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MBA Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria MBA em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria – Turma GFCA ABC 47 Coordenador Acadêmico Fernando Augusto Furtado Pinto fapinto@terra.com.br Coordenador Local Maria Elisa B. Scarpelli mariaelisa@strong.com.br Local de Realização STRONG - Santo André Santo André/SP Fábio Lopes Soares, Prof. fabio.soares@fgvmail.br CONTROLADORIA A cópia do material didático utilizado ao longo do curso é de propriedade do(s) autor(es), não podendo a contratante vir a utilizá-la em qualquer época, de forma integral ou parcial. Todos os direitos em relação ao design deste material didático são reservados à Fundação Getulio Vargas. Todo o conteúdo deste material didático é de inteira responsabilidade do(s) autor(es), que autoriza(m) a citação/divulgação parcial, por qualquer meio convencional ou eletrônico, para fins de estudo e pesquisa, desde que citada a fonte. Adicionalmente, qualquer problema com sua turma/curso deve ser resolvido, em primeira instância, pela secretaria de sua unidade. Caso você não tenha obtido, junto a sua secretaria, as orientações e os esclarecimentos necessários, utilize o canal institucional da Ouvidoria. ouvidoria@fgv.br www.fgv.br/fgvmanagement 3 Controladoria SUMÁRI O 1 . PROGRAMA DA DI SCI PLI NA ........................................................................... 4 1.1 EMENTA .......................................................................................................... 4 1.2 CARGA HORÁRIA TOTAL ......................................................................................... 4 1.3 OBJETIVOS ....................................................................................................... 4 1.4 CONTEÚDO PROGRAMÁTICO .................................................................................... 4 1.5 METODOLOGIA ................................................................................................... 4 1.7 BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA ................................................................................. 5 CURRICULUM VITAE DO PROFESSOR ................................................................................ 5 2 . TEXTOS PARA ESTUDO .................................................................................... 6 2.1 INTRODUÇÃO..................................................................................................... 6 2.2 GESTÃO ECONÔMICA (GECON) E A CONTROLADORIA NA GESTÃO EMPRESARIAL ...................... 6 2.3 CONTROLADORIA E GERENCIAMENTO DE RISCO OPERACIONAL .......................................... 12 2.4 CONTROLES INTERNOS ....................................................................................... 15 2.5 ESTRUTURA BÁSICA DE UM SISTEMA DE CUSTOS ......................................................... 18 2.6 GOVERNANÇA CORPORATIVA ................................................................................. 28 2.7 DOAR – DEMONSTRAÇÃO DAS ORIGENS E APLICAÇÕES DE RECURSOS ................................ 45 2.8 BALANCED SCORECARD ....................................................................................... 51 3 . A EMPRESA E O VALOR ................................................................................. 6 8 4 Controladoria 1 . PROGRAMA DA DI SCI PLI NA 1.1 Ementa Função da Controladoria. Salvaguarda de Ativos e Passivos. Origens e Aplicações de Recursos. Controles Internos e Suas Funções. Procedimentos: Compras, Contas A Pagar, Pagamentos; Vendas, Contas A Receber, Recebimentos; Estoque, Tesouraria, Controle Patrimonial, Folha de Pagamentos. Mapas de Acompanhamento e Controle, Sistemas de Custeio. Política de Dividendos. Administração da Liquidez. Ciclo Financeiro Versus Ciclo Operacional. Responsabilidade e autoridade da controladoria e seu papel no processo de gestão empresarial. Ferramentas de controle. Elaboração de relatórios gerenciais. Análises gerenciais. A Controladoria do século XXI. O Balanced Scorecard. 1.2 Carga horária total 24 horas/aula 1.3 Objetivos Apresentar e discutir conceitos e fundamentos sobre Controladoria, com foco na gestão estratégica e dos controles operacionais. 1.4 Conteúdo programático A função da Controladoria e a Salva Guarda de Ativos e Passivos Controles Internos e Compliance Compras, Vendas e Controles Mapas de Controle e Gestão de Riscos Sistemas de Custeio e Adequação a Empresa Modelos de Matrizes de Riscos e Análises da Controladoria Ciclo Financeiro versus Ciclo Operacional Responsabilidades e ferramentas de controle Governança Corporativa Planejamento Estratégico e Desempenho Governança Corporativa Balanced Scorecard 1.5 Metodologia Aulas expositivas, com apresentação de casos, dinâmicas e trabalhos de fixação de conhecimento 1.6 Critérios de avaliação A nota final que pode ser atribuída ao aluno seguirá a seguinte ponderação: a) Prova com posta de 4 questões dissertativas, com valor de 0 a 10 (peso 7) b) Relatório em form a de parecer (em grupo) análise do caso fictício da “Empresa Creditudo e Zappin” à luz das regras de Governança Corporativa, Gestão de Riscos e aplicação de BSC, com valor de 0 a 10 (peso 3) 5 Controladoria 1.7 Bibliografia recomendada CATELLI, Armando (coord.) – Controladoria: Um a abordagem da Gestão Econôm ica GECON , 2ª Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2010. GOMES, Josir Simeone e SALA, Joan M. Amat, Controle de Gestão: Um a abordagem contextual e organizacional, 3ª Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2001. LIMEIRA, André Luis Fernandes, Análise de Custos – Aplicação da Margem de Contribuição Econôm ica, São Paulo: Editora Laços, 2014 NOLAN, Thomas W. (et. All), The I m provem ent Guide, USA: Jossey-Bass, 1996 ROSSETI, José Paschoal, ANDRADE, Adriana de, Governança Corporat iva. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 2007 SILVA, Carlos A. dos Santos, JR. José H. Perez, OLIVEIRA, Luís Martins de, Controladoria Estratégica , 10ª Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2014 KAPLAN, Robert S, NORTON, David P. 23ª Ed., A Estratégia em Ação, Rio de Janeiro: Editora Campus, 1997. Curriculum vitae do professor Fábio Lopes Soares, PhD em Business Administration (FCU-EUA), MSc – Mestrado em Direito (FMU), MBA – Gestão Econômica e Estratégica de Negócios (FGV), Especialista em Negociações Econômicas Internacionais (UNESP/UNICAMP), BSc – Bacharel em Direito (FDSBC), Advogado com OAB em SP, contabilista (ETESP) e conhecimentos especializados em Defesa do Consumidor. Apresenta domínio sobre ferramentas de MCQ, PMO e certificações ISO, sendo Green Belt em Six Sigma. Participante efetivo da Comissão de Direito do Consumidor da OAB SP, do comitê setorial de Ouvidoria da ABRAREC, Conselheiro da ABO - Associação Brasileira de Ouvidores, além de membro da BRASILCON e especialista convidado pelo Jornal O Estado de São Paulo, Revista Consumidor Moderno, JOTA (portal UOL de notícias) e parecerista da CGU – Controladoria Geral da União. Sócio fundador da Bureau Sapientia, atuou por mais de 17 anos no Banco Itau, Unibanco e Bradesco como gestor e CFO a frente de processos gerenciais para Ouvidoria, Sistemas de Controle Operacionais, Relações de Consumo e Jurimetria, assim como para o Governo Federal e Governo do Estado de SP. Professor convidado para cursos de pós-graduação, MBA e LLM da Escola de Administração e Escola de Direito Rio da FGV. 6 Controladoria 2 . TEXTOS PARA ESTUDO 2.1Introdução O estudo da Controladoria no mundo atual não é mais realizado somente visitando os conceitos básicos de contabilidade. Essa verdade ocorre em decorrência da interação econômica dos mercados internos com os externos, a economia interna, a livre concorrência, os marcos legais e, sobretudo, a análise de ativos intangíveis, possíveis de serem diagnosticados pelas atuais ferramentas de controle. O executivo chamado controller ou sua equipe passou a ter um papel de consultor interno, capaz de, juntamente com as equipes financeiras e contáveis, ser responsável pela salvaguarda dos ativos e passivos, mediante a antecipação de cenários internos e externos. A demonstração tangível de perdas financeiras, de clientes, de serviços e produtos para a concorrência, de fraudes internas ou possíveis pontos de atenção nas esferas de Ouvidorias, refletem a diversificação de atuação que a controladoria exerce no mundo moderno. Para tanto, o olhar estratégico dos riscos e sua gestão, da correta identificação da estratégia como o BSC (Balanced Scorecard) e o crivo da implantação de níveis de Governança que gerem a justa e equilibrada prestação de contas, representa o profissional moderno e conectado com as melhores práticas. O uso das análises criticas e gerenciais devem ser estimuladas com fatos quantitavos e qualitativos, fruto de um olhar além dos números, mas das perspectivas e tendências: é um uso de uma inteligência de negócios (BI) dentro das dinâmicas e controles operacionais submetidos a Controladoria. Por fim, cada caso sempre deve ser estudado separadamente, pois não há de se colocar como padrão algo que tem influencias internas características do modelo de desempenho, de gestão e de valores culturais da organização. 2.2 Gestão Econômica (GECON) e a Controladoria na Gestão Empresarial Por Roberto Vatan dos Santos1 O novo cenário mundial exige dos gestores uma visão holística e sistêmica das entidades empresariais, assumindo-se que a organização é um sistema, composto de subsistemas interdependentes e relacionados entre si, formando um todo. Devem ser capazes de atuar pró-ativamente neste, dominando os eventos econômicos (àqueles que impactam 1 FEA, USP, Departamento de Contabilidade e Atuária 7 Controladoria patrimonialmente a entidade), fazendo acontecer e manipulando os fluxos físico, operacionais, econômicos, financeiros e patrimoniais. A Controladoria ao longo do tempo como órgão administrativo desenvolveu-se, chegando alguns indivíduos a ocupar a presidência da empresa. No entanto dentro de uma forma mais genérica seu escopo era mais de produtor de informações, controlador dos gastos, com caráter intervencionista, fiscalizador, punitivo, apontador dos “fatos ruins”, das ineficiências e “derrotas” dos gestores. Postura esta, que não mais atende às necessidades empresariais de gestão do ambiente contemporâneo. Este trabalho propõe ousadamente uma visão alternativa para o nascimento de um novo ramo de conhecimento, denominado Teoria da Gestão Econômica, estruturado sistêmicamente, com metodologia própria: o sistema de gestão econômica, com objeto de estudo: os eventos econômicos, unindo as teorias da decisão, mensuração e informação. Tendo por finalidade a identificação, mensuração, informação e decisão sobre os eventos econômicos. O sistem a GECON é um modelo gerencial de administração por resultados econômicos, que incorpora um conjunto de conceitos integrados dentro de um enfoque holístico e sistêmico objetivando a eficácia empresarial e compreende basicamente os seguintes elementos integrados: um modelo de gestão empresarial, um sistema de gestão empresarial, um modelo de decisão, mensuração e informação do resultado econômico, apoiados por um sistema de informações para avaliação econômico-financeira. Desta forma, o conceitos de gestão econômica são distribuídos e incorporados culturamente para decisão e ação, em todas as áreas de responsabilidade da empresa, dentro de uma visão de parceria, co-participação, co-responsabilidade e “accountability”, caracterizando portanto uma “Controladoria Virtual” , com atuação à distância dentro de um conjunto único e integrado de conhecimentos. A seguir são descritos os vários componentes e principais conceitos do GECON. 1 . Eficácia Em presaria l e Sistem a Em presa Por eficácia entende-se a capacidade gerencial de “fazer as coisas certas”, “fazer com que as coisas sejam realizadas”, ou atingir os resultados planejados. Defende-se que a eficácia não é um parâmetro dualista do tipo: atingiu ou não atingiu, mas sim que existem diferentes graus de atingimento. Então, a eficácia empresarial consistiria somente na maximização lucro? Não, o enfoque estritamente econômico é insuficiente para explicar o “todo” do comportamento organizacional. Na visão contemporânea, as empresas existem por delegação da sociedade para satisfazer continuamente às necessidades humanas, ou seja segundo ARANTES (1994, p. 23) as entidades têm a responsabilidade de produzir coisas que sejam de valor para a sociedade, e que portanto contribuam para o crescimento social. O homem autoriza às organizações que façam por eles, de maneira mais produtiva, o que antes faziam sozinhos para sobreviver e progredir. Neste contexto, a eficácia em presarial se caracteriza pelo grau de at ingim ento da m issão do negócio e garant ia de cont inuidade da ent idade. 8 Controladoria O atingimento da eficácia do sistema-empresa e de cada uma de suas partes implica em levar em consideração os seguintes requisitos fundamentais: produtividade, eficiência, satisfação, adaptabilidade do processo decisório e desenvolvimento. Se a eficácia empresarial é tão importante, surge a questão de como mensurá-la corretamente? Diversos pesquisadores propuseram a composição de um quadro referencial de metas para qualquer organização ser eficaz, tais como: posição no mercado, inovação, produtividade, recursos físicos e financeiros, rentabilidade, desempenho e desenvolvimento dos executivos, desempenho e atividade dos trabalhadores, responsabilidade pública. Estes diversos indicadores para mensuração da eficácia são aspectos, no nosso entender, são requisitos, pressupostos para atingimento da eficácia e não propriamente a eficácia. Por outro lado, todos os indicadores têm unidades de medidas diferentes, ficando difícil sua operacionalização como um todo. Destruindo a comparabilidade, ora uma entidade pode ser produtiva e não ser eficiente, pode ter inovação com fraca responsabilidade pública. Esta problemática nos conduz ao caminho de que o m elhor indicador da eficácia em presarial é o lucro econôm ico, conceitualm ente e corretam ente m ensurado, sintet izando os dem ais indicadores físico- financeiros. Se uma empresa é eficiente, este ponto estará refletido no lucro de forma positiva, o mesmo acontece se a mesma satisfazer seus clientes, ou tiver uma posição vantajosa no mercado, e assim também com os demais índices. No entanto, o lucro não é o contábil, o ortodoxo segundo a legislação ou normas contábeis, mas sim o lucro econômico, medido através de um sistema de mensuração que realmente espelhe o patrimônio econômico empresarial e suas mutações. 2 . Modelo de Gestão Em presaria l Entende-se que modelo pode ter duas concepções: Em primeiro lugar é uma representação simplificada da realidade ou de aspectos da realidade, como objetos, sistemas ou eventos reais. Em segundo representa um ideal, um padrão a ser seguido, um wazzu exemplo a ser imitado em ações, procedimentos, maneiras, etc. Conceitua-se como modelo de gestão empresarial, um conjunto de princípios, normas, práticas, idéias, valores e crenças “permanentes” estabelecidospara gestão de uma entidade pelos seus “donos”. O modelo de gestão empresarial tem por finalidade principal a potencialização do resultado econômico. Isto é, criar condições de natureza comportamental para que a gestão empreenda ações positivas sobre o meio-ambiente. Pode-se dizer que o modelo de gestão para uma empresa é como a “Constituição Federal” para um país, por estarem neste estabelecidos os princípios e regras básicos que regerão todas as suas atividades. Este ponto esclarece o caráter de “permanentes” e não “eternos” dos princípios estabelecidos no modelo de gestão, pois os mesmos poderão ser alterados ao longo do tempo, dependendo das mudanças das crenças e valores dos proprietários em sua interação sócio-cultural com o ambiente externo e interno. Assim, numa organização ideal, o modelo de gestão refletirá as idéias, crenças e valores dos proprietários, as quais estarão disseminadas por toda organização, sendo, pois, plenamente aceitas por todos os gestores, os quais buscarão neste as orientações para as suas decisões. 9 Controladoria Neste sentido, as principais funções do modelo gestão empresarial são: a) promover a interação entre gestores e donos do negócio; b) orientar os gestores na sua rotina de tomada de decisão; c) garantir o aproveitamento do potencial e capacidade dos gestores; e d) promover a estabilidade do ambiente interno da empresa. Sob a ótica do GECON, o modelo de gestão, de forma ideal, deve explicitar todas as regras básicas ou diretrizes principais para gestão da empresa. Dentre outras, deverão estar explícitas as diretrizes relativas aos seguintes pontos: estilo gerencial, processo de gestão, papéis e posturas dos gestores, delegação de poder e responsabilidades (autonomia gerencial) e critérios de avaliação de desempenho: 3 . Sistem a de Gestão Em presaria l Gestão é um processo de tomada de decisões est ruturado e orientado por um conjunto de princípios e conceitos, que visa garant ir o at ingim ento da m issão da organização com o um todo e em suas partes. Tem por finalidade principal o atingimento da eficácia empresarial. Considerando que a eficácia da organização depende da qualidade das decisões dos seus gestores, então o resultado econômico reflete as ações dos gestores. Dem onstração do Resultado Econôm ico Receitas Operacionais (-) Custos Variáveis Operacionais (=) Margem de Contribuição Operacional Receitas Financeiras (-) Custos Financeiros (=) Margem de Contribuição Financeira (-) Custos Fixos (=) Resultado Econômico Nestes termos, cada área de responsabilidade possui um gestor empreendedor, “dono” do seu negócio, responsável pelo atingimento de resultados econômicos planejados. A dos resultados de cada uma das partes resulta no resultado da empresa como um todo, levandos e em consideração que os interesses globais da empresa devem prevalecer sobre os interesses particulares de cada área. Neste clima gerencial o resultado econômico precisa ser otimizado através de um modelo de decisão ( lógica do processo decisório sobre o evento econôm ico) que propicie à apuração deste resultado em todas as fases do processo de gestão. Geralmente as tarefas de administração estão ligadas às atividades de planejamento, organização, coordenação, direção, controle, motivação, etc.. Estas tarefas são os meios e não a essência da gestão. O processo de gestão, de forma analítica para o GECON é caracterizado pelas fases de planejamento, execução e controle. 