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Introdução à Administração AULA 1 – FUNDAMENTOS DA ASMINISTRAÇÃO: AS EMPRESAS E O CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO Administrar significa liderar pessoas e gerir recursos escassos e valiosos (tecnológicos, econômicos, financeiros, humanos, entre outros), visando a otimização da aplicação desses recursos para as organizações alcançarem seus objetivos. O administrador é uma peça fundamental para qualquer tipo de organização, seja ela governamental, industrial, comercial ou de prestação de serviços. Em cada um dos níveis organizacionais, seu papel é diferente, por lidar com decisões mais e menos complexas. Para um melhor entendimento do papel do administrador, é necessário que você conheça os três níveis organizacionais: estratégico, tático e operacional. Nível estratégico ou institucional: O nível estratégico de uma organização corresponde ao nível de cúpula da empresa. É representado pelo Presidente e/ou pelos seus Diretores. Neste nível, o administrador tem que pensar muito mais a empresa ao invés de executar. Além disso, ele deve estar preocupado com o que pode acontecer com a empresa no futuro. Nível tático ou intermediário: O nível tático equivale ao nível gerencial de uma organização. Ele é responsável pela articulação do que é feito em cada subsistema da empresa como, por exemplo, Recursos Humanos, Logística, Marketing, Finanças, entre outros, atuando para que as pessoas que se encontram na base possam desenvolver suas atividades com qualidade. O nível gerencial deve atuar como um articulador para assegurar o alinhamento entre todos os níveis. Nível operacional ou técnico: O nível operacional representa o “chão de fábrica”. É o responsável pela execução e realização das tarefas e atividades cotidianas. Nesse nível, o administrador deve possuir visão operacional, isto é, conhecimento técnico para orientar e dirigir os funcionários que realizam as tarefas. Além dos níveis organizacionais, toda empresa deve ter sua missão, sua visão e seus valores, que norteiam os rumos do negócio, de forma muito clara para todos os interessados. A missão significa a razão de ser do próprio negócio, por que ele foi criado e para que ele existe. Quanto mais as pessoas assimilam a missão organizacional, mais elas passam a trabalhar pela causa da empresa, além de entender como devem colaborar para seu sucesso. A visão é a imagem definida pela organização a respeito do seu futuro, ou seja, o que ela pretende vir a ser. Indica quais são os objetivos a serem alcançados nos próximos anos. A visão funciona como uma bússola para os parceiros envolvidos. Os valores são as crenças e atitudes básicas que ajudam a definir o comportamento individual. Os valores variam entre pessoas e empresas, sendo estabelecidos por meio de seus códigos de ética ou de conduta, os valores e padrões que deverão servir de guia para o comportamento dos seus funcionários. Para compreender melhor a forma como uma empresa encontra-se estruturada, é importante distinguir suas atividades fins e meios. ATIVIDADES FINS: São aquelas vinculadas diretamente à missão da empresa. Por exemplo, em uma loja de eletrodomésticos as atividades do departamento comercial podem ser classificadas como finalísticas por manterem uma relação direta com a razão de ser da organização. ATIVIDADES MEIOS: São aquelas que dão suporte ao desenvolvimento das atividades fins. Por exemplo, as atividades contábeis servem de apoio para o desenvolvimento das atividades comerciais, conforme exemplo citado. A tarefa da Administração consiste em interpretar os objetivos propostos pela organização e traduzi-los em ação empresarial por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos da melhor forma possível. Portanto, o chamado processo administrativo envolve as seguintes funções: planejamento, organização, direção e controle. O administrador deve possuir habilidades técnicas, humanas e conceituais. Habilidade técnica - O administrador possui habilidade técnica quando compreende e tem domínio da atividade que realiza. Esse tipo de habilidade exige conhecimento especializado, capacidade analítica dentro da especialidade e facilidade no uso das técnicas e do instrumental voltados especificamente para as atividades que desenvolve. Quando as pessoas iniciam suas carreiras nas empresas, normalmente utilizam essa habilidade em maior proporção. Habilidade humana - A habilidade humana demonstra a capacidade de trabalhar com eficácia como membro de uma equipe, no sentido de conseguir esforços cooperativos em prol do alcance dos objetivos comuns. Diz respeito às aptidões para trabalhar com pessoas e para obter resultados através delas. Requer capacidade para criar uma atmosfera de segurança, para comunicar e encorajar a comunicação entre os integrantes da equipe e da organização com o intuito de compreender as necessidades e motivações de seus membros. Habilidade conceitual - A habilidade conceitual envolve a capacidade de visualizar a organização como um conjunto integrado e se posicionar do ponto de vista da organização, perceber como as várias funções são interdependentes e como uma alteração em uma delas afeta todas as demais. Implica ainda visualizar a organização dentro do seu ambiente externo e compreender as forças políticas, econômicas, tecnológicas e sociais que atuam sobre ela. Como parte das habilidades conceituais, o administrador tem de saber conviver, interpretar e lidar com situações complexas e ambíguas. Isso requer maturidade, experiência e capacidade de analisar pessoas e situações. A empresa constitui um sistema. Um sistema organizacional pode ser definido como um conjunto de órgãos, setores, departamentos, unidades, pessoas, equipamentos, etc. dinamicamente inter-relacionados que desenvolvem uma atividade ou função para atingir um ou mais objetivos ou propósitos. AMBIENTE ORGANIZACIONAL É composto pelo pelos seguintes ambientes: AMBIENTE EXTERNO: Composto por variáveis incontroláveis, fora do ambiente interno das empresas, que podem afetá-las de forma positiva, com oportunidades, ou negativa, com ameaças. AMBIENTE INTERNO: Constituído dos processos internos, localizados nas diversas áreas de uma organização. O ambiente empresarial externo assume diferentes formas. Embora alguns ainda possam ser relativamente simples e estáveis, outros tendem a ser muito mais complexos e dinâmicos por natureza. Assim, as organizações são concebidas como parte de um universo, já que qualquer coisa que acontece no ambiente pode afetar a organização e vice-versa. O ambiente empresarial externo divide-se em dois níveis: *O primeiro é constituído pelos elementos que atuam de forma indireta na organização, sendo denominado ambiente indireto, ambiente geral, macroambiente ou ambiente maior. *O segundo constitui-se dos elementos que atuam de forma direta na organização e é chamado de ambiente direto, operacional, específico ou de tarefa. Variáveis tecnológicas - A tecnologia é um componente do ambiente na medida em que as organizações precisam absorver e incorporar as inovações tecnológicas externas. É também parte interna das organizações, na medida em que integra pesquisa desenvolvida ou transferida e aplicada internamente para atingir objetivos organizacionais. Desse modo, a tecnologia é uma variável ambiental que influencia o comportamento das organizações, assim como estas também podem afetar o desenvolvimento tecnológico. Variáveis políticas - Incluem o clima político e ideológico geral que o governo pode criar e a estabilidade ou instabilidade política e institucional do país emgeral, já que estes fatores irão repercutir, em algum grau, no comportamento das organizações. Pode-se citar como exemplo as políticas de incentivos para novos empreendimentos e a taxa de impostos sobre circulação de mercadorias de um município para outro. Variáveis econômicas - São restrições importantes para todas as organizações. Elas tanto podem ser benéficas como maléficas para as organizações a partir das consequências geradas. Além disso, podem favorecer o crescimento com a manutenção do estado atual da organização. Variáveis legais - A legislação vigente como, por exemplo, a tributária, a trabalhista e a comercial tem influência acentuada sobre as ações e o comportamento das organizações. Todas as organizações são afetadas pelo sistema legal, de forma direta ou indireta, assim como pelo aspecto dinâmico desse sistema, quando uma nova lei é aprovada ou uma interpretação é modificada ou, ainda, quando ocorrem mudanças fundamentais, principalmente na legislação fiscal. Variáveis sociais - Podem ser representadas pela estrutura sócio-econômica da população, as condições de vida de cada segmento populacional, a estrutura de consumo e o estilo de vida de cada segmento (ou tendências) e sistema de valores, entre outros. Variáveis demográficas - A variável ambiental denominada demografia inclui: densidade populacional, mobilidade interna da população, índices de natalidade e mortalidade, taxa de crescimento demográfico, taxa de crescimento populacional, composição e distribuição da população segundo sexo, idade e estrutura familiar. Esses componentes podem ser úteis na implementação de estratégias empresariais, visando a maior participação da empresa junto ao meio. Varáveis ecológicas - As políticas ecológicas definidas nos diferentes âmbitos do governo podem atuar como oportunidades e/ou ameaças para as organizações. A legislação sobre o meio ambiente em prol do desenvolvimento sustentável pode ser citada como exemplo. O ambiente de tarefa constitui o meio específico e particular de cada empresa tomada