Módulo 26 - ARQUIVOLOGIA

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MATERIAL DIDÁTICO 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
 
 
 
 
 
 
CREDENCIADA JUNTO AO MEC PELA 
PORTARIA Nº 2.861 DO DIA 13/09/2004 
 
0800 283 8380 
 
www.portalprominas .com.br 
2 
 
SUMÁRIO 
 
INTRODUÇÃO ............................................................................................................ 3 
UNIDADE 1 – ARQUIVOS E DOCUMENTOS ................. ........................................... 5 
1.1 Finalidade e função ........................................................................................... 8 
1.2 Características ................................................................................................... 9 
1.3 Princípios arquivísticos .................................................................................... 10 
1.4 Importância dos arquivos ................................................................................. 13 
1.5 Tipos de arquivos ............................................................................................ 13 
1.6 Classificação de arquivos públicos .................................................................. 17 
1.7 Arquivos x Bibliotecas x Museus ..................................................................... 21 
UNIDADE 2 – GESTÃO DE ARQUIVOS .................... .............................................. 24 
2.1 Ciclo de vida .................................................................................................... 24 
UNIDADE 3 – MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS .................... 27 
3.1 Alfabético ......................................................................................................... 29 
3.2 Geográfico ....................................................................................................... 30 
3.3 Ideográfico ....................................................................................................... 31 
3.4 Numérico ......................................................................................................... 33 
3.5 Alfanumérico .................................................................................................... 34 
UNIDADE 4 – ARQUIVOLOGIA X MEMÓRIA ................ ......................................... 36 
UNIDADE 5 – ARQUIVO X CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO........ ................................ 38 
UNIDADE 6 – LEGISLAÇÃO E ACESSIBILIDADE ........... ...................................... 41 
6.1 Lei de Acesso à Informação – Lei nº 12.527/11............................................... 41 
UNIDADE 7 – ARQUIVOS X HISTÓRIA.................... ............................................... 44 
7.1 As dimensões da didática do professor – breve consideração para o “bom 
professor” ............................................................................................................... 44 
7.2 Despertando o aluno para importância dos documentos de arquivo ............... 46 
7.3 O uso da imagem e da fotografia ..................................................................... 48 
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 51 
ANEXO ..................................................................................................................... 57 
 
3 
 
INTRODUÇÃO 
 
Arquivologia ou arquivística trata-se de uma área de conhecimento das 
Ciências Sociais Aplicadas que estuda e aborda os dados contidos nos documentos 
de arquivos, transformando-os em informação potencialmente capaz de produzir 
conhecimento e desenvolvimento social. É, portanto, uma área que produz, 
processa e dissemina as informações correntes. 
Numa breve comparação com a História, é possível perceber de imediato 
que ambas caminham juntas, afinal de contas, funcionando a História como um 
elemento transformador de uma sociedade opressora que seja capaz de 
desenvolver uma nova pedagogia do oprimido, para que através da educação 
possamos mudar a História da humanidade, a arquivologia funciona como munição, 
como combustível para que a História se faça acontecer. 
Não temos intenção de enveredar por reflexões e discussões acerca da 
importância do Ensino de História nesse momento do curso, afinal, nosso foco é a 
Arquivologia, correto?! 
No entanto, precisamos entender o porquê de manter documentos em 
arquivos, a sua classificação, como pesquisar, onde podemos chegar, o que é 
importante preservar, porque é importante a memória e, claro, como trabalhar e 
fazer nossos alunos entenderem a importância da arquivologia. 
Esse caminho passa necessariamente por definirmos e conceituarmos 
arquivo, relacionar com a Ciência da Informação, entender o que é memória, fazer 
essas inter-relações. 
Claro que a história vai além dos arquivos, mas neles encontramos um 
mundo de informações/conhecimentos que poderiam ter se perdido ao longo dos 
tempos. É nos arquivos que resgatamos “histórias”, às vezes as mais incríveis, 
outras vezes, informações que nos levam a entender o desenrolar de muitos 
acontecimentos, de avanços e retrocessos da humanidade. 
Os Parâmetros Curriculares Nacionais são enfáticos ao determinarem que o 
professor seja capaz de ensinar novos métodos de análise para seus alunos, e que 
ele seja capaz ainda de observar criticamente o uso e produção das coisas que 
envolvem seu mundo e o mundo de outros, o que engloba conhecer o que se passa 
4 
 
tanto na sua vida como na vida de outras pessoas, e eis que nos arquivos 
encontramos os dados e informações que eles irão transformar em conhecimento. 
Função, finalidade, características, os princípios que regem a área, gestão, 
métodos de classificação, a fotografia e a imagem nos arquivos, a microfilmagem, 
legislação de apoio com foco no acesso; as relações entre arquivologia, memória, 
ciência da informação e história são alguns dos tópicos sobre os quais 
discorreremos ao longo deste modulo, finalizando com uma lista de terminologia 
arquivística. 
Duas observações se fazem necessárias: 
Em primeiro lugar, sabemos que a escrita acadêmica tem como premissa 
ser científica, ou seja, baseada em normas e padrões da academia. Pedimos licença 
para fugir um pouco às regras com o objetivo de nos aproximarmos de vocês e para 
que os temas abordados cheguem de maneira clara e objetiva, mas não menos 
científicos. 
Em segundo lugar, deixamos claro que este módulo é uma compilação das 
ideias de vários autores, incluindo aqueles que consideramos clássicos, não se 
tratando, portanto, de uma redação original. 
Ao final do módulo, além da lista de referências básicas, encontram-se 
muitas outras que foram ora utilizadas, ora somente consultadas e que podem servir 
para sanar lacunas que por ventura surgirem ao longo dos estudos. 
5 
 
UNIDADE 1 – ARQUIVOS E DOCUMENTOS 
 
De acordo com o art. 2º da lei n. 8.159/91: 
Arquivos são: [...] conjuntos de documentos produzidos e recebidos por 
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa 
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos 
documentos. 
 
Paes (2004) define arquivo como sendo 
a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados 
por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados 
para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão 
oferecer no futuro. 
 
Por sua vez, Prado (1992) diz que arquivo é “a reunião de documentos 
conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente”, destacando 
que, “para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e 
mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores” e que, “para realizar 
o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que 
lhe será entregue”. 
Nessa linha de definições, para o Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística, a Arquivologia,também chamada de Arquivística, “é a disciplina que 
estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na 
produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos”. 
Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos 
séculos V e IV a.C., os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo 
da mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse 
um prédio público, no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, 
escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir a 
adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser 
encontrados rapidamente (SCHELLENBERG, 2006). 
Segundo Fraiz (1994), em sua gênese dos arquivos, foi somente a partir da 
segunda metade do século XVI que os arquivos evoluíram em função da 
especialização de diferentes órgãos governamentais e administrativos para 
consolidar o poder monárquico absoluto, surgindo, então, os arquivos do Estado. 
Entretanto, foi somente no século XVII que a noção de arquivos públicos começou a 
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receber algumas implicações, pois, até então, não existia diferenciação entre a ideia 
de arquivos públicos e arquivos privados no sentido contemporâneo da teoria 
arquivística. Ou seja, foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu 
definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Esse 
reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: 
a) Criação de uma administração nacional e independente dos arquivos. 
b) Proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. 
c) Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos 
documentos de valor, do passado. 
Desse modo, o século XIX trouxe também a preocupação com o resgate da 
memória, influenciada pelo romantismo juntamente ao processo de constituição das 
nacionalidades. Assim, é neste século que se evidencia a criação de várias 
instituições de memória, bibliotecas e museus. No entanto, é preciso lembrar que a 
inclusão dos arquivos privados, inclusive dos arquivos pessoais, na definição geral 
de arquivos, apareceu somente no século XX e sua valorização pode ter coincidido 
com a constituição do indivíduo (FRAIZ, 1994). 
Portanto, é fato que estes arquivos privados constituem um precioso bem 
cultural na medida em que agregam significativo patrimônio documental e cultural 
(SVICERO, 2013). 
Ao longo da história, a conceituação de arquivo mudou em conformidade 
com as mudanças políticas e culturais que as sociedades ocidentais viveram; tanto 
por isso, os arquivos são um reflexo da sociedade que o produz e o modo de 
interpretá-lo também acompanha as mudanças que ocorrem. Fatores, tais como a 
finalidade dos arquivos ou os suportes utilizados já foram considerados como 
definidores do arquivo e, hoje, não o são mais. 
Menne-Haritz (1994, p. 530 apud RODRIGUES, 2006), por exemplo, aponta 
o surgimento dos documentos eletrônicos como o evento que permitiu ao arquivista 
entender que o que o motiva a avaliar os documentos não são problemas de espaço 
ou custo para o armazenamento, mas, segundo a autora, é a redundância de 
informações. Assim, não há uma conceituação de arquivo que seja definitiva. 
7 
 
