arquivologia completo para concursos

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1) CONCEITOS BÁSICOS DE ARQUIVOLOGIA 
1.1 Arquivo: 
 As primeiras instituições arquivísticas tiveram origem na Grécia Antiga. Alguns autores 
afirmam que a etimologia do termo “arquivo” deriva da palavra grega “archeion”, que se refere ao 
local de guarda e depósito de documentos. 
O Dicionário de Terminologia Arquivística elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos 
– CONARQ (2005, p. 25) apresenta a seguinte definição para arquivo: 
 
 
 
 
O conceito de arquivo constante do artigo 2º do texto da Lei 8.159/1991 é mais 
completo e, também, o mais explorado pelas bancas examinadoras: 
 
 
 
 
 
 
Quem pode produzir documento arquivístico? 
Administração Pública direta e indireta e toda empresa ou pessoa física que possua vínculo com o 
poder público. 
Qual documento pode ser considerado público? 
Aquele produzido ou recebido pelos órgãos, instituições ou pessoas físicas e jurídicas no 
desempenho de atividades públicas. 
Qualquer informação pode ser considerada documento de arquivo? 
Não. Será considerado documento arquivístico aquele produzido em decorrência do exercício das 
atividades orgânicas das instituições. 
 
Do conceito apresentado deve-se observar que os arquivos são representados por um 
conjunto de documentos produzidos e recebidos por: 
 
 
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições 
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades 
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação 
ou a natureza dos documentos. 
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, 
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, 
independentemente da natureza do suporte. 
 
 
 
ÓRGÃOS PÚBLICOS 
(...) produzidos no desempenho de suas 
atividades... 
INSTITUIÇÕES DE 
CARÁTER PÚBLICO 
ENTIDADES 
PRIVADAS 
PESSOAS FÍSICAS 
OU FAMÍLIAS 
 
Para que se possa compreender a estrutura conceitual do termo arquivo, a análise de 
três elementos básicos de sua formação é essencial: 
1.1.1 Suporte: representa o material no qual são registradas as informações. 
Exemplos: 
PAPEL DISQUETE PELÍCULA 
FOTOGRÁFICA 
PAPIRO CD 
 
 
1.1.2 Informação: é o elemento referencial, a noção, a ideia ou a mensagem 
contidos em um documento. 
 
 
1.1.3 Documento: é a unidade de registro de informações, suscetível de consulta, 
estudo, prova e pesquisa, em que se comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos 
do homem numa determinada época ou lugar. É qualquer informação registrada fisicamente em 
determinado material (suporte) suscetível de estudo, prova e pesquisa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.1.4 Polissemia1 do termo “arquivo” 
O termo arquivo compreende um conjunto de significados, em que o contexto de uso 
do termo permite orientar-se pelas seguintes definições: 
Conjunto de documentos – qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu 
suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou 
privado, em função do desempenho de sua atividade. 
 
Local de guarda – destinado à conservação de documentos devidamente 
classificados e ordenados. 
 
Instituição ou serviço – que tem por finalidade a custódia, o processamento 
técnico, a conservação e o acesso aos documentos. 
 
Móvel – destinado à guarda de documentos. 
 
Título de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e 
francesa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1
A polissemia ou polissemia lexical (do grego poli: "muitos"; sema:"significados") é o fato de uma determinada palavra ou expressão 
adquirir um novo sentido além de seu sentido original, guardando uma relação de sentido entre elas. 
 
Informação Suporte 
 
Documento 
 
 
 
2) IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
Os documentos de arquivo, mesmo os mais antigos, são absolutamente indispensáveis 
ao desempenho das atividades governamentais, pois são capazes de refletir sua origem e 
constituem-se em importante elemento de prova da existência das instituições e das tarefas por elas 
desempenhadas. Eles contêm o registro das obrigações financeiras, legais e administrativas 
cumpridas. Formam o grande capital da experiência oficial de que o Estado necessita para dar 
continuidade e consistência às suas ações. Os documentos arquivísticos têm sido um dos 
importantes pilares para o desempenho eficaz das atividades das instituições. 
A importância do arquivo está cada dia mais evidente para as instituições e pessoas, 
sejam elas públicas ou privadas, por motivo do exponencial aumento na geração de informações por 
parte da sociedade moderna e da necessidade de definição de metodologias adequadas para os 
procedimentos de produção, conservação, guarda e destinação dos documentos. 
 
 
 
 
 
Note que a primeira e principal finalidade dos arquivos é servir de apoio à 
administração, ou seja, subsidiar as atividades do dia-a-dia e, em um segundo momento, servir de 
base para o conhecimento da história. Dois cenários estão em evidência: um representa a 
necessidade prática de incrementar a eficiência administrativa e outro evidencia o uso do arquivo 
como importante fonte de cultura para a sociedade. 
Quanto à função, o foco do arquivo centra-se em dar acesso e tornar disponíveis as 
informações contidas no acervo documental sob sua guarda. 
Finalidade: servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, 
em base do conhecimento da história. 
Função: tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob 
sua guarda. 
 
 
3) DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU 
Arquivos, bibliotecas e museus são entidades que compartilham a responsabilidade no 
processo de recuperação da informação em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e 
social, bem como o testemunho jurídico e histórico. Essas instituições cumprem seus objetivos por 
meio da aplicação de procedimentos técnicos distintos e metodologicamente aplicados. 
Os fins, em se tratando de biblioteca e museus, serão didáticos, culturais, técnicos ou 
científicos e os de arquivos serão administrativos e jurídicos. 
Documentos de arquivo: são produzidos ou recebidos por instituição ou pessoa, no 
curso de sua atividade, guardando esses documentos relação orgânica entre si. São preservados para 
a consecução de objetivos funcionais, legais e administrativos, visando à utilidade que poderão ter no 
futuro. 
 
 
De acordo com Bellotto (2007, p. 38): 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documentos de biblioteca: são resultantes de criações artísticas ou de pesquisas. 
São materiais, em sua maioria impressos, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta, 
com objetivo primordial de informar ou ensinar. Também são caracterizados pela multiplicidade, ou 
seja, determinada obra pode ser encontrada em mais de uma biblioteca. 
 
Arquivo: é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração 
pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão 
reunidos segundo sua origem e função. Os objetivos primários do arquivo são 
jurídicos, funcionais e administrativos e os fins secundários serão culturais e de 
pesquisa histórica. A fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a 
pessoa à qual o arquivo é ligado. 
 
 
 
 
De acordo com Bellotto (2007, p. 38): 
 
 
 
 
 
 
 
Documentos de museu: são provenientes da criação artística ou da civilização 
material de uma comunidade. Representam o testemunho dedeterminada época ou atividade, sendo 
utilizado para informar, de forma visual, educar e entreter. Os documentos museológicos são 
caracterizados por serem objetos bi ou tridimensionais. Eles possuem os mais diversos tipos, 
naturezas, formas e dimensões. 
 
 
De acordo com Bellotto (2007, p. 39): 
 
 
 
 
 
Para facilitar a compreensão e ajudar na resolução das questões segue um quadro 
comparativo abrangendo as principais características entre arquivo, biblioteca e museu: 
Biblioteca: é órgão colecionador (reúne artificialmente o que vai surgindo e 
interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo 
conteúdo. Os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos. Os 
fornecedores são múltiplos (diferentes livrarias, editoras, empresas gráficas, 
empresas jornalísticas, laboratórios de microfilmes, etc). 
Museu: é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e classificada segundo a 
natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence e seus 
objetivos finais são educativos e culturais. 
 
 
 ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU 
TIPO DE SUPORTE 
Documentos 
manuscritos, 
impressos, 
audiovisuais 
(exemplar único). 
Documentos 
impressos, 
manuscritos, 
audiovisuais (exemplar 
múltiplo). 
Objetos 
bi/tridimensionais 
(exemplar único). 
TIPO DE 
CONJUNTO 
Fundos: unidos pela 
proveniência 
(origem). 
Coleção: documentos 
unidos pelo conteúdo. 
Coleção: documentos 
unidos pelo conteúdo 
ou pela função. 
FINS DE 
PRODUÇÃO 
Administrativos, 
jurídicos, funcionais, 
legais. 
Culturais, científicos, 
técnicos, artísticos, 
educativos. 
Culturais, artísticos, 
funcionais. 
OBJETIVO Provar, testemunhar Instruir, informar. Informar, entreter. 
ENTRADA DOS 
DOCUMENTOS 
Acumulação natural: 
são produzidos em 
decorrência do 
desempenho das 
atividades. 
Compra, doação, 
permuta de fontes 
múltiplas. 
Compra, doação, 
permuta de fontes 
múltiplas. 
PÚBLICO 
Administrador e 
pesquisador. 
Grande público e 
pesquisador. 
Grande público e 
pesquisador. 
 
CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DE CADA TIPO DE ACERVO 
ARQUIVÍSTICO A organização espelha a instituição de que tratam os documentos. 
BIBLIOGRÁFICO A organização do acervo espelha a organização dada às áreas do 
conhecimento. 
MUSEOLÓGICO A organização espelha recortes de tempo, de assunto e da memória. 
 
Paralelo entre biblioteca e arquivo 
De acordo com Paes (2004, p. 17 – 18), as características principais entre arquivos e 
bibliotecas podem ser resumidas da seguinte forma: 
 
 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
ORIGEM 
Os documentos são produzidos e conservados 
com objetivos culturais. 
Os documentos são produzidos e conservados 
com objetivos funcionais. 
 
AQUISIÇÃO OU CUSTÓDIA 
Os documentos são colecionados de fontes 
diversas, adquiridos por compra ou doação. 
Os documentos não são objetos de coleção; 
provêm tão-só das atividades públicas ou 
privadas, servidas pelo arquivo. 
Os documentos existem em numerosos 
exemplares. 
Os documentos são produzidos em um único 
exemplar ou em limitado número de cópias. 
A significação do acervo não depende da 
relação que os documentos tenham entre si. 
Há significação orgânica entre os documentos. 
 
MÉTODO DE AVALIAÇÃO 
Aplica-se a unidades isoladas. 
Preserva-se a documentação referente a uma 
atividade, como um conjunto e não como 
unidades isoladas. 
O julgamento não tem caráter irrevogável. Os julgamentos são finais e irrevogáveis. 
GÊNERO DOS DOCUMENTOS 
Documentos impressos. Documentos textuais. 
Audiovisual. Audiovisuais. 
Cartográfico. Cartográficos. 
 
 
O julgamento envolve questões de 
conveniência, e não de preservação ou perda 
total. 
A documentação não raro existe em via única. 
 
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO 
Utiliza métodos predeterminados. 
Estabelece classificação específica para cada 
instituição, ditada pelas suas particularidades. 
Existe conhecimento do sistema, do conteúdo 
e da significação dos documentos a classificar. 
Exige conhecimento da relação entre as 
unidades, a organização e o funcionamento 
dos órgãos. 
 
MÉTODO DESCRITIVO 
Aplica-se a unidades discriminadas. Aplica-se a conjuntos de documentos. 
As séries (anuários, periódicos, etc.) são 
unidades isoladas para catalogação. 
As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades 
funcionais ou grupos documentais da mesma 
espécie) são consideradas unidades fins da 
descrição. 
 
Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconomia trata dos documentos individuais e a 
arquivística, de conjuntos de documentos. 
 
 
4) CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
A compreensão dos arquivos, como conjunto e objeto de estudo e de trabalho, abrange 
classificá-los segundo: 
1) As entidades mantenedoras; 
2) Os estágios de evolução; 
3) A extensão de atuação; e 
4) A natureza dos documentos. 
 
Classificação quanto às entidades mantenedoras 
Esta classificação parte do entendimento acerca da origem dos documentos de arquivo, 
em face das características das organizações. De acordo com Paes (2007, p.21), quanto à entidade 
mantenedora, os arquivos podem ser classificados da seguinte forma: 
 
PÚBLICO 
Federal 
Central 
Regional 
Estadual / DF 
Municipal 
INSTITUCIONAIS 
Instituições 
Educacionais 
Igrejas 
Corporações não-
lucrativas 
Sociedades, 
associações 
COMERCIAIS 
Firmas 
Companhias 
FAMILIAIS OU 
PESSOAIS 
 
 
A Lei 8.159/1991 classifica os arquivos em apenas duas categorias: públicos e privados. 
Veja a definição atribuída pela norma: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Classificação quanto à natureza dos documentos 
Arquivo Especial: é constituído por documentos de diversos formatos que, devido às 
características físicas do suporte, merecem um TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu 
armazenamento e tratamento técnico. Ou seja, exigem TRATAMENTO DIFERENCIADO no que se 
refere à sua guarda e conservação. 
EXEMPLOS DE SUPORTES ESPECIAIS 
CD 
 
FITAS DE VÍDEO 
 
FITAS DE ÁUDIO 
 
DISQUETES 
 
FOTOGRAFIAS 
 
MICROFILMES 
 
Públicos: são aqueles produzidos e mantidos por instituições públicas nas esferas 
federal, estadual e municipal, no desempenho de suas atribuições 
administrativas, legislativas e/ou judiciárias. Também são considerados públicos 
os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de 
serviços públicos. 
Privados: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas 
atividades. 
 
 
SLIDES 
 
Conceito de documentos especiais constante do Dicionário de Terminologia Arquivística 
(2005, p. 75). 
 
 
 
 
 
 
Arquivo Especializado: é o arquivo constituído por documentos resultantes do 
desenvolvimento de atividades de DETERMINADA ÁREA DO CONHECIMENTO HUMANO, 
independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. Também são conhecidos 
como ARQUIVOS TÉCNICOS. 
EXEMPLOS DE ARQUIVOS ESPECIALIZADOS 
Arquivos de engenharia 
 
Arquivos médicos ou hospitalares 
 
Arquivos de imprensa 
 
 
Classificação quanto aos estágios de sua evolução 
Quanto ao estágio de evolução, os arquivos são divididos em: arquivo corrente, arquivo 
intermediário e arquivo permanente. Esses três elementos da divisão apresentada representam as 
três fases/idades constantes da teoria do Ciclo Vital dos Documentos de arquivo, que, devido a sua 
grande importância para a resolução de questões de provas,será minuciosamente explorada em 
capítulo próprio. 
À luz do artigo 8° da Lei 8159/1991: 
Documento especial: documento em linguagem não textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Classificação quanto à extensão de sua atuação 
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser divididos em duas 
categorias: setorial ou central/geral. 
Arquivo setorial: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo 
função de arquivo corrente. A instituição que opta por organizar sua estrutura de gestão documental 
por meio da criação de arquivos setoriais, passa a ter arquivos instalados nas unidades de trabalho 
do órgão, de forma descentralizada. Eles ficam responsáveis por apoiar as atividades do dia-a-dia. 
Por exemplo: 
 
 
Arquivo central ou geral: destina-se a receber os documentos correntes provenientes 
de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades de arquivo 
corrente. 
 
Presidência 
Arquivo Setorial 
Pessoal 
Arquivo Setorial 
Material 
Arquivo Setorial 
Patrimônio 
Arquivo Setorial 
Tecnologia 
Arquivo Setorial 
Arquivo 
Central 
/ Geral 
Pessoal 
Material Patrimônio 
Tecnologia 
Corrente: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam 
objeto de consultas frequentes. 
Intermediário: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
Permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório e 
informativo que devem ser definitivamente preservados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
5) PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
O desenvolvimento da disciplina arquivística se fez por meio de uma 
série de princípios essenciais que se mostraram imprescindíveis ao longo do tempo 
no processo de gestão eficiente dos conjuntos documentais. Essa base 
principiológica torna a Arquivologia um campo do conhecimento com características 
próprias quando comparada com as outras áreas da Ciência da Informação, como a Biblioteconomia 
e a Museologia. 
Princípio da Proveniência ou do respeito aos fundos 
É considerado o princípio basilar da organização dos fundos de arquivo. 
Todas as intervenções arquivísticas ocorrem sob a égide da proveniência, pois evita 
danos graves e irreparáveis à organização dos arquivos que há tempos atrás eram dispostos por tema 
ou outro fator qualquer. 
Consiste em deixar os documentos de determinada instituição ou pessoa agrupados 
sem misturá-los aos arquivos provenientes de outras administrações, instituições ou pessoas 
(físicas ou jurídicas). Por esse princípio, os gestores da documentação devem levar em conta a 
origem administrativa dos documentos, ou seja, sua proveniência, não misturando seus documentos 
com documentos de origem distinta. Este princípio fixa a identidade e origem do fundo, define-se 
como o princípio fundamental segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência não devem 
ser misturados com os de outra proveniência. É universalmente aceito como a base teórica e prática 
da Arquivística. 
PATRIMÔNIO DOCUMENTAL 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fundo Fundo Fundo 
Fundo 
Fundo Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo Fundo Fundo 
Fundo Fundo Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo 
Fundo 
 
 
De acordo com Bellotto (2007, p.88): 
 
 
 
 
 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 136): 
 
 
 
 
 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 97), fundo é o 
conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Pode receber duas classificações: 
Fundo aberto: fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função 
do fato de a entidade produtora continuar em atividade. 
Fundo fechado: fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a 
entidade produtora não se encontrar mais em atividade. 
Princípio da organicidade 
A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções 
e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 127): 
 
 
 
Segundo esse princípio, a organicidade representa a inter-relação dos documentos de 
arquivo e o vínculo existente entre estes e as funções e atividades que lhes deram origem, de forma 
que um documento isolado do seu contexto de produção perde muito do seu significado. 
Princípio da cumulatividade ou naturalidade 
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Os registros arquivísticos não 
são coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas administrações, em função do 
cumprimento dos seus objetivos práticos. Eles se acumulam de maneira contínua e progressiva, 
Princípio da Proveniência: fixa a identidade do documento relativamente a seu 
produtor. Por esse princípio, [...] os arquivos originários de uma pessoa devem 
manter a individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não 
devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de origem distinta. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige 
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e 
cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. 
Organicidade: relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência 
das atividades da entidade produtora. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
Princípio da Proveniência: princípio básico da Arquivologia segundo o qual o arquivo 
produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos 
de outras entidades produtoras. Também chamado de princípio de respeito aos 
fundos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige 
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e 
cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. 
 
 
como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dotam de um elemento de coesão 
espontânea. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística 
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, 
destruição não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de prova e informação. 
Este princípio é derivado do princípio da proveniência”. 
A observância ao princípio da integridade arquivística contribui para a manutenção dainter-relação entre os documentos de arquivo, tendo em vista que a mutilação de um fundo 
arquivístico compromete o nexo existente entre o conjunto, prejudicando a análise e compreensão 
das funções e atividades desenvolvidas pela instituição. 
Princípio da Unicidade 
A teoria arquivística defende que o princípio da unicidade se refere à característica do 
documento arquivístico de ser único no seu conjunto documental, independentemente do fato de 
haver uma cópia do referido documento no mesmo fundo de arquivo, pois o contexto de 
produção/recebimento dotaria cada um deles de um significado próprio. 
Bellotto (2007, p.88) define o princípio da unicidade da seguinte forma: 
 
 
 
 
 
 
Cumulatividade e naturalidade: ressalta-se que o arquivo não pode ser 
composto por meio da aquisição de documentos escolhidos aleatoriamente, 
mas forma-se naturalmente, pela acumulação de documentos recebidos ou 
produzidos em relação direta com as atividades da instituição produtora. Ou 
seja, a documentação arquivística acumula-se pela força do processo de criação 
dos documentos no desempenho das atividades, num processo natural de 
acumulação e não de forma artificial como acontece em outras áreas que fazem 
parte da Ciência da Informação (bibliotecas e museus). 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
Não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo 
conservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Princípio do respeito à ordem original, “santidade” da ordem 
original, ordem primitiva ou princípio de registro (registratur) 
Representa a ideia de que a ordem original, desde que metodicamente estabelecida, é 
imprescindível para a manutenção dos documentos dentro do contexto da sua criação. Sem que haja 
o devido respeito a esse princípio, as inter-relações dos documentos e o reflexo às atividades que os 
geraram seriam seriamente prejudicados. 
Para Bellotto (2007, p.131), obedecer a ordem original não está ligada ao respeito a 
ordem estrita que os documentos receberam na repartição de origem e, sim, o respeito à 
organicidade, isto é, a observância do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos e não 
propriamente dos detalhes ordenatórios de seu primeiro arquivamento. 
O conceito não orienta, simplesmente, manter o acervo da forma como é recebido, 
afinal pode estar desorganizado, não ser integral ou, mesmo, não ser perceptível qualquer regra 
efetiva de organização. O ideal é buscar a organicidade e o contexto dos documentos de modo a 
permitir sua utilização como prova da execução das atividades. 
Princípio da ordem original é facilmente aplicável na organização do acervo quando o 
produtor do arquivo utilizou-se de metodologia adequada de gestão de documentos arquivísticos, 
elaborando, por exemplo, um plano de classificação que estruture suas funções e atividades 
executadas, e utilizando-o para indexação e organização física dos documentos. 
 
ARQUIVO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
Função 
 
 
 
 
 
 
Pertinência 
O princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem 
ter em conta a proveniência e a classificação original, denomina-se de pertinência ou temático. 
Baseia-se na análise do conteúdo para definir a organização dos documentos, é oposto ao princípio 
de respeito aos fundos. É um princípio abandonado ou "praticamente não mais utilizado" 
Inalienabilidade e imprescritibilidade 
O princípio da inalienabilidade e o princípio da imprescritibilidade são complementares 
entre si e relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados 
pelas instituições públicas. Quando aplicado aos arquivos, proíbe sua venda ou sua cessão a terceiros 
(inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade). 
 
 
 
 
 
Territorialidade ou proveniência territorial 
Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, a jurisdição a que pertence cada 
documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi 
produzido e recebido. 
Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser 
conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuando-se os 
documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. 
Universalidade 
Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, 
arranje e descreva a informação orgânica e registrada (ou seja, a informação arquivística) de uma 
forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. É a abordagem do geral ao 
particular que fundamenta a organização dos documentos arquivístico. 
 
Inalienabilidade: é impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros. 
Imprescritibilidade: é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos 
públicos, sem limitação de tempo, por serem estes considerados bens públicos 
inalienáveis. 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
ORGANICIDADE... 
Não é a ordem física que os documentos tinham no setor de trabalho; 
É o respeito à organicidade; 
É a observância do fluxo natural e orgânico com que foram acumulados os 
documentos. 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
Reversibilidade 
Defende que o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer procedimento 
ou tratamento que não possa ser revertido, caso necessário. 
Princípio atrelado à prática da função arquivística de restauração de documentos de 
arquivo. 
 
 
6) CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS 3 IDADES 
A teoria arquivística sistematiza o ciclo de vida dos documentos de arquivo em três fases 
distintas e complementares, caracterizadas por intervalo de tempo e pelo tipo de uso que é dado ao 
documento em cada idade. A metodologia a ser utilizada na organização dos documentos depende 
muito da fase em que ele se encontra no chamado ciclo vital, tendo em vista que a frequência de uso 
e o público alvo são distintos. 
 
 
 
 
Arquivo corrente ou arquivo de primeira idade 
Essa é a primeira fase do ciclo de vida dos documentos de arquivo. 
Ela é composta pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem 
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. São arquivos que 
devem permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois 
existem em função do cumprimento de sua finalidade administrativa. 
 
Arquivo intermediário 
Corresponde à segunda fase do ciclo vital. São os conjuntos documentais que, não sendo 
mais de uso corrente nos órgãosprodutores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Esses arquivos não precisam 
ficar próximos aos setores de trabalho, pois têm uso menos frequente que os arquivos correntes. Os 
arquivos intermediários são transitórios e, também, são conhecidos como “limbo” ou “purgatório”. 
 
• Primeira fase do ciclo de vida dos documentos; 
• Documentos consultados frequentemente; 
• Devem permanecer próximos aos produtores por 
razões administrativas e técnicas; 
• Devem ser de fácil acesso; 
• São absolutamente essenciais ao funcionamento de 
quem os acumula. 
 
ARQUIVO CORRENTE 
Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, 
intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas 
entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
 
Arquivo permanente 
Essa representa a terceira e última fase do ciclo de vida dos 
documentos de arquivo. É composta pelos conjuntos de documentos de valor 
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados 
pela instituição. Quando o documento chega à fase permanente, deve ser 
arquivado de forma definitiva e jamais poderá ser eliminado. 
Nesta fase do ciclo vital ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, 
sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares 
acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público. 
 
 
 
 
• Segunda fase do ciclo de vida dos documentos; 
• Documentos com baixa frequência de consulta; 
• Conservados por ordem administrativa, legal ou 
financeira; 
• Aguardam a eliminação ou guarda permanente; 
• Podem ser alocados em local afastado, de 
manutenção barata; 
• Permanência transitória, por isso, também, são 
conhecidos como "limbo" ou "purgatório"; 
• Consulta restrita ao órgão produtor. 
 
 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
 
 
• Teceira fase do ciclo de vida dos documentos; 
• Conjutos documentais de valor histórico, probatório e 
informativo; 
• O documento permanente perdeu todo o valor de 
natureza administrativa; 
• O documento permanente deve ser guardado 
definitivamente; 
• Possui fins científicos, sociais e culturais; 
• Os arquivos permanentes devem ficar localizados em 
lugares de fácil acesso; 
• Consulta liberada ao público. 
 
 
ARQUIVO PERMANENTE 
 
 
Nomenclatura para cada fase ou idade 
Não há consenso entra a literatura e a legislação arquivística quanto à forma como cada 
fase do ciclo de vida dos documentos arquivísticos deve ser nomeada. Isso acaba se refletindo nas 
questões sobre esse tema nas provas de concursos públicos. Para o candidato não ser surpreendido 
com uma nomenclatura desconhecida, seguem, de forma esquemática, as possibilidades mais 
cobradas nos certames: 
 
Para encerrar essa abordagem e para fins de fixação, segue a conceituação apresentada 
no Dicionário de Terminologia Arquivística para a Teoria das Três Idades (2007, p. 160): 
 
 
 
 
 
 
Valor dos Documentos 
A atribuição de valor aos documentos de arquivo leva em conta duas facetas distintas: 
valor primário/administrativo e valor secundário/histórico. 
Valor primário/administrativo/imediato 
Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam 
ter para apoiar as atividades rotineiras da instituição produtora, evidenciando, assim, a utilidade 
administrativa, legal ou fiscal dos documentos de arquivo. São documentos que dão suporte às 
atividades do dia a dia. O valor primário está diretamente relacionado ao motivo pelo qual o 
 
SINÔNIMOS MAIS COMUNS E QUE PODEM APARECER NA PROVA 
 
ARQUIVO 
CORRENTE 
Arquivo de 
1ª idade 
1ª fase do 
ciclo vital 
 
Arquivo ativo 
 
Arquivo de 
movimento 
Arquivo de 
gestão 
ARQUIVO 
INTERMEDIÁRIO 
Arquivo de 
2ª idade 
2ª fase do 
ciclo vital 
 
Arquivo 
semiativo 
 
Limbo / 
purgatório 
Temporário 
ARQUIVO 
PERMANENTE 
Arquivo de 
3ª idade 
3ª fase do 
ciclo vital 
 
Arquivo 
inativo 
 
Arquivo 
histórico 
 
Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, 
intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas 
entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
documento foi criado (utilidade administrativa imediata) e é absolutamente característico das fases 
CORRENTE e INTERMEDIÁRIA. 
O valor primário representa um valor transitório, que todo documento produzido possui 
e perde com o passar do tempo. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 171), valor primário 
representa: 
 
 
 
 
 
Valor secundário/histórico/mediato 
Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam 
ter para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente produzidos. Os documentos 
com valor secundário são considerados importantes fontes de informações para pesquisadores em 
geral e para a própria entidade produtora. 
O valor secundário é característico da fase PERMANENTE e os documentos que possuem 
esse atributo jamais poderão ser eliminados. Esse é um valor imprescritível. Ressalta-se que apenas 
uma pequena parcela do acervo produzido detém valor secundário ou histórico. 
De acordo com a definição do Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 172), 
valor secundário representa: 
 
VALOR 
PRIMÁRIO 
Administrativo 
Documentos necessários à consecução das atividades 
correntes do órgão: planos, programas, relatórios. 
Legal 
Documentos que envolvem direitos e deveres do 
cidadão para com o Estado e vice-versa, sendo os que 
produzem efeito perante os tribunais, regulamentam 
as questões externas e internas do órgão. 
Fiscal 
Documentos ligados a operações financeiras e à 
comprovação de receitas e despesas, geradas para 
atender a exigências governamentais: notas ficais, 
faturas, recibos. 
Valor atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a 
entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, 
legais e fiscais. 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
 
 
 
 
 
 
O valor secundário pode ser subdividido em probatório e informativo, assim como 
veremos no esquema seguinte: 
 
 
Cabe destacar que todos os documentos possuem valor primário, mas nem todos 
possuem ou adquirem um valor secundário. Quando os documentos perdem o seu valor primário e 
não possuem valor secundário, são eliminados. Por sua vez, aqueles que não são mais necessários àsatividades rotineiras do órgão ou entidade que os criou, mas apresentam valor secundário (valor 
probatório ou informativo), serão destinados à guarda permanente para que sejam disponibilizados 
para a sociedade. 
VALOR 
SECUNDÁRIO 
Probatório 
Valor que permite a um documento de arquivo servir de 
prova legal. Refere-se à história e à ação do órgão, pois são 
o registro da existência e do funcionamento do órgão. 
Informativo 
Valor que um documento possui pelas informações nele 
contidas, independentemente de seu valor probatório. 
Refere-se a documentos que elucidam aspectos 
econômicos, políticos, de pesquisa, sociais, estatísticos, 
etc. São informações que os documentos contêm sobre 
pessoas, entidades coisas, problemas, etc. com que o 
órgão haja tratado. 
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a 
entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins 
diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
7) AVALIAÇÃO 
A avaliação constitui atividade essencial do ciclo de vida dos 
documentos arquivísticos, tendo em vista que ela representa a análise 
dos documentos da instituição, com a finalidade precípua de estabelecer 
os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária 
bem como a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda 
permanente) a partir do valor primário e do valor secundário. 
A avaliação dos documentos permite que a documentação considerada sem valor 
secundário seja eliminada dentro de determinados prazos e que a massa documental de 
determinada instituição ou pessoa seja reduzida sem que ocorra qualquer prejuízo ao conjunto 
informacional. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A avaliação de documentos constitui-se em um trabalho complexo à medida que deve 
analisar um conjunto de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e informativo 
antes de se definir pela eliminação ou pela guarda permanente um conjunto ou série documental. 
Em face disso, as instituições ou pessoas responsáveis pela gestão do acervo devem compor equipes 
técnicas multidisciplinares (também conhecidas como Comissão Permanente de Avaliação – CPAD) 
para a realização dessa atividade, que, ao seu término, dará origem ao instrumento de gestão 
documental conhecido como Tabela de Temporalidade. Ressalta-se que todos os prazos de guarda e 
as ações de destinação final apurados durante a fase de avaliação deverão estar presentes nesse 
instrumento. 
Composição recomendada pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – para 
instituição de uma CPAD: 
 
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental 
arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para 
fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou 
destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial 
de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
 
Vantagens do processo de avaliação 
De acordo com o E-arq Brasil (2006, p.32), a aplicação dos critérios de avaliação é feita 
com base na Teoria das Três Idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se 
distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório 
e/ou informativo. 
Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não 
tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nos arquivos de 
segunda idade são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. 
OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 
Redução da massa documental. 
Agilidade na recuperação de documentos e informações. 
A conservação dos documentos de guarda permanente. 
A racionalização da produção e do fluxo dos documentos de arquivo. 
A eliminação dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de espaço físico. 
COMPOSIÇÃO DA 
C 
P 
A 
D 
• arquivista ou responsável pela guarda da documentação. 
• servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento 
das atividades desempenhadas. 
• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo. 
• profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos 
documentos. 
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo 
objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros). 
• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da 
comissão. 
 
 
A otimização dos gastos com recursos humanos, materiais e financeiros. 
Incremento à pesquisa. 
Garantia da constituição do patrimônio arquivístico. 
 
 
 
8) TABELA DE TEMPORALIDADE E PLANO DE DESTINAÇÃO 
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação dos 
documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo necessário para o 
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente 
às necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento 
de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à 
informação aos que dela necessitarem, seja a própria instituição ou o público externo. 
Sua estrutura básica deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos 
por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e 
intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para 
observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
Prazo de guarda dos documentos 
O prazo de guarda dos documentos constante na Tabela de Temporalidade refere-se ao 
tempo necessário para arquivamento dos documentos nas idades corrente e intermediária, visando 
atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou (valor primário). 
Torna-se razoável observar que o referido prazo deve ser expresso, preferencialmente, 
em anos. Contudo, em alguns casos, ele poderá ser expresso a partir de uma ação concreta que 
deverá, necessariamente, ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Por exemplo: 
para conjuntos documentais que envolvam gastos de dinheiro público, é interessante mencionar que 
o acervo em questão só poderá ser transferido para o arquivo intermediário ou eliminado após a 
aprovação das contas do governo por parte do Poder Legislativo. Nesse caso, o prazo de guarda na 
idade corrente poderia ser expresso da seguinte maneira: “até aprovação das contas”. 
Determinantes na definição dos prazos de guarda: 
Frequência de uso; 
Normas; 
Outras fontes de informações; 
Prazos precaucionais. 
Destinação final dos documentos 
Na Tabela de Temporalidade o campo reservado à destinação final dos documentos 
pode conter as seguintes destinações: eliminação ou guarda permanente. Esses procedimentos 
podem ser sistematizados da seguinte forma: 
 
 
 
Transferência,recolhimento e eliminação dos documentos. 
São conceitos bastante cobrados em provas de concursos públicos e estão, diretamente, 
relacionados à destinação dada aos documentos de arquivo. Portanto, é preciso estar muito atento 
às suas definições: 
 
ELIMINAÇÃO: destinação dada aos documentos que perderam o valor 
primário e não apresentam valor secundário. 
GUARDA PERMANENTE: destinação dada aos documentos que possuem 
informações consideradas importantes para fins de prova, informação e 
pesquisa, ou seja, fins culturais, sociais e científicos. 
TRANSFERÊNCIA: representa a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo 
intermediário. Ela é efetivada por meio da produção do termo de transferência, que é o 
instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos. 
RECOLHIMENTO: representa a operação pela qual um conjunto de documentos passa para o 
arquivo permanente. Ele é efetivado por meio da produção do termo de recolhimento, que é o 
instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo 
permanente. 
ELIMINAÇÃO: é a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem 
valor permanente. Ela também é conhecida como expurgo de documentos. O procedimento 
de eliminação é formalizado após a publicação do edital de ciência de eliminação, que é um 
ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pública a 
eliminação. É importante observar que a inutilização dos documentos poderá ser efetuada 
por procedimentos diversos, dependendo da quantidade e da natureza do seu suporte. 
Contudo, há que se observar que é absolutamente desaconselhada (do ponto de vista 
ecológico) a incineração de papéis, que poderão ser mecanicamente transformados em 
aparas e doados ou vendidos para instituições que trabalham com reciclagem. 
 
 
 
 
 
 
 
Modelo de Tabela de Temporalidade 
 
Diante deste pequeno fragmento de Tabela de Temporalidade elaborado pelo Conselho 
Nacional de Arquivos e disponibilizado para a administração pública federal é possível fazer os 
seguintes apontamentos quanto às suas subdivisões: 
 
ASSUNTO 
 
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais 
produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de 
acordo com plano de classificação de documentos da 
instituição. 
 
PRAZOS DE GUARDA 
 
Conforme foi visto anteriormente, referem-se ao tempo 
necessário para arquivamento dos documentos nas fases 
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às 
necessidades da administração que os gerou, mencionado, 
preferencialmente, em anos. 
 
DESTINAÇÃO FINAL 
 
Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser 
a eliminação, quando o documento não apresenta valor 
O ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os 
processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação por 
venda ou doação. A incineração – processo condenado -, quer pelo aumento do 
índice de poluição que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, 
não deve ser adotada. 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
secundário ou a guarda permanente, quando as informações 
contidas no documento são consideradas importantes para fins 
de prova, informação e pesquisa. 
 
OBSERVAÇÕES 
 
Neste campo são registradas informações complementares e 
justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. 
 
Deve-se observar que a metodologia de criação de uma Tabela de Temporalidade está 
altamente entrelaçada à Teoria das Três Idades, que define os parâmetros gerais para o 
arquivamento e para a destinação dos documentos de arquivo. 
Os documentos sempre serão criados na fase corrente e, após, o cumprimento do prazo 
de guarda na referida fase, poderão ser eliminados, transferidos para o arquivo intermediário ou 
recolhidos diretamente ao arquivo permanente. A determinação do que será feito com cada 
documento constará da Tabela de Temporalidade. 
Ressalta-se que os documentos recolhidos ao arquivo permanente, independentemente 
da origem (arquivo corrente ou intermediário), serão tratados, organizados e arquivados para 
ficarem disponíveis ao público e jamais poderão ser eliminados. 
 
 
 
 
 
Prováveis 
caminhos para os 
documentos 
CORRENTES 
Após o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, poderão ser 
transferidos para o arquivo intermediário; 
Após o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, poderão ser 
eliminados; ou 
Após o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, poderão ser 
recolhidos ao arquivo permanente. 
Prováveis 
caminhos para os 
documentos 
INTERMEDIÁRIOS 
Após o cumprimento do prazo de guarda na fase intermediária, 
poderão ser eliminados; ou 
Após cumprimento do prazo de guarda na fase intermediária, poderão 
ser recolhidos ao arquivo permanente. 
 
Plano de Destinação de Documentos 
Os planos de destinação de documentos são instrumentos que servem para instruir o 
procedimento de quem vai tratar uma massa documental acumulada. Eles contêm informações 
sobre a tipologia documental existente, os prazos de guarda definidos e as séries em que se dividiu o 
acervo. Portanto, neles mesclam-se o plano de classificação de documentos e a tabela de 
temporalidade usados nos arquivos correntes. 
As massas documentais acumuladas existem porque dos documentos existentes nas 
áreas de trabalho não foram objeto de tratamento técnico-científico. Um arquivo corrente que seja 
organizado e que tenha seu ciclo vital determinado por uma tabela de temporalidade não gerará 
uma massa documental acumulada. 
 
