AULA 03 Noções de Arquivologia

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Aula 03
Noções de Arquivologia p/ TRTs - Técnico Judiciário - Área Administrativa - Com
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Professor: Felipe Petrachini
Curso Regular de Arquivologia para Tribunais 
Teoria e exercícios comentados 
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AULA 03± Tipologias documentais e suportes físicos: 
microfilmagem; preservação, conservação e restauração 
de documentos. Gestão Arquivística de Documentos 
Eletrônicos 
 
 
SUMÁRIO PÁGINA 
 
Sumário 
3. Preservação e Conservação de Documentos de Arquivo. .......................... 2 
3.1 Agentes Físicos, Químicos e Biológicos ................................................ 3 
3.2. Técnicas de Conservação Preventiva e Restauração .......................... 7 
3.3 Potencial de Hidrogênio (pH) ............................................................... 13 
4. Microfilmagem ........................................................................................... 13 
4.1 Sinalética ............................................................................................. 18 
5. Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos ....................................... 20 
5.1. Procedimentos e Operações Técnicas do Sistema de Gestão 
Arquivística de Documentos Digitais e Convencionais ......................................... 22 
5.2. Automação .......................................................................................... 31 
5.3. Certificação Digital .............................................................................. 34 
5.4 Digitalização de Documentos e Controle de Qualidade. ...................... 44 
5.4.1 Projeto de Digitalização e Conceitos Iniciais ................................. 44 
5.4.2 Formatos dos Representantes Digitais .......................................... 55 
5.4.3 Controle de Qualidade ................................................................... 62 
Questões Comentadas ± Só FCC ................................................................. 65 
Questões Propostas ± Só FCC ..................................................................... 82 
Questões Comentadas .................................................................................. 88 
Questões Propostas .................................................................................... 112 
 