individualmente e que lhe é mais imediato e relevante (englobando consumidores ou usuários, fornecedores de recursos, concorrentes, além dos grupos reguladores). É no ambiente de tarefa que a empresa localiza seu “nicho ecológico” e estabelece seu domínio, ou seja, suas relações de poder e dependência. Ao mudar seus produtos ou serviços, a empresa muda o seu domínio e, consequentemente, seu ambiente de tarefa. SÍNTENSE DA AULA: A Administração – inicialmente compreendida como a realização de um empreendimento sob as ordens de alguém ou simplesmente como prestação de um serviço a outrem – sofreu formidável aprofundamento e ampliação em seu escopo. A empresa pode ser desdobrada em três diferentes níveis de atuação: nível institucional (nível mais alto da empresa, atuando como um sistema aberto e caracterizado por uma racionalidade empresarial); nível operacional (nível mais baixo da empresa, atuando como um sistema fechado e caracterizado por racionalidade técnica), tendo o nível intermediário como um mediador entre ambos. As perspectivas futuras da Administração são realmente promissoras, embora nem um pouco tranquilas. A Era da Informação, repleta de mudanças e transformações, de turbulências e instabilidade que atravessamos, vem impondo novos e crescentes desafios para a Administração. Os processos administrativos - planejar, organizar, dirigir, controlar e desenvolver pessoas nas organizações - são igualmente importantes em qualquer contexto. O Administrador na Era da Informação precisa reunir certas competências a fim de alcançar resultados. Essas competências repousam em habilidades conceituais, humanas e técnicas que devem ser ajustadas ao nível da organização na qual irá aplicá-las. As empresas são organizações sociais nas quais ocorre o fenômeno da produção de bens ou serviços e que visam ao lucro. Funcionam como sistemas abertos, que importam insumos do ambiente externo para convertê-los em saldos ou resultados que retornam ao ambiente e proporcionam a retroação necessária capaz de fornecer a indicação de como a empresa precisa adaptar-se adequadamente ao seu ambiente. O ambiente representa o contexto no qual as empresas existem e operam. Para viver em seu meio ambiente, as empresas selecionam e percebem diferentemente as variáveis ambientais mais relevantes para os seus interesses e procuram manter certa coerência e consonância em relação ao que percebem ao seu redor. O ambiente geral ou macroambiente é constituído de todo um complexo de condições e fatores externos que envolvem e influenciam difusamente todas as empresas em conjunto (englobando variáveis tecnológicas, políticas, econômicas, legais, sociais, demográficas e ecológicas), enquanto o ambiente de tarefa constitui o meio específico e particular de cada empresa tomada individualmente e que lhe é mais imediato e relevante (englobando consumidores ou usuários, fornecedores de recursos, concorrentes, além dos grupos reguladores). Todavia, além dos recursos que oferece, o ambiente impõe restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades às empresas. Daí a necessidade da análise ambiental por meio de fontes primárias ou secundárias para melhor mapear o ambiente de tarefa. AULA 2 – O PLANEJAMENTO COMO ETAPA INICIAL DO PROCESSO ADMINISTRATIVO As empresas não agem na pura improvisação e nem querem depender da sorte ou do acaso. Tudo nelas é planejado para que possa ser feito da melhor maneira possível, da primeira vez e sem erro. O planejamento representa a primeira função administrativa, por ser exatamente a que serve de base para as demais funções (organização, direção e controle). Lida com o futuro. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los de forma eficiente e eficaz. Define onde se pretende chegar, o que deve ser feito para tanto, quando, como e em que sequência. Os principais componentes de uma estratégia empresarial são: o ambiente de tarefa, a empresa e seus recursos, e a adequação entre ambos, a partir de uma postura capaz de compatibilizar os objetivos, os recursos, as potencialidades e as limitações da empresa com as condições ambientais. Um planejamento tem dupla atribuição: • Definir “o que” deve ser feito - “Objetivos” • “Como” deve ser feito: “Planos”. Plano: • Documento formal que consolida as informações e atividades desenvolvidas no planejamento. • É a formalização do planejamento, uma visão estática. • Estabelecem meios para alcançá-los. • Descrevem como recursos devem ser alocados e quais atividades devem ser realizadas. PLANOS - Quanto ao horizonte temporal Planos Estratégicos: Relacionam-se com objetivos de longo prazo e com ações para alcançá- los, afetando a empresa como um todo (três ou mais anos). Planos Táticos: Relacionam-se com objetivos de médio prazo e meios de atingi-los, afetando somente uma área funcional (geralmente um ano). Planos Operacionais: Relacionam-se com objetivos de curto prazo e meios de atingi-los, afetando somente um setor da empresa. (períodos curtos e variáveis) • A dimensão temporal depende do grau de mudança ambiental. • Em condições de alta variabilidade ambiental planos tendem a menor duração. O planejamento é feito de modo diferente nos vários níveis organizacionais. Em razão disso, existe uma hierarquia de planos. Veja abaixo os três níveis distintos de planejamento: O planejamento estratégico é elaborado a partir de três atividades básicas: a análise ambiental, a análise empresarial e a formulação de estratégias capazes de compatibilizar as condições internas da empresa às condições externas do ambiente.A estratégia empresarial é tarefa do nível institucional da empresa. No entanto, a formulação de estratégias é uma atividade complexa em face da diversidade e da complexidade de forças e fatores ambientais, como também da multiplicidade de forças e fatores internos da empresa. A estratégia deve considerar a “vocação” da empresa. Há uma variedade de tipos de estratégias: as competitivas (competição) e as cooperativas (ajuste ou negociação, cooptação e coalizão). De um modo geral, a estratégia empresarial deve considerar três problemas específicos. Escolha do domínio produto/mercado. Criação de normas e procedimentos para coordenar as atividades, a organização e a integração das próprias atividades internas da empresa. Execução das operações por meio da tecnologia. O planejamento estratégico da empresa apresenta três características principais: é projetado no longo prazo, está voltado para as relações entre a empresa e o seu ambiente de tarefa, e envolve a empresa como uma totalidade. Portanto, é genérico, direcionado a longo prazo, e macro-orientado exigindo a participação integrada dos demais níveis da empresa: do nível intermediário, por meio dos planos táticos, e do nível operacional, por meio dos planos operacionais. O planejamento estratégico envolve seis etapas principais: A partir de agora, você conhecerá algumas ferramentas utilizadas para ajudar na gestão estratégica da empresa. Análise de SWOT - Antes de formular estratégia é preciso analisar as tendências do ambiente externo e conhecer o ambiente interno, ou seja, as competências e recursos que a organização dispõe. A empresa deve olhar para fora de si, para o ambiente externo onde estão as oportunidades e Ameaças”. Esta verificação visa estudar melhores maneiras de evitar ou usufruir dessas situações. Oportunidades: São as variáveis externas e não controláveis pela entidade, que podem criar condições favoráveis, desde que a mesma tenha condições e/ou interesse de usufruí-las. Mudanças e tendências ambientais que têm impacto positivo na Organização. Ameaças: São as variáveis externas e não controláveis pela Entidade que podem criar condições desfavoráveis para a mesma. Mudanças e tendências ambientais que apresentam impacto negativo. Exemplos de fatores externos - “variáveis incontroláveis”: Queda ou aumento na taxa de juros e surgimento de nova tecnologia. A empresa deve olhar seu ambiente interno, analisar os seus recursos e as capacidades da organização que determinam sua competitividade. Forças (Pontos fortes): São as variáveis internas e controláveis pela entidade, que propiciam condições favoráveis para empresa em relação ao seu ambiente. Fraquezas (Pontos fracos): São as variáveis internas e controláveis pela entidade, que propiciam condições desfavoráveis para empresa em relação ao seu ambiente. Exemplos de fatores internos - “variáveis controláveis”: Situação financeira da empresa, qualidade dos seus produtos e suas ótimas instalações. O Balanced Scorecard (BSC) também pode ajudar muito na gestão estratégica pelo fato de reunir as principais perspectivas envolvidas: financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado e desenvolvimento das pessoas. O BSC é uma metodologia disponível e aceita no mercado, que foi desenvolvida pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, em 1992. O BSC contribui para que as empresas acompanhem o desempenho financeiro, monitorando, ao mesmo tempo, o progresso na construção de capacidades e na aquisição dos ativos intangíveis necessários para o crescimento futuro. A partir de uma visão balanceada e integrada de uma organização, o BSC permite descrever a estratégia de forma muito clara, por meio de quatro perspectivas: financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado e crescimento. Além disso, todas estas perspectivas se interligam, formando uma relação de causa e efeito. Síntese - O Planejamento como Etapa Inicial do Processo Administrativo 1 - É fundamental um planejamento profissional cuidadoso, constante e fiel aos cenários presentes e futuros. O planejamento lida com o futuro. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los de forma eficiente e eficaz. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito para tanto, quando, como e em que sequência. 2 - O planejamento não se restringe ao nível estratégico da organização, mas se desdobra por toda empresa passando pelo nível tático e chegando até o nível operacional. 3 - O BSC, como um instrumento que auxilia na definição do planejamento estratégico, organiza-se em torno de quatro perspectivas: financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado e crescimento. 4 - O nome Balanced Scorecard reflete o equilíbrio entre os objetivos de curto e longo prazos, entre medidas financeiras e não financeiras, entre indicadores de tendência e ocorrências, e entre perspectiva interna e externa do desempenho. 5 - A análise SWOT de cenário se divide em ambiente interno (forças e fraquezas) e ambiente externo (oportunidades e ameaças). AULA 3 – OS TIPOS E OS BENEFÍCIOS DO PLANEJAMENTO O planejamento elaborado em cada departamento no nível intermediário da empresa é denominado planejamento tático. Ele representa a ligação entre o planejamento estratégico e os planos operacionais voltados para a execução das tarefas e operações. As principais características do planejamento tático são: É projetado para o futuro próximo ou as atividades atuais da empresa em nível de departamentos. Está relacionado com o controle e a integração das operações atuais da empresa, focalizando a alocação de recursos. O planejamento tático aborda uma área específica (como um departamento ou uma divisão da empresa) no médio prazo, e procura limitar as variáveis envolvidas para reduzir a incerteza provinda do ambiente externo por meio do planejamento estratégico, além de permitir a programação necessária no nível operacional. O planejamento produz um plano como resultado imediato. Um plano descreve um curso de ação e procura responder questões como: o que, quando, como, onde e por quem. O planejamento tático apresenta as seguintes características típicas: O planejamento é mais bem compreendido quando se estuda o processo decisório, ou seja, a tomada de decisão sobre o que fazer, quem deve fazer, quando, onde e, muitas vezes, como. O processo decisório diz respeito a uma racionalidade limitada e, por isso, via de regra o tomador de decisões procura sempre alternativas satisfatórias e não as alternativas ótimas, que demandam tempo e recursos que nem sempre estão disponíveis. Já as decisões podem ser programadas (computacionais) ou não programadas (baseadas em julgamentos) e podem defrontar-se com estados da natureza apresentados sob três formas: incerteza, risco e certeza. Os planos táticos geralmente incluem os planos de produção, planos financeiros, planos de marketing e planos de recursos humanos. Os planos táticos são implementados por meio de políticas. A política é uma definição de propósitos comuns de uma empresa. Ela estabelece linhas de orientação e limites para a ação dos indivíduos responsáveis pela implementação dos planos. Além do planejamento tático, temos o planejamento no nível operacional. Este planejamento envolve os esquemas de tarefas e operações devidamente racionalizados e submetidos a um processo reducionista típico da abordagem de sistema fechado. O planejamento operacional apresenta as seguintes características: É montado à base de processos programáveis e com técnicas computacionais. Preocupa-se basicamente com o que fazer e como fazer, e está voltado para a otimização e a maximização de resultados. Tem caráter imediatista, abrangência estritamente local e se caracterizapelo detalhamento com que estabelece as tarefas e operações. Seu problema básico é a eficiência. O planejamento operacional se baseia em uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas da empresa. Embora heterogêneos e diversificados, os planos operacionais podem estar relacionados com métodos, dinheiro, tempo ou comportamentos, entre outros. Os planos operacionais relacionados com métodos são denominados procedimentos. Eles servem para estabelecer a sequência de passos (ou de etapas) a serem seguidos para a execução dos planos, sendo transformados em rotinas e expressos em fluxogramas (vertical, horizontal, de blocos) ou listas de verificação. Os orçamentos são planos operacionais relacionados com dinheiro (como, por exemplo, fluxo de caixa, orçamentos, encargos sociais, reparos e manutenção de máquinas, despesas). Os programas são os planos operacionais relacionados com o tempo (cronograma, Gráfico de Gantt, PERT, etc.). Os regulamentos são os planos operacionais relacionados com comportamentos solicitados. SNTESE DA AULA: Nesta aula foi possível visualizar as etapas para a implantação de um planejamento organizacional com seus desdobramentos táticos e operacionais. No final você conheceu os benefícios que as empresas podem obter com um planejamento eficientemente implementado. Você aprendeu ainda que o planejamento tático aborda uma área específica (como um departamento ou uma divisão da empresa) no médio prazo, e o planejamento operacional se baseia em uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas da empresa. Embora heterogêneos e diversificados, os planos operacionais podem estar relacionados com métodos, dinheiro, tempo ou comportamentos, entre outros. AULA 4 – A FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO A função organização abrange dividir, integrar e coordenar as atividades e os recursos organizacionais. A função organização, também chamada de desenho organizacional ou organização formal, retrata a configuração estrutural da empresa (seus órgãos e suas relações de interdependência) e seu funcionamento (os processos de atividades e de coordenação) capazes de conduzir ao alcance dos objetivos. Organização informal é o nome atribuído à organização que surge espontânea e naturalmente entre os ocupantes de posições na organização formal e a partir dos relacionamentos sociais e interações entre as pessoas em função das atividades que executam. O desenho organizacional constitui uma das prioridades da administração e serve como estrutura básica, como um conjunto de mecanismos de operação, decisão e coordenação. O desenho organizacional não é só um meio para implementar uma estratégia empresarial, mas uma parte importante dela. As principais características do desenho organizacional são: diferenciação, formalização, centralização e integração. Um dos modelos de desenho organizacional é o organograma. Ele representa a organização formal, configurada na estrutura que foi delineada, apresentando os diversos setores, suas posições e respectivas interdependências, além de escala hierárquica, comunicações, vinculação e subordinação. Os modelos mais importantes de desenho organizacional são: organização linear, organização funcional e organização linha-staff; esta última compatibiliza unidades de linha com áreas de apoio e suporte técnico (unidades de assessoria). Cada um desses tipos de estrutura organizacional apresenta características próprias, com vantagens e desvantagens. Estrutura em Rede • Caracteriza-se pela divisão de trabalho em termos de conhecimento, em que os trabalhadores ou os departamentos são definidos pela expertise que oferecem para organização. • Utiliza equipes multifuncionais, permanentes ou temporárias, que reúnem vários tipos de trabalhadores que contribuem com conhecimentos diversificados e operam com pouca supervisão. Organizações não se limitam às suas fronteiras internas, estabelecem parcerias com clientes e fornecedores, assim como alianças estratégicas com concorrentes. Estrutura Matricial • Agrega especialistas em cada área funcional, permitindo extrair o máximo da divisão do trabalho. • Mais usada para projetos ou negócios que precisam de equipes multidisciplinares temporárias. • Agrupa funcionários das áreas funcionais emprestados ao projeto por período, com funcionários alocados ao projeto. • Funcionários têm dois chefes: estão sob uma autoridade dual. Adhocracia • É um tipo de estrutura organizacional que se opõe ao modelo tradicional , sendo mais flexível e mutável. • É uma estrutura flexível capaz de amoldar-se contínua e rapidamente às condições ambientais em mutação. • Tem como característica principal ser temporária e permitir a participação dos empregados nas decisões. • Está relacionada com o estabelecimento de um grupo de pessoas, com habilidades, profissões e conhecimentos diferentes, porém complementares. As formas tradicionais de estruturas, baseadas na hierarquia e na divisão funcional do trabalho, tais como as estruturas lineares e funcionais, estão se tornando mais raras como formas únicas de representação. Entretanto, nas representações de grandes estruturas, divisionais ou em matriz, os ingredientes das composições tradicionais continuam aparecendo para mostrar faces relevantes dos sistemas. O tamanho da organização é uma importante faceta do desenho organizacional, porém a amplitude de controle é a responsável pelo fato da configuração organizacional ser achatada ou alongada. A amplitude de controle é influenciada por vários fatores e deve adequar-se às operações e tarefas da empresa. Nas empresas com pequena amplitude de controle, a configuração global da organização costuma ser tipicamente alta e alongada, com muitos níveis hierárquicos e poucos grupos de trabalho em cada um deles. Já nas empresas com grande amplitude de controle a configuração costuma ser tipicamente baixa e achatada, com poucos níveis hierárquicos e grandes grupos de trabalho em cada nível. O desenho departamental está relacionado com a estrutura organizacional dos departamentos ou divisões da empresa, isto é, com o esquema de diferenciação e de integração no nível intermediário da empresa. Essa diferenciação pode ocorrer de duas formas: vertical e horizontal. A diferenciação vertical ocorre pelo arranjo hierárquico das unidades e posições na empresa (cadeia escalar), ao passo que a diferenciação horizontal ocorre pelo desdobramento de diversos departamentos ou divisões especializadas dentro de um mesmo nível hierárquico. O desempenho departamental decorre da diferenciação de atividades dentro da empresa, obedecendo ao princípio da homogeneidade, e também é denominado departamentalização. Os tipos de departamentalização mais frequentes são: funcional, por base territorial, por produtos ou serviços, por processo, por clientela.” Na departamentalização por período, são agrupadas na mesma unidade pessoas que trabalham no mesmo turno. Já na departamentalização pela amplitude de controle, é agrupado na mesma unidade o número máximo de pessoas que o chefe pode supervisionar eficientemente. As demais pessoas formarão outra unidade e assim sucessivamente (por exemplo, Unidade de Produção I, Unidade de Produção II, Unidade de Produção III). As opções departamentais decorrem de critérios de interdependência entre os departamentos envolvidos (interdependência do fluxo do trabalho, do processo, de escala, além de interdependências sociais entre as pessoas participantes). Novos formatos organizacionais – como as organizações temporárias ou adhocracias – estão surgindo para enfrentar a mudança e a incerteza dela decorrente. Cadeia de comando Em toda organização formal existe uma hierarquia que divide em camadas ou em níveis deautoridade. Esta hierarquia é chamada cadeia de comando. A cadeia de comando especifica que a autoridade deve passar do topo até o último elemento da hierarquia organizacional, identificando quem deve responder a quem. Assim, as decisões sobre cadeia de comando dizem respeito à distribuição de autoridade a pessoas ou unidades na organização. O conceito de cadeia de comando está associado a um princípio clássico de administração, o princípio da unidade de comando: “Cada subordinado reporta apenas a um único superior hierárquico”. Nas organizações contemporâneas princípio cada vez menos observado. A amplitude de controle também é denominada amplitude de comando ou amplitude administrativa. Estrutura aguda ou alongada: Apresenta pequena amplitude de controle com vários níveis hierárquicos, ou seja, pequeno número de subordinados por gestor. Estrutura baixa ou achatada: Apresenta grande amplitude de controle com poucos níveis hierárquicos, que implica em elevado número de subordinados por gestor. A departamentalização também reflete a disposição da empresa em centralizar ou descentralizar o processo administrativo. A centralização se refere à localização e distribuição da autoridade para tomada de decisões nas organizações. Pode-se dizer que quando a maioria das decisões é tomada pelos dirigentes do nível estratégico, a organização é centralizada. Vantagens da centralização - Faz com que as decisões mais importantes sejam tomadas pelas pessoas mais capazes. Necessita de menor número de administradores de alto nível. Possibilita a uniformidade de diretrizes e normas. Facilita a coordenação. Aproveita mais o trabalho dos especialistas. Torna menos decisiva a identificação dos administradores de nível médio com a organização . Possibilita a realização de compras em larga escala. Já a descentralização está presente quando o processo decisório é delegado pelos dirigentes do nível estratégico aos gerentes de linha e por estes para o pessoal do nível operacional. Vantagens da descentralização - Concentra a atenção do administrador nos resultados. Estimula a iniciativa dos administradores de nível médio. Facilita a identificação do administrador com os objetivos da organização. Despersonaliza o processo decisório, conferindo moral e motivação. É um meio de treinar administradores. É um meio de testar administradores. Alivia a carga de trabalho dos administradores de cúpula. Facilita a concorrência interna. Delegação: • É o processo relacionado a descentralização, usado para transferir autoridade e responsabilidade para os membros organizacionais em níveis hierárquicos inferiores. • A delegação não se refere apenas à transferência da execução de tarefas , mas também à transferência da autoridade. • A delegação implica maior autonomia para os membros organizacionais. • A delegação pode constituir uma risco se a pessoa não for competente ou se for irresponsável, não correspondendo às expectativas de quem transferiu a autoridade e a responsabilidade. • A transferência da responsabilidade e de autoridade não reduz a responsabilidade da pessoa que a transfere, ela continua respondendo aos administradores de nível superior. AULA 5 – DIREÇÃO A função administrativa de direção no nível institucional da empresa: É a responsável pela condução e pela orientação da ação empresarial por meio da dinamização das atividades realizadas em todas as áreas e níveis da empresa. É uma função predominantemente voltada para o desempenho das pessoas, pois estas são os recursos que vivificam os demais recursos empresariais. A direção constitui a função de acionar, de fazer acontecer, de dinamizar a empresa, portanto está relacionada com a ação. Além disso, esta função refere-se às relações interpessoais dos gestores em todos os níveis da organização e os seus respectivos subordinados, envolve todos os processos por meio dos quais se procura influenciar os empregados para que ajam dentro das expectativas e consigam atingir ou mesmo superar os objetivos planejados pela empresa. Cada vez se enfatiza mais os grupos e as equipes e não apenas o comportamento individualizado. As equipes são mais do que simplesmente grupos de pessoas. Através da direção, obtém-se objetivos convergentes, sinergia entre as pessoas, responsabilidade coletiva e solidária e habilidades complementares. Daí, decorre a ênfase em programas de envolvimento das pessoas, como a administração participativa, a participação representativa, as forças-tarefas, os círculos de qualidade e os planos de aquisição de ações das companhias. Abordagem Comportamental A abordagem comportamental definiu um novo enfoque as teorias organizacionais, passando a dar ênfase nas pessoas. Um dos principais expoentes desta teoria foi Douglas McGregor, que desenvolveu uma das primeiras teorias para o entendimento do comportamento das pessoas. Segundo McGregor existem dois estilos básicos de direção, como dois extremos de um continuum: o estilo da teoria X e o da teoria Y. O primeiro está fundamentado em concepções antigas a respeito do comportamento humano, ao passo que o segundo se baseia na descentralização de decisões e delegação de responsabilidades, na ampliação do cargo, na administração consultiva e na auto avaliação de desempenho. A direção depende dos sistemas de administração existentes na empresa e varia em um continuum de quatro sistemas. O primeiro é o sistema autoritário-coercitivo (que representa o sistema mais autoritário e enrijecido de administração); em seguida, o autoritário-benevolente (um pouco mais suave); logo depois, o sistema consultivo; e, por fim, o sistema participativo (o mais democrático de todos). Em alguns casos, verifica-se a coexistência dos quatro sistemas de administração em diferentes áreas e níveis da mesma organização. Tudo isso depende da cultura organizacional. A cultura organizacional pode ser percebida em três níveis de profundidade: artefatos, valores compartilhados e pressuposições básicas. A gestão participativa está substituindo rapidamente a velha gestão autocrática do passado. Ela utiliza amplamente o conceito de empowerment no sentido de dar importância e autonomia às pessoas. Para tanto, o administrador precisa utilizar os alavancadores do empowerment. Motivação Motivação no âmbito organizacional é a predisposição individual para exercer esforços que busquem alcance de metas organizacionais, condicionada se esforços satisfazerem, simultaneamente, alguma necessidade individual. A motivação não é característica individual, mas resultado da interação entre a pessoa e determinada situação. Indivíduos motivados se esforçam mais, mas nem sempre na direção dos objetivos organizacionais. Simultaneamente, motivação é um processo que busca a satisfação de alguma necessidade. Todo comportamento humano é causado, motivado e orientado por objetivos pessoais e pode ser explicado por meio do ciclo motivacional: equilíbrio interno, estímulo ou incentivo, necessidade, tensão, comportamento ou ação e satisfação da necessidade ou frustração ou ainda compensação por meio de outro comportamento derivativo. Teoria da Hierarquia das Necessidades Abraham Maslow, um dos principais teóricos da motivação, desenvolveu a teoria da hierarquia das necessidades. Segundo esta teoria, o comportamento individual é motivado por estímulos internos (necessidades), que são estados de carência. Uma necessidade só constitui fator de motivação quando necessidades de um nível inferior estiverem minimamente satisfeitas. A motivação é um aspecto importante na gerência, também explicada pela Teoria dos dois fatores de Herzberg. Frederick Herzberg ficou conhecido pelos estudos sobre motivação humana. Segundo a sua teoria, a satisfação e a insatisfação no trabalho decorrem de dois conjuntos substancialmente diferentes e separadosde fatores: os de higiene (como as condições de trabalho, salário, status e segurança), cuja ausência cria insatisfação; e os de motivação (realização, reconhecimento, satisfação no trabalho, responsabilidade e