Alguns autores, como Rousseau e Couture (1994, p. 284), têm definido 
arquivo como um conjunto de informações, e não como um conjunto de documentos. 
Mesmo que não haja dúvidas de que arquivo é um conjunto de informações, 
entende-se que o termo informação não é esclarecedor quando se deseja conceituar 
arquivo. 
Entende-se que a informação arquivística não prescinde do seu suporte, 
mesmo que ele não seja passível de leitura a olho nu. Dentre outras justificativas, 
para isso, tem-se que a Autenticidade da informação arquivística depende de um 
conjunto de referências dentre as quais estaria o suporte que contém a informação 
(RODRIGUES, 2006). 
Sobre essas relações que se fazem entre arquivo e a ciência da informação 
dedicamos uma unidade específica. 
Definimos arquivo, correto?! Mas e os documentos que os constituem? 
Um documento por sua vez pode ser entendido como a unidade constituída 
pela informação (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material, base), 
produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade (MARTINS, 1998). 
Entende-se por documentos de arquivo, os documentos “produzidos e/ou 
acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, 
instituição pública ou privada” (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004). 
Os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das 
necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida 
pessoal ou institucional. Por essa razão, o documento arquivístico contém 
informações de natureza administrativa ou técnica e tem como característica 
marcante a originalidade, ou seja, não tem importância em si mesmo, mas no 
conjunto de documentos do qual faz parte. 
Enfim: 
� de origem latina (archivum), em seu sentido antigo identifica o lugar de guarda 
de documentos e outros títulos; 
� é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados 
por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para 
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a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no 
futuro; 
� conjunto, rigorosamente organizado, de documentos e informações que 
comprovem, sem equívocos, a identidade e os fatos relativos à escolaridade 
de cada aluno e do conjunto de alunos da instituição escolar e evidenciam, ao 
mesmo tempo, os aspectos de organização e ação da escola, referentes ao 
processo de educação e ensino vivenciado pelos alunos, ao longo do todo o 
período de funcionamento da instituição (arquivo escolar). 
Voltando ao documento, este pode ser Simples (ofício, relatório, ficha de 
atendimento) ou Composto (Processo) e devido às organizações desenvolverem 
diversas atividades de acordo com suas atribuições, os documentos acabam por 
refletir essas atividades, uma vez que fazem parte do conjunto de seus produtos. 
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, 
bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se 
apresentam dentro de um Arquivo, que veremos mais adiante. 
 
1.1 Finalidade e função 
A principal finalidade dos arquivos é servir à administração constituindo-se, 
consequentemente, em base do conhecimento da História. Ainda podemos destacar 
como finalidades do arquivo: 
• guardar os documentos que circulam na instituição, utilizando para isso 
técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 
• garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de 
acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais 
aspectos que possam danificar os mesmos; 
• atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos 
pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente a 
demanda pelas informações ali depositadas. 
Quanto às suas funções, o arquivo é o instrumento principal para servir de 
controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada. Sua função 
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básica é a guarda e a conservação dos documentos, visando a sua utilização futura, 
presente e passada. 
Para alcançar estes objetivos, é necessário que o arquivo disponha dos 
seguintes requisitos: 
• contar com pessoal qualificado e em número suficiente; 
• estar instalado em local apropriado; 
• dispor de instalações e materiais adequados; 
• utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria 
arquivística moderna; 
• contar com normas de funcionamento; 
• contar com dirigente qualificado, preferencial, mas não obrigatoriamente, até 
pela escassez dos mesmos, formado em Arquivologia. 
No entendimento de Paes (2004): “a principal finalidade dos arquivos é servir 
a administração, constituindo-se, com o decorrer dotempo, em base do 
conhecimento da história”. Ela destaca ainda que a “função básica do arquivo é 
tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. 
Observa-se, portanto, que o arquivamento não consiste apenas em guardar 
documentos, mas em servir de fonte de pesquisa para toda a administração (além 
de outras pessoas ou institutos a quem possa interessar), sendo base para 
eventuais tomadas de decisões. 
 
1.2 Características 
Por se constituírem em instrumentos das atividades institucionais e 
pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais de informação e prova 
para as conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, 
eliminação e modificação (JUSPODIVM, 2013), disso decorrem algumas 
características fundamentais, tais como a autenticidade, a naturalidade, o inter-
relacionamento, a unicidade e a legalidade sobre os quais falaremos dentro dos 
princípios. 
10 
 
São características dos arquivos: 
a) O arquivo possui essência funcional/administrativa, constituindo-se na 
maioria das vezes de um único exemplar ou de um limitado número de cópias. 
b) Conteúdo exclusivamente formado por documentos produzidos e/ou 
recebidos por uma entidade, família, setor, repartição, pessoa, organismo ou 
instituição. 
c) Tem origem no desempenho das atividades que o gerou (servindo de 
prova). E, 
d) Possui caráter orgânico, ou seja, relação entre documentos de arquivo 
pertencentes a um mesmo conjunto (um documento possui muito mais valor quando 
está integrado ao conjunto a que pertence do que quando está desagregado dele) 
(EDITORA JUSPODIVM, 2011). 
Em outras palavras e já adiantando o que veremos a seguir, os princípios 
arquivísticos estabelecem três características intrínsecas ao arquivo que podem ser 
assim designadas: a singularidade do produtor do arquivo, a filiação dos 
documentos às ações que promovem a missão definida e a dependência dos 
documentos dos seus pares (RODRIGUES, 2006, p. 107). 
 
1.3 Princípios arquivísticos 
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos1 (CONARQ), a 
Arquivologia ou Teoria Arquivística é entendida como um conjunto de princípios, 
conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, 
preservação e uso de documentos em arquivos. 
 
1 O CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem 
por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um 
Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental 
e à proteção especial aos documentos de arquivo. 
A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe 
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas 
responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou 
os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 
20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. 
De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de 
arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos -CONARQ. 
(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm) 
 
