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Processo de Comunicação e suas Barreiras Liderança e Comunicação Organizacional | 81 Objetivos Ao final desta unidade de aprendizagem, você será capaz de: • Identificar os elementos básicos de um processo comunicacional; • Avaliar a eficácia das comunicações organizacionais; • Reconhecer as principais barreiras e filtros para a comunicação; • Analisar os processos de comunicação na organização em que atua. Liderança e Comunicação Organizacional | 83 1. O Processo de Comunicação Você sabe o que significa comunicar? Para Thayer (1972), comunicar é “tornar comum uma realidade, uma informação, uma ideia, um pensamento ou uma atitude, através de qualquer canal efetivo”. Como definiram Katz e Khan (1976), a comunicação é um processo de intercâmbio de informações e de transmissão de significados que representa a própria essência de todo sistema social humano. É a comunicação que permite às pessoas gerarem e partilharem informações, dando capacidade a elas de cooperarem e de se organizarem coletivamente (Kreps, 1990). A comunicação é um suporte fundamental necessário ao bom relacionamento entre uma organização e seu público, seja ele interno ou externo. Quando realizada de modo eficaz, a comunicação é um fator determinante para o sucesso da organização, independentemente de seu porte e área de atuação. Vamos identificar os elementos que fazem parte de um processo de comunicação? Nele, podemos encontrar: Elementos do Processo de Comunicação • Mensagem É o conteúdo da comunicação, que sempre ocorre em determinadas situações ou circunstâncias que envolvem o emissor e o receptor. 84 | Liderança e Comunicação Organizacional • Receptor É o destinatário da mensagem. É ele quem descodifica ou interpreta o seu significado. • Emissor É aquele que inicia o processo comunicativo. O emissor prepara a mensagem, transformando-a em um código compreensível ao receptor. Este código é um elemento organizador do conteúdo da mensagem, também chamado de linguagem. • Canal É o meio utilizado para transmitir a mensagem do emissor para o receptor e, também, para fazer o caminho inverso, ou seja, transmitir o feedback, que é a resposta do receptor à mensagem recebida. A comunicação sempre acontece quando há intenção, propósito ou necessidade por parte do emissor, do receptor ou de ambos. Todos os atos comunicativos possuem caráter circular, pois há sempre uma reação à transmissão, que pode fornecer feedback ao emissor. Como destaca Robbins (2010), a comunicação é mais do que simplesmente transmitir uma mensagem. Para que o processo se efetive, é necessário que a mensagem seja compreendida. Em outras palavras, a comunicação envolve a transmissão e a compreensão de significados. Porém, nem todos os atos comunicativos causam os efeitos desejados, nem são automaticamente respondidos e aceitos da forma pretendida pelo emissor. Quando isso ocorre, temos o chamado ruído na comunicação, o fator que interfere e dificulta a eficácia da comunicação. O ruído é chamado também de “barreira”. No quadro a seguir, podemos sintetizar os elementos do processo de comunicação. Observe-os: Liderança e Comunicação Organizacional | 85 Codificação Decodificação Mensagem Código - Canal Ruído Feedback (retorno) EMISSOR RECEPTOR Quadro 1: Elementos do Processo de Comunicação. Fonte: Baseado em Robbins (2010). 2. A Comunicação Eficaz nas Organizações Utilizamos o termo comunicação organizacional para nos referirmos ao processo de comunicação que ocorre no contexto das organizações. A comunicação organizacional abrange todas as formas de comunicação utilizadas pela organização para se relacionar e interagir com seus diferentes públicos. (Riel, 1995). Para Riel (1995), a comunicação organizacional engloba: • Relações públicas da organização com seu público externo; • Marketing; • Propaganda voltada aos consumidores; • Comunicação interna com os funcionários. Com isso, vemos que a comunicação organizacional envolve todo o grupo de atividades voltadas para os públicos ou segmentos com os quais ela se relaciona, tanto interna quanto externamente. Trata-se de um processo social que relaciona indivíduos, grupos, departamentos, unidades e organizações. E é por meio deste processo social que cada organização Importante 86 | Liderança e Comunicação Organizacional viabiliza a formação de sua cultura e de sua identidade, bem como a sua projeção exterior, ajudando, assim, a construir a própria imagem. Segundo Lacombe (2009), uma boa comunicação, em qualquer meio social em que ocorra, começa pela capacidade de ouvir, e requer as seguintes características básicas: Uma boa comunicação é aquela que é clara, coerente, adequada ao público, divulgada no momento oportuno, e que chega ao destino correto. (Redfield, 1985). Com uma linha semelhante de raciocínio, Marques (2004) aponta os 5 cc da comunicação eficaz, que são: Conhecer o interlocutor, compreendendo as suas características e necessidades. Manter a fidelidade ao pensamento original, traduzindo este pensamento nas palavras certas. Utilizar uma linguagem adequada ao interlocutor e um canal de comunicação acessível a ele. Importante Clara Consistente Contínua e frequente Curta e rápida Completa 5 cc Liderança e Comunicação Organizacional | 87 Como você já deve ter percebido, a comunicação nas organizações é um processo de construção de sentidos, muitas vezes complexo. Os interlocutores participam de um jogo de interações, no qual trocam mensagens com pessoas que ocupam posições diferentes e realizam distintas funções. Conseguir o que se deseja por meio da comunicação nem sempre é uma tarefa fácil, porque cada pessoa tem uma forma diferente de pensar e de interpretar, além de vários outros fatores que podem interferir e ocasionar as falhas na comunicação. Entre esses fatores de interferência, podemos citar a rede de referências, valores e conhecimentos sociais, afetivos, culturais, religiosos, profissionais, científicos etc., que mudam de indivíduo para indivíduo e de comunidade para comunidade (Blikstein, 1997). Especialmente no caso das organizações, este objetivo da comunicação é ainda mais difícil de ser alcançado, já que, na maior parte das vezes, tais organizações têm a intenção de persuadir ou sensibilizar os receptores para que tenham determinadas atitudes ou reações. Essa dificuldade se dá também por conta da grande diversidade existente. Por isso, é muito importante conhecer todos os componentes que fazem parte do processo de comunicação, inclusive os ruídos, pois são eles que ditam, em grande parte, o sucesso ou o fracasso de uma organização. Vejamos a seguir como ocorrem os ruídos na comunicação. 3. Ruídos/Barreiras na Comunicação O processo de comunicação nem sempre flui livremente, devido a um conjunto de influências que desviam seu curso ou se transformam em uma sequência de barreiras. Para Prochnow (2005), a comunicação mal-realizada ou prejudicada por qualquer tipo de barreira gera insegurança, desmotivação e falta de comprometimento das pessoas, o que acaba interferindo na 88 | Liderança e Comunicação Organizacional execução das tarefas, no desenvolvimento dos processos e na qualidade dos resultados que a organização busca. Barreiras são os problemas que interferem na comunicação, prejudicando a eficácia comunicativa. Segundo Lacombe (2009), os seguintes fatores podem atuar como barreiras à comunicação: 1. Barreiras mecânicas ou físicas – São fatores físicos, relacionados aos canais ou aos ambientes de transmissão das mensagens, que dificultam ou bloqueiam a comunicação. Temos como exemplos o barulho e os equipamentos defeituosos.2. Fatores Psicológicos – Estão relacionados aos sentimentos e emoções humanas, que podem fazer com que uma mensagem, enviada com certa intenção pelo emissor, seja interpretada de modo totalmente inesperado ou distorcido pelo receptor. 