desenvolvimento pessoal), que são necessários à satisfação. Segundo a teoria de Herzberg os aspectos satisfatórios estavam mais relacionados ao conteúdo do trabalho (denominados fatores intrínsecos ou de motivação), enquanto os aspectos insatisfatórios diziam respeito às condições dentro das quais o trabalho era executado (fatores extrínsecos ou higiênicos). O segundo aspecto importante da gerência é a liderança, ou seja, a influência interpessoal exercida em uma situação e dirigida por meio do processo de comunicação humana para o alcance de objetivos específicos. No contexto da administração, a liderança pode ser definida como o processo social de dirigir e influenciar o comportamento dos empregados, levando-os à realização dos objetivos. O papel do líder está intimamente relacionado com a direção e motivação dos empregados. A liderança pode ser explicada: Pelos traços de personalidade do líder ou por estilos de liderança (autoritária, liberal e democrática ou liderança centrada na tarefa versus liderança centrada nas pessoas); Por certas habilidades gerenciais básicas (como a teoria 3-D da eficácia gerencial); Por teorias situacionais (ou contingenciais) que consideram o líder, os subordinados e a situação como três forças interagentes; Por um modelo contingencial que considera o poder da posição do líder, a estrutura da tarefa a ser executada pelos membros e as relações líder-membros. Traços de Liderança - Uma das perspectivas mais antigas de compreensão da liderança foi a abordagem baseada nos traços de liderança. Os estudos objetivaram a identificação dos traços, das características individuais dos líderes, como iniciativa, determinação, inteligência, etc., partindo da premissa de que eles nascem com tais características, que os diferenciam de outras pessoas. O fracasso das pesquisa sobre os traços de liderança abriu espaço para o desenvolvimento de outros estudos Liderança situacional ou contingencial - Outra linha de estudo da liderança foi desenvolvida pelos pesquisadores, que investigaram quais circunstâncias situacionais influenciavam eficácia do líder. Segundo perspectiva situacional ou contingencial, não existem traços ou comportamentos importantes com relação à liderança. Para ser eficaz o estilo tem de ser apropriado à situação. O terceiro aspecto da gerência é a comunicação, isto é, o processo de passar informação e compreensão de uma pessoa para outra. O processo de comunicação é constituído de sete etapas: ideação, codificação, transmissão, canal, recepção, decodificação e ação, mas é influenciado por quatro elementos: linguagem, retroação, percepção e ruído. Também pode ser influenciado por barreiras técnicas, semânticas e humanas. As comunicações – sejam formais ou informais, orais ou escritas, descendentes, ascendentes ou laterais – são importantes para o comportamento humano nas empresas. Síntese da Aula: - A direção constitui a terceira função administrativa e lida com a orientação das operações que devem ser executadas para alcançar os objetivos propostos pelo planejamento. A direção se assenta na autoridade, e esta, no poder. Possui a função de acionar, de fazer acontecer, de dinamizar a empresa, portanto está relacionada com a ação e tem muito a ver com as pessoas. Está intimamente ligada aos recursos humanos da empresa. - Refere-se às relações interpessoais dos gestores em todos os níveis da organização e os seus respectivos subordinados. Envolve orientação, assistência à execução, comunicação, motivação, enfim, todos os processos por meio dos quais se procura influenciar os empregados para que ajam dentro das expectativas e consigam atingir ou mesmo superar os objetivos planejados pela empresa. - Cada vez se enfatiza mais os grupos e as equipes e não apenas o comportamento individualizado. As equipes são mais do que simplesmente grupos de pessoas. - Através da direção se obtém objetivos convergentes, sinergia entre as pessoas, responsabilidade coletiva e solidária e habilidades complementares. - Daí, decorre a ênfase em programas de envolvimento das pessoas, como a administração participativa, a participação representativa, as forças-tarefas, os círculos de qualidade e os planos de aquisição de ações das companhias. AULA 6 – FUNDAMENTOS DO CONTROLE O controle no nível institucional da empresa, também denominado controle estratégico ou controle organizacional, é: O controle busca garantir o alcance eficaz e eficiente da missão, na visão e dos objetivos organizacionais. O controle eficaz garante que todas atividades sejam realizadas conforme o planejado, dentro de um padrão de comportamento previamente estabelecido. O controle tem duas atribuições essenciais: As funções de planejamento e de controle são intrinsicamente relacionadas. O planejamento especifica os objetivos organizacionais e o controle verifica se esses objetivos estão sendo realizados. Sem os objetivos o controle não seria possível, uma vez que não existiriam padrões para avaliar. Essas quatro fases são interdependentes e interativas. 1 Estabelecer objetivos e padrões de desempenho 2 Avaliar o desempenho atual 3 Comparar o desempenho atual com os objetivos 4 Adotar a ação corretiva necessária O controle no nível institucional ajusta-se a certos requisitos (baseia-se em planos e requer uma estrutura organizacional) para avaliar e monitorar o desempenho global da empresa por meio de controles globais. Entre estes estão: resumos e relatórios contábeis e orçamentários, controles dos lucros e perdas, controles por meio da análise do retorno sobre o investimento, etc. Do ponto de vista humano, o controle organizacional está voltado para o comportamento dentro da empresa, que busca obter a necessária eficácia e eficiência. Na organização humana, que provoca o comportamento organizacional, existem variáveis causais, intervenientes e resultantes. Em todo processo de controle, deve-se levar em conta os fatores humanos diante das implicações racionais e simbólicas sobre o comportamento das pessoas. O controle no nível intermediário, o estabelecimento de padrões, o acompanhamento dos resultados (mediante sistemas de informação gerencial), a comparação dos resultados com os padrões estabelecidos para localizar as variâncias e os desvios proporcionam indicações para as medidas corretivas. Para tanto, as técnicas de mensuração (como observação pessoal e relatórios) e os instrumentos de mensuração (como estatísticas, esquemas de processamento de dados) precisam ser planejados e organizados, o que demonstra, mais uma vez, a íntima conexão entre as funções administrativas que compõem o processo administrativo. O controle no nível intermediário, também denominado controle tático, não é genérico nem abrangente como o controle no nível institucional. Sua dimensão de tempo se dá pelo médio prazo e aborda cada unidade da empresa (como um departamento ou divisão) ou cada conjunto de recursos tomado isoladamente dos demais. O controle no nível operacional (ou controle operacional) é o subsistema de controle efetuado no nível mais baixo da empresa. Seu conteúdo é específico e voltado para cada tarefa ou operação e é direcionado para o curto prazo e para a ação corretiva imediata e concreta. A fixação de padrões operacionais considera a quantidade, a qualidade, o tempo e os custos envolvidos em determinada tarefa ou operação. A ação corretiva incide sobre a própria tarefa ou operação realizada. Pode, porém, também ser feita por meio de quatro tipos de intervenção no nível operacional: reavaliação e revisão do planejamento, da organização,da direção ou ainda do próprio controle. Um sistema é cibernético quando processa informações e é capaz de ajustar seu próprio funcionamento automaticamente ao processar as informações (feedbacks) vindas de dentro e de fora do próprio sistema. Alguns exemplos de sistemas cibernéticos são organismos vivos, máquinas automáticas, instituições, etc. No nível operacional, o controle sobre as pessoas toma a forma de ação disciplinar no sentido de orientar e/ou corrigir e não simplesmente punir ou castigar as pessoas. Controle – “Sincronismo Temporal” O controle de uma atividade ou processo organizacional pode ser efetuado em diferentes momentos, antes que a atividade comece, enquanto a atividade decorre e depois que a atividade estiver concluída. AULA – ADMINISTRAÇÃO DE OPERAÇÕES A atividade-fim de qualquer organização é seu sistema de operações, que responde pela transformação dos insumos ou matérias primas em produtos ou serviços acabados. Administrando de maneira competente esse processo, as organizações podem ser mais produtivas, mais eficientes e aptas a colocar no mercado produtos e serviços que verdadeiramente atendam as necessidades dos consumidores. Ao longo do processo de administração de operações, os gestores precisam assumir várias decisões complexas, que vão desde o projeto do produto, passando pela especificação da capacidade de produção e pela localização das instalações. Decidem também quanto à escolha dos processos de produção e dos arranjos físicos. A área de administração de operações é o centro de qualquer organização, seu ponto mais sensível. Afinal, a área de operações é responsável por concretizar, através da gestão do processo de transformação de insumos e recursos em produtos e serviços acabados, a realização das necessidades e dos desejos dos seus consumidores. A fim de que isso seja uma realidade é preciso existir um constante alinhamento da área de operações com os objetivos estratégicos da empresa como um todo. A função de administrar operações é desenvolvida pelo gerente de operações. Esta denominação pode variar de organização para organização. Assim, o responsável pela área de operações pode ser chamado de: Gerente administrativo num hospital Gerente de produção numa fábrica Gerente de loja numa rede de supermercados O gerente de operações é responsável por formular uma estratégia de operações coerente com os objetivos da organização. Além disso tem por função decidir quanto à localização da área produtiva, a capacidade de produção e o layout das instalações. É ainda responsável por decisões que envolvem o projeto dos produtos ou dos serviços e os processos de produção, dentre suas atribuições ainda encontramos as de planejar e controlar a produção, organizar o trabalho e administrar os estoques. Em relação às funções da administração, as atividades de planejamento e de controle das operações assumem maior destaque para a área de administração de operações, devido à sua natureza técnica. Todavia, isso não quer dizer dar menos importância à organização e à direção dessa área funcional. Estas duas outras funções também são importantes para o bom desempenho da área de operações, pois se não for feita uma organização adequada dos recursos e da autoridade e se não existirem motivação e liderança das equipes e grupos de trabalho, as operações serão prejudicadas comprometendo seriamente os resultados. O aumento da eficiência e da produtividade com qualidade e a baixos custos provoca, num ciclo virtuoso, o crescimento econômico, permitindo o pagamento de melhores salários aos trabalhadores e maiores lucros para as empresas. Maiores salários e lucros levarão ao crescimento da economia, o que conduzirá a um maior consumo. A elevação no nível de consumo fará aumentar a produção e, desta forma, cria-se o círculo virtuoso acima referido, no qual todos saem ganhando. Toda organização produz alguma coisa, mesmo que o resultado dessa produção não seja um objeto que se possa ver ou tocar. Nos modelos tradicionais de administração, o foco das operações era direcionado para organizações de manufatura, produtoras de remédios, eletrônicos, automóveis e outros bens tangíveis. Porém, com o crescimento do setor de serviços, a administração de operações alargou seu campo de atuação, passando a administrar todo o processo de transformação de qualquer empreendimento que tenha como objetivo satisfazer as necessidades dos seus consumidores ou usuários. A área de administração de operações cuida dos processos presentes em todas as organizações, sejam de serviços ou de produção. Realmente, o que existe em comum nas organizações, sejam elas de que tipo forem, é o processo de transformação que se constitui a base da área de administração de operações. O que pode diferenciar uma organização de outra é a natureza dos bens produzidos. Assim, considerando-se este fator natureza dos bens produzidos, sub-dividimos as organizações em dois tipos: Organizações de manufatura: São aquelas responsáveis por produzir bens tangíveis (por exemplo, fabricantes de mesas, de geladeiras ou de carros). Organizações de serviços: Estas organizações são responsáveis por produzir bens imateriais, os chamados serviços (por exemplo, hospitais, universidades, salão de cabeleireiros). ORGANIZAÇÕES DE MANUFATURA - Produzem bens tangíveis e duráveis. - Bens podem ser armazenados para consumo posterior. - A quantidade e a qualidade dos bens produzidos são facilmente mensuráveis. - O resultado é padronizado. - Pouca participação e pouco contato com o consumidor. - A localização é menos importante para o sucesso da organização. - Emprego intensivo de capital ORGANIZAÇÕES DE SERVIÇOS - Produzem bens intangíveis. - O consumo e a produção dos serviços são simultâneos. - A qualidade dos serviços é percebida, mas muito difícil de ser medida. - O resultado é customizado. - Amplo contato e participação do consumidor durante o processo de transformação. - A localização é crucial para o sucesso da organização. - Emprego intensivo de trabalho. Prioridades Competitivas da área de Administração de Operações A área de administração de operações precisa atuar de acordo com a missão, a visão e os objetivos estratégicos da organização. Deve-se procurar sempre traduzi-los em prioridades competitivas e concretas que vão determinar a natureza das operações, uma vez que a lucratividade do negócio depende de forma direta da margem de lucro, da escala e dos processos de produção. Dessa maneira, é na área de administração de operações que estão as competências essenciais da organização, aquelas que devem se constituir em prioridades da empresa a fim de que ela seja competitiva. Dentre as principais preocupações que devem nortear o funcionamento da área de operações para manter sua vantagem competitiva, encontramos: CUSTO: O gerente de operações deverá tomar todas as providências para manter uma estrutura de custos baixos a fim de que a empresa consiga oferecer produtos e serviços de qualidade a um preço justo e acessível a seus consumidores, mas que também garantam uma margem de lucro compensatória. QUALIDADE: A empresa tem que zelar pela qualidade dos seus produtos e serviços, uma vez que produtos e serviços de alta qualidade possibilitam maior satisfação do consumidor e ajudam a fazer a diferenciação da empresa entre seus competidores. RAPIDEZ: Uma outra maneira da organização tornar-se mais competitiva é reduzindo o período de seu ciclo de atuação, obtendo dessa forma a rapidez na entrega dos seus produtos ou serviços aos usuários. Sobral e Peci (2008) ensinam que a empresa que se propõe a competir no mercado com base na rapidez deve considerar três aspectos: A rapidez da entrega –tempo gasto entre o pedido do clientee a entrega do produto ou prestação de serviço; A rapidez da operação interna – tempo gasto para produzir os bens ou serviços; A velocidade de desenvolvimento – rapidez com que um produto ou serviço é introduzido no mercado, ou seja, o tempo gasto entre a geração da ideia, o projeto final e a produção. CONFIABILIDADE: Uma outra forma de competição vantajosa para a empresa é o desenvolvimento de relações duradouras com seus consumidores. Para que isso aconteça, a organização tem que perseverar no cumprimento dos compromissos assumidos com seus clientes, oferecendo-lhes produtos ou serviços nos quais possam confiar. A empresa deverá também atender às expectativas dos seus consumidores de forma pontual, sem atrasos ou cancelamentos. FLEXIBILIDADE: A organização também pode buscar vantagem competitiva por sua capacidade de alterar suas operações, ajustando-se às demandas do cliente. Essa capacidade de ser flexível vem se destacando como vantagem competitiva ao longo das últimas décadas, devido às constantes alterações no perfil do consumidor, agora cada vez mais na busca de produtos e serviços customizados, ou seja, personalizados de acordo com suas necessidades específicas. Planejamento Estratégico do Sistema de Operações Depois de estabelecer definições sobre as prioridades competitivas, a área de administração de operações precisará fazer o planejamento das operações da empresa de modo que concretize os objetivos estratégicos, tomando decisões em relação aos seguintes aspectos: Projeto de produto ou serviço: O processo de planejamento das operações começa com o projeto de um produto ou serviço. Esta atividade consiste na tomada de decisão em relação aos produtos ou serviços que a organização quer produzir. Planejamento da capacidade: Depois de tomar a decisão sobre os produtos e serviços a serem produzidos, a próxima etapa do planejamento das operações trata da decisão sobre a capacidade do sistema de operações. Esse planejamento relaciona-se diretamente com as expectativas da demanda futura da organização. Planejamento da localização: Este tipo de planejamento trata da decisão quanto à localização geográfica das instalações de uma empresa. Constitui-se em uma das decisões mais importantes no planejamento das operações, já que pode causar grande impacto na lucratividade da organização. A decisão sobre o local onde vai se instalar a empresa deve levar seriamente em consideração a disponibilidade dos recursos dos quais depende para operar (recursos humanos, tecnológicos e materiais) . Planejamento do processo de produção: Esta etapa do planejamento cuida da definição dos métodos ou técnicas de produção mais adequados para as operações de uma empresa. Na sua essência, o processo de produção depende do volume e da variedade dos produtos ou serviços a serem produzidos. Planejamento do arranjo físico – layout: Esta última etapa do planejamento estratégico do sistema de operações trata do planejamento do arranjo físico ou do layout. Definir arranjo físico ou layout envolve decisões sobre como organizar o espaço das instalações e considera de modo específico o posicionamento e a localização das máquinas e equipamentos, as estações de trabalho, as áreas de armazenagem de materiais e as áreas de atendimento aos clientes. PLANEJAMENTO E CONTROLE DE OPERAÇÕES Feita a projeção do sistema de operações, é preciso atentar para uma série de fatores que influenciam na operacionalização. Tratam-se de decisões de curto prazo (ano, mês e dias) necessários para que a empresa opere e controle o seu sistema de produção, relacionadas aos seguintes fatores: AULA 8 – ADMINISTRAÇÃO DE MARKETING A área de marketing é amplamente reconhecida para o sucesso das organizações. É uma atividade que alcança todas as áreas das empresas, independentemente do seu tipo, da sua dimensão. Para definir e executar a estratégia organizacional, é preciso haver competências e conhecimentos de marketing. A maioria das pessoas confunde marketing com propaganda ou publicidade. Na verdade, propaganda e publicidade são apenas