11 
 
Quanto aos princípios arquivísticos que constituem o marco principal da 
diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias, estes são vários, 
alguns sobre os quais discorreremos em maiores detalhes: 
a) Princípio da Proveniência (ou procedência ou de res peito aos 
fundos) : fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este 
princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às 
atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, 
acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou 
de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto 
orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. 
O princípio de proveniência é o “Princípio segundo o qual os arquivos 
originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, 
não sendo misturados aos de origem diversa” (CONARQ, 2005). 
Este princípio é o primeiro que define um conjunto de documentos como 
arquivo. Enquanto os demais conjuntos documentais são coleções de itens 
selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o 
arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua 
produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa. 
Os documentos são acumulados à medida que são produzidos em decorrência de 
atividades que são necessárias para a realização da missão do seu produtor. 
Sousa (2003, p. 251), ao discutir o papel dos princípios de proveniência e de 
manutenção da ordem original na classificação de arquivos de uso corrente, infere 
que podemos [...] entender os princípios de respeito aos fundos e o da ordem 
original como princípios de divisão ou de classificação naturais, pois são atributos 
essenciais e permanentes ao conjunto (arquivo) a ser dividido. [...] a origem [do] 
conjunto de documentos é sua marca indelével, inseparável, é o que lhe dá 
inteligibilidade e identidade. 
b) Princípio da Organicidade (ou do respeito pela estr utura) : as relações 
administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é 
a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades 
da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas, ou seja, 
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os arquivos refletem a estrutura, atividades e funções do organismo (entidade 
coletiva, pessoa ou família) que os criou, em suas relações internas ou externas. 
c) Princípio da Unicidade : não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os 
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em 
que foram produzidos, uma vez que foi criado para atender determinada 
necessidade específica na estrutura organizacional/institucional. 
d) Princípio da Indivisibilidade (ou integridade arqui vística) : o princípio 
de indivisibilidade ou integridade sempre esteve implícito ao princípio de respeito 
aos fundos, mas é em uma das publicações recentes de Bellotto (2004, p. 21), que 
encontramos sua definição moldada: “os fundos de arquivo devem ser preservados 
sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida 
(...)”. 
Considerando-se o respeito à proveniência do conjunto documental e à 
ordem original (proveniência de cada documento) como imprescindíveis para o 
tratamento dos arquivos, fica evidente que a dispersão de documentos pode 
comprometer a inteligibilidade do arquivo (RODRIGUES, 2006). 
e) Princípio da Cumulatividade : o arquivo é uma formação progressiva, 
natural e orgânica. 
f) Princípio da Pertinência : conceito que não leva em consideração a 
organização original e a proveniência dos documentos, reclassificando-os 
tematicamente (por assunto). 
g) Princípio da Territorialidade : segundo esse princípio, os arquivos 
públicos devem fazer parte do território no qual foram criados, devendo, portanto, a 
ele pertencer. 
h) Princípio do Respeito à ordem original ou ordem pri mitiva : a 
organização constituída pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o 
curso natural com que os documentos foram criados. 
Quanto ao princípio de manutenção da ordem original, Duranti (1994, p. 57 
apud FONSECA, 2005) o considera como um princípio de proveniência sob o ponto 
de vista interno do arquivo. A ordem original seria aquela em que os documentos de 
um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram 
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ou receberam. Se o documento é a corporificação de ações que ocorremem um 
fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em 
correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a compreensão 
dessas ações e, consequentemente, para a compreensão do significado do 
documento (RODRIGUES, 2006). 
i) Princípio do Inter-relacionamento : segundo o qual os documentos de 
arquivo são conexos, ou seja, estabelecem relações entre si. 
j) Princípio da Autenticidade : os documentos devem ser criados, 
guardados e conservados segundo normas, técnicas e processos regulares que 
garantam a sua verossimibilidade e confiabilidade. 
k) Princípio da reversibilidade : princípio segundo o qual todo procedimento 
ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. 
l) Princípio da Legalidade : os registros arquivísticos são provas confiáveis 
das ações e que se referem e devem esta confiabilidade às circunstâncias de sua 
criação e as necessidades de se prestar contas (JUSPODIVM, 2013). 
 
1.4 Importância dos arquivos 
A importância do arquivo para uma instituição está ligada ao aumento 
expressivo do volume de documentos que a mesma utiliza no exercício de suas 
atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação 
de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção 
de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da 
informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição 
(JUSPODIVM, 2013). 
 
1.5 Tipos de arquivos 
Existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e 
competências das entidades que os produzem. 
Se pensarmos no formato, espécie e gênero, teremos: 
1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua 
natureza e o modo como foi confeccionado: 
14 
 
Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, 
rolo, tira de microfilme, mapa. 
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a 
disposição e a natureza das informações nesse contidas. 
Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, 
requerimento, organograma. 
3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o 
sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. 
Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras 
de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos 
escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); 
magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom). 
4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo 
com a atividade que a gerou. 
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, 
Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de 
Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial. 
 
Se pensarmos nas entidades criadoras/mantenedoras, os arquivos podem 
ser classificados em: 
� públicos (federal, estadual, municipal); 
� institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações); 
� comerciais (empresas, corporações, companhias); e, 
� pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, entre outros). 
 
Arquivo especial é outro nome dado para os arquivos que guardam e 
organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes de 
papel, discos, filmes e fitas. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. 
Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito 
especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e 
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que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais 
específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados (MARTINS, 1998). 
A classificação em arquivos públicos e privados, também prevista em lei, 
funda-se no caráter do exercício de atividades, se públicas ou privadas. Se os 
conjuntos de documentos forem produzidos ou recebidos por órgãos públicos, no 
exercício de suas funções, o arquivo será público, enquanto que serão privados 
aqueles conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou 
jurídicas em decorrência de suas atividades. Os arquivos públicos são Federais, 
Estaduais, do Distrito Federal e Municipais. Quanto às funções do Estado, serão do 
Executivo, do Legislativo e do Judiciário (MEDEIROS, 2003). 
Embora da conceituação legal de arquivo público não constem arquivos 
privados que devam, com a extinção da pessoa jurídica de direito privado, serem 
transferidos para o poder público automaticamente, estas serão, com a 
transferência, arquivos públicos. 
Mas há arquivos privados que possuem interesse público ou social. Para 
que se revistam desse caráter, alguns independem de lei, outros necessitam de 
assim serem declarados por decreto. 
Arquivos de entidades religiosas, anteriores ao Código Civil de 1916, no 
Brasil, naquilo que dizem respeito a atos de interesse público e social, são de 
caráter público, embora privados, sem necessidade de decreto que assim os 
declarem. Isso se explica porque os atos de batismo (ingresso na Igreja) valiam 
como verdadeiros registros de nascimento. Os registros eclesiásticos de terras, 
adotados pela Lei de Terras do império, valiam como registros imobiliários, por força 
de lei. O casamento religioso era o casamento existente. 
Assim, não é de se estranhar não serem necessários decretos para 
considerar de interesse público e social arquivos eclesiásticos anteriores ao Código 
Civil de 1916, o qual estabeleceria novas formas registrárias. Aliás, geralmente os 
livros de registros eclesiásticos de terras foram recolhidos a arquivos públicos. A lei 
fala em registros civis de arquivos de entidades religiosas, para considerá-los de 
interesse público e social. Em Portugal, os livros de batismo, anteriores à República, 
foram recolhidos a arquivos públicos. Os arquivos presidenciais, no Brasil, são 
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documentos privados, porém independem de decreto para serem considerados de 
interesse público e social, pois a lei nº 8.394/91 assim os considera. 
Se há arquivos de interesse público e social que independem de decreto 
para assim declará-los, há outros que só adquirem mencionado caráter se assim 
forem declarados por decretos, ou legalmente tombados. Nada impede que o poder 
público resolva tombar um arquivo particular, ou mesmo fazer a desapropriação 
desse, se preenchidos os requisitos legais, dentre os quais aqueles que digam 
respeito à privacidade e intimidade das pessoas (MEDEIROS, 2003). 
 
Arquivos públicos e privados 
Segundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7º, Capítulo II, que 
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras 
providências: 
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito 
federal, estadual, do distrito federal e municipal, em decorrência de suas 
funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
 
Igualmente importante, os dois parágrafos do mesmo artigo diz: 
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas 
da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público 
implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a 
sua transferência à instituição sucessora. 
Juspodivm (2013) faz dois alertas: 
a) Todos os documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos ou 
entidades privadas (revestidas de caráter público – mediante delegação de serviços 
públicos) são considerados arquivos públicos, independentemente da esfera de 
governo. 
b) Conforme o art. 175 inserido na Constituição da República Federativa do 
Brasil de 1988: “Incumbe ao Poder Público, na forma da lei, diretamente ou sob 
regimede concessão ou permissão, sempre através de licitação, a prestação de 
17 
 
serviços públicos”, ou seja, a titularidade dos serviços públicos é do poder público, 
mas, estes serviços, poderão ser exercidos indiretamente pelo particular (entidades 
privadas) mediante concessão ou permissão. 
Quanto aos arquivos privados, consta no artigo 11 da Lei nº 8.159, de 8 de 
janeiro de 1991 que: “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas 
atividades.” 
Para elucidar possíveis dúvidas na definição do referido artigo, a pessoa 
jurídica a qual o enunciado se refere diz respeito à pessoa jurídica de direito privado, 
não se confundindo, portanto, com pessoa jurídica de direito público, pois os órgãos 
que compõe a administração indireta da União, Estados, Distrito Federal e 
Municípios, são também pessoas jurídicas, destituídas de poder político e dotadas 
de personalidade jurídica própria, porém, de direito público. 
São exemplos de arquivos: 
a) Públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na 
esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de 
São Paulo e arquivo do Senado Federal. 
b) Privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.: 
arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. 
 
