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Arquivamento e Ordenação de Documentos – Modelos e Tipos de Pasta
ARQUIVOLOGIA
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ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
MODELOS E TIPOS DE PASTA
Arquivamento e ordenação de documentos são basicamente a forma de 
arquivar os documentos para guardá-los no Arquivo e as formas de ordenação 
desses documentos a fim de os localizar no futuro. 
Arquivamento = Acondicionamento + Armazenamento
ACONDICIONAMENTO 
• Refere-se à embalagem em que o documento foi inserido, com vistas a 
protegê-lo e facilitar seu manuseio. 
Exemplos de unidades de acondicionamento:
• pastas;
• caixas de arquivo;
• envelopes etc.
ARMAZENAMENTO
Refere-se ao mobiliário em que o documento, já devidamente acondicio-
nado (ou não) será guardado.
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Obss:� quando uma pessoa coloca no mobiliário adequado um documento que 
geralmente já foi acondicionado, ela está armazenando o seu documento. 
Pegadinha da banca
É preciso ter cuidado ao responder às questões de provas, pois os conceitos 
de armazenamento podem ser invertidos, dispondo que o armazenamento tem 
relação com embalagem, e o acondicionamento, com mobiliário. Nesse caso, 
a questão estará incorreta.
Exemplos de unidades de armazenamento:
• Estantes;
• Armários;
• Prateleiras;
• Arquivos de gavetas etc. 
Obss:� cada tipo de material tem de ser estudado, para verificar a melhor forma 
de ser guardado. Existe um tipo de acondicionamento adequado para 
cada tipo de material. Não é adequado guardar papéis e mídias digitais 
no mesmo tipo de pasta, por exemplo. 
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QUESTÕES DE CONCURSO 
1. (IADES/MPE-GO) Arquivamento é o processo de embalagem destinado a 
proteger os documentos e a facilitar seu manuseio independe do uso de sof-
twares específicos ou de computadores.
Comentário
Arquivamento = acondicionamento + armazenamento. A questão da embalagem 
é relacionada apenas ao acondicionamento. 
2. (IADES/MPE-GO) Acondicionamento é o conjunto das operações de arqui-
vamento e armazenamento de documentos.
Comentário
A questão misturou a ordem dos elementos. Arquivamento = acondicionamento 
+ armazenamento. 
3. (CESPE-UNB/MEC) Arquivamento é o conjunto das operações de acondicio-
namento e armazenamento de documentos.
Comentário
O arquivamento envolve o acondicionamento e o armazenamento. 
4. (CESPE-UNB/SGA-DF) Arquivamento é o conjunto das operações destina-
das ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
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TIPOS DE PASTAS
Pastas suspensas
• São bastante utilizadas na fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
Obss:� a idade corrente caracteriza os documentos que estão dentro do próprio 
setor da instituição.
Pastas A-Z
• Também são bastante utilizadas na fase corrente do ciclo de vida dos docu-
mentos.
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TIPOS DE PASTAS:
Pastas em L
• São utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicionamentos 
maiores;
• Geralmente coloridas, permitem criar subdivisões dentro de outras pastas.
Pastas sanfonadas
• São aquelas que apresentam várias divisórias, onde os documentos podem 
ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer 
outro critério adotado pela instituição.
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TIPOS DE CAIXAS
Caixa-arquivo
• Muito utilizada na fase intermediária;
• A bibliografia recomenda a utilização das caixas de papelão, em vez das de 
plástico, para garantir maior durabilidade aos documentos.
MODELOS DE ARQUIVOS
Arquivo de gavetas
• Os documentos são armazenados, geralmente, em pastas suspensas;
• É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes;
• É bastante prático na busca dos documentos.
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Fichário
• Próprio para guarda de documentos em formato de ficha;
• Com a informatização das empresas, tornou-se menos comum.
Arquivo deslizante 
• Formado por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos, de forma que 
possam deslizar e permitam a abertura na estante onde se deseja colocar 
ou buscar o documento;
• Permite a otimização do espaço disponível no arquivo.
Obss:� a vantagem do arquivo deslizante é otimizar o espaço, apesar de ser um 
modelo de arquivo relativamente caro. 
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Direto do concurso
5. (QUADRIX/CRA-AC) A organização é fundamental no ambiente de trabalho. 
Além do arquivamento, os documentos precisam estar dispostos de forma 
a facilitar sua localização quando necessário. A figura a seguir ilustra uma 
pasta, bastante funcional e utilizada em arquivos e armários para guardar 
documentos, contratos e papéis. Trata-se da:
a. Pasta Grampeada.
b. Pasta Catálogo ofício.
c. Pasta Suspensa.
d. Pasta AZ.
e. Pasta L.
