arquivologia completo para concursos

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1) CONCEITOS BÁSICOS DE ARQUIVOLOGIA 
1.1 Arquivo: 
 As primeiras instituições arquivísticas tiveram origem na Grécia Antiga. Alguns autores 
afirmam que a etimologia do termo “arquivo” deriva da palavra grega “archeion”, que se refere ao 
local de guarda e depósito de documentos. 
O Dicionário de Terminologia Arquivística elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos 
– CONARQ (2005, p. 25) apresenta a seguinte definição para arquivo: 
 
 
 
 
O conceito de arquivo constante do artigo 2º do texto da Lei 8.159/1991 é mais 
completo e, também, o mais explorado pelas bancas examinadoras: 
 
 
 
 
 
 
Quem pode produzir documento arquivístico? 
Administração Pública direta e indireta e toda empresa ou pessoa física que possua vínculo com o 
poder público. 
Qual documento pode ser considerado público? 
Aquele produzido ou recebido pelos órgãos, instituições ou pessoas físicas e jurídicas no 
desempenho de atividades públicas. 
Qualquer informação pode ser considerada documento de arquivo? 
Não. Será considerado documento arquivístico aquele produzido em decorrência do exercício das 
atividades orgânicas das instituições. 
 
Do conceito apresentado deve-se observar que os arquivos são representados por um 
conjunto de documentos produzidos e recebidos por: 
 
 
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições 
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades 
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação 
ou a natureza dos documentos. 
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, 
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, 
independentemente da natureza do suporte. 
 
 
 
ÓRGÃOS PÚBLICOS 
(...) produzidos no desempenho de suas 
atividades... 
INSTITUIÇÕES DE 
CARÁTER PÚBLICO 
ENTIDADES 
PRIVADAS 
PESSOAS FÍSICAS 
OU FAMÍLIAS 
 
Para que se possa compreender a estrutura conceitual do termo arquivo, a análise de 
três elementos básicos de sua formação é essencial: 
1.1.1 Suporte: representa o material no qual são registradas as informações. 
Exemplos: 
PAPEL DISQUETE PELÍCULA 
FOTOGRÁFICA 
PAPIRO CD 
 
 
1.1.2 Informação: é o elemento referencial, a noção, a ideia ou a mensagem 
contidos em um documento. 
 
 
1.1.3 Documento: é a unidade de registro de informações, suscetível de consulta, 
estudo, prova e pesquisa, em que se comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos 
do homem numa determinada época ou lugar. É qualquer informação registrada fisicamente em 
determinado material (suporte) suscetível de estudo, prova e pesquisa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.1.4 Polissemia1 do termo “arquivo” 
O termo arquivo compreende um conjunto de significados, em que o contexto de uso 
do termo permite orientar-se pelas seguintes definições: 
Conjunto de documentos – qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu 
suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou 
privado, em função do desempenho de sua atividade. 
 
Local de guarda – destinado à conservação de documentos devidamente 
classificados e ordenados. 
 
Instituição ou serviço – que tem por finalidade a custódia, o processamento 
técnico, a conservação e o acesso aos documentos. 
 
Móvel – destinado à guarda de documentos. 
 
Título de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e 
francesa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1
A polissemia ou polissemia lexical (do grego poli: "muitos"; sema:"significados") é o fato de uma determinada palavra ou expressão 
adquirir um novo sentido além de seu sentido original, guardando uma relação de sentido entre elas. 
 
Informação Suporte 
 
Documento 
 
 
 
2) IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
Os documentos de arquivo, mesmo os mais antigos, são absolutamente indispensáveis 
ao desempenho das atividades governamentais, pois são capazes de refletir sua origem e 
constituem-se em importante elemento de prova da existência das instituições e das tarefas por elas 
desempenhadas. Eles contêm o registro das obrigações financeiras, legais e administrativas 
cumpridas. Formam o grande capital da experiência oficial de que o Estado necessita para dar 
continuidade e consistência às suas ações. Os documentos arquivísticos têm sido um dos 
importantes pilares para o desempenho eficaz das atividades das instituições. 
A importância do arquivo está cada dia mais evidente para as instituições e pessoas, 
sejam elas públicas ou privadas, por motivo do exponencial aumento na geração de informações por 
parte da sociedade moderna e da necessidade de definição de metodologias adequadas para os 
procedimentos de produção, conservação, guarda e destinação dos documentos. 
 
 
 
 
 
Note que a primeira e principal finalidade dos arquivos é servir de apoio à 
administração, ou seja, subsidiar as atividades do dia-a-dia e, em um segundo momento, servir de 
base para o conhecimento da história. Dois cenários estão em evidência: um representa a 
necessidade prática de incrementar a eficiência administrativa e outro evidencia o uso do arquivo 
como importante fonte de cultura para a sociedade. 
Quanto à função, o foco do arquivo centra-se em dar acesso e tornar disponíveis as 
informações contidas no acervo documental sob sua guarda. 
Finalidade: servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, 
em base do conhecimento da história. 
Função: tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob 
sua guarda. 
 
 
3) DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU 
Arquivos, bibliotecas e museus são entidades que compartilham a responsabilidade no 
processo de recuperação da informação em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e 
social, bem como o testemunho jurídico e histórico. Essas instituições cumprem seus objetivos por 
meio da aplicação de procedimentos técnicos distintos e metodologicamente aplicados. 
Os fins, em se tratando de biblioteca e museus, serão didáticos, culturais, técnicos ou 
científicos e os de arquivos serão administrativos e jurídicos. 
Documentos de arquivo: são produzidos ou recebidos por instituição ou pessoa, no 
curso de sua atividade, guardando esses documentos relação orgânica entre si. São preservados para 
a consecução de objetivos funcionais, legais e administrativos, visando à utilidade que poderão ter no 
futuro. 
 
 
De acordo com Bellotto (2007, p. 38): 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documentos de biblioteca: são resultantes de criações artísticas ou de pesquisas. 
São materiais, em sua maioria impressos, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta, 
com objetivo primordial de informar ou ensinar. Também são caracterizados pela multiplicidade, ou 
seja, determinada obra pode ser encontrada em mais de uma biblioteca. 
 
Arquivo: é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração 
pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão 
reunidos segundo sua origem e função. Os objetivos primários do arquivo são 
jurídicos, funcionais e administrativos e os fins secundários serão culturais e de 
pesquisa histórica. A fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a 
pessoa à qual o arquivo é ligado. 
 
 
 
 
De acordo com Bellotto (2007, p. 38): 
 
 
 
 
 
 
 
Documentos de museu: são provenientes da criação artística ou da civilização 
material de uma comunidade. Representam o testemunho dedeterminada época ou atividade, sendo 
utilizado para informar, de forma visual, educar e entreter. Os documentos museológicos são 
caracterizados por serem objetos bi ou tridimensionais. Eles possuem os mais diversos tipos, 
naturezas, formas e dimensões. 
 
 
De acordo com Bellotto (2007, p. 39): 
 
 
 
 
 
Para facilitar a compreensão e ajudar na resolução das questões segue um quadro 
comparativo abrangendo as principais características entre arquivo, biblioteca e museu: 
Biblioteca: é órgão colecionador (reúne artificialmente o que vai surgindo e 
interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo 
conteúdo. Os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos. Os 
fornecedores são múltiplos (diferentes livrarias, editoras, empresas gráficas, 
empresas jornalísticas, laboratórios de microfilmes, etc). 
Museu: é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e classificada segundo a 
natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence e seus 
objetivos finais são educativos e culturais. 
 
