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ANHANGUERA EDUCACIONAL CENTRO DE EDUCAÇÃO À DISTÂNCIA-CEAD 8° SEMESTRE Curso de Administração Nome aluno Marília Santiago Maia– RA: 1045381188 PROJETO INTEGRADOR II-ETAPA PARCIAL PLANO DE NEGÓCIOS TUTOR(a)À DISTÂNCIA: Prof. ANTONINO SALVATIERRA Fortaleza-Ceará 2019 Marília Santiago Maia – RA: 1045381188 PROJETO INTEGRADOR II- ETAPA PARCIAL PLANO DE NEGÓCIOS Trabalho acadêmico apresentado ao curso de Administração da Universidade Anhanguera Educacional como requisito à obtenção de nota para aprovação das disciplinas de Projeto Integrador II Tutor à Distância: Prof. Antonino Salvatierra Fortaleza-Ceará 2019 SUMÁRIO RESUMO 4 1-INTRODUÇÃO 5 2-APRESENTAÇÃO DO PROJETO ESCOLHIDO 6 2.1-ESCOPO DO PROJETO 6 2.2-JUSTIFICATIVA DO PROJETO 7 3-DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO INICIAL 8 4-OBJETIVOS GERAIS E ESPECIFICOS DO PROJETO 9 5-DELIMITAÇÃO DE TAREFAS 10 6-TAREFAS E PESSOAS ENVOLVIDAS NO PROJETO 11 7-EXECUÇÃO DO PROJETO 11 8-CROMOGRAMA DE EXECUÇÃO DO PROJETO 12 9-MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DO PROJETO 12 9.1.- MONITORAMENTO 12 9.2.-IDENTIFICAÇÃO DO RISCO 13 9.3.- . AVALIAÇÃO DO PROJETO 15 10-CONCLUSÃO 16 11-REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 17 RESUMO Todo e qualquer projeto surge a partir da necessidade de mudança, inovação ou progresso, é possível afirmar que ele surge, primeiramente como ideia, um conceito que precisa ser estudado, melhorado e desenvolvido, para que ganhe formas mais precisas, para que, então se torne aplicável. Porém umas das principais dificuldades, é seguir o até o momento conceito em todas as fases do projeto, mantendo o comprometimento com a ideia inicial. “A compreensão do ciclo de vida é importante para o sucesso na gestão de projetos, porque acontecimentos significativos ocorrem em progressão lógica e cada fase deve ser devidamente planejada e administrada.” (KEELING, 2008) Observando o ciclo da vida, podemos ter uma visão macro de todos os processos envolvidos, possibilitando assim a previsão e priorização de recursos em cada uma das etapas do projeto, como mudanças no ritmo e estilo utilizados, que podem ocasionar gastos de tempo e de recursos desnecessários. Além disso, é possível também elaborar um projeto de viabilidade, para poder evitar riscos e avaliar e melhor as oportunidades. Primeiramente faz-se todo o planejamento do projeto, que por sua vez se desdobra em mais de um plano, respeitando uma hierarquia, garantindo assim que, tempo, atividades e recursos sejam empregados de uma forma mais adequada e sempre alinhados com o objetivo final. A base do planejamento é sempre a definição clara do escopo e dos objetivos da missão. Sendo definidas as atividades, seus objetivos e sua sequência. O passo seguinte será elaborar um plano-mestre, seguindo dos planos de atividades, finanças e recursos, e em seguida comunicar os envolvidos e então definir planos de decisão, para que seja realizado todo o projeto com sucesso, para conseguir alcançar os objetivos esperados. 1-INTRODUÇÃO O principal intuito desse trabalho foi desenvolver um projeto a qual fosse viável e que trouxesse uma boa renda. Logo no início as ideias estavam desorganizadas, mas aos poucos foram ganhando forma e a cada dia, se aprimorando, para que o que eram até então ideias, passassem a ser uma realidade concretizada em prol do crescimento da empresa citada a seguir. Nas próximas páginas, será apresentado um estudo de todos os aspectos relacionados para o projeto de marketing digital da empresa J.T.COMERCIAL DE ESTIVAS, que trabalho no ramo de prestação de serviços. A empresa acima destacada promove a distribuição de produtos alimentícios a cerca de oito anos e tem como propósito sempre suprir as necessidades de seus clientes. O projeto que será realizado, tem como missão divulgar a empresa de uma forma inovadora, afim de trazer os clientes para cada vez mais próximo da organização, e assim contribuir para poder suprir tanto as necessidades dos moradores da sua cidade e também abranger para outras cidades e regiões vizinhas. 