análise de sistema de informação

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INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE MINAS GERAIS-IFMG
		Superior em Processos Gerenciais
SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
RIBEIRÃO DAS NEVES
2012
Trabalho realizado em grupo.
SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL.
“Buscar no mercado de trabalho (público ou privado)uma aplicação prática de Sistema de Informação Gerencial”
Trabalho apresentado ao professor:
 Luiz Carlos Nogueira Junior
Campus de Ribeirão das Neves
2012
SUMÁRIO
Introdução.................................................................................................................pg4.
Apresentação da Empresa em estudo...................................................................pg5.
Apresentação do Sistema de Informação Gerencial............................................pg6.
Sistemas1.................................................................................................................pg7.
Sistema 2..................................................................................................................pg8.
Sistema3...................................................................................................................pg9.
Sistema4.................................................................................................................pg10.
Decomposição básica do Sistema em Análise...................................................pg11.
Fluxo de Caixa........................................................................................................pg12.
Quais módulos(MRP,MRP II,ERP) estão disponíveis no Sistema.....................pg13.
Quais são os pontos positivos ............................................................................pg14.
Quais são os pontos negativos............................................................................pg15.
Percepção dos funcionários em relação ao sistema utilizado..........................pg16. .................................................................................................................................pg17.
Perguntas ..............................................................................................................,pg18.
Conclusão...............................................................................................................pg19.
INTRODUÇÃO
 O presente trabalho tem por objetivo buscar no mercado uma aplicação prática de sistema de informação gerencial. Através da análise da empresa sugerida,avaliamos os pontos positivos e negativos ,as vantagens e desvantagens e também o que pensam seus respectivos funcionários sobre sua aplicabilidade de sistemas dentro empresa.
 Um sistema de informação assegura a qualidade, agilidade, confiabilidade, precisão da informação enquanto instrumento de tomada de decisão dentro empresa. 
 Isso é estabelecido de inúmeras formas, na possibilidade de condensar dados da empresa,na comodidade de realizar tarefas rotineiras com mais rapidez,numa melhor organização da empresa.
 Por outro lado,é preciso que o sistema seja adequado às necessidades da empresa, independente do seguimento a escolha do sistema adequado é fundamental para que uma empresa possa gerenciar melhor suas funções.
 Acerca das verificações feitas pelo grupo e comprovações também na prática analisada,construímos os conceitos da importância,riscos,oportunidades que um sistema de informação proporciona a uma empresa.
 Ao contrário da maioria das empresas econômicas,cujos os objetivos estão relacionados à produção e venda de mercadorias,uma Instituição de ensino trabalha com pessoas e para a formação das novas gerações,ou prestação de serviços.
 Por outro lado,inserida numa determinada comunidade,possui características próprias e com as quais deve interagir constantemente.Por isso mesmo,um programa sério de relações internas e externas é fundamental,tanto o quanto é para um setor comercial.
 Perceber o cliente e também a empresa, de maneira adequada,com suas reais necessidades é condição indispensável para seus gestores, garantindo uma comunicação efetiva.Daí a importância para o setor administrativo,implementar sistemas que venham agilizar com eficiência o trabalho, mantendo uma organização no processo operacional da empresa.Na identificação de futuros problemas,na avaliação dos mesmos,na escolha de uma nova alternativa talvez mais acertada,a liderança para compreender as necessidades da empresa e o momento de decisão,são ferramentas valiosíssimas,para se implementar um sistema de informação que esteja de acordo com o perfil e demanda da empresa,mesmo sendo num setor educacional. A empresa utiliza-se de diferentes recursos em seus processos internos,principalmente os que a informática proporciona, auxiliando na eficácia e planejamento das tarefas rotineiras às mais complexas.
 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
O PRIMEIRO SISTEMA :
ACADEMIC
 É um sistema implementado na empresa, que cuida do banco de dados e pode ser usado tanto on line ou off line,dependendo da tarefa a ser executada. A empresa tem a partir da instalação do software,direito a um atendimento e um consultor fica à disposição on line, para quaisquer questionamentos ou esclarecimentos,basta acionar o botão de contato.Inicialmente há também um treinamento dos operantes antes da execução, dura em média de duas a três semanas.
COMO FUNCIONA?
 O sistema oferece consultoria e executa toda parte burocrática e também financeira da empresa :
Banco de dados, alunos e funcionários.
Arquiva toda papelada da empresa.
Gera documentos,relatórios específicos.
Diferentes tipos de declarações.
Boletins contendo notas dos alunos à cada etapa de avaliação,emitidos e atualizados.
Gera boletos bancários,cobranças.
Efetua pagamentos/via on line ou impressos.
 SEGUNDO SISTEMA :
BANCO DE AULAS /ACESSORIA PEDAGÓGICA
 É um sistema implementado,um software que disponibiliza ao corpo docente e demais profissionais de outras áreas acesso ao banco de dados.
COMO FUNCIONA?
 Neste banco de dados ,os professores através de senha,numa área restrita tem acesso a modelos de avaliações prontas,sugestão de aulas,planejamento,projetos,como trabalhar determinado tema.
 Acesso também aos eventos realizados ,congressos, conferências ,capacitação,oficinas,simpósios etc.
 Esses dados são separados direcionados a grupos específicos de profissionais de acordo com sua área ou setor. Downloads,atividades,olimpíadas de Conhecimento.
 Ressaltamos que apenas podem ter acesso a esses dados pessoas credenciadas pela instituição,que reservam os direitos autorais do sistema.
 No sistema são disponibilizadas diversas opções de produtos também,material didático,projetos divulgados realizados pelas escolas parceiras etc.
TERCEIRO SISTEMA:
TV SATÉLITE
 É um canal específico chamado “TV satélite”,foi instalada uma antena parabólica na instituição,mas com transmissão específica.
 Nele são disponibilizados cursos de capacitação, em tempo real conectados em diferentes disciplinas em dias e horários agendados.
COMO FUNCIONA?
 Com o auxílio de um computador móvel ( nootbook) um software é instalado, são enviadas a freqüência dos profissionais presentes,também dúvidas que são esclarecidas com o canal ao vivo através de uma vídeo-Conferência.
 O satélite capita de onde vem o sinal e horário em que foi ligado o aparelho de controle do satélite pela instituição. 
 Todos os funcionários participam e são oferecidos debates, palestras,cursos,desde a pessoa que atende o portão aos diretores participam por setor e recebem certificados ao término de cada etapa .
 O funcionamento desse sistema depende exclusivamente, da cobertura de rede da internet,caso haja falha com o provedor não há possibilidades de funcionamento.
QUARTO SISTEMA
SICOOB
 É um sistema bancário,que cuida da parte financeira da empresa.O acesso é via internet, quando necessárioé solicitado a presença de um representante do banco ou o próprio gerente.
COMO FUNCIONA?
Gera boletos.
Pagamento automático faturas
Cobranças
Seguros.
Pagamento de Funcionários
Permite toda transação bancária,verificar saldo,pedido de cartões etc.
 Para melhor segurança o sistema conta com acesso restrito,senhas alternativas na página inicial.Mais uma senha fixa na área restrita que traz dados pessoais da empresa.
 Assim,a empresa organiza suas informações e disponibiliza se necessário.Tornando as atividades rotineiras eficientes e de uma forma segura; Envolvendo claro alguns riscos mas, com uma probabilidade menor de erros,mesmo que existam falhas como em todo sistema. 
DECOMPOSIÇÃO BÁSICA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL.
DIVISÃO DE SETORES:
	 