 
9) SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS 
O Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p.151) e o Modelo de Requisitos para 
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil – (2011, p. 30) 
apresentam a seguinte definição para o termo “seleção de documentos”: 
 
A correta aplicação do procedimento de seleção dos documentos é importante para que 
seja possível garantir o adequado tratamento ao acervo arquivístico permanente e a otimização do 
processo de busca e recuperação da informação no âmbito dos arquivos. A técnica de seleção dos 
documentos deve observar os critérios de valor histórico, científico, informacional, probatório e 
cultural. 
 
SELEÇÃO: Separação dos documentos de valor permanente daqueles 
passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente 
estabelecidos em tabela de temporalidade. 
 
 
10) CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
Conforme suas características e elementos essenciais, os documentos podem ser 
classificados de acordo com o gênero, a natureza do assunto, a forma, o formato, a espécie e a 
tipologia. 
Classificação quanto ao Gênero 
Gênero documental é a configuração que assume um documento de acordo com o 
sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. 
 CONCEITO EXEMPLOS 
TEXTUAL OU 
ESCRITO 
Gênero documental integrado por 
documentos manuscritos, datilografados 
ou impressos, como atas de reunião, 
cartas, decretos, livros de registro, 
panfletos e relatórios. 
 
ICONOGRÁFICOS 
Gênero documental integrado por 
documentos em suporte sintético, em 
papel emulsionado ou não, que contêm 
imagens fixas (estáticas), impressas, 
desenhadas ou fotografadas, como: 
fotografias, gravuras, diapositivos,desenhos. 
 
SONORO 
Gênero documental integrado por 
documentos com dimensões e rotações 
variáveis, contendo registros fonográficos. 
 
FILMOGRÁFICOS 
Gênero documental integrado por 
documentos que contêm imagens em 
movimento, com ou sem som, como 
filmes e fitas videomagnéticas. Também é 
conhecido como documento 
cinematográfico. 
 
 
 
INFORMÁTICOS 
OU DIGITAIS 
Gênero documental integrado por 
documentos produzidos, tratados ou 
armazenados em computador (disquete, 
disco rígido, disco óptico). 
CARTOGRÁFICOS 
Gênero documental integrado por 
documentos em formatos e dimensões 
variáveis, contendo representações 
geográficas, arquitetônicas ou de 
engenharia, como: mapas, plantas, perfis 
e fotografias aéreas. 
 
 
MICROGRÁFICOS 
Gênero documental integrado por 
documentos resultantes da 
microrreprodução de imagens em 
microforma, mediante a utilização de 
técnicas específicas. 
 
 
Classificação quanto à natureza do assunto 
Quanto à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados de 
duas formas distintas: 
Ostensivo ou ordinário: documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação 
não é prejudicial à administração ou às partes. 
Sigiloso: documento que pela natureza de seu conteúdo sofre 
restrição de acesso. Ou seja, é aquele que fica temporariamente submetido à 
restrição de acesso público em razão de sua imprescritibilidade para a segurança 
da sociedade e do Estado. Esse tipo de documento requer medidas especiais de 
salvaguarda para sua custódia, divulgação e acesso. 
Pela grande importância dessa matéria para a sociedade em geral, o sigilo e o acesso à 
informação são tratados em legislação específica (Lei 12.527/2012 – Lei de Acesso à Informação), 
que estabelece que uma informação pública somente deva ser classificada como sigilosa quando, de 
forma inequívoca, for considerada imprescindível à segurança da sociedade (à vida, segurança ou 
saúde da população) ou do Estado (soberania nacional, relações internacionais, atividades de 
inteligência). 
 
 
 
Níveis de sigilo 
De acordo com a Lei 12.527/2012, as informações sigilosas podem ser classificadas nos 
seguintes níveis: 
 
 
 
 
 
Para facilitar a aplicação da Lei de Acesso à Informação, os legisladores especificaram as 
autoridades responsáveis por classificar as informações nos diferentes níveis de sigilo, observando 
que quanto mais restrito o grau de sigilo, maior deverá ser o nível hierárquico do agente público. 
ULTRASSECRETA
Prazo de segredo
máximo de 
25 anos
Renovável 
por uma 
única vez
SECRETA
Prazo de segredo
máximo de 
15 anos
Renovação 
não prevista
RESERVADA
Prazo de segredo
máximo de
05 anos
Renovação 
não prevista
Poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de 
determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo 
de classificação. 
 
 
 
Informações pessoais 
Informações pessoais são aquelas relacionadas à pessoa natural identificada ou 
identificável, cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida 
privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. 
As informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de classificação 
de sigilo, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção. Elas poderão ser 
acessadas ou divulgadas pelos próprios indivíduos ou por terceiros, sendo que neste último caso 
deverá haver previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que as informações se referirem. 
O consentimento não será exigido quando as informações pessoais forem necessárias para... 
1 
À prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e 
para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico. 
2 
À realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, 
previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se referirem. 
• Presidente da República;
• Vice Presidente da República;
• Ministros de Estado e autoridades com as mesmas
prerrogativas;
• Comandantes da Marinha, do Exército e da
Aeronáutica; e
• Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares
permanentes no exterior.
ULTRASSECRETA
• Autoridades mencionadas acima; e
• Titulares de autarquias, fundações ou empresas
públicas e sociedades de economia mista
SECRETA
• Autoridades supracitadas; e
• As que exercem funções de direção, comando ou
chefia, de hierarquia equivalente ou superior ao nível
DAS 101.5; e
• As que compõe o grupo - Direção e Assessoramento
Superiores, conforme regulamentação específica
RESERVADA
 
 
3 Ao cumprimento de ordem judicial. 
4 À defesa de direitos humanos. 
5 À proteção do interesse público e geral preponderante. 
 
Classificação quanto à forma ou tradição documental: 
Forma representa o estágio de preparação e transmissão dos documentos, podendo ser 
dividida em minuta, original e cópia. 
Minuta: forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto 
abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado. 
Bellotto (2007, p.105) ressalta que há diferença entre minuta e rascunho, sendo este sujeito a 
correções e rasuras, supressões, acréscimos e substituições. 
A autora considera a minuta em dois sentidos: 
1. Como a forma diminuta, diminuída e abreviada do original, seria um escrito 
preparatório e reduzido para que, a partir dele, se pudesse confeccionar o original, isto é, um 
conjunto de dados essenciais para a redação definitiva do documento. 
2. Em outro sentido, a minuta é o original, portanto, o rascunho já passado a limpo, 
porém, sem os sinais de validação (assinaturas, carimbos, tintas, selos). Na verdade, sem validação, 
as minutas não podem ter “fé”, não sendo levadas em conta do ponto de vista jurídico. 
 
Original: representa a versão final de um documento, já na sua forma apropriada. Para 
Bellotto (2007, p.106), o original é o documento feito por direta vontade dos autores e conservado 
em matéria e formas genuínas sob as quais foi originalmente emitido. 
Deve-se considerar no original: 
1. O seu caráter de primeiro, de matriz; 
2. O seu caráter de acabado, perfeito, limpo. 
MINUTA
• Documento com características de futuro original;
• Redação preparatória de um documento textual; e
• É o pré-original já concluído, não tendo apenas os sinais de validade que o tornaria o 
original.
RACUNHO
• Redação preparatória do original, podendo conter rasuras, correções e supressões; e
• É anterior à minuta, que não apresenta imperfeições.
 
 
Elementos que distinguem os originais das minutas e das cópias: as assinaturas ou 
subscrições, carimbos, selos, tintas, etc. inseridos no documento no momento justamente em que 
ele se torna original. 
Cópia: representa um documento formalmente idêntico a um original. Ela pode conviver 
com seus originais ainda existentes ou pode vir a substituí-los. 
Classificação quanto à espécie e tipologia documental 
Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a 
disposição e a natureza das informações nele contidas. É a espécie que identifica o modelo que 
servirá como base jurídica ou consensualmente válida para que o conteúdo do documento 
arquivístico, correto em sua estrutura semântica, se torne legítimo/fidedigno/credível. 
De acordo com a lista das espécies documentais elaborada por Bellotto (2002, p. 46 – 
90), segue quadro resumo com alguns exemplos de espéciesdocumentais: 
 CONCEITO DE CADA ESPÉCIE 
ABAIXO-
ASSINADO 
Documento de solicitação coletiva dirigido a uma autoridade pública para 
manifestar apoio a alguém, para demonstrar queixa, protesto coletivo ou para 
pedir algo que diga respeito ao interesse comum. 
ATA 
Registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembleia ou sessão, 
assim como das decisões tomadas por seus membros. 
ATESTADO 
Declaração, por autoridade governamental, civil, militar, eclesiástica ou 
notarial, a partir de uma realidade ou de um fato constatado. 
CERTIDÃO 
Documento emanado de funcionário de fé pública, mediante o qual se 
transcreve algo já registrado em documento de assentamento, elaborado 
segundo as normas notariais ou jurídico-administrativas. 
CIRCULAR 
Comunicação endereçada simultaneamente a vários destinatários, com 
conteúdo idêntico e redação semelhante à carta ou ao aviso. 
LAUDO 
Parecer de especialista no qual se expõem observações e estudos a respeito de 
um objeto sobre o qual se solicitou uma perícia. 
MEMORANDO 
Forma de correspondência interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros, 
entre chefias de unidades de um mesmo órgão. 
OFÍCIO 
Meio de comunicação do serviço público. Forma padronizada de comunicação 
escrita entre subalternos e autoridades, entre os órgãos públicos e entre estes 
 
 
e os particulares, em caráter oficial. 
ORDEM DE 
SERVIÇO 
Determinação técnica ou administrativa expedida por escrito por autoridade e 
dirigida aos responsáveis por serviços, tarefas ou obras, autorizando-os. 
PARECER 
Opinião técnica ou científica sobre um ato, servindo de base para a tomada de 
decisão. 
PETIÇÃO 
Instrumento pelo qual se solicita algo à autoridade pública sem se ter a certeza 
ou a segurança quanto ao amparo legal do pedido. 
PRONTUÁRIO 
Reunião cumulativa de documentos que acompanham o desempenho dos 
interessados na sua atuação profissional em cursos, estágios, tratamentos 
médicos e psicológicos, assim como em programas educativos e de lazer. 
RECIBO 
Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m) recebido 
dinheiro ou objeto. 
RELATÓRIO 
Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades 
realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à 
autoridade superior. 
 
Tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a 
atividade que a gerou. Ou seja, o tipo documental é formado quando agregamos à espécie 
documental as atividades, funções e competências da entidade produtora/acumuladora de 
documentos. 
 
Quadro elucidativo sobre espécie, função e tipologia documental: 
TIPO DOCUMENTAL
Espécie
Função
Atividade
 
 
ESPÉCIE DOCUMENTAL FUNÇÃO/ATIVIDADE TIPO DOCUMENTAL 
ABAIXO-ASSINADO Solicitar providências 
Abaixo-assinado de solicitação de 
providências 
ATA Reunião do conselho Ata de reunião do conselho 
ATESTADO Atestar óbito Atestado de óbito 
CERTIDÃO Certificar tempo de serviço Certidão de tempo de serviço 
CIRCULAR Convocar reunião Circular de convocação de reunião 
LAUDO Verificar a qualidade do solo Laudo de análise do solo 
MEMORANDO Solicitar material Memorando de solicitação de material 
OFÍCIO Requisitar servidor Ofício de requisição de servidor 
ORDEM DE SERVIÇO 
Realizar encadernação de 
livros 
Ordem de serviço de encadernação de 
livros. 
PARECER Verificar legalidade dos atos 
Parecer jurídico sobre legalidade os 
atos 
PETIÇÃO 
Interromper contagem de 
prazo 
Petição de interrupção de contagem de 
prazo 
PRONTUÁRIO 
Atender paciente em clínica 
médica 
Prontuário de atendimento médico 
RECIBO 
Receber material de 
expediente 
Recibo de material de expediente 
RELATÓRIO Acompanhar atividades 
Relatório de acompanhamento de 
atividades 
Classificação quanto ao formato 
Formato é a configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo 
como foi confeccionado. 
Exemplos: 
 
 
CÓDICE 
 
FICHA 
 
CADERNO 
 
LIVRO 
 
 
 
 
11) CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO 
Há cinco qualidades do arquivo ou dos seus documentos. São elas: naturalidade, inter-
relacionamento, imparcialidade, fidedignidade, autenticidade e unicidade. 
Naturalidade: Ao contrário da forma de acumulação de acervo característica das 
Bibliotecas e Museus (em que os seus objetos são coletados artificialmente), os documentos de 
arquivos são acumulados naturalmente em decorrência das atividades do organismo produtor. A 
acumulação ocorre de uma necessidade administrativa prática, em que os documentos são criados 
de forma contínua e progressiva (como sedimentos de estratificações geológicas), dotados de 
organicidade. 
Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações com outros documentos no 
decorrer do andamento das transações para as quais foram criados. Um documento de arquivo 
considerado de forma isolada ficará impossibilitado de comprovar fatos e ações de seu produtor. O 
documento arquivístico possui relação com seu produtor e com os outros documentos do arquivo de 
mesma natureza funcional. Esse inter-relacionamento, por ser uma característica primordial do 
documento, possibilita a consecução do objetivo de comprovar atividades e, principalmente, 
identificar o documento com seu criador. 
Imparcialidade: refere-se ao fato de que os documentos arquivísticos são 
inerentemente verdadeiros. Eles são imparciais em decorrência de dois aspectos importantes: 1°) são 
produtos de atividades; e 2°) respeitam as rotinas processuais estabelecidas. Logo, os documentos 
arquivísticos retratam com fidelidade os fatos e atos que atestam. 
Deve-se ressaltar que o contexto de produção dos documentos deve ser levado em 
consideração para se extrair a verdade dos fatos contidos nos registros documentais 
Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia dos 
documentos. Os documentos arquivísticos são considerados autênticos quando são criados e 
conservados conforme procedimentos regulares que podem ser comprovados por meio de rotinas 
estabelecidas. 
A autenticidade relaciona-se com a capacidade de provar que um documento 
efetivamente é o que diz ser, livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Considera-
se documento autêntico aquele que se preserva da mesma forma como foi produzido e dessa forma 
apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua criação, 
independentemente da veracidade do conteúdo. 
Unicidade: característica pela qual cada documento de arquivo assume lugar único no 
conjunto documental ao qual pertence. Cópias de um registro podem existir em um ou mais grupos 
 
 
de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque suas relações com os demais registros 
do grupo é sempre único. 
 
 
• Trata da forma de acumulação dos documentos no decorrer 
da execução das atividades (progressiva, natural e orgânica). 
NATURALIDADE 
• Um documento de arquivo estabelece relações com outros 
documentos e com o organismo produtor. 
INTER-
RELACIONAMENTO 
• Os documentos arquivístico são inerentemente verdadeiros. IMPARCIALIDADE 
• Capacidade de se provar que um documento efetivamente é 
o que diz ser e que é livre de adulterações ou qualquer outro 
tipo de corrupção. 
AUTENTICIDADE 
• Cada documento assume um lugar único na estrutura 
documental do grupo ao qual pertence e no universo 
documental. 
UNICIDADE 
 
 
12) ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS 
A organização e a administração de acervos arquivísticos demandam intenso esforço 
intelectual e físico por parte dos gestores e colaboradores que atuarão, diretamente,na execução 
das atividades. O plano ideal defende que haja forte trabalho de sensibilização e estimulação dos 
funcionários da instituição em todos os níveis da cadeia hierárquica, dessa forma todos poderão 
contribuir e se sentirão responsáveis pelo alcance das metas propostas. 
A organização e administração de arquivos são divididas nas seguintes fases: 
1. Levantamento de dados; 
2. Análise dos dados coletados; 
3. Planejamento; e 
4. Implantação e acompanhamento. 
Levantamento de dados 
O levantamento dos dados permite aos responsáveis pela gestão 
documental do órgão ter conhecimento mais detalhado sobre a instituição 
(estrutura e alterações, objetivos e funcionamento). Por meio desse conhecimento 
prévio é possível compreender e avaliar o real significado da documentação 
institucional produzida. 
A tabela seguinte apresenta as informações que precisarão ser levantadas na instituição: 
normas, documentação, pessoal, equipamentos, situação física do acervo e meios de comunicação. 
 
 
LEVANTAMENTO DE DADOS NO ÂMBITO DAS INSTITUIÇÕES 
NORMAS DOCUMENTAÇÃO PESSOAL EQUIPAMENTOS 
SITUAÇÃO FÍSICA DO 
ACERVO 
MEIOS DE COMUNICAÇÃO 
DO ACERVO 
Estatutos 
Gênero (escritos ou textuais, audiovisuais, 
cartográficos, iconográficos, informáticos, etc) 
Número de pessoas Quantidade Extensão da área ocupada Telefones 
Regimentos 
Espécies (cartas, faturas, relatórios, projetos, 
questionários, etc) 
Qualificação Modelos Condições de iluminação Fax 
Regulamentos Modelos Salários Estado de conservação Umidade 
Normas Formulários Escolaridade 
Estado de conservação das 
instalações 
 
Organogramas Arranjo Formação profissional Proteção contra incêndio 
Documentos 
constitutivos 
Classificação 
 Existência de registros e protocolos 
 Média de arquivamentos/dia 
 Controle de empréstimo 
 
Processos adotados para conservação e 
restauração de documentos 
 
 Existência de normas de arquivo 
 Manuais 
 Códigos de classificação 
 
 
Análise dos dados coletados 
Após a coleta dos dados apresentados na tabela de levantamento, 
os responsáveis pela gestão documental na instituição estarão plenamente 
habilitados a analisar a situação do arquivo e proceder à realização de um 
diagnóstico arquivístico detalhado. O resultado apresentado no diagnóstico 
possibilitará a formulação e proposição de medidas e ações a serem adotadas no sistema que está 
sendo planejado. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p. 24): 
 
 
 
 
 
DIAGNÓSTICO 
ANÁLISE DE: OBJETIVOS: 
1. Quantidade  Implantar sistemas 
 Estabelecer transferências 
 Estabelecer recolhimentos 
 Realizar microfilmagem 
 Efetivar programas de 
conservação e restauração, etc. 
2. Localização 
3. Estado físico 
4. Condições de armazenamento 
5. Grau de crescimento 
6. Frequência de consulta, etc. 
 
Planejamento 
Fase posterior à coleta e análise dos dados. É absolutamente 
indispensável para que o arquivo tenha condições de cumprir sua finalidade 
e função institucionais. Alguns elementos são imprescindíveis no momento 
da elaboração de um plano arquivístico, a saber: 
 
Diagnóstico: é a análise de informações básicas (quantidade, localização, estado 
físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, frequência de consulta e 
outras) sobre os arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de 
transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige 
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e 
cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. 
 
 
 
Posição do arquivo na estrutura da instituição 
O arquivo de uma instituição atende a setores e funcionários de diferentes níveis de 
autoridade, por isso, deve se situar na posição hierárquica mais elevada possível, de forma a 
subordinar-se a um órgão hierarquicamente superior. Essa decisão estratégica diminui a 
possibilidade de conflitos nas relações humanas e nas comunicações institucionais. 
Centralização ou descentralização dos serviços de arquivo 
Primeiramente, deve-se ressaltar que a opção por centralizar ou descentralizar os 
serviços de arquivo é sempre focada na idade corrente, tendo em vista que nas fases intermediária e 
permanente os arquivos serão sempre centralizados, não havendo possibilidade de descentralização 
nessas fases do ciclo vital. 
Sistema centralizado de arquivos correntes representa, além da reunião da 
documentação em um único local, a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, 
registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único 
órgão da estrutura organizacional. Frequentemente, designa-se como protocolo e arquivo, 
comunicações e arquivo, ou outra denominação similar. 
PLANEJAMENTO 
(é preciso definir) 
A posição do arquivo na estrutura da instituição 
A centralização ou descentralização dos serviços 
de arquivo 
A escolha dos métodos de arquivamento 
adequados 
O estabelecimento de normas de funcionamento 
Os recursos humanos 
As instalações e os equipamentos adequados 
A constituição de arquivos intermediário e 
permanente 
Os recursos financeiros necessários 
 
 
 
 
A descentralização representa a instalação de arquivos em cada departamento de 
determinada instituição, onde são reunidos todos os documentos do departamento, incluindo os 
produzidos pelas divisões e seções que o compõem. 
A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: 
a) Centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos 
arquivos: 
Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de 
comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de 
programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas 
em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. Esses arquivos descentralizados 
são denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. 
 
ARQUIVO 
CENTRAL e 
PROTOCOLO 
Secretaria de 
Documentação 
Secretaria de Segurança 
Secretaria de Serviços 
Integrados de Saúde 
Secretaria de Gestão 
de Pessoas 
Secretaria de 
Adminsistração 
Financerira 
Secretaria de Tecnologia 
da Informação 
Secretaria de 
Comunicação Social Secrataria de Controle 
Interno 
 
 
 
b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. 
Esse sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais 
atividades de controle já mencionadas anteriormente. Neste modelo os arquivos setoriais 
encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação 
dos documentos etc. 
 
 
PROTOCOLO 
CENTRALIZADO 
Secretaria de Gestão de 
Pessoas 
___________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Adminsistração 
Financerira 
_______________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Tecnologia da 
Informação 
_____________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Comunicação 
Social 
______________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secrataria de Controle 
Interno 
____________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de 
Documentação 
____________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Segurança 
____________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
Secretaria de Serviços 
Integradosde Saúde 
_____________________ 
ARQUIVO SETORIAL 
PROTOCOLO 
Secretaria de Gestão de 
Pessoas 
___________________ 
ARQUIVO SETORIAL e 
PROTOCOLO 
Secretaria de Adminsistração 
Financerira 
_______________________ 
ARQUIVO SETORIAL e 
PROTOCOLO 
Secretaria de Tecnologia da 
Informação 
_______________________ 
ARQUIVO SETORIAL e 
PROTOCOLO 
Secretaria de Comunicação 
Social 
______________________ 
ARQUIVO SETORIAL e 
PROTOCOLO 
Secrataria de Controle 
Interno 
_______________________ 
ARQUIVO SETORIAL e 
PROTOCOLO 
Secretaria de 
Documentação 
_____________________ 
ARQUIVO SETORIAL e 
PROTOCOLO 
Secretaria de Segurança 
____________________ 
ARQUIVO SETORIAL e 
PROTOCOLO 
Secretaria de Serviços 
Integrados de Saúde 
_____________________ 
ARQUIVO SETORIAL e 
PROTOCOLO 
 
 
Os sistemas descentralizados requerem o apoio de uma coordenação central 
tecnicamente planejada, que exercerá funções de normatização, orientação e controle. Essa 
sistemática permitirá aos arquivos setoriais alcançarem seus objetivos com rapidez, segurança e 
eficiência. 
 
 
Escolha dos métodos de arquivamento adequados 
Surge a pergunta: qual é o melhor método de arquivamento para determinada 
instituição? Essa é uma pergunta que as etapas de levantamento e a de análise dos dados ajudarão a 
responder com propriedade. Contudo, pode-se afirmar que não há um método único e universal 
para a organização da documentação de todas as instituições. A definição do método (principal e 
auxiliar) a ser utilizado dependerá das necessidades de informações e das atividades desempenhadas 
em cada organização. 
Para que se consiga eficiência no processo de busca e recuperação dos documentos de 
arquivo, pode-se fazer a combinação de métodos diferentes. Por exemplo: 
 
ATRIBUIÇÕES DA COORDENAÇÃO CENTRAL 
Prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. 
Estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a 
manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos 
setoriais. 
Treinar pessoal especializado para que seja encarregado dos arquivos. 
Promover reuniões com esse pessoal a fim de exame, debate e 
instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. 
 
 
 
 
Estabelecimento de normas de funcionamento 
Os arquivos e o serviço de protocolo (centralizados ou 
descentralizados) precisam funcionar de formar harmônica, contínua e eficiente. 
Para isso acontecer, é inevitável a elaboração de normas básicas de 
funcionamento. Tais normas farão parte do Manual de Arquivo da instituição, que 
tem por objetivo: 
1) oferecer informações básicas e práticas sobre a organização de arquivos; e 
2) facilitar o trabalho daqueles que atuam com questões relacionadas à organização e 
gestão de documentos arquivísticos. 
Esse importante instrumento contém um conjunto de conceitos e normas que auxiliam 
no estabelecimento de critérios técnicos dentro de padrões específicos, o que facilita o acesso e o 
uso da documentação e contribui para a preservação dos documentos produzidos e recebidos. 
Recursos humanos 
Para o cumprimento de suas atribuições institucionais, os responsáveis pela gestão de 
documentos arquivísticos devem contar com pessoal treinado e capacitado para a execução das 
atividades. 
Algumas características indispensáveis ao bom desempenho das funções por parte do 
profissional de arquivo precisam de destaque: 
 
 
 
ATRIBUTOS DOS 
PROFISSIONAIS 
DE ARQUIVO 
 
Habilidade em lidar com o público 
Espírito metódico 
Discernimento 
Paciência 
Imaginação 
Atenção 
Poder de análise e de crítica 
Poder de síntese 
Honestidade 
Espírito de equipe 
Entusiasmo pelo trabalho 
 
Escolha das instalações e equipamentos 
A escolha do local adequado para a instalação do arquivo é de 
extrema importância para a organização e manutenção do acervo. Alguns 
aspectos devem ser observados de forma bastante criteriosa: iluminação, 
limpeza, índice de umidade, temperatura, capacidade de ampliação futura. 
O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, por meio da publicação “Recomendações para 
Construção de Arquivos” destaca um conjunto de informações a serem observadas quanto a esses 
aspectos: 
ILUMINAÇÃO 
Os níveis de luminosidade devem ser sempre controlados. 
 
Nas salas de leitura e de trabalho deve ser utilizada a luz natural e 
artificial. 
 
 
 
Em áreas muito ensolaradas são necessárias persianas ou outros 
recursos para reduzir a entrada da luz solar. Recomenda-se, 
especialmente, o uso de filtros contra a radiação ultravioleta invisível. 
 
O sistema de iluminação setorizada e controlada, que desliga a fonte 
de luz artificial após um período pré-determinado, reduz o tempo de 
exposição dos documentos às radiações. Não é permitido o uso de 
lâmpadas de mercúrio ou sódio, devido à sua intensa emissão de 
radiação ultravioleta. 
 
No caso da iluminação artificial podem ser instalados sistemas de 
iluminação incandescente ou fluorescente. A radiação UV emitida 
pelas lâmpadas fluorescentes pode ser diminuída por meio do uso de 
filtros ou absorventes de radiação. 
 
LIMPEZA DO ARQUIVO 
Feita com pano úmido ou aspirador de pó. 
 
É importante cuidar da limpeza dos depósitos, para se evitar a 
proliferação de micro-organismos e insetos. 
 
Os revestimentos internos devem ser de cores claras, por sua 
capacidade de facilitar a limpeza e conservação. 
 
 
UMIDADE E TEMPERATURA 
As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos vitais para 
prolongar a sobrevivência dos registros. 
Se os níveis de umidade relativa (UR) são muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das fibras e 
 
 
esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos. Se os níveis de UR são altos crescem micro-
organismos e ocorrem reações químicas danosas. 
A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação diária de +/- 5%. A temperatura 
ideal para documentos é 20º C, com variação diária de +/- 1º C. 
A estabilidade da temperatura e da UR é, especialmente, importante e as mudanças bruscas ou 
constantes são muito danosas. No caso de não existir a possibilidade de se instalar um sistema de 
climatização, a instalação de umidificadores, desumidificadores, exaustores e ventiladores pode 
surtir bons resultados. 
O sistema de climatização deve ser independente para as áreas de depósitos, pois devem atender 
às necessidades de preservação dos documentos ali armazenados e manter condições estáveis, 
exigindo que os equipamentos funcionem sem interrupção. 
Nas áreas de trabalho e nas destinadas ao público, onde os parâmetros devem respeitar as 
condições de conforto humano, os equipamentos podem ser desligados quando não há 
funcionamento das atividades rotineiras e de atendimento ao público. Isso significa uma 
considerável redução de custos. 
O sistema de ar condicionado ideal é aquele que controla a temperatura, a umidade e ainda filtra os 
agentes poluentes, antes de insuflar o ar no ambiente interno. Ele deve ficar em funcionamento 
durante as 24 horas do dia. 
Os depósitos para fotografias, filmes, discos, registros eletrônicos, fitas de áudio e videomagnéticas 
devem ter os equipamentos para climatização decididos caso a caso, com a orientação de 
especialistas. 
 
AMPLIAÇÃO DO ESPAÇO 
Cada depósito deve ter uma área máxima de 200 m². 
É, também, importante prever o crescimento do acervo e a necessidade futura, dentro de um prazo 
médio de cinquenta anos, de ampliação das áreas de depósito. 
Além dos elementos apontados, os gestores da documentação arquivística devem 
observar seo material de consumo possui qualidade arquivística, se possuem o efeito de reduzir o 
impacto danificador dos ambientes ou do manuseio inadequado. 
Quanto à aquisição do material permanente para o arquivo, além do tipo e do tamanho 
da documentação, os gestores devem levar em consideração alguns apontamentos essenciais: 
 
 
1- Economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo da dependência); 
2- Conveniência do serviço (arrumação racional); 
3- Capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades); 
4- Distinção (condições estéticas); 
5- Resistência (conservação). 
Recursos financeiros 
A etapa de planejamento deve levar em consideração os recursos financeiros que serão 
disponibilizados para a instalação e manutenção do arquivo. Organizar e disponibilizar acervos 
arquivísticos representa um gasto elevado. Sendo assim, cabe à equipe de gestão documental um 
intenso trabalho de conscientização da cúpula da organização. 
Elaboração do projeto 
Considerando todos os elementos já trabalhados no levantamento, análise e 
planejamento, os responsáveis pela gestão dos documentos arquivísticos estarão aptos a elaborar o 
projeto de constituição do arquivo. 
A elaboração do projeto possui três momentos distintos e complementares: 
 
 
 
 
 
 
 
PRIMEIRA PARTE: Síntese da situação real encontrada. 
SEGUNDA PARTE: Análise e diagnóstico da situação 
TERCEIRA PARTE: Plano arquivístico, propriamente dito, contendo 
as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, 
estabelecendo, inclusive, as prioridades para a implantação. 
 
 
Implantação e acompanhamento 
Todo projeto que ocasiona grande impacto nas rotinas de trabalho provoca uma natural 
resistência por parte dos colaboradores, que já estão acostumados com o desenvolvimento das suas 
atividades. 
Por isso, é aconselhável que antes da implantação de um projeto de arquivo, sejam 
realizadas campanhas de sensibilização, com o intuito de esclarecer a importância dos novos 
procedimentos para o desenvolvimento institucional e treinamento do pessoal nas novas rotinas. 
Após a implantação e testes dos novos procedimentos, os 
responsáveis pela gestão documental devem elaborar o MANUAL DO ARQUIVO. 
Esse instrumento é de extrema importância para o funcionamento eficiente, 
uniforme e contínuo do arquivo. 
Os manuais de arquivo devem conter, em linhas gerais, pelo menos os seguintes 
elementos: 
 
 
 
 
 
 
MANUAIS 
DEVEM CONTER: 
Apresentação, objetivos e abrangência do manual; 
Informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e 
responsabilidades;,sua interação e subordinação; 
Organogramas e fluxogramas; 
Conceitos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento, 
terminologias; 
Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados, 
plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e 
índices; e 
Tabela de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, 
poderá ser apresentada em separado. 
Os arquivos possuem atividades dinâmicas, logo, o manual de arquivo deverá ser 
revisto e atualizado periodicamente, com o intuito de atender à evolução das 
instituições. 
 
 
13) GESTÃO DE DOCUMENTOS 
O conceito de gestão de documentos arquivísticos passou a ser trabalhado após o 
advento da Segunda Guerra Mundial, quando ocorreu o fenômeno da explosão documental no 
âmbito das instituições públicas e a inevitável necessidade de racionalização e controle do 
crescimento dos conjuntos documentais que passaram a ser acumulados em depósitos de arquivos. 
O rápido desenvolvimento científico e tecnológico verificado na época ocasionou vertiginoso 
crescimento na produção de documentos arquivísticos, o que comprometeu fortemente a 
capacidade de controle e organização da documentação por parte das instituições, as quais se viram 
forçadas a buscar novas soluções para gerir a massa documental criada. 
Os EUA e o Canadá foram os precursores na busca de soluções viáveis para a melhoria 
dos padrões de eficácia no uso dos documentos por parte da administração pública. A palavra-chave 
das administrações daqueles países, principalmente dos EUA, passou a ser eficiência. Neste 
contexto, os responsáveis pela gestão dos documentos arquivísticos dos países citados passaram a 
aplicar os princípios da administração científica à gestão de documentos, tendo em vista a urgente 
necessidade de racionalizar e modernizar as administrações. 
As atividades inerentes à gestão de documentos são peculiares às idades corrente e 
intermediária e cobrem todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até sua 
eliminação ou recolhimento para o arquivo permanente. Destaca-se que os procedimentos de gestão 
de documentos estão absolutamente atrelados à busca de economia e eficácia na produção, 
tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação final dos documentos. 
A gestão de documentos aparece conceituada da seguinte forma no artigo 3° da Lei 
federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991: 
 
 
 
 
 
 
 
Racionalização e eficiência dos arquivos são os objetivos a serem 
alcançados por todos os responsáveis pela implantação dos procedimentos de 
gestão documental nas instituições, sejam elas públicas ou privadas. 
 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de 
PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO de 
documentos em fase CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, visando a sua ELIMINAÇÃO 
ou RECOLHIMENTO para a guarda permanente. 
Tem por objetivo a racionalização e a eficiência dos arquivos. 
 
 
 
Segundo Jardim (1987, p.3), a gestão de documentos contribuiu para as funções 
arquivísticas sob diversos aspectos: 
 
 
Por meio da aplicação dos princípios básicos de gestão de documentos arquivísticos é 
possível reduzir o custo da informação governamental e possibilitar sua disponibilização no lugar 
certo, na hora certa, para as pessoas certas, de forma a permitir a tomada de decisão de forma mais 
célere. 
CONTRIBUIÇÕES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PARA AS FUNÇÕES 
ARQUIVÍSTICAS 
Garantir que as políticas e atividades dos governos sejam documentadas 
adequadamente. 
Garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios sejam reunidos a 
documentos de valor permanente. 
Garantir a melhor organização desses documentos, caso cheguem a fase permanente. 
Inibir a eliminação de documentos de valor permanente. 
Garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem 
o patrimônio arquivístico de um país 
 
 
Existem quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documentos: 
 
Quadro resumo com os objetivos gerais da gestão documental 
EFICIÊNCIA 
Garantir que todos os procedimentos referentes à gestão de documentos 
arquivísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e 
destinação) sejam realizados de forma eficiente e prezando pela 
economicidade. 
DISPONIBILIDADE 
DAS INFORMAÇÕES 
Garantir que as informações estejam disponíveis no lugar certo, na hora 
certa, para as pessoas certas. 
• Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com 
programas de retenção e eliminação de documentos e 
procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional 
daqueles de valor permanente. 
NÍVEL MÍNIMO 
• Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais 
centros de arquivamento intermediário. 
NÍVEL MÍNIMO 
AMPLIADO 
• O nível intermediário compreende os dois primeiros 
(mínimo e mínimo ampliado), bem como a adoção de 
programas básicos que consistem, geralmente, em 
elaboração e gestão de formulários, elaboração de 
sistemas de arquivos corrente,gestão de correspondência 
e documentos vitais etc. 
NIVEL 
INTERMEDIÁRIO 
• O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, 
mínimo ampliado e intermediário), complementados por 
gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e 
telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de 
recursos de automação etc. 
NÍVEL MÁXIMO 
 
 
ELIMINAÇÃO 
SEGURA DOS 
DOCUMENTOS 
Garantir a eliminação segura dos documentos destituídos de valor. Realizar 
a avaliação e a seleção dos conjuntos de documentos que devem ser 
preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem 
prejuízo de perda de informações substanciais. 
USO ADEQUADO DE 
EQUIPAMENTOS 
Garantir a adequada utilização dos equipamentos disponíveis ao bom 
desempenho dos procedimentos de gestão documental. 
ACESSO E 
PRESERVAÇÃO 
Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas. 
Fases da gestão documental 
Há três fases básicas em um programa de gestão documental: a produção, a utilização e 
a destinação e avaliação. 
FASES CARACTERIZAÇÃO ATIVIDADES DA FASE 
PRODUÇÃO 
Refere-se à elaboração dos documentos 
em decorrência das atividades de um 
órgão ou setor. Os responsáveis pela 
gestão documental devem atuar para que 
sejam criados apenas os documentos 
essenciais à administração da instituição e 
evitadas duplicação e emissão de vias 
desnecessárias. Administrar a criação de 
documentos. 
Gestão de modelos e formulários; 
otimização no uso dos recursos 
reprográficos e informáticos; 
difusão de normas e diretrizes 
necessárias ao bom desempenho 
institucional; escolha de 
equipamentos e do pessoal que 
irá desempenhar tarefas 
arquivísticas. 
UTILIZAÇÃO 
(conservação) 
Refere-se ao controle, uso e 
armazenamento dos documentos 
necessários ao cumprimento das atividades 
da instituição. 
Inclui as atividades de protocolo 
(recebimento, classificação, 
registro, distribuição, tramitação); 
de expedição; de organização e 
arquivamento dos documentos 
em fase corrente e intermediária; 
elaboração de normas de acesso; 
e recuperação de informações. 
 
