5- Apostila de Arquivologia

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APOSTILA 
 
DE 
 
ARQUIVOLOGIA 
 
CONCURSO UFF 
 
 
 
 
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Órgãos de Documentação 
Arquivos, bibliotecas, museus 
Segundo alguns estudiosos, os arquivos, como instituição, tiveram origem na antiga civilização grega, 
com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Posteriormente, evoluiu para archeion, 
local de guarda e depósito dos documentos.1 
Nos séculos V e IV a.C., os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos 
deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o 
magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A 
finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser 
encontrados rapidamente. 
Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos 
documentos para a sociedade. 
Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: 
1. criação de uma administração nacional e independente dos arquivos; 
2. proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos; e 
3. reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do 
passado. 
Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: 
a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental; 
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte 
de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus; 
c) razões de interesse pessoal, especialmente na França, que, objetivando a aniquilação de uma 
sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de 
direitos feudais e privilégios, criaram um órgão especial (Agence Temporairedes Titres), cuja 
atividade principal era separar, para eliminação, todos os documentos alusivos a tais direitos 
e privilégios. 
 
1PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P 19. 
 
 
 
 
 
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Entretanto, até bem pouco tempo, os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar 
direitos. Quando não atendiam mais a essa exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas, 
surgindo daí a ideia de arquivo administrativo e arquivo histórico. 
 Em meados do século XIX, começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos 
arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. 
Durante muito tempo, as noções de arquivo, biblioteca e museu se confundiram, não só pela 
finalidade e forma física dos documentos, mas também porque estas instituições tinham o mesmo 
objetivo. Na verdade, elas funcionavam como grandes depósitos de documentos, de qualquer espécie, 
produzidos pelo homem. 2 
Entretanto, a evolução histórica da humanidade, aliada a fatores culturais e tecnológicos - por 
exemplo, o advento da imprensa -, pouco a pouco forçou a delimitação dos campos de atuação de cada 
uma delas. 
Muito embora as três tenham a função de guardar, seus objetivos são diferentes, podendo ser assim 
definidos: 
➢ Arquivo – É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma 
instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus 
objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. 
➢ Biblioteca – É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para 
estudo, pesquisa e consulta. 
➢ Museu – É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar, 
e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. 
Observa-se, então, que a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, 
enquanto a dos arquivos é primordialmente funcional, embora o valor cultural exista, uma vez que 
constituem a base fundamental para o conhecimento da história. 
Centros de documentação ou informação 
Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística 
e da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de 
documentos de toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, 
 
2 2PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.16. 
 
 
 
 
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classificar, selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o 
documento, para ser a informação em si mesma. 
Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de, por 
carência de informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas 
anteriormente. 
Paralelo entre biblioteca e arquivo 
As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao 
modo pelo qual se originaram e entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto, os arquivos 
têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. 
Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa 
primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta. 
Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de 
biblioteca são adquiridos, principalmente, a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são 
produzidos, ou recebidos, por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais 
serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente 
enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher 
documentos oficiais. Além disso, há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um ou 
outro caso. 
Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o 
faz tomando por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça 
avulsa, como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento. Ele faz o seu julgamento em relação 
às demais peças, isto é, em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. Já o 
bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. 
Deste modo, os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas 
predeterminados de classificação de assunto. Por outro lado, o bibliotecário, no arranjo de seu material, 
que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificação. 
O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça 
não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não ocorre 
no arquivo, pois, uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito 
do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documentos são 
agrupados pelas suas origens. 
 
 
 
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O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O 
princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou oemprego de diversos esquemas de classificação. 
Outra diferença importante a ser destacada é que os materiais de biblioteca existem, via de regra, 
em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou 
em limitado número de cópias. 
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais, já a arquivística, de conjuntos 
de documentos. 
 
Introdução ao Estudo dos Arquivos 
Origem da palavra arquivo 
Há dúvidas quanto à origem do termo arquivo. Como falamos anteriormente, alguns afirmam ter 
surgido na antiga Grécia, com a denominação arché, que evoluiu para archeion, local de guarda e 
depósito dos documentos. 
Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido 
antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. 
Conceito de arquivo 
É o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou 
privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma 
estrutura). 
Solon Buck, citado por Valentini, define que: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente 
produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, 
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.3 
Pela conceituação, deduzem-se três características que distinguem os arquivos: 
1. exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se 
considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 
2. origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações 
passadas. 
 
3 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 20. 
 
 
 
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3. caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, 
destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em 
conjunto. 
No contexto atual, o termo arquivo pode também ser usado para designar:4 
• Conjunto de documentos. 
• Móvel para guarda de documentos. 
• Local onde o acervo documental deverá ser conservado. 
• Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a 
documentação. 
• Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes 
sistemas automatizados. 
Finalidade 
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o 
produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são 
utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que 
o produziu e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e sua 
evolução. 
Função dos Arquivos 
A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua 
responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa. 
Classificação 
Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos:5 
➢ As entidades mantenedoras. 
➢ Os estágios de sua evolução. 
➢ A extensão de sua atuação. 
➢ A natureza dos documentos. 
Entidades Mantenedoras (características das organizações) 
 
4 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. 
5 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 53. 
 
