PESQUISA DE CAMPO FORUM (1)

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UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA
CENTRO DE EDUCAÇÃO SUPERIOR DA FOZ DO ITAJAÍ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL
 
 
 
 
DANIELA APARECIDA WALCANAIA
DEBORA CRISTINA DA MOTA GAZZONI
FERNANDA ELIZ ZIM LENTZ
MARIA DONISETE DA SILVA
TÂMILI JOSÉ
 
 
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIO NO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SANTA CATARINA, COMARCA DE CAMBORIÚ
 
 
 
 
 
BALNEÁRIO CAMBORIÚ
2017
O TRIBUNAL DE JUSTIÇA NA COMARCA DE CAMBORIÚ
 	A organização pesquisada foi o Tribunal de Justiça de Santa Catarina – Comarca de Camboriú, localizada na Rua São Paulo, número 1271, bairro Santa Regina. O Tribunal de Justiça de Santa Catarina tem como missão desenvolver a justiça de forma humanizada e com efetividade na prestação adequada da solução de conflitos, atuando como guardião das liberdades e direitos, buscando a resolução de conflitos e correta aplicação da lei.
A instalação do Tribunal de Justiça em Santa Catarina ocorreu em 1 de outubro de 1981, sendo constituído pelo Superior Tribunal de Justiça, em Florianópolis e inicialmente, com mais quatorze comarcas, distribuídas no estado.
A Comarca de Camboriú foi fundada em 08 de junho de 2001, mudando para o prédio novo em agosto de 2007. A comarca de Camboriú possui duas varas cíveis, uma vara criminal, duas promotorias, oficial de justiça, uma sala de apoio da OAB, serviço social e secretaria do Foro.
São cerca de oitenta servidores (efetivos e estagiários e terceirizados) que atendem em média três mil pessoas. No mês de outubro, a primeira vara cível atendeu 3856 processos, a segunda vara cível 29.000 processos e a vara criminal 4.000 processos.
A Comarca de Camboriú foi a piloto no estado em entrar no processo de digitalização. Entretanto, só tornou-se 100% digital em novembro de 2017, quando 90% do estado já estavam completos.
 
1. CLASSIFICAÇÃO E ESPECIFICAÇÃO DOS MATERIAIS
1.1 CLASSIFICAÇÃO
1.1.1 MATERIAIS DE ESTOQUE QUANTO À APLICAÇÃO
Os materiais de estoque são aqueles em que há uma reposição automática conforme sua demanda e importância. Em relação à aplicação podem ser caracterizados em produtivos e improdutivos, dependendo da sua utilização.
Na organização pesquisada, os materiais se enquadram nas características de improdutivos, pois são utilizados apenas materiais de escritório, limpeza e alguns gêneros alimentícios. 
Figuras 1 e 2 - Materiais de escritório que ficam armazenados na Secretaria do Foro
Figura 3 - Materiais de escritório que ficam armazenados na Secretaria do Foro
Figuras 4 e 5 – Materiais de limpeza
Figuras 6 e 7- Gêneros alimentícios
Figura 8 - Material de higiene		 
Figura 9 – Água mineral em bombonas de 20 litros
1.1.2 MATERIAIS CRÍTICOS
Podem ser classificados por problemas de obtenção, por razões econômicas, por problemas de armazenagem e transporte, por problemas de previsão e por razões de segurança. 
No caso da referida pesquisa, os alimentos que a instituição analisada adiquire se enquadram nos Materiais Críticos por problemas de armazenagem e transporte tendo em vista que o alimentos são considerados materiais perecíveis.
Figura 10 – Gênero alimentício com dificuldade de armazenagem
1.1.3 PERECÍVEIS
Os materiais perecíveis podem ocorrer por ação higroscópica, limitação do tempo, instabilidade, volatilidade, contaminação pela água, luminosidade, temperatura, ação de animais e queda, colisão ou vibração. 
No presente caso, os materiais perecíveis identificados na instituição analisada, se inserem quanto à limitação de tempo pois, os alimentos que ficam armazenados na Comarca, tem prazo de validade definidos, como por exemplo as caixas de leite. Ademais se inserem também quanto à temperatura, pois dependendo da temperatura do ambiente onde estão armazenados estes materiais, os mesmos podem perecer ou perder as propriedades que possuem, como por exemplo, deixar pegar sol diretamente nas bombonas de água armazenadas em local impróprio na instituição.
Figura 11 – Material com data de validade definido
Figura 12 – Material com data de validade definido
Figura 13 – Material sensível à mudança de temperatura 
1.1.4 MATERIAIS PERICULOSOS
São aqueles que oferecem algum risco à segurança, seja pelo transporte de carga perigosa seja por serem líquidos inflamáveis.
Na presente pesquisa, identificou-se na instituição o uso de líquidos inflamáveis como gás e álcool isopropílico. 
Figura 14 – Álcool isopropílico
1.1.5 POSSIBILIDADE DE FAZER OU DE COMPRAR
É a análise dos materiais que devem ser comprados, fabricados ou recondicionados.
Na referida instituição estudada, os materiais de escritório, limpeza e alimentação, são comprados através de licitação (com exceção do leite que é dispensada a licitação) sendo os materiais de informática recondicionados.
Figura 15 – Alguns materiais utilizados pela organização
 
