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Livro Eletrônico Aula 00 Noções Administrativas p/ MP-BA - Assistente Técnico Administrativo Professor: Herbert Almeida 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 68 AULA 00: Organização. Sumário 1. ORGANIZAÇÃO ...................................................................................................................... 5 1.1. ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS .............................................................................................. 10 1.1.1. COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................. 10 1.1.2. ESTRUTURA DE PODERES ................................................................................................................ 11 1.1.3. DELEGAÇÃO DE PODERES ............................................................................................................... 13 1.1.4. CENTRALIZAÇÃO ........................................................................................................................... 13 1.1.5. DESCENTRALIZAÇÃO ...................................................................................................................... 14 1.1.6. ABRANGÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO ................................................................................................... 17 1.1.6.1. Organização no nível global .................................................................................................. 18 1.1.6.1.1. Organização Linear ............................................................................................................ 18 1.1.6.1.2. Organização Funcional ....................................................................................................... 20 1.1.6.1.3. Organização linha-staff (staff-and-line ou hierárquico-consultivo) .................................. 22 1.1.6.1.4. Estrutura tipo comissão ou colegiada ................................................................................ 23 1.1.6.1.5. Outros tipos de estruturas ................................................................................................. 24 1.1.6.1.6. Estrutura em rede .............................................................................................................. 25 1.1.6.2. Departamentalização ............................................................................................................ 25 1.1.6.2.1. Departamentalização por funções ..................................................................................... 26 1.1.6.2.2. Departamentalização por produtos ou serviços ................................................................ 27 1.1.6.2.3. Departamentalização por localização geográfica ou territorial ........................................ 28 1.1.6.2.4. Departamentalização por clientela .................................................................................... 29 1.1.6.2.5. Departamentalização por processo ................................................................................... 30 1.1.6.2.6. Departamentalização por projetos .................................................................................... 31 1.1.6.2.7. Outros tipos de departamentalização ............................................................................... 32 2. QUESTÕES COMENTADAS NA AULA ..................................................................................... 57 3. GABARITO ........................................................................................................................... 68 4. REFERÊNCIAS....................................................................................................................... 68 Olá concurseiros e concurseiras. É com muita satisfação que estamos lançando o curso de Noções Administrativas para o concurso de Assistente Técnico Administrativo do Ministério Público da Bahia – MP-BA. A banca responsável pelo certame será o Instituto AOCP. De imediato, vejamos as características deste material: todos os itens do edital serão abordados de forma completa, sem perda da objetividade; 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 2 de 68 grande quantidade de questões comentadas. Como o Instituto AOCP praticamente não tem questões disponíveis, vamos utilizar exercícios das principais bancas de concurso, como FCC, ESAF, FGV e Cespe; contato direto com o professor através do fórum de dúvidas. Caso ainda não me conheçam, meu nome é Herbert Almeida, sou Auditor de Controle Externo do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo aprovado em 1º lugar no recente concurso para o cargo. Além disso, obtive o 1º lugar no concurso de Analista Administrativo do TRT/23º Região/2011. Meu primeiro contato com a Administração Pública ocorreu através das Forças Armadas. Durante 7 (sete) anos, fui militar do Exército Brasileiro, exercendo atividades de administração como Gestor Financeiro, Pregoeiro, Responsável pela Conformidade de Registros de Gestão e Chefe de Seção. Sou professor do Tecconcursos das disciplinas de Administração Geral e Pública e Administração Financeira e Orçamentária e, agora, também sou professor do Estratégia Concursos. Os concursos públicos em que fui aprovado exigiram diversos conhecimentos de gestão pública, administração e organizações. Ao longo de meus estudos, resolvi diversas questões, aprendendo a forma como cada organizadora aborda os temas previstos no edital. Assim, pretendo passar esses conhecimentos para encurtar o seu caminho em busca de seu objetivo. Então, de agora em diante, vamos firmar uma parceria que levará você à aprovação no concurso público para Assistente Técnico Administrativo do MP-BA. O edital do concurso trouxe o seguinte conteúdo para a nossa disciplina: NOÇÕES ADMINISTRATIVAS (10 questões – 3 pontos cada): Administração Pública: características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. Organização administrativa: centralização, descentralização, concentração e desconcentração. Gestão de processos: conceito, representação, planejamento de recursos e avaliação de processos. Gestão de contratos: conceito, características, aplicação e finalidade. Planejamento Estratégico. Noções de processos licitatórios. Administração Financeira e Orçamentária: orçamento público no Brasil - Plano Plurianual - PPA, Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO e Lei Orçamentária Anual - LOA. O ciclo orçamentário. Orçamento-programa. Planejamento no orçamento-programa. Conceituação e classificação de receita pública. Classificação orçamentária de receita pública por categoria econômica no Brasil. Classificação de gastos públicos. Tipos de créditos orçamentários. Atividade Financeira do Estado: conceito, características e finalidades. Lei de 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 3 de 68 Responsabilidade Fiscal – Lei Complementar nº 101/2000. Gestão de Pessoas nas Organizações: Conceitos, importância, subsistemas e interrrelação com os outros sistemas de organização. A função do órgão de Gestão de Pessoas: objetivos, atribuições básicas, políticas e sistemas de informações gerenciais. Comportamento organizacional: relações indivíduo/organização, motivação, liderança, desempenho. Competência interpessoal. Gerenciamento de conflitos. Clima e cultura organizacional.Gestão por competências. Administração de Recursos Materiais: conceituação, importância e subsistemas típicos e específicos. Arquivologia: conceitos fundamentais. Gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. Quero destacar que essas dez questões de Noções Administrativas podem definir a classificação final do concurso. Com isso, precisamos equilibrar o conteúdo com as demais disciplinas, fazendo um curso completo, para garantir 100% na prova, mas com a objetividade necessária. Dessa forma, para maximizar o seu aprendizado, nosso curso estará estruturado em quatorze aulas, sendo esta aula demonstrativa e outras treze, vejamos o cronograma: CRONOGRAMA Aula 0 30/12 Administração Pública: características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. Aula 1 08/01 Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. Aula 2 10/01 Organização administrativa: centralização, descentralização, concentração e desconcentração. Aula 3 14/01 Gestão de processos: conceito, representação, planejamento de recursos e avaliação de processos. Aula 4 21/01 Gestão de contratos: conceito, características, aplicação e finalidade. Aula 5 24/01 Planejamento Estratégico. Aula 6 28/01 Noções de processos licitatórios. Aula 7 04/02 Administração Financeira e Orçamentária: orçamento público no Brasil - Plano Plurianual - PPA, Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO e Lei Orçamentária Anual - LOA. O 