 
 ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU 
TIPO DE SUPORTE 
Documentos 
manuscritos, 
impressos, 
audiovisuais 
(exemplar único). 
Documentos 
impressos, 
manuscritos, 
audiovisuais (exemplar 
múltiplo). 
Objetos 
bi/tridimensionais 
(exemplar único). 
TIPO DE 
CONJUNTO 
Fundos: unidos pela 
proveniência 
(origem). 
Coleção: documentos 
unidos pelo conteúdo. 
Coleção: documentos 
unidos pelo conteúdo 
ou pela função. 
FINS DE 
PRODUÇÃO 
Administrativos, 
jurídicos, funcionais, 
legais. 
Culturais, científicos, 
técnicos, artísticos, 
educativos. 
Culturais, artísticos, 
funcionais. 
OBJETIVO Provar, testemunhar Instruir, informar. Informar, entreter. 
ENTRADA DOS 
DOCUMENTOS 
Acumulação natural: 
são produzidos em 
decorrência do 
desempenho das 
atividades. 
Compra, doação, 
permuta de fontes 
múltiplas. 
Compra, doação, 
permuta de fontes 
múltiplas. 
PÚBLICO 
Administrador e 
pesquisador. 
Grande público e 
pesquisador. 
Grande público e 
pesquisador. 
 
CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DE CADA TIPO DE ACERVO 
ARQUIVÍSTICO A organização espelha a instituição de que tratam os documentos. 
BIBLIOGRÁFICO A organização do acervo espelha a organização dada às áreas do 
conhecimento. 
MUSEOLÓGICO A organização espelha recortes de tempo, de assunto e da memória. 
 
Paralelo entre biblioteca e arquivo 
De acordo com Paes (2004, p. 17 – 18), as características principais entre arquivos e 
bibliotecas podem ser resumidas da seguinte forma: 
 
 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
ORIGEM 
Os documentos são produzidos e conservados 
com objetivos culturais. 
Os documentos são produzidos e conservados 
com objetivos funcionais. 
 
AQUISIÇÃO OU CUSTÓDIA 
Os documentos são colecionados de fontes 
diversas, adquiridos por compra ou doação. 
Os documentos não são objetos de coleção; 
provêm tão-só das atividades públicas ou 
privadas, servidas pelo arquivo. 
Os documentos existem em numerosos 
exemplares. 
Os documentos são produzidos em um único 
exemplar ou em limitado número de cópias. 
A significação do acervo não depende da 
relação que os documentos tenham entre si. 
Há significação orgânica entre os documentos. 
 
MÉTODO DE AVALIAÇÃO 
Aplica-se a unidades isoladas. 
Preserva-se a documentação referente a uma 
atividade, como um conjunto e não como 
unidades isoladas. 
O julgamento não tem caráter irrevogável. Os julgamentos são finais e irrevogáveis. 
GÊNERO DOS DOCUMENTOS 
Documentos impressos. Documentos textuais. 
Audiovisual. Audiovisuais. 
Cartográfico. Cartográficos. 
 
 
O julgamento envolve questões de 
conveniência, e não de preservação ou perda 
total. 
A documentação não raro existe em via única. 
 
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO 
Utiliza métodos predeterminados. 
Estabelece classificação específica para cada 
instituição, ditada pelas suas particularidades. 
Existe conhecimento do sistema, do conteúdo 
e da significação dos documentos a classificar. 
Exige conhecimento da relação entre as 
unidades, a organização e o funcionamento 
dos órgãos. 
 
MÉTODO DESCRITIVO 
Aplica-se a unidades discriminadas. Aplica-se a conjuntos de documentos. 
As séries (anuários, periódicos, etc.) são 
unidades isoladas para catalogação. 
As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades 
funcionais ou grupos documentais da mesma 
espécie) são consideradas unidades fins da 
descrição. 
 
Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconomia trata dos documentos individuais e a 
arquivística, de conjuntos de documentos. 
 
 
4) CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
A compreensão dos arquivos, como conjunto e objeto de estudo e de trabalho, abrange 
classificá-los segundo: 
1) As entidades mantenedoras; 
2) Os estágios de evolução; 
3) A extensão de atuação; e 
4) A natureza dos documentos. 
 
Classificação quanto às entidades mantenedoras 
Esta classificação parte do entendimento acerca da origem dos documentos de arquivo, 
em face das características das organizações. De acordo com Paes (2007, p.21), quanto à entidade 
mantenedora, os arquivos podem ser classificados da seguinte forma: 
 
PÚBLICO 
Federal 
Central 
Regional 
Estadual / DF 
Municipal 
INSTITUCIONAIS 
Instituições 
Educacionais 
Igrejas 
Corporações não-
lucrativas 
Sociedades, 
associações 
COMERCIAIS 
Firmas 
Companhias 
FAMILIAIS OU 
PESSOAIS 
 
 
A Lei 8.159/1991 classifica os arquivos em apenas duas categorias: públicos e privados. 
Veja a definição atribuída pela norma: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Classificação quanto à natureza dos documentos 
Arquivo Especial: é constituído por documentos de diversos formatos que, devido às 
características físicas do suporte, merecem um TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu 
armazenamento e tratamento técnico. Ou seja, exigem TRATAMENTO DIFERENCIADO no que se 
refere à sua guarda e conservação. 
EXEMPLOS DE SUPORTES ESPECIAIS 
CD 
 
FITAS DE VÍDEO 
 
FITAS DE ÁUDIO 
 
DISQUETES 
 
FOTOGRAFIAS 
 
MICROFILMES 
 
Públicos: são aqueles produzidos e mantidos por instituições públicas nas esferas 
federal, estadual e municipal, no desempenho de suas atribuições 
administrativas, legislativas e/ou judiciárias. Também são considerados públicos 
os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de 
serviços públicos. 
Privados: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas 
atividades. 
 
 
SLIDES 
 
Conceito de documentos especiais constante do Dicionário de Terminologia Arquivística 
(2005, p. 75). 
 
 
 
 
 
 
Arquivo Especializado: é o arquivo constituído por documentos resultantes do 
desenvolvimento de atividades de DETERMINADA ÁREA DO CONHECIMENTO HUMANO, 
independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. Também são conhecidos 
como ARQUIVOS TÉCNICOS. 
EXEMPLOS DE ARQUIVOS ESPECIALIZADOS 
Arquivos de engenharia 
 
Arquivos médicos ou hospitalares 
 
Arquivos de imprensa 
 
 
Classificação quanto aos estágios de sua evolução 
Quanto ao estágio de evolução, os arquivos são divididos em: arquivo corrente, arquivo 
intermediário e arquivo permanente. Esses três elementos da divisão apresentada representam as 
três fases/idades constantes da teoria do Ciclo Vital dos Documentos de arquivo, que, devido a sua 
grande importância para a resolução de questões de provas,será minuciosamente explorada em 
capítulo próprio. 
À luz do artigo 8° da Lei 8159/1991: 
Documento especial: documento em linguagem não textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Classificação quanto à extensão de sua atuação 
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser divididos em duas 
categorias: setorial ou central/geral. 
Arquivo setorial: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo 
função de arquivo corrente. A instituição que opta por organizar sua estrutura de gestão documental 
por meio da criação de arquivos setoriais, passa a ter arquivos instalados nas unidades de trabalho 
do órgão, de forma descentralizada. Eles ficam responsáveis por apoiar as atividades do dia-a-dia. 
Por exemplo: 
 
 
Arquivo central ou geral: destina-se a receber os documentos correntes provenientes 
de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades de arquivo 
corrente. 
 