1.1.6 TIPOS DE ESTOCAGEM
A escolha da técnica de estocagem mais adequada a cada instituição depende da análise de fatores como, espaço disponível, tipos de materiais a serem estocados, número de itens a serem estocados, velocidade de atendimento, e tipo de embalagem.
No nosso caso em questão, os materiais são estocados em armários fechados, para adequação do espaço reduzido e melhor organização dos mesmos, além de certa segurança e controle na baixa do estoque em questão.
Figuras 16 e 17 – Materiais de uso contínuo
1.1.7 DIFICULDADE DE AQUISIÇÃO
São consideradas dificuldades intrínsecas da aquisição por fabricação especial; escassez; sazonalidade; monopólio; tecnologia exclusiva; logística sofisticada e Importações.
No presente caso, os materiais identificados na referida instituição são materiais de fácil aquisição pois há uma grande oferta destes materiais no mercado brasileiro.
Figura 18 – Alguns materiais que possuem fácil obtenção
1.1.8 MERCADO FORNECEDOR
A principal responsabilidade de compras é localizar bons fornecedores e negociar preços, o que nem sempre é fácil. Existem algumas formas de identificar esses fornecedores, porém só duas se enquadram nas compras públicas, que são elas:
Fonte única - apenas um fornecedor está disponível devido a patentes, especificações técnicas, matéria-prima, localização, entre outros. Em órgãos públicos, este tipo de contratação ocorre por inexigibilidade de licitação;
Fonte múltipla - mais de um fornecedor disponível para um item, garantindo competitividade, que é o caso utilizado pela instituição que pesquisamos.
Esta escolha de fornecedores, por exemplo, é complexa e fortemente influenciada por fatores como, habilidade técnica, capacidade de produção, confiabilidade, serviço pós-venda, localização do fornecedor, preços e qualidade.
Figura 19 e 20 – Suprimentos para impressora e materiais de limpeza
 
1.2 ESPECIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO
1.2.1 ESTRUTURA DE ESPECIFICAÇÃO
É a descrição das características de um material, com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo de seus similares. (VIANA, 2008, p. 74). Enquanto que a codificação consiste em ordenar os materiais da empresa segundo um plano metódico e sistemático, dando a cada um deles determinado conjunto de caracteres. 
Na instituição em análise, os materiais já vem codificados com uma numeração específica quando é feita a requisição pela comarca. Por exemplo: código 01507 para papel higiênico (rolo 30 metros) e código 11575 para papel reciclado A4 (resma).
 2. ESTOQUES
 2.1 TIPOS DE ESTOQUE
O fórum de Camboriú não tem um tipo de estoque definido, trata-se de algo permanente sem um padrão escolhido, o que pode causar alguns problemas como falta de materiais em momentos cruciais ou até mesmo descarte daqueles materiais que ficaram obsoletos.
2.2 INDICADOR PARA CONTROLE DE ESTOQUE
Realizar a análisede estoques significa verificar se os estoques estão tendo a utilidade adequada ou sendo um “peso morto”, não apresentando o retorno sobre o capital investido.
Para facilitar essa análise existem alguns indicadores de produtividade na análise e controle dos estoques. No caso da referida instituição analisada, o indicador utilizado é o controle realizado no sistema, através de média aritmética dos últimos seis meses, estando atento ao consumo sazonal.
2.3 CONTROLE DOS ESTOQUES 
Além do controle no sistema, o Departamento de Materiais e Patrimônio (em Florianópolis) realiza o controle no sistema e sempre alerta se há alguma mudança na media do consumo, para verificar se há algo errado.
Gestão socioambiental solicitou ao Departamento de Materiais e Patrimônio os materiais de consumo que mais oneraram em 2014 e 2015.
 