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 4 de 68 ciclo orçamentário. Orçamento-programa. Planejamento no orçamento-programa. Aula 8 11/02 Conceituação e classificação de receita pública. Classificação orçamentária de receita pública por categoria econômica no Brasil. Classificação de gastos públicos. Tipos de créditos orçamentários. Aula 9 18/02 Atividade Financeira do Estado: conceito, características e finalidades. Lei de Responsabilidade Fiscal – Lei Complementar nº 101/2000. Aula 10 25/02 Gestão de Pessoas nas Organizações: Conceitos, importância, subsistemas e interrrelação com os outros sistemas de organização. A função do órgão de Gestão de Pessoas: objetivos, atribuições básicas, políticas e sistemas de informações gerenciais. Aula 11 04/03 Comportamento organizacional: relações indivíduo/organização, motivação, liderança, desempenho. Competência interpessoal. Gerenciamento de conflitos. Clima e cultura organizacional. Gestão por competências. Aula 12 11/03 Administração de Recursos Materiais: conceituação, importância e subsistemas típicos e específicos. Aula 13 18/03 Arquivologia: conceitos fundamentais. Gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. Por fim, informo que nossas aulas serão elaboradas com cerca de 30 páginas de teoria e o restante será somente de questões, possibilitando o estudo completo da matéria sem perda de tempo. Sem mais delongas, espero que gostem do material e vamos ao nosso curso. Observação importante: este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei 9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos ;-) 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 5 de 68 AULA 00 O objetivo da aula de hoje é estudar os seguintes itens do edital: “Administração Pública: características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização.”. Dessa forma, iniciaremos abordando o conceito de organização, pois está intimamente relacionado ao estudo das estruturas organizacionais. Vamos tratar da descentralização e centralização e outros temas afins. Depois, estudaremos os tipos de organização e os tipos de departamentalização. Fechamos com uma sequência de questões da FGV, Cespe, FCC e ESAF. Vejam que é bastante teoria, então coloquei vários quadros, esquemas e figuras que facilitarão a memorização. Aproveitem! 1. Organização Nosso estudo vai começar por uma breve passagem na Teoria Geral da Administração (TGA). A abordagem clássica da administração, que começou a se desenvolver em meados do século XX, teve dois desdobramentos: (1) a Administração Científica de Frederick Winslow Taylor (americano) e (2) a Teoria Clássica de Henri Fayol (europeu). A primeira abordagem teve como preocupação básica o aumento da produtividade por meio do aumento da eficiência no nível operacional, ou seja, dos operários. O foco era na tarefa, de baixo para cima, utilizando mecanismos com a divisão e especialização do trabalho. Já a abordagem Clássica, desenvolvida pelos Anatomistas e Fisiologistas da organização, teve como preocupação básica o aumento da eficiência da empresa por meio da forma e disposição dos órgãos componentes da organização (departamentos) e de suas inter-relações estruturais (Chiavenato, 2012, p. 3). Em síntese: Administração Científica » Taylor » ênfase nas tarefas; e Teoria Clássica » Fayol » ênfase na estrutura. O estudo das estruturas organizacionais tem, portanto, assento nos ensinamentos de Fayol em sua Teoria Clássica. Feita esta análise da TGA, passaremos ao estudo das organizações propriamente dito. Não é difícil perceber que vivemos em uma complexa sociedade em que as organizações desempenham um importante papel. Nos dias atuais, o homem é 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 6 de 68 controlado por organizações, dependemos das organizações e nelas passamos a maior parte de nosso tempo. Nesse contexto, apresentamos um pequeno trecho dos ensinamentos de Antonio Cury1 para nos ajudar a compreender um pouco da presença das organizações em nossas vidas: “(...) a sociedade contemporânea, altamente complexa, de grandes e sofisticados sistemas organizacionais, atribui um alto valor à racionalidade, à competência e à eficácia. E são as organizações, dentro desse campo social, as formas mais racionais e eficazes que se conhece de agrupamento social. Coordenando um grande número de ações humanas, a organização cria um poderoso instrumento social que combina seu pessoal com seus recursos, unindo no mesmo processo dirigentes, especialistas, trabalhadores, máquinas e matérias-primas.” Mas o que é organização? Para responder a essa pergunta, vamos começar diferenciando organização de Administração a partir dos ensinamentos do Fayol apresentados pelo mestre Chiavenato2. Para Fayol, Administração é um todo do qual a organização é uma das partes. Enquanto que a Administração abrange aspectos que a organização por si só não resolve, como previsão, comando e controle, a organização abrange apenas a definição da estrutura e da forma, sendo, portanto, estática e limitada.Nessa linha, organização passa a ter dois significados distintos, vejamos: 1. Organização como uma entidade social na qual as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos específicos. Trata-se de um empreendimento humano moldado intencionalmente para atingir determinados objetivos. Nessa perspectiva, as empresas constituem exemplos de organizações sociais. 2. Organização como função administrativa e parte do processo administrativo. Aqui, organização significa o ato de organizar, estruturar e alocar recursos, definir órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as atribuições e relações entre eles. 1 Cury, 2012, p. 103. 2 Chiavenato, 2011, p. 80. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 7 de 68 Processo administrativo Nessa segunda abordagem, organizar consiste em: 1. determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados. 2. agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização). 3. designar as atividades às específicas posições e pessoas (cargos e tarefas). Nesse sentido, Oliveira3 apresenta uma definição de organização como função administrativa. Segundo o autor, “Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos”. A figura abaixo esquematiza as abordagens da organização apresentadas aqui: 3 Oliveira, 2012, p. 63. Direção Controle Planejamento Organização 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 8 de 68 Com efeito, perceba pela figura acima que a organização como entidade social se divide em organização formal e organização informal. A organização formal é aquela baseada em uma divisão racional do trabalho e na diferenciação e integração de seus órgãos, representada por meio do organograma. Trata-se da organização formalizada oficialmente. Por outro lado, a organização informal é o resultado da interação espontânea dos membros da organização, ela surge das interações e relacionamentos sociais entre as pessoas, formando grupos informais que não aparecem no organograma ou em qualquer outro documento da organização formal. Ela é constituída de interações e relacionamentos sociais entre as pessoas, de tal modo que a organização informal transcende e ultrapassa a organização formal em três aspectos4: duração: a estrutura informal pode prolongar-se para os períodos de lazer ou de tempo livre das pessoas, enquanto a estrutura formal se limita ao horário de trabalho; localização: a estrutura informal pode ocorrer em qualquer lugar, enquanto a estrutura formal se limita ao local de trabalho; assuntos: enquanto a estrutura formal se limita aos assuntos de negócios da organização, a estrutura informal amplia-se a todos os interesses comuns das pessoas envolvidas. Explicando melhor, a organização formal é aquela planejada e formalmente representada pelo organograma e documentos. A organização informal surge 4 Ibid. p. 355-356. Organização Organização Como uma unidade ou entidade social, na qual as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos comuns. Organização Como função administrativa e parte do processo administrativo de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração, e estabelecer relações entre eles. Organização formal Organização informal Fonte: Chiavenato, 2012, p. 356. Os dois diferentes significados da palavra organização. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 9 de 68 naturalmente da rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal (Oliveira, 2011, p. 65). As conversas no cafezinho, no corredor e nos intervalos contribuem para o surgimento da organização informal. Não existe organização formal sem a sua informal contrapartida, pois apenas o plano administrativo não consegue refletir, completamente, a organização concreta, formada pela união da organização formal e informal. Com efeito, quando as organizações formal e informal atuam de forma sinérgica, ocorre o aprimoramento organizacional; por outro lado, quando concorrem uma com a outra, prejudicam o desenvolvimento da instituição. Voltando para a definição de organização apresentamos abaixo alguns conceitos de organização numa síntese realizada por Antonio Cury (2012, p. 115- 116): Pfiffner & Sherwood “(...) organização é um tipo de associação em que os indivíduos – em número tal que contatos pessoais se tornam difíceis de ocorrer – se dedicam a tarefas complexas e estão entre si relacionados por um consciente e sistemático estabelecimento e consecução de objetivos, mutuamente aceitos.” Fayol “organizar é construir o duplo organismo, material e social da empresa.” James Monney “define a organização como a forma que assume toda associação humana para lograr um propósito comum.” Steve “o conjunto de pessoas que, sistemática e conscientemente, combinam seus esforços individuais para a concretização de uma tarefa comum.” Walter “organização é o arranjo sistemático das partes dependentes e independentes numa ordem, unidade ou todo funcional, para a consecução de objetivos planejados.” Fechando os conceitos apresentados acima, Antonio Cury apresenta seu próprio conceito de organização, qual seja, “a organização é um sistema planejado de esforço cooperativo no qual cada participante tem um papel definido a desempenhar e deveres e tarefas a executar.” Para sintetizar, definimos organização, no sentido de entidade social, como uma união de pessoas, realizada de forma consciente e sistemática, com o propósito de atingir um objetivo comum. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 10 de 68 1.1. Estruturas Organizacionais 1.1.1. Componentes da estrutura organizacional Tradicionalmente, podemos apresentar os seguintes componentes da estrutura organizacional: sistema de responsabilidades: responsabilidade é a atuação profissional de qualidade nos trabalhos e de busca de resultados, com ou sem cobrança por parte de terceiros. Correlaciona-se à situação de um subordinado assumir determinada responsabilidade e ter de prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a referida responsabilidade. O sistema de responsabilidades é o resultado da alocação das atividades5, sendo constituído por: o departamentalização (agrupamento das atividades), o linha e assessoria (relação das atividades de linha e de staff ou apoio) e o descrição das atividades (especialização do trabalho); sistema de autoridades: a autoridade é o direito formal e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos para alcançar objetivos organizacionais desejados. O sistema de autoridades significa a relação de autoridade na organização. É o resultado da distribuição do poder, apresentando os seguintes aspectos básicos: o delegação (transferência de autoridade), o centralização e descentralização ([des]concentração do poder decisório), o níveis hierárquicos (conjunto de cargos com o mesmo nível de autoridade) e o amplitude de controle (número de subordinados que um chefe pode supervisionar). sistema de comunicações:a comunicação é o processo interativo em que dados, informações, consultas e orientação são trocadas entre as pessoas, unidades organizacionais e agentes externos à empresa6. Nesse contexto, o sistema de comunicações é o resultado da interação entre as unidades organizacionais e responde perguntas como o que, como, quando, de quem, para quem, porque e quanto será/deve ser comunicado; 5 Oliveira. Op. cit. p. 71. 6 Ibid. p. 79. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 11 de 68 Djalma Rebouças de Oliveira apresenta mais um componente da estrutura organizacional: sistema de decisões: sustenta o processo decisório dos executivos, envolvendo aspectos como oportunidade da decisão, nível onde será tomada, executivos que devem participar das decisões, etc. Esse sistema é o resultado da ação sobre as informações. 1.1.2. Estrutura de poderes A estrutura de poderes está diretamente relacionada com o estudo da estrutura e da estratégia organizacional. Aqui, vamos compreender os conceitos de poder, autoridade, hierarquia, responsabilidade, amplitude de controle e especialização e divisão do trabalho, entendo as suas implicações nas estratégias de delegação, centralização e descentralização. Começaremos pelos conceitos de poder e autoridade, conforme proposta de Chiavenato7 (grifou-se): “Poder em uma organização é a capacidade de afetar e controlar ações e decisões das outras pessoas, mesmo quando elas possam resistir. Uma pessoa que ocupa uma alta posição em uma organização tem poder porque sua posição apresenta o chamado poder de posição.” “Autoridade é o direito formal e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos para alcançar objetivos organizacionais desejados. A autoridade é formalmente estabelecida pela organização por meio do poder legitimado. A cadeia de comando reflete a hierarquia de autoridade que existe na organização.” Poder e autoridade andam juntos, pois a pessoa que detém a autoridade (direito formal e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos), por conseguinte detém o poder (afetar e controlar ações e decisões das outras pessoas). A hierarquia, ademais, representa a distribuição da autoridade e da responsabilidade entre os diversos níveis da estrutura. Trata-se do princípio escalar, em que a organização é estruturada em diversos níveis em que cada responsável exerce autoridade sobre as pessoas que se encontram abaixo na hierarquia e responde ao superior imediato. Assim, quanto mais se sobe na hierarquia, maior será o volume de autoridade. Noutro giro, a responsabilidade significa o dever de desempenhar a tarefa ou atividade para a qual a pessoa foi designada. Assim, enquanto a autoridade emana 7 Chiavenato, 2012, p. 359. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 12 de 68 do superior para o subordinado, a responsabilidade emana do subordinado para o superior, pois é a obrigação exigida do subordinado para que execute o seus deveres. A partir desses conceitos, seguiremos para a compreensão do tema amplitude de controle, também conhecida como amplitude administrativa ou amplitude de comando, referindo-se ao número de subordinados que um chefe pode supervisionar pessoalmente, de maneira efetiva e adequada. Assim, quando um administrador tem muitos funcionários subordinados diretamente a ele, temos uma amplitude ampla; no contrário, temos uma amplitude restrita. Em geral, uma organização que apresenta uma amplitude média ampla é achatada, enquanto que uma organização que tem uma amplitude média estrita é alta e alongada. Atualmente, as organizações têm preferido estruturas mais achatadas, aproximando a cúpula da base e melhorando o processo de comunicação. Apresentamos acima alguns princípios básicos da organização, quais sejam, a hierarquia e a amplitude administrativo. Com efeito, podemos analisar ainda a especialização, que diz respeito ao desempenho de funções e tarefas específicas por cada órgão ou cargo da estrutura organizacional. Por fim, devemos considerar o princípio básico da divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo é dividido em uma série de pequenas tarefas. Como decorrência da divisão do trabalho, a organização empresarial passou a desdobrar- se em níveis administrativos para dirigir a execução das tarefas, quais sejam: nível institucional: representado pelos dirigentes ou diretores da organização; nível intermediário: é o nível dos gerentes; e nível operacional: é o nível dos supervisores que administram a execução das tarefas e operações da empresa. Abaixo dessa estrutura administrativa encontra-se a área de execução composta por funcionários e operários. Nessa esteira, entra a análise da delegação, centralização e descentralização. A centralização e a descentralização dizem respeito ao nível hierárquico no qual as decisões devem ser tomadas. Na centralização, a autoridade para tomar a decisão encontra-se próxima ao topo da organização. Na descentralização, por sua vez, a autoridade para tomar as decisões desloca-se para os níveis mais baixos. Já a Amplitude restrita Amplitude ampla 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 13 de 68 delegação envolve a transferências de autoridade, criando um vínculo de responsabilidade entre o delegante e o delegado. 1.1.3. Delegação de poderes Para Oliveira (2011, p. 193), delegação “é o processo de transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, criando o correspondente compromisso pela execução da tarefa delegada” (grifos nossos). O autor apresenta como elementos básicos da delegação os seguintes: A tarefa que foi transferida do chefe para o subordinado; A obrigação – responsabilidade ou compromisso – que o subordinado tem para com o chefe, na realização dessa tarefa. Nesse sentido, o ato de delegação transfere, de cima para baixo (superior para o subordinado), certo nível de autoridade aos seus subordinados, com o objetivo de proporcionar maior flexibilidade à organização, buscando adaptá-la ao ambiente mutável e dinâmico com o propósito de atender às necessidades do cliente. Com efeito, Oliveira (p. 194) apresenta algumas importantes premissas para a adequada delegação, vejamos: a autoridade deve ser delegada até o ponto, e na medida necessária, para a realização dos resultados esperados; a autoridade deve ser proporcional ao nível de responsabilidade alocada no cargo e/ou função; a responsabilidade não pode ser delegada, pois nem o chefe nem o subordinado podem livrar-se, totalmente, de suas obrigações, designando outros para realizá-las; e a clareza na delegação é fundamental, com designação precisa, entendida e aceita. Destaquei em vermelho a parte sobre responsabilidade, pois Chiavenato entende que a delegação envolve a autoridade e a responsabilidade. Contudo, os autores de Organização & Métodos, como Djalma Rebouças de Oliveira e Antonio Cury, entendem que a delegação envolve apenas autoridade. Este último autor salienta, ainda, que a delegação cria uma nova responsabilidade, que a do delegado para com o delegante. Porém, o delegante permanece com a sua responsabilidade perante o seu superior.. 1.1.4. Centralização 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida– Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 14 de 68 A centralização tem como fundamento a cadeia escalar, ou cadeia de comando, intimamente relacionada com a unidade de comando. Dessa forma, as informações correm pela estrutura hierárquica e as decisões são tomadas pelos indivíduos que se encontram próximos ao topo da estrutura. É a situação indicada para a tomada de decisões estratégicas e formulação de políticas gerais da organização, quando for necessário manter decisões mais uniformes, quando se desejar manter maior controle das atividades da empresa, ou quando a estrutura organizacional não possibilita a descentralização. Além disso, algumas atividades da empresa podem ocorrer de forma mais econômica caso sejam realizadas centralizadamente, como as atividades de aquisição de grandes redes distribuídas geograficamente. Por exemplo, as Forças Armadas possuem diversas unidades espalhadas pelo país. Alguns de seus insumos são comprados centralizadamente por uma unidade especializada, obtendo, assim, maiores descontos e aumentando a eficiência do procedimento. Resumidamente, as principais vantagens e desvantagens da centralização são as seguintes: Vantagens e desvantagens da centralização Vantagens Desvantagens 1. as decisões são tomadas por pessoas que possuem uma visão global da organização; 2. em tese, os tomadores de decisão, que se encontram no topo, são mais bem preparados e treinados que os demais; 3. elimina esforços duplicados, reduzindo os custos operacionais; 4. permite maior integração das atividades e uniformidade de decisões e ações; e 5. as decisões são mais consistentes com os objetivos globais da empresa. 1. os tomadores de decisão encontram- se afastados dos fatos e das circunstâncias, tendo pouco contato com as pessoas e situações envolvidas; 2. as linhas de comunicação ao longo da cadeia escalar provocam demora e maior custo operacional; e 3. o envolvimento de pessoas intermediárias na cadeia escalar, favorece a ocorrência de erros ou distorções no processo de comunicação das decisões. 1.1.5. Descentralização Para Oliveira8, descentralização é a menor concentração do poder decisório na alta administração da empresa, sendo, portanto, mais distribuído por seus diversos 8 Oliveira, D.P.R.; 2011. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 15 de 68 níveis hierárquicos. Na mesma esteira, Chiavenato9 leciona que com a descentralização, a autoridade de tomar as decisões é deslocada para os níveis mais baixos da organização. Já Antonio Cury menciona que a descentralização envolve, isolada e/ou concorrentemente, problemas de natureza estratégica, englobando, em seu equacionamento, soluções tanto estruturais quanto comportamentais. Em seguida, o autor detalha essas perspectivas, vejamos: de natureza estratégica: ocorre quando os problemas de uma estrutura com base em função, fortemente centralizada, numa grande organização, altamente diversificada, em termos de produtos e de mercados, provoca a descentralização por produtos – ou seja, a organização, por uma questão de estratégia, utiliza a descentralização de acordo com os tipos de produtos que oferece; de natureza estrutural: é o produto direto da departamentalização, quando o trabalho geral da empresa é dividido, cabendo a cada área/órgão criada(o) o desenvolvimento de uma parcela específica, segundo diversos critérios; e de natureza comportamental: traduz uma filosofia gerencial, visando libertar o pessoal do estreito controle e dependência dos altos centros de decisão, gerando uma força de trabalho com um certo grau de liberdade para programar e dirigir suas próprias atividades. Dessa forma, a descentralização representa uma forma de distribuir o poder decisório para os níveis inferiores da organização. Contudo, não podemos confundir a descentralização com a delegação. Para Cury (2012, p. 215), “a descentralização tem caráter permanente e é impessoal, enquanto a delegação tem caráter transitório e é quase sempre pessoal, nominal. Na descentralização, a autoridade passa para o nível subordinado as atribuições e responsabilidades, enquanto na delegação a autoridade continua responsável pela tarefa cometida a seu subordinado.” (grifos nossos) Em geral, a descentralização é mais sistemática e organizacional, envolvendo ajustes no regimento interno da empresa; já na delegação não há essas alterações, pois o próprio chefe delega a competência por um documento formal (portaria, aviso, etc.), devendo indicar com precisão a autoridade delegante, a autoridade delegada, as atribuições delegadas e, se necessário, sua vigência. 9 Chiavenato, I.; 2011. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 16 de 68 Veja a comparação entre estes dois instrumentos: Descentralização Delegação 1. Ligada ao cargo ou órgão; 2. Geralmente, atinge vários níveis hierárquicos; 3. Abordagem mais formal; 4. Atuação menos pessoal; e 5. Mais estável no tempo. 1. Ligada à pessoa; 2. Atinge um nível hierárquico; 3. Abordagem mais informal; 4. Atuação mais pessoal; e 5. Menos estável no tempo. Procure compreender o quadro acima, ele pode ser importante na hora da prova. Não se pode afirmar que descentralizar é melhor do que centralizar e vice- versa. Isso depende de vários fatores, podendo ser melhor centralizar em alguns contextos e preferível descentralizar em outros. Em geral, existem quatro elementos que concorrem para aumentar a descentralização, vejamos: complexidade dos problemas organizacionais: com o avanço tecnológico, inovações, intensificação das comunicações e diversificação, exige-se versatilidade, rapidez e precisão nas decisões, fato complicado quando a autoridade fica concentrada. Assim, requer-se mais descentralização; delegação de autoridade: a delegação de autoridade parece ser a resposta correta para promoção do esforço total da organização, sendo necessária para garantir a qualidade e evitar a sobrecarga de trabalho e estagnação de crescimento; mudança e incerteza: quanto maior a necessidade de mudança e de inovação, maior será a necessidade de descentralização; e em tempos de estabilidade: embora os cientistas neoclássicos tenham preferência pela descentralização em épocas de certeza e estabilidade, tal EノWマWミデラゲ ケ┌W IラミIラヴヴWマ ヮ;ヴ; ;┌マWミデ;ヴ ; SWゲIWミデヴ;ノキ┣;N?ラ Complexidade dos problemas organizacionais Delegação de autoridade Mudança e incerteza Em tempos de estabilidade 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 17 de 68 visão foi criticada e, nos dias de hoje, a descentralização é preferível em tempos de mudança e emergência. Nessa esteira, Cury (2012, p. 213) ressalta que sempre que uma decisão puder ser mais bem tomada ao nível operativo, com maior rapidez e favorecendo o completo exame dos vários fatores em causa, pode-se proceder logo a uma descentralização da função respectiva. Com efeito, a descentralização permite que as decisões sejam tomadas pelas unidades situadas nos níveis mais baixos da organização, proporcionando um considerável aumento de eficiência. Vejamos, então, as vantagens e desvantagens de descentralização: Vantagens e desvantagens da descentralização Vantagens Desvantagens 1. rapidez nas decisões pela proximidade do lugar em que surgem os problemas; 2. aumentaa eficiência e a motivação, aproveitando melhor o tempo e a aptidão dos funcionários; 3. os funcionários do alto escalão podem se preocupar com as decisões de cunho estratégico e de maior importância, deixando as decisões mais simples e cotidianas para os níveis mais baixos; 4. com a maior autonomia, pode-se diminuir gastos com coordenação, desde que exista uma estrutura organizacional bem definida; e 5. estimula o moral e a experiência dos jovens executivos, pelo aumento de responsabilidade que são submetidos. 1. falta de uniformidade das decisões 2. inadequado aproveitamento dos especialistas centrais; 3. aumento dos custos de comunicação; 4. possível divergência de ação por parte dos dirigentes periféricos; e 5. necessidade de dispor de dirigentes adequadamente preparados para a descentralização. 1.1.6. Abrangência da Organização A organização pode ser estruturada em três níveis diferentes10: organização no nível global: abrange a empresa como uma totalidade. É o chamado desenho organizacional, podendo assumir três tipos: a organização linear, organização funcional e a organização do tipo linha- staff. 10 Chiavenato, 2011, p. 166. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 18 de 68 organização no nível departamental: temos aqui o desenho departamental ou simplesmente departamentalização. É a organização que abrange cada departamento. organização no nível das tarefas e operações: focaliza cada tarefa, atividade ou operação especificamente. É o chamado desenho dos cargos ou tarefas, sendo feita por meio da descrição e análise de cargos. Para hoje, interessa-nos estudar apenas os dois primeiros níveis, conforme veremos a seguir. 1.1.6.1. Organização no nível global Conforme apresentamos acima, Chiavenato propõe três tipos de organização no nível global: (1) organização linear; (2) organização funcional; (3) organização linha-staff. Ainda nesse contexto, Augusto Cury apresenta um quarto tipo (estrutura) de organização: (4) estrutura tipo comissão ou colegiada. Tipos de organização no nível global. 1.1.6.1.1. Organização Linear Também conhecida como estrutura militar, pois derivou das estruturas dos antigos exércitos, é a forma estrutural mais simples e antiga. Nessa forma, existem estruturas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade entre superior e subordinados, ensejando o seu formato piramidal e enfatizando a unidade de comando. Tem como principais características: autoridade linear ou única: é a principal característica deste tipo de estrutura. A autoridade linear é baseada no nível hierárquico, sendo que cada subordinado reporta-se e recebe ordens única e exclusivamente de um único superior; Comissão ou Linear Funcional Linha-staff Organização no nível global 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 19 de 68 linhas formais de comunicação: as comunicações são lineares e formais, limitadas exclusivamente às relações formais descritas no organograma; centralização das decisões: a organização linear desloca e converge toda a autoridade para a cúpula da organização, pois existe uma autoridade máxima que centraliza todas as decisões e o controle da organização; e aspecto piramidal: decorre da centralização da autoridade no topo da organização e da autoridade linear. Dessa forma, à medida que se sobe na escala hierárquica, diminui o número de cargos ou órgãos. Assim, quanto mais alto é o nível do cargo, maior será a generalização e centralização e à medida que diminui o nível hierárquico, maior será a especialização e a delimitação das responsabilidades. Organização Linear A organização linear é aplicada em pequenas empresas ou nos estágios iniciais de uma organização. Ademais, pode ser utilizada quando as tarefas são rotineiras e padronizadas ou quando se prioriza a rapidez na execução do trabalho em detrimento da qualidade de trabalho. Por fim, as organizações que investem em consultorias ou adquirem serviços externos ao invés de criar seus órgãos internos, podem utilizar este tipo de estrutura. Para fechar este tópico, apresentamos as vantagens e desvantagens da organização linear: Vantagens e desvantagens da organização linear Vantagens Desvantagens 1. estrutura simples e de fácil compreensão; 2. clara delimitação das responsabilidades dos órgãos e uma notável precisão de jurisdição; 3. facilidade de implantação; 4. estabilidade; e 5. tipo de organização indicada para pequenas empresas. 1. estabilidade e constância das relações formais, podendo levar à rigidez e à inflexibilidade, dificultando a inovação e adaptação; 2. exagera a função de chefia e comando, pois pressupõe a existência de chefes capazes de fazer tudo e saber tudo (o chefe GWヴZミIキ; GWヴ;ノ PヴラS┌N?ラ Fキミ;ミN;ゲ VWミS;ゲ 0 00000000000 - DEMO 0 Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 20 de 68 passa a representar um gargalo nas comunicações); 3. não favorece a especialização, pois o chefe torna-se um generalista, devendo ter conhecimento de tudo que ocorre na organização; 4. sobrecarrega a direção à medida que a empresa cresce; e 5. as comunicações tornam-se demoradas, pois dependem da estrutura linear. 1.1.6.1.2. Organização Funcional É o tipo de estrutura que aplica o princípio funcional ou o princípio da especialização das funções. Aqui, cada funcionário deve se reportar ao supervisor especialista da área de interesse. Vamos ilustrar com um exemplo. Em uma estrutura linear, caso ocorra um problema com uma máquina, o funcionário deverá se dirigir ao seu chefe, que enviará a mensagem para cima até chegar ao supervisor de máquinas e equipamentos. Este processo pode demorar, além de estar sujeito a problemas de comunicação. Numa estrutura funcional, porém, o funcionário deverá se dirigir diretamente ao supervisor de máquinas e equipamentos. O caminho é bem mais curto e não se submete a interferências na comunicação. Nesse contexto, vejamos as características principais da estrutura funcional: autoridade funcional ou dividida: é a autoridade do conhecimento, cada subordinado reporta-se a muitos superiores, mas a autoridade é parcial e relativa, decorrente da especialidade, representando uma total negação ao princípio da unidade de comando ou supervisão única, tão importante para Fayol; linhas diretas de comunicação: diferentemente da organização linear, nesta estrutura a comunicação entre os órgãos ou cargos é efetuada diretamente, sem necessidade de intermediação, buscando a maior rapidez possível nas comunicações entre os diferentes níveis. Temos então, uma multiplicidade de contatos entre superiores e supervisores; descentralização das decisões: esta estrutura caracteriza-se pela descentralização das decisões através do deslocamento e distribuição das decisões para os órgãos e cargos adequados para sua tomada e implementação; e 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 21 de 68 ênfase na especialização: as funções são separadas de acordo com as especialidades envolvidas. Assim, cada órgão ou cargo contribui com a sua especialidade e as responsabilidades são delimitadas de acordo com as especializações. Compreendidas as características da estrutura funcional, vejamos as suas vantagens e desvantagens:Vantagens e desvantagens da organização funcional Vantagens Desvantagens 1. proporciona o máximo de especialização nos diversos órgãos ou cargos na organização; 2. permite a melhor supervisão técnica possível; 3. desenvolve comunicações diretas, sem intermediação; 4. maior facilidade de adaptação das capacidades e aptidões à função; e 5. separa as funções de planejamento e controle das funções de execução. 1. diluição e consequente perda da autoridade de comando; 2. requer maior e mais difícil coordenação; 3. difícil aplicação, requerendo maior habilidade gerencial; 4. tendência à concorrência entre os especialistas, pois os órgãos e cargos especializados tentarão impor à organização o seu ponto de vista, com perda da visão conjunta da organização; 5. como consequência do problema anterior, a organização passa a ter uma tendência à tensão e aos conflitos; Apesar dos vários benefícios, em geral, a estrutura funcional é de difícil aplicação, fracassando em muitos casos. Assim, deve ser aplicada apenas em situações em que há uma equipe de especialistas bem entrosados ou quando a organização se utiliza, por certo tempo, de um órgão especializado para implantar alguma rotina ou procedimento. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 22 de 68 Organização funcional 1.1.6.1.3. Organização linha-staff (staff-and-line ou hierárquico- consultivo) Neste tipo de estrutura, buscou-se combinar as organizações lineares e as organizações funcionais, com o objetivo de incrementar as vantagens de cada uma e minimizar suas desvantagens. Ela segue a estrutura básica da organização linear, contudo diferencia-se pela existência de órgãos de staff junto aos gerentes de linha. Os órgãos de staff têm a função de assessoramento e aconselhamento ao executivo ao qual estão ligados, acabando com a necessidade de recrutar gerentes excepcionais. Como principais características deste modelo temos: fusão da estrutura linear com a estrutura funcional, com predomínio da primeira; coexistência entre as linhas formais de comunicação com as linhas diretas de comunicação; separação entre os órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio e suporte (assessores); e a hierarquia e a especialização convivem juntas: a hierarquia (linha) assegura o comando e a disciplina, enquanto a especialização (staff) fornece os serviços de consultoria e de assessoria. Ademais, temos as seguintes vantagens e desvantagens da estrutura de linha- staff. Vantagens e desvantagens da organização linha-staff Vantagens Desvantagens 1. assegura assessoria especializada e inovadora mantendo o princípio da 1. os órgãos de execução reagem contra as sugestões do staff; GWヴZミIキ; GWヴ;ノ S┌ヮWヴ┗キゲラヴ SW ヮヴラS┌N?ラ S┌ヮWヴ┗キゲラヴ SW ケ┌;ノキS;SW S┌ヮWヴ┗キゲラヴ SW マ;ミ┌デWミN?ラ 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 23 de 68 autoridade única; 2. facilita a participação de especialistas em qualquer ponto da linha hierárquica; 3. possibilita melhor controle da quantidade e da qualidade; 4. torna a organização facilmente adaptável a suas necessidades; e 5. promove maior eficiência. gerando conflito; 2. o staff tende a usurpar a autoridade dos chefes de linha; 3. processo decisório mais demorado; 4. requer hábil coordenação das orientações emanadas do staff; e 5. as sugestões podem se confundir com as ordens ou entrar em conflitos com estas. A estrutura linha-staff é a forma de organização mais utilizada, permitindo o emprego de especialistas com um custo razoável. Organização linha-staff 1.1.6.1.4. Estrutura tipo comissão ou colegiada Este tipo de organização é descrito por Antonio Cury. Trata-se de um tipo de estrutura em que a chefia é colegiada, em que não mais existe um grande chefe tomando as decisões políticas e estratégicas na empresa, mas uma pluralidade de membros, de diferentes profissões, dividindo as responsabilidades. Assim, cabe ao grupo o poder decisório maior. Vejamos as características, vantagens e desvantagens desta estrutura: direção plural ou colegiada, a tomada de decisões pertence ao grupo; GWヴZミIキ; GWヴ;ノ Dキ┗キゲ?ラ SW SラI┌マWミデ;N?ラ Dキ┗キゲ?ラ SW P;デヴキマレミキラ AゲゲWゲゲラヴキ; J┌ヴケSキI; AゲゲWゲゲラヴキ; デYIミキI; AゲゲWゲゲラヴキ; デYIミキI; AゲゲWゲゲラヴキ; SW RH AゲゲWゲゲラヴキ; SW Pノ;ミテく W CララヴSく 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 24 de 68 a responsabilidade da execução é impessoal; poderes restritos aos membros; as ordens partem de um grupo para cada empregado, mas cada empregado só tem um chefe imediato; e apresenta diversas denominações características como: junta, comissão, conselho, tribunal, diretoria, etc. Vantagens e desvantagens da estrutura tipo comissão ou colegiada Vantagens Desvantagens 1. facilita a participação de especialistas; 2. julgamento impessoal; e 3. apresenta pontos de vista mais gerais. 1. fraqueza na direção de operações cotidianas; 2. decisões mais demoradas; e 3. responsabilidade mais diluída. Para concluir, a estrutura colegiada é utilizada em grandes organizações no nível da alta administração; e no setor público, a exemplo dos tribunais e agências reguladoras. Devido ao custo e às características especiais, não é recomendada para organizações de pequeno e médio porte. Estrutura colegiada Adaptado de: Cury, 2012, p. 234. 1.1.6.1.5. Outros tipos de estruturas Existem diversos outros tipos de estruturas ou organizações. Alguns deles são confundidos com os tipos de departamentalização. É o caso, por exemplo, da CラミゲWノエラ SW ASマキミキゲデヴ;N?ラ Cラマキゲゲ?ラ Iラミゲ┌ノデキ┗; Cラマキゲゲ?ラ デYIミキI; DキヴWデラヴキ; E┝WI┌デキ┗; VキIW-PヴWゲく SWヴ┗キNラゲ VキIW-PヴWゲく PヴラS┌デラゲ X VキIW-PヴWゲく PヴラS┌デラゲ Y VキIW- ヮヴWゲキSZミIキ;ゲ DWヮ;ヴデ;マWミデラゲ 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 25 de 68 departamentalização ou estrutura matricial, que pode ser abordado tanto como um tipo de organização como uma forma de departamentalização. Optamos por abordá- la no capítulo seguinte (departamentalização). Assim, guarde as características da departamentalização matricial, mas lembre-se que, na prova, pode aparecer como estrutura ou organização matricial. Para complementar, vamos falar da estrutura em rede. Outros tipos de organizações serão apresentados durante a resolução de questões. 1.1.6.1.6. Estrutura em rede Uma rede de integração de empresas ou estrutura em rede é uma forma de estruturação organizacional em que ocorre a cooperação entre empresas visando consolidar fortes e internacionais vantagens competitivas, sustentadas por otimizadas tecnologias, melhor utilização dos ativos, bem como maiores produtividade, flexibilidade, qualidade, rentabilidade e lucratividade das empresas participantes. Este tipo de estrutura tem como principal característica a flexibilidade e a competitividade em escala internacional, pois não há fronteiras para a organização. A estrutura em rede está fundamentada na relação de cooperação entre as empresas. Assim, é possível contratar produtos ou serviços de diversos parceiros, permitindo a troca sempre que se perceber necessário, daí o seu caráter flexível. A rede de integração de empresas deve obedecer a algumas premissas, dentre elas a necessidade de transparência e transferência de conhecimentos. Ademais, não há hierarquiaentre as empresas, com isso a troca informações corre de maneira mais rápida, sem depender de pessoas intermediárias. O feedback (retorno) sobre informações, produtos ou serviços prestados ocorre de forma mais fácil. Na rede, os atores sociais mantêm a sua autonomia e estabelecem múltiplos vínculos de interdependência entre si, resultando numa dinâmica arena permeada por relações de cooperação e conflitos de opinião11. 1.1.6.2. Departamentalização Para Oliveira (p. 101), departamentalização é o agrupamento, de acordo comum critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, tecnológicos e materiais e equipamentos – em unidades organizacionais. Através da departamentalização, as organizações obtêm maior homogeneidade de tarefas em cada órgão. 11 Migueletto, 2001. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 26 de 68 Há diversas formas de classificar os tipos de departamentalização. Porém, vamos apresentar os tipos que costumam ser explorados pelas bancas de concurso: Principais tipos de departamentalização 1. Por funções; 2. Por produtos ou serviços; 3. Por localização geográfica; 4. Por clientes; 5. Por fases do processo (ou processamento); 6. Por projetos; 7. Matricial; e 8. Mista. 1.1.6.2.1. Departamentalização por funções É o critério mais utilizado pelas empresas. Aqui, as atividades são agrupadas de acordo com as funções principais desenvolvidas dentro da organização. É indicada em circunstâncias estáveis e de pouca mudança que requeiram desempenho continuado de tarefas rotineiras. Com efeito, é aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos ou serviços, os quais permaneçam inalterados por longo tempo. Outrossim, a departamentalização por funções reflete um elevado nível de auto-orientação e de introversão administrativo, isto é, a organização se volta para si mesma. Apresenta como vantagens: permite agrupar vários especialistas sob uma única chefia comum; permite a maior concentração e uso de recursos especializados, pois estes serão alocados em unidades organizacionais específicas; garante plena utilização das habilidades técnicas das pessoas, pois se baseia no princípio da especialização ocupacional; orienta as pessoas para uma atividade específica, concentrando sua competência de maneira eficaz; e permite economia pela utilização máxima de máquinas e de produção em massa (economia de escala). Por outro lado, as desvantagens da departamentalização funcional são: reduz a cooperação interdepartamental, pois exige forte concentração intradepartamental e cria barreiras entre os departamentos devido à ênfase nas especialidades; 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 27 de 68 é inadequada quando a tecnologia e as circunstâncias externas são mutáveis e imprevisíveis; a responsabilidade pelo desempenho total está somente na alta administração, já que cada executivo fiscaliza apenas uma função específica; dificulta a adaptação e a flexibilidade a mudanças externas, devido à visão introvertida (voltada para dentro), que não percebe o que está ocorrendo fora da organização; baixo cumprimento de prazos e orçamentos, pois este tipo de departamentalização não cria condições para uma perfeita interligação das várias atividades da empresa; e focaliza os esforços das pessoas em suas especialidades (visão parcial), em detrimento do desempenho global. Departamentalização funcional 1.1.6.2.2. Departamentalização por produtos ou serviços Neste tipo de departamentalização, ocorre o agrupamento das atividades e tarefas de acordo com os produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Imagine uma empresa de bebidas, ela pode criar departamentos de refrigerantes, de bebidas alcoólicas e de sucos. Outra perspectiva desta departamentalização é dizer que o agrupamento ocorre de acordo com os resultados, sendo o vocábulo resultados empregado no sentido de produtos ou serviços gerados. É o tipo de departamentalização recomendada para circunstâncias ambientais instáveis e mutáveis. Neste caso, as principais vantagens são: é possível fixar a responsabilidade dos departamentos para um produto ou serviço; propicia a alocação de capital especializado para cada um dos grupos de produtos ou serviços; DキヴWデラヴキ; DWヮ;ヴデ;マWミデラ SW ヮヴラS┌N?ラ DWヮ;ヴデ;マWミデラ SW aキミ;ミN;ゲ DWヮ;ヴデ;マWミデラ SW ┗WミS;ゲ 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 28 de 68 facilita a coordenação interdepartamental; propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade; permite a flexibilidade, pois as unidades de produção podem ser maiores ou menores, conforme as condições mudem, sem interferir na estrutura organizacional. Contudo, como desvantagens temos: devido a duplicação de esforços, decorrente da existência de atividades comuns nos vários grupos de produtos ou serviços, tem tendência ao aumento dos custos operacionais; enfatiza a coordenação em detrimento da especialização; pode provocar problemas humanos de temores e ansiedades quando em situação de instabilidade externa, pois os empregados tendem a ser mais inseguros com relação a alguma possibilidade de desemprego ou retardamento em sua carreira profissional; como cada departamento se preocupa com o produto ou serviço que oferece, dificulta a visão geral da organização, pois cada gestor vai defender os interesses de seu setor; dificulta o estabelecimento de políticas gerais da empresa. Departamentalização por produtos ou serviços 1.1.6.2.3. Departamentalização por localização geográfica ou territorial Neste modelo, ocorre a diferenciação e agrupamento das atividades de acordo com a localização onde o trabalho é desempenhado ou uma área de mercado a ser servida pela empresa. Então, o agrupamento ocorrerá com base nos interesses geográficos. Geralmente é utilizada em empresas territorialmente dispersas. DキヴWデラヴキ; DWヮ;ヴデ;マWミデラ SW ヮヴラS┌デラゲ SW WゲIヴキデルヴキラ DWヮ;ヴデ;マWミデラ SW ヮヴラS┌デラゲ SW ゲWェ┌ヴ;ミN; DWヮ;ヴデ;マWミデラ SW ヮヴラS┌デラゲ エラゲヮキデ;ノ;ヴWゲ 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 29 de 68 Aqui, temos como vantagens: permite fixar responsabilidade de lucro e desempenho para cada departamento; favorece a obtenção de vantagens econômicas de determinadas operações locais; possibilita ações mais adequadas e rápidas em determinada região; permite a aplicação de treinamento e capacitação dos profissionais pela atuação direta no território considerado; é indicado para firmas de varejo, contudo algumas funções (como compras e finanças) devem ser centralizadas; e maior facilidade de conhecer os fatores de influência e os problemas locais por ocasião da decisão. Por outro lado, apresenta as seguintes desvantagens: deixa em segundo plano a coordenação, em face da liberdade e autonomia colocada nas regionais e filiais; se não houver um planejamento efetivo, pode gerar a duplicação de instalações e pessoal; e a preocupação estritamente territorial concentra-se mais nos aspectos mercadológicos e de produção, e quase não requer especialização. As outras áreas da empresa tornam-se, normalmente, secundárias. Departamentalização por localização geográfica ou territorial 1.1.6.2.4.Departamentalização por clientela Neste caso, as atividades são agrupadas de acordo com as necessidades variadas e especiais dos clientes ou fregueses da organização, ou seja, o DキヴWデラヴキ; RWェキ?ラ NラヴデW RWェキ?ラ S┌SWゲデW RWェキ?ラ NラヴSWゲデW UミキS;SW M;ミ;┌ゲ UミキS;SW BWノYマ UミキS;SW RWIキaW UミキS;SW S;ノ┗;Sラヴ UミキS;SW Rキラ SW J;ミWキヴラ UミキS;SW S?ラ P;┌ノラ 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 30 de 68 agrupamento ocorre de acordo com o tipo de pessoa ou pessoas para quem o trabalho é executado. Nessa linha, uma empresa de roupas pode criar um departamento masculino, um feminino e um infantil. A ênfase é no cliente. Sendo assim, a organização apresenta uma orientação extroversiva (para fora) mais voltada para o cliente do que para si mesma. Dessa forma, apresenta as seguintes vantagens: propicia, para a empresa, situação favorável para tirar proveito das condições de grupos de clientes bem definidos; e assegura o reconhecimento e o atendimento contínuo e rápido aos diferentes tipos e classes de clientes; e permite à organização concentrar seus conhecimentos sobre as distintas necessidades e exigências dos canais mercadológicos. Por outro lado, apresenta como desvantagens: (1) as demais atividades da organização (como produção e finanças) podem tornar-se secundárias ou assessorias, decorrente da preocupação compulsória pelo cliente; (2) os demais objetivos da organização (como lucratividade e produtividade) podem ser sacrificados em função da satisfação do cliente. Departamentalização por clientela 1.1.6.2.5. Departamentalização por processo Também chamada de departamentalização por fases do processo, por processamento ou ainda por equipamento, representa o agrupamento das atividades de acordo com as etapas de um processo, considerando a maneira pela qual são executados os trabalhos ou processos para a consecução de uma Dキ┗キゲ?ラ IラマWヴIキ;ノ DWヮ;ヴデ;マWミデラ aWマキミキミラ DWヮ;ヴデ;マWミデラ キミa;ミデキノ DWヮ;ヴデ;マWミデラ マ;ゲI┌ノキミラ SWN?ラ SW テW;ミゲ SWN?ラ SW ůŝŶŐĞƌŝĞ SWN?ラ SW ヴラ┌ヮ;ゲ SWN?ラ SW I;ノN;Sラゲ SWN?ラ SW Hヴキミケ┌WSラゲ SWN?ラ SW ヴラ┌ヮ;ゲ キミa;ミデキゲ 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 31 de 68 meta ou objetivo específico. Caracteriza-se pela ênfase na tecnologia de produção, sendo empregada, normalmente, nas áreas produtivas ou de operação. As principais vantagens da departamentalização por processo são: maior especialização dos recursos alocados; permite o melhor arranjo físico e disposição racional dos recursos; permite uma utilização mais econômica dos recursos tecnológicos; possibilidade de comunicações de informações técnicas mais rápidas; e melhor coordenação e avaliação de cada parte ou etapa do processo. Todavia, como desvantagens temos: possibilidade de perda da visão global do andamento do processo; e flexibilidade restrita para ajustes no processo. Departamentalização por processos Adaptado de: Oliveira, 2011, p. 113. 1.1.6.2.6. Departamentalização por projetos Na departamentalização por projetos, ocorre o agrupamento das atividades de acordo com as saídas e os resultados (outputs) relativos a um ou a vários projetos da empresa. Normalmente é utilizado em grandes empresas que desenvolvem projetos com grande concentração de recursos e prolongado tempo de produção, a exemplo da construção de edifícios. A principal diferença para a departamentalização por produtos é que aqui os produtos assumem enormes proporções, demandando investimentos e recursos elevados, tecnologia específica e períodos prolongados de tempo para planejamento e execução. SWN?ラ SW ヮヴWヮ;ヴ;N?ラ SWN?ラ SW ヮヴY- マラミデ;ェWマ SWN?ラ SW Wゲデ;マヮ;ヴキ; SWN?ラ SW IラヴデW E┗ラノ┌N?ラ Sラ ヮヴラIWゲゲラ Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 32 de 68 Na mesma linha dos tópicos anteriores, destacamos as vantagens desse modelo: permite alto grau de responsabilidade da equipe de execução do projeto; possibilita que os funcionários envolvidos tenham elevado grau de conhecimento de todos os trabalhos inerentes ao projeto; tem alto grau de versatilidade e adaptabilidade, aceitando novas ideias e técnicas durante o desenvolvimento dos trabalhos; possibilita melhor atendimento aos clientes dos projetos; e permite melhor cumprimento de prazos e orçamentos. Já as desvantagens são as seguintes: para atender à complexidade dos projetos, torna-se necessário montar equipes altamente especializadas. Contudo, ao término do projeto, a empresa pode ser obrigada a dispensar o pessoal ou paralisar máquinas e equipamentos caso não tenha outro projeto em vista; como decorrência do problema anterior, ocorre forte ansiedade e angústia nas pessoas pela imprevisibilidade de futuro no emprego; geralmente não apresenta um sistema de comunicação e tomada de decisão adequado; e pode gerar um situação de recursos ociosos ou mal empregados. Departamentalização por projetos 1.1.6.2.7. Outros tipos de departamentalização Os tipos de departamentalização apresentados acima são propostos por Chiavenato. Porém, podemos encontrar outras classificações, das quais destacamos: PヴラテWデラ A PヴラテWデラ C PヴラテWデラ B GWヴZミIキ; SW ヮヴラテWデラゲ 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 33 de 68 departamentalização matricial – é uma forma intermediária entre os tipos de departamentalização funcional e por projetos – ou, às vezes, funcional e por produtos ou serviços. Não leva em consideração o clássico princípio da unidade de comando de Fayol, tendo como característica marcante a autoridade dual (chefe funcional x chefe de projeto). Com esse tipo de agrupamento, mantém-se a estrutura funcional para as atividades cotidianas, somando com a possibilidade do líder de um projeto aprimorar sua rede de contato com sua equipe de trabalho. Como inconveniente citamos a dupla subordinação, gerando um clima de ambiguidade de papéis e relações; e o conflito de interesses de poder entre os chefes funcionais e os chefes de projetos. Por outro lado, é vantajosa, pois possibilita o maior aprimoramento técnico da equipe de trabalho; maior especialização das atividades desenvolvidas; melhor atendimento aos clientes do projeto; maior cumprimento de prazos e do orçamento, etc. Ademais, Vantagens e desvantagens da departamentalização matricial Vantagens Desvantagens 1. possibilidade de maior aprimoramento técnico de sua equipe de trabalho; 2. coordenação da equipe de forma mais adequada e coerente; 3. maior desenvolvimento da capacitação profissional; 4. maior especialização das atividades desenvolvidas; 5. uso adequado dos vários recursos; 6. maior cumprimento de prazos e do orçamento; 7. melhor atendimento aos clientes do projeto. 1. baixo grau de interação entre áreas cada vez mais especializadas; 2. falta de coordenação geral para o projeto, com visão ampla para integrar várias especializações e correlacioná-las com as necessidades dos clientes; 3. falta de motivação dos especialistas responsáveis por partes de uma atividade maior, sem entendimento satisfatório de como elas estão correlacionadas com o esforço total; 4. possível existência de capacidade ociosa de recursos materiais e humanos;5. requer habilidades especiais dos gerentes de projetos para negociar recursos com os gerentes funcionais; 6. possível ocorrência de duplicidade de esforços quando dois ou mais técnicos trabalham em um mesmo problema ou assunto, porém em projetos distintos. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 34 de 68 Departamentalização matricial departamentalização mista – não há um modelo definido, pois cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais se adapte a sua realidade. Assim, é possível combinar diversos tipos de departamentalização, como, por exemplo, por projetos, funcional e territorial. Ufa! Pessoal, esta parte foi bem cansativa, então vou apresentar um quadro com o resumo – retirado da obra de Chiavenato (2011, p. 208) – das departamentalizações funcional, por produtos, geográfica, por clientela, por processos e por projetos. Em seguida, vamos resolver diversas questões sobre o tema. Tipos de departa- mentalização Características Vantagens Desvantagens Funcional Agrupamento por atividades ou funções principais. Divisão do trabalho interna por especialidades. Auto- orientação, introversão. Maior utilização de pessoas especializadas e recursos. Adequada para atividade continuada, rotineira e estabelecida a longo prazo. Pequena cooperação interdepartamental. Contra indicada para circunstâncias ambientais imprevisíveis e mutáveis. Por produtos ou serviços Agrupamento por resultados quanto a produtos ou serviços. Divisão de trabalho por linhas de produtos/serviços. Ênfase nos produtos e serviços. Orientação para Define responsabilidade por produtos ou serviços, facilitando a avaliação dos resultados. Melhor coordenação interde- partamental. Maior flexibilidade. Facilita a inovação. Ideal para Enfraquecimento da especialização. Alto custo operacional pela duplicação das especialidades. Contra indicada para circunstâncias estáveis e rotineiras. Enfatiza a Pintura Latoaria Eletrônica Projeto A Gerência de projetos Projeto A Projeto A Diretoria 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 35 de 68 resultados. circunstâncias mutáveis. coordenação em detrimento da especialização. Geográfica ou Territorial Agrupamento conforme localização geográfica ou territorial. Ênfase na cobertura geográfica. Orientação para o mercado. Extroversão. Maior ajustamento às condições locais ou regionais. Fixa responsabilidade por local ou região, facilitando a avaliação. Ideal para firmas de varejo. Enfraquece a coordenação (seja planejamento, execução e controle) da organização como um todo. Enfraquecimento da especialização. Por clientela Agrupamento conforme o tipo ou tamanho do cliente ou comprador. Ênfase no cliente. Orientação extroversiva mais voltada para o cliente do que para si mesma. Predispõe a organização para satisfazer às demandas dos clientes. Ideal quando o negócio depende do tipo ou tamanho do cliente. Fixa responsabilidade por clientes. Torna secundárias as demais atividades da organização (como produção e finanças). Sacrifica os demais objetivos da organização (como produtividade, lucratividade, eficiência etc.). Por processo Agrupamento por fases do processo, do produto ou da operação. Ênfase na tecnologia utilizada. Enfoque introversivo. Melhor arranjo físico e disposição racional dos recursos. Utilização econômica da tecnologia. Vantagens econômicas do processo. Ideal quando a tecnologia e os produtos são estáveis e permanentes. Contraindicada quando a tecnologia sofre mudanças de desenvolvimento tecnológico. Falta de flexibilidade e adaptação a mudanças. Por projetos Agrupamento em função de saídas ou resultados quanto a um ou mais projetos. Requer estrutura organizacional flexível e adaptável às circunstâncias do projeto. Requer alto grau de coordenação entre órgãos para cada projeto. Ideal quando a concentração de recursos é grande e provisória e quando o produto é de grande porte. Orientada para resultados concretos. Alta concentração de recursos e investimentos, com datas e prazos de execução. Adaptação ao desenvolvimento técnico. Ideal para produtos altamente complexos. Concentra pessoas e recursos em cada projeto provisoriamente. Quando termina um projeto, há indefinição quanto a outros. Descontinuidade e paralisação. Imprevisibilidade quanto a novos projetos. Angústia dos especialistas quanto ao seu próprio futuro. 1. (FGV - AFRE/SEFAZ RJ/2010) Modelos organizacionais são formas genéricas estruturais que uma organização pode assumir. Nesse sentido, assinale a alternativa que pode ser considerada uma característica do modelo organizacional celular. a) Comunicação formalizada. b) Elevada especialização do trabalho. c) Foco no desempenho das funções. d) Departamentalização funcional. e) Estrutura horizontal. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 36 de 68 Comentário: a organização celular é caracterizada pela existência de diversas equipes ou grupos de células de competências interligadas que atuam em um contexto dinâmico de processos. É um tipo de estrutura muito horizontalizada em que quase não há hierarquia. As comunicações fluem por todos os lados; os trabalhos são desenvolvidos de forma bastante variada, com pouca especialização; o foco é no desempenho dos processos; a departamentalização é por células. Gabarito: alternativa E. 2. (FGV - TJ/TRE PA/2011) O organograma hipotético de uma prefeitura, acima demonstrado, é baseado na departamentalização a) matricial. b) funcional. c) programática. d) por produto. e) por serviços. Comentário: transportes, educação, saúde e agricultura são diferentes funções da prefeitura municipal. Logo, o organograma acima demonstra uma estrutura funcional. Gabarito: alternativa B. 3. (FGV - AJ/TRE PA/2011) A respeito da estrutura organizacional, analise as afirmativas a seguir: I. A estrutura organizacional determina relações formais de subordinação, entre as quais o número de níveis na hierarquia e amplitude de controle de gerentes e supervisores. II. A estrutura organizacional identifica o agrupamento de indivíduos em departamentos e de departamentos na organização como um todo. III. A estrutura organizacional inclui o projeto de sistemas para assegurar comunicação eficaz, coordenação e integração de esforços entre os departamentos. 0 00000000000 - DEMO Noções Administrativas – MP-BA Teoria e exercícios comentados Prof. Herbert Almeida – Aula 00 Prof. Herbert Almeida www.estrategiaconcursos.com.br Página 37 de 68 Assinale a) se apenas as afirmativas I e II estiverem corretas. b) se apenas as afirmativas II e III estiverem corretas. c) se apenas as afirmativas I e III estiverem corretas. d) se nenhuma afirmativa estiver correta. e) se todas as afirmativas estiverem corretas. Comentário: vimos acima os componentes da estrutura organizacional. As relações formais de subordinação são demonstradas na estrutura organizacional, fazendo parte do sistema de autoridades (item I correto). O agrupamento de atividades (departamentalização) faz parte do sistema de responsabilidades (item II correto). E a comunicação eficaz, coordenação e integração de esforços entre os departamentos fazem parte do sistema de comunicações (item III correto). Ou seja, todos os itens estão corretos. Gabarito: alternativa E. (CESPE – Técnico Administrativo/ANATEL/2009)
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