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ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1 AULA 03 – Tipologias e Conservação de Documentos Olá mais uma vez! Tudo certo com os estudos? Vamos agora ao nosso último passo neste curso de Arquivologia. Conforme já avisado a alguns de vocês, o edital foi publicado e tivemos algumas alterações no conteúdo do curso. Aliás, foi até melhor, pois o conteúdo pedido foi bem menor do que o tratado neste curso. Ao final, vocês estarão muito mais preparados para a prova! E considerando essas alterações, para esta aula vamos fechar o conteúdo do edital com os assuntos que falta. Segundo nosso novo programa, vamos finalizar com os seguintes temas: Tipologias documentais e suportes físicos: Microfilmagem; Automação; Preservação e conservação de documentos de arquivo. Ainda, atendendo ao pedido de um companheiro de vocês, vou comentar aqui as questões que apareceram na prova de Papiloscopista. Mais adiante, perto do dia da prova de Escrivão, vou comentar essa mesma prova na parte aberta do site. Apesar de ser nossa última aula, estarei ainda disponível para ajudá-los com suas dúvidas e Mais uma vez lembro a todos que estou disponível para responder suas dúvidas, críticas e sugestões no fórum do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Como sei que estão ansiosos para estudar, vamos começar logo! Prof. Mayko Gomes Junho/2012 ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 2 Microfilmagem Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da classificação dos documentos quanto ao seu gênero. E uma dessas classificações era o gênero dos documentos micrográficos, ou seja, aqueles em suporte de microficha que são resultado do processo de microfilmagem. A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maio de 1968, e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996. Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos, conseqüência do alto volume na produção de documentos. Assim, o principal objetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupado pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente é utilizada em grande escala por bancos (que microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam em pequena escala. Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade na conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutenção do sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e a dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra. Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta pode receber nomes específicos: Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir a autenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulterações fraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação em caso de danos irreparáveis ao mesmo. Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter a informação após a eliminação documento. Utiliza-se em documentos de valor temporário que contenham informações relevantes. Assim os documentos podem ser eliminados e a informação mantida. Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter no arquivo da instituição documentos que pertencem a outras instituições. Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição e pertencem a outras nações. Como exemplo há documentos que mostram a história da extração de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a Portugal. O mais comum é que esses documentos pertençam a países que tinham colônias em outros continentes. Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar o manuseio dos documentos originais. Geralmente é utilizada em documentos muito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejam preservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sob condições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 3 Dica Super Ultra Importantíssima de prova: Vou chamar a atenção para dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse assunto: Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele. Segundo: os documentos digitalizados poderão ser eliminados a critério da autoridade competente, salvo os de valor histórico que, como vimos, devem ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado, apenas por este motivo não pode ser destruído. O que vai determinar a destruição do documento original é apenas a Tabela de Temporalidade e Destinação, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou não pouco importa para esse fim. Outra consideração, os documentos microfilmados, mesmo que autorizada a sua eliminação, devem estar arquivados, isto é, não podem estar em trâmite. Vamos a algumas questões: (Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente de terem valor primário ou secundário. Resolução O item está incorreto. Vimos que o fato de estar microfilmado não é suficiente para determinar se um documento pode ou não ser eliminado. Esse fato pode até influenciar na decisão por manter ou não um documento, mas não determina que deva ser eliminado. (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente. Resolução O item está incorreto. Por meio de determinação legal, que veremos mais adiante, todos os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele, desde que observadas as normas estabelecidas para o processo. Aproveito para, mais uma vez, chamar a atenção do candidato para as duas considerações em que os examinadores mais apostam para eliminar os ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 4 candidatos desavisados: os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado não é fator para decidir sobre sua eliminação. A Lei Federal nº 5.433/68 trata da prática da microfilmagem, instituída com objetivos de segurança e economia de recursos em meados da década de 50. Esta Lei é bem pequena, razão pela qual daremos mais atenção ao Decreto nº 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles então: A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tópicos mais importantes: Por esta lei, é autorizada a prática da microfilmagem de documentos oficiais em todo o território nacional. Os microfilmes e cópias fotográficas obtidas a partir dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele. Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre tentam confundir com esse assunto! Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio. No caso da eliminação, só podem ser eliminados documentos microfilmados que não estejam mais em trâmite (tenham sido arquivados)e que não possuam valor permanente. A regra é que só podem ser microfilmados documentos que tenham sido arquivados (não estão mais em trâmite). Contudo, por autorização de autoridade competente e por excepcional medida de segurança, podem ser microfilmados documentos ainda em trâmite. Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questões da prática da microfilmagem, que é objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define as etapas do processo de microfilmagem, que são: Preparo: aqui é feito o tratamento do documento para a microfilmagem. Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos metálicos, e procedimentos similares. Microfilmagem: aqui os documentos serão colocados no equipamento que fará a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem escolhidos dependerão de vários fatores. Processamento: aqui começa o processo de visibilidade ao documento microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem do documento. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 5 Duplicação: aqui os microfilmes originais serão copiados, e as cópias serão guardadas em local diverso por motivo de segurança. O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Muito importante também levar este conceito para a prova! A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, e com garantia de qualidade da imagem, de segurança e de reprodução do material. É obrigatória a extração de filme cópia, por motivo de segurança, que deverá ser guardado em local diferente do original. E não é permitida a utilização de filmes que sejam atualizáveis, tanto para a confecção do microfilme original quanto do filme cópia. Como já dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de redução, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da reprodução. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado para a microfilmagem (faltar pedaço de documento que não coube na bandeja), poderá ser feita em etapas, desde que haja repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. As séries de documentos microfilmados deverão constar de imagens de abertura e de fechamento com os seguintes elementos: Abertura: - identificação do detentor dos documentos; - número do microfilme, se for o caso; - local e data da microfilmagem; - registro no Ministério da Justiça; - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução; - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. (TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de redução e equipamento utilizado. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 6 Resolução O item está correto. De acordo com o determinado no Decreto, estas são algumas das informações que devem constar na imagem de abertura do microfilme. Fechamento: - identificação do detentor dos documentos microfilmados; - informações complementares relativas à identificação dos documentos microfilmados; - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições legais; - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. A microfilmagem poderá ser realizada por empresas e cartórios regularmente registradas no Ministério da Justiça e sujeitas a fiscalização deste quanto aos cumprimentos legais sobre a sua prática. Estas empresas e cartórios deverão fornecer um documento de garantia, declarando que: O processo foi realizado de acordo com as normas legais; Responsabilizam-se pelo padrão de qualidade exigido; O usuário passa a ser o responsável pelo manuseio e conservação do microfilme. Os microfilmes produzidos no exterior somente terão valor legal quando autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firma reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de tradução oficial. Os microfilmes deverão observar os prazos de guarda e destinação de seus documentos originais quando necessários à prestação de contas ou sujeitos à fiscalização A empresa ou cartório que incorrer em infração às normas do Decreto estão sujeitas às penalidades de advertência e suspensão do registro. Em caso de reincidência, o registro será cassado definitivamente. As penalidades mencionadas não causam prejuízo a outras sanções penais e civis cabíveis. (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. Resolução ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 7 O item está correto. Como os filmes não podem ser editáveis, não é permitido fazer cortes para acrescentar eu retirar. Caso algum documento tenha ficado fora, deve ser microfilmado em outro filme com as devidas anotações. (MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas de segurança obrigatórias. Resolução O item está correto. Tanto a Lei quanto o Decreto determinam que, do processo de microfilmagem, devem ser produzidos um filme original e uma cópia, que permanecerão guardados em locais diferentes. Resolução n° 10 A Resolução nº 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento da Lei nº 5.433/68, pois determina a aplicação dos símbolos da ISO 9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos. Estes símbolos, ou sinaléticas, como pode aparecer na prova, e seus significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 8 mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peço atenção ao tratar desse assunto. Notem que os símbolos que tratam do início, fim e continuação do rolo de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados conforme a necessidade da situação. (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo. Resolução O item está incorreto. Esta sinalética informa que o rolo está no fim, e não há mais imagens que pertença a aquela série microfilmada. (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto ilegível no original. Resolução O item está incorreto. Conforme vimos pela norma estudada, esta sinalética informa que o documento original está com numeraçãode folhas, páginas ou datas incorretas. (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, continua no próximo rolo. Resolução O item está incorreto. Segundo a resolução, esta sinalética informa que há páginas ou números em falta no documento original. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 9 Automação A automação do arquivo refere-se à utilização das novas tecnologias aplicada aos arquivos para facilitar o seu trabalho. As principais inovações aplicadas são as que trabalham com a Gestão de Documentos e suporte de documentos eletrônicos. A partir dessa definição, podemos entender a própria microfilmagem como uma parte integrante da automação de arquivos, uma vez que utiliza de equipamentos e tecnologias para facilitar o gerenciamento de documentos. As principais ferramentas tratadas na automação de arquivos e cobradas em provas são o GED e o workflow. Vamos a cada uma delas. GED: é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se apenas de acrescentar à Gestão de Documentos tradicional equipamentos e tecnologias que irão facilitar e aumentar a qualidade de sua atuação. Partindo do conceito inicial, podemos descrever GED como sendo um conjunto de tecnologias que permite a uma entidade gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes formatos, suportes ou gêneros, como papel, áudio, microfilme, arquivos de texto. Etc. As principais tecnologias que compõem o conjunto do GED são: Capture – tecnologia que permite a captura do documento pelo sistema. A partir da captura o sistema extrai os dados do documento e os transformam em informações confiáveis, recuperáveis e acessíveis (metadados), como o produtor, a data, o local, número, etc. Document Imaging – é a tecnologia mais utilizada atualmente em entidades públicas e privadas, superando até mesmo a microfilmagem. Trata- se da tecnologia que converte um documento tradicional (em suporte papel) para um documento digital (ou eletrônico). Essa conversão é feita através de aparelhos de captura de imagens, como os scanners. Document Management – essa tecnologia permite o controle sobre a criação, revisão e descarte de documentos eletrônicos. Ela propicia recuperação de informações (autor, data, local, versão, etc), segurança, busca e versão. COLD ou ERM – tecnologia que trata da emissão de relatórios sobre a Gestão de Documentos. Funciona como um feedback, mostrando os resultados das operações realizadas. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 10 Forms Processing – tecnologia que permite a criação de formulários. Os formulários são essenciais para algumas atividades e trâmites de documentos. Records and Information Management – tecnologia que controla o ciclo de vida dos documentos. Essa tecnologia opera com base na Tabela de Temporalidade da entidade, aplicando aos documentos sob controle do sistema. Workflow: não é necessário muito aprofundamento neste conceito, pois ele apareceu em apenas quatro provas para cargos de nível médio. Pode ser que venha a aparecer com mais freqüência em provas, mas ainda vai demorar um pouco. Contudo, caso apareça em provas, será suficiente que o candidato saiba apenas o conceito para responder a questão. O Workflow (ou fluxo de trabalho) é como o próprio nome sugere uma seqüência ordenada de tarefas em uma atividade. No caso da Gestão de documentos trata-se de todo o rito que o documento segue desde sua criação até sua destinação. Ainda, no caso da automação, esse processo é automatizado porque o próprio sistema de GED fornecerá os passos a serem seguidos para a realização de uma atividade administrativa. Considerações sobre automação: GDE X GED: é muito comum que o candidato cometa o erro de confundir esses dois conceitos pela semelhança da sigla. Então peço muita atenção: O GED refere-se à automação do sistema, enquanto a GDE refere-se à parte da gestão voltada exclusivamente para documentos eletrônicos. Não é necessário que todas as tecnologias e GED estejam presentes em uma entidade para que esta possa estar automatizada. De fato, as mais comuns são a captura, Doument, Imaging (ou digitalização) e o ERM (mais utilizado em sistemas de protocolo). Documento Digital X Documento Digitalizado: também é comum que o candidato acredite que todo documento inserido no computador é um documento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital é aquele que ―nasce‖ em suporte eletrônico e em código binário (lembrar da classificação de documentos quanto ao gênero). O documento que ―nasce‖ em suporte papel e depois é inserido no computador é o documento digitalizado. A diferença pode parecer sutil, mas não é: um documento digital está no suporte eletrônico; um documento digitalizado apenas tem a sua imagem no computador, uma cópia, mas o documento em si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido para todos os efeitos. Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da informação e identificam o documento, servindo para assegurar a autenticidade, compreensão e uso do documento. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 11 Vantagens dos documentos digitais: economia de espaço físico, aumento de produtividade e agilidade no acesso à informação. Desvantagem dos documentos digitais: podem ser manipulados e editados com mais facilidade, o que os deixa vulneráveis a intervenção humana, comprometendo sua autenticidade; e obsolescência tecnológica rápida, devendo haver constante migração de suportes. A automação de arquivos ainda não é um assunto muito comum em provas, aparecendo de forma bem tímida. Não vai além do apresentado aqui. Vamos a um exemplo de questão. (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer operação de automação aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado, resguardadas as restrições legais de sigilo, é correto afirmar que, no caso dos documentos eletrônicos e digitais, a acessibilidade equivale à facilidade no acesso ao conteúdo e significado desses documentos. Resolução O item está correto. O principal objetivo da automação em arquivos é a facilidade em acesso e controle dos documentos. Ainda, uma de suas grandes vantagens é o acesso simultâneo de vários usuários a vários documentos. (MPU/2010 – Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da imagem, uma informação complexa, visível ou invisível, que só pode ser suprimida mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida. Resolução O item está incorreto. Os metadados são apenas dados de um documento que são inseridos em um sistema de controle, como o de registro, quando aquele é capturado. Em nada os metadados, apesar do nome, têm relação com a informática de modo tão técnico. (MPU/2010 – Cespe/UnB) O documento arquivístico digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico. Resolução O item está correto. Vimos em nossa primeira aula que o documento, para ser de arquivo, deve cumprir alguns requisitos. Além disso, vimos que os ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br12 documentos podem ser classificados como eletrônicos, informáticos ou digitais, que tem a definição trazida no item. Considerando a automação e os documentos digitais, devemos falar também sobre a Resolução CONARQ nº 20, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Esta Resolução define documento digital (já estudado em nossa primeira aula) como sendo o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, sendo exemplos a planilha digital, mensagens de email, sites da internet, bases de dados ou qualquer outra, desde que esteja em formato digital. Especificamente a GDE deve ter espaço para a implantação de um sistema eletrônico com requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados. São requisitos funcionais: registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação. São requisitos não funcionais: utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho. Os metadados são definidos, segundo a Resolução, como informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Essas informações referem-se a identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do documento. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 13 Conservação, Preservação e Restauração A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é fazer com que a informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder suas características. Assim, as atividades de conservação buscam aumentar a durabilidade do material do documento. A conservação se divide em atividades de preservação, que são as ações preventivas, e as atividades de restauração, que são ações corretivas. Vamos estudar cada uma delas. Técnicas de Restauração: Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica, aumentando sua durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de fungos e bactérias. Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos. Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por outros específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um pouco afetadas. Além disso o material muito específico o deixa com custos altos. Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC. Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando acetona à folha de acetato de celulose. Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. Existem outras técnicas de restauração de documentos, mas não são muito comuns em provas. Vamos a elas: Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um equipamento, que executa, por meio de sucção, o preenchimento de todas as áreas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma solução de polpa e água que, após sucção, se concentra nas áreas onde não há suporte (vazadas). Essas áreas novas devem ter ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 14 espessura igual à do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as áreas novas da antiga. Velatura é um novo suporte em papel, agregado ao original. Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com lápis-aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do documento. Só quando necessária. Planificação é a prensagem do documento. Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a seqüência do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numeração do original. Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos; compõe-se de dois pontos de costura. Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações corretivas a desinfestação, que consiste no combate à atividade de insetos (o método mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material específico, e o alisamento, que consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas. Noções de Preservação: A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até mesmo por serem um tanto óbvias. As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo CONARQ. Vamos a elas: Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). Até mesmo a luz artificial deve ser moderada. Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo. Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura ideal deve estar entre 16º e 22ºC. Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias e gravuras, usar luvas de algodão sempre que possível. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 15 Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos. Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez. Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o desenvolvimento de microorganismos que vão destruí-lo. Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de plástico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedaço de papel. Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversíveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas. Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados. Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de deterioração do acervo, catalisando as reações químicas (formação de ácidos, sujeira, desfiguração dos materiais). Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário recomenda-se não usar, pois os danos serão muito maiores. Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidasna posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo. Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores e eletrodomésticos em geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 16 Exercícios 01 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Os originais dos documentos correntes microfilmados podem ser eliminados antes de serem arquivados, visto que os microfilmes os substituem. 02 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) O suporte microfílmico por ser extremamente seguro não exige uma cópia de segurança, como no caso dos documentos digitais. 03 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo significa documento original em cores. 04 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Utiliza-se o símbolo abaixo para indicar o início do rolo. 05 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Emprega-se o símbolo sequinte para indicar ausência de partes do documento ou de documentos inteiros no conjunto microfilmado. 06 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) A microfilmagem de documentos da administração pública classificados como permanentes é proibida pela legislação arquivística brasileira. 07 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) A microfilmagem de documentos de arquivos é recomendada nos casos em que o volume documental é elevado e o seu prazo de guarda, longo. 08 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) O filme cópia extraído do filme original deve ser mantido, para sua preservação e conservação, no mesmo local do filme original. 09 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A limitação do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos está no fato de gerenciar apenas os documentos digitais. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 17 10 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Denomina-se microfilme de substituição o microfilme que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço. 11 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Uma das grandes vantagens do microfilme é o acesso rápido aos documentos. 12 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Páginas e(ou) números em falta são sinalizados pelo símbolo abaixo. 13 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica rascunho. 14 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A continuidade do texto em outra página é indicada pelo símbolo a seguir. 15 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A microfilmagem é preferível à digitalização de documentos, haja vista que possibilita acesso mais rápido à informação. 16 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A aplicação de microfilmagem em documentos de arquivo é mais adequada em conjuntos documentais com grande quantidade de uso e uso do tipo múltiplo e simultâneo. 17 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Os requisitos não funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos referem-se ao registro e captura, classificação, tramitação, expedição, avaliação e destinação, recuperação da informação, emulação, conservação e acessibilidade. 18 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Denomina-se gerenciamento eletrônico de documentos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e armazenamento de informação contida, especificamente, em documentos convencionais. 19 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A digitalização de documentos de arquivo pressupõe que já se tenha desenvolvido a organização arquivística desses ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 18 documentos e o estabelecimento de um programa de avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem digitalizados. 20 - (MS/2010 – Cespe/UnB) O documento arquivístico digital necessita da introdução de novos conceitos, como o de precisão, o qual se refere ao grau de confiabilidade de um documento como declaração de um fato. 21 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) No alisamento, uma das operações de restauração de documentos, os documentos são dispostos em bandejas de aço inoxidável. 22 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A restauração, sendo uma operação de conservação, demanda do profissional dela encarregado profundo conhecimento a respeito de papéis e tintas. 23 - (TRT-21/2011 – Cespe/UnB) Enquanto a restauração incide sobre itens documentais individuais, a preservação geralmente se estende ao conjunto de documentos. 24 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Nos acervos arquivísticos, as unidades de acondicionamento devem ser armazenadas em mobiliário adequado, como mapotecas e estantes de madeira e de metal. 25 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Elevados índices de umidade relativa e de temperatura no ambiente de um acervo constituem condições propícias para a infestação de cupins nesse acervo. 26 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Os acervos arquivísticos são constantemente atacados por diversos agentes de deterioração, sendo a sujidade o mais danoso. 27 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) As áreas de pesquisa, de trabalho e de depósito devem receber o mesmo tratamento no que concerne às condições climáticas. 28 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivístico ser infestado por pragas, o tratamento deve ser adequado à espécie e ao tipo de material infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentos químicos, e, como último recurso, as câmaras de congelamento ou a modificação da atmosfera. 29 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Índices elevados de umidade contribuem para a conservação do papel, em razão das fibras de celulose nele existentes. 30 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Entre os principais recursos empregados na preservação dos documentos de arquivo estão o controle ambiental, o tratamento físico e o químico. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 19 Gabarito Comentado Item Resposta Comentário 01 Errado O fato de estar ou não microfilmado não determina a eliminação do documento. O que determinará será a Tabela de Temporalidade, ou excepcional medida de segurança. 02 Errado A extração de filme cópia é obrigatória por determinação legal, e deve ser realizada no momento da produção do microfilme. 03 Certo A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento original possuir elementos em cores e não for possível fazer esta distinção no microfilme. 04 Certo A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o rolo de microfilme for o início da sequência de documentos microfilmados. Dica: o início sempre é indicado pela ―bitola‖ cheia. 05 Errado A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento original apresentar dano ou mal estado de conservação que comprometa a sua compreensão ou leitura. 06 Errado A microfilmagem de documentos permanentes não só é permitida como é muito recomendada, para ajudar na preservação. 07 Certo O principal objetivo da microfilmagem é justamente a redução do volume de documentos. È recomendada para documentos com longos prazos de guarda, pois ajuda na preservação do mesmo. 08 Errado POR DETERMINAÇÃO LEGAL e motivo de segurança, o filme cópia deve ser mantido em local sempre diferente do local de guarda do filme original. 09 Errado Os sistemas eletrônicos podem facilmente gerenciar tanto documentos eletrônicos quanto documentos tradicionais. Aliás, hoje o número de documentos tradicionais nesses sistemas é muito maior. 10 Certo O microfilme de substituição tem a função de manter a informação acessível após a eliminação do documento original. 11 Errado Todas as operações que utilizam o microfilme são realizadas no sentido de EVITARo acesso aos documentos. O que facilita o acesso à informação é a digitalização. 12 Certo A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento estiver incompleto, com a falta de páginas ou folhas. 13 Errado A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento original apresentar uma imagem repetida (uma foto, gravura, página, etc). 14 Errado A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento original apresentar o texto ilegível, ou algum dano que dificulte sua compreensão. 15 Errado Mais uma vez, o que facilita o acesso aos documentos é a digitalização. O emprego da microfilmagem dificulta o acesso aos documentos. 16 Errado Outra questão tratando do mesmo assunto. A microfilmagem não deve ser empregada para conjuntos com ―grande quantidade de uso‖ (uso freqüente) e acesso ―múltiplo e simultâneo‖ (ágil). 17 Errado Os itens listados referem-se aos requisitos funcionais, ou seja, os necessários para viabilizar o seu funcionamento. Os não funcionais são diretrizes a serem observadas. 18 Errado O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não é específico para documentos convencionais ou tradicionais; e também não é específico para documentos digitais. Deve ser utilizada para os dois tipos. 19 Certo Para realizar a digitalização de documentos, os mesmos devem estar organizados, higienizados, completos e identificados, ou seja, em ordem e prontos. 20 Errado O documento digital não precisa de novos conceitos para ser aceito como documento de arquivo. Caso este cumpra os requisitos (aula 01) poderá ser aceito como qualquer outro. 21 Errado O alisamento não é uma técnica de restauração. A restauração, a limpeza, o alisamento e a desinfestação são técnicas de conservação corretiva. 22 Certo È necessário um conhecimento muito grande, não só de papéis e tintas, mas de qualquer material que componha a estrutura do suporte. 23 Certo A preservação, sendo preventiva, se aplica a um conjunto inteiro. Já a restauração deve considerar as peculiaridades de cada documento (material do suporte, tamanho, etc.), assim como o dano específico. 24 Errado Por questões de preservação, não é permitido o uso de mobiliários de madeira, pois esta apodrece, favorecendo a aparição de microorganismos, além de ser combustível em caso de incêndios. 25 Certo Um ambiente nessa condições favorece o aparecimento não só de cupins mas de outros insetos, além de interferir diretamente no estado dos suportes, especialmente do papel. 26 Certo A sujidade, ou sujeira, é o aspecto que mais danifica os documentos. Não só os danifica diretamente, como favorece a aparição de outros fatores, como microorganismos e reações químicas. 27 Errado As áreas de depósitos devem oferecer condições climáticas favoráveis à preservação dos documentos; e as áreas de pesquisa devem oferecer condições favoráveis ao trânsito e permanência de pessoas. 28 Errado Os tratamentos químicos são os mais agressivos e os que mais modificam a estrutura do documento. Por isso devem ser empregados como último recurso, a depender do grau de dano e do suporte. 29 Errado Os índices elevados de umidade, como os de temperatura, contribuem para a deterioração do papel, afetando diretamente as suas fibras. 30 Certo Todos esses recursos devem ser utilizados para auxiliar na conservação de documentos. Lembrando que os processos químicos são o ―último recurso‖. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 20 Papiloscopista da Polícia Federal (Questões de Arquivologia) Então segue, conforme prometido a vocês, um ―abre-aspas‖ no curso, onde comento as questões de Arquivo para o cargo de Papiloscopista. Podem também conferir um artigo publicado na parte aberta do site, onde eu comento esta prova. Antes do gabarito definitivo, já havia alertado para a possibilidade de recurso no item nº 88, e o mesmo foi anulado. (DPF/2012 – Cespe/UnB) A entrada ou a produção de um documento de arquivo em uma instituição deve ser seguida do respectivo registro em protocolo, o que possibilita a identificação dos metadados, para fins de acesso ao documento e controle de sua tramitação. Certo - O protocolo tem a função de controlar todo o caminho que o documento percorre quando está no ambiente interno da instituição, desde sua produção ou recebimento até sua eliminação ou saída. Portanto todo documento deve ter um número de registro, um protocolo (lembrar do contexto para empregar o significado correto do termo). (DPF/2012 – Cespe/UnB) O acondicionamento — que consiste na guarda dos documentos nos locais a eles designados — e o armazenamento — que se refere à embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio — são procedimentos fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de arquivo. Errado - Neste item o examinador inverteu os conceitos. O acondicionamento é a ―embalagem‖ do documento (pasta, caixa, envelope, etc), e o armazenamento é a ―guarda‖ (sala, estante, armário, depósito, etc). (DPF/2012 – Cespe/UnB - Anulada) Como medida preventiva contra o acúmulo de poeira em documentos de arquivo em suporte papel, recomenda-se a higienização do documento com uma borracha fina em pó. Conforme orientação já apresentada no site, esta questão seria passível de recurso. (DPF/2012 – Cespe/UnB) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. Errado - Temos o aparecimento do termo chave ―colecionados‖, e vimos no curso que este termo refere-se a documentos de biblioteca. Os documentos de arquivo são ―acumulados‖, sempre de forma natural e progressiva. (DPF/2012 – Cespe/UnB) O uso simultâneo de microfilmagem e digitalização consiste em solução viável para o arquivamento de grandes massas documentais com longos prazos de guarda. A microfilmagem contempla o aspecto de comprovação legal, e a digitalização possibilita acesso rápido e múltiplo aos documentos. Certo - A utilização de tecnologias nos arquivos tem o objetivo de facilitar o acesso, gerência e conservação do grande volume de informações. De acordo com a Lei, os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal que os originais; e a principal função da digitalização é possibilitar o acesso rápido, fácil e simultâneo aos documentos. ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 21 Bom, acabamos aqui esta nossa terceira e última aula. Conseguimos nos adequar ao edital, apesar de ser publicado quando o curso estava em andamento, e aprender sobre o conteúdo programado, além de responder a mais questões da banca sobre o assunto. Fico muito feliz em dizer que, apesar dos assuntos extras do curso (com base em outros editais), acredito que estejam muito bem preparados para este concurso! E afirmo isso com muita certeza depois de ler as várias mensagens que recebo de vocês, sempre querendo saber mais e mais sobre a disciplina e sobre o concurso! Espero que tenham gostado, e mais ainda que tenham aumentado seu interesse pela disciplina. É muito gratificante saber que meu trabalho os está ajudando a conseguir seus objetivos. Saibam que foi um grande honra acompanhá-los nessa jornada. Mas este não é o fim: até o dia da prova, estaremos com o fórum ativo, e eu vou continuar a responder suas dúvidas. Mais uma vez gostaria de dizer quê estou sempre aberto a receber as críticas e sugestões de todos vocês, pois me ajudam a elaborar um trabalho que atenda às suas expectativas. Estou sempre disponível para solução de dúvidas no fórumdo curso e também no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Fiquem todos com as bênçãos de Deus e com os meus mais sinceros desejos de sucesso! Não desanimem jamais, por que a vitória chega aos que a perseguem. Um forte abraço a todos, bons estudos e boa sorte!!! Prof. Mayko Gomes Junho/2012 ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 22 Exercícios Resolvidos na Aula (Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente de terem valor primário ou secundário. (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente. (TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de redução e equipamento utilizado. (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. (MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas de segurança obrigatórias. (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo. (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto ilegível no original. (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, continua no próximo rolo. (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer operação de automação aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado, resguardadas as restrições legais de sigilo, é correto afirmar que, no caso dos ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 23 documentos eletrônicos e digitais, a acessibilidade equivale à facilidade no acesso ao conteúdo e significado desses documentos. (MPU/2010 – Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da imagem, uma informação complexa, visível ou invisível, que só pode ser suprimida mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida. (MPU/2010 – Cespe/UnB) O documento arquivístico digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico.
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