COMO ORGARNIZARREUNIOES PRODUTIVAS

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Curso Técnico em Administração
COMO FAZER UMA REUNIÕES PRODUTIVAS
Ana Paula Ferreira dos Santos
Georgiana Gomes Silva
Marcos Túlio Alberto
Maria das Graças Aparecida Neiva Araújo
Vanessa Aparecida Silva Firmino
Ipatinga/MG
Outubro de 2017
 REUNIÃO - CONCEITO
Uma reunião é um encontro de pessoas que visam atingir um
objetivo específico.
• A reunião é uma importante ferramenta de comunicação, que
facilita a tomada de decisão, resultado fundamental de uma reunião
pois ela estimula, desenvolve e valoriza os profissionais. O
problema está em como, por quê e para quê é utilizado esse
recurso.
• Para tal é necessário definir claramente quais são os resultados
esperados, ter as pessoas certas presentes à reunião e dominar o processo de condução eficaz.
Reuniões são ferramentas fundamentais para provocar
mudanças e obter soluções nas organizações.
 Possibilitam crescimento coletivo e aumento do entendimento de
metas e objetivos. A reunião é o momento em que as
competências do trabalho em equipe ficam mais claras e
explícitas.
ALGUMAS REGRAS EFICAZES
Toda reunião deve ser organizada e a pauta,
planejada.
 O líder da reunião deve cuidar para que a pauta
seja cumprida e os integrantes precisam atingir
um consenso antes de terminar a reunião.
Defina um único propósito para a reunião.
 Defina o objetivo.
 Defina o resultado esperado.
 Crie o conteúdo.
 Faça com que o conteúdo possa ser
distribuído para todos os participantes.
 Defina os participantes
O responsável pela direção de uma reunião produtiva deve tomar algumas atitudes eficazes como: 
 Determinar apenas um objetivo por reunião; 
 Comece a reunião com uma breve explicação do motivo; 
 Defina um horário para o início e o fim da reunião; 
 Fazer resumos do que está sendo discutido; 
 Mantenha a reunião ativa; 
 Procure fazer com que todos participem da reunião; 
 Seja flexível; 
 Peça aos colaboradores da reunião soluções práticas; 
Evidencie os resultados de cada reunião. 
Envie material de preparação com antecedência
(documentos, textos apoio, etc.)
 Não castigue os pontuais, premiando os
atrasados;
 Lembre-se de que todos são humanos. Pessoas
ficam dispersas – inove sempre. Se preocupe
com os detalhes de acolhimento.
 Anote as questões “fora de pauta” em um lugar
visível e as revise e enderece antes do final da
reunião.
Coloque responsáveis e prazos para todas as ações.
 Designe um participante para secretariar a reunião;
 Envie uma minuta com tudo o que foi discutido com prazo para
comentários e depois transforme em ATA (documento).
 Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
integrar pessoas;
 coletar sugestões a respeito do assunto em
pauta;
 reforçar a comunicação de alguma ideia;
 oferecer uma proposta;
 vender uma ideia;
 transmitir entusiasmo;
 decidir sobre determinado assunto
PAUTA
 Data
 Local
 Hora de início e término
 Agenda priorizada de assuntos
Participantes (convidados ou convocados)
 Resultados esperados
ATA
 Data e local da reunião
 Nomes dos participantes presentes
 Objetivos da reunião
 Assunto (conforme agenda de convocação)
 Debates / conclusão do que foi adotado como
decisão
 Responsáveis (quem será cobrado para que a
decisão adotada seja cumprida)
Prazos (tempo dado para implantar a decisão)
 Data da próxima reunião
 Assinatura de todos
 Você não pode impor a produtividade, você deve fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem no seu melhor.”
Steve Jobs, empresário e fundador da Apple.