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E vamos nós de novo em busca do grande prêmio! Os tópicos de hoje são 
bem batidos em provas e, como você notará nas questões ao final da aula, as 
bancas repetem as mesmas perguntas quase sempre (questões de 2010 são 
estranhamente parecidas com questões de 2013 e 2014). 
Não acredita? Então veja! 
3. Preservação e Conservação de Documentos de 
Arquivo. 
Este tópico é um desdobramento das atividades típicas do Arquivo 
Permanente, visto na aula passada. E é perfeitamente natural, já que são os 
documentos do Arquivo Permanente aqueles que normalmente já sofreram ação 
prolongada de diversos agentes deteriorantes (justamente pelo seu tempo de 
existência), demandando maiores cuidados. Ainda assim, também é um tópico 
pertinente aos arquivos correntes e intermediários. 
As atividades de um arquivo não compreendem tão somente a guarda e 
acumulação de documentos. Muito embora a informação, enquanto bem intangível, 
não seja passível de perecimento, o suporte em que se encontra gravada a 
informação não segue a mesma sorte . 
E todas as coisas, enquanto dotadas de existência material, tendem a se 
deteriorar. O seu arquivo não será diferente, e uma vez deteriorado o suporte, a 
LQIRUPDomR�³VH�SHUGH´� 
Assim sendo, o arquivo deve se preocupar com a preservação e 
conservação dos documentos, estendendo a vida útil dos mesmos e procurando 
mantê-los o mais próximo possível de seu estado físico original ou seja, tanto 
quanto possível, do mesmo jeito em que estavam quando foram criados). 
Para tanto, é necessário que a entidade desenvolva ações desde o momento 
da Produção e Utilização destes documentos, independentemente do suporte 
utilizado por eles. 
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Também é necessário preocupar-se com o armazenamento e 
acondicionamento destes documentos, a fim de que suas características sejam 
preservadas ao longo dos próximos séculos . Aliás, você sabe o que significa cada 
um dos termos? 
Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a 
fim de preservá-los. 
O armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a 
colocação do documento no arquivo. 
Com os dois conceitos acima em mente, vamos conhecer agora as nossas 
dificuldades, na conservação de um arquivo. 
3.1 Agentes Físicos, Químicos e Biológicos 
Agora, porque é tão difícil conservar os documentos? 
Por conta da existência de agentes físicos, químicos e biológicos, que 
comprometem a integridade dos documentos. 
Vamos conhecer os principais problemas com os quais teremos de lidar: 
Agentes Físicos: 
- Luminosidade: A luminosidade é um dos fatores mais agrava o processo 
de degradação dos documentos, em especial, os que se encontrem em suporte 
em papel, pois é uma das principais responsáveis pelo envelhecimento deste 
material. 
Não me refiro tão somente à luz solar, mas também à luz da fotocopiadora 
(quando vamos reproduzir um documento, a máquina emite luz para captar a 
própria luz refletida pelo documento, o que permite a obtenção da cópia). 
- Temperatura: Temperaturas muito altas ou muito baixas também 
contribuem para a degradação do papel, acelerando o envelhecimento. Os corpos 
físicos se expandem à medida que a temperatura aumenta, e se contraem à 
medida que a temperatura diminui, o que provoca desgaste inevitável no papel. 
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- Umidade: Umidade é a coQFHQWUDomR� GH� YDSRU� G¶iJXD� SUHVHQWH� QR� DU�
atmosférico, por fatores diretamente relacionados à temperatura do ambiente. 
Devo lembrá-lo que o papel é um material higroscópico(tenso hein? ). Isto 
significa dizer que o papel absorve água e perde água de acordo com a 
concentração da umidade no ambiente em que se encontre (tendendo a manter a 
PHVPD�FRQFHQWUDomR�GH�YDSRU�G¶DJXD�TXH�R�DPELHQWH�H[WHUQR�DSUHVHQWH��� 
E adivinha: isto provoca dilatação e contração das fibras, do mesmo jeito que 
ocorreria se a temperatura subisse ou descesse. Já viu o desastre né? 
Quanto aos agentes químicos, os mais estudados são os seguintes: 
- Poluição Atmosférica: Costuma-se referir aqui à fumaça dos grandes 
centros urbanos e à poeira igualmente inevitável por se morar na cidade grande. Os 
componentes da poluição podem reagir com o papel, gerando reações que 
aceleram a degradação do suporte. 
- Tintas: Este aqui é o ápice da ironia. A tinta impressa no papel colabora 
para a deterioração do mesmo (assim como o seu sangue é o principal agente 
causador do envelhecimento das suas células). Não que haja muita defesa, mas 
você precisa saber que a tinta também é um problema. Tintas àbase de óxido de 
ferro, por exemplo, aumentam a acidez do papel, acelerando sua deterioração. 
- Gordura (oleosidade): Que Deus o perdoe por entrar com aquele sanduba 
de banha de porco com molho rosê dentro do arquivo. Contudo, não é essa a 
oleosidade imaginada pelos doutrinadores. Fala-se aqui do manuseio dos 
documentos pelas suas mãozinhas, que são, naturalmente, oleosas. Documentos 
mais sensíveis a este fator (como negativos e fotografias) normalmente requerem o 
manuseio com luvas de algodão, para impedir o contato direto da pele. 
- Objetos Metálicos: Que atire a primeira pedra aquele que nunca utilizou 
clipes de metal para marcar páginas e depois retomar os estudos. Todavia, os 
processos que vão ser arquivados devem se encontrar livres deste material, e tanto 
quanto possível, deve se evitar o contato do papel com objetos metálicos de 
qualquer natureza, optando-se por clipes de plástico. 
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Não que você precise saber disso, mas os metais de aplicação comercial 
mais comuns (ferro, cobre, estanho, entre outros) encontram-se na forma de íons 
positivos na natureza, tendendo a se unir a átomos de oxigênio para adquirir 
estabilidade molecular. Isto se chama oxidação (e se fosse ferro, falaríamos de 
ferrugem ), que embora gere um composto estável, em nada colabora para 
manutenção do seu documento de arquivo. 
E para terminar esta parte introdutória, faltou falar dos agentes biológicos, 
que são representados pelos organismos vivos que atacam o papel. Traças, fungos, 
ratos e insetos são bons exemplos, embora o sujeito lá em cima com o sanduíche 
de banha de porco com molho rosê também seja um fator biológico que merecia ser 
exterminado ; 
Brincadeiras a parte, o ser humano por vezes é incluído como fator biológico 
de degradação dos documentos, e as vezes é incluído em categoria separada, 
FRPR�³fator humano´� 
Pois bem, levando em conta os diversos fatores ambientais que podem 
colaborar para a degradação dos documentos, o CONARQ (sim, o nosso grande 
CONARQ!) relacionou uma série de recomendações quanto ao armazenamento 
dos documentos, as quais, se cumpridas, colaboram para a conservação dos 
documentos. 
Veja só: 
- armazenar todos os documentos em condições ambientais que 
assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido, isto é, em 
temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental; 
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, 
utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida; 
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à 
obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média, 
evitando variações súbitas; 
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- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os 
equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamento sem 
interrupção; 
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz 
solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas; 
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações 
ultravioleta; 
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, 
aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias; 
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas 
áreas de armazenamento; 
- manter um programa integrado de higienização do acervo e de 
prevenção de insetos; 
- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, 
procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros, 
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas; 
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e 
ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade 
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, 
sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber: 
- Fotografias em preto e branco: 
T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5% 
 - Fotografias em cor: 
T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5% 
- Filmes e registros magnéticos: 
T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5% 
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3.2. Técnicas de Conservação Preventiva e Restauração 
Já conhecemos os fatores que degradam os documentos. Pequenos 
cuidados são suficientes para mantê-lo a salvo (mencionarei uma série deles para 
cada tipo de suporte), mas o que seu examinador costuma cobrar são as técnicas 
de conservação preventiva dos documentos (não é restauração!!!). 
Conservação preventiva diz respeito a ações diretas, com a finalidade de 
resguardar os documentos. São ações de prevenção contra possíveis danos ao 
referido objeto. Repare que o dano ainda não ocorreu, e assim, buscamos evitá-lo. 
Restauração, como veremos mais à frente, é procedimento com objetivo de reverter 
o dano já existente ou fazer cessar seu avanço. 
Vou mencionar as técnicas de conservação preventiva mais solicitadas em 
prova, e, logo na sequência explicar a você no que consiste cada uma: 
- Desinfestação 
- Limpeza (ou Higienização) 
- Alisamento 
A Desinfestação é um processo que busca atacar especialmente os 
insetos que degradam os documentos. 
O mais exigido em provas é a fumigação. Consiste em colocar os 
documentos em uma câmara própria, produzindo-se logo em seguida vácuo, com a 
retirada de todo o ar da câmara(consequentemente, o oxigênio também, 