 DIREÇÃO
 ↓
	 Setor
Administrativo
	 Setor
Pedagógico
	 Setor
 Auxiliar
	 Setor
Financeiro
 ↓ ↓ ↓ ↓
	 Secretária
	Coordenação
	 Limpeza
	 Advogado
 ↓ ↓ ↓	↓
	 Auxiliar
	 Psicóloga
	 Cozinha
	 Contador
 ↓ ↓ ↓
	 Professores e
Estagiários
	
	
Lanchonete
	
	Responsável
Financeiro
 
 ↓
	 Alunos
 
FLUXO DE CAIXA :
O fluxo de caixa da empresa refere-se aos 04 últimos anos de exercício em ordem decrescente/2012-2011-2010 e2009.
	
Fluxo de Caixa
	Ano1
	Ano2
	Ano3
	Ano4
	Capital de 
Giro
	R$8.000
	R$11.000
	R$16.000
	R$25.000
	
Lucro antes 
dos impostos
	R$17.200
	R$26.900
	R$48.400
	R$55.600
	
Impostos
	R$ 1.626 
	R$2.557
	R$5.600
	R$8.685
	
Despesas
	R$1.350
	R$5.500	
	R$3.127
	R$3.667
	
Salários
	R$6.725
	R$9.825
	R$21.658
	R$29.022
	
Investimentos
	R$3.800
	R$6.750
	R$4.526
	R$10.000
QUAIS OS MÓDULOS ESTÃO DISPONÍVEIS NO SISTEMA EM ANÁLISE ?
 A empresa analisada pelo grupo,não pertence ao seguimento de comércio,embora disponha de produtos personalizados,é uma empresa de prestação de serviços e por esta razão a organização de seus dados é disponibilizado de forma diferente e armazenado com as mesmas finalidades.
 Os módulos que mais assemelham aos sistemas verificados na empresa são o BI por agir como facilitador na análise e síntese de dados corporativos e melhoria de desempenho,embora a empresa seja pequena há um fluxo grande de dados que assim são transformados em informação.O outro é o ERP usado para gerenciar as tarefas , constituído por módulos voltado mais para a parte administrativa ,integram todos os dados e processos em sistema que controla toda empresa.
 Porém, o seguimento da empresa é outro e parte do sistema que atende produção,logística,ou seja comercial não são usados plenamente.
 Não há demanda e por trabalhar com outro tipo de prestação de serviços, o uso de um sistema mais abrangente não é necessário.Apenas no que se refere a demanda contábil e financeira agregam o volume de dados,permitindo uma visão ampla da situação empresa. 
QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS PONTOS POSITIVOS VERIFICADOS NOS SISTEMAS?
Facilita o acesso aos dados.
Menor custo.
Melhor eficiência.
Gerencia,processa,organiza as funções rotineiras da empresa.
É objetivo.
Elimina a necessidade de altos investimentos e longas implantações.
A instalação é rápida.
Não são exigidas taxas de manutenção.
Redução do excesso de papel no setor administrativo.
Agregam grande volume de dados.
Amplia a capacidade argumentativa inclusive possibilidade da execução de outras tarefas
Confiabilidade razoável.
Planeja,monitora,avalia serviços e tarefas
Atendimento de acordo com as demandas.
Uniformização de dados.
Padronização de documentos.
Filtro de dados significativos.
Facilita o contato da empresa com os clientes. principalmente por se tratar do setor educacional.
Flexibilidade em adaptar-se às demandas da empresa.
O sistema financeiro evita o contato e fluxo de dinheiro dentro da empresa
Atualizações precisas, buscando inovações e oferecer à empresa novos serviços.
Correções de possíveis falhas em tempo hábil.
Disponibilização das informações necessárias para execução.
Interação com o usuário.
Ordem cronológica de execução dos dados.
QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS PONTOS NEGATIVOS VERIFICADOS NO SISTEMA?
Para funcionar com eficiência,depende também da eficiência de quem opera,humanamente falando.Caso haja erro do operante,este segue sem percepção e estende-se a outros setores.
Disponibilidade constante;O que nem sempre é possível por depender de um dispositivo de cobertura “ internet .”
Distorções na seleção de dados.
Falhas como na maioria dos sistema de informação,podem estar fora do ar.