1.6 Classificação de arquivos públicos 
Há três elementos principais a serem considerados na classificação de 
documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem; b) a estrutura do 
órgão que os produz; e, c) o assunto dos documentos. 
Sobre a ação, Schellenberg (2006) diz o seguinte: 
Os documentos públicos, na sua maioria, são produto de uma ação e 
subdividem-se naturalmente em grupos que se referem a ações. Uma ação 
pode ser tratada em termos de funções, atividades e atos (transactions). O 
termo ‘função’ é usado pelo autor acima com referência a todas as 
responsabilidades atribuídas a um órgão a fim de atingir os amplos objetivos 
para os quais foi criado. 
 
Comumente, essas funções são definidas nas leis ou regulamentos que 
criam o órgão. A título de ilustração citam-se as funções do Arquivo Nacional dos 
18 
 
Estados Unidos, as quais podem ser enumeradas como: a) destinação; b) 
preservação e arranjo; c) descrição e publicação; e, d) serviço de referência. 
Cada função de um órgão pode ser subdividida em diversas “atividades”, 
termo este aqui usado no sentido de uma série de ações, levadas a efeito no 
desempenho de uma função específica. Por exemplo, o pessoal do Arquivo Nacional 
dos EUA, ao se desincumbir da função de dar o destino adequado aos documentos 
do governo, executa atividades de recolhimento e de eliminação; ao dispor dos 
documentos para uso, executa atividades de pesquisa e de empréstimo. As 
atividades, por sua vez, podem ser subdivididas em diversas operações ou atos 
específicos. A de recolhimento ao Arquivo Nacional, por exemplo, compreende 
muitos atos isolados, visando à transferência de corpos específicos de documentos 
procedentes de determinados órgãos. A atividade de empréstimo compreende 
diversos atos visando ao empréstimo de documentos específicos a determinados 
órgãos. 
Uma repartição pública, a fim de cumprir suas funções básicas, realiza dois 
tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e 
meios (facilitativas ou auxiliares). As atividades-fim são as que se referem ao 
trabalho técnico e profissional do órgão, trabalho que o distingue dos demais. 
Chamam-se atividades-meio aquelas que se relacionam com a administração 
interna da organização, ou seja, atividades auxiliares, comuns a todos os órgãos. 
São meramente incidentais para a execução das funções básicas 
(SCHELLENBERG, 2006). 
Na execução de qualquer espécie de atividade, quer substantiva, quer 
auxiliar, ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e 
executivos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os 
casos do mesmo gênero. Uma determinada política pode aplicar-se aos atos de todo 
um órgão ou restringir-se aos de uma de suas partes. Tanto pode aplicar-se às 
atividades auxiliares como às atividades-fim. Os atos de ordem executiva decorrem 
das diretrizes políticas. A diferença entre atos “executivos” e “políticos” não é 
perfeitamente definida, pois em geral as decisões políticas são tomadas, pela 
primeira vez, em razão de um caso particular que se apresenta ao funcionário. 
Ao analisar os atos administrativos dos governos, Schellenberg (2006) 
observa que a maioria deles refere-se a pessoas, uma vez que os governos 
19 
 
modernos ocupam-se, em proporções surpreendentes, com a vida dos cidadãos, no 
desempenho de suas atividades de bem-estar social, de controle e atividades 
militares. Muitos outros atos referem-se a entidades, tais como as unidades 
administrativas do próprio governo, organizações privadas ou instituições. 
Considerável número também se relaciona com lugares ou áreas 
geográficas – estados, cidades, municípios e similares. As áreas geográficas podem 
estar representadas por entidades. Os atos que não se relacionam com pessoas, 
entidades ou lugares dirão respeito a assuntos ou temas, isto é, acontecimentos, 
ideias, entre outros, concernentes ao governo. 
A subdivisão de funções em atividades e destas em atos pode ser ilustrada 
graficamente da seguinte maneira: 
 
Fonte: Schellenberg (2006, p. 86). 
 
O segundo elemento a ser observado na classificação de documentos é a 
organização da entidade criadora, pois os documentos podem ser, e geralmente 
são, agrupados de modo a refletir a estrutura orgânica da entidade. A estrutura que 
se imprime a um órgão é determinada, em geral, pelos objetivos ou funções a que 
se destina. Assim, a organização, frequentemente, corresponde à função. 
20 
 
A estrutura orgânica de uma entidade pode ser dividida em unidades de 
assessoramento (staff) e unidades de linha. As unidades de assessoramento 
encarregam-se, em geral, das grandes questões de política, como, por exemplo, a 
maneira pela qual a entidade pode ser mais eficientemente organizada para 
executar seu trabalho, como este deve ser planejado e quais as principais linhas de 
ação que devem ser observadas. Nessas unidades se processam as decisões 
relativas à organização, política e processos pelos quais a entidade se pauta. Nas 
grandes repartições podem criar-se serviços especiais que se ocupem 
exclusivamente do trabalho de planejamento ou de formulação de métodos. Ligados 
aos órgãos de staff de autoridade superior, há também, em geral, alguns que tratam 
de problemas jurídicos, fiscais, de pessoal e outros assuntos de administração 
interna da entidade, ou seja, de suas atividades auxiliares. Abaixo dos órgãos de 
staff vêm os órgãos de linha, isto é, aqueles que de fato executam o trabalho. Numa 
grande repartição pública estes obedecem a uma escala hierárquica – aos 
superiores compete a supervisão e administração e aos de nível inferior, na escala 
administrativa, cabem as operações detalhadas e frequentemente de rotina. 
O modelo de organização hierárquica é ilustrado no organograma da 
Administração de Serviços Gerais (General Services Administration), da qual faz 
parte o Arquivo Nacional – EUA, que Schellenberg (2006, p. 87) reproduziu abaixo. 
Administração dos Serviços Gerais 
 
 
21 
 
O terceiro elemento a ser considerado na classificação de documentos 
públicos é o assunto, que deve acontecer somente em casos excepcionais como 
matéria de pesquisa, de referência e similares, como, por exemplo, os que não 
proveem da ação governamental positiva ou não estão a ela vinculados. 
Segundo Schellenberg (2006), nos governos modernos, tais pastas são 
muito numerosas. Surgem sempre que as atividades governamentais se tornam 
altamente especializadas em relaçãoa determinados assuntos ou sempre que, 
como no caso das práticas americanas de arquivamento, os órgãos executivos 
insistem em ter à mão ou em compartimentos a parte, arquivos verticais de 
documentos que não servem a outros fins a não ser de referência. 
 
1.7 Arquivos x Bibliotecas x Museus 
Podemos dizer que existem três órgãos de documentação: um arquivo 
propriamente dito, a Biblioteca e o Museu. 
Enquanto no Arquivo temos uma cumulação ordenada dos documentos, em 
sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua 
atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade 
que poderão oferecer no futuro; na Biblioteca temos conjuntos de materiais, em sua 
maioria impressos, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta; os 
Museus são instituições de interesse público criada com a finalidade de conservar, 
estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor 
cultural (PAES, 2004). 
As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-
se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram 
para as respectivas custódias. Os arquivos têm estreito vínculo com as atividades 
funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural 
pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa 
primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta. 
Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são 
colecionadores. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de 
compras e doações, ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma 
administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão 
22 
 
colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva 
integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma 
biblioteca não deve recolher documentos oficiais. 
Além disso, há significativa distinção quanto aos métodos empregados em 
um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial 
ou privado, o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Não 
examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta, um 
relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais 
peças, isto é, em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a 
produziu. O bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua 
instituição como peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem arranjar seus 
documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de 
assunto. 
O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, 
pode empregar qualquer sistema de classificação. O principal objetivo de um 
sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça não estará 
necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo 
não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto 
inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da 
proveniência, pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. O 
arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais 
de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas 
ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de 
classificação. 
Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca 
existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de 
arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. 
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a 
arquivística, de conjuntos de documentos (http://www.rccg.vo6.net). 
Vejamos no quadro a seguir um panorama dos problemas, métodos e 
desenvolvimento das áreas específicas de Biblioteconomia, Arquivologia e 
Museologia. 
23 
 
