Material complementar - Arquivologia - DPF

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA – MATERIAL COMPLEMENTAR Professora Ana Lúcia 
 
Dúvidas: professora.analuciasc@gmail.com 
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PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO 
(PORTARIA NORMATIVA Nº 5 – MPOG) 
 
Conceitos e definições: 
 
Autuação e/ou formação de processo: é o termo 
que caracteriza a abertura do processo. Na 
formação do processo deverão ser observados os 
documentos cujo conteúdo esteja relacionado a 
ações e operações contábeis financeiras, ou 
requeira análises, informações, despachos e 
decisões de diversas unidades organizacionais de 
uma instituição. 
Correspondência: é toda espécie de comunicação 
escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à 
exceção dos processos. 
Quanto à natureza: a correspondência classifica-
se em interna e externa, oficial e particular, 
recebida e expedida. 
a) interna e externa 
A correspondência interna é mantida entre as 
unidades do órgão ou entidade. 
A correspondência externa é mantida entre os 
órgãos ou entidades da administração pública 
federal. 
b) oficial e particular 
A correspondência oficial é a espécie formal de 
comunicação mantida entre os órgãos ou 
entidades da administração pública federal ou 
destes para outros órgãos públicos ou empresas 
privadas. 
A correspondência particular é a espécie informal 
de comunicação utilizada entre autoridades ou 
servidores e instituições ou pessoas estranhas à 
administração pública federal. 
c) recebida e expedida 
A correspondência recebida é aquela de origem 
interna ou externa recebida pelo protocolo central 
ou setorial do órgão ou entidade. 
A expedição é a remessa da correspondência 
interna ou externa no âmbito da administração 
pública federal. 
Desapensação: é a separação física de processos 
apensados. 
Desentranhamento de peças: é a retirada de 
peças de um processo, que poderá ocorrer 
quando houver interesse da administração ou a 
pedido do interessado. 
Desmembramento: é a separação de parte da 
documentação de um ou mais processos para 
formação de novo processo; o desmembramento 
de processo dependerá de autorização e 
instruções específicas do órgão interessado. 
Despacho: decisão proferida pela autoridade 
administrativa em caso que lhe é submetido à 
apreciação; o despacho pode ser favorável ou 
desfavorável à pretensão solicitada pelo 
administrador, servidor público ou não. 
Diligência: é o ato pelo qual um processo que, 
tendo deixado de atender as formalidades 
indispensáveis ou de cumprir alguma disposição 
legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a 
fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. 
Distribuição: é a remessa do processo às 
unidades que decidirão sobre a matéria nele 
tratada. 
Documentos secretos: são os que requerem 
rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou 
característica possam ser do conhecimento de 
servidores que, embora sem ligação íntima com 
seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles 
tomarem conhecimento em razão de sua 
responsabilidade funcional. 
Documentos urgentes: são os documentos cuja 
tramitação requer maior celeridade que a 
rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do 
Poder Executivo, do Poder Judiciário e das Casas 
do Congresso Nacional; mandados de segurança; 
licitações judiciais ou administrativas; pedidos de 
exoneração ou dispensa; demissão; auxílio-
funeral; diárias para afastamento da Instituição; 
folhas de pagamento; outros que, por 
conveniência da Administração ou por força de 
lei, exijam tramitação preferencial. 
Documentos ostensivos: são documentos cujo 
acesso é irrestrito; 
Documentos reservados: são aqueles cujo 
assunto não deva ser do conhecimento do público 
em geral. 
