Apostila Introdução Base

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Instrutor: Francisco M. Souza 
Saquarema - RJ
Auxiliar de operações Logísticas	
Quais são os modos de transportar mercadorias?
São vários modos (modais): aéreo, terrestre e aquaviário.
Como funciona o controle de estoque?
Então vamos a PREVISÃO.
Gestão de estoque 
Controle de estoque
Gestão material e patrimonial
 Logística
Quais organizações devem possuir e controlar seus estoque?
Todas, públicas ou privadas, ONGs (Organizações Não Governamentais), entidades filantrópicas, o lar, uma igreja, empresas grandes ou pequenas.
Estoque pode ser de material para revenda, expediente, matéria prima, produtos elaborados ou produtos industrializado ou final.
Qualquer empresa que comercialize um determinado produto deve manter um estoque do mesmo, e para que a empresa tenha um controle deste estoque é necessário que alguém esteja atento à tudo o que acontece no almoxarifado. É aí que então auxiliar de estoque. 
Dentre as funções deste profissional podemos destacar as seguintes: 
•Triagem de lotes; 
•Verificação e organização do estoque; 
•Manutenção do estoque através de relatórios e registros diários; 
•Preparação de embalagens; 
•Assistência durante carga e descarga; 
•Facilitação do manuseio das mercadorias estocadas;
•Reposição. 
Para poder trabalhar como um auxiliar de estoque, você precisa ter o segundo grau completo, ser uma pessoa concentrada no que faz e ter responsabilidade. 
Em que tipo de estoque você prefere trabalhar?
O que ocorre quando eu não controlo meus estoques?
Excesso ou falta.
Tanto o excesso quanto a falta de estoque, geram os mesmos problemas para uma organização?
Não, ambas geram problemas, mas distintos.
Falta de materiais
Paralisa os trabalhos
Aquisições mais caras
Perdas de clientes
Falta de espaço para armazenamento
Atrasos freqüentes no atendimento das solicitações
Baixa rotatividade dos estoques
Grande número de compras urgentes;
Grande flutuação de Capital de Giro, 
Atritos frequentes entre o pessoal da empresa por problemas de material.
Excesso de materiais
Afeta o capital de giro (dinheiro da empresa empatado com material não vendido);
Custo de oportunidade ( a organização poderia efetuar investimentos em outras áreas);
Juros com empréstimo bancário;
Gastos excessivos de armazenagem;
Instalações para armazenar estoque adicional;
Maior obsolescência;
Investimentos em equipamentos;
Mão-de-obra para trabalho burocrático;
Embalagens;
Limpeza e proteção do estoque;
Seguro.
Redução das compras de emergência
Redução nas perdas, devido à obsolescência
Cumprimento dos prazos de entrega
Maior giro dos estoques
Melhor serviço ao Cliente / Usuário
Gestão de estoque eficiente
Principais conceitos de estoque:
Determinar “o que” deve permanecer em estoque. Número de itens;
Determinar “quando” se devem reabastecer os estoques. Periodicidade;
Determinar “quanto” de estoque será necessário para um período predeterminado. Quantidade de compra;
Acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque;
Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as
necessidades;
Controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição do estoque;
Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados
dos materiais estocados;
Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos, danificados ou vencidos.
Administração de Material (Sistema de Suprimento)
Usuário
Mercado Fornecedor
Na estocagem é necessário classificar e identificar todos os dados referentes (pertinentes) ao produto, para o devido cadastro e codificação.
Comprar o quê? Que Quantidade? Para quando? Onde? Como?
Organograma da administração de material
Considerar no suprimento do material:
Prazo – Qualidade – Quantidade – Preço
Otimizar os custos operacionais da área:
Transporte – Estocagem – Conservação – Distribuição
Tipos de estoque são:
 Matéria prima
Produto em elaboração
 produto elaborado ou final
Um dos grandes desafios do gestor de materiais é dimensionar seus estoques.
Quais os objetivos da Administração de Materiais?
Assegurar a maior disponibilidade de material na Empresa, com menor aplicação
de Capital;
Quanto devo comprar?
Se atendo uma demanda tudo bem, mas se não tenho, existe a previsão de matérias, mas as previsões podem falhar.
