Adolescente Cidadão

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2. FLUXOS FINANCEIROS
O Departamento Financeiro é composto por vários setores que são responsáveis por: organizar, planejar, controlar, registrar e realizar as operações econômicas e financeiras de uma organização, sendo:
 Crédito – responsável pelo cadastro dos clientes e pelo risco de venda,
 Cobrança – responsável pelos recebimentos em atrasos e seus procedimentos,
Tesouraria – responsável pelo caixa (numerário) e movimento bancário,
Contas a Pagar – responsável por todos os pagamentos da empresa,
Contas a Receber – responsável por todos os recebimentos da empresa,
 Documentação e arquivo – responsável pelo arquivo de documentos e envio para a Contabilidade.
2.1. CRÉDITO
 O Ciclo de Crédito
 
Definições para crédito, segundo o dicionário Michaelis - Moderno Dicionário
da Língua Portuguesa:
Crédito sm (lat creditu) 1-Confiança que inspiram as boas qualidades duma pessoa. 2- Boa fama. 3- Consideração, influência, valimento. 4-Autoridade, importância, valia. 5- Com Confiança na solvabilidade de alguém. 6-Prazo para pagamento: Comprar a crédito. 7-Dinheiro posto à disposição de alguém numa casa bancária ou comercial. 8-Aquilo que, na sua escrita, o negociante há de haver; haver, dívida ativa. 9 Facilidade em obter dinheiro por empréstimo ou de abrir conta em casas comerciais.
Podemos definir crédito como: Ato de dispor a um terceiro determinado valor, mediante a promessa de recebimento deste valor no futuro. 
Crédito pode representar em uma instituição financeira, a ação desta de disponibilizar valores aos seus clientes em troca de um pagamento futuro.
O crédito está presente em nosso dia a dia, quando compramos qualquer mercadoria
que não seja paga a vista, existe neste ato uma operação de crédito.
2.1.1. Crédito como Instrumento de Negócio
No comércio: O crédito facilita a venda de mercadorias pelos comerciantes, permitindo que os clientes comprem no ato e paguem em parcelas. Algumas empresas conseguem obter melhor resultado financeiro (ganho com o parcelamento das vendas) do que o resultado operacional (ganho com a venda de mercadorias).
Na indústria: Como no comércio, o crédito facilita a compra de produtos industrializados, fazendo que o número de compradores potenciais aumentem.
Nos bancos: É uma das "pontas" dos negócios básicos do banco, que é a intermediação financeira. O banco capta dinheiro com clientes que tem recursos disponíveis e os repassa aos tomadores de recursos. Seu lucro é obtido com a diferença entre o que ele recebe do tomador e quanto ele paga do aplicador ou investidor.
Política de Crédito: É o que norteia as tomadas de decisão (em relação ao crédito) em um ambiente macro em uma empresa. Na política de crédito devem estar definidos quais os resultados que devem ser alcançados com as operações de crédito. Quais os produtos que irão ser negociados e em quais mercados a empresa irá operar.
Normas de Crédito: Regem as rotinas diárias. Nas normas de crédito devem estar contidos os procedimentos a serem adotados pelos envolvidos na concessão do crédito. O perfil do cliente e a maneira pela qual será feita a análise das operações.
2.1.2. Análise de Crédito Pessoa Física
O processo de concessão de crédito para pessoas físicas ou jurídicas é muito parecido, todos têm um fluxo bem semelhante. A pessoa física tem sua fonte de renda e suas despesas que podem ser de curto ou longo prazo. Ela tem que tentar fazer com que sua receita seja suficiente para honrar suas despesas. Muitas vezes a falta de controle, o surgimento de despesas imprevistas ou outros fatores, fazem com que exista a necessidade de buscar um suprimento de dinheiro extra para preencher esta lacuna aberta em seu orçamento. Nesta situação é que surge o profissional de crédito com a missão de analisar se este proponente merece que a empresa ou instituição conceda a ele os recursos que necessita.
Temos os fatores caráter e capacidade. Analisando estes fatores é possível emitir um parecer. Os fatores nos possibilitam ter uma idéia do provável comportamento do cliente. Estaremos analisando o seu passado e tentaremos prever seu comportamento futuro. Tentando assim só conceder crédito aos que demonstrem maiores e melhores chances de honrar seus compromissos.
Outro fator de vital importância são as garantias. Apesar de não devermos realizar qualquer operação de crédito baseada somente nas garantias, estes são um fator fundamental na análise do crédito, pois elas podem nos dar a certeza de no caso de um sinistro, nosso capital investido terá um retorno mais rápido.
