AULA 1 - Cap 1 - Planejamento e controle

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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Em que consiste planejar?
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Planejar consiste em decidir ANTECIPADAMENTE o que deve ser feito. 
TODA empresa PLANEJA em alguma intensidade (CURTO, MÉDIO E LONGO PRAZO). 
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Qual a enfática do termo controle no universo empresarial?
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
GARANTIR que as decisões tomadas realmente ocorram. 
INVESTIR (Aonde? Quanto? Até quando?)
COMPRAR (O que e porque? A vista ou parcelado??)
VENDER (Oportunidade ou Necessidade??)
FINANCIAR (Capital Próprio e ou recursos de terceiros)
EMPRÉSTIMO (Prazo para quitar??)
PESQUISA e TESTES DE MERCADO (Marketing) .... Dentre outros.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Quais são os três diferentes elementos associados à gestão das organizações?
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
1º - PLANEJAMENTO ( O que pretendemos fazer?)...
2º - EXECUÇÃO (Como estamos fazendo? Quem está executando? Como deveremos fazer?...
3º - CONTROLE ( Previsto x Realizado)...
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Qual a relação entre o planejamento e o controle?
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Se o PLANEJAMENTO é inadequado, o CONTROLE é inócuo (Inofensivo – que não causa dano).
Se o PLANEJAMENTO é “adequado”, o CONTROLE só acontecerá com a constatação (Realização). 
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
O que deve ser considerado é que cada organização interprete e defina a ênfase desejada para o planejamento e o controle dos seus negócios.
Tempo de análise e discussão
Investimentos a serem feitos
Profissionais alocados nos projetos ...
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
O profissional tem impacto no desenvolvimento do planejamento dos negócios? 
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
 Quanto mais o profissional sobe na estrutura organizacional, maior o seu esforço despendido para o planejamento dos negócios.
 Quanto mais alto o nível, maior o tempo de dedicação às decisões.
 Quando algo não ocorre conforme o planejado, o sistema gerencial apura e indica a sua ocorrência (Impactos e responsabilidades).
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
O que significa planejar e decidir?
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
PLANEJAR=DECIDIR antecipadamente
DECIDIR = Optar ( escolher – selecionar) 
Por uma alternativa de ação em detrimento de outras disponíveis
Função de preferências
Disponibilidades
Grau de aceitação do risco
 DECIDIR ANTECIPADAMENTE constitui-se em CONTROLAR O SEU PRÓPRIO FUTURO.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Quais são os três tipos de decisões existentes na empresa?
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
DECISÃO ESTRATÉGICA: Voltadas para o ambiente externo, escolha do composto de produtos e dos mercados em que tais produtos (e/ou serviços) serão colocados.
Objetivo: Otimizar o retorno sobre o investimento.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
DECISÃO ADMINISTRATIVA: “Preocupam-se em estruturar os recursos da empresa de modo a criar possibilidade de execução com os melhores resultados.”
O problema? Estruturar os recursos da empresa para obter desempenho otimizado.
Decisões sobre a organização, estrutura de recursos, conflitos entre estratégias e operações, conflitos entre objetivos pessoais e institucionais, dentre outros.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
DECISÕES OPERACIONAIS: “Estão ligadas à obtenção dos indicadores desejados.”
Objetivos e metas em nível operacional, níveis de preço e produção, níveis de operação, políticas e estratégias de marketing, controle, etc.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
O que distingue uma organização se tratando do que devem fazer dentro de certo ambiente?
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
INTENSIDADE (O que fazer? Os impactos? Consequências? Resultados??)
ANTECIPAÇÃO do processo decisório.
As mais adequadas alternativas devem ser selecionadas e implementadas.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Quais são as vantagens qualitativas por decidir antecipadamente?
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
COORDENAÇÃO DE ATIVIDADES: 
As atividades podem ser coordenadas de maneira apropriada com base no processo de planejamento.
Empresa de alimentos – Vender mais produtos – suprimentos adicionais, equipamentos e pessoas.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
DECISÕES ANTECIPADAS:
Em qualquer situação, ter tempo para pensar e amadurecer uma decisão é algo importante.
Permitir a identificação de novas perspectivas
Identificar novas abordagens
Obter novas informações
A perspectiva de poder rever, ajustar, revisar as metas faz com que o processo de planejamento tenha utilidade.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
COMPROMETIMENTO
O benefício do comprometimento é cumulativo em relação aos benefícios apresentados nas decisões antecipadas.
É necessário apresentar o planejamento a todos envolvidos.
Atenção: O comportamento de uma área não significa o comportamento da empresa como um todo.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
POSSÍVEL MAIOR TRANSPARÊNCIA
O sistema de planejamento pode trazer maior transparência entre as várias áreas da empresa pelo fato de trabalharem e discutirem juntas as etapas.
Empresas centralizadoras terão dificuldades
Atenção: Deixam de praticar a abordagem participativa e dela se beneficiar, dessa forma, nem sempre tal benefício será obtido.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES:
O planejamento e o controle exigem que as responsabilidades sejam definidas, por unidade de negócios, por departamento.
Atenção: SEM DETALHAMENTO não é possível cobrar RESULTADOS.
Proporcionar ao gestor a obrigação de fazer o que deve ser feito e, posteriormente, prestar contas.
SEM DEFINIÇÕES tanto a AUTORIDADE como a COBRANÇA de resultados não podem ser exercidas.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
DESTAQUE PARA EFICIÊNCIA:
Não apenas a avaliação financeira é implementada, mas a avaliação de todo o negócio. Níveis de desempenho adequados devem ser perseguidos.
Indicadores não apenas de ordem financeira, mas também operacionais, não monetários, devem ser identificados e monitorados com frequência.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
POSSÍVEL MAIOR ENTENDIMENTO MÚTUO:
Ao ser mais transparente, integrando aos profissionais das áreas, a organização permite aos gestores melhor entendimento de algo que não é da sua responsabilidade.
Eliminando PROBLEMAS
FORTALECENDO o relacionamento interfuncional.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
FORÇA A AUTOANÁLISE:
Quando uma área da empresa vislumbra o processo de planejamento, pode auto avaliar-se frente aos desafios que pretende superar no futuro.
As carências percebidas podem ser relacionadas com o perfil profissional, treinamentos, softwares, etc.
Uma área de controle de uma organização pode identificar que precisa desenvolver relatórios gerenciais para poder dar respostas à organização sobre os resultados apurados.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
PERMITE AVALIAÇÃO DO PROGRESSO:
Se todos os benefícios anteriormente apresentados não fossem percebidos como relevantes, este indiscutivelmente seria.
Permite comparações
Considerar que o seu desempenho é mais ou menos favorável do que o previsto e comprometido plano
Permite o entendimento parcial dos fatores
Nada pode garantir que, ao comparar, a ineficiência possa ser isolada, entendida e eliminada.
Ao comparar o resultado real com o planejado indica a existência de um padrão aceito para aquele período e circunstância.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Existem limitações importantes no desenvolvimento do processo de planejamento de uma organização, quais são elas?
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
BASEIA-SE EM ESTIMATIVAS
NÃO se espera que o nível de acerto seja pontual, mas razoável em termos de tendências.
A administração (Gestores) deve estar pronta para rever e ajustar metas ao longo do horizonte de planejamento.
A palavra revisão se torna importante para validar o processo ao longo do tempo.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
DEVE ESTAR ADAPTADO ÀS CIRCUNSTÂNCIASUm processo de planejamento deve ser desenvolvido com base na percepção de um dado cenário.
No caso de mudanças de cenário, o plano deve ser revisto e adaptado à nova realidade.
Isso implica a necessidade de revisões periódicas dos instrumentos, de maneira a manter a utilidade dos mesmos.
A frequência aumenta tendo em vista a volatilidade do ambiente macro.
A frequência das revisões passa por uma análise de custo/benefício do processo.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
A EXECUÇÃO NÃO É AUTOMÁTICA
O processo de planejamento só pode ter utilidade desde que efetivamente adotado pelas pessoas.
Significa que os gestores conhecem o plano, entendem, sabem como atingir suas metas, estão comprometidos com as mesmas e devem agir de acordo com o planejado.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
O PLANO NÃO DEVE TOMAR O LUGAR DA ADMINISTRAÇÃO
Atividades que não estão previstas no processo de planejamento devem ser avaliadas pela administração e implementadas, caso considerem que são adequadas aos seus objetivos.
Equilíbrio que deve ser atingido, evitando-se tanto desmoralizar o processo de planejamento, nele inserindo qualquer tipo de alteração (como deixar de revisá-lo), sempre que algo de importante o exigir. 
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
VISÃO GERAL DO PLANEJAMENTO
É muito comum escutar dos gestores que suas empresas têm sistema de planejamento empresarial.
Esta e outras questões, permitem o entendimento do nível de ambição da empresa em termos de planejamento.