 
 Biblioteconomia Arquivologia Museologia 
Problema Análise da literatura 
científica 
Comprovação da 
origem 
Sentido histórico e 
estético 
Método Ênfase no 
conteúdo/assunto 
Ênfase na 
autenticidade/função 
Ênfase no 
objeto/informações 
intrínsecas e 
extrínsecas 
Desenvolvimento Técnico-científico Jurídico-administrativo Artístico-cultural 
 
 
24 
 
UNIDADE 2 – GESTÃO DE ARQUIVOS 
 
A gestão de documentos é um processo arquivístico que, com menor custo e 
maior eficiência e eficácia, busca intervir no ciclo de vida dos documentos, visando 
reduzir, seletiva e racionalmente, a massa documental a proporções manipuláveis 
até que a ela tenha destinação final (expurgo ou recolhimento aos arquivos 
permanentes). Para isso, adota-se um conjunto de procedimentos e operações 
técnicas, visando à racionalização do planejamento, capacitação, promoção, 
controle, fluxo, tramitação, uso, avaliação, seleção, organização, arquivamento, 
manutenção, disponibilização, acesso e conservação dos documentos nas fases 
corrente e intermediária, reduzindo-se, assim, as incertezas que rondam o processo 
de avaliação que prioriza os aspectos qualitativos dos documentos (BERNARDES, 
1998; BRASIL, 1985, 1993, 2001, 2004a; INDOLFO, 2007; JARDIM, 1987; NÚÑEZ 
FERNÁNDEZ, 1999 apud MEDEIROS; AMARAL, 2010). 
Também encontramos suporte no art. 3º da lei nº 8.159/91 que considera 
“gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 
 
2.1 Ciclo de vida 
Quanto ao ciclo total de vida dos documentos, este é representado por 
quatro fases, assim traduzidas, resumidas e adaptadas de Rhoads (1989 apud 
MEDEIROS; AMARAL, 2010): 
a) Elaboração/criação/produção do documento (gestação) – contempla 
desenho e produção de formulários, estipulação de diretrizes e fomento de sistemas 
de gestão e aplicação de tecnologia moderna aos processos. 
b) Utilização e manutenção do documento (do nascimento à vida produtiva) 
– compreende o controle e a utilização dos documentos necessários para realizar ou 
facilitar as atividades de uma organização. Abarca a criação e o aperfeiçoamento 
dos sistemas de arquivo e a recuperação de dados, a gestão dos arquivos, a análise 
de sistemas de produção e a manutenção de programas de documentos vitais, o 
funcionamento dos centros de documentação e a automação dos processos. 
25 
 
c) Disponibilização do documento (destinação final) – contempla a 
identificação e descrição das séries documentais, o estabelecimento de programas 
de retenção, disponibilização e destinação dos documentos e as decisões acerca de 
conservação. Vale salientar que, conforme Núñez Fernández (1999 apud 
MEDEIROS; AMARAL, 2010), a conservação de documentos comporta a eliminação 
de uma parte deles. 
d) Gestão de documentos de valor permanente – abarca o desenho e os 
equipamentos dos depósitos, os processos de conservação e preservação dos 
arquivos, o planejamento de políticas de acesso aos arquivos, os procedimentos dos 
serviços de referência, a criação de novos arquivos e a informação sobre eles. 
De maneira resumida, podemos dizer que a Teoria das Três Idades divide 
ou classifica os arquivos em correntes, intermediário e permanente. 
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso, 
(emprestados a outros setores com relativa frequência) ou consultados 
frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e 
os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. 
Dos arquivos intermediáriosfazem parte documentos que deixaram de ser 
frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram 
podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema 
novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos 
escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. 
Os arquivos permanentes se constituem de documentos que perderam todo 
valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico 
ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. 
Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de 
forma definitiva. 
Sobre o prazo de guarda dos documentos, este é período em que o 
documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O prazo de 
guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os 
seguintes fatores: 
26 
 
• frequência de uso das informações contidas nos documentos; 
• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos 
(prazos prescricionais); 
• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos 
recapitulativos); 
• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das 
práticas administrativas (prazos precaucionais). 
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será 
chamado, tecnicamente, de prazo de guarda corrente e, naturalmente, o período 
definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda intermediária. 
O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase, será, portanto, a 
soma das duas fases em questão. Não há que se falar em prazo de guarda 
permanente, uma vez que, na 3ª fase, não há prazo de guarda, o documento é 
guardado de forma definitiva. 
Ao término do seu ciclo vital, o documento deverá ser encaminhado à sua 
destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor 
administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda 
permanente. No primeiro caso, quando o documento não tiver valor histórico; e no 
segundo caso, quando o documento tiver valor histórico. 
27 
 
UNIDADE 3 – MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE 
DOCUMENTOS 
 
Rapidez e eficiência são duas das condições para quem trabalha com 
documentos em arquivos, principalmente porque uma segunda ou terceira pessoa 
pode estar precisando desses documentos, por exemplo, para contar seu tempo de 
serviços com vistas à aposentadoria, correto?! Por isso, esses documentos precisam 
estar dispostos de maneira lógica e racional. 
A essa ação, de buscar e utilizar um documento, chamamos de 
recuperação. As formas de recuperação de uma determinada informação, contida 
em documentos arquivados, é extremamente importante; quanto mais ágeis forem 
os recursos para encontrar o documento procurado tanto mais eficiente será 
considerado o sistema de recuperação adotado. 
Por esta razão, os documentos devem ser sistematicamente dispostos nos 
arquivos e de tal forma ordenados, que permitam o uso de indicadores para facilitar 
as buscas. Tais indicadores de localização são obtidos tanto com a utilização de 
letras como de número, constituindo-se nos chamados métodos de arquivamento. 
Um arquivo jamais deverá ter uma organização pessoal; deverá ser racional 
e simples, perfeitamente escriturado e organizado de forma que – em qualquer 
época – outras pessoas que vierem a lidar com ele, imediatamente tenham 
condições de entendê-lo e manuseá-lo com rapidez. 
A natureza dos documentos e a estrutura da organização são determinantes 
para a escolha do método de arquivamento. Método é, por assim dizer, um plano de 
disposição de documentos objetivando facilitar tanto a guarda como a consulta. 
28 
 
Os métodos de arquivamento podem ser básicos e/ou padronizados, 
conforme a tabela a seguir: 
BÁSICOS 
Alfabético 
Geográfico 
 
Numérico 
Simples 
 
Cronológico 
Ideográfico 
Alfabético 
Enciclopédico 
Dicionário 
Numérico 
Duplex 
Decimal 
Unitermo ou indexação 
coordenada 
PADRONIZADOS 
Variadex 
Automático 
Soudex 
Mneumônico 
Rôneo 
 
Também podemos dividir os métodos de arquivamento em dois grandes 
sistemas: direto e indireto. 
• Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no 
local onde se acha guardado. 
• Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-
se antes consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de 
fichários. 
Entre os métodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou 
fichários temos: 
a) Método alfabético (organiza a partir de nomes). 
b) Método numérico, que se divide em: numérico simples (organiza por um 
número relativo ao documento), cronológico (organiza por data) ou dígito-terminal. 
c) Método geográfico (pelo local de produção). 
d) Método ideográfico (pelo assunto do documento). 
29 
 
3.1 Alfabético 
O método que utiliza um nome existente no documento para organizá-lo de 
forma alfabética, utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido 
documento, quando necessário. A ordenação alfabética utiliza todas as letras do 
nome, a fim de diferenciar os documentos que começam com as mesmas letras. 
O método alfabético é um método direto, pois não exige a adoção de índice 
para que o documento seja localizado. Sua busca se dá diretamente no documento. 
Consiste em ordenar a documentação em rigorosa ordem alfabética, ou seja, 
é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, pode ser 
chamado de sistema direto, pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por 
ordem alfabética, devendo ser respeitadas as regras de alfabetação. Este método é 
bastante rápido, direto e de fácil utilização. 
É importante destacar que neste método, as letras K, W e Y já deverão ser 
convenientemente consideradas, pois entram na composição de nomes de origem 
estrangeira e já fazem parte oficialmente do nosso alfabeto. A posição correta que 
ocupam é a seguinte: ...f, j, k, l,..., t, u, v, w, x, y, z. 
A desvantagem do método alfabético é a alta incidência de erros de 
arquivamento quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço 
visual e à variedade de grafia dos nomes. 
a.1 Regras de Alfabetação: 
O arquivamento de nomes obedece a algumas regras, sendo estas as 
principais: 
1- Palavra por palavra, letra por letra, até o final de cada palavra. 
Exemplo: Lourdes Helena Nogueira 
 Lurdes Anita Cunha 
 Márcia dos Santos Silva 
 
2- Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois 
o prenome. 
Exemplo: Estela Rodrigues Magalhães 
30 
 
 Guilherme Souza Assis de Andrade 
 José Carlos Valverde Magalhães 
 
Arquiva-se: Andrade, Guilherme Sousa Assis de 
 Magalhães, Estela Rodrigues 
 Magalhães, José Carlos Valverde 
 
3- Sobrenomes Compostos de um Substantivo e um adjetivo ou ligados por 
hífen não se separam. 
Exemplo: Eduardo Castelo Branco 
 Gabriela Sanches Vila-Lobos 
 Rômulo João Monte Verde 
Arquiva-se: Castelo Branco, Eduardo 
 Monte Verde, Rômulo João 
 Vila-Lobos, Gabriela Sanches 
 
4- Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, e, um, uma, não são 
considerados. 
Exemplo: Bruno Honório de Freitas 
 Letícia Cristina d’ Andrade 
Arquiva-se: Andrade, Letícia Cristina d’ 
 Freitas, Bruno Honório de 
 
3.2 Geográfico 
Os documentos são classificados e agrupados com base nas divisões 
geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, cidades, 
vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de 
localização. 
Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como por 
exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a um melhor 
acondicionamento e localização dos documentos e a sua informação. 
31 
 
O sistema de classificação geográfica resultado fato de haver necessidade 
de localizar fatos ou pessoas num espaço geográfico determinado, como por 
exemplo; as coleções ou séries filatélicas que normalmente são agrupadas por 
localidades, países, regiões e outros critérios relacionados com estes. É muito 
utilizado em museus etnográficos e de arte popular (RIBEIRO, 2006). 
É o caso, por exemplo, de uma instituição que possua diversas filiais e que, 
em seu arquivo intermediário, organize os documentos separando-os por cidade, 
quando estas pertencerem ao mesmo estado, em que está localizada a filial. Neste 
caso, estará sendo utilizado o método geográfico. Recomenda-se que, em caso de 
organização de nomes de cidades, esta seja feita iniciando-se pela capital e, em 
seguida, por ordem alfabética das demais cidades (PAES, 2004). 
 
3.3 Ideográfico 
A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica 
ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos 
e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto 
de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, 
colocando-se a seguir, de forma alfabética. Isto é: o método ideográfico é aquele 
que separa os documentos por assunto e uma vez identificados os assuntos, estes 
podem ser aplicados levando-se em consideração seus nomes ou números a eles 
atribuídos. 
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e 
subgrupos com características cada vez mais particulares e restritas exigindo um 
certo controle e disciplina devido à grande variedade de palavras com significados 
análogo. 
Para aplicar este sistema, é necessário elaborar um instrumento de trabalho 
que sirva de orientação para a classificação de assuntos nos arquivos e que se 
designa normalmente por classificador ou listagem por assuntos. O classificador 
deve ser elaborado respeitando um determinado número de regras, tais como, evitar 
as abstrações (por abrangerem matérias demasiado vastas) e afastar a utilização de 
palavras com significados análogos, colocando-se na lista uma remissiva para a 
palavra-chave que está se utilizando. 
32 
 
Para que o nosso trabalho fique completo, deve-se submeter a listagem a 
uma cuidadosa avaliação pelos usuários do arquivo, de forma a poder introduzir os 
melhoramentos necessário que permitam a recuperação dos documentos 
arquivados. Ressalte-se ser um instrumento que deve ser periodicamente revisto e 
atualizado, e deve refletir a estrutura interna do organismo. 
As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo resultam do 
fato de se poder ter uma visão global dos assuntos que são abordados na 
documentação, permitir o agrupamento dos documentos de acordo com o seu 
conteúdo, ser extensível até ao infinito e de ser altamente flexível (RIBEIRO, 2006). 
Vejamos no quadro abaixo algumas possíveis classificações pelo método 
ideográfico: 
Alfabético dicionário Alfabético enciclopédico Usan do método DUPLEX 
OU DECIMAL 
Abono 
Compra de material 
Contas a pagar 
Contas a receber 
Controle de estoque 
Demissão de pessoal 
Férias 
Salários 
FINANCEIRO 
Contas a pagar 
Contas a receber 
MATERIAL 
Compra de material 
Controle de estoque 
PESSOAL 
Abono 
Demissão de pessoal 
Férias 
Salários 
1- FINANCEIRO 
1-1 Contas a pagar 
1-2 Contas a receber 
2- MATERIAL 
2-1 Compra de material 
2-2 Controle de estoque 
3- PESSOAL 
3-1 Abono 
3-2 Demissão de pessoal 
3-3 Férias 
3-4 Salários 
 
A fim de facilitar o arquivamento, o método ideográfico poderá ser utilizado a 
partir de códigos atribuídos a cada assunto, caso em que estarão presentes os 
métodos DUPLEX ou DECIMAL. Em ambos os casos, os assuntos serão 
organizados em títulos gerais, dentro dos quais estarão presentes, de forma 
hierarquizada, os assuntos específicos, a exemplo do método enciclopédico visto 
anteriormente. A diferença básica entre os métodos duplex e o decimal reside no 
fato de que, enquanto o método duplex permite a criação de infinitas classes, o 
método decimal limita a criação das classes a 10. 
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é: 
33 
 
3.4 Numérico 
O recurso numérico é um excelente indicador de localização de documentos 
arquivados. 
A numeração de matrícula nada mais é do que uma metodologia de 
recuperação de documentos utilizados no método numérico. 
A numeração da matrícula permite uma utilização sequencial indefinida, ou 
intermitente, não tem regras fixas, podendo ser utilizada a forma que mais convier à 
organização do arquivo, bastando que ao idealizar seu uso, seja definida que tipo de 
sequência numérica será adotada. 
A numeração de matrícula irá definir a respectiva posição sequencial do 
arquivamento, facilitando enormemente o encontro rápido da documentação 
desejada. 
Lembramos, inicialmente, que uma quantidade significativa de alunos 
matricula-se anualmente nas instituições de ensino. 
Este método pode ser: 
b.1) Numérico Simples – é obedecida a ordem de entrada no arquivo, pela 
numeração atribuída ao documento ou do próprio, sem preocupação com a ordem 
alfabética, devendo ter um índice alfabético remissivo. 
Exemplo: 
Amanda Florêncio dos Santos - Matrícula nº 00234 (PASTA 008) 
Bernardo Nunes Moraes - Matrícula nº 02732 (PASTA nº 091) 
Ruth Dias Teixeira - Matrícula nº 04569 (PASTA nº 153) 
b.2) Numérico Cronológico - neste método deve ser levado em 
consideração, especificamente a data e ano do documento. 
Exemplo: 
1 Ofício nº 34 de 20/02/07 e Ofício nº 41 de 13/03/07 - Arquiva-se na Pasta 
de Ofícios do ano de 2007 por ordem de data. 
2 Diário de Classe do ano letivo de 2003 - Arquiva-se no arquivo permanente 
na Pasta de Diários de Classe - 2003. 
34 
 
3 Pasta de Gustavo Queiroz Botelho concluinte do Ensino Fundamental em 
dezembro de 1997 - Arquiva-se no arquivo permanente na Pasta de alunos 
concluintes ou que interromperam seus estudos na instituição de ensino - 1997. 
Segundo Ribeiro (2006), a classificação numérica utiliza a sequência natural 
dos números inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos. 
Este sistema de classificação é utilizado em conjunto com outros sistemas, 
normalmente, com o sistema alfabético, para que se possam arquivar ou recuperar 
os documentos. Esta combinação pode ser traduzida em ficheiros remissivos, 
ordenados alfabeticamente, ou mediante a utilização de meios informáticos que 
permitirão a localização os documentos para posterior utilização. 
Embora apresente vantagens como o fato de permitir a classificação de um 
modo indefinido e sem interrupções; possibilitar a detecção imediata da falta de um 
processo ou documento pela ausência do número sequencial correspondente, já que 
se torna mais fácil ler números do que letras e permitir uma arrumação dos 
documentos ou processos de forma rápida e expedita, tem a desvantagem de se 
tornar muito difícil a localização de um documento ou processo quando se lança 
erradamente um número. 
 
