Apostila de Arquivologia Para Concursos Vestcon(1)

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ARQUIVOLOGIA
Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo
Iracema Marinho
INTRODUÇÃO
Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso compreender o século
 XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez da evolução tecnológica. É suficiente
lembrar dos vários interlocutores, cada qual trazendo sua influência e moldando a
sociedade com novos valores, inserindo novos
cenários.
A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da fotocopiadora, 
da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo dos computadores. A 
partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o computador
conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou profundamente as
possibilidades de comunicação de documentos.
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos 
importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organização e nos 
métodos de trabalho no sentido de viabilizar com maior rapidez o acesso à 
informação e garantir formas de preservação e conservação de arquivos 
institucionais, pois por meio desses documentos podemos remontar uma nova
história, não apenas com a versão hegemônica do poder.
O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de arquivologia e
técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicos da moderna arquivística, e 
compilação de teoria baseada nos maiores autores da área.
Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística, norma ISAD(g) e
glossário de termos arquivísticos.
“... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso de
conceber e fabricar uma arca da memória, capaz de sobreviver ao
dilúvio atômico. Uma garrafa de náufragos siderais lançada aos oceanos
do tempo, para que a nova humanidade de então saiba por nós o que as baratas
não lhes contarão...”
Gabriel Garcia Marquez
ORIGEM DOS ARQUIVOS
A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da antiga
Grécia – arché, atribuída ao palácio dos magistrados, evoluindo para archeion, local de
guarda e depósito dos documentos.
Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, palavra de origem
latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos.
BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DOS CONCEITOS DE ARQUIVO
As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como depósitos de 
documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das
instituições ou indivíduos.
Estabeleciam ou reivindicavam direitos.
Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos para museus e
bibliotecas.
Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.
INFORMAÇÃO, ARQUIVO E INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS
Informação: não tem sido considerada como objeto privilegiado da Arquivologia,
 mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, por sua vez, é visto como o elemento do
 arquivo.
“Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão do
objeto da Arquivologia e sua ordem: Arquivos – documentos de arquivos –
informação.”1
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo
Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é “o conjunto de documentos, quaisquer
que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos 
por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas
atividades”
(1984, p. 25).
O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em
 conjunto com a Associação dos Arquivistas Franceses define arquivos como sendo “
o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo,
qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo
 de suas funções e atividades” (1970, p. 23).
Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados:
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos
 de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
 caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos.
A comparação de tais definições com o conceito de arquivo, vigente desde o final do
século XIX até meados deste século resulta no seguinte:
Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou
produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus
funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer
 na custódia deste órgão ou funcionário.2
A partir da segunda metade do século XX, são referidos os dois pontos
básicos:
a) uso, cada vez mais extensivo, de novos suportes documentais, eliminando da
 definição de arquivo qualquer tentativa de delimitar os possíveis suportes dos
registros arquivísticos;
b) o surgimento dos princípios da Gestão de Documentos, a partir de reformas
administrativas, ocorridas nos Estados Unidos e Canadá,
1 HEREDIA, 1993, p. 32.
2 Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973, p. 13.
no final da década de 40, buscam a economia e a eficácia na
produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. Originários da
 impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais,
com as massas cada vez maiores de documentos 
produzidos pelas administrações, inauguram, entre outras, as práticas
de avaliação, seleção e eliminação de documentos de arquivos.
É superada a idéia predominante de que os arquivos constituem conjuntos
de documentos destinados a permanecer sob custódia permanente das
instituições, é estabelecida a noção de que os documentos de arquivo podem, de acordo com
seus valores probatórios e informativos, ser eliminados.
Assim, o conceito de arquivo mantém inalteradas as suas características 
básicas de conjunto orgânico produzido por uma dada atividade 
jurídico-administrativa, salientando-se o caráter testemunhal do conjunto documental
arquivístico, conservado em sua organicidade.
Nova visão:
Arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma
natural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. A
qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e 
relações originais forem mantidas.3
DOIS NÍVEIS DE INFORMAÇÃO CONTIDOS NUM ARQUIVO
 A informação contida no documento de arquivo isoladamente.
 A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua
estrutura, revela sobre a instituição ou sobre
a pessoa que o criou.
É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o conceito de
informação arquivística e preconiza-se uma maior relação entre
a Arquivologia e Ciência da Informação.
3 JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8.
Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades
institucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais de informação
 e prova para as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua
criação, manutenção, eliminação ou modificação.
Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinam
a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos:
 os registros documentaisatestam ações e transações;
 sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação.
Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou 
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
 sucessores para efeitos futuros”4.
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo
Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: “O conjunto de documentos, quaisquer que 
sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas
 atividades” (1984, p.25).
O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologia publicado 
pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto a Associação dos 
Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: “O conjunto de documentos, 
de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa 
física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de 
suas funções e atividades”
(1970, p.23).
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DISTINGUEM OS ARQUIVOS
 Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não
se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma
pessoa.
4 Souza, 1950.
 Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir
de prova de transações realizadas.
 Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.
PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ARQUIVOLOGIA
ARQUIVÍSTICA – CONCEITUAÇÃO E OBJETO
“É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem por objetivo a
natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua
constituição, organização, desenvolvimento e utilização”5. Termos
como equivalentes: archival science (Inglês), archivistique
(Francês); archivística (Espanhol).
A Arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação, objetiva a
organização dos dados com vistas à informação e possui como objeto a informação.
ARQUIVO
A Lei nº 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.
Arquivo é o “conjunto de documentos que, independentemente da natureza do
suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou privadas”6.
O termo arquivo pode também ser usado para designar:
conjunto de documentos;
móvel para guarda de documentos;
local onde o acervo documental deverá ser conservado;
órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar
e conservar a documentação;
títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e
francesa (Paes, Marilena Leite).
5 Manual Interno de Gestão Documental – ArPDF, 1998.
1. COMUNICAÇÃO = ATENDIMENTO AO PÚBLICO
“Função arquivística que consiste em colocar os documentos à disposição dos
usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.”7
“O termo comunicação é indubitavelmente, mais adequado para caracterizar o
processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, no sentido lato, as relações
interindividuais e coletivas, bem como os métodos que aí
se empregam...”8
2. GESTÃO DOCUMENTAL
“Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência
na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.”9
3. INFORMAÇÃO
“Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.”10
A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende uma mensagem, 
idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. Pode ser passada através da fala, 
escrita, imagem e representação, sendo uma categoria abstrata que se materializa quando
 é registrada e representa uma sucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como
fatos. É a noção, idéia ou mensagem contida em um documento.
5.1 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
“A interpretação das informações registradas depende da relação das mesmas com o
contexto de sua produção.”11
4. DOCUMENTO
“É qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o 
homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o
processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa,
6 Dicionário de Terminologia Arquivística.
7 Dicionário de Terminologia Arquivística.
8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p. 24.
9 Dicionário de Terminologia Arquivística.
10 Dicionário de Terminologia Arquivística.
11 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29.
a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, etc. tudo
que é produzido por razões funcionais, jurídicas, científicas, técnicas, culturais ou
 artísticas pela atividade humana.”12
O documento é todo e qualquer suporte material no qual pode ser
registrada, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um conteúdo
informacional. Costuma ser entendido como tudo aquilo que pode registrar uma mensagem, uma
idéia ou um acontecimento.
6.1 DOCUMENTO DE ARQUIVO
São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física
ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades,
constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as
atividades a que se vinculam, expressando
os atos de seus produtores no exercício de suas funções.
6.1.2 Classificação dos Documentos
A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, gênero, espécie,
tipo, forma e natureza.
6.1.3 Formato
Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como
foi confeccionado.
Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, códice, diapositivo, ficha, fita 
perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de microfilme,
ultra-ficha.
6.1.4 Gênero
Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na
comunicação de seu conteúdo. É a linguagem usada, a forma como a informação está registrada
no documento. Classifica-se em:
 textuais – manuscritos, datilografados e impressos (linguagem básica a
escrita);
 audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música
(associação do som e da imagem);
 cartográficos – mapas, plantas e projetos;
12 BELLOTO, 1998, p. 14.
 Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias
(linguagem básica a imagem); documentos imagéticos;
 Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação, som e hipertexto.
Espécie
É a linguagem formal como se apresenta o documento. A configuração que
assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas,
tais como:
 ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão;
 aviso – correspondência entre Ministros ou Governadores de
Estado;
 carta – correspondência entre empresas, instituições e particulares em
geral;
 certidão – documento emitido por autoridade pública onde se atesta que 
algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registrado 
em algum outro documento ou registro;
 circular – correspondência impressa e enviada simultanea- mente a vários
destinatários;
 decreto – ato de natureza legislativa;
 despacho – manifestação escrita, de autoridade, sobre assunto de sua
competência;
 edital – ordem oficial afixado nos lugares públicos;
 formulário – relatório padronizado onde sepreenchem os campos previamente
definidos;
 lei – norma jurídica escrita pelo poder competente, com caráter
de obrigatoriedade. Cria, extingue ou modifica direito;
 memorando – correspondência interna de um órgão;
 ofício – correspondência entre autoridades;
 ordem de serviço – documento autorizando a execução de
algum serviço;
 portaria – ato escrito que determina providências de caráter administrativo,
dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, entre outros;
 regimento – conjunto de princípios e normas que estabelecem o 
modo de funcionamento interno de um órgão;
 regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução
 de uma lei;
 relatório – documento expondo, para autoridade superior, o desenvolvimento de
um trabalho num determinado período;
 requerimento – documento em que se faz pedido à autoridade
competente;
 solicitação – solicitação de um serviço.
Tipo/Tipologia documental
Estudo dos tipos documentais, a Arquivística mostra que tipo documental é a 
configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
Desta forma, a configuração que assume uma tipologia documental varia de acordo com
a atividade que a gerou. Por exemplo:
 boletim de ocorrência;
 certidão de casamento;
 certidão de nascimento;
 relatório de atividades.
Suporte
Materiais sobre os quais as informações são registradas:
 papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornal
e encadernação;
 mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita magnética, disquete e
 CD;
 filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme cinematográfico;
 metal, argila, madeira, tecidomedalha, monumento, escultura, tela, etc.
Forma
Consiste no estágio de preparação e de transmissão de documentos. Constitui-se em:
 original;
 cópia;
 rascunho.
Categoria
Decreto nº 2.134, de 24/1/1997 (Dispõe sobre a categoria dos documentos
públicos sigilosos e o acesso a eles e dá outras providências):
Art. 2º para fins deste Decreto, considera-se os seguintes conceitos:
I - Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. II -
Classificação: atribuição de grau de sigilo de documentos.
III - Credencial de segurança: certificado concedido por autoridade compe-
tente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos.
IV - Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos.
V - Desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela
classificação de documentos sigilosos os torna ostensivos à consulta pública.
VI - Grau de sigilos: graduação atribuída à classificação de um documento
sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência
de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo.
VII - Reclassificação: atividade pela qual autoridade responsável pela
classifi- cação dos documentos altera a sua classificação.
Natureza
Corresponde à classificação de segurança ao acesso dos documentos. Quanto à natureza,
portanto, os documentos se subdividem em:
 Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgação não prejudica à organização,
 sem qualquer restrições ao acesso.
 Sigilosos – aqueles que devem ser de conhecimento restrito. Segundo o 
Decreto nº 60.471, de 11/3/67, são assuntos sigilosos aqueles que,
por suanatureza devam ser de conhecimento restrito e,
portanto, requeirammedidas especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação.
De acordo com a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que pode
circular, são quatro os graus de sigilo:
a) Ultra-Secreto – de excepcional segurança, cujo teor só deve ser de 
conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio. São
documentos referentes à soberania
e integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerra ou 
científicos, negociação para aliança política ou militar, cuja
divulgação coloca em risco a segurança da sociedade e do Estado.
Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário Federais.
Prazo de permanência: 30 anos
Ex.: planos militares, fórmula da Coca-cola.
b) Secreto – só pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem ter conhecimento.
Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário
Federal, Governadores e Ministros de Estado ou, ainda, por quem haja recebido
 delegação.
Prazo de permanência: 20 anos
Ex.: documentos que registram a vida particular do funcionário.
c) Confidencial – não requerem alto grau de segurança, mas
seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um
indivíduo ou entidade.
Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário 
Federais, Governadores e Ministros de Estado, titulares dos órgãos da
 Administração Pública Federal, do DF, dos Estados e Municípios ou,
 ainda, por quem haja recebido delegação para esse fim.
Prazo de permanência: 10 anos.
Ex.: exames finais, correspondência entre autoridades cujo assunto envolva
interesses financeiros e políticos.
d) Reservado – o conteúdo não deve ser tornado público. São aqueles cuja
divulgação, quando ainda em trâmite, compro- meta as operações ou objetivos
neles previstos.
Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário 
Federais, Governos dos Estados e Municípios, Agentes Públicos
formalmente encarregados da execução de projetos, planos e programas ou,
 ainda, por que haja recebido delegação para esse fim.
Prazo de permanência: 5 anos.
DECOMPOSIÇÃO ANALÍTICA, CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE
ARQUIVOS
Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades
institucionais e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais de 
informação e provam as suposições e conclusões relativas a estas atividades,
 sua criação, manutenção, eliminação e modificação.
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU
CENTRO DE
DOCUMEN-
TAÇÃO
Tipo de
suporte
Manuscritos,
impressos,
audiovisuais,
exemplar único
Impressos,
manuscritos,
audiovisuais
,
exemplares,
múltiplos
Objetos
bi/tridimensionais
, exemplar único
Audiovisuais
(reproduções)
exemplar único
ou múltiplo
Tipo de
conjunto
Fundos, do-
cumentos
unidos pela
origem
Coleção,
documentos
unidos pelo
conteúdo
Coleção, documen-
tos unidos pelo
conteúdo ou pela
função
Coleção, do-
cumentos uni-
dos pelo
conteúdo
Produtor
A máquina ad-
ministrativa
Atividade hu-
mana indivi-
dual e cole-
tiva
Atividade humana,
a natureza
Atividade
humana
Fins de
produção
Administrati-
vos,
jurídicos,
funcionais,
legais
Culturais,
científico
s,
técnicos,
artísticos
,
educativos
Culturais,
artísti- cos,
funcionais
Científicos
Objetivo
Provar,
teste- munhar
Instruir,
in- formar
Informar, entreter Informar
Entrada de
documen-
tos
Passagem na-
tural de fonte
geradora única
Compra, doa-
ção, permuta,
de fontes
múltiplas
Compra, doação,
permuta, de fontes
múltiplas
Compra, doa-
ção, pesquisa
Processa-
mento
técnico
Registro,
arran- jo,
descrição:
guias, inven-
tários, catálo-
gos, etc.
Tombamento,
classificação
,
catalogação,
fichários
Tombamento, ca-
talogação,
inven- tários,
catálogos
Tombamento,
classificação
,
catalogação,
fichários ou
computador
Público
Administrador
e pesquisador
Grande pú-
blico e
pesquisador
Grande público e
pesquisador
Pesquisador
Tabela 1: Fonte: BELLOTTO, Heloísa Liberalli Bellotto. Arquivos Permanen-
tes: tratamento documental. 1988, p. 18)
DOCUMENTAÇÃO
Conjuntos de documentos produzidosou recebidos por pessoa física ou
jurídica, no decurso de suas atividades, independentemente de data, suporte
material ou formato físico.13
Centros de Documentação
Um centro de documentação pode ser formado por órgãos de documentação, de
acordo com as características dos documentos que serão armazenados. Estes órgãos podem ser
um arquivo, uma biblioteca ou um museu.
Arquivo
Arquivo é o conjunto de documentos organicamente acumulados
(produzidos e recebidos), por pessoa jurídica ou física, pública ou privada no exercício 
de suas atividades, independente do suporte ou de sua natureza. O documento do
arquivo serve como prova e/ou informação.
Biblioteca
É o conhecimento genérico e produzido por terceiros. Corresponde ao conjunto de 
material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e
consulta com objetivos culturais. O documento de biblioteca instrui e ensina.
Museu
É o conjunto de objetos coletados nas mais variadas fontes e que contam a
história de um povo, sendo sua finalidade essencialmente cultural. Consiste em uma 
coleção de peças e objetos de valor cultural, reunidos, conservados e colocados à
disposição do público.
13 Archives de France, 1993, p.19.
CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
 Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; 
os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento
 de determinada função, ou consecução de alguma atividade,e são
autênticos quando são criados e conservados de acordo com
procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas
estabelecidas.
 Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados artificialmente,
mas acumulados de modo natural nas administrações, em função dos
 seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua
e progressiva, são como sedimentos de estratificações geológicas, e isto dota
 de um elemento de coesão espontânea, embora estruturada.
 Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no decorrer do
andamento das transações para as quais foram criados, os documentos estão ligados por
 um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, os registros
arquivísticos são um conjunto indivisível de relações.
 Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura
documental do grupo ao qual pertence.
 Princípios da legalidade: os registros arquivísticos são provas confiáveis das
ações e que se referem e devem esta confiabilidade às circunstâncias de sua 
criação e às necessidades de prestar contas.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Os arquivos podem ser classificados quanto à entidade mantenedora,
à evolução, à natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão da atuação.
Quanto à Entidade Mantenedora, o arquivo pode ser:
– público – federal, estadual e municipal;
– privado – comercial, institucional, familiar ou pessoal.
Quanto à Natureza dos Documentos, o arquivo pode ser:
– especial – devido ao suporte diferente que merece um tratamento especial. Ex.:
arquivo de discos, fitas, microfilmes e slides;
– especializado – aquele em que predomina um assunto específico. Ex.: arquivos
médicos, engenharia e imprensa.
Quanto à Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guarda dos documentos, o
arquivo pode ser:
– funcional – aqueles que servem à administração (1ª e 2ª idades). Ex.: arquivo
administrativo, documentos consultados com alguma freqüência;
– cultural – aqueles que servem à história e à cultura (3ª idade). Ex.: arquivo
histórico, documentos como fonte de pesquisa.
Quanto à extensão:
– setorial – são arquivos originados em um setor determinado da instituição. Ex.:
 arquivo do departamento de pessoal, do setor financeiro, do setor de
recursos humanos, etc.;
– geral – arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex.: 
arquivo geral de uma instituição. Obs.: havendo centralização, não existirão
 arquivos setoriais.
O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / TEORIA DAS 3 IDADES
ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO
Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável 
que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e
 rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a
 que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Essas fases
são definidas como as três idades dos arquivos: corrente, intermediário e permanente. A
teoria das três idades é um dos pilares da Arquivística. Elaborada na década de 40 nos
Estados Unidos, ela propõe a divisão dos arquivos em três fases, que são complementares, de
acordo com o seu uso, não importando qual o suporte dos documentos:
ARQUIVO CORRENTE – ATIVOS – DINÂMICOS – ADMINISTRATIVOS –
1ª IDADE
aos objetivos
que, mesmo cessada sua 
tramitação, se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da
freqüência com que são consultados. Podem ser centrais ou setoriais, mas devem estar 
sempre próximos ao usuário, de modo a facilitar o acesso. Os documentos passam,
aproximadamente, 1 ano em arquivo setorial e 5 a 10 anos no arquivo central.14
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – SEMI-ATIVO – 2ª IDADE
Constituído de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco 
freqüente, que aguardam destinação final em depósito de armazenamento temporário. 
Não há necessidade de serem conservados próximos às unidades produtoras. São mantidos
nessa fase por um prazo médio de 20 anos. Corresponde ao arquivamento transitório,
assegurando a preservação de documentos que não são utilizados com freqüência, mas
devem ser conservados por razões administrativas, e que aguardam
14 Belloto, 1991, p 5-6.
destinação final, devendo estar devidamente classificados e à disposição
para consultas. A destinação poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao arquivo
permanente.
ARQUIVO PERMANENTE – INATIVO – HISTÓRICO – 3ª IDADE Constituído de documentos que
 perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legal ou histórico e
 que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.
A sua função é conservar e disponibilizar para consulta documentos úteis para 
fins administrativos e pesquisas históricas, tendo por objetivo torná-los 
acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência adquirida com o
tempo.
Os documentos de idade permanente e proveniente de uma mesma fonte (setor ou órgão)
 devem estar reunidos, em um mesmo grupo, sendo realizado o arranjo do material.
QUADRO COMPARATIVO DOS ARQUIVOS
FASE DOCUMENTAL LOCALIZAÇÃO NOME DO LOCAL
CORRENTE (possui
valor administrativo)
no setor, perto do
usuário
Arquivo Corrente 
ou
Arquivo Setorial
INTERMEDIÁRIA
(aguarda destinação
final)
no setor ou em local
(sala ou móvel) específico
Arquivo 
Intermediário ou
Arquivo Central
PERMANENTE (possui
valor histórico)
em local (sala)
específico e centralizado
Arquivo Central ou
Arquivo Inativo ou
Arquivo Permanente
ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE (HISTÓRICO)
DESTINAÇÃO
É o recolhimento, análise, avaliação, seleção e eliminação de documentos.
a) Recolhimento: é o deslocamento de um documento do Arquivo Intermediário para
o Arquivo Permanente. Quando o descolamento é
feito do arquivo corrente para o intermediário,
é chamado de transferência, que pode serpermanente
(intervalos irregulares) ou periódica (intervalos determinados);
b) Análise: estudos dos documentos recebidos;
c) Seleção: triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo;
d) Avaliação: Verificação dovalor probatório (de prova) ou informativo, de
pesquisa dos documentos e estabelecimentos de prazos de vida dos documentos;
e) Eliminação: destruição, doação ou venda de documentos julgados
destituídos do valor permanente, feito por uma Comissão Permanente
de Avaliação.
COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO
 Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos.
 Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a
serem destinados, com o profundo conhecimento das
atividades desempenhadas.
 Historiador ligado à área de pesquisa de que se trata o acervo;
 Profissional da área jurídica, responsável pela avaliação do valor legal
dos documentos.
 Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto
de avaliação (economistas, sociólogo, engenheiro, médico
 e outros.).
ELEMENTOS DE DESTINAÇÃO
a. Tabela de temporalidade: a tabela de temporalidade é um
instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por
objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com
 vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela
necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar
os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no 
exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases 
corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou 
guarda permanente – além de um campo para observação necessárias à
sua compreensão e aplicação.
ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA
DESTI-
NAÇÃO
FINAL OBSERVA-ÇÕES
FASE COR-
RENTE
FASE
INTER-
MEDIÁRIA
000 ADMINISTRAÇÃO
GERAL
001 MODERNIZAÇÃO E
REFORMA ADMINISTRATIVA
PROJETOS, ESTUDOS,
NORMAS E SIMILARES
5 anos 9 anos Guarda
Permanente
002 PLANOS E
PROGRAMAS DE
TRABALHO
5 anos 9 anos Guarda
Permanente
003 RELATÓRIOS DE
ATIVIDADES
5 anos 9 anos Guarda
Permanente
São
pássí- veis de
eli-
minação os
relatórios
cujas as
in- formações
encontram-se
recapitu-
ladas em
outros
004 ACORDOS,
AJUSTES, CONTRATOS
CONVÊNIOS
Enquanto
vigora
10 anos Guarda
Permanente
005 JURISPRUDÊNCIA 10 anos 10 anos Guarda
Permanente
010 ORGANIZAÇÃO E
FUNCIONAMENTO
NORMAS,
REGULAMENTAÇÕES,
5 anos 5 anos Guarda
Permanente
DIRETRIZES
010.1 REGISTRO NOS
ÓRGÃOS COMPETENTES
Enquanto
vigora
Eliminação
Tabela 2: Modelo da Tabela de Temporalidade – CONARQ.
b. Lista de eliminação: é a relação específica de documentos que
serão eliminados de uma vez e de tem de ser aprovada pela
autoridade competente.
CRITÉRIOS QUE REGULAM A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros documentos
de uma maneira mais completa.
• Cópias cujos originais estejam preservados.
• Documentos de pura formalidade.
• Documentos que cumpram datas específicas.
• Documentos que se tornem obsoletos.
OS VALORES DOS DOCUMENTOS DE TERCEIRA IDADE.
O objetivo deste tópico é nortear os arquivistas para o caso –
infelizmente, ainda mais freqüente e usual no Brasil – de uma possível triagem
no interior de uma acumulação de papéis nos chamados “arquivos mortos”, quando pra tal
acumulação não se obedeceu a nenhum critério de prazos de guarda ou destruição, pela simples
 inexistência de tais tabelas.
Para o Arquivo Nacional brasileiro são considerados documentos de guarda
permanente “os de valor probatório com relação a direitos, tanto de pessoas físicas ou
jurídicas, como de coletividade e os valores informativos sobre pessoas, fatos ou 
fenômenos cuja memória, em termos históricos, seja considerada relevante (em entidades
públicas ou privadas)”.
Serão documentos “históricos” os documentos referentes à origem, aos direitos e
aos objetivos da instituição, tais como:
– atos de criação: leis, decretos, resoluções;
– atos constitutivos: estatutos, contratos sociais;
– direitos Patrimoniais: escrituras;
– documentos que reflitam o desenvolvimento da Instituição:
regulamentos, regimentos, planos, projetos;
– programas que tratem das atividades-fins da instituição: atos e relatórios
da direção, correspondências de delegação de poderes;
– registros visuais e sonoros: que reflitam a vida da instituição;
– documentos que firmem jurisprudência;
– documentos concernentes à administração de pessoal;
– documentos que respondam as questões técnico-científicas relativas às
atividades específicas da instituição;
– documentos de divulgação produzidos para promoção da instituição;
– documentos artístico e cultural.
Importante: O processo avaliatório nunca é feito documento por documento, mas
sempre dentro de uma contextualização.
PRINCÍPIO DE TERRITORIALIDADE
“... o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem
 o destino deste último.”
De início, este princípio não releva da arquivística mas sim do direito aplicado à
propriedade. Serve para exprimir o direito que o vencedor tem de exigir ao vencido a 
deposição dos documentos relativos às terras conquistadas no momento da assinatura de
uma rendição ou de um tratado de paz. Com o tempo, a outorga dos documentos de um país
generalizou-se
a todas as atividades de transmissão, de jurisdição ou de transferência de mandato. Esse 
modo de funcionamento torna-se oficial com a adoção da Convenção Nacional das Nações
 Unidas, Convenção de Viena, sobre a Sucessão dos Estados em matéria de Bens, 
Arquivos e Dívidas de Estado. Além disso, o princípio de territorialidade foi aplicado à
restituição de certos fundos de arquivo a instituições ou a centros de arquivo situados
perto do local de criação, e que tinham sido deslocados por diversas razões.
A título de exemplo, foi em parte com base nesse princípio que se efetuou a regionalização 
 Archives Nationales du Quebec, nas diferentes regiões administrativas das
províncias entre os anos de 1970 a 1980.
FUNDO DE ARQUIVO
O fundo abarca papéis gerados/recebidos por entidades físicas ou jurídicas, 
necessários à sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício das atividades que
justifiquem a sua existência, descartando-se, assim, a caracterização de coleção (papéis
reunidos por razões científicas, artísticas, de entretenimento ou quaisquer outras que não
as administrativas).
Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre
si, constituindo uma unidade distinta, como frisa Schellenberg, não
 podendo seus componentes ser separados, vindo a constituir outros agrupamentos
aleatórios.
A noção de fundo está estritamente ligada ao próprio órgão gerador dos documentos.
PRINCÍPIOS DO RESPECT DES FONDS/RESPEITO AOS FUNDOS
 Respeitar-se o órgão de origem, não deixando que seus documentos se
misturem aos de outro órgão.
 Respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram da repartição de
origem, na seqüência original de séries, mesmo que deturpada pelas
baixas decorrentes da tabela de temporalidade.
COMO IDENTIFICAR O ÓRGÃO MAIOR CUJOS DOCUMENTOS CONSTITUIRÃO O FUNDO?
 Possuir nome, ter sua existência jurídica resultante de lei, decreto,
resolução, etc.
 Ter atribuições precisas determinadas por lei.
 Ter subordinação conhecida firmada por lei.
 Ter um chefe com poder de decisão dentro de sua área legal de ação.
 Ter uma organizaçãointerna fixa.
FUNDO ABERTO
É o conjunto de documentos ao qual vão continuar a juntar-se documentos.
Exemplo: os arquivos de um ministério que continua a existir, pois sua
administração continua a trabalhar.
FUNDO FECHADO
É o conjunto de arquivo ao qual não irão juntar-se mais documentos. Exemplo:
instituição extinta, ou personalidade falecida.
ARRANJO DOCUMENTAL
Denominação atribuída à classificação dos documentos, ou seja, à identificação
da fase a que pertence o documento.
SISTEMÁTICA DO ARRANJO DOCUMENTAL
Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações
(ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos intermediários), 
obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos (interna e
externamente).
É uma operação ao mesmo tempo intelectual e prática: organizar documentos 
uns em relação aos outros; as séries, uma em relação às outras; os fundos, uns em
 relação aos outros; dar números de identificação aos documentos; colocá-los em pastas,
 caixas ou latas; ordená-los nas estantes.
DESCRIÇÃO DAS UNIDADES DE TRABALHO
O Arquivista que deseja estruturar um volume “x” de informação orgânica 
aplicará a Noção de Fundo em função de uma abordagem minimalista ou maximalista,
ou seja, do menor para o maior, ou do maior para o menor, dependendo da complexidade do
fundo.
Patrimônio Arquivístico Comum – É composto pelos arquivos que formam uma 
parte do patrimônio nacional de um ou vários Estados, que não podem ser divididos
sob pena de perderem o seu valor administrativo, legal ou histórico.
Arquivos de um Estado – Totalidade dos documentos de caráter político, 
científico, econômico, social e cultural pertencentes ao Estado, sujeitos a um
registro central e devendo ser conservados nos arquivos do Estado.
Arquivos de um Organismo – Conjunto de pessoas que têm como finalidade a
realização de objetivos comuns ligados a uma mesma missão, quer esta seja pública ou
privada.
Grupo de Arquivos – Trata-se do conjunto de fundos (de arquivos) de
natureza idêntica, dotado de um sistema idêntico de cotação num quadro de classificação.
Fundo de Arquivo – Pode ser subdividido em subfundo (ou fundos secundários) ou
 quando se tratar de unidades administrativas subordinadas.
Série – Divisão de peças ou de unidades de instalação cobrindo os aspectos
 de uma mesma função, atividade ou assunto, no interior de um dado fundo, definida por um
quadro de classificação.
Unidade de Instalação – É uma unidade de organização e de inventário dos
arquivos (cassete, caixa, registro, maço, dossier, capa, rolo, bobina, disco, disco óptico,
volume, disquete, etc).
Dossier – Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de
natureza diversa, para uma finalidade específica; tal termo equivale a processo.
Peça – A menor unidade arquivística, indivisível; pode ser constituída por uma ou mais
 folhas, por um caderno ou um volume. (uma peça pode às vezes conter vários documentos).
Documento (de arquivo) – É um conjunto constituído por um suporte
(peça) e pela informação que ele contém, utilizáveis para efeito de consulta ou como prova.
Dado – A menor representação convencional e fundamental de uma informação (fato, noção,
objeto, nome próprio, número, estatística, etc.)
CARACTERIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO DOCUMENTAL E DE
REFERÊNCIA PARA O UTILIZADOR
Permitem a comunicação da informação orgânica no âmbito da organização junto
 dos utilizadores, tanto do seu valor primário como do secundário (administradores,
 investigadores e cientistas, etc.). A escolha dos instrumentos de descrição 
documental ou de referência deve ser sempre efetuada depois de uma análise das 
unidades de trabalho a ser descritas, bem comodas necessidades gerais
ou particulares dos utilizadores reais ou potenciais.
Patrimônio Arquivístico
Guia de Arquivos de Instituições organizacionais.
Comum Anuário internacional de Arquivos
Bibliografia internacional dos
anuários e guias dos serviços 
de arquivo.
Arquivos de Estado
Anuário dos serviços de
arquivo. Guia por serviços de
arquivo. Catálogo dos arquivos.
Arquivos de um
Organismo Documental
Catálogo dos fundos;
Estado geral dos fundos;
Guia do serviço de Arquivo;
Bibliografia dos instrumentos de
descrição documental.
Índice Geral.
Grupos de Arquivos Guia grupo de arquivos ou subgrupo
de arquivos.
Fundos
Guia temático
Guia por fundo
Tabela de equivalência
Dossiê
Série
Guia por série
Guia por subsérie
Guia por subsubsérie
Unidade de instalação Repertório Sumário
Repertório numérico simples
Repertório numérico detalhado
Repertório cronológico
Peça Inventário sumário
Inventário analítico
Documento Índice onomástico/geográfico
Ìndice assunto/matéria
Índice cronológico
Dado Índice, lista, etc.
Tabela 3: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da
Disciplina Arquivística. p. 139.
PROCESSO DA DESCRIÇÃO
O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lógico,
a descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas
séries e/ou unidades documentais possam ser alcançados pelos
pesquisadores.
O processo da descrição consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que 
possibilitem identificar, rastrear, localizar dados, seja via sumária, seja pela via
sumária, pela analítica.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Catálogo: instrumento de descrição documental de ordem geral que apresenta a informação
 por ordem alfabética do tipo:
– catálogo dos arquivos;
– catálogo dos fundos.
Guia: O mais abrangente e popular, no sentido de estar vazado numa linguagem que pode
atingir também o grande público e não especialmente
os grandes pesquisadores de arquivo: historiadores e administradores.
Fornece informações básicas. Tem por finalidade dar uma visão de conjunto dos acervos de
arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o
 interesse dos fundos que ele abriga, os instrumentos de pesquisa de
que dispõem, quais são as fontes complementares. É um 
instrumento de pesquisa descritivo e feito com espírito prático.
Guia por grupo de arquivos, subgrupo e de arquivos ou fundo: instrumento de
 descrição fundamental que fornece uma visão de conjunto de um grupo de arquivos, de 
um subgrupo de arquivos ou de um fundo redigido de modo a apresentar a 
estrutura, a articulação, bem como a diversidade dos recursos que ele oferece aos
investigadores.
Guia temático (guia especializado ou guia por tema de pesquisa): instrumento
 de descrição documental que apresenta os fundos e as coleções de um ou vários
serviços de arquivos relativos a temas, períodos, espaços geográficos, tipos de documentos
particulares e predeterminados.
Guia por série, subsérie: instrumento de descrição documental que fornece uma
 visão de conjunto de uma série, subsérie de documentos que possuam uma grande amplitude.
Repertório sumário: instrumento de descrição documental destinado
a apresentar a documentação de um fundo quando as unidades de instalação que o
compõem são homogêneas.
Repertório numérico simples: instrumento de descrição documental que apresenta
 uma a uma as unidades de instalação de um fundo, resumindo o conteúdo de cada
uma delas num título.
Repertório numérico detalhado: instrumento de descrição documental que enumera as 
unidades de instalação heterogênea de um fundo e que apresenta uma análise que
caracterizao conjunto dos documentos de que elas são constituídas.
Repertório cronológico: lista que inumera unidades de instalação por ordem cronológica,
por vezes, independentemente da ordem primitiva.
Índice (onomástico, geográfico ou por assunto): listagem ordenada de nomes de
 pessoas, de locais, de assuntos, de matérias ou, ainda, de datas que
permitam acessar a informação contida numa unidade arquivística.
Inventário catálogo: instrumento de descrição documental destinado
a enunciar de modo exato a documentação de um fundo ou de uma coleção ao nível de peças.
Inventário sumário: instrumento de descrição documental que descreve, através
 de aspectos exteriores ao documento, cada uma das peças de um fundo ou de uma
coleção de arquivo.
Inventário analítico: instrumento de descrição documental que descreve de modo
 preciso cada uma das peças de um fundo ou de uma coleção, analisando o conteúdo
do documento.
Tabela de equivalência: mostra a equivalência entre antigas notações
e as novas adotadas.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades
 de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, 
do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos 
equipamentos, com o objetivo de racionalizar e simplificar o ciclo documental.
OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
– Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e
destinação de documentos.
– Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e onde seja
necessária à instituição e aos cidadãos.
– Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo,
fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
– Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de
dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.
– Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda
permanente por seus valores histórico e científico.
FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
 Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar
documentos em razão das atividades específicas de uma Área ou 
Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de documentos,
evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o
volume a ser manuseado, controlado, armazenado e 
eliminado, garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e
 de automação.
 Utilização dos documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos 
documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa,
 assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve
métodos de controle relacionados às atividades
de protocolo e às técnicas específicas para classificação,
organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. 
Desenvolve- se, também, a gestão de arquivos correntes e
intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da
informação.
 Destinação de documentos: envolve as atividades de análise,
seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou
seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e
quais a serem preservados permanentemente.
A cada uma dessas fases – que são complementares –, corresponde uma maneira de
conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada.
Extensão da atuação do arquivo
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais, gerais
ou centrais.
Setoriais: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo
funções de arquivo corrente.
Gerais ou centrais: são os que se destinam a receber os documentos correntes 
provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição,
centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.
Valoração dos Documentos
• Valor Primário: valor administrativo, legal ou fiscal.
• Valor Secundário: valores probatório e informativo.
Probatório: prova. Aspectos ligados à organização e funcionamento do órgão 
que o produziu. Exs.: estatutos, regimentos, normas legais, programas, relatórios
(arquivo permanente).
Informativo: de grande importância para o pesquisador, valor ditado pelo conteúdo.
Métodos de arquivamento
A escolha do método de arquivamento deve considerar as características 
dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo
qual o documento é mais freqüentemente consultado.
Dois parâmetros devem ser considerados para a escolha do método de arquivamento:
– Como foi produzida ou acumulada a documentação;
– Como será solicitada a informação.
Nos arquivos, o sistema decimal de classificação por assuntos é constituído
por um código numérico que reflete a hierarquia funcional e as atividades desempenhadas 
pelo órgão. As dez classes principais são representadas por um número inteiro,
composto de três algarismos, como
se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo
 órgão. Elas são divididas em subclasses e estas em grupos e subgrupos, os 
quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Dessa forma, 
tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
Classe 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
Subclasse 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Grupo 012
COMUNICAÇÃO SOCIAL
Subgrupos 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos
subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas às classes. Essa subordinação é
representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
Avaliação e Seleção de documentos
Processo de análise e seleção de documentos que visa a estabelecer prazos para sua 
guarda nas fases correntes e intermediárias e sua destinação final,ou seja,
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Planejando a organização de um Setor de Documentação I
• Analisar a estrutura da Instituição:
– conhecer organograma/fluxograma da instituição;
– saber o objetivo da instituição na organização dos documentos.
• Conscientização/sensibilização de dirigentes/usuários envol- vidos no
processo de organização do arquivo:
– o que se pretende atingir com a organização dos
documentos.
Planejando a organização de um Setor de Documentação II
• Diagnóstico da situação:
– levantar espaço/fluxo/volume/situação de guarda/usuá- rios;
– criar uma Comissão de Avaliação de Documentos (grupo de trabalho criado
 com o objetivo de buscar idéias e soluções para o arquivo);
– levantamento de tipologia/assuntos/produção documen- tal.
Planejando a organização de um Setor de Documentação III
• Elaboração da Tabela de Temporalidade:
– quem faz?
É um processo de avaliação que deve ser feito por área. Cada área cria 
um grupo de trabalho para elaborar a primeira versão da tabela. 
Elaborada a tabela, ela é submetida à avaliação da Comissão para
 verificar se é factível. Ouvem-se opiniões e/ou sugestões.
Planejando a organização de um Setor de Documentação IV
– Como é feita?
a) pesquisa da estrutura organizacional;
b) entrevista com funcionários;
c) pesquisa dos dispositivos legais;
d) avaliação das séries e indicaçãode prazos de guarda levantados:
* prazos legais existentes;
* usos reais potenciais para outros usuários;
* interesse cultural.
– Como se aplica?
Cada área irá aplicá-la em seu âmbito de atuação, promovendo
as eliminações e transferências de documentos nos
prazos estabelecidos.
Planejando a organização de um Setor de Documentação V
– Que resultado é esperado?
a) eliminação de papelada inútil com a conseqüente liberação de
espaço;
b) reaproveitamento periódico da área ocupada com armazenamento
de documentos, por meio da transferência regular
para o arquivo intermediário/permanente;
c) melhoria da recuperação da informação gerencial.
– Por que e como deve ser atualizada?
a) deve ser atualizada porque a organização não é estática;
b) áreas e serviços podem ser criados ou suprimidos;
c) é possível haver alteração de competências e funções;
d) novos documentos podem ser criados e outros
podem ser extintos;
e) mudança de funcionários de gerência, implicando alteração de
prazos de uso da documentação gerada;
f) mudança da legislação.
DIAGNÓSTICO
Para iniciar a organização de um dado acervo, o primeiro passo é o conhecimento da 
instituição, sua finalidade e estrutura. Para isso, é necessário, além da leitura de
 todos os documentos que existam sobre a estrutura formal, a coleta de 
informações que possam evidenciar a estrutura real (informal) em que os
documentos são gerados e/ou acumulados.
Acerca dos dados da pesquisa para o tratamento arquivístico, escreveu
Lopes:
O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição
 de suas atividades e da relação das mesmas com o fluxo das 
informações contidas nos documentos. Captar esta relação nem sempre é um
tarefa fácil, porque é usual que não exista consciência da vinculação do que
se faz com as informações em movimento. O processo de alienação gerado pelo
trabalho muitas vezes impede que se perceba a sua dialética, imaginando-se que
as informações contidas nos documentos são um outro problema. 
Precisa-se tecer a imagem do passado e do presente das atividades, 
reconstruir o trâmite e construir o objeto de pesquisa para além de suas
aparências.15
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVO – PASSO A PASSO
 Visitar o local físico dos arquivos dos documentos, observando as condições de
acesso e de remoção.
 Identificar os dados do acervo atual e seu crescimento.
 Identificar os dados para a movimentação/tramiatação dos documentos.
 Identificar os dados principais dos documentos produzidos pela instituição.
 Caracterizar fisicamente os documentos, levantando dados sobre suporte,
conservação e preservação dos documentos.
 Mapear o conteúdo dos documentos, identificando as funções que geram os
documentos.
 Identificar as dificuldades atuais relativas a acesso e utilização
dos documentos
 Identificaras condições ambientais de armazenamento e acondicionamento da
documentação.
 Identificar os materiais utilizados no acondicionamento da documentação.
 Identificar os objetivos e metas com o Projeto de Arquivo.
 Elaborar o documento de “Levantamento e Caracterização do
Acervo de Documentos”.
 Elaborar relatório de diagnóstico
15 LOPES, Luis Carlos. A Nova arquivística na modernização administrativa.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Consiste em adotar metodologia para a guarda dos documentos, por meio de um plano 
preestabelecido, visando a rapidez no acesso às informações. A escolha do método
 de arquivamento a ser utilizado é determinada pelanatureza dos documentos,
freqüência de consulta, sistema de recuperação das informações e estrutura da 
organização, devendo ser simples e de fácil entendimento pelos usuários.
De acordo com o método adotado, o modo de recuperação do documento pode ser
pelo sistema direto ou indireto:
– Sistema direto – busca o documento diretamente do local arquivado;
– Sistema indireto – necessita de um sistema auxiliar para
recuperar o documento pelo Método Alfabético ou visando as
características do acervo na adequação da seção. Ex.: Setor Financeiro –
Contas a pagar pelo método cronológico (datas de vencimentos/fatuas).
SISTEMA DIRETO
O sistema de busca direto se dá pelos nomes das pastas que são colocadas
em ordem alfabética. É um método rápido, direto e fácil e pode ser usado como método 
auxiliar. Como exemplo tem-se a ordenação de dossiês de funcionários.
Deve-se estabelecer critérios que serão seguidos durante o processo de ordenação
alfabética, considerando as características da organização e utilização do acervo,
devendo ser de conhecimento de todos os profissionais responsáveis pelo processo e os
usuários. Cabe ressaltar que é útil ter uma lista com o alfabeto completo para auxiliar no
arquivamento.
REGRAS DE ORDENAÇÃO
Algumas regras básicas de ordenação devem ser observadas, como:
– não considerar artigos e preposições como a, o, de e da;
– não considerar sobrenome que exprima grau de parentesco, como Filho, Júnior, 
Neto, Sobrinho. Somente deve ser utilizado como critério de desempate;
– considerar como precedente as iniciais abreviativas de prenomes na classificação de
 sobrenomes iguais;
– os títulos devem ser colocados após o nome completo;
– nomes de empresa devem ser considerados como se apresentam.
A ordenação pode ser letra por letra ou palavra por palavra
consideradas na seqüência em que aparecerem.
LETRA POR LETRA PALAVRA POR PALAVRA
Maria Machado Mariana Fernandes
Mariana Pereira Maria Santos
Maria Machado Maria Santos
Mariana Fernandes Mariana
Pereira
MÉTODO GEOGRÁFICO
Características
O sistema de busca é direto e as pastas são colocadas na ordem
alfabética. É um método de fácil manuseio que considera a procedência ou local. É
aconselhado para ser usado em organizações que atuem em outras regiões, cidades, estados,
etc.
Melhores Ordenações
 Nome por estado – cidade – assunto: ordenar a capital antecedendo 
as demais cidades independentemente de sua ordem, quando a ordenação for
por estado.
 Por cidade – estado – assunto: considerar a capital na ordem seqüencial, não
 antecedendo as cidades. Identificar o estado na pasta para facilitar a
recuperação por existirem cidades com
o mesmo nome.
 Por País – cidade – assunto: ordenar os países em ordem alfabética.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
O sistema de busca é indireto, uma vez que necessita de índice
alfabético. Considera o número da pasta, é um método seguro, simples e de fácil manuseio, 
sendo usado quando houver necessidade de sigilo das informações. Tem ampla aplicação
em arquivos especiais e especializados.
Como exemplo de utilização desse método podemos citar o arquivo de desenhos de
engenharia e fotografias.
MÉTODO NUMÉRICO DUPLEX
Consiste na divisão da automação em classes conforme os assuntos, partindo do geral
para o específico.
Permite a abertura de novas classes sempre que for necessário, não devendo ser 
abertas novas como primárias, quando os assuntos já existirem como
subclasses.
MÉTODO ALFANUMÉRICO
Consiste na soma de dois métodos, alfabético e numérico, utilizando
a simplicidade de um e a exatidão e rapidez no arquivamento do outro. Tem larga utilização em
 arquivos de catálogos de fornecedores.
MÉTODO CRONOLÓGICO
O sistema de busca é direto, considera a data e o documento não é numerado. Nesse
método a disposição das pastas e dos documentos, dentroda pasta, fica na ordem 
cronológica. Pode ser utilizado como método auxiliar.
Usado para controle de pagamentos, compromissos e controle de pedidos.
POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS
A Política Nacional de Arquivos, segundo os princípios teóricos da moderna
Arquivologia, compreende a definição e a adoção de um conjunto de normas e procedimentos
técnicos e administrativos, para disciplinar as atividades relativas aos arquivos 
públicos e estimular a organização e a proteção especial aos arquivos privados. 
Suas finalidades, em última instância, consistem em assegurar a preservação do patrimônio
 documental brasileiro e garantir, no que diz respeito aos arquivos públicos, o 
direito irrestrito de acesso às informações governamentais, compatibilizando com
as questões inerentes à segurança do estado e da sociedade, bem como a privacidade dos
cidadãos.
Vasquez (1994, p. 93) sublinha a importância dos sistemas de arquivos como
 instrumentos de racionalização arquivística, sejam estes nacionais, estaduais, 
municipais, de instituições estatais ou empresas privadas. Na sua perspectiva, um
 “sistema integrado de arquivos é um conjunto orgânico de arquivos, vinculados 
por uma direção central que normaliza os processos arquivísticos e focaliza a informação
 em um ponto acessível à consulta interna e externa”. VASQUEZ ressalta ainda a distinção
entre subsistemas e sistemas coordenados:
“Subsistemas são partes do Sistema Integrado que gozam da autonomia
para manejar os documentos que se encontram em sua fase administrativa, mas que
dependem da direção no que se refere à seleção para guarda permanente.
Sistemas coordenados são sistemas completos e independentes que,
mediante convênios e acordos, normalizam ou compatibilizam a circulação da
informação e os procedimentos administrativos entre si”. (ibid, p.94)
OS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DO “SISTEMA INTEGRADO DE ARQUIVOS” SÃO:
– legislação normalizadora de aspectos interiores e exteriores ao
sistema, dos direitos e obrigações de usuários e do patrimônio documental;
– os arquivos;
– os documentos, conforme o ciclo vital;
– a informação em seu circuito interno (no âmbito da organização produtora) e externo
 (outros arquivos e centros de informação).
A perspectiva sistêmica encontra-se, porém, expressa nos trabalhos de ROBERGE 
(1992), que parte da organização como um sistema, no âmbito do qual o 
subsistema de gestão de documentos ou sistema de gestão da informação administrativa
encontra-se assim representado.
ENTRADA TRATAMENTO SAÍDA
 Documentos produzi- dos e recebidos.
 Organização não or- ganizada
 Arquivamento
 Classificação
 Descrição
 Indexação
 Utilização
 Transferência
 Recolhimento
 Eliminação
 Informação organizada
 Dossiers
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ
A Constituição Federal de 1998, e particularmente a Lei n. º 8.159 de
1991, delegaram ao Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos
documentos de arquivo. De acordo com esta Lei, as ações com vistas à consolidaçãoda
Política Nacional de Arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos,
 órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da referida Lei n.º
8.159/91.
Competências delegadas ao órgão
 Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento 
do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR,
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de
arquivo.
 Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistasao
intercâmbio e à integração sistêmica das atividades
arquivísticas.
 Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o
funcionamento e o acesso aos arquivos públicos.
 Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos e entidades, no âmbito federal, estadual e 
municipal, em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária.
 Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol- vimento, sugerindo
metas e prioridades da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.
 Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo 
e Judiciário, bem como nos Estados, no DF e nos Municípios.
 Declarar como de interesse público e social os arquivos privados que
contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento
nacionais.
SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS – SINAR16
A iniciativa de promover o intercâmbio permanente entre os arquivos públicos e 
privados do País, objetivando a modernização e a integração sistêmica das atividades
 e dos serviços arquivísticos, motivou a criação do SINAR, em 1978. O Decreto n.º 
1.173 de 29/06/1994 “dispõe sobre a competência e o funcionamento do SINAR, prevê
também que os arquivos privados institucionais e de particulares podem aderir ao sistema
mediante convênio com o órgão central.”
16 É importante o acesso ao site www.arquivonacional.gov.br, onde se encontram todas as
Resoluções, Leis e decretos sobre Arquivos.
CLASSIFICAÇÃO
Consiste na “interpretação” de documentos. A classificação dispõe-se conforme a função
de criação do documento.
O seu objetivo é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades
 do organismo produtor do documento de arquivo, deixando claras as ligações entre os
 documentos.
PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO
Inicialmente deve-se analisar os documentos de um produtor, e a partir dai
criar categorias e classes genéricas que correspondam às funções
e atividades detectadas. A classificação considera a forma e as razões que
determinaram a existência do documento (como e por que foram produzidos), sendo
 condição para a sua compreensão plena tanto para quem organiza como para quem
consulta. Chamamos este procedimento de elaboração do “plano de classificação” do arquivo na
 fase corrente.
Administração
Recursos Humanos Admissão Demissão
Falta
Férias
Transporte
Aluguel de carros
Viagem Manutenção Cultura
Biblioteca Conferência Curso
Palestra
Finanças
Contabilidade Balancete Contas a
pagar
Contas a receber
Tesouraria
Exemplo de Plano deOCrçlaasmseifnitcoação:
A classificação no arquivo corrente deve abranger todos os tipos
documentais produzidos/acumulados pela organização, sendo assim o plano de classificação
será extremamente útil a elaboração da tabela de temporalidade.
O plano de classificação pode ser estrutural considerando setores, divisões, 
departamentos e funcional considerando as funções. Cabe ao profissional que for
elaborar escolher aquele que melhor atender a organização. O importante
 é que ele seja simples, de fácil compreensão, flexível e que permita expansão.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PARA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA:
ATIVIDADE-MEIO
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de 
trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer 
documento acumulado (produzido ou recebido) por um órgão no exercício de suas 
funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de
 agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e
facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Isto porque o
trabalhoarquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual
reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A
classificação define, portanto, a organização física dos documentos 
arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
Para a Administração pública, adotou-se o modelo de Código de Classificação
Decimal, baseado na técnica de Mevil Dewey, que constitui-se em um código numérico dividido
em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez
 classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos.
ORDENAÇÃO
Consiste na separação e agrupamento de um conjunto de
documentos de acordo com a classificação definida. Acelera o arquivamento
e minimiza possibilidades de erros.
O objetivo básico da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos
documentos. Consiste em definir a melhor maneira de dispor os documentos (ordem
 numérica, cronológica e alfabética), considerando a maneira como os documentos são
procurados e o tipo documental.
ARQUIVAMENTO
É a colocação do documento no local devido, segundo critérios de ordenação
 previamente estabelecidos. Devemos ter em mente que um documento mal arquivado
ficará perdido embora esteja guardado dentro do móvel de arquivo.
Tipos de arquivamento: horizontal e vertical.
EMPRÉSTIMO OU CONSULTA
Quando um documento é retirado do arquivo para empréstimo, consulta, 
fornecimento de informação ou juntada, usa-se o guia-fora em substituição ao 
documento retirado. Este guia-fora deve indicar quem retirou, data, setor ou, no caso
de juntada, nº do processo da juntada.
PROTOCOLO
AVALIAÇÃO
Consiste na definição do valor do documento que pode ser administrativo,
fiscal, legal e histórico e a importância de sua preservação, tendo como objetivo a
preservação da memória da organização e descarte do material desnecessário.
A aplicação da tecnologia à produção documental favoreceu o
crescimento em grandes proporções dos papéis nos escritórios. O espaço físico 
nunca seria suficiente nas organizações. O próprio usuário/cliente
perderia tempo na pesquisa pois papéis sem importância estariam
misturados a documentos de valor. Por isso, é necessário adotar critérios para racionalizar
 o acervo, isto é, avaliar cada documento quanto ao seu destino que pode ser:
Descarte = Eliminação  Reciclagem
Arquivamento  Corrente, Intermediário e Central.
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO I
A avaliação da necessidade de arquivamento do documento é realizada 
através da leitura do documento, verificando antecedentes e observando a finalidade
com que foi enviado, que pode não ser destinado somente ao arquivamento, e sim 
solicitar ou comunicar uma informação, ser anexado a outro ou obedecer uma rotina.
A avaliação é feita pelo assunto e não pelo documento. Inicialmente devem ser 
realizadas entrevistas com profissionais com conhecimento do tipo e fluxo dos 
documentos dentro da organização para elaboração do levantamento documental,
necessidades de consulta e guarda dos documentos.
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO II
O resultado da avaliação deve passar pela comissão de avaliação para
a aprovação final, após serem verificados os prazos administrativo, legal, fiscal e
da legislação trabalhista em vigor.
Entre os documentos que podem ser descartados por não apresentarem valor
para a organização, citamos:
– cartas anexando documento;
– documentos que o texto estiver reproduzido em outros;
– convites;
– fôlderes;
– cartas de agradecimento e apresentação;
– cópias.
VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Os documentos apresentam valores que são fundamentais no processo de avaliação
 e que devemos considerar.
Os documentos de arquivo apresentam dois valores basicamente:
primário e secundário.
Valor primário: corresponde aos valores administrativo, legal e fiscal. São valores
diretamente ligados à produção documental.
Valor secundário: é o valor informativo dos documentos, ou seja, histórico.
Valor Administrativo: São os documentos necessários às atividades correntes do
órgão/setor. Para sabermos se o documento apresenta valor administrativo devemos questionar:
 O documento já contribuiu para o desempenho administrativo?
 O objetivo que originou o documento já foi atingido?
 O documento está guardado por mero hábito?
 As operações já foram concluídas?
 A guarda dos documentos se deve apenas como garantia contra reclamações
administrativas?
 Trata-se de uma cópia?
 Qual a freqüência de consulta do documento?
 As informações contidas nos documentos podem ser recuperadas em 
outros documentos sob a forma de resumos estatísticos?
Se as respostas forem positivas e a freqüência de consulta for pequena
os documentos não apresentam mais valor administrativo, podendo ser
descartados.
Valor Jurídico ou Legal: São aqueles documentos que apresentam
direitos a curto ou longo prazo, do órgão ou dos cidadãos. Devemos questionar:
 A ação jurídica específica está terminada?
 A prova jurídica já atendeu a seu fim?
 Os direitos do órgão foram devidamente protegidos?
 Os direitos de qualquer cidadão envolvido estão protegidos?
 Trata-se de uma cópia?
 O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu?
Se as respostas forem positivas os documentos não apresentam mais valor jurídico
ou legal e os documentos podem ser eliminados ou preservados para a
história, se for considerado importante para a organização.
Valor Fiscal: São os documentos necessários para comprovação junto aos órgãos de
fiscalização e os órgãos públicos exigem para mostrar como
as verbas foram obtidas, distribuídas, controladas e gastas.
O valor fiscal imediato cessa quando a operação financeira é
concluída. Entretanto a organização os mantém para atender às exigências fiscais. As 
cópias podem ser eliminadas tão logo terminem as operações financeiras. Devemos
questionar:
 O objetivo original do documento foi atingido?
 A transação financeira específica já foi concluída?
 Os direitos da organização envolvida com a operação financeira estão
protegidos?
 Os direitos de qualquer cidadão envolvido foram resguardados?
 Trata-se de uma cópia?
 O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu?
Se as respostas forem positivas, os documentos não apresentam mais valor
fiscal e podem ser eliminados ou preservados para a história, se for considerado importante
para a organização.
Valor Histórico: São os documentos que mostram a concepção original da 
organização, sua estruturação ao longo dos anos, as várias modificações
funcionais e operacionais que ocorreram e o relato administrativo que
reflete sua política de ação, e que devem ser preservados em função
 de sua importância para a compreensão da sua história.
A definição do valor histórico dos documentos refere-se às atividades desenvolvidas 
pela organização. Como exemplo de documentos históricos podemos citar:
 atos constitutivos (estatutos, contratos sociais);
 atos de criação (leis, decretos, resoluções, etc.);
 atos e relatórios da direção;
 atos que constituíram precedentes ou que possam ter afetado
as condições econômicas, políticasou sociais, locais ou
regionais;
 correspondências mostrando as relações com outras entidades, outros governos e
com o público;
 documentos relativos a direitos patrimoniais;
 fotos, filmes da organização;