Aula 04 Planejamento Global – Parte I

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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Aula 4:Planejamento Global – Parte I
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE I) – AULA 4
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO DA AULA 
Fases da produção 
Planejamento Global
- Pesquisa de marketing
- Estudo de viabilidade
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE I) – AULA 4
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
O planejamento é a espinha dorsal do evento. Muitas empresas ou profissionais de eventos empenhados em concretizar rapidamente suas idéias, partem para projetos mal formulados, apostando mais em tarefas e processos, se esquecendo de mapear estrategicamente todas as possibilidades.
UMA INTRODUÇÃO...? 
Este procedimento é até compreensível em gestores amadores de eventos, que realizam seus projetos sem uma estratégia definida, partindo logo para a realização do projeto assim que a ideia toma forma. 
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Agora, vamos supor que você seja um profissional de eventos, tendo a responsabilidade de organizar calendários turísticos e coordenar uma imensa variedade de tarefas, muitas delas simultâneas e quase todas desafiadoras. Poderá agir se não se organizar de modo profissional? Claro que não.
UMA INTRODUÇÃO ...?
Pesquisa de marketing, análise de mercado, estudo de viabilidade publicitária e financeira e um eficiente planejamento técnico, são as atividades indispensáveis nesta etapa, que chamamos de Planejamento Global. É o que veremos.
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
A grande providência de estudos preliminares desde sua concepção torna o projeto de organização de eventos um grande exercício, na busca pelo atingimento dos objetivos propostos.
As fases da produção colocam o coordenador de eventos diante da possibilidade de gerenciar e controlar todos os aspectos de planejamento, execução e avaliação de um evento ou projeto de eventos e compreende quatro passos fundamentais:
FASES DA PRODUÇÃO 
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FASES DA PRODUÇÃO 
Planejamento Global, destacando-se a Pesquisa de Marketing, Estudo de Viabilidade e Planejamento Técnico. Aqui a ênfase se concentra na estratégia geral.
Pré-evento, quando o plano estratégico passa para o nível das comissões e se constrói o planejamento tático composto de Pré-produção, Comercialização e Comunicação.
Trans-evento, que corresponde à execução e transfere o planejamento tático para a frente operacional, organizando as tarefas de administração, produção, relações públicas e operações. 
Pós-evento, que inclui a avaliação mercadológica, técnica e financeira, visando à reformulação dos procedimentos.
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
PLANEJAMENTO GLOBAL 
Antes de organizar um evento, é essencial que a ideia seja consolidada e passe por um processo estruturado de seleção e aprovação. 
Lembre-se que estamos falando aqui com futuros profissionais de turismo que almejam os benefícios que o turismo de eventos pode trazer ao destino turístico. 
Na aula 1 foram identificados objetivos sociais, econômicos e culturais que motivam a realização de uma política para o mercado turístico.
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
PLANEJAMENTO GLOBAL 
	Ainda podemos nos dirigir também aos profissionais das diversas empresas turísticas que planejam organizar eventos visando aproximar parceiros e fornecedores, ou mesmo como parte integrante de um plano de promoção institucional da empresa. 
Nesta fase, após a ideia, duas etapas são necessários: 
pesquisa de marketing e estudo de viabilidade.
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PESQUISA DE MARKETING 
O promotor do evento deve descrever o objetivo principal do evento ou projeto de eventos (mercadológico, social, cultural, econômico e turístico). A partir daí elaborar um conjunto de questões ou perguntas que precisam de respostas e que atendam às principais demandas do projeto.