10 Controladoria 4 . Mensuração Conceitualm ente Correta do Resultado Econôm ico Um ponto fundamental para se administrar por resultados econômicos é que o mesmo deva ser corretamente mensurado. No sistema GECON é reconhecido que o valor da empresa aumenta com a agregação de valor econômico, validado pelo mercado, proporcionada pelo processo interno de geração de produtos e serviços nas diversas atividades através do consumo de recursos. O modelo de mensuração (base de conceitos para medir o resultado econômico do evento) identifica, mensura e reporta os resultados das atividades (receitas menos custos) nas respectivas áreas de responsabilidade, segregando os resultados operacionais dos financeiros, apurando as margens de contribuição e reconhecendo que o valor econômico de uma entidade aumenta ou diminui à medida que o mercado atribui um maior ou menor valor para os ativos que ela possui As premissas utilizadas pelo modelo de mensuração do GECON para obtenção de um conceito de lucro e de patrimônio, segundo critérios econômicos, são elencadas por CATELLI (1996) como sendo demonstradas estruturalmente na figura 3. 5 . Sistem a de I nform ações para Avaliação Econôm ica O sistema de informações para avaliação econômica é especialmente desenhado para fornecer suporte ao processo de gestão em todas as suas fases. O dados e informações imputados no sistema devem ser obtidos diretamente dos sistemas de transações operacionais, permitindo assim maior integração, confiabilidade e qualidade. Assim sendo, é necessário um sistema de processamento de dados distribuído e acessado iterativamente e diretamente pelos gestores, conforme suas necessidades e atendendo plenamente o processo decisório, dentro de uma filosofia de banco de dados unificado e estruturado sem 11 Controladoria duplicidades. Necessita também gerar informações oportunas, permitindo assim ações gerenciais antes, durante e após a ocorrência dos eventos. O resultado econômico planejado precisa ser efetivado, e isto é conseguido através de um modelo de informação (lógica de elaboração e transmissão da informação) capaz de fornecer informações úteis, relevantes e oportunas ao processo de gestão. 6 . Avaliação de Desem penho e de Resultados Econôm icos Avaliar significa julgar uma situação e é também uma tomada de decisão. Quando voltado para o contexto empresarial, a avaliação serve como um instrumento capaz de gerar uma gestão eficaz. Portanto, avaliação compreende a atribuição de conceitos perante expectativas preestabelecidas, ou seja orçamentos e padrões para mensuração e desempenho. Avaliar também compreende a “accountability” , ou seja a necessidade de prestação de contas pela autoridade delegada. Induz ao cumprimento de metas e objetivos, motiva os gestores para um desempenho melhor, implica em reconhecimento dos esforços através de melhor remuneração, competição, etc. A avaliação somente por parâmetros físico-operacionais ou de custos é heterogênea para as diversas áreas de responsabilidade. Não permitindo o reconhecimento do esforço individual dos diferentes gestores, através de uma única base de mensuração. e custos. Para o GECON a avaliação de desem penho corresponde a comparabilidade entre os resultados econômicos gerados pelas atividades desempenhadas por cada gestor em sua área de responsabilidade com os resultados planejados, é importante a contribuição econômica de cada área no resultado global da empresa. Por outro lado, a avaliação de resultados visa à comparabilidade entre os resultados econômicos gerados pelos produtos e serviços nas diversas atividades da organização e suas contribuições ao resultado global da entidade. 7 . Controladoria Virtual, Novos Paradigm as: A Teoria da Gestão Econôm ica Como enfatizamos anteriormente a maximização dos resultados econômicos de cada área de responsabilidade isoladamente não resulta automaticamente no melhor resultado para a entidade como um todo. Pelo exposto os conceitos de gestão econôm ica deveriam estar disseminados e incorporados culturalmente em toda organização. O gestor de cada área de responsabilidade deve desenvolver procedimentos de autocontrole que lhe possibilitem prestar contas quanto ao resultado econômico obtido. As atividadesinternas desenvolvidas nas empresas são entendidas como “terceirizadas”, dentro de uma cadeia interna de relacionamento fornecedor-cliente. Cada gestor é o “dono” de sua área e portanto deve atuar como tal. A Controladoria em sua forma renovada também deveria estar engajada e ativa neste processo, gerindo sua área como “dona” em busca também de resultados econômicos. Dentro de uma visão de parceria, coparticipação, co-responsabilidade e “accountability”. Considerando a importância dos conhecimentos integrados, sua disseminação, sua utilização demonstrados e abrangência maior do que à visão de Controladoria e Contabilidade tradicionais. Propomos de forma inovadora a criação de uma área organizacional denominada Gestão Econôm ica, responsável, parceira, fiadora e 12 Controladoria coordenadora do processo de gestão econômica. Assim como existem outras áreas na empresa responsáveis pela gestão financeira, de marketing, de produção, etc. Esta área seria a única que possui o ferramental capaz de promover a otimização do resultado global da organização. Teria por conseqüência as seguintes atribuições: a) Efetuar a coordenação e combinação dos planos e do processo de planejamento elaborado nas diversas áreas de responsabilidade, conciliando-os e transformando-os em um plano geral e global, capaz de assegurar a otimização resultado e desempenho econômico global da entidade; b) Harmonizar e uniformizar os modelos de decisão, mensuração e informação dos eventos e resultados econômicos utilizados pelos gestores para o exercício pleno e efetivo da gestão econômica; c) Facilitar a ação dos gestores das diversas áreas, concebendo, implantando e mantendo um sistema de informações econômico-financeiro, capaz de mensurar corretamente os eventos econômicos e que apoie todas as fases do processo de gestão; d) Efetivar o controle dos desempenhos, estando atenta aos resultados alcançados pelas áreas, debatendo ações corretivas e indicando a otimização de cada área, no sentido de assegurar que o resultado econômico global seja efetivamente atingido. Sob este enfoque renovado a área de Gestão Econôm ica tem por m issão assegurar a otimização do resultado econômico global da empresa. A fiadora da gestão econômica, assim como as demais áreas contribuem para o cumprimento da missão da organização e sua sobrevivência, no entanto sua atuação deve ter como referência a coordenação dos esforços individuais de forma sinérgica, onde o resultado global é superior a simples soma aritmética dos resultados individuais. 2.3 Controladoria e Gerenciamento de Risco Operacional por Paulo Giuseppe Lim a de Araujo e Márcia de Luca A Controladoria pode ser considerada como forma de evolução da contabilidade, onde a geração de informações para os gestores tem maior importância do que a divulgação de informações para os usuários externos da empresa. E o que vem a ser Controladoria? Para Mosimann e Fisch (1999, p.88), a controladoria consiste em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão econômica. Pode ser visualizada sob dois enfoques: 13 Controladoria a. Como um órgão administrativo com uma missão, funções e princípios norteadores definidos no modelo de gestão do sistema empresa; e, b. Como uma área do conhecimento humano com fundamentos, conceitos, princípios e métodos oriundos de outras ciências. Os mesmos autores concluem (1999, p. 99): sob esse enfoque, a Controladoria pode ser conceituada como um conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente Contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficácia. A controladoria não pode ser vista como um método, voltado ao como fazer. Para uma correta compreensão do todo, devemos cindi-la em dois vértices: o primeiro como ramo de conhecimento responsável pelo estabelecimento de toda base conceitual, e o segundo como órgão administrativo respondendo pela disseminação de conhecimento, modelagem e implantação de sistemas de informação. Já Padoveze (2004, p.3) diz que “a Controladoria pode ser definida, então, como a unidade administrativa responsável pela utilização de todo o conjunto da Ciência Contábil dentro da empresa”. Continua dizendo que “à Controladoria cabe a responsabilidade de implantar, desenvolver, aplicar e coordenar todo o ferramental da Ciência Contábil dentro da empresa, nas mais diversas necessidades” (PADOVEZE, 2004, p.3). Como se vê, a definição da Controladoria envolve duas correntes: uma como ciência; e outra como órgão administrativo. A Controladoria enquanto ramo do conhecimento, apoiada na Teoria da Contabilidade e numa visão multidisciplinar, é responsável pelo estabelecimento das bases teóricas e conceituais necessárias para a modelagem, construção e manutenção de Sistemas de Informações e Modelo de Gestão Econômica, que supram adequadamente as necessidades informativas dos Gestores e os induzam duramente o processo de gestão, quando requerido, a tomarem decisões ótimas. Pode ser também conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente da Contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá- las para a obtenção de sua eficácia. Padoveze (2004) entende a Controladoria como uma evolução da Ciência Contábil, enfatiza ainda que representa um alargamento do campo de atuação da contabilidade. De acordo com Figueiredo e Caggiano (1997, p. 27), “o órgão administrativo Controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório, colaborando com os gestores na busca da eficácia gerencial”. Tem ainda a função de colaborar com os gestores em seus esforços para obtenção da eficácia de suas áreas quanto aos aspectos econômicos e assegurar a eficácia empresarial, 14 Controladoria também sob aspectos econômicos, através da coordenação dos esforços dos gestores das áreas (MOSIMANN e FISCH, 1999). A maioria dos autores