Folha do processo: são as duas faces de uma 
página do processo. 
Juntada: é a união de um processo a outro, ou de 
um documento a um processo; realiza-se por 
anexação ou apensação. 
Juntada por anexação: é a união definitiva e 
irreversível de 01 (um) ou mais 
processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro 
processo (considerado principal), desde que 
pertencentes a um mesmo interessado e que 
contenham o mesmo assunto. 
Juntada por apensação: é a união provisória de 
um ou mais processos a um processo mais antigo, 
destinada ao estudo e à uniformidade de 
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tratamento em matérias semelhantes, com o 
mesmo interessado ou não. Ex: um processo de 
solicitação de aposentadoria de servidor público 
federal, apensado ao outro referente à solicitação 
de revisão de percepção, constituirá um único 
processo, caracterizando a apensação do processo 
acessório ao processo principal. 
Numeração de peças: é a numeração atribuída às 
partes integrantes do processo. 
Página do processo: é cada uma das faces de uma 
folha de papel do processo. 
Peça do processo: é o documento que, sob 
diversas formas, integra o processo. Ex: folha, 
folha de talão de cheque, passagem aérea, 
brochura, termo de convênio, contrato, fita de 
vídeo, nota fiscal, entre outros. 
Procedência: a instituição que originou o 
documento. 
Processo: é o documento ou o conjunto de 
documentos que exige um estudo mais 
detalhado, bem como procedimentos expressados 
por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, 
ainda, instruções para pagamento de despesas; 
assim, o documento é protocolado e autuado 
pelos órgãos autorizados a executar tais 
procedimentos. 
Processo acessório: é o processo que apresenta 
matéria indispensável à instrução do processo 
principal. 
Processo principal: é o processo que, pela 
natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação 
de um ou mais processos como complemento à 
sua decisão. 
Protocolo central: é a unidade junto ao órgão ou 
entidade, encarregada dos procedimentos com 
relação às rotinas de recebimento e expedição de 
documentos. 
Protocolo setorial: é a unidade localizada junto 
aos setores específicos dos órgãos ou entidades, 
encarregada de dar suporte às atividades de 
recebimento e expedição de documentos no 
âmbito da área a qual se vincula; tem a finalidade 
de descentralizar as atividades do protocolo 
central. 
Registro: é a reprodução dos dados do 
documento, feita em sistema próprio, destinado a 
controlar a movimentação da correspondência e 
do processo e fornecer dados de suas 
características fundamentais, aos interessados. 
Termo de desentranhamento de peças: é uma 
nota utilizada para informar sobre a retirada de 
peça(s) de um processo; pode ser por intermédio 
de carimbo específico. 
Termo de desapensação: é uma nota utilizada 
para registrar a separação física de dois ou mais 
processos apensados; pode ser por intermédio de 
carimbo específico. 
Termo de encerramento: é uma nota utilizada 
para registrar o encerramento do processo; pode 
ser por intermédio de carimbo específico. 
Termo de juntada de folha ou peça: é uma nota 
utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou 
peça(s) ao processo; pode ser por intermédio de 
carimbo específico. 
Termo de retirada de folha ou peça: é uma nota 
utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou 
peça(s) do processo; pode ser por intermédio de 
carimbo específico. 
Termo de ressalva: é uma nota utilizada para 
informar que uma peça foi retirada do processo 
quando do ato da anexação, isto é, ao proceder à 
anexação foi constatada a ausência de uma peça; 
pode ser por intermédio de carimbo específico. 
Tramitação: é a movimentação do processo de 
uma unidade à outra, interna ou externa, através 
de sistema próprio. 
 
 
REGRAS DE ALFABETAÇÃO 
 
* Nomes de pessoas físicas, considera-se o 
último sobrenome e depois o prenome. 
Ex: Arquiva-se: 
Fátima Moura 
Elisa Sousa Santos 
Moura, Fátima 
Santos, Elisa Sousa 
Márcio Alves Silva Silva, Márcio Alves 
 
* Sobrenomes iguais,prevalece a ordem 
alfabética do prenome. 
Ex: Arquiva-se: 
Carlos Sousa 
Flávia Sousa 
Sousa, Carlos 
Sousa, Flávia 
 
* Sobrenomes compostos de um substantivo e 
um adjetivo ou ligados por hífen, ou formados 
com as palavras Santa, Santo ou São, não se 
separam quando transpostos para o início. 
Ex: Arquiva-se: 
Pedro Castelo Branco 
Joaquim Villa-Lobos 
Castelo Branco, Pedro 
Villa-Lobos, Joaquim 
Rafael Santo Cristo Santo Cristo, Rafael 
Pedro São Paulo São Paulo, Pedro 
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* Iniciais abreviativas de prenomes têm 
precedência na classificação de sobrenomes 
iguais. 
Ex: Arquiva-se: 
C. Souza 
Carlos Souza 
Souza, C. 
Souza, Carlos 
Cláudio Souza Souza, Cláudio 
 
* Artigos e preposições tais como a, o, de, d’, da, 
do, e, um, uma, não são considerados. 
Ex: Arquiva-se: 
Ricardo de Almeida 
Renata d’ Andrade 
Almeida, Ricardo de 
Andrade, Renata d’ 
Luciana do Carmo Carmo, Luciana do 
 
* Os sobrenomes que exprimem grau de 
parentesco são considerados parte integrante do 
último sobrenome, mas não são considerados na 
ordenação. Quando existirem, devem ser 
transpostos acompanhados pelo sobrenome que 
os antecedem. 
Ex: Arquiva-se: 
Mário Campos Sobrinho 
Paulo Silva Junior 
Campos Sobrinho,Mário 
Silva Junior, Paulo 
 
* Os títulos não são considerados na alfabetação. 
São colocados após o nome completo, entre 
parênteses. 
Ex: Arquiva-se: 
Tenente Ivan Lima 
Professor Lucas Silva 
Lima, Ivan (Tenente) 
Silva, Lucas (Professor) 
 
* Os nomes estrangeiros são considerados pelo 
último sobrenome, salvo nos casos de nomes 
espanhóis e orientais. 
Ex: Arquiva-se: 
George Walker Bush 
Peter Drucker 
Bush, George Walker 
Drucker, Peter 
 
* Os nomes espanhóis ou hispânicos são 
registrados pelo penúltimo sobrenome, que, 
tradicionalmente, corresponde ao sobrenome da 
família do pai. 
Ex: 
Miguel Hernandez Navarro 
Maria Martinez Puentes 
Arquiva-se: 
Hernandez Navarro, Miguel 
Martinez Puentes, Maria 
 
 
 
* Os nomes orientais – japoneses, chineses e 
árabes – são registrados como se apresentam. 
Ex: Arquiva-se: 
Osama Bin Laden 
Sasazaki Yonoyama 
Osama Bin Laden 
Sasazaki Yonoyama 
 
* Os nomes de firmas, empresas, instituições e 
órgãos devem ser transcritos como se 
apresentam, não se considerando, os artigos e 
preposições. Os artigos iniciais são colocados 
entre parênteses após o nome. 
Ex: Arquiva-se: 
A Tentação 
Fundação Bradesco 
El País 
Fundação Bradesco 
País (El) 
Tentação (A) 
 
* Títulos de congresso, conferências, reuniões e 
assembleia, os números arábicos, romanos ou 
escritos por extenso deverão aparecer no fim, 
entre parênteses. 
Ex: 
Quarto Congresso de Direito 
5º Curso de Medicina 
I Encontro Nacional de Arquivos 
Arquiva-se: 
Congresso de Direito (Quarto) 
Curso de Medicina (5º) 
Encontro Nacional de Arquivos (I) 
 
 
 
CONSERVAÇÃO/PRESERVAÇÃO/ 
RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
 
Conceitos: 
 
Conservação: promoção da preservação e da 
restauração dos documentos. 
 
Preservação: prevenção da deterioração e danos 
em documentos, por meio de adequado controle 
ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. 
 
Restauração: conjunto de procedimentos 
específicos para recuperação e reforço de 
documentos deteriorados e danificados. 
 
 
 
 
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As principais operações de conservação são: 
 
a) alisamento: consiste em colocar os documentos 
em bandejas de aço inoxidável, expondo‐os à ação 
do ar com forte percentagem de umidade (90% a 
95%) durante uma hora, em uma câmara de 
umidificação. Em seguida, são passados a ferro, 
folha por folha, em máquinas elétricas. Caso 
existam documentos em estado de fragilidade, 
recomenda-se o emprego de prensa manual sob 
pressão moderada. Na falta de equipamento 
adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar 
caseiro. 
 
b) higienização/limpeza: é a retirada, por meio 
de técnicas apropriadas, de objetos de metal, de 
poeira, e outros resíduos, com vistas à 
preservação. 
 
c) desinfestação: o método de combate aos 
insetos mais eficiente é a fumigação. O processo 
consiste em introduzir os documentos na câmara, 
onde se faz o vácuo, aplica-se o produto químico 
e submetem-se os documentos à ação do 
fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas, 
aproximadamente. 
 
d) restauração: conjunto de procedimentos 
específicos para recuperação e reforço de 
documentos deteriorados e danificados. 
 
Os principais métodos de restauração são: 
 
• banho de gelatina: consiste em mergulhar o 
documento em banho de gelatina ou cola, o que 
aumenta sua resistência, não prejudica a 
visibilidade e a flexibilidade e proporciona a 
passagem dos raios ultravioletas e 
infravermelhos. Os documentos, porém, tratados 
por este processo, que é manual, tornam‐se 
suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, 
além de exigir habilidade do executor. 
 
• tecido: processo de reparação em que são 
usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com 
pasta de amido. A durabilidade do papel é 
aumentada consideravelmente, mas o emprego 
do amido propicia o ataque de insetos e fungos, 
impede o exame pelos raios ultravioletas e 
infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a 
flexibilidade. 
 
• silking: método que utiliza tecido (crepeline ou 
musseline de seda) de grande durabilidade, mas, 
devido a uso de adesivo à base de amido, afeta 
suas qualidades permanentes. Tanto a 
legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução 
e o exame pelos raios ultravioletas e 
infravermelhos são pouco prejudicados. É de 
difícil execução e a matéria-prima é de alto custo. 
 
• laminação: processo em que se envolve o 
documento, nas duas faces, com uma folha de 
papel de seda e outra de acetato de celulose, 
colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão 
média de 7 a 8 kg/cm e temperatura entre 145 a 
155ºC. A durabilidade e as qualidades 
permanentes do papel são asseguradas sem perda 
da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o 
imune à ação de fungos e pragas. Qualquer 
mancha resultante do uso pode ser removida com 
água e sabão. 
 
• laminação manual: utiliza a matéria-prima 
básica da laminação mecanizada, embora não 
empregue calor nem pressão, que são 
substituídos pela acetona. Esta ao entrar em 
contato com o acetato, transforma-o em camada 
semiplástica que, ao secar, adere ao documento, 
juntamente com o papel de seda. É também 
chamada de laminação com solvente. 
 
• encapsulação: o documento é colocado entre 
duas folhas de poliéster fixadas nas margens 
externas por fita adesiva nas duas faces; entre o 
documento e a fita deve haver um espaço de 
3mm, deixando o documento solto dentro das 
duas lâminas. É considerada um dos mais 
modernos processos de restauração. 
 
Obs: O método ideal de restauração é aquele que 
aumenta a resistência do papel ao envelhecimento 
natural e às agressões externas do meio ambiente – 
mofo, pragas, gases, manuseio – sem que advenha 
prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade, e sem que 
aumente o volume e o peso. A passagem dos raios 
ultravioletas ou infravermelhos não deve ser impedida. 
E a matéria-prima e o equipamento utilizados devem 
ser de baixo custo e de fácil execução. 
 
 
 
 
 
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CONDIÇÕES ESPECIAIS DE 
ARMAZENAMENTO 
 
As condições ambientais especiais parao 
armazenamento de acervos de fotografias, filmes, 
meios magnéticos e ópticos são: 
 
Tipos de documentos Condições ambientais 
Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5% 
Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5% 
Filmes e Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5% 
 
 
 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
 
Princípio da proveniência ou do respeito aos 
fundos (respect des fonds): princípio básico da 
arquivologia segundo o qual os arquivos devem 
ser organizados por fundos de uma mesma fonte 
produtora/geradora, não devendo, portanto, 
serem misturados aos de outras fontes. 
* Fundo: conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência. Termo que equivale a arquivo. 
* Fundo aberto: fundo ao qual podem ser acrescentados 
novos documentos em função do fato de a entidade 
produtora continuar em atividade. 
* Fundo fechado: fundo que, não recebe acréscimos de 
documentos, em função de a entidade produtora não se 
encontrar mais em atividade. 
 
Princípio da cumulatividade: diz respeito à 
acumulação natural, progressiva e orgânica dos 
arquivos. 
 
Princípio da organicidade: os arquivos refletem a 
estrutura, atividades e funções do organismo 
(entidade coletiva, pessoa ou família) que os 
criou. 
 
Princípio do respeito à ordem original: princípio 
segundo o qual o arquivo deveria conservar a 
ordem (organização) original dada pela entidade 
coletiva, pessoa ou família que o produziu. 
 
Princípio do inter-relacionamento: segundo o 
qual os documentos de arquivo são conexos, ou 
seja, estabelecem relações entre si. 
 
Princípio da unicidade: o documento é único 
dentro do contexto em que foi criado. 
 
Princípio da autenticidade: os documentos 
devem ser criados, guardados e conservados 
segundo normas, técnicas e processos regulares 
que garantam a sua confiabilidade. 
 
Princípio da pertinência: princípio segundo o 
qual os documentos deveriam ser reclassificados 
por assunto sem ter em conta a proveniência e a 
classificação original. Também chamado princípio 
temático. 
 
Princípio da territorialidade: segundo esse 
princípio os arquivos públicos devem fazer parte 
do território no qual foram criados, devendo, 
portanto, a ele pertencer. 
 
Princípio da indivisibilidade ou integridade 
arquivística: os documentos ou fundos 
arquivísticos devem ser conservados sem 
dispersão, subtração, mutilação, danos ou 
qualquer tipo de acréscimo/inserção indevida. 
 
Princípio da reversibilidade: princípio segundo o 
qual todo procedimento ou tratamento 
empreendido em arquivos pode ser revertido, se 
necessário. 
 
 
DIGITALIZAÇÃO 
 
Digitalização: é o processo de conversão de um 
documento para o formato digital, por meio de 
dispositivo apropriado (scanner). 
 
O produto dessa conversão não será igual ao 
original e não substitui o documento original que 
deve ser preservado. 
 
A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, 
difusão e preservação do acervo documental. 
 
Documento digitalizado x documento digital 
 
O documento digitalizado é um tipo de 
documento digital. Os documentos digitais têm 
duas origens distintas: os que já nascem digitais e 
os que são gerados a partir de digitalização. 
Ambos são codificados em dígitos binários, 
acessíveis e interpretáveis por meio de um 
sistema computacional. 
 
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O documento digitalizado é a representação 
digital de um documento produzido em outro 
formato e que, por meio da digitalização, foi 
convertido para o formato digital. Geralmente, 
esse representante digital visa a facilitar a 
disseminação e o acesso, além de evitar o 
manuseio do original, contribuindo para a sua 
preservação. Todo documento digitalizado é um 
documento digital, mas nem todo documento 
digital é um documento digitalizado. 
 
Exemplo: 
1) Documento nato digital: textos em 
Microsoft Word, fotografias tiradas em 
câmeras digitais, plantas de arquitetura e 
urbanismo criadas em AutoCAD, 
mensagens de correio eletrônico, planilhas 
eletrônicas. 
2) Documento digitalizado: Cópia 
digitalizada da Lei Áurea; negativos e 
fotografias escaneados. 
 
Documento arquivístico: é um documento 
produzido e/ou recebido e mantido por pessoa 
física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, 
qualquer que seja o suporte, e dotado de 
organicidade. 
 