Presidência 
Arquivo Setorial 
Pessoal 
Arquivo Setorial 
Material 
Arquivo Setorial 
Patrimônio 
Arquivo Setorial 
Tecnologia 
Arquivo Setorial 
Arquivo 
Central 
/ Geral 
Pessoal 
Material Patrimônio 
Tecnologia 
Corrente: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam 
objeto de consultas frequentes. 
Intermediário: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
Permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório e 
informativo que devem ser definitivamente preservados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
5) PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
O desenvolvimento da disciplina arquivística se fez por meio de uma 
série de princípios essenciais que se mostraram imprescindíveis ao longo do tempo 
no processo de gestão eficiente dos conjuntos documentais. Essa base 
principiológica torna a Arquivologia um campo do conhecimento com características 
próprias quando comparada com as outras áreas da Ciência da Informação, como a Biblioteconomia 
e a Museologia. 
Princípio da Proveniência ou do respeito aos fundos 
É considerado o princípio basilar da organização dos fundos de arquivo. 
Todas as intervenções arquivísticas ocorrem sob a égide da proveniência, pois evita 
danos graves e irreparáveis à organização dos arquivos que há tempos atrás eram dispostos por tema 
ou outro fator qualquer. 
Consiste em deixar os documentos de determinada instituição ou pessoa agrupados 
sem misturá-los aos arquivos provenientes de outras administrações, instituições ou pessoas 
(físicas ou jurídicas). Por esse princípio, os gestores da documentação devem levar em conta a 
origem administrativa dos documentos, ou seja, sua proveniência, não misturando seus documentos 
com documentos de origem distinta. Este princípio fixa a identidade e origem do fundo, define-se 
como o princípio fundamental segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência não devem 
ser misturados com os de outra proveniência. É universalmente aceito como a base teórica e prática 
da Arquivística. 
PATRIMÔNIO DOCUMENTAL 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fundo Fundo Fundo 
Fundo 
Fundo Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo Fundo Fundo 
Fundo Fundo Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo 
 
 
De acordo com Bellotto (2007, p.88): 
 
 
 
 
 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 136): 
 
 
 
 
 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 97), fundo é o 
conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Pode receber duas classificações: 
Fundo aberto: fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função 
do fato de a entidade produtora continuar em atividade. 
Fundo fechado: fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a 
entidade produtora não se encontrar mais em atividade. 
Princípio da organicidade 
A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções 
e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 127): 
 
 
 
Segundo esse princípio, a organicidade representa a inter-relação dos documentos de 
arquivo e o vínculo existente entre estes e as funções e atividades que lhes deram origem, de forma 
que um documento isolado do seu contexto de produção perde muito do seu significado. 
Princípio da cumulatividade ou naturalidade 
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Os registros arquivísticos não 
são coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas administrações, em função do 
cumprimento dos seus objetivos práticos. Eles se acumulam de maneira contínua e progressiva, 
Princípio da Proveniência: fixa a identidade do documento relativamente a seu 
produtor. Por esse princípio, [...] os arquivos originários de uma pessoa devem 
manter a individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não 
devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de origem distinta. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige 
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e 
cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. 
Organicidade: relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência 
das atividades da entidade produtora. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
Princípio da Proveniência: princípio básico da Arquivologia segundo o qual o arquivo 
produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos 
de outras entidades produtoras. Também chamado de princípio de respeito aos 
fundos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige 
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e 
cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. 
 
 
como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dotam de um elemento de coesão 
espontânea. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística 
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, 
destruição não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de prova e informação. 
Este princípio é derivado do princípio da proveniência”. 
A observância ao princípio da integridade arquivística contribui para a manutenção dainter-relação entre os documentos de arquivo, tendo em vista que a mutilação de um fundo 
arquivístico compromete o nexo existente entre o conjunto, prejudicando a análise e compreensão 
das funções e atividades desenvolvidas pela instituição. 
Princípio da Unicidade 
A teoria arquivística defende que o princípio da unicidade se refere à característica do 
documento arquivístico de ser único no seu conjunto documental, independentemente do fato de 
haver uma cópia do referido documento no mesmo fundo de arquivo, pois o contexto de 
produção/recebimento dotaria cada um deles de um significado próprio. 
Bellotto (2007, p.88) define o princípio da unicidade da seguinte forma: 
 
 
 
 
 
 
Cumulatividade e naturalidade: ressalta-se que o arquivo não pode ser 
composto por meio da aquisição de documentos escolhidos aleatoriamente, 
mas forma-se naturalmente, pela acumulação de documentos recebidos ou 
produzidos em relação direta com as atividades da instituição produtora. Ou 
seja, a documentação arquivística acumula-se pela força do processo de criação 
dos documentos no desempenho das atividades, num processo natural de 
acumulação e não de forma artificial como acontece em outras áreas que fazem 
parte da Ciência da Informação (bibliotecas e museus). 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
Não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo 
conservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Princípio do respeito à ordem original, “santidade” da ordem 
original, ordem primitiva ou princípio de registro (registratur) 
Representa a ideia de que a ordem original, desde que metodicamente estabelecida, é 
imprescindível para a manutenção dos documentos dentro do contexto da sua criação. Sem que haja 
o devido respeito a esse princípio, as inter-relações dos documentos e o reflexo às atividades que os 
geraram seriam seriamente prejudicados. 
Para Bellotto (2007, p.131), obedecer a ordem original não está ligada ao respeito a 
ordem estrita que os documentos receberam na repartição de origem e, sim, o respeito à 
organicidade, isto é, a observância do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos e não 
propriamente dos detalhes ordenatórios de seu primeiro arquivamento. 
O conceito não orienta, simplesmente, manter o acervo da forma como é recebido, 
afinal pode estar desorganizado, não ser integral ou, mesmo, não ser perceptível qualquer regra 
efetiva de organização. O ideal é buscar a organicidade e o contexto dos documentos de modo a 
permitir sua utilização como prova da execução das atividades. 
Princípio da ordem original é facilmente aplicável na organização do acervo quando o 
produtor do arquivo utilizou-se de metodologia adequada de gestão de documentos arquivísticos, 
elaborando, por exemplo, um plano de classificação que estruture suas funções e atividades 
executadas, e utilizando-o para indexação e organização física dos documentos. 
 
ARQUIVO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
 
 
 
 
 
 
Pertinência 
O princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem 
ter em conta a proveniência e a classificação original, denomina-se de pertinência ou temático. 
Baseia-se na análise do conteúdo para definir a organização dos documentos, é oposto ao princípio 
de respeito aos fundos. É um princípio abandonado ou "praticamente não mais utilizado" 
Inalienabilidade e imprescritibilidade 
O princípio da inalienabilidade e o princípio da imprescritibilidade são complementares 
entre si e relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados 
pelas instituições públicas. Quando aplicado aos arquivos, proíbe sua venda ou sua cessão a terceiros 
(inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade). 
 
 
 
 
 
Territorialidade ou proveniência territorial 
Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, a jurisdição a que pertence cada 
documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi 
produzido e recebido. 
Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser 
conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuando-se os 
documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. 
Universalidade 
Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, 
arranje e descreva a informação orgânica e registrada (ou seja, a informação arquivística) de uma 
forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. É a abordagem do geral ao 
particular que fundamenta a organização dos documentos arquivístico. 
 
Inalienabilidade: é impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros. 
Imprescritibilidade: é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos 
públicos, sem limitação de tempo, por serem estes considerados bens públicos 
inalienáveis. 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
ORGANICIDADE... 
Não é a ordem física que os documentos tinham no setor de trabalho; 
É o respeito à organicidade; 
É a observância do fluxo natural e orgânico com que foram acumulados os 
documentos. 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
Reversibilidade 
Defende que o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer procedimento 
ou tratamento que não possa ser revertido, caso necessário. 
Princípio atrelado à prática da função arquivística de restauração de documentos de 
arquivo. 
 
