Administração de Sistemas de Informação A2

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Adm. de Sistemas de Informação 
Aula 2: Classificação dos recursos de um sistema de informação e a administração dos recursos de hardware e software. 
Introdução
Como vimos na aula anterior, os sistemas podem ser classificados de muitas formas. Eles podem ser considerados simples ou complexos. Um sistema estável e não adaptável permanece igual ao longo do tempo. Enquanto um sistema dinâmico e adaptável sofre modificações.
Sistemas abertos interagem com seus ambientes; sistemas fechados não. Alguns sistemas existem temporariamente, outros são considerados permanentes.
Os Sistemas de Informação dependem dos recursos que serão apresentados para coletar, transformar e disseminar informações em uma organização; para gerar os produtos de informação que são os relatórios administrativos e documentos empresariais utilizando texto e demonstrativos gráficos, respostas em áudio e formulários em papel.
Como Administrador, você terá muitas decisões a tomar sobre a utilização de hardware e software para melhorar o desempenho da sua empresa.
Objetivos
Identificar como são classificados os Recursos de um Sistema de Informação.
Conhecer quais os principais aspectos que devem ser avaliados pelo Administrador na utilização dos recursos de hardware e software.
Classificação dos recursos de um sistema de informação
Em qualquer tipo de sistema de informação podemos identificar cinco componentes em ação: Recursos Humanos, Recursos de Software, Recursos de Hardware, Recursos de Dados e Recursos de Rede.
Recursos Humanos
São necessárias pessoas para operar todos os sistemas de informação.
Esses recursos humanos abrangem os especialistas e os usuários finais ou clientes.
Os recursos humanos são uma das grandes restrições à modificação dos sistemas.
Um sistema bem desenhado tecnicamente para alcançar seu objetivo necessita ser usado e operado da forma correta. Para isso, o recurso humano de qualquer organização necessita conhecer claramente o seu papel e a importância do seu trabalho na organização. O papel da organização nesse contexto é primordial.
Tanto os operadores como os utilizadores do novo sistema necessitam de treinamento:
Pessoal operador de sistema: recursos humanos envolvidos na manutenção e no funcionamento do sistema, no controle e na segurança (inclui preparação de dados);
Pessoal potencial utilizador: recursos humanos que, direta ou indiretamente, utilizam o sistema. Necessitam se familiarizar com a aplicação e saber manipular os dados (adição, eliminação e edição de registros), recuperação e utilização de informação.
Durante a formação, a interação estabelecida com os utilizadores permite obter dados importantes sobre a aceitação do sistema e a sua adequação às necessidades dos diferentes profissionais. A formação dos diferentes utilizadores deve, sempre que possível, fazer referência ao perfil de conhecimento de cada utilizador e aproveitar todo o potencial de cada profissional.
Após implementação e arranque do sistema, o responsável pelo desenvolvimento do novo sistema de informação (SI) e os seus utilizadores devem avaliar de modo formal as mudanças introduzidas na organização.
Recursos de Hardware 
 Compreendem todos os dispositivos físicos e equipamentos utilizados no processamento da informação - máquinas e mídias. São exemplos os sistemas de computadores (unidades de processamento central, como os microcomputadores, computadores de médio porte etc) e os periféricos de computador (teclado, mouse, monitor, impressoras).
Recursos de Software
Conjunto de instruções operacionais chamados programas, que dirigem e controlam os hardwares de sistemas operacionais, bem como conjunto de instruções de processamento das informações, conhecidos como procedimentos. Um exemplo de procedimentos de entrada e saída de dados é a folha de pagamento.
Recursos de Dados
Os dados constituem um valioso recurso organizacional. São, geralmente, organizados em banco de dados, que guardam dados processados e organizados, e bases de conhecimento, que guardam conhecimentos em diversas formas (como fatos, regras e exemplos ilustrativos de práticas de negócios bem sucedidas).