promovendo aquilo que se conhece poU�³anoxia´�� 
Passa-se então à aplicação de produtos químicos (timol, DDT, fluoreto de 
sódio entre outros possíveis) e deixamos o documento sob a ação deste produto por 
aproximadamente 72 horas. 
Após, devolvemos o ar à câmara e retiramos os documentos. Qualquer 
inseto, em qualquer fase de desenvolvimento, não é capaz de suportar estas 
condições, sendo completamente destruído. 
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Caso não disponhamos de câmaras de fumigação, podemos simplesmente 
calafetar o próprio local onde os documentos estão acondicionados e introduzir gás 
no ambiente através de mangueiras (usando máscaras para proteção). 
Limpeza: Consiste na remoção de partículas de poeira e outros resíduos 
estranhos ao documento. Tenha em mente que a limpeza é uma operação física. 
Significa que há necessidade de contato de objetos com o suporte do 
documento. Desta forma, é um procedimento que deve ser efetuado de maneira 
delicada. O uso de pano macio, escova ou aspirador de pó é recomendável. 
O termo limpeza também pode ser utilizado para designar a fase posterior à 
fumigação. 
Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço 
inoxidável, e submetê-los à ação do ar com grande percentual de umidade (algo 
entre 90% e 95%, por aproximadamente uma hora, em câmara própria). Depois, 
cada uma das folhasserá passada a ferro, por meio de máquinas elétricas. 
Estas são as principais técnicas. Falemos agora um pouquinho sobre a 
preservação. 
Preservação são cuidados de natureza mais simples, que buscam evitar a 
degradação dos documentos. Veja alguns exemplos, retirados tanto das 
recomendações do CONARQ quanto da doutrina (para você ter uma ideia): 
Objetos em papel 
Não dobrar canto da página. 
Não umedecer os dedos com saliva. 
Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Recomenda-se o uso 
de materiais de plástico ao invés de metálicos. 
Evite a reprodução dos documentos. A fotocopiadora também é um emissor 
de luz, que acelera o envelhecimento do papel. 
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. 
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Manuseie os documentos com as mãos limpas. 
Não use fitas adesivas ou cola. Além de haver a possibilidade de um pedaço 
do documento ficar colado no material, a acidez da fita durex mancha o papel. 
Ao fazer observações no papel, prefira o uso de lápis 
Fotografias 
Manusear com luvas de algodão, para evitar a oleosidade das mãos 
Não forçar a separação de uma fotografia da outra 
Caso seja necessário fazer anotações, utilize um lápis 
Slides (diapositivos) 
Produzir duplicatas para projeções frequentes 
Utilizar materiais de acondicionamento próprios 
Microfilmes 
Armazená-los em cofres ou armários à prova de fogo (o material que 
FKDPDPRV�GH�³ILOPH´�p�DOWDPHQWH�LQIODPiYHO� 
Caso seja necessário efetuar limpeza, recomenda-se o uso de um pano limpo 
Caixas Arquivo 
Utilizar caixas de papelão ao invés de caixas de plástico. Em caso de 
HOHYDomR� GD� WHPSHUDWXUD�� DV� FDL[DV� GH� SDSHOmR� WHQGHP� D� ³WUDQVSLUDU´� PDLV��
facilitando a perda de parte deste calor, que poderia danificar os documentos. 
Ademais, recomenda-se que sejam previstos espaços separados para o 
armazenamento dos diversos suportes documentais com os quais a entidade lida, 
afinal de contas, cada suporte tem sua peculiaridade, requerendo cuidados 
específicos na sua conservação e preservação. Se os documentos em papel, por 
exemplo, podem muito bem ser armazenados próximos de campos 
eletromagnéticos (que em nada afetam suas propriedades), mídias digitas jamais 
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poderiam ser armazenadas nestes locais, sob pena de se tornarem inúteis 
instantaneamente. 
Passamos agora aos tópicos de Restauração de Documentos. Neste ponto, 
os documentos já sofreram os efeitos de alguns dos agentes listados anteriormente, 
encontrando-se deteriorados. 
Doutrinariamente falando, a restauração é o conjunto de métodos que 
objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos sofridos 
pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não 
comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
Logo, o objetivo da restauração é reverter os danos ou evitar que se agravem 
ainda mais, mas sem que, com isso, desnaturemos o documento. As principais 
técnicas são as seguintes: 
Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de 
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência e 
flexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o 
documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar 
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca 
definitivamente. 
O método não impedirá a passagem de raios ultravioleta e infravermelho pelo 
documento, o que pode ser particularmente interessante para exames posteriores 
do documento (uma forma de aferir o estado de conservação de um documento é 
justamente expô-lo a esse tipo de radiação). 
Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino, 
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e 
você terá uma ideia do material que será utilizado aqui). 
Embora a durabilidade do papel vá aumentar sensivelmente, novamente, 
insetos e fungos se sentirão convidados a atacar o documento (tal como a gelatina, 
essa mistura fornece nutrientes aos visitantes indesejados), e ainda por cima, 
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reduzirá a legibilidade e flexibilidade do documento, dificultando também a sua 
reprodução através de fotocopiadoras. 
O exame do documento através de raios ultravioleta e infravermelho restará 
inviável ao final deste método. 
Silking: É basicamente o método anterior, mas o tecido é específico: 
crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas 
a pasta de amido afetará as propriedades permanentes do documento. Entretanto, a 
as demais propriedades do documento permanecerão próximas às originais 
(flexibilidade, legibilidade e capacidade de exame através de luz ultravioleta). 
Temos mais um problema: a matéria prima utilizada é de alto custo. 
Laminação: O jeito mais fácil de entender a laminação é pensar no processo 
de plastificação de documento. Nos bons tempos em que isso era autorizado por lei 
(meu RG ainda é plastificado), pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras 
de plástico. Utilizamos uma máquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em 
TXH�DTXHFH�DV�ERUGDV��³SUHQGHQGR�R�GRFXPHQWR´�QR�PHLR�GR�SOiVWLFR� 
Agora que você entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho: 
O documento será envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do 
outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche será 
colocado em uma prensa hidráulica sob uma temperatura de em torno de 150ºC. 
O acetato de celulose é um material, quando aquecido e prensado, vai aderir 
ao documento e à folha de papel seda, vedando completamente o documento. 
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam 
asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade e flexibilidade do documento. O 
exame do documento através de luz ultravioleta continuará a ser possível e, ainda 
por cima, o documento ficará imune à ação de insetos e fungos. 
Embora o peso do documento duplique, seu volume ficará reduzido. 
A matéria prima aplicada ao processo é de fácil obtenção e o próprio 
processo é de rápida execução. 
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Por todos estes motivos, a laminação é tida como o processo de restauração 
mais próximo do ideal. 
Laminação manual: A mesma ideia do processo anterior, mas sem a 
utilização de calor ou pressão. Ao invés disso, utilizaremos acetona, que ao entrar 
em contato com o acetato de celulose, formarão uma camada semiplástica. Quando 
essa camada secar, terá aderido ao documento e ao papel de seda. É também 
conhecida como laminação com solvente. 
Encapsulação: O método consiste em envolver o documento em duas 
películas de poliéster e selar com fita adesiva de duplo revestimento (dupla face). 
O documentoserá colocado entre as lâminas, usando-se a fita adesiva para 
fixar as duas faces. Mas preste atenção: deve haver um espaço entre o documento 
e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficará 
solto dentro das duas lâminas. 
Este é um dos pontos fracos da técnica, mas não fica por aí . As películas de 
poliéster, quando ficam em contato com o documento por muito tempo, podem 
acabar absorvendo parte da tinta que está no documento, que ficará no poliéster ao 
invés de ficar no nosso suporte . 
Reenfibragem: Vamos olhar bem próximos de uma folha de papel. Ela pode 
parecer fina, mas em verdade, é bastante espessa ("grossa", se preferir). 
Utilizem a imaginação e finjam que a folha de papel é um enorme sanduíche . 
Pois bem, a medida que o tempo passa, parte do recheio do papel começa a 
desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornarão o papel quebradiço. 
A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de 
maneira a recompor a estrutura da folha. 
Velatura: Aplicação de um reforço de papel ou tecido em qualquer um dos 
lados da folha de papel, dando-lhe maior resistência. 
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3.3 Potencial de Hidrogênio (pH) 
Pode parecer uma revisão de química do colegial, mas o assunto é cobrado 
incidentalmente nas provas dos últimos anos, razão pela qual acredito que devemos 
falar um pouco sobre isso. 
A concentração e íons de hidrogênio em determinada substância é 
represenWDGD�SRU�³S+´��VLJOD�TXH�VLJQLILFD�³SRWHQFLDO�GH�KLGURJrQLR´��)XQFLRQD�FRPR�
uma escala de acidez, sendo o pH 0 representa um composto cuja acidez é a maior 
possível, e o pH 14 um composto cuja acidez é a menor possível (básico ou 
alcalino). O nível 7 é o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nível de concentração 
de íons de hidrogênio da água. 
A escala funciona assim: 
 