Mesmo potente com capacidades necessárias,máquinas que quebram sendo recorrente a substituição.Não é um problema diretamente do sistema mas afeta o tempo de execução.
Panes. 
Violação de segurança embora tenha ocorrido um vez ,é um risco.
Dispositivos que permitem acesso a informações instantâneas.
Treinamento de quem opera,leva um tempo significativo.
O uso inadequado .
Dependência excessiva,se o sistema cai independente disso o trabalho deve continuar.
 Contar com imprevistos.
A constante evolução dos sistemas e a necessidade da empresa de acompanhar esse ritmo. 
Mesmo sabendo que não existem sistemas ultrapassados,que eles na verdade se complementam ;Mas requer futuras adaptações.
QUAL A PERCEPÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS EM RELAÇÃO AO SISTEMA UTILIZADO?
 De maneira geral,embora não seja uma empresa de comércio e vendas ,instituições de ensino sempre existiram em todas as sociedades,bem como as transformações ao longo do tempo.
 Nesta análise é importante ressaltar a relação indissolúvel que existe entre escola e sociedade,entre sociedade e história e o modo como os indivíduos se relacionam e buscam por inovações,praticidade, agilidade e tecnologia no âmbito profissional e também na vida.
 Segundo funcionários da empresa,anteriormente a implementação do sistema havia um acúmulo enorme de tarefas que levavam um tempo longo para serem executadas,na secretaria mesmo existiam quatro arquivos com pastas de alunos,funcionários,prestadores de serviços,etc.
 Um fluxo enorme de papeis e documentos que ocupavam muito espaço e também muito desperdício de recursos, até mesmo pela circunstâncias em que as tarefas eram executadas,dificultava também manter em ordem tantos papeis.Isso há uns quatro anos atrás.
 No entanto,com a implementação dos sistemas, o primeiro impacto foi a diminuição do fluxo de papeis,documentos,relatórios,currículos porque esses dados eram processados assimilados e distribuídos ou recebidos de acordo com a demanda dos setores eram enviados prontos,no caso dos documentos bastava uma assinatura ou carimbo do responsável pelo setor.
 Depois, a parte financeira que absteve aquele contato direto com dinheiro,boletos,folhas de pagamento,aplicações,facilitou até a quantidade de cheques assinados,idas ao banco etc.
 Posteriormente um sistema que atendesse a parte pedagógica,banco de aulas,planejamento escolar,eventos,boletim,diário eletrônico.
 E mais tarde um sistema complementar que evitasse o deslocamento do corpo docente e outros profissionais para encontros ,convenções,palestras,cursos de grandes eventos como congressos internacionais,encontros de pais e congressos de estudantes,mas reduziu em 50% o deslocamento para esses encontros.
 A visão de grande parte dos funcionários é que a instituição teve um crescimento significativo,se tornando mais organizada,eficiente nas tarefas do dia a dia,mais solícita na execução de tarefas que passaram ser executadas com mais eficácia.
 Muitos funcionários especificamenteos que lidam diretamente com os sistemas, colocam ainda que obtém-se interesse pela aplicabilidade dessas tecnologias exatamente,não se pensando e não buscando conscientemente consegui-lo.
 Mas,ao invés disto,promovendo condições que o produzem.Se descobrir as necessidades da empresa e suas forças vivas e se puder usufruir de recursos para dirigi-la adequadamente,não temos que pensar em interesse.Ele surgirá naturalmente.
 A lucratividade é apenas resultado de um trabalho realizado com competência,assim somando a uma equipe parceira,um ambiente agradável de trabalho, os recursos tecnológicos vêm consolidar as propostas da empresa e sua missão.
 Ou seja,todos reconhecem os fatores negativos de um sistema,mas também reconhecem que se a tecnologia não se integrar ao ser humano e ele à tecnologia,não adianta.
 
PERGUNTAS ELABORADAS PELO GRUPO:
O que significa um sistema de informação para a empresa?
R. Significa organização,execução das tarefas com mais eficácia e também otimização dos recursos.
O sistema(as) atende regularmente à demanda da empresa?
R. Sim, existem situações em que depende dos meios externos, possui falhas,mas na maioria das vezes as falhas são corrigíveis,então atende à empresa.
Quais as mudanças percebidas após a aplicar o sistema(as)?
R.Melhorias no tempo de exercício das tarefas,ou seja o tempo foi otimizado, melhor aproveitamento de recursos,diminuição da quantidade de papel e arquivos etc.
Quais as desvantagens do sistema?
R. Dispositivos de rede sem conexão, quando é usado inadequadamente,no caso falhas humanas e dependência exclusiva.
Enquanto responsável pela empresa, que sugestões melhorariam um sistema de informação?
R. Uma cobertura completa de rede, mais agilidade na implementação,consultores que ofereçam treinamento em tempo mais hábil e mais confiabilidade.Seria excelente.
Se fosse aplicar novamente, os sistemas já existentes na sua empresa você aplicaria os modelos que a empresa tem atualmente? Por quê?
R.Sim e se necessário fosse, as adaptações seriam feitas.Porque os sistemas atendem à empresa em suas demandas e não me arrependo de tê-los implementado.
Conclusão
 A realização do trabalho contribuiu de forma significativa, para a compreensão do grupo,sobre o universo dos sistemas.
 Principalmente, a cerca do que representa um sistema de informação dentro de uma empresa e o mais importante, o que ele acarreta, suas vantagens e desvantagens.
 Em conseqüência,deparamo-nos quase sempre com quadros de sistemas aplicados corretamente uma vez que para a empresa analisada os sistemas são satisfatórios ou seja a empresa sabe o que precisa,certas escolhas apenas são errôneas quando não há um direcionamento das necessidades da empresa.
 Embora,estejamos diante de alguns imprevistos, como dispositivos de redes e suas falhas,eventualmente máquinas que se quebram ou violação da segurança. 
 Há meios de bloquear os acessos inadequados,criar senhas,ainda assim,o sistema é uma vantagem competitiva para uma empresa,os pontos positivos contam muito.
 Identificar sistemas ideais, ou como estes devem se estruturar e funcionar é uma preocupação excessiva das empresas de uma forma geral,pois dependendo do seguimento é complexa a correção de uma decisão equivocada,podem gerar danos até irreversíveis para a empresa.
 Compreendemos que as ferramentas da tecnologia podem ser bastante úteis no gerenciamento de uma organização mas,desde que sejam respeitados os seus limites,a tecnologia não se executa por si só, sistema adequado e operado com eficiência, é o que garante o sucesso da empresa.