Resenha: Gestão de Estoques de Materiais de Consumo na Prefeitura do Campus da Universidade Federal de Itajubá

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Serviço Público Federal
Universidade Federal de Goiás
Campus Catalão
Bacharelado em Administração Pública – EAD
	
Resenha: Gestão de Estoques de Materiais de Consumo na Prefeitura do Campus da Universidade Federal de Itajubá
No trabalho objeto da presente resenha procurou-se analisar as condições de execução do almoxarifado da Universidade Federal de Itajubá, bem como propor melhorias para auxiliar no controle e no gerenciamento de requisições e pedidos dos materiais de consumo sob responsabilidade da prefeitura do campus. Por meio de uma classificação ABC, buscou-se a extinção de problemas como a falta de materiais, perdas por vencimento ou obsolescência ou por meio de mau dimensionamento de pedidos.
O estudo demonstrou que devido à expansão da educação superior no país, o governo federal adotou uma série de medidas objetivando retomar o crescimento do ensino superior público. As ações governamentais contemplavam o aumento de vagas nos cursos de graduação, a ampliação da oferta de cursos noturnos, a promoção de inovações pedagógicas e o combate à evasão, com um curto intervalo de tempo para a adaptação das universidades. As consequências do projeto do governo foram o elevado crescimento de cursos e alunos sem que houvesse tempo hábil para uma melhoria na infraestrutura.
As mudanças propostas pelo executivo federal, segundo os autores, também refletiram nos órgãos de gestão das universidades, entretanto não houve mudanças nos sistemas de gestão. Consta do estudo que no ano de 2008 o número de entradas de materiais no almoxarifado da Prefeitura do Campus da Universidade Federal de Itajubá foi de 16.541 e no ano de 2012 as mesmas entradas totalizaram 14.884, demonstrando que, embora a universidade tenha crescido, o almoxarifado manteve seu nível de serviço estagnado.
A pesquisa mostrou que as condições de execução do almoxarifado objeto do estudo se assemelham a problemas comuns encontrados nos demais serviços públicos, como longos processos de aquisição, excesso de burocracia, falta de fiscalização dos materiais estocados (entrada e retirada), má gestão de controle, superdimensionamento dos pedidos, assim como excesso de material estocado sem real necessidade.
Para se catalogar o material de consumo constante do estoque do almoxarifado da universidade em estudo, utilizou-se a classificação ABC que é um dos métodos mais aplicados para a agregação de produtos, a qual determina a importância do produto relacionado à demanda e ao faturamento. Esta classificação consiste, basicamente, em classificar e separar os artigos de estoque em três grupos segundo a sua importância e dar a cada grupo um tratamento particular.
Assim, o trabalho foi desenvolvido seguindo métodos que tinham como objetivo classificar os estoques e evitar perdas relacionadas a estoques excessivos de materiais, faltas de insumo e vencimento de produtos.
Segundo os autores, a classificação ABC se deu de maneira bastante satisfatória, uma vez que todos os materiais que apresentavam problemas já registrados e eram esperados como críticos foram caracterizados como tal, demonstrando que o resultado obtido foi bastante real, satisfazendo as necessidades apresentadas, podendo-se perceber através de tal catalogação que os critérios que mais influenciaram na classificação dos itens foram Criticidade da Falta, Volume x Demanda e Custo x Demanda.
O estudo detectou que materiais como papel higiênico, água potável, café moído e copo descartável para água apresentaram altas notas em relação a Volume x Demanda, isto é, continham grandes volumes estocados tendo em vista que a compra acontecia apenas uma vez ao ano, o que gerava não apenas problemas de espaço físico para armazenagem, como também dificuldade de gerenciamento. Assim, ficou patente no estudo a necessidade de mudança no processo de compras, se propondo que os intervalos entre um processo de aquisição e outro fossem diminuídos, o que diminuiria o volume físico estocado, melhoraria o gerenciamento dos itens com a identificação real das demandas e diminuiria as chances de ocorrência de faltas.
Os autores apontaram algumas limitações ao longo da confecção do trabalho, principalmente durante a obtenção e a manipulação dos dados, tanto físicos como virtuais. Segundo eles, durante a obtenção de informações para a pesquisa, alguns dados tiveram valores distintos quando analisados por diferentes fontes. Outra limitação foi a veracidade dos valores de estoque e a demanda apontados pelo sistema, que por erros como de controle ou digitação não condiziam com a quantidade física armazenada nos estoques, assim como se identificou o excesso de itens repetidos que dificultaram a análise dos dados. Outra limitação identificada foi a análise dos processos de compra físicas, cujo volume de dados era muito grande e a forma com que eles estavam dispostos e armazenados não permitiam uma análise separada de cada um dos processos de compra.
De acordo com os autores, a aplicação prática do trabalho foi bem aceita pelos colaboradores envolvidos no projeto, tanto funcionários diretos do almoxarifado, como pela prefeitura do campus, assim como os resultados referentes à classificação ABC foram atingidos de maneira satisfatória. A classificação, segundo eles, permitiu que fosse possível compreender melhor o comportamento e as necessidades dos itens classificados como críticos, e assim, proporcionar um tratamento diferenciado a eles.
Os autores concluíram que a partir do trabalho foi possível perceber que o controle e o gerenciamento de estoques da universidade em estudo vão além dos cálculos e da análise de dados, tendo ficado claro que a solução para os problemas apresentados está na mudança de atitude, tanto por parte dos envolvidos diretamente com os processos de aquisição e gerenciamento dos estoques, como nos institutos da universidade. A solução, segundo eles, não está apenas no maior controle das etapas de compra e distribuição do material, mas também na mudança comportamental dos que fazem uso dos materiais.
Destarte, o trabalho propôs controle rigoroso dos volumes físicos dos estoques e que as informações fossem inseridas corretamente no sistema, de modo que os pontos de reposição calculados fossem realmente efetivos, tornando a gestão dos bens mais eficaz.
Na ótica dos autores, ainda que algumas distorções tenham sido encontradas durante a consecução do trabalho, eles acreditam que o estudo atingiu seu objetivo, mostrando que são necessárias mudanças não só de gestão, como também culturais dos que fazem uso do almoxarifado da Universidade Federal de Itajubá, além de ter sido possível determinar os produtos críticos e propor alterações no controle e gestão no processo de compras.
Carlos José da Silveira
Referências
SANTOS, Marina Quero Alves; SCHEIDEGGER, Anna Paula Galvão; FAVARETTO, Fabio; LIMA, Renato da Silva. Gestão de Estoques de Materiais de Consumo na Prefeitura do Campus da Universidade Federal de Itajubá. XXXIV Encontro Nacional de Engenharia de Produção, Curitiba-PR, 2014.
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