Diferenças entre dados, informação e conhecimento
Dados
São observações e fatos primários crus; mais especificamente, são medidas objetivas dos atributos (características) de entidades (pessoas, lugares, coisas e eventos). Conjunto de fatos representando eventos ocorridos na organização ou ambiente físico, antes que tenham sido transformados.
É qualquer elemento identificado em sua forma bruta, que por si só não conduz à compreensão de determinado fato ou situação. Os dados são recursos de matéria-prima que são processados em produtos acabados de informação.
Os dados são submetidos a um processo de valor adicionado (processamento de dados) em que sua forma é agregada, manipulada e organizada, seu conteúdo é avaliado e analisado, e é colocado um contexto ao usuário humano, se transformando na informação.
EXEMPLO
Os dados sobre transações de vendas podem ser armazenados em um banco de dados de vendas e processados, resultando em relatórios de análise de vendas e administração.
Informação
São dados que foram convertidos em contexto significativo e útil para os usuários.
Dados com características específicas, isto é, trata-se de um conjunto de dados significativos (dados representados por símbolos compreensíveis, devem ser completos e devem expressar ideias não ambíguas) e relevantes (são os dados que podem ser utilizados na resolução dos problemas propostos) para o componente ou sistema a que se destinam.
É o dado tornado mais útil através da aplicação do conhecimento.
O valor da informação está diretamente ligado ao modo como ela ajuda os tomadores de decisões a atingirem os objetivos da organização.
Nesse contexto, a informação deve ser:
A seguir apresentaremos alguns tipos de informação:
Conhecimento
Estar ciente e ter o entendimento de um conjunto de informações. Saber como essas informações podem ser úteis para suportar determinado processo ou tarefa.
São informações junto com suas considerações pessoais.
Regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular dados, para torná-los úteis para uma tarefa específica.
Esforço de investigação para descobrir aquilo que está oculto, que não está compreendido ainda. Adquirir conhecimento não é reter informação, mas utilizar esta para desvendar o novo e avançar.
Capacidade de resolver problemas, inovar e aprender, baseando-se em experiências prévias.
O processo de definição de relações entre dados requer conhecimento.
Dado não é informação e informação não é conhecimento.
Recursos de rede
São componentes fundamentais a todo sistema de informação. Compreendem: meios de comunicação, acesso as redes e softwares de controle. São computadores, processadores e outros dispositivos interconectados por mídia de comunicação e controlados por softwares.
São meios de transmissão e comunicação de dados.
São as linhas de conexão que permitem aos computadores trocar dados entre si.
Existem dois tipos que requerem atenção:
Os recursos de rede compreendem:
Os sistemas de informação dependem de recursos apresentados anteriormente para coletar, transformar e disseminar informações em uma organização, para gerar os produtos de informação que são os relatórios administrativos e documentos empresarias, utilizando texto e demonstrativos gráficos, respostas em áudio e formulários em papel.
Administradores	
Os administradores devem responder algumas perguntas antes de escolher os recursos de hardware e software que deverão ser utilizados na sua organização:
Hardware X Software
Toda interação dos usuários de computadores modernos é realizada através do software, que é a camada colocada sobre o hardware que transforma o computador em algo útil para o ser humano. Além de todos os componentes de hardware, o computador também precisa de um software chamado de sistema operacional.
Software
Como vimos, o softwareé uma sequência de instruções a serem seguidas e/ou executadas na manipulação, redirecionamento ou modificação de um dado/informação ou acontecimento. Software também é o nome dado ao comportamento exibido por essa sequência de instruções quando executada em um computador ou máquina semelhante, além de um produto desenvolvido pela engenharia de software. Inclui não só o programa de computador propriamente dito, mas também manuais e especificações.
Este produto passa por várias etapas como:
Análise Econômica;
Análise de Requisitos;
Especificação;
Codificação;
Teste;
Documentação;
Treinamento;
Manutenção;
Implantação nos Sistemas.