entende que o cont roller deve fazer parte da cúpula administrativa e participar dos processos de planejamento e controle da gestão empresarial. Como principal gestor do sistema de controle interno, consequentemente das informações, está em posição de exercer o controle através da divulgação e interpretação das informações necessárias à tomada de decisões. Através do exercício de fornecer e interpretar, tempestivamente, as informações relevantes, o cont roller influencia as decisões, desempenhando um papel fundamental no direcionamento da empresa para o atendimento de seus objetivos. O cont roller deve atuar como o executivo que cria e divulga as informações na empresa. Para tanto, cabe-lhe a tarefa de projetar, implementar, coordenar e manter um sistema de controles internos capaz de atender adequadamente às necessidades de informação do processo de planejamento e controle da empresa. Neste contexto, indaga-se qual seria a missão da Controladoria. Mosimann e Fish (1999, p.89) afirmam que: A Controladoria, assim como todas as áreas de responsabilidade de uma empresa, deve esforçar-se para garantir o cumprimento da missão e continuidade da organização. Seu papel fundamental, nesse sentido, consiste em coordenar os esforços para conseguir um resultado global sinérgico, isto é, superior à soma dos resultados de cada área. Figueiredo e Caggiano (1997, p.26) dizem que a missão da Controladoria consiste em “zelar pela continuidade da empresa, assegurando a otimização do resultado global”. Ainda nesse estudo, a missão da Controladoria é “assegurar a otimização do resultado econômico da organização”. Para que essa missão sejaatingida, faz-se necessário o atendimento dos seguintes objetivos: promoção da eficácia organizacional, viabilização da gestão econômica e promoção da integração das áreas de responsabilidade. Por ser a Controladoria o órgão responsável pela gestão da informação, servindo de suporte aos gestores no processo administrativo, cujo objetivo final é a otimização do resultado da empresa, convém identificar suas atribuições. O Financial Execut ive I nst itute diz que as atribuições da Controladoria incluem (OLIVEIRA, PEREZ Jr. e SILVA, 2002): a. Estabelecer, coordenar e manter um plano para o controle das operações; b. Medir o desempenho entre os planos operacionais aprovados e os padrões, divulgar e interpretar os resultados das operações dos diversos níveis gerenciais; c. Medir e divulgar a eficiência dos negócios e a efetividade das políticas, estrutura organizacional e procedimentos implantados para que os objetivos sejam atingidos; d. Fornecer adequada proteção para os ativos da empresa; 15 Controladoria e. Avaliar a eficiência dos sistemas de controles internos; f. Gerir os custos da empresa, através de sugestões para a redução de custos; g. Acompanhar o cumprimento dos planos e objetivos traçados pela organização; h. Analisar as causas de desvios nos planos da empresa ou nos sistemas de controle interno e sugerir correção dos mesmos; i. Analisar a adequação na utilização dos recursos da empresa sejam materiais ou humanos; j. Revisar e analisar os objetivos e métodos de todas as áreas da empresa. Após a definição das principais funções da Controladoria, buscou-se identificar as áreas das empresas que estão sob sua gestão direta. A seguir são relacionadas as áreas comumente subordinadas à Controladoria, considerando a contribuição dos diversos autores: a. Contabilidade financeira: responsável pela escrituração contábil e preparação das demonstrações financeiras. b. Contabilidade gerencial: responsável pela preparação de orçamentos e relatórios gerenciais sobre o desempenho das áreas e da empresa como um todo. c. Contabilidade de custos: acompanhamento e apuração dos custos de produção. d. Gestão fiscal: responsável pelo registro, apuração e liquidação das obrigações fiscais, nos âmbitos federal, estadual e municipal. e. Gestão patrimonial: controle dos bens do ativo fixo. f. Relacionamento com terceiros: relacionamento com os auditores externos e demais órgãos externos. g. Gestão financeira: preparação e acompanhamento do fluxo de caixa, além de gerir as áreas de crédito e cobrança, suprimentos, contas a receber e a pagar. h. Gestão da tecnologia da informação: participação ativa na aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas de informação. 2.4 Controles Internos Segundo o American I nst itute of Cert ified Public Accountants – AICPA O controle interno, no sentido amplo, compreende controles que se podem caracterizar como contábeis ou como administrativos, como segue: a) controles contábeis compreendem o plano da organização e todos os métodos e procedimentos referentes e diretamente relacionados com a salvaguarda do ativo e fidedignidade dos registros financeiros. Geralmente compreendem controles tais como: sistemas de autorização e aprovação, separação entre tarefas relativas à manutenção de registros, elaboração de relatórios e aquelas que dizem respeito à operação ou custódia do ativo, controles físicos sobre o ativo e auditoria interna; b) controles administrativos são os que compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos referentes, principalmente à eficiência operacional e obediência às diretrizes administrativas e que normalmente se relacionam apenas indiretamente com os registros contábeis e financeiros. Em geral, incluem controles 16 Controladoria como análises estatísticas, estudos de tempo e movimento, relatórios de desempenho, programas de treinamento de empregados e controle de qualidade”. O Com m it te of Sponsoring Organizat ions of the Treadway Com mission – COSO (2005) diz que controle interno é um processo efetuado pelo conselho de administração, diretoria, gerência e outros profissionais, desenhado para promover razoável segurança de que os seguintes objetivos das empresas serão atingidos: confiabilidade das demonstrações contábeis; eficácia e eficiência das operações; e adequado cumprimento das normas e regulamentos. Diz ainda que o controle interno é composto por: a) Ambiente de controle: está relacionado com a consciência de controle da alta administração da empresa, considerando fatores como ética e integridade, além de enfatizar, para todos os profissionais da organização, a importância dos controles internos e sua preocupação em saber se os controles implantados estão sendo executados como previamente previstos. b) Análise de riscos: envolve a identificação dos fatores internos e externos às operações da empresa que, de alguma forma, poderiam afetar a realização de seus objetivos e metas. Esta avaliação de risco deve ser efetuada de forma constante e contínua e os controles internos devem ser periodicamente reavaliados de forma que possa considerar a existência de novos riscos ou riscos que não foram previamente identificados. c) Atividade de controle: são consideradas as políticas internas da empresa que asseguram que os planos definidos pela alta administração estão sendo implantados e atingidos em todos os níveis hierárquicos da organização, incluindo o sistema de tecnologia da informação. d) Informação e comunicação: relacionam-se com a produção de informações operacionais, financeiras e de conformidade com os normativos (com pliance), necessárias para a administração da empresa. As informações geradas são utilizadas por usuários internos e externos e deve seguir um fluxo, que atenda a todos os níveis hierárquicos da organização. e) Monitoramento: representa o constante acompanhamento das operações e atividades regulares da empresa, decorrente do desempenho de seus profissionais. Este elemento também envolve a comunicação das deficiências identificadas ao gestor responsável pelo controle das operações. Para o adequado funcionamento do sistema de controles internos de uma empresa, faz se necessário que todos os cinco elementos estejam implantados e funcionando em relação a cada um dos objetivos do controle interno. Os objetivos do sistema de controle interno são: a proteção dos ativos das empresas; verificação da exatidão e a fidedignidade dos dados contábeis; promoção da eficiência operacional; e encorajar a adesão à política traçada pela administração. Neste mesmo sentido, Grazziotin (2002, p.13) diz que, os objetivos principais do processo de controle interno, fundamentais a qualquer negócio, podem ser caracterizados como segue: 17 Controladoria Eficiência e eficácia das operações (objetivos operacionais). Confiabilidade e integridade da informação financeira e gerencial (objetivos de informação). Aderência com leis e regulamentos aplicáveis (objetivos de com pliance). Os problemas nos controles internos das empresas podem ser agrupados nas seguintes categorias: (a) entender o negócio; (b) responsabilidade; (c) segregação de funções; (d) administração de riscos; e (e) controle sobre falhas. Na administração do risco, o mesmo autor salienta que os gestores da entidade devem possuir mecanismos para assegurar que os fatores internos e externos que poderiam afetar, de alguma forma, os negócios, na busca para atingir os objetivos ou na realização das estratégias da empresa, possam ser identificados e avaliados. A Federat ion of European Risk Managem ent Associat ions – FERMA (2005) diz que risco é a probabilidade de um evento vir a acontecer e de suas conseqüências. Diz ainda que“o simples fato de existir atividade, abre a possibilidade de ocorrência de eventos ou situações cujas conseqüências constituem oportunidade para obter vantagens (lado positivo) ou então ameaças ao sucesso (lado negativo)”. A gestão de riscos consiste em um processo através dos quais as organizações analisam, metodicamente, os riscos inerentes às respectivas atividades, com o objetivo de atingirem uma vantagem sustentada em cada atividade individual e no conjunto de todas as atividades”. O processo de identificar, analisar e gerir os riscos é um fator crítico do sistema de controle interno. E, considerando que as mudanças no mundo dos negócios é um fator constante, o sistema de controle interno deve estar capacitado a identificar estas mudanças, bem como os gestores devem estar habilitados para tomar as ações necessárias visando responder às mudanças identificadas, principalmente através de revisões e novas adaptações no sistema existente. O processo de identificação e análise de risco deve considerar se os principais objetivos da empresa foram definidos e comunicados adequadamente; se os fatores a serem considerados na análise de riscos, tais como a significância dos riscos, a probabilidade de sua ocorrência e as ações a serem tomadas no caso de sua identificação, foram estabelecidas; se existem instrumentos para antecipar, identificar e reagir sobre as mudanças ambientais que possam vir a ter efeito na empresa, principalmente quanto ao atendimento dos objetivos e metas estabelecidos pela alta administração. Contudo, se a Controladoria e o seu sistema contábil possui mecanismos para identificar qualquer mudança nos princípios contábeis e normas de contabilidade aplicadas, bem como possui instrumentos para relacionar as mudanças ocorridas na indústria da entidade, relacionada principalmente com divulgações obrigatória s e/ou envio de informações a 18 Controladoria órgãos reguladores. Surge então a indagação sobre quais são os tipos de riscos que podem afetar as empresas. Os riscos podem: ser externos (riscos financeiros e riscos estratégicos); ou internos (riscos operacionais) às atividades da empresa. Pode-se dizer que os riscos financeiros envolvem a capacidade das empresas em liquidar suas obrigações. Riscos estratégicos relacionam-se com a sobrevivência da empresa e sua capacidade de crescimento, como a concorrência, alterações no ramo de negócios, fusões e aquisições (fatores externos) e desenvolvimento interno, seja da capacidade dos profissionais ou de novos produtos (fatores internos). A possibilidade de que os sistemas, métodos e práticas da empresa não sejam capazes de resistir à falhas humanas ou situações adversas de mercado é definido como risco operacional, o que envolve falhas no sistema de controles internos, identificação e definição de um adequado sistema de recrutamento de pessoal (fatores internos) e o cumprimento de regulamentos (fatores externos). O Comitê da Basiléia define risco operacional como “risco de perdas associadas à falhas ou inadequações relacionadas a processos internos, pessoas e sistemas, ou, ainda, a eventos externos. Inclui risco legal, mas não inclui risco de reputação ou de estratégias”. 2.5 Estrutura Básica de um Sistema de Custos Por Júlio César Zanluca Na estrutura básica de um sistema de custeamento, são reconhecidos os seguintes elementos: sistema de acumulação de custos; sistema de custeio; modalidade de custeio. Sistem as de Acum ulação de Custos O sistema de acumulação de custos corresponde ao ambiente básico no qual operam os sistemas e as modalidades de custeio. Assim, antes de decidir quanto ao sistema ou à modalidade de custeio a ser adotada, a empresa deverá escolher o seu sistema de acumulação de custos, orientando-se, estritamente, pelo sistema produtivo da empresa. 19 Controladoria Existem dois sistemas básicos de produção - o sistema de produção por encomenda e o sistema de produção contínua. Sistem a de sistem a de produção por encom enda: caracteriza-se pela fabricação descontínua de produtos não padronizados; Sistem a de produção cont ínua: caracteriza-se pela fabricação em série de produtos padronizados. Consistentemente com os dois sistemas produtivos existem também dois sistemas básicos de acumulação de custos: 1. sistema de acumulação por ordem ou encomenda; 2. sistema de acumulação por processo. Adotará o sistema de acumulação de custos por ordem ou encomenda a empresa cujo sistema produtivo for predominantemente descontínuo, produzindo bens ou serviços não padronizados e, geralmente, sob encomenda específica dos seus clientes. Por outro lado, a empresa que produz, em série, bens ou serviços padronizados deverá adotar o sistema de acumulação de custos por processo. Sistem a de acum ulação de custos por ordem de produção Este é o sistema no qual cada elemento do custo é acumulado segundo ordens específicas de produção referentes a um determinado produto ou lote de produtos. As ordens de produção são emitidas para o início da execução da atividade produtiva e nenhum trabalho poderá ser iniciado sem que seja devidamente precedido pela emissão da correspondente ordem de produção. Os termos "ordem de fabricação", "ordem de serviço" ou "ordem de trabalho" são sinônimos de "ordem de produção". A condição indispensável para o adequado custeamento de uma ordem de produção é a sua contínua identificação com uma determinada produção em particular. O sistema de ordem de produção é o mais apropriado para o custeio de produtos por encomenda, sendo pouco usado nas indústrias de produção em série. Nestas indústrias, a sua utilização restringe-se, normalmente, ao controle de construções e às atividades de manutenção. Esse sistema apresenta, como não poderia deixar de ser, algumas desvantagens. Dentre elas, destacamos: custo administrativo elevado - o sistema exige considerável trabalho burocrático para o registro das informações minuciosas requeridas no adequado preenchimento das ordens de produção; 20 Controladoria controles permanentes são necessários para assegurar a correção dos dados de material e de mão-de-obra direta apropriados a cada ordem de produção; quando um embarque parcial é efetuado antes do encerramento da respectiva ordem de produção, faz-se necessária a utilização de estimativas para determinação do custo de vendas dos produtos enviados ao cliente. Sistem a de acum ulação de custos por processo O sistema de acumulação por processo é usado, invariavelmente, na contabilização dos custos de uma produção em massa. Normalmente, nesse sistema produtivo, todos os produtos são fabricados para estoque; uma unidade de produção é idêntica a outra, os produtos são movimentados no processo de produção continuamente, e todos os procedimentos de fábrica são predominantemente padronizados. As seguintes características desse sistema podem ser destacadas: os custos, diretos ou indiretos, são acumulados nas contas de custos durante um determinado período, sendo reclassificados por departamento ou processo no fim desse período; nos casos em que os produtos são processados em mais de um departamento, os custos correspondentes são transferidos para o departamento seguinte, de forma que o custo total vai sendo acumulado até que o produto esteja terminado; a produção, em termos de quantidade (quilos, toneladas, unidades etc.), é registrada diária ou semanalmente, sendo preparado, no fim do mês, um demonstrativo dos resultados finais; o custo total de cada processo é dividido pelo total da produção, obtendo-se um custo médio por unidade para o período. Sistem as de Custeio Uma vez definido o sistema de acumulação de custos a ser utilizado pelaempresa, passa- se à escolha do sistema de custeio a ser adotado. Essa escolha já não depende do sistema produtivo da empresa e sim, principalmente, do tipo de informação e de controle que a gerência pretende obter a partir do sistema de custeio a ser implantado. Os sistemas de custeio diferenciam-se entre si pela natureza dos dados contábeis utilizados - históricos ou predeterminados. Assim, são dois os sistemas de custeio: I - sistema de custeio baseado em dados reais, atuais ou históricos; e II - sistema de custeio baseado em dados estimados ou predeterminados. 21 Controladoria Sistem a de custeio histórico O sistema de custeio baseado em custos históricos ou atuais pode ser definido como um sistema no qual os custos são registrados tais como ocorrem. Em conseqüência disso, nesse sistema, os custos só são determinados após o término da fabricação do produto ou da prestação do serviço da empresa. Sob esse sistema, o produto é debitado pelo custo atual do material usado, da mão-de- obra aplicada e por uma estimativa dos gastos gerais de fabricação. Dessa forma, o sistema de custo atual ou histórico contém, no que respeita aos gastos gerais de fabricação, um elemento do custo predeterminado. Obviamente, o sistema baseado em custos históricos pode ser usado tanto em um ambiente de acumulação de custos por ordem de produção como em um ambiente de acumulação de custos por processo de fabricação em série. De um modo geral, as seguintes limitações afetam a utilização do custo histórico: o custo histórico pode não ser um custo típico, podendo, mesmo, em alguns casos, ser qualificado como um custo acidental; devido ao prazo requerido para apuração dos custos históricos e para elaboração dos demonstrativos neles baseados, a sua eficácia gerencial é muito limitada; sob um sistema exclusivo de custo histórico, não existe medida de comparação para julgamento imediato do desempenho da empresa. A gerência fica sabendo, apenas, se o custo mais recentemente apurado foi maior ou menor do que aquele verificado em período anterior, mas não disporá de elementos de comparação para poder determinar as operações, os fatores de produção ou as causas das variações constatadas. Sistem a de custeio predeterm inado Como o próprio nome indica, custos predeterminados são custos estabelecidos com antecedência sobre as operações de produção. Assim, em um sistema de custeio baseado em custos predeterminados, tanto o material como a mão-de-obra e os gastos gerais de fabricação são contabilizados com base em preços, usos e volumes previstos. Os custos predeterminados são usados quando a gerência está interessada, primeiramente, em conhecer quais deveriam ser os seus custos, para depois compará-los com os custos reais. Dentro do sistema de custos predeterminados, contas de variações são usadas para contabilização das diferenças (a mais ou a menos), resultantes da comparação entre o custo realmente incorrido e o respectivo custo predeterminado. Os custos predeterminados podem ser estimados com base na "melhor informação disponível no momento" da sua fixação, ou podem ser "padrões" resultantes de um meticuloso estudo de engenharia. 22 Controladoria Os custos predeterminados, sejam estimados ou padrões, apresentam as seguintes principais vantagens e desvantagens: tornam possível a aplicação do chamado princípio de exceção, que significa que a gerência passa a centralizar a sua atenção nos casos de variações significativas (para mais ou para menos) entre custos predeterminados e custos reais; são importantes como incentivos ao trabalhadores, supervisores e executivos que passam a contar com um padrão de medida do seu desempenho; (inclusive, por exemplo, para avaliação objetiva de resultados em Plano de Participação nos Resultados da Empresa - Lei 10.101/2000). permitem uma melhor formulação das políticas de preço e de produção da empresa; são medidas unitárias estáveis, das quais a administração pode servir-se para medir a eficiência das operações durante diferentes períodos de tempo; a principal desvantagem dos custos predeterminados refere-se ao trabalho e ao tempo requeridos para sua definição, notadamente quando se tratar da fixação de padrões. Modalidades de Custeio A terceira etapa na estruturação de um sistema de custos refere-se à modalidade de custeio a ser utilizada. A diferença entre as modalidades de custeio relaciona-se com o grau de variabilidade dos gastos apropriados aos produtos ou serviços produzidos pela empresa. Há duas modalidades de custeio: i. a modalidade de custeio por absorção; e ii. a modalidade de custeio variável ou direto. Ambas as modalidades podem ser utilizadas tanto em um sistema de custeio histórico como em um sistema de custeio predeterminado. Modalidade de custeio por absorção Quando, ao custear-se os produtos fabricados pela empresa, são atribuídos a esses produtos, além dos seus gastos variáveis, também os gastos fixos, diz-se que se está usando a modalidade de custeio por absorção. Esta atribuição de gastos fixos, entretanto, implica, naturalmente, a utilização de rateios. E nisso reside a principal falha do custeio por absorção como instrumento de controle. Por mais objetivos que pretendam ser os critérios de rateio, eles sempre apresentarão um forte componente arbitrário, que distorce os resultados apurados por produto e dificulta (quando não impede) as decisões da gerência com relação a assuntos de vital importância para a empresa, como, por exemplo, a determinação de preços de venda ou a descontinuação da fabricação de produtos deficitários. 23 Controladoria Para fins fiscais (Imposto de Renda), é obrigatório a utilização do custeio por absorção. Modalidade de custeio variável Em oposição à modalidade de custeio por absorção, o custeio variável ou direto toma em consideração, para custeamento dos produtos da empresa, apenas os gastos variáveis. Com isso, elimina-se a necessidade de rateios e, conseqüentemente, as distorções deles decorrentes. Assim, essa modalidade de custeio apresenta, sobre a modalidade anterior, significativas vantagens no que respeita à apuração dos resultados financeiros gerados pelos diferentes produtos da empresa e às decisões gerencias. Entretanto, a grande falha deste sistema, é que não é aceito, perante a legislação do Imposto de Renda. Portanto, a empresa que desejar adotá-lo, deverá fazê-lo mediante controles e relatórios distintos, em complemento à informação contábil. Método de Custeio Baseado em At ividades: Custeio ABC Adaptado de G. C. de Araújo e Roberto P. Silva Os sistemas tradicionais de custeio partem da hipótese de que produtos e serviços fabricados nas empresas consomem recursos gerando os custos, entretanto, há muito mais do que isso, as atividades da empresa também consomem recursos pagos por essa produção, devendo ser consideradas nessa composição. Os custos indiretos têm aumentado significativamente nas últimas décadas, devido a maior flexibilidade da produção, que necessita de uma maior estrutura das atividades de apoio; a realidade dos negócios contemplam questões como a estabilidade, funcionários e departamentos específicos que são fatores que elevam os custos indiretos da fabricação. Hoje são necessários aprimoramentos contínuos e integração multifuncional, com o intuito de oferecer respostas mais rápidas e ágeis aos clientes e a esse novo mercado. A competitividade, a concorrência e a globalização ditam as normas, as organizações que queiram sobreviver no mercado precisam se mostrar alertas e atuantes neste sentido, mesmo que se aumente os custos indiretos, é preciso ser dinâmica e apresentar bons resultados. O novo ambiente em que as organizações estãoinseridas e a com pet ição global, juntam ente com as inovações tecnológicas, vêm t ransformando o mundo dos negócios e estão a exigir novas form as de ut ilização das inform ações financeiras e não financeiras na gestão delas, com um a exigência m aior de inform ações relevantes, pr incipalm ente de custos e desempenho, com objet ivo de apoiar o processo de decisão. Por isso, as organizações devem usar sistem as aperfeiçoados de gestão (Zanet t i citando Kaplan e Cooper, 2003, p.1) . Desta forma, o Custeio ABC, auxilia a compreensão, a mudança e o crescimento organizacional, pois se trata do mais avançado em termos de lógica dos critérios de 24 Controladoria alocação dos custos indiretos e mais um dos mais vinculados à realidade produtiva atual, enquanto ferramenta.. Embora haja indícios de que o Custeio ABC tenha origem em trabalhos desenvolvidos na General Electric, na década de 60 nos Estados Unidos, somente com a intensificação da competição global, por volta da década de 80, quando as empresas despertaram para a nova realidade (satisfação dos clientes, treinamento, qualidade e etc.) e as novas tecnologias avançadas de produção e filosofia de gestão empresarial, o ABC, cujo propósito é de suprir essas necessidades sobre esses processos. Em outras palavras o objetivo do Custeio ABC é suprir a necessidade de informações precisas sobre o custo da necessidade de recursos de produtos, serviços, e canais específicos. O Custeio ABC, possibilita um cálculo mais acurado do custo dos produtos individuais. Sua principal vantagem é o fato que pode ser usado como uma ferramenta gerencial que estimula e suporta a melhoria contínua dos processos, da qualidade, dos parâmetros de desempenho da empresa e das próprias pessoas, pois focaliza os possíveis problemas ou oportunidades de melhora. Sua mais séria restrição é a dificuldade imposta à sua implantação pela carência e pelo custo das informações necessárias para o ABC. Porém com as novas tecnologias como os coletores eletrônicos de dados e os Sistemas Integrados de Administração Empresarial (ERP) e uma série de inovações a perspectiva é que o uso do ABC se amplie, principalmente nos mercados competitivos onde o conhecimento dos custos e de onde eles ocorrem é uma questão de sobrevivência. Custeio Baseado em At ividades – ABC Trata-se de uma das mais poderosas estratégias empresariais dos últimos anos, através da qual as companhias cortam desperdícios, melhoram serviços, avaliam iniciativas de qualidade, impulsionam para o melhoramento contínuo e calculam, com adequada precisão, os custos de cada produto fabricado. O ABC é uma técnica que acompanha a visão empresarial moderna de processos de negócios, sendo inclusive a única forma de se custear as atividades (que por sua vez representam consumo de recursos, usualmente por parte de pessoas/materiais). Não são as atividades desempenhadas pelos órgãos funcionais quem garantem a satisfação dos clientes. As atividades realizadas por esses setores, se integram em processos que visam atingir os objetivos desejados pelos clientes de cada processo. Esse método busca identificar as atividades relevantes que geram os custos necessários para os produtos. Desse modo, um departamento pode ter mais de uma atividade, assim como podem existir atividades que não necessariamente tenham que ser acumuladas por departamentos ou centros de custos. De qualquer forma, é possível que se consiga identificar uma atividade relevante para cada departamento. Para Villas Boas, o ABC: ... determina quais atividades consomem os recursos da companhia, agregando- se em centros de acumulação de custos por atividades. Em seguida, e para cada um desses centros de atividades, atribui custos aos produtos baseados em seus consumos de recursos. O ABC, em suma, procura atribuir aos produtos individuais 25 Controladoria a parcela de custos indiretos consumida por cada um deles, além obviamente dos custos diretos que usualmente incidem em cada produto. Quer os recursos consumidos sejam acumulados em atividades de lotes (ordens de produção) ou atividades de suporte dos produtos ou atividades de suporte das facilidades, o ABC utiliza bases de distribuição que procuram refletir quanto desses recursos incidem em cada produto (2003, p.1). O ABC é uma metodologia que facilita a análise dos valores de custos relacionados às atividades que mais consomem recursos. A quantidade, a relação de causa e efeito e a eficiência e eficácia com que os recursos são consumidos nas atividades constituem o objetivo da análise estratégica de custos do ABC, permitindo que os custos indiretos sejam primeiramente direcionados a atividades e processos, e depois a produtos, serviços e clientes. O pressuposto do ABC é que os recursos de uma organização são consumidos por suas atividades e não pelos produtos que elas fabricam; assim, todas as atividades devem receber parte dos custos. O ABC, enquanto sistema de custeio de produtos ou serviços é uma alternativa inteligente no processo de gestão das organizações, podendo ser entendido como uma vantagem competitiva. Tendo informações precisas sobre quanto custou um determinado produto ou serviço, sob todos os aspectos, a organização terá mais condições de negociar com os seus clientes oferecendo possibilidades mais reais de realizar operações e por conseqüência, lucro, pois saberá exatamente o que está fazendo. Atividade, para o ABC, é definida como um processo que combina, de forma adequada, todos os fatores de produção, matéria-prima, pessoas, equipamentos e tecnologias com objetivo de produzir produtos e serviços. Um custo de uma atividade é determinado pelo acompanhamento, pela análise e pela avaliação de cada departamento para se identificar seus objetivos de negócios, além dos processos individuais de trabalho e os recursos que foram disponibilizados para execução dessa atividade. A identificação dos custos das atividades aos objetos de custo (produtos fabricados) depende de uma relação de causa e efeito, e não necessariamente e tão somente ao volume produzido; em outras palavras, os recursos consumidos pela atividade são alocados a essa atividade em decorrência da sua necessidade e ao valor que ela agregou, e não só por ter sido produzida uma quantidade qualquer de produtos ou serviços. Uma atividade que não adiciona valor é aquela que não é percebida pelo cliente; a que adiciona valor pode ser entendida como aquela que, se eliminada, reduziria o serviço dos produtos para o cliente, sendo avaliada pela forma com que ela contribui para o produto final em termos de serviços, qualidade e custo (Atkinson et al., 2000). Uma visão ampla e bem definida do Custeio ABC é que: ... o objetivo é rastrear quais as atividades da empresa que estão consumindo de forma mais significativa seus recursos. Os custos são direcionados para essas atividades e destas para os bens fabricados. O rastreamento de custos que está implícito no método de custeio ABC é um processo muito mais complexo e 26 Controladoria sofisticado do que o simples rastreio dos CIF aos produtos. É necessário elencar as atividade que a empresa efetua no processo de fabricação, verificar quais os recursos que estão sendo consumidos por elas, direcionar os custos para essas atividades e delas para os produtos. (Neves e Viceconti, 2000, p. 129). Quando não puder ser efetuada diretamente a atribuição dos custos à atividade, deve ser realizada através da utilização dos direcionadores de recursos, que são os indicadores da maneira como as atividades consomem os recursos produtivos. Enquanto que a atribuição dos custos (que foram alocados às atividade) aos produtos, é realizada com o uso dos direcionadores de atividades, que são os indicadores de quantoos produtos consomem atividades. Ambos direcionadores (de atividades e de recursos) são denominados de direcionadores de custos. Metodologia do Custeio ABC Para que possa ser utilizado, torna-se necessário a definição das atividades relevantes dentro dos departamentos das organizações, e também é preciso ver os respectivos direcionadores de custos que irão alocar os diversos custos dentro destas atividades. Depois de alocados os custos à estas atividades, passa-se a observar a relação entre estas e os produtos, levando o custo de cada atividade aos produtos (unidade, linha, família entre outros). A aplicabilidade dos conceitos e da metodologia do ABC, transpõem o limite das empresas industriais, na qual passam pelas entidades de prestação de serviços e podem chegar as instituições sem fins lucrativos, podendo ser implantados sem interferir no sistema contábil corrente da empresa, funcionando de forma paralela. Nesse contexto, a partir da revisão da bibliografia (Zanetti, 2003), o ABC pode ser desenvolvido em quatro etapas seqüenciais: 1 - Desenvolver o dicionário de at ividades São identificadas e definidas as atividades realizadas por seus recursos indiretos e de apoio. O objetivo é estabelecer uma definição comum das atividades para toda a organização. Quando o foco principal do sistema ABC for estimar custos de produtos e serviços, os dicionários de atividades podem ser relativamente breves; e quando o objetivo é utilizar o sistema como base para esforços de melhoria e concepção de processos, este será mais detalhado. 2 - Determ inar quanto a organização está gastando em cada um a de suas at ividades A organização conhece as despesas oriundas das atividades, são definidos os montantes que cada atividade está gastando, sendo definida a sua hierarquia, o que permite que todas as despesas organizacionais sejam mapeadas em um nível hierárquico e organizacional. Ainda são definidos os atributos de atividades, que são os esquemas de codificação associados a cada uma delas, com o objetivo de facilitar a elaboração de relatórios de custos. 3 - I dent ificar produtos, serviços e clientes da organização Os objetos de custos que se deseja mensurar (medir) são igualmente objetivos de custos. Isso deve-se ao fato de que os objetos de custo são as razões pelas quais a organização 27 Controladoria executa atividades que consomem recursos. Perguntas como quem são os clientes, produtos e serviços, além de saber se a organização está sendo remunerada adequadamente para execução das atividades, devem ser feitas e respondidas. 4 - Selecionar direcionadores de custo da at ividade que associam os custos da at ividade aos produtos, serviços e clientes da organização Direcionadores de custos são medidas quantitativas do resultado de uma atividade. A seleção de um direcionador deve refletir uma compensação subjetiva entre precisão e custo de medição (custo x benefício). Deve-se escolher entre os três tipos de direcionadores de custo da atividade, o que melhor convier à organização. Esses tipos são: i. Direcionadores de t ransação: avaliam a freqüência com que uma atividade é executada, devendo ser usados apenas quando as atividades gerarem as mesmas exigências. Porém por entenderem que a mesma quantidade de recursos é empregada em uma determinada atividade, poderão levar a conclusões erradas; ii. Direcionadores de duração: representam o tempo necessário para executar uma atividade, incluindo horas de preparação, inspeção e mão de obra direta; iii. Direcionadores de intensidade: de todos os geradores, esses são os mais precisos, devendo ser usados quando os recursos associados à execução da atividade são caros e variam a cada execução da atividade. Desta forma, teremos: 1.º Identificação das atividades exercidas por cada departamento; 2.º Mensuração da quantidade de recursos que são consumidos por uma atividade; 3.º Atribuições dos custos das atividades aos produtos através da utilização dos direcionadores de atividades. Vantagens do Custeio ABC O sistema de Custeio ABC é uma técnica de alocação de custos que permite: identificar as atividades e processos existentes na organização; identificar custos envolvidos nestes processos e atividades e; atribuir custo das atividades aos produtos através dos direcionadores de custos. No que se refere à excelência empresarial o ABC contribui para que seja conseguido esse objetivo, uma vez que possibilita: melhorar as decisões de compra ou de fabricação, estimando e definindo preço, pois baseia-se no custo do produto que reflita o processo de produção; facilitar a eliminação de desperdícios, além de demonstrar quais as atividades que não agregam valor; 28 Controladoria melhorar a rentabilidade pelo completo monitoramento do custo do ciclo de vida e desempenho; eliminar crises, solucionado os problemas em lugar de tratar os sintomas; avaliar continuamente a eficácia das atividades, com o objetivo de identificar oportunidades de investimentos. A principal vantagem do Método ABC está relacionado com a tomada de decisão, ligando a estratégia corporativa à tomada de decisões operacionais, possibilitando capitalizar as atividades que são pontos fortes da empresa, além de permitir que as atividades consideradas como pontos fracos sejam reestruturadas. 