3. ARMAZENAGEM E MANUSEIO DE MATERIAIS
3.1 LAYOUT
É a forma como estão dispostos todos os materiais dentro da organização. Inclui ainda a disposição de todos os centros de trabalho, ou seja, qualquer coisa que ocupe espaço na organização, até mesmo as pessoas.
Os objetivos do Layout na Armazenagem são de assegurar a utilização máxima do espaço; propiciar a mais eficiente movimentação de materiais; propiciar a estocagem mais econômica, em relação às despesas de equipamento, espaço, danos de material e mão-de-obra do armazém.
Para haver um bom layout é necessário um planejamento bem feito, no entanto, na referida instituição analisada, não houve a elaboração de um planejamento para o Layout tendo em vista o tamanho compacto do almoxarifado que a referida organização possui.
Figura 21 – Organização de alguns materiais de escritório
Figura 22 – Organização de caixas no almoxarifado
Figura 23 – Materiais de limpeza no almoxarifado 
3.2 ARMAZENAGEM EM FUNÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS
Na secretaria do Foro ficam os materiais de escritório (pastas, grampos, canetas, canetinhas, perfuradores, agendas, grampeadores, clipes, elásticos, tinta para carimbo, régua, lápis, cola, fita adesiva)
No almoxarifado ficam café, leite, materiais de limpeza, algumas resmas de papel A4, fardos de água mineral e suprimentos para impressora, enquanto que na sala do técnico de suporte a informática ficam os materiais de informática.
Na antesala do tribunal do júri ficam armazenados os galões de água e materiais para parte elétrica (lâmpada, reatores). 
3.3 ACESSÓRIOS PARA ARMAZENAGEM
A escolha de como armazenar os materiais de uma organização é um fator importante, pois pode influenciar na durabilidade do mesmo. Investimento nessa área pode trazer benefícios em longo prazo, como por exemplo, economia e aproveitamento dos materiais e consequentemente evita-se o desperdício.
Na organização analisada podemos observar que não levam como algo importante a utilização de acessórios especiais no armazenamento dos seus materiais. A maioria está em caixas de papelão e nos armários sem qualquer critério fixo no armazenamento.
Figura 24 – Armários utilizados para armazenar os materiais
3.4 ACESSÓRIOS PARA MANUSEIO
Consiste no transporte a curta distância que ocorre no interior ou próximo a uma empresa ou em um centro de distribuição, armazém ou fábrica. 
A instituição em análise usa como acessório/equipamento para o manuseio dos materiais, um carrinho manual para facilitar o transporte dos mesmos.
Figura 25 – Carrinho utilizado para movimentação de materiais
Figura 26 – Carrinho construído pelo Secretário do Foro
3.5 TÉCNICA DE CONSERVAÇÃO
Os materiais armazenados estão sujeitos a determinados eventos, os quais poderão originar transformações e/ou alterações que resultarão em inutilização, causando prejuízos à empresa.
Sendo assim, alguns materiais, principalmente os perecíveis, que não há a possibilidade de ficarem armazenados por muito tempo na central de armazenagem da instituição analisada, são adquiridos por dispensa de licitação (aquisição direta) como é o caso do leite por exemplo.
3.6 ESQUEMA DE LOCALIZAÇÃO DOS MATERIAIS
Tem por finalidade estabelecer os meios necessários e proporcionar facilidades em identificar imediatamente o endereço da guarda do material no almoxarifado. Está Relacionada à disposição do arranjo físico dos materiais armazenados no almoxarifado.
No entanto, na instituição/organização analisada, não há nenhum esquema de localização dos materiais devido ao pequeno tamanho do estoque/almoxarifado que a mesma possui.
3.7 FATORES EM RELAÇÃO A EMBALAGEM DOS MATERIAIS
 	As embalagens possuem algumas funções, como proteger os produtos para manuseio, transporte e armazenagem além de facilitar e incrementar a eficiência da distribuição. 
No entanto, na instituição analisada, não há a utilização de embalagens específicas para os materiais utilizados pela mesma, além das que já vem propriamente de fábrica que é característico de cada produto/material.
Figura 26 – Embalagem de alguns materiais de escritório
Figura 27 – Embalagem de materiais descartáveis
 