Aquisição de hardware
Seguindo uma tradição da organização, por recomendação ou influência externa, o importante é selecionar, de forma sensata e transparente (critérios válidos, pré-definidos), o tipo de hardware a ser adquirido e efetuar sua aquisiçao, levando em conta os seguintes critérios:
Qual o trabalho e capacidade necessários ao hardware;
Avaliar e medir as capacidades de cada equipamento;
Capacidade de interoperação do equipamento;
Fatores financeiros envolvidos;
Manutenção e suporte do equipamento.
Uma das competências do analista de sistemas é propor os equipamentos mais adequados para um novo S.I. Existe enorme diversidade de equipamentos, por isso é necessário realizar, de modo sistemático, a avaliação e seleção do equipamento mais adequado.
Determinação das especificações de tamanho e capacidade
Existe uma oferta, desde pequenos equipamentos (microcomputador) até equipamentos de grande capacidade, designados por mainframes ou mesmo até supercomputadores.
Existem igualmente, em cada linha de equipamentos, numerosos construtores; muitos destes possuem múltiplos modelos, desde os microcomputadores até aos computadores de maior porte, passando por todo o tipo de periféricos.
A primeira fase de reflexão na compra de um equipamento está relacionada ao seu tamanho e às suas capacidades. As capacidades de cada equipamento constituem o seu melhor elemento caracterizador e deve ser em função destas que um equipamento possui maior ou menor adequação a uma dada tarefa.
Avaliação e medida de sistemas
As comparações entre diferentes computadores devem ser realizadas tendo por base um conjunto de dados e um ambiente semelhante, o máximo possível, ao da organização. Para o efeito utiliza-se uma técnica designada por "Benchmarking".
A técnica de Benchmarking consiste na utilização de programas tipo parametrizados de acordo com a carga de trabalho que caracteriza o processamento projetado para o S.I. em estudo.
Permite demonstrar a viabilidade e utilizada de técnicas de controle de todo o tipo de periféricos e proporciona uma oportunidade de teste de funções específicas a realizar pelo sistema.
Fornece informações importantes e úteis, uma vez que os resultados obtidos podem ser colocados posteriormente no contrato de aquisição como forma de assegurar prestações mínimas.
Os testes podem ser realizados virtualmente em qualquer plataforma, sendo possível comparar os resultados obtidos, com base nos critérios especificados.
Os testes podem analisar a velocidade do sistema, a velocidade de um dado ambiente no sistema (exemplo: linguagem) ou um conjunto de operações.
Por vezes, em vez de rodar benchmarks em diversos equipamentos, são utilizados simuladores de sistemas (disponíveis comercialmente).
Manutenção e suporte do equipamento
Depois da aquisição e instalação do equipamento, é necessário considerar a sua manutenção e a forma como se obter ajuda, e onde, em caso de dificuldades (suporte). Existe, após instalação, um breve período de garantia em que o fornecedor é responsável pela manutenção do equipamento. Após a garantia do equipamento, é possível contratar a manutenção de múltiplas fontes, sendo mais comum a do próprio fornecedor ou então de uma empresa especializada.
A manutenção também pode ser realizada pela própria organização. Neste caso, lembre-se que é necessário assegurar que possui pessoal qualificado e peças em estoque para o equipamento
Lembre-se de que é necessário assegurar que possui pessoal qualificado e peças em estoque para o sistema.
Os custos a suportar são pagos normalmente de forma anual ou semestral e no início do período; o valor total do contrato é normalmente uma percentagem do custo de aquisição; tipicamente 8% a 25%. O tempo mínimo de intervenção varia conforme o custo de manutenção, mas possui valores típicos de 4 a 24 horas/mês; devem ser realizadas vistorias periódicas de controle de funcionamento e condições de operação - manutenção preventiva.
Preocupações com o software
Muitas preocupações que se têm com o hardware são equivalentes às do software.
A decisão de que um dado software comercialmente disponível é bom para uma tarefa/ambiente de operação, e os termos em que é contratado/adquirido, é responsabilidade única e exclusiva da organização que o pretende adquirir.
A evolução dos sistemas tem mostrado ao mercado uma mudança contínua na tipologia e na aplicabilidade dos diversos sistemas. Este processo de transformação nos tem levado a uma linha de tendência, como pode ser visualizado a seguir:
Para podermos selecionar um software, devemos detalhar sua tipologia. Mesmo considerando que muitas vezes um Sistema de Informações vai ser desenvolvido de forma proprietária ou, pelo menos, customizado para a utilização específica de um cliente, outros softwares de uso corrente na organização poderão ter maior ou menor grau de integração a ele.
Um exemplo de tipologia de software para auxiliar no conhecimento do que é possível ou desejável integrar pode ser visualizada a seguir:
O software aplicativo consiste em uma série de programas que podem ser subdivididos em categorias de finalidades gerais e de aplicações específicas. Esses programas são chamados pacotes aplicativos porque controlam o processamento exigido para um uso específico, ou aplicação, para os usuários finais.
Os programas de aplicação de finalidades gerais são programas que executam trabalhos comuns de processamento de informações para usuários finais.
Saiba Mais
Os conjuntos de software formam uma combinação dos pacotes de produtividade mais amplamente utilizados. Eles incluem conjuntos de diversas dimensões de integração, como o Office, SmartSuite, e diversos outros.
Seleção de software
Existem duas grandes fases, objeto de estudo, quando se pretende selecionar software:
Avaliação de software;
Licenciamento de software.
A fase de avaliação é bastante delicada e exibe uma especificação prévia do que se pretende, a determinação das necessidades a satisfazer e o levantamento das características mínimas que devem ser asseguradas.
A fase de licenciamento de software trata das questões de custo, direitos de utilização e as questões legais relacionadas aos direitos de autor, incluindo os termos contratuais a serem respeitados pela organização.
Fase de avaliação
Esta fase pode ser subdividida em um conjunto de atividades relacionadas com:
Questões Acerca das Especificações das Aplicações
A avaliação de software é uma atividade difícil, baseada nos resultados obtidos na determinação das especificações de sistemas; nessa fase anterior, é determinado se um dado tipo de software disponível comercialmente é adequado ou não para o sistema.
Uma vez selecionado o tipo de software adequado às especificações, é necessário proceder à nova análise de mercado para eleger o candidato finalista.
Um método para a eleição do melhor candidato é sugerido pela análise de um conjunto de questões acerca das especificações das aplicações, o que permite a decisão de maior qualidade.
O analista, ao avaliar software para potencial adoção, efetua a comparação das facilidades encontradas com as especificações obtidas na fase anterior da análise.
Veja algumas questões:
Que transações e dados, acerca de cada transação, é preciso manipular?
Que relatórios, documentos e outro output deve o sistema produzir?Quais são os diretórios e base de dados necessários ao sistema. Que diretórios auxiliares é necessário considerar para a sua manutenção?
Qual é o volume dos dados a armazenar?
Qual o volume de transações a processar?
Existem necessidades específicas da organização que devem ser consideradas na seleção do software?
Que flexibilidade de consulta de dados deve a aplicação possuir?
Quais futuros melhoramentos são possíveis e quais estão previstos para a aplicação?
Quais as necessidades em termos de hardware e comunicações que o software requer?
Quais são as limitações do software?
Com base nessas questões é selecionado o software/aplicações mais indicado, tendo em conta igualmente as restrições de custo.
Flexibilidade
 O software é flexível quando tem facilidade em permitir resposta direta às mudanças de especificações do sistema e às novas necessidades do utilizador.
O software com flexibilidade tem maior valor e possui maior qualidade.
Normalmente, a flexibilidade introduz maior complexidade, uma vez que exige do utilizador a definição de muitos aspectos do sistema que poderiam ser incluídos no software como facilidade padrão.
As áreas onde a flexibilidade do software é importante incluem o armazenamento de dados, a geração de relatórios, os sistemas de menus, a definição de parâmetros e os sistemas de entrada de dados.
A flexibilidade do software também varia em função dos tipos de hardware suportados.
A flexibilidade do software pode permitir maiores facilidades de manutenção.