 
6) CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS 3 IDADES 
A teoria arquivística sistematiza o ciclo de vida dos documentos de arquivo em três fases 
distintas e complementares, caracterizadas por intervalo de tempo e pelo tipo de uso que é dado ao 
documento em cada idade. A metodologia a ser utilizada na organização dos documentos depende 
muito da fase em que ele se encontra no chamado ciclo vital, tendo em vista que a frequência de uso 
e o público alvo são distintos. 
 
 
 
 
Arquivo corrente ou arquivo de primeira idade 
Essa é a primeira fase do ciclo de vida dos documentos de arquivo. 
Ela é composta pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem 
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. São arquivos que 
devem permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois 
existem em função do cumprimento de sua finalidade administrativa. 
 
Arquivo intermediário 
Corresponde à segunda fase do ciclo vital. São os conjuntos documentais que, não sendo 
mais de uso corrente nos órgãosprodutores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Esses arquivos não precisam 
ficar próximos aos setores de trabalho, pois têm uso menos frequente que os arquivos correntes. Os 
arquivos intermediários são transitórios e, também, são conhecidos como “limbo” ou “purgatório”. 
 
• Primeira fase do ciclo de vida dos documentos; 
• Documentos consultados frequentemente; 
• Devem permanecer próximos aos produtores por 
razões administrativas e técnicas; 
• Devem ser de fácil acesso; 
• São absolutamente essenciais ao funcionamento de 
quem os acumula. 
 
ARQUIVO CORRENTE 
Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, 
intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas 
entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
 
Arquivo permanente 
Essa representa a terceira e última fase do ciclo de vida dos 
documentos de arquivo. É composta pelos conjuntos de documentos de valor 
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados 
pela instituição. Quando o documento chega à fase permanente, deve ser 
arquivado de forma definitiva e jamais poderá ser eliminado. 
Nesta fase do ciclo vital ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, 
sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares 
acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público. 
 
 
 
 
• Segunda fase do ciclo de vida dos documentos; 
• Documentos com baixa frequência de consulta; 
• Conservados por ordem administrativa, legal ou 
financeira; 
• Aguardam a eliminação ou guarda permanente; 
• Podem ser alocados em local afastado, de 
manutenção barata; 
• Permanência transitória, por isso, também, são 
conhecidos como "limbo" ou "purgatório"; 
• Consulta restrita ao órgão produtor. 
 
 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
 
 
• Teceira fase do ciclo de vida dos documentos; 
• Conjutos documentais de valor histórico, probatório e 
informativo; 
• O documento permanente perdeu todo o valor de 
natureza administrativa; 
• O documento permanente deve ser guardado 
definitivamente; 
• Possui fins científicos, sociais e culturais; 
• Os arquivos permanentes devem ficar localizados em 
lugares de fácil acesso; 
• Consulta liberada ao público. 
 
 
ARQUIVO PERMANENTE 
 
 
Nomenclatura para cada fase ou idade 
Não há consenso entra a literatura e a legislação arquivística quanto à forma como cada 
fase do ciclo de vida dos documentos arquivísticos deve ser nomeada. Isso acaba se refletindo nas 
questões sobre esse tema nas provas de concursos públicos. Para o candidato não ser surpreendido 
com uma nomenclatura desconhecida, seguem, de forma esquemática, as possibilidades mais 
cobradas nos certames: 
 
Para encerrar essa abordagem e para fins de fixação, segue a conceituação apresentada 
no Dicionário de Terminologia Arquivística para a Teoria das Três Idades (2007, p. 160): 
 
 
 
 
 
 
Valor dos Documentos 
A atribuição de valor aos documentos de arquivo leva em conta duas facetas distintas: 
valor primário/administrativo e valor secundário/histórico. 
Valor primário/administrativo/imediato 
Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam 
ter para apoiar as atividades rotineiras da instituição produtora, evidenciando, assim, a utilidade 
administrativa, legal ou fiscal dos documentos de arquivo. São documentos que dão suporte às 
atividades do dia a dia. O valor primário está diretamente relacionado ao motivo pelo qual o 
 
SINÔNIMOS MAIS COMUNS E QUE PODEM APARECER NA PROVA 
 
ARQUIVO 
CORRENTE 
Arquivo de 
1ª idade 
1ª fase do 
ciclo vital 
 
Arquivo ativo 
 
Arquivo de 
movimento 
Arquivo de 
gestão 
ARQUIVO 
INTERMEDIÁRIO 
Arquivo de 
2ª idade 
2ª fase do 
ciclo vital 
 
Arquivo 
semiativo 
 
Limbo / 
purgatório 
Temporário 
ARQUIVO 
PERMANENTE 
Arquivo de 
3ª idade 
3ª fase do 
ciclo vital 
 
Arquivo 
inativo 
 
Arquivo 
histórico 
 
Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, 
intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas 
entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
documento foi criado (utilidade administrativa imediata) e é absolutamente característico das fases 
CORRENTE e INTERMEDIÁRIA. 
O valor primário representa um valor transitório, que todo documento produzido possui 
e perde com o passar do tempo. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 171), valor primário 
representa: 
 
 
 
 
 
Valor secundário/histórico/mediato 
Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam 
ter para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente produzidos. Os documentos 
com valor secundário são considerados importantes fontes de informações para pesquisadores em 
geral e para a própria entidade produtora. 
O valor secundário é característico da fase PERMANENTE e os documentos que possuem 
esse atributo jamais poderão ser eliminados. Esse é um valor imprescritível. Ressalta-se que apenas 
uma pequena parcela do acervo produzido detém valor secundário ou histórico. 
De acordo com a definição do Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 172), 
valor secundário representa: 
 
VALOR 
PRIMÁRIO 
Administrativo 
Documentos necessários à consecução das atividades 
correntes do órgão: planos, programas, relatórios. 
Legal 
Documentos que envolvem direitos e deveres do 
cidadão para com o Estado e vice-versa, sendo os que 
produzem efeito perante os tribunais, regulamentam 
as questões externas e internas do órgão. 
Fiscal 
Documentos ligados a operações financeiras e à 
comprovação de receitas e despesas, geradas para 
atender a exigências governamentais: notas ficais, 
faturas, recibos. 
Valor atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a 
entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, 
legais e fiscais. 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
 
 
 
 
 
 
O valor secundário pode ser subdividido em probatório e informativo, assim como 
veremos no esquema seguinte: 
 