2-APRESENTAÇÃO DO PROJETO ESCOLHIDO DADOS DO EMPREENDORISMO EMPRESA: J.T.COMERCIAL DE ESTIVAS RAZÃO SOCIAL: J.T. COMERCIAL DE ALIMENTOS LTDA. CNPJ: 06.516.324.0002-65 ENDEREÇO: Rua Ademar Lustosa – N° 652 Juazeiro Jaguaruana-Ceará EMAIL: jtcomercialvendas@outlook.com A empresa está atuando na comercialização de alimentos, sua situação é muito favorável, tem um alto nível de lucratividade, é bem-conceituada pela boa qualidade dos produtos oferecidos. A empresa é administrada pelo Senhor Júlio Tomás, que visa ampliar seus negócios abrindo espaço para importar e revender seus produtos, para fora de sua cidade com um bom lucro, afim de pagar suas despesas, pagar seus colaboradores e ainda ter dinheiro em caixa para investimentos futuros. 2.1-ESCOPO DO PROJETO Trabalhamos com o Marketing Digital que corresponde especificamente no planejamento de ações e estratégias de comunicação, para que as empresas possam alcançar mais clientes, com o auxílio das mídias digitais, como a internet, por meios de mídias sociais como Instagram, facebook e claro o WhatsApp, que facilita muito o inter-relacionamento empresa-cliente. O projeto consiste especificamente em uma apresentação dos novos canais de mídias, onde a empresa do senhor Júlio apresentará seu novo site de relacionamento, e os novos recursos de mídias que implementarão e aumentarão o fluxo de vendas e fidelização na empresa J.T. Comercial. 2.2-JUSTIFICATIVA DO PROJETO A utilização da internet, possibilitou as empresas a oferecer e divulgar seus produtos de forma rápida e eficiente. Como já sabemos a maior parte da população se conecta a internet, essa novidade de oferecer produtos e serviços, por meio de mídias vem crescendo cada vez mais, e a cada dia vem evoluindo mais, e é nisso que a empresa acredita, em uma inovação para trazer novos clientes, fidelizar os que já possuem, os trazendo para perto da empresa, sem que seja necessário ir até eles. As tendências de marketing estão mudando com o advento da comunicação Web, redes sociais, blogs, dentre outros, que promovem novas interações dos internautas no ciberespaço. A pesquisa de mercados, divulgação de produtos, serviços e marcas no ambiente virtual, é o que podemos definir como sendo o principal objetivo do Marketing Digital. Antes as empresas queriam apenas marcar presença na internet, utilizando websites como uma forma de se conectar com seus clientes, utilizando informações básicas como o que somos, o que fazemos e um número para contato. Hoje, como reflexo dos avanços da tecnologia da informação, que vem potencializando a interatividade. A Internet evolui na medida que as necessidades e expectativas empresariais, exigem a utilização da Web como uma peça fundamental de relacionamento. Antes de pensar em fazer um site é preciso pensar na estratégia de mídia digital que será empregada, o que se espera desta mídia, e como isto vai ser alcançado. A empresa espera alcançar suas metas se conectando de diversos modos com seus clientes e clientes dos seus clientes. Buscando oferecer novas estratégias dentro da mídia digital. 3-DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO INICIAL A empresa possui bons parâmetros para a implantação do projeto, pois o planejamento está no prazo de abertura e com dinheiro em caixa para dá início a execução do mesmo. Um projeto realizado dentro das expectativas de tempo, qualidade e custo é considerado bem-sucedido, com isso o cliente fica satisfeito e a equipe de trabalho realizada profissionalmente. Porém nem sempre um bom planejamento de prazo, recursos e qualidade são o bastante para o sucesso do projeto, algumas vezes fatores externos influenciamno sucesso ou fracasso. Para calcular os riscos, os procedimentos são divididos em identificação, qualificação e quantificação. Na primeira fase, são identificados os itens de risco e são utilizadas diversas técnicas para sua realização, as mais usadas são as tabelas padronizadas que contém os itens de risco que geralmente são enfrentados pela empresa. Para calcular os riscos, os procedimentos são divididos em identificação, qualificação e quantificação. Na primeira fase, são identificados os itens de risco e são utilizadas diversas técnicas para sua realização, as mais usadas são as tabelas padronizadas que contém os itens de risco que geralmente são enfrentados pela empresa. Após a identificação, os riscos são qualificados em baixo, médio ou alto, relativamente à expectativa de atraso, excesso de gastos, qualidade comprometedora e prejuízo para a carreira/imagem do gerente do projeto. Em seguida é feita à quantificação do prejuízo que ocorreria caso os riscos identificados realmente viessem a ocorrer. Completado o levantamento dos riscos, inicia-se a fase de efetuar um plano de ação de contramedidas para neutralizar os riscos. Neste plano, para cada item de risco, é designado um responsável e uma data limite para que a ação neutralizada seja concretizada. Após a análise, identificamos um fator mais crítico do projeto. Apresentamos aqui O risco identificado e duas possíveis soluções: O novo software não ficar pronto dentro do prazo. Solução 1: Fazer um bom planejamento para que tudo ocorra dentro do prazo estipulado, sem que ocorram surpresas no caminho. Solução 2: contratar profissionais competentes na área da programação para elaborar um ótimo software e no prazo. 4-OBJETIVOS GERAIS E ESPECIFICOS DO PROJETO O escopo tem como seu alicerce a criação de uma estrutura que se baseia nos itens a seguir: SUPORTE AO GERENTE DE PROJETOS: Tem como função realizar o controle do escopo, recursos e custos dos projetos, criar relatórios de desempenho para que este seja levado ao gerente e em seguida ao senhor Júlio dono da empresa J.T.Comercial e assim avaliado por ambos. Essa estrutura funciona como um segundo plano e não é a responsável pelo sucesso ou insucesso na implantação do projeto de marketing. Estratégia de projetos: Adotamos o conceito de portfólio de projetos, onde a equipe do escritório é designada para alinhar os projetos com a principal finalidade de negócio similar ou semelhanças das iniciativas. Está focada Base de Conhecimento: Responsável pela padronização e criação da metodologia e ferramentas de gerenciamento de projetos. Nessa base realiza-se treinamentos e funciona como suporte para a resolução de dúvidas operacionais da equipe, com foco na melhoria e aprendizado dos conhecimentos de gerenciamento de projetos dentro da organização. Para a execução do projeto são necessários cinco processos importantes: Iniciação; Planejamento; Execução; Controle e encerramento. Sem esquecer claro das definições de ações em curto ou longo prazo. Escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e integrações são as áreas de conhecimento que podem ser usadas no projeto à medida que for necessário. Finalizando pode ser implantado em qualquer área da organização seja ela, matricial, funcional ou projetada, pois sua função irá auxiliar qualquer nível ou hierarquia, tendo em vista a cultura organizacional que determinará o ambiente e características de cada unidade de trabalho. 5-DELIMITAÇÃO DE TAREFAS Para gerenciar um projeto é imprescindível o planejamento e acompanhamento de sua execução. É possível definir sete tópicos importantes para o gerenciamento de projetos. 1.Escolha e adote uma metodologia; no caso o marketing da empresa J.T.COMERCIAL DE ESTIVAS 2.Comuniqui-se; defina aplicativos, mídias digitais, propagandas, conseguindo parcerias e estipulando valores. 3. Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades; O projeto consiste no lançamento dos novos canais de mídia onde a empresa apresentará seu novo site de relacionamentos com os clientes, e se mostrando presente nas redes sociais e mais ainda o uso de novos recursos para as apresentações d e Marketing Digital para clientes através de aplicativos como Instagram, facebook e WhatsApp, além da criação de um aplicativo próprio da empresa e clientes. 4.Conheça os colaboradores e monte sua equipe, com fornecedores, gerentes entre outros. 5. Crie o cronograma com sua equipe; Organograma proposto para ser realizado durante os 07 primeiros meses do ano. 6. Monitore riscos e seja proativo; no caso do projeto o risco de o novo software não ser concluído a tempo da entrega. 7. Regularize datas de início e término do projeto. Contrato de 26 de janeiro à 26 de julho de 2018. 6-TAREFAS E PESSOAS ENVOLVIDAS NO PROJETO A tabela a seguir consta a parte operacional da empresa, seguido da quantidade, cargos e as qualidades que são necessárias para o exercício da função. NECESSIDADE DE PESSOAL Quantidade Cargo Qualificações necessárias 1 GERENTE GERAL GRADUAÇÃO EM ECONOMIA 1 WEB DESIGNER CERTIFICADO DE CONCLUSÃO DO CURSO 1 ADMISTRADOR GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO 1 TÉCNICO EM TI GRADUAÇÃO EM TI 7-EXECUÇÃO DO PROJETO Durante a realização o gerente geral deverá certificar-se de que todas as partes dos projetos estão sendo executadas em sincronismo, conforme o planejamento. Os trabalhos realizados são controlados através dos processos de controle, que são paralelos aos processos de execução. As tarefas devem ser realizadas com todo esforço possível, para cumprir as estimativas de prazo e de custos, mantendo reservas de tempo para o caso de problemas inesperados, evitar excesso de perfeição e realizar o projeto como o planejado para que o objetivo seja de fato alcançado. Durante a fase de execução os trabalhos são realizados, conforme já definidos no planejamento. 1) A equipe executa os pacotes de trabalho. 2) O gerente de projeto desenvolve o time. 3) Todos trabalham para garantir a qualidade. 4) Todos se comunicam e distribuem informações. 5) Os responsáveis fazem o gerenciamento dos riscos. 6) O gerente do projeto dirige o projeto. 7) O projeto é finalizado. 8-CROMOGRAMA DE EXECUÇÃO DO PROJETO TAREFAS JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL A equipe inicia o planejamento do projeto O Gerente monta sua equipe Todos trabalham em conjunto para garantir a qualidade todos se comunicam e distribuem informações Os responsáveis gerenciam o risco o gerente dirige o projeto O projeto é finalizado 9-MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DO PROJETO 9.1.- MONITORAMENTO “Monitoramento é a observação e o registro regular das atividades de um projeto ou programa. É um processo rotineiro de acúmulo de informações do projeto em todos os seus aspectos. Monitorar é checar o progresso das atividades do projeto, ou seja, uma observação sistemática e com propósitos. Monitorar é também dar um retorno sobre o projeto aos seus colaboradores, implementadores e beneficiários. A criação de relatórios permite que todas as informações reunidas sejam usadas na tomada de decisões em prol do aperfeiçoamento da performance do projeto.” (PHIL BARTLE, 2007). O monitoramento faz parte de todo e qualquer projeto, desde o início até o encerramento. O monitoramento deve está presente em todas os ciclos do projeto. As quatro fases básicas são as seguintes: • Instituir padrões para medida e avaliação: Esses padrões são resultantes da estrutura organizacional, assimcomo dos métodos administrativos; • Medida dos desempenhos apresentados: Significa determinar o que medir e selecionar com o medir, através de critérios de quantidade, qualidade e tempo; • Comparação do realizado com o esperado: O resultado pode servir a vários usuários da organização, como gerentes, diretores, os funcionários etc. Portanto, deve-se identificar, com coerência, os vários usuários das comparações estabelecidas; • Ação corretiva: Essa medida se refere às providências tomadas para eliminar os desvios significativos que o analista de sistemas detectou, ou até mesmo para reforçar os aspectos positivos que a situação possa vir a apresentar. Todos os interessados (stakeholders) no projeto devem participar do monitoramento. Para implementar eficientemente um projeto, as pessoas no planejamento e implementação devem planejar todas as fases desde o início. 9.2.-IDENTIFICAÇÃO DO RISCO A identificação dos riscos será uma ação em curso durante todo o ciclo de vida do projeto, e consistirá em uma abordagem formal e informal. Toda a equipe será responsável pela identificação de riscos. Sendo o Gerente do Projeto o principal responsável por proporcionar atividades de identificação de riscos e coletar os riscos identificados para análise. • Condutas de risco formal de Identificação- O Gerente será o responsável pela realização de reuniões periódicas de identificação de risco formais no início do projeto, e, posteriormente, conforme for necessário. Essas reuniões ocorrerão a cada quinzena, sendo necessária a documentação de todas. • Condutas Informais de Identificação de Riscos - Identificação de riscos Informal ocorre como resultado da atividade normal do projeto. Qualquer pessoa relacionada ao projeto poderá identificar um risco potencial, incluindo a pessoa principal contratante, usuários e clientes. Todas as reuniões de status do projeto incluem um tópico para discussão de possíveis riscos. • Documentos de riscos - Os riscos serão documentados no banco de dados de risco. A descrição do risco deve indicar a preocupação, a probabilidade e as possíveis consequências. A informação inclui também os impactos para as partes interessadas, restrições relação a outros riscos do projeto, problemas, alternativas possíveis, e os impactos no orçamento do projeto, cronograma ou qualidade. • Validação dos riscos- Cabe ao gerente de riscos a missão de coordenar a revisão e validação dos riscos junto com a equipe. No caso de riscos invalidados permanecem salvos no banco de dados, porém como excluídos. • Análise de riscos- Todo risco é designado a um proprietário de risco para que seja levado para análise, o analista de risco determina quais as ações devem ser tomadas, para determinar a prioridade do risco e identificar o nível de recursos que serão comprometidos com os planos de ação de riscos. • Categorização de riscos - O risco é atribuído em categoria com base no tipo de impacto previsto (ou a área prevista de maior impacto). •Realizar analise de impacto- Cada risco é analisado para identificar o tipo e a dimensão dos impactos caso o evento de risco ocorrer. A análise inclui quaisquer suposições feitas, restrições e sensibilidade do item. •Riscos de revisão contra Tolerâncias de Risco O risco é analisado contra tolerâncias de risco do projeto para determinar o tipo de ação apropriada. O Gerente determina as tolerâncias de risco no início do projeto e revalidam as tolerâncias no início de cada fase do projeto, ou quando necessário para responder a eventos do projeto atual. A seguir estão os limites de risco para o projeto. •Revisão da Análise de Risco e Avaliação- O Gerente de Riscos apresenta a análise de risco para discussão nas reuniões quinzenais da equipe. Nesta altura, os impactos e as possíveis opções de contingência são discutidos, e exposição do risco é decidido. Se a equipe decidir que ações de riscos são necessárias, o proprietário de um risco é atribuído e encarregado de criar planos de ação de contingência adequados. A equipe também discute o risco para determinar se ele deve ser considerado sensível ou confidencial e, se for o caso, consultar o Departamento Jurídico sobre a formulação do risco. A equipe do projeto, em sequência, analisa o risco recém -identificado para determinar a sua posição relativa entre os riscos existentes e analisar o risco em combinação com outros riscos semelhantes A equipe pode ajustar atribuições de recursos, planos de ação, ou outras prioridades do projeto para garantir que o risco esteja adequadamente tratado. •Aceitação de riscos - Os riscos que não podem ser influenciados por qualquer ação do projeto ou de gerenciamento de projeto são considerados aceites. Nestes casos, o risco será monitorado, mas nenhum esforço é despendido para ações de mitigação ou de contingência. Em alguns casos, o Gerente de Projeto deve determinar se um risco deve ser aceito ou escalado, em coordenação com o patrocinador do projeto, conforme o caso. 9.3.- . AVALIAÇÃO DO PROJETO O processo de avaliação A avaliação deve ser feita: Antes, durante e depois da implementação. Antes da implementação do projeto, avaliação é necessária para: • Calcular as possíveis consequências do projeto planejado para as pessoas da empresa após um período de tempo; • Tomar uma decisão final sobre qual projeto deve ser implantado; • Ajudar na tomada de decisões sobre a implantação do projeto. Durante a implementação do projeto: • A avaliação deve ser um processo contínuo e deve fazer parte de todas atividades de implantação do projeto. Isso possibilita que os planejadores do projeto revejam progressivamente as estratégias de acordo com as circunstâncias para alcançar os objetivos desejados no projeto. Após a implementação do projeto: serve para a revisão de todo planejamento do projeto e seu processo de implementação, assim como os resultados após a implementação. Auxilia também na: • Identificar limitações ou bloqueios durante a fase de implementação; • Calcular os benefícios e o número de pessoas beneficiadas; • Fornecer ideias envolvendo a força do projeto, no caso de reaplicações; • Oferecer uma visão clara de quais objetivos planejados foram realizados. A avaliação é importante para identificar limitações ou bloqueios que possam atrapalhar o projeto de atingir seus objetivos. A avaliação possibilita também que os implementadores do projeto avaliem os benefícios e custos dos beneficiados, seja de maneira direta e indireta, adquiriram com o projeto. Avaliar é a principal ferramenta para corrigir problemas da organização, comunicar a importância de alterações das funções de colaboradores, proteger o ativo da empresa, garantindo a eficiência e eficácia e suas atividades e informar se os recursos estão sendo utilizados de maneira correta. 10-CONCLUSÃO O desenvolvimento do projeto integrador possibilitou uma autocrítica a respeito dos conhecimentos adquiridos, fez com que fosse instigado um intenso desejo de aprendizado, a qual possibilitou a identificação das oportunidades para as melhorias na organização. O modelo de integração de conhecimentos, proporcionou o desenvolvimento de competências, a partir dos conhecimentos pessoais obtidos durante os estudos. O projeto criado tentou ampliar a capacitação de aprendizagem, buscando incentivo para a solução dos problemas organizacionais, possibilitando a capacitação e ampliação dos métodos e melhorias das práticas organizacionais. Às medidas de desempenho são utilizadas para avaliar e fazer melhorias nas empresas, afim de ajustar planejamentos, custos, satisfação de colaboradores e clientes entre outros, essa é uma ferramenta importante para que a empresa venha a atingir seus objetivos. Foi levado ao gestor da empresa a possibilidade de identificar iniciativas ,que possam contribuir para que seja alcançado o objetivo final, assim como o acompanhamento através da análise da evolução dos indicadores de desempenho,que por sua vez são estabelecidos para cada objetivo em questão. O escopo do projeto é determinado para que seja possível a aplicação dos conhecimentos adquiridos, o mesmo é estabelecido como forma de desafio, o que possibilita o desenvolvimento da visão crítica e sistemática de processos, na criação de novas oportunidades, auxilia no planejamento, além de proporcionar autoconhecimento. O conhecimento obtido será muito importante para a nossa vida profissional, pois possibilitou um acréscimo de aprendizado significativo, dentro do assunto estudado. 11-REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS •CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. Administração de materiais.Uma abordagem básica. 3ed. Rio de Janeiro. Pinakotheke. 1982. •CHIAVENATO, Idalberto. Administração. Rio de Janeiro. Elsevier; São Paulo: Anhanguera, 2010. •KEELLING, Ralph; MOREIRA, Cid Knipel. Gestão de Projetos: uma abordagem global. 2ª ed., São Paulo: Saraiva, 2012. •SANTOS, Márcio. Gestão de Projetos, matéria disponível em http://www.gerenciamentodeprojeto.com/. Acesso em 05 de setembro 2018. •PIETRO, Alcides, matéria disponível em http://www.gerenciamentodeprojeto.com/. Acesso em 05 de setembro de 2018. •Patah, Leandro Alves. Alinhamento Estratégico de Estrutura Organizacional de Projetos: Uma Análise de Múltiplos Casos, 2004. •Gerenciamento de Projetos. Disponível em: www.administradores.com.br. Acesso em 14 de setembro de 2018. •Tudo sobre administração. Disponível em: www.portal-administracao.com/. Acesso em 14 de setembro de 2018. •Administração de Marketing. Disponível em: www.marketingdeconteudo.com/. Acesso em 05 de Novembro de 2018. •Distribuição de tarefas e processos Gerenciais. Disponível em: www.portaleducacao.com.br/ Acesso em: 14 de Novembro de 2018.