3. Fatores de Ordem Sociocultural – Relacionam-se às diferenças de condição social e econômica, valores, crenças e outros traços culturais que os interlocutores possuem, e que distorcem a interpretação, ou até mesmo, impedem a transmissão das mensagens. O fator de ordem sociocultural é um tipo complexo de barreira à comunicação por conta da diversidade de culturas. Veja a seguir dois exemplos relacionados ao fator sociocultural como barreira de comunicação: • Diferenças de status (posição social): nas hierarquias organizacionais, há diferenças de status que podem ser barreiras à comunicação quando são percebidas como ameaça pelos que estão nos níveis hierárquicos inferiores. Importante Liderança e Comunicação Organizacional | 89 Essas diferenças podem estimular a competição entre pessoas e departamentos em torno do poder, além de criar um hiato de comunicação entre os vários níveis, sobretudo, entre superiores e subordinados. • Grupos sociais são outro exemplo de barreira. Em virtude da identidade que possuem, os grupos sociais às vezes criam vocabulários específicos, que apenas os seus membros entendem. Esta linguagem “intragrupal” escapa do domínio comum e fica restrita a um determinado grupo operacional, profissional ou social. Isso é muito comum entre pessoas que têm elevado domínio técnico de determinada função e utilizam jargões entendidos apenas pelo “pessoal da área”. Muitos equívocos de interpretação são causados por diferenças de crenças, valores e origem cultural. No Brasil, por exemplo, abraços e beijos são maneiras de cumprimentarmos as pessoas, mesmo aquelas que acabamos de conhecer ou com quem nos relacionamos profissionalmente, não é mesmo? Em outras culturas, como a alemã ou a canadense, esta forma de se comunicar com os outros é reservada exclusivamente para relacionamentos mais íntimos, sendo considerada inconveniente quando ocorre no ambiente de trabalho. O simples gesto de “tudo bem” ou “positivo”, que nós brasileiros tanto utilizamos ao estendermos o polegar, representa um gesto obsceno com conotação sexual na Autrália e na Nigéria. Lacombe (2009) observa, também, que o excesso de informações é uma barreira bastante presente na atualidade. A sobrecarga de informações, a proliferação de documentos administrativos, as reuniões excessivas e o número crescente de novos canais de comunicação têm causado uma saturação nos interlocutores, que não conseguem assimilar todas as mensagens bombardeadas no seu ambiente social e nas organizações onde trabalham. Saiba mais 90 | Liderança e Comunicação Organizacional A falta de seleção e de prioridades confunde o público em vez de propiciar uma comunicação eficaz. Para Robbins (2010), a percepção seletiva é uma das barreiras mais comuns no processo de comunicação, pois os receptores selecionam e interpretam as mensagens a partir de seus próprios quadros de referência, valores, interesses, experiências e, muitas vezes, preconceitos. Um entrevistador que acredita que as mulheres se dedicam pouco ao trabalho por colocar a família em primeiro lugar, por exemplo, tenderá a avaliar deste modo todas as candidatas, quer elas pensem assim ou não. A grife de roupas Zara teve grandes problemas com uma nova coleção de pijamas infantis, lançada em agosto de 2014. A camisa do pijama era listrada de azul e branco e trazia uma estrela de seis pontas dourada no peito. Segundo a empresa, a ideia era explorar o conceito de xerife do faroeste, mas a camisa lembrava – e muito – o uniforme dos presos judeus durante o Holocausto. Como resultado, a empresa recebeu uma avalanche de críticas. As peças foram tiradas das lojas, e a Zara se desculpou publicamente. O CEO do Twitter, Dick Colosto, em uma conferência para analistas de mercado, disse o seguinte: “Ao interagir sobre a experiência não conectada e curar tópicos, eventos e momentos que são entregues na plataforma, vocês certamente devem esperar que passemos essas experiências ao público total, e isso inclui os usuários conectados e os usuários organizados”. Caso você tenha tido alguma dúvida sobre a declaração, não se preocupe, pois a plateia também não entendeu muita coisa e certamente estranhou que essa declaração viesse do CEO de uma empresa que fez fortuna dizendo coisas com rapidez. Na prática Na prática Liderança e Comunicação Organizacional | 91 3.1 Filtragens na Comunicação Segundo Lacombe (2009), além das barreiras mostradas anteriormente, há também as filtragens, que acontecem especialmente na comunicação entre superiores e subordinados. As filtragens, se referem à distorção da informação para atender ao interesse pessoal do emissor ou para tornar a mensagem mais aceitável ao receptor. Elas estão relacionadas a algumas causas, que podem ser vistas no quadro a seguir: Superior > Subordinado (comunicação descendente) Subordinado > Superior (comunicação ascendente) • Os superiores não dão informações aos subordinados, para mantê-los menos informados e mais dependentes. • Os superiores não confiam nos subordinados. • Os superiores escondem informações que acreditam serem desmotivadoras para os subordinados. • Os subordinados são mais leais aos colegas de trabalho do que aos superiores. • Os subordinados não confiam nos superiores. • Os subordinados escondem informações que acreditam que seriam mal-recebidas pelos superiores. • Os superiores não demonstram interesse pelas informações dos subordinados. A filtragem é a manipulação da informação pelo emissor para que o receptor a veja de modo mais favorável. O medo de dar más notícias ou o desejo de agradar ao chefe, por exemplo, levam os funcionários a dizer aos superiores aquilo que acham que os chefes querem ouvir, provocando assim uma distorção na comunicação. (Robbins, 2010) Segundo Robbins (2010), na comunicação descendente, os gestores devem explicar aos subordinados as razões pelas quais uma decisão foi tomada. Diversas pesquisas mostram que o grau de aceitação das decisões tomadas é maior quando as pessoas entendem as razões que justificam tais decisões. A prática de ouvir os subordinados, permitindo Importante 92 | Liderança e Comunicação Organizacional que eles comuniquem seus anseios e opiniões também é importante na comunicação descendente. Lacombe (2009) afirma que uma boa comunicação motiva os subordinados, pois saber como seu trabalho influencia os resultados da empresa é um forte fator de motivação. Sendo assim, é importante estar atento para os ruídos e as filtragens nas comunicações organizacionais. Quanto menor a distorção na comunicação, melhor os funcionários compreenderão as metas, o feedback e as mensagens dadas pelos gestores, em qualquer nível em que estejam. (...) Bons comunicadores explicam as razões por trás das comunicações descendentes e também solicitam aos subordinados que comuniquem suas opiniões. (Robbins, ibid) 4. Formas, Direções e Canais da Comunicação É importante notar que as comunicações na organização ocorrem de modo contínuo e muito dinâmico, sendo várias as direções e os canais pelos quais as mensagens são permanentemente trocadas. Conheça, agora, os estilos de comunicação. 4.1 Comunicação Oral, Escrita e Não verbal As comunicações na organização assumem três formas básicas, segundo Robbins (2010): Comunicação Oral Palestras, conversas, propagação de rumores são exemplos da comunicação oral. Trata-se de uma forma muito rápida e direta de comunicação, além de ser uma ferramentaeficaz de feedback entre gestores e funcionários. Importante Liderança e Comunicação Organizacional | 93 Esta modalidade de comunicação, entretanto, tem limites quando se trata de envolver um grande número de pessoas em cadeia, pois as chances de distorção da mensagem são muito grandes até que se chegue ao destinatário final. Comunicação Escrita A comunicação escrita engloba todos os documentos oficiais da organizaçãotais como: correspondências, jornais e outros meios informativos. Esta modalidade de comunicação é padronizada e verificável, por isso é a preferida para comunicar mensagens importantes ou complexas. A desvantagem é que geralmente consome mais tempo. O feedback à mensagem, na maior parte das vezes não é imediato, como no caso da comunicação oral. Comunicação Não verbal A comunicação não verbal envolve elementos como o gestual, a entonação da voz, o olhar, a postura e outras formas de expressão corporal. Todo movimento corporal tem um significado, isto é, também comunica alguma coisa, geralmente importante. Essa modalidade nunca é totalmente acidental e muitas vezes ocorre até de modo inconsciente. Segundo estudiosos, a leitura da linguagem corporal permite identificar alguns estados emocionais e intencionais das pessoas com quem nos comunicamos, principalmente quando esta linguagem é interpretada em conjunto com as mensagens emitidas pela comunicação oral. Não é surpresa o fato de uma mensagem não verbal estar em total contradição com uma mensagem verbal. A comunicação oral é uma forma rápida e direta de comunicação e muito eficaz para o feedback. A comunicação escrita é padronizada e verificável, por isso é a preferida para comunicar mensagens importantes ou complexas. Importante 94 | Liderança e Comunicação Organizacional A comunicação não verbal está relacionada às formas de expressão corporal e muitas vezes emite mensagens que contradizem a comunicação oral. 4.2 Comunicação Vertical e Horizontal No que diz respeito à direção das comunicações, temos a comunicação vertical e a horizontal. Quando a comunicação se dá entre os membros de um nível hierárquico equivalente, ocorre a comunicação horizontal, também chamada de lateral. Quando os níveis hierárquicos são diferentes, temos a comunicação vertical. A comunicação vertical pode ser ascendente ou descendente. Ela ocorre de modo descendente (dos níveis mais altos da hierarquia para os mais baixos) quando, por exemplo, gestores e líderes se comunicam com os funcionários para dar instruções sobre as tarefas, explicar as políticas e procedimentos ou fornecer algum feedback sobre o desempenho. Já a comunicação ascendente (dos níveis mais baixos para os mais altos) é utilizada para comunicar os progressos em relação às metas, relatar problemas ou dar feedeback aos gestores e líderes. Este tipo de comunicação é crucial para a expressão e a participação dos colaboradores na organização. É por meio dela que podem ser obtidas sugestões, críticas e novas ideias. Além disso, é nesta forma de comunicação que temos as dúvidas e questionamentos respondidos. 4.3. Canais Formais e Informais de Comunicação Para Dubrin (2001) os canais de comunicação são basicamente divididos em formais e informais. Liderança e Comunicação Organizacional | 95 Canais Formais Os canais formais são os caminhos oficiais para envio de informações para os públicos interno e externo da empresa. Para isso, tem-se como principal referência o organograma que indica por onde a mensagem deve seguir. Boletins, jornais, sites corporativos, correio eletrônico e quadros de aviso são exemplos. Canais Informal Os canais informais são aqueles compostos pela rede de comunicação não oficial. Esta forma de comunicação é utilizada espontaneamente pelas pessoas no ambiente de trabalho e funciona de forma complementar aos canais formais. A popular “rádio corredor” seria um exemplo deste tipo de canal. Os canais informais são meios propícios para a transmissão de boatos, e até podem criar problemas à organização. Porém, se forem bem-utilizados, também podem promover uma construtiva troca de informações, que muitas vezes, ocorre ao redor do café ou em outros espaços comuns de socialização na empresa. A importância da comunicação informal entre os trabalhadores já foi percebida desde o novo modelo de produção desenvolvido nas fábricas da Toyota, no Japão, na década de 1950 (posteriormente difundido para outras fábricas do mundo). Esse modelo criou condições para uma maior interação entre operários no chão da fábrica, substituindo o trabalho isolado na linha de montagem pelas “equipes cooperativas”. Assim, os trabalhadores interagem e trocam informações com frequência, visando à solução dos problemas cotidianos da produção. (Coriat, 1994) Segundo Lacombe (2009), as informações geralmente tendem a fluir mais facilmente de cima para baixo do que no sentido inverso. Nas comunicações ascendentes, os filtros costumam ser mais fortes e, para lidar com eles, é indispensável criar condições de confiança entre os interlocutores. Não basta comunicar bem de cima para baixo. É preciso também adquirir a confiança dos subordinados e ouvi-los sempre que necessário por meio dos canais adequados. O autor destaca alguns destes canais formais e informais: • Visita aos locais de trabalho; Saiba mais 96 | Liderança e Comunicação Organizacional • Conversas livres com colegas e clientes; • Política de portas abertas (acesso aos gestores de nível mais alto); • Sistemas de coleta de sugestões, inclusive com mecanismos de recompensa; • Pesquisas de opinião; • Ombudsman (especialista responsável por receber e investigar imparcialmente reclamações e sugestões de empregados e clientes). A EMBRACON é uma empresa de serviços financeiros que, em 2014, implantou um canal de ouvidoria do colaborador, batizado de “Fale com a Gente”. O objetivo é incentivar as pessoas a expressar sua opinião, fazer reclamações e sugerir melhorias para a empresa. Além disso, por meio da garantia do anonimato, os funcionários são incentivados a denunciar qualquer prática considerada nociva às pessoas ou à organização. (Nomura, 2015) Na prática Liderança e Comunicação Organizacional | 97 Síntese Nesta unidade abordamos o significado de cada um dos elementos do processo de comunicação, compreendendo que todo processo envolve emissor e receptor, trocando uma mensagem por meio de um canal. Como você deve ter percebido, a comunicação só se completa quando ocorre o feedback. Porém, os ruídos podem interferir nesse processo, causando problemas para a eficácia comunicativa. Destacamos, também, que a comunicação eficaz apresenta alguns atributos, devendo ser clara, coerente, adequada ao público e divulgada no momento oportuno, de modo a chegar ao destino correto. Paralelamente aos canais formais de envio de informações para o público interno e externo da empresa, surgem, também, os canais informais de comunicação, que são utilizados espontaneamente pelas pessoas no ambiente de trabalho, promovendo uma rede de troca de informações. Por fim, discutimos sobre as principais barreiras ao processo de comunicação, dentre as quais destacamos os fatores mecânicos, psicológicos e socioculturais, sendo importante, também, perceber a interferência do excesso de informação e da percepção seletiva. Liderança e Comunicação Organizacional | 99 Leitura Complementar Leia a seção “Por que a comunicação empresarial é tão importante hoje?” no livro “Comunicação Empresarial: a construção da identidade, imagem e reputação”, e entenda melhor o motivo pelo qual as empresas devem se dedicar à eficiência nas comunicações organizacionais. ARGENTI, Paul A. Comunicação empresarial: a construçãoda identidade, imagem e reputação. 2ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. Liderança e Comunicação Organizacional | 101 Referências Bibliográficas BLIKSTEIN, Izidoro. Técnicas de comunicação escrita. São Paulo: Ática, 2001. CORIAT, Benjamin. Pensar pelo avesso: o modelo japonês de trabalho e organização. Rio de Janeiro: Revan/UFRJ, 1994. DUBRIN, Andrew J. Princípios de administração. 4ªed. Rio de Janeiro: LTC,2001. KATZ, Daniel; KHAN, Robert. Psicologia social das organizações. São Paulo: Atlas, 1976. KREPS, G. Organizational Communication: Theory and Practice. 2ª ed. Nova York: Longman, 1990. LACOMBE, Francisco. Teoria geral da administração. São Paulo: Saraiva, 2009. MARQUES, Ricardo. Comunicação interna. RH Portal. 27 Jan 2004. Disponível em: http://www.rh.com.br/Portal/Comunicacao/ Artigo/3715/comunicacao-interna.html Acessado em: 18/04/2016 NOMURA, Maria Carolina. Caminho aberto para evoluir. Valor Carreira, São Paulo, ano 13, n. 13, outubro 2015. PROCHNOW, Franci Daniele; LEITE, Dra. Magda Lauri Gomes; PILATTI, Dr. Luiz Alberto: Motivos Causadores de Falhas de 102 | Liderança e Comunicação Organizacional Comunicação dentro das Empresas. In: XII SIMPEP, 2005, Bauru. Anais. Disponível em: http://www.simpep.feb.unesp.br/anais/ anais_12/copiar.php?arquivo=Prochnow_fd_motivos%20causadores.pdf. Acesso em: 18/04/2016. REDFIELD, C. Comunicações administrativas. 3ª ed. São Paulo: Fundação Getúlio Vargas, 1985. ROBBINS, Stephen. Comportamento organizacional. São Paulo: Pearson, 2010. RIEL, Cees Van. Principles of Corporate Communication. Chicago: Prentice Hall, 1995. THAYER, Lee. Princípios de comunicação administrativa. São Paulo: Atlas, 1972.
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