A análise de crédito conta com a informática como instrumento de precioso auxílio.
É possível, com uma grande base de dados estatísticos, saber o perfil de um provável bom pagador.
Não podemos esquecer das informações que são obtidas pela checagem e pela análise dos documentos apresentados pelo tomador que deseja realizar uma operação de crédito.
Os documentos que deverão ser apresentados pelo cliente no ato da abertura do crédito são: Carteira de Trabalho, Comprovante de Renda, Comprovante de Endereço, CPF, Carteira de Identidade.
Na hora de conceder o crédito a empresa deverá preencher a ficha cadastral e efetuar a consulta no SPC e SERASA, deverá confirmar na empresa que o cliente trabalha qual é a sua renda mensal.
Todos estes fatores permitem que a análise de crédito seja possível com maior segurança.
Equações do crédito - apenas como idéia de facilitar e racionalizar os conceitos de uma análise de crédito para pessoas físicas agrupamos algumas equações, para serem utilizadas ao analisar o crédito de uma pessoa física. São elas:
2.1.3. Análise de Crédito
Equação: Caráter + Capacidade + Patrimônio + Garantia = diminui ou aumenta o
Risco.
Caráter
Equação: Pontualidade + Restritivos + Identificação = diminui ou aumenta o Risco.
Capacidade
Equação: Idade + Estado Civil + Fonte de Renda + Tempo de Atividade = diminui ou aumenta o Risco.
Patrimônio
Equação: Comprovação de Existência + Valor de Mercado + Identificação da Origem
= diminui ou aumenta o Risco.
Garantia
Equação: Liquidez + Valor de Mercado + Correta Formalização = diminui ou aumenta o Risco.
2.1.4. Análise de Crédito Pessoa Jurídica
Caráter: É referente à intenção, a determinação, a vontade que o tomador tem em honrar uma operação. Identificar se um tomador que não honrou suas dívidas teve ou não a intenção de pagar não é uma tarefa fácil de se realizar. As informações que a instituição ou empresa possui de seus clientes, as informações obtidas com outros bancos e fornecedores e as informações disponibilizadas pelas empresas ou órgãos de informação são a melhor maneira de conhecer os hábitos de pagamento do tomador.
É importante destacar que uma empresa pode não honrar seus compromissos por não possuir recursos, isto não significa que falta caráter aos responsáveis pela empresa.
Se o tomador não possui a intenção de honrar seus compromissos, nada há para fazer, a não ser recorrer aos meios legais de cobrança. Se o tomador possui caráter, ele tentará negociar a dívida, oferecer bens como forma de pagamento e tentará manter sua boa reputação.
Também poderemos encontrar casos que a intenção de pagar do tomador não é muito grande, mas ele necessita de realizar negócios com determinado fornecedor para que seu empreendimento continue a existir, sendo assim podemos dizer que a importância do produto ou serviço em relação ao negócio do tomador, pode ser fundamental para o recebimento dos valores concedidos. Ou seja, se pararmos de vender nossos produtos ou serviços a um determinado cliente, seu negócio acaba.
Condições: na análise de crédito são os fatores externos e macroeconômicos.
Estes fatores externos, muitas vezes imprevisíveis, não são controláveis pela empresa. Mudanças na política econômica do governo podem afetar positivamente ou negativamente uma empresa. Toda empresaestá envolvida em um sistema onde diversas forças e fatores exercem influência sobre ela. Podemos citar como exemplos, as conjunturas nacionais e internacionais, o governo, o meio ambiente, a concorrência e etc. O ramo de atividade também é um fator que influi na existência da empresa. Alguns ramos de atividade funcionam em uma cadeia e só atendem a um outro ramo, se este ramo entra em crise, com certeza a crise irá lhe afetar.
A sazonalidade é outro elemento de nosso estudo. Existem empresas que produzem para comercializar somente durante determinada época do ano, como as fábricas de ovos de Páscoa.
As condições afetam as empresas de diferentes formas e de diferentes intensidades, o porte da empresa é um outro fator fundamental para a redução desta intensidade. Podemos citar também outros fatores que afetam as empresas como: a moda, a essencialidade e a região geográfica.
Garantias: têm com objetivo dar reforço a segurança nas operações de crédito.
Durante uma operação de crédito as garantias deverão ser examinadas em conjunto com as informações cadastrais, a finalidade da operação, sua forma e as fontes de pagamento.
Tipos de Garantia: Existem dois tipos de garantias, as pessoais e as garantias reais.
É fundamental adequar as garantias às características da operação de crédito, porém a liquidez do crédito não deve ser baseada somente nas garantias constituídas, mas sim em um conjunto de variáveis que nos permitam ter uma idéia se a operação de crédito será concedida a um "bom cliente".
Exemplo de adequação da garantia à característica da operação de crédito:
Determinadas garantias necessitam de um prazo mais longo para serem formalizadas, por isto devem ser evitadas para operações de curto prazo (utilizar como garantia a hipoteca de um imóvel para uma operação de desconto de duplicatas com um prazo de 60 dias).
Garantias Pessoais - são garantias nas quais pessoas físicas ou jurídicas assumem, como avalistas ou fiadores, a obrigação de honrar os compromissos referentes à operação de crédito, caso o cliente não o faça.
Os avalistas e fiadores devem passar pela mesma análise creditícia que o proponente, pois caso o cliente não honre seus compromissos o avalista ou fiador terá que fazê-lo, portanto é necessário que ele tenha condições econômica e financeira para isto.
Quando o aval ou fiança for dado por pessoa jurídica, deverá ser verificado no contrato ou estatuto social da empresa se existe esta possibilidade expressa no contrato, pois se não houver, o aval ou a fiança não terá validade jurídica.
Aval: é a promessa que alguém faz de cumprir obrigação de terceiro realizado através de um título de crédito, se o obrigado não vier a cumprir. O avalista é quem concede o aval. Avalizado é a pessoa que recebe o aval. Não existe aval em contrato, somente em títulos de crédito.
O aval é uma garantia pessoal e deve ser aceita desde que se possa constatar sua capacidade econômica e financeira e sua idoneidade moral, além de capacidade jurídica (se é maior de idade ou se não está interditado).
O aval não pode ser limitado nem condicionado. O avalista responde pelo título como um todo.
O aval prestado por pessoas jurídicas somente é válido quando permitido expressamente no contrato ou estatuto social da empresa. A simples omissão determina a impossibilidade de prestar o aval.
O aval prestado por pessoas casadas compromete o patrimônio do casal até o limite da meação do cônjuge, que é a metade do patrimônio do casal. Portanto é recomendável que se tome também o aval do outro cônjuge. Exemplo: Se o marido entra como aval é recomendável que se tome o aval da esposa e vice-versa.
Fiança: é uma garantia cujo fiador, seja pessoa física ou pessoa jurídica se constitui como principal responsável pelo pagamento das obrigações assumidas pelo afiançado, pessoa física ou pessoa jurídica, caso esta não cumpra as obrigações contratadas. A fiança é sempre estabelecida em relação a um contrato.
Na fiança de pessoa física, é importante a outorga uxória, ou seja, a assinatura do cônjuge do contratante, a fim de coobrigar a responsabilidade pelo contrato.
A fiança é uma garantia contratual e não cambial o que significa que é uma garantia sempre dada em contratos.
Garantias Reais - São bens ou direitos de recebimentos dados em garantia de obrigações relativas a operações de crédito.
A escolha do tipo de garantia real deve ser feita de acordo com as características da operação de crédito, como: tipo de operação, prazo, valor etc.
A escolha da garantia também deverá ser voltada para os bens e direitos de maior grau de liquidez (possibilidade de recebimento) e que deverão ser observados os preceitos de sua formalização.
Alienação Fiduciária - é o contrato no qual o devedor transfere ao credor a propriedade de bens móveis para garantir pagamento de dívida com a condição de tornar a ter a propriedade do bem, quando liquidar a dívida.
• Bens alienáveis: veículos, aeronaves, barcos, máquinas e equipamentos, outros bens móveis.
• A principal característica desse tipo de garantia, é que a instituição financeira passa a ter o domínio e a posse indireta do bem alienado fiduciariamente, enquanto que o cliente mantém a posse direta, porém não podendo se desfazer dos bens. Outra característica importante é o fato de possibilitar a execução "rápida", através de ação de busca e apreensão.
• Posse é o exercício de um dos poderes inerentes à propriedade. Na alienação, por exemplo, o veículo está na posse do devedor, mas sua propriedade é do credor.
Penhor Mercantil – é a garantia na qual o bem empenhado faz parte integrante do negócio comercial.
• O penhor mercantil pode abranger tanto os estoques de matérias-primas quanto os estoques de produtos acabados de empresa cliente, devendo sempre ser dada a preferência aos produtos acabados, pois estes já estão prontos para a comercialização e oferece maior liquidez.
• Ao operar com pessoa jurídica, deve-se atentar se no contrato social ou no estatuto da empresa, existe a permissão de constituição de penhor como garantia.
• Na descrição dos bens, devem ser fornecidos todos os detalhes que permitam sua completa e imediata identificação, avaliação e localização.
• A validade na constituição do penhor mercantil é calçada na figura do fiel depositário. Por isso, essa figura deve ser completa e corretamente identificada no contrato, devendo, no caso de operações com pessoa jurídica, ser escolhida uma pessoa que não possua controle acionário ou cargo diretivo na empresa.
Capital - Um fator importantíssimo em uma análise de crédito. Capital em uma análise de crédito de uma empresa não é entendido simplesmente como a conta de capital que usamos na contabilidade. Quando falamos de Capital em uma análise estamos nos referindo a sua situação econômica, financeira e patrimonial.
Estamos falando dos seus recursos e bens que podem ser utilizados para honrar suas dívidas.
Através da análise dos demonstrativos contábeis, podemos levantar informações sobre como está o desempenho da empresa e sobre sua solidez. Estaremos fazendo uma análise financeira da empresa.
Para a análise financeira não utilizamos somente os demonstrativos como balanços e relatórios de demonstração de resultados. Podemos fazer a análise financeira e descobrirmos a capacidade de pagamento de uma empresa ou de uma pessoa que não emita nenhum demonstrativo ou declare imposto de renda. Podemos nos basear em informações obtidas com o próprio e com terceiros.
2.1.5. Títulos de Crédito
Definição: De maneira geral, denominam-se títulos de crédito os papéis representativos de uma obrigação e emitidos de conformidade com a legislação específica de cada tipo ou espécie.
2.1.5.1. Letra de Câmbio
É uma ordem de pagamento.
Deve conter:
A ordem pura e simples para pagar quantia determinada.
O nome daquele que deve pagar (sacado).
A época do pagamento.
A indicação do lugar em que se deve efetuar o pagamento.
O nome da pessoa a quemou à ordem de quem deve ser pago (sacador).
Indicação da data.
Indicação do local de pagamento.
Assinatura de quem passa a letra.
A denominação "Letra de Câmbio".
Importância a ser paga.
2.1.5.2. Nota Promissória –
É uma promessa de pagamento do devedor.
Requisitos:
Deve conter a denominação "Nota Promissória".
A promessa pura e simples de pagar uma quantia determinada à época do pagamento.
O nome da pessoa a quem ou á ordem de quem deve ser paga. Tomador ou beneficiário.
A indicação da data e o lugar onde a Nota Promissória foi assinada. O vencimento.
A assinatura do emitente ou de seu representante legal. Quem passa a Nota Promissória.
A importância a ser paga.
2.1.5.3. Duplicatas
Título formal de crédito com característica comercial. Emitida em decorrência da compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços.
Na duplicata deve conter:
A denominação duplicata.
O número de ordem.
O número da fatura que lhe deu origem.
A declaração ou cláusula "a ordem”
A praça de pagamento.
A assinatura do emitente.
A importância a pagar, escrita nas formas numérica e por extenso.
A data da emissão.
A data do vencimento.
Aceite cambial.
Declaração do reconhecimento de sua exatidão.
Nome do vendedor.
Nome do comprador.
Endereço do vendedor.
Endereço do comprador.
Obrigação de pagamento.
Origem: A duplicata teve origem em um antigo costume existente no comércio brasileiro, de se apresentar à conta em duas vias, para que a segunda via (a duplicata) fosse devolvida com a assinatura do comprador. Esta assinatura representava o reconhecimento da dívida.
Golpe do Empréstimo
A quadrilha coloca nos classificados dos jornais um anúncio de empréstimo. Normalmente as condições são excelentes. Taxas de juros baixas. Não restringem crédito para quem está com o nome no SPC ou em outra empresa de informação.
O interessado liga e passa por telefone seus dados. O crédito é aprovado de imediato. A pessoa que está ao telefone orienta que o interessado faça um depósito em uma conta corrente do valor referente às despesas de contrato e tarifa de abertura de crédito. É passada a informação que é o crédito relativo ao empréstimo será feito em uma conta corrente e que o valor ficará bloqueado até que o interessado faça o depósito das despesas.
Após fazer o depósito, o interessado irá verificar que o valor do crédito do empréstimo terá sumido. Os golpistas utilizam as máquinas e equipamentos para fazer depósito que os bancos disponibilizam para simular o crédito. Eles colocam envelopes vazios ou com cheques roubados nas máquinas e equipamentos. Quando o funcionário do banco vai verificar o conteúdo do envelope ele realiza o estorno do crédito, ou quando o cheque é devolvido através da compensação bancária.
Não adiantará ligar para o telefone no qual foi realizada a operação pois ninguém mais atenderá.
Como evitar: Procure só realizar operações de empréstimo com instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central. Procure instituições tradicionais. Peça indicação de algum parente ou amigo. Fuja de depósitos em conta corrente de empresas que não conhece.
2.2. Cobrança
O comércio vive da venda de seus produtos ou serviços, mas a cada dia que passa, temos que tomar mais cuidado e ter mais cautela. Não devemos pensar apenas em quantidades vendidas. Devemos ter em mente também, a importância da qualidade dessas vendas.
Recursos como o SPC e o SERASA estão se tornando cada dia mais precisos, mas, no entanto é preciso ter cuidado e controle das vendas.
Antes de concretizar uma venda, é necessário que tome alguns cuidados importantes:
 Faça uma nota discriminando os itens vendidos e solicite que o cliente assine;
Faça um arquivo com os dados de seus clientes como: dados pessoais, profissionais, comerciais, além de ajudar na análise para aprovação do crédito, podem servir futuramente para uma campanha de marketing;
 Ao receber um cheque, confira se assinatura e os dados do mesmo coincidem com a identidade;
Peça referências comerciais do cliente em pelo menos três lojas que ele tenha comprado a crédito;
Solicite comprovante de residência e de renda; e confirme na empresa onde o mesmo trabalha o tempo e salário atual;
Se for alguém que esteja morando temporariamente na cidade (um estudante, por exemplo), é bom pegar também o endereço da cidade de origem;
É perigoso dar um crédito de 100% do valor da renda, pode ser que a pessoa tenha crediário em outra loja também e com certeza ela tem outros compromissos financeiros.
Vendas com cheques:
 Ao receber um cheque verifique se foi corretamente preenchido (se não está rasurado, se o valor numérico coincide com o valor por extenso e se a data não extrapola o prazo de prescrição).
Confira se a assinatura e os dados coincidem com a identidade.
Contas com menos de um ano merecem cuidados especiais.
O prazo de validade do cheque é de 06 meses a partir da data de emissão.
Vendas pelo crediário:
Peça ao cliente que assine a promissória como na carteira de identidade (Se na identidade estiver com rubrica, peça a ele que assine também por extenso abaixo);
Não deixe que uma pessoa faça uma compra e anote na ficha do amigo (a), cada um deve ter sua ficha;
Vendas para menores somente com autorização dos pais ou responsáveis;
Utilize sempre a mesma caneta ou máquina para o preenchimento de promissórias (Não comece a preencher com a caneta azul e termine com a preta);
A nota promissória prescreve em 3 anos, portanto é importante que ela seja renovada em intervalos de tempo. Em momento algum a nota promissória deve ser rasurada.
Mesmo tomando todos os cuidados necessários, se você for surpreendido por um “borrachudo”, oriente o funcionário para fazer a cobrança imediata. Nem sempre um cheque volta por maldade do emitente. Algumas pessoas têm dificuldade em controlar seus gastos, além de todos estarem sujeitos a imprevistos.
Se a cobrança não fizer efeito, o título pode ser levado a protesto, mas mesmo assim o emitente deve ser avisado com 48 horas de antecedência.
Não desfaça daqueles cheques que você acha que estão perdidos. Algumas pessoas passam por fases ruins, mas quando se recuperam vão atrás de seus cheques.
O SPC depende de seus associados para ser mais eficaz. Quando ficar configurado o calote, deve-se encaminhar ao SPC a denúncia.
O comércio não deve temer ser rigoroso, pois não utilizando o SPC, você estará abrindo mão de um direito seu e protegendo o mal pagador.
Reação dos Devedores à Cobrança:
Negam os fatos;
Mudam os fatos em benefício próprio;
Disfarçam-se perante os fatos;
Assumem a ofensiva tentando colocar o cobrador na defensiva;
Atacam o produto e a empresa;
Procuram sempre se evadir;
Se pego de surpresa estão a caminho de uma reunião ou compromisso importante;
Prometem retornar sem, entretanto, estarem predispostos a cumprir tal promessa.
2.2.1. Tipos de Cobranças:
2.2.1.1. Cobrança em Carteira: A cobrança em carteira ocorre quando o cliente paga o título diretamente ao vendedor ou eventualmente na tesouraria da empresa. Essa prática, no entanto sempre que possível deve ser evitada, pelo motivo de expor a segurança da empresa devido à manipulação de numerário.
2.2.1.2. Cobrança Bancária: A concentração dos recebimentos pela empresa em instituição financeira através dos boletos bancários é usada para reduzir o tempo necessário no processo de cobrança. O resultado líquido da concentração bancária é uma economia de tempo, seja na remessa ou na concentração dos pagamentos de clientes. As acelerações dos recebimentos auxiliam na utilização dos recursos no pagamento das contas da empresa, reduzindo a necessidade de caixa operacional e, conseqüentemente os custos da empresa.
2.3. Roteiros de Cobrança
Envio de cartas 1ª, 2ª ou 3ª, contato através de telefone, visita pessoal, cobrança amigável própria ou mediante terceirização,cobrança judicial.
Já o roteiro deve contemplar: Apresentação do caso, citação dos benefícios ao devedor que cumprir sua obrigação, respostas às objeções, solicitação de uma atitude do devedor.
Importante: A empresa deve ter o cuidado de não ser agressiva com os clientes nos procedimentos de cobrança. Pois a utilização de ações erradas leva à perda dos clientes recuperáveis. Se o pagamento não for recebido na data do vencimento, a empresa deve esperar um período razoável de tempo, antes de iniciar os procedimentos de cobrança.
2.4. Processo de Cobrança
Cada empresa tem um processo de cobrança, abaixo um exemplo utilizado:
1º Passo:
No dia seguinte ao vencimento do título, verificar se foi pago,
Caso isso tenha ocorrido, baixar no controle,
Caso não tenha sido pago, informar o fato ao cliente por telefone, delicadamente.
2º Passo:
No terceiro dia, após o vencimento e não tendo sido pago, ligar novamente ao cliente informando-o do fato.
3º Passo:
No quarto dia constatado o não pagamento, enviar a 1ª carta de cobrança.
4º Passo:
No décimo dia, persistindo o fato de não ter sido efetivado o pagamento, enviar a 2ª carta de cobrança.
5º Passo:
No décimo segundo dia, não tendo ocorrido o pagamento, enviar a 3ª carta, na qual informa que se não ocorrer o pagamento em 48 horas, a empresa registrará o nome do cliente no SPC.
6º Passo:
No trigésimo dia registrar o nome do cliente no SPC na qualidade de devedor.
7º Passo:
No trigésimo dia, não tendo sido efetuado o pagamento, enviar funcionário do setor de cobrança ao cliente, para tentar uma negociação.
8º Passo:
Depois de 40 dias, não tendo sido efetuado o pagamento, enviar o título ao Escritório de Advocacia para tentativa de acordo ou cobrança judicial.
2.5. Tesouraria
É o setor responsável pelo manuseio de numerários (caixa), pela abertura e movimentação de conta corrente nos bancos comerciais e pelo controle administrativo e operacional de todas as transações monetárias que ocorrem na organização, envolvendo captação e aplicação de recursos.
Por se tratar de um setor com maior visão estratégia dentro do Departamento Financeiro, alguns a consideram como o cérebro das finanças da empresa, uma vez, que coleta e compila todas as informações sintéticas e abrangentes dos demais setores do departamento, no intuito de informar a gerência financeira de todas as operações realizadas, focando o planejamento e a administração do fluxo financeiro.
Para isso, os profissionais atuantes neste fragmento departamental chamado Tesouraria, utilizam-se como ferramentas vitais, ao bom e perfeito desempenho de suas atribuições, o raciocínio lógico e analítico, com imaginação e julgamento, escolhendo racionalmente os riscos a serem assumidos eliminando sistematicamente os possíveis diferenciais monetários.
2.6. Responsabilidades da Tesouraria:
2.6.1. Movimento do Caixa
Através do Movimento do Caixa, registramos e controlamos todas as operações de entrada e saída de dinheiro da empresa. Efetuam-se os lançamentos mediante os comprovantes tais como: notas fiscais de compras e vendas, recibos, vales, depósitos bancários, pagamentos, recebimentos, descrevendo seus acontecimentos em ordem cronológica, ou seja, em ordem da data de efetiva movimentação.
O primeiro passo é separar todos os comprovantes que se referem à entrada e saída de dinheiro.
Orientações de como deve ser preenchido ou efetuado o lançamento no Movimento do Caixa:
	Data
	Histórico
	Entradas
	Saídas
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
1) Numerar e datar (com a data ou período a que se refere),
2) Na primeira coluna colocar a data do documento a ser lançado,
3) Na segunda coluna informar o histórico, ou seja, uma breve explicação do fato ocorrida em cada entrada ou saída,
4) Na terceira coluna informar o valor do documento quando estiver lançando uma entrada,
5) Na quarta coluna informar o valor do documento quando estiver lançando uma saída,
6) Depois de efetuado todos os lançamentos efetuam-se a soma das entradas e saídas e coloca no final das colunas correspondentes (onde está escrito A transportar totais do dia),
7) No espaço reservado para Saldo Anterior, coloca-se o valor que tínhamos no
Caixa no dia ou período anteriormente apurado.