2.6 Governança Corporativa Adaptação da tese de Márcia Bianchi A governança corporativa (corporate governance), teve sua origem nos EUA “como resultado da enorme dispersão da propriedade do capital naquele país e do elevado grau de independência obtida pela direção das companhias. Essa liberdade por parte dos administradores começou a ser questionada”, gerando, dessa forma, uma discussão sobre a determinação de limites necessários à atuação dos quadros diretivos das empresas (DUBEUX, 2001, p. 48). A prática da governança corporativa insere-se no contexto da busca de fortalecimento do mercado acionário, à medida que procura minimizar os potenciais conflitos de interesse existentes entre os acionistas majoritários e os minoritários, entre os proprietários e os administradores, como, também, entre os demais agentes da empresa, tendo como objetivo principal a maximização do valor da organização e, conseqüentemente, maior retorno para os acionistas ou proprietários. A governança corporativa tem como principal finalidade minimizar os problemas de agência entre os diversos atores da relação empresarial. A governança corporativa é um conjunto de mecanismos que serve para monitorar através desse controle, a gestão e o desempenho das organizações; ou, ainda, pode ser definida como uma forma de esforço contínuo em alinhar os objetivos da alta administração aos interesses dos acionistas ou proprietários, por meio da adoção de práticas mais eficazes de monitoramento. Para alguns autores, a governança corporativa como o sistema de relacionamento entre os acionistas, os auditores independentes, os executivos da empresa e os conselheiros de administração. Corroborando essa afirmativa, o IBGC (2004) define governança corporativa como sendo o sistema que assegura aos sócios-proprietários o governo estratégico da empresa e a efetiva monitoração da diretoria executiva. A relação entre propriedade e gestão se dá através do conselho de administração, a auditoria independente e o conselho fiscal, instrumentos fundamentais para o exercício do controle. A boa Governança Corporativa assegura aos sócios equidade, transparência, 29 Controladoria responsabilidade pelos resultados (accountability) e obediência às leis do país (com pliance). A Comissão de Valores Mobiliários – CMV define governança corporativa como sendo: o conjunto de prát icas que tem por finalidadeot im izar o desem penho de um a companhia ao proteger todas as partes interessadas, tais com o invest idores, em pregados e credores, facilitando o acesso ao capital. A análise das prát icas de governança corporat iva aplicada ao mercado de capitais envolve, pr incipalm ente: t ransparência, eqüidade de t ratam ento dos acionistas e prestação de contas (CVM, À primeira vista, devido ao envolvimento da CVM e de outros órgãos reguladores, fica a impressão de que o conceito de governança corporativa seja aplicável apenas às empresas que negociam em bolsas de valores, isto é, apenas aquelas cujo capital é aberto. Sabe-se, entretanto, que num sentido amplo a governança corporativa deve ser entendida como um conjunto de mecanismos e atitudes que reveste de transparência as operações de uma organização sob o ponto de vista de quem quer que esteja por ela interessado. De acordo com Almeida (2001), tradicionalmente a governança corporativa se preocupou em resolver os conflitos de interesse entre administradores e acionistas. Entretanto, os conflitos de interesse ocorrem entre uma gama mais ampla de agentes, os stakeholders: acionistas minoritários, acionistas majoritários, credores, gerentes, empregados, consumidores e sociedade como um todo. Assim, a governança corporativa possui como desafio minimizar os potenciais conflitos de interesse entre esses agentes. Existem vários mecanismos que podem ser utilizados pelo principal para dirigir seus agentes e assegurar que eles cumpram suas responsabilidades. Os autores a seguir, citam quatro mecanismos internos de governança e apenas um mecanismo externo, que são utilizados na moderna corporação. Os quat ro aqui exam inados são: a concent ração de propriedade, representada pelos t ipos de acionistas e seus diferentes incent ivos para m onitorar os agentes, o Conselho de Adm inist ração, a rem uneração execut iva e a est rutura da organização m ult idivisional. Em seguida, consideramos o mercado para cont role corporat ivo um m ecanism o externo de cont role corporat ivo (HI TT; I RELAND; HOSKI SSON, 2003, p. 405) . Poder-se-ia acrescer aos mencionados quatro mecanismos internos a área de controladoria, pois nada garantiria a existência de níveis de governança se o ambiente e o controle interno da organização não permitissem a existência de informações acuradas, sendo esse elemento o que pauta a existência da mencionada área. A governança corporativa está em evidência atualmente, sem uma ordem específica, devido às seguintes razões: a onda de privatização de amplitude mundial nas últimas duas décadas; a reforma dos fundos de pensão e o crescimento da poupança privada; a onda de takeover dos anos 1980; a desregulamentação e a integração do mercado de capitais; 30 Controladoria a crise da Ásia Oriental de 1998, que colocou em evidência a governança corporativa em mercados emergentes; e uma série de escândalos americanos e falências corporativas que se formaram, mas que não apareceram durante a era do mercado agressivo da última parte da década de 1990. A governança corporativa ainda é relativamente pouco conhecida como uma ferramenta de criação de valor; ela pode ser considerada uma máquina em que ocorre a maior parte das ações positivas na gestão corporativa. Ressalta-se que as organizações possuem, de uma forma geral, o conceito de governança corporativa, isto é, tendem a demonstrar maior transparência em seus negócios, com o intuito de obter maior aceitação e, conseqüentemente, possíveis investimentos. Entretanto, o grau de compromisso assumido pela empresa é que vai determinar o nível de governança corporativa que essa possui. Sistem as de governança corporat iva O sistema de governança corporativa adotado pelas empresas depende, na maioria das vezes, do ambiente em que estão inseridas. O sistema financeiro local, por exemplo, modela o mercado de capitais e acaba influenciado pelo sistema de governança corporativa adotado pelas empresas. Constata-se que existem duas grandes vertentes no que se refere ao sistema de governança corporativa. Uma delas está alicerçada no sistema anglo-saxônico, que prevalece nos Estados Unidos e no Reino Unido, e a outra no nipo-germânico, que pode ser observado no Japão e na Alemanha. Ressalta-se, porém, que esses sistemas, devido à evolução nos últimos anos, comprometeram algumas características fundamentais. O objetivo principal das empresas que adotam o modelo anglo-saxônico é a criação de valor para o acionista (shareholders). Entretanto, o objetivo das empresas que adotam o modelo nipo- germânico é buscar o equilíbrio entre os interesses dos acionistas com aqueles de outros grupos que são afetados por suas atividades, como por exemplo colaboradores, clientes e fornecedores (stakeholders). Na atualidade, existe muita pressão para que o sistema de governança corporativa da Alemanha e do Japão se aproxime do modelo anglo-saxão, podendo tal proposição ser estendida praticamente a todos os países (ROGERS e RIBEIRO, 2004). Para entender de forma ampla os sistemas de governança corporativa e a capacidade de auferir com eficiência as organizações, serão observados os sistemas dos quatro países. A governança corporat iva no Brasil No Brasil começa a se desenvolver no momento em que as empresas passam a se comprometer com a necessidade de um alto grau de transparência nos negócios. O controle das empresas não é pulverizado, e é comum a figura do acionista controlador, que muitas vezes é o executivo principal. 31 Controladoria Esse fato pode ser evidenciado por alguns elementos, tais como: às empresas que se enquadram em determinados critérios de boa governança corporativa é concedido um tipo de financiamento especial pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES), obtendo subsídio nos juros; outro elemento é a Resolução do CMN (Conselho Monetário Nacional) nº 2.829, de 29 de março de 2001, que estabelece níveis de boa governança corporativa para empresas listadas na Bolsa de Valores no que se refere à aplicação das reservas dos fundos de pensão, nos casos em que isso for aplicável. Segundo a Bolsa de Valores de São Paulo1, o Novo Mercado é um segmento do mercado acionário destinado à negociação de ações emitidas por empresas que se comprometem, voluntariamente, com a adoção de práticas de governança corporativa e disclosure adicionais em relação ao que é exigido pela legislação. A valorização e a liquidez das ações de um mercado são influenciadas positivamente pelo grau de segurança que os direitos concedidos aos acionistas oferecem e pela qualidade das informações prestadas pelas empresas. Essa é a premissa básica do Novo Mercado (BOVESPA (2004), maior centro de negociação de ações e derivativos de ações da América Latina; é uma associação civil sem fins lucrativos, entidade auto-reguladora, operando sob a supervisão da Comissão de Valores Mobiliários – CVM. A BOVESPA (2004) estabelece que a principal inovação do Novo Mercado, em relação à legislação, é a proibição da emissão de ações preferenciais. Porém essa não é a única. Resumidamente, a companhia aberta participante do Novo Mercado tem como obrigações adicionais: realização de ofertas públicas de colocação de ações por meio de mecanismos que favoreçam a dispersão do capital; manutenção em circulação de uma parcela mínima de ações, representando 25% do capital; extensão a todos os acionistas das mesmas condições obtidas pelos controladores quando da venda do controle da companhia – tag along; estabelecimento de um mandato unificado de um ano para todo o Conselho de Administração; disponibilização de balanço anual, seguindo as normas internacionais de contabilidade; introdução de melhorias nas informações prestadas
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