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UNIVERSIDADE JOSÉ DO ROSÁRIO VELLANO UNIFENAS 8º PERIODO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO GESTÃO DE PROJETOS PROJETO SEGURO RURAL Alfenas - MG 2015 Equipe Adalton da Silva Mendonça Camila Kátia Avelino Carlos Eduardo de Souza Danielle Maria Pereira Franklin Valério Mota Pereira GESTÃO DE PROJETOS PROJETO SEGURO RURAL ORIENTADORA Prof. Ana Maria Santana do Amaral Alfenas - MG 2015 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 5 2. OBJETIVO 5 3. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA 5 3.1. Dados da empresa 5 3.1.1. Organograma de Processos 6 3.2. Histórico 6 3.3. Setor de atividade e ramo de atuação 6 3.4. Serviços oferecidos 7 3.5. Forma de comercialização 7 3.6. Instalações 7 3.7. Identidade Corporativa 8 4. PÚBLICO GERAL 9 4.1Clientes 9 4.2 Fornecedores 9 4.3. Funcionários 9 4.4. Concorrentes 9 4.5. Organograma Funcional/ Estrutural 10 5. O PROJETO 11 5.1 Identificação 11 5.2. Declaração de Propósitos / Justificativas 11 5.3. Contextualização (Ou Antecedentes Ou Histórico) 12 6. OBJETIVOS DO PROJETO 12 6.1. Geral 12 6.2 Específicos 13 7. PÚBLICO-ALVO DO PROJETO 13 8. METODOLOGIA (OU ABORDAGEM) 13 9. PRODUTOS/ SERVIÇOS ESPERADOS 14 10 DESENVOLVIMENTO 15 10.1. Escopo do Projeto 15 11. RISCOS ENVOLVIDOS 16 12. MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO 17 13. ESTIMATIVAS DE RECURSOS E CUSTOS 18 14. CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO FÍSICA 18 15. CONCLUSÃO 19 16. REFERENCIAS BOBLIOGRÁFICAS 20 17. ANEXO 21 1. INTRODUÇÃO Atualmente, as empresas usam de diversos meios e mecanismos para se manterem atuantes e fortes no mercado tão acirrado como se vê. E para isso os profissionais da administração, principais responsáveis pela saúde organizacional dessas entidades, assumem essa tendência com responsabilidade de estudarem cada vez mais, para que, com o conhecimento adquirido aumente ou disponibilize o sucesso de cada organização. 2. OBJETIVO O objetivo é a criação de um projeto que traga tranquilidade para os empreendedores do agronegócio, concomitantemente, objetivar um retorno do capital investido na criação do mesmo. Com isso a intenção da empresa é aumentar seu negocio, abrangendo outros mercados, regiões e prosperando seus negócios. Contudo, o maior foco do projeto é oferecer ao produtor uma ferramenta que possa assegurar seu patrimônio e a sua produção, otimizando os lucros da GOYATA. 3. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA 3.1 Dados da empresa GOYATA CORRETORA DE SEGUROS LTDA, situa-se na avenida Lincon westin da Silveira – 1934, centro de Alfenas, são cinco funcionários no total. 3.1.1 Organograma do processo 3.2 Histórico da Organização A Goyatá Seguros Ltda., empresa fundada em 15/09/1991, pelos sócios e irmãos Eugenio Pacelli dos Reis Goyatá e Pedro Paulo dos Reis Goyatá, atua em Alfenas e região. Buscando sempre a excelência nos serviços prestados, possui uma equipe de corretores treinados e um banco de dados atualizado diariamente com os melhores produtos/ serviços das maiores seguradoras do país. Com a filosofia de manter sempre a responsabilidade e transparência, a Goyatá Seguros atua há 22 anos no mercado trabalhando sempre para identificar as melhores opções de seguradoras para oferecer as melhores coberturas securitárias. 3.3 Setor de atividade e ramo de atuação Corretores e agentes de seguros, de planos de previdência complementar e de saúde. 3.4 Serviços oferecidos Os serviços oferecidos são seguros de automóvel, vida individual ou em grupo, empresarial, residencial, maquinas e equipamentos, seguro estagiário e previdência. Os seguros de automóvel tem cobertura total do veiculo em caso de colisão, incêndio, roupo e furto. Os seguros de vida tem cobertura por morte acidental, natura ou invalidez permanente á os seguros empresariais e residências cobre roubo, incêndio, danos elétricos. Maquinas e equipamentos são voltados a setores agrícolas, o estagiário são para estudantes acadêmicos que querem trabalhar e as coberturas são as mesmo do seguro de vida. A previdência garante a renda do segurado e da toda a família do contribuinte, é uma aposentadoria para o futuro. 3.5 Formas de comercialização A principal forma de comercialização é por telefone, internet, e na própria empresa. A comercialização inicia com o pedido do cliente para realizar a cotação do seguro, A funcionária realiza os cálculos através dos sites das seguradoras verifica em qual fica com melhor preço, e logo em seguida são passada as condições para o cliente, se ele autorizar o seguro é fechado e fica com a cobertura por um ano. 3.6 Instalações/ Layout Os principais equipamentos utilizados na Goyatá Seguros são computadores 3.7 Identidade Corporativa Missão: Garantir a clientes e parceiros, qualidade e excelência na prestação de serviços de administração e intermediação de negócios de seguros e previdência privada, obtendo os melhores índices de satisfação. Visão: Ser reconhecida no mercado Sul Mineiro como uma empresa que exceda as expectativas dos clientes na administração intermediação e qualidade dos serviços prestados. Valores: Conhecimento Técnico, Agilidade e Comprometimento, Transparência e Respeito aos Clientes e Responsabilidade Social. 4. PÚBLICO GERAL 4.1Clientes São pessoas físicas e jurídicas, tanto homens quanto mulheres, de 18 a 60 anos, interessadas em obter seguros voltados para área de agronegócios, isto é, para propriedades rurais, equipamentos e estruturas, produção e atividades do grupo. 4.2 Fornecedores Os fornecedores da corretora são as seguradoras Zurich Minas Brasil, Mapfre Seguros, Allianz, Porto, Confiança, Itaú, Bradesco, Sul América. A casa da impressora fornece toda a linha de papelaria e manutenção de impressora. 4.3 Funcionários São seis funcionários de trabalham na empresa Goyatá Seguros, são duas funcionarias no atendimento dos clientes que realiza a cotação dos seguros, a terceira funcionaria para emitir e finalizar o processo. A quarta colaboradora é responsável em atender todos os casos de assistência dos seguros e toma conta da área financeira. O quinto funcionário fica por conta de entregar as correspondências. A sexta funcionaria fica na parte da limpeza. 4.4 Concorrentes Os principais concorrentes da corretora são: Athenas Administradora e Corretora de Seguros: localizada na rua Cel Pedro Correia, Centro de Alfenas. Sesane Adm Corretora de Seguros: situa-se também na rua Cel Pedro Correia, Nº 46, centro, de Alfenas. Soberana Adm E Corretora de Seguros: Avenida São Jose, Centro, Alfenas. Teodoro e Cunha Corretora de Seguros: Avenida Governador Valadares, Centro, Alfenas. Quantun Previdenia e Seguros: Localiza à avenida Lincon Westin da Silveira, 828, Jardim São Lucas, Alfenas. 4.5 Organograma Funcional/ Estrutural 5. O PROJETO TERMO DE ABERTURA DO PROJETO 5.1. Identificação Título do projeto: SEGURO RURAL Entidade proponente/Cliente: GOYATA SEGUROS Órgão/Setor responsável: Comercial Coordenador: Franklin Valério Pereira Mota Grupo de Trabalho: Adalton da Silva Mendonça Camila Katia Avelino Carlos Eduardo de Souza Danielle Maria Pereira Franklin Valério Pereira Mota Período de execução: Maio de 2015 até dezembro de 2015 5.2. Declaração de Propósitos / Justificativas O presente projeto visa atender a necessidade da empresa em aumentar sua carteira de clientes e concomitantemente a isso, seus ganhos financeiros. Por outro lado, existe também o objetivo de atender uma fatia de clientes que buscam por um respaldo quanto à segurança de seus bens patrimoniais e de suas respectivas produções, visto que, é uma demanda crescente principalmente na região do Sul de Minas, onde pode-se notar acontecimentos climáticos e sociais que de certa forma prejudicamos resultados esperados pelos produtores. O projeto SEGURO RURAL não só atender o que acima foi relacionado, mas também, proporcionará um maior conhecimento de ambos os envolvidos no mesmo, desde a própria empresa, clientes como também aos executantes e idealizadores, que poderão absorver mais experiência. 5.3. Contextualização (Ou Antecedentes Ou Histórico) Através de uma pesquisa rápida realizada na própria organização e na região, notou-se que as empresas de seguro (incluindo corretoras) não se atentam tanto ao fato de que os proprietários de terra ou produtores de rurais demandam de um segurança maior quanto aos seus bens e suas culturas. A empresa Goyata está inclusa entre as organizações que não se atentaram para a referida demanda. Nos últimos 2 anos, a região de atuação da Goyata sofreu com dois elementos que fizeram com que a procura por esta modalidade de serviço crescesse abundantemente, a primeira e mais castigadora foi causada pelo clima. Uma grande estiagem fez com que boa parte da produção agrícola na região sofresse alguma perda (seja na questão de qualidade ou quantidade), com isso, alguns deles, enfrentam dificuldades em honrar dividas ou realizarem o manejo da produção devido às referidas perdas. O segundo fator foi o aumento da incidência de furtos e roubos. Muito das vezes de material e até com violência, porém, recentemente a maior ascensão foi o de furtos da produção. Alguns produtores, principalmente de café (que é o mais visado e de maior produção na região) tem sua mercaria furtado de suas propriedades logo após seu beneficio. 6. OBJETIVOS DO PROJETO 6.1. Geral Aumentar a carteira de clientes da empresa e sua presença de mercado, com isso seu faturamento, e também, poder oferecer aos clientes uma modalidade de seguro diferenciada, oferecida por muitas seguradoras, no entanto, ainda pouco conhecida. 6.2. Específicos Aumentar a carteira de cliente da Goyata; Impulsionar o faturamento da organização; Diferenciar das demais concorrentes do segmento; Atender a demanda estabelecida; Proporcionar comodidade as partes envolvidas. 7. PÚBLICO-ALVO DO PROJETO Basicamente o publico alvo se caracteriza por produtores rurais. Neste caso não existe predominância de faixa etária ou sexo, porém, geralmente são pessoas físicas de médio para alo poder aquisitivo. 8. METODOLOGIA (OU ABORDAGEM) Inicialmente a atividade executada foi à pesquisa de mercado envolvendo tanto clientes, como outras prestadoras de serviço, isto para o objetivo de se poder identificar qual, ou, em que um projeto poderia trazer de benefícios para a empresa. Com base na etapa anterior, o projeto em si começa a ser esboçado, ou seja atender a lacuna de mercado que vise proporcionar aos proprietários e produtores rurais segurança quanto aos seus bens materiais e a produção desenvolvida na propriedade. Para se alcançar e chegar aos objetivos desejados com o referido projeto necessita-se de uma ação em conjunta das operadoras de seguro e da Goyata (corretora), uma vez que, a empresa só poderá oferecer um serviço quando uma ou mais operadora dispor deste recurso. Tendo em vista que existe a disponibilidade deste em muitas operadoras as mesmas poderão entrar no projeto como patrocinadores do projeto, visto que, é de real interesse dos mesmos aumentar seus lucros. Haverá fases de divulgação, relacionamento pessoal e comercialização e acompanhamento por parte do serviço oferecido. Além do acompanhamento feito em cima dos resultados obtidos através do projeto. Caso necessário toda a equipe estará alinhada em empenhar-se para possíveis correções ou alterações durante a implantação e execução do projeto, haja visto que, o prazo para implantação do projeto é de maio de 2015 até dezembro do mesmo ano, no entanto, a execução do mesmo acompanha a implantação e segue-se por tempo indeterminado. De modo geral os recursos utilizados serão as instalações da própria empresa já com seus mecanismos de comunicação (internet, telefone, propagandas, outdoors). De imediato os recursos humanos já existentes suprem as necessidades apresentadas. Os recursos financeiros, conforme já descrito acima, serão a cargo das empresas que oferecem esta modalidade de seguro. Isto para se tornar viável para todas as partes operantes do projeto. 9. PRODUTOS/ SERVIÇOS ESPERADOS No caso deste projeto o serviço esperado é uma modalidade de seguro voltado para atendem as expectativas de produtores rurais que, buscam uma maior segurança ao que se refere a propriedade s e produção oriunda da zona rural. A fase de maior importância durante a execução do projeto (além da implantação) é a de divulgação e comercialização deste serviço, pois envolverá, recursos financeiros e na linha de frente estarão o cliente, que, geralmente negocia ele próprio no próprio balcão da empresa. 10 DESENVOLVIMENTO 10.1. Escopo do Projeto A. Descrição do Projeto Escopo do Projeto Inclui: Serviço de Seguro Rural. Prover um treinamento para os operantes do projeto Não inclui: Produto físico. Acompanhamento 24 horas. Entregas: Cronograma do projeto. Requisitos (recursos humanos e financeiros) Implantação do projeto. Acompanhamento do projeto. Critérios de Aceitação: Todos os requisitos deverão estar atualizados em relação ao projeto. Restrições: Premissas: B. Marcos do Projeto Marcos do Projeto Data Alvo (DD/MM/AAAA) Início do Projeto 01/05/2015 Apresentação 22/05/2015 Implantação 27/05/2015 Execução 27/05/2015 Término do Projeto/ acompanhamento 30/12/2015 C. Riscos Iniciais Descrição do Risco Impacto Atraso nas etapas. Alto Treinamento não assimilado Alto Falta de comprometimento dos envolvidos Alto D. Orçamentos Iniciais Descrição do Orçamento Custo Previsto Reuniões técnicas e Levantamento da Situação R$ 1.653,46 Pesquisa de Mercado R$ 1.653,46 Divulgação e Prospecção do projeto R$ 2.056,83 Treinamentos R$ 1.653,46 Implementação e correções R$ 413,36 Acompanhamento R$ 1.663,43 R$ 9.096,00 E. Aprovação da Declaração do Escopo do Projeto / Assinatura Nome do Projeto: SEGURO RURAL Gerente do Projeto: Franklin Valério Pereira Mota Nome Papel / Atribuição Assinatura Data (DD/MM/AAAA) Adalton da Silva Mendonça Treinamento/ acessória 20/05/2015 Camila Katia Avelino Treinamento/ acessória 20/05/2015 Carlos Eduardo de Souza Alocação de recursos 01/05/2015 Danielle Maria Pereira Documentação e acessória 01/05/2015 Franklin V. Pereira Mota Gerenciamento e acessória 01/05/2015 11. RISCOS ENVOLVIDOS Apesar de ser um serviço relativamente de aceitação e procura demasiadamente alta, uma mudança repentina de mercado e a entrada de novos concorrentes podem fazer com que surjam riscos durante a implementação do projeto. Outros riscos como: equipe interna encontrando dificuldade de assimilação dos processos; alta taxa de clientes inadimplentes; e, redução do interesse por lado dos clientes, podem também oferecer riscos para a execução do projeto. 12. MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO No caso do projeto implantado, é extremamente importante reconhecer que o monitoramento e a avaliação não são instrumentos mágicos, que podem ser simplesmente usadas como solucionadores de problemas, ou remediando dificuldades, ou fazendo mudanças miraculosas, sem uma boa dose de trabalho duro. Em si mesmos, eles não são soluções, mas são ferramentas valiosas. O monitoramento e a avaliação podem: Ajudar a identificar problemas e suas causas; Sugerir soluções possíveis para problemas; Levantar questões quanto à estratégia e às previsões realizadas; Levar você a refletir para onde está indo e de como você está chegando lá; Providenciar informações e aspectos internos; Encorajá-lo a agir a respeito dessas informações e aspectos; Aumentar suas possibilidades de acertoque farão uma diferença de desenvolvimento positiva. Especificamente neste caso, a avaliação será realizada mensalmente através de avaliações internas de custos e faturamento realizado durante o período. Já, focalizando a eficiência do mesmo através da visão do cliente, serão realizadas avaliações através de questionários aplicados (presencialmente ou via telefone). Estima-se que o desenvolvimento da equipe será o reflexo do desempenho alcançado, visto que, um está estreitamente ligado ao outro. 13. ESTIMATIVAS DE RECURSOS E CUSTOS Conforme salientado acima, os recursos disponíveis para o planejamento, aplicação e monitoramento do referido projeto poderão ser a carga das empresas que oferecem o seguro ( Porto Seguro, Mapfre, Bradesco, Allianz, etc.) uma vez que, concomitantemente a Goyata, o interesse pela expansão de mercado também é visado pelas empresas que oferecem este tipo de produto. Esta “manobra” faz com que os custos gerais do projeto sejam rateados entre as empresas não havendo assim sobrecarga de valores a nenhum dos envolvidos, além de fazer com que a Goyata não disponibilize praticamente nada de valores monetários ou recursos de apoio para a implementação do projeto. Teoricamente o valor final para todo o projeto fica na casa de R$ 9.096,00 para um período de 8 meses, sendo assim um valor mensal calculado em parcela de R$ 1.137,00. 14. CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO FÍSICA Ações Meses ano 2015 Meses 2016 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 Levantamento Pesquisa de mercado Divulgação do projeto Treinamento aos funcionários Execução Feedback da implantação 15 .CONCLUSÃO É cada dia mais evidente que a cultura de gestão por projetos precisa ser implementada nas organizações, como requisito de inovação e qualidade dos trabalhos. Essa realidade é também verdadeira em organizações públicas, as quais possuem talvez maiores oportunidades de inovações e melhorias em sua gestão. Hoje em dia está em alta o chamado “Gerente de Ideias”, aquele que produze viabiliza projetos dentro da organização, baseados em ideias inovadoras. O filósofo contemporâneo Edward de Bono aborda muito bem essa questão quando sustenta que os profissionais modernos devem buscar outros caminhos para resolver os problemas. Um sintoma da importância crescente que vem sendo dada à elaboração e gerenciamento de projetos é a proliferação, tanto em organizações privadas como em públicas, dos chamados “Escritórios ou Centros de Planejamento e Controle de Projetos”. O objetivo desses escritórios é auxiliar no planejamento, acompanhar e gerenciar os projetos da organização; estes encontram-se diretamente subordinados à alta administração e partem do princípio de que as estratégias da organização estão plenamente definidas e assimiladas por todos os seus integrantes. Cabe ressaltar que não há um modelo, um padrão obrigatório a ser utilizado para projetos. Cada organização, a depender de suas características, poderá adotar seu critério próprio caso seja conveniente e justificável. O importante é entender que o tempo gasto em planejamento deve ser considerado pela alta administração como um investimento e que sem dúvida trará retornos positivos. 16. REFERENCIAS BOBLIOGRÁFICAS CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos. 7ª ed. São Paulo: Ed: Atlas, 2002 pag. 55-72. CHIAVENATO, Idalberto, Introdução à Teoria Geral da Administração 7ª edição - Ed. Campus (2004) pag. 78. MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru, Introdução à Administração. 6ª edição - Ed. Atlas (2004) pag. 397. PORTO, Marcelo Antoniazzi. Projetos e Sucessos, orientação para a sua concepção. Disponível em: www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP1997_T4105.PDF>. Acesso em: 09 maio. 2015. YIN, R. K. Estudo de Caso: Planejamento e métodos. Tradução de Daniel Grassi. 