 
 
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Em face das características das organizações, os arquivos por ela produzidos podem ser: públicos 
(em âmbito federal, estadual ou municipal); institucionais (escolas, igrejas, associações sem fins 
lucrativos); comerciais (corporações, firmas); familiais ou pessoais. 
Estágios de sua evolução 
Tendo como objetivo o melhor desempenho de suas funções, é indispensável que os documentos do 
arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser 
adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio pelo 
qual passam os arquivos. 
Esses estágios são fases já definidas por Valette (1973), citado por Marilena Paes, como as três 
idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.6 
1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou 
consultado frequentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu. 
2. Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que deixaram de 
ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os 
produziu ou recebeu. A permanência dos documentos é transitória. 
3. Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo 
valor de natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental 
que possuem. São os arquivos propriamente ditos.7 
A cada uma dessas fases - que são complementares - corresponde uma maneira diferente de 
conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo. 
Extensão de sua atuação 
Quanto à abrangência de sua atuação, Marilena Paes nos ensina os arquivos podem ser setoriais, 
gerais ou centrais.8 
Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções 
de arquivo corrente. 
Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes 
provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, 
após um período as atividades do arquivo corrente. Podemos citar, por exemplo, os documentos 
 
6 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. 
7 VALLETE, Jean-Jacques. O papel dos arquivos na administração e na política de planificação nos países em 
desenvolvimento. Rio de janeiro: Arquivo Nacional, 1973. 
8 Ibidem 
 
 
 
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produzidos pelas penitenciárias estaduais, que geram arquivos setoriais. Após um determinado período 
e análise, essa documentação passará para o arquivo intermediário, já sob guarda do Arquivo Público. 
Natureza dos documentos. 
Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e arquivo 
especializado. 
• Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas: fotografias, discos, 
fitas, slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial não apenas 
quanto ao armazenamento, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e 
conservação. 
• Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiência humana num 
campo específico - independente da forma física que apresentam. Por exemplo: arquivos 
médicos, arquivos hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia. 
Terminologia arquivística 
Na abrangência da ciência da informação, um dos aspectos que mais preocupa os profissionais da 
área é, sem dúvida, o estabelecimento de uma terminologia específica, capaz de atender a programas 
racionais de intercâmbio, disseminação e recuperação da informação.9 
Desta forma, é cada vez mais importante que os “concurseiros” conheçam os termos mais utilizados 
na área documental pelos arquivistas, haja vista que, ultimamente, as bancas têm cobrado definições de 
termos arquivísticos, como dossiê, acervo, arranjo, entre outros. 
Dito isto, conformenos ensina Marilena Paes, traremos os principais termos cuja conceituação vem 
sendo, em geral, adotada pela comunidade arquivística brasileira:10 
➢ Acervos - Conjuntos dos documentos de um arquivo. 
➢ Acesso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em 
função de cláusulas restritivas. 
➢ Administração de Arquivo - Direção, supervisão e coordenação das atividades administrativas 
e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico. 
➢ Administração de Documentos - Metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a 
normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos. 
 
9 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.23. 
 
10 Ibidem. 
 
 
 
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➢ Arquivamento - Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em 
equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente 
estabelecido. 
➢ Arquivista - Profissional de arquivo, de nível superior. 
➢ Arquivística - Princípio e técnica a serem observados na constituição, organização, 
desenvolvimento e utilização dos arquivos. 
➢ Arquivo – 1º. Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por 
uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua 
acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova de 
informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, 
por exemplo: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. 2º. O 
prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. 3º. Unidade 
administrativa cuja função é a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de 
documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 4º. Móvel destinado à guarda de 
documentos. 
➢ Arquivologia - Estudo, ciência e arte dos arquivos. 
➢ Arquivo Corrente - Conjunto de documentos em curso ou de uso frequente. Também 
denominado arquivo de movimento. 
➢ Arquivo em Depósito - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo 
permanente, embora não pertençam ao seu acervo. 
➢ Arquivo Intermediário - Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que 
aguardam destinação final. 
➢ Arquivo Permanente - Conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação 
estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo. 
➢ Arquivo Privado - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não-
governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que 
possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação. 
➢ Arquivo Público – 1º. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições 
governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções 
específicas administrativas, jurídicas ou legislativas. 2º. Instituições arquivística franqueada ao 
público. 
➢ Arranjo – 1º. Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação - 
estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos 
e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 2º. Processo que, na organização de 
arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequência alfabética, 
 
 
 
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numérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado 
classificação. 
➢ Autógrafo – 1º. Assinatura ou rubrica. 2º. Designação de documento manuscrito, do próprio 
punho do autor, esteja assinado ou não. 
➢ Avaliação - Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua 
destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos. 
➢ Catálogo - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, 
onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, 
descritos de forma sumária ou pormenorizada. 
➢ Classificação - Ver Arranjo, item n.2. 
➢ Coleção - Conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleatoriamente acumulados. 
➢ Cópia - 1. Reprodução de documento, obtida simultaneamente à execução do original. 2. 
Reprodução de um documento, obtida a partir do original. 
➢ Copiador – 1º. Livro contendo páginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em 
ordem cronológica, pelos próprios autores ou por copistas, cartas, ofícios e outros tipos de 
correspondência expedida. 2º. Livro contendo folhas em papel de trapo”, nas quais se fazia a 
cópia de documentos expedidos, usando-se processo de transferência direta da tinta do original, 
mediante umidade e pressão. Esse processo foi muito usado no século XIX e começo do XX. 
➢ Correspondência: Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob 
várias formas (cartas, cartões postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas),podendo ser 
interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. 
➢ Datas-Limites - Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em 
que são indicadas as datas de início e término do período abrangido. 
➢ Depósito - Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de 
terceiros, sem que haja transferência da posse ou propriedade. 
➢ Descarte - Ver Eliminação. 
➢ Desclassificação - Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos 
anteriormente caracterizados como sigilosos. 
➢ Descrição - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades 
de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir 
(inventário sumario ou analítico, guia etc.). 
➢ Destinação - Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos 
destinados a promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua 
microfilmagem. 
 