3.5 Alfanumérico 
A classificação alfanumérica resulta da combinação dos sistemas de 
classificação alfabética e numérica. Baseia-se, na atribuição de um número ou 
conjuntos de números a uma determinada classe alfabética para posterior 
arquivamento e localização (RIBEIRO, 2006). 
Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro no 
arquivamento dos documentos e processos, já que estes são localizados pelo 
número atribuído a classe, procurando-se a seguir, na sequência alfabética. A 
probabilidade de erro fica assim restringida ao espaço compreendido pela classe. 
Exemplo: 
O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al. 
O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az. 
O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl. 
O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz. 
35 
 
O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl. 
O nº 6 corresponde à classe compreendida entre:Cm – Cz. 
E assim sucessivamente... 
Se quisermos localizar um processo referente à Costa, José Gonçalves, 
temos de o procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontra-se arquivado 
por ordem alfabética (RIBEIRO, 2006). 
36 
 
UNIDADE 4 – ARQUIVOLOGIA X MEMÓRIA 
 
Para que nos façamos entender e às relações entre arquivo e memória, 
precisamos partir da definição de memória, que grosso modo é tida como tradição 
definidora de uma herança que dá sentido e forma, é viva e dinâmica. 
Nora (1993 apud PEREIRA, 2006, p. 12) chega a afirmar que a memória é 
 
ditatorial e inconsciente de si mesma, organizadora e toda poderosa, 
espontaneamente atualizadora, uma memória sem passado que reconduz 
eternamente a herança, conduzindo o antigamente dos ancestrais ao tempo 
indiferenciado dos heróis, das origens e dos mitos. 
 
É como se ela, enquanto narrativa, tendesse a cumprir o papel que o mito 
tem nas sociedades tradicionais, ou seja, fundamentar e organizar. Mas não se pode 
esquecer que a própria memória é seletiva, já que não se pode lembrar de tudo que 
aconteceu. Nem tudo fica gravado e registrado, portanto, a memória é, em parte, 
herdada, não se refere apenas à vida física da pessoa. 
Jacques Le Goff (2003, p. 467) também aponta que os conceitos de 
memória e história tendem a se confundir até os dias de hoje. Esse autor lembra 
que, como leitura do real, a história é sempre construção da memória coletiva, e 
nela, como em toda memória, entrecruzam-se o objetivo e o subjetivo; o registro e a 
criação; a lembrança e o esquecimento. Ou seja, a memória não é somente 
lembrança e esquecimento, ela é também – e principalmente – uma construção. 
Jardim (1995) ressalta que a associação entre arquivos e memória é 
recorrente no pensamento e nas práticas arquivísticas. 
A verdade é que desde a Antiguidade, o homem vem demonstrando a 
necessidade de conservar sua própria ‘memória’, seja via oral, seja via desenhos 
nas cavernas e hoje em dia pelo mais variados métodos de arquivamento. Tudo isso 
para gravar sua história, sua memória, que é para nós a base de toda nossa 
atividade. 
Imagem, documentos, relíquias, monumentos são alguns dos suportes para 
fazermos valer nossa memória. 
Le Goff (1984 apud JARDIM, 1995) menciona os documentos e 
monumentos como materiais da memória coletiva, diferenciando-os em função de 
37 
 
suas características. Assim, os monumentos apresentam alguns atributos 
específicos: 
• são herança do passado; 
• evocam o passado, ligando-se ao poder de perpetuação voluntária ou 
involuntária das sociedades históricas; 
• apresentam uma intencionalidade. 
De outro lado, os documentos apresentam uma objetividade que se opõe à 
intencionalidade do monumento. Constituem uma escolha do historiador, triunfando 
sobre o monumento a partir do positivismo, no século XIX, quando adquire o sentido 
moderno de testemunho histórico. 
Relacionando mais de perto arquivo com memória, Robert (1990, p.137) 
também citado por Jardim (1995, p. 4) infere que 
 
os arquivos constituem a memória de uma organização qualquer que seja a 
sociedade, uma coletividade, uma empresa ou uma instituição, com vistas a 
harmonizar seu funcionamento e gerar seu futuro. Eles existem porque há 
necessidade de uma memória registrada. 
 
Como tal, os arquivistas devem contar com o apoio de historiadores “para 
trabalharem a definição mesma de arquivos como lugar de elaboração e de 
conservação da memória coletiva”. 
Rousseau e Couture (1994, p. 37) também não são menos contundentes: “o 
arquivista tem o mandato de definir o que constituirá a memória de uma instituição 
ou de uma organização”. 
Portanto, devemos perceber que muito além de cuidar da manutenção de 
um arquivo, colocar os documentos em seus devidos lugares e respectivas ordens, 
para além daquela função de “guardador de papéis velhos”, o arquivista na 
contemporaneidade tem uma missão audaciosa, desafiante e nobre: fazer-se 
guardião e preservador da memória que de individual passa a coletiva. 
38 
 
UNIDADE 5 – ARQUIVO X CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO 
 
Partindo de uma definição bem antiga para Ciência da Informação (proposta 
por Shera e Cleveland, 1977 apud FONSECA, 2005) é que faremos algumas 
relações com a arquivologia: 
 
Ciência que investiga as propriedades e o comportamento da informação, 
as forças que governam o fluxo de informação e os meios de processar a 
informação para ótima acessibilidade e uso. O processo inclui a origem, a 
disseminação, a coleta, a organização, o armazenamento, a recuperação, a 
interpretação e o uso da informação. O campo está relacionado com 
matemática, lógica, linguística, psicologia, tecnologia da computação, 
pesquisa operacional, artes gráficas, comunicação, biblioteconomia, 
administração e algumas outras áreas. 
 
Do ponto de vista paradigmático (CAPURRO, 2003), a ciência da informação 
vai de um paradigma físico, em que focaliza o tratamento e a organização da 
informação para alimentar sistemas computacionais, para um cognitivo, em que o 
objetivo continua sendo focalizar o tratamento e a organização da informação, 
porém os processos se baseiam no paradigma psicológico, para satisfazer os 
usuários individuais, chegando a um paradigma social, em que os processos são 
baseados no contexto social/ cultural, objetivando a construção da informação 
contextualizada. 
Num outro viés, podemos tratar a ciência da informação pelo seu lado 
tecnológico e/ou da informática e sua interdisciplinaridade com a Biblioteconomia, 
Documentação, Arquivologia, Museologia, Jornalismo, Comunicação e Educação. 
Desde meados do século XX, com acentuado uso agora no século XXI, não 
há como o arquivista esquecer a presença marcante das novas tecnologias da 
informação e comunicação, que trazem os mais variados tipos de suporte 
documental. É uma época que exige conhecimento, competência, métodos e meios 
de produção, utilização e conservação física especiais. E o arquivista precisa estar 
sempre atento! 
Segundo Rousseau e Couture (1994), a informática, entendida como a 
“técnica que permite a produção e o tratamento acelerado da informação por meio 
de operações eletrônicas e mecânicas”, tem hoje nos arquivos marcada presença. 
As tecnologias eletrônicas da informação aumentaram muito a capacidade da 
39 
 