algumas dentre as muitas atividades do marketing. A definição proposta pela American Marketing Association é “marketing é o processo de planejar e executar o desenvolvimento, o preço, a promoção e a distribuição de ideias, bens e serviços para criar trocas que satisfaçam o objetivo de indivíduos e organizações”. A correta gestão da área de marketing possui três grandes eixos de ação: O foco na satisfação do cliente. A integração de todas as atividades da organização visando a satisfação do cliente. A realização dos objetivos organizacionais. Novo paradigma: marketing orientado para o cliente As empresas contemporâneas passaram a adotar uma postura gerencial que coloca o cliente no centro de todas as suas atividades. Hoje, esse posicionamento é considerado vital para a sobrevivência de qualquer negócio que deseja permanecer em mercados competitivos . A empresa cuja estratégia de marketing está orientada para o cliente tem como principal objetivo identificar e satisfazer as necessidades de seus consumidores, atentando-se ainda para as mudanças dessas necessidades. A partir do momento em que o cliente é colocado como o centro das atenções, todas as ações empresariais devem convergir para esse ponto. Processo de Administração de Marketing O ponto de partida do processo de administração de marketing é a análise ambiental. Precisam ser considerados nesta análise: Consumidores – é preciso identificar suas necessidades, conhecer seus hábitos, atitudes e comportamentos de compra. Organização – a análise do ambiente é necessária para levantar as competências e os recursos internos da empresa para identificar seus pontos fortes e fracos e medir sua capacidade de satisfazer as necessidades de seus clientes. Concorrentes – os mercados são caracterizados por um forte movimento de competição. Para criar seu diferencial competitivo e se antecipar às ações dos demais competidores, a organização precisa conhecer os objetivos e estratégias da concorrência. Contexto - é necessário analisar e monitorar a situação econômica, política, cultural, social, legal e tecnológica, para perceber nela os elementos que podem limitar ou potencializar as ações na área do marketing. Isto significa detectar oportunidades ou ameaças que se apresentem no ambiente externo. Novo paradigma: marketing orientado para o cliente Segmentado o mercado, procede-se à elaboração de um plano de atividades de marketing para atingir o posicionamento desejado. Esse plano deve conter decisões sobre o mix de marketing que significa decidir sobre os seguintes aspectos: Produto – especificação das características do produto, seus benefícios, marca, rótulo, qualidade, design, serviços e garantias acoplados, além de formas e cuidados no uso do produto, além de outras. Canais de Distribuição – definir um sistema de escoamento por meio do qual a empresa colocará o produto nas mãos de seus consumidores. Comunicação – diz respeito às decisões que tornem o produto conhecido, que exaltem as suas funcionalidades e que estimulem a sua aquisição. Preço - envolve a definição do preço de venda, condições de pagamento e financiamento, e descontos não promocionais. 1 - Pesquisa de Marketing - Para identificar e satisfazer as necessidades do cliente, são necessárias informações que embasem as atividades do marketing: precisamos conhecer muito bem o cliente, a concorrência e outras forças que agem sobre o mercado. Essas informações são obtidas por meio de algumas fontes, consideradas secundárias, tais como jornais, livros e revistas especializadas; conversas informais com distribuidores, fornecedores e clientes; centrais de Atendimento ao Cliente; compra de informação de empresas especializadasno mercado em que a organização opera. Entretanto, a sustentação das informações do marketing é o Sistema de Informações de Marketing, um processo que inclui: 1. Análise dos Registros Internos, existentes em relatórios, balanços, publicações diversas, (também considerados dados secundários). 2. Pesquisa de Mercado, responsável pela coleta, análise e distribuição dos dados primários; 3. Análise da Situação, que permite a contextualização das informações coletadas no processo de análise das oportunidades ou problemas de marketing; 4. Inteligência de Marketing, que dirige o foco das decisões para os interesses do marketing. 2. Comportamento do consumidor Não é fácil compreender o comportamento do consumidor, uma vez que envolve aspectos físicos, cognitivos e emocionais dirigidos para a aquisição e consumo dos produtos ou serviços escolhidos por eles. Muitos são os fatores que influem a decisão de compra do consumidor, podendo ser de ordem cultural, social e psicológica. Existe ainda um outro fator social que influencia o comportamento de consumo: o status social, pois adquirindo determinado produto ou serviço, as pessoas, de uma certa forma, estão explicitando seus status e o seu papel social. Dentre os fatores psicológicos que determinam as decisões de compra, encontram-se a personalidade, as motivações e as atitudes. Um mesmo comprador pode desempenhar um ou múltiplos papéis no processo de decisão de compra de um produto ou serviço. Os papéis de compra podem ser classificados conforme abaixo: O iniciador – Apresenta a ideia ou sugere a compra; O influenciador – Sua opinião tem forte influencia sobre o processo de compra; O decisor – Aquele que dará a palavra final sobre o que, quando, onde e quanto comprar; O comprador – É a pessoa que efetiva a compra; O usuário – É o que consome o produto ou serviço. 3. Segmentação e Posicionamento de Marketing As empresas que operam em grandes mercados com muitos compradores espalhados geograficamente e diferentes quanto às suas necessidades e hábitos de compra, não podem oferecer seus produtos e serviços de uma forma igual a todos os tipos de clientes. Em vez de praticar o atendimento em massa, buscam identificar fatias do mercado mais atraentes para seu produto ou serviço a fim de atender a estes nichos de mercado de forma diferenciada. Para isso é necessário analisar o contexto, os consumidores, a concorrência e a capacidade da própria organização para fazer uma oferta melhor que a de seus competidores e assim criar junto a seus clientes um diferencial. Este trabalho deve ser executado em três etapas: Segmentar o mercado, identificando os diferentes grupos de consumidores; Selecionar seu mercado-alvo, ou seja, o segmento de maior interesse para a organização. Posicionar as ofertas da empresa nos segmentos escolhidos. 3.1 Segmentação de mercado Para segmentar o seu mercado, a organização deve considerar quatro categorias: Segmentação geográfica - o mercado é dividido em diferentes zonas geográficas de atuação (continentes, países, estados, regiões, cidades ou bairros); Psicográfica – está relacionada ao estilo de vida dos consumidores que se pretende alcançar, sua personalidade e seus valores. Demográfica – utiliza critérios bastante objetivos, tais como: gênero, idade, subcultura. Utiliza também fatores socioeconômicos, tais como: ocupação, grau de instrução, classe social e renda. Comportamental – é segmentação do mercado baseada no próprio comportamento de compra. Para definir a segmentação comportamental de um produto, é preciso considerar a ocasião em que se compra e se consome esse produto ofertado, os benefícios proporcionados pelo mesmo, o status de quem vai consumir, a forma de utilização, o grau de fidelidade à marca e à disposição para o consumo. Seleção do mercado-alvo Para selecionar um mercado-alvo, é necessária a avaliação do grau de atratividade de cada segmento para que sejam escolhidos aqueles segmentos que a empresa tem interesse em atender, ou seja, os segmentos que melhor responderão aos esforços de marketing realizados pela organização. Nos segmentos, são detectadas novas oportunidades e definidas vantagens competitivas sobre os outros competidores. Por esta razão, a empresa deve reunir e comparar os dados da concorrência, bem como, os da própria organização para avaliar pontos fortes e fracos de cada um dos segmentos identificados. 3.2 Posicionamento de marketing Segmentado e selecionado o mercado-alvo, o próximo passo é a definição da oferta que será feita pela organização. O posicionamento é a maneira como a oferta de uma determinada empresa se diferencia na visão de seu consumidor em relação aos produtos ou serviços do concorrente. Para definir o posicionamento do produto, o marketing deve observar três fatores: 1. os consumidores; 2. as necessidades que o produto ou serviço atende; 3. a razão de o produto ser a melhor opção para satisfazer essas necessidades. 4.Mix de marketing: Criar e agregar esse valor é a finalidade do mix de marketing, também chamado de quatro Ps: Eles são variáveis sobre as quais um gerente de marketing deverá decidir: Desenvolver um produto (Product) que consiga satisfazer as necessidades do cliente; Definir um sistema de distribuição (Place) que facilite a chegada do produto ao seu consumidor final; Elaborar uma campanha de comunicação (Promotion) que explicite o valor do produto ao cliente; Estabelecer uma política de preço (Price) que estimule o cliente a comprar o produto e consequentemente impulsione as vendas da empresa. 