3a ed. Porto Alegre: Bookman, 2005. Pag 513-538 17 ANEXO LISTA DE VERIFICAÇÃO SIM NÃO 1. MISSÃO X 1. Os recursos estratégicos estarão disponíveis para condução do projeto? X 2. Foi formalizada uma proposta, que define o objetivo, os resultados, os indicadores de acompanhamento e os obstáculos do projeto? X 3. A estratégia e o escopo do projeto estão claramente definidos? X 4. A avaliação qualitativa e quantitativa da viabilidade do projeto é consistente? X 5. Uma avaliação global de riscos foi realizada? O grau de certeza das estimativas é suficiente para o nível de risco que a organização possa tolerar? X 6. As principais partes interessadas e afetadas foram adequadamente envolvidas? X 7. Já foi definido quem será o gerente deste projeto, com a capacitação e experiência requeridas? X 8. A equipe necessitará de alguma forma de suporte, treinamento, direcionamento e/ou acompanhamento diferenciados? X 9. Toda informação relevante necessária para prosseguir o projeto está disponível e organizada? X 10. A proposta executiva foi submetida e aprovada pela organização? X 11. Existe a necessidade de um evento ou documento para formalizar o lançamento do projeto e o comprometimento das pessoas envolvidas? SIM NÃO 2. ELABORAÇÃO X 1. O escopo foi detalhado e está de acordo pela equipe do projeto? X 2. Está definida como será a implementação do projeto? X 3. Existem cronogramas, marcos e orçamentos estabelecidos? X 4. Os recursos foram adequadamente alocados? X 5. As responsabilidades estão claramente definidas? X 6. Foi realizada uma avaliação detalhada de riscos? Medidas contingenciais foram previstas? X 7. O sucesso do projeto está assegurado? X 8. Existe um sistema para documentação do projeto? X 9. Foi estabelecido um plano de comunicação para todos os envolvidos? X 10. O guia do projeto foi submetido e aprovado pela organização? X 11. Existe a necessidade de um evento ou documento para formalizar o início da execução e o comprometimento das pessoas envolvidas? SIM NÃO 3.EXECUÇÃO X 1. A equipe está integrada e motivada para a execução das atividades do projeto? X 2. A liderança é reconhecida pela equipe, pela sua habilidade na comunicação, administração de conflitos e influência de pessoas? X 3. A equipe requer treinamento específico nas tecnologias envolvidas? X 4. A equipe está capacitada na solução de problemas e tomada de decisão? X 5. Os fornecedores e demais parceiros da organização estão integrados ao projeto? SIM NÃO 4.CONTROLE X 1. Os relatórios de acompanhamento estão sendo gerados e avaliados periodicamente? X 2. As reuniões de acompanhamento estão ocorrendo conforme programado? X 3. Os desvios entre planejado e realizado estão sendo identificados? X 4. As medidas corretivas estão sendo analisadas e implementadas? SIM NÃO 5.FASE DE ENCERRAMENTO X 1. A organização patrocinadora do projeto, os clientes e/ou usuários e a equipe do projeto estão satisfeitos com os resultados? X 2. Foi conduzida uma reunião de balanço do projeto, concluindo-se as lições aprendidas (o que fizemos bem e onde podemos melhorar?) X 3. Que resultados podem ser compartilhados e utilizados com propósitos institucionais e/ou mercadológicos? SIM NÃO LIÇÕES APRENDIDAS COMENTARIOS X 1. Os produtos entregues estão de acordo com as expectativas? X 2. Foi elaborado um relatório final dos resultados? X 3. Houve desvios entre os prazos realizados e programados? X 4 Houve desvios entre os custos efetivos e os orçados? X 5. Os desvios poderiam ter sido evitados?X 6. Ocorreram riscos não previstos? X 7. Os clientes/usuários estão satisfeitos? X 8. Houve cooperação e comprometimento das pessoas? X 9. O projeto foi bem administrado? X 10. O projeto foi bem documentado? X 11. Houve problemas de comunicação? X 12. Os fornecedores entregaram seus serviços em conformidade com as especificações combinadas? 13. O que faríamos da mesma forma? Distribuição das atribuições 14. O que faríamos de maneira diferente? Melhor organização e Administração do Tempo.
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