Alguns objetivos turísticos para os eventos (ver aula 1)
Estimular trocas culturais 
Gerar oportunidades de lazer
Estimular projetos sociais
Reequilibrar o mercado turístico
Criar ou ampliar o turismo de eventos 
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PESQUISA DE MARKETING 
	Alguns objetivos mercadológicos, sociais, culturais e econômicos (ver aula 1)
Lançar produtos
Reunir parceiros
Confraternizar com funcionários
Organizar projetos de inclusão social
Revitalizar espaços decadentes
Criar corredores culturais
Atrair investidores para a área
Aumentar arrecadação de impostos
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PESQUISA DE MARKETING 
Toda pesquisa deve se concentrar na captura e análise das informações que ajudem a responder às sete questões da ideia central do evento: Por que será feito? Que tipo de evento? Quais são as atrações? Qual o público-alvo? Quando poderá ser feito? Como será feito? Onde? 
Supondo que você seja o idealizador, lembre-se que quando você declara os objetivos do projeto, já responde à primeira questão: Por que será feito? 
Depois disso, deve-se identificar que questões mais urgentes a pesquisa de marketing pode solucionar para auxiliar no planejamento de eventos. A título de exemplo, sugerimos um quadro comparativo que envolve eventos corporativos e shows:
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PESQUISA DE MARKETING 
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	Pesquisa primária – Algumas informações podem ser colhidas no mercado, por meio de contatos com promotores, produtores, locatários de espaço, hotéis ou com o público em geral. 
 Algumas fontes: telefone, questionários interativos via internet, pesquisa de opinião, pesquisa de campo, questionários impressos, entrevistas, brainstorming (reunião de pessoas para uma “tempestade de idéias”). 
	
PESQUISA DE MARKETING 
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Sistema secundário – Outras podem ser colhidas de terceiros, capturadas em websites, publicações de órgãos diversos (públicos ou privados), pesquisa bibliográfica (histórica, científica, documental) e seleção de dados de pesquisas já feitas. 
Algumas fontes: websites turísticos, anuários estatísticos (IBGE e EMBRATUR), guias de hotéis, Órgãos de Turismo, Cultura e Lazer; jornais, revistas, boletins técnicos, revistas especializadas. 
PESQUISA DE MARKETING 
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Estar integrado ao mercado. Ficar atento às oportunidades mercadológicas, aos modismos culturais, às tendências para novos investimentos e à conjuntura econômica do Estado, município ou do país.
Participar de campanhas, eventos sociais e culturais.
Atentar para os acontecimentos históricos, econômicos e culturais que sirvam como manancial de idéias.
Conhecer a legislação pertinente
PESQUISA DE MARKETING 
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Fases da Pesquisa de Marketing
1. Avaliação do problema
2. Definição do problema
3. Determinação dos objetivos
4. Coleta de Dados
5. Tabulação e Análise
6. Estratégias de Ação
PESQUISA DE MARKETING
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
EXPLORANDO O TEMA:
Um dos aspectos fundamentais da pesquisa de mercado aplicada a eventos turísticos é poder captar a opinião de pessoas de uma cultura
a respeito de outra cultura e assim auxiliar os projetos de eventos com base nestas percepções. Felipe Mello pergunta a várias pessoas em Atlanta, nos EUA, o que elas sabem sobre o Brasil. 
Quer assistir novamente? 
Acesse: http://www.youtube.com/watch?v=5qMxb-OroJM 
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Dentre as características que compõem a realização do evento qual se diferencia de todos os eventos semelhantes? 
O ineditismo da ideia? A sua forma ou conteúdo? O preço, a acessibilidade, a promoção, o local, a qualidade dos artistas ou conferencistas, as atrações alternativas, o seu compromisso social, a atualidade do tema? Um modismo ou um fato relevante?
ESTUDO DE VIABILIDADE
Lembre-se: a singularidade precisa ser criada, se você não tiver nenhuma. 
1
Qual a singularidade que apresenta meu evento?
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	Quais os recursos e serviços complementares que a região promotora oferece?
Identifique e classifique os meios de transporte disponíveis e os horários correspondentes. Se houver alguma ineficiência, as empresas de transporte coletivo podem ser acionadas para uma operação especial de cobertura? Qual a oferta técnica turística disponível – hotéis, agencias de viagens, locadoras? 