PLANEJAMENTO DE NECESSIDADES DE MATERIAIS
Para estabelecermos as Necessidades de Compra de Materiais, é necessário, em primeiro
lugar, que se conheça a natureza do tipo de demanda do item.
Tipos de Demanda Segundo a natureza do item, sua demanda poderá ser:
1. demanda dependente
2. demanda independente
Características da Demanda Dependente:
Derivada de um outro item / evento
Componentes de um produto
Materiais aplicados em uma obra
Materiais usados em manutenção preventiva
Produtos em uma Central de Distribuição para filiais
Características da Demanda Independente:
Não relacionada com outro item / evento
Produtos acabados
Itens de manutenção corretiva
Para a demanda dos itens dependentes, a Gestão deverá ser feita utilizando-se a técnica de MRP (Planejamento de Necessidades de Materiais).
Para a demanda dos itens independentes, a Gestão deverá ser feita utilizando-se técnicas estatísticas (de maior ou menor grau), conforme as necessidades da Empresa, por exemplo consumo médio.
Previsão de demanda
Meses
Qtde
Janeiro
100
Fevereiro
200
Março
300
Abril
400
Maio
500
Junho
600
Julho
350
Consumo Médio:
Neste caso calcula-se a média aritmética da demanda, do período.
O estoque pode ser avaliado por três métodos: Primeiro que entra primeiro que sai (Peps), último que entra, primeiro que sai (Ueps) e Custo médio. 
Peps - É um processo que obedece à ordem das saídas pelo valor da entrada.
Este método é baseado na cronologia das entradas e saídas. O procedimento de baixa dos itens de estoque é feito para ordem de entrada do material na empresa, primeiro que entrou será o primeiro que saíra e assim utilizar seus valores na contabilização do estoque 
Ueps - Este método obedece ao processo de que o primeiro a sair deverá ser o último que entrou no estoque. Esse processo facilita a valorização do saldo estipulado pelo último preço e na contabilização dos produtos para a definição de preços de venda, refletindo custos mais próximos da realidade do mercado.
O Custo Médio é o método mais usado freqüentemente, pois ele é o mais
simples e evita o excesso de preços nos produtos.
CUSTO MÉDIO - Sua apuração do é efetuada dividindo-se o custo total do estoque pelas unidades nele existente. Assim, ele terá o valor médio entre as entradas e as saídas, ou seja, o valor total dos produtos adquiridos é dividido pela quantidade existente de produtos, obtendo assim o preço que será atribuído na venda.
O custo médio é recalculado sempre que é feita uma entrada ou uma saída do estoque .
Nesse caso, efetuar seguintes técnicas, de preferência, combinadas:
Pesquisa de Mercado - Integração com Clientes / Vendedores
Indicadores Setoriais / Macroeconômicos
ELEMENTOS DA DEMANDA:
Sazonal
Tendência
Irregular
Eventual
ESTATÍSTICA
Média Aritmética - Média Ponderada -Médias Móveis - Mínimos Quadrados - Curvas de Sazonalidade – Fórmula Simples
Fórmula Simples se subdivide em:
Uniforme - Sazonalidade Uniforme – Tendência – Sazonalidade – Sazonalidade com Tendência 
  Just in Time - JIT consiste em entrega de produtos e serviços, na hora certa para o uso imediato, tendo como objetivo principal a busca contínua pela melhoria do processo produtivo, que é obtida e desenvolvida através da redução dos estoques. Este sistema permite a continuidade do processo, mesmo quando há problemas nos estágios anteriores a sua produção final.
Just in Time, que significa “no tempo justo”, exige do administrador o abastecimento ou desabastecimento da produção no tempo certo, no lugar certo e na quantidade certa,
visando capacitar à empresa a produzir somente o necessário ao atendimento da demanda, com qualidade assegurada.
O objetivo do JIT é promover a otimização de todo o sistema de manufatura, desenvolvendo políticas, procedimentos e atitudes requeridos para ser um fabricante responsável e competitivo. Para que isso ocorra da melhor forma possível, é necessário atingir algumas metas, tais como: projetar a otimização dos processos, interagirem bem com o cliente, obter relações de confiabilidade com fornecedores e clientes, adotar compromisso de melhoria contínua. Estas metas que juntas resultarão no objetivo final.
    O Just in Time tem também como objetivo principal a busca contínua pela melhoria do processo produtivo, que é alcançada e trabalhada através da redução dos estoques. Estes permitem a continuidade do processo produtivo mesmo quando há problemas nos estágios de produção. Ao se reduzir o estoque, os problemas que antes não afetavam a produção, torna-se agora visíveis, podendo, assim serem eliminados, permitindo um fluxo mais suave da produção. 
Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. É um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos 
fluxos de produção em empresas de fabricação em série. Nesses cartões são colocadas indicações sobre uma determinada tarefa, por exemplo, “para executar”, “em andamento” ou “finalizado”. 
A utilização de um sistema Kanban permite um controle detalhado de produção com informações sobre quando, quanto e o que produzir. O método Kanban foi inicialmente aplicado em empresas japonesas de fabricação em série e está estreitamente ligado ao conceito de “just in time”. A empresa japonesa de automóveis Toyota foi a responsável pela introdução desse método devido a necessidade de manter um eficaz funcionamento do sistema de produção em série. 
O Kanban eletrônico (e-Kanban) é utilizado em substituição ao método físico evitando alguns problemas como a perda de cartões e proporcionando mais rapidez na atualização do quadro de tarefas. 
A curva de experiência ABC, também conhecida como Análise de Pareto, ou Regra 80/20, é um estudo que foi desenvolvido por Joseph Moses Juran, um importante consultor da área da qualidade que identificou que 80% dos problemas são geralmente causados por 20% dos fatores. O nome “Pareto” vem de uma homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto, que em seu estudo observou que 80% da riqueza da Itália estava na mão de 20% da população. E boa parte do entendimento da Curva ABC se deve à análise desenvolvida por Pareto.
A Curva ABC recebeu este nome em decorrência da metodologia utilizada, veja a explicação detalhada abaixo:
de Classe A: de maior importância, valor ou quantidade, correspondendo a 20% do total;
de Classe B: com importância, quantidade ou valor intermediário, correspondendo a 30% do total;
de Classe C: de menor importância, valor ou quantidade, correspondendo a 50% do total.
Aqui é importante ressaltar que os parâmetros descritos acima não podem ser encarados como uma regra matematicamente fixa e exata. Estes itens podem variar de organização para organização nos percentuais descritos. Por isso, é preciso muita atenção na hora de realizar a análise.
Utilização da Curva ABC
O uso mais comum da curva ABC se dá no gerenciamento de estoques, a fim de realizar um controle mais apurado dos produtos em estoque e, também, buscar a redução de custos sem comprometer o nível de atendimento ao cliente. Por isso, a Curva ABC auxilia na classificação dos itens em estoque de acordo com sua importância relativa.
Outra utilização bastante comum desta ferramenta é na procura de causas e efeitos dentro da gestão da qualidade, onde se busca encontrar as principais causas que geram o maior número de efeitos. A curva ABC pode ser usada em outras partes da empresa, como para identificar os melhores clientes, os fornecedores mais importantes, os problemas mais comuns à sua empresa, entre muitos outros.
Comprar significa: procurar, adquirir e providenciar a entrega e recebimento de materiais, para a manutenção, a expansão e o funcionamento de uma organização. 
Comprar é:
Adquirir bens e/ou serviços;
Na qualidade desejada;
Momento preciso; 
Pelo menor preço possível;
Na quantidade desejada. 
“A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma profissão e cada vez menos um jogo de sorte. Em muitos casos não é o custo que determina o preço de venda, mas o inverso. O preço de venda necessário determina qual deve ser o custo. Qualquer economia, resultando em redução de custo de compra, que é uma parte de despesa de operação de uma indústria, é 100% lucro. Os lucros das compras são líquidos”. (HENRY FORD)
 
CONSIDERAÇÕES INICIAIS
Embora todos saibam comprar, em função do cotidiano de nossas vidas, é imprescindível a conceituação da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa.
 
CONCEITO DE COMPRA
É a função responsável pela obtenção do material no mercado fornecedor, interno ou externo, através da mais correta tradução das necessidades em termos de fornecedor / requisitante. É ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo, ao preço certo, na hora certa, na quantidade certa e da fonte certa.
Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa. Pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas, mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas, além de adicionar lucros.
Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias:
Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias e serviços ao menor custo.
Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor.
Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.
A Função Comprar
Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas:
• Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar).
• Selecionar o fornecedor (fonte certa)
• Negociar os termos e condições de compra.
• Emitir e administrar pedidos de compra.
Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange), a Internet e cartões de crédito.
Ciclo de compras
Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning), o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações:
• Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que será debitado o custo;
• Especificação do material;
• Quantidade e unidade de medida;
• Data e local de entrega exigidos;
• Qualquer outra informação complementar necessária.
Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num
catálogo, num jornal especializado ou numa lista telefônica.
Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, as cotações são analisadas quanto a preço, obediências às especificações, termos e condições de venda, entrega e termos de pagamento. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é provavelmente feita com base no preço, entrega e termos de venda.
 Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor.
Emitir pedidos de compra: Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional necessária. Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras retém uma cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como o de contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepção.
 Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a agilização do transporte, fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção.
Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Usando a sua cópia do pedido de compra, o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer variação. Se for necessária outra inspeção, por exemplo, do controle de qualidade, as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeção. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeção, elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. A cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras, observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. Se o pedido é considerado completo, o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento compras. Se não estiver completo, o pedido de compra é mantido aberto, esperando para ser completado. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade, os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não das mercadorias.
 Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar.
Como Comprar?
Sempre cote com pelo menos 3 (três) fornecedores cada processo. Se for um pacote de muitos itens, cote com pelo menos 5 (cinco) fornecedores. Quando são vários itens é difícil todos os fornecedores cotados terem tudo. Cotando com 5 diminui esta probabilidade. Isto ajuda a não dar um retrabalho de ter que fazer outra cotação para os itens não cotados;
Faça um trabalho sério de cadastramento de novos fornecedores para o seu grupo de fornecedores consultados. Procure conhecer a empresa em geral, como passado, proprietários, linha de produtos que comercializa, etc. Cuidado com empresas de linha de produtos muito genérica, pois quem diz que conhece muito, geralmente conhece um pouco de cada coisa. Empresas especializadas em determinados grupos de produtos são mais confiáveis e poderão lhe atender melhor. Tem muitas empresas que tem vários nomes, mas que no fundo é uma só. Fique atento, pois em um processo de compra, poderá ter 3 consultados, sendo que 2 são do mesmo grupo. Neste caso, um irá cotar mais caro para evidenciar o preço do outro;
Nunca deixe os fornecedores saberem com quem estão concorrendo em cada processo. Isto poderá lhe dar dor de cabeça futura, pois podem de alguma maneira combinar algum tipo de divisão de atendimento;
Procure codificar todos os materiais que compra, independente da empresa. Por exemplo, um martelo de cabo 30 cm terá que ter o mesmo código de material para todas as empresas. Isto facilitará para que sua cotação esteja certa e não gere um retrabalho, pois terá uma descrição completa com os dados necessários para identificação do material desejado. Se não tem padronização, poderá acontecer de cotar para uma empresa como "Martelo de cabo 30 cm", para outra como "Instrumento de bater prego" e para uma outra como "Martelete de marceneiro". O importante é que os fornecedores saibam o que você quer e a sua cotação não seja de duplo sentido. Um atendimento errado gera a devolução e aí quem pagará o frete de ida/volta e o custo do cancelamento da Nota Fiscal? Provavelmente não será o fornecedor, que alegará que atendeu certo;
Padronize também as unidades de medidas (peça, kilo, lata, bombona, caixa, litro, etc.). Não pode pedir um mesmo material por peça para uma empresa e por kilo para outra;
Procure padronizar junto aos requisitantes, meses próprios para compra de determinados grupos de materiais. Isto gerará pacotes maiores e assim terá maior poder de barganha na negociação. Por exemplo: Rolamentos compra em fevereiro, junho e outubro; e assim por diante. O que não puder esperar o mês da programação, compra-se num processo rápido;
Mantenha um sistema no seu micro (Rede), que cadastre sempre as condições de fechamento da última compra para cada código de material. Servirá de subsídio para negociar uma nova compra. Isto não é necessário para quem já tem o software de Compras, pois já tem esta função;
Não precisa fazer novo processo de compra, caso o fornecedor esteja mantendo os mesmos preços para os mesmos materiais da última aquisição, bem como as demais condições comerciais (condição de pagamento, prazo de entrega, local de entrega, etc.);
Para organizar as mesas dos compradores, que geralmente são lotadas com pilhas de processos, utilize capa plástica para cada processo e as etiquete com o número do processo. Isto ajuda muito ao comprador e também para outros acharem algum processo em caso de ausência do comprador;
Oriente seu comprador para nunca falar ao fornecedor que precisa de determinado material com urgência, pois senão perderá todo o poder de negociação. Se o fornecedor sabe que precisa do(s) material(ais) com urgência ficará irredutível nas condições comerciais e sabe que você não poderá esperar mais tempo para fechar a compra;
Oriente seu comprador para não aceitar convites dos fornecedores para almoço ou jantar de negócios, ou mesmo espontâneo (sem motivo aparente, só gentileza). Os vendedores começam falando de outros assuntos
como futebol, carros, etc., mas devagar no meio da conversa vão indagando sutilmente sobre assuntos de trabalho e sem querer os compradores acabam falando coisas que não deveriam informar a ninguém de fora da empresa. Os vendedores são treinados para isto e acabam conseguindo informações valiosas, sem que o comprador perceba o que está fazendo;
Quanto a brindes de final de ano distribuídos pelos fornecedores, não vejo mal em aceitar. Lógico que desde que não sejam objetos de muito valor, pois senão será motivo de desconfiança. Nenhum fornecedor vai dar objetos valiosos para todos os seus clientes. Para que tenha controle do que estão recebendo, peça a toda equipe que relacione individualmente os brindes recebidos e o nome da empresa que deu;
Aliás tudo em um Departamento de Compras tem que ser aberto a todos, pois todos utilizam. As informações não podem ser exclusivas de ninguém;
De tempo em tempo (você determina o período) faça uma reunião com toda a equipe para trocarem ideias, experiências e principalmente informações. Poderá aproveitar estas reuniões para cobrar as pendências, avaliar o grupo e determinar metas. É importante dar um feedback a todos sobre a performance do grupo ou de cada um. Tem muito gerente ou chefe que em geral, só cobra e nunca elogia a sua equipe, pois acham (erradamente) que elogios podem "estragar" o funcionário. Pelo contrário o elogio é uma forma de estímulo. Está provado por várias pesquisas, que um funcionário não se mantém no emprego só pelo salário e benefícios, mas sim principalmente pelo ambiente e reconhecimento que tem junto aos colegas e superiores;
Para ganhar a confiança dos seus compradores tem que mostrar que conhece a fundo o assunto (isto eles irão descobrir com o tempo e não adianta querer impor com palavras ou pelo nível hierárquico) e seja/haja naturalmente, sendo verdadeiro sempre. Tem muito chefe/gerente que em reuniões com superiores fala "Eu fiz", "Eu aconteci", etc. e quando é alguma coisa negativa fala "Fulano que fez", "Eu não sabia disto", "Eu desconhecia este fato". Tem que falar sempre "Nós fizemos", não importa se foi bom ou ruim, é um trabalho em equipe e não de pessoas isoladas. Falar que desconhece o assunto ou que não sabia, não ameniza em nada a situação destes chefes/gerentes junto aos seus superiores, pois mostra que em seu departamento não sabe de nada que acontece, ou seja, é uma bagunça;
Faça uma planilha de cotação de preços (no micro ou imprimida/formulário) completa e padronizada, onde tenha espaço para a descrição dos materiais, colunas dos fornecedores para lançamento dos seus dados e preços, espaço para condição de pagamento, impostos, prazo de entrega, observações, etc.;
Dê certas autonomias para sua equipe baseada em valores. Não centralize muito as decisões na chefia/gerência, pois acumulará processos e gerarão demoras no atendimento. Tem outras maneiras de supervisionar o serviço de negociação e fechamento dos processos sem centralizar todas as decisões;
Organize algum tipo de controle dos dados dos fornecedores com nome, telefone, fax, e-mail, endereço do site, nome(s) do(s) contato(s), linha de produtos, etc. Este controle pode ser por fichas ou pastas, físicas e/ou no micro (Rede Interna). O importante é que tenha o acesso fácil de todos. 