8) Finalmente apura-se o Saldo Atual, através da soma do Saldo Anterior com as
Entradas e menos as Saídas.
2.6.2. Movimento de Banco
Através do Movimento de Banco é que o setor de Tesouraria controla e administra todas as operações ocorridas na conta bancária da organização. Este documento deve ser preenchido individualmente por conta corrente e por instituição financeira
(banco). Este controle é importante para que o empresário saiba quanto tem disponível no banco, quanto vai ser disponibilizado, quando vai poder contar com determinados valores, e principalmente para evitar que façam dívidas ou emita cheques sem os devidos fundos.
O Movimento Bancário é semelhante ao Movimento de Caixa, nele serão lançado às entradas e saídas, apurando-se o saldo diariamente.
Orientações de como deve ser preenchido ou efetuado o lançamento no
Movimento de Banco:
	Data (2)
	Nº Doc.(3)
	Histórico (4)
	Entrada (5)
	Saída (6)
	Saldo(7)
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
1) Preencher os dados informando o nome do banco, número da conta e o mês do lançamento,
2) Na primeira coluna coloca-se a data a que se refere o documento lançado,
3) Na segunda coluna coloca-se o número do documento (cheque, depósito, aviso de crédito, etc),
4) Na terceira coluna informar o histórico, ou seja, uma breve explicação do fato ocorrido,
5) Na quarta coluna lança-se o valor do documento quando o mesmo referir-se a entrada de dinheiro do banco,
6) Na quinta coluna lança-se o valor do documento quando o mesmo referir-se a saída de dinheiro do banco,
7) No final informar os valores do mês referente a entradas, saídas e saldo final.
2.6.3. Contas A Pagar
É o setor responsável pelo controle e pagamento das compras efetuadas pela empresa, seja compra à vista, a prazo, integral ou parcial. O setor de Contas a pagar é que controla, verifica e providencia, após a devida aprovação, o pagamento efetivo do material ou do bem adquirido.
O setor de Contas a Pagar, recebe dos diversos departamentos da empresa as notas fiscais referente a compras efetuadas diariamente na empresa, sejam compras de materiais para utilização ou revenda ou prestação de serviços, verifica se os dados constantes na nota fiscal estão corretos, observa a data de vencimento, solicita a aprovação do Gerente do Departamento Financeiro, efetua o lançamento no Registro de Contas a Pagar, guarda a respectiva documentação de cada processo em uma pasta sanfona de acordo com o vencimento, esta pasta é verificada diariamente, para melhor controle o ideal é que a mesma seja verificada com antecedência mínima de 01 dia. Depois de verificado é encaminhado o documento que estão vencendo na data para a Tesouraria providenciar o pagamento.
Orientações de como deve ser preenchido o Registro de Contas a Pagar:
	DATA
	Nº DOC
	HISTÓRICO
	VR.TOTAL
	VR.PAGAR
	VENC.
	SALDO
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
1) Preencher o mês e ano do lançamento;
2) Na primeira coluna coloca-se a data a que se refere o documento a ser lançado,
3) Na segunda coluna informar o número do documento que originou a obrigação,
4) Na terceira coluna informar o histórico ou nome da empresa que foi efetuada a compra,
5) Na quarta coluna lança-se o valor total do documento (compra),
6) Na quinta coluna lançar o valor das parcelas, caso tenha efetua a compra em 01 parcela repete o mesmo valor da quarta coluna,7) Na sexta coluna informar os vencimentos caso tenha efetuado a compra parcelada,
8) Na sétima coluna informar o saldo, deduzindo do valor total o valor da parcela que está sendo informada.
2.6.4. Contas A Receber
É o setor responsável pelo controle das vendas efetuadas pela empresa, seja à vista, a prazo, o setor deverá ser informado para que seja controlado o respectivo recebimento. O setor de Contas a Receber é que organiza, controla, verifica os procedimentos burocráticos para manter a carteira de clientes sempre em atividade e com resultados satisfatórios.
O setor de Contas a Receber, recebe do setor de Faturamento, a nota fiscal, a duplicata da venda realizada, lança no Registro de Contas a Receber, este registro é similar ao Registro de Contas a Pagar, sendo que o mesmo poderá ser feito de duas maneiras: um registro total das contas a receber incluindo todos os clientes ou individual para cada cliente.
Orientações de como deve ser preenchido o Registro de Contas a Receber:
	DATA
	Nº DOC
	HISTÓRICO
	VR.TOTAL
	VR.RECEBER
	VENC.