4.1 Política de produto Depois de definir o posicionamento pretendido para cada mercado alvo, a empresa precisa desenvolver o produto para cada um desses segmentos. É importante ressaltar que o conceito de produto não se refere exclusivamente a objetos físicos, mas também a serviços, informações, organização, ideias, eventos, ou seja, tudo aquilo que possa satisfazer uma necessidade ou um desejo. Dessa forma, o conceito de produto é diretamente ligado ao benefício obtido pelo cliente quando este o adquire. São três as categorias de benefícios do produto: Benefícios funcionais – estão relacionados às funções que se espera do produto. Por exemplo, espera-se que uma caneta escreva, que um corte de cabelo proporcione embelezamento, que um novo software agilize processos de trabalho, etc. Benefícios sociais – estão relacionados aos valores ligados ao consumo de um determinado bem ou à utilização de certo serviço. Um relógio Rolex, por exemplo, não serve apenas para ver as horas, mas também atribui status a quem o usa. Benefícios psicológicos – estão ligados às necessidades de caráter pessoal que alguém busca satisfazer quando consome um determinado produto ou serviço. Uma ida ao cabeleireiro, pode ter a função de fazer a pessoa sentir-se melhor consigo mesma, por exemplo. 4.2 Ciclo de vida do produto Uma vez lançado um produto, surgem outras atribuições ao profissional de marketing, como o gerenciamento do ciclo de vida deste produto no mercado. Este ciclo é dividido em cinco etapas: 5 .Política de distribuição A distribuição abrange a criação e gestão dos canais através dos quais a empresa e seus produtos alcançam o mercado. Os canais de distribuição devem gerar demanda para os produtos e ao mesmo tempo satisfazê-la. Dessa forma, uma política de distribuição deve ocupar-se da entrega do produto em local, momento e quantidades certos. Na definição da estratégia de distribuição do produto, devem ser considerados os canais que se pretende utilizar, o tipo de relacionamento a ser estabelecido, o processo logístico a ser implantado, os níveis de estoque, a modalidade de transporte, formas de estocagem e outras. Os sistemas empregados pelas empresas para alcançar o mercado são muitos. Entre eles encontramos: Vendedores, consultores ou representantes (por exemplo, Avon); Lojas próprias da organização; Venda on-line pelo site na web; Rede de franqueados; Varejistas (supermercados). 6. Política de comunicação Uma boa política de comunicação é ferramenta que pode ser utilizada pelo marketing para criar valor junto aos seus consumidores. É preciso que os consumidores conheçam e atribuam mais valor ao produto da organização do que aos da concorrência. Podemos definir comunicação como os sinais que a empresa dá ao seu mercado-alvo. A comunicação também pode ser chamada de promoção já que seu objetivo é promover os produtos da organização. O conjunto de ferramentas promocionais é chamado de mix da comunicação que é composto pela publicidade ou propaganda, pela promoção de vendas, pelas relações públicas e pelas vendas pessoais. A comunicação de marketing precisa ser planejada e envolve decisões importantes sobre: Público-alvo – A identificação sobre o público-alvo afetará as decisões a respeito do que será dito, como será dito, quando será dito, onde será dito e quem vai dizer. Mensagem – A escolha do tipo de mensagem refere-se ao conteúdo, ou seja, quais os pontos serão comunicados, que tipo de apelo será adotado (o apelo pode ser moral, emocional ou racional), quais os argumentos a serem utilizados e qual a forma como a mensagem será transmitida. Objetivo – A definição do objetivo indicará a resposta que se pretende receber do consumidor. Pode ser a compra do produto comunicado, a utilização de um serviço ou a aceitação de uma ideia. Orçamento – Essa etapa pode ser uma fonte de conflitos entre as áreas funcionais na organização. Geralmente, a decisão sobre os valores a serem investidos na campanha de comunicação são baseados em resultados alcançados pelo produto no passado ou custo de campanhas feitas pelos concorrentes. Na verdade, ambos os critérios são equivocados, já que o orçamento deve ser estabelecido com vistas aos resultados que se quer alcançar através da campanha promocional; Meio de comunicação – definida a mensagem, é preciso fazer uma boa escolha do veículo que vai comunicá-la ao consumidor. Avaliação da Campanha – É preciso estabelecer mecanismos de controle do trabalho de comunicação para que sejam observadas eventuais falhas a serem evitadas no futuro. As principais ferramentas e veículos promocionais que ajudam a levar o produto ao mercado- alvo são: Publicidade – é a apresentação de mensagens e anúncios para informar ou convencer os consumidores sobre o produto, serviço, organização ou ideia. Pode ser veiculada por meio de televisão, revista, imprensa, rádio, catálogos, outdoors, mailing, telemarketing, internet, etc. Promoção de vendas – É a utilização dos canais de distribuição para promover as ações de marketing da empresa. A promoção de vendas pode ser através de ofertas de cupons, amostra-grátis, descontos, concursos e prêmios. Venda direta – é a comunicação verbal e pessoal com os consumidores a fim de fechar uma venda. Permite grande interação com o cliente e excelente potencial de fidelização. Entretanto, é bastante difícil, dispendioso e desafiador desenvolver uma força de vendas própria. Relações públicas – é a forma da empresa estabelecer relacionamentos com seus diversos públicos promovendo suas atividades, construindo uma boa imagem corporativa e administrando rumores, histórias e episódios desfavoráveis para a organização. Para este meio de comunicação, a empresa pode se utilizar de conferências de imprensa ou teste de produtos para pessoas que posteriormente vão influenciar os consumidores. Este é um meio com custo relativamente baixo para promover tanto produtos quanto a organização. Além disso, a informação veiculada por meio de relações públicas tende a ganhar mais credibilidade por parte do consumidor. 7. Política de preço O último elemento a ser analisado no composto de marketing é o preço. A política de preço tem impacto sobre a imagem do produto e influencia diretamente nas decisões de compra dos consumidores, refletindo sobre os lucros da empresa. Dos quatro Ps apresentados anteriormente, o preço é o único que gera receita para a empresa. Para definir o preço de um produto, deverão ser considerados fatores como: o valor percebido pelo cliente, o preço praticado pelos concorrentes, os objetivos da organização, os custos de produção, entre outros. Uma política de preço pode envolver questões éticas e legais. Algumas práticas são consideradas ilegais ou antiéticas por terem o objetivo de destruir a concorrência: Preço predatório – estabelecer um preço muito baixo durante certo período para que o concorrente abandone o mercado. Combinação de preço – definir preços combinados com alguns concorrentes. Fixação de preço – estabelecer um preço fixo a ser praticado pelos distribuidores. A política de preço pode desaguar em processos judiciais por parte de órgãos reguladores, consumidores ou concorrentes. Processos judiciais levam à degradação da imagem da organização e podem resultar em pesadas indenizações. AULA 9 – ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS As pessoas são fundamentais para a existência das organizações. Na verdade, hoje, o elemento humano é considerado fonte de vantagem competitiva para as empresas que sabem atrair, desenvolver e reter os melhores talentos. Assim sendo, é muito importante gerir os esforços e as atividades dessas pessoas. Esta é a função da Administração de Recursos Humanos (ARH). A ARH cuida das práticas e políticas necessárias à administração das pessoas, especialmente as atividades de recrutamento, seleção, orientação, treinamento, desenvolvimento, avaliação e remuneração do pessoal. Destacamos três objetivos centrais da ARH: H - Manter os Recursos Humanos comprometidos, motivados e satisfeitos com a organização. R - Adaptar as pessoas à organização e desenvolver todo seu potencial de crescimento. A - Identificar e atrair pessoas qualificadas e competentes. O PROCESSO DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS O processo de ARH é composto por nove atividades que buscam atrair as melhores pessoas, desenvolver suas potencialidades e conservá-las comprometidas com a empresa por longo tempo: PLANEJAR; RECRUTAR; SELECIONAR; ORIENTAR; TREINAR; AVALIAR; REMUNERAR; PROMOVER E QUANDO NECESSÁRIO DEMITIR PESSOAS. A ARH é exercida num determinado contexto no qual a empresa está inserida. Internamente, a ARH, por ser uma função de apoio, deve estar em sintonia com a estratégia e com os gerentes das demais áreas funcionais, deve ser adequada à estrutura da organização e tem que contribuir para o alcance dos objetivos empresariais. INFLUÊNCIAS DO AMBIENTE SOBRE A ARH Vários fatores ambientais externos influenciam as organizações, impactando especialmente o processo de ARH. É necessário monitorá-los e analisá-los para promover as necessárias alterações nas relações entre a empresa e seus membros. Vamos analisar algumas importantes influências que incidem sobre o processo de ARH: Globalização: A globalização representa uma série de fatores sociais, econômicos e culturais e é um dos fatos contemporâneos que têm trazido inúmeros desafios para os profissionais de recursos humanos. Uma das consequências visíveis da globalização é a abertura de mercados, incluindo o mercado de trabalho. Ou seja, ao mesmo tempo em que a globalização ampliou o mercado de trabalho no qual uma empresa pode recrutar pessoas, este mesmo fato obriga os profissionais da área a se adaptarem e aprenderem a lidar com pessoas de diferentes culturas, bem como administrar equipes com identidades culturais diferentes. Legislação: As leis trabalhistas compõem o fator de maior visibilidade, dentre todos os fatores ambientais que impactam o processo de ARH. Nas últimas décadas foram promulgadas leis, normas e regulamentos com
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