Os processo de conservação e restauração de documentos em papel 
buscam manter o pH do ambiente sempre em patamares iguais ou superiores a 7, 
evitando processos de acidificação do suporte. Contudo, recomenda-se o pH neutro 
na maior parte dos casos, e o enunciado dá pistas quando a situação desejada é 
um pH básico ou alcalino (mormente quando se refere D�³SDSpLV�DOFDOLQRV´��� 
4. Microfilmagem 
Vamos começar com a tabela que vimos na aula 01: 
 
 
 
Gênero Documental Definição 
Micrográficos 
Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. 
A microfilmagem é um processo que será visto 
posteriormente no curso, sendo o microfilme e a 
microficha exemplos deste tipo. 
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Como vimos em nosso curso, o suporte é o meio físico através do qual a 
informação se manifesta. Esta aula, por exemplo, compõe um conjunto de 
informações (que espero sejam informações úteis). Entretanto, como a informação 
em si é apenas uma ideia, ela precisa de algo material para ser fixada. 
Pois bem, qualquer meio utilizado para se gravar uma informação pode ser 
chamado de suporte. Na tabela acima, enquanto eu explicava os tipos de 
documentos existentes atualmente, acabei por dar exemplos justamente dos 
suportes nos quais a informação é fixada. O que significa que você já viu toda a 
introdução sobre o assunto já na primeira aula do curso. Maravilhoso, não? 
Quase. Seu examinador tem uma particular preferência por suporte bastante 
específico neste tópico: o microfilme. 
Mas porque este suporte é tão especial? 
Comecemos pela definição de microfilme. E como vocês sabem, adoro 
recorrer à legislação para definir as coisas: 
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o 
resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, 
dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em 
diferentes graus de redução. 
Este é o artigo 3º do Decreto 1.799 de janeiro de 1996, o qual regulamenta a 
utilização do processo de microfilmagem em todo o território nacional, para todos os 
poderes da República. 
E o próprio artigo 3º nos dá uma pista do primeiro objetivo da utilização da 
microfilmagem: a redução dos espaços utilizados pelos documentos ("diferentes 
graus de redução"). 
Não sei se você já chegou a ver um microfilme na vida (são objetos que, até 
hoje, só encontro em repartições públicas), mas sou capaz de apostar que você, por 
mais novo que seja, já tenha visto um filme de câmera fotográfica 35 mm. Preste 
atenção no tamanho no filme e na fotografia que pode ser feita a partir dele. O filme 
é até 100 vezes menor do que a maior fotografia que pode ser feita a partir dele. 
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Mas de nada adiantaria o microfilme ser tão reduzido, se ainda nos víssemos 
forçados a armazenar o original da documentação (aquele calhamaço de papel 
ocupando espaço). Não estaríamos reduzindo volume de documentos ocupados no 
arquivo, e sim aumentando (agora teremos de guardar o microfilme e o original do 
documento). 
Por conta desta indagação, chamo a atenção ao artigo 1º, parágrafo 1º da Lei 
5.433 de 1968: 
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de 
documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos 
federais, estaduais e municipais. 
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as 
certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente 
dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos 
originais em juízo ou fora dêle. 
 
Segundo ponto importantíssimo da aula: os microfilmes apresentam o mesmo 
valor legal dos documentos dos quais foram convertidos. A microfilmagem é 
processo reprográfico autorizado por lei (lembro a vocês que a digitalização ainda 
não dispõe de legislação suficientemente desenvolvida quanto ao tema). 
Desta forma, as informações contidas na microfilmagem se reputam tão 
autênticas quanto aquelas constantes do original do documento. 
Com a devida autorização da unidade interessada, uma vez microfilmados os 
documentos, os originais podem, em tese, ser destruídos. Neste caso, estamos 
diante da Microfilmagem de Substituição. A microfilmagem de substituição é 
utilizada em documentos sem valor permanente (secundário), por diversas razões, 
mas principalmente por economia de espaço. Preservamos as informações (que 
talvez possam ser úteis em um momento posterior), mas o documento em si não 
apresenta qualquer valor secundário que justifique a manutenção do próprio suporte 
(normalmente papel). 
Por outro lado, a microfilmagem também pode ser utilizada em documentos 
que a unidade não pretende destruir. Usemos a imaginação por um minuto: pense 
em um documento de valor histórico inestimável, que já conte com 
aproximadamente 500 anos de existência. 
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Embora seja um documento do arquivo permanente, com interesse histórico 
do qual dezenas de pesquisadores gostariamde tomar conhecimento na íntegra de 
suas informações, o manuseio do referido documento terminará por destruí-lo. Por 
outro lado, já dissemos que os documentos do arquivo permanente não sofrem a 
imposição de sigilo, já que a informação neles constante é de interesse geral. 
Como conciliar a difusão da informação com a preservação do documento? 
Microfilmagem nele! 
Este documento inestimável pode ser microfilmado, de maneira que suas 
informações seja preservadas, reproduzindo na íntegra o seu conteúdo. 
Pesquisadores interessados nas informações constantes no documento 
poderão acessar o microfilme, enquanto o original fica distante de dedos gordurosos 
. Nestes casos, estaremos diante da Microfilmagem de Preservação. O 
documento com valor permanente nunca será eliminado, servindo o microfilme 
respectivo como forma de consulta. 
Feitas estas considerações de caráter específico, iremos listar agora as 
vantagens e desvantagens do uso da microfilmagem: 
- Validade legal (o documento do microfilme possui o mesmo valor legal que 
seu original); 
- Economia de espaço, com a consequente redução do volume documental; 
- Durabilidade do suporte (os microfilmes tem expectativa de vida de 
aproximadamente de 500 anos, mas podem atingir um período indeterminado de 
existência, desde que respeitadas as regras de conservação e acondicionamento); 
- Facilidade no acesso à informação: as dimensões reduzidas do 
microfilme permitem manuseio, catalogação e indexação mais eficiente. Imagine-se 
organizando 5000 documentos em papel e a mesma quantidade de microfilmes e 
pense no que seria mais fácil ; 
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- Segurança na conservação do suporte: o tamanho reduzido do 
microfilme permite que o coloquemos, por exemplo, em um cofre de segurança, à 
salvo de toda sorte de sinistros; 
- Segurança na preservação do sigilo do documento: é simplesmente 
impossível visualizar um microfilme sem o auxílio de equipamento próprio, dada a 
redução da própria imagem gerada do original. Quem quiser acessar a informação 
precisará retirar o microfilme de seu local de acondicionamento e levá-lo até a 
máquina própria, o que dificulta bastante o acesso não autorizado às informações; 
Reforço que, por mais vantajoso que seja o processo de microfilmagem, cada 
instituição é que deve decidir pela pertinência ou não de realizar o procedimento em 
seus documentos. 
Marilena Leite Paes é bastante enfática neste aspecto: a instituição não deve 
se basear somente na análise de custos decorrentes da implementação do sistema 
(por sinal, o alto custo do processo de microfilmagem é sua desvantagem mais 
apontada na doutrina), mas deve ter em mente as vantagens a que adoção dos 
microfilmes pode trazer à mesma. 
Se tais vantagens, no contexto da instituição, compensarem os custos de 
implementação, maravilha. Se não, paciência . 
Espero não estar cansando vocês com a estrutura da aula em degraus (cada 
parágrafo apresenta a premissa do parágrafo seguinte). Embora percamos um 
pouco de fluidez, ganhamos em questões . Sugestões são sempre bem vindas. 
Pois bem, você já sabe a razão de microfilmar e para que serve a 
microfilmagem. Aqui vai uma breve abordagem do como . A microfilmagem 
compreende quatro etapas principais, a saber: 
- Preparo: queremos microfilmar apenas o documento, não os grampos que 
o seguram, nem as dobras das folhas, nem aquele "post it" com anotações de 
trabalho. Só o documento! 
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Desta forma, a fase de preparo compreende a retirada de grampos, clipes, 
desamassar o papel entre outras atividades mundanas, por assim dizer. Também 
será nesta fase que definiremos o arranjo da documentação. 
- Microfilmagem: é o processo de conversão do suporte em microfilme. As 
especificações técnicas do procedimento fogem à exigência do edital. Entretanto, 
tenha em mente que a escolha do equipamento para microfilmagem deverá levar 
em consideração os tipos de documentos existentes, seu tamanho e o estado de 
conservação do mesmo. 
- Processamento: eu costumava ser fotógrafo nos fins de semana (é 
verdade, só parei quando entrei aqui no ICMS-SP, por conta das disposições 
estatutárias). Quando iniciei minhas atividades, a máquina digital já era 
razoavelmente popular, mas os filmes ainda eram utilizados. A película do filme, 
embora sensível a luz, precisa de um tratamento químico (revelação) para que a 
imagem nela gravada se torna visível. Mesma ideia aqui. O processamento do 
microfilme permitirá que a imagem nele gravada se torne visível ao olho humano. 
- Duplicação: Faremos duas cópias de cada documento. A microforma 
original será acondicionada em local diferente, com finalidade de segurança. A 
cópia, por outro lado, poderá ser acessada por quem quer que tenha interesse (e 
autorização, nos casos de sigilo) nas informações ali constantes. 
4.1 Sinalética 
Até aqui estava tudo indo bem. Mas não falei ainda da Resolução 10 do 
CONARQ. Pelo amor de Deus, não se desespere. 
Primeiro passo: 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/legisla/anexos_da_resoluo_n_10.pdf 
Este link direcionará você à resolução. Estou apontando por curiosidade 
apenas, e caso você tenha tempo de ler, poderá passar o olho por lá. 
O que você deve memorizar: desenhos . Veja aqui: 
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(VWHV� ³GHVHQKRV´� VmR� R� TXH� FKDPDPRV� GH� ³VLQDOpWLFDV´�� &RQVLVWHP� HP�
símbolos de significado padronizado. Quem vê estes desenhos sabe, de pronto, o 
que eles significam, razão pela qual seu conhecimento é necessário em algumas 
questões sobre microfilmagem. 
Meu caro, aqui não tem segredo. Essa imagem saiu direto da resolução. 
Você terá de aprender a fazer relações entre o desenho e o significado (Aliás, os 
desenhos foram criados justamente para facilitar essa assimilação). 
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5. Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos 
É a informática chegando também em nossa disciplina . Não temam o futuro, 
e sim as questões que seu examinador poderá fazer sobre ele. 
Quanto mais popular a informática se tornar no âmbito da arquivologia, tanto 
mais o conteúdo aqui tratado vai fazer parte dos assuntos cobrados dentro do 
JUDQGH�UDPR�³*HVWmR�GH�'RFXPHQWRV´� 
Desta forma, este tópico é uma extensão do tópico "Gestão de Documentos", 
especificamente voltado para os documentos digitais. 
O estudo da gestão arquivística de documentos eletrônicos não passa 
exatamente pelo conhecimento prático do assunto, mas sim pelo conhecimento de 
uma das publicações do CONARQ: o e-ARQ Brasil. Seu professor não esconde 
nada de ninguém, então, olha o link aí: 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf 
O e-ARQ Brasil busca regulamentar a Resolução 20 de 2004 do CONARQ 
(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=71&sid=46), a qual trata da inserção de documentos digitais em programas de gestão 
arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional 
de Arquivos (a gente chega lá). 
Segundo a própria publicação, o e-ARQ Brasil p� ³XPD� especificação de 
requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela 
organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão 
arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade 
e autenticidade, assim como seu acesso´�� 
Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de 
documentos arquivísticos digitais. 
Começamos bem. O e-ARQ Brasil se propõe a estabelecer requisitos 
mínimos. Ele não está interessado em saber como a organização construirá seus 
sistemas informatizados, mas apenas quer ter certeza de que, seja lá qual sistema 
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informatizado for, atenderá a seus requisitos, buscando sempre garantir a 
confiabilidade e autenticidade dos mesmos, bem como seu acesso. 
Mais uma pegadinha comum: embora o e-ARQ Brasil tenha como objeto o 
documento arquivístico digital, não é uma publicação que trata sobre 
digitalização de documentos. 
Pois bem, o e-ARQ estabelece os requisitos mínimos para um Sistema 
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (chamemos de SIGAD ), mas, 
para variar, a definição de SIGAD também está na publicação: 
³e�XP�conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do 
sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode 
compreender um software particular, um determinado número de softwares 
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação 
GHVVHV�´� 
O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia 
de um programa de gestão arquivística de documentos. 
Tente montar o seguinte raciocínio na sua cabeça: os documentos digitais 
surgiram. Tornaram-se uma realidade incontestável, e hoje são tão comuns como a 
pilha soberba de processos em papel que estão na mesa de cada servidor e 
servidora deste país. 
Com o surgimento desta modalidade de documento, nasceu um problema: 
como garantir que tais documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e 
autênticos? Como garantir que a informação neles é fidedigna (confiável) e provém 
de fonte autorizada a emiti-los (autêntica)? 
É justamente visando atender a estes requisitos que surge o e-ARQ, 
estabelecendo os requisitos mínimos a serem atendidos por um SIGAD, fazendo 
com que este sistema incorpore em seu funcionamento todos os conceitos 
arquivísticos que vimos até hoje. Tudo se encaixa perfeitamente! 
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Ah sim, o e-ARQ serve tanto para desenvolver um sistema novo, do zero, 
como para avaliar se um sistema existente que já cuide da gestão arquivística de 
documentos é adequado a tanto. 
E nem precisamos que este sistema lide exclusivamente com documentos 
eletrônicos. Se for uma plataforma que trabalhe, ao mesmo tempo, com documentos 
³FRQYHQFLRQDLV´�H�GLJLWDLV��R�H-ARQ também será aplicável. 
E caso eu não tenha sido claro o suficiente ainda: o e-ARQ Brasil especifica 
requisitos mínimos. Cabe a cada organização conceber um sistema informatizado 
que atende a suas necessidades. O e-ARQ Brasil não é receita de bolo . 
5.1. Procedimentos e Operações Técnicas do Sistema de 
Gestão Arquivística de Documentos Digitais e Convencionais 
Muitos dos passos que veremos aqui já foram vistos nas aulas passadas, 
mas recomendo que leia tudo que está aqui. Em último caso, é revisão para a 
prova!. 
Todo sistema de Gestão Arquivística deve ser capaz de atender a uma série 
de procedimentos, que exporemos agora. 
Os procedimentos costumam ser divididos nas seguintes etapas: 
- Captura 
- Avaliação, Temporalidade e Destinação 
- Pesquisa, localização e apresentação dos documentos 
- Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de 
segurança 
- Armazenamento 
- Preservação 
Como a etapa de captura é especialmente diferente nos modelos de 
documentos digitais, a veremos mais a fundo, subdividindo esta etapa em: 
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- Registro 
- Classificação 
- Indexação 
- Atribuição de Acesso 
- Arquivamento 
Só um adendo antes de começar: os requisitos acima são também 
FRQKHFLGRV�FRPR�³requisitos funcionais´� 
Comecemos do início. Já parou para pensar o que realmente significa a 
captura de um documento? Por exemplo: pegar uma folha de papel, passar no 
scanner e incluí-la no sistema de arquivo da organização ou mesmo simplesmente 
cadastrar os dados do documento no sistema, sem digitaliza-lo. 
São coisas mais mágicas do que parecem. 
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento 
arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística. 
Bonito né? A partir da captura, o documento passa a seguir rotinas de 
tramitação e arquivamento na unidade. 
1R� FDVR� GH� GRFXPHQWRV� ³FRQYHQFLRQDLV´�� D� SDUWLU� GHVWH� PRPHQWR� QyV�
podemos inclui-lo no fluxo de trabalho da unidade. Neste ponto, a atividade não se 
diferencia muito da exercida pelo protocolo (aliás, pensar no protocolo aqui esta 
perfeitamente correto). 
E caso falemos de um documento digital, podemos ainda abrir uma pastinha 
no computador e coloca-lo ali. 
Muito bem, tudo começa no registro do documento. 
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico 
dentro do sistema de gestão arquivística, por meio da atribuição de um número 
identificador e de uma descrição informativa. 
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O registro facilitará a localização posterior do documento. 
Pode soar complicado, mas você já ouviu essa história no capítulo de 
protocolo. 
O que você não sabia, e passará a saber agora, é que quando tratamos do 
registro dentro do sistema de gestão arquivística de documentos eletrônicos, um 
segundo conceito aparece: o de metadados. 
Lembremo-nos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística neste 
momento: 
Metadados: Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem 
acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo. 
E o parágrafo 3º do artigo 3º da Resolução 20 do CONARQ tem uma 
definição bastante próxima desta: 
§3º Os metadados são informações estruturadas e codificadas 
que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e 
acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os 
metadados referem-se a: identificação e contexto documental 
(identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, 
local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, 
destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação), 
segurança (categoria de sigilo, informações sobrecriptografia, 
assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnológico 
(formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware 
e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização 
física do documento. 
 
Pois bem, o registro deve incluir os seguintes metadados obrigatórios: 
- número identificador atribuído pelo sistema; 
- data e horado registro; 
- título ou descrição abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que 
nomeia um documento arquivístico.; 
- produtor: nome da pessoa física ou jurídica responsável pela criação do 
documento arquivístico; 
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- autor: nome da pessoa física autoridade e capacidade para emitir o 
documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido; 
- redator: nome da pessoa física responsável pela redação do documento; 
- originador: identificação da pessoa física ou jurídica designada no 
endereço eletrônico ou login no qual o documento é gerado ou enviado. 
Quem quiser por mais coisas, fique a vontade para colocar, mas isto não 
pode faltar. 
O segundo passo já é um velho conhecido seu: a classificação. 
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos 
documentos arquivísticos e de selecionar a classe soba a qual serão 
recuperados. 
O trabalho da classificação é determinar o agrupamento ao qual pertence o 
documento. 
Seguindo adiante, teremos a atividade de indexação. Através dela, 
atribuiremos termos à descrição do documento. O grande estalo neste caso é que 
estes termos utilizam vocabulário controlado por uma lista. 
Um indexador é um termo pré-existente, e que, justamente por sua 
padronização, permite associar determinados documentos a determinados 
parâmetros de pesquisa. 
Sempre que procurarmos pelo indexador, localizaremos os documentos 
vinculados àquele indexador. 
Se possuo uma certidão de tempo de serviço, digitalizada, posso adicionar os 
descritores "Felipe Cepkauskas Petrachini", "Certidão", "Registro Funcional 
XXXXXXX" e mais tantos outros, conforme a necessidade do órgão. 
Aliás, para o pessoal mais novo (estou falando de vocês, galera do twitter), o 
por vezes exagerado uso do hashtag (#) não é mais do que a adição de um 
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descritor (indexador) dentro da mensagem, que permitirá sua localização posterior 
através do mesmo critério de pesquisa. 
Assim, quando você posta sua foto no Facebook e acrescenta na legenda 
#vaiarquivologia, #atepassar, ou, um dos meus favoritos, #sessaodatarde com a 
foto de um livro para concursos, você está simplesmente indexando o documento 
digital "sua foto" para que outras pessoas possam pesquisá-lo através do indexador. 
E você achando que essas crianças não aprendem nada na internet . 
A seleção de indexadores costuma ser feita com base em: 
- Tipologia Documental: divisão de espécie documental que reúne 
documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula 
diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. 
- Título ou cabeçalho do documento; 
- Assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que 
representem corretamente o conteúdo do documento; 
- Datas associadas com as transações registradas no documento; 
- Documentação anexada. 
Na etapa de atribuição de restrição de acesso, classificaremos o documento 
como sigiloso ou ostensivo, e ainda, caso o documento seja sigiloso, buscaremos 
estabelecer o grau de sigilo pertinente. 
Importante: a atribuição de restrições é feita no momento da captura, 
com base na classificação de segurança e sigilo do próprio órgão, seguindo os 
seguintes passos: 
- Identificação da ação ou atividade que o documento registra; 
- Identificação da unidade administrativa à qual o documento pertence; 
- Atribuição do grau de sigilo e restrições de acesso ao documento; 
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- Registro do grau de sigilo no sistema de gestão arquivística de documentos; 
E para terminar de marretar vocês com informações novas, falemos do 
arquivamento. 
Segundo o e-ARQ Brasil, arquivar é a técnica de colocar e conservar 
numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de 
classificação, todos os documentos de um órgão ou entidade, utilizando 
métodos adequados de tal forma que fiquem protegidos de sejam facilmente 
localizados e manuseados. 
A definição é bonita, e sintetiza tudo que vimos até aqui nas aulas. Mas 
quando falarmos de um sistema de gestão arquivística de documentos digitais, 
devemos observar algumas particularidades. 
Um SIGAD deve controlar os títulos das pastas ou diretórios onde os 
documentos são armazenados, e mais ainda, buscar fazer conexões entre os vários 
objetos digitais existentes no sistema. Isto se obtém através de uma codificação 
identificadora única (basicamente, utilizar os mesmos parâmetros de 
classificação e identificação para todos os documentos do sistema). 
Precisamos falar rapidamente também de pesquisa, localização e 
apresentação dos documentos. 
De nada adiante colocarmos todos os documentos dentro de um sistema de 
informática, se não pudermos recuperar a informação que está ali. 
Aliás, lembre-se também que você não domina o idioma das máquinas 
(baseado em um sistema binário de 0 e 1), razão pela qual o SIGAD deve se 
preocupar não só com a localização, mas também com a apresentação do 
documento. 
A pesquisa e localização se prestam a prever funções de recuperação e 
acesso aos documentos e às informações neles contidas. Até aí, nada que você já 
não soubesse ou não pudesse imaginar (imaginação é algo que salva um 
concurseiro ). 
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A apresentação consiste em exibir os documentos através de um periférico 
(monitor, impressora, caixa de som, etc), ou, em outras palavras, permitir que a 
informação que se encontra armazenada segundo o sistema binário possa se 
manifestar a um ser humano na forma de imagem, som, folha impressa, enfim, fica 
a gosto do freguês . 
Outro aspecto importante é o que diz respeito à Segurança. 
Lembre-se de que os documentos de um arquivo estão intimamente ligados 
às funções da organização. Com isto em mente, todo sistema de gestão deve 
prever controles de acesso e procedimentos de segurança, a fim de garantir a 
integridade dos documentos. 
Neste contexto, temos algumas medidas que se prestam a este propósito. 
São as seguintes 
- Controle de acesso: já imaginou a zona que seria se todo e qualquer 
cidadão pudesse acessar diretamente e sem qualquer controle ou registro (leia-se, 
anonimamente) todos os documentos de uma organização pública? Teríamos o 
caos! 
Assim sendo, o controle de acesso deve ter incorporado ao seu sistema um 
conjunto mínimo de funções, tais como: restrição de acesso aos documentos,exibição de documentos e capacidade de edição de seu conteúdo apenas a 
usuários autorizados. 
Obviamente, o contrário também é verdade: este mesmo sistema deve evitar 
que usuários não autorizados acessem determinados documentos. 
- Uso e rastreamento: basicamente, todo e qualquer uso dos documentos 
dentro do sistema deve ser registrado pelo próprio sistema. Quem usou, se tentou 
visualizar, se tentou imprimir, quando e a que horas, se estava autorizado a 
visualizar tal conteúdo. 
- Trilha de auditoria: Segue a mesma ideia do tópico anterior, entretanto, 
seu propósito está em fornecer informações sobre o cumprimento das regras de 
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gestão arquivística de documentos. Em outras palavras, se todo mundo está 
fazendo o que deveria fazer. 
A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que 
permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenções feitas 
no documento arquivístico digital ou no SIGAD. 
- Cópias de segurança: Já imaginou se os hds da nossa hipotética 
repartição pública explodissem, formando uma placa pastosa alaranjada de 700º C 
no chão? Triste, não concorda? 
Por isto o SIGAD deve fornecer meios para a realização de cópias das 
LQIRUPDo}HV�GRV�VLVWHPDV��6LP�PHX�ILOKR��HVWH�p�R�IDPLJHUDGR�³EDFNXS´�GH�GDGRV��
Mas a ideia aqui é que, em poucos dias, consigamos restaurar o funcionamento 
integral do SIGAD, do jeitinho que era. Isto significa dizer que os períodos entre 
backups não podem ser muito longos. 
Use a imaginação: se a organização faz backup das informações de dois em 
dois anos, uma falha irrecuperável no sistema devolveria a repartição aos seus 
registros do biênio anterior, e conduziria inexoravelmente à demissão de alguém . 
E como é que tudo isto vai ser armazenado? 
Acredito que se você comprou este curso em pdf, você já esteja familiarizado 
com meios de armazenamento eletrônicos. Contudo, o e-ARQ julgou importante 
especificar os tipos de memória existentes, e eu, seguindo a prudência e sabendo 
que seu examinador também leu a publicação, farei a mesma coisa . 
Existem três tipos de memória: 
- Memória Primária: esta memória contém o funcionamento essencial de 
qualquer máquina. Aqui ficam armazenados os dados necessários à execução de 
qualquer software, durante o período de execução. Caracterizam-se por sua rapidez 
e por seus registros só durarem enquanto o software é executado. Para quem 
manja de computadores, o melhor exemplo é o da memória RAM. 
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- Memória Secundária: passamos a uma modalidade de memória com maior 
capacidade de armazenamento, porém de acesso mais lento. São nossos queridos 
discos rígidos, que se prestam ao armazenamento de grandes quantidades de 
arquivos, e hoje são indispensáveis a qualquer computador minimamente útil . 
- Memória Terciária: são as chamadas mídias de armazenamento (pen-
drives, disquetes, CDs, DVDs), normalmente utilizadas para cópias de segurança, e 
mesmo para armazenamento do acervo digital. Tem como principal característica o 
custo unitário quase insignificante, se comparados aos dispositivos de memória 
secundária. 
E, para terminar (e deixa-los descansar um pouco ), faltou falar da 
Preservação. 
A preservação tem como objetivo garantir a longevidade, funcionalidade e 
acesso contínuo aos documentos, assegurando também características tais como 
acessibilidade e autenticidade. 
Lembra-se que a informática tem aquela maniazinha boba de evoluir 
rapidamente. Assim sendo, do ponto de vista dos documentos digitais, devemos 
incluir estratégias que previnam a obsolescência tecnológica. De nada adianta um 
acervo digital estar todinho gravado em disquetes de 1,44 MB, já pra lá de 
ultrapassados, ou formatos de documento que só podem ser lidos através da 
JORULRVD�SODWDIRUPD�GR�:LQGRZV����H�VHX�³DWXDOtVVLPR´�SDFRWH�2IILFH� 
 Com isso, creio que você já esteja pronto para questões sobre o e-ARQ 
Brasil e sobre a Resolução 20 do CONARQ. O resto é treinar com questões (e 
incluirei várias delas no fim das aulas). 
Tem mais um detalhe: a partir da página 48, o e-ARQ Brasil passa a 
efetivamente apontar os requisitos de um SIGAD, e ainda os classifica em 
Obrigatórios, Altamente Desejáveis ou Facultativos. 
Eu poderia reproduzir todos os quadros em aula, mas isto tornaria o pdf 
desnecessariamente extenso. Em editais mais específicos, costumo sugerir a leitura 
direta, através do link que disponibilizei a vocês no início da aula. 
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No nosso caso creio que nem mesmo isto será necessário. Se tiver um 
tempo, pode dar uma rápida passada de olho, mas o conteúdo dificilmente trará 
algo com o qual você deva se preocupar. 
Você verá que os requisitos são intuitivos, e com o tempo e treino com 
questões, vocês nem farão força para memoriza-los. Palavra! 
Pra quem não se lembra do link: 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf 
5.2. Automação 
Mais informática meu caro, informática em todo lugar... Este tópico é bastante 
curto. Não por não ser importante, mas por não haver muito que falar sobre ele. 
A finalidade da Automação é otimizar os trabalhos da gestão documental. E 
até onde se conhece, isto é feito através de hardwares (máquinas) e softwares 
(programas de computador) direcionados especialmente aos arquivos, atendendo a 
alguma de suas dificuldades. 
E o maior orgulho da Arquivologia, em termos de automação, é o GED 
(Gerenciamento Eletrônico de Documentos). 
Mas, no que isso consiste? 
O GED é, antes de tudo, um processo de digitalização de documentos. Assim 
o sendo, sua primeira etapa é justamente a conversão dos documentos em papel ou 
microfilme para um formato eletrônico, através de um aparelho com o qual acredito 
todos estejam familiarizados: o scanner. 
0DV�VH�IRVVH�Vy�LVVR��QmR�WHULD�JUDoD��$�SDODYUD�³JHUHQFLDPHQWR´�HVWi�DOL�SRU�
um motivo. E aí é que está a maravilha do negócio. Acabada a digitalização do 
documento, podemos nomeá-lo e indexá-lo com suas próprias informações. Data de 
criação, nome do arquivo, usuário criador, basicamente de tudo (e qualquer 
semelhança com as pastas do Windows, NÃO É mera coincidência). 
A partir do momento que estes metadados são incluídos no arquivo 
digitalizado, torna-se muito mais fácil localizá-lo dentro do arquivo digital. De novo, 
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remeto você ao Windows: quando lembra o nome de um arquivo, mas não sabe 
onde o guardou, acredito que utilizem a ferramenta de pesquisa disponibilizada 
gentilmente pelo tio Gates. Aliás, pensar no Windows e nas tarefas que você realiza 
através dele será muito útil quando tiver de responder questões sobre GED. 
Os documentos digitalizados não passam de meras imagens dos papéis que 
serviram para suaformação. Dessa forma, não é possível pesquisar palavras dentro 
do próprio documento (a princípio). 
 Entretanto, ainda é possível utilizar um OCR (programa dedicado ao 
reconhecimento de caracteres em uma imagem) para tornar o próprio conteúdo do 
documento pesquisável. Simplesmente incrível! 
Mas, para que tudo isto seja possível, existem ainda outras tecnologias 
associadas ao GED: 
- Gerenciamento de Documentos (Document Management): trouxe grandes 
avanços para o setor de protocolo. Esta tecnologia permite o gerenciamento da 
produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos, tal como o 
setor de protocolo o faria quando recebesse os documentos em papel (por favor, a 
eliminação aqui corresponderia ao não recebimento do documento pelo setor, e não 
pela destruição física do mesmo). 
- Gerenciamento da Imagem do Documento (Document Imaging): é a 
nossa digitalização, já explicada. Ou quase . Existem duas definições de 
digitalização, ambas passíveis de cobrança em prova. Embora não sejam 
excludentes, elas mostram enfoques diferentes do termo: 
³Reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta 
densidade permitindo a visualização do documento em terminal ou sua 
impressão em papel�´� 
Essa definição já foi cobrada em prova, como veremos na parte de 
exercícios. 
³Processo de conversão de um documento para o formato digital por 
meio de dispositivo apropriado, como um escâner.´� 
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Essa é a definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do 
qual saem a maior parte das questões sobre terminologias arquivísticas. 
- Record and Information Management ± Esta tecnologia está associada ao 
gerenciamento do ciclo vital do documento. 
- Gestão do Fluxo de Trabalho (Workflow): Tecnologia diretamente ligada 
ao controle e gerenciamento de processos (esta palavra processo significa 
atividade, e não documento) garantindo que as tarefas sejam executadas dentro do 
prazo previsto, e corretamente. 
E para finalizar o tópico, vejamos as vantagens e desvantagens dos 
documentos digitais: 
Vantagens: 
- Economia de espaço físico 
- Ganho de produtividade (uma máquina é capaz de realizar as tarefas de 
modo muito mais rápido do que o homem) 
- Facilidade de acesso aos documentos (eles estão todos à disposição do 
usuário, em frente ao seu nariz, por mais numerosos que sejam). 
Desvantagens: 
- O documento eletrônico ainda é muito sensível à manipulação de suas 
informações e está sujeito à obsolescência. 
- Esta forma de conversão de suporte (digitalização) ainda não é 
totalmente regulada por lei, o que significa que, em caso de repartições públicas, 
os originais ainda precisam ser preservados (por enquanto). 
É fato que o advento da Lei 12.682/2012 começa a mudar esse cenário, mas 
o referido diploma possui algumas limitações, que serão abordadas na próxima 
aula. 
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5.3. Certificação Digital 
O que talvez mais pese em desfavor dos documentos digitais seja a 
desconfiança que as pessoas tem a respeito da autenticidade do documento. Afinal 
de contas, se você pegar uma cédula de dinheiro, vai ver um monte de marcas 
G¶DJXD��VLQDLV�GH�VHJXUDQoD��H�DWp�XPD�ILWLQKD�SDVVDQGR�D�QRWD�GH�SRQWD�D�SRQWD� 
Se receber uma comunicação oficial, verá a assinatura da autoridade que 
mandou expedi-la, ou da que emitiu o despacho. Enfim, os documentos físicos 
transmitem maior segurança àqueles que o consultam, justamente porque exibem 
sinais que garantem ao consulente que aquele documento foi emitido por 
determinado órgão. 
Contudo, usemos este pdf como exemplo de documento digital. Você sabe 
que ele é autêntico (que fui eu quem o fez ) porque baixou do site o arquivo. 
Entretanto, se, por alguma infelicidade, este mesmo arquivo circular na rede 
de maneira não autorizada (só lembrando que é feio e que é crime ), convenhamos: 
qualquer pessoa poderia ter montado o cabeçalho, colocado o logo do Estratégia e 
dizendo ser eu, posto o pdf em circulação. 
Como garantir que um documento tão versátil como o documento eletrônico 
transmita a mesma confiança àqueles que o consultam? 
É aí que surge o conceito de certificação eletrônica. 
Eu poderia explicar todo o conceito para você, mas a Medida Provisória 
2.200-2 (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/Antigas_2001/2200-2.htm) já traz 
uma penca de conceitos. Vamos começar por eles: 
Art. 1o Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira- ICP-
Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de 
documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações 
habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações 
eletrônicas seguras. 
 
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Muito bem, nossa querida nação criou a estrutura de chaves públicas. 
Através desta estrutura, surgirá o que chamaremos mais à frente de Certificado 
Digital. 
Pense no Certificado Digital como um documento eletrônico com seu nome e 
um número de controle único (a chave pública). Através dele, você passa a ser 
FDSD]�GH�³assinar´�GLJLWDOPHQWH�RV�GRFXPHQWRV�TXH�FULDU��H�DVVLP��SHUDQWH�RV�ROKRV�
do computador e de todos que acessarem o arquivo, foi você o autor do documento. 
A Medida Provisória em si apenas cria o modelo e a estrutura de que deverá 
seguir a cadeia de autoridades certificadoras. É recomendável que você leia a 
Medida Provisória toda (seus extensos 20 artigos), mas, aqui, vou chamar a atenção 
para alguns artigos que já foram cobrados em prova. 
E sim, estamos começando pela parte chata . Daqui a pouco vai ficar mais 
divertido. 
Art. 2o A ICP-Brasil, cuja organização será definida em 
regulamento, será composta por uma autoridade gestora de 
políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta 
pela Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas Autoridades 
Certificadoras - AC e pelas Autoridades de Registro - AR. 
 
Pois bem, está colorido de formas diferentes para você visualizar todo o 
esquema. Como está exposto no artigo 2º, temos uma autoridade gestora de 
políticas, que na verdade é organizada na forma do comitê do artigo 3º: 
Art. 3o A função de autoridade gestora de políticas será exercida 
pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, vinculado à Casa Civil da 
Presidência da República e composto por cinco representantes da 
sociedade civil, integrantes de setores interessados, designados 
pelo Presidente da República, e um representante de cada um dos 
seguintes órgãos, indicados por seus titulares: 
I - Ministério da Justiça; 
II - Ministério da Fazenda; 
III - Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior; 
IV - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; 
V - Ministério da Ciência e Tecnologia; 
VI - Casa Civil da Presidência da República; e 
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VII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da 
República. 
§ 1o A coordenação do Comitê Gestor da ICP-Brasil será exercida 
pelo representante da Casa Civil da Presidência da República. 
§ 2o Os representantes da sociedade civil serão designados para 
períodos de dois anos, permitida a recondução. 
§ 3o A participação no Comitê Gestor da ICP-Brasil é de relevante 
interesse público e não será remunerada. 
§ 4o O Comitê Gestor da ICP-Brasil terá uma Secretaria-Executiva, 
na forma do regulamento. 
O Comitê tem atribuições organizacionais e de orientação de todo o sistema 
de chaves públicas no Brasil. Tendo isto em mente, veja o artigo 4º: 
Art. 4o Compete ao Comitê Gestor da ICP-Brasil: 
I - adotar as medidas necessárias e coordenar a implantação e o 
funcionamento da ICP-Brasil; 
II - estabelecer a política, os critérios e as normas técnicas para 
o credenciamento das AC, das AR e dos demais prestadores de 
serviço de suporte à ICP-Brasil, em todos os níveis da cadeia de 
certificação; 
III - estabelecer a política de certificação e as regras operacionais 
da AC Raiz; 
IV - homologar, auditar e fiscalizar a AC Raiz e os seus 
prestadores de serviço; 
V - estabelecer diretrizes e normas técnicas para a formulação de 
políticas de certificados e regras operacionais das AC e das AR e 
definir níveis da cadeia de certificação; 
VI - aprovar políticas de certificados, práticas de certificação e 
regras operacionais, credenciar e autorizar o funcionamento das 
AC e das AR, bem como autorizar a AC Raiz a emitir o 
correspondente certificado; 
 VII - identificar e avaliar as políticas de ICP externas, negociar e 
aprovar acordos de certificação bilateral, de certificação cruzada, 
regras de interoperabilidade e outras formas de cooperação 
internacional, certificar, quando for o caso, sua compatibilidade com 
a ICP-Brasil, observado o disposto em tratados, acordos ou atos 
internacionais; e 
VIII - atualizar, ajustar e revisar os procedimentos e as práticas 
estabelecidas para a ICP-Brasil, garantir sua compatibilidade e 
promover a atualização tecnológica do sistema e a sua 
conformidade com as políticas de segurança. 
Parágrafo único. O Comitê Gestor poderá delegar atribuições à AC 
Raiz. 
 
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Viu? Controle e direcionamento do sistema. Nenhuma atividade propriamente 
de certificação. Pensando nisso, ao invés de decorar artigos, você só vai precisar 
analisar o que chegar à sua frente . 
Agora estudemos a cadeia de certificação. No topo da cadeia alimentar está 
a nossa AC Raiz: 
Art. 5o À AC Raiz, primeira autoridade da cadeia de certificação, 
executora das Políticas de Certificados e normas técnicas e 
operacionais aprovadas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, compete 
emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados 
das AC de nível imediatamente subsequente ao seu, gerenciar a 
lista de certificados emitidos, revogados e vencidos, e executar 
atividades de fiscalização e auditoria das AC e das AR e dos 
prestadores de serviço habilitados na ICP, em conformidade com as 
diretrizes e normas técnicas estabelecidas pelo Comitê Gestor da 
ICP-Brasil, e exercer outras atribuições que lhe forem cometidas 
pela autoridade gestora de políticas. 
Parágrafo único. É vedado à AC Raiz emitir certificados para o usuário 
final. 
 
Daqui, creio que seja importante a anotação do parágrafo único. Também 
não é a Autoridade Certificadora Raiz quem emite os certificados para o 
usuário final (eu, você ou qualquer outro que precise emitir um documento digital). 
E o fato de a AC Raiz não ter competência para emitir os certificados já é um 
bom indício do seu papel na estrutura. Ela controla certificados de outras 
Autoridades Certificadoras, que se encontrem imediatamente abaixo dela, e não 
de nós, meros mortais que precisam de certificação. 
Então, se você precisar do certificado, quem é que vai emiti-lo para você? 
Art. 6o Às AC, entidades credenciadas a emitir certificados 
digitais vinculando pares de chaves criptográficas ao respectivo 
titular, compete emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os 
certificados, bem como colocar à disposição dos usuários listas de 
certificados revogados e outras informações pertinentes e manter 
registro de suas operações. 
Parágrafo único. O par de chaves criptográficas será gerado 
sempre pelo próprio titular e sua chave privada de assinatura 
será de seu exclusivo controle, uso e conhecimento. 
 
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Finalmente, achamos quem vincula pares de chaves criptográficas ao titular 
(calma que o tio também vai explicar isso). Por enquanto, acredite que vincular 
pares de chaves criptográficas significa conceder a você uma assinatura digital 
(depois eu arremesso o pedregulho em você). 
Mas tem um problema. A AC emite o certificado, mas você está lendo em 
algum lugar que é ela quem vai receber a sua solicitação? 
Embora a AC saiba quem você é, nunca te viu nem nunca te verá na vida. 
Ela sabe teu CPF, RG, nome completo, mas não o som da sua voz . Para este 
contato mais humano, temos a Autoridade de Registro: 
Art. 7o Às AR, entidades operacionalmente vinculadas a 
determinada AC, compete identificar e cadastrar usuários na 
presença destes, encaminhar solicitações de certificados às AC 
e manter registros de suas operações. 
 
Na próxima página, você vê a estrutura de certificação instituída pela Medida 
Provisória 2200-2 
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Adoro esse SmartArt do Word. Fica tão simpático e profissional a aula . Ok, 
com isto, você já conhece a estrutura de chaves públicas no Brasil e todo o rico 
universo que a cerca. 
Mas te faltam alguns conceitos de criptografia . Hora de dar uma olhada 
nisso. 
Não, nem sonho em te explicar o que é um padrão RSA 4096 bits e função 
hash SHA 512. Primeiro, pois nem eu estou bem certo de que sei o que é isso . 
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Segundo, pois o que cai em prova é o conceito geral de criptografia, e suas 
estruturas mais básicas. 
Pois bem, um documento criptografado teve toda sua informação codificada, 
DWUDYpV�GH�DOJR�TXH�FKDPDUHPRV�GH� ³DOJRULWPR´��3RU�FRQWD�GHVWD�FRGLficação, seu 
conteúdo passou a ser ilegível para uma pessoa que não saiba como 
descriptografar o aludido documento. 
De maneira bem grosseira, o algoritmo é uma fórmula matemática que 
permite codificar o documento e, através do processo inverso, tornar seu conteúdo 
novamente acessível ao usuário. 
Essas fórmulas são facilmente verificadas por um computador, porém, 
dificilmente resolvíveis por um computador, enquadrando-se na definição de 
"problemas de tempo polinomial não determinísticos". 
Nem vou tentar explicar isto a você , apenas pense no seguinte: 
Tente