Documento arquivístico digital: 
 É o documento arquivístico codificado em 
dígitos binários, produzido, tramitado e 
armazenado por sistema computacional. 
São exemplos de documentos 
arquivísticos digitais: planilhas 
eletrônicas, mensagens de correio 
eletrônico, sítios na internet, bases de 
dados e também textos, imagens fixas, 
imagens em movimento e gravações 
sonoras, dentre outras possibilidades, em 
formato digital. 
 É um documento digital que é tratado e 
gerenciado como um documento 
arquivístico, ou seja, incorporado ao 
sistema de arquivos. 
 
Documento arquivístico convencional: é um 
documento arquivístico não digital. 
 
Metadados: dados estruturados que descrevem e 
permitem encontrar, gerenciar, compreender 
e/ou preservar documentos arquivísticos ao 
longo do tempo. 
 
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística 
de Documentos (SIGAD): 
 É um conjunto de procedimentos e 
operações técnicas, característico do 
sistema de gestão arquivística de 
documentos, processado por computador. 
 É um conjunto de procedimentos e 
operações técnicas que visam o controle 
do ciclo de vida dos documentos, desde a 
produção até a destinação final, seguindo 
os princípios da gestão arquivística de 
documentos e apoiado em um sistema 
informatizado. 
 É um sistema desenvolvido para realizar 
as operações técnicas da gestão 
arquivística de documentos, processado 
eletronicamente e aplicável em ambientes 
digitais ou em ambientes híbridos, isto é, 
ambientes que incluem documentos 
digitais e convencionais. 
 
O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, 
que utilizam documentos digitais e documentos 
convencionais. Deve ser capaz de gerenciar, 
simultaneamente, os documentos digitais e os 
convencionais. No caso dos documentos 
convencionais, o sistema registra apenas as 
referências sobre os documentos e, para os 
documentos digitais, a captura, o armazenamento 
e o acesso são feitos por meio do SIGAD. 
 
Um SIGAD inclui operações como: captura de 
documentos, aplicação do plano de classificação, 
controle de versões, controle sobre os prazos de 
guarda e destinação, armazenamento seguro e 
procedimentos que garantam o acesso e a 
preservação a médio e longo prazo de 
documentos arquivísticos digitais e não digitais 
confiáveis e autênticos. 
 
No caso dos documentos digitais, um SIGAD 
deve abranger todos os tipos de documentos 
arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou 
seja, textos, imagens fixas e em movimento, 
gravações sonoras, mensagens de correio 
eletrônico, páginas web, bases de dados. 
 
Gerenciamento eletrônico de documentos 
(GED): conjunto de tecnologias utilizadas para 
organização da informação não estruturada de 
um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas 
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seguintes funcionalidades: captura, 
gerenciamento, armazenamento e distribuição. 
Entende-se por informação não estruturada 
aquela que não está armazenada em banco de 
dados, como mensagem de correio eletrônico, 
arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. O 
GED pode englobar tecnologias de digitalização, 
automação de fluxos de trabalho (workflow), 
processamento de formulários, indexação, gestão 
de documentos, repositórios,entre outras. 
 
Diferença entre SIGAG e GED 
 
Um SIGAD tem por objeto o documento 
arquivístico e visa a gerenciá-lo em todo o seu 
ciclo de vida. Portanto é capaz de realizar todas 
as operações técnicas da gestão arquivística desde 
a produção até a destinação final do documento. 
 
Já o GED tem por objeto o documento sem a 
perspectiva arquivística. Portanto não gerencia o 
ciclo de vida dos documentos, nem é capaz de 
manter a relação orgânica ou controlar a 
temporalidade e a destinação. 
 
Isso não significa que um é melhor do que outro; 
simplesmente, eles possuem objetivos diferentes. 
A escolha de um ou de outro, ou a adoção de 
ambos, depende das necessidades da 
organização. 
 
Apesar das diferenças, existe, inclusive, uma 
tendência de GEDs incorporarem as 
funcionalidades de um SIGAD. 
 
“O estudo é um trabalho em que somos 
obrigados a pôr toda a nossa vontade 
para realizá-lo com o maior rendimento 
possível”. Thomas Atkinson