	SALDO
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
1) Preencher o mês e ano do lançamento;
2) Na primeira coluna coloca-se a data a que se refere o documento a ser lançado,
3) Na segunda coluna informar o número do documento que originou a venda,
4) Na terceira coluna informar o histórico ou nome da empresa ou cliente que foi efetuada a venda,
5) Na quarta coluna lança-se o valor total da nota fiscal (venda),
6) Na quinta coluna lançar o valor das parcelas, caso tenha efetua a venda em 01 parcela repete o mesmo valor da quarta coluna,
8) Na sexta coluna informar os vencimentos caso tenha efetuado a venda parcelada,
7) Na sétima coluna informar o saldo, deduzindo do valor total o valor da parcela que está sendo informada.
2.6.5. Fluxo de Caixa
É uma ferramenta operacional de controle muito eficaz elaborada pelo setor de Tesouraria, com base nas diversas informações coletadas dentro do departamento financeiro. Sua configuração permite visualizar com clareza às situações ocorridas e projetar o futuro financeiro da empresa com uma certa precisão. A tesouraria solicita aos outros setores ou departamentos as suas previsões:
Comercial (ou proprietário):
Vendas para os próximos meses, separando:
Vendas à vista,
Vendas com prazo de 30 dias,
Vendas com prazo maior que 30 dias.
Contabilidade:
Impostos a pagar já definido,
Impostos a pagar incidentes sobre as vendas previstas acima,
Produção e Compras:
Necessidade de materiais, de acordo com as previsões de vendas,
Compra de máquinas e equipamentos,
Outros custos.
Gerência Administrativa:
Pagamentos referentes a contratos de prestação de serviços,
Compras de equipamentos necessários à administração,
Outros pagamentos.
Gerência Financeira:
Valores referentes contratos de empréstimos, leasing, etc;
Previsão de despesas bancárias (custo cobrança, taxas, etc)
Contas a Pagar / Receber:
Previsão de recebimentos de acordo com as duplicatas em carteira, ou em cobrança bancária,
Previsão de atrasos nos pagamentos de duplicatas.
Departamento Pessoal:
Salários a pagar, pelo seu valor líquido,
Encargos sociais a pagar (por encargo e pelo valor a pagar).
Orientações de como deve ser preenchido o Fluxo de Caixa:
1) Preencher o mês e ano do lançamento,
2) Na primeira coluna coloca-se a data a que se refere o documento lançado,
3) Na segunda coluna informar o histórico, ou seja, uma breve explicação do fato ocorrido,
4) Na terceira coluna informar o valor total do documento que está sendo lançado,
5) Na quarta, quinta e sexta coluna lança-se o valor mensal do documento,
6)Efetuar os lançamentos em separado de Recebimentos e Pagamentos.
8) Informar o sub-total dos recebimentos e o sub-total dos pagamentos.
7) No total geral informar o valor encontrado diminuindo o valor final do recebimento do valor final do pagamento para encontrar o saldo positivo ou negativo que a empresa tem a receber neste período.
2.6.6. Documentação e Arquivo
É o setor que tem a responsabilidade em providenciar, coordenar e manusear de forma clara e transparente toda a documentação pertinente ao Departamento Financeiro da empresa.
É este setor que arquiva toda documentação interna do Departamento Financeiro da empresa, como também se encarrega de solicitar aos demais departamentos da empresa, no caso de alguma pendência, para que a regularização seja providenciada de imediato. Solicita também aos órgãos externos (bancos, fornecedores, clientes e prestadores de serviços), no caso de alguma pendência que envie o documento para empresa para regularização.
Para que as atividades do setor sejam executadas corretamente é fundamental que seja utilizado pastas, marcadores, identificadores, arquivos móveis, suspensos e fixos para a guarda dos documentos.
É importante que seja utilizado todo o meio eletrônico possível e disponível para facilitar e agilizar os procedimentos padrões e acessórios do Setor de Documentação e Arquivo e conseqüentemente de todo o Departamento Financeiro.
Outra atribuição do setor de Documentação e Arquivo é providenciar e encaminhar os documentos referentes à Contabilidade para providenciar os registros e lançamentos contábeis obrigatórios. Ao enviar os documentos deverá ser feito um protocolo para segurança do setor de Documentação e Arquivo.
 Movimento do Caixa
 Nº _____
Referente ao dia: ______ de __________________ de _____
A transportar totais do dia R$
Saldo Anterior R$
Saldo Atual R$
Movimento de Banco
(1) Banco: Nº da Conta: Mês:
Totais (8)
REGISTRO DE CONTAS A PAGAR
MÊS / ANO:
TOTAIS
�
MÊS / ANO:
TOTAIS