é muito comum em documentações gerais (manuais de instrução, apostilas, e-books). 
COFECI Conselho Federal de Corretores de Imóveis. 
Digitalizar 
Digitalizar ou scannear um documento consiste em transformar um documento físico ou 
imagem em um documento digital, o qual pode ser armazenado em sistemas e mídias 
computacionais. 
e-mail Meio eletrônico de enviar e receber mensagens. 
Hardware É a parte física do computador, ou seja, conjunto de componentes eletrônicos. 
Login Conjunto de caracteres solicitado para os usuários. 
Logout Sair de uma sessão do sistema. 
PDF 
(Portable Document Format) formato portátil para documentos, tem total independência 
do aplicativo, hardware ou sistema operacional onde foi criado. 
Scanner 
Hardware que permite transformar textos em imagens, possibilitando exportação para 
arquivos de vários formatos. 
SEFIN Secretaria Financeira. 
SGBD Sistema Gestor de Base de Dados. 
SisGED Sistema de Gerenciamento de Eletrônico Documentos. 
Software Programa de Computador. 
Status Situação, condição. 
Suplente Substituto em caso de ausência. 
 
1.2. Referências 
Documentos relacionados ao SisGED e/ou mencionados nas seções a seguir: 
Documento Data Versão Local 
Documento de Visão 03/2011 2.2 www.tiss.com.br/documento 
Documento de Requisitos 04/2011 1.3 www.tiss.com.br/documento 
Ata 04/2011 8 www.tiss.com.br/atas 
 
 
 
Regras de Negócio 
SisGED – Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
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Capítulo 
2. REGRAS DE NEGÓCIO 
 
 
2.1. SEGURANÇA E ÁREA RESTRITA 
 
RN[2.1.1]. Tipo de Documento Recebido 
Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá cadastrar previamente os tipos de 
Documentos Recebidos, os quais receberão numeração automática. Poderão ser incluídos posteriormente 
outros tipos de Documentos Recebidos. 
 
 
RN[2.1.2]. Tipo de Documento Expedido 
Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá cadastrar previamente os tipos de 
Documentos Expedidos, os quais receberão numeração automática. Poderão ser incluídos posteriormente 
outros tipos de Documentos Expedidos. 
 
 
RN[2.1.3]. Tipo de Assunto 
Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá cadastrar previamente os tipos de 
Assunto, os quais receberão numeração automática. Poderão ser incluídos posteriormente outros tipos de 
Assunto. 
 
 
RN[2.1.4]. Departamentos 
Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá cadastrar previamente os 
Departamentos, os quais receberão numeração automática. Poderão ser incluídos posteriormente outros 
Departamentos. 
 
 
RN[2.1.5]. Rota de armazenamento 
Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá definir as rotas de armazenamento 
dos Documentos Recebidos e Expedidos, podendo ser alteradas posteriormente. 
 
 
2.2. MANTER USUÁRIO 
 
RN[2.2.1]. Cadastrar Usuário 
Todo usuário do SisGED deverá ser funcionário do COFECI. 
 
 
RN[2.2.2]. Preenchimento obrigatório 
Todos os campos do cadastro são obrigatórios. 
 
 
RN[2.2.3]. Termo de Confidencialidade 
Todos os usuários deverão preencher o termo de confidencialidade de informações do COFECI. 
 
 
RN[2.2.4]. Perfil de Acesso ao Módulo 
Somente usuários com perfil “Administrador” terão acesso ao módulo Manter Usuário. 
 
 
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Regras de Negócio 
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RN[2.2.5]. Status do Usuário 
Todo usuário cadastrado receberá o Status “Ativo”. Caso não seja mais permitido o acesso deste 
funcionário ao SisGED, ele passará para “Inativo”. 
 
 
RN[2.2.6]. Controle de Ponto 
O SisGED estará integrado ao sistema de controle de ponto que identificará se o funcionário está presente 
em seu departamento. Sendo identificado férias, licença ou ausência programada, o SisGED encaminhará o 
arquivo digitalizado ao seu suplente. O SisGED não controlará o expediente dos funcionários. 
 
 
RN[2.2.7]. Cadastro de Suplentes 
É obrigatório o cadastro de no mínimo 1 suplente, o SisGED permitirá cadastrar até 4 suplentes. 
 
 
RN[2.2.8]. Perfil de Acesso 
Além de o administrador de acesso aos módulos do Sistema, deverá também atribuir Grau de Acesso a 
cada usuário cadastrado: 
o Nível 1 - Usuário com limitações (neste nível deve-se definir quais módulos do Sistema o usuário 
pode acessar; 
o Nível 2 – Administrador (acesso total). 
 
 
RN[2.2.9]. Cadastro de Senha 
O usuário deverá cadastrar uma senha de no mínimo 6 e no máximo 8 caracteres. A senha não poderá 
conter dados que estejam presentes no cadastro do usuário. 
 
 
RN[2.2.10]. Diretivas de Senha 
A senha deverá seguir requisitos de complexidade: 
o Deverá ter um tempo de vida útil de 40 dias; 
o O usuário não poderá usar as 5 últimas senhas; 
o A senha deverá ser criptografada pelo Sistema; 
o A senha não poderá ser armazenada no sistema operacional; 
o O campo senha não poderá aceitar os comandos copiar e colar; 
o O campo senha não poderá ficar em branco. 
 
 
RN[2.2.11]. Regra de Preenchimento 
Para que sejam aceitos, o campo “Nome Completo” deverá conter no mínimo 8 caracteres e o campo “e-
mail” deverá conter um domínio. 
 
 
RN[2.2.12]. Alteração do Cadastro 
O cadastro poderá ser atualizado quando houver alteração dos dados do funcionário. Todos os campos 
estarão habilitados para atualização, exceto os campos Nome e CPF. 
 
 
RN[2.2.13]. Exclusão de Cadastro 
O usuário não poderá ser excluído por afetar o conjunto de lançamentos produzidos na relação com os 
mesmos. Se houver a necessidade de desativação por motivos de: mudança de cidade, falecimento, ou por 
quaisquer outros motivos expressos pelo funcionário, o mesmo deverá receber o status “Inativo”. 
 
 
 
 
 
 
 
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2.3. LOGAR NO SISTEMA 
 
RN[2.3.1]. Acesso ao Sistema 
Para utilizar os módulos do sistema, o usuário deverá efetuar o login. 
 
 
RN[2.3.2]. Preenchimento obrigatório 
Deverá obrigatoriamente preencher os campos usuário e senha. 
 
 
RN[2.3.3]. Validação 
Os dados informados nos camposusuário e senha deverão ser validados junto ao cadastro de usuários no 
banco de dados. 
 
 
2.4. DIGITALIZAR DOCUMENTOS RECEBIDOS 
 
RN[2.4.1]. Inclusão de Documentos Recebidos 
Apenas os usuários do departamento Protocolo, devidamente autorizados, poderão digitalizar os 
documentos recebidos. 
 
 
RN[2.4.2]. Identificação do Documento 
O documento chegará ao protocolo e receberá um número de identificação composto da seguinte maneira: 
o Casas de 01-08 indicam a data que ele chegou; 
o Casas de 09-11 indicam a origem; 
o Casas de 10-12 indicam o destino; 
o Casas de 13-16 indicam o usuário responsável pela digitalização ou expedição; 
o Casas de 17-22 indicam o número do protocolo. 
 
 
RN[2.4.3]. Qualidade do Arquivo 
O arquivo digitalizado passará por um controle de qualidade, informando ao usuário a necessidade em ser 
feita uma nova cópia ou automaticamente efetuando a correção necessária no arquivo. 
 
 
RN[2.4.4]. Tamanho do Arquivo 
O arquivo digitalizado passará por um controle de tamanho do arquivo, evitando arquivos grandes demais 
que futuramente poderão ultrapassar a capacidade de espaço em disco. 
 
 
RN[2.4.5]. Duplicidade de Arquivo 
O Sistema não poderá permitir a duplicidade na digitalização dos documentos. 
 
 
RN[2.4.6]. Software Necessário 
É necessário existir um leitor de PDF instalado nas máquinas, preferencialmente Adobe Reader, com a 
finalidade de possibilitar a visualização dos arquivos. 
 
 
RN[2.4.7]. Hardware Necessário 
Um scanner deverá estar instalado e configurado, a fim de possibilitar a digitalização dos documentos. 
 
 
 
 
 
 
 
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2.5. DIGITALIZAR DOCUMENTOS CONTÁBEIS 
 
RN[2.5.1]. Inclusão dos Documentos Contábeis 
Apenas os usuários do departamento Financeiro, devidamente autorizados, poderão digitalizar os 
documentos contábeis. Os documentos contábeis deverão estar previamente cadastrados no SEFIN. 
 
As regras de negócio, RN[2.4.3], RN[2.4.4], RN[2.4.5], RN[2.4.6], RN[2.4.7] também dizem respeito a este 
item, Digitalização de Documentos Contábeis. 
 
 
 
2.6. DIGITALIZAR PROCESSOS 
 
RN[2.6.1]. Inclusão dos Processos 
Apenas os usuários do departamento Digitalização, devidamente autorizados, poderão digitalizar os 
processos COFECI. Os processos deverão estar previamente cadastrados no SAD. 
 
As regras de negócio, RN[2.4.3], RN[2.4.4], RN[2.4.5], RN[2.4.6], RN[2.4.7] também dizem respeito a este 
item, Digitalização de Processos. 
 
 
2.7. DOCUMENTO RECEBIDO 
 
RN[2.7.1]. Origem do Documento Recebido 
O documento terá como obrigatoriedade a informação da origem do documento. 
 
 
RN[2.7.2]. Destino do Documento Recebido 
É obrigatória a informação para qual setor será encaminhado. 
 
 
2.8. DOCUMENTO EXPEDIDO 
 
RN[2.8.1]. Destino do Documento Expedido 
É obrigatório conter o seu destino. 
 
 
RN[2.8.2]. Data de Expedição 
A data da expedição do documento não poderá ser anterior a data da confecção do mesmo. 
 
 
RN[2.8.3]. Preenchimento obrigatório 
Os seguintes campos são de preenchimento obrigatório para expedir um documento: 
o Exercício/Ano; 
o Tipo de documento; 
o Número do documento; 
o Solicitado em; 
o Assunto. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2.9. ENVIO DO DOCUMENTO 
 
RN[2.9.1]. Habilitar Função 
Somente ao inserir o documento, o Sistema deve habilitar a funcionalidade enviar documento. 
 
 
RN[2.9.2]. Encaminhar Documento 
Somente após a inserção do documento, o SisGED deverá enviar um e-mail para o funcionário que o 
receberá, recomendando que acesse o Sistema para visualização do documento já digitalizado. 
 
 
 
2.10. PESQUISA DE DOCUMENTOS 
 
RN[2.10.1]. Consulta de Documentos 
Apenas usuários autorizados poderão consultar/pesquisar documentos. 
 
RN[2.10.2]. Preenchimento obrigatório 
O SisGED dispõe de 4 métodos de pesquisa de documentos. Os seguintes campos são de preenchimento 
obrigatório para realizar a pesquisa: 
 
Pesquisa por tipo de documento e período: 
o Tipo de documento; 
o Período – Inicial/Final. 
 
Pesquisa por Mês e Ano: 
o Deverá ser informado o ano e/ou mês. 
 
Pesquisa por Origem e ano 
o Origem do documento deverá ser informada. 
 
Pesquisa por Resumo: 
o Informar o resumo do documento. 
 
 
2.11. INTERAÇÃO COM O SISTEMA 
 
RN[2.11.1]. Disponibilidade 
É necessário que o Servidor SGBD, Servidor de Arquivos e as Estações de Trabalho estejam ativos para 
que o usuário possa interagir com o SisGED. 
 
 
2.12. ACESSO TOTAL AO SISTEMA 
 
RN[2.12.1]. Acesso aos Módulos 
Apenas o Administrador do Sistema terá acesso a todos os módulos do SisGED. 
 
 
2.13. AUDITORIA DO SISTEMA 
 
RN[2.13.1]. Diretivas de Auditoria 
Deve-se auditar os seguintes eventos: 
o Acesso aos documentos; 
o Login e logout do Sistema; 
o Usos de privilégios. 
 
 
 
 
 
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Capítulo 
 Aprovação 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
_________________________________ 
Priscila Drielle 
Gerente de Projetos 
Start Soluções em TI 
_________________________________ 
Wilson Amaral 
Engenharia de Software 
Faculdade Senac DF 
 
 
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