 
DESTINAÇÃO e 
AVALIAÇÃO 
Refere-se à definição dos procedimentos 
necessários à implantação de propostas de 
destinação de documentos (eliminação ou 
recolhimento para a guarda permanente). 
Análise e avaliação das séries 
documentais acumuladas nos 
arquivos, com vistas a estabelecer 
prazos de guarda; eliminação 
periódica dos documentos sem 
valor de guarda permanente; 
transferências e recolhimentos. 
Principais características da gestão documental nas idades 
corrente e intermediária 
A gestão da documentação corrente permite uma série de vantagens para as 
instituições: 
1. Possibilita a disponibilização de informações sensíveis e importantes para o 
processo de tomada de decisões nos mais diversos níveis (estratégico, tático e 
operacional); 
2. Permite o melhor aproveitamento e otimização dos recursos humanos, 
orçamentários e materiais disponíveis; 
3. Propicia maior nível de eficiência no desempenho das atividades administrativas, 
potencializando os resultados e as metas propostas; 
4. Torna o processo de busca e recuperação das informações mais ágil e seguro; 
5. Contribui para a guarda adequada da documentação e para o aperfeiçoamento da 
política de preservação dos documentos. 
Quanto aos aspectos voltados à adoção da metodologia de gestão da documentação no 
âmbito do arquivo intermediário, pode-se destacar que: 
A centralização e administração dos conjuntos documentais de guarda intermediária 
destituídos de valor corrente para a administração permite melhor controle das 
eliminações documentais e contribui para o aperfeiçoamento da política de 
conservação dos arquivos. Cabe evidenciar, ainda, a considerável economia de 
espaço e de recursos orçamentários, tendo em vista que essa documentação não 
precisa mais ocupar espaços caros nos setores de trabalho e que as despesas com 
a construção/manutenção de arquivos intermediários são consideradas baixas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Apesar de ser defendido um tipo de construção simples para os arquivos intermediários, 
o projeto não poderá deixar de tratar da adoção de meios modernos e eficientes de proteção contra 
incêndios, inundações, poluição atmosférica, explosão, controle de umidade, de temperatura e de 
luz solar. No caso de sinistros, esses meios poderão diminuir o impacto destrutivo sobre o acervo. 
Observações importantes quanto ao tratamento da documentação nos arquivos 
intermediários: 
Após a conferência da documentação transferida, os 
responsáveis deverão providenciar a LIMPEZA e, caso 
necessário, a DESINFESTAÇÃO dos documentos. 
 
Os documentos transferidos ao arquivo intermediário 
conservam a CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA que lhes foi 
dada nos arquivos correntes. 
CÓDIGO COR. INT. DEST. 
020.4 5 ANOS 5 ANOS GP 
O arquivo intermediário deverá ser SUBORDINADO 
TÉCNICA E ADMINISTRATIVAMENTE AO ARQUIVO 
PERMANENTE, a fim de evitar a proliferação de 
depósitos e manter uniforme a política arquivística. 
Após a transferência de determinado documento para o 
arquivo intermediário, a unidade administrativa 
produtora do documento ainda detém seus direitos 
sobre ele. Caso outras unidades/pessoas necessitem 
acessar o documento custodiado no arquivo 
intermediário, precisará, antes, pedir autorização aos 
produtores (proprietários). A consulta sempre deverá 
prezar pelo princípio administrativo da eficiência e 
economicidade. 
 
Acesso aos 
documentos 
intermediários 
Unidade 
administrativa 
produtora 
Terceiros mediante 
AUTORIZAÇÃO da 
unidade 
administrativa 
produtora 
A economia é a razão principal da criação de arquivos intermediários. Por este 
motivo, os custos de sua construção e dos equipamentos não devem superar em 
gastos os dos arquivos tradicionais. Tem-se que considerar o valor do terreno 
(situado em local afastado do centro urbano), da construção e dos equipamentos, 
que devem ser simples e de baixo custo. 
 
 
Funções arquivísticas voltadas para a gestão documental 
De acordo com Santos (2008, P. 178), são sete as funções arquivísticas voltadas para a 
gestão de documentos: 
CRIAÇÃO / 
PRODUÇÃO 
Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor 
possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de 
normas, conteúdo, modelos, formatos e trâmite. A execução adequada desta 
função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e 
missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao 
exercício do negócio da instituição. 
AVALIAÇÃO 
Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e 
destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação 
arquivística de uma dada instituição. A avaliação demanda conhecimento do 
funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa, sua missão, 
objetivos e atividades geradoras de documentos; contempla a participação do 
arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, 
na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os 
editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a 
sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de 
competência; também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a 
eliminação não autorizada de documentos arquivísticos; no âmbito da 
destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de 
digitalização de documentos; nesta função se inseremestudos para a 
definição de critérios de seleção de amostragem para séries documentais 
elimináveis. 
AQUISIÇÃO 
Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e 
permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de 
transferência e recolhimento do acervo. Cabe ao arquivista estabelecer as 
regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, 
confiável e autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade 
como evidência. 
CONSERVAÇÃO / 
PRESERVAÇÃO 
Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos 
documentos ao longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu 
processamento e recuperação; ao arquivista cabe estudar os suportes 
 
 
diversos de registro da informação arquivística e suas fragilidades e definir 
políticas de preservação para cada um deles. Nesta função estão inseridos os 
planos de prevenção de desastres e os planos de contingência para minimizar 
a interrupção das atividades da instituição em caso de desastres e sinistros e, 
mais importante, salvar vidas. 
CLASSIFICAÇÃO 
Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as 
funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos 
documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração 
de quadros de arranjo da fase permanente. A classificação orienta a 
organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura 
organizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos 
documentos produzidos. Também abrange fiscalização e controle da 
utilização correta do plano bem como contato com os setores produtores a 
fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento. 
DESCRIÇÃO 
A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, 
devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade 
documental a qual se refere e às necessidades do usuário. A indexação, 
componente da descrição, é o processo de estabelecimento de pontos de 
acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. A 
descrição compreende a criação e utilização de índices e de vocabulários 
controlados. 
DIFUSÃO / 
ACESSO 
Esta função não se restringe ao acesso às informações e documentos 
armazenados, mas a difusão das práticas para que isso ocorra 
adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções: difusão dos 
manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e 
promoção de treinamento para o seu uso; difusão da legislação e das normas 
internas que regulamentam o acesso ao acervo e o respeito a direitos 
autorais, uso de imagens e ao sigilo; utilização de sistemas informatizados; 
formas de atendimento; permissão de reprodução ou impressão; elaboração 
de guias de acervo, inventários e páginas web; planejamento e realização de 
exposições e concursos de pesquisas, etc. 
 
 
 
14) ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 
Primeiramente, convém destacar que este tópico sobre eliminação de documentos 
arquivísticos tem como paradigma o arcabouço normativo vigente no âmbito do Poder Executivo 
Federal. 
Convém destacar que a Administração Pública, em virtude 
do desempenho de suas atividades específicas, gera uma quantidade 
elevada de documentos e que, tendo em vista esse contexto de grande 
produção documental, não é viável a manutenção e a guarda de todo o 
conjunto documental produzido pelas diversas unidades organizacionais. 
Por isso, faz-se necessário que as instituições realizem procedimentos de periódicos de descarte dos 
documentos desprovidos de valor primário e de valor secundário. 
O Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 81) conceitua eliminação da seguinte 
forma: 
 
 
 
 
 
 Passo-a-passo para a eliminação de documentos arquivísticos 
1 Avaliar e selecionar os documentos. Esse procedimento será conduzido pelas respectivas 
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD. 
2 Registrar os documentos a serem eliminados em Listagem de Eliminação de Documentos. 
3 Solicitar aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos pela Comissão Permanente de 
Avaliação de Documentos - CPAD e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete 
aprovar. 
4 Submeter a Listagem de Eliminação de documentos aprovada à instituição arquivística 
pública, na sua específica esfera de competência, para autorização da eliminação. 
Devem ser encaminhadas duas vias rubricadas. 
5 Solicitar que a eliminação seja autorizada pela instituição arquivística pública na específica 
esfera de competência. 
6 Elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em periódico oficial, 
sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro veículo de 
divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos 
relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos. 
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor 
permanente. 
 
 
7 Encaminhar para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, 
uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de 
Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado. 
8 Eliminar os documentos autorizados. A eliminação de documentos arquivísticos públicos e 
de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, 
pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização 
dos documentos não possa ser revertida. 
Todo o procedimento deverá ser supervisionado. 
A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá 
observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da 
sustentabilidade. 
9 Elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as 
informações relativas ao ato de eliminação. 
10 Encaminhar uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística 
pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi 
efetivada. 
 
Modelo de listagem de eliminação de documentos 
 
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas) 
UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na 
listagem, acompanhado das siglas respectivas) 
No caso de eliminação de documentos de órgãos/entidades extintos, indicar o nome do 
produtor(a)/acumulador(a) dos documentos. 
ÓRGÃO/SETOR: (indicar as 
siglas) 
Listagem nº: (indicar nº / ano 
da listagem) 
Folha nº: (indicar nº da folha / 
nº total de folhas) 
CÓDIGO REFERENTE 
À CLASSIFICAÇÃO 
DESCRITOR DO 
CÓDIGO 
DATAS-
LIMITE 
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES E/OU 
JUSTIFICATIVAS QUANTIFICAÇÃO ESPECIFICAÇÃO 
 
 
 
 
 
 
MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total dos documentos que serão eliminados) 
DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados) 
 
 
 
 
 
(O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documentos a serem eliminados necessitarem 
de comprovação de aprovação das contas pelos Tribunais de Contas.) 
Conta(s) do(s) exercício(s) de: 
Conta(s) aprovada(s) pelo Tribunal de 
Contas em: 
Publicação no Diário Oficial (data, 
seção, página) 
 
 
 
 
LOCAL/DATA 
RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO 
LOCAL/DATA 
PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE 
DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
LOCAL/DATAAUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM 
COMPETE APROVAR 
LOCAL/DATA 
 
AUTORIZO: 
________________________________________________________________________________________ 
TITULAR da Instituição Arquivística Pública, NA ESPECÍFICA ESFERA DE COMPETÊNCIA 
 
Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos 
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Nº (indicar o nº / ano do Edital) 
O(A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado(a) pela Portaria nº 
(indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de designação), publicada no (indicar o nome do periódico 
oficial ou do boletim interno do órgão/entidade), de (indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo 
com a Listagem de Eliminação de Documentos n° (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) 
titular do(a) (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o 
documento que autorizou a eliminação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (indicar o 
prazo para a efetivação da eliminação, escrevendo por extenso, entre parênteses, o número ordinal 
correspondente – 30º a 45º) dia subsequente a data de publicação deste Edital no (indicar o nome do 
periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), se não houver oposição, o(a) 
(indicar o responsável pela eliminação) eliminará (indicar a mensuração total) dos documentos 
relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos 
a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do(a) 
órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados). 
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante petição dirigida à 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do(a) (indicar o nome do(a) órgão/entidade), a 
retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias 
de folhas de um processo. 
Local e data. 
Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. 
 
 
 
Modelo de Termo de Eliminação de Documentos 
NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE 
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Aos ..... dias do mês de ................... do ano de .........., o(a) (indicar o nome do órgão/entidade 
responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos 
nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular do(a) (indicar o nome da instituição 
arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento que autorizou a eliminação) e respectivo 
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no (indicar 
o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), de (indicar a data 
de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos 
relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos 
a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do(a) 
órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados). 
Local e data. 
Nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a eliminação. 
 
Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
O ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os processos 
mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação por venda ou 
doação. A incineração – processo condenado -, quer pelo aumento do índice de 
poluição que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, não deve 
ser adotada. 
 
 
 
 
 
 
Documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não 
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que 
exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e 
preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação 
tecnológica. 
 
 
15) PROCEDIMENTOS GERAIS PARA PROTOCOLOS 
Com o objetivo de padronizar os procedimentos referentes à utilização dos serviços de 
protocolo no âmbito da Administração Pública Federal (Poder Executivo), o Ministério do 
Planejamento e o Ministério da Justiça editaram a Portaria Interministerial N° 1.677, de 07 de 
outubro de 2015. 
O instrumento normativo em estudo é de observância obrigatória no âmbito dos órgãos 
e entidades da Administração Pública Federal e sua adoção tem por objetivo conferir eficiência e 
padronização às atividades das unidades de protocolo. 
Termos e conceitos importantes no âmbito do protocolo 
TERMO CONCEITO 
ANEXAÇÃO 
Documento, avulso ou processo, juntado em caráter definitivo a outro 
processo, para dar continuidade a uma ação administrativa. 
APENSAÇÃO 
Processo juntado em caráter temporário a outro processo, para 
subsidiar uma ação administrativa. 
ARQUIVAMENTO 
Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua 
tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção 
do documento. 
AUTUAÇÃO DE 
DOCUMENTOS AVULSOS 
PARA FORMAÇÃO DE 
PROCESSO 
Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade 
protocolizadora, visando à formação de processo. 
CLASSIFICAÇÃO 
Atribuição de um descritor e/ou um código a documentos, avulsos ou 
processos, resultantes de uma mesma função ou atividade, como forma 
de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas 
relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, 
recolhimento e acesso aos documentos. 
CÓPIA Resultado da reprodução de um documento. 
CORRESPONDÊNCIA 
É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou 
entidades, à exceção dos processos. 
A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão ou 
 
 
entidade. 
A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da 
Administração Pública Federal. 
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida 
entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal ou 
destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas. 
A correspondência particular é a espécie informal de comunicação 
utilizada entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas 
estranhas à Administração Pública Federal. 
A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa 
recebida pelo protocolo central ou setorial do órgão ou entidade. 
A correspondência expedida - a expedição é a remessa da 
correspondência interna ou externa no âmbito da Administração Pública 
Federal. 
DESAPENSAÇÃO 
Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por 
apensação. 
DESARQUIVAMENTO 
Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando 
houver necessidade de continuidade da ação administrativa. 
DESENTRANHAMENTO 
Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, 
mediante justificativa. 
DESMEMBRAMENTO 
Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, 
mediante justificativa, com o objetivo de formar um novo processo. 
DESPACHO 
Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a 
uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou 
processos. 
DILIGÊNCIA 
Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou 
complementar uma informação equivocada ou incompleta em um 
processo. 
DISTRIBUIÇÃO 
Primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o 
destinatário, que ocorre dentro do órgão ou entidade. 
 
 
DOCUMENTO 
Informação registrada, qualquer que seja o suporteou formato. 
Avulso: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, 
que não está reunida e ordenada em processo. 
Digital: Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e 
interpretável por meio de sistema computacional. 
Híbrido: Documento constituído de parte digital e parte não digital. 
Ostensivo: Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de 
acesso. 
Sigiloso: Documento, avulso ou processo, que pela natureza de seu 
conteúdo sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor. 
e-ARQ BRASIL 
Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização 
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão 
arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua 
confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. 
EMPRÉSTIMO 
Cessão temporária de documentos, avulsos ou processos, para fins de 
referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição. 
ESPÉCIE DOCUMENTAL 
Divisão do gênero documental que reúne tipos documentais por seu 
formato. As espécies documentais são definidas tanto em razão da 
natureza dos atos que lhes deram origem, quanto à forma do registro de 
fatos. São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, disco, 
filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório. 
FOLHA DO PROCESSO 
Superfície laminar de papel com formato definido, composto de duas 
faces (frente e verso), cuja numeração, se efetuada, ocorre em ordem 
crescente. Esta definição aplica-se, exclusivamente, para documentos, 
avulsos ou processo, não digitais. 
FORMATO 
Conjunto de características físicas de apresentação, das técnicas de 
registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. 
FORMATO DE ARQUIVO 
Especificação de regras e padrões descritos, formalmente, para 
interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. São 
exemplos: PDF, GIF, ODT, JPEG. 
 
 
JUNTADA 
União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a 
processo. Realiza-se por Anexação ou Apensação. 
JUNTADA POR 
ANEXAÇÃO 
União em caráter definitivo e irreversível de documento(s), avulso(s) ou 
processo(s), a outro processo, desde que referentes a um mesmo 
interessado ou assunto, visando à continuidade da ação administrativa. 
JUNTADA POR 
APENSAÇÃO 
União em caráter temporário de processo(s) a outro processo, 
destinada ao estudo, instrução e à uniformidade de tratamento em 
matérias semelhantes e servir de documento elucidativo para a 
instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não. 
NUMERAÇÃO DE 
FOLHAS 
Numeração atribuída às folhas do processo não digital. 
PÁGINA DO PROCESSO É cada uma das faces de uma folha de papel do processo. 
PEÇA DO PROCESSO É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. 
PROCEDÊNCIA A instituição que originou o documento. 
PROCESSO 
Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no 
decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de 
arquivamento. 
PROCESSO HÍBRIDO 
Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos 
oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma 
unidade conceitualmente indivisível. 
PROCESSO ACESSÓRIO 
Processo que, no procedimento de juntada, apresenta matéria 
indispensável à instrução de outro processo, denominado processo 
principal. 
PROCESSO PRINCIPAL 
Processo que, pela natureza de sua matéria, assume o caráter de 
principal, quando exigir a juntada de um ou mais processos como apoio 
à sua decisão. 
PROTOCOLO CENTRAL 
É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos 
procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de 
documentos. 
PROTOCOLO SETORIAL É a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou 
 
 
entidades, encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e 
expedição de documentos no âmbito da área a qual se vincula; tem a 
finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central. 
REGISTRO 
Cadastramento das informações com o objetivo de controlar a 
tramitação dos documentos, avulsos ou processos, produzidos e 
recebidos em um órgão ou entidade. 
SISTEMA 
INFORMATIZADO 
Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de 
elementos/dados intelectualmente organizados. 
SUPORTE Base física sobre a qual a informação é registrada. 
TERMO DE ABERTURA 
DE VOLUME 
Conjunto de informações registradas no início de um volume do 
processo, com o objetivo de validar o novo volume do processo. 
TERMO DE 
DESENTRANHAMENTO 
Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a 
retirada de folha(s) de um processo que foram anexadas indevidamente 
ao mesmo. 
TERMO DE 
DESAPENSAÇÃO 
Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a 
separação de processo(s) apensado(s) a processo. 
TERMO DE 
DESMEMBRAMENTO 
Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a 
retirada de folha(s) do processo, para formar outro. 
TERMO DE 
ENCERRAMENTO DE 
VOLUME 
Conjunto de informações registradas no final de um volume do 
processo, registradas com o objetivo de validar o encerramento do 
volume do processo. 
TERMO DE JUNTADA 
POR ANEXAÇÃO 
Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a união 
definitiva de processo(s) a processo. 
TERMO DE JUNTADA 
POR APENSAÇÃO 
Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a junção 
provisória de processo(s) a processo. 
TERMO DE RETIRADA 
DE FOLHA OU PEÇA 
É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do 
processo; pode ser por intermédio de carimbo específico. 
TERMO DE RESSALVA É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do 
 
 
processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi 
constatada a ausência de uma peça; pode ser por intermédio de 
carimbo específico. 
TIPO DOCUMENTAL 
Divisão de espécie documental, que reúne documentos por suas 
características comuns no que diz respeito à formula diplomática, 
natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos 
documentais: planilha contábil, planta arquitetônica, termo de 
convênio, instrução normativa, portaria de designação, carta patente, 
decreto sem número, decreto-lei, decreto legislativos. 
TRAMITAÇÃO 
Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou 
recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também 
referido como MOVIMENTAÇÃO. 
UNIDADE 
ADMINISTRATIVA 
Unidade formal, integrante de um órgão ou entidade, criada por 
instrumento normativo. 
UNIDADE DE 
PROTOCOLO 
Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, 
registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de 
documentos, avulsos ou processos. 
UNIDADE 
PROTOCOLIZADORA 
Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, 
registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de 
documentos, avulsos ou processos, bem como responsável pela 
autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela 
atribuição de Número Único de Protocolo - NUP aos documentos, 
avulsos ou processos. 
VOLUME Subdivisão de um processo. 
 
Atividades de protocolo 
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, 
a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, 
a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação 
de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes, sendo 
estas atividades aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente do 
suporte. 
 
 
De acordo com a definição apresentada peloDicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística (2005, p.140), o termo protocolo pode ser devidamente conceituado da seguinte forma: 
 
 
 
 
É uma unidade muito importante no âmbito das organizações, tendo em vista que 
responde pelo rigoroso controle de toda a documentação recebida ou expedida. 
 
 
 
 
 
 
 
Recebimento 
Atividade realizada no âmbito da unidade de protocolo. É acompanhada de uma série 
de procedimentos importantes que devem ser rigorosamente observados com o intuito de efetuar a 
formalização dos documentos para que eles cumpram suas funções institucionais, a saber: 
 DOCUMENTOS FÍSICOS 
1 
Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao órgão ou entidade, 
independentemente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado. Havendo 
comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema 
informatizado e devolvido. Caso o mesmo não se destine ao órgão ou entidade, providenciar a 
sua devolução. 
2 
Verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo, encontra-se íntegro. Havendo 
danos no invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à 
autoridade competente. 
3 
Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular. Os de caráter 
particular seguirão os procedimentos determinados pelo órgão ou entidade. 
4 
Separar os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial em ostensivos ou sigilosos. 
Os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial sigiloso receberão tratamento de 
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle 
da tramitação e expedição de documentos. 
Deve-se tomar muito cuidado com a polissemia do termo protocolo, pois ele 
também pode ser utilizado para designar o número de registro dado ao 
documento ou, ainda, o nome atribuído ao livro de registro de documentos 
recebidos e expedidos. 
 
 
acordo com o estabelecido pela legislação em vigor. 
5 
Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que precisa ser 
priorizado para fins de classificação, registro e distribuição. 
6 
Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) 
e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente 
para que seja providenciado o envio dos itens não enviados anteriormente. 
7 
Verificar se o documento avulso será objeto de autuação ou não, conforme regulamentação 
interna do órgão ou entidade. 
8 Classificar o documento, avulso ou processo. 
9 
Registrar o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente 
em formulário, no qual constarão os seguintes dados identificadores: 1) a espécie/tipo do 
documento; 2) o número e a data de produção do documento; 3) a data de recebimento do 
documento; 4) o identificador de que o documento é avulso ou processo; 5) o Número Único 
de Protocolo - NUP; 6) o número de anexo(s); 7) o número de volume(s); 8) o código de 
classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere o documento; 9) o 
remetente/interessado/representante legal; e 8) o destinatário. 
 
Classificação 
A classificação representa o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos 
documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. É realizada a partir 
de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade e pode incluir ou não a atribuição de 
código aos documentos. 
A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores 
(processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão 
ou entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que 
o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação também define a organização 
física dos documentos, constituindo-se em referencial básico para agilizar sua recuperação e facilitar 
tanto as tarefas de destinação (eliminação ou recolhimento dos documentos) como as de acesso. 
O Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p.49) apresenta mais de uma definição 
para o termo classificação, o que nos força a ter que prestar bastante atenção quanto ao aspecto 
polissêmico do termo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Plano de classificação e código de classificação 
Um plano de classificação é um esquema de distribuição de documentos em classes, de 
acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e 
funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. 
A estruturação de um plano de classificação pode ser facilitada pela utilização de 
códigos (numéricos ou alfanuméricos) para designar as classes, constituindo um código de 
classificação. 
Seguem exemplos do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo elaborado pelo 
Conselho Nacional de Arquivos para os órgãos e entidades que compõem a Administração Pública 
Federal. 
 
 
 
 
 
 
1 - Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de 
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 
2 - Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, 
conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança. 
 
Dos dois conceitos apresentados acima, o segundo conceito de classificação 
(atribuição de graus de sigilo, conforme legislação específica) apresenta uma 
peculiaridade que é bastante cobrada em provas de concursos. Destaca-se a 
existência do seu oposto “desclassificação” (ato pelo qual a autoridade 
competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente 
sujeito a grau de sigilo). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CLASSIFIÇÃO 
ARQUIVÍSTICA 
ASPECTOS IMPORTANTES OBJETIVOS 
Analisar e identificar o conteúdo dos 
documentos arquivísticos; 
1) Estabelecer a relação orgânica dos 
documentos arquivísticos; 
 
2) Assegurar que os documentos 
sejam identificados de forma 
consistente ao longo do tempo; 
 
3) Auxiliar a recuperação de todos os 
documentos arquivísticos relacionados 
a determinada função ou atividade; 
 
4) Possibilitar a avaliação de um grupo 
de documentos de forma que os 
documentos associados sejam 
transferidos, recolhidos ou eliminados 
em conjunto. 
 
Selecionar a classe sob a qual serão 
recuperados; 
É realizada a partir de um plano de 
classificação; 
Determina o agrupamento de 
documentos; 
Toma por base o conteúdo do 
documento; 
Define a organização física dos 
documentos. 
 
Procedimento para a classificação arquivística: 
 
Registro 
As rotinas das unidades de protocolo são compostas por uma série de operações que 
objetivam controlar os documentos produzidos e recebidos que estão em processo de tramitação na 
instituição, garantindo eficiência máxima na localização, recuperação e acesso. Após efetuar o 
recebimento do documento, a unidade de protocolo fará o registro de algumas informações básicas, 
a saber: 
 
PASSOS DA 
CLASSIFICAÇÃO 
ARQUIVÍSTICA
1 - Identificar a ação ou atividade registrada no/pelo documento.
2 - Localizar a ação ou atividade no plano de classificação.
3 - Comparar a atividade com a estrutura organizacional para
verificar se é apropriada à unidade que gerou o documento.
 
 
 O REGISTRO DEVE CONTEMPLAR AS SEGUINTES INFORMAÇÕES 
1 Identificação do documento por meio do Número Único de Protocolo. 
2 Remetente/interessado/representante legal. 
3 Destinatário. 
4 
Especificações do documento, avulsoou processo, encaminhado: espécie/tipo, número e data 
de produção; identificador de que o documento é avulso ou processo; número de anexos e 
número de volumes; código de classificação e o respectivo descritor ou o assunto a que se 
refere o documento. 
5 Data do encaminhamento. 
6 Identificação do responsável pelo encaminhamento. 
7 Data do recebimento. 
8 Identificação do responsável pelo recebimento 
9 Providências a serem implementadas, quando couber. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Controle da tramitação 
 
O controle da tramitação de documentos, avulso ou processo, realizado através de 
sistema próprio (informatizado ou manual), possibilita mapear o curso do documento desde a sua 
produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa. 
Para que essa atividade seja realizada de forma eficiente e possa produzir os 
resultados esperados, torna-se necessário que as etapas de recebimento e de registro tenham sido 
executadas corretamente. 
O controle da tramitação permitirá saber a exata localização do documento, bem como 
a data de entrada na instituição, as unidades pelas quais o documento já tramitou, a pessoa que 
O registro consiste em formalizar o recebimento de determinado documento 
arquivístico dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos por meio 
da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Ele tem 
por objetivo precípuo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e 
bem como facilitar sua localização, recuperação e acesso. 
 
 
recebeu na respectiva unidade, horário do recebimento, etc., de forma a tornar sua recuperação ágil 
e precisa. 
É vedada a tramitação de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro no 
instrumento de encaminhamento e de controle da tramitação, disponíveis em sistema informatizado 
ou excepcionalmente em formulário. 
Distribuição 
É o procedimento de remessa dos documentos, avulsos ou 
processo, às unidades destinatárias. Na distribuição, os documentos são 
entregues às unidades internas. 
 
 
 
 
Expedição 
É o procedimento de remessa das correspondências para outras instituições. As 
correspondências serão encaminhadas por meio do protocolo central da instituição remetente. 
Poderão ser utilizados os serviços da Empresa de Correios e Telégrafos ou meios próprios para a 
entrega ao destinatário. 
 
 PROCEDIMENTOS A SEREM EXECUTADOS NA EXPECIÇÃO DOS DOCUMENTOS 
1 Classificar o documento, avulso ou processo. 
2 
Registrar o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente 
em formulário. 
3 
Encaminhar o documento, avulso ou processo, para ser expedido pela unidade de 
protocolo/protocolizadora, que verificará se o mesmo foi registrado, bem como se está 
classificado e acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) 
Distribuição: primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o 
destinatário, que ocorre dentro do órgão ou entidade 
 
 
indicado(s). Caso seja verificada alguma inconsistência, o documento, avulso ou processo, 
deverá ser devolvido para a unidade administrativa para que a inconsistência seja resolvida. 
4 
Registrar a expedição do documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou 
excepcionalmente em formulário. 
5 
Efetuar a expedição do documento, avulso ou processo, adotando medidas quanto à 
segurança, de modo que o mesmo não corra riscos de perda ou extravio. Todo documento, 
avulso ou processo, expedido será acondicionado em invólucro específico, apondo-se 
etiqueta com os dados identificadores. 
 
Autuação de documento avulso para formação de processo 
 
As atividades executadas no âmbito da Administração 
Pública, em determinados momentos, exigem que os documentos 
avulsos passem a constituir processos, os quais deverão ser autuados 
por uma unidade protocolizadora. A autuação de documentos avulsos para formação de processos 
é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, 
pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da Administração Pública. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p.11 e 62), processo 
pode ser definido da seguinte maneira: 
 
 
 
 
A autuação de processos não digitais somente poderá ser efetuada pela unidade 
protocolizadora. Nos processos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, 
diretamente no sistema informatizado, desde que o procedimento seja monitorado pela unidade 
protocolizadora. 
 
 QUANTO AOS PROCESSOS NÃO DIGITAIS 
1 
Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho 
plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, com distância de 3 cm, obedecendo a 
ordem cronológica do documento mais antigo para o mais recente 
2 Apor, na capa do processo, etiqueta, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, 
Processo - conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação 
administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. 
 
 
contendo as seguintes informações: nome do ministério ou órgão equivalente; nome do órgão 
ou entidade, quando couber; nome da unidade protocolizadora; número do processo (NUP); 
data de autuação; nome do interessado; código de classificação e o respectivo descritor ou o 
assunto a que se refere o documento. 
 
3 
Apor, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqueta ou carimbo 
em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada. 
 
4 Numerar as folhas, apondo o carimbo específico para numeração de folhas. 
5 
Apor, no canto superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade 
protocolizadora, o carimbo ou etiqueta, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, 
sem prejuízo da informação registrada. 
 
 
 QUANTO AOS PROCESSOS DIGITAIS 
1 
Criar e registrar um processo no sistema informatizado, constando as seguintes informações 
de identificação: nome do ministério ou órgão equivalente; nome do órgão ou entidade; nome 
da unidade administrativa; número do processo (NUP); data de autuação; nome do 
interessado; código de classificação e o respectivo descritor ou o assunto a que se refere o 
documento. 
2 
Associar os documentos digitais de forma que os documentos integrantes do processo sejam 
apresentados sempre na mesma sequência. 
3 
Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído. 
Essa informação é obrigatória para cada distribuição/movimentação/tramitação do processo. 
As informações de trâmites deverão ser apresentadas sempre junto com as demais 
informações de identificação do processo digital. 
4 Quando a autuação ocorrer na unidade protocolizadora, o processo deverá ser encaminhado 
 
 
para a unidade administrativa na qual será instruído, por meio de sistema informatizado. 
Procedimentos com relação à correspondência 
Tipos de correspondências: 
TIPOS DE 
CORRESPONDÊNCIAS 
 
CONCEITO DE CADA TIPO 
 
INTERNA É mantida entre as unidades do órgão ou entidade. 
EXTERNA 
É mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública 
Federal. 
OFICIAL 
É a espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou 
entidades da Administração Pública Federal ou destes para outros órgãos 
públicos ou empresas privadas. 
PARTICULAR 
É a espécie informal de comunicação utilizada entre autoridades ou 
servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública 
Federal. 
RECEBIDA 
É aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central 
ou setorialdo órgão ou entidade. 
EXPEDIDA 
A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no 
âmbito da Administração Pública Federal. 
Numeração de folhas e de peças 
 QUANTO AOS PROCESSOS NÃO DIGITAIS 
1 
A numeração das folhas do processo será iniciada pela unidade protocolizadora. As folhas 
subsequentes serão numeradas, em ordem crescente, pelas unidades administrativas que as 
adicionarem, mediante carimbo específico, que deverá ser aposto no canto superior direito 
na frente da folha, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da 
informação registrada. 
2 
O carimbo específico para numeração de folhas deverá conter os seguintes dados: a sigla da 
unidade protocolizadora/unidade administrativa; o nome do órgão ou entidade, podendo ser 
adotada sigla ou nome abreviado, desde que garanta a inequívoca identificação do órgão ou 
 
 
entidade; espaço para apor o número da folha; e espaço para apor a rubrica do servidor que 
estiver numerando a folha. 
 
3 A capa do processo não será numerada. 
4 
A primeira folha do processo não receberá o carimbo específico para numeração de folhas, 
devendo ser aposto o seguinte carimbo: 
 
5 
Apor na segunda folha do processo o carimbo específico para a numeração de folhas na 
unidade protocolizadora, devendo ser registrado no campo fl. o número 2. 
 
6 
O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como 
referência a letra "v", da palavra verso, seguida da indicação do número da folha. 
7 
No caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utilizado 
um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo 
da informação registrada, com o número correto da folha. 
 
8 
É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de 
líquido corretivo e a diferenciação utilizando-se letras e números. 
9 
Nos processos originados em outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal, 
deve-se, quando da anexação de folhas, prosseguir com a numeração existente, apondo o 
carimbo da unidade administrativa responsável pela operação. 
10 
No caso de se detectar erro na numeração cometido por terceiros, e se não houver registro do 
ocorrido, deve-se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a 
 
 
numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser 
devolvido ao destinatário, por meio de despacho, informando a ocorrência. 
11 
Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada, por meio de despacho no 
referido processo. 
12 
No caso da existência de espaço em branco na frente e no verso da folha, o espaço deverá ser 
inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações. 
13 
Apor o carimbo "Em Branco" no verso das folhas que não contenham informações registradas. 
 
 
 QUANTO AOS PROCESSOS DIGITAIS 
1 
Nos processos digitais não há necessidade de numeração de folha/página. No entanto, tem-
se que garantir que os documentos integrantes do processo digital recebam numeração 
sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma 
numeração. 
2 
A inserção de novos documentos deve ser feita sempre após o último, não sendo permitida 
alteração da numeração sequencial do documento no processo quando da anexação de 
documento avulso a processo. 
3 
Para os documentos que possuem paginação fixa, deve-se registrar o total de páginas deste 
documento. Considera-se paginação fixa quando um documento se apresenta com a mesma 
configuração de páginas sempre que é visualizado. 
 
ASPECTOS IMPORTANTES SOBRE A NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS 
NUMERAÇÃO DAS 
FOLHAS 
Sempre em ordem crescente. 
Utilizar carimbo próprio. 
Sem rasuras. 
Aposto no canto superior direito da página. 
Iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente. 
A capa do processo não será numerada. 
 
 
Não se permite diferenciar numeração pelas letras "A" e "B", nem rasurar. 
A correção da numeração de qualquer folha dos autos será feita por meio 
da aposição de "X" sobre o carimbo a inutilizar. 
Despacho 
ASPECTOS IMPORTANTES SOBRE OS DESPACHOS 
DESPACHO 
Será feito no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de 
despacho, a ser incluída ao final do processo. 
Podem-se utilizar tantas folhas quanto necessário. 
Deve-se inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, 
apondo o carimbo "Em branco". 
Juntada 
Juntada é a união de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo, 
realizando-se por anexação ou apensação. A juntada de processo(s) a processo somente poderá ser 
executada pela unidade protocolizadora, enquanto que a juntada de documento(s) avulso(s) a 
processo poderá ser executada pela unidade administrativa onde o processo estiver sendo instruído. 
Nos processos digitais, a juntada poderá ser registrada por usuário autorizado 
diretamente no sistema informatizado, desde que o procedimento seja monitorado pela unidade 
protocolizadora. Os procedimentos de juntada são efetivados automaticamente pelo sistema 
informatizado após o registro da operação. 
Juntada por anexação 
A juntada por anexação visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em caráter 
definitivo. Após o procedimento de juntada por anexação, seja de documento(s) avulso(s) a 
processo, seja de processo(s) a processo, é vedada a retirada de documento(s) do processo, 
ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento. 
Juntada por anexação de documento(s) avulso(s) a processo 
Esta juntada se caracteriza pela inclusão de documento(s) avulso(s) a processo, desde 
que referentes a um mesmo interessado e assunto, sendo que o(s) documento(s) avulso(s) 
anexado(s) passa(m) a compor o processo. No caso de processo não digital, deve-se obedecer 
sequencialmente a numeração das folhas. Quanto ao processo digital, deve-se garantir o 
sequenciamento sem falhas dos documentos que o integram. 
 
 
 
Juntada por anexação de processo(s) a processo 
Esta juntada se caracteriza pela união de um ou mais processos (processos acessórios) a 
outro processo (processo principal), desde que referentes a um mesmo interessado e assunto, 
prevalecendo o número do processo mais antigo, ou seja, o processo principal. 
A anexação de processo(s) a processo(s) não digital(is) somente poderá ser executada 
pela unidade protocolizadora. Nos processos digitais, essa anexação poderá ser realizada 
diretamente no sistema informatizado por usuário autorizado, de maneira que se possa garantir o 
monitoramento desta operação pela unidade protocolizadora. 
Juntada por apensação 
A juntada por apensação de processo(s) a processo ocorre em caráter temporário e tem 
como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, 
pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e 
independência. Esta juntada se caracteriza pela junção de um ou mais processos (processos 
acessórios) a outro processo (processo principal). Neste procedimento, considera-se como processo 
principal o que contiver o pedido da juntada por apensação, observando-se que este não será, 
necessariamente, o processo mais antigo. 
Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e 
o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal. 
A apensação de processo(s) não digital(is) somente poderá ser executada pela unidade 
protocolizadora. Nos processos digitais, a apensação poderá ser realizada diretamente no sistemainformatizado por usuário autorizado, de maneira que se possa garantir o monitoramento desta 
operação pela unidade protocolizadora. 
Nos processos digitais, é possível associar ou vincular dois ou mais processos com 
matérias semelhantes de maneira que o trâmite de cada um siga independentemente e o acréscimo 
de novos documentos possa ser realizado em todos eles. No entanto, este procedimento não se 
caracteriza por juntada. Quando se optar pela realização de uma juntada por apensação, os 
processos necessariamente passarão a tramitar juntos. 
 JUNTADA POR APENSAÇÃO DE PROCESSO NÃO DIGITAIS 
1 
Manter sobreposto um processo ao outro, presos por cadarço ou similar de algodão cru com 
no mínimo 30 mm de largura, ficando o processo principal, isto é, o que contiver o pedido da 
juntada por apensação, em primeiro lugar. 
2 Manter a numeração original das folhas de cada processo. 
3 Lavrar o "TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO", em folha a ser anexada após a última folha 
 
 
do processo principal. 
 
4 
Apor, na capa do processo principal, no campo "Observações", a seguinte informação: 
"Processo(s) apensado(s) número(s) __________". 
5 
Registrar a operação de apensação em sistema informatizado ou excepcionalmente em 
formulário. 
6 
Providenciar a devolução do(s) processo(s) apensado(s) à unidade administrativa que solicitou 
a apensação para que sejam tomadas as providências informadas no despacho. 
7 O acréscimo de novos documentos deverá ocorrer no processo principal. 
Desapensação 
Ocorre quando há a necessidade de separar processo(s), anteriormente, juntado(s) por 
apensação. A desapensação de processo(s) não digital (is) somente poderá ser executada pela 
unidade protocolizadora. Nos processos digitais, a desapensação poderá ser realizada diretamente 
no sistema informatizado por usuário autorizado, de maneira que se possa garantir o monitoramento 
desta operação pela unidade protocolizadora. A desapensação deverá ocorrer antes do 
arquivamento do(s) processo(s). 
Principais aspectos sobre desentranhamento e 
desmembramento 
Desentranhamento 
Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante 
justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do 
interessado. O desentranhamento ocorre, também, quando se constata a anexação indevida ou 
duplicada de documentos, bem como quando há necessidade de utilizar o original de um documento 
junto a terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou entidades públicos, entre outros) ou em 
outro processo já existente. 
O desentranhamento só poderá ser executado pela unidade protocolizadora, mediante 
solicitação, por despacho, da autoridade competente, justificando a operação. 
Nos processos digitais, o desentranhamento poderá ser realizado diretamente no 
sistema informatizado por usuário autorizado. O sistema informatizado tem que permitir o 
monitoramento da operação pela unidade protocolizadora. 
 
 
É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que 
deu(ram) origem ao processo. 
DESENTRANHAMENTO EM PROCESSOS NÃO DIGITAIS 
Informar qual(is) folha(s) do processo será(ão) desentranhada(s), mediante despacho da autoridade 
competente. 
Separar fisicamente a(s) folha(s) do processo que será(ão) desentranhada(s), de acordo com o que 
consta no despacho da autoridade competente. 
Conservar a numeração original do processo que teve folha(s) desentranhada(s), não renumerando-
as. 
Lavrar o "Termo de Desentranhamento", em folha a ser anexada no lugar das folhas 
desentranhadas, observando-se que esta folha não será numerada. 
 
Apor, na capa do processo principal, no campo "Observações", a seguinte informação: "Folha(s) 
desentranhada(s) número(s) __________". 
Registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário. 
Providenciar a devolução da(s) folhas(s) desentranhada(s) e do(s) processo(s) à unidade 
administrativa que solicitou o desentranhamento. 
Desmembramento 
Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma 
definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a 
pedido do interessado, para a formação de um novo processo. 
O desmembramento só poderá ser executado pela unidade protocolizadora, mediante 
solicitação, por despacho, da autoridade competente, justificando a operação. 
Nos processos digitais, o desmembramento poderá ser realizado diretamente no 
sistema informatizado por usuário autorizado. O sistema informatizado tem que permitir o 
monitoramento da operação pela unidade protocolizadora. 
É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que 
deu(ram) origem ao processo. 
 
 
DESMEMBRAMENTO EM PROCESSOS NÃO DIGITAIS 
Informar qual(is) folha(s) do processo será(ão) desmembradas(s), mediante despacho da autoridade 
competente. 
Separar fisicamente a(s) folha(s) do processo que será(ao) desmembrada(s), de acordo com o que 
consta no despacho da autoridade competente. 
Conservar a numeração original do processo que teve folha(s) desmembrada(s), não renumerando-
as. 
Lavrar o "Termo de Desmembramento", em folha a ser anexada no lugar das folhas 
desmembradas, observando-se que esta folha não será numerada. 
 
Apor, na capa do processo principal, no campo "Observações", a seguinte informação: "Folha(s) 
desmembrada(s) número(s) __________". 
Registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário. 
Providenciar a devolução dos processos à unidade administrativa que solicitou o desmembramento. 
Reconstituição de processo 
Os procedimentos para a reconstituição de processos digitais são os mesmos adotados 
para os processos não digitais. Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a autoridade competente 
do órgão ou entidade deverá ser comunicada, cabendo a ela promover a apuração dos fatos, por 
meio de sindicância ou processo administrativo, e designar, formalmente, um servidor ou uma 
comissão para proceder à reconstituição do processo, conforme descrito abaixo: 
PROCEDIMENTOS DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS 
Resgatar as informações e os documentos que integravam o processo perdido ou extraviado, 
solicitando, quando necessário, às unidades administrativas por onde o processo tramitou, a 
disponibilização de informações e/ou de cópias dos documentos. 
Reunir os documentos obtidos durante a operação de reconstituição, encaminhando à unidade 
protocolizadora, para autuação, sendo atribuído ao processo formado um novo número (NUP), 
mantendo-se o número (NUP) anterior como referência. 
 
 
Lavrar o "Termo de Reconstituição de Processo", o qual será a primeira folha do processo 
reconstituído, devendo ser numerada. 
 
Registrar a operação de reconstituição de processo em sistema informatizado ou excepcionalmente 
em formulário. 
Encaminhar o processo à autoridade competente que determinou a reconstituição, para que siga 
seu trâmite. No caso de perda ou extravio de volume de um processo, deverão ser seguidos os 
mesmos procedimentos anteriormente descritos, mantendo-se a numeração original do processo, 
bem como lavrado o "Termo de Reconstituição de Volume" o qual será a primeira folha do volume 
reconstituído, devendo ser numerada. 
 
No caso da localização do processo ou volume(s), desaparecido(s) ou extraviado(s), este(s) 
deverá(ão) prosseguir sua tramitação, depois de anexado(s) a ele o processo ou volume(s) 
reconstituído(s), conforme os procedimentos adotados para a juntada por anexação. 
Para os processos digitais aplicam-se todos os procedimentos acima descritos. 
Exigência 
É o pedido de esclarecimentoacerca dos documentos, avulsos ou processos, e/ou 
informações, recebidas pelo órgão ou entidade, que estejam incompletas ou equivocadas ou 
apresentem inconsistências ou falhas. 
Deverão ser adotados os mesmos procedimentos para os documentos digitais e para os 
documentos não digitais, quando os documentos, avulsos ou processos, recebidos pelo órgão ou 
entidade, caírem em exigência. 
Os documentos, avulsos ou processos, que caírem em exigência deverão ser devolvidos 
à unidade administrativa responsável pelas informações incompletas ou equivocadas e/ou pelas 
 
 
inconsistências ou falhas para que essas sejam sanadas, seja no âmbito do próprio órgão ou 
entidade, seja em outro órgão ou entidade. 
No caso de processos, digitais e não digitais, relativos à pessoa física ou jurídica, não 
pertencentes à Administração Pública Federal, esta pessoa deverá ser convocada pela unidade 
administrativa interessada por meio de correspondência registrada, com aviso de recebimento (AR), 
ou por meio eletrônico que garanta o efetivo recebimento pela parte interessada para que seja(m) 
cumprida(s) a(s) exigência(s). A cópia da convocação expedida será anexada ao processo, juntamente 
com o respectivo aviso/confirmação de recebimento. 
Encerramento do processo e abertura de volumes 
Motivos determinantes para o encerramento dos processos: 
LISTA DE MOTIVOS 
PARA O 
ENCERRAMENTO 
DE PROCESSOS 
Por indeferimento do pleito. 
Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos 
arbitrados ou dela decorrentes. 
Pela expressa desistência do interessado. 
Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um 
ano, por omissão da parte interessada. 
 
Aspectos referentes ao quantitativo de folhas por volume do 
processo: 
 
QUANTITATIVO DE FOLHAS DOS VOLUMES 
Cada volume de um processo deverá conter, no máximo, duzentas folhas, incluindo o "Termo de 
Encerramento de Volume". 
Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite de 200 folhas por volume, 
a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes. 
 
 
Quando da inclusão de folhas em um processo for verificado que serão ultrapassadas as 200 folhas 
permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitando o 
processo, deverá solicitar à unidade protocolizadora, por meio de despacho, a abertura de um novo 
volume. O volume anterior será encerrado com as folhas que contiver. Exemplo: Havendo um 
processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento avulso contendo 50 folhas, 
encerrar-se-á o volume com 180 folhas e abrir-se-á novo volume com o referido documento de 50 
folhas. 
Lavrar o "Termo de Encerramento de Volume" em folha a ser anexada após a última folha do 
processo, numerando-a sequencialmente. 
 
Lavrar o "Termo de Abertura de Volume" o qual será a primeira folha do novo volume, 
numerando-a e observando que a numeração das folhas obedecerá à sequência do volume 
anterior. 
 
Apor, na capa do(s) volume(s) do processo, etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou 
entidade, sem prejuízo da informação registrada contendo as informações abaixo: 
 
Registrar as operações de encerramento e de abertura do novo volume em sistema informatizado 
ou excepcionalmente em formulário. 
Registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário. 
Os volumes do processo tramitarão juntos. 
A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo protocolo central ou 
setorial das unidades correspondentes, que deverão providenciar o preenchimento da nova capa, 
certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes 
deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume etc. 
 
 
Despacho 
Despacho é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma 
ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos. Os despachos podem 
ser informativos ou decisórios. Os despachos informativos, ou despachos de mero expediente, 
objetivam dar prosseguimento ao documento, avulso ou processo, enquanto que os despachos 
decisórios envolvem uma decisão administrativa sobre matérias e assuntos submetidos à apreciação 
da autoridade competente. 
Disposições finais 
Por fim, a Portaria destaca que os órgãos e entidades da Administração Pública Federal 
deverão: 
1 
Respeitar princípios éticos para o tratamento dos documentos, mantendo absoluta discrição 
com relação às informações neles contidas e observar a legislação em vigor no que se refere 
ao tratamento técnico de documentos classificados como sigilosos. 
2 
Instituir, manter e organizar unidades administrativas destinadas à execução das atividades de 
protocolo. 
3 
Instalar no recinto de entrada, preferencialmente no pavimento térreo de sua(s) 
instalação(ões) física(s), a unidade administrativa destinada ao recebimento de documentos. 
4 
Definir sobre a centralização ou descentralização das atividades de protocolo e das unidades 
protocolizadoras. 
5 
Em atenção às questões relativas à sustentabilidade, recomenda-se que, sempre que possível, 
sejam utilizadas a frente e o verso das folhas até o seu total aproveitamento, não sendo 
aconselhável a inclusão de novas folhas antes disso. Recomenda-se, ainda, que os 
documentos sejam impressos utilizando-se a frente e o verso das folhas. 
6 
Nos casos de impressão em frente e verso de documentos, por meio de equipamento 
informatizado, a margem lateral esquerda da frente da folha e a margem lateral direita do 
verso da folha deverão ter 3 cm, visando preservar as informações contidas quando a folha 
for perfurada. 
7 Para os documentos não digitais, cada anexo deverá manter sua própria numeração de folhas. 
8 
Para os documentos digitais não se aplicam os procedimentos de aposição de etiquetas e 
carimbos. As informações serão registradas em sistema informatizado. 
 
 
9 
Todas as informações necessárias à confecção dos termos, etiquetas e carimbos constam dos 
modelos previstos e poderão ser reproduzidas manualmente ou emitidas por meios 
informatizados, desde que contemplem todos os dados exigidos. 
10 
As medidas das etiquetas e dos carimbos servem como referência, podendo ser definidas pela 
conveniência de cada órgão ou entidade. No entanto, os órgãos e entidades, ao utilizarem as 
etiquetas e/ou os carimbos, deverão, necessariamente, aplicá-los sem prejuízo da informação 
registrada nos documentos, avulsos ou processos. 
11 
O carimbo "Confere com Original” será utilizado quando do fornecimento de cópias de 
documentos não digitais, aposto, preferencialmente na frente da folha, em tamanho a ser 
definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada. 
 
 
 
 
 
16) ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL 
Arquivamento horizontal 
Os documentos são dispostos em posição paralela à da prateleira. As principais 
características do arquivamento horizontal são: 
 
EXEMPLO DE MOBILIÁRIO PARA ARQUIVAMENTO HORIZONTAL 
 
Arquivamento vertical 
Os documentos são dispostos em posição perpendicular à da prateleira. As principais 
características do arquivamento vertical são: 
 
 
Os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou 
escaninhos. 
Amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. 
Seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer 
documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da 
informação. 
Os documentos ou fichas são colocados uns atrásdos outros. 
Seu uso é aconselhável nos arquivos correntes, pois permite consulta rápida aos documentos 
arquivados, sem necessidade de manipular ou mover outros documentos ou fichas. 
 
 
EXEMPLOS DE ARQUIVAMENTO VERTICAL 
 
 
 
 
 
17) MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
O método de arquivamento a ser utilizado para a organização de determinada 
documentação vai depender da natureza dos documentos em tratamento e da estrutura orgânica da 
instituição. Paes (2007, p. 61) divide os métodos de arquivamento em duas grandes classes, básicos e 
padronizados, conforme esquema abaixo: 
 
Os métodos citados (básicos e padronizados) pertencem a dois grandes sistemas de 
arquivamento, a saber: 
 
 
 
 
 
 
Sistema direto: a busca do documento é feita diretamente no local onde se 
acha guardado. 
Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, é 
necessária a consulta a um índice ou código. Característico dos métodos que 
organizam os documentos por número. 
 
 
 
 
 
 
Método Alfabético 
É considerado um método simples e utiliza como principal critério de arquivamento o 
nome existente no documento, baseado na rigorosa ordem alfabética. É um método direto, tendo 
em vista que a realização da pesquisa é feita no próprio conjunto documental, sem a necessidade de 
recorrer a um índice para localizar qualquer documento. 
VANTAGENS DESVANTAGEM 
RÁPIDO Grande possibilidade de erro 
quando o volume de documentos 
é muito grande, por conta do 
cansaço visual e da variedade de 
grafia dos nomes. 
DIRETO 
FÁCIL 
BARATO 
 
 
 
 
Regras de alfabetação - Treze regras simples 
1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
João Barbosa 
Pedro Ricardo Abreu 
Bruno Mendonça Lopes 
 
 
 
 
 
 
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 
 
 
 
 
 
 
A - Z 
1° - Abreu, Pedro Ricardo 
2° - Barbosa, João 
3° - Lopes, Bruno Mendonça 
Método de ordenação que tem por eixo o alfabeto. 
 
 
 
 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Bruno Mendonça 
José Mendonça 
Carlos Mendonça 
 
 
 
 
 
 
2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se 
separam: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
 
 
 
 
 
 
 
3) Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
documentos compostos por um adjetivo e um substantivo: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Alberto São Pedro 
Carlos Santo Cristo 
Diogo Santa Rita 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A - Z 
1° - Mendonça, Bruno 
2° - Mendonça, Carlos 
3° - Mendonça, José 
A - Z 
1° - Castelo Branco, Camilo 
2° - Monte Verde, Paulo 
3° - Villa-Lobos, Heitor 
A - Z 
1° - Santa Rita, Diogo 
2° - Santo Cristo, Carlos 
3° - São Pedro, Alberto 
 
 
4) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes 
iguais: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
José Rios 
João Rios 
J. Rios 
 
 
 
 
 
 
 
 
5) Os artigos e preposições, tais como a, o, de d’, da, do, e, um, uma, não são considerados: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Ricardo de Azevedo 
Pedro d’Andrade 
Lúcia da Rocha 
 
 
 
 
 
 
 
6) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, 
Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na 
ordenação alfabética: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Paulo Ribeiro Júnior 
Raimundo Cruz Sobrinho 
Santino Almeida Filho 
 
 
 
 
 
 
 
Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de 
elemento de distinção: 
A - Z 
1° - Rios, J. 
2° - Rios, João 
3° - Rios, José 
A - Z 
1° - Andrade, Pedro d’ 
2° - Azevedo, Ricardo de 
3° - Rocha, Lúcia da 
A - Z 
1° - Almeida Filho, Santino 
2° - Cruz Sobrinho, Raimundo 
3° - Ribeiro Júnior, Paulo 
 
 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Raphael de Abreu Neto 
Raphael de Abreu Filho 
 
 
 
 
 
 
 
7) Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome 
completo, entre parênteses: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Dr. Francisco Everardo Silva 
Ministro Menezes Direito 
Professora Carla Pires 
 
 
 
 
 
 
 
 
8) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de 
nomes espanhóis e orientais: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Cornelius Vanderbilt 
John Davison Rockefeller 
Andrew Carnegie 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A - Z 
1° - Abreu Filho, Raphael de 
2° - Abreu Neto, Raphael de 
1° - Direito, Menezes (Ministro) 
2° - Pires, Carla (Professora) 
3° - Silva, Francisco Everardo (Dr.) 
A - Z 
1° - Carnegie, Andrew 
2° - Rockfeller, John Davison 
3° - Vanderbilt, Cornelius 
A - Z 
 
 
9) As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum 
é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Michelle di Benedetto 
Alfredo Di Stefano 
Margaret O’Brien 
 
 
 
 
 
 
 
10) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde 
ao sobrenome de família do pai: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Diego Armando Maradona 
Lionel Andrés Messi 
Juan Román Riquelme 
 
 
 
 
 
 
 
11) Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se 
apresentam: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
Nancy Ajram Nabil (árabe) 
Yuzo Sato (japonês) 
Lai Changxing (chinês) 
 
 
 
 
 
 
 
 
A - Z 
1° - Benedetto, Michelle di 
2° - Di Stefano, Alfredo 
3° - O’Brien, Margaret 
A - Z 
1° - Andrés Messi, Lionel 
2° - Armando Maradona, Diego 
3° - Román Riquelme, Juan 
A - Z 
1° - Lai Changxing 
2° - Nancy Ajram Nabil 
3° - Yuzo Sato 
 
 
12) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser 
transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e 
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam 
colocados entre parênteses após o nome: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
The Washington Post 
Fundição Filomena 
A Casa do Colegial 
 
 
 
 
 
 
 
 
13) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os 
números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses: 
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE 
I Conferência Nacional de Museus 
Quinto Congressos de Física 
3° Congresso de Arquivos 
 
 
 
 
 
 
 
 
Método Geográfico 
É um método de arquivamento pertencente ao sistema direto, ou seja, quando o 
usuário realizar uma busca, ela será feita diretamente no documento, sem a necessidade do auxílio 
de um índice ou código. 
É uma metodologia de arquivamento bastante utilizada quando o principal elemento a 
ser considerado em um documento é a procedência ou local. 
 
 
 
A - Z 
1° - Casa do Colegial (A) 
2° - Fundição Filomena 
3° - Washington Post (The) 
A - Z 
1° - Conferência Nacional de 
Museus (I) 
2° - Congresso de Arquivos (3°) 
3° - Congresso de Física 
(Quinto) 
 
 
VANTAGENS DESVANTAGEM 
DIRETO Exige duas classificações – uma 
para a procedência e outra para o 
correspondente. 
FÁCIL 
 
 
 
Quando da utilização do método geográfico,a ordenação poderá ser feita com base em 
três critérios: por estado, por cidade ou por país, conforme veremos: 
Organização por estado 
Na organização do arquivo por estado, a respectiva capital deve ser ordenada em 
primeiro lugar, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades integrantes, 
que deverão estar dispostas alfabeticamente logo após a capital estadual. Caso seja necessário 
ordenar os correspondentes por estado, esta deverá ser feita de acordo com as regras de alfabetação 
presentes no método alfabético. Por exemplo: 
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE 
Distrito Federal 
Brasília Souza, Júlio Cesar Andrade de 
Ceilândia Costa, Maurício Matias da 
Taguatinga Andrade, Tatiane Moura d’ 
Minas Gerais 
Belo Horizonte Madureira, Fernando Radamés 
Catas Altas da Noruega Testoni, Celso Neiva 
Conselheiro Lafayete Fernandes, Denise Corrêia 
Observa-se que os estados estão ordenados alfabeticamente (Distrito Federal e Minas 
Gerais), seguidos das respectivas capitais, que nessa metodologia aparecem em primeiro lugar. Na 
sequência, aparecem as demais cidades, também ordenadas alfabeticamente. 
Organização por cidade 
Quando o principal elemento de identificação do documento é a cidade e não o estado, 
deve-se observar a rigorosa ordem alfabética levando em consideração o nome das cidades, não 
havendo destaque para as capitais. 
 
Método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos. 
 
 
 
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE 
Belo Horizonte Minas Gerais Madureira, Fernando Radamés 
Brasília Distrito Federal Souza, Júlio Cesar Andrade de 
Catas Altas da Noruega Minas Gerais Testoni, Celso Neiva 
Ceilândia Distrito Federal Costa, Maurício Matias da 
Conselheiro Lafayete Minas Gerais Fernandes, Denise Corrêia 
Taguatinga Distrito Federal Andrade, Tatiane Moura d’ 
Observa-se que as cidades obedecem à estrita ordenação alfabética, 
independentemente do estado de origem e da respectiva capital. É imprescindível que as cidades 
sejam acompanhadas dos respectivos nomes dos estados, tendo em vista a ocorrência de cidades 
com o mesmo nome em estados distintos. Por exemplo: Taguatinga – DF e Taguatinga – TO. 
Correspondência por país 
Quando o principal elemento a ser considerado na ordenação da documentação for o 
nome de países, alfabeta-se primeiramente este, seguido da respectiva capital, do nome das 
demais cidades e dos nomes dos correspondentes. Conforme a lógica de ordenação por estado, as 
demais cidades serão dispostas de acordo com a sequência alfabética após a capital. 
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE 
Canadá 
Ottawa Johnston, David 
Toronto Harper, Stephen 
Vancouver Cartier, Jacques 
Inglaterra 
Londres Cameron, David 
Bristol Brown, Gordon 
Liverpool Blair, Tony 
 
Observa-se que os países obedecem à estrita ordem alfabética (Canadá e Inglaterra). A 
capital de cada país tem prioridade na ordenação, sendo posicionada em primeiro lugar, e as demais 
cidades são ordenadas alfabeticamente logo após as capitais. 
 
 
 
 
Métodos Numéricos 
Método utilizado quando o principal elemento a ser considerado para arquivamento e 
busca de um documento for o seu número. É subdividido em três categorias: simples, cronológico e 
dígito-terminal. É considerado um método do sistema indireto, tendo em vista que para a 
recuperação dos documentos deve-se fazer uso de um índice alfabético. 
Numérico Simples 
É materializado por meio da atribuição de um número único a cada correspondente, de 
acordo com a ordem de ingresso na instituição ou de registro. Esse método dispensa o uso da 
ordenação alfabética, pois a seu uso será acompanhado da confecção de um índice alfabético 
remissivo. 
 
 
 
EXEMPLO DO MÉTODO SIMPLES EXEMPLO DE ÍNDICE ALFABÉTICO REMISSIVO 
 
O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos especiais (discos, 
fotografias, filmes, fitas sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de 
financiamento, prontuários médicos, cadastros funcionais). 
Numérico-cronológico 
É uma metodologia em que o responsável pelo arquivamento deve observar a 
numeração e a data atribuídas aos documentos. A atribuição de número e data aos documentos é 
um método bastante difundido e utilizado pelas instituições públicas. 
 
 
 
O uso desse método recai sobre o próprio documento e não sobre sua pasta. Após cada 
documento receber seu identificador único, ele será ordenado em rigorosa ordem numérica. 
Método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às unidades de 
arquivamento. 
Método de ordenação que tem por eixo o número e a data dos documentos. 
 
 
Assim como o numérico simples, o numérico-cronológico caracteriza-se por ser um 
método do sistema indireto, tendo em vista a necessidade de confecção de um índice auxiliar para 
ajudar na localização e recuperação dos documentos. 
Na autuação dos seus processos, o Poder Executivo Federal adota uma metodologia 
padronizada e estabelecida pela Portaria Nº 3, de 16 de maio de 2003 do Ministério do 
Planejamento. 
De acordo com a referida Portaria (aplicável aos órgãos do Poder Executivo Federal), o 
número único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será constituído de quinze dígitos, 
devendo, ainda, ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV) e, com o acréscimo dos dígitos 
verificadores, o número atribuído ao processo será composto por dezessete dígitos, separados em 
grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo: 
I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico 
atribuído a cada unidade protocolizadora e este código identifica o órgão de origem do processo, 
mantendo-se inalterado; 
II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e 
determina o registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada 
ano; 
III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma 
barra, indica o ano de formação do processo; e 
IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, 
indica os dígitos verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas. 
 
Exemplo: 35041.000387/2000-19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Numérico dígito-terminal 
Método de organização utilizado em instituições com grandes quantidades de 
documentos e que adotaram o número como principal elemento de identificação. 
 
 
 
 
Os documentos devem receber numeração sequencial e sua leitura apresenta uma 
peculiaridade que caracteriza o método - os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada 
um, são lidos (SEMPRE) da direita para a esquerda formando pares. Por exemplo: 
 
NÚMERO SEQUENCIAL DÍGITO-TERMINAL 
963.256 96.32.56 
 
Convertendo-se o número 963.256 para o método dígito-terminal, o responsável pela 
ordenação terá o seguinte grupo: 96. 32. 56. A leitura é feita da direita para esquerda e é dividida em 
grupos: o número 56 pertence ao grupo primário, o número 32 pertente ao grupo secundário e o 
número 96 pertente ao grupo terciário. 
Quando do arquivamento, os documentos serão armazenados levando-se em 
consideração os grupos que compõem o número. Primeiramente será considerado o grupo primário 
(56), em seguida o grupo secundário (32) e, por fim, o grupo terciário (96). 
Para que o usuário possa localizar o documento 96-32-56, arquivado com base no 
método dígito-terminal, ele, primeiramente, deverá localizar onde se encontram as pastas 
terminadas em 56, em seguida, localizar as pastas cujo grupo secundário é 32 e, por fim, a pasta 
desejada, 96. 
Exemplo de ordenação baseadano método simples e no método dígito terminal: 
 MÉTODO SIMPLES MÉTODO DÍGITO-TERMINAL 
(1°) 42.639 (1°) 36.95.21 
(2°) 236.895 (2°) 04.26.39 
(3°) 369.521 (3°) 99.01.56 
(4°) 953.456 (4°) 95.34.56 
(5°) 990.156 (5°) 23.68.95 
 
O método dígito-terminal tem por eixo um código numérico dividido em grupos de 
dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos 
documentos. 
 
 
 
 
 
Percebe-se que no método dígito-terminal, quando o número for composto por menos 
de cinco dígitos, será colocado (0) zero à sua esquerda para sua complementação, a exemplo do que 
ocorreu com o número 42.639, que passou a ter a seguinte composição: 04.26.39. 
Observa-se, também, que a organização dos documentos é em ordem crescente, 
levando-se em consideração, primeiramente, o grupo primário. Os demais grupos (secundário e 
terciário) serão considerados para fins de ordenação quando mais de um documento tiver números 
idênticos ao do grupo primário. 
Método ideográfico – (assunto) 
Método de arquivamento de documentos que tem sua aplicação atrelada à 
interpretação do assunto do documento em análise. Paes (2007, p. 77) defende que o método em 
estudo é mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos, pois 
exige profundo conhecimento das atividades institucionais. 
 
 
 
 
O método ideográfico é subdividido da seguinte maneira: 
 
 
 
 
 
 
 
IDEOGRÁFICO OU 
POR ASSUNTO 
Alfabético 
Dicionário 
Enciclopédico 
Numérico 
Duplex 
Decimal 
Unitermo ou indexação 
coordenada 
Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou 
não, nos documentos. 
 
 
 
 
Alfabético - dicionário 
Os assuntos tratados por determinada instituição ou pessoa são dispostos 
alfabeticamente, levando em consideração, somente, a sequência das letras. 
 
 
 
Vejamos um exemplo de sua aplicação: 
A instituição X realiza determinadas atividades que dão origem aos documentos que 
tratam dos assuntos presentes na coluna A. Com a aplicação do método ideográfico alfabético 
dicionário, todos os assuntos serão dispostos em ordem alfabética, seguindo a lógica de um 
dicionário comum. O resultado da organização por meio deste método é o que consta da coluna B. 
COLUNA – A (assuntos sem ordenação) COLUNA – B (assuntos ordenados) 
 Nomeação de servidor  Administração de imóvel 
 Exoneração de servidor  Administração de veículo 
 Aquisição de bem permanente  Aquisição de bem permanente 
 Aquisição de material de consumo  Aquisição de material de consumo 
 Administração de imóvel  Elaboração da proposta orçamentária 
 Administração de veículo  Elaboração do plano plurianual 
 Elaboração da proposta orçamentária  Exoneração de servidor 
 Elaboração do plano plurianual  Levantamento da produção documental 
 Levantamento da produção documental  Nomeação de servidor 
 Transferência / recolhimento de documentos  Transferência / recolhimento de documentos 
 
Após a aplicação do método, observa-se que todos os assuntos constantes da coluna A 
foram colocados na estrita ordem alfabética na coluna B. Esse é um exemplo de como aplicar o 
método alfabético dicionário em uma instituição. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Disposição das entradas na sequência rigorosa das letras. 
 
 
 
 
Alfabético - enciclopédico 
No método alfabético enciclopédico, o responsável pela ordenação da documentação 
realiza o agrupamento de assuntos correlatos por títulos gerais, ordenados conforme a sequência 
rigorosa das letras, ou seja, a alfabetação. Por exemplo: 
 
 
 
 
Ideográfico - numérico 
A utilização dos métodos numéricos (duplex, decimal e unitermo) em conjunto com a 
classificação por assunto tem o intuito de facilitar o desenvolvimento da atividade de organização e 
arquivamento dos documentos, tendo em vista a simplicidade de se trabalhar com números. 
 
Numérico - duplex 
Centra-se na distribuição dos documentos em grandes classes por assunto. As classes 
gerais podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com 
traços de união. 
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
 Levantamento da produção documental 
 Transferência / recolhimento de documentos 
 
GESTÃO DE PESSOAS 
 Registro Funcional 
 Exoneração de servidor 
 Nomeação de servidor 
 
MATERIAL E SERVIÇO 
 Aquisição de bem permanente 
 Aquisição de material de consumo 
 
ORÇAMENTO E FINANÇAS 
 Programação financeira e orçamentária 
 Elaboração da proposta orçamentária 
 Elaboração do plano plurianual 
 
PATRIMÔNIO 
 Administração de imóvel 
 Administração de veículo 
TÍTULO GERAL 
 
Assuntos correlatos 
ordenados 
alfabeticamente 
 
 
Outra importante característica deste método é a possibilidade de abertura de 
quantidade ilimitada de classes. Ou seja, não se torna necessária a previsibilidade de todas as 
atividades no momento da construção do plano de classificação, pois novas classes poderão ser 
abertas de acordo com a necessidade institucional. 
Para facilitar o entendimento, será utilizado o exemplo do esquema de classificação 
apresentado no método alfabético enciclopédico. Contudo, ele será incrementado com a 
metodologia de numeração duplex. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX 
1 - Existência do traço de união, por exemplo: (2-1-1). 
2 - Método dividido em classes, conforme os assuntos, partindo-se sempre do geral para o 
particular, por exemplo: 
 5 PATRIMÔNIO (geral) 
 5-1 Administração de imóvel (particular). 
3 - Possibilidade de abertura ilimitada de classes. O exemplo apresentado para o método duplex só 
1 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
 1-1 Levantamento da produção documental 
 1-2 Transferência / recolhimento de documentos 
 
2 GESTÃO DE PESSOAS 
 2-1 Registro Funcional 
 2-1-1 Exoneração de servidor 
 2-1-2 Nomeação de servidor 
 
3 MATERIAL E SERVIÇO 
 3-1 Aquisição de bem permanente 
 3-2 Aquisição de material de consumo 
 
4 ORÇAMENTO E FINANÇAS 
 4-1 Programação financeira e orçamentária 
 4-1-1 Elaboração da proposta orçamentária 
 4-1-2 Elaboração do plano plurianual 
 
5 PATRIMÔNIO 
 5-1 Administração de imóvel 
 5-2 Administração de veículo 
Numeração justaposta 
com traço de união 
 
 
apresenta cinco classes, mas nada impede o crescimento ilimitado das classes e subclasses. 
 
Numérico – decimal 
Baseia–se em um plano prévio de distribuição dos documentos limitado a dez grandes 
classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e, assim, sucessivamente, partindo-se 
sempre do geral para o particular. 
Tendo em vista a quantidade limitada classes, Paes (2007, p.85) aponta que o mais 
complexo na utilização deste método é a necessidade de determinação, quando da elaboração do 
plano de classificação, das classes principais que compreendem em si toda e qualquer espécie de 
documentos produzidos ou recebidos, o que torna necessária a previsão do desenvolvimento das 
atividades da instituição. 
Como exemplo da aplicação método decimal, será apresentado um fragmento do 
Código de Classificação elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos e que serve como orientação 
para a classificação arquivística dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo 
Federal. 
 
 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO CONARQ SUBDIVISÃO DA SUBCLASSE 020 - PESSOAL 
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL (CLASSE) 020 PESSOAL (SUBCLASSE) 
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO 
020 PESSOAL 022 APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO 
030 MATERIAL 023 QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL 
040 PATRIMÔNIO 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS 
050 ORÇAMENTO E FINANÇAS 025 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR 
060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 026 PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE SOCIAL 
070 COMUNICAÇÕES 027 (vaga) 
080 (vaga) 028 (vaga) 
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 
 
SUBDIVISÃO DO GRUPO 024 DIVISÃO DO SUBGRUPO 024.1 
024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS (GRUPO) 024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS 
(SUBGRUPO) 
024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS 024.11 SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E 
 REMUNERAÇÕES 
024.2 FÉRIAS 024.12 GRATIFICAÇÕES (inclusive incorporações) 
024.3 LICENÇAS 024.13 ADICIONAIS 
024.4 AFASTAMENTOS 024.14 DESCONTOS 
 
 
024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS 024.15 ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS 
024.6 (vaga) 
024.7 (vaga) 
024.8 (vaga) 
024.9 OUTROS DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS 
 
A classificação apresentada no esquema acima poderia ser escrita da seguinte forma: 
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 
 SUBCLASSE 020 PESSOAL 
 GRUPO 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS. 
 SUBGRUPOS 024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS. 
 024.11 SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES. 
 
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAÇÃO DO MÉTODO DECIMAL 
1 – Separa-se o número em classe de três algarismos por ponto, por exemplo: (024.11). 
2 - O método é dividido em classes, subclasses, grupos, subgrupos, conforme os assuntos, 
partindo-se sempre do geral para o particular, por exemplo: 
 020 PESSOAL (geral) 
 024.11 Salários, vencimentos, proventos e remunerações (particular). 
3 – Todos os assuntos referentes à determinada classe ficam juntos. 
 
Unitermo 
Método desenvolvido por Mortimer Tauber, nos EUA, em princípios de 1950. 
A utilização deste método consiste na atribuição, a cada documento ou grupo de 
documentos, de um número em ordem crescente, de acordo com seu ingresso na unidade de 
arquivo (assinalado em local visível e previamente determinado). Após a realização da numeração, 
cada documento passará pelo processo de análise e indexação por termos simples extraídos de seu 
conteúdo, de forma que as palavras indexadas servirão de base à pesquisa posterior. Tais elementos 
deverão ser transcritos em uma ficha-índice sob a forma de palavras chave. Na ficha índice deverão 
constar ainda outras informações complementares sobre a apresentação do documento e a 
quantidade. Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha (ficha de palavra-chave), dividida em 10 
colunas e numeradas de 0 a 9. O número de registro é transcrito na ficha ou fichas correspondentes 
às palavras chaves. 
 
 
A pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chaves, as quais devem ser 
consultadas superpostas, uma vez que o método aqui descrito funciona à base da comparação. 
O método unitermo é utilizado com êxito em arquivos especiais e especializados, não 
sendo recomendada sua aplicação em acervos convencionais. 
Variadex 
É o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por 
cores diferentes. Para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos, decidiu-se atrelar 
cores ao método alfabético já estudado anteriormente. 
Haverá uma chave dividida em cinco cores: 
Letras Cores 
A, B, C, D e abreviações Ouro 
E, F, G, H e abreviações Rosa 
I, J, K, L, M, N e abreviações Verde 
O, P, Q e abreviações Azul 
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações Palha 
 
De acordo com o método, as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das 
pastas em função da segunda letra do nome de entrada e não da letra inicial, a qual indicará a seção 
alfabética correspondente para sua ordenação. 
Exemplo: 
RELAÇÃO DE NOMES 
NOMES ORGANIZADOS EM 
ORDEM ALFABÉTICA 
ENTRADA CORES 
 Júlio Cesar Andrade de Souza 
 Maurício Matias da Costa 
 Tatiane Moura d’ Andrade 
 Fernando Radamés Madureira 
 Celso Neiva Testoni 
 Leonardo Travassos 
Andrade, Tatiane Moura d’ Andrade Verde 
Costa, Maurício Matias da Costa Azul 
Madureira, Fernando Radamés Madureira Ouro 
Souza, Júlio Cesar Andrade de Souza Azul 
Testoni, Celso Neiva Testoni Rosa 
Travassos, Leonardo Travassos Palha 
 
Os documentos devem ser arquivados nas letras A, C, M, S, T e T, conforme a ordenação 
alfabética apresentada na segunda coluna. As notações estariam inscritas em projeções (etiquetas 
nas cores, verde, azul, ouro, rosa e palha), conforme as associações entre a terceira e quarta coluna. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Por meio do método variadex, é possível adotar todas as cinco cores para cada letra do 
alfabeto, minimizando a possibilidade de arquivamento errado e agilizando a pesquisa. Por exemplo: 
conforme o esquema de ordenação apresentado, os documentos organizados na letra “T” devem ser 
colocados em pastas com projeções nas cores rosa e palha. 
 