Comentário
A figura ilustrada é uma pasta suspensa. 
6. (CESPE-UNB/FUB) As medidas das embalagens devem respeitar formatos 
padronizados e devem ser superiores às dos documentos que nelas serão 
abrigados.
Comentário
As embalagens devem respeitar formatos padronizados para facilitar a 
organização e devem ser maiores do que os documentos, para não precisar 
dobrar e, assim, danificar os documentos. 
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7. (QUADRIX/CRO-PR/2012) Analise a figura a seguir, julgue as afirmativas e 
escolha a alternativa correta.
I – É um típico exemplo de pasta suspensa.
II – É usado, apenas, para arquivo de memorandos.
III – Esse tipo de pasta deve ser arquivado, somente, pelo método numérico.
a. Todas afirmativas estão corretas.
b. Apenas uma afirmativa está correta.
c. Apenas as afirmativas I e II estão corretas.
d. Apenas as afirmativas II e III estão corretas.
e. Todas afirmativas estão incorretas.
Comentário
I – A figura ilustra uma pasta A-Z, muito utilizada na idade corrente.
II – Ela não é utilizada apenas para arquivo de memorando, e, sim, para 
qualquer arquivo.
II – Esse tipo de pasta não precisa ser arquivado somente pelo método numérico.
ARQUIVAMENTO NOS ARQUIVOS CORRENTES:
Nos arquivos correntes, é muito comum o acondicionamento dos documen-
tos em pastas suspensas armazenadas em armários ou arquivos de gavetas.
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ARQUIVAMENTO NOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS:
Nos arquivos intermediários, em geral, os documentos são acondicionados 
em caixas de arquivo de papelão, armazenadas em estantes de aço.
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DE GRANDES DIMENSÕES:• Deve-se evitar dobrá-los, acondicionando-os em pastas de grandes dimen-
sões;
• O armazenamento deve ser feito em gavetas, de forma horizontal.
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ARQUIVAMENTO VERTICAL 
• Os documentos são arquivados lado a lado;
• Facilita a busca, uma vez que, para se retirar um documento, não há neces-
sidade de se retirar os outros;
• É recomendado para os arquivos correntes.
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL:
• Os documentos são arquivados uns sobre os outros;
• Conserva melhor os documentos;
• É recomendado para os arquivos permanentes e para documentos de 
grandes dimensões (mapas, cartazes e plantas, por exemplo). 
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QUESTÕES DE CONCURSO
8. (QUADRIX/CRQ-15ª REGIÃO-ES) Métodos de Arquivamento são as diferen-
tes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. 
O método em que os documentos são arquivados lado a lado (que é o mais 
comum), sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermediários, 
onde o acondicionamento é feito em caixas ou pastas suspensas, é o:
a. Método enciclopédico.
b. Método dicionário.
c. Método horizontal.
d. Método vertical.
e. Método duplex.
9. (FUNCAB/SESC-BA) O arquivamento consiste na guarda de documentos 
nos seus devidos lugares. Assinale a opção que apresenta os tipos de arqui-
vamento: 
a. Setorial e central.
b. Horizontal e vertical.
c. Estrutural e funcional.
d. Temático e cronológico.
e. Sistemático e integrado.
10. (CESPE-UNB/DFTRANS) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo hori-
zontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos.
Comentário
O arquivamento do tipo vertical é o mais adequado para arquivos correntes, 
pois facilita a busca. 
11. (CESPE-UNB/FUB) As plantas devem ser armazenadas em arquivos de aço 
com até quatro gavetas e acondicionadas em pastas suspensas.
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Comentário
A pasta suspensa é arquivada em pé, diferentemente de plantas e mapas, que 
são guardados em gavetas maiores de forma horizontal.
12. (ESAF/DNIT) Assinale a opção que demonstra o tipo de material de acondi-
cionamento mais adequado para os documentos em suporte papel de guar-
da intermediária.
a. Pasta suspensa.
b. Caixa-arquivo.
c. Pasta classificadora.
d. Pasta em poliondas.
e. Caixa A-Z.
Comentário
O que geralmente é utilizado no arquivo intermediário é a caixa-arquivo.
GABARITO
1. E
2. E
3. C
4. C
5. c
6. C
7. e
8. d
9. b
10. E
11. E
12. b
���Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a 
aula preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa.