100 cadastro de almoxarifados setoriais

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Propósito da Funcionalidade Topo Anterior Próximo
Para que seja possível efetuar as movimentações dos produtos dos diversos almoxarifados, faz-se necessário efetuar o cadastro e gerenciamento
dos mesmos. Este procedimento será realizado através da aplicação de Cadastro de Almoxarifados (CEMAlmox.exe).
 
(Cadastro de Almoxarifados)
 
Abaixo segue os botões da barra de ferramenta com informações de uso.
 
(Barra de Ferramenta - Cadastro de Almoxarifados)
 
NOVO: através desse comando pode ser cadastrado um novo Almoxarifado da instituição;
ALTERAR: dever ser utilizado quando desejar alterar algum dado do almoxarifado selecionado;
EXCLUIR: utilizar quando for necessário excluir algum almoxarifado selecionado. A exclusão somente será efetuada se não existir vínculos
com outras aplicações, ou seja, se o almoxarifado selecionada estiver vinculada a um registro de entrada ou saída de material, ou outro registro de
movimentação de produto, não será permitido efetuar a sua exclusão;
LOCALIZAR: utilizar quando desejar localizar algum Almoxarifado já cadastrado no sistema;
PROPRIEDADES: utilizar quando desejar visualização detalhada dos tipos de documentos configurados na guia Tipos de Documento para
determinado Almoxarifado selecionado;
NOVO: utilizar quando desejar adicionar novo tipo de documento na guia Tipos de Documento para determinado Almoxarifado selecionado.
 
Objetivos Específicos Topo Anterior Próximo
Os objetivos específicos desta aplicação são:
- Cadastrar os almoxarifados da instituição;
- Configurar parametrizando os tipos de documento que serão utilizados em cada processo de movimentação de produtos; e
- Controlar o recebimento, armazenamento, requisição e distribuição dos materiais pelos diversos almoxarifados da instituição.
 
Conhecimentos Necessário e Público Alvo Topo Anterior Próximo
Conhecimentos Necessários:
 
Para utilizar a funcionalidade de cadastro de almoxarifado é importante ter conhecimento das regras de negócio que a envolvem e familiaridade
com o uso e interação do sistema SIE/SIM com relação a operações de cadastros (inserir, alterar, salvar, localizar, etc).
 
Público Alvo:
 
Esta funcionalidade esta direcionada a Unidade/Setor de Almoxarifado da instituição, mais especificamente ao responsável da Unidade/Setor,
ou a quem ele delegar a utilização do módulo.
 
 
Configurações / Pré-Requisitos Topo Anterior Próximo
Configurações
 
Tabelas Estruturadas
As seguintes tabelas estruturadas devem estar configuradas na aplicação Tabela Estruturada - (AMTabEstrutEx.exe).
Uma vez inserido itens, as alterações de Código bem como sua remoção não é aconselhada. Tais modificações podem implicar inconsistências
no sistema e requer uma análise mais aprofundada sobre sua validade ou não.
 
- Tipo de Movimentos - Tabela de Código: 115
Itens:
1 - Entrada
2 - Saída
3 - Entrada e Saída Direta
4 - Estorno de Entrada
5 - Estorno de Saída
6 - Estorno de Entrada/Saída Direta
Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas
do sistema.
 
(Tabela Estruturada 115 - Tipo de Movimentos)
 
- Detalhamento do Movimento - Tabela de Código: 116
Itens:
101 - Compra
104 - Transferência (Entrada)
200 - Requisição
204 - Transferência
301 - Estorno
Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas
do sistema. Além disso, essa tabela estruturada segue o seguinte padrão: 1XX são itens de entrada, 2XX de saída e 3XX de estorno. Os demais itens
existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
 
(Tabela Estruturada 116 - Detalhamento do Movimento)
 
- Tipos de Calendários - Tabela de Código: 626
Itens:
1 - Padrão
2 - Acadêmico (Geral)
3 - Hospital
4 - Bibliotecas
5 - Almoxarifado
Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas
do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
 
(Tabela Estruturada 626 - Tipos de Calendários)
 
- Situação do Processamento Itens Recebido - Tabela de Código: 700
Itens:
1 - Recebido
2 - Processado
Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas
do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
 
(Tabela Estruturada 700 - Situação do Processamento Itens Recebidos)
 
- Tipos de Documentos de Almoxarifado - Tabela de Código: 706
Itens:
1 - Entrada
2 - Baixa Simples
3 - Entrada e Saída Direta
4 - Estorno de Entrada
5 - Estorno de Baixa
6 - Estorno de Entrada e Saída Direta
Todos os itens apresentados na imagem abaixo são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois
estão previstos em regras internas do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
 
(Tabela Estruturada 706 - Tipos de Documentos de Almoxarifado)
 
- Tipos de Planejamento de Material - Tabela de Código: 716
Itens:
1 - Planejamento do Almoxarifado Central
Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
 
(Tabela Estruturada 716 - Tipos de Planejamento de Material)
 
- Tipos de Contas Correntes do Almoxarifado - Tabela de Código: 718
Itens:
1 - Almoxarifado Central
2 - Garagem Central
3 - CC - Almoxarifado Frota
Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
 
(Tabela Estruturada 718 - Tipos de Contas Correntes do Almoxarifado)
 
- Tipos de Consumidor de Almoxarifado - Tabela de Código: 719
Itens:
1 - Paciente
2 - Unidade
Os itens desta tabela não são fixos, portanto serão definidos de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
 
(Tabela Estruturada 719 - Tipos de Consumidor de Almoxarifado)
 
- Tipo de Prestador - Tabela de Código: 720
Itens:
1 - Almoxarifado
2 - Frota
Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas
do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
 
(Tabela Estruturada 720 - Tipo de Prestador)
 
- Tipo de Ocorrência da Conta Corrente - Tabela de Código: 733
Itens:
1 - Abertura de Conta
2 - Crédito ref. a Ajuste de Saldo
3 - Débito - Ajuste de Saldo
4 - Débito por Transferência Orçamentária
5 - Débito por Transferência Orçamentária
6 - Crédito por Transferência entre CC
7 - Débito por Transferência entre CC
8 - Comprometimento Requisição de Materiais
9 - Descomprometimento Requisição de Materiais
10 - Débito de Requisição de Materiais
11 - Estorno de Requisição de Materiais
12 - Comprometimento Requisição de Deslocamento
13 - Descomprometimento Requisição de Deslocamento
14 - Débito Requisição de Deslocamento
15 - Estorno de Requisição de Deslocamento
 
Os itens acima são fixos, portanto alteração em sua numeração e descrição podem gerar inconsistências, pois estão previstos em regras internas
do sistema. Os demais itens existentes serão de acordo com os critérios e necessidade de cada instituição.
 
(Tabela Estruturada 733 - Tipo de Ocorrência da Conta Corrente)
 
Pré-Requisitos
 
1. Unidade Responsável
 
Para informar o nome da unidade responsável pelo almoxarifado da instituição a unidade deverá estar previamente cadastrada na aplicação
Estrutura Organizacionalda Instituição (AMOrgInstituicao.exe).
 
2. Funcionário Responsável
 
Para informar o funcionário responsável pelo almoxarifado da instituição, os cadastros destes devem estar contemplados corretamente no
sistema, na aplicação Funcionários (RHCFuncionários.exe).
 
3. Cadastrar Tipos de Documentos
 
Cadastrar os tipos de documentos que serão utilizados nas funcionalidades operacionais do módulo. Estes documentos são cadastrados através
da aplicação Cadastro de Tipos e Fluxos de documentos (TRMTDocumento.exe). Faz necessário salientar que o ano dos tipos de documento
utilizados devem estar de acordo com o ano de exercício do Almoxarifado, pois quando uma funcionalidade gerar número do documento, esta
numeração será gerada conforme o cadastro do tipo do documento utilizado. O fluxo de cada documento será definido conforme a necessidade de
cada instituição.
Abaixo seguem alguns exemplos de tipos de documentos que podem ser utilizados neste módulo.
• Documento para Inventário: Inventário do Almoxarifado
• Documentos relacionados a Entrada de Materiais: Entrada Simples de Materiais, Estorno de Entrada Simples de Materiais, Entrada e
Saída Direta de Materiais e Estorno de Entrada e Saída Direta de Materiais.
• Documento relacionados a Baixa de Materiais: Estorno de Baixa Simples de Materiais e Estorno de Baixa Simples de Materiais.
• Documento para Transferência de Produtos: Transferência de Produtos.
• Documento para Solicitações ao Almoxarifado: Requisição de Materiais Almoxarifado, Solicitação de Alteração e Solicitação de Cadastro
de Produto.
 
Instruções para Uso da Funcionalidade Topo Anterior Próximo
1. Guia Almoxarifado
Para cadastrar um Almoxarifado deve-se abrir a aplicação Cadastro de Almoxarifado (CEMAlmox.exe) e acionar o botão NOVO.
 
(Cadastro de Almoxarifado)
 
No campo Nome do Almoxarifado deve-se descrever o nome do almoxarifado que esteja sendo cadastrado, exemplo: Almoxarifado Central.
Caso esse novo seja um sub-almoxarifado, deve-se buscar o almoxarifado superior através da lupa do campo Almoxarifado Superior (o
almoxarifado superior deverá estar previamente cadastrado no sistema).
O ano e mês corrente devem ser informados nos campos Ano Corrente e Mês Corrente. Estes dados influenciam na movimentação de
produtos do almoxarifado. Para movimentar algum produto a data do documento criado deverá estar dentro do ano e mês corrente que estiver
informado no cadastro do almoxarifado em questão.
O Tipo de Prestador de Serviço define se o que está sendo cadastrado são tipo Almoxarifado ou tipo Frota (este indica cadastro de garagem).
Neste caso, a opção adequada será Almoxarifado, item da tabela estruturada 720 - Tipo de Prestador.
A unidade administrativa responsável pelo almoxarifado da instituição que esteja sendo cadastrado deve ser localizado através da lupa do
campo Unidade Vinc. O campo Nome da Unidade será automaticamente preenchido pelo sistema com a descrição informada no cadastro da unidade
selecionada (AMOrgInstituicao.exe).
O funcionário responsável pelo almoxarifado que esteja sendo cadastrado será informando no campo Matricula do Almoxarife. Através da
lupa o usuário poderá localizar o funcionário da instituição desde que este esteja cadastrado no módulo Recursos Humanos, pela aplicação
Funcionários (RHCFuncionários.exe). Este campo é informativo, e não interfere na utilização do módulo.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Almoxarifado)
 
Informados os dados nesta guia deve-se efetuar as parametrizações da próxima guia antes de salvar.
 
2. Guia Configurações
Nesta guia são informados os parâmetros para o funcionamento do almoxarifado no sistema. Na caixa de opções Compromete Planejamento
será definido se haverá comprometimento do planejamento do Compras, ou do Estoque, ou se Não haverá planejamento. Quando selecionado qual
dos tipos de planejamento é comprometido, deve-se escolher o Tipo de Planejamento, item da tabela estruturada 716 - Tipos de Planejamento de
Material. Além disso, um documento específico para esta funcionalidade deverá ser criado e configurado na aplicação de Parâmetros de Licitação e
Compras (LMPMateriais.exe). Marcando a opção Não, não haverá comprometimento de planejamento e consequentemente não haverá necessidade de
fazer as configurações específicas para o planejamento.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Caixa de Opções Compromete Planejamento)
 
A caixa de opções Forma de Cálculo de Reposição de Material indicará se o ponto de reposição do estoque será calculado pelo Custo Médio
ou pela Previsão de Consumo.
O Número de Meses indica o ciclo do almoxarifado em meses. No campo Tempo de Aquisição deve-se informar o tempo médio entre a
emissão do pedido de compra ao fornecedor e o recebimento. O tempo informado neste campo será usado para calcular os estoques mínimo, máximo
e o ponto de reposição.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Caixa de Opções Forma de Cálculo de Reposição de Material)
 
A configuração da utilização de Contas Correntes será realizada através da caixa de opções Utiliza Conta Corrente (Integração com o
Orçamento). Quando a instituição utilizar conta corrente se faz necessário identificá-la. Marcado este combo, o campo Tipo de Conta Corrente será
habilitado para que o usuário selecione o tipo de conta corrente adequada, item da tabela estruturada 718 - Tipos de Contas Correntes do
Almoxarifado. Esta configuração poderá integrar os módulos Orçamentário e Materiais, pois através desta funcionalidade será possível transferir
recursos do orçamento para uma conta corrente no almoxarifado para custear as requisições de materiais das unidade solicitantes. Mas, pode-se
utilizar a conta corrente sem efetuar a transferências de recurso do orçamento, neste caso o valor de saldo em conta corrente será informado
diretamente no cadastro da conta corrente.
O checkbox Utiliza Valor de Compra indicará se o sistema utilizará valor da última compra para débito referente aos produtos das requisições.
O parâmetro Transf. Automática (Verifica Saldo na Conta Corrente) quando selecionado permitirá que o sistema realize uma transferência
automática para a unidade gestora do almoxarifado caso não haja recurso nela. Para isso, será faz necessário identificar o Tipo de QDD que será
utilizado no lançamento do recurso (item da tabela estruturada 146 - Tipo de QDD).
No checkbox Utiliza Agenda de Unidades se define se o almoxarifado utiliza Agenda (calendário específico) para atendimento de requisições.
Quando o combo for selecionado será necessário identificar qual o calendário que será utilizado (item da tabela estruturada 626 - Tipos de
Calendários).
 
(Cadastro de Almoxarifado - Configurações Operacionais)
 
Na caixa de seleção Gerar Solicitação de Compras quando selecionada, uma solicitação de compra será gerada automaticamente pelo sistema
quando a quantidade atual de determinado produto em estoque for menor que a quantidade da requisição de material criada. A solicitação somente
será gerada se o sexto checkbox Gera Requisição por Demanda Reprimida também estiver selecionado, e se na aplicação de Parâmetros de
Licitação e Compra (LMPMateriais.exe) existir um documento de solicitação de compra configurado. Do contrário, o sistema não irá gerar solicitação
automática.
 
IMPORTANTE: Para gerar solicitação de compra pelo estoque SEMPRE precisará existir uma Demanda Reprimida. Exemplificando, quando
um usuário requisitar 10 itens, mas no estoque só tem 6, o sistema atenderá os 6 itens e irá gerar uma outra requisição de material com os 4 que
faltam. Até aqui estamos falando de Demanda Reprimida. Agora se estiver configurado para gerar a Solicitação de Compra, então, neste caso quando
o sistema gerar a demanda reprimida vai gerar a solicitação de compra.
 
Processamento Bloqueado (Bloquear Processamentos), quando este checkbox estiver marcado o sistema não permitiráefetuar somente
Estorno de Entrada Simples no almoxarifado.
O parâmetro Data Movimento (Considerar Data do Movimento) quando este checkbox estiver marcado o sistema considerará a Data de
Movimento para verificar se esta dentro do mês e ano corrente do almoxarifado. Se estiver desmarcado o sistema verifica a data no momento do
processamento para consistir mês e ano corrente do almoxarifado.
Solicitação Liberada, quando marcado indica que o almoxarifado está liberado para receber requisições de produtos. Do contrário, os usuários
não conseguirão enviar ao almoxarifado suas requisições de materiais.
O checkbox Requisitar com estoque ZERO (Solicitar com Estoque Zero) serve para definir se será permitido aos usuários requisitar produtos
mesmo que estes estejam indisponíveis no almoxarifado, ou seja, quando não tenha o produto requisitado no estoque desde que o produto requisitado
esteja cadastrado no estoque (esteja no Catálogo de Produtos).
Gera Requisição por Demanda Reprimida, quando este checkbox estiver marcado o sistema irá gerar, automaticamente, uma requisição de
material quando quantidade requisitada for maior que a quantidade do produto em estoque. Essa nova requisição ficará na caixa postal do almoxarife
aguardando que haja material em estoque novamente.
Compra sem Restrição (Libera Solicitar qualquer produto do Catálogo), quando este checkbox estiver marcado o sistema considera válido
para solicitar produtos para compra (Solicitação de Compra) qualquer produto do catálogo de produtos, caso contrário o usuário somente conseguirá
localizar produtos que estejam no estoque do almoxarifado.
O parâmetro Bloqueio de Entrada de Produtos (Somente entrada de produtos que estejam no Almox) deve ser selecionado quando for
necessário bloquear a entrada de produtos no almoxarifado. Se estiver marcado no momento de processar uma entrada de produto no almoxarifado o
sistema só processará produtos que já existam no estoque. Caso algum produto que se deseje dar entrada no estoque ainda não tenha sido cadastrado
no estoque o sistema não permitirá a entrada do mesmo. Quando este checkbox estiver desmarcado o sistema cadastrará o produto automaticamente
no estoque do almoxarifado e processará a sua entrada no almoxarifado.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Configurações)
 
 
Efetuadas as configurações clique no botão SALVAR. A seguir deve-se informar os tipos de documentos que serão utilizados para
movimentação de produtos neste almoxarifado.
 
3. Guia Tipos Documento
Nesta guia serão definidos os tipos de documentos que serão utilizados nas movimentações de produtos deste almoxarifado. Para cadastrar um
tipo de documento para este almoxarifado clique no botão NOVO. Caso deseje visualizar os dados detalhados de algum documento já vinculado
clique no botão PROPRIEDADES.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Tipos Documento)
 
Ao acionar o botão NOVO, uma nova tela será apresentada ao usuário para que ele informe o tipo de documento que será utilizado em
determinado procedimento do almoxarifado.
No campo Função do Documento o usuário deverá escolher qual a operação que será efetuada quando o documento vinculado for utilizado. Na
Descrição deve-se digitar o nome que identifique a operação será efetuada.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Tipos Documento - Cadastro de Tipo de Documento)
 
No campo Tipo de Documento deve-se localizar o tipo de documento cadastrado na aplicação (TRMTDocumento.exe) que será utilizado para
a função selecionada.
No campo Estorno deve-se localizar o tipo de documento cadastrado para a função de estorno desta operação.
Em Tipo de Movimento selecione o movimento que será efetuado quando o tipo de documento vinculado for utilizado (item da tabela
estruturada 115 - Tipo de Movimentos).
Detalhe do Movimento selecione o item da tabela estruturada (116 - Detalhamento do Movimento) adequado ao documento que esteja sendo
vinculado.
Depois de informar os dados clique no botão SALVAR.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Tipos Documento - Tipo de Documento Informado)
 
Na imagem abaixo são apresentados alguns documentos que estão configurados para serem utilizados nas funcionalidades operacionais deste
módulo.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Tipos Documento - Alguns Tipos de Documentos Vinculados)
 
4. Guia Localizações dos Almoxarifados
Nesta guia pode ser especificado os locais onde os materiais podem ser alocados. Exemplo: armazém, prateleiras, estantes, entre outros. A
definição destas localizações esta relacionadas ao módulo espaço Físico.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Localizações dos Almoxarifados)
 
Para cadastrar um espaço do almoxarifado clique no botão NOVO, uma nova tela será apresentada para que o usuário informe os dados. O
nome do almoxarifado aparecerá automaticamente. Deve-se definir uma hierarquia para os locais.
Por exemplo: 01.000.0.00.00 - Depósito
 01.001.0.00.00 - Estante
 01.001.1.00.00 - Lado A
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Localizações dos Almoxarifados - Cadastro de um Local)
 
No campo Código Estruturado deve-se digitar uma numeração que identificará hierarquicamente o endereço cadastrado e no campo Endereço
a descrição deste local.
No campo Tipo de Localização selecione item correspondente ao endereço que esteja sendo cadastrado (item da tabela estruturada 703 - Tipos
de Localizações de Armazenamento). Caso a localização tem algum tipo de tratamento (produtos que não podem pegar luz, precisam de
refrigeração, etc), na caixa de opções Tratamento Especial informe Sim. Do contrário marque a opção Não (produto não requer tratamento
especial).
Na caixa de opções Bloqueado Informe se o endereço está ou não bloqueado.
No campo Nome do Espaço localize o espaço físico deste endereço. Após selecionar o espaço desejado o sistema preencherá automaticamente
o campo Prédio com o nome do prédio de acordo com a opção selecionada no campo anterior.
Informados os dados clique no botão SALVAR.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Localizações dos Almoxarifados - Local Informado)
 
Na imagem abaixo são apresentados alguns locais cadastrados para este almoxarifado.
 
(Cadastro de Almoxarifado - Guia Localizações dos Almoxarifados - Locais Cadastrados)
 
Conclui-se neste momento o cadastro do Almoxarifado Central.