sociedade de gerar, reunir, recuperar e examinar e utilizar dados com objetivos os 
mais variados, apresentando ainda a vantagem do acesso à informação à distância 
e a vantagem de nos ajudar a eliminar dados/informações redundantes, supérfluas, 
irrelevantes (DURANTI, 1994 apud BELLOTTO, 2004). 
Enfim, o documento em meio informático traz a possibilidade da densidade 
máxima da informação em um mínimo de suporte, do qual a mensagem, 
naturalmente, terá de passar por reconstrução legível por máquina para ser 
entendida. Entretanto, dentro da peculiaridade do documento arquivístico, os 
especialistas chamam a atenção dos arquivistas para o fato de que todo o 
processamento que se dê à informação arquivística não pode se afastar dos 
princípios teóricos básicos da arquivística, refletindo sempre o principio da 
proveniência e a organicidade na ordenação interna dos fundos (TALLAFIGO, 1994 
apud BELLOTTO, 2004). 
Isto, mesmo em se admitindo a já não centralização material e formal dos 
documentos, tal como se apresentavam anteriormente na forma tradicional da 
organização arquivística. Nesta, campeava o suporte papel, a informação 
formalmente padronizada e a obediência estrita e material ao princípio da 
proveniência. Ora, a informática vem mudar sensivelmente estas verdades, porque 
separa a informação do suporte reconhecível, já que este é um sistema informático. 
Trata-se, portanto, de documentos virtuais (CARUCCI, 1994 apud BELLOTTO, 
2004) e assim sendo compreendidos e tratados. 
São vários os meios de guarda de documentos de arquivo, dentre eles o 
papel, CD, disquete e a microfilmagem. 
Ocorreque, eventualmente, há a necessidade de se alterar o suporte de 
determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservação dos 
mesmos. As principais técnicas de atualização de arquivo (mudança de suporte) são 
a microfilmagem e a digitalização. 
Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em 
formato micrográfico (microfilme ou microficha), mas que exige equipamentos 
especiais para a leitura que são as leitoras de microfilme ou leitoras de microfichas. 
Uma vantagem e justificativa para o uso da microfilmagem se refere à 
economia de espaço, pois o microfilme nada mais é do que uma imagem de forma 
40 
 
reduzida, em formato de rolo com as devidas etiquetas de identificação e que pode 
ser guardado em gavetas específicas. 
Sua validade legal está na Lei nº 5433/68 e Decreto nº 1799/96, ou seja, lhe 
conferem o mesmo valor legal do documento original. 
Outra vantagem dos microfilmes é a questão da segurança, por se tratar de 
um material fotográfico, além de permitir reproduções com rapidez e baixo custo, o 
arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento 
em caixas forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros (essa cópia de 
segurança deverá, obrigatoriamente, estar em local separado da cópia de trabalho). 
41 
 
UNIDADE 6 – LEGISLAÇÃO E ACESSIBILIDADE 
 
Os documentos podem ser classificados quanto à sua natureza, em 
documentos ostensivos ou documentos sigilosos. 
A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja 
divulgação não prejudica a administração. Consideram-se sigilosos os documentos 
que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem 
medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 
 
6.1 Lei de Acesso à Informação – Lei nº 12.527/11 
A informação sob a guarda do Estado é sempre pública, devendo o acesso a 
ela ser restrito apenas em casos específicos. Isto significa que a informação 
produzida, guardada, organizada e gerenciada pelo Estado em nome da sociedade 
é um bem público. O acesso a estes dados – que compõem documentos, arquivos, 
estatísticas – constitui-se em um dos fundamentos para a consolidação da 
democracia, ao fortalecer a capacidade dos indivíduos de participar de modo efetivo 
da tomada de decisões que os afeta. 
No Brasil, o acesso à informação pública está inscrito no capítulo I da 
Constituição – dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos – particularmente no 
inciso XXXIII do artigo 5º. Veja o texto constitucional: 
 
todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu 
interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas 
no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo 
sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. 
 
É este dispositivo – em conjunto com outros incisos dos artigos 37 e 216 -- 
que a Lei nº 12.527, também conhecida como Lei de Acesso à Informação Pública, 
regulamenta. Ao efetivar o direito de acesso, o Brasil consolida e define o marco 
regulatório sobre o acesso à informação pública sob a guarda do Estado, estabelece 
procedimentos para que a Administração responda a pedidos de informação do 
cidadão, estabelece que o acesso à informação pública é a regra, e o sigilo, a 
exceção. 
42 
 
Quanto aos graus de Sigilo, a Lei nº12527/11 em seus artigos 23 e 24, 
temos as condições e situações imprescindíveis à segurança da sociedade e ou do 
Estado em que é considerado o sigilo e os graus passíveis de classificação desse 
sigilo: 
... 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a 
classificação prevista no caput vigora a partir da data de sua produção e são os 
seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II - secreta: 15 (quinze) anos; 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
O artigo 27, por sua vez, traz as competências do sigilo da informação no 
âmbito da administração pública federal. 
a) Grau Ultrassecreto: 
Do Presidente da República, Vice-Presidente da República, Ministros de 
Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas, Comandantes da Marinha, do 
Exército e da Aeronáutica, Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares 
permanentes no exterior. 
b) Grau Secreto: 
Das autoridades mencionadas acima, mais: titulares de autarquias, 
fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista. 
c) Grau Reservado: 
Das autoridades supracitadas, mais: as que exercem funções de direção, 
comando ou chefia, de hierarquia equivalente ou superior ao nível DAS 101.52; as 
 
2 Para saber mais ver Dec. 7476 de 10 de maio de 2011, que aprova a Estrutura Regimental e o 
Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores-
DAS, das Gratificações de Exercício em Cargo de Confiança e das Gratificações de Representação 
pelo Exercício de Função da Secretaria de Aviação Civil da Presidência da República, altera 
dispositivos do Decreto nº 7.364, de 23 de novembro de 2010, e dá outras providências. Disponível 
em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2011/Decreto/D7476.htm 
 
43 
 
que compõem o grupo – Direção e Assessoramento Superiores, conforme 
regulamentação específica de cada órgão ou entidade. 
Não poderão ser objeto de restrição de acesso, informações ou documentos 
que versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada 
por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas. 
A Lei nº 12.527/11 também prevê a responsabilização do servidor nos casos 
de seu descumprimento. Recusar-se a fornecer informação requerida nos termos da 
Lei, destruir ou alterar documentos ou impor sigilo para obtenção de proveito 
pessoal, por exemplo, são consideradas condutas ilícitas, podendo caracterizar 
infração ou improbidade administrativa (MADUREIRA, 2013). 
Ainda sobre o acesso à informação, temos o Portal da Transparência do 
Governo Federal, lançado em 2004, onde é possível acompanhar informações 
atualizadas diariamente sobre a execução do orçamento, obter informações sobre 
recursos públicos transferidos e sua aplicação direta (origens, valores, favorecidos). 
A informação é apresentada de forma transparente, objetiva e os dados 
técnicos são traduzidos em linguagem do dia a dia, bem como o conteúdo é 
acessível para pessoas com deficiência. 
44 
 
UNIDADE 7 – ARQUIVOS X HISTÓRIA 
 
Não poderíamos deixar em branco algumas reflexões que envolvem o 
professor de História, afinal de contas, enquanto mediador no processo de ensino-
aprendizagem e entusiasta que deve ser de sua disciplina, nada mais justo do que 
lembrarmos os diversos usos de documentos de arquivo para contar e “provar” a 
história não é verdade?! 
 
7.1 As dimensões da didática do professor – breve c onsideração para o “bom 
professor” 
No conjunto de “atores” que permeiam o universo de uma instituição de 
ensino, o professor é imprescindível não só no processo de ensino-aprendizagem 
propriamente dito, como também para contribuir em outras demandas institucionais 
como, por exemplo, o professor de História pode dar sua contribuição ao secretário 
escolar no momento de planejar e executar seu arquivo escolar, assim como ajudar 
na pesquisa de construção da história daquela unidade escolar. 
Para Feitoza, Cornelsen e Valente (2007), ele é peça fundamental tanto para 
favorecer a permanência quanto a mudança da cultura institucional, pela sua 
possibilidade de dar direção à prática pedagógica que desenvolve. 
É claro que a importância e o significado do papel do professor não 
dependem exclusivamente dele, visto ser a escola uma instituição social. 
Reconhece-se, portanto, que o valor do professor é atribuído pela sociedade na qual 
atua e na qual se constitui e reconhece. 
No entanto, somando ao ambiente sociocultural, suas experiências de vida 
acabam por ser duas componentes que explicam