PLANEJAR É COMO ALIMENTAR-SE. Não se alimentar significa enfraquecimento e o mesmo ocorre com a organização.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
VISÃO GERAL DO PLANEJAMENTO
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
VISÃO GERAL DO PLANEJAMENTO
Existência de base de dados – Favorecendo o resgate do desempenho passado (Informatizada e estar pronta para ser usada quando requerida).
Com base nela é possível o desenvolvimento do processo de planejamento.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
VISÃO GERAL DO PLANEJAMENTO
As expectativas dos interesses externos pressionam os agentes internos (Acionistas, Clientes, Comunidade e o Governo).
Acionistas = Retorno dos investimentos
Comunidade = Preservação do emprego.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
VISÃO GERAL DO PLANEJAMENTO
As expectativas dos interesses internos (dos gestores) interagem com as pressões dos agentes externos.
Os gestores têm pretensões monetárias são afetadas pelas pressões externas, proporcionando a definição de planos de negócio que tornem viável a perseguição de objetivos.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
VISÃO GERAL DO PLANEJAMENTO
Visão de longo prazo deve preceder as ações de curto prazo, questões estratégicas devem ser tratadas.
Planos de longo prazo são definidos, revisados e ajustados periodicamente.
Tal procedimento permite coerência de atitudes e consistência ao longo prazo.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
VISÃO GERAL DO PLANEJAMENTO
Definida a visão estratégica do negócio, é possível elaborar o orçamento em exercício.
Deve contemplar as ações decididas no plano estratégico.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
VISÃO GERAL DO PLANEJAMENTO
Após a elaboração, análise, aprovação e divulgação do orçamento, o controle orçamentário deve desenvolver-se.
Monitorar o plano estratégico da organização no que se refere à sua parcela de horizonte imediato.
Serve para corrigir desvios e realimentar o seu processo de planejamento.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
INTENSIDADE NO PROCESSO DE PLANEJAMENTO E CONTROLE
UM SISTEMA PRECÁRIO de PLANEJAMENTO de curtíssimo prazo é tudo que a organização orgulhosamente tem e se pergunta: “ Afinal, o que é mais necessário?”.
DIFÍCIL RESPONDER!!.
Pressão por resultados se torna o foco da análise;
Avaliação voltada para o horizonte mais imediato;
ATENÇÃO: NÃO ILUDIR..OMITIR.
DEVEM SER APRESENTADAS TODAS AS SOLUÇÕES QUE SERÃO MAIS DO QUE CRÍTICAS A MÉDIO E LONGO PRAZO.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
“Uma forma de explicar ao empresário que não adianta fazer apenas o orçamento, sem um plano estratégico amadurecido”. Justifique.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
A HISTÓRIA DOS TRÊS BARQUEIROS: SAIR DO PORTO EM QUE ESTÃO ATRACADOS E SEGUIR PARA UM LOCAL DISTANTE.
CADA UM TEM UMA AÇÃO DIFERENTE. O Primeiro:
Preocupa-se em saber qual o porto de destino
 Carrega as mercadorias
 Avalia as condições do seu combustível e completa o tanque
 Chama a tripulação 
 Se põe em marcha, o mais rápido possível.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
O Segundo:
Pega os mapas
 Avalia as melhores alternativas em termos de escalas e etapas de suprimentos
 Avalia as necessidade da tripulação. 
Faz consultas sobre condições climáticas dos locais por que passará durante a viagem 
Define os recursos requeridos antes de se deslocar para o porto de destino.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
O Terceiro:
 Faz uma reunião com a tripulação
 Define responsabilidades
Faz um plano de escalas
Define datas de chegada no destino e sai em busca de uma carga para a viagem de volta
Percebe a proximidade do Natal, o que faz com que o prazo de ida e volta fique mais curto, evitando conflitos com as famílias
Uma vez planejada a sua ação, sai para o mar.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Os três desenvolveram um processo de planejamento, MAS, o terceiro agiu com MAIS SABEDORIA.
Não apenas avaliou “aquela” operação isolada (Ir), mas atento a sequência (Durante e depois)
Tem preocupação com a medida de eficiência (Tempo de viagem)
Define responsabilidades, o que favorece a comunicação (participação e cobrar resultados)
Tem preocupação com a eficácia no sentido de gerar receitas pela prestação de serviços, mas também com a eficiência (fazendo as coisas de forma “certa”) 
 
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
EFICIÊNCIA = consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, etc…“
EFICÁCIA = consiste em fazer as coisas certas: geralmente está relacionada ao nível gerencial.