Faça um rastreamento das opções de consumo cultural próximas, tais como casas de shows, teatros e museus. Pense na segurança dos seus participantes. Este é um local em que seus convidados se sentiriam confortáveis e seguros? E quanto ao estacionamento? Existe? É seguro? 
ESTUDO DE VIABILIDADE 
2
Tema da Apresentação
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Qual a capacidade de oferta de hospedagem e serviços hoteleiros da região? Pense também se a dimensão de seu projeto é adequada à capacidade de absorção das reuniões e à disponibilidade de atrativos culturais, tendo em vista o volume de pessoas que será atraído ao local (teatros, cinemas, casa noturnas)
ESTUDO DE VIABILIDADE 
3
Qual a capacidade de ocupação da indústria hoteleira da região?
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ESTUDO DE VIABILIDADE
Naturalmente, que a pesquisa de marketing indicou pistas seguras que identificaram e classificaram seu público, com os gostos pessoais e inclinações. Além disso, você deverá ter ouvido todas as pessoas representativas deste público. 
Concluirá que seu evento pode absorver uma parcela ainda maior ou segmentada de pessoas. Ainda assim, poderá levar a sério a possibilidade de mudar o enfoque do público que originalmente você projetava para se comunicar. Onde estão estas pessoas, o que gostam de fazer, o que esperam encontrar no seu evento?
4
Qual o perfil dos participantes do evento?
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ESTUDO DE VIABILIDADE
Que parcela de seu público está disposta a ter gastos complementares durante o evento? Essa resposta é parte integrante da estratégia que vai pensar sobre que produtos e serviços devem ser oferecidos, e se você poderá programar eventos paralelos em referência ao encontro maior planejado. 
Pense também que turistas de diferentes nacionalidades ou regiões gastam mais que outros. Analise isso com cuidado.
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Quais os gastos médios que o participante poderá efetuar?
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ESTUDO DE VIABILIDADE
Que tipo de comunicação será planejado: informativo, persuasivo? 
Eventos de negócios requerem foco na informação. Shows exigem convencimento. Eventos religiosos solicitam que você lembre os fiéis. 
Quais os veículos de divulgação podem ser utilizados para atingir as pessoas em seu momento comportamental mais adequado? 
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Qual o esquema promocional adequado ao segmento do mercado que desejamos atingir?
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UMA PALAVRA FINAL
	A utilidade da pesquisa na organização de eventos é evidente: possibilita antecipar a atratividade, permite estudar e segmentar os públicos, listar empresas investidoras, verificar as condições locais, identificar as mídias adequadas e antever turbulências. 
	Os resultados de um evento com pesquisa e estudo de viabilidade costumam ser avaliados na boca do caixa: mais faturamento, melhor imagem do promotor/organizador, que conduz a mais faturamento. 
Pode-se organizar um evento lendário de eventos sem fazer pesquisa de marketing ou organizar um estudo de viabilidade?
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Suponha que a prefeitura de uma cidade de praia convide sua empresa para o planejamento e execução de uma pesquisa que vise a elaboração de um Calendário de Eventos turísticos. 
O objetivo é reequilibrar o mercado turístico, uma vez que a cidade é visitada somente no verão. 
TEMAS PARA DEBATE
Que informações você deveria capturar no mercado de eventos da cidade para constar do sumário executivo da proposta de pesquisa a ser entregue à prefeitura?
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RESUMINDO
Nesta aula, você:
Identificou as quatro fases em que se divide a produção de eventos, observando a função principal de cada uma: planejamento global, pré-evento, trans-evento e pós-evento. 
Analisou o Planejamento global, se detendo nas duas primeiras etapas integrantes desta fase: pesquisa de marketing e estudo de viabilidade.
 
Correlacionou a importância destas duas etapas ao planejamento de eventos turísticos, preferencialmente ligados a um calendário turístico de eventos. 
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