Apostila Excel aplicado à administração

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Curso de Férias da FAR
MINICURSOS 
DE 
INFORMÁTICA
Prof. Dr. Diego Helcias Cavalcante
Realização:
Apresentação do Excel
Em 1978, um aluno da Escola de Administração da Universidade de Harvard, chamado Daniel Bricklin percebeu que seu mestre de finanças gastava muito tempo para modificar e realizar, no quadro negro, novos cálculos, que estavam dispostos em colunas e linhas, criando desta forma uma tabela e, e quando ele alterava uma variável, todos os dados referentes deveriam ser atualizados também! Neste momento o professor tinha de calcular cada fórmula, o que provocava bastante demora.
Bricklin, juntamente com seu amigo e programador Robert Frankston, elaborou um programa que simulava o quadro negro do professor. Tratava-se da primeira Planilha Eletrônica! Os dois então fundaram a empresa VisCorp, em que o produto desenvolvido era o VisiCalc. 
O Excel é um software de planilha eletrônica de cálculos e de análise de dados desenvolvida pela Microsoft e é integrante dos produtos do Microsoft Office, junto com outros softwares como o Word, o Power Point, o Acces, o Groove, o Info Path, o OneNote, o Outlook e o Publisher.
O Excel é uma Pasta de Trabalho que reúne várias planilhas, gráficos, tabelas, etc. Esta Apostila tratará do Microsoft Office Excel 2010.
Unidade 1 – Inserindo e formatando dados em uma planilha
Planilhas eletrônicas
As planilhas eletrônicas são programas que se assemelham a uma folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou valores em forma de tabela e aproveitar a grande capacidade de cálculo e armazenamento do computador para conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma calculadora, lápis e papel. 
A tela do computador se transforma numa folha onde podemos observar uma série de linhas (números) e colunas (letras). A cada encontro de uma linha com uma coluna temos uma célula onde podemos armazenar um texto, um valor, funções ou fórmula para os cálculos. 
O Excel oferece, inicialmente, em uma única pasta de trabalho 3 planilhas (Figura 1). Abaixo está uma legenda com as principais partes do Excel.
Botão de Arquivo
2.	Barra de acesso rápido
3.	Título do Documento
4.	Faixa de Opções
5.	Minimizar, Restaurar e Fechar 
6.	Caixa de Nome da célula
7.	Barra de Fórmulas
8.	Colunas
9.	Linhas
10.	Células
11.	Planilhas
12.	Nova Planilha
13.	Barra de Rolagem Vertical
14.	Barra de Rolagem Horizontal
15.	Visualização Normal
16.	Visualização da Página
17.	Visualização quebra de página
18.	Zoom
1.1. Inserindo dados na planilha
Há 2 formas de se inserir dados em uma planilha. Uma delas é clicar na célula desejada e digitar o texto ou valor de entrada.
Exemplo: Inserir o valor “100” na célula B2.
Clique na célula B2, digite o valor “100” e aperte Enter.
A outra forma é entrar com a referência da célula na Caixa de Nome e digitar o valor ou texto na Barra de fórmulas.
Exemplo: Inserir o texto “Engenharia Civil” na célula B4.
Criando e salvando planilhas
O Excel oferece, inicialmente, em uma única pasta de trabalho 3 planilhas, porém, você pode criar mais planilhas clicando no botão do lado em baixo e do lado esquerdo na planilha:
Para salvar uma planilha o processo é igual ao feito no Word, clique no botão Arquivo e clique em Salvar.
Colunas, linhas e células
A cada encontro de uma linha (indicada por números) com uma coluna (indicada por letras) temos uma célula (indicada por letra e número) onde podemos armazenar um texto, um valor, funções ou fórmula para os cálculos
Selecionando Células
O Excel oferece diversas opções de seleção de células. Podemos selecionar uma única célula clicando nela. Ou selecionar várias células adjacentes clicando e arrastando. Exemplo: Selecionar as células A1 a F13.
Podemos também selecionar uma linha completa ou coluna completa clicando na barra indicadora (letra para coluna e número para a linha)
Inserindo e excluindo colunas, linhas e células
Para inserir linhas ou colunas no Documento, basta clicar com o botão direito do mouse no título da linha ou coluna da qual se deseja inserir uma linha ou coluna adjacente.
Exemplo: Inserir uma nova coluna do lado esquerdo da coluna G.
Clique com o botão direito do mouse no título da coluna G e selecione a opção inserir.
Obs: Da mesma forma você pode excluir uma linha ou coluna, apenas clicando na opção desejada.
Redimensionando a largura da célula
Podemos ajustar as a largura das células para que elas comportem o seu conteúdo sem ocupar o espaço de outras células. Para isso, basta posicionar o cursor entre os títulos das colunas que se deseja ajustar até que ele vire uma seta dupla e dar um clique duplo.
Exemplo: Ajustar a largura da célula G5 ao tamanho do seu conteúdo.
Posicione o cursor entre os títulos das colunas G e H até que ele se torne uma seta dupla e dê um clique duplo.
Formatação dos dados
A formatação de células é muito semelhante a que vimos para formatação de fonte no Word, basta apenas que a célula onde será aplicada a formatação esteja selecionada, se precisar selecionar mais de uma célula, basta selecioná- las.
As opções de formatação de célula estão na ABA Página Inicial
Fonte
Temos o grupo Fonte que permite alterar a fonte a ser utilizada, o tamanho, aplicar negrito, itálico e sublinhado, linhas de grade, cor de preenchimento e cor de fonte. Ao clicar na faixa do grupo será mostrada a janela de fonte.
Alinhamento
Alinhamento de texto: Define a posição do texto na célula. Pode ser alinhado em cima, alinhado embaixo, alinhado no meio, alinhado à esquerda, alinhado à direita e centralizado. 
Orientação: Define a orientação do texto na célula. Pode ser inclinado, vertical, horizontal ou ainda se pode definir o ângulo de inclinação do texto clicando na seta para baixo e selecionando a opção Formatar Alinhamento da célula.
 Quebrar Texto Automaticamente: Torna todo o texto visível em uma célula, exibindo-o em várias linhas.
Aumentar e Diminuir Recuo: Aumenta ou diminui a margem entre a borda e o texto da célula. Os atalhos de teclado são Ctrl+Alt+Tab para aumentar o recuo e Ctrl+Alt+Shift+Tab para diminuir o recuo.
Mesclar e Centralizar: Associa as células selecionadas a uma célula maior e centraliza o conteúdo na nova célula. 
Número
1
2
3
4
5
Formato de Número: Define como os valores de uma célula serão exibidos. Como percentual, moeda, data ou hora.
 Formato de Número de Contabilização: Define um formato alternativo de unidade monetária para a célula selecionada. Pode ser Real, Dólar, Euro, etc.
 Estilo de Porcentagem: Exibe o valor da célula como percentual. O atalho de teclado é Ctrl+Shift+%.
 Separador de Milhares: Exibe o valor da célula com um separador de milhar. Exemplo: 10.000.000,00
 Aumentar e Diminuir Casas Decimais: Mostra valores mais ou menos precisos exibindo certa quantidade de casas decimais.
Classificar e filtrar
Organiza os dados para que seja mais fácil analisá-los.
Primeiro seleciona-se os dados que se deseja aplicar a classificação ou filtro. Posteriormente clique em “Classificar e filtrar” da aba “página inicial” da Barra de ferramentas.
A seguinte janela irá se abrir.
E então, poderá ser feita a classificação de acordo com a coluna indicada. Neste caso, “Alunos” ou “Notas”. 
A classificação pode ser crescente ou decrescente.
Exercícios da Unidade 1.
Crie uma planilha referente a nota dos 12 alunos (figura do item acima) obedecendo a seguinte formatação:
Fonte deve ser Calibri, tamanho 11.
As “notas” devem ser do tipo Numérico e com 1 casa decimal
As bordas da tabela devem ser completas (todas as bordas)
O título da coluna “Alunos” e “Nota” devem estar em Negrito, e o fundo da célula deve estar destacado (Qualquer cor).
A tabela deve estar com o nome dos alunos em ordem alfabética
Crie uma pasta com seu nome na área de trabalho e salve sua planilha de dados que você criou.
Exporte a tabela que você criou no Excel (acima) para o Word. Salve o documentocriado no Word na pasta que você salvou as planilhas
Unidade 2 – Tabelas e Gráficos
Tabelas 
Ao criar uma tabela em uma planilha do Excel, ela não só facilita o gerenciamento e a análise de seus dados, como também oferece filtragem interna, classificação, sombreamento de linha com Linhas em Tiras e a capacidade de usar fórmulas diferentes em uma Linha de Totais.
Criando uma tabela personalizada
Selecione uma célula no intervalo de células que você deseja incluir na tabela.
Na guia Página Inicial, clique em Estilos > Formatar como Tabela > selecione o estilo de sua escolha na tabela Galeria de Estilos.
O Excel realçará automaticamente o intervalo de dados para sua tabela e o endereço do intervalo será listado na caixa de diálogo formatar como Tabela. 
Depois de clicar em OK, o Excel formatará o intervalo de dados como uma tabela com o estilo selecionado.
Você pode alterar o estilo atual a qualquer momento. Basta escolher uma nova imagem na Galeria de Estilos. Você também pode criar seu próprio estilo de tabela para usar na pasta de trabalho atual escolhendo Novo Estilo de Tabela na Galeria de Estilos.
Gráficos
Os gráficos são ferramentas usadas para mostrarmos resultados de dados de análises estatísticas. O Microsoft Office Excel oferece uma vasta lista de modelos diferentes de gráficos que podemos usar de forma que passemos uma aparência profissional à nossa análise.
Para inserir um gráfico, basta clicar na setinha no canto inferior direito da opção Gráficos na guia “Inserir”.
7.1 Tipos de gráficos
Há 16 tipos de gráficos no Microsoft Office Excel. São eles Coluna, Linha, Pizza, Barra, Área, Dispersão, Ações, Superfície, Rosca, Bolhas, Radar, etc. Cada um é usado de maneira que se adéque ao que queremos mostrar.
Exemplo: Crie um gráfico que mostre a variação dos preços de alguns produtos da cesta básica ao longo dos primeiros, segundo e terceiro trimestres.
A partir dos dados da Planilha acima podemos criar um gráfico de barras.
Para isso, basta selecionar as células de A1 a D8. Depois clicar em Gráficos recomendados na Guia Inserir. Depois irá abrir uma janela e basta escolher dentre as opções de gráficos disponíveis.
O Microsoft Office Excel gerará automaticamente um gráfico de barras agrupadas.
Guia Ferramentas de Gráfico
7.2 Design
A opção Design oferece comandos para deixarmos o gráfico mais atraente e para modificarmos os seus dados.
1
2
3
Dados: Podemos trocar os dados dos eixos e alterar o intervalo de dados dos eixos.
Exemplo 1:
Altere os eixos dos dados da Gráfico de Variação de Preços. 
Clique na Área do Gráfico.
Clique em Alterar entre Linha/Coluna.
Observe que agora o eixo que antes correspondia aos Produtos corresponde aos trimestres.
Exemplo 2: Acrescente o novo dado ao Gráfico:
	Produto
	Janeiro
	Fevereiro
	Março
	Leite
	R$ 4,50
	R$ 4,70
	R$ 5,20
Acrescente esses dados abaixo dos dados já existentes.
Crie mais uma linha para inserir os dados do produto leite
Digite os dados nessas células. 
Clique na Área do Gráfico.
Selecione o comando Selecionar Dados em Design na guia Ferramentas de Gráfico. 
Com a caixa de diálogo aberta, selecione as células inseridas.
Clique em Ok.
Observe que foi acrescentada uma nova série de dados ao gráfico.
7.3 Layout de Gráfico: 
Podemos mudar o layout do gráfico que estamos trabalhando.
Exemplo: Altere o layout do Gráfico de Variação de Preços para Layout 1. Clique na Área do Gráfico.
Selecione Layout 1 na opção Layout de Gráfico da guia Ferramentas de Gráfico.
Observe que neste novo Layout, aparecem linhas horizontais e um título no gráfico. 
Mude o título do gráfico para Preços de Produtos por trimestre.
7.4 Estilos de Gráfico 
Também podemos alterar os estilos do gráfico.