Viabilidade e Capacidade de Monitoração
Os utilizadores depositam uma "confiança cega" nos sistemas desenvolvidos, o que exige, ainda, maior necessidade de assegurar o seu correto funcionamento.
A verificação do funcionamento do software conforme especificado é um passo essencial na fase de seleção.
Alguns dos procedimentos típicos para esta fase:
Realizar o rastreio de uma transação, analisando valores intermédios produzidos durante processamento;
Imprimir registros e transações selecionadas que possuam características específicas e analisar os resultados;
 Testar repetidas vezes os comandos e as funções mais críticas do sistema;
 Produzir uma decisão completa de transações e dos seus efeitos nos diretórios e base de dados principais;
Obter os controles suficientes para a entrada de dados.
O processo de verificação deve ser levado a efeito com uma bateria de testes, de forma a que seja possível:
Validar relatórios e output.
Testar a autenticidade e qualidade dos dados e informação.
Um sistema ser fiável significa que os dados produzidos pelo sistema são fiáveis, corretos e confiáveis. Um sistema fiável tem também de ser um sistema seguro. A segurança de um sistema é avaliada pela determinação do método de acesso e pela capacidade de proteger o sistema contra acessos não autorizados.
Na segurança são utilizados sistemas de senha e sistemas de senha multinível. Os sistemas de senha multinível controlam o nível de entrada de um dado utilizador no sistema, com base nas funcionalidades e operações que lhe são permitidas.
Capacidade
A capacidade de um sistema calcula-se com base na quantidade de dados que armazena, na potência de processamentos que possui e na quantidade de utilizadores/aplicações que suporta.
A capacidade está intimamente relacionada aos dispositivos hardware/software utilizados.
Outros fatores são:
Tamanho máximo de um registro (bytes);
Tamanho máximo de um diretório (em bytes);
Tamanho máximo do diretório (em campos/registro);
Número de diretórios acessados simultaneamente;
Número de diretórios ativos simultaneamente;
 Número de variáveis a manipular;
 Complexidade das estruturas de bom utilizador;
Transações/utilizadores por unidade de tempo.
Suporte de Vendas
Um fator importante na seleção de software comercial é o apoio pós-venda. O apoio de pós-venda de qualidade facilita a manutenção do sistema.
O bom software que não é mantido em um ambiente dinâmico rapidamente se torna obsoleto.
O suporte de venda normalmente inclui o treino de venda no momento de aquisição do software.
Ao se tratar de um sistema, o item referente à formação deve referir claramente o seu local, o número de horas previstas, a documentação, o número de participantes permitidos, além dos respectivos custos, se existirem.
A resposta às questões de apoio de venda indica como quem produz o software se comportará perante a organização.
Esse serviço de apoio é normalmente designado por contrato de manutenção e deve ser detalhado nos seguintes pontos:
Qual é a frequência de manutenção de software?
Os upgrades terão custo? Qual?
Qual a periodicidade de novas versões?
A manutenção tem custo mensal? Que serviços cobre? Quais são excluídos?
Existe possibilidade de realizar modificações para o sistema? A que custo?
Darão alguma prioridade ao nosso sistema?
Qual a data de início e a data final de instalação?
Quais acordos existem para o controle sobre o aumento dos valores de manutenção?
Como e onde serão resolvidas divergências acerca do contrato de manutenção?
Em quais horários a assistência está disponível?
Que possibilidades e formatos existem para receber suporte de emergência? Com que custos?
É possível a organização alterar e adaptar o software? E ligá-lo/integrá-lo a terceiras entidades?
Contrato de software
Todas as questões discutidas na avaliação do software devem ser objetos de referência no contrato. A redação do esboço do contrato deve ficar a cargo de um advogado, assim como a leitura de contratos dados pelo fornecedor.
Existem dois tipos de contrato:
Licenciamento de software: em que é permitida a sua utilização segundo um conjunto de regras explicitadas.
Contrato de desenvolvimento: em que as obrigações de parte a parte são colocadas, bem como expostos claramente os prazos, resultados e objetivos a cumprir.
O contrato deve fixar claramente em que moldes e quem é o dono do software.