Apostila organizada sobre Gestão Documental

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APOSTILA SOBRE GESTÃO DOCUMENTAL I 
Compilação e Organização: 
 Edinaldo Medina Batista.  
19/06/2016. 
 
SUMÁRIO 
 
1. ARQUIVO 4 
  1.1 O CONCEITO DE ARQUIVO 4 
  1.2 ARQUIVOS CORRENTES 6 
  1.3 ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS (PAES, 2004, p. 115) 6 
  1.4 ARQUIVOS PERMANENTES 7 
  1.5 TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO 7 
 
2. DOCUMENTO 8 
  2.1 MAS, AFINAL, O QUE É UM DOCUMENTO? (GONÇALVES, 1998, p. 
16) 8 
2.2 APROFUNDANDO O CONCEITO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO 10 
 
3. GESTÃO DOCUMENTAL 13 
  3.1 DEFINIÇÃO 13 
  3.2 O VALOR DO DOCUMENTO 14 
  3.3 NÍVEIS DE APLICAÇÃO 15 
  3.4 BENEFÍCIOS DA GESTÃO 16 
 
4. CONHECENDO O SUJEITO CRIADOR DE ARQUIVO 17 
  4.1 A ORGANIZAÇÃO E SUA DIMENSÃO HISTÓRICA 17 
2 
 
  4.2 A ORGANIZAÇÃO NA SUA INDIVIDUALIDADE: A MISSÃO, A 
ESTRUTURA, AS FUNÇÕES, AS ATIVIDADES E OS PROCEDIMENTOS 
FORMAIS E INFORMAIS. 18 
  4.3 EM BUSCA DE UM INSTRUMENTAL TEÓRICO­METODOLÓGICO 20 
  4.4 O AMBIENTE ORGANIZACIONAL E SEUS CONCEITOS 21 
  4.5. A IDENTIFICAÇÃO DO FUNDO 23 
 
5. DIAGNÓSTICO DE ARQUIVO 26 
 
6. AS COMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO 30 
  6.1 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 30 
  6.2 OBJETIVOS E BENEFÍCIOS DA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 30 
  6.3 REUNIÕES COM TODOS OS AGENTES ENVOLVIDOS 31 
  6.4 PROGRAMAÇÃO DAS ATIVIDADES 31 
  6.5 INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO 32 
 
7. ANÁLISE DOCUMENTAL: ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS 34 
  7.1 TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS 35 
 
8. INTRODUÇÃO GERAL À CLASSIFICAÇÃO 39 
8.1 DEFINIÇÃO TÉORICA DO CONCEITO DE CLASSIFICAÇÃO 42 
8.2 DEFINIÇÃO OPERACIONAL DA CLASSIFICAÇÃO 43 
8.3 MÉTODO FUNCIONAL, ESTRUTURAL OU “POR ASSUNTO” 44 
8.4 CLASSIFICAÇÃO OU ARRANJO? 46 
8.5 OBJETIVO DA CLASSIFICAÇÃO 47 
8.6 BENEFÍCIOS DA CLASSIFICAÇÃO 48 
3 
 
 
9. A ORDENAÇÃO 49 
9.1 AS DIVERSAS FORMAS DE ORDENAÇÃO 49 
9.2 CLASSIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO NOS ARQUIVOS CORRENTES: 
RELAÇÕES COM O PROTOCOLO E A EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS 50 
9.3 O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREM CLASSIFICADOS E 
ORDENADOS NOS ARQUIVOS CORRENTES p. 33) 51 
9.4 OS ARQUIVOS PERMANENTES E SUAS RELAÇÕES COM OS 
ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS 51 
9.5 O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREM CLASSIFICADOS E 
ORDENADOS NOS ARQUIVOS PERMANENTES 52 
9.6 É POSSÍVEL CLASSIFICAR SEM ORDENAR? 52 
9.7 É POSSÍVEL ORDENAR SEM CLASSIFICAR? 53 
 
10. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 54 
 
11. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 56 
11.1 MÉTODO BÁSICOS 56 
11.2 MÉTODOS PADRONIZADOS 62 
 
12. OPERAÇÃO DE ARQUIVAMENTO 63 
12.1 PASSOS PARA O ARQUIVAMENTO 64 
12.2 ROTINAS 65 
12.3 EMPRÉSTIMO E CONSULTA 66 
 
REFERENCIAS 67 
 
 
4 
 
 
5 
 
1. ARQUIVO 
 
 
1.1 O CONCEITO DE ARQUIVO  
 
É consenso entre os autores que só podemos falar em arquivo quando o                         
homem passou a produzir registros escritos de seus atos, sentimentos e                     
conhecimentos. A memória individual e coletiva passava a ser materializada.                   
Luciana Duranti cita Sócrates (Platão), quando ele conta como a divindade que                       
inventou a escrita foi repreendida por Tamuz (rei do Egito), para demonstrar o                         
significado dessa nova invenção humana: (SOUZA, 2008, p.95) 
 
Se os homens aprenderem isto, estará implantado o esquecimento em                   
suas almas: eles deixarão de exercitar a memória porque confiarão no                     
que está escrito e chamarão as coisas à lembrança não mais de dentro                         
de si, mas por meio de marcas externas; o que descobriste é um                         
remédio não para a memória, mas para a lembrança (PLATÃO apud                     
DURANTI, 1994, p. 50). (SOUZA, 2008, p.95­96) 
 
 
O Significado da palavra arquivo, entretanto, só foi aparecer muito tempo                     
depois entre os gregos nos séculos III ou II a.C. “​Archeion​” era utilizado por                           
aquele povo para designar o palácio do governo, enquanto a palavra ​arch                       
significava comando, poder, autoridade. Mas é com o sentido de conjunto de                       
documentos que o termo grego será transmitido, posteriormente, aos romanos                   
sob a forma de ​archivum​. (SOUZA, 2008, p. 97) 
 
O papel de prova é, também, um traço que pode ser percebido desde os                           
primeiros momentos da história dos arquivos e durante toda a sua trajetória. Os                         
gregos identificavam a autenticidade dos documentos a partir do local onde                     
eles eram guardados (​archeion​), a tradição observada na Roma Antiga, onde                     
os juristas destacavam o local como relevante para conferir a fé pública aos                         
documentos. Na Idade Média, os diplomas e as cartas eram utilizados para a                         
defesa dos direitos e privilégios da nobreza. E, até hoje, os documentos de                         
arquivo servem para a garantia de direitos e deveres das pessoas e das                         
instituições, mas agora intimamente relacionados com o conceito de cidadania.                   
(SOUZA, 2008, p. 97) 
 
Lodolini (1993,p.67) esclarece que o lugar da custódia e a presença de um                         
“responsável”, revestido de fé pública, eram condições para existência do                   
arquivo. (SOUZA, 2008, p.97). É por isso que o cargo de “arquivista”, nos                         
tempos antigos, sempre foi considerado como um cargo de alto nível, próximo                       
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da autoridade maior. O uso dos arquivos foi protegido contra toda a indiscrição                         
e contra toda curiosidade hostil. (SOUZA, 2008, p. 98) 
 
Mas outras áreas do conhecimento humano também são usuárias das                   
informações contidas nos arquivos para suas pesquisas e investigações.                 
(SOUZA, 2008, p.98) 
 
O reconhecimento da importância dos documentos para a sociedade foi uma                     
conquista da Revolução Francesa, que gerou importantes realizações no                 
campo arquivístico: criação de uma administração nacional e independente dos                   
arquivos; proclamação do principio de acesso do público aos arquivos;                   
reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos               
documentos de valor do passado (DUCHEIN,1983). (SOUZA, 2008, p.99) 
 
Atualmente, o conceito de arquivo, difundido nos manuais arquivísticos                 
elaborados em todo o mundo e nos textos legais de vários países, aparece                         
vinculado à noção de cidadania, ao direito à informação, ao apoio à                       
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico, e, ainda, como                 
elemento de prova. É o caso brasileiro, por exemplo, em sua “lei dos Arquivos”,                           
a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. (SOUZA, 2008, p. 100) 
 
O Manual de Arranjo e Descrição dos arquivistas holandeses, de 1898, é, sem                         
dúvida, o primeiro trabalho a sistematizar o conceito de arquivo. Entendido                     
como o “conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso                   
recebido ou produzido oficialmente por determinado órgão administrativo ou                 
por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se                       
destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário”.                 
(ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTIAS HOLANDESES, 1973, p. 13). (SOUZA,               
2008, p. 100) 
 
O Arquivista inglês Hilary Jenkinson definiu, em seu manual, arquivo como os                       
“(...) documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ouexecutivo (público ou privado) de que são parte constituinte e,                   
subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas                 
responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua própria                       
informação” (JENKINSON apud SCHELLEMBERG, 1973, p.14­15). (SOUZA,             
2008, p.101) 
 
O arquivista italiano Eugenio Casanova, em seu manual Archivística, entendia                   
o arquivo como “a acumulação ordenada de documentos criados por uma                     
instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a                       
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consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida                   
instituição ou pessoa”. (CASANOVA apud SCHELLEMBERG, 1973, p.15).               
Enquanto o alemão Adolf Brenneke o definiu como o “conjunto de papéis e                         
documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma                     
pessoas física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em                     
determinado lugar como fonte e testemunho do passado”. (BRENNEKE apud                   
SCHELLEMBERG, 1973, p.15) (SOUZA, 2008, p. 101).  
 
A partir desses três elementos e da influência dos autores citados                     
anteriormente, Schellenberg elabora sua própria concepção de arquivo: são os                   
documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido                   
considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de                 
referencia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para                       
depósito, num arquivo de custódia permanente”. (SCHELLEMBERG, 1973, p.                 
19) p. (SOUZA, 2008, p.102) 
 
 
1.2 ARQUIVOS CORRENTES  
 
Onde são guardados os documentos de uso frequente e aqueles em que o ato                           
administrativo ainda não terminou (PAES, 2004, p.111) 
 
Os arquivos são constituídos de documentos em curso ou frequentemente                   
consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de                       
controle, para tomada de decisões das administrações, etc. (PAES, 2004, p.                     
54) 
 
 
1.3 ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS ​(PAES, 2004, p. 115) 
 
Onde são guardados os documentos de menor frequência e uso e que                       
aguardem destinação final. (PAES, 2004, p.111) 
 
A principal vantagem desse sistema é a economia considerável de espaço e de                         
recursos material e humano. (PAES, 2004, p.118) 
 
O arquivo intermediário assim concebido tem a dupla vantagem de centralizar e                       
de administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente para as                     
administrações. Ele evite a eliminação descontrolada e permite uma verdadeira                   
política de conservação dos arquivos. (PAES, 2004, p.118) 
 
8 
 
O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente                 
ao arquivo permanente, a fim de evitar proliferação de depósitos e manter                       
uniforme a política arquivística. Para isso deve ser dirigido por profissionais de                       
arquivo de alto nível, conhecedores dos métodos tradicionais de classificação e                     
elaboração de instrumentos de pesquisa. (PAES, 2004, p.119) 
 
 
1.4 ARQUIVOS PERMANENTES 
 
Onde são guardados os documentos cuja frequência de uso é esporádica e                       
que são conservados em razão de seu valor histórico, probatório ou                     
informativo. (PAES, 2004, 111) 
 
 
1.5 TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO  
 
Denomina­se transferência a passagem dos documentos dos arquivos               
correntes para os intermediários. Quando a transferência é feita para os                     
arquivos permanentes recebe a denominação recolhimento. (PAES, 2004,               
p.111) 
 
A transferência e o recolhimento são feitos, pois, em razão da frequência de                         
uso e não do valor do documento. Assim, corrente, intermediário e permanente                       
são gradações de frequência de uso e não de valor de documento, embora                         
seja recomendável a pratica da avaliação e seleção nessa oportunidade.                   
(PAES, 2004, p.111) 
 
A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o                       
recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o                     
arquivamento e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza                     
recursos materiais. 
 
A transferência e o recolhimento de documentos requerem planejamento                 
cuidadoso, com vistas à escolha de método econômico e eficiente. (PAES,                     
2004, p. 111) 
 
Ao se efetuar a transferência ou recolhimento, é recomendável proceder­se a                     
uma revisão nas pastas para certificar­se da não existência de falhas de                       
ordenação ou classificação. Normalmente é nessa ocasião que se promove a                     
desinfestação e a restauração dos documentos. (PAES, 2004, p. 115) 
 
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2. DOCUMENTO 
 
 
2.1 MAS, AFINAL, O QUE É UM DOCUMENTO? (GONÇALVES, 1998, p. 16) 
 
No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquilo que                       
possa, registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivíduo, enquanto                     
cidadão, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em geral, “documento”                       
também costuma estar identificado a “documento escrito” (GONÇALVES, 1998,                 
p. 16). 
 
Para um historiador, praticamente tudo poderá vir a ser considerado                   
“documento”, desde que forneça informação sobre algum problema sujeito à                   
investigação histórica (GONÇALVES, 1998, p. 17). 
 
Em Arquivística, a discussão em torno dos valores primários a secundários da                       
documentação está intimamente associada à questão da avaliação de                 
documentos ­ isto é, da determinação de valores (sejam eles administrativos,                     
jurídico legais ou histórico­culturais) que permitam estabelecer a destinação ser                   
dada a ales (eliminação, guarda temporária ou guarda permanente). Os valores                     
primários são também chamados de valores imediatos, e os valores                   
secundários,mediatos (GONÇALVES, 1998, p. 17). 
 
E, assim, cruzando reflexões historiográficas e inovações tecnológicas,               
poderemos compreender melhor a tendência de os “profissionais dos                 
documentos” (arquivistas, museólogos, bibliotecários e documentalistas em             
geral) adotarem uma definição de “documento” que contemple toda esta                   
diversidade ­ entendendo­o, muito simplesmente, como todo registro material                 
de informação (GONÇALVES, 1998, p. 18). 
 
No entanto, é preciso salientar que, ao menos no caso dos documentos de                         
arquivo, um destes elementos é ainda mais determinante na organização da                     
documentação: o ​contexto de produção, ​ou seja, as circunstâncias que                   
fizeram com que o documento existisse e tivesse um suporte, uma forma e um                           
formato específicos, configurando um determinado tipo documental             
(GONÇALVES, 1998, p. 20). 
 
O documento de arquivo é​, assim, o documento que um determinado                     
organismo ­ seja ele pessoa física ou jurídica ­ ​produz ​no exercício de suas                           
funções e atividades (“produção” que pode significar tanto a elaboração do10 
 
documento pelo próprio organismo, como a recepção e guarda) (GONÇALVES,                   
1998, p. 20) 
 
A localização e a consulta destas fontes de informação devem, em princípio,                       
resultar na reunião substancial de dados que, sistematizados permitirão                 
compreender o contexto geral de produção dos documentos. (GONÇALVES,                 
1998, p. 21 
 
Na sistematização dos dados levantados, será importante, para a organização                   
dos documentos de arquivo, detectar com clareza as ​funções primordiais                   
assumidas pelo organismo produtor. O conjunto de funções detectadas                 
envolverá necessariamente, atividades que deve cumprir de forma direta                 
(atividades­fim), ​bem como atividades que lhe servem como suporte                 
(atividades­meio). ​(GONÇALVES, 1998, ​p. 21 
 
A Atividade­Meio é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito                           
para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que                       
resulta na produção e acumulação de documentos comuns nos vários órgãos e                       
entidades, documentos estes de caráter instrumental e acessório. No caso da                     
Administração Paulista, foram identificadas as seguintes funções que agrupam                 
as atividades­meio:  
 
1. Organização administrativa;  
2. Comunicação institucional;  
3.Gestão de recursos humanos;  
4. Gestão de bens materiais e patrimoniais;  
5. Gestão orçamentária e financeira;  
6. Gestão de documentos e informações;  
7. Gestão de atividades complementares. (BERNARDES, DELATORRE, 2008,               
p.16) 
 
A Atividade­Fim é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para                             
o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na                     
produção e acumulação de documentos típicos, de caráter substantivo e                   
essencial para o seu funcionamento. Exemplos de funções que agrupam as                     
atividades­fim: Cultura, Educação, Meio Ambiente, Saúde, Segurança Pública,               
Prestação de Serviços (médico, odontológico, consultoria, consertos...),             
(BERNARDES, DELATORRE, 2008, p.16) 
 
Grosso modo, ​uma escola terá como função primordial servir como espaço de                       
exercício de práticas pedagógicas que permitam o ensino­aprendizagem. Já                 
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uma livraria terá como função primordial o comércio de publicações                   
(especialmente, livros e revistas). (GONÇALVES, 1998, p. 21­22) 
 
Embora as funções primordiais de ambas sejam distintas e, igualmente, suas                     
atividades­fim, é muito provável que existam atividades­meio semelhantes               
(controle de finanças, controle de materiais, manutenção das instalações                 
físicas, contratação de pessoal etc.). (GONÇALVES, 1998, p. 22) 
 
Definir atividades­fim e atividades­meio e relacioná­las a funções mais                 
abrangentes já significa reunir elementos para a classificação dos documentos.                   
A reunião lógica de funções e atividades, com a percepção de sua maior ou                           
menor autonomia ou subordinação interna, permitirá a elaboração do plano de                     
classificação. (GONÇALVES, 1998, p. 22) 
 
 
2.2 APROFUNDANDO O CONCEITO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO  
 
Independente da tradição e das escolas de pensamento, o arquivo é entendido                       
sempre como um conjunto de documentos. E documento é, de acordo com o                         
Conselho Internacional de Arquivos, um “conjunto constituído por um suporte e                     
pela informação que ele contém”. (SOUZA, 2008, p. 106) 
 
O arquivo, durante muitos anos, tem sido visto como fonte para a                       
administração, para a história, para o direito, para a cultura e para a                         
informação. A razão pela qual ele serviu a tão variadas finalidades é entendida                         
por Luciana Duranti a partir do fato de que os materiais arquivísticos, ou                         
melhor, os registros documentais representam um tipo de conhecimento único:                   
produzido ou recebido durante as atividades pessoais ou institucionais. Os                   
documentos são os instrumentos e subprodutos e as provas fundamentais para                     
conclusões e inferências sobre aquelas atividades.   
 
E a capacidade que ele tem de registrar e preservar as ações e aos atos dos                               
seus criadores é dada pela relação visceral que existe entre os documentos e a                           
atividade da qual eles resultam. (DURANTI, 1994, p. 50­51). (SOUZA, 2008, p.                       
106­107 
 
Duranti (1994, p.51­53) privilegiando o caráter contextual do documento                 
arquivístico, aponta as características desse tipo de material. São elas:  
 
1) a imparcialidade:​ os documentos são inerentemente verdadeiros.  
 
12 
 
2) a autenticidade: os documentos são autênticos porque são criados,                   
mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares                   
que podem ser comprovados.  
 
3) a naturalidade: os documentos de arquivos surgem de acordo com o curso                         
dos atos e ações de uma administração.  
 
4) o inter­relacionamento: o documento tomado na sua individualidade, não é                     
um testemunho completo dos atos e ações que o geraram, mas é na relação                           
que ele estabelece com outros documentos e com a atividade da qual é                         
resultado que lhe é dado significado e capacidade comprovatória. p.107 
 
Martin­Pozuelo Campillos, a partir das características de unicidade, integridade                 
e autenticidade defendidas por Vicenta Cortés, propõe cinco traços                 
diferenciadores do documento de arquivo: p.108 
 
1) o contexto em que é criado. 
2) sua unicidade 
3) sua autenticidade p. 108 
4) sua heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da informação                     
nele contida​. p.109 
5) a necessidade de que cada uma das características esteja sempre presente.                       
A ausência de uma das características invalida o resto. (SOUZA, 2008, p.                       
109 
 
A partir da década de 1980, a consolidação da microinformática fez aparecer e                         
tornar extremamente comum nas organizações um novo tipo de documento                   
arquivístico: ​o eletrônico. Não é simplesmente um novo suporte para o                     
registro de informações originadas das funções e atividades das instituições;                   
ele tem características próprias, que impõem a definição de modos específicos                     
de cria­lo, classifica­lo, avalia­lo, descrevê­lo e de testar sua autenticidade.                   
(SOUZA, 2008, p.81) 
 
A heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da informação também                     
são abordados e destacadas por Miguel Angel Esteban Navarro. Para ele, o                       
documento de arquivo é um tipo concreto capaz de conter toda classe de                         
informação em qualquer tipo de suporte material e mediante as mais variadas                       
formas de representação. (ESTEBAN NAVARRO, 1995, p. 69) (SOUZA, 2008,                   
p. 109 
 
13 
 
Dessa forma, ele (o documento) é, ao mesmo tempo, resultado e prova,                       
testemunho dessa atividade. Lopez resume, de forma muito clara, a                   
contextualização. Para ele: 
 
O contexto de produção liga­se às condições institucionais sob as quaiso documento foi produzido, para tanto, é preciso indicar: quem o criou,                       
onde e quando isso se deu, porque foi produzido (quais foram as                       
etapas e trâmites necessários). A compreensão desse contexto é                 
fundamental para que se possa perceber os motivos responsáveis pelo                   
arquivamento, isto é, o que o documento pretende provar. (LOPEZ,                   
2000, p.82). p. 109 
É o contexto de produção que permitirá a compreensão da informação                     
contida no documento de arquivo (SOUZA, 2008, p. 110). 
 
Belloto (2002, p. 11) defende a análise ou critica diplomática das espécies                       
documentais e o estudo das diferentes tipologias para se ter um entendimento                       
sobre a estrutura e natureza dos documentos arquivísticos. Explica a autora: 
 
As análises diplomática e tipológica são aplicações práticas dos                 
estudos teóricos e metodológicos da Diplomática e da Tipologia                 
Documental (...) que se concentram, respectivamente, no estudo formal                 
do documento diplomático, quando considerado individualmente, e no               
estudo de suas relações com o contexto orgânico de sua produção e de                         
atuação dos enunciados do seu conteúdo, quando considerados dentro                 
dos conjuntos lógicos denominados ​séries arquivísticas​. p. 110 
 
O tipo documental, segundo Belloto, é a configuração que assume a espécie                       
documental de acordo com a atividade que ela representa. A fórmula é: um                         
substantivo (espécie) e uma locução adjetiva (função). Por exemplo: relatório                   
de atividades; plano de ação; projeto de pesquisa etc. (SOUZA, 2008, p. 111. 
 
A Arquivística funda a sua razão de ser na simples existência de informação                         
social materializada em suportes físicos e implicadas numa dinâmica, também                   
ela eminentemente social, de comunicação. As informações arquivísticas são,                 
também, extensões do pensamento e da ação humana e social, contendo uma                       
margem variável de imprecisão e de representação subjetiva. (SILVA et al,                     
1999, p. 37) (SOUZA, 2008, p. 111 
 
Portanto, a metodologia para a classificação de documentos arquivísticos deve                   
assentar­se nesses traços e características que distinguem o objeto, não no                     
seu formato (suporte) e nem na multiplicidade do conteúdo informacional                   
(matéria ou assunto) que eles carregam. A partir da apropriação dos                     
pressupostos da Teoria da Classificação, entendemos que os princípios de                   
divisão do conjunto (arquivo) devem ser procurados na própria gênese                   
14 
 
documental, no processo de criação, nas relações estabelecidas e na                   
reprodução das conexões originais. (SOUZA, 2008, p. 114. 
 
 
 
15 
 
3. GESTÃO DOCUMENTAL 
 
 
3.1 DEFINIÇÃO 
 
Entendemos a organização dos documentos de arquivo como parte da função                     
social do arquivista. Organizamos para possibilitar o acesso rápido, seguro e                     
eficiente à informação. Em um primeiro momento, para a tomada segura de                       
decisão, para comprovação, para a garantia de direitos e deveres da instituição                       
ou de pessoas, para um estudo retrospectivo, para manutenção de um estoque                       
informacional que possa servir de ponto de partida para novas atividades e,                       
depois, para preservação do capital informacional, que permitirá um uso além                     
das fronteiras da criação do próprio documento. (SOUZA, 2008, p.159) 
 
O principio da proveniência em seus dois graus ou desdobramentos (respeito                     
aos fundos e ordem original) ainda é a base de todo trabalho de classificação                           
em arquivos. E é, também, o nosso ponto de partida, o nosso marco zero.                           
(SOUZA, 2008, p.161) 
 
Considera­se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações                   
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento                   
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento                     
para guarda permanente” (lei federal n. 8159, de 8­1­1991) (PAES, 2004, p. 53) 
 
A gestão (documental) cobre todo o ciclo da existência dos documentos desde                       
sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento                 
permanente, ou seja, trata­se de todas as atividades inerentes às idades                     
corrente e intermediária. (p. 35) 
 
A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de                       
informação, segundo o qual um ​programa geral de gestão de documentos,                     
para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases: (JARDIM,                   
1987, p.36) 
 
​­ produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de                       
correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de                   
gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas e esses processos;                     
(JARDIM, 1987, p.36) 
 
Refere­se á elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um                     
órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados                         
16 
 
apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas                 
duplicação e emissão de vias desnecessárias; (PAES, 2004, p. 54) 
​­ utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de                     
arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações,                     
seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e                     
manutenção de programas de documentos vitais e uso da automação e                     
reprografia nestes processos; (JARDIM, 1987, p.36) 
 
Esta fase inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e                       
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. (PAES, 2004,                   
p. 54) 
 
​­ destinação: a identificação e descrição das séries documentais,                   
estabelecimento de programas de avaliação e destinação dos documentos,                 
arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de               
valor permanente às instituições arquivísticas. (JARDIM, 1987, p.36) 
 
Esta talvez seja a mais complexa das três fases da gestão de documentos, se                           
desenvolve mediante a análise e avaliação de documentos acumulados nos                   
arquivos, com vista a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais                     
serão objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por                     
terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. (PAES,                         
2004, p. 54) 
 
Alguns documentos tem valor temporário e outros têm valor permanente e                     
jamais deverão ser eliminados. Há documentos que frequentemente são                 
usados como referencia, há outros aos quais se faz referencia com menos                       
frequência ou quase não são usados e ainda existem aqueles que, após a                         
conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referencia. (PAES, 2004, p.                       
104) 
 
Devidos a essas diferenças relativas ao valor e a frequência de uso dos                         
documentos, a avaliação,a seleção, a eliminação de documentos devem ser                     
cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas. (PAES, 2004, p. 105) 
 
 
3.2 O VALOR DO DOCUMENTO 
 
O valor do documento é determinado em função de todas as suas possíveis                         
finalidades e também do tempo de vigência dessas finalidades. Em relação ao                       
seu valor, os documentos podem ser: 
17 
 
 
Permanentes vitais – Aqueles que devem ser conservados indefinidamente                 
por serem de importância vital para a organização. 
 
Permanentes ­ os que, pela informação que contêm, devem ser conservados                     
indefinidamente. 
 
Temporários ​– quando se pode determinar um prazo ou determinada data em                       
que cessa o valor do documento. (PAES, 2004, p. 105) 
 
Há que se proceder criteriosamente, estabelecendo prazos sim, mas baseados                   
nos valores atribuídos aos diversos documentos, de acordo com o seu                     
conteúdo, com as informações neles contidas e jamais em razão da espécie                       
documental ou apresentação física. (PAES, 2004, p. 105) 
 
 
3.3 NÍVEIS DE APLICAÇÃO 
 
Segundo a Unesco, conforme o trabalho de James Rhoads, há quatro níveis de                         
aplicação de programas de gestão de documentos: (JARDIM, 1987, p.38) 
 
​­ nível mínimo estabelece que o governo deve contar, ao menos, com                         
programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para                   
recolhimentos ao arquivo nacional de valor permanente; (JARDIM, 1987, p.39) 
 
​­ nível mínimo ampliado complementa o primeiro, com a existência de um ou                           
mais centros de arquivamento intermediário; 
 
​­ nível intermediário compreende os dois primeiros, bem como a adoção de                         
programas básicos que consistem geralmente, em elaboração e gestão de                   
formulários, elaboração de sistemas de arquivos correntes, gestão de                 
correspondência e documentos vitais, etc. 
 
​­ o nível máximo inclui todas as atividades já descritas, complementadas por                         
gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações,               
de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc. (JARDIM, 1987,                     
p.39) 
 
Ao fazer gestão documental não estamos nos preocupando somente em                   
atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou                     
usuários, mas estamos nos assegurando que os documentos indispensáveis à                   
18 
 
reconstituição do passado sejam definitivamente preservados. Aliado ao direito                 
à informação está o direito à memória. (BERNARDES, DELATORRE, 2008,                   
p.7) 
 
 
 
19 
 
3.4 BENEFÍCIOS DA GESTÃO 
 
§ A aplicação dos instrumentos de gestão na produção atual permite que o                         
documento seja classificado no momento de sua produção, com seus prazos                     
de guarda, destinação e localização física definidos, interrompendo o acúmulo                   
desordenado de documentos nos arquivos.  
 
§ A aplicação dos instrumentos de gestão na massa documental acumulada                     
permitirá a eliminação critérios a e consequente liberação de espaço físico,                     
garantindo assim uma melhor conservação dos documentos de guarda                 
permanente. (BERNARDES, DELATORRE, 2008, p. 49) 
 
Nesse sentido, os responsáveis pela implementação de programas de gestão                   
documental devem demonstrar não apenas que a organização precisa produzir                   
e/ou consolidar um conhecimento sobre sua produção documental, o que                   
envolveria uma área técnica ­ a arquivística, mas também que a integração dos                         
protocolos com os arquivos faz­se cada vez mais necessária e que a                       
informática apresenta­se neste trabalho como uma ferramenta da gestão                 
arquivística de documentos e informações. (BERNARDES, DELATORRE,             
2008, p. 50) 
 
 
20 
 
4. CONHECENDO O SUJEITO CRIADOR DE ARQUIVO 
 
 
4.1 A ORGANIZAÇÃO E SUA DIMENSÃO HISTÓRICA 
 
Parece evidente, por tudo que foi mencionado até agora, a íntima relação entre                         
a organização do arquivo e a história institucional do criador. López Gómez                       
(1994) fala dessa conexão e como uma (a investigação arquivística) leva até a                         
outra (história institucional) inexoravelmente. 
 
O arquivista é, para o autor espanhol, um investigador por ofício, não um                         
investigador de qualquer tema, mas das instituições cujos documentos tem sob                     
sua custódia. (SOUZA, 2008, p.140) 
 
A literatura pesquisada aponta duas propostas sobre os procedimentos                 
metodológicos para o conhecimento do sujeito criador de arquivo: uma feita por                       
um Grupo de Pesquisa do Arquivo nacional e outra que aparece em um artigo                           
elaborado por Viviane Tessitore, que propõe o universo teórico­metodológico                 
da história administrativa instrumental. As duas não são excludentes, muito                   
pelo contrário, elas se complementam. (SOUZA, 2008, p. 141). 
  
Tessitore (1996) propõe, concretamente, o uso dos procedimentos               
metodológicos da história administrativa instrumental. Essa pesquisa histórica               
de natureza instrumental trabalha com dados qualitativos para chegar à                   
descrição, que “é o resultado da comparação entre fontes diversas e de uma                         
visão crítica delas”. A autora complementa: (SOUZA, 2008, p. 142) 
 
sem perder de vista a perspectiva global da área com a qual está                         
trabalhando, valoriza o detalhe e o detalhe preciso, na medida em que,                       
enquanto contexto norteador para a organização e uso dos                 
documentos, enquanto referencia para o desenvolvimento de outras               
pesquisas, cumpre­lhe informar sobre datas de criação e extinção de                   
órgãos e funções, sobre mudanças de subordinação, de denominação,                 
de alterações na produção documental etc. (TESSITORE, 1996, p.41)                 
p. 142 
 
Essa primeira abordagem, da dimensão histórica do criador, deve revelar os                     
detalhes da trajetória da instituição. As datas, nesse caso, são muito                     
importantes, pois elas demarcam mudanças e alterações na estrutura e                   
funcionamento. Registrar, também, a evolução da estrutura administrativa com                 
as respectivas atribuições é uma atividade muito importante e necessária.                   
(SOUZA, 2008, p. 144 
21 
 
 
Podemos sintetizar as informações a serem coletadas e analisadas nesse                   
primeiro momento da seguinte forma: 
 
● criação da organização – instrumento legal de criação, data e denominações; 
● missão da organização – o objetivo principal ou finalidade. Registrar as                     
alterações quando existirem; 
● vinculações administrativas e políticas – localizar a organização dentro de uma                     
estrutura administrativa maior, esclarecendo o tipo de relação existente,                 
inclusive política; 
● estrutura organizacional – a forma de estruturação na organização no tempo.                     
reprodução ou elaboração dos organogramas com as atribuições das                 
respectivas unidades organizacionais e possíveis alterações. Criação e               
extinção das unidades organizacionais e de suas denominações;● funções da organização; 
● principais dirigentes que podem ser objeto de entrevistas 
● contexto em que se insere a organização – o contexto político­administrativo,                     
social e econômico, no limite dos objetivos estabelecidos para a pesquisa; 
● extinção da organização (se for ocaso) – data e instrumento legal, as razões da                           
extinção (reforma administrativa, extinção das funções etc). (SOUZA, 2008, p.                   
144) 
 
 
4.2 A ORGANIZAÇÃO NA SUA INDIVIDUALIDADE: A MISSÃO, A                 
ESTRUTURA, AS FUNÇÕES, AS ATIVIDADES E OS PROCEDIMENTOS               
FORMAIS E INFORMAIS.  
 
As informações necessárias ao conhecimento das funções, atividades e tarefas                   
de uma organização nem sempre estão sistematizadas. Na verdade, a maioria                     
delas faz parte de conhecimento tácito, ou seja, está na memória dos                       
funcionários. As funções, geralmente, podem ser identificadas nos documentos                 
constitutivos (contrato social, estatuto social, regimento interno, regulamento               
geral, decreto de criação etc), mas as atividades nem sempre estão                     
registradas, apesar de que em algumas instituições podem ser encontradas                   
nos documentos de direção (organograma, plano de ação, plano estratégico                   
etc). Cabe, portanto, ao arquivista, enquanto pesquisador, lançar mão de um                     
ferramental para buscar essas informações vitais para a compreensão da                   
gênese documental. (SOUZA, 2008, p. 145) 
 
Cury (2000, p.273) propõe a análise administrativa como instrumento dinâmico                   
para efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar soluções                 
integradas para problemas administrativos, envolvendo a responsabilidade             
22 
 
básica de planejar as mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura                     
organizacionais, assim como os processos e os métodos de trabalho. (SOUZA,                     
2008, p. 145) 
 
O autor desdobra a análise administrativa em dois momentos: diagnóstico das                     
causas, que busca identificar não só o clima e a estrutura da organização, mas                           
também seus métodos e processos de trabalho; intervenção planejada, que é o                       
estudo das soluções. (SOUZA, 2008, P. 145­146) 
 
O levantamento propriamente dito é realizado a partir dos seguintes métodos                     
de pesquisa: revisão da literatura; aplicação de questionários; realização de                   
entrevistas; observação pessoal. (SOUZA, 2008, p. 146) 
 
A entrevista é um método de pesquisa muito importante, pois ela permite se                         
bem planejada e conduzida, obter informações que fazem parte do                   
conhecimento tácito das organizações, ou seja, aquele que está na memória                     
dos funcionários. É importante ressalvar que as atividades e tarefas,                   
diferentemente das funções, nem sempre estão registradas em um documento.                   
(SOUZA, 2008, p. 147) 
 
A partir desses métodos podemos propor uma estratégia de levantamento dos                     
dados. Ela consiste em: 
 
● identificar a missão da organização por meio dos documentos constitutivos e                     
de direção; 
● estudar a estrutura organizacional a partir do organograma 
● tomar as unidades organizacionais como ponto de partida nas intervenções,                   
isto é, vincular as funções e atividades sempre a uma unidade organizacional 
● localizar a unidade organizacional dentro das categorias de atividades­meio e                   
atividades­fim; 
● identificar as atribuições de cada unidade organizacional e, quando necessário,                   
graduar as atribuições. Verificar a complementaridade e similaridade entre as                   
atribuições das unidades organizacionais; 
● definir as atividades de cada atribuição da unidade organizacional a partir dos                       
métodos de pesquisa; 
● verificar a existência de documentos normativos sobre a atividade. Por                   
exemplo, instruções de serviço, manuais de procedimentos etc. 
● identificar e entrevistar os funcionários responsáveis por cada atividade; 
● identificar as tarefas de cada atividade a partir do método de pesquisa 
● identificar os tipos documentais acumulados a partir da execução da tarefa 
● Verificar os métodos de ordenação dos tipos documentais 
● validar com os dirigentes das unidades organizacionais as informações obtidas; 
23 
 
● trabalhar somente com casos reais, ou seja, com o que é feito e não com o que                                 
se pretende fazer; p. 148 
● utilizar, se possível, um fluxograma para mostrar claramente as etapas de                     
produção dos tipos documentais; 
● assegurar que as respostas recebidas dos diferentes empregados concordem                 
com o fluxo geral do trabalho; em caso de dúvida ou omissão, deve­se lançar                           
mão da observação pessoal. (SOUZA, 2008, p. 149) 
 
Podemos, então, indicar um modelo para a análise das funções, atividades e                       
tarefas de uma organização. 
 
1 – contextualização – denominação (nome e sigla), localização, área de                     
atuação, criação, vinculação administrativa e política;  
2 – estrutura organizacional – organograma, atribuições, unidades               
organizacionais da atividade­meio e da atividade­fim, alterações e               
modificações; 
3 – unidade organizacional – denominação (nome e sigla), localização,                   
responsáveis, vinculação hierárquica (política, administrativa e funcional)             
e as atribuições; 
4 – atribuição – descrição das atividades que compõe a atribuição 
5 – atividade – descrição das tarefas que compõe a atividade 
6 – tarefa – identificação dos tipos documentais que podem ser resultado                       
das tarefas executadas. Nem todas as tarefas produzem ou recebem,                   
necessariamente, documentos. (SOUZA, 2008, p. 149) 
 
 
4.3 EM BUSCA DE UM INSTRUMENTAL TEÓRICO­METODOLÓGICO             
(SOUZA, 2008, ​P. 133) 
 
A literatura aponta, de forma descritiva, as informações necessárias para a                     
organização dos documentos de um fundo de arquivo. Trata­se, comumente,                   
da identificação das atividades a serem realizadas, quase nunca de                   
procedimentos metodológicos. De acordo com Belloto (2004, p,141­142), essas                 
atividades são as seguintes. (SOUZA, 2008, p. 134) 
 
1 – Levantamento da evolução institucional da entidade produtora dos                   
documentos.  
 
2 – Prospecção arqueológica da documentação – perceber os papeis                   
pertencentes ou não ao fundo, e identificar os “vazios”, lacunas e desfalques de                         
documentação. 
 
24 
 
3 – Estudo institucional das entidades produtoras do material detectado​.                   
(SOUZA, 2008, p.135) 
 
Podemos afirmar, com segurança, que nessas três atividades apontadas por                   
Belloto encontram­se as informações necessárias para a definição do plano de                     
classificação do fundo de arquivo. ​Escolhemos a proposta da autora por                     
dois motivos: ela é uma síntese das principais indicações encontradas na                     
literatura arquivística e agrega a necessidade de identificação das                 
tipologias documentais​. (SOUZA, 2008, p. 135) 
 
 
4.4 O AMBIENTE ORGANIZACIONAL E SEUS CONCEITOS  
 
A razão da existência da organização é conhecida como ​missão, isto é, ​a                         
finalidade mais ampla ou objetivomaior que engloba sua contribuição social, a                       
partir das expectativas da sociedade. Ela, a missão, deve ser de conhecimento                       
amplo, tanto interno como externamente. A literatura da área utiliza também os                       
seguintes sinônimos: finalidade, função, propósito e objetivo principal. (SOUZA,                 
2008, p. 137) 
 
E o instrumento utilizado pela organização para atingir seus objetivos é                     
conhecido como ​estrutura organizacional e decisões das unidades               
organizacionais de uma empresa (OLIVEIRA, 2007, p. 88). Um dos                   
componentes principais da estrutura organizacional é a departamentalização,               
ou seja, o processo de institucionalização de unidades organizacionais                 
quaisquer (departamentos, divisões, seções etc) por meio da divisão do                   
trabalho geral em funções componentes, desde as principais às mais                   
especializadas (CURY, 2000, p.183) p.137­138 
 
A representação gráfica da estrutura organizacional, que indica a forma como o                       
poder administrativo é dividido, que delimita os níveis de autoridade e a linha                         
de comando em seu sentido vertical, independe do modelo de                   
departamentalização adotado, é conhecida na literatura como ​organograma​.               
(SOUZA, 2008, p. 138) 
 
As unidades organizacionais são estabelecidas por meio das funções                 
desempenhadas pela organização. O nível da unidade depende de sua                   
importância em relação aos objetivos da organização ou do órgão de cuja                       
estrutura interna participa; essa avaliação envolve a complexidade da função e                     
o volume de trabalho. A parcela de poder/autoridade determinada pela                   
25 
 
organização para a unidade organizacional específica, segundo sua natureza                 
(funcional ou operativa), é conhecida como atribuição. (SOUZA, 2008, p. 138 
 
Cada função pode dar origem a um departamento, divisão ou seção​. Cury                       
(2000. p.193) apresenta um exemplo de graduação da função: suprimento de                     
material (departamento), aquisição de material (divisão) e compras nacionais,                 
importações e diligenciamento de fornecedores (seções). (SOUZA, 2008, p.                 
138) 
 
Função​, portanto, corresponde a uma agregação de atividades análogas,                 
interdependentes, que se encadeiam num único campo especializado de                 
trabalho, devendo, consequentemente, uma maior eficácia, ter o               
desenvolvimento alocado à unidade organizacional (CURY, 2000, p. 192­193).                 
Ela tem, geralmente, caráter duradouro e sem término previsto e provê o                       
suporte para viabilização da missão da organização. A função indica “o que” é                         
feito, sem detalhar “como” é feito. Um grupamento de atividades torna­se uma                       
função quando seu responsável tiver recebido delegação de autoridade sobre                   
determinada área. A função é caracterizada pela noção de autoridade funcional                     
que ela traz consigo, e não pela importância em si mesma do agrupamento de                           
atividades (SIMERAY, 1997, p.11) (SOUZA, 2008, p. 138­139) 
 
A atividade compreende um conjunto de tarefas/ações caracterizado pelo                 
consumo de recursos e orientado para um objetivo definido, de caráter global.                       
Em resumo, é um conjunto de procedimentos necessários para execução de                     
uma função. É por meio do exercício de um determinado numero de atividades                         
que uma unidade organizacional desempenha sua função. Por exemplo, a                   
função de comprar decompõe­se, por hipótese, nas seguintes atividades:                 
pesquisa de mercado, seleção de fornecedores, licitação, julgamento,               
adjunção, diligenciamento e pagamento dos fornecedores (CURY, 2000, p.                 
193). (SOUZA, 2008, p. 139) 
 
A tarefa é entendida como meio pelo qual se realiza cada atividade da unidade                           
organizacional. Ela é uma sequencia de passos predeterminados,               
indispensáveis à identificação da continuidade operativa. Portanto, o exercício                 
da atividade implica na execução de tarefas, que são a concretização da                       
atividade a partir de um procedimento determinado. Por exemplo, atividade de                     
licitação envolve tarefas de elaboração do edital, recebimento de propostas,                   
efetivação do mapa comparativo de preços etc (CURY, 2000, p.193) (SOUZA,                     
2008, p.139) 
 
26 
 
Existem na organização ​duas categorias de funções​: uma vinculada                 
diretamente à missão e outra, indiretamente. A primeira categoria agrupa as                     
funções específicas de cada organização e a segunda, os meios necessários                     
para execução da primeira. Dessa forma, as funções específicas são                   
conhecidas como ​atividades­fim e as funções de suporte, as                 
atividades­meio​. Lembramos que estas unidades estão presentes em todas                 
as organizações. São em geral, as funções de gestão financeira e                     
orçamentaria, de gestão dos recursos materiais, dos recursos humanos e                   
informacionais. (SOUZA, 2008, p. 139) 
 
Quanto aos ​procedimentos administrativos​, Meirelles (2000, p.146) os define                 
como “a sucessão ordenada de operações que propiciam a formação de um                       
ato final objetivado pela Administração. É o iter legal a ser percorrido pelos                         
agentes públicos para obtenção dos efeitos regulares de um ato administrativo                     
principal”. (SOUZA, 2008, p. 140) 
 
Em síntese​, uma organização é um sistema social criado a partir de uma                         
missão. Para atingi­la, é necessário que ela possua um conjunto de meios                       
materiais e organizacionais. Os meios materiais são as instalações, os                   
equipamentos e os materiais. Os meios organizacionais são as regras de                     
funcionamento definidas por um conjunto de textos (regulamentos,               
procedimentos etc.) e de esquemas (de implantação, de circulação, de                   
estrutura etc). 
 
 
4.5. A IDENTIFICAÇÃO DO FUNDO  
 
Os critérios formulados por Duchein (1986, p. 20) para a definição do                       
organismo produtor de fundos de arquivos continuam válidos. São eles:                   
(SOUZA, 2008, p. 123) 
 
● para produzir um fundo de arquivos, no sentido atribuído ao termo pela                       
Arquivística (isto é, um conjunto indivisível de arquivos), um organismo,                   
seja público ou privado, deve assumir denominação e existência jurídica                   
próprias, resultantes de um ato (lei, decreto, resolução etc.) preciso e                     
datado; 
 
● deve possuir atribuições especificas e estáveis, legitimadas por um texto                   
dotado de valor legal ou regulamentar; 
 
27 
 
● sua posição na hierarquia administrativa deve definida com exatidão                 
pelo ato que lhe deu origem; em especial, sua subordinação a outro                       
organismo de posição hierárquica mais elevada deve estar claramente                 
estabelecida; 
 
● deve ter um chefe responsável, em pleno gozo do poder decisório                     
correspondente a seu nível hierárquico. Ou seja, capaz de tratar os                     
assuntos de sua competência sem precisarsubmetê­los,             
automaticamente, à decisão de uma autoridade superior. Isto não                 
significa, evidentemente, que ele deva gozar de poder de decisão em                     
relação a todos os assuntos; certos assuntos importantes poder ser                   
submetidos à decisão do escalão superior da hierarquia administrativa.                 
Entretanto, para poder produzir um fundo de arquivos que seja próprio,                     
um organismo deve gozar de poder decisório, pelo menos no que disser                       
respeito a determinados assuntos; 
 
● sua organização interna deve ser, na medida do possível, conhecida e                     
fixada num organograma. ​(SOUZA, 2008, ​p. 124) 
 
Segundo Duchein (1986, p. 21), aplicação desses critérios acarreta as                   
seguintes consequências: 
 
● as divisões ou seções internas de um organismo não correspondem às                     
condições requeridas para produzir um fundo de arquivos; 
● em contrapartida, todo organismo que possuir existência jurídica e nível                   
de competência próprios produz um fundo de arquivos, mesmo estando                   
subordinado a outro organismo de nível superior; 
 
● os órgãos locais dependentes de um organismo central produzem                 
fundos de arquivos próprios; 
 
● a introdução de uma hierarquia de fundos que corresponde à hierarquia                     
dos organismos, acarretando a subordinação de fundos em relação a                   
outros. ​(SOUZA, 2008, ​p. 124) 
 
A aplicação do conceito de fundo no Canadá representou o abandono do                       
conceito anglo­saxão de ​record group. Lá, a partir dos critérios estabelecidos                     
por Michel Duchein e enriquecidos por um outro relativo à existência de um                         
sistema de registro de dossies, de acordo com a proposta do arquivista                       
australiano Peter Scott e de Terry Cook, foram definidos os elementos para a                         
28 
 
identificação dos fundos do governo federal canadense, que são os seguintes:                     
(SOUZA, 2008, p.127) 
 
● uma identidade jurídica​: o criador de documentos deve possuir sua própria                     
denominação legal e ter uma existência jurídica própria, estabelecida por um                     
texto legal (lei, decreto, etc); 
● um mandato oficial: o criador de documentos deve ter um mandato                     
importante claramente definido que deve igualmente ser enunciado em um                   
documento jurídico ou regulamentar​;​ (SOUZA, 2008, p.127) 
● uma posição hierárquica definida​: o local ocupado pelo criador dos                   
documentos na hierarquia administrativa deve ser claramente estabelecido em                 
uma lei ou um decreto, e suas relações com outros níveis superiores da                         
hierarquia devem ser claramente definidas; (SOUZA, 2008, p.128) 
● um vasto grau de autonomia: o criador de documentos deve possuir um                       
órgão executivo que tenha o poder de tomar decisões independentes, de                     
acordo como seu nível hierárquico. Esse ponto deve se refletir em uma                       
legislação. Para ser considerado como independente, um organismo deve ter                   
poder de controlar suas próprias finanças e seu orçamento; 
● estrutura: o criador dos documentos deve possuir uma estrutura                 
organizacional interna oficial; 
● sistema de gestão dos documentos​: o criador dos documentos deve possuir                     
um sistema de gestão de documentos independente. (SOUZA, 2008, p. 128) 
 
Nesse momento é que surge o conceito de subfundo, que oferece uma                       
alternativa para classificar e descrever, em um nível apropriado, os arquivos                     
dessas organizações vinculadas a organismos maiores. E esse conceito é um                     
desdobramento lógico daquele que a tradição anglo­saxônica chamou de                 
subgrupo, sem, contudo, precisar a natureza e a validade teórica. p. 128 
 
Para serem reconhecidos como criadores de subfundo, os organismos                 
governamentais devem respeitar seis dos oito critérios seguintes: um estatuto                   
autônomo, uma alocação financeira não transferível, uma posição hierárquica                 
específica, um nome oficial, um sistema de classificação distinto, uma                   
individualidade funcional e operacional, uma continuidade estrutural e uma                 
distinção geográfica. (SOUZA, 2008, p. 128­129) 
 
A aplicação da proveniência, que se materializa na identificação do criador de                       
arquivo, é de certa forma, bem explicada pelos critérios propostos por Michel                       
Duchein (existência jurídica, posição na hierarquia administrativa, autoridade               
com poder de decisão e organização interna conhecida), por Peter Scott                     
(existência de um sistema de arquivos) e pelos canadenses 9existencia de um                       
orçamento próprio). (SOUZA, 2008, p. 130) 
 
29 
 
 
 
30 
 
5. DIAGNÓSTICO DE ARQUIVO  
 
 
O diagnóstico é um método de intervenção aos problemas gerados pelas                     
informações de caráter orgânico, produzidas por uma instituição e deve partir                     
de uma visão minimalista, priorizando os estudos de problemas específicos, de                     
casos particulares, para se chegar às questões mais gerais, segundo Lopes                     
(1997). (CORNELSEN, Julce Mary. NELLI, 2006, p.75) 
 
Um roteiro de entrevista pode ser elaborado​, com os resultados desse                     
levantamento, composto dos seguintes campos de informação: identificação do                 
órgão/setor visitado; atividades de protocolo e de arquivo corrente                 
desenvolvidas e suas respectivas normas reguladoras; organização do acervo;                 
instrumentos de pesquisa disponíveis; processos de transferência e eliminação                 
e seus critérios reguladores; uso de tecnologias para recuperação da                   
informação; microfilmagem e sua organização; quantificação, datas­limite e               
descrição dos documentos escritos; guarda de documentos especiais;               
descrição de material e mobiliário; e perfil das pessoas envolvidas com as                       
atividades de protocolo e arquivo. (CORNELSEN, Julce Mary. NELLI, 2006,                   
p.74) 
 
Um dos pontos de destaque de Lopes (1997), para o diagnóstico de arquivos, é                           
o levantamento das atividades da organização e a relação dessas com o fluxo                         
de informações. Outro ponto é a análise da situação dos acervos existentes. O                         
autor argumenta ser indispensável a elaboração de projetos de intervenção aos                     
problemas encontrados, logo após a conclusão do diagnóstico (CORNELSEN,                 
Julce Mary. NELLI, 2006, p.76). 
 
O estudo e a comparação das propostas mencionadas permitem identificar as                     
possíveis etapas que o arquivista deve percorrer para elaborar um diagnóstico                     
de arquivo. (CORNELSEN, Julce Mary. NELLI, 2006, p.78) 
1) Pode­se verificar que as propostas de Evans e Ketelaar (1983), Lopes                       
(1997), Moneda Corrochano (1995) e Campos et al (1986) sugerem ​a                     
identificação da organização como componente do diagnóstico​. Essa               
etapa, para os autores, é denominada como ​“pré­diagnóstico”, ​uma vez que                     
é indispensável ao levantamento da situação arquivística de qualquer                 
instituição, seja ela pública ou privada. 
 
2) A pesquisaem legislação ​é indicada por Evans e Ketelaar (1983), Moneda                         
Corrochano (1995), Rousseau e Couture (1998) e Campos et al (1986). Em                       
organizações públicas, esse levantamento possibilita, entre outras coisas,               
31 
 
identificar as estruturas, funções e atividades, sendo que essas estão descritas                     
em leis, resoluções e portarias. 
 
Recomenda­se ao arquivista, portanto, que realize a pesquisa em legislação                   
federal, estadual e municipal sobre arquivística, contabilidade e direito entre                   
outras, e em normas internacionais (ISO, CIA, por exemplo) e normas                     
nacionais (Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ).  
 
3) A identificação da estrutura, das funções e das atividades ​subsidia o                       
quadro preliminar de classificação proposto no programa de gestão da                   
informação de Rousseau e Couture (1998) e também por Lopes (1997).                     
(CORNELSEN, Julce Mary. NELLI, 2006, p.78­79) 
 
4) ​Outro fator evidenciado nas propostas de diagnóstico de Lopes (1997) e                       
Moneda Corrochano (1995) é a análise do fluxo de informações​. Através                     
dessa análise, poder­se­á identificar os processos de criação, acesso e difusão                     
da informação, os quais têm similaridade com o programa de gestão da                       
informação proposto por Rousseau e Couture (1998). O levantamento dos                   
fluxos de informações, portanto, é um outro item indispensável ao                   
levantamento da situação arquivística na organização. No entanto, ​é                 
necessário analisar o processo como um todo e não o estudo do fluxo de                           
cada documento (Lopes, 1997). ​(CORNELSEN, Julce Mary. NELLI, 2006,                 
p.​79) 
 
5) ​Outro item obrigatório no diagnóstico de arquivo é a análise da situação                         
dos acervos existentes ​apontados por Evans e Ketelaar (1983), Lopes                   
(1997), Moneda Corrochano (1995) e Campos et al. (1986). Para essa análise                       
situacional recomenda­se o uso dos itens propostos por Lopes (1997) e                     
complementado pelo item “Análise dos instrumentos de trabalho existentes” de                   
Moneda Corrochano (1995). (CORNELSEN, Julce Mary. NELLI, 2006, p.79) 
 
6) Evans e Ketelaar (1983), Lopes (1997), Moneda Corrochano (1995) e                     
Campos et al. (1986) incluem em suas propostas ​o levantamento dos dados                       
referente aos recursos de infra­estrutura, ou seja, edifício, mobiliário, e                   
equipamentos. Esses itens vêm corroborar a importância de proteção e                   
conservação da informação abordada no Programa de Rousseau e Couture                   
(1998). A (re)união de itens de tal assunto apontados por Evans e Ketelaar                         
(1983), Lopes (1997) e Moneda Corrochano (1995) são indicados para a                     
elaboração do diagnóstico de arquivo. (CORNELSEN, Julce Mary. NELLI,                 
2006, p.79) 
 
32 
 
7) O levantamento de dados a respeito dos recursos humanos ​é                     
apresentado nos trabalhos de Evans e Ketelaar (1983), Campos et al. (1986),                       
Moneda Corrochano (1995) e Lopes (1997), constatando­se que este tipo de                     
dado é importante para qualquer tipo de diagnóstico. ​Recomenda­se, para                   
tanto, a adoção do conjunto de dados dos grupos “Recursos Humanos” e                       
“Análise dos recursos de infra­estrutura, recursos humanos e financeiros                 
disponíveis”, propostos, respectivamente, por Evans e Ketelaar (1983) e por                   
Moneda Corrochano (1995). (CORNELSEN, Julce Mary. NELLI, 2006, p.79) 
 
8) Evans e Ketelaar (1983) e Moneda Corrochano (1995) enfocam ainda ​o                       
levantamento dos recursos financeiros disponíveis. Esse item é pertinente                 
à análise da situação arquivística na organização, pois o prognóstico apresenta                     
os problemas e os recursos necessários à solução dos mesmos.  
 
9) A proposta de Moneda Corrochano (1995) contempla um item sobre ​a                       
relação do arquivo com os sistemas de arquivos​, e Lopes (1997) aborda o                         
diagnóstico baseado nessas teorias, técnicas e experiências. Dessa forma,                 
observar a realidade encontrada e buscar a solução nos procedimentos já                     
padronizados, é uma atividade determinante no resultado final do levantamento                   
da situação das informações arquivísticas. (CORNELSEN, Julce Mary. NELLI,                 
2006, p.80)  
 
10 ) A elaboração de projetos de trabalho para solucionar os problemas                       
detectados nos arquivos das organizações ​é condição obrigatória               
ressaltada por Rousseau e Couture (1998), Moneda Corrochano (1995) e                   
Lopes (1997), de forma que a gestão da informação venha a ocupar uma                         
posição de destaque nas organizações. (CORNELSEN, Julce Mary. NELLI,                 
2006, p.80) 
 
11) ​Percebe­se que, Lopes (1997) e Moneda Corrochano (1995) utilizam                   
métodos científicos na elaboração do diagnóstico, fato que auxilia no                   
conhecimento eficaz dos fluxos informacionais e documentais. 
 
É inconteste que a complexidade crescente das relações concorrenciais requer                   
das empresas e dos administradores, ações efetivas para uma gestão                   
informacional/documental. Nessa abordagem, o diagnóstico é condição ​sine               
qua non ​para essa gestão, pois reflete a situação dos arquivos e fornece dados                           
concretos para uma proposta de intervenção. (CORNELSEN, Julce Mary.                 
NELLI, 2006, p 82) 
 
33 
 
Os principais dados a serem coletados no diagnóstico se referem à estrutura,                       
às funções e às atividades e, por conseguinte, ao fluxo de informações que                         
permeiam a organização, identificando o momento em que o documento é                     
produzido, como é utilizado, por quais setores tramita e qual sua real                       
necessidade. 
 
Não existe, no entanto, um único “modelo” de diagnóstico na literatura                     
especializada capaz de absorver a complexidade e a diversidade de                   
documentos e de informações das organizações. (CORNELSEN, Julce Mary.                 
NELLI, 2006, p.82)  
 
 
 
 
34 
 
6. AS COMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE  
DOCUMENTOS DE ARQUIVO 
 
As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos                   
permanentes e multidisciplinares responsáveis pela elaboração e aplicação, em                 
suas respectivas áreas de atuação, de Planos de Classificação e de Tabelas                       
de Temporalidade de Documentos. (BERNARDES, DELATORRE, 2008, p. 37) 
 
Assim, os estudos para determinação da caducidade devem ser feitos por                     
comissão idônea, usualmente denominada Comissão de Análise de               
Documentos, constituídas por membros efetivos e eventuais. Os efetivos são o                     
chefe do Arquivo e representantes dos órgãos administrativo, financeiro e                   
jurídico. Os membros eventuais são os representantes do órgão­fim, os quais                     
só serão convocados à medida que forem analisados os documentos relativos                     
às suas atividades. (PAES, 2004, p. 105 
 
Os princípios básicos que deverão nortear o trabalho de análise da comissão                       
consistem em verificar: 
 
●importância do documento com relação aos valores administrativo,               
probatório ou histórico; 
● possibilidade e custo de reprodução (microfilmagem) 
● espaço, equipamento utilizado e custo do arquivamento 
● prazos de prescrição e decadência de direitos (legislação vigente) 
● numero de cópias existentes e locais onde os dados são anotados                     
(PAES, 2004, p. 106 
 
 
6.1 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 
 
Assim, a avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir                   
prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu                     
suporte material ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico                             
ou qualquer outro. Assim como a classificação, a avaliação deve ser realizada                       
no momento da produção do documento, para evitar a produção e acumulação                       
desordenadas, segundo critérios temáticos, numéricas ou cronológicas.             
(BERNARDES, DELATORRE, 2008, p.35) 
 
 
6.2 OBJETIVOS E BENEFÍCIOS DA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 
 
35 
 
∙Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos 
∙Definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos 
∙Elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos 
∙Agilizar a recuperação dos documentos e das informações 
∙Reduzir a massa documental acumulada 
∙Liberar espaço físico 
∙Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda permanente 
∙Autorizar a eliminação criteriosa de documentos 
∙Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos (BERNARDES,                 
DELATORRE, 2008, p. 35) 
 
 
6.3 REUNIÕES COM TODOS OS AGENTES ENVOLVIDOS 
 
Realizar reuniões com os profissionais das áreas que produzem documentos                   
relativos às ​atividades­meio e ​atividades­fim para divulgar a legislação que                   
dispõe sobre documentos públicos e privados, oferecer informações a respeito                   
da importância da gestão documental e a metodologia a ser adotada pela                       
Comissão de Avaliação de Documentos para a execução do trabalho.                   
(BERNARDES, DELATORRE, 2008, p. 48) 
 
 
6.4 PROGRAMAÇÃO DAS ATIVIDADES 
 
Elaborar a programação com todas as atividades necessárias para o                   
desenvolvimento do trabalho, tais como: 
 
§Estudo da estrutura administrativa do órgão para identificar as competências,                   
funções se atividades de cada uma de suas unidades por meio da legislação                         
que dispõe sobre sua organização e funcionamento; para gerar o quadro de                       
atribuições de cada área meio e/ou de cada área fim. 
 
§Levantamento de toda a produção documental. 
 
§Elaboração do Plano de Classificação com as funções, subfunções e                   
atividades para a inclusão dos documentos identificados. 
 
§Padronização na nomeação das tipologias documentais geradas no exercício                 
da mesma função; 
 
§Atribuição de códigos de classificação aos documentos. 
36 
 
 
§Estudo de atos legais ou de razões de natureza administrativa que                     
fundamentam, para cada tipo de documento, a indicação da temporalidade e                     
da destinação proposta. 
 
§Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento, bem como                       
sua destinação final: guarda definitiva ou eliminação dos documentos de                   
arquivo, em conformidade com a legislação em vigor, respeitados os prazos de                       
vigência, prescrição e precaução. 
 
§Elaboração da Tabela de Temporalidade dos Documentos a partir do Plano                     
de Classificação, para inserir os valores indicados para os documentos de                     
acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico,                 
fundamentando com a legislação específica, quando houver. 
 
§Consistência técnica arquivística do Plano de Classificação e a Tabela de                     
Temporalidade e análise da Consultoria/Assessoria Jurídica. 
 
§Oficialização dos instrumentos de gestão documental (BERNARDES,             
DELATORRE, 2008, p. 48) 
 
 
6.5 INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO 
 
São atos normativos elaborados pelas comissões de análise, nos quais são                     
fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Há                         
dois instrumentos básicos: tabela de temporalidade e lista de eliminação.                   
(PAES, 2004, p.106) 
 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento de                       
gestão, resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade               
competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série                       
documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.                 
(BERNARDES, DELATORRE, 2008, p.36) 
 
Ela resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os                         
documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico­legal,                 
técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda                     
permanente. (BERNARDES, DELATORRE, 2008, p.36) 
37 
 
 
Tabela de Temporalidade: É o instrumento de destinação que determina os                     
prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes                     
e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo               
critérios para microfilmagem e eliminação. A tabela de temporalidade só deve                     
ser aplicada após sua aprovação pela autoridade competente. Nela os                   
documentos são descritos de forma clara para se evitar interpretações erradas,                     
especialmente quando se tratar de sua eliminação (PAES, 2004, p.106) 
 
LISTA DE ELIMINAÇÃO​: É uma relação específica de documentos a serem                     
eliminados numa única operação e que necessita ser aprovada pela autoridade                     
competente. (PAES, 2004, p.108) 
 
 
 
 
38 
 
7. ANÁLISE DOCUMENTAL: ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS 
 
 
A identificação dos documentos de arquivo é o primeiro passo para sua                       
organização e guarda adequadas. Na identificação, é fundamental que                 
tenhamos como referência os elementos característicos dos documentos.               
(GONÇALVES, 1998, p. 15)  
 
Nessa tarefa, conviria aproximar os documentos segundo as espécies e,                   
sobretudo, segundo os tipos documentais. Pois os tipos documentais estão                   
intimamente relacionados às atividades que os geraram, e oferecem pistas                   
significativas, consequentemente, sobre suas condições de produção.             
(GONÇALVES, 1998, p. 15) 
 
Numa situação como a apresentada acima, a espécie, o tipo, a forma, o                         
formato e o próprio conteúdo do documento são muito importantes para a sua                         
identificação e para a sua caracterização como documento de arquivo.                   
(GONÇALVES, 1998, p. 16) 
 
Na análise documental podem ser identificados os elementos característicos de                   
cada documento, individualmente, conforme quadro abaixo: (cf. BERNARDES,               
DELATORRE, 2008, p. 16 e GONÇALVES, 1998, p. 19) 
 
Suporte: Material sobre o qual as informações são registradas (papel, disco                     
magnético, fita magnética, filme de nitrato, papiro, pergaminho, argila) 
 
Forma: Estágio de preparação e transmissão dos documentos (original, cópia,                   
minuta, rascunho) 
 
Formato: Configuração física que assume um documento, de acordo com a                     
natureza do