Automático, Soundex, Rôneo e Mnemônico 
AUTOMÁTICO 
Não possui aplicação prática 
nos arquivos brasileiros 
 
SOUNDEX 
Não possui aplicação prática 
nos arquivos brasileiros 
Método de ordenação que tem por eixo a fonética 
e não a grafia dos nomes. Reúne os nomes pela 
semelhança da pronuncia, apesar da grafia ser 
diferente. Busca sons próximos e semelhantes. 
RÔNEO Obsoleto 
É conhecido como método híbrido, pois faz o 
relacionamento de letras, números e cores para 
fins de arquivamento. 
MNEMÔNICO Obsoleto 
Usa-se, para a codificação dos assuntos, a 
combinação de letras. As letras são consideradas 
símbolos com o intuito de auxiliar a memória do 
arquivista, de forma a facilitar a recuperação da 
informação. 
 
Método alfanumérico 
É o método de ordenação de documentos arquivísticos que tem como característica 
principal a combinação de letras e números, visando facilitar a atividade de arquivamento. Exemplo: 
 
Projeções das pastas 
 
 
DIVISÕES DO ALFABETO PREVIAMENTE 
PLANEJADAS 
NÚMERO DA PASTA 
Aa – Af 1 
Ag – Al 2 
Am – As 3 
At – Az 4 
Ba – Bl 5 
Bm – Bz 6 
(...) (...) 
Za – Zz 100 
 
Quando da utilização do método alfanumérico, o responsável pela gestão do acervo 
deve estudar previamente o número de divisões alfabéticas que comporão a tabela, tendo em vista a 
grande incidência de determinados nomes. 
Exemplo de utilização do método alfanumérico: 
Nomes Pastas 
Acrísio, Paulo 1 
Almeida. João 2 
Amaral, Roberto 3 
 
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) não se 
insere nas classes de métodos básicos e padronizados. 
 
 
18) OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO 
Algumas atividades devem ser executadas no arquivamento dos documentos, visando 
preservar a memória da instituição no tempo e no espaço e fornecer ao usuário, de forma eficiente, 
as informações necessárias: 
ATIVIDADES DE 
ARQUIVAMENTO 
CONCEITO 
INSPEÇÃO 
É realizado o exame da documentação com a finalidade de se verificar se ela, 
de fato, está destinada ao arquivamento. Tal condição poderá ser verifica 
mediante a presença de despacho de arquivamento, por exemplo: Arquive-se. 
ESTUDO 
Leitura minuciosa do documento com o objetivo de se verificar a entrada que 
lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes e a necessidade de 
referências cruzadas. 
CLASSIFICAÇÃO 
É realizado o procedimento de classificação ou ratificação/retificação da 
classificação recebida pelo documentocom base em um esquema de 
distribuição de documentos em classes, elaborado a partir do estudo das 
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela 
produzido. Para isso é indispensável conhecer bem o funcionamento das 
atividades desempenhadas pelo órgão. A classificação para se realizar, para se 
materializar necessita de um instrumento (Plano de Classificação). Tem como 
fundamento o Princípio de Respeito aos Fundos (Proveniência), segundo o qual 
“os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter 
sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”. 
É uma atividade intelectual de construção de instrumentos para organização dos 
documentos, independente da idade à qual eles pertençam. 
CODIFICAÇÃO 
Aposição, nos documentos, dos símbolos correspondentes ao método de 
arquivamento adotado: letras, números, letras e números e corres. É uma 
atividade intelectual. 
ORDENAÇÃO 
É a disposição metódica dos documentos dentro da unidade de classificação. 
A definição do método de ordenação depende do uso que é dado aos 
documentos, podendo ser: 
Ordenação alfabética – sequência das letras do alfabeto; 
Ordenação cronológica – sucessão temporal (data); 
Ordenação geográfica – unidades territoriais (países, estados, municípios, 
distritos, bairros etc.); e 
 
 
Ordenação numérica – sequência numérica atribuída aos documentos. 
ARQUIVAMENTO 
É a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada 
pelo esquema de classificação e pela ordenação definida. 
 
A Portaria Interministerial N° 1.677, de 07 de outubro de 2015, conceitua arquivamento 
da seguinte forma: 
 
 
 
Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja 
tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que 
determinou a produção do documento. O arquivamento de documento(s), 
avulso(s) ou processo(s), ocorrerá diante das seguintes condições: 
a) por deferimento ou indeferimento do pleito; 
b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou 
c) por decisão motivada de autoridade competente. 
O documento, avulso ou processo, será arquivado mediante despacho da 
autoridade competente. O despacho deverá ser feito na última folha do 
documento, avulso ou processo, ou mediante a utilização de folha de 
despacho, indicando "Arquive-se". A operação de arquivamento deverá ser 
registrada em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário. 
Quanto aos documentos digitais: O documento, avulso ou processo, será 
arquivado mediante despacho da autoridade competente, por meio de 
operação no sistema informatizado com o respectivo registro. 
 
 
 
19) EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 
É uma das principais atividades dos arquivos, tendo em vista que corresponde a sua 
própria essência de formação: servir à administração e à história. Todo trabalho arquivístico, do 
recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da 
informação. 
 
 
 
Para conferir mais segurança ao procedimento de empréstimo de documentos, é muito 
importante que seja feito o seu controle, com o intuito de garantir a segurança do acervo e a 
localização eficiente dos documentos emprestados. 
O empréstimo de documentos, avulsos ou processos, não se caracteriza como 
desarquivamento, pois ocorre para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, 
não significando a retomada e a consequente continuidade da ação do documento. O empréstimo de 
documentos, avulsos ou processos, deverá ser registrado em sistema informatizado ou 
excepcionalmente em formulário. Quando do empréstimo, se for constatada a necessidade de 
continuidade de análise da matéria e, consequentemente, de retomada da tramitação, a unidade 
administrativa que solicitou o empréstimo deverá solicitar o desarquivamento do documento, avulso 
ou processo. Este procedimento deverá ser registrado em sistema informatizado ou 
excepcionalmente em formulário. 
 
Nesta etapa deverá ser confeccionada e utilizada a guia-fora (ficha fantasma): 
 
 
 
 
 
Modelo de guia-fora (ficha fantasma): 
 
Empréstimo significa a transferência física e temporária de documentos, com fins 
de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição. 
Guia-fora: Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item 
documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado 
fantasma ou ficha-fantasma. 
 
 
 
 
 
 
 
20) DIAGNÓSTICOS ARQUIVÍSTICOS 
O diagnóstico da situação arquivística da instituição é uma etapa anterior a qualquer 
função, contemplando os fluxos de informação; a identificação das suas funções, atividades e tarefas; 
os tipos documentais produzidos e recebidos; as formas de armazenamento e de acesso às 
informações existentes; as pessoas responsáveis pelas atividades, em todos os níveis; o histórico da 
existência da instituição, entre outros aspectos fundamentais. 
O diagnóstico contempla levantamentos quanto aos métodos existentes na instituição 
no que se refere à produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão do 
acervo arquivístico. 
É a operação de construir a imagem de uma ou mais organizações. 
Diagnóstico: visão maximalista e minimalista 
O diagnóstico maximalista representa o levantamento da situação arquivística do 
conjunto de organismos que formam um governo federal, estadual ou municipal, ou até mesmo da 
situação arquivística de países. As pesquisas sobre as políticas arquivísticas desenvolvidas por países, 
a realidade de seus sistemas, os seus fracassos e sucessos. 
O diagnóstico minimalista consiste na observação dos problemas arquivísticos das 
organizações, no estudo de caso e na procura em construir objetos de pesquisa e propor soluções 
para os problemas detectados (estudo de problemas específicos, de casos particulares). 
Informações a serem coletadas em um diagnóstico: 
A análise deve ter dois focos: um institucional e outro documental. O institucional deve 
abranger os seguintes itens: 
FOCO INSTITUCIONAL EXPLICAÇÃO 
O TEMPO HISTÓRICO DE 
EXISTÊNCIA 
Inserindo aspectos de criação e sua evolução histórica quanto à 
estrutura, mudanças estatutárias, hierarquia com relação a 
outras instituições. 
O TAMANHO E A DIVERSIDADE 
DOS ACERVOS ACUMULADOS 
Informações genéricas sobre a totalidade dos acervos e formatos 
(livros, textos, fotografias, slides, vídeos, fitas cassetes e áudio, 
documentos digitais, mapas, etc.). 
VARIAÇÃO E ABRANGÊNCIA 
DAS ATIVIDADES PRESENTES E 
PASSADAS 
Identificação e descrição das atividades da instituição, mesmo as 
que já não são mais realizadas, hierarquizando-as. 
O NÚMERO DE PESSOAS 
VINCULADAS E AS 
CARACTERÍSTICAS 
Identificar as pessoas e cargos responsáveis pelas atividades na 
estrutura organizacional, de forma a criar representações gráficas 
da organização e da hierarquia decisória. 
 
 
ESTRUTURAIS 
O USO DE TECNOLOGIAS DA 
INFORMAÇÃO VARIADAS: DE 
REDES DE COMPUTADORES, 
DIGITALIZAÇÃO, 
MICROFILMAGEM, ETC. 
A tecnologia da informação disponível e os usos que a instituição 
faz dela, de forma geral. 
 
Por sua vez, o foco documental contempla: 
FOCO DOCUMENTAL 
As quantidades dos documentos, expressas de acordo com regras aceitas universalmente 
(metragem linear, em unidades ou bits); 
Características diplomáticas – tipologias documentais – que os individualizam; 
Conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico; 
As unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e embalagens utilizadas; 
O modo original de arquivamento – classificação,avaliação e descrição – mesmo que empírico e 
baseado no senso comum; 
A existência e o modo de uso de tecnologias da informação; 
As características das instalações e a situação dos acervos no que se refere à preservação. 
 
As informações arroladas a partir dessas duas abordagens devem ser registradas em um 
diagnóstico que servirá de instrumento norteador da implantação da política arquivística 
institucional. O levantamento dos dados sobre as atividades, o fluxo informacional, estruturas, 
funções e das questões referentes aos acervos constrói a imagem do concreto. 
Dessa forma, o profissional terá a possibilidade de propor soluções científicas, por se 
basearem no exame criterioso do problema, realizado de acordo com metodologias e parâmetros 
aceitos pelas ciências sociais aplicadas. 
Um diagnóstico realizado corretamente permite a identificação do problema. As 
soluções serão decorrência e estarão ao alcance dos profissionais. 
 
 
 
21) INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
Utilizados na descrição e localização dos documentos no acervo: 
1) Guia: obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização do 
acervo de um arquivo permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico (contém o endereço, 
telefone, horário de funcionamento, meio de transporte para o local, recursos técnicos oferecidos, 
etc.); 
2) Inventário sumário: as unidades de arquivamento de um fundo ou de suas divisões 
são identificadas e descritas sucintamente. Descrever a composição de um fundo ou parte dele. O 
inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado; 
3) Inventário analítico: instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento 
de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. 
Descrição minuciosa do seu conteúdo; 
4) Catálogo: instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, 
cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais 
fundos, descritos de forma sumária e pormenorizada. Agrupar documentos que versem sobre um 
mesmo assunto existente num ou mais fundos; e 
5) Repertório: instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente 
documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos. Descrição minuciosa, 
cabendo mesmo à transcrição de documento na íntegra. 
 
 
 
22) MICROFILMAGEM 
A microfilmagem é uma técnica fotográfica que surgiu 
em meados de 1870 durante a guerra prussiana. Esta técnica permite 
a substituição do original por representar uma cópia fiel à fonte 
primária. 
O microfilme é um material translúcido, flexível e estável, 
contendo microimagens para projeção ótica. É considerada uma 
tecnologia estabelecida, possui padrões e técnicas definidas e tem validade legal como prova, ou 
seja, é juridicamente amparado, tendo o mesmo valor legal do documento original (Lei n° 5.433, de 8 
de maio de 1968 e Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996). 
Os documentos são microfilmados em rolo de filme de sais de prata, podendo ser 
reduzidos, até cinquenta vezes o tamanho do original. É composto por uma sucessão de 
imagens/fotogramas, ou seja, microimagens, reproduções exatas e fiéis de um documento original, 
bastando a sua ampliação para se conseguir a leitura. 
Tendo em vista que a microfilmagem é um processo técnico comprovado 
laboratorialmente, alguns autores estimam uma garantia de vida de cerca de 500 anos, se a 
produção, manuseamento e armazenamento forem feitos em condições adequadas. 
É uma tecnologia que está estabilizada e normalizada, além disso, os documentos 
microfilmados possuem valor de documento original. Desta forma, a microfilmagem adquiriu um 
estatuto de grande credibilidade, sendo um processo fiável e reconhecido mundialmente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Os microfilmes são criados com poliéster e corantes de halogeneto de prata em 
uma gelatina dura. Esta mistura permite-lhes manter a sua função durante longos 
períodos de tempo. 
Os microfilmes de gelatina de prata com base de poliéster são os únicos 
apropriados para propósitos de preservação. Se processados apropriadamente, 
armazenados sob condições arquivísticas ideais e inspecionados regularmente 
possuirão expectativa de vida de aproximadamente 500 anos. 
 
 
 
VANTAGENS DA MICROFILMAGEM 
1 Alta durabilidade do suporte, desde que confeccionado e preservado de forma correta. 
2 Diminuição do espaço de armazenamento do acervo. 
3 
Possui valor legal. Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que 
conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original. 
4 Confiável quanto a sua autenticidade, pois não permite alterações. 
5 Os documentos microfilmados podem ser digitalizados. 
6 Dificulta ação dos falsificadores. 
7 Favorece o sigilo das informações. 
8 
Acesso rápido e fácil, quando bem catalogado e indexado, em comparação com o suporte 
em papel. 
9 
Devido ao volume reduzido, permite seu armazenamento em caixas-fortes (arquivos de 
segurança). 
10 Integridade do arquivo. 
11 Facilidade de reversão ao papel. 
 
A microfilmagem é um procedimento respaldado pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 
1968 e pelo Decreto n° 1.799, de janeiro de 1996, que, resumidamente, trazem os seguintes e 
importantes apontamentos sobre o procedimento: 
A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, 
abrange a dos documentos oficiais ou públicos, bem como a dos documentos particulares ou 
privados, de pessoas físicas ou jurídicas. 
As cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses 
documentos, possuem efeitos legais. 
Os microfilmes resultam do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, 
CONDIÇÕES BÁSICAS DO LOCAL DE ARMAZENAMENTO DOS MICROFILMES 
Afastado de locais onde existam canalizações de água, gás ou ar quente; 
Longe de depósitos de produtos químicos e inflamáveis; 
Não ser utilizado como local de trabalho; 
Temperatura e humidade relativa do ar constantes; e 
Local limpo. 
 
 
por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. 
A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, 
sendo permitida a utilização de qualquer microforma. 
Tanto o filme original como o filme cópia terá, na sua parte superior, área reservada à titulação, à 
identificação e à numeração sequencial legíveis com a vista desarmada, bem como fotogramas 
destinados à indexação. 
A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. 
Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original. 
Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original 
como para a extração de cópias. 
O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. 
Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a 
qualidade de reprodução. 
Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do 
equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição 
de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por 
superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. 
Cada série microfilmada deverá possuir imagem de abertura, imagem de encerramento. 
Os documentos da mesma série ou sequência,eventualmente omitidos quando da microfilmagem, 
ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema 
técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme 
original. A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação. 
É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização 
dos documentos. 
Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao 
filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade. 
Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser 
microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. 
A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua 
inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração 
de filme cópia. 
 
 
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na 
tabela de temporalidade do órgão. 
Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser 
eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de 
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. 
Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para 
produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade 
competente detentora do filme original. 
Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser 
emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme 
original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios. 
A autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios. A cópia em papel 
poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua 
fidelidade e qualidade de leitura. 
A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados, que 
deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será 
exercida. 
As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros, 
fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: que a microfilmagem foi 
executada de acordo com o disposto com as normas vigentes, que se responsabilizam pelo padrão 
de qualidade do serviço executado e que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e 
conservação das microformas. 
Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora 
dele, quando: autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem reconhecida pela 
autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado e 
forem acompanhados de tradução oficial. 
As infrações, às normas, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça 
sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão 
do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis. 
 
 
 
 
 
 
Sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem 
de documentos arquivísticos 
Tendo em vista a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos 
seja realizada dentro dos padrões e normas internacionais, resolveu-se adotar o uso de sinaléticas 
que transmitam informação o mais acessível possível aos futuros leitores e que, ao mesmo tempo, 
contribua na execução do trabalho por parte do técnico de microfilmagem. 
 
 
 
 
O uso de sinaléticas na execução de um microfilme tem que estar de acordo com todos 
os padrões de qualidade e integridade de imagem e o técnico de microfilmagem deve compreender 
bem onde as inserir. 
Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos: 
 
Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação 
tenha continuidade: 
 
 
 
 
 
 
Início de rolo 
Sinalética que deve constar em todos os rolos para que não restem dúvidas 
quanto ao início do filme. 
 Fim do rolo 
Sinalética que deve constar em todos os rolos para que não restem dúvidas 
quanto ao fim do filme. 
 
 
Continua em outro rolo 
Sinalética usada para informar que documentos do mesmo conjunto 
documental encontram-se microfilmados noutro rolo. 
 Continuação de outro rolo 
Sinalética usada para informar que os documentos que precedem os que 
serão microfilmados encontram- se em outro rolo. 
Sinalética: recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo 
informações pertinentes ao conteúdo da microforma. 
 
 
Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a 
situação - Símbolos em formatos reduzidos – para serem utilizados num dos cantos do documento: 
 
 Original ilegível 
Sinalética usada para indicar as omissões e problemas de legibilidade. 
 
 
 Texto deteriorado 
Sinalética usada para indicar texto deteriorado problema na encadernação. 
 
 Numeração incorreta 
Sinalética usada para indicar erro na numeração das páginas ou datas. 
 
 
 Original colorido 
Sinalética usada para indicar que o documento original é colorido. 
 
 
 Repetição de imagem 
Sinalética usada sempre que houver repetição de imagem. 
 
 
 Páginas e/ou números em falta 
Sinalética usada para indicar a falta de página ou número do documento. 
 
O tratamento da documentação a ser microfilmada 
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o procedimento de microfilmagem de 
documentos arquivísticos não elimina o tratamento prévio da documentação, em termos de 
classificação do acervo e da ordenação de suas séries. 
 
 
Microfilmar acervos arquivísticos sem o devido tratamento prévio, na desordem em que 
frequentemente se apresentam nos arquivos institucionais, em vez de agilizar e facilitar a 
recuperação das informações pode até mesmo dificultar o processo. 
Analisar e preparar a documentação objeto do projeto de microfilmagem é uma das 
atividades mais relevantes de todo o trabalho de microrreprodução das imagens. Todos os 
documentos devem ser classificados, ordenados e indexados, o que torna imprescindível o 
conhecimento das técnicas de organização de arquivos para o profissional que atua em projetos 
dessa natureza. 
Não basta adquirir modernos equipamentos e programas, nem aprender a operar o 
maquinário; é preciso que a preparação da documentação e o acompanhamento do processo 
contenha orientação e a participação de profissionais com conhecimentos arquivísticos. 
Quando da realização de um projeto de microfilmagem, também deve se levar em 
consideração os altos custos dos equipamentos, dos filmes, da manutenção de um sistema 
micrográfico e, sobretudo, dos recursos humanos necessários ao preparo da documentação. 
 
• Microfilme cujo conteúdo serve para complementar ou 
suplementar acervo. 
MICROFILMAGEM DE 
COMPLEMENTO 
• Microfilme que serve à preservação de documentos 
originais, protegendo-os do uso e manuseio constantes. 
MICROFILMAGEM DE 
PRESERVAÇÃO 
• Microfilme que serve de cópia de segurança, devendo ser 
armazenado em local distinto dos documentos originais, de 
preferência em câmara de segurança (caixa-forte). 
MICROFILMAGEM DE 
SEGURANÇA 
• Microfilme que serve à preservação das informações 
contidas em documentos que são eliminados, tendo em 
vista a racionalização e o aproveitamento de espaço. Ou 
seja, substituir, em situações específicas, grandes volumes 
de documentos deguarda transitória. 
MICROFILMAGEM 
DE SUBSTITUIÇÃO 
 
 
23) DIGITALIZAÇÃO 
A digitalização de acervos tem se tornado um dos 
procedimentos essenciais ao acesso e à difusão dos documentos 
arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, uma vez que 
restringe o manuseio dos documentos originais. Por isso, o uso da 
tecnologia digital traz grandes perspectivas de trabalho para os arquivos e bibliotecas, instituições 
por excelência mantenedoras de fontes primárias de informação. 
Constitui-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos seus 
representantes digitais. 
 
 
 
 
 
 
Diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software) 
poderão ser utilizados para converter o documento original para o formato digital. No entanto, o 
produto dessa conversão não permite a eliminação automática do documento original. A 
digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 POR QUE DIGITALIZAR? 
Contribui para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da 
Tecnologia da Informação e Comunicação. O documento em suporte de papel limita o acesso e 
manuseio a apenas um usuário por vez, sendo que um documento digitalizado fica disponível, em 
ambiente virtual, podendo ser visualizado e acessado simultaneamente por diferentes usuários. 
Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de 
acordo com o disposto na legislação pertinente. 
Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento 
arquivístico para o formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o 
acesso e a disseminação das informações, com a visualização instantânea das 
imagens dos documentos. 
 
O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a 
integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento 
digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura 
de Chaves Públicas Brasileira - ICP – Brasil.” 
 
 
Permite o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de 
redes informatizadas. 
Promove a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e 
apresentações diferenciados do formato original. 
Incrementa a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais, por restringir seu 
manuseio. O documento em suporte de papel, por sua fragilidade, possui tendência maior a 
desgastar-se com o manuseio, podendo ser, também, alterado, extraviado ou destruído. 
Redução do tempo das atividades que requerem análise de documentos. 
Redução no tempo de recuperação e duplicação dos documentos. Na microfilmagem, a leitura do 
documento é sequencial, sujeita a avanço físico. Os documentos digitalizados permitem a 
localização por “acesso direto”, propiciando maior rapidez e precisão na busca e recuperação da 
informação. 
A digitalização permite o incremento na segurança por meio da restrição de acesso a usuários 
autorizados. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, 
uso, alteração, reprodução e destruição indevidas. O processo de digitalização deverá ser realizado 
de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do 
documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de 
Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. 
Redução do custo de reprodução e recuperação do documento. 
A digitalização não substitui a cópia original. O produto da digitalização, a imagem digital, não 
substitui legalmente a informação armazenada no suporte original. 
 
Antes de iniciar o projeto de digitalização de documentos arquivísticos, é importante 
que o acervo tenha sido avaliado, selecionado, higienizado, identificado e organizado. 
A captura digital da imagem deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo 
de fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, possibilitando a 
identificação do menor caractere possível (linha, traço, ponto, mancha de impressão). Recomenda-se 
a digitalização das capas, contracapas e envoltórios, bem como de páginas sem impressão (frente e 
verso) especialmente quando contiverem sinalização gráfica de numeração e outras informações. 
 A digitalização deve observar os parâmetros que possam significar riscos ao documento 
original, a saber: condições de manuseio, definição dos equipamentos de captura, tipo de 
iluminação, estado de conservação, valor intrínseco do documento original, etc. 
É necessário que os equipamentos utilizados possibilitem a captura digital de um 
documento arquivístico de forma a garantir a geração de um representante digital que reproduza, no 
 
 
mínimo, a mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1, sem qualquer tipo de 
processamento posterior através de softwares de tratamento de imagem. 
Para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, deve-se 
observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características 
físico-químicas de cada tipo de documento, pois isso reduzirá os riscos à integridade física do 
documento original. 
O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas instalações das 
instituições detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a 
possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio. Recomenda-se a 
digitalização de conjuntos documentais integrais, como fundos/coleções ou séries. No entanto, é 
possível digitalizar itens documentais isolados, devido frequência de uso, estado de conservação, ou 
alto valor intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem, entretanto, 
descontextualizá-los do conjunto a que pertencem. 
A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada 
após o minucioso exame do suporte original, considerando suas características físicas e estado de 
conservação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relação 
aos documentos originais, sem comprometer o estado de conservação deste. 
Parâmetros para a obtenção de qualidade da imagem digital 
A qualidade da imagem digital é o resultado dos seguintes fatores: 
1 Da resolução óptica adotada no escaneamento. 
2 Da resolução óptica adotada no escaneamento. 
3 
Da profundidade de bit (é uma medida do número de bits utilizados para definir cada pixel). 
Quanto maior o número de bits para compor cada pixel, maior será a escala de tonalidades 
de cinza. Quando só se utiliza um bit por pixel denominamos de bitonal, ou seja, há apenas o 
preto e o branco. 
4 Dos processos de interpolação (quando utilizados) e dos níveis de compressão. 
5 Das características dos próprios equipamentos. 
6 Das técnicas utilizadas nos procedimentos que resultam no objeto digital. 
A resolução linear é determinada pelo número de pixels. Quanto maior o número de 
pixels utilizados no processo de captura digital de imagem, mais elevada será a resolução linear e, 
portanto, a possibilidade de representar a imagem original com a riqueza de detalhes do documento 
original. 
 
 
A compressão de formato de imagem digital é um recurso amplamente utilizado, tanto 
para armazenamento quanto para a transmissão de dados, pois tornam as imagens menores em 
volume de bits. Existem formatos de compressão sem perda de qualidade aparente (lossless), ou de 
compressão com perdas (lossy). A compressão não deve afetar a qualidade da imagem digital em 
relaçãoa sua fidelidade com o original na recomendada escala 1:1. 
Outro fator a ser considerado são as condições de iluminação direta e indireta do local 
de trabalho. Deve-se obter um ambiente com controle das fontes de luminosidade, sejam os 
refletores utilizados para iluminar diretamente o documento seja as condições do local destinado a 
essa atividade (tipos e posicionamento), adequando-o aos requisitos técnicos necessários, como cor 
de paredes e piso, controle de aberturas (janelas e portas). O uso de roupas de cores fortes deve ser 
evitado no local onde é realizada a operação de captura digital. 
Tipos de equipamentos para a captura digital da image m 
Atualmente existem disponíveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura 
digital para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivísticos. A definição do 
equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após o minucioso exame do 
suporte original, considerando suas características físicas e estado de conservação, de forma a 
garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relação aos documentos originais, 
e sem comprometer seu estado de conservação. 
ESCÂNERES DE MESA 
1 
São indicados para os documentos planos em folha simples e 
ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de 
conservação. Este tipo de equipamento não se aplica a documentos 
encadernados. 
ESCÂNERES PLANETÁRIOS 
2 
São usados para a digitalização de documentos planos em folha 
simples, de documentos encadernados que necessitem de 
compensação de lombada, de forma a garantir a integridade física 
dos mesmos, bem como para os documentos fisicamente frágeis, já 
que não ocorre nenhuma forma de tração ou pressão mecânica sobre 
os documentos. 
 
 
 
 
 
 
CÂMERAS DIGITAIS 
3 
O uso de câmeras digitais implica no uso de mesas de reprodução, 
para a garantia do paralelismo necessário à uma boa qualidade da 
imagem digital gerada, além de sistemas de iluminação artificial 
compatíveis, necessariamente com baixa intensidade de calor e o 
mínimo de tempo de exposição necessário para não comprometer o 
estado de conservação dos documentos arquivísticos originais, em 
especial os itens coloridos e as fotografias produzidas com processos 
fotográficos não contemporâneos, 
 
EQUIPAMENTO PARA DIGITALIZAÇÃO DE NEGATIVOS E DIAPOSITIVOS 
4 
Deve-se utilizar escâneres específicos para a captura deste tipo de 
documento. Neste tipo de equipamento só podem ser utilizados 
negativos e diapositivos de suporte flexível e em bom estado de 
conservação. Negativos e diapositivos de vidro, bem como negativos 
e diapositivos já em processo de deterioração não podem ser 
digitalizados neste tipo de equipamento devido ao risco causado pelo 
modo de operar seus dispositivos mecânicos e ópticos, devendo-se 
então utilizar um sistema de captura formado por câmeras digitais, 
mesas de reprodução e caixas de luz contínua ou com sistema de 
flash, como sistema de retro-iluminação 
 
EQUIPAMENTO PARA DIGITALIZAÇÃO DE MICROFORMAS 
 
Recomenda-se utilizar os escâneres específicos para a captura digital 
de diferentes microformas, garantindo a melhor fidelidade em 
relação ao original e integridade física daqueles tipos de documentos. 
A qualidade das imagens obtidas poderá variar em função do estado 
de conservação dos filmes. 
 
ESCÂNERES DE PRODUÇÃO E ALIMENTAÇÃO AUTOMÁTICA 
 
São equipamento de captura digital com mecanismos de alimentação 
automática e maior velocidade de operação. Algumas organizações 
arquivísticas ainda não aceitam a livre utilização desses equipamentos 
em documentos permanentes. 
A opção em empregar estes equipamentos para captura digital de 
documentos com sistemas de alimentação automática, também 
 
 
 
conhecidos como escâneres de produção, deve ser meticulosamente 
avaliada, devido a risco potencial de danos físicos e de redução da 
longevidade de documentos originais, em virtude do modo de operar 
de seus dispositivos mecânicos e ópticos, uma vez que é irreversível o 
modo de operação no momento quando estão em contato com o 
documento original, e a sua exposição a luminosidade artificial 
intensa e ao calor emanado pelo equipamento. 
Todos os documentos a serem digitalizados neste tipo de 
equipamento deverão obrigatoriamente passar por um processo de 
análise rigorosa de sua estrutura física, seu estado de conservação, 
bem como a retirada de sujidades e objetos como clips, grampos, 
fitas adesivas e assemelhados. 
Documentos fotográficos e material de arte, não podem ser 
digitalizados nestes tipos de equipamentos com alimentação 
automática, independente de seu tipo e estado de conservação. 
Formatos dos arquivos dos representantes digitais 
Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se 
sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso 
e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.27 O formato 
mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format), 
que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o 
intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação 
existentes. Também pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato Portable 
Network Graphics - PNG29 e o formato JPEG 200030. 
O processo de captura digital, a partir dos documentos originais, deverá, 
necessariamente, gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções, denominados 
respectivamente, Matrizes e derivadas: 
Matriz Digital 
Os representantes digitais denominados como tal deverão ter alta qualidade de captura 
(resolução óptica em dpi e profundidade de bit) e ser armazenados e gerenciados por profissionais 
altamente qualificados em Tecnologia da Informação; o acesso deverá ser restrito e sob nenhuma 
hipótese autorizado a usuários não credenciados. O armazenamento desta matriz deverá ser feito 
em ambiente altamente protegido e fora dos sistemas e redes de dados para acesso remoto. 
 
 
 
Formatos de acesso 
São os representantes digitais de acesso para visualização em tela de navegação, de 
impressão e para download e que são gerados a partir das Matrizes Digitais para diferentes usos e, 
sempre que possível, de acordo com a demanda dos usuários finais. 
A partir da Matriz Digital, serão criados um ou mais representantes digitais, que 
denominamos nessa recomendação como Derivadas de Acesso, com compressão e menor resolução 
linear, facilitando o seu acesso, disseminação e uso. As derivadas de acesso podem receber 
tratamento de imagem a fim de permitir melhor visualização ou impressão. Sempre que possível, 
deverão ser utilizados preferencialmente formatos abertos para a geração dessas derivadas, e 
recomendamos os formatos JPEG e PNG. No entanto, pode ser necessária a utilização de outros 
formatos de arquivo digitais, até mesmo proprietários, em virtude de concepção de acesso por parte 
dos provedores e custodiadores dos representantes digitais. O formato de arquivo digital Portable 
Document Format - PDF ou PDF/A também é recomendado, embora possua uma taxa de compressão 
menor. Esse formato digital permite dar acesso ao usuário final uma representação fiel do 
documento original, em um único arquivo digital, especialmente quando esse é formado por 
múltiplas páginas e contiver também imagens fixas. 
Geração de matrizes digitais 
Recomendações para a captura digital, de acordo com o tipo de documento original, 
indicando o tipo de reprodução (modo de cor), formatode arquivo digital e resolução mínima em 
dpi. 
TIPO DE 
DOCUMENTO 
TIPO DE 
REPRODUÇÃO 
FORMATO DE 
ARQUIVO DIGITAL 
RESOLUÇÃO MÍNIMA, MODO DE 
COR E OBSERVAÇÕES 
Textos impressos, 
sem ilustração, 
preto e branco. (*) 
sem manchas 
Bitonal (**) 
TIFF38 sem 
compressão 
Resolução mínima de 300 dpi, escala 
1:1, com margem preta de 0,2 cm ao 
redor do documento, 4 bits, modo 
bitonal (**) 
Textos impressos, 
com ilustração e 
preto e branco.(*) 
com manchas 
Tons de cinza 
(***) 
TIFF sem 
compressão 
Resolução mínima de 300 dpi, escala 
1:1, com margem preta de 0,2 cm ao 
redor do documento, 8 bits, modo 
tons de cinza (***) 
Textos impressos, 
com ilustração e 
cor 
Cor 
TIFF sem 
compressão 
Resolução mínima de 300 dpi , 
escala 1:1, com margem preta de 0,2 
cm ao redor do documento, 24 bits 
(8 bits por canal de cor), modo RGB 
(****) 
Manuscritos sem a 
presença de cor 
Tons de cinza 
TIFF sem 
compressão 
Resolução mínima de 300 dpi, escala 
1:1, com margem preta de 0,2cm ao 
redor do documento, 8 bits, modo 
tons de cinza (***) 
 
 
Manuscritos com a 
presença de cor 
Cor 
TIFF sem 
compressão 
Resolução mínima de 300 dpi, escala 
1:1, com margem preta de 0,2 cm ao 
redor do documento, 24 bits (8 bits 
por canal de cor), modo RGB (****) 
Fotografias (Preto 
e Branco e Cor) 
(**) 
Cor 
TIFF sem 
compressão 
Resolução mínima de 300 dpi, escala 
1:1, com margem preta de 0,2 cm ao 
redor do documento, 24 bits (8 bits 
por canal de cor), modo RGB, com 
carta de cinza para ajuste de níveis 
(preferencialmente) 
Negativos 
fotográficos e 
diapositivos (a) 
Cor 
TIFF sem 
compressão 
Resolução mínima de 3000 dpi, 24 
bits (8 bits por canal de cor), modo 
RGB (****) 
Documentos 
cartográficos 
Cor 
TIFF sem 
compressão 
Resolução mínima de 300 dpi, escala 
1:1, com margem preta de 0,2cm ao 
redor do documento, 24 bits (8 bits 
por canal de cor), modo RGB, com 
carta de cinza para ajuste de níveis 
(preferencialmente) (****) 
Plantas Preto e branco TIFF 
Resolução mínima de 600 dpi, 8 bits, 
com possibilidade de modo tons de 
cinza (****) 
Microfilmes e 
microfichas 
Tons de cinza 
(***) 
TIFF sem 
compressão 
Resolução mínima de 300 dpi, 8 bits, 
modo tons de cinza (***) 
Gravuras, cartazes 
e desenhos (Preto 
e Branco e Cor) 
Cor 
TIFF sem 
compressão 
Resolução mínima de 300 dpi, escala 
1:1, com margem preta de 0,2cm ao 
redor do documento, 24 bits (8 bits 
por canal de cor), modo RGB, com 
carta de cinza ou cores para ajuste 
de níveis (preferencialmente) (****) 
 
(*) Sem manchas / com manchas. 
(**) Bi-tonal: Captura de imagem onde não há gradação entre o claro e o escuro. Recomenda-se o seu 
uso somente para textos impressos e/ou datilografados monocromáticos e muito homogêneos, sem 
presença de manchas ou escurecimento do suporte original. 
(***) Tons de Cinza / Escala de cinza: (Greyscale) - Recomenda-se o uso de escala de cinza para evitar 
que pequenas manchas interfiram na leitura final do representante digital. Da mesma forma para a 
digitalização de microformas, caso tenham as características assinaladas acima. 
(****) Modo de cor: RGB (Red-Green-Blue). Padrão de cores. RGB é a abreviatura do sistema de cores 
aditivas formado por Vermelho (Red), Verde (Green) e Azul (Blue). Este sistema é constituído por 
projeções de luz como monitores de vídeo e projetores (data displays), em contraposição ao sistema 
substrativo, formado por impressões (CMYK). O padrão RGB é padrão para apresentação de cores na 
internet e seu uso é recomendado para documentos originalmente coloridos ou com informações 
relevantes em cor e fotografias de modo geral. 
 
 
 
 
 
Metadados técnicos 
Os metadados técnicos descrevem as características do representante digital no que diz 
respeito ao processo de captura digital, onde deve ser descrito e registrado o ambiente tecnológico 
(software e hardware), bem como algumas das características físicas do documento, tais como tipo e 
dimensão. Estes metadados devem, preferencialmente estarem inseridos ou encapsulados no 
representante digital e também descritos e registrados em planilhas em banco de dados. A maior 
parte dos metadados discriminados abaixo são produzidos e inseridos automaticamente seja no 
próprio representante digital ou em planilha de banco de dados. 
Controle de qualidade no processamento técnico de captura 
digital 
O controle de qualidade no processamento técnico de captura digital de imagem, deve 
ser realizado pelos responsáveis da captura digital da imagem, um conjunto de procedimentos 
técnicos com o propósito de efetuar a verificação da fidelidade do representante digital em relação 
ao documento original, e se foram obtidas as características técnicas requeridas como resolução, 
modo de cor e registro de metadados técnicos. 
Recomenda-se a amostragem quando forem grandes volumes (quantidade de itens 
individuais) e com características muito homogêneas. Recomenda-se o exame individual nos casos 
em que os documentos possuam grande valor intrínseco. 
Formas de obtenção e verificação da qualidade: 
NA TELA (MONITOR CALIBRADO) 
Os monitores devem ser calibrados e estarem bem posicionados no ambiente, levando-se em 
consideração eventuais reflexos na tela. 
Ver a imagem em escala 1:1 - 100 %. 
Uso de escala para avaliar escala de cinza ou modo de cor. 
Uso de escalas de resolução e histogramas para avaliar a resolução espacial e a reprodução tonal. 
 
POR IMPRESSÃO 
Exame pelo olho humano, de cópias impressas para avaliar a qualidade da captura digital 
comparando com o documento original. 
 
 
 
 
CONTROLE DE QUALIDADE DO ESCÂNER E/OU DA CÂMERA DIGITAL 
Seguir os manuais dos equipamentos. 
Utilizar as escalas de cinza e cores padrões para a calibração. 
Verificar em amostras em tela e por impressão, e por comparação com o original. 
Utilizar softwares específicos para calibração de escâneres. 
Observar o perfil de Cor pelo Padrão ICC. Especificações para sistemas de cores em formatos e 
plataformas abertas. 
Cada equipamento deve ser calibrado e gerado o seu ajuste individual denominado de ICC Profile. 
CALIBRAÇÃO DE MONITORES 
Recomenda-se o uso de espectrofotômetros para calibragem dos monitores e a criação de perfis de 
cor para que sejam equivalentes às visualizações no monitor e na impressão. 
 
VALIDAÇÃO E CONFORMIDADE 
Verificar se os formatos de arquivo digitais gerados (Matrizes e derivadas de acesso) estão de acordo 
com as especificações técnicas. 
 
ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS 
1 
Os documentos passam por um processo de preparação para que se 
tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou 
qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner, 
desmontagem das pastas, desamassar documentos dobrados ou 
amassados, recuperação documentos rasgados, separação dos 
documentos manchados, etc). 
 
2 
Digitalização dos documentos. Deve ser feita a escolha da resolução, 
cor e formatos desejados. Recomenda-se que a escolha dos formatos 
leve em consideração a necessidade de preservação de longo prazo 
que recai sobre determinados tipos de documentos. 
 
 
3 
Indexação dos documentos. Contribuem para a precisa localização, 
agrupamento e gerenciamento das imagens geradas durante a 
digitalização, permitindo a posterior conferência da regularidade das 
etapas do processo adotado. 
4 
Controle de qualidade dos representantes virtuais. Análise minuciosa 
das imagens para verificar se estão de acordo com as especificações 
do projeto de digitalização. 
5 
Disponibilização dos representantes virtuais para acesso e pesquisa.O projeto de 
digitalização deverá permitir que as imagens capturadas possam ser visualizadas em 
microcomputadores convencionais, podendo ser ampliadas para melhor leitura de detalhes, 
reduzidas para oferecer uma visão total da imagem, rotacionadas, impressas por impressoras 
gráficas ou mesmo transmitidas via comunicação de dados. 
Acesso 
Os representantes digitais, que serão colocados em acesso à própria organização e aos 
usuários finais deverão estar à disposição por meio de algum sistema eletrônico de acesso: (intranet 
e internet), para pesquisa, busca e recuperação, acesso, visualização, e download (se couber). 
Recomenda-se que os formatos digitais destinados para uso de usuários finais (download ou cópia 
por demanda), sejam preferencialmente em formato digital aberto, e disponibilizados em variados 
tamanhos. 
Extração de conteúdos 
OCR (Optical Character Recognition) – Reconhecimento Óptico de Caracteres 
Tecnologia para reconhecimento óptico de caracteres a partir de um arquivo de 
imagem. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de 
texto editável, de forma a permitir, por exemplo, alteração e pesquisa no conteúdo do texto. 
 
 
 
 
 
ICR (Intelligent Character Recognition) – Reconhecimento Inteligente de Caracteres 
Forma avançada de OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o processo 
ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer 
caracteres manuscritos. 
OMR (Optical Mark Recognition) – Reconhecimento Óptico de Marcas 
Detecta presença ou ausência de marcas em áreas definidas. Usado para processar 
questionários, testes padronizados, cédulas, gabaritos, etc. Os documentos a serem processados são 
semelhantes e preenchidos à mão. 
 
 
 
 
 
HCR (Handwritten Character Recognition) – Reconhecimento de Caracteres 
Manuscritos 
Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para conversão em 
código ACSII, ou seja, conversão do manuscrito ou letras em caracteres de texto. 
 
 
Aspectos gerais para segurança, armazenamento e 
preservação das imagens digitais 
 
 
Armazenamento 
Para o armazenamento de representantes digitais de acervos de grandes 
dimensões e que envolvam grande quantidade de dados e portanto maiores dimensões de 
volume em bytes recomenda-se preferencialmente a utilização de memórias secundárias e 
terciárias. 
Para matrizes digitais: discos rígidos (HD) e fitas magnéticas do tipo LTO 
(permitem o armazenamento off-line de grandes volumes de documentos digitais com custo 
mais baixo que os Hds). 
Para as derivadas de acesso: Os representantes digitais para acesso pelo usuário 
final (internos ou externos), deverão estar disponíveis por meio de unidades de HD ou 
mesmo em juke-box de CDs/DVDs, concebidas especificamente para esse fim. Quando se 
pretender disponibilizar os representantes digitais em sistemas de acesso externo (sítios da 
internet), esses devem estar armazenados em dispositivos próprios, como os citados acima, 
mas não interligados (on-line) ao sistema de armazenamento e segurança das Matrizes 
Digitais. 
Cópias de segurança: Devem ser criadas ao menos duas matrizes digitais de 
segurança, e uma matriz com processamento de imagem (se for gerada). Essas cópias devem 
estar armazenadas fora de linha (off-line), ou seja sem conexão física na rede de dados e 
recomenda-se que uma cópia esteja em armazenamento off-site (armazenada em condições 
adequadas em instalação diversa e afastada da organização detentora do acervo). 
Recomenda-se a geração e manutenção também de cópias de segurança dos representantes 
digitais (derivadas) para acesso. Cada tipo de cópia, matriz ou derivada deve ser armazenada 
em dispositivo específico. 
 
 
24) TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA AOS ARQUIVOS 
Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos 
- SIGAD 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de 
vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão 
arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado. 
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de 
garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos 
arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor. 
Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de 
classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, 
armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo 
prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais. 
Um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos digitais do órgão 
ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de 
correio eletrônico, páginas web, bases de dados. 
É um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua 
concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou 
entidade. 
REQUISITOS ARQUIVÍSTICOS QUE CARACTERIZAM UM SIGAD 
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos. 
Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os 
documentos. 
Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses 
mesmos documentos. 
Integração entre documentos digitais e convencionais. 
Manutenção da autenticidade dos documentos 
Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de 
valor permanente. 
Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos. 
Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação. 
 
 
Gestão de preservação dos documentos 
 
O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um 
programa de gestão arquivística de documentos. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, 
simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. 
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre 
os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por 
meio do SIGAD. 
Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funções da gestão 
arquivística de documentos. 
Captura 
Captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando 
ele passa a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento pode 
ser incluído num fluxo de trabalho e, posteriormente, arquivado. 
Em um SIGAD, o documento pode ser produzido tanto diretamente dentro do sistema e 
então capturado, como fora do sistema e capturado e registrado posteriormente. 
Além do código de classificação, descritores, número de protocolo e número de registro, 
a captura pode prever a introdução de outros metadados, tais como data e hora da produção, da 
transmissão e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do redator e do 
destinatário, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vários níveis de 
detalhamento, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do órgão ou entidade e 
do seu contexto jurídico-administrativo. Os metadados são essenciais para identificar o documento 
arquivístico de maneira inequívoca e mostrar sua relação com os outros documentos. 
Registro 
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gestão 
arquivística por meio da atribuição de um número identificador e deuma descrição informativa. Em 
um SIGAD, essa descrição informativa corresponde à atribuição de metadados. 
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e 
capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos, assim como facilitar sua recuperação. 
Após o recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o registro, atribuindo-
lhes número e data de entrada, anotando o código de classificação e o assunto, e procedendo à 
distribuição dos documentos nas unidades destinatárias. 
 
 
 
Classificação 
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos 
arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir 
de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade e que pode incluir ou não a 
atribuição de código aos documentos. A classificação deve tomar por base o conteúdo do 
documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A 
classificação também define a organização física dos documentos, constituindo-se em referencial 
básico para sua recuperação. 
OBJETIVOS DA CLASSIFICAÇÃO 
Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos. 
Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo. 
Auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou 
atividade. 
Possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam 
transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto. 
Indexação 
Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário 
controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. Ela tem como 
objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, e pode ser 
feita de forma manual ou automática. 
Atribuição de restrição de acesso 
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, 
ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislação estabelece 
graus de sigilo a serem atribuídos a cada documento. 
Arquivamento 
A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento 
dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento é ao mesmo tempo uma operação 
lógica e física, como, por exemplo, arquivar um relatório na pasta Relatórios. No documento digital, 
como suporte e conteúdo são entidades separadas e o documento é constituído por um objeto físico 
(suporte), lógico (software e formato) e conceitual (apresentação), a operação de arquivar significa 
armazenar o objeto digital, mantendo sua identificação única e os ponteiros para outros objetos 
digitais. 
 
 
Avaliação, temporalidade e destinação 
É o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer os prazos de 
guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os 
prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e 
destinação do órgão ou entidade. A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão 
arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e 
intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes. 
O sistema de gestão arquivística de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, 
deve identificar a temporalidade e a destinação previstas para o documento no momento da captura 
e do registro, de acordo com os prazos e ações estabelecidos na tabela de temporalidade e 
destinação do órgão ou entidade. Essa informação deve ser registrada em um metadado associado 
ao documento. 
O sistema de gestão arquivística de documentos também deve identificar os 
documentos que já cumpriram sua temporalidade, para implementar a destinação prevista. Se for 
um SIGAD, esse sistema deve ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo 
previsto na tabela de temporalidade e destinação. 
Pesquisa, localização e apresentação dos documentos 
O sistema de gestão arquivística deve permitir a pesquisa, a localização e a apresentação 
dos documentos e informações neles contidas, de forma a facilitar a condução das atividades e 
satisfazer os requisitos relativos à transparência do órgão ou entidade. Em um SIGAD, a pesquisa se 
faz por meio de parâmetros predefinidos, selecionados entre as informações coletadas no momento 
do registro do documento e entre os metadados a ele associados. 
Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias 
de segurança 
O sistema de gestão arquivística deve prever controles de acesso e procedimentos de 
segurança que garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se 
destacar o uso de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de 
usuários e características de acesso aos dados, e a manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de 
cópias de segurança. 
Controle de acesso 
O sistema de gestão arquivística precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos por 
usuário e/ou grupos de usuários. 
O controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes funções: 
 
 
• restrição de acesso aos documentos; 
• exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadados somente aos 
usuários autorizados; 
• uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados. 
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, 
ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. 
O sistema deve impedir que usuários não autorizados tenham acesso aos documentos 
classificados como sigilosos, isto é, submetidos às categorias de sigilo previstas em lei, bem como 
àqueles tidos como originalmente sigilosos. 
Uso e rastreamento 
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus 
respectivos metadados. A gestão desse uso inclui: 
• identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, do que cada um pode 
acessar; 
• identificação da precaução de segurança e da categoria de sigilo dos documentos; 
• garantia de que somente os indivíduos autorizados tenham acesso aos documentos 
sigilosos; 
• registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos (visualização, 
impressão, transmissão e cópia para a área de transferência), com identificação de usuário, data, 
hora e, se possível, estação de trabalho; 
• revisão periódica das classificações de acesso a fim de garantir sua atualização. 
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é uma medida de segurança 
que tem por objetivo verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de 
controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do 
órgão ou entidade e dos documentos produzidos. 
Trilha de auditoria 
A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o 
rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no 
sistema. 
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos 
dentro de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, 
recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a 
data e a hora, e as ações realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações 
 
 
sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão arquivística de documentos do órgão ou 
entidade. 
OBJETIVOS DA TRILHA DE AUDITORIA 
Identificar os autores de cada operação realizada nos documentos.Prevenir a perda de documentos. 
Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD. 
Garantir a segurança e a integridade do SIGAD. 
Cópias de segurança 
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos 
arquivísticos e dos seus metadados. Deve também poder recuperá-los rapidamente em caso de 
perda devido a sinistro, falha no sistema, contingência, quebra de segurança ou degradação do 
suporte. Esses mecanismos devem seguir a política de segurança da informação do órgão ou 
entidade. 
O SIGAD deve prover meios de realização de cópias de segurança (backup). Esse 
processo consiste na realização de cópias periódicas das informações com o propósito de 
restauração posterior, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidentes. 
O processo reverso ao backup é a restauração (restore), que consiste em recuperar as informações 
para o ambiente de produção do SIGAD em um estado consistente. 
Segurança da infraestrutura 
A natureza das medidas de segurança da infraestrutura de instalações do acervo digital 
diz respeito a requisitos operacionais e não é muito diferente daquela do acervo convencional. Essas 
medidas devem considerar os seguintes aspectos: 
MEDIDAS DE SEGURANÇA DA INFRAESTRUTURA DE INSTALAÇÕES 
As salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos 
documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e 
fornecimento estável de energia elétrica. Deve haver controle contínuo para verificar se essas 
condições estão sendo atendidas. 
Equipamentos contra incêndio devem estar presentes em toda a área de instalação e de acordo 
com as normas de segurança estabelecidas. 
Os equipamentos contra incêndio devem ser verificados periodicamente e substituídos antes do 
término da vida útil prevista. 
 
 
O órgão ou entidade tem que prever instalações adequadas de para-raios, com procedimentos de 
manutenção periódica, seguindo a legislação e as normas técnicas estabelecidas. 
A área reservada à instalação do SIGAD deve ser compartimentada, com o objetivo de controlar o 
acesso às informações. 
As salas de computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter 
controle eletrônico de acesso. 
Para acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de segurança têm de estar de acordo 
com as atribuições individuais e as regras de segurança do órgão ou entidade. 
Armazenamento 
As considerações e ações relativas ao armazenamento dos documentos arquivísticos 
convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a 
autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e 
destinação. 
Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um 
armazenamento criterioso desde o momento da sua produção, para garantir sua preservação no 
longo prazo. 
No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e entidades devem dispor de 
políticas e diretrizes para conversão ou migração desses documentos de maneira a garantir sua 
autenticidade, acessibilidade e utilização. Os procedimentos de conversão e migração devem 
detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos. 
Os fatores mais importantes para a seleção das opções de armazenamento para 
documentos digitais são: 
• a capacidade dos dispositivos de armazenamento; 
• segurança dos documentos: as instalações de armazenamento (depósitos, arquivos, 
computadores) deverão prever a limitação de acesso aos documentos, como, por exemplo, o 
controle das áreas de armazenamento e sistemas de detecção de entrada não autorizada. O depósito 
deve estar localizado em área que não seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser 
previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (cópias de 
segurança e segurança da infraestrutura); 
• características físicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso, 
grau de contaminação do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciam a 
adequação das condições de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos – 
 
 
como controle e verificação do tempo de vida útil e da estabilidade dos suportes – para prevenir 
danos aos documentos. 
É importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao 
formato e à quantidade de documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude adequada, 
estabilidade de temperatura e de níveis de umidade, proteção contra sinistro, contaminação 
(isótopos radioativos, toxinas, mofo) e infestação de insetos ou micro-organismos. Os documentos 
digitais devem passar, periodicamente, pela troca de suporte, isto é, as informações contidas num 
suporte devem ser transferidas para outro. Essa técnica é denominada atualização (refreshing). 
Workflow 
Workflow é uma tecnologia vocacionada para a automação de processos de trabalho. 
Este sistema permite que vários utilizadores interajam entre si através em um fluxo de trabalho 
computorizado e pré-definido, melhorando os processos da instituição por meio da realização de 
tarefas de forma coordenada e sequencial. 
Os colaboradores terão a possibilidade de acompanhar a tramitação dos documentos e 
o desenvolvimento das ações entre os vários participantes do fluxo, o que contribuirá para a 
melhoria na realização das atividades, a identificação dos gargalos, o controle dos prazos e o ganho 
de qualidade ao produto final. 
O workflow permite a execução de processos de forma estruturada e isso aumenta a 
confiança na realização das tarefas e elimina incertezas na tramitação dos documentos. 
 
 
 
 
 
 
 
Destaca-se uma série de vantagens na automação dos fluxos de trabalho: 
O Workflow permite a gestão dos processos de negócio em uma instituição, 
levando os dados corretos, às pessoas adequadas e no momento oportuno. Os 
documentos, informações e atividades são passadas de um participante para 
outro para que estes desenvolvam ações respeitando um conjunto de regras 
procedimentais e fluxos previamente estabelecidos. 
 
 
 
V 
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Possibilidade de acesso remoto por parte dos participantes do grupo. 
Rapidez na pesquisa de informações armazenadas. 
Informações dos responsáveis por cada atividade do processo sempre 
atualizadas. 
Conhecimento do status do processo a cada instante, possibilitando saber 
quais os participantes estão atuando, quais são os próximos a atuar, e 
quando, etc. 
Coordenação e execução das atividades automaticamente com o uso de 
agendas e trocas de mensagens eletrônicas com os participantes. 
Armazenamento das regras e procedimentos. 
Diminuição da necessidade circulação de documentos em papel e 
tramitação automática dos documentos. 
Redução do espaço de armazenamento de informações 
Divisão coordenada do trabalho. 
Padronização e melhoria dos processos. 
Realização das tarefas de acordo com regras pré-estabelecidas. 
Redução dos erros, custos e tempo de cada atividade. Eficiência melhorada. 
A automação de processos de negócios resulta na eliminação de muitos 
passos desnecessários e na obtenção de processos mais eficientes e simples. 
Controle das atividades do processo – monitoramento constante com 
emissão de alertas automáticos. 
Suporte à tomada de decisões. 
Qualidade no produto final e a consequente melhoria no atendimento ao 
cliente. 
 
 
Preservação Digital 
No final do século XX, a necessidade da implantação de programas de gestão arquivística 
de documentos foi reforçada pela produçãocrescente de documentos arquivísticos exclusivamente 
em formato digital – textos, mensagens de correio eletrônico, bases de dados, planilhas, imagens, 
gravações sonoras, material gráfico, páginas da web, etc. 
Diante da crescente utilização da Tecnologia da Informação e Comunicação na produção 
de documentos arquivísticos, tona-se fundamental a preocupação com a preservação dos 
documentos digitais gerados, uma vez que eles são bastante ameaçados pela fragilidade do suporte 
e pela obsolescência tecnológica. 
As instituições precisam definir e implementar uma política de preservação digital, pois 
é esta que vai possibilitar a preservação dos documentos digitais produzidos. Por outro lado, sua 
inexistência terá como consequência a perda do acervo ao longo do tempo, tendo em vista que a 
ausência de normas, padrões, modelos, ambientes e procedimentos deixará os profissionais sem 
uma diretriz institucional a ser seguida nos momentos críticos. 
 
 
 
 
 
Os documentos arquivísticos têm de se manter acessíveis e utilizáveis pelo tempo que 
for necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Devem ser 
asseguradas as características dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela 
adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de produção e preservação que garantam 
sua perenidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua 
autenticidade, uma vez que é suscetível à degradação física dos seus suportes, à 
obsolescência tecnológica de hardware, software e de formatos, e a intervenções 
não autorizadas, que podem ocasionar adulteração e destruição. 
Para os documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, 
que pode implicar mudança de suporte e formato, bem como atualização do 
ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescência 
tecnológica de hardware, software e formato exigem intervenções periódicas. 
 
 
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS 
Prevenção da obsolescência tecnológica e de danos físicos ao suporte, por meio de procedimentos 
de migração, como atualização (refreshing) e conversão. 
Emulação 
Encapsulamento 
Preservação da tecnologia 
Adoção de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como medida de preservação 
recomendável e necessária. 
Documentar os procedimentos e as estruturas de metadados 
Hardware 
O hardware é um dos elementos básicos do documento digital sem o qual o documento 
não poderá ser visualizado. Tendo em vista seu nível de importância neste contexto, o hardware 
utilizado para a produção, gestão e preservação deve ser escolhido de forma absolutamente 
criteriosa (evitando dependência a equipamentos específicos), pois a partir do momento em que 
escolhemos um tipo muito específico e raro, a instituição poderá ficar “refém” de determinada 
tecnologia ou fabricante. 
 
 
 
 
 
 
 
 
A obsolescência tecnológica do hardware é outro grande problema que deve ser 
levando em consideração quando se pensa em preservação digital de longo prazo, pois há o risco de 
perda da documentação digital simplesmente por não haver mais 
peças ou mão-de-obra para a manutenção do equipamento. Desta 
forma, em algum momento será imprescindível a migração da 
tecnologia dos documentos digitais. 
 
 
Quando da aquisição dos hardwares, os responsáveis pela compra devem 
observar se a tecnologia que está sendo adquirida é compatível com a de 
diversos fornecedores, com padrões internacionais e com arquitetura aberta. 
Isso garantirá o acesso à informação sem interferência direta do fabricante. É 
recomendado o uso de tecnologias consolidadas, confiáveis e compatibilizadas 
pelo mercado. 
 
 
 
 
 
 
 
Software 
Assim como acontece com o hardware, as instituições devem evitar dependência a 
softwares específicos e de padrão fechado, tendo em vista que a dependência tecnológica e de 
fabricante é absolutamente desaconselhável. A utilização de softwares com padrões abertos tem 
sido uma das alternativas para a conquista da independência em relação à fabricante específico. Os 
padrões abertos permitem um domínio maior sobre a tecnologia utilizada e sobre a documentação 
gerada. 
 
 
 
 
 
A estabilidade no mercado também é fundamental, pois pode evitar a perda de acesso 
aos documentos em virtude da descontinuidade do produto. Nesse sentido, é aconselhável o uso de 
tecnologias consolidadas, confiáveis e compatibilizadas pelo mercado. 
Migração 
Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos 
digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas. 
A MIGRAÇÃO CONSISTE NA... 
Transferência de um objeto digital de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente 
deteriorado ou instável para um suporte mais novo. 
Transferência de um objeto digital de um formato obsoleto para um formato mais atual ou 
padronizado. 
Transferência de um objeto digital de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade 
para uma outra mais moderna. 
 
 
 
Os hardwares são considerados frágeis quando comparados aos suportes 
convencionais e sua degradação acontece com muita rapidez. Problemas com a 
manipulação, a frequência de acesso e os defeitos de fabricação podem afetar a 
confiabilidade do suporte, diminuindo sua vida útil. 
Sendo o software um elemento primordial para a visualização do documento 
digital, sua escolha deve ser bastante criteriosa. Assim como os hardwares, eles 
também sofrem com a rápida obsolescência, o que torna obrigatória a adoção de 
uma política consistente da migração das informações. 
 
 
 
 
 
 
 
A rápida obsolescência dos hardwares e softwares deve ser considerada quando o 
assunto é preservação digital. É preciso que se garanta a leitura do documento digital armazenado 
sem maiores embaraços. 
Além da obsolescência, a fragilidade do suporte digital também deve ser considerada 
quando da elaboração de uma política de migração, pois os suportes digitais são frágeis e devem ter 
seu tempo de vida útil estimado para que não exista o risco de perda de documentação digital por 
degradação da mídia. 
Para que a instituição possa assegurar a preservação dos documentos digitais, a 
acessibilidade futura e a autenticidade, os padrões de formatos dos documentos digitais devem ser 
rigorosamente planejados e implementados, tanto para a captura de documentos através de 
equipamentos de digitalização, como para os documentos que já nasceram em meio digital. 
 
CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO DOS PADRÕES DE FORMATOS 
FORMATOS ABERTOS 
Possibilitar a independência do ambiente computacional (hardware e 
software). 
ACESSIBILIDADE 
Garantir o acesso ao documento, adotando padrões de formatos abertos 
popularmente utilizados e que não necessitam de um software 
proprietário para seu acesso. 
ESTABILIDADE 
Adotar formatos estáveis que permitam a atualização de versões e 
garantam a compatibilidade. 
SUPORTE A 
METADADOS 
Alguns formatos incluem campos de metadados que serão importantes 
para a preservação e acessibilidade do documento a longo prazo. 
ESPECIFICIDADE DO 
FORMATO 
Deve-se definir bem o conjunto de características de cada formato 
selecionado, evitando formatos não especificados, pois quanto mais 
complexo o formato, maior o nível de controle e preservação. 
Os suportes e os formatos dos documentos digitais não duram para sempre, 
ficando suscetíveis à obsolescência tecnológica, à fragilidade e à perda de 
confiabilidade. 
 
 
 
 
A migração dependerá de análises periódicas dos formatos,suportes e confiabilidade 
dos documentos digitais, pois a partir do momento em que for identificado que o suporte ou formato 
está ficando obsoleto é necessário fazer a seleção criteriosa de novos formatos e suportes. 
 
INTEROPERABILIDADE 
Deve-se garantir a interação de documentos digitais entre diferentes 
sistemas tecnológicos. 
AUTENTICIDADE 
O formato deve preservar os dados, a estrutura do documento e toda a 
informação contextual. 
PROCESSABILIDADE 
É a capacidade de processamento (edição) do documento. É necessário 
manter uma versão processável. 
APRESENTAÇÃO 
O formato deve manter as características inerentes à apresentação do 
documento digital, pois pode ter valor significativo para a informação; 
portanto, a preservação de suas fontes, cores e lay-outs deve ser 
considerada. 
CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO DOS PADRÕES DE SUPORTES 
COMPATIBILIDADE 
Ser compatível com as diversas tecnologias disponíveis no mercado. 
ESTABILIDADE 
Adotar suportes estáveis, que permitam atualizações e garantam a 
compatibilidade. 
ACESSIBILIDADE 
Suporte que possa ser comprado sem dificuldade de vários fabricantes, 
marcas e modelos. 
CONFIABILIDADE 
Ser confiável de forma a garantir o armazenamento e acesso da 
informação por longos períodos de tempo. Deve ser verificada 
periodicamente, pois o frágil suporte digital sofre degradação física, o 
que pode colocar em risco a documentação digital. 
QUALIDADE 
Ser constituído por matéria-prima de boa qualidade, ter um processo de 
produção confiável e ter sua marca reconhecida pelo mercado. 
CAPACIDADE 
Ser compatível com a quantidade de informação a ser armazenada. 
 
 
Backup 
Backup é a cópia de dados de um dispositivo para o outro com o objetivo de recuperá-
los no caso de perda dos originais por motivo de pane, sinistro ou desgaste nos equipamentos. 
A política de backup é o primeiro passo para a preservação dos documentos digitais, 
pois garante de forma íntegra e confiável a restauração dos documentos digitais, sistemas 
informatizados e bases de dados. O backup é considerado um dos pilares da segurança e 
confiabilidade da informação e é uma ferramenta obrigatória para todas as áreas de informática. Sua 
ausência pode causar sérios danos ao acervo digital quando da ocorrência de falhas em 
equipamentos, sistemas e no próprio suporte de armazenamento. 
 
 
As instituições devem fazer o backup da documentação digital 
e providenciar para que o backup e os arquivos originais fiquem alocados 
em prédios distintos. Essa ação evitará a perda integral da documentação 
em caso de catástrofes (incêndio, roubo, alagamentos, etc.). 
É considerado um erro grave manter todo o acervo digital 
armazenado em um único espaço físico. Contudo, há que se ressaltar que o ambiente de replicação 
deve ter no mínimo o mesmo nível de segurança dos depósitos digitais principais. 
ELEMENTOS PARA DEFINIÇÃO DA POLÍTICA DE BACKUP 
EQUIPE 
RESPONSÁVEL 
Definição da equipe responsável pela elaboração, implementação, 
revisão e manutenção das rotinas de backup. 
ACERVO DIGITAL 
Definição de todo o conteúdo que fará parte da política de backup. 
NORMAS E 
PROCEDIMENTOS 
Elaboração de normas e procedimentos técnicos para a realização, 
manutenção da confiabilidade e recuperação do backup. 
CONSCIENTIZAÇÃO 
DO USUÁRIO 
Programa de conscientização dos usuários em relação à importância de 
respeitar as regras estabelecidas. 
IMPLEMENTAÇÃO 
Colocação em prática de todas as regras e normas estabelecidas pela 
política de backup. 
REVISÃO PERIÓDICA 
Revisão da política levando em consideração adaptações, a realidade da 
empresa, os acervos e evolução tecnológica. 
 
 
As instituições devem definir uma periodicidade para o armazenamento das cópias, um 
nível de confiabilidade, um nível de segurança e uma forma de recuperação dos depósitos digitais 
casa haja algum tipo de problema. 
Lixo digital 
Devido à proliferação da documentação em formato digital nos últimos anos, uma 
grande quantidade de lixo digital (documento desprovido de valor) está sendo armazenada nos 
servidores, microcomputadores e mídias em geral. 
O lixo digital pode sobrecarregar os servidores de armazenamento, de forma a colocar 
em risco a performance, a rede informatizada e a confiabilidade dos dados. 
 
 
 
 
 
 
 
Autenticidade dos documentos digitais 
A garantia da autenticidade dos documentos digitais, desde o momento da sua 
produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), é fundamental para a 
qualidade da documentação digital a ser preservada. 
ELEMENTOS FUNDAMENTAIS PARA A GARANTIA DA AUTENTICIDADE 
TRILHA DE 
AUDITORIA 
Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de 
intervenções ou tentativas de intervenções feitas no documento 
arquivístico digital ou no sistema computacional. 
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos 
arquivísticos dentro de um sistema, informando quem operou, a data e a 
hora, e as ações realizadas, contribuindo para: 
• identificar os autores de cada operação realizada nos documentos; 
• prevenir a perda de documentos; 
• monitorar todas as operações realizadas no sistema; 
• garantir a segurança e a integridade do sistema. 
No caso de procedimentos que exijam prazo a ser cumprido pelo órgão 
Assim como funciona para os documentos em suportes convencionais, a 
eliminação dos documentos arquivísticos digitais deve contar com a participação 
de arquivistas e com o uso da Tabela de Temporalidade de Documentos, que 
assegurará a eliminação dos documentos desprovidos de valor (primário e 
secundário) e resguardará os documentos de valor histórico (valor secundário). 
 
 
 
 
 
 
ou entidade, devem ser implementadas ações de rastreamento, de forma 
a: 
• determinar os passos a serem dados em resposta às atividades ou ações 
registradas no documento; 
• atribuir a uma pessoa a responsabilidade por cada ação; 
• registrar a data em que uma ação deve ser executada e a data em que 
ocorreu. 
CONTROLE DE 
ACESSO 
Deve limitar ou autorizar o acesso ao acervo digital por usuário e/ou 
grupos de usuários. 
O controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes funções: 
• restrição de acesso aos documentos; 
• exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadados 
somente aos usuários autorizados; 
• uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados. 
Os documentos também devem ser analisados com relação às 
precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou 
sigilosos. 
METADADOS DE 
PRESERVAÇÃO 
Deve garantir a preservação das informações funcionais sobre o 
documento digital, possibilitando o entendimento da tecnologia 
utilizada na sua produção e manutenção, assim como todo o seu 
histórico de acesso, migrações, rejuvenescimento, mídias, sistemas, etc. 
EXPOSIÇÃO MÍNIMA 
DO DOCUMENTO 
DIGITAL 
O acervo deve ser acessado somente quando necessário. 
FERRAMENTAS DE 
MIGRAÇÃO 
O estabelecimento de rotinas de rejuvenescimento e rotinas de 
migração devem levar em consideração o hardware, o software e os 
sistemas informatizados. Devem garantir a compatibilização da 
tecnologia legada para a tecnologia alvo da migração e a autenticidade 
dos documentos digitais migrados. 
 
 
Glossário 
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, elaborou um glossário que se atém aos 
termos da Tecnologia da Informação e aos da Arquivologia relacionados a gestão e preservação de 
documentos digitais. 
 
Acervo - Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. 
Acessibilidade - Facilidadeno acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital. 
Acesso - Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informação. 
Anexo - Um objeto digital que segue junto com uma mensagem de correio eletrônico ou um fluxo de 
trabalho. 
Anotação - Informação acrescentada ao documento arquivístico após sua produção. Exemplo: 
“Urgente”, “arquive-se”, número do protocolo, código de classificação, temporalidade, data, hora e 
local da transmissão, indicação de anexos e outros. 
Armazenamento - Guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil. 
Arquivamento - 1. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de 
documentos. 2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua 
tramitação. 
Arquivo - 1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública 
ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza 
do suporte. 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a 
conservação e o acesso a documento arquivístico. 
Arquivo digital - Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de 
computador e armazenada em suporte apropriado. 
Assinatura digital - Modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, 
que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do 
documento. Os atributos da assinatura digital são: a) ser única para cada documento, mesmo que o 
signatário seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificação da 
integridade; d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a 
princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura. 
Assinatura eletrônica - Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos 
executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à 
assinatura manual do indivíduo. 
 
 
Atualização de suporte - Técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para 
outro, sem mudar sua codificação, para evitar perdas de dados provocadas por deterioração do 
suporte. 
Autenticação - Declaração de que um documento original é autêntico – ou que uma cópia reproduz 
fielmente o original – feita por uma pessoa jurídica com autoridade para tal (servidor público, 
notário, autoridade certificadora) num determinado momento. 
Autenticidade - Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um 
documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. 
Autoridade certificadora (AC) - Organização que emite certificados digitais obedecendo às práticas 
definidas na Infra-estrutura de Chaves Públicas – ICP. 
Autoridade de registro (AR) - Organização que distribui certificados digitais aos usuários finais, 
mediante processo de identificação estabelecido nas práticas definidas na Infra-estrutura de Chaves-
Públicas – ICP. 
Avaliação - Processo de análise de documentos arquivísticos que estabelece seus prazos de guarda e 
sua destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
Banco de dados - 1. Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases de 
dados relacionadas entre si, segundo um modelo de dados; b) regras que definem as operações 
válidas sobre os dados e garantem sua integridade. 2. Sistema Gerenciador de Banco de Dados – 
SGBD: software que implementa o banco de dados e permite a realização de operações de 
manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, 
cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados). 
Base de dados - Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e 
validação, e gerenciados por um Sistema Gerenciador de Banco de Dados – SGBD. 
Cadeia de preservação - Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos 
documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo. 
Captura - Incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, por meio do registro, 
classificação e arquivamento. 
Carimbo digital de tempo - Código binário, incorporado a um documento, que registra a data e a 
hora em que ocorreu um evento, tal como produção, recebimento, leitura, modificação ou 
eliminação. É uma forma de autenticação do documento. 
Certificação digital - Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo 
estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e 
uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado 
digital por uma autoridade certificadora. 
 
 
Certificado de autenticidade - Declaração de autenticidade das reproduções dos documentos 
arquivísticos digitais emitida pela instituição responsável por sua preservação. 
Certificado digital - Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora, 
que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma 
chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. 
Chave privada - Chave matemática formada por uma sequência de dígitos, usada para criptografia 
assimétrica e criada em conjunto com a chave pública correspondente que deve ser mantida em 
segredo pelo portador. Usada para assinar digitalmente documentos, bem como para decifrar 
aqueles criptografados com a chave pública correspondente. 
Chave pública - Chave matemática formada por uma sequência de dígitos, usada para criptografia 
assimétrica, criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada publicamente 
por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Também pode ser usada para 
criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente. 
Ciclo vital dos documentos - Sucessivas fases por que passam os documentos arquivísticos, da sua 
produção à guarda permanente ou eliminação. 
Classificação - 1. Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de 
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos. 2. Atribuição a 
documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. 
Também chamada “classificação de segurança”. 
Código de classificação - Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, derivado de um 
plano de classificação. 
Completeza - Atributo de um documento arquivístico que se refere à presença de todos os 
elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico-
administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar consequências. 
Componente digital - Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, e os metadados 
necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, que requer determinadas 
ações de preservação. 
Confiabilidade - Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. 
Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida 
pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de 
sua produção. 
Contexto - Ambiente em que ocorre a ação registrada no documento. Na análise do contexto de um 
documento arquivístico, o foco deixa de ser o documento em si e passa a abranger toda a estrutura 
que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurídico-administrativo, de procedimentos, de 
proveniência e tecnológico.Contexto de procedimentos - Refere-se a normas internas que regulam a produção, tramitação, uso 
e arquivamento dos documentos da instituição. 
Contexto de proveniência - Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentos internos que 
identificam a instituição produtora de documentos. 
Contexto documental - Refere-se a código de classificação, guias, índices e outros instrumentos que 
situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, do fundo. 
Ver também: Contexto; contexto jurídico-administrativo; contexto de procedimentos; contexto de 
proveniência; contexto tecnológico. 
Contexto jurídico-administrativo - Refere-se a leis e normas externas à instituição produtora de 
documentos as quais controlam a condução das atividades dessa mesma instituição. 
Contexto tecnológico - Refere-se ao ambiente tecnológico (hardware, software e padrões) que 
envolve o documento. 
Controle de versão - Conjunto de operações que permite gerenciar as versões de um documento 
arquivístico digital. 
Conversão - Técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como: a) conversão 
de dados: mudança de um formato para outro; b) conversão de sistema computacional: mudança do 
modelo de computador e de seus periféricos. 
Correio eletrônico - Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros 
documentos digitais por meio de rede de computadores. 
Credencial de segurança - Um ou vários atributos associados a um usuário que definem as categorias 
de segurança segundo as quais o acesso é concedido. 
Criptografia - Método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta, de 
forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer sua forma original. 
Criptografia assimétrica - Método de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes entre si 
que se relacionam matematicamente por meio de um algoritmo, de forma que o texto cifrado por 
uma chave apenas seja decifrado pela outra do mesmo par. As duas chaves envolvidas na criptografia 
assimétrica são denominadas chave pública e chave. 
Criptografia simétrica - Método de criptografia que utiliza uma chave simétrica, de forma que o 
texto seja cifrado e decifrado com esta mesma chave. 
Custódia - Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de 
vínculo de propriedade. 
Dado - Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo, passível de ser 
comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática. 
Descrição - Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos 
documentos arquivísticos para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
 
 
Destinação - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para a 
guarda permanente ou eliminação. 
Digitalização - Processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de 
dispositivo apropriado. 
Documento - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte. 
Documento arquivístico - Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade 
prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. 
Documento arquivístico digital - Documento digital reconhecido e tratado como um documento 
arquivístico. 
Documento arquivístico eletrônico - Documento eletrônico reconhecido e tratado como um 
documento arquivístico. 
Documento digital - Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável 
por meio de sistema computacional. Informação registrada, codificada em forma analógica ou em 
dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico. 
DOI - Sistema para identificação persistente de objetos digitais em redes, bem como para o 
intercâmbio de informações sobre propriedade intelectual desses objetos. 
Dossiê - Conjunto de documentos, relacionados entre si por ação, evento, pessoa, lugar e/ou projeto, 
que constitui uma unidade. 
Dossiê híbrido - Dossiê constituído por documentos digitais e não digitais. 
Elemento extrínseco - Atributo que caracteriza a forma externa do documento arquivístico. 
Por exemplo: tipo, cor e tamanho da letra; apresentação (textual,gráfico, sonoro ou multimídia); 
selo, logomarca; assinatura digital; links; e outros. 
Ver também: Documento arquivístico; elemento intrínseco. 
Elemento intrínseco - Atributo que caracteriza a forma interna do documento arquivístico. 
Exemplo: autor, destinatário, data, local, assinatura, assunto e outros. 
Ver também: Documento arquivístico; elemento extrínseco. 
Eliminação - Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a 
guarda permanente. 
Emulação - Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos computacionais 
para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as 
mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas. 
Endereço de correio eletrônico - Nome único de uma caixa postal eletrônica, de uma pessoa, grupo 
ou organização, associado a um serviço de correio eletrônico. É formado por um identificador (nome, 
apelido, sigla ou código), um sinal “@” e o domínio do provedor do serviço. 
 
 
Exportação - Processo de transferência de dados de um sistema informatizado para outro, podendo 
haver uma conversão. 
Formato de arquivo - Especificação de regras e padrões descritos formalmente para a interpretação 
dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser: a) aberto – quando as especificações são 
públicas (por exemplo: XML, HTML, ODF, RTF, TXT, PNG); b) fechado – quando as especificações não 
são divulgadas pelo proprietário (por exemplo: DOC); c) proprietário – quando as especificações são 
definidas por uma empresa que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (por exemplo: 
PDF, JPEG, DOC e GIF); d) padronizado – quando as especificações são produzidas por um organismo 
de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (por exemplo: XML, PDF/A). Gestão 
arquivística de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente 
e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Grau de sigilo - Gradação de sigilo atribuída a um documento ou parte dele, em razão da natureza de 
seu conteúdo e com o objetivo de limitar sua divulgação a quem tem necessidade de conhecê-lo. 
Hardware - Conjunto dos componentes físicos necessários à operação de um sistema computacional. 
Hipertexto - Forma de estruturação de documentos que permite a leitura por meio de enlaces 
(hyperlinks) que possibilitam a conexão direta entre os diversos itens de um documento e/ou deste 
para outros. 
Hipermídia - Ampliação do conceito de hipertexto segundo a qual vários meios de armazenamento e 
transmissão de informação são integrados através de enlaces (hyperlinks), permitindo a utilização 
simultânea de sons, imagens estáticas e em movimento, e textos. 
Identificador único - Código gerado automaticamente que identifica o dossiê, o processo ou o item 
documental de maneira a distingui-los dos demais. 
Informação - Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num documento. 
Infra-estrutura de chaves públicas (ICP) - Conjunto de técnicas, práticas e procedimentos que 
estabelecem os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado 
em chave pública. Normalmente, é composto por uma cadeia de autoridades certificadoras formada 
pela autoridade certificadora raiz – AC Raiz, pelas demais autoridades certificadoras – AC e pelas 
autoridades de registro– AR. 
Integridade - Estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo 
de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada. 
Marca-d'água digital - Marcas d’água servem para marcar uma imagem digital com informação sobre 
a sua proveniência e características e são utilizadas para proteger a propriedade intelectual. As 
marcas d’água sobrepõem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visível ou 
invisível, o qual só pode ser suprimido mediante a utilização de um algoritmo e uma chave protegida. 
 
 
Mensagem eletrônica - Documento digital produzido ou recebido via um sistema de correio 
eletrônico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem. 
Metadados - Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender 
e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo. 
Migração - Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais 
serem acessados face às mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto 
digital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um 
suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de 
uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna. A 
migração pode ocorrer por conversão, por atualização ou por reformatação. 
Minuta - Versão preliminar de documento sujeita à aprovação. 
Objeto digital - Conjunto de uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do objeto e de 
seus metadados associados. A anatomia do objeto digital é percebida em três níveis: a) nível físico – 
refere-se ao objeto digital enquanto fenômeno físico que registra as codificações lógicas dos bits nos 
suportes (por exemplo: no suporte magnético, o objeto físico é a sequência do estado de polaridades 
– negativa e positiva – e, nos suportes ópticos, é a sequência de estados de translucidez – 
transparência e opacidade); b) nível lógico – refere-se ao objeto digital enquanto conjunto de 
sequências de bits, que constitui a base dos objetos conceituais; c) nível conceitual – refere-se ao 
objeto digital que se apresenta de maneira compreensível para o usuário, por exemplo, o documento 
visualizado na tela do computador. 
OCR - Técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o formato textual, de 
forma a permitir, por exemplo, edição e pesquisa no conteúdo do texto. 
Organicidade - Atributo de um acervo documental decorrente da existência de relação orgânica 
entre seus documentos. Essencial para que um determinado conjunto de documentos seja 
considerado um arquivo. 
Original - Primeiro documento completo e efetivo. 
Patrimônio digital – Conjunto de objetos digitais que possuem valor suficiente para serem 
conservados, a fim de que possam ser consultados e utilizados no futuro. 
Plano de classificação - Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos 
de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma 
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos 
correntes. 
Preservação digital - Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças 
tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos 
digitais pelo tempo que for necessário. 
 
 
Processo - Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa 
ou judicial, que constitui uma unidade. 
Processo híbrido - Processo constituído de documentos digitais e não digitais de natureza diversa, 
oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, formando um conjunto 
conceitualmente indivisível. 
Produtor - Pessoa física ou jurídica que produz, recebe ou acumula documentos arquivísticos em 
função de seu mandato/missão, funções ou atividades. 
Programa de computador - Sequência lógica de instruções que o computador é capaz de executar 
para obter um resultado específico. 
Recolhimento - Entrada de documentos em arquivos permanentes. 
Recuperação da informação - Processo de pesquisa, localização e apresentação do documento em 
sistemas de informação. A pesquisa é feita por meio da formulação de estratégias de busca para 
identificação e localização de documentos e/ou seus metadados. A apresentação pode ser feita por 
meio de visualização em tela, impressão, leitura de dados de áudio e/ou vídeo. 
Reformatação - 1. Técnica de migração que consiste na mudança da forma de apresentação de um 
documento para fins de acesso ou manutenção dos dados, por exemplo: impressão ou 
transformação de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou transferência dos 
documentos de um sistema computacional para uma mídia móvel. 
Registro - Procedimento que formaliza a captura do documento arquivístico no sistema de gestão 
arquivística por meio da atribuição de um identificador único e de outros metadados (data, 
classificação, título etc.) que descrevem o documento. 
Relação orgânica - Vínculos que os documentos arquivísticos guardam entre si e que expressam as 
funções e atividades da pessoa ou organização que os produziu. 
Sistema de informação - Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e 
programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provêm acesso à informação. 
Sistema de gestão arquivística de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas 
cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos. 
Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos - Conjunto de procedimentos e 
operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado 
eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem 
documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo. 
Suporte - Base física sobre a qual a informação é registrada. 
Tramitação - Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua 
função administrativa. Também denominado de trâmite ou movimentação. 
Transferência - Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. 
 
 
Trilha de auditoria - Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de 
intervenções ou tentativas de intervenções feitas no documento arquivístico digital ou no sistema 
computacional. 
Valor primário - Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade 
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. 
Valor secundário - Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a 
entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles 
para os quais foi originalmente produzido. 
Versão - Uma ou mais variantes de um mesmo documento. 
 
 
25) PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE 
DOCUMENTOS 
 
Primeiramente, é importante fazer uma distinção básica entre: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Áreas de Armazenamento 
Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições 
ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em 
tabela de temporalidade e destinação. 
Áreas Externas 
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança 
contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: 
 
INUNDAÇÕES 
MARGENS DE RIOS 
SUBSOLOS 
ÁREAS DE RISCO DE INCÊNDIOS 
ÁREAS COM ALTOS ÍNDICES DE POLUIÇÃO ATMOSFÉRICA 
PROXIMIDADE COM O MARLOCAIS SUJEITOS A INUNDAÇÕES 
TERRENOS E SUBSOLOS ÚMIDOS 
ÁREAS DE INTENSO TRÁFEGO SUJEITAS À TREPIDAÇÃO 
RUÍDO 
POLUIÇÃO 
ÁREAS DE RISCO DE VENDAVAIS 
 
PRESERVAÇÃO: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e 
operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos 
materiais. Ex.: leis, campanhas, congressos, etc. 
CONSERVAÇÃO: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de 
degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos 
específicos (higienização, reparos e acondicionamento). 
 
RESTAURAÇÃO: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de 
danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo 
de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
 
 
 
Áreas Internas 
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de 
funcionalidade e conforto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente 
independentes das demais. 
Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a: 
CUIDADOS COM AS ÁREAS DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS 
A ÁREA DOS 
DEPÓSITOS NÃO DEVE 
EXCEDER A 200 M2 
Os espaços menores e compactos são mais eficientes quanto à 
manutenção das condições ambientais, necessárias à preservação. 
A CONSTRUÇÃO 
SUBTERRÂNEA NÃO É 
RECOMENDADA 
As condições de umidade que, geralmente, apresentam os solos não 
são adequadas para a guarda de documentos. 
VENTILAÇÃO 
A ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial com soluções 
de baixo custo deve ser estimulada, inclusive com a disposição 
adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar. 
 
No edifício para arquivo, com vários serviços, a área destinada aos depósitos deve ser em 
torno de 60% da área construída. Da área restante, 15% deverão ser destinados aos trabalhos técnicos 
e administrativos e 25% para o público. 
É, também, importante prever o crescimento do acervo e a necessidade futura, dentro de 
um prazo médio de cinquenta anos, de ampliação das áreas de depósito. 
Depósitos especiais 
Para o armazenamento de fotografias, filmes, discos, registros eletrônicos, fitas de áudio 
e videomagnéticas são necessárias condições especiais de armazenamento, que irão influir nos 
requisitos arquitetônicos relativos à termoestabilidade, luminosidade e estática. Ou seja, os 
documentos especiais devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas 
especificidades, pois demandam parâmetros climáticos de preservação mais rigorosos. 
 
Fatores de deterioração 
Agentes de deterioração dos acervos são aqueles que levam os documentos a um estado 
de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência. Eles são 
classificados em: fatores ambientais, fatores biológicos, intervenções impróprias, agentes biológicos, 
furtos e vandalismo. 
 
 
 
 
 
Fatores ambientais 
Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: 
FATORES AMBIENTAIS 
Temperatura 
Umidade 
Radiação da luz 
Qualidade do ar 
 
Em um levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um 
acervo, é possível identificar facilmente as consequências desses fatores, quando não controlados 
dentro de uma margem de valores aceitável. 
Condições Ambientais 
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por 
reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa 
do ar e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios 
ultravioleta. 
A adoção dos parâmetros recomendados de temperatura e de umidade exige, nos locais 
com climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos 
de investimento em equipamentos, manutenção e energia. 
 
 
 
 
 
 
Temperatura e umidade relativa 
As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos vitais 
para prolongar a sobrevivência dos registros. 
Se os níveis de umidade relativa (UR) são muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das 
fibras e esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos. Para pergaminhos e encadernações em couro 
a UR abaixo de 40% é perigosa e o papel, também, sofre abaixo desses níveis. Já na faixa de UR acima 
de 65% crescem micro-organismos e ocorrem reações químicas danosas. 
Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações 
bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o 
desenvolvimento de micro-organismos, que aumentam as proporções dos danos. 
 
 
 
De acordo com o CONARQ, por meio da Recomendação para Construção de Arquivos, 
(2000, p. 14), o controle da temperatura e da umidade relativa do ar deve obedecer aos seguintes 
parâmetros: 
DOCUMENTOS EM SUPORTES 
TRADICIONAIS 
TEMPERATURA 
UMIDADE RELATIVA 
DO AR 
DOCUMENTOS EM SUPORTE-
PAPEL 
20° C com variação de ± 1°C 
Entre 45% e 55% com 
variação de ± 5% 
Importante!!! 
O controle da temperatura e da umidade relativa do ar deve 
estar relacionado. 
As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são 
muito mais nocivas do que os índices superiores aos 
considerados ideais, desde que estáveis e constantes. 
 
DOCUMENTOS ESPECIAIS TEMPERATURA UMIDADE RELATIVA 
DO AR 
FOTOGRAFIA EM PRETO E 
BRANCO 
12° C com variação de ± 1° C 35% com variação de ± 5% 
FOTOGRAFIA COLORIDA 5° C com variação de ± 1° C 35% com variação de ± 5% 
FILMES 18° C com variação de ± 1° C 40% com variação de ± 5% 
REGISTROS MAGNÉTICOS E 
ÓPTICOS 
18° C com variação de ± 1° C 40% com variação de ± 5% 
No caso de não existir a possibilidade de se instalar um sistema de climatização, a 
instalação de umidificadores, desumidificadores, exaustores e ventiladores pode surtir bons 
resultados. 
O sistema de climatização deve ser independente para as áreas de depósitos, pois devem 
atender às necessidades de preservação dos documentos ali armazenados e manter condições 
estáveis, exigindo que os equipamentos funcionem sem interrupção. Ele deve ficar em funcionamento 
durante as 24 horas do dia, tornando os custos iniciais de instalação e os de manutenção muito altos. 
Algumas instituições, por exemplo, só podem arcar com os custos de manter o sistema operando 
durante o horário de expediente, razão suficiente para contraindicar a sua adoção. 
 
 
 
 
O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos 
documentos, principalmente quando em suporte-papel. O calor acelera a 
deterioração e a umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para 
desencadear intensas reações químicas nos materiais. 
 
 
 
Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de 
colônias de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais. 
 
 
 
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos 
distorcidos e ressecados. 
É importante destacar que parte dos acervos é formada por materiais higroscópicos, isto 
é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as 
variações de temperatura e umidade relativa do ar. Essas variações dimensionais aceleram o processo 
de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas, 
ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulsões de fotos, etc. 
 
 
 
 
Radiação da luz 
As radiaçõesluminosas podem causar sérios danos pelas reações físico-químicas que 
desencadeiam nos materiais. A radiação produz um efeito cumulativo. Isso quer dizer que o dano 
causado pela radiação se relaciona à intensidade e ao tempo de exposição. O papel se torna frágil, 
quebradiço, amarelecido, escurecido e as tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade 
dos documentos textuais, dos iconográficos e das encadernações. 
O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). Ela é 
invisível e constitui a forma mais energética e destrutiva da luz, devendo, no que se refere à 
conservação de documentos, ser evitada ao máximo. Entretanto, as radiações visíveis também podem 
causar danos e, portanto, os níveis de luminosidade devem ser sempre controlados. 
A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lâmpadas incandescentes 
(tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Em áreas muito ensolaradas são necessárias 
A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar 
os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas. 
 
 
 
persianas ou outros recursos para reduzir a entrada da luz solar. Recomenda-se, especialmente, o uso 
de filtros contra a radiação ultravioleta invisível. 
Para o controle da radiação UV emitida pelas lâmpadas fluorescentes, recomenda-se o 
uso de filtros ou absorventes de radiação UV. 
O sistema de iluminação setorizado e controlado, que desliga a fonte de luz artificial após 
um período pré-determinado, reduz o tempo de exposição dos documentos às radiações. Não é 
permitido o uso de lâmpadas de mercúrio ou sódio, devido a sua intensa emissão de radiação 
ultravioleta. 
ALGUMAS MEDIDAS PODEM SER TOMADAS PARA PROTEÇÃO DOS ACERVOS CONTRA A 
RADIAÇÃO DA LUZ 
1 As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol. 
2 Uso de filtros produzidos com filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV, 
tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes. 
 
Qualidade do ar 
Os poluentes são classificados como externos e internos. 
O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande 
diversidade de partículas e gases. As partículas que compõem a parte sólida 
dos poluentes são de dimensões microscópicas. Reúnem especialmente o pó, 
a fuligem e os esporos dos micro-organismos. 
 
 
 
 
Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos, 
contribuindo pesadamente para a deterioração dos suportes. 
Os poluentes externos são, principalmente, o dióxido de enxofre (SO2), óxidos de 
nitrogênio (NO e NO2) e o ozônio (O3). São gases que provocam reações químicas, com formação de 
ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais, pois possuem comprovada ação 
destrutiva. O papel fica quebradiço e descolorido, o couro perde a pele e deteriora. 
As partículas sólidas, além de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e 
desfiguram os documentos. 
A poeira é composta por partículas em suspensão que penetram nas fibras do papel. 
Quando este é manuseado faz-se sentir sua ação cortante. 
 
 
Os agentes poluentes, também, podem ter origem no próprio ambiente do acervo, como 
no caso de aplicação de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que liberam gases prejudiciais à 
conservação de todos os materiais. 
 
 
Agentes biológicos 
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os 
insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase 
que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se 
encontram os documentos. 
 
 
 
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e 
alimentação. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na 
temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene etc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
POLUENTES DO AR
Externos
Sólidos
Pó, fuligem e
esporos
Gases SO2, NO, NO2, e O3
Internos
Vernizes, madeira, 
tintas, adesivos
Os livros e documentos, além da celulose do papel, contêm proteínas e carboidratos 
sob forma de encolagem, adesivos, couros e outras substâncias orgânicas, que 
atraem insetos. Ambientes quentes e úmidos, escuros e mal ventilados favorecem 
a presença e o desenvolvimento de insetos. 
 
 
 
Fungos 
Os fungos representam um grupo grande de organismos que atuam em diferentes 
ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de arquivos, são mais comuns aqueles 
que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. 
Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito 
intensa e rápida dentro de determinadas condições. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de 
alimento e umidade para sobreviver e proliferar. O alimento provém dos papéis, amidos (colas), 
couros, pigmentos, tecidos, etc.. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes 
e para sua proliferação. 
Essa umidade é encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na própria 
colônia de fungos. Além da umidade e nutrientes, outras condições contribuem para o crescimento 
das colônias: temperatura elevada, falta de circulação de ar e falta de higiene. 
Os fungos, além de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, 
causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. A proliferação 
se dá através dos esporos que, em circunstâncias propícias, se reproduzem de 
forma abundante e rápida. 
As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de 
infestação de fungos são: 
MEDIDAS IMPORTANTES CONTRA OS FUNGOS 
1 Estabelecer política de controle ambiental, principalmente, temperatura, umidade relativa e 
ar circulante, mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações 
acentuadas. 
2 Praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e técnicas 
adequadas. 
 
Bactérias 
Das bactérias que vivem sobre os livros, umas se alimentam da celulose, outras de 
substâncias colantes e outras, de substâncias de origem animal. As secreções que esses micro-
organismos apresentam provocam as principais alterações nas matérias das publicações, degradação 
da celulose manchas de várias cores e intensidades. 
Roedores 
Habitantes frequentes dos velhos edifícios, os ratos exercem uma ação mecânica 
destrutiva sobre o papel que roem. A profilaxia se faz controlando a temperatura e a umidade relativa 
e realizando a higienização periódica do local. 
 
 
Baratas 
Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. O ataque tem características 
bem próprias, revelando-se, principalmente, por perdas de superfície e manchas de excrementos. 
São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura e umidade elevadas, 
resíduos de alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo. 
Brocas 
São insetos que causam danos imensos em acervos. Exigem vigilância constante, devido 
ao tipo de ataque que exercem. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. Para combatê-
lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. As brocas têm um ciclo de vida em 4 
fases: ovos – larva – pupa – adulta. A fase de ataque ao acervo é a de larva. Esse inseto se reproduz 
por acasalamento, que ocorre no próprio acervo. Uma vez instalado, ataca não só o papel e seus 
derivados, como, também, a madeira do mobiliário, portas, pisos e todos os materiais à base de 
celulose. 
As brocas precisam encontrar condições especiais que, como todos os outros agentes 
biológicos, são temperatura e umidade relativa elevadas, falta dear circulante e falta de higienização 
periódica no local e no acervo. 
A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o 
documento. Este pó contém saliva, excrementos, ovos e resíduos de cola, papel, etc.. 
Cupins 
Os cupins representam risco não só para os documentos como para o prédio em si. Vivem 
em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer 
que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presença só é detectada depois de terem causado 
grandes danos. 
Os cupins chegam aos acervos em ataques massivos, através de estantes coladas às 
paredes, caixas de interruptores de luz, assoalhos, etc.. 
Os ninhos não precisam, obrigatoriamente, estar dentro dos edifícios das bibliotecas e 
arquivos. Podem estar a muitos metros de distância, inclusive, na base de árvores ou outros prédios. 
Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em 
ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados, ausência de boa circulação de ar, 
falta de higienização e pouco manuseio dos documentos. 
 
 
 
 
 
A principal fonte alimentar dos cupins é a celulose, presente no papel, no tecido e 
na madeira. Quando de posse do documento eles não param enquanto não 
devoram todo o papel, deixando no fim uma massa onde antes havia páginas 
impressas. 
 
 
 
 
 
Traça 
Inseto de corpo mole, cor cinzenta e brilho prateado, reconhecido facilmente pelas 
antenas largas e pontiagudas. Foge da luz e se movimenta com rapidez. Come os materiais de origem 
vegetal, em particular o papel. 
Intervenções inadequadas nos acervos 
Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que 
realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado 
de degradação. Muitas vezes, com a boa intenção de protegê-los, fazemos intervenções que resultam 
em danos ainda maiores. 
Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos, documentos 
manuscritos, mapas, plantas de arquitetura, obras de arte, etc., é preciso ver que, segundo sua 
natureza, cada um apresenta suportes, tintas, pigmentos e estruturas completamente diferentes. 
Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características 
individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. Todos 
os profissionais de arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam, 
seja para efetivamente executá-la, seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo, controlando seu 
trabalho. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental, controle 
de infestações, higienização do ambiente e dos documentos, melhorando as condições do acervo. 
Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que 
tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção. 
 
 
 
 
Problemas no manuseio de livros e documentos 
O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito frequente em 
qualquer tipo de acervo. 
O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento, sejam elas durante a 
higienização pelos funcionários da instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do 
pesquisador, nas reproduções, na pesquisa pelo usuário, etc.. 
O suporte-papel tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. Os 
critérios para higienização, por exemplo, devem ser formulados mediante avaliação do estado de 
degradação do documento. Os limites devem ser obedecidos. Há documentos que, por mais que 
necessitem de limpeza, não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização, 
porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade, que é o item mais importante a 
preservar. 
Furto e vandalismo 
Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima 
de furtos e vandalismo. A falta de segurança e nenhuma política de controle são a 
causa desse desastre. 
Além do furto, o vandalismo é muito frequente. A quantidade de 
documentos mutilados aumenta dia a dia. Esse é o tipo de dano que, muitas vezes, 
só se constata muito tempo depois. É necessário implantar uma política de proteção, mesmo que seja 
através de um sistema de segurança simples. 
Critérios de intervenção para a estabilização de documentos 
Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração 
que, progressivamente, vai levá-los a um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-
se o processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. 
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando 
o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: 
estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterioração. 
Antes de qualquer intervenção, a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-
la. Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. Esse é o primeiro critério a seguir. 
Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários, a solução é buscar algum 
especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de 
intervir. 
 
 
 
 
Características gerais dos materiais empregados em conservação 
Nos projetos de conservação de acervos arquivísticos, é recomendado apenas o uso de 
materiais de qualidade arquivística, isto é, daqueles materiais livres de quaisquer impurezas, 
quimicamente estáveis, resistentes e duráveis. Suas características, em relação aos documentos onde 
são aplicados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e inércia. 
Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados, pois 
apresentam problemas de instabilidade, reagem com o tempo e decompõem-se em outras substâncias 
que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato. 
Materiais com qualidade arquivística: papéis e cartões alcalinos, poliésteres inertes, 
adesivos alcalinos e reversíveis, papéis orientais, borrachas plásticas, etc., usados tanto para pequenas 
intervenções sobre os documentos como para acondicionamento. 
Higienização de documentos 
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Ela não é inócua e, 
quando conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os 
suportes num acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na 
manutenção de arquivos, razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência. 
Limpeza de superfície 
O processo de limpeza de acervos de arquivos se restringe à limpeza de superfície, que é 
mecânica e feita a seco. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir a quantidade de poeira, 
partículas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície. 
Nesse processo, não se usam solventes. A limpeza de superfície é uma etapa independente de 
qualquer tratamento mais intenso de conservação, porém, é sempre a primeira etapa a ser realizada. 
POR QUE LIMPAR??? 
1 A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudicando-o do ponto de vista estético. 
2 
As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem, com a alta umidade 
relativa ou mesmo por ataque de água, e penetram rapidamente no papel. 
3 A sujidade provoca a formação de manchas. 
4 
Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e, portanto, extremamente nocivos ao 
papel. São rapidamente absorvidos, alterando seriamente o pH do papel. 
 
Materiais usados para limpeza de superfície 
A remoção da sujidade superficial (queestá solta sobre o documento) é feita através de 
pincéis, flanela macia, aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica. 
 
 
PINCÉIS 
São muitos os tipos de pincéis utilizados na 
limpeza mecânica. Diferentes formas, tamanhos, 
qualidades e tipos de cerdas. 
FLANELA Serve para remover sujidade de encadernações. 
 
ASPIRADOR DE PÓ 
Sempre com proteção de bocal e com potência 
de sucção controlada. 
 
OUTROS MATERIAIS Bisturi, pinça, espátula, agulha, cotonete. 
 
Higienização de documentos de arquivo 
Materiais arquivísticos têm os seus suportes, geralmente, quebradiços, frágeis, 
distorcidos ou fragmentados. Isso se deve, principalmente, ao alto índice de acidez resultante do uso 
de papéis de baixa qualidade. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também 
contribuem para a degradação dos materiais. Tais documentos têm que ser higienizados com muito 
critério e cuidado. 
Limpeza do espaço físico – salas de acervo 
A limpeza do espaço físico abrange, especialmente, o piso, as estantes e os móveis. 
Piso – a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso é com aspirador de pó, pois 
remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras áreas. Qualquer tipo de solvente ou cera 
não é recomendado. Deve-se evitar, também, a água, pois sua interferência, por menor que seja, 
desequilibra a umidade relativa do ambiente. Normalmente, os arquivos funcionam em espaços não 
adequados, que apresentam elevado índice de umidade relativa do ar e temperatura. Toda a umidade 
residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e, desta forma, fazer subir ainda mais o 
índice de umidade nas salas de acervo. 
Estantes – as estantes, também, podem ser limpas com aspirador de pó. Caso seja 
necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser 
usada uma solução de água + álcool a 50%, passada com pano muito bem torcido. Em 
seguida, passar outro pano seco. É preciso estar atento à umidade relativa do ar. Não 
devem ser utilizados produtos químicos, porque estes exalam vapores que, geralmente, 
são compostos de elementos de natureza ácida. As estantes mais adequadas são as de 
 
 
metal esmaltado. A madeira sem revestimento ou de fórmica não é recomendada, pois, em ambos os 
casos, há emissão de produtos voláteis ácidos. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira 
ou metal. 
Acondicionamento 
Os documentos devem ser acondicionados em invólucros apropriados, que assegurem 
sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de 
cada suporte. 
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam 
as variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo 
em casos de desastre. 
 
 
 
 
MATERIAIS MAIS UTILIZADOS EM AÇÕES DE ACONDICIONAMENTO 
Papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas. 
 
Papelões de diversas gramaturas. 
 
Filmes de poliéster. 
 
Fita adesiva neutra. 
 
Tiras ou cadarços de algodão. 
 
Acondicionamento: ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma 
apropriada à sua preservação e ao acesso. 
 
 
 
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à 
pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e 
limpeza, de forma a proteger os documentos. 
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e 
devem ser sempre superiores as dos documentos que irão abrigar. 
Todos os materiais usados para o acondicionamento de documentos permanentes devem 
manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que 
afetem a preservação dos documentos. 
Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos 
e corresponder às expectativas de preservação dos documentos. 
No caso de caixas não confeccionadas em cartão alcalino, recomenda-se o uso de 
invólucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais 
instáveis. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Os acondicionamentos mais usados em acervos de arquivos são: caixas, envelopes, 
pastas, porta-fólios. 
Os papelões são empregados na construção de caixas, em quanto que os papéis e os 
cartões especiais são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas. 
O poliéster é um material muito útil pela transparência, estabilidade e resistência, porém, 
tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com documentos 
que possuam suporte ou agregados (pigmentos, tintas, etc.) em estado precário de conservação. 
Tubos. 
 
Tecido. 
 
O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se 
encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados, 
armazenando-os de forma segura. Para cumprir sua função, que é a de proteger 
contra danos, o acondicionamento deve ser confeccionado com material de 
qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a 
que se destina. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o 
acondicionamento, pois esse material está em contato direto com os documentos. 
 
 
 
 
Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do 
documento, o tipo de suporte, o estado de conservação, as condições de uso, manuseio e o 
armazenamento ao qual deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento. 
Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Ele 
não consiste em apenas uma embalagem do documento, é parte do processo de conservação e 
preservação dos acervos. 
Armazenamento 
O armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser 
guardado. Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos e 
armários. 
 
 
 
 
Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de 
fórmica não é recomendada, pois, em ambos os casos, há emissão de produtos voláteis ácidos. O 
mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro. 
A preservação de documentos de arquivo, em qualquer suporte, depende dos 
procedimentos adotados em sua produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento físico. 
Produção, Acesso, Manuseio e Transporte 
Nos processos de produção, tramitação, organização e acesso aos documentos, deverão 
ser observados procedimentos específicos, de acordo com os diferentes gêneros documentais, com 
vistas a assegurar sua preservação durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade 
e destinação. 
Alguns documentos, conforme as normas vigentes, deverão ser produzidos em formatos 
padronizados. Os documentos identificados nas tabelas de temporalidade e destinação como de 
valor permanente deverão ser produzidos em papéis com pH neutro ou alcalinos (básicos). 
- Os papéis das capas de processos devem ser alcalinos; 
- As presilhas devem ser em plástico ou metal não oxidável; 
- As práticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas; 
- Os dossiês, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em 
caixas, de acordo com suas dimensões. 
Todos os documentos devem ser preservados em condições adequadas ao seu uso, pelos 
prazos de guarda estabelecidos nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos. 
Armazenamento: ato ou efeito de guardar documentos em depósitos (local de 
guarda de documentos). 
 
 
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelostécnicos, durante o tratamento dos 
documentos, quanto pelos usuários, a saber: 
 
CUIDADOS NO MANUSEIO DE DOCUMENTOS 
Manusear os documentos originais com mãos limpas, de preferência 
fazendo uso de luvas. 
 
Utilizar guarda-pó ou bata de algodão. 
 
Utilizar máscaras. 
 
Utilizar, também, luvas (de preferência de algodão) e máscaras ao 
manusear fotografias, filmes, microfilmes, discos e suportes magnéticos e 
ópticos, considerando-se a fragilidade desses materiais e a necessidade de 
proteção dos usuários. 
 
Manusear documentos de grandes formatos (mapas, plantas, etc.) em mesas de grandes 
dimensões. 
 
De acordo com SANTOS (2008, p. 179, 180): 
 
 
 
 
 
 
 
A conservação de papel, negativos fotográficos, microformas, fitas magnéticas, 
discos de vinil, CD-ROM, transparências, slides é influenciada pelo próprio 
processo de fabricação (acidez, sedimentos depositados, colas, etc.), pelo uso de 
tintas (pretas, ferrogálicas, coloridas), exposição a níveis inadequados de 
umidade relativa do ar, temperatura, luminosidade, poluição atmosférica. Esses 
materiais podem sofrer ação de insetos, roedores e danos pela manipulação 
humana ou de equipamentos de leitura desregulados. 
 
 
Uso de papel reciclado para a produção de documentos de arquivo 
O papel reciclado é fabricado a partir do reaproveitamento do papel 
não funcional, descartado no lixo, gerando um novo produto, com características 
específicas, cujo uso tem-se intensificado recentemente. 
O papel reciclado, em geral, é fabricado com as fibras de celulose 
originárias de diversos tipos de papéis. No seu processo de produção são usados produtos químicos 
com o objetivo de remover diversas impurezas das fibras, como, por exemplo, adesivos, tintas e outros 
contaminantes, deixando as fibras de celulose muito mais curtas e fragilizadas do que normalmente 
são. 
As fibras de celulose recicladas dão origem a papéis com menor capacidade de 
resistência física, ou seja, que não possuem características físico-químicas exigidas para serem 
usados na produção de documentos de arquivo, os quais devem possuir estabilidade química e, 
consequentemente, ter longa duração. 
O papel para a produção de documentos arquivísticos deve ser isento de lignina apontada 
como um dos componentes das fibras da celulose responsável por sua deterioração, reduzindo assim 
sua durabilidade. 
PROBLEMAS DE DEGRADAÇÃO DE PAPÉIS RECICLADOS 
Escurecimento das folhas 
Desprendimento de fibras 
Acidificação e perda da informação 
Perda da resistência para suportar ações repetidas. 
 
Portanto, os papéis reciclados produzidos no Brasil (com fibras curtas) não são 
recomendados para a produção de documentos arquivísticos, tendo em vista sua reprovação em 
testes realizados para verificar suas qualidades físico-químicas. Estes papéis também não possuem 
características adequadas para serem utilizados na confecção de invólucros primários para a guarda 
de documentos, devido à presença de lignina nas suas fibras. 
A relação entre custo e benefício dos papéis reciclados a serem adquiridos e usados na 
produção de documentos de arquivo e correlatos deve ser medida e avaliada, considerando que a 
possível economia de hoje pode representar um gasto elevado no futuro com sua conservação-
restauração. Portanto, o uso do papel de baixa qualidade prejudicará a preservação da informação 
nesse suporte. Sendo assim, é recomendável utilizar papéis de qualidade na elaboração de 
documentos de arquivo e correlatos. 
 
 
 
Principais atividades de conservação 
Desinfestação 
É o processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. O método de combate aos 
insetos mais eficiente é a fumigação. A substância química a ser empregada nesse processo deve 
passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. 
 
 
 
 
 
 
 
Existem câmaras especiais para a fumigação (autoclave). 
O processo consiste em introduzir os documentos na câmara, onde se 
faz o vácuo, aplica-se o produto químico e submetem-se os 
documentos à ação do fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas, 
aproximadamente. Em seguida repete-se o vácuo, insufla-se o ar e 
retiram-se os documentos. Com a fumigação os insetos adultos, larvas 
e ovos são completamente destruídos. 
Congelamento 
Método que, embora possa ser 100% eficaz, deve-se tomar cuidado na sua execução. 
Existe uma série de regras que se não forem rigidamente seguidas, podem levar o resultado final ao 
fracasso. 
 
1 
Os documentos devem ser embalados em películas ou bolsas hermeticamente 
vedadas/seladas. 
2 Não se devem empilhar objetos. 
3 
Congelamento rápido, saindo da temperatura ambiente até 0°C em 4 horas, alcançando - 
20°C em 8 horas e – 30/°C em 72 horas. 
4 
Descongelamento gradual: cuidado com objetos congelados! As peças devem ser 
lentamente descongeladas (0°C em 8 horas e depois devolvidas à temperatura ambiente). 
Fumigação: exposição de documentos a vapores químicos, geralmente, em 
câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros 
micro-organismos. A fumigação de documentos não é mais recomendada em 
virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos (gases letais) poderem 
mudar as propriedades físicas e químicas do papel, do pergaminho e do couro. 
 
 
5 
Cuidado com objetos de materiais “compostos” que podem ter coeficientes de contração e 
dilatação diferentes. 
6 Objetos frágeis não devem ser congelados. 
 
Vantagens do congelamento: rápido e relativamente simples, absolutamente atóxico, 
econômico e ecológico. 
Desvantagens do congelamento: possibilidade de danos devido a diferentes coeficientes 
de contração e dilatação. 
Limpeza 
Fase posterior à fumigação. Na falta de instalações adequadas, usa-se um pano macio, 
uma escova ou um aspirador de pó. 
Alisamento 
Consiste em colocar os documentos em bandeja de aço 
inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de 
umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de 
umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em 
máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de 
fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão 
moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro. 
Restauração 
Banho de Gelatina - consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, 
o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem 
dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é 
manual, tornam-se suscetíveis aos ataques dos insetos e dos fungos. 
Tecido - reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta 
de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia 
o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de 
reduzir a legibilidade e flexibilidade. 
 Silking - utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline 
ou musseline de seda), mas devido ao uso de adesivo à base de 
amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade 
quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios 
ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, 
um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo. 
 
 
Laminação - processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de 
papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão média 
de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155°C. O acetato de celulose,por ser termoplástico, adere 
ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades 
permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, 
tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso 
pode ser removida com água e sabão. O volume do documento é reduzido, mas o 
peso duplica. O material empregado na restauração não impede a passagem dos 
raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são que 
mais se aproximam do método ideal. 
Laminação manual - utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não 
empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o 
acetato, transforma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com 
o papel de seda. 
Encapsulação - é considerado um meio seguro e eficaz de se proteger um documento. 
Permite visualizar e manipular um documento sem expô-lo a elementos perigosos. O processo envolve 
o posicionamento de um documento entre duas lâminas de poliéster, fixadas nas margens externas 
por fita adesiva de dupla face; entre o documento e a fita 
deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento 
solto dentro das duas lâminas. A reversibilidade da 
encapsulação se dá ao momento em que cortam- se as 
bordas do poliéster para liberar o documento. 
Quando um documento é encapsulado, está a salvo de 
sujeira, poluição e impressões digitais. No entanto, não 
está protegido contra os perigos da radiação ultravioleta, temperatura e umidade relativa do ar (caso 
o documento encapsulado seja guardado em clima quente e úmido, pode ocorrer um mini efeito-
estufa no sistema). 
Glossário de conservação e restauração de documentos 
Glossário elaborado por professores da Faculdade de Ciência da Informação da 
Universidade de Brasília e que tem por objetivo esclarecer o significado de termos específicos da 
disciplina de conservação e restauração de documentos. 
ACERVO - refere-se à totalidade de documentos que compõem a coleção de fontes de informação e 
pode ser destinado à pesquisa, consulta ou simplesmente à guarda. Pode, também, referir- se à 
coleção de obras de arte, livros, discos e assemelhados. 
 
 
 ACIDEZ - a qualidade, estado ou grau de ser ácido. Nos óleos, a acidez denota a presença de partículas 
tipo ácido, cuja concentração é, normalmente, definida em termos de número de neutralização. 
 ACIDEZ DO PAPEL - condição do papel produzida da madeira que contém lignina e resíduos dos ácidos 
empregados no clareamento das fibras de celulose . Não são apenas os resíduos de fabricação que 
tornam o papel ácido. As tintas ácidas, também, emprestam acidez ao papel, bem como a poeira, a 
qual, em combinação com a umidade contida na atmosfera, absorve gases poluidores, formando 
pontos ácidos que dão origem as manchas no papel. 
 ACONDICIONAMENTO - ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua 
preservação e acesso. 
 AGENTES DE DETERIORAÇÃO - forças físicas diretas (choques, vibrações, abrasões e gravidade), 
roubo, desvios e vandalismo, fogo, água, pragas, contaminantes, radiações, temperatura incorreta, 
umidade relativa incorreta. 
ARMAZENAMENTO - guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios, em áreas que 
lhes são destinadas. 
ARMAZENAMENTO DE DADOS - ato ou efeito de guardar documentos e informações em meio 
eletrônico. 
ARQUIVAMENTO - sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. Ação pela 
qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação. 
AUTENTICAÇÃO - ato ou efeito de atestar que um documento é verdadeiro ou que uma cópia reproduz 
fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação. 
 ASSINATURA - nome de uma pessoa ou a sua representação, feito de próprio punho sobre um 
documento para indicar sua autoria ou avalizar seu conteúdo. 
 ASSINATURA DIGITAL - modalidade de assinatura em meio eletrônico, que permite aferir a origem e 
a integridade do documento. 
 BRANQUEAMENTO - processo que o cloro em combinação com o óxido de cálcio passou a ser utilizado 
para branquear papel no processo de sua fabricação. 
CAIXA-ARQUIVO - caixa de papelão, tamanho padronizado, para guarda de documentos. 
CAIXA DE GUARDA - caixa de papelão de maiores dimensões, utilizada para estocagem de livros. 
CELULOSE - polímero natural, encontrado nos vegetais, é constituído pela polimerização da celobiose, 
substância branca, fibrosa, usada na fabricação de papel. 
CLAREAMENTO - operação destinada a remover manchas de fungos ou o escurecimento de páginas 
por causas diversas. 
CLIMATIZAÇÃO - processo para se obter, em recinto fechado, por meio de aparelhos, condições 
ambientais de temperatura e umidade adequadas à boa conservação dos objetos. 
 
 
COLAS - materiais adesivos que, em restauração, devem permitir a reversibilidade do processo de 
colagem. 
COLECIONADOR - entidade coletiva, pessoa ou família responsável pela formação de uma coleção. 
COLEÇÃO - conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente. 
CONSERVAÇÃO - é o conjunto de intervenções diretas, realizadas na própria estrutura física do bem 
cultural, com a finalidade de tratamento, impedindo, retardando ou inibindo a ação nefasta 
ocasionada pela ausência de uma preservação. É composta por tratamentos curativos, mecânicos e/ou 
químicos, tais como: higienização ou desinfestação de insetos ou micro-organismos, seguidos ou não 
de pequenos reparos. 
CONSERVAÇÃO PREVENTIVA - engloba as melhorias do meio ambiente e dos meios de armazenagem 
e proteção, visando retardar a degradação dos materiais. 
CONSULTA - busca direta ou indireta de informações. 
CONTROLE AMBIENTAL - criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à 
preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da 
luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, 
segurança e proteção contra fogo e danos por água. 
CÓPIA - reprodução de um documento, geralmente, qualificada por sua função ou processo de 
duplicação. 
CRISOGRAFIA - escrita à tinta de ouro. 
CUSTÓDIA - responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independente de vínculo de 
propriedade. 
DEPÓSITO - local de guarda de documentos. 
DESACIDIFICAÇÃO - processo de banho das folhas de um livro desmontado, em bandejas, cubas ou 
banheiras com soluções alcalinas. Tratamento para eliminação da acidez de um material, utilizando 
uma substância que reage com o ácido, neutralizando a ação dos átomos de hidrogênio com a 
formação de produtos (sais) que não alteram ou que melhoram a aparência e a resistência do material 
tratado. 
DESCRIÇÃO - conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos 
documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
DESINFECÇÃO - processo de destruição ou inibição da atividade de micro-organismos. 
DESINFESTAÇÃO - processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. 
DESUMIDIFICAÇÃO - redução da umidade relativa do ar em áreas determinadas, por meio de 
processos mecânicos ou químicos. 
 
 
DIAPOSITIVO - imagem fotográfica positiva sobre filme, normalmente, emoldurada e apropriada para 
projeção. 
 DIGITALIZAÇÃO - processo de conversão de imagens e sons de código analógico para código digital 
por meio de dispositivo apropriado, como um scanner. 
DIREITO AUTORAL - direito exercido pelo autor, ou por quem o represente no tocante à publicação, 
tradução, venda e reprodução de suas obras. 
DISCO - suporte circular plano, onde são gravados sons. 
DISCO MAGNÉTICO- suporte circular plano, revestido por camada magnetizada, que permite o 
armazenamento de dados. 
DISCO ÓTICO - suporte circular plano, com grande capacidade de armazenamento, no qual o registro 
de sinais visuais, sonoros ou audiovisuais é feito mediante gravação digital. 
DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO - fornecimento e difusão de informações através de canais formais 
de comunicação. 
DOCUMENTAÇÃO - conjunto de documentos. Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e 
disseminação de informações e documentos. 
DOCUMENTO - unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte. 
DOCUMENTO AUDIOVISUAL - documento que contém imagens, fixas ou em movimento, e registros 
sonoros, independente do formato e suporte. 
DOCUMENTO CARTOGRÁFICO - documento que contém representações gráficas da superfície 
terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas. 
DOCUMENTO CINEMATOGRÁFICO - imagens em movimento, com ou sem som, como filme e fita 
videomagnética. 
DOCUMENTO ELETRÔNICO - documento em meio eletrônico. 
DOCUMENTO ESPECIAL - documento em linguagem não textual, em suporte não convencional, ou, no 
caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu 
processamento técnico, guarda e preservação e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de 
intermediação tecnológica. 
DOCUMENTO FOTOGRÁFICO - fotografia em positivo ou negativo. 
DOCUMENTO ICONOGRÁFICO - imagem fixa, impressa, desenhada ou fotografada. 
DOCUMENTO IMPRESSO - documento textual impresso ou multigrafado. 
DOCUMENTO MICROGRÁFICO - documentos em microforma. 
DOCUMENTO TEXTUAL - Documento manuscrito, datilografado ou impresso. 
DOSSIÊ - unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto 
(ação, evento, pessoa, lugar, projeto). 
 
 
ENCADERNAÇÃO - fixação de folhas, entre capas, por costura ou cola, com vistas a mantê-las numa 
ordem determinada e a assegurar a sua proteção. 
ENCAPSULAÇÃO - processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster 
transparente, cujas bordas são seladas. 
ENCOLAGEM - aplicação interna ou superficial de substância adesiva em papel ou cartão. 
ESTEREOGRAMA - par de fotografias de um mesmo objeto tiradas de diferentes ângulos, as quais, por 
meio de um estereoscópio, são vistas como uma única imagem, aparentemente tendo profundidade 
ou três dimensões. 
FILME - película ou fita de plástico flexível capaz de fixar imagens em positivo ou negativo. É a técnica 
de projetar fotogramas de forma rápida e sucessiva (24 fotogramas por segundo) para criar a 
impressão de movimento, bem como a arte de se produzir obras estéticas, narrativas ou não, com esta 
técnica. 
 FILME DE ACETATO - filme com base composta de acetato de celulose, utilizado em substituição ao 
filme de nitrato por oferecer maior segurança quanto à inflamabilidade. 
 FILME DE NITRATO - filme cujo suporte é o nitrato de celulose, não mais utilizado por estar sujeito à 
combustão espontânea. 
FILME DE SAIS DE PRATA - filme em que a camada fotossensível é composta de halogenetos de prata, 
permitindo reproduções mais duráveis. 
FILME DE SEGURANÇA - filme que, ao contrário do filme de nitrato, possui uma base relativamente 
não inflamável, como acetato, diacetato, triacetato e poliéster. 
FILME POLIÉSTER - filme com base composta de polímeros, utilizado como filme de segurança por 
apresentar um suporte mais resistente a rasgos e menos inflamável. 
FILME REVERSÍVEL - filme no qual a imagem latente em negativo é convertida, no processamento, 
diretamente numa imagem em positivo. Também chamado filme inversível, em função do processo de 
inversão química a que é submetido. 
FITA AUDIOMAGNÉTICA - fita magnética que contém registros sonoros. 
FITA MAGNÉTICA - suporte constituído por fita com superfície recoberta de uma camada magnética, 
capaz de registrar dados sob a forma de sinais eletromagnéticos. 
FITA VIDEOMAGNÉTICA - fita magnética que contém imagens com ou sem registros sonoros. Também 
chamada fita de vídeo. 
FONOTECA - instituição ou serviço que reúne, conserva, realiza processamento técnico e dá acesso aos 
documentos sonoros. 
 
 
FOTOGRAFIA - imagem positiva formada em suporte opaco previamente emulsionado, exposto e 
revelado quimicamente. Técnica e arte de produzir imagens visíveis sobre superfícies sensíveis, direta 
ou indiretamente, pela ação de luz ou outra forma de energia radiante. 
FOTOTECA - instituição ou serviço que reúne, conserva, realiza processamento técnico e dá acesso aos 
documentos fotográficos. 
FUMIGAÇÃO - exposição de documentos a vapores químicos, geralmente, em câmaras especiais, para 
destruição de insetos, fungos e outros micro-organismos. 
FUNDO - conjunto de documentos de uma mesma proveniência. 
GESTÃO DE DEPÓSITO - administração do depósito no tocante à utilização do espaço, localização e 
movimentação do acervo, armazenamento, climatização, higiene e segurança. 
GRAVURA - estampa resultante da impressão, em papel ou outros materiais, de desenhos ou textos 
gravados em pranchas de madeira, pedra ou metal, por meio de entalhe, ranhura ou corrosão. 
HIGIENIZAÇÃO - Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à 
preservação dos documentos. 
IMAGEM - representação gráfica, plástica ou fotográfica de seres, objetos ou fatos. 
IMPRESSÃO - ato ou efeito de fixar informação através de gravação ou reprodução, mediante pressão 
sobre suporte apropriado. 
INFORMAÇÃO - elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida num documento. 
LAMINAÇÃO - processo de restauração que consiste no reforço de documentos deteriorados ou 
frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, 
semissintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas. 
 LIGNINA - é um polímero tridimensional amorfo encontrado nas plantas terrestres, associado à parede 
celular vegetal, cuja função é de conferir rigidez, impermeabilidade e resistência a ataques 
microbiológicos e mecânicos aos tecidos vegetais. A lignina é formada pela polimerização dos alcoóis: 
cumarilíco, coniferílico e sinapílico. 
MANUSCRITO - texto escrito à mão. 
MAPA - documento que descreve, de forma gráfica ou fotogramétrica, geralmente, em escala e em 
meio plano, características físicas e abstratas selecionadas da superfície terrestre ou de um corpo 
celeste. 
MAPOTECA - móvel próprio para guarda de mapas ou quaisquer outros documentos de grande 
formato. 
METADADOS - dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, 
compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo. 
 
 
MICROFILMAGEM - produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente 
reduzido. 
MICROFILME - é uma mídia analógica de armazenamento para livros, periódicos, documentos e 
desenhos. A sua forma mais padronizada é um rolo de filme fotográfico 35mm preto e branco. A 
maioria da mídia em microfilme tem um sistema digital de indexação exposto na borda de cada 
imagem, mas esses dados não são requeridos para usar o filme em si, e sim para suportar sistemas 
automatizados de pesquisa. 
MICROFILME DE COMPLEMENTO - microfilme cujo conteúdo serve para complementar ou 
suplementar acervo. 
MICROFILME DE PRESERVAÇÃO - microfilme que serve à preservação de documentos, protegendo-os 
do uso e manuseio constantes. 
MICROFILME DE SEGURANÇA - microfilme que serve de cópia de segurança, devendo ser armazenado 
em local distinto daquele dos originais, de preferência em câmara de segurança. 
MICROFILME DE SUBSTITUIÇÃO - microfilme que serve à preservação das informaçõescontidas em 
documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço. 
MICROFILME FILME - resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por 
meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio 
de leitor de microformas. 
MICROFILME NEGATIVO - microfilme no qual os tons claros e escuros do original aparecem invertidos. 
MICROFILME POSITIVO - microfilme cuja polaridade é a mesma do original. 
MICROFORMA - termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. 
MICROGRAFIA - conjunto de técnicas e procedimentos usados para o registro de informações em 
microformas. 
NANQUIM - tinta à base de carvão. É a tinta caligráfica mais primitiva e de maior estabilidade. 
NEGATIVO - imagem fotográfica cujos tons e cores não correspondem ao tema original. No negativo 
preto e branco, as regiões claras ou transparentes representam os tons escuros do tema original, 
enquanto as regiões escuras ou opacas representam os tons claros. Os negativos coloridos apresentam 
cores complementares àquelas do tema original. O negativo é próprio para que, a partir de sua 
revelação sobre um filme, chapa ou papel, sejam obtidos cópias positivas da imagem. 
PALEOGRAFIA - disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variações através do 
tempo. 
PAPEL - material em folhas, fabricado de massa úmida de fibras maceradas de celulose secada e 
prensada, que substitui o couro e a lousa como suporte para a escrita e, com o advento da imprensa, 
permitiu a fabricação dos livros no formato e estilos modernos. Pasta de matéria fibrosa de origem 
 
 
vegetal, refinada e, quando necessário, branqueada, contendo cola, carga de fibras e, às vezes, 
corantes, a qual se reduz, manual ou mecanicamente, a folhas secas finas e flexíveis, bobinadas ou 
resmadas, usadas para escrever, imprimir, desenhar, embrulhar, limpar e construir. 
PAPEL NEUTRO - papel não ácido ou ligeiramente alcalino e que, portanto, não se deteriora com 
facilidade. 
PAPIRO - suporte para escrita, obtido do caule de planta aquática de mesmo nome. Também 
conhecido como Papel Augusto. 
PERGAMINHO - suporte para escrita obtido de pele de animal, por impregnação em cal, desbaste, 
estiramento e polimento. 
PH - medida da acidez ou alcalinidade de uma substância. A escala de pH varia de pH 1 (acidez máxima) 
a pH 14 (alcalinidade máxima), sendo o pH 7 considerado neutro. 
PLANO DE EMERGÊNCIA - parte de plano de proteção civil aplicado aos arquivos, que estabelece 
medidas preventivas e de emergência em caso de sinistros. 
POSITIVO - imagem fotográfica que tem a polaridade do original. 
PRESERVAÇÃO - é uma consciência, mentalidade, política (individual ou coletiva, particular ou 
institucional) com o objetivo de proteger e salvaguardar o patrimônio. Resguardar o bem cultural, 
prevenindo possíveis malefícios e proporcionando a este condições adequadas de “saúde”. É o 
controle ambiental, composto por técnicas preventivas que envolvam o manuseio, acondicionamento, 
transporte e exposição. 
QUALIDADE ARQUIVÍSTICA - conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a 
guarda indefinida dos documentos, sob determinadas condições de controle. 
RADIAÇÕES - luz ultravioleta causa desintegração, descoloração, escurecimento, amarelamento e 
acelera os efeitos da acidez do papel. 
RESTAURAÇÃO - é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos 
físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não 
comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
SECAGEM A VÁCUO E CALOR - método para o tratamento de materiais hiper-hidratados em que a 
secagem é acelerada com o uso de vácuo e aquecimento. 
SECAGEM A VÁCUO E CONGELAMENTO - método para o tratamento de materiais hiper-hidratados 
em que a secagem é acelerada com o uso do vácuo e congelamento. 
SUPORTE - material sobre o qual as informações são registradas (papel, disco, fita magnética, filme, 
pergaminho, etc.). 
UMIDADE RELATIVA - relação expressa em % entre a quantidade de vapor d’água contida no ar e a 
quantidade máxima que o ar poderá conter, à mesma temperatura. 
EXERCÍCIOS DE ARQUIVOLOGIA – FCC – DIJEISON TIAGO 
 
 
1 
Atualmente vem ocorrendo a adoção de recursos tecnológicos para a preservação e conservação de documentos de arquivo. Analise: 
I. Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que justifique o custo da operação. 
II. A atual legislação brasileira garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, desde que providos de datas e 
assinaturas. 
III. A microfilmagem adequada permite a eliminação de documentos públicos ou oficiais destinados à guarda permanente. 
IV. Na elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da teoria das 4 idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e 
destinação dos documentos de arquivo. 
Está correto o que consta APENAS em: 
(A) II, III e IV. 
(B) I e III. 
(C) III. 
(D) I e II. 
(E) I 
2 
Os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e 
recuperação estão contidos na classificação 
(A) 020. 
(B) 050. 
(C) 070. 
(D) 030. 
(E) 040. 
3 
A operação de reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto corresponde a: 
(A) Ordenação. 
(B) Arquivamento. 
(C) Estudo. 
(D) Codificação. 
(E) Inspeção. 
4 
A técnica que engloba a identificação, a descrição, a nomenclatura e a classificação dos materiais é denominada: 
(A) Taxonomia. 
(B) Escala. 
(C) SRP. 
(D) LEC. 
(E) Curva ABC. 
5 
Sobre Gestão de documentos, considere: 
I. Compreende o planejamento e controle das atividades de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão, proteção e preservação de 
documentos de arquivo. 
II. Quanto ao manuseio, recomenda-se grampear os documentos (especialmente os de guarda permanente). 
III. Arquivo Intermediário é o conjunto de documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração, por isso seu acesso deve 
ser fácil e rápido. 
IV. Dossiê é uma unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto. 
Está correto o que consta APENAS em 
(A) IV. 
(B) I, II e IV. 
(C) II e IV. 
(D) II e III. 
(E) I e IV. 
 
 
 
GABARITO 
 
1 2 3 4 5 
E E A A E 
EXERCÍCIOS DE ARQUIVOLOGIA – FUNCAB – DIJEISON TIAGO 
 
 
1 
O método de arquivamento em que o principal elemento a ser considerado é o local ou a procedência denomina-se: 
A) alfabético. 
B) geográfico. 
C) numérico simples. 
D) numérico cronológico. 
E) ideográfico. 
2 
É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas 
atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros: 
A) Gestão de documentos. 
B) Plano de organização. 
C) Arquivo. 
D) Fluxo documental. 
E) Classificação. 
3 
É a modalidade de documento oficial que consiste em um resumo feito em um livro, sobre os fatos mais importantes ocorridos 
em uma assembleia, reunião ou sessão. 
A) Ata. 
B) Edital. 
C) Memorando. 
D) Ofício. 
E) Mensagem. 
4 
Um determinado setor de arquivo, para ordenar as pastas e classificar os documentos recebidos de todo país, utilizou a 
seguinte ordem: 
Nome do Estado – cidade – correspondente 
Maranhão – São Luís – Mévio da Silva 
Considerando as técnicas de arquivamento, pode-se afirmar que o setor utilizou ométodo: 
A) alfabético. 
B) iconográfico. 
C) geográfico. 
D) ideográfico unitermo. 
E) soundex. 
5 
Correspondência é toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas físicas ou jurídicas, bem como aquela 
que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. A correspondência trocada entre órgãos da mesma instituição é 
denominada: 
A) externa. 
B) interna. 
C) particular. 
D) enunciativa. 
E) normativa. 
6 
Quanto aos documentos sigilosos, é INCORRETO afirmar: 
A) Os documentos referentes à segurança da sociedade e do Estado são originariamente sigilosos. 
B) O acesso aos documentos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 anos, a partir 
da criação. 
C) Requerem medidas especiais de guarda e conservação. 
D) O Poder Judiciário não poderá determinar a exibição de documento sigiloso. 
E) Requerem medidas especiais de divulgação nos termos legais. 
7 Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao 
EXERCÍCIOS DE ARQUIVOLOGIA – FUNCAB – DIJEISON TIAGO 
 
 
longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Esse é o conceito adotado pela Associação de 
Arquivistas Brasileiros. 
Considerando o contexto dessa definição, é correto afirmar que: 
A) Arquivos Correntes – também conhecidos como Semiativos – são conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos 
objetivos imediatos para os quais foram produzidos, cujo acesso é liberado ao público. 
B) Arquivos Intermediários – também conhecidos como Ativos – são os que aguardam em depósito de armazenamento 
temporário, sua destinação final; são muito usados pela administração. 
C) Arquivos Permanentes – também conhecidos como Ativos – são os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, 
em função do seu valor, sendo seu acesso restrito à administração. 
D) Tipo de documento é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou e espécie é a 
configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. 
E) Gênero é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado e formato é a 
configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. 
8 
Na linguagem arquivística denomina-se recolhimento de documentos: 
A) a transferência de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente. 
B) a passagem dos documentos do arquivo corrente para o intermediário. 
C) a retirada de documentos do acesso ao público. 
D) a passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente. 
E) a guarda de documentos que não são mais necessários ou não têm mais valor. 
9 
Na tarefa de arquivar documentos, de acordo com o elemento mais importante e mais frequentemente procurado, em cada 
caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos de diversas maneiras. Tendo escolhido arquivar em ordem alfabética. 
Identifique o nome que está organizado corretamente para arquivamento, segundo uma das regras de alfabetação. 
A) Castelo Branco, Carlos José. (José Carlos Castelo Branco) 
B) Filho, Osvaldo Viana. (Osvaldo Viana Filho) 
C) Campos, Milton. (General) (General Milton Campos) 
D) Omar Shariff. (Omar Shariff) 
E) Pepino di Capri. (Pepino di Capri) 
10 
De acordo com a terminologia arquivística, catálogo denomina-se : 
A) instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico, ou geográfico, incluindo todos os 
documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada. 
B) conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleatoriamente acumulados. 
C) lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em 
determinada ordem para indicar a facilitar sua localização no texto. 
D) instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo 
de um arquivo permanente. 
E) conjunto de documentos de um arquivo. 
11 
De acordo com a terminologia arquivística, denomina-se “acervo”: 
A) doação de documento feita por declaração de última vontade. 
B) unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa. 
C) livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. 
D) conjunto de documentos de um arquivo. 
E) documentos públicos sob a guarda de um órgão específico 
12 
O ciclo vital dos documentos compreende três estágios, que são: 
A) corrente, intermediário, permanente. 
B) administrativo, temporário, corrente. 
C) temporário, intermediário, permanente. 
D) particular, público, permanente. 
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E) corrente, temporário, permanente. 
13 
A preservação de documentos pressupõe a adoção de determinadas medidas buscando a integridade dos suportes ocumentais 
e do teor informacional dos documentos. Em relação às medidas preventivas adotadas nos acervos arquivísticos, indique a 
única afirmativa que NÃO procede. 
A) A luminosidade natural deve ser evitada, porque afeta a conservação do documento, podendo provocar o enfraquecimento do 
papel. 
B) Areprodução de documentos deve ser evitada. 
C) Ao manusear os negativos e as fotografias, é recomendável que o profissional use luvas de algodão. 
D) A temperatura deve ser baixa, pois o calor constante destrói as fibras do papel. 
E) A higienização dos documentos deve ser realizada somente na fase permanente. 
14 
As fases básicas da gestão de documentos são: 
A) empréstimo; consulta; arquivamento. 
B) produção; utilização; destinação. 
C) consulta; avaliação; descarte. 
D) recebimento; registro; arquivamento. 
E) protocolo; classificação; expedição. 
15 
Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a 
um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo desses documentos é a função principal 
do arquivo: 
A) permanente. 
B) especializado. 
C) onomástico. 
D) intermediário. 
E) estratégico. 
16 
Os documentos de arquivo de uma instituição são produzidos com um determinado objetivo e tramitam, ou seja, circulam de 
uma instituição para outra, ou de um setor para outro da mesma instituição, até serem arquivados. Essa descrição refere-se a 
um arquivo em sua fase: 
A) pública. 
B) privada. 
C) corrente. 
D) administrativa. 
E) permanente. 
17 
É importante que o Agente Administrativo conheça as regras básicas para distribuição das pastas num arquivo alfabético. 
Assim, a fatura da empresa “João Duarte &Cia” deverá ser arquivada como: 
A) Cia &, João Duarte. 
B) Duarte & Cia, João. 
C) Duarte, João & Cia. 
D) João Duarte & Cia. 
E) & Cia Duarte. João 
18 
De acordo com a legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como 
de interesse público e social ficará sujeito à: 
A) responsabilidade civil, somente. 
B) responsabilidade administrativa, somente. 
C) responsabilidade penal, somente. 
D) responsabilidade civil, penal e administrativa. 
E) penalidade de indenização. 
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19 
O acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo, a contar da 
data de sua produção, de: 
A) 30 anos. 
B) 100 anos. 
C) 50 anos. 
D) 20 anos.E) indefinidamente 
20 
De acordo com as regras de arquivamento, um dos nomes está arquivado INCORRETAMENTE. Identifique-o. 
A) Cristina Monte Rosa------ROSA, Cristina Monte 
B) Teresa d'Almeida ---------ALMEIDA, Teresa d' 
C) Carolina Souza Filho ------SOUZAFILHO, Carolina 
D) Professor José Abreu -----ABREU, José (Professor) 
E) Omar Saad -----------------Omar Saad 
21 
Com a criação do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, este passou a ser adotado como referência nas rotinas de 
arquivamento de documentos, sendo usado regularmente. Dentre os termos a seguir, um está definido INCORRETAMENTE. 
Identifique-o. 
A) Acervo – conjunto de documentos de um arquivo. B) Dossiê – unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, 
pertinentes a um determinado assunto ou pessoa. 
C) Índice – lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em 
determinada ordem para facilitar sua localização no texto. 
D) Item documental – a menor unidade arquivística materialmente indivisível. 
E) Catálogo – numeração dos documentos para pesquisa. 
22 
Está incorreta a seguinte afirmativa: 
A) os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 
B) os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
C) consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou os que, mesmo sem movimentação, continuam objeto de consultas 
frequentes. 
D) os documentos de valor histórico são considerados permanentes. 
E) os documentos de valor informativo são considerados intermediários. 
23 
Quando uma autoridade se pronuncia num processo, sobre qualquer negócio, requerimento, auto ou documento, a 
manifestação expressa por esta autoridade constitui: 
A) declaração. 
B) convenção. 
C) despacho. 
D) exposição de motivos. 
E) mensagem. 
24 
“Gestão de Documentos” pode ser definida, corretamente, como: 
A) conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua tramitação, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
B) conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
C) é a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à a d m i n i s t r a ç ã o , à c u l t u r a , a o 
desenvolvimento científico. 
D) é a avaliação documental e a proteção especial a documentos, como instrumento de apoio à administração e a cultura, ao 
desenvolvimento e como elementos de prova e pesquisa. 
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E) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes ao uso, avaliação e arquivamento de documentos públicos, em 
fase intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
25 
Indique a opção em que o nome está registrado INCORRETAMENTE para fins de arquivamento, segundo as regras do método de 
alfabetização. 
A) Abreu, Lucas Vieira de. 
B) Del Rio, Carmen. 
C) Andrade Jr., Ricardo José. 
D) Santo, Marina Monte. 
E) Moraes Sobrinho, Antônio de. 
26 
O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para a Organização, pois quem trabalha com 
documentação deve organizá-la melhor, a fim de recuperá-la com rapidez quando for necessário. Dentre os métodos de 
arquivamento classificados como básicos NÃO se inclui: 
A) o automático. 
B) o alfabético. 
C) o ideográfico. 
D) o geográfico. 
E) o numérico. 
27 
Desde o momento em que são criados até sua destinação final, os documentos de arquivo cumprem ciclo de vida em que a 
passagem de uma etapa ou condição para outra: 
A) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo. 
B) corresponde a períodos quinquenais e decenais de temporalidade. 
C) resulta do processo de avaliação. 
D) consta nas guias de recolhimento. 
E) vem indicada nos planos de arquivamento e classificação. 
28 
Analise o seguinte esquema e identifique o método de arquivamento utilizado. 
Orçamento 
 Despesa 
 Receita 
Pessoal 
 Aposentadorias 
 Férias 
 Licenças 
A) Enciclopédico. 
B) Duplex. 
C) Decimal. 
D) Dicionário. 
E) Unitermo. 
29 
Um Agente Administrativo foi designado para organizar um acervo composto, exclusivamente, de processos. Sabendo que o 
tipo de documento arquivístico é único e que as formas de acesso são diversas, ele deve optar pelo método de arquivamento 
mais adequado, que é o método: 
A) ideográfico. 
B) alfabético. 
C) geográfico. 
D) numérico. 
E) dicionário. 
30 É o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituição ao longo de suas atividades, com a finalidade 
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de organizá-los e facilitar-lhes o acesso. 
A) Biblioteca. 
B) Informação. 
C) Arquivo. 
D) Museu. 
E) Depósito. 
31 
Diferentes formas de documentos são produzidas e recebidas nas instituições. Uma forma de documento que antes da sua 
feição definitiva apresenta texto passível de modificações é: 
A) carta. 
B) minuta. 
C) cópia. 
D) original. 
E) rascunho. 
32 
O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com seus diversos suportes. Assinale a alternativa 
que apresenta um exemplo de gênero textual. 
A) Fotografia. 
B) Mapa. 
C) Gráfico. 
D) Relatório. 
E) Plantas. 
33 
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de 
trabalho. NÃO se caracteriza como uma das etapas da organização de arquivos: 
A) levantamento de dados. 
B) conhecimento de pessoas. 
C) análise dos dados coletados. 
D) planejamento. 
E) implantação e acompanhamento. 
34 
Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva aos materiais de acervos, provocando consideráveis danos 
em função da oxidação por ela ocasionada. São medidas preventivas, que devem ser adotadas para proteção dos acervos, COM 
EXCEÇÃO DE: 
A) não expor um objeto valioso por tempo prolongado. 
B) proteger objetos com filtros especiais. 
C) não colocar lâmpadas no interior das vitrines. 
D) manter nível de intensidade da luz o mais forte possível. 
E) utilizar vitrines que não danifiquem os documentos. 
35 
De acordo com o método alfabético (letra por letra), assinale a alternativa que corresponde à ordem correta de arquivamento 
dos nomes a seguir: 
1. Maria José Silva 
2. Mário Rodrigues Pereira 
3. José Santos Silveira 
4. Jonas Carvalho Pontes 
A) 4, 3, 1 e 2. 
B) 2, 4, 1 e 3. 
C) 3, 4, 2 e 1. 
D) 4, 1, 3 e 2. 
E) 2, 1, 4 e 3. 
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36 
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou 
quaisquer outros instrumentos de pesquisa. São métodos utilizados nesse sistema de arquivamento: 
A) numérico e cronológico. 
B) duplex e decimal. 
C) ideográfico e numérico. 
D) cronológico e decimal. 
E) alfabético e geográfico. 
37 
É o documento de valor jurídico que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou 
assembleias. Essa é a definição de: 
A) ata. 
B) memorando. 
C) parecer. 
D) ofício. 
E) carta. 
38 
Assinale a alternativa que NÃO é uma rotina do setor de protocolo. 
A) recebimento. 
B) classificação. 
C) preparação.D) expedição. 
E) movimentação. 
39 
Dentre as rotinas das atividades do protocolo, assinale a que pertence ao setor de registro e controle. 
A) Receber a correspondência. 
B) Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica. 
C) Separar a correspondência oficial da particular. 
D) Expedir o original com os anexos. 
E) Abrir a correspondência ostensiva. 
40 
No arquivo de uma repartição, o item “Pessoal” foi arquivado da seguinte forma: Pessoal: data de admissão – períodos de 
licenças – triênios concedidos – aposentadoria. Essa forma de arquivar obedece à classificação: 
A) por natureza. 
B) por assunto. 
C) simples. 
D) cronológica. 
E) por tipologia. 
41 
Um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível, além de permitir expansões. Cada organismo deve adotar métodos de 
arquivamento que atendam as suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as 
características dos documentos a serem arquivados. Dos itens citados abaixo, apenas um NÃO se classifica como um dos 
métodos básicos de arquivamento. 
A) Numéricos. 
B) Ideográficos. 
C) Automáticos. 
D) Geográficos. 
E) Cronológicos. 
42 
De acordo com a terminologia arquivística, o protocolo é a denominação geralmente atribuída a um setor encarregado de 
várias ações. Dentre as citadas, uma NÃO se caracteriza como atividade típica desse setor: 
A) recebimento. 
B) registro. 
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C) classificação. 
D) restauração. 
E) distribuição. 
43 
Para arquivar as fichas dos pacientes do Hospital de Cacoal, um Agente em Atividades Administrativas optou pelo método 
alfabético. Entretanto, ele não obedeceu a uma das regras desse método ao arquivar determinado nome. Indique a alternativa 
que contém ERRO. 
A) Evaldo Santa Maria ...................Santa Maria, Evaldo. 
B) Jorge de Abreu Filho ................Abreu Filho, Jorge de. 
C) Ricardo d'Andrade ..................Andrade, Ricardo d'. 
D) Paulo Ribeiro Júnior ...................Júnior, Paulo Ribeiro. 
E) GordonO' Brien...........................O' Brien, Gordon. 
44 
Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos 
classificá-los de acordo com o gênero, a espécie, a natureza do assunto. De acordo com o gênero, classificam-se como 
documentos iconográficos: 
A) cartazes, gravuras. 
B) mapas, plantas. 
C) disquetes, discos rígidos. 
D) discos, fitas audiomagnéticas. 
E) rolos, microfichas. 
45 
São algumas indicações para a preservação dos documentos, EXCETO: 
A) não dobrar o canto da folha para efeito de marcação. 
B) a temperatura local onde o documento é arquivado deve ser baixa, pois o calor destrói as fibras do papel. 
C) a luz do dia (natural) é útil na área de armazenamento de documentos. c 
D) deve ser feita a higienização do documento com pano macio, aspirador de pó e escova adequada. 
E) evite cópias xerox de documentos, pois a luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis. 
46 
Com relação à abrangência de sua atuação, os arquivos setoriais são aqueles que: 
A) recebem os documentos permanentes de diversos órgãos da instituição. 
B) estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprem funções de arquivo corrente. 
C) mantêm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas: fotografias e slides. 
D) guardam documentos resultantes da experiência humana num campo específico. 
E) têm sob sua custódia documentos sigilosos que raramente são consultados. 
47 
Durante muito tempo as noções de arquivos, bibliotecas e museus se confundiram. Eles funcionavam como grandes depósitos 
de documentos. Entretanto, a evolução histórica da humanidade e o advento das novas tecnologias delimitaram os campos de 
atuação de cada um deles. Atualmente, observa-se, então, que a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente 
cultural, enquanto a dos arquivos é primordialmente: 
A) descritiva. 
B) intermediária. 
C) eventual. 
D) funcional. 
E) metodológica. 
48 
“A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas, e com o menor custo possível 
(economia de tempo, espaço e uso racional de recursos humanos e materiais)”. A citação refere-se ao princípio básico da: 
A) gestão de documentos. 
B) tabela de destinação. 
C) avaliação do arquivo. 
D) listagem de eliminação. 
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E) guarda de correspondências. 
49 
As tarefas da descrição dos documentos nos arquivos permanentes levam à elaboração dos chamados instrumentos de 
pesquisa que serão úteis no atendimento ao pesquisador. O instrumento de pesquisa criado segundo um critério temático, 
cronológico, onomástico ou geográfico que descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos de forma 
resumida ou analítica é o: 
A) inventário. 
B) código. 
C) catálogo. 
D) índice. 
E) compêndio 
50 
O princípio da proveniência aplicado na organização dos arquivos correntes, intermediários e permanentes, estabelece que: 
A) o arquivo produzido por uma entidade não deve ser misturado aos de outras entidades geradoras. 
B) os fundos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação ou acréscimo indevido. 
C) as relações administrativas e organizacionais são espelhadas nos conjuntos documentais. 
D) o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica com rotinas previamente definidas. 
E) o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora durante a vigência do contrato. 
51 
A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. O método de 
restauração que utiliza, basicamente, películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento é denominado: 
A) limpeza. 
B) alisamento. 
C) laminação. 
D) encapsulação. 
E) desinfestação. 
52 
Um Arquivista do SESC recebe a incumbência de arquivar as pastas relacionadas abaixo: 
1. Belo Horizonte / Minas Gerais / Marta Monteiro. 
2. Sorocaba / São Paulo /Arthur Ferreira. 
3. Alegre / Espírito Santo / Carla Correia. 
4. Friburgo / Rio de Janeiro /André Silva. 
5. Formiga / Minas Gerais / Paulo Silva. 
A ordenação alfabética correta desses nomes pelo método geográfico que tem a CIDADE como referência é: 
A) 1, 3, 5, 4, 2 
B) 4, 2, 3, 1, 5 
C) 3, 1, 5, 2, 4 
D) 1, 5, 2, 4, 3 
E) 3, 1, 5, 4, 2 
53 
O instrumento técnico auxiliar das atividades de gestão de documentos que na organização de um arquivo possibilita o 
arquivamento correto dos documentos e a posterior recuperação dos mesmos é denominado: 
A) plano de arquivamento. 
B) lista de destinação. 
C) plano de classificação. 
D) tabela de organização. 
E) quadro de ordenação. 
54 
A microfilmagem, técnica moderna a serviço dos arquivos, realiza a produção de imagens fotográficas de um documento, em 
tamanho altamente reduzido. Seu uso nas instituições representa economia de espaço e segurança na conservação dos 
documentos vitais da empresa. Assinale a alternativa que apresenta a expectativa de vida de um microfilme. 
A) 500 anos. 
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B) 200 anos. 
C) 10 meses. 
D) 100 anos. 
E) 36 meses. 
55 
A tabela de temporalidade é um instrumento que determina os prazos durante os quais os documentos devem ser mantidos 
nos arquivos correntes, intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Também podemos dizer que essa tabela é o 
registro esquemático do: 
A) aumento do índice de recuperação. 
B) fluxo de atividades contínuas.