Sempre que tiver/surgir oportunidades faça com que seus compradores façam cursos, pois é necessário em todas as funções aprender mais ou simplesmente atualizar os conhecimentos;
Crie contratos junto a grandes fornecedores ou fornecedores únicos (aqueles em que tem que ser deles a peça/equipamento) para que durante 1 ou 2 anos mantenha fixos os preços e demais condições comerciais de toda a sua linha, ou que até reajuste mais seguindo determinados índices pré-estabelecidos e acordados. Isto facilitará o processo de compra;
Ao fazer a cotação de materiais especiais, informe sempre aos fornecedores que precisará que forneçam Certificados de Qualidade, Certificados de Ensaios Químicos, etc. Inclusive deverá ser colocado também como observação no "Pedido de Compra" ou "Autorização de Fornecimento";
Para a cotação de materiais especiais ou conforme desenho, informe sempre aos fornecedores que o seu engenheiro ou técnico do Depto de Controle de Qualidade, irá fazer inspeções durante a confecção dos mesmos e também dará a aprovação final, antes da entrega. Isto evitará que um material feito especialmente para sua empresa, chegue errado para o usuário/requisitante final;
Existem muitas negociações de pacotes de altos valores que os fornecedores gostam de fazer pessoalmente, devido a importância para a empresa em caso de fechamento. O vendedor costuma vir acompanhado do seu gerente, diretor ou até mesmo de um dos sócios. Nestes casos procure participar, pois duas pessoas negociam melhor. Isto por causa de vários fatores, como mais experiência de um, para não deixar passar nenhum detalhe sem ser falado, por às vezes precisar de um tempo para pensar enquanto o outro fala de outro aspecto, etc.;
Calcule o Tempo de Ressuprimento (Tempo de Compra + Tempo de Transporte) para cada empresa requisitante, dividindo de acordo com o grupo de materiais. Isto ajudará ao usuário para que possa saber em quanto tempo terá o produto/material requisitado e também servirá para que depois não fique cobrando/apressando o Depto de Compras, pois saberá que é preciso um tempo médio para cada processo de compra;
Nunca pressione seus compradores para fecharem depressa um determinado pacote, pois isto pode gerar erros e é um trabalho de muitos detalhes e atenção. Geralmente o requisitante/usuário demora para fazer o pedido, o gerente de Materiais demora para passar para Compras, sabem que Compras necessita um período para o processo de compra e que precisa um período de transporte até o local de uso, mas mesmo assim cobram agilidade no atendimento como se tivessem passado a requisição há 3 meses. Sempre sobra para o Depto de Compras que é a parte final do processo, mas não deixe que isto atrapalhe/prejudique o seu trabalho, absorvendo culpas que não tem;
Não consulte fornecedores para um novo processo de compras, que estejam tendo problemas para atender pedidos já colocados. Pode ser problema de preço, prazo de entrega, impostos, etc. Para isto, consulte sempre seu Depto de Follow-up;
Os fornecedores que não agirem ou cumprirem os pedidos de acordo com o fechamento e não quiserem fazer os acertos ou correções, os que tentarem subornar seu(s) comprador(res) ou mesmo que estão tendo algum tipo de problema sério no mercado, deverão ser excluídos como fornecedores e colocados em uma "Lista Negra". Neste caso, é importante que o mesmo saiba que está na "Lista Negra" e por quais motivos. Um fornecedor da "Lista Negra" poderá sair da mesma e voltar a ser consultado, desde que resolva ou acabe com os motivos que o fizeram entrar nesta lista;
De vez em quando faça um tipo de "auditoria surpresa" em um processo de compras e veja como foi conduzido pelo seu comprador, se os documentos estão anexados conforme padrão, etc. Se achar necessário, ligue para os fornecedores participantes e cheque as condições ofertadas e negociadas, principalmente com quem perdeu. É importante fazer este cruzamento de informações.
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