Exemplo: Mude o Estilo do Gráfico de Variação de Preços. 
Clique na Área do Gráfico.
Selecione o Estilo desejado na opção Estilos de Gráfico da guia Design de Gráfico.
7.5 Ferramentas do Gráfico
A opção Layout representada pelo símbolo (+) ao lado do gráfico, oferece comandos que dão informações adicionais aos gráficos, como Legendas, Linhas de Grade, Linhas de Tendência, Títulos dos eixos, Rótulos, etc.
 
Exemplo: Adicione títulos aos eixos do Gráfico de Variação dos Preços. Clique na Área do Gráfico.
Selecione o comando Título Abaixo do Eixo em Título do Eixo Horizontal Principal no comando Títulos dos Eixos da guia Ferramentas de Gráfico.
Selecione o comando Título Girado em Título do Eixo Vertical Principal no comando Títulos dos Eixos da guia Ferramentas de Gráfico.
Mude os títulos dos eixos Horizontal e Vertical para Meses e Preços, respectivamente.
7.6. Formatar gráfico
A opção formatar aplica efeitos visuais aos elementos do Gráfico, como Contorno, Sombra, etc.
Estilos de Forma: Formata a Área do Gráfico. Altera o Preenchimento, a Borda, Sombra e o Formato 3D.
Exemplo: Acrescente um Preenchimento para a Área do Gráfico de Variação de Preços.
Clique na Área do Gráfico.
Clique na setinha no canto inferior direito da opção Estilos de Forma na guia Ferramentas de Gráfico.
Na caixa de diálogo, na opção Preenchimento, clique em Preenchimento com imagem ou textura escolha a textura Papel pardo.
Clique em Fechar.
Exercícios Unidade 2
Exercício 1. Agora que aprendemos a criar e a formatar gráficos, podemos inserir. Gráficos da nossa Planilha de “Notas dos Alunos”.
Abra a Planilha Notas dos Alunos.
Selecione os dados e clique em inserir gráficos.
Com os conhecimentos aprendidos nesta unidade, edite o gráfico para ficar mais atraente.
Exercício 2. Com base na tabela abaixo referente à cotação do Dólar referente aos 30 dias do mês de abril de 2017, faça uma tabela no Excel com seu respectivo gráfico.
	1
	2
	3
	4
	5
	6
	7
	8
	9
	10
	11
	12
	13
	14
	15
	3,15
	3,16
	3,18
	3,17
	3,20
	3,18
	3,17
	3,14
	3,12
	3,11
	3,09
	3,13
	3,38
	3,27
	3,26
	16
	17
	18
	19
	20
	21
	22
	23
	24
	25
	26
	27
	28
	29
	30
	3,24
	3,25
	3,25
	3,29
	3,28
	3,27
	3,26
	3,29
	3,31
	3,31
	3,28
	3,29
	3,28
	3,28
	3,30
Unidade 3 – Utilizando Fórmulas
Fórmulas com Funções: Soma, Média, Máximo e Mínimo
Função Soma
Imagina que você foi contratado para criar uma planilha no Excel de uma grande rede de supermercado. Essa rede recebe milhares de clientes todos os dias, que compram dezenas de produtos dos mais variados tipos de preços (1,99 + 45,67 + 198,44 + 4,44 ...).
Basicamente precisamos fazer duas coisas para somar no Excel: escrever SOMA() e entre parêntesis, colocar o intervalo que queremos que seja somado.
Ex: Para realizar a soma dos número no intervalo de B2 a B9, basta escrever a fórmula: =soma(B2:B9)
Função Média
Para usarmos a função MEDIA() no Excel, vamos repetir o que fizemos com a função SOMA(). Ou seja, o nome da função MEDIA e entre parêntesis, colocamos os parâmetros que queremos tirar a média (células, números diretos, etc).
Assim como no exemplo acima, iremos aplicar a média dos valores do itens. Basta escrever em determinada célula a seguinte função: =Média(B2:B9)
Função Máximo e Mínimo
Como é possível de se imaginar, a função MAXIMO serve para identificar o maior valor, o valor máximo de um intervalo de células.
Já a função MINIMO, identifica o valor mais baixo, o mínimo, de um grupo de células da planilha do Excel.
Aplicando essas funções ao exemplo trabalhado para as funções anteriores ficaria assim:
=máximo(B2:B9)
=mínimo(B2:B9)
Com estas funções, a célula retorna o maior ou menor valor do intervalo selecionado entre parêntesis.
Fórmulas: Operadores aritméticos, comparação, texto e referência
Com o Excel você também pode calcular um pagamento de hipoteca, solucionar problemas de matemática ou engenharia ou localizar o melhor cenário de caso com base em números variáveis adicionadas.
O Excel executa isso usando fórmulas nas células. Uma fórmula efetua cálculos ou outras ações nos dados da planilha. Uma fórmula sempre começa comum sinal de (=), que pode ser acompanhado por números, operadores matemáticos (como sinais de + e - para adição ou subtração), e funções internas do Excel, que realmente podem aumentar o poder de uma fórmula.
Por exemplo, fórmula a seguir multiplica 2 por 3 e adiciona 5 àquele resultado para chegar à resposta de 11. 
=2*3+5
Uma fórmula também pode conter qualquer um dos itens a seguir ou todos eles: funções, referências, operadores e constantes.
1. Funções: a função PI() retorna o valor de pi: 3,142...
2. Referências: A2 retorna o valor na célula A2.
3. Constante: Uma constante é um valor não calculado, sempre permanece o mesmo. É expresso em números inseridos diretamente em uma fórmula, por exemplo, 2.
4. Operadores: o operador ^ (circunflexo) eleva um número a uma potência e o operador * (asterisco) multiplica números.
Os operadores especificam o tipo de cálculo que você deseja efetuar nos elementos de uma fórmula. Há quatro diferentes tipos de operadores de cálculo: aritmético, de comparação, de concatenação de texto e de referência.
Operadores aritméticos
Para efetuar operações matemáticas básicas, como adição, subtração, multiplicação ou divisão, combinar números e produzir resultados numéricos, use estes operadores aritméticos.
	Operador aritmético
	Significado
	Exemplo
	+ (sinal de mais)
	Adição
	=3+3
	– (sinal de menos)
	Subtração
	=3–3
	* (asterisco)
	Multiplicação
	=3*3
	/ (sinal de divisão)
	Divisão
	=3/3
	% (sinal de porcentagem)
	Porcentagem
	30%
	^ (acento circunflexo)
	Exponenciação
	=3^2
OBS:O Excel calcula a fórmula da esquerda para a direita, de acordo com uma ordem específica para cada operador da fórmula. Para alterar a ordem da avaliação, coloque entre parênteses a parte da fórmula a ser calculada primeiro. Por exemplo, a fórmula a seguir retorna 11 porque o Excel executa a multiplicação antes da adição. A fórmula multiplica 2 por 3 e, em seguida, soma 5 ao resultado.
=5+2*3
Por outro lado, se você usar parênteses para alterar a sintaxe, o Excel somará 5 e 2 e, em seguida, multiplicará o resultado por 3 para produzir 21.
=(5+2)*3
Operadores de Comparação
Você pode comparar dois valores, usando os operadores a seguir. Quando dois valores forem comparados usando esses operadores, o resultado será um valor lógico, VERDADEIRO ou FALSO.
	Operador de comparação
	Significado
	Exemplo
	= (sinal de igual)
	Igual a
	=A1=B1
	> (sinal de maior que)
	Maior que
	=A1>B1
	< (sinal de menor que)
	Menor que
	=A1<B1
	>= (sinal de maior ou igual a)
	Maior que ou igual a
	=A1>=B1
	<= (sinal de menor ou igual a)
	Menor que ou igual a
	=A1<=B1
	<> (sinal de diferente de)
	Diferente de
	=A1<>B1
Quando utilizar isso? Para visualização mais rápida da informação de um número. Ex: mostrar alunos aprovados e reprovados com base na média
Operadores de texto
Use o 'E' comercial (&) para concatenar (associar) uma ou mais cadeias de texto para produzir um único texto
	Operador de texto
	Significado
	Exemplo
	& (E comercial)
	Conecta ou concatena dois valores para produzir um valor de texto contínuo
	Onde A1 contém "Sobrenome" B1 contém "Nome", =A1&","&B1 resulta em "Sobrenome, Nome".
Exemplo: Quando se copia um texto do Word e no Excel é separado o conteúdo em células diferentes
Operadores de referência
Usado para definir quais células ou intervalos serão incluídas em determinadas funções: Ex: função =soma(B5:B15;D5:D15)
	Operador de referência
	Significado
	Exemplo
	: (dois-pontos)
	Operador de intervalo, que produz uma referência para todas as células entre duas referências, incluindo as duas referências.
	B5:B15
	; (ponto e vírgula)
	Operador de união, que combina diversas referências em uma referência
	=SOMA(B5:B15;D5:D15)
	(espaço)
	Operador de interseção, que produz uma referência a células comuns a duas referências
	B7:D7 C6:C8
Unidade 4 – Utilizando Condicionais
Formatação Condicional
A formatação condicional permite que você aplicar cores a células com base em determinadas condições, como valores duplicados, valores que atendem a certos critérios, como o maior que 100, ou é igual a "Receita" com regras de primeiros/últimos e realçar regras das células. Você também pode mostrar como individuais ordem de células em relação a um intervalo de valores com barras de dados, escalas de cores e conjuntos de ícones. Formatação condicional é dinâmica, então como alteram os valores, a formatação ajustará automaticamente. 
Por exemplo, pegaremos nosso registro de notas trabalhados nas unidades anterior deste curso e vamos aplicar as seguintes regras:
Se a média for MAIOR que 6,9 a fonte deverá ficar Azul e em Negrito.
Se, a média for MENOR que 7, a fonte deverá ficar Vermelha e em Negrito.
Para isso, deve-se selecionar o intervalo das médias, e criar as duas regras de formatação condicional.
Na figura acima, demonstra o processo para criar a regra para os valores MAIORES ou IGUAL a 7. No caso, desejamos fazer com que os valores de média que se enquadram nesta regra, fiquem com a letra Azul e em Negrito.
Para isso, devemos selecionar a opção Formato Personalizado e então, aplicar a formatação desejada.
Para os valores de média MENORES que 7, deve-se aplicar uma nova regra assim como a primeira regra, mas formatação deve ser Vermelho e em Negrito.
Criar Fórmulas com Funções Condicionais
No tópico passado aprendemos a mudar a formatação de determinada célula de acordo com o valor escrito nela, no caso, esse valor foi a média da nota de alunos em determinada disciplina.
Agora imaginemos que, um professor deseja aperfeiçoar ainda mais o controle de notas da turma, e para isso, precisa adicionar uma nova coluna ao lado de média descrevendo a “situação” do aluno na disciplina. Essa situação poderá ser: “Aprovado” ou “Reprovado”. 
Para isso devemos usar uma função condicional SE
Fórmula que usa a função SE
teste_lógico: a condição a ser verificada.
valor_se_verdadeiro: o valor a ser retornado se a condição for verdadeira.
valor_se_falso: o valor a ser retornado se a condição for falsa.
Portanto, devemos escrever uma fórmula que preencha a situação do aluno de acordo com as regras previstas. 
Por exemplo:
Se, a média for MAIOR ou IGUAL a 7 então escreva: Aprovado;
Senão, então escreva: Reprovado.
A fórmula que descreve esta regra é: 
=SE(media>=7; “aprovado”; “reprovado”)
O nome “média” deve ser o endereço da célula que contém a média das notas.
Aplicando às demais células: 
Se quiser realçar a cor de preenchimento da célula para facilitar a visualização, podemos utilizar os conhecimentos do item sobre formatação condicional e aplicar à coluna situação. 
Neste exemplo abaixo, as regras para formatação condicional foram: 
As células que contém o texto “aprovado” recebem preenchimento Azul
As células que contém o texto “reprovado” recebem preenchimento Vermelho
Agradecimentos
Chegamos, enfim, ao final deste curso de Excel Básico – Ferramentas e aplicações. Espero que você tenha feito bom proveito deste material que foi confeccionado com muita atenção e dedicação. Meus sinceros agradecimentos pela aquisição deste curso e espero que o tenha ajudado de alguma forma.
Saudações,
Prof. Dr. Diego Helcias Cavalcante