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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Aula 7 Pré-Evento – Parte II Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS CONTEÚDO PROGRAMÁTICO DA AULA Captação de eventos para o núcleo receptor Benefícios aos patrocinadores Modelo de captação Identificação, seleção e classificação de patrocinadores Negociação e contratação Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS A fase pré-evento é aquela que se segue imediatamente ao Planejamento Técnico. Ao final serão gerados documentos que revelarão os planos estratégicos, táticos e operacionais e transformar o evento em um produto. UMA INTRODUÇÃO É composta de três etapas: pré-produção, comercialização e comunicação. Nesta aula nos ocuparemos da segunda etapa: a comercialização. Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Durante a realização de evento na área de turismo de negócios, por exemplo, deve-se decidir o local, a data e quem será o organizador da próxima edição. Nesse momento, se lançam as candidaturas e se escolhe a cidade-sede, através de licitação interna ou concorrência internacional CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O NÚCLEO RECEPTOR Também é nesta etapa que se apronta o programa definitivo e as comissões de trabalho. Por fim são equacionados os controles administrativos e financeiros, observando as previsões de receitas estimadas. Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Outro caminho é se tornar o organizador de eventos oficial a serviço do proprietário da marca do evento É preciso ressaltar que as atividades desenvolvidas nestes dois processos de captação devem ser integradas com as metas de marketing do destino, e estas harmonizadas pelas regras internacionais que orientam a promoção de cidades com potencial turístico CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O NÚCLEO RECEPTOR Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Benefícios: Redução da sazonalidade Equilíbrio da balança comercial Melhoria da imagem da cidade-sede Elevação do nível de empregos Produtividade da cadeia do turismo Prestigio internacional para as entidades investidoras e organizadoras Elevação na arrecadação dos impostos CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O NÚCLEO RECEPTOR Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Etapas da Captação (Embratur) Analise da estrutura do destino Pesquisa dos eventos com real potencial de captação Pesquisa das principais entidades de turismo atuantes na região Constituição das parcerias Pesquisa sobre a entidade promotora Definição estratégica de atuação Elaboração do book de apresentação CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O NÚCLEO RECEPTOR Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES Exposição da marca Publicidade na mídia impressa e eletrônica Patrocínios de transfers Patrocínio do keynote speaker Merchandising em palestras Stand exclusivo Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES Ações sociais e de entretenimento Interação e relacionamento Salas de relaxamento e beleza Patrocínio de pocket-shows Cursos de aperfeiçoamento Salas de jogos e internet Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EXPLORANDO O TEMA: Veja o que Marcelo Estraviz - empreendedor social e autor de livros sobre Captação de recursos - comenta no website dialogodigital.com.br sobre a conciliação de interesses que precisa existir entre o proponente e o eventual patrocinador. Quer assistir novamente? http://www.youtube.com/watch?v=YFTS8kak6IE Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS MODELOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS Modo Horizontal Divide o Plano de Custo em cotas publicitárias rigorosamente iguais entre os patrocinadores, que obtêm retornos iguais e proporcionalmente divididos nas peças publicitárias programadas. Ex: Festas, Mostras, exposições. Ver Quadro I Aula online 7 Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS MODELOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS Modo Vertical Retorno publicitário a um único investidor chamado “patrocinador exclusivo". Assume a promoção do evento, apropriando-se do direito de uso de marca ou imagem. Ex: Hollywood Rock, Fórmula Uno, Kaiser Gold Sounds, Nescafe & Blues, Close up Planet, Copa Santander. Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS MODELOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS Modo Americano Inicialmente utilizado na NBA (Liga de Basquete – EUA) permite dividir os investidores em dois grupos: cabeças de patrocínio (masters) e parceiros comerciais (partners). Ex: Rock in Rio, Copa do Mundo, Olimpíadas Rio 2016, NBA, congressos, feiras. Veja o Quadro II. Ver Quadro II Aula online 7 Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DOS PATROCINADORES Do patrocinador cotista tradicional espera-se uma transferência fixa de recursos financeiros para uma ação exclusivamente publicitária ou de retorno institucional. O co-patrocínio ocorre quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio do evento promovido e organizado por um terceiro. O patrocínio baseado em leis de incentivo fiscal é baseado na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos devidos pela empresa aos órgãos públicos. Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DOS PATROCINADORES Passo 1. Identificação dos segmentos empresariais diretamente relacionados ao conteúdo do evento Passo 2. Identificação dos segmentos sem relação direta Passo 3. Relação das empresas-alvo Passo 4. Identificação do potencial de arrecadação Passo 5. Seleção do universo de possíveis patrocinadores Passo 6. Priorização das empresas Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS NEGOCIAÇÃO Estudar o Projeto de captação com cuidado e possuir habilidade na arte de negociar as vantagens promocionais a serem adquiridas com as cotas de patrocínio. Conhecer a potencialidade local de patrocínio e obter informações “frescas” adicionais sobre as empresas que destinam regularmente verbas de seu projeto de marketing para eventos. Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS NEGOCIAÇÃO Não aceitar intermediários. Não esperar respostas que não podem ser dadas a você pelas pessoas que decidem Definir os objetivos da negociação, observando o que cada um pode ceder. Avaliar o grau de segurança na venda do patrocínio, o nível de ansiedade do potencial patrocinador e o tempo que se dispõe para a conclusão das negociações. Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS NEGOCIAÇÃO Não demonstrar irritação. Prefira sugestões Mapear a responsabilidade de cada um na tomada de decisão final Entrar em contato, expor e negociar as condições com relatórios Os limites de negociação (mínimo e máximo) devem ser de acordo com o plano de receita estimado Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS CONTRATAÇÃO A escolha definitiva deve ser o resultado do cruzamento qualidade x preço x custo. Não perca a vista dos seus objetivos e o produto planejado. Elaborar um pré-contrato e discuti-lo com os fornecedores, produtores, artistas e/ou conferencistas selecionados. Negociar um sinal não ultrapassando 50% do orçamento Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS CONTRATAÇÃO Não subtrair da planilha de custos, os serviços que ainda estejam sendo negociados com apoiadores, ainda pendentes. Trocar informações técnicas documentadas(e-mail, skydrive) com compartilhamento até o texto definitivo do contrato que deverá ser aprovado por todas as partes envolvidas. Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS A Lei Rouanet pretende educar empresas a investir em cultura, e com o incentivo fiscal estimular o patrocínio de eventos, fomentar cultura e valorizar as marcas. TEMAS PARA DEBATE A Lei tem sido criticada, porque em vez de ensinar empresas a investirem em cultura, ensina a fazer propaganda gratuita, e deixou que as próprias empresas decidissem qual forma de cultura merecia ser patrocinada. Há a possibilidade de fundos serem desviados. Qual a sua opinião? As críticas tem fundamento? Tema da Apresentação PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS RESUMINDO Listou os benefícios para as empresas patrocinadoras. Estabeleceu as diretrizes e os formatos pelos quais se pode executar a captação de recursos financeiros para o evento. Identificou as técnicas e táticas de negociação. Nesta aula, você: Obteve uma visão geral do processo de captação de evento. Classificou os financiadores de recursos para a realização de eventos. Tema da Apresentação
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