 
Cabe destacar que todos os documentos possuem valor primário, mas nem todos 
possuem ou adquirem um valor secundário. Quando os documentos perdem o seu valor primário e 
não possuem valor secundário, são eliminados. Por sua vez, aqueles que não são mais necessários àsatividades rotineiras do órgão ou entidade que os criou, mas apresentam valor secundário (valor 
probatório ou informativo), serão destinados à guarda permanente para que sejam disponibilizados 
para a sociedade. 
VALOR 
SECUNDÁRIO 
Probatório 
Valor que permite a um documento de arquivo servir de 
prova legal. Refere-se à história e à ação do órgão, pois são 
o registro da existência e do funcionamento do órgão. 
Informativo 
Valor que um documento possui pelas informações nele 
contidas, independentemente de seu valor probatório. 
Refere-se a documentos que elucidam aspectos 
econômicos, políticos, de pesquisa, sociais, estatísticos, 
etc. São informações que os documentos contêm sobre 
pessoas, entidades coisas, problemas, etc. com que o 
órgão haja tratado. 
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a 
entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins 
diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
7) AVALIAÇÃO 
A avaliação constitui atividade essencial do ciclo de vida dos 
documentos arquivísticos, tendo em vista que ela representa a análise 
dos documentos da instituição, com a finalidade precípua de estabelecer 
os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária 
bem como a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda 
permanente) a partir do valor primário e do valor secundário. 
A avaliação dos documentos permite que a documentação considerada sem valor 
secundário seja eliminada dentro de determinados prazos e que a massa documental de 
determinada instituição ou pessoa seja reduzida sem que ocorra qualquer prejuízo ao conjunto 
informacional. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A avaliação de documentos constitui-se em um trabalho complexo à medida que deve 
analisar um conjunto de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e informativo 
antes de se definir pela eliminação ou pela guarda permanente um conjunto ou série documental. 
Em face disso, as instituições ou pessoas responsáveis pela gestão do acervo devem compor equipes 
técnicas multidisciplinares (também conhecidas como Comissão Permanente de Avaliação – CPAD) 
para a realização dessa atividade, que, ao seu término, dará origem ao instrumento de gestão 
documental conhecido como Tabela de Temporalidade. Ressalta-se que todos os prazos de guarda e 
as ações de destinação final apurados durante a fase de avaliação deverão estar presentes nesse 
instrumento. 
Composição recomendada pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – para 
instituição de uma CPAD: 
 
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental 
arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para 
fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou 
destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial 
de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
 
Vantagens do processo de avaliação 
De acordo com o E-arq Brasil (2006, p.32), a aplicação dos critérios de avaliação é feita 
com base na Teoria das Três Idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se 
distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório 
e/ou informativo. 
Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não 
tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nos arquivos de 
segunda idade são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. 
OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 
Redução da massa documental. 
Agilidade na recuperação de documentos e informações. 
A conservação dos documentos de guarda permanente. 
A racionalização da produção e do fluxo dos documentos de arquivo. 
A eliminação dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de espaço físico. 
COMPOSIÇÃO DA 
C 
P 
A 
D 
• arquivista ou responsável pela guarda da documentação. 
• servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento 
das atividades desempenhadas. 
• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo. 
• profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos 
documentos. 
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo 
objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros). 
• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da 
comissão. 
 
 
A otimização dos gastos com recursos humanos, materiais e financeiros. 
Incremento à pesquisa. 
Garantia da constituição do patrimônio arquivístico. 
 
 
 
8) TABELA DE TEMPORALIDADE E PLANO DE DESTINAÇÃO 
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação dos 
documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo necessário para o 
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente 
às necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento 
de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à 
informação aos que dela necessitarem, seja a própria instituição ou o público externo. 
Sua estrutura básica deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos 
por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e 
intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para 
observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
Prazo de guarda dos documentos 
O prazo de guarda dos documentos constante na Tabela de Temporalidade refere-se ao 
tempo necessário para arquivamento dos documentos nas idades corrente e intermediária, visando 
atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou (valor primário). 
Torna-se razoável observar que o referido prazo deve ser expresso, preferencialmente, 
em anos. Contudo, em alguns casos, ele poderá ser expresso a partir de uma ação concreta que 
deverá, necessariamente, ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Por exemplo: 
para conjuntos documentais que envolvam gastos de dinheiro público, é interessante mencionar que 
o acervo em questão só poderá ser transferido para o arquivo intermediário ou eliminado após a 
aprovação das contas do governo por parte do Poder Legislativo. Nesse caso, o prazo de guarda na 
idade corrente poderia ser expresso da seguinte maneira: “até aprovação das contas”. 
Determinantes na definição dos prazos de guarda: 
Frequência de uso; 
Normas; 
Outras fontes de informações; 
Prazos precaucionais. 
Destinação final dos documentos 
Na Tabela de Temporalidade o campo reservado à destinação final dos documentos 
pode conter as seguintes destinações: eliminação ou guarda permanente. Esses procedimentos 
podem ser sistematizados da seguinte forma: 
 
 
 
Transferência,recolhimento e eliminação dos documentos. 
São conceitos bastante cobrados em provas de concursos públicos e estão, diretamente, 
relacionados à destinação dada aos documentos de arquivo. Portanto, é preciso estar muito atento 
às suas definições: 
 
ELIMINAÇÃO: destinação dada aos documentos que perderam o valor 
primário e não apresentam valor secundário. 
GUARDA PERMANENTE: destinação dada aos documentos que possuem 
informações consideradas importantes para fins de prova, informação e 
pesquisa, ou seja, fins culturais, sociais e científicos. 
TRANSFERÊNCIA: representa a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo 
intermediário. Ela é efetivada por meio da produção do termo de transferência, que é o 
instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos. 
RECOLHIMENTO: representa a operação pela qual um conjunto de documentos passa para o 
arquivo permanente. Ele é efetivado por meio da produção do termo de recolhimento, que é o 
instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo 
permanente. 
ELIMINAÇÃO: é a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem 
valor permanente. Ela também é conhecida como expurgo de documentos. O procedimento 
de eliminação é formalizado após a publicação do edital de ciência de eliminação, que é um 
ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pública a 
eliminação. É importante observar que a inutilização dos documentos poderá ser efetuada 
por procedimentos diversos, dependendo da quantidade e da natureza do seu suporte. 
Contudo, há que se observar que é absolutamente desaconselhada (do ponto de vista 
ecológico) a incineração de papéis, que poderão ser mecanicamente transformados em 
aparas e doados ou vendidos para instituições que trabalham com reciclagem. 
 
 
 
 
 
 
 
Modelo de Tabela de Temporalidade 
 
Diante deste pequeno fragmento de Tabela de Temporalidade elaborado pelo Conselho 
Nacional de Arquivos e disponibilizado para a administração pública federal é possível fazer os 
seguintes apontamentos quanto às suas subdivisões: 
 
ASSUNTO 
 
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais 
produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de 
acordo com plano de classificação de documentos da 
instituição. 
 
PRAZOS DE GUARDA 
 
Conforme foi visto anteriormente, referem-se ao tempo 
necessário para arquivamento dos documentos nas fases 
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às 
necessidades da administração que os gerou, mencionado, 
preferencialmente, em anos. 
 
DESTINAÇÃO FINAL 
 
Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser 
a eliminação, quando o documento não apresenta valor 
O ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os 
processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação por 
venda ou doação. A incineração – processo condenado -, quer pelo aumento do 
índice de poluição que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, 
não deve ser adotada. 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
secundário ou a guarda permanente, quando as informações 
contidas no documento são consideradas importantes para fins 
de prova, informação e pesquisa. 
 
OBSERVAÇÕES 
 
Neste campo são registradas informações complementares e 
justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. 
 
Deve-se observar que a metodologia de criação de uma Tabela de Temporalidade está 
altamente entrelaçada à Teoria das Três Idades, que define os parâmetros gerais para o 
arquivamento e para a destinação dos documentos de arquivo. 
Os documentos sempre serão criados na fase corrente e, após, o cumprimento do prazo 
de guarda na referida fase, poderão ser eliminados, transferidos para o arquivo intermediário ou 
recolhidos diretamente ao arquivo permanente. A determinação do que será feito com cada 
documento constará da Tabela de Temporalidade. 
Ressalta-se que os documentos recolhidos ao arquivo permanente, independentemente 
da origem (arquivo corrente ou intermediário), serão tratados, organizados e arquivados para 
ficarem disponíveis ao público e jamais poderão ser eliminados. 
 
 
 
 
 
Prováveis 
caminhos para os 
documentos 
CORRENTES 
Após o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, poderão ser 
transferidos para o arquivo intermediário; 
Após o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, poderão ser 
eliminados; ou 
Após o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, poderão ser 
recolhidos ao arquivo permanente. 
Prováveis 
caminhos para os 
documentos 
INTERMEDIÁRIOS 
Após o cumprimento do prazo de guarda na fase intermediária, 
poderão ser eliminados; ou 
Após cumprimento do prazo de guarda na fase intermediária, poderão 
ser recolhidos ao arquivo permanente. 
 
Plano de Destinação de Documentos 
Os planos de destinação de documentos são instrumentos que servem para instruir o 
procedimento de quem vai tratar uma massa documental acumulada. Eles contêm informações 
sobre a tipologia documental existente, os prazos de guarda definidos e as séries em que se dividiu o 
acervo. Portanto, neles mesclam-se o plano de classificação de documentos e a tabela de 
temporalidade usados nos arquivos correntes. 
As massas documentais acumuladas existem porque dos documentos existentes nas 
áreas de trabalho não foram objeto de tratamento técnico-científico. Um arquivo corrente que seja 
organizado e que tenha seu ciclo vital determinado por uma tabela de temporalidade não gerará 
uma massa documental acumulada. 
 
 
9) SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS 
O Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p.151) e o Modelo de Requisitos para 
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil – (2011, p. 30) 
apresentam a seguinte definição para o termo “seleção de documentos”: 
 
A correta aplicação do procedimento de seleção dos documentos é importante para que 
seja possível garantir o adequado tratamento ao acervo arquivístico permanente e a otimização do 
processo de busca e recuperação da informação no âmbito dos arquivos. A técnica de seleção dos 
documentos deve observar os critérios de valor histórico, científico, informacional, probatório e 
cultural. 
 
SELEÇÃO: Separação dos documentos de valor permanente daqueles 
passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente 
estabelecidos em tabela de temporalidade. 
 
 
10) CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
Conforme suas características e elementos essenciais, os documentos podem ser 
classificados de acordo com o gênero, a natureza do assunto, a forma, o formato, a espécie e a 
tipologia. 
Classificação quanto ao Gênero 
Gênero documental é a configuração que assume um documento de acordo com o 
sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. 
 CONCEITO EXEMPLOS 
TEXTUAL OU 
ESCRITO 
Gênero documental integrado por 
documentos manuscritos, datilografados 
ou impressos, como atas de reunião, 
cartas, decretos, livros de registro, 
panfletos e relatórios. 
 
ICONOGRÁFICOS 
Gênero documental integrado por 
documentos em suporte sintético, em 
papel emulsionado ou não, que contêm 
imagens fixas (estáticas), impressas, 
desenhadas ou fotografadas, como: 
fotografias, gravuras, diapositivos,desenhos. 
 
SONORO 
Gênero documental integrado por 
documentos com dimensões e rotações 
variáveis, contendo registros fonográficos. 
 
FILMOGRÁFICOS 
Gênero documental integrado por 
documentos que contêm imagens em 
movimento, com ou sem som, como 
filmes e fitas videomagnéticas. Também é 
conhecido como documento 
cinematográfico. 
 
 
 
INFORMÁTICOS 
OU DIGITAIS 
Gênero documental integrado por 
documentos produzidos, tratados ou 
armazenados em computador (disquete, 
disco rígido, disco óptico). 
CARTOGRÁFICOS 
Gênero documental integrado por 
documentos em formatos e dimensões 
variáveis, contendo representações 
geográficas, arquitetônicas ou de 
engenharia, como: mapas, plantas, perfis 
e fotografias aéreas. 
 
 
MICROGRÁFICOS 
Gênero documental integrado por 
documentos resultantes da 
microrreprodução de imagens em 
microforma, mediante a utilização de 
técnicas específicas. 
 
 
Classificação quanto à natureza do assunto 
Quanto à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados de 
duas formas distintas: 
Ostensivo ou ordinário: documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação 
não é prejudicial à administração ou às partes. 
Sigiloso: documento que pela natureza de seu conteúdo sofre 
restrição de acesso. Ou seja, é aquele que fica temporariamente submetido à 
restrição de acesso público em razão de sua imprescritibilidade para a segurança 
da sociedade e do Estado. Esse tipo de documento requer medidas especiais de 
salvaguarda para sua custódia, divulgação e acesso. 
Pela grande importância dessa matéria para a sociedade em geral, o sigilo e o acesso à 
informação são tratados em legislação específica (Lei 12.527/2012 – Lei de Acesso à Informação), 
que estabelece que uma informação pública somente deva ser classificada como sigilosa quando, de 
forma inequívoca, for considerada imprescindível à segurança da sociedade (à vida, segurança ou 
saúde da população) ou do Estado (soberania nacional, relações internacionais, atividades de 
inteligência). 
 
 
 
Níveis de sigilo 
De acordo com a Lei 12.527/2012, as informações sigilosas podem ser classificadas nos 
seguintes níveis: 
 
 
 
 
 
Para facilitar a aplicação da Lei de Acesso à Informação, os legisladores especificaram as 
autoridades responsáveis por classificar as informações nos diferentes níveis de sigilo, observando 
que quanto mais restrito o grau de sigilo, maior deverá ser o nível hierárquico do agente público. 
ULTRASSECRETA
Prazo de segredo
máximo de 
25 anos
Renovável 
por uma 
única vez
SECRETA
Prazo de segredo
máximo de 
15 anos
Renovação 
não prevista
RESERVADA
Prazo de segredo
máximo de
05 anos
Renovação 
não prevista
Poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de 
determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo 
de classificação. 
 
 
 
Informações pessoais 
Informações pessoais são aquelas relacionadas à pessoa natural identificada ou 
identificável, cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida 
privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. 
As informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de classificação 
de sigilo, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção. Elas poderão ser 
acessadas ou divulgadas pelos próprios indivíduos ou por terceiros, sendo que neste último caso 
deverá haver previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que as informações se referirem. 
O consentimento não será exigido quando as informações pessoais forem necessárias para... 
1 
À prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e 
para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico. 
2 
À realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, 
previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se referirem. 
• Presidente da República;
• Vice Presidente da República;
• Ministros de Estado e autoridades com as mesmas
prerrogativas;
• Comandantes da Marinha, do Exército e da
Aeronáutica; e
• Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares
permanentes no exterior.
ULTRASSECRETA
• Autoridades mencionadas acima; e
• Titulares de autarquias, fundações ou empresas
públicas e sociedades de economia mista
SECRETA
• Autoridades supracitadas; e
• As que exercem funções de direção, comando ou
chefia, de hierarquia equivalente ou superior ao nível
DAS 101.5; e
• As que compõe o grupo - Direção e Assessoramento
Superiores, conforme regulamentação específica
RESERVADA
 
 
3 Ao cumprimento de ordem judicial. 
4 À defesa de direitos humanos. 
5 À proteção do interesse público e geral preponderante. 
 
Classificação quanto à forma ou tradição documental: 
Forma representa o estágio de preparação e transmissão dos documentos, podendo ser 
dividida em minuta, original e cópia. 
Minuta: forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto 
abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado. 
Bellotto (2007, p.105) ressalta que há diferença entre minuta e rascunho, sendo este sujeito a 
correções e rasuras, supressões, acréscimos e substituições. 
A autora considera a minuta em dois sentidos: 
1. Como a forma diminuta, diminuída e abreviada do original, seria um escrito 
preparatório e reduzido para que, a partir dele, se pudesse confeccionar o original, isto é, um 
conjunto de dados essenciais para a redação definitiva do documento. 
2. Em outro sentido, a minuta é o original, portanto, o rascunho já passado a limpo, 
porém, sem os sinais de validação (assinaturas, carimbos, tintas, selos). Na verdade, sem validação, 
as minutas não podem ter “fé”, não sendo levadas em conta do ponto de vista jurídico. 
 
Original: representa a versão final de um documento, já na sua forma apropriada. Para 
Bellotto (2007, p.106), o original é o documento feito por direta vontade dos autores e conservado 
em matéria e formas genuínas sob as quais foi originalmente emitido. 
Deve-se considerar no original: 
1. O seu caráter de primeiro, de matriz; 
2. O seu caráter de acabado, perfeito, limpo. 
MINUTA
• Documento com características de futuro original;
• Redação preparatória de um documento textual; e
• É o pré-original já concluído, não tendo apenas os sinais de validade que o tornaria o 
original.
RACUNHO
• Redação preparatória do original, podendo conter rasuras, correções e supressões; e
• É anterior à minuta, que não apresenta imperfeições.
 
 
Elementos que distinguem os originais das minutas e das cópias: as assinaturas ou 
subscrições, carimbos, selos, tintas, etc. inseridos no documento no momento justamente em que 
ele se torna original. 
Cópia: representa um documento formalmente idêntico a um original. Ela pode conviver 
com seus originais ainda existentes ou pode vir a substituí-los. 
Classificação quanto à espécie e tipologia documental 
Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a 
disposição e a natureza das informações nele contidas. É a espécie que identifica o modelo que 
servirá como base jurídica ou consensualmente válida para que o conteúdo do documento 
arquivístico, correto em sua estrutura semântica, se torne legítimo/fidedigno/credível. 
De acordo com a lista das espécies documentais elaborada por Bellotto (2002, p. 46 – 
90), segue quadro resumo com alguns exemplos de espéciesdocumentais: 
 CONCEITO DE CADA ESPÉCIE 
ABAIXO-
ASSINADO 
Documento de solicitação coletiva dirigido a uma autoridade pública para 
manifestar apoio a alguém, para demonstrar queixa, protesto coletivo ou para 
pedir algo que diga respeito ao interesse comum. 
ATA 
Registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembleia ou sessão, 
assim como das decisões tomadas por seus membros. 
ATESTADO 
Declaração, por autoridade governamental, civil, militar, eclesiástica ou 
notarial, a partir de uma realidade ou de um fato constatado. 
CERTIDÃO 
Documento emanado de funcionário de fé pública, mediante o qual se 
transcreve algo já registrado em documento de assentamento, elaborado 
segundo as normas notariais ou jurídico-administrativas. 
CIRCULAR 
Comunicação endereçada simultaneamente a vários destinatários, com 
conteúdo idêntico e redação semelhante à carta ou ao aviso. 
LAUDO 
Parecer de especialista no qual se expõem observações e estudos a respeito de 
um objeto sobre o qual se solicitou uma perícia. 
MEMORANDO 
Forma de correspondência interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros, 
entre chefias de unidades de um mesmo órgão. 
OFÍCIO 
Meio de comunicação do serviço público. Forma padronizada de comunicação 
escrita entre subalternos e autoridades, entre os órgãos públicos e entre estes 
 
 
e os particulares, em caráter oficial. 
ORDEM DE 
SERVIÇO 
Determinação técnica ou administrativa expedida por escrito por autoridade e 
dirigida aos responsáveis por serviços, tarefas ou obras, autorizando-os. 
PARECER 
Opinião técnica ou científica sobre um ato, servindo de base para a tomada de 
decisão. 
PETIÇÃO 
Instrumento pelo qual se solicita algo à autoridade pública sem se ter a certeza 
ou a segurança quanto ao amparo legal do pedido. 
PRONTUÁRIO 
Reunião cumulativa de documentos que acompanham o desempenho dos 
interessados na sua atuação profissional em cursos, estágios, tratamentos 
médicos e psicológicos, assim como em programas educativos e de lazer. 
RECIBO 
Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m) recebido 
dinheiro ou objeto. 
RELATÓRIO 
Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades 
realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à 
autoridade superior. 
 
Tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a 
atividade que a gerou. Ou seja, o tipo documental é formado quando agregamos à espécie 
documental as atividades, funções e competências da entidade produtora/acumuladora de 
documentos. 
 
Quadro elucidativo sobre espécie, função e tipologia documental: 
TIPO DOCUMENTAL
Espécie
Função
Atividade
 
 
ESPÉCIE DOCUMENTAL FUNÇÃO/ATIVIDADE TIPO DOCUMENTAL 
ABAIXO-ASSINADO Solicitar providências 
Abaixo-assinado de solicitação de 
providências 
ATA Reunião do conselho Ata de reunião do conselho 
ATESTADO Atestar óbito Atestado de óbito 
CERTIDÃO Certificar tempo de serviço Certidão de tempo de serviço 
CIRCULAR Convocar reunião Circular de convocação de reunião 
LAUDO Verificar a qualidade do solo Laudo de análise do solo 
MEMORANDO Solicitar material Memorando de solicitação de material 
OFÍCIO Requisitar servidor Ofício de requisição de servidor 
ORDEM DE SERVIÇO 
Realizar encadernação de 
livros 
Ordem de serviço de encadernação de 
livros. 
PARECER Verificar legalidade dos atos 
Parecer jurídico sobre legalidade os 
atos 
PETIÇÃO 
Interromper contagem de 
prazo 
Petição de interrupção de contagem de 
prazo 
PRONTUÁRIO 
Atender paciente em clínica 
médica 
Prontuário de atendimento médico 
RECIBO 
Receber material de 
expediente 
Recibo de material de expediente 
RELATÓRIO Acompanhar atividades 
Relatório de acompanhamento de 
atividades 
Classificação quanto ao formato 
Formato é a configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo 
como foi confeccionado. 
Exemplos: 
 
 
CÓDICE 
 
FICHA 
 
CADERNO 
 
LIVRO 
 
 
 
 
11) CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO 
Há cinco qualidades do arquivo ou dos seus documentos. São elas: naturalidade, inter-
relacionamento, imparcialidade, fidedignidade, autenticidade e unicidade. 
Naturalidade: Ao contrário da forma de acumulação de acervo característica das 
Bibliotecas e Museus (em que os seus objetos são coletados artificialmente), os documentos de 
arquivos são acumulados naturalmente em decorrência das atividades do organismo produtor. A 
acumulação ocorre de uma necessidade administrativa prática, em que os documentos são criados 
de forma contínua e progressiva (como sedimentos de estratificações geológicas), dotados de 
organicidade. 
Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações com outros documentos no 
decorrer do andamento das transações para as quais foram criados. Um documento de arquivo 
considerado de forma isolada ficará impossibilitado de comprovar fatos e ações de seu produtor. O 
documento arquivístico possui relação com seu produtor e com os outros documentos do arquivo de 
mesma natureza funcional. Esse inter-relacionamento, por ser uma característica primordial do 
documento, possibilita a consecução do objetivo de comprovar atividades e, principalmente, 
identificar o documento com seu criador. 
Imparcialidade: refere-se ao fato de que os documentos arquivísticos são 
inerentemente verdadeiros. Eles são imparciais em decorrência de dois aspectos importantes: 1°) são 
produtos de atividades; e 2°) respeitam as rotinas processuais estabelecidas. Logo, os documentos 
arquivísticos retratam com fidelidade os fatos e atos que atestam. 
Deve-se ressaltar que o contexto de produção dos documentos deve ser levado em 
consideração para se extrair a verdade dos fatos contidos nos registros documentais 
Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia dos 
documentos. Os documentos arquivísticos são considerados autênticos quando são criados e 
conservados conforme procedimentos regulares que podem ser comprovados por meio de rotinas 
estabelecidas. 
A autenticidade relaciona-se com a capacidade de provar que um documento 
efetivamente é o que diz ser, livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Considera-
se documento autêntico aquele que se preserva da mesma forma como foi produzido e dessa forma 
apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua criação, 
independentemente da veracidade do conteúdo. 
Unicidade: característica pela qual cada documento de arquivo assume lugar único no 
conjunto documental ao qual pertence. Cópias de um registro podem existir em um ou mais grupos 
 
 
de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque suas relações com os demais registros 
do grupo é sempre único. 
 
 
• Trata da forma de acumulação dos documentos no decorrer 
da execução das atividades (progressiva, natural e orgânica). 
NATURALIDADE 
• Um documento de arquivo estabelece relações com outros 
documentos e com o organismo produtor. 
INTER-
RELACIONAMENTO 
• Os documentos arquivístico são inerentemente verdadeiros. IMPARCIALIDADE 
• Capacidade de se provar que um documento efetivamente é 
o que diz ser e que é livre de adulterações ou qualquer outro 
tipo de corrupção. 
AUTENTICIDADE 
• Cada documento assume um lugar único na estrutura 
documental do grupo ao qual pertence e no universo 
documental. 
UNICIDADE 
 
 
12) ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS 
A organização e a administração de acervos arquivísticos demandam intenso esforço 
intelectual e físico por parte dos gestores e colaboradores que atuarão, diretamente,na execução 
das atividades. O plano ideal defende que haja forte trabalho de sensibilização e estimulação dos 
funcionários da instituição em todos os níveis da cadeia hierárquica, dessa forma todos poderão 
contribuir e se sentirão responsáveis pelo alcance das metas propostas. 
A organização e administração de arquivos são divididas nas seguintes fases: 
1. Levantamento de dados; 
2. Análise dos dados coletados; 
3. Planejamento; e 
4. Implantação e acompanhamento. 
Levantamento de dados 
O levantamento dos dados permite aos responsáveis pela gestão 
documental do órgão ter conhecimento mais detalhado sobre a instituição 
(estrutura e alterações, objetivos e funcionamento). Por meio desse conhecimento 
prévio é possível compreender e avaliar o real significado da documentação 
institucional produzida. 
A tabela seguinte apresenta as informações que precisarão ser levantadas na instituição: 
normas, documentação, pessoal, equipamentos, situação física do acervo e meios de comunicação. 
 
 
LEVANTAMENTO DE DADOS NO ÂMBITO DAS INSTITUIÇÕES 
NORMAS DOCUMENTAÇÃO PESSOAL EQUIPAMENTOS 
SITUAÇÃO FÍSICA DO 
ACERVO 
MEIOS DE COMUNICAÇÃO 
DO ACERVO 
Estatutos 
Gênero (escritos ou textuais, audiovisuais, 
cartográficos, iconográficos, informáticos, etc) 
Número de pessoas Quantidade Extensão da área ocupada Telefones 
Regimentos 
Espécies (cartas, faturas, relatórios, projetos, 
questionários, etc) 
Qualificação Modelos Condições de iluminação Fax 
Regulamentos Modelos Salários Estado de conservação Umidade 
Normas Formulários Escolaridade 
Estado de conservação das 
instalações 
 
Organogramas Arranjo Formação profissional Proteção contra incêndio 
Documentos 
constitutivos 
Classificação 
 Existência de registros e protocolos 
 Média de arquivamentos/dia 
 Controle de empréstimo 
 
Processos adotados para conservação e 
restauração de documentos 
 
 Existência de normas de arquivo 
 Manuais 
 Códigos de classificação 
 
 
Análise dos dados coletados 
Após a coleta dos dados apresentados na tabela de levantamento, 
os responsáveis pela gestão documental na instituição estarão plenamente 
habilitados a analisar a situação do arquivo e proceder à realização de um 
diagnóstico arquivístico detalhado. O resultado apresentado no diagnóstico 
possibilitará a formulação e proposição de medidas e ações a serem adotadas no sistema que está 
sendo planejado. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p. 24): 
 
 
 
 
 
DIAGNÓSTICO 
ANÁLISE DE: OBJETIVOS: 
1. Quantidade  Implantar sistemas 
 Estabelecer transferências 
 Estabelecer recolhimentos 
 Realizar microfilmagem 
 Efetivar programas de 
conservação e restauração, etc. 
2. Localização 
3. Estado físico 
4. Condições de armazenamento 
5. Grau de crescimento 
6. Frequência de consulta, etc. 
 
Planejamento 
Fase posterior à coleta e análise dos dados. É absolutamente 
indispensável para que o arquivo tenha condições de cumprir sua finalidade 
e função institucionais. Alguns elementos são imprescindíveis no momento 
da elaboração de um plano arquivístico, a saber: 
 
Diagnóstico: é a análise de informações básicas (quantidade, localização, estado 
físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, frequência de consulta e 
outras) sobre os arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de 
transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige 
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e 
cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. 
 
 
 
Posição do arquivo na estrutura da instituição 
O arquivo de uma instituição atende a setores e funcionários de diferentes níveis de 
autoridade, por isso, deve se situar na posição hierárquica mais elevada possível, de forma a 
subordinar-se a um órgão hierarquicamente superior. Essa decisão estratégica diminui a 
possibilidade de conflitos nas relações humanas e nas comunicações institucionais. 
Centralização ou descentralização dos serviços de arquivo 
Primeiramente, deve-se ressaltar que a opção por centralizar ou descentralizar os 
serviços de arquivo é sempre focada na idade corrente, tendo em vista que nas fases intermediária e 
permanente os arquivos serão sempre centralizados, não havendo possibilidade de descentralização 
nessas fases do ciclo vital. 
Sistema centralizado de arquivos correntes representa, além da reunião da 
documentação em um único local, a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, 
registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único 
órgão da estrutura organizacional. Frequentemente, designa-se como protocolo e arquivo, 
comunicações e arquivo, ou outra denominação similar. 
PLANEJAMENTO 
(é preciso definir) 
A posição do arquivo na estrutura da instituição 
A centralização ou descentralização dos serviços 
de arquivo 
A escolha dos métodos de arquivamento 
adequados 
O estabelecimento de normas de funcionamento 
Os recursos humanos 
As instalações e os equipamentos adequados 
A constituição de arquivos intermediário e 
permanente 
Os recursos financeiros necessários 
 
 
 
 
A descentralização representa a instalação de arquivos em cada departamento de 
determinada instituição, onde são reunidos todos os documentos do departamento, incluindo os 
produzidos pelas divisões e seções que o compõem. 
A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: 
a) Centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos 
arquivos: 
Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de 
comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de 
programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas 
em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. Esses arquivos descentralizados 
são denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. 
 
ARQUIVO 
CENTRAL e 
PROTOCOLO 
Secretaria de 
Documentação 
Secretaria de Segurança 
Secretaria de Serviços 
Integrados de Saúde 
Secretaria de Gestão 
de Pessoas 
Secretaria de 
Adminsistração 
Financerira 
Secretaria de Tecnologia 
da Informação 
Secretaria de 
Comunicação Social Secrataria de Controle 
Interno 
 
 
 
b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. 
Esse sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais 
atividades de controle já mencionadas anteriormente. Neste modelo os arquivos setoriais 
encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação 
dos documentos etc. 
 
 
PROTOCOLO 
CENTRALIZADO 
Secretaria de Gestão de 
Pessoas 
___________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Adminsistração 
Financerira 
_______________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Tecnologia da 
Informação 
_____________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Comunicação 
Social 
______________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secrataria de Controle 
Interno 
____________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de 
Documentação 
____________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Segurança 
____________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Serviços 
Integrados