4. TRANSPORTE E LOGÍSTICA
4.1 LOGÍSTICA E SISTEMA DE TRANSPORTE
É através de operações de logística que ocorre o planejamento e controle de todas e informações e fluxo das mercadorias, ligando o fornecedor ao destinatário. Considerando que tais mercadorias funcionam como ferramentas na implementação de políticas públicas, a logística é considerada um fator fundamental para a gestão dessas atividades.
A logística auxilia em uma melhor gestão do serviço público, mas para isso é necessário uma sinergia entre três fatores: custos, tempo e qualidade no atendimento. Devido a isso, têm-se a necessidade de optar por qual será a melhor modalidade de transporte para que ocorra a logística e transporte.
Na organização em estudo, os materiais são transportados do Galpão da Divisão de Almoxarifado, localizado em Palhoça/SC para as Comarcas do estado. Esse transporte é realizado através de rodovias, considerando os prazos rápidos de entrega e o fácil acesso.
O transporte rodoviário para entrega dos materiais é realizado por empresa particular, contratada mediante licitação. O prazo normal para entrega dos materiais na Comarca de Camboriú varia de três a cinco dias e em casos de urgência chega em dois dias.
4.2 CADEIA DE SUPRIMENTOS 
Juntamente com a logística, há a gestão da cadeia de suprimentos, que trata-se de conceito mais abrangente, envolvendo os processos de movimentação e armazenagem, desde sua aquisição até o consumo final.
Em razão do transporte realizado na organização, infere-se que a gestão da cadeia de suprimentos inicia-se de forma centralizada. A contratação dos fornecedores é realizada mediante licitação pelo Departamento de Materiais e Patrimônio, localizado na capital.
Após a contratação, os materiais são entregues pelos fornecedores no Galpão da Divisão de Almoxarifado, até que seja requisitado pela Secretaria do Foro das Comarcas. Após realizada a requisição, os materiais são enviados às Comarcas através de uma empresa particular, para então os materiais terem sua destinação conforme sua utilidade.
 5. ADMINISTRAÇÃO DE PATRIMÔNIO MUNICIPAL
 5.1 PROCEDIMENTOS PARA ADMINISTRAÇÃO DO PATRIMÔNIO
Os bens ou recursos patrimoniais são necessários para que organização consiga atender às suas demandas, ou seja, são instrumentos para a realização de suas ações. Esses recursos podem ter diferentes classificações: equipamentos, máquinas, edificações, terrenos, jazidas e intangíveis.
Assim como a logística, a administração de patrimônio é importante para o sucesso da gestão da organização, auxiliando nas atividades do Estado. Para que ocorra o seu controle é necessário classificar e codificar os bens.
O Departamento de Materiais e Patrimônio realiza a classificação e codificação dos bens e envia-nos para as Comarcas do estado, já com as plaquetas de identificação, em locais padronizados para cada objeto.
5.2 SEGURANÇA PATRIMONIALUma vez por ano, cada setor da Comarca realiza o inventário físico de seus bens, como forma de controle da organização. No momento da realização do inventário, se há algum objeto sem a plaqueta de identificação, é encaminhado detalhadamente suas características para o Departamento de Materiais e Patrimônios, que encaminha nova plaqueta para aquele bem.
Além do inventário físico anual, a Comarca de Camboriú possui três vigilantes, sendo que dois ficam em horário de expediente e um no período noturno. Além dos vigilantes, há dois Policiais Militares aposentados mas que continuam em serviço e um sistema de monitoramento através de câmaras de segurança. 
6. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
 	
Através da pesquisa realizada pudemos compreender in loco conceitos aprendidos na disciplina, verificando a realidade do funcionamento da administração de materiais e patrimônio em uma organização pública. Essa área da administração pública muitas vezes não recebe a devida importância, causando assim impactos na gestão da organização.
A administração de materiais e patrimônio possibilita uma melhor aplicação dos recursos, tanto materiais quanto humanos, pois classificados e identificados corretamente otimizam o trabalho da organização. São os materiais e bens públicos que viabilizam a prestação dos serviços pela administração pública, devido a isso percebe-se sua importância e necessidade de adequação das organizações a essa realidade. 
A administração patrimonial realizada da forma adequada evita que materiais fiquem ociosos e que gastos desnecessários sejam realizados, possibilitando que a ação do Estado seja mais eficaz na oferta de seus serviços, ou seja, o controle do patrimônio faz com que bens inservíveis não sejam mantidos pela organização.
A organização pesquisada possui o Departamento de Materiais e Patrimônio responsável pelo controle maior da administração de materiais e patrimônio de todas as comarcas do estado. Apesar disso, todas as comarcas realizam seu próprio controle, através de sistema, o que possibilita que o departamento controle as mudanças significativas no consumo de determinados materiais. 
O Departamento de Materiais e Patrimônio realiza o controle e alerta as comarcas sobre mudanças no consumo de determinados materiais. Isso ocorre devido a média aritmética, utilizada pelo sistema para a realização do controle. Sabe-se que a organização utiliza produtos básicos, que são comuns a diversas organizações, entretanto, há alguns materiais que modificam o seu consumo conforme a sazonalidade, como é o caso dá água mineral.
A média aritmética utilizada pela organização para realizar seu controle não é adequada nos casos de materiais com consumo sazonal, não tendo a possibilidade de realizar uma previsão para o próximo mês, devido ao consumo ser diferente. Sendo assim, uma média ponderada, com pesos diferentes para os últimos meses possibilitaria um melhor controle e previsão de gastos para o próximo mês.
É imprescindível que, diante dos argumentos expostos, gestores e burocratas públicos se conscientizem da importância que a boa administração de materiais e patrimônios tem para uma organização e quais suas implicações. Tais ações vão além dos materiais e patrimônios, formando um círculo de ações com demais atividades e necessidades da administração pública, o que faz necessário que todos repensem sobre a realização dessas ações nas diversas organizações.