 
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
“Ênfase” no planejamento ou controle? Justifique.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
PLANEJAR SEM CONTROLAR é um desperdício de tempo e energia.
Significaria que a energia despendida pelos gestores decidindo o futuro, sem que se possa saber se os objetivos estão sendo atingidos.
 
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
O CONTROLE é fundamental para o entendimento do grau de desempenho atingido é quão próximo o resultado almejado se situou em relação ao planejado.
Uma vez verificado o controle, é possível redirecionar, enfatizar, ajustar as ações para atingir os objetivos previamente traçados.
 
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Os dois processos estão inevitavelmente ligados
 Tem impactos mútuos
Faz com que o desenvolvimento do planejamento traga o próprio aperfeiçoamento do controle e vice-versa.
 
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
1º QUADRANTE:
PREDOMINÂNCIA DE FOCO NAS ATIVIDADES DE PLANEJAMENTO
 Trata-se daquela organização em que a atividade de PLANEJAMENTO é mais VALORIZADA e as pessoas estão alertas para a relevância e impacto.
Contudo, o CONTROLE das atividades para assegurar que possam atingir os objetivos desejados não se verifica com o mesmo entusiasmo.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Funciona como se as pessoas acreditassem que, uma vez tomada a decisão, ela ocorreria e pronto
Neste tipo de ambiente, os relatórios gerenciais são escassos e sem um foco claro.
A realimentação do processo de planejamento ocorre em função de um feeling (sentimento) e não por constatações práticas e objetivas.
É mais comum em empresas que não tem uma área de controle estabelecida.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
CONSEQUÊNCIAS PROVÁVEIS
Quando se constitui em característica permanente na organização, traz consequências indesejáveis, á medida que as pessoas nunca sabem o que realmente esta ocorrendo.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
2º QUADRANTE:
PREDOMINÂNCIA DE FOCO NAS ATIVIDADES DE “CONTROLE” 
Pelo tipo de definição de controle, fica distante da visão adequada que só existe controle quando o planejamento procede.
Aos que se consideram pequenos, com poucas condições de impactar o mercado, afirmam que não vale a pena planejar.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Se importam em controlar os gastos indesejados (gastos fora dos padrões rotineiros)
Características de organizações imediatistas e com pouca disposição para aprofundar a análise de oportunidades e ameaças.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
A própria postura de não se planejar demonstra a pouca percepção proativa e de gestão.
É possível encontrar relatórios com muitos dados, mas que estes não lhes concedem informações relevantes.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
CONSEQUÊNCIAS PROVÁVEIS
Vários consultores garantem que esse tipo de organização tende a desaparecer a médio e mesmo a longo prazo
O que faz com que organizações que poderiam ter sucesso e ser produtivas não estejam na dimensão em que isso seria possível.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
3º QUADRANTE:
SIGNIFICATIVO FOCO TANTO NO PLANEJAMENTO COMO NO CONTROLE
É a abordagem mais desejada e recomendada em termos organizacionais.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Planejamento e controle existem em todas as áreas e não apenas na área financeira
Pode-se afirmar que, dentro da alta administração (Gestão – Controles), normalmente, são gastas mais horas planejando do que com controle.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Na área financeira, gasta-se mais tempo e recursos com controle do que na área comercial.
Argumentos para esse perfil podem ser encontrados com facilidade e o equilíbrio é algo desejado.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
CONSEQUÊNCIAS PROVÁVEIS
Quando isso ocorre, pode-se afirmar que temos uma ORGANIZAÇÃO MADURA, com condições de desenvolver atividades de maneira consistente e relativamente mais segura do que os outros tipos referenciados.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
4º QUADRANTE:
REDUZIDO FOCO TANTO NO PLANEJAMENTO COMO NO CONTROLE
Esse tipo de organização já tem seu rumo traçado. São aquelas muito pequenas, que vivem dos impulsos dos seus fundadores e visionários, as demais já se encontram na rota de extinção.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
CONSEQUÊNCIAS PROVÁVEIS
É esperada a extinção de atividades a curto ou médio prazos pela dificuldade de responder com agilidade e direcionamento às demandas de mercado.
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ORÇAMENTO EMPRESARIAL
Isso ocorre pela dificuldade de ser eficiente sem processo coordenado pelo planejamento.
Nas empresas, o enfoque tende a ser mais detalhado no planejamento operacional e mais sintético no planejamento estratégico.