 
 
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➢ Doação - Ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica transfere a terceiros - de livre vontade, com 
caráter irrevogável, sem retribuição pecuniária, através de instrumento jurídico adequado, do 
qual deverão constar as condições de cessão - a documentação que lhe pertence. 
➢ Documento - Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a 
contém. 
➢ Documento De Arquivo – 1º. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública 
ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 2º. 
Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência. 
➢ Documento Oficial - Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica 
na comprovação de um fato. 
➢ Documento Público - Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no 
desempenho de suas atividades. 
➢ Documento Sigiloso - Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina 
medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. 
➢ Dossiê - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos pertinentes a um 
determinado assunto ou pessoa. 
➢ Eliminação - Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente. 
➢ Espécie De Documentos - Designação dos documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta, 
certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa, 
etc. 
➢Fundo – 1º. A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos 
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 2º. A principal unidade de 
arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais 
de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de suas atividades, mantido o 
princípio da proveniência. 
➢ Gênero De Documentos - Designação dos documentos segundo o aspecto de sua representação 
nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos. 
➢ Guia - Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização 
dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. 
➢ Índice - Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento ou 
grupo de documentos, pormenorizados, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo 
de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização no texto. 
➢ Instrumento De Pesquisa - Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado pelos 
arquivos. São instrumentos de pesquisa, entre outros, catálogos, guias, índices, inventários, 
repertórios, tabelas de equivalência. 
 
 
 
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➢ Inventário Analítico - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um 
fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas. 
➢ Inventário Sumário - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de fundo 
ou de suas divisões são identificadas e brevemente descritas. 
➢ Item Documental - A menor unidade arquivística materialmente indivisível. 
➢ Legado - Doação feita por declaração de última vontade. 
➢ Lista de Eliminação - Relação de documentos específicos a serem eliminados, devidamente 
aprovada pela autoridade competente. 
➢ Notação - Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de números, 
letras, ou combinação de números e letras, que permite sua localização. 
➢ Processo - Termo geralmente usado na administração pública, para designar o conjunto de 
documentos, reunidos em capa especial, em que vão sendo organicamente acumulados no 
decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo, que registra o primeiro 
documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o elemento de 
controle e arquivamento do processo. 
➢ Protocolo – 1º. Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, 
registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. 2º. Denominação atribuída ao 
próprio número de registro dado ao documento. 3º. Livro de registro de documentos recebidos 
e/ou expedidos. 
➢ Proveniência - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos 
os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde à expressão 
francesa respectdesfonds, e à inglesa provenance. 
➢ Recolhimento - Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes. 
➢ Repertório - Instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos 
previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo 
um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. 
➢ Respect Des Fonds D’archive - Ver Proveniência. 
➢ Seleção - Ver Avaliação. 
➢ Série - Designação dada às subdivisões de um fundo, que refletem a natureza de sua composição, 
seja ela estrutural ou por espécie documental. As séries podem ser subdivididas em subséries. 
➢ Símbolo -Ver Notação 
➢ Tabela de Equivalência - Instrumento de pesquisa auxiliar, que dá a equivalência de antigas 
notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de 
arranjo de um arquivo. 
 
 
 
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➢ Tabela de Temporalidade - Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, 
que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e 
intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para 
microfilmagem e eliminação. 
➢ Técnico de Arquivo - Profissional de arquivo de nível médio. 
➢ Transferência -Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários. 
➢ Triagem - Ver Avaliação. 
➢ Unidade de Arquivamento - O menor conjunto de documentos, reunidos de acordo com um 
critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços, ou 
pacotilhas. 
Tipos de arquivamento 
Através da posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, é que 
poderemos distinguir os tipos de arquivamento, sendo eles: horizontal e vertical. 
Tipo horizontal 
Neste tipo, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, 
estantes ou escaninhos, sendo amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, assim como nos 
arquivos permanentes. Entretanto, seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para 
se consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a 
localização da informação.11 
Tipo vertical 
Já no tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida 
consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. 
 
Classificação dos documentos 
Gênero 
Quanto ao gênero, os documentos podem ser: 
1. escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos; 
 
11 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.28. 
 
 
 
 
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2. cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações 
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia; 
3. iconográficos: documentos em suporte sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo 
imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras); 
4. filmográficos: filmes e fitas videomagnéticas; 
5. sonoros: discos e fitas audiomagnéticas; 
6. micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, 
mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela); 
7. informáticos: disquete, HD, pendrive. 
Quanto à natureza do assunto 
Quanto ao natureza do assunto, os documentos podem ser: 
i. ostensivos (ou ordinários) - são aqueles cuja informação não é prejudicial quando for de 
conhecimento geral. São documentos que não possuem informações estratégicas, nem de 
teor pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de problema à administração ou a 
terceiros. Não prejudicam a administração; ou 
ii. sigilosos - são aqueles que possuem conteúdo que só podem ser de conhecimento restrito e, 
por isso, requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação. 
Correspondência 
De acordo com o entendimento de Marilena Leite Paes, percebemos que dentro do gênero de 
documentos escritos, a correspondência merece especial tratamento por se constituir em uma parte 
considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em geral, 
desencadeadas por seu intermédio.12 
Já para Valentini, de acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação 
escrita, recebida ou expedida, apresentada sob várias formas, podendo ser interna ou externa, oficial ou 
partícula, ostensiva ou sigilosa.13 
Sendo assim, ao analisarmos o posicionamento dos dois autores, podemos concluir que 
correspondência é todaforma de comunicação escrita destinada a pessoas jurídicas ou físicas, inclusive, 
aquela que se processa entre órgãos e servidores públicos. 
 
12 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.28. 
 
13 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 106. 
 
 
 
 
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A classificação e a caracterização da correspondência são dois fatores da maior importância no 
desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. 
A correspondência pode ser: 
I. interna – É aquela trocada entre órgãos de uma mesma instituição. Ex.: memorandos, 
despachos, circulares; e 
II. externa – É aquela trocada entre instituições e outras entidades ou pessoas físicas. Ex.: 
ofícios, cartas, telegramas. 
Ou ainda: 
I. Oficial – É aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades 
de uma instituição; e 
II. Particular – É aquela de interesse pessoal de servidores de uma instituição. 
A correspondência oficial não deverá ser aberta quando o envelope contiver as indicações de 
Confidencial, Reservado, Particular ou equivalente. 
 
Organização e Administração de Arquivos 
A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores 
da documentação recolhida. Determinará, ainda, o grau de facilidade com que os documentos de valor 
podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. 
O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente 
ordenados. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos 
utilizados na administração dos arquivos correntes, lembrando que é um dos princípios básicos da 
arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original. 
Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixa de existir, deverão 
ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso 
contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes. 
Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos 
sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e 
concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. 
Os documentos são eficientemente administrados quando: 
a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; 
 
 
 
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b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis 
às atividades correntes; e 
c) quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais 
atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. 
Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se 
dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um 
arquivo de custódia permanente, ou quando são eliminados. 
A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos, 
lutando para limitar sua criação, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao 
“inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depósito 
intermediário. 
A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos, pois 
quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá-los. Geralmente, os documentos 
mais valiosos são os que se referem às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um 
órgão e aos seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da 
repartição. 
Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente, pois os que fixam uma 
política nem sempre podem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto 
que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. 
Também são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que 
estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as 
atividades que os originaram. As orientações neles continuam, muitas vezes, em vigor. Além disso, são 
difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm 
que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo 
comum fazer-se essa separação após perderem, os documentos, o valor para as operações correntes, 
quando já se tornou obscura a sua identificação. 
A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: 
1. levantamento de dados; 
2. análise dos dados coletados; 
3. planejamento; 
4. implantação e acompanhamento. 
 
 
 
 
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Levantamento de Dados 
O levantamento de dados é executado, principalmente, através de questionários, entrevistas e 
observações no ambiente de trabalho, porém, é de suma importância o conhecimento de todo arcabouço 
legal e normativo nos ambientes interno e externo. 
Ao comentar este tema, Valentini nos chama atenção para a importância deste conhecimento: 
Em primeiro lugar, é muito importante que se conheça a “legislação” referente aos 
âmbitos externos (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora e/ou 
mantenedora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos e 
manuais dos próprios arquivos existentes numa organização.14 
 
Segundo Marilena L Paes, o levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, 
regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do 
arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação.15 
Desta forma, continua a autora, “é preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de 
documentos mais frequentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do 
acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de 
arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e 
reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc.”. 
Além disso, é necessário que o arquivista acrescente dados e referências sobre os funcionários 
responsáveis pelo arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o 
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área 
ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra 
incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax). 
Análise dos dados coletados 
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem a 
sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas 
ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento 
eficiente do arquivo. 
Segundo Valentini, para que os documentos sejam melhor organizados e administrados, faz-se 
necessário que os envolvidos neste processo conheçam a documentação que dispõem, analisando as 
 
14 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 98.15 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.35. 
 
 
 
 
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informações coletadas na etapa anterior minuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nos 
arquivos, o que o auto chama de Diagnóstico da Situação Documental.16 
Planejamento 
Na etapa de Planejamento se faz necessária a busca por soluções que visem eliminar os problemas 
encontrados na análise de documento, devendo ser elaborado um plano arquivístico, traçando metas e 
objetivos a serem alcançados. 
Segundo Marilena Paes, para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, 
intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um 
plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição 
a que pretende servir.17 
Posição do arquivo na estrutura da instituição 
Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão 
hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis 
de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das 
comunicações administrativas. 
Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo 
A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e 
permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. 
Centralização 
Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração 
de todas as atividades de controle (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição) de 
documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, frequentemente designado 
Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar. 
Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: (i) treinamento 
mais eficiente do pessoal de arquivo; (ii) maiores possibilidades de padronização de normas e 
procedimentos; (iii) nítida delimitação de responsabilidades; (iv) constituição de conjuntos arquivísticos 
mais completos; (v) redução dos custos operacionais; (vi) economia de espaço; e (vii) equipamentos. 
 
16 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 99. 
17 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.36. 
 
 
 
 
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Descentralização 
A descentralização, por si só, é um grande ato de classificação. Devendo ser aplicada em nível de 
departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os 
documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o 
compõem. Deverá ser mantido, também, um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. 
Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: 
➢ Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, também 
denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. 
➢ Descentralização das atividades de controle e dos arquivos. 
Coordenação 
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência 
são imprescindíveis à criação de uma Coordenação Central, que exercerá funções normativas, 
orientadoras e controladoras. 
Esta coordenação terá por atribuições: (i) prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; (ii) 
estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de 
operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; (iii) promover a organização ou 
reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; (iv) treinar e orientar pessoal destinado aos 
arquivos setoriais; e (v) promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa 
coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo 
permanente da entidade.18 
Escolha de métodos de arquivamento e classificação 
O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira 
ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para 
atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam bem classificados e bem arquivados. 
Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do 
órgão. Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o 
testemunho ou prova que contêm da organização e da função. 
 
18 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.40. 
 
 
 
 
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No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento, leva-se em conta o 
valor comprobatório dos mesmos. 
Se a classificação dos documentos visa refletir a organização, pode-se removê-los para uma 
destinação adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. 
E se, além disso, são classificados pela função [separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar 
(meios)], a política da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentação importante da secundária] 
, então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição, seletivamente, 
dos documentos depois que tenham servido aos objetivos das atividades correntes. 
 Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas 
de registro e sistemas de arquivamento. 
Sistemas de registro 
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, 
uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. A característica essencial do sistema, da qual 
se deriva o seu nome, é o registro. 
No serviço de registro, protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam, atribuindo-
lhes números consecutivos. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as 
séries e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos 
documentos. Nos índices, as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos, indicando a ordem 
dos documentos em cada série. 
Num sistema de registro mais aperfeiçoado, os documentos de um serviço são guardados numa série 
que consiste em unidades de arquivamento, nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos 
são colocados juntos. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam. 
São feitos índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos, sendo que a chave é o 
número das unidades de arquivamento. O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados 
para o trato de material documentário. 
Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem 
registros ou protocolos, isto é, livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos 
documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de 
prosseguimento ou fichas lembrete. 
Elementos de Classificação 
Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: 
 
 
 
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1. a ação a que os documentos se referem (funções, atividades e atos); 
2. a estrutura do órgão queos produz; 
3. o assunto dos documentos. 
Em vista disso, os métodos de organização podem ser funcional, organizacional e por assuntos. 
Para que um órgão cumpra suas funções, deverá realizar dois tipos principais de atividades que se 
podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). 
Na execução de qualquer espécie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de 
operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Os de natureza política, determinam a diretriz 
a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. 
Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento. Por exemplo, o 
item Patrimônio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabética; o item 
Correspondência, em ordem cronológica etc. 
Princípios de classificação 
Somente em casos excepcionais, os documentos públicos devem ser classificados em relação aos 
assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Estes casos referem-se a 
materiais de pesquisa, de referência e similares. 
Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser 
descentralizados, desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas 
e separáveis. Entretanto, os documentos públicos devem ser classificados em relação à função - pois 
resultam de uma função e são usados em relação à função -, logo, devem ser classificados de acordo 
com esta. 
Escolha das Instalações e equipamentos 
Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do 
trabalho arquivístico. 
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as fichas, as guias, as 
pastas, as tiras de inserção e outros. 
 
 
 
 
 
 
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GESTÃO DE DOCUMENTOS 
De acordo com o art. 3º da Lei 8.159/91, “Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento 
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.19 
Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a produção, a 
utilização e a destinação. 
➢ Produção - Ocorre na concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de 
correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação 
e aplicação de tecnologias modernas a esses processos. 
➢ Utilização/ conservação – É a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de 
recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamentos, 
análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos digitais e uso de 
automação nestes processos. 
➢ Destinação - Consiste na identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de 
programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e 
recolhimento dos documentos de valor permanente. 
Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando 
o acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda. 
Dentre os procedimentos da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o 
êxito e racionalização deste processo. 
 
Arquivos correntes 
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados 
como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomadas de decisões das 
administrações etc. 
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes muitas vezes respondem ainda pelas 
atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos 
correntes. Por isso, frequentemente, encontra-se na estrutura organizacional das instituições a 
designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. 
 
19 Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm. Visualizado em 22/07/2018. 
 
 
 
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Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintas, o ideal é que 
funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns. 
Assim, devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, julgou-se oportuno distribuir em 
cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 
1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação; 
2. Expedição; 
3. Arquivamento – o arquivo propriamente dito; 
4. Empréstimo e consulta; 
5. Destinação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Métodos de Arquivamento 
Segundo Marilena Paes, a importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir no 
momento da escolha dos métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação 
corrente. Prossegue a autora dizendo que dificilmente se emprega um único método, pois há documentos 
que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número.20 
Já para Valentini, os métodos de arquivamento são um dos assuntos de arquivologia mais cobrado 
em concurso público, principalmente os métodos: alfabético, geográfico e o método numérico simples. 
Ainda segundo o autor, corroborando com Marilena Paes, o ideal é não se adotar um único método de 
arquivamento, e sim, vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores 
correspondentes de determinada empresa.21 
Desta forma, podemos concluir que o método de arquivamento é determinado pela natureza dos 
documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. 
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os 
documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os 
sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar 
resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento deve-se, com 
mais frequência, às falhas humanas do que às falhas do sistema. 
Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: 
o sistema escolhido deve ser simples, flexível e deve admitir expansões. 
 
 
20 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.40. 
 
21 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 127. 
 
 
 
 
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Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: 
• Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar 
um índice. 
• Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um 
índice ou um código. 
 
O método alfanumérico (combinação de letras e números) não se inclui nas classes de métodos 
básicos e padronizados, sendo considerado integrante do sistema semi-indiretos. 
Método Alfabético (método básico) 
Método alfabético é o mais simples e prático, pois é um método direto. Nesse método, as fichas ou 
pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. 
Sua vantagem é a agilidade na recuperação da informação, custo baixo, de fácil implantação. A 
desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muitogrande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. 
Segundo Marilena Leite Paes, o arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de 
alfabetação:22 
1ª Regra – Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
Exemplo: 
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Paulo Santos 
Maria Luísa Vasconcelos 
Arquivam-se: 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Santos, Paulo 
Vasconcelos, Maria Luísa 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 
 
 
 
 
22 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.63. 
 
 
 
 
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2ª Regra – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
 
Arquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
3ª Regra – Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes 
compostos de um adjetivo e um substantivo. 
Exemplo: 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
Arquivam-se: 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
4ª Regra – As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. 
Exemplo: 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
Arquivam-se: 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira, José 
5ª Regra – Os artigos e as preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados. 
Exemplo: 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
 
 
 
 
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6ª Regra – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, são 
tidos como parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. 
Exemplo: 
Antonio Almeida Filho 
Paulo Ribeiro Júnior 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
Henrique Viana Neto 
Arquivam-se: 
Almeida Filho, Antônio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de 
distinção. 
 
7ª Regra – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre 
parênteses. 
Exemplo: 
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
Dr. Pedro Teixeira 
Arquivam-se: 
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
8ª Regra – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes 
espanhóis e orientais. 
Exemplo: 
Georges Aubert 
Winston Churchill 
Paul Muller 
Jorge Schmidt 
Arquivam-se: 
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Muller, Paul 
Schmidt, Jorge 
 
 
 
 
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9ª Regra – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser levadas em conta. O mais comum é 
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. 
Exemplo: 
Giulio di Capri 
Esteban De Penedo 
Charles Du Pont 
John Mac Adam 
Gordon O’Brien 
Arquivam-se: 
Capri, Giulio di 
De Penedo, Esteban 
Du Pont, Charles 
Mac Adam, John 
O’Brien, Gordon 
 
10ª Regra – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome da família do pai. 
Exemplo: 
José de Oviedo y Baños 
Franciso de Pina de Mello 
Angel del Arco y Molinero 
Antonio de los Ríos 
Arquivam-se: 
Arco y Molinero, Angel del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco de 
Ríos, Antonio de los 
 
11ª Regra – Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. 
Exemplo: 
Al Ben-Hur 
Li Yutang 
Osama Bin Laden 
Arquivam-se: 
Al Ben-Hur 
Li Yutang 
Osama Bin Laden 
12ª Regra – Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos 
como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e as preposições 
que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos inicias sejam colocados entre 
parênteses após o nome. 
 
 
 
 
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Exemplo: 
Embratel 
Álvaro Ramos & Cia. 
Fundação Getúlio Vargas 
A Colegial 
The Library of Congress 
Companhia Progresso Guanabara 
Barbosa Santos Ltda. 
Arquivam-se: 
Álvaro Ramos & Cia. 
Barbosa Santos Ltda. 
Colegial (A) 
Companhia Progresso Guanabara 
Embratel 
Fundação Getulio Vargas 
Library of Congress (The) 
 
13ª Regra – Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números 
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses
Exemplo: 
II Conferência de Pintura Moderna 
Quinto Congresso de Geografia 
3o Congresso de Geologia 
 
Arquivam-se: 
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3o) 
 
Método Geográfico 
O Método Geográfico é do sistema direto, onde sua busca é feita diretamente no documento. Sua 
preferência se dá quando o principal elemento a ser considerado é a Procedência ou Local.23 
Nos ensina Valentini que o elemento principal para a recuperação da informação é o local ou 
procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de forma direta.24 
Vantagens: Sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar. 
Desvantagem: Uso de duas classificações: local e nome do correspondente (ou interessado). 
 
23 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.68. 
 
24 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 137. 
 
 
 
 
30 
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Existem 3 formas de ordenação: 
I. Estado – Cidade – Correspondente 
Prioriza-se a ordem alfabética dos estados. Ao ordenar por “estado”, a capital desse estado deve vir 
primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética. 
Ex.: Bahia – Ilhéus – SANGALO, Ivete 
Minas Gerais – Belo Horizonte – VALENTE, Mário 
Minas Gerais – Araxá – ARAÚJO, Ruth 
Minas Gerais – Varginha – COSTA, Mônica 
Minas Gerais – Varginha – RIBEIRO, João de Sá 
São Paulo – Campinas – MESQUITA, Júlia 
Primeiro deve-se olhar os estados. Se os estados forem repetidos, olhamos as cidades; se estas forem 
repetidas, olhamos os correspondentes. Sempre obedecendo à ordem alfabética. Esta forma de ordenação 
é a mais cobrada nas provas. 
II. Cidade – Estado – Correspondente 
Ao ordenar por “cidade”, observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais). 
Ex.: Areal – Rondônia – VALENTINI, Mário 
Carapebus – Rio de Janeiro – CUNHA, Sideir 
Ilhéus – Bahia – SILVA, Lucinda da 
Quissamã – Rio de Janeiro – PINTO, Sérgio Augusto 
Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – SILVA, Jorge 
III. País – Cidade – Correspondente 
Prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por “país”, a capital desse país deve vir 
primeiro e, logo depois, as demais cidades são colocadasem rigorosa ordem alfabética. 
Ex.: França – Lorena – Unesco 
Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel 
Portugal – Coimbra – ALBUQUERQUE, Joaquim 
 
 
 
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Método Numérico 
Em um método numérico, o principal elemento a ser levado em consideração é o número, logo, a 
escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples, cronológico ou dígito-terminal. 
É um método indireto, já que um Índice é necessário, no auxílio da recuperação da informação. Para 
saber cm que pasta determinado documento foi arquivado, será preciso verificar, no índice, que número 
foi utilizado. 
I. Método Numérico Simples 
Um número é atribuído às pessoas físicas ou jurídicas c um índice alfabético, remissivo, é utilizado. 
Além disso, é necessário manter um registro dos números utilizados até o momento, para evitar que 
sejam abertas duas pastas com o mesmo número. 
II. Método Numérico Cronológico 
A data também precisa ser observada, além da simples ordem numérica. É a modalidade adotada 
em quase todas as repartições públicas. 
Nesse método, quando um registro é anulado, o número só é aproveitado se for distribuído na mesma 
data que o registro anterior. 
É o único que dispensa o uso de pastas miscelânea, já que cada documento recebe seu próprio 
número de registro, perfazendo um único processo, em ordem numérica rigorosa. 
A desvantagem do método é ser um método indireto, o que significa que a duplicidade de pesquisa 
é necessária. As vantagens, por sua vez, derivam da natureza do método: como é mais fácil lidar com 
números do que com letras, as possibilidades de erro no arquivamento são menores. 
I. Dígito-terminal 
O método dígito-terminal é utilizado quando do arquivamento de uma quantidade muito grande de 
documentos; 
Os números, de 5 ou 6 dígitos, são arquivados a cada par. Para localizar o número 546.726, por 
exemplo, o procedimento é o seguinte: 
1. separar o número em pares, iniciando pela direita: 54-67-26; 
2. como se inicia pela direita, o grupo 26 é chamado de primário, o 67 de secundário e o 54 de 
terciário; 
3. encontrar a pasta 26; em seguida, verificar as pastas cujo grupo secundário é o 67; por fim, 
localizar a pasta 54. 
 
 
 
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Se o número a ser localizado tiver menos de 5 dígitos, são colocados zeros à esquerda, até que ele 
complete 6 dígitos. Após este procedimento, os passos a serem realizados são os mesmos listados acima. 
As desvantagens do método são a sua leitura não tradicional e a disposição física dos documentos 
que o método exige. Já as vantagens são a redução de erros de arquivamentos e a rapidez na localização 
e também no arquivamento. 
Métodos Ideográficos ou por assunto 
Métodos ideográficos são aqueles que consideram o assunto na ordenação. Os métodos de 
arquivamento não são de fácil aplicação, pois dependem da interpretação do conteúdo dos documentos. 
Ainda assim, é o mais aconselhável em grandes volumes de documentos de assuntos diversos. 
Os métodos por assunto podem ser alfabéticos ou numéricos. 
I. Métodos alfabéticos - Quando o volume de documentos é pequeno, deve-se adotar um dos 
métodos alfabéticos, a saber: 
i. Ordem dicionária: como em um dicionário, os assuntos são dispostos exclusivamente pela 
ordem alfabética, independentemente do assunto a que pertencem. 
Exemplo: 
Direito Administrativo 
Direito Constitucional 
Lei 8.112/90 
Língua Portuguesa 
Organização dos Poderes 
Raciocínio Lógico 
ii. Ordem enciclopédica: como em uma enciclopédia, os documentos são ordenados, 
primeiramente, por assunto e, dentro de cada assunto, são ordenadas por ordem alfabética: 
Exemplo: 
Direito Administrativo 
Lei 8.112/90 
 
Direito Constitucional 
Organização dos Poderes 
 
 
 
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Língua Portuguesa 
Raciocínio Lógico 
II. Métodos Numéricos - Os métodos numéricos ideográficos mais conhecidos são o duplex, o 
decimal e o unitermo. 
i. Método Duplex: Método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em 
grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em 
classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união. 
Vantagem: Abertura ilimitada de classes. 
Desvantagem: As classes devem ser bem definidas, caso contrário os documentos referentes 
a um mesmo assunto correm o risco de ser arquivados em mais de um lugar. 
Ex.: 
 
ii. Método Decimal – Baseia-se no sistema decimal de “Melvil Dewey”, que divide o saber 
humano em 9 classes principais e uma décima geral. As classes são divididas em subclasses 
e assim sucessivamente. Separa-se o número em classes de 3 algarismos (por um ponto). 
Portanto, a parte inteira do número é composta por 3 algarismos. E a parte decimal pode ou 
não existir. 
Vantagens: 
➢ Como são somente 10 classes, estas são fáceis de ser memorizadas. 
➢ Expansão ilimitada para as subdivisões dos assuntos. 
Desvantagens: 
➢ Limitação de 10 classes para a classificação. 
➢ Necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição, bem 
como preparo e muita atenção do arquivista. 
 
 
 
 
 
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Ex: 
 
 
iii. Método Unitermo (ou indexação coordenada) – A base deste método é a analogia. 
Aconselha-se o seu uso em arquivos especiais e especializados. Este método é raro de ser 
cobrado em prova, mas pode cair. 
Características: 
➢ fichas em ordem alfabética; 
➢ 10 colunas em cada ficha (0 a 9); 
➢ atribuir assuntos (descritores) de um único termo. 
 
Métodos padronizados 
Com a evolução das empresa, a intensificação do comércio e busca pela industrialização, novos 
métodos foram surgindo a fim de que os arquivos atendessem de forma mais adequada às necessidades 
das organizações.25 
Surge, então, os métodos padronizados, entre os quais podemos citar o variadex, o automático, o 
soudex, o rôneo e o mnemônico. O Varidex por ser o mais conhecido, e de uso mais comum, possui 
maior probabilidade de ser cobrado em sua prova. 
 
Variadex 
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se 
com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As 
guias são coloridas e as notações alfabéticas. 
 
Automático 
É usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais, combinando letras, 
números e cores. 
 
25 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.92. 
 
 
 
 
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Soundex 
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser 
diferente. 
 
Mnemônico 
É utilizado para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As 
letras são consideradas símbolos, pelo fato deste método pretender auxiliar a memória do arquivista, a 
fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.26 
 
Rôneo 
Combina letras, números e cores. Está obsoleto. 
Operações de Arquivamento 
Considera-se Arquivamento a guarda propriamente dita do documento, que deve ser procedido de 
todo cuidado e atenção, haja vista que o futuro da documentação de uma instituição dele dependerá. 
Temos como fases do arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e 
guarda dos documentos. 
1. Inspeção: consiste no exame, por intermédio da leitura, do documentopara verificar se o 
mesmo se destina ao arquivamento. 
2. Estudo: consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe 
deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas 
referências cruzadas. 
3. Classificação: consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão 
atribuídas através de um processo interpretativo. 
4. Codificação: consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de 
arquivamento adotado. 
5. Ordenação: É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação 
adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. 
6. Guarda dos documentos: É o arquivamento propriamente dito. 
 
 
26 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Pag. 146. 
 
 
 
 
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Empréstimo e Consulta 
Segundo Marilena Paes, todo trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é 
desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da informação.27 Ainda segundo a autora, pode-
se afirmar que não só o usuário do arquivo como todos os demais servidores de uma instituição 
interferem na sua constituição. 
Importante registrar que documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por 
empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades 
a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. 
Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês, sugere-se que devam estar compreendidos numa 
faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. 
Deverá ser utilizada a guia-fora, que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. 
Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, 
índice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo. 
Para facilitar sua cobrança, deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua follow-
up para controle de prazos, que poderá ser organizado em diversas modalidades. 
Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação 
A sequência de operações propostas consiste em determinar o prazo de vida útil dos documentos de 
acordo com seus valores probatórios ou informativos. 
Esta proposta é lógica, haja vista que o governo não pode conservar todos os documentos produzidos 
em consequência de suas múltiplas atividades. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los, 
bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses 
da mais rica nação. Além disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis 
à pesquisa erudita. 
O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento 
temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente, redução de seu 
volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata. 
A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela 
exatidão de suas determinações. A transferência para um depósito temporário presume valor para um 
futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custódia permanente, o 
 
27 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. P.101. 
 
 
 
 
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valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, só é 
proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. E, 
logicamente, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. 
Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. Podem visar tão somente à identificação de 
corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente 
ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de 
descarte” ou “lista de eliminação”. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo 
rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. 
O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem 
removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. A remoção ordenada e o 
descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de 
descarte. São, pois, um importante instrumento de administração. 
Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros 
de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito 
com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”. 
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e 
indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminação, seja a transferência para um arquivo 
de custódia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano 
de destinação” ou “tabela de temporalidade”. Todos esses instrumentos de destinação são atos 
normativos. 
Uma vez determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os termos de eliminação 
correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificação dos conjuntos documentais, 
datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicação do instrumento de 
destinação que autoriza a destruição. 
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para 
a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. 
Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para 
serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. 
A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um 
sistema de arquivamento americano, é um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se 
justifica do ponto de vista econômico, a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo 
 
 
 
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examinados possa ser separada para descarte. A classificação, portanto, tem estreita ligação com as 
práticas de destinação. 
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em 
atividades correntes, e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. Contudo, 
se os documentos forem devidamente classificados em relação à função, podem, em geral, ser eliminados 
segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. As decisões para 
se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. 
Salvo em circunstâncias excepcionais, os documentos não devem ser conservados temporariamente 
ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma 
opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. 
Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho, 
podendo, porém, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação, maceração etc. A incineração 
– processo condenado –, quer pelo aumento do índice de poluição que provoca, quer pela 
impossibilidade